Manual CO Niveles 2-4

Módulo
CAPACIDAD ORGANIZATIVA
Manual del Participante
Niveles 24
Manual participante 1
Índice
AJUSTAR LAS PÁGINAS SEGÚN QUEDE
Introducción 2
Nociones y experiencias previas 3
1 Efectividad Personal 5
1.1 Conceptos generales
1.2 El problema 6
1.3 Establecer hábitos 13
2 Planifique 16
2.1 El proceso de planear 16
2.2 Determinación de objetivos 17
3 Organización 21
3.1 Eliminar el desorden 22
3.2 Empezar por lo básico 23
3.3 Sistemas de control de papeleo 24
4 El tiempo 31
4.1 Registro del tiempo 31
4.2 Gestión del tiempo 32
4.3 Programación 38
5 Plan de acción 45
Bibliografía 46
INTRODUCCIÓN
VIÑETA DANDO LA BIENVENIDA
Bienvenido al Módulo de CAPACIDAD ORGANIZATIVA, que forma parte de tu
desarrollo como servidor público. Los retos, objetivos y planes de este Gobierno,
corresponden a una comprometida visión de los problemas y áreas de oportunidad
que el estado de Guanajuato plantea.
La ciudadanía del estado requiere acciones concretas, respuestas prontas, resultados
tangibles. Un gobierno sólo puede ofrecer lo anterior a través de los hechos y el
servicio de sus propios servidores públicos. Ese realmente es el espíritu de un
gobierno, buscar un verdadero desarrollo que propicie una mejor calidad de vida para
todos los habitantes. Por ello, hoy que tú eres un Servidor Público, tienes esa
oportunidad en tus manos: dejar plasmado en la historia de tu estado de Guanajuato
un verdadero avance.
Ahora y con mayor razón en un futuro, tendremos que actuar con CAPACIDAD
ORGANIZATIVA, si deseamos superar las dificultades resultantes de cambios en el
entorno. Deberemos verificar permanentemente la disponibilidad del tiempo o vitalidad
(energía) que otorgamos a las diferentes áreas en las que interactuamos.
El manual que tienes en tus manos es parte del material que obtendrás dentro de la
profesionalización que estás recibiendo y que te apoyará en la construcción de
aprendizajes referidos a la efectividad personal, la capacidad organizativa, que te
permita mejorar tus hábitos y competitividad en tu trabajo y en tu vida personal.
Además de contener algunas definiciones básicas sobre los temas que integran el
curso, presenta información que te permitirá realizar ciertas reflexiones en torno a tu
vida personal y laboral y ofrecerte la oportunidad de empezar a esgrimir algunas
estrategias concretas para que tengas oportunidad de mejorar desde tu puesto o
desde tu área de trabajo en beneficio propio y de tu institución.
Ojalá que la presente guía te sea útil para lograr el buen comienzo de ello.
Enhorabuena.
Gobierno del Estado de Guanajuato.
VIÑETA INVITANDO A RESPONDER LAS EXPECTATIVAS
Expectativas
¨ ¿Qué esperas aprender en este cursotaller?
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¨ ¿Cómo quisieras que se desarrollara el programa (condiciones)?
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¨ ¿A qué te comprometes para alcanzar tus expectativas?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
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VIÑETA
Antes de empezar, reflexionemos sobre la capacidad organizativa:
Anota en el siguiente recuadro qué entiendes por Capacidad Organizativa, para después
comentarla con el resto del grupo.
De acuerdo al análisis del grupo, recupera la definición construida entre todos.
Con base en la definición anterior, responde la siguiente pregunta:
¿Cuáles son las características que debe tener una persona con capacidad
organizativa?
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_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Coméntalas con el equipo que te haya tocado y elaboren un listado para después
presentarlo al resto del grupo.
Ahora vamos a recordar algunas experiencias en las que haya estado involucrada
nuestra capacidad organizativa.
Mi experiencia positiva
Recuerda la ocasión en que tuviste una buena experiencia aplicando tu capacidad
organizativa. Puede ser reciente o en el pasado, lo que importa es que sea experiencia
exitosa en el logro de objetivos.
Describe brevemente ¿Cuál era el reto? ¿Bajo qué circunstancias? ¿Quiénes
participaban? ¿Cuáles eran sus roles? ¿Cómo sucedieron las cosas?
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_______
Mi experiencia negativa
Recuerda la ocasión en que tuviste una mala experiencia papel aplicando tu capacidad
organizativa. Puede ser reciente o en el pasado, lo que importa es que sea una
experiencia de fracaso en el logro de objetivos.
Describe brevemente ¿Cuál era el reto? ¿Bajo qué circunstancias? ¿Quiénes
participaban? ¿Cuáles eran sus roles? ¿Cómo sucedieron las cosas?
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________
Posteriormente, comparte con tus compañeros las experiencias y encuentren las

características comunes en la capacidad organizativa. Anótalas a continuación y
recuérdalas para revisarlas al final del curso y contrastarlas con los nuevos
aprendizajes desarrollados.
CARACTERÍSTICAS POSITIVAS CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
Para terminar esta primera parte, reflexiona cómo relacionarías esta capacidad con los
productos que has desarrollado en los módulos anteriores:
Módulo Producto Enfoque de la capacidad organizativa

Visión de Relación del puesto
Gobierno con Plan estratégico
20062012
Visión de Plan de mejora
Servicio
Ahora sí, estamos listos para continuar con nuestro módulo de Capacidad
Organizativa. Al finalizar, vamos a regresar a estas definiciones para ver cómo fueron
transformadas una vez concluidas nuestras sesiones.
TEMA 1: EFECTIVIDAD PERSONAL
Elemento de la Determinar la efectividad personal a partir del análisis del enfoque
capacidad hacia la administración del tiempo
Posponer las cosas que hay que hacer no hace más que robarte el tiempo
Edgard Young
VIÑETA: Vamos a empezar este primer tema con una reflexión personal:
Responde de manera individual en forma afirmativa o negativa en la línea que
corresponde a cada una de las preguntas:
1 ___¿Crees que siempre te falta tiempo?
2 ___¿Crees que tienes demasiadas cosas que hacer?
3 ___¿Te sientes abrumado por todas las cosas a las que te enfrentas en la
oficina?
4 ___La mayor parte del tiempo, ¿Te parece como si estuvieras enterrado bajo una
montaña de pendientes?
5 ___¿Te gustaría disponer de más tiempo para hacer lo que quisieras?
6 ___¿Es frecuente que tengas que quedarte trabajando más horas de lo normal en
la oficina, por las noches o los fines de semana, para ponerse al día en cosas que
no consigue terminar durante las horas normales de trabajo?
7 ___¿Te estresas por culpa de lo que no consigues hacer?
8 ___¿Eres incapaz de concentrarte en la mejora a largo plazo de tu vida y de tu
trabajo porque te enfrentas a crisis o a un exceso de trabajo continuos?
9 ___¿Te preguntas si estás consiguiendo, de verdad, lo que quieres en tu trabajo y
en tu vida?
Habrá que revisar cuántas respuestas fueron afirmativas. El desarrollo de la capacidad
organizativa nos ayuda a enfocarnos en lo que es verdaderamente importante, es
decir, aquello que está referido hacia el cumplimiento del objetivo o propósito de la
organización y del área. En la medida en que cumplamos éste seremos efectivos.
1.1 Conceptos generales
Revisemos la siguiente lámina en la que se explican las funciones de la
administración:
Funciones de la Administración
Planeación
Seleccionar metas y
formas de
cumplirlas
Recursos Desempeño
• Humanos
Control Organización • Alcanzar las
Vigilar las metas
• Financieros Asignar la
actividades y tomar responsabilidad de • Productos
• Mats. Primas
medidas correctivas hacer tarea • Servicios
• Tecnológicos
• Eficiencia
• Información
Dirección • Eficacia
Influir para motivar
al personal
Para realizar estas funciones, la institución opera aplicando procesos de trabajo (que
consideran la entrada de insumos –información, tecnología…, su transformación y la
generación de salidas servicios y productos) en forma continua. Vive gracias a esta
operación. A pesar de ello, en la medida que sólo opera, puede empobrecerse: sus
procesos pueden dejar de ser efectivos y perderá competitividad. Por ello, en forma
permanente, periódica, debe llevar a cabo proyectos (eventos únicos, en tiempo
específico), que buscan alcanzar resultados de mejora significativa.
VIÑETA DICIENDO ESTO
Ya identificaron en Visión de Gobierno los proyectos, metas y objetivos a que
pertenecen. Ya identificaron en Visión de servicio cómo su trabajo aporta al
cumplimiento de metas y objetivos; a través de ellos aplicas, entre otras, tu capacidad
organizativa.
OTRA VIÑETA DICIENDO ESTO
Otro concepto que vale la pena revisar es el de Productividad, efectividad o
alto desempeño, entendido como la Capacidad de cumplir las metas
organizacionales usando los recursos eficaz y eficientemente. Veamos en
qué consiste cada uno de ellos:
§ Eficacia: Grado en que la organización cumple una meta establecida.
§ Eficiencia: Cantidad de recursos que se utilizan para alcanzar una meta
organizacional.
§ Efectividad: La sumatoria de las dos. Capacidad de lograr el efecto que se
desea o se espera de una situación, por manejarla apropiadamente.
Veamos la siguiente lámina y coméntala en conjunto con el grupo y el facilitador.
Gráfica de Relación entre la
Eficacia y la Eficiencia
El Parásito
El Parásito
No Es Es Eficiente Es Eficaz Es Eficiente

Eficiente Pero No Es Pero No Es y Eficaz a
Ni Eficaz Eficaz Eficiente la Vez
No Alcanza las Administra Muy Bien Alcanza las Metas Alcanza las Metas de
Metas y para colmo los Recursos pero no pero hace uso su Organización y a
Desperdicia los Alcanza las Metas Indiscriminado de la vez Economiza
Recursos de su establecidas por su los Recursos de Recursos o los hace
Organización Organización su Organización Rendir mucho Más
VIÑETA
Vamos a poner algunos ejemplos de la eficiencia, la eficacia y la efectividad,
para que nos queden bien claras las diferencias.
Ahora respondamos el siguiente test para después comentarlo en grupo.
Test: ¿Qué tan efectivo eres? (Mark Seller, James Maddux)
Los siguientes enunciados describen los sentimientos y reacciones de las
personas a varias situaciones. Lee cada enunciado cuidadosamente y describe hasta
que punto estas de acuerdo con cada oración, usando una escala de 14 puntos, donde
1 indica “Totalmente en desacuerdo” y 14 “Totalmente de acuerdo”.No hay
respuestas buenas o malas
Totalmente en En desacuerdo Parcialmente Parcialmente De acuerdo Totalmente de

desacuerdo en desacuerdo de acuerdo acuerdo
12 35 67 89 1012 1314
1. ___ Cuando hago planes, estoy seguro de que puedo hacer que funcionen.
2. ___ Uno de mis problemas es que no puedo ponerme a trabajar cuando debiera.
3. ___ Si no puedo realizar un trabajo por primera vez, sigo intentando hasta que
logro realizarlo.
4. ___ Cuando me propongo metas importantes, raramente las logro.
5. ___ Me rindo ante algunas cosas antes de terminarlas.
6. ___ Evito enfrentar dificultades.
7. ___ Si algo me parece muy complicado, ni siquiera me molesto en intentarlo.
8. ___ Cuando tengo algo poco placentero que hacer, me aferro a ello hasta que lo
termino.
9. ___ Cuando me decido a hacer algo inmediatamente comienzo a trabajar en ello.
10. ___ Cuando trato de aprender algo nuevo, rápidamente me doy por vencido, si no
obtengo resultados inmediatos.
11. ___ Cuando ocurren problemas inesperados, se me dificulta manejarlos.
12. ___ Evado tratar de aprender nuevas cosas cuando me parecen muy difíciles.
13. ___ El fracaso solo me motiva a tratar más fuertemente.
14. ___ Me siento inseguro de mi habilidad para hacer las cosas.
15. ___ Soy una persona que confía en sí mismo.
16. ___ Me doy por vencido rápidamente.
17. ___ No soy capaz de lidiar con la mayoría de los problemas que llegan a mi vida
18. ___ Se me dificulta hacer nuevos amigos.
19. ___ Si veo a alguien que me gustaría conocer, me acerco a esa persona en lugar
de esperar a que él o ella se acerquen.
20. ___ Si conozco a alguien interesante con quien es difícil relacionarse, pronto me
detendré para tratar de crear una amistad con esa persona.
21. ___ Cuando trato de convertirme en amigo de alguien que parece desinteresado
en principio, no me rindo fácilmente.
22. ___ No me acoplo fácilmente en reuniones sociales.
23. ___ He obtenido a mis amigos a través de mis habilidades personales para
relacionarme.
Espera las indicaciones del instructor para la evaluación del test
Auto eficacia Auto eficacia PORCENTAJE
GENERAL ESPECIFICA
199 70 Alta 85
186 64 Promedio alto70
172 58 Promedio 50
158 52 Promedio bajo 30
145 46 Baja 15
Si obtuviste un puntaje elevado en el test, probablemente te sientas confiado acerca
de tu habilidad para hacer cambios en tu vida y para lograr tus metas. Este sentido de
confianza no es una alucinación. Tú eres, de hecho, una persona más tendiente a
lograr éxito en su vida que aquellas que obtuvieron un puntaje menor. Albert Bandura,
un reconocido psicólogo de Stanford ha llamado a la AUTOEFICACIA uno de los
determinantes más poderosos del cambio de comportamiento porque éste es el que
motiva a las personas a dar ese primer paso que los acercara a sus metas, las impulsa
a realizar un mayor esfuerzo y les da la fortaleza para persistir ante la adversidad.
La autoeficacia es importante para todos, y aquéllos quienes carecen de ella pueden
mejorar su vida trabajando para desarrollar esta importante herramienta. El éxito por sí
solo no garantiza la autoeficacia, uno tiene que creer que su esfuerzo fue el
responsable de su éxito.
Si recibiste un puntaje bajo en el test, el primer lugar para comenzar es valorar más
tus éxitos. Quizás tienes mucha suerte, quizás eres brillante, quizás tus éxitos fueron
menores. Pero aún si todas las anteriores fueran ciertas, tu éxito aún depende de tu
esfuerzo. Sé que algunas personas con bajo puntaje se quejarán “lo que escribiste no
me aplica porque no he tenido ninguna experiencia de éxito”. Mi respuesta sería
simple, “estás equivocado” si estás leyendo estas palabras, has sido exitoso
estudiando una herramienta importante, si has podido calcular el puntaje de tu test,
has manejado otra herramienta importante, has tenido experiencias de éxito, así es
que eso no representa ningún problema. Tu problema está en proponerte las metas
adecuadas.
1.2 El problema
Después de revisar estos conceptos y elaborar el test, vamos a reflexionar sobre el
problema de cómo realizamos nuestro trabajo para poder llegar a ser efectivos. Los
hábitos de trabajo que tenemos en la actualidad pueden servirnos bien en un
determinado entorno de trabajo, pero cuando nuestro trabajo cambia, o un área se
fusiona con otra, o reduce su tamaño, puede que conseguir los mismos resultados nos
cueste el doble de esfuerzo. Nuestros métodos anteriores de enfrentarnos y solucionar
la carga de trabajo es posible que no encajen en este nuevo y más exigente entorno.
VIÑETA
Revisemos un caso que puede ser muy parecido a la realidad que todos nosotros
vivimos.
EJERCICIO. Caso 1
Llegas a la oficina, te sientas, mira los papeles repartidos encima de tu escritorio y
tomas uno de ellos. Es de María, “¡Vaya, tengo que llamar a María!”, dices. Siguiendo
tu costumbre, empiezas a apilar papeles en alguna parte de tu escritorio y ese papel
va a parar a esa pila de cosas por hacer. Tomas otro papel y se trata de una carta de
queja de un usuario de un servicio. Piensas: “Tengo que contestar ésta carta”.
También va a parar a esa pila. El tercer papel habla de un problema que hay que
solucionar. “Tengo que hablar de esto con el jefe”, murmuras y lo pones en el montón
de tareas por hacer. Tomas el cuarto papel y dices: “Esto no es importante. Puedo
hacerlo más tarde”. Empiezas una pila de tareas para hacer más tarde, al lado del
montón de tareas por atender que sigue creciendo, y así sucesivamente. Terminas por
repasar tus diversas pilas de papeles y para cuando regresas a la de tareas por hacer
y lo vuelves a leer todo de nuevo, ya has perdido el tiempo leyéndolo todo dos veces.
En efecto, ya has hecho dos veces el trabajo, con lo que has duplicado el tiempo
utilizado, pero has logrado terminar poca cosa.
Este procedimiento no sería tan malo si sólo revisáramos los montones de papeles
dos veces, pero algunos los revisamos tres, cuatro y hasta cinco veces antes de
actuar. Hacer algo cuatro o cinco veces consume mucho más tiempo que hacerlo una
sola vez.
¿Te suena esto conocido?________________________________________________
¿Qué opinas? _________________________________________________________
¿Qué podemos hacer en nuestra área?_____________________________________
Conclusiones en grupo___________________________________________________
_____________________________________________________________________
En la siguiente tabla se proponen algunas reglas para mejorar la efectividad
personal; en los espacios en blanco anota un ejemplo de cómo podrías aplicar
cada una de ellas.
NOTA PARA DISEÑADOR: REPRESENTAR CADA UNA DE LAS REGLAS CON
UNA PEQUEÑA VIÑETA EN EL MISMO RECUADRO
EVIDENCIA 1 (DEJARLA SOLA EN UNA HOJA)
REGLA EJEMPLO
Realiza la tarea la primera vez que la
toques o la leas.
Empieza por tu escritorio o tu área

de trabajo.
Supera la tendencia a posponer el

trabajo.
Hazlo una sola vez.
Aclara tu mente.
Soluciona los problemas cuando

aún sean pequeños.
Reduce las interrupciones.
Elimina el trabajo atrasado.
Empieza a operar viendo al futuro y

no al pasado.
Deja de preocuparte por ello.
REGLA EJEMPLO
Ahora, siéntete mejor contigo

mismo.
No todo puede o debe hacerse ya.
1.3 Establece hábitos
VIÑETA DICIENDO ESTO
Vamos a comentar el tema de los hábitos, que son pautas de acción consistentes, a
veces sin que nos demos cuenta, que de modo constante y cotidiano expresan nuestro
carácter y generan nuestra efectividad... o inefectividad. Definiremos hábito como el
área de unión entre el conocimiento, capacidad y deseo.
· El conocimiento es el paradigma teórico; el quehacer y el por qué.
· La capacidad es el cómo hacer.
· El deseo es la motivación, el querer hacer.
Componentes de Hábitos Efectivos
CONOCIMIE NTO S
(qué, por qué)
HÁBITOS
CA PACIDA DE S DESEO
(cóm o) (quer er)
Los hábitos de efectividad pueden aprenderse. El modelo de los ocho hábitos (Covey, S., 2005)
están basado en el principio eterno llamado la Ley de la Cosecha; tendemos a cosechar lo que
sembramos.
“Siembra una idea y cosecharás una acción; siembra una acción y cosecharás un hábito;
siembra un hábito y cosecharás un carácter; siembra un carácter y cosecharás una vida”
Hábito Descripción Resultado
Hábito de las
1 Proactividad
responsabilidad
Libertad
Empezar con un fin en Hábito del liderazgo
2 mente personal
Sentido a la vida
Hábito de la
Establecer primero lo Priorizar lo importante vs.
3 primero
administración
personal
lo urgente
Hábito del beneficio
4 Pensar en ganar/ganar
mutuo
Bien común. Equidad.
Procurar primero
Respeto.
5 comprender, y
después ser
Hábito de la
comunicación efectiva Convivencia.
comprendido
Hábito de Logros.
6 Sinergizar
interdependencia. Innovación.
Hábito de la mejora Balance.
7 Afilar la sierra
continua Renovación
Encuentre su voz e Ver y aprovechar el poder
Hábito de la relevancia
8
8 inspire a los demás a
encontrar la suya
personal única
de una 3ª dimensión de los
7 hábitos en la actualidad.
Incorpora la decisión a tus hábitos de trabajo
Las personas de éxito, tardan poco tiempo en tomar una decisión, pero tardan mucho
en cambiarla una vez que la han adoptado. Mucha gente tiene miedo a tomar
decisiones. Después de todo si se decide algo, se tendrá que vivir con las
consecuencias.
La técnica de Benjamín Franklin, el famoso inventor, político y filósofo del siglo XVIII,
tenía un método que le ayudaba a tomar decisiones. Toma una hoja de papel y dóblala
por la mitad en sentido vertical para hacer dos columnas. En un lado haz una lista de
todas las razones para tomar la decisión y en el otro, confecciona una relación de
todas las razones en contra. Al comparar ambas, es frecuente que veas con claridad
en qué dirección debería usted ir.
Ejercicio: Piensa en una decisión que te cuesta trabajo tomar
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Razones a favor Razones en contra
.
Establece hábitos de trabajo basadas en el hazlo ya
¿Hay hábitos que vale la pena cultivar? ¿En tu caso cuáles serían?_______________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
VIÑETA: Para desarrollar hábitos, podemos realizar los siguientes ejercicios:
1. Empieza, observando tu escritorio o área de trabajo y revisa todos los papeles que
estén encima de él y en toda tu área de trabajo. Toma el primer papel y determina
qué es y qué es lo que hay que hacer para procesarlo hasta terminar. Haz lo que
sea necesario para terminar la tarea y conseguir que ese papel desaparezca de tu
mesa y no tengas que volver a verlo jamás. Si hay alguna tarea que necesita
varias horas, programa el tiempo o el momento adecuado para hacerla.
2. Repasa todos los mensajes guardados; electrónicos, de voz, faxes y demás, de
uno en uno, y empieza a manejarlos hasta que los hayas solucionado. Si alguno
de ellos exige horas de trabajo, prográmalo en tu calendario para actuar del modo
correcto en un momento más apropiado.
3. Decide qué tareas deben realizarse y delimita qué debes hacer para procesar cada
una de ellas hasta que estén terminadas. Haz la tarea hasta donde puedas y si te
encuentras con un obstáculo, compórtate de manera inteligente y piensa: “¿De qué
otra manera puedo terminar este trabajo?”. Si decides delegarlo en otra persona,
acuerda con ella mantener un seguimiento eficaz.
VIÑETA: Hemos terminado nuestro primer tema sobre la efectividad personal;
comenta con tus compañeros algunas conclusiones que pudiste obtener
después de analizar este apartado.
TEMA 2: Planeación
Elemento de la capacidad Aprovechar los recursos disponibles (individuos, procesos,
departamentos y herramientas) para realizar el trabajo de
manera efectiva
VIÑETA: Empecemos este segundo tema recordando una parte de un texto clásico
En el relato fantástico de Lewis Carrol (1872), Alicia en el País de las Maravillas, el
siguiente pasaje ilustra la necesidad de planear:
• Alicia: ¿Qué camino debo tomar?
• Gato: Eso depende del lugar hacia donde vayas.
• Alicia: ¡No sé para dónde voy!
• Gato: Entonces, ¡no importa cuál camino debas tomar!
Las organizaciones e instituciones públicas, tienen la necesidad de precisar el destino
que desean cumplir, esto implica no sólo construir su misión o visión, sino determinar
las metas que desean alcanzar.
2.1 El proceso de planear
La Planeación implica un cambio que va del enfoque de apagar incendios y manejar la
crisis hacia una consideración proactiva del futuro. Es el proceso por el cual los
miembros de una organización anticipan su futuro y desarrollan los procedimientos y
operaciones necesarios para lograrlo. Algunos conceptos utilizados:
Meta: estado futuro deseado que la institución trata de alcanzar.
Plan: proyecto que especifica la asignación de recursos, los programas y otras
acciones para cumplir las metas.
Planeación: Acción de definir las metas y los medios para obtenerla.
Ya platicábamos que las instituciones operan con base en procesos y proyectos de
mejora que son indispensables para hacer más efectiva la operación y ser
competitivos en un entorno que exige servicios y productos de más calidad.
En un contexto de cambios dramáticos, las organizaciones están obligadas a definir su
propósito y visión (planeación estratégica) y las acciones para alcanzarlo (planeación
táctica). En la medida en que cada organización, área o persona conozca el propósito
de su función y los objetivos que debe cumplir determinará los mecanismos para
alcanzarlos con los recursos estrictamente necesarios (efectividad).
¿Cuál es el propósito de la planificación?
Tener una idea clara –una imagen mental clara de lo que uno tiene que hacer. Un
proceso de planificación puede considerarse eficaz únicamente si te proporciona una
imagen nítida, porque no puedes actuar sin una imagen.
2.2 Determinación de objetivos
El problema clave de la planeación se centra en saber hacia dónde queremos ir, para
saber cómo llegar (planeación táctica) y no perderse en el camino. La determinación
de metas y objetivos tiene lugar en todos los niveles de la organización y éstos se
desprenden de la misión. Sin embargo, la orientación, el propósito y los tipos de
actividades que forman parte del proceso varían en función de los diferentes niveles
organizativos.
Programar el tiempo no es una tarea difícil, el reto es clasificar y jerarquizar las
actividades del día en función de metas y objetivos planteados en la vida personal,
profesional, familiar y social.
Las metas son intangibles, y sólo pueden conocerse si se han alcanzado midiendo el
logro de los objetivos en que se traducen. Sin objetivos claros y definidos es
imposible clasificar actividades y determinar prioridades; por ello, los objetivos deben
ser enunciados específicos acerca de resultados con los cuales se quiere uno
comprometer.
VIÑETA: Revisa la siguiente pirámide con tu facilitador y compañeros, para después

realizar el ejercicio que se sugiere:
Mensaje Externo
Legitimidad ante
Declaración ciudadanos, usuarios de
de la Misión servicios, proveedores,
comunidad
Metas/planes
estratégicos
Niveles directivos
(empresa en su conjunto) Mensaje Interno
Legitimidad,
motivación,
Metas/planes tácticos (metas
Metas/planes tácticos (metas
directrices,
institucionales) Mandos razones, normas
estratégicos y administrativos
(divisiones principales, funciones)
Metas/niveles operacionales
Mandos operativos (metas
Mandos operativos (metas
individuales) (departamentos,
( departamentos,
individuos)
Es importante recordar que los objetivos deben ser específicos, medibles, realistas,
compatibles entre sí, susceptibles de ponerse por escrito y flexibles y con límite de
tiempo.
Ejercicio: Integra la siguiente tabla precisando los objetivos de tu área o función
Asunto Enunciado Indicador

Indicador actual
deseado 1 (visión)
(situación
insatisfactoria)
Reportes de Enviar los reportes Los primeros cinco Se entregan entre
terminación de obra de terminación de días del mes. el día 8 y 14 del
obra mes.
1
Un indicador es aquel resultado traducido en números que puede revelar en qué medida el objetivo se
cumplió (puede expresar acciones, dinero, trámites o asuntos resueltos, personas atendidas…).
Asunto Enunciado Indicador Indicador actual
deseado 1 (visión) (situación
insatisfactoria)
VIÑETA: Con la finalidad de ejemplificar lo que hemos estado analizando, vamos
a realizar el siguiente ejercicio:
La Torre
Deberás integrarte en un equipo, según las indicaciones del facilitador, y seguir las
siguientes instrucciones con el propósito de construir una torre con los materiales
señalados.
Fa
F as
se
e d
de
e P
Pl
la
an
ne
ea
ac
c ió
i ón
n
Las compañías dispondrán de 30 minutos (o menos en caso de que todos los grupos
afirmen haberla terminado) para esta fase. Se espera que durante este tiempo se logre
lo siguiente:
1. Organizar el equipo de trabajo en la forma que les parezca más eficiente.
2. Examinar las tablas que se adjuntan a fin que se seleccione la combinación que
rinda la máxima utilidad. Las tablas que se anexan son:
a. Tabla relativa al costo de materiales.
b. Tabla relativa al tiempo de construcción.
c. Tabla relativa a la altura de la torre.
Del examen cuidadoso de esta información, ustedes verán que la máxima utilidad
que se puede alcanzar es de $ 95,000.00 y que la pérdida máxima puede llegar a
$ 35,000.00
La altura de la torre y el tiempo de construcción serán en función del tipo y
cantidad de materiales utilizados. Por lo tanto, a fin de maximizar las utilidades las
compañías deberán hacer las consideraciones apropiadas para balancear los tres
factores (material, tiempo de construcción y altura de la torre) y así obtener la
combinación que les pueda dar el triunfo.
3. Preparar en detalle los planes de construcción. El diseño de la torre puede ser de
cualquier tipo. No se entrará en discusión de razonamiento de carácter técnico o
estético. El único requisito que se pide es que la torre se sostenga lo suficiente
como para ser medida. Sólo en caso de empate entre equipos con derecho a ser
triunfadores, se tomará el juicio del facilitador que será con base en el criterio de
la torre más resistente.
4. Presentar por escrito, al final de la etapa de planeación, un breve reporte que
contenga lo siguiente:
a. El tipo de organización escogido para el desarrollo del trabajo.
b. La meta fijada para la obtención de utilidades. Esta meta deberá estar
expresada en pesos y deberá contener un desglose de las metas
individuales según los elementos (materialestiempoaltura)
c. El equipo que cumpla con sus tres pronósticos obtendrá un bono de $
5,000.00
Fa
F as
se
e d
de
e C
Co
on
ns
st
tr
r uc
u c cc ió
i ón
n
Esta etapa durará 25 minutos como máximo. Todas las compañías deberán comenzar
esta etapa simultáneamente y procederán a edificar el modelo según sus planes
previos.
Se designará una voz autorizada para avisarle al instructor que la etapa de
construcción ha finalizado a fin de cronometrar con exactitud el tiempo invertido. Una
vez dado el aviso, ningún miembro del equipo podrá modificar en lo más mínimo la
torre.
Una vez terminada la fase de construcción, se anotan los resultados en el un pizarrón
o rotafolio, se hacen los ajustes en relación a los planes originales, se computan las
variaciones y se anuncia a la compañía ganadora. El triunfador será el que haya
terminado su proyecto obteniendo mayores utilidades.
Tabla N° 1 Materiales
Para la construcción de la torre, su compañía dispone de los siguientes materiales. Su
costo está señalado. Los objetos que no tienen precio marcado son de uso gratuito,
pero limitado a la existencia. El material sobrante se medirá para determinar el costo
del material usado en la construcción.
Num. Material Costo unit. Costo total
20 vasos desechables $ 700.00 $ 14,000.00
20 platos desechables $ 500.00 $ 10,000.00
5 pliegos de cartoncillo $ 1,500.00 $ 7,500.00
2 pliegos de papel lustre $ 1,000.00 $ 2,000.00
20 popotes $ 20.00 $ 400.00
10 Hojas de papel carta $ 20.00 $ 200.00
1 cinta durex (adhesiva) $ $
1 lápiz adhesivo (Pritt) $ $
20 clips $ $
2 tijeras para utilizar $ $
$ 34,100.00
Tabla de utilidades o pérdidas
Si el costo total de la torre es entre: Utilidad Pédida
$ 5,000.00 y $ 10,000.00 $ 28,000.00
$ 10,001.00 $ 14,800.00 $ 22,000.00
$ 14,801.00 $ 19,700.00 $ 14,000.00
$ 19,701.00 $ 24,600.00 $ $
$ 24,601.00 $ 30,000.00 $ 5,000.00
$ 30,001.00 $ 34,100.00 $ 15,000.00
Tabla N° 2 Tiempo de Construcción
Tiempo utilizado en construir: Utilidad Pédida
De 0 a 5 minutos $ 44,000.00
De 5 mins. un segundo a 10 minutos $ 22,000.00
De 13 mins. un segundo a 16 minutos $ $
Tabla N° 3 Altura de la Torre
Altura de la torre: Utilidad Pédida
De 0 a 75 cms. $ 6,000.00
De 76 a 90 cms. $ 3,000.00
De 91 a 1.00 mt. $ $
De 1.01 a 1.25 mts. $ 4,000.00
De 1.26 a 1.50 mts. $ 8,000.00
De 1.51 a 1.75 mts. $ 13,000.00
De 1.76 en adelante $ 18,000.00
TEMA 3: ORGANIZACIÓN
Elemento de la Hacer las preparaciones adecuadas para asegurar que
capacidad el equipo y/o los materiales requeridos se encuentren
en los sitios apropiados, de tal forma que el trabajo de
otros pueda realizarse de manera efectiva
VIÑETA: Hemos llegado al tercer tema. Vamos a entender la organización como la
capacidad para identificar claramente y separar aquello que es necesario de lo
innecesario. Su propósito es conservar aquellos elementos que son necesarios en la
prestación de un servicio. Los elementos innecesarios, se desechan o retiran de los
lugares de trabajo. Las cinco eses es una estrategia japonesa de gestión para
aumentar la calidad y mejorar la eficacia personal:
¿Para quién son las 5s?
Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar
el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo
tipo de instituciones y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en
aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios.
SIEMPRE SE PUEDEN EVITAR INEFICIENCIAS, EVITAR DESPLAZAMIENTOS, Y
ELIMINAR DESPILFARROS DE TIEMPO Y ESPACIO.
¿Cuál es su Objetivo?
Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de
trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de
trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en
consecuencia, LA CALIDAD, LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN.
¿Qué son las 5s?
Las operaciones de Organización, Orden y Limpieza fueron desarrolladas por
empresas japonesas, entre ellas Toyota, con el nombre de 5S. Se han aplicado en
diversos países con notable éxito. Las 5S son las iniciales de cinco palabras
japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología.
Representa cada una de ellas con algún símbolo que te permita recordarlas con mayor
facilidad:
S SÍMBOLO
1. SEIRI –
ORGANIZACIÓN
Consiste en identificar y
separar los materiales
necesarios de los
innecesarios y en
desprenderse de éstos
últimos.
2. SEITON – ORDEN
Consiste en establecer el
modo en que deben
ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de
manera que sea fácil y
rápido encontrarlos,
utilizarlos y reponerlos.
3. SEISO – LIMPIEZA
Consiste en identificar y
eliminar las fuentes de
suciedad, asegurando que
todos los medios se
encuentran siempre en
perfecto estado de salud.
4. SEIKETSU –
ESTANDARIZACION
Consiste en distinguir
fácilmente una situación
normal de otra anormal,
mediante la
estandarización de
normas sencillas y visibles
para todos.
5. SHITSUKE –
DISCIPLINA Y
HÁBITO
Consiste en trabajar
permanentemente de
acuerdo con las normas
establecidas.
Las tres primeras fases –ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA– son operativas. La
cuarta fase –ESTANDARIZACION– ayuda a mantener el estado alcanzado en las
fases anteriores –Organización, Orden y Limpieza– mediante la estandarización de
las prácticas. La quinta y última fase –DISCIPLINA Y HÁBITO– permite adquirir el
hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo diario.
Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva, una
tras otra. El estar bien preparado y organizado para su trabajo es algo mucho más
serio de lo que la mayoría de la gente reconoce. El desorden puede ser mortal.
Ejemplo un soldado.
VIÑETA: Vamos a ver un video para después obtener algunas conclusiones
sobre lo que hemos estado revisando y lo que analizaremos posteriormente.
Anota en el recuadro algunas ideas que vayan surgiendo.
3.1 Eliminar el desorden
El desorden es ese revoltijo al que te enfrentas todos los días cuando entras en tu
oficina. Es la pila de revistas que todavía no has tenido tiempo de leer. Es el montón
de correo de entrada y de salida que ocupa gran parte de tu escritorio, son las cartas
sin terminar. El desorden es ese revoltijo excesivamente desorganizado que no te
hace ninguna falta, en tu entorno de trabajo.
¿De dónde sale todo eso? El primer culpable es el papel. En algún momento tienes
que fijarte de una manera realista lo que estás arrastrando contigo y asegurarte de que
lleva las cosas que necesitas de verdad.
¿Por qué sigue ahí el desorden? El desorden y la acumulación de cosas es la
manera que tienen ciertas personas de enfocar el trabajo y la vida. Si quieres, como
un artista, trabajar de una manera eficaz, debe tener todas las cosas bien organizadas
y en perfectas condiciones de uso porque resulta, sencillamente, que es más fácil
actuar en un ambiente limpio y ordenado. Un consejo es que crees lugares donde
colocar cosas y en tu escritorio tengas únicamente aquello en lo que estés trabajando
y utilices un buen sistema de calendario para recordar que tiene cuestiones que
atender cuando, y de hecho, vayas a hacerlo.
No pases por alto lo obvio. Lo básico para una persona que trabaja diariamente en
una oficina es su escritorio, las grapas, los bolígrafos, la cinta adhesiva, los clips, las
luces, el sistema de archivo, los archivadores, la silla, la computadora, los CD y
muchas cosas más.
Ejemplo: Una persona aumentó su productividad de forma espectacular gracias a que
puso su mesa de cara a la ventana en lugar de estar orientada a la puerta. Como ésta
quedaba siempre abierta, la gente que pasaba lo distraía. Si los miraba, pensaban que
podían entrar en su oficina a saludarlo y se quedaban un tiempo de visita. El resultado
era que le interrumpían constantemente. Cuando dio la vuelta a su mesa y a su silla
poniéndolas cara a la pared opuesta, la gente dejó de interrumpir su trabajo.
Ejemplo: Un funcionario se quejaba de terminar con dolor de espalda. Cuando volví
para una visita de seguimiento, ya tenía una silla nueva y me expuso: “Es asombroso,
conseguí una silla nueva y mi dolor de espalda desapareció. Estoy haciendo un trabajo
mucho mejor gracias a mi nueva silla”.
3.2 Empezar por lo básico
¿Funcionan bien tus herramientas? ¿Tu trabajo es fácil de realizar? Éstas son dos de
las preguntas que los profesionales de la gestión tienen que hacerse, a pesar de que
rara vez se las plantean.
Tu caja de herramientas de oficina
1. Tres bandejas. Conviene tener una bandeja de entrada, una de pendientes y
otra de salida para el flujo de documentos diario (¡no para guardarlos!).
2. Artículos de estándar de oficina. Luego están las cosas que usted utiliza

cada día laboral: grapadora, bolígrafos, lápices, tarjetero, sacapuntas,
calculadora, clips, disquetes y demás herramientas de oficina.
3. Fotocopiadoras.
4. Máquinas de fax.
5. Computadoras.
6. Otros: (Si tu trabajo no lo desempeñas habitualmente en una oficina,
piensa en tu propia caja de herramientas).
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NOTA PARA DISEÑADOR: RETOMAR TEXTOS DE DIBUJOS PERO HACER
OTRAS VIÑETAS ACORDES AL RESTO DEL MANUAL.
3.3 Sistemas de control de papeles
Ya que empezamos por lo básico, enseguida se sugieren algunas alternativas para el
control de papeles:
1. Los archivos de trabajo son para los proyectos en curso y las funciones de
rutina. Habitualmente el ochenta por ciento de tu trabajo ocupa el veinte por
ciento de tus archivos, (Ley de Pareto) así que estos archivos deben estar al
alcance de la mano, y lo ideal sería que estuvieran en los cajones de tu
escritorio en carpetas colgantes.
2. Los archivos de consulta contienen el grueso de los archivos de tu oficina.
Ya que utilizas con frecuencia los archivos de consulta, deben estar cerca, pero
no necesariamente al alcance de tu mano.
3. Los archivos definitivos se tienen por motivos legales y son los que rara vez
se necesitan. Representan el trabajo acumulado de años anteriores y deben
archivarse fuera de la oficina. Cuando hay desorden, la gente piensa que sabe
dónde están las cosas, pero desperdicia un tiempo precioso buscándolas
porque la verdad es que no lo sabe.
Al crear un archivo de seguimiento y consultarlo a diario dispones de un sistema de
recordatorio a prueba de fallos. Este tipo de archivo puede utilizarse para guardar
documentos de manera que no se amontonen en la bandeja de pendientes.
Generalmente contienen varios tipos de información:
1. Información de uso frecuente
2. Asuntos “ de los que hay que hablar”
3. Funciones de rutina
4. Proyectos en curso
5. Archivo de seguimiento
Es vital desarrollar una estructura de archivos que abarque todo tu trabajo, que sea
fácil de conceptualizar y lo que es más importante, que facilite la recuperación de la
información que necesita. Se trata de un proceso simplificado de análisis del puesto de
trabajo. Traza una lista de las categorías más amplias de responsabilidad que tendrás
como palabras clave.
Al establecer tus propios archivos de trabajo, sigue estas directrices:
1. Selecciona el cajón en que va a colocar sus archivos de trabajo.
2. Saca todos los archivos que no sean de trabajo en curso.
3. Asegúrate de tener una carpeta para cada proyecto y actividad.
4. Crea un archivo de seguimiento.
5. Saca los archivos que ya no están en activo.
Archivos de consulta
· Investigación para proyectos futuros.
· Proyectos anteriores para consulta.
· Información sobre recursos.
· Información sobre el personal.
· Datos administrativos.
· Información presupuestaria.
· Historial de cuentas de clientes.
Las ideas siguientes pueden ayudarte a estructurar sus archivos de consulta:
1. Haz una lista de los componentes esenciales de tu trabajo (por ejemplo,
contratos, licitaciones, proyectos, presupuesto o personal). Se convertirán
en las categorías de tus archivos de consulta.
Mi Mapa de Responsabilidades
Puesto que
desempeño
2. Etiqueta las carpetas de archivo de forma clara y apropiada, basándote en
las categorías que identificaste.
3. Examina atentamente los archivos existentes y tira todo lo que no sirva.
4. Utiliza carpetas colgantes y organiza los cajones con una o más categorías.
5. Dentro de cada categoría y subcategoría, ordena las carpetas
alfabéticamente.
6. Marca los cajones del archivo y las carpetas utilizando letras grandes y
claras, a fin de que sacar y guardar documentos sea más rápido y fácil.
Lo más frecuente es que los archivos definitivos se preparen para uso común y, por lo
tanto, la manera en que están estructurados y clasificados puede ser diferente a la que
eligieras para tus archivos personales.
· ¿Tienen ustedes archivos por departamentos? ¿Archivos de otras

organizaciones?
· ¿Cuál es la política sobre conservación de documentos?
· ¿Quién es el responsable del mantenimiento de los archivos?
· ¿Existe un sistema de índices?
· ¿Cuáles son los procedimientos utilizados para retirar documentos de los
archivos?
· ¿Puedes confiar en que, si fuera necesario, se recuperarían los documentos?
· ¿Has comprobado este sistema últimamente?
· ¿Es necesario abrir archivos definitivos? Si es así, ¿quién debería hacerlo?
Sugerencias para mejorar tu sistema de archivo
· Archivo etiquetado
· Archivos electrónicos
o Crear un sistema de archivo para los almacenes de documentos en el
ordenador.
o Crear un sistema de archivo para el correo electrónico y mensajes de
fax.
o Hacer que el sistema refleje la organización del resto de su información
(sobre papel y electrónica).
o Transferir aquellos documentos que desees conservar a tus carpetas
electrónicas correspondientes.
o Crear un escritorio que proporcione un acceso fácil a los archivos y a
las aplicaciones.
Un usuario típico de computadora es probable que tenga las siguientes aplicaciones
de software, cuyos documentos necesitará organizar:
1. Una aplicación de tratamiento de textos y los documentos creados y
guardados.
2. Una aplicación para hojas de cálculo y las que se han creado y
guardado.
3. Programa de Internet, emails guardados y documentos bajados de la
www.
4. Una aplicación de fax y los mensajes de fax guardados.
5. Una aplicación de calendario con tareas por hacer y recordatorios.
6. Una aplicación de trabajo en grupo y sus bases de datos.
7. Una aplicación para las finanzas personales y sus archivos.
8. Una aplicación para la planificación de proyectos y los planes de los
proyectos.
9. Fotos electrónicas.
10. Aplicación de gráficos con imágenes y diapositivas guardados y demás.
Las reglas básicas para organizar estos otros medios son:
· Agrupa asuntos similares.
· Colócalos en su propio espacio.
· Etiquétalos con claridad.
La capacidad organizativa supone enfocarse a lo que es verdaderamente importante.
Importante es aquello que está referido hacia el cumplimiento del objetivo o propósito
de la organización y del área. En la medida en que cumplamos éste seremos
efectivos.
Cerremos este apartado con un sociodrama: Escenifiquen en grupos ejemplos
reales de cada uno de estos elementos y concluyan lo positivo y negativo de ellos.
Características Eliminar desorden Empezar por lo Sistema de control
básico de papeleo
Positivas
Negativas
TEMA 4: EL TIEMPO
Elemento de la Ubicar de manera propia el tiempo para completar el
capacidad trabajo, coordinando el programa propio y el de otros
para realizar el trabajo de manera efectiva
“Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo,
todo mundo tiene todo el tiempo que hay”.
Alec Mackenzie
VIÑETA: Mejorará tu eficiencia y eficacia (tu productividad) si trabajas de una manera
más inteligente en las tareas correctas. La simple clave de la productividad personal
es agrupar muchas actividades relacionadas con el trabajo y hacerlas de manera
rutinaria.
4.1 Registro del tiempo
Un programa para el desarrollo de la capacidad organizativa debe reducir las
actividades urgentes en favor de las no urgentes; de la misma forma, reducir las que
no son importantes en favor de las sí lo son.
Debes decidir qué tareas son importantes –aquello en que deberías trabajar primero y
luego descubrir la manera más eficiente y eficaz de cumplir ese trabajo. Únicamente
llevando un registro escrito de lo que haces, tendrás una idea precisa, de en qué
inviertes tu tiempo.
Fijar prioridades consiste en decidir lo que es más importante de acuerdo a nuestros
objetivos. Stephen Covey ha establecido, a manera de modelo, aquellas actividades
que pueden considerarse importantes y urgentes:
Ur gente No ur gente
I II
• Crisis. • Preparación.
Importante
Importante
• Problemas acuciantes. • Prevención.
• Proyectos con fechas de • Clarificación de valores.
vencimiento, reuniones y • Planificación.
preparaciones.
• Creación de relaciones.
• Verdadera recreación.
• Catalizar el poder interior.
III IV
No Importante
• Interrupciones, algunas llamadas • Trivialidades, ajetreo.
telefónicas.
• Correspondencia publicitaria.
• Correspondencia, informes.
• Algunas llamadas telefónicas.
• Reuniones.
• Acciones que representan
• Muchos asuntos acuciantes e
inmediatos. pérdida de tiempo.
• Muchas actividades populares. • Actividades “de escape” .
La ley de Parkinson y la asignación de tiempo. Dice que el trabajo tiene la
tendencia a llenar (a ajustarse) el tiempo disponible o asignado para él. Trabajar en
bloques de tiempo es más eficiente y eficaz que solventar cada tarea poco a poco.
4.2 La gestión del tiempo
Una de las claves de la capacidad organizativa está en determinar qué es importante y
qué no lo es, aunque sea urgente. La clave está en determinar las metas y objetivos
personales o del área: todas las actividades que estén orientadas a su cumplimiento
son importantes, las demás pueden ser urgentes, pero no son esenciales.
Programar efectivamente el tiempo significa:
• Establecer claramente metas y objetivos a seguir.
• Organizar y programar todas las actividades, clasificando las labores según
el orden de importancia que tengan.
• Realizar acciones positivas contra la postergación, las interrupciones, y
la delegación ineficaz: factores que nos hacen desaprovechar el tiempo.
Antes de atender a una acción urgente es necesario preguntarse:
· ¿Qué pasaría si no actuaras rápidamente?
· ¿Habría pérdidas financieras?
· ¿Se perdería una gran oportunidad?
· ¿Habría algún problema de seguridad para la organización?
Ejercicio. Coloca dentro de cada cuadrante las actividades que desempeñas con
mayor regularidad
Ur gente No ur gente

I II
Importante
III IV
No Importante
Programa espacios de tiempo para atender ciertos trabajos (por ejemplo, abrir y leer
el correo, procesar sus emails, devolver llamadas telefónicas…). Las tareas urgentes
parece que siempre retrasan la actuación sobre las que únicamente son importantes, y
tanto las urgentes como las importantes, interfieren con toda seguridad con el papeleo
y los emails.
Viñeta: Vamos a contestar el siguiente test para identificar nuestro Índice de
Urgencia
Encierra en un círculo el número, conforme la siguiente escala de frecuencias (1=
nunca, 2= a veces, 3= a menudo, 4= casi siempre y 5= siempre) que mejor represente
sus comportamientos normales o actividades respecto de los enunciados de la
derecha. Al finalizar suma los números señalados en un gran total.
Frecuencia Descripción
1 2 3 4 5 1. Parece que trabajo mucho mejor cuando estoy bajo presión
1 2 3 4 5 2. Culpo a las prisas y a la presión externas del poco tiempo que
dedico a mí.
1 2 3 4 5 3. Estoy frustrado por la lentitud de la gente y las cosas que me
rodean; odio esperar o hacer fila.
1 2 3 4 5 4. Me siento culpable cuando tomo tiempo libre en el trabajo.
1 2 3 4 5 5. Parezco tener prisa entre lugares y sucesos.
1 2 3 4 5 6. Presiono a la gente para poder terminar un proyecto.
1 2 3 4 5 7. Me siento ansioso cuando no estoy en contacto con la oficina por
más de unos cuantos minutos.
1 2 3 4 5 8. Cuando estoy haciendo algo, me preocupo por otra cosa.
1 2 3 4 5 9. Estoy en mi mejor momento cuando estoy manejando una
situación de crisis.
1 2 3 4 5 10. La adrenalina de una nueva crisis me parece más satisfactoria
que el logro de resultados a largo plazo.
1 2 3 4 5 11. Renuncio a compartir tiempo de calidad con la gente importante
en mi vida por manejar una crisis.
1 2 3 4 5 12. Supongo que la gente entenderá normalmente si tengo que
desilusionarlos o dejar que las cosas vayan hacia el manejo de una
crisis.
1 2 3 4 5 13. Dependo de resolver una crisis para dar a mi día una sensación
de que trabajo mucho mejor cuando estoy bajo presión.
1 2 3 4 5 14. Como mis alimentos mientras trabajo.
1 2 3 4 5 15. Sigo pensando que algún día haré lo que realmente quiero
hacer.
1 2 3 4 5 16. Si tengo una gran pila de papeles en mi charola de salidas al
final del día, siento que he sido realmente productivo.
________ PUNTOS TOTALES
Interpretación
Para obtener su calificación y determinar su nivel de adicción a lo urgente clasifique su
puntaje total en la siguiente escala:
025 BAJO
2645 ALTO
4664 ADICCIÓN
La experiencia adictiva
• Crea sensaciones predecibles y confiables.
• Se convierte en el enfoque principal y absorbe la atención.
• Erradica temporalmente el dolor y otras sensaciones negativas.
• Proporciona sentimientos artificiales de autovalía, poder, control, seguridad,
intimidad y logro.
• Exacerba los problemas y los sentimientos que se van a remediar.
• Empeora el funcionamiento y crea pérdida de relaciones.
La urgencia en sí no es el problema. El problema es que cuando la urgencia es el
factor dominante en nuestras vidas, la importancia no lo es. Lo que señalamos como
actividades principales son las urgentes. Nos enfrascamos tanto en hacer, que ni
siquiera nos detenemos a preguntar si lo que estamos haciendo realmente necesita
hacerse.
Algunas veces es importante recabar más información y analizar la situación antes de
realizarla para determinar si contribuye o no a los objetivos.
Algunas sugerencias para manejar las actividades urgentes:
· Anticiparse a las situaciones que crean problemas.
· Realizar un plan diario y semanal de actividades prioritarias.
· Delegar las situaciones urgentes a subordinados capacitados para su solución.
· Aprender a ignorar y olvidar lo urgente.
· Aprender a decir no a las peticiones de menor importancia.
Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas
de acuerdo a un orden de prioridades. Para determinar el grado de prioridad de una
actividad es necesario analizar el valor que la actividad representa para el logro de los
objetivos, así las tareas más valiosas son las de mayor prioridad.
Ejercicio: En los siguientes renglones enumera las actividades más importantes que
tienes que realizar mañana y numéralas en orden de importancia.
______________________________ ____________________________
______________________________ ____________________________
______________________________ ____________________________
______________________________ ____________________________
Una jerarquización basada en prioridades ayudará a utilizar primero el tiempo en las

cosas importantes. El problema para determinar prioridades radica en la tendencia
humana a hacer primero las cosas fáciles, rápidas, agradables o urgentes, antes de
realizar las tareas importantes.
Cuando te sientas tentado a hacer a un lado las prioridades diarias es conveniente
cuestionar si la tarea que vas a realizar ayudará a lograr tus objetivos para decidir si
debes realizarla o no. Si no puedes evitar hacer esas actividades que no ayudan al
logro de objetivos, entonces regresa al camino adecuado en cuanto te sea posible.
Emplea tu tiempo en los trabajos o actividades prioritarias, las que tienen más valor y
disminuye el tiempo que dedicas a las labores restantes. No siempre será posible
prever las emergencias o las situaciones inesperadas, pero si existe un camino a
seguir, es más fácil permanecer en él o regresar a él cuando por situaciones
imprevistas te ves forzado a dejarlo. En algunas ocasiones, sin embargo, podemos ser
nosotros la causa de los problemas.
La manera de superar la sobrecarga de información
Estamos todos inundados de información y eso es algo que puede ser abrumador y
puede dejarnos ciegos ante aquello en lo que deberíamos concentrarnos. La mejor
manera de superar la sobrecarga de información es impedir que ésta y las tareas de
poco valor entren en nuestro sistema. El papel en tu bandeja de entrada, los mensajes
de voz y electrónicos, las llamadas telefónicas y la gente, todos claman solicitando tu
atención. Si a todo esto le añades las reuniones a las que tienes que asistir, no es de
extrañar que te parezca que pocas veces puedes atender algo importante.
VIÑETA: Vamos a repasar algunas sugerencias para el empleo del correo
electrónico
¡Es preciso gestionar el correo electrónico de la forma adecuada!
Cómo reducir los emails
1. Si recibes emails basura, responde solicitando que no te manden ninguno
más.
2. Si sigues recibiendo mensajes de la misma procedencia, puedes quejarte con
el administrador de correos del lugar en que se originan los mensajes.
3. Si el administrador de correos no detiene los emails no deseados, es posible
que aún tengas una manera de solucionarlo
Reglas prácticas para los emails
· Asegúrate de que el asunto queda claramente especificado.
· Menciona claramente y en breve el propósito.
· Limítate a un asunto por transmisión.
· Utiliza la función de copiar y pegar para añadir información.
· Si revisas o añades algo a un documento electrónico existente, escribe las
actualizaciones en negrita.
· Si alguien necesita modificar o comentar un documento, pon las iniciales de
autor a los comentarios.
· Cuando recibas un email, mira el encabezamiento o el asunto del documento
antes de leerlo.
· Apaga la función de alarma y luz intermitentes.
· Se cortés y perdona a los que no lo son.
Reuniones semanales individuales
Las reuniones individuales semanales entre el jefe y las personas que dependen
directamente de él pueden considerarse algo rutinario.
Cómo celebrar reuniones más eficaces
1. Identifica el propósito de la reunión.
2. Prepárala adecuadamente.
3. Mantén la reunión en el buen camino.
4. Sé decisivo.
5. Distribuye las actas de las reuniones con rapidez y permanece atento a las
decisiones tomadas.
Cómo manejar las interrupciones
· Elimina los trabajos atrasados.
· Atiende las tareas.
· Atiende las interrupciones manifestando tus limitaciones de tiempo.
· Refuerza tu actitud poniéndote de pie cuando alguien te interrumpa.
· Apoya la creación de una cultura con menos interrupciones.
Empieza a agrupar sus comunicaciones.
4.3 Programación
Una de las razones más grandes por las que no funcionan los horarios o programas es
la tendencia a trabajar en acciones no programadas. Aprendamos a analizar nuestros
impulsos para trabajar fuera de programa. Antes de apartarnos de éste, detengamos
un momento y preguntémonos: ¿lo que voy a hacer es más importante que lo que
había planeado en lugar de esto?
Si es más importante, adelante. Sin embargo, si lo que se está a punto de hacer es
menos importante que lo que se había planeado, reprográmalo para más tarde,
discúlpate y aprende a decir “no” justo a tiempo, en lugar que un “sí” con resultados
mediocres. Ayuda:
· Que se establezcan rutinas y se programen en diferentes periodos del día.
· Las políticas de puertas abiertas y cerradas que se programen en el día.
· Cuando programes trabajo creativo considera tu biorritmo.
· Reservar períodos para la planificación tanto a corto como a largo plazo.
· El tipo de sistema de calendario que utilices.
o El plan diario.
o El plan semanal.
o El plan para implementación.
o El plan estratégico.
o El establecimiento de objetivos.
o Los valores.
La planificación diaria: Para que la planificación diaria sea un proceso rápido y
eficiente, te sugiero que realices tu plan cotidiano partiendo de un objetivo.
La planificación semanal: Una vez a la semana deberías examinar todas tus fuentes
de trabajo. La programación semanal es el ejercicio más importante para concretar las
metas. Puede realizarse en forma individual, pero podrá ser analizada en conjunto con
el coordinador o jefe con el fin de que puedan considerarse todas las actividades, el
tiempo que se dedicará a cada una y el día y horario de la semana en la que lo
llevarás a cabo. Este ejercicio debiera abreviarse con el tiempo, e incluso realizarse
cada 15 días, luego de que exista el suficiente entrenamiento y coordinación entre las
partes.
NOTA: REDISEÑAR EL FORMATO
Preparar el plan semanal aumenta el control sobre las situaciones que propician una
semana ocupada, complicada y poco provechosa. Algunas alternativas para mejorar el
aprovechamiento del plan son las siguientes:
En la organización efectiva de tus actividades semanales, considera lo siguiente:
A. ¿Qué necesito hacer para prepararme para la siguiente semana?
B. ¿Qué objetivos quiero lograr?
C. ¿Cuáles son las dificultades o retos que puedo encontrar y como podré
vencerlos?
El procedimiento incluye los pasos siguientes:
Primero: Establece un horario básico de trabajo (deje espacio para la comida y el
descanso). En consecuencia determina el número de horas efectivas que dedicará al
trabajo.
Segundo: Identifica el tiempo cautivo (es un espacio que no le pertenece). No tienes
control sobre él y nada puedes hacer al respecto. Pueden ser reuniones con tus
superiores o citas preestablecidas a las que debes acudir. Redúcelo de las horas
totales.
Tercero: Considera cuestiones inesperadas, dales un 20 a 25% del tiempo total, pero
no más. En las primeras semanas será esencial determinar estas interrupciones y
actuar frente a ellas.
Cuarto: Asigna un tiempo máximo a los asuntos de orden administrativo, en la medida
en que estableces mejores procedimientos y siempre y cuando éstos no sean tu
trabajo principal. Se recomienda manejar un máximo de 25% del tiempo disponible.
Quinto: Determina las actividades esenciales que debas realizar, éste es tu tiempo
mayor. Asígnale tu mejor horario y cuida que no sea menor al 40% inicial... ve
aumentándolo de tal manera que lo conviertas, en el mediano plazo, en el enfoque
principal.
Las actividades semanales pueden clasificarse de la siguiente forma:
Tiempo
Categoría asignado Descripción
(hrs.)
Reuniones o compromisos
Tiempo cautivo 10%
preestablecidos.
Situaciones fuera de control
Cuestiones que nos distraen (crisis
25%
inesperadas familiares, cuestiones sociales
de índole familiar, etc.)
Gestión Administración, gestión,
25%
administrativa archivo, depuración...
Dedicado al cumplimiento de
Tiempo mayor 40%
las metas
Programación diaria
El programa diario de actividades tiene como base el plan semanal acordado y debe
integrarse en la tarde o noche anterior a la jornada que se pretende programar. Es
más fácil empezar temprano si estamos bien organizados desde el principio del día.
Algunas recomendaciones para programar con efectividad el día son:
• Considera tiempo para las interrupciones y trabajos fuera de control (25%).
• Es recomendable bloquear grandes cantidades de tiempo para las tareas que son
verdaderamente importantes (tus resultados serán mejores si no fragmenta la
actividad en “pedacitos”).
• Una clave adicional: las horas tempranas de la mañana sufren menos
interrupciones y debemos programar las actividades que exigen concentración en
esas horas.
• Resistir la tentación de trabajar en actividades no programadas.
• Tener a la vista, en forma permanente, la agenda o programador diario.
• Existen formatos que nos permite registrar (un día anterior) lo que debemos hacer.
La revisión de ese día debe contrastar lo planeado contra lo realizado (agenda) y
tratar de evitar las desviaciones.
• Es esencial un alto nivel de energía: descanso y dieta adecuada y ejercicio regular
harán maravillas.
El procedimiento para la integración de la hoja de trabajo es el siguiente:
Primero.
Identifica las citas o reuniones programadas para el día. Precisa el tiempo y determina
la prioridad de la misma conforme las letras A, B y C.
Segundo.
Relaciona las actividades que deben realizarse y la prioridad que le corresponda
(deben ser llevarse a cabo respetando la misma).
Tercero.
Integra las actividades en el calendario diario y transcríbelo (en caso necesario) a su
agenda.
Cuarto.
Registra en tu agenda las actividades no programadas y, por la tarde/noche regístralas
y clasifícalas.
Quinto.
Reprograma lo no realizado y ajusta los tiempo del día siguiente.
Cuatro errores comunes que se cometen en el registro diario:
1. Se establecen metas no realistas o cambiantes.
2. Se confía en la memoria, sin registrar de inmediato.
3. Se omiten detalles que pueden ser importantes para el análisis
posterior.
4. No se relacionan las actividades específicas con resultados e
indicadores concretos (lo que hace indispensable relacionar el registro
diario con el plan semanal).
Ejercicio Semana tipo
Determina las actividades de tu puesto o función clasificándolas según su naturaleza con apoyo de la siguiente tabla (utiliza tantas páginas
requieras).
Número de
Categoría
Actividades horas
Tiempo cautivo
Cuestiones
inesperadas
Gestión
administrativa
Tiempo mayor
(metas)
Ejercicio: Programación semanal
Integra las actividades que definiste, comenzando con el tiempo cautivo, tiempo mayor, y deja al último la gestión administrativa.
HORAS LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
910
1011
1112
1213
1314
COMIDA
1617
1718
1819
1920
VIÑETA: Recuperemos algunas recomendaciones útiles del programa Hágalo ahora
de Kerry Gleeson:
1. A través del día, pregúntate qué estás haciendo para usar mejor tu tiempo.
2. Determina el mejor horario del día y realiza en él las cosas más importantes.
3. Concéntrate en la actividad que tienes a la mano.
4. Organízate (en la medida de lo posible) todo un día de la semana desde tu
oficina.
5. Haz cita contigo mismo para trabajar en ciertos proyectos.
6. Aprende a decir no.
7. Guarda lo parecido con lo parecido.
8. Ten un lugar para todo.
9. Guarda las cosas que más usas cerca o a tu alcance.
10. Contrata “afuera” la ayuda necesaria.
11. Destina unos pocos minutos al final de cada día para limpiar los papeles del
escritorio y planear el día siguiente.
12. Toma tiempo para planear.
13. Haz las cosas sencillas no importantes y sácalas de tu lista de pendientes.
14. Deja algo sencillo para el final del día.
15. Sigue lo que llamamos “flexibilidad estructurada”: date la oportunidad, de vez
en cuando, de cambiar de prioridades.
Ejercicio Diseño y análisis de un caso
1. El equipo deberá diseñar un caso orientado a reflejar una situación que
considere un día, unas horas, una semana… de problemas para organizarse.
2. La consistencia del problema y la base de su interés es la de que parta de una
situación real vivida por uno o varios de los participantes.
3. La intensidad de la historia está en relatar la misma desde un personaje que
vive o sufre la misma (3ª persona en singular).
4. Puede y debe contrastar asuntos reales con elementos ficticios y el humor no
está ajeno a esta visión.
5. El caso debe presentar una situación problemática sin sugerir soluciones.
6. La extensión debe oscilar entre una cuartilla y media y dos.
7. El caso elaborado deberá ser analizado por otro equipo, quien propondrá
sugerencias para enfrentar los dispersores con base en estrategias concretas y
la siguiente relación:
Descripción Ocurrencia
Planeación
Autoridad
Organización
Tecnología
Capacidad
Actitud
Comunicación
Inercia
Interrupciones
Postergación
Delegación efectiva
Reuniones
Papeleo, cartas o memoranda
VIÑETA: Para cerrar estos apartados, te invitamos a que elabores el siguiente
crucigrama y lo compartas con tus compañeros.
1M E T A 2 P L A N E A C I 3O N

A 5E R R 6E
S 3C O N T R O L 4D A T O G F
T C U A I
7C 5P R O Y E C T O S 6F I N C
O 8E A S S 9C I A
7N O V E D O S O 8C A P 10A Z C
O I A S 11A M 9U A I
10C I T A S 11E F I C I E N C I A
I A 12S L N I
M 12T R A N 13S F O R M A C I O N
I 14D L E R R N
13E F E C T I V I D A D 15L 16L
N S D R 14U R G E N T E
T E 15H A B I T O S M A
O O S 16S E M A N A L
HORIZONTALES VERTICALES
1. Estado futuro deseado que la institución trata de 1. Programa Mejor Atención y Servicio
alcanzar. 2. Consideran entradas, transformación y salidas.
2. Primera fase del proceso administrativo. 3. Asignación de tareas.
3. Vigilar las actividades. 4. Parejas.
4. Información puntual para ser trabajada. 5. Insumos.
5. Se realizan en un tiempo específico. 6. Grado en que una organización cumple una meta
6. Terminación. establecida.
7. Nuevo. 7. Saber que forma el paradigma teórico.
8. Que lo puede hacer. 8. Impide.
9. Abreviatura de unidad administrativa. 9. Avanzar
10. Acuerdos para reunirse. 10. Todavía.
11. Cantidad de recursos que se utilizan para alcanzar 11. Emerge, (viene de flor)
una meta organizacional. 12. Servicios y productos, resultados de la
12. Cambio de una entrada a una salida. transformación.
13. Suma de eficiencia y eficacia. 13. Organización en japonés.
14. Pendiente que se tiene que resolver cuanto antes. 14. Motivación para querer hacer algo.
15. Pautas de acción consistentes. 15. Frase inspiradora.
16. Tipo de planificación periódica muy importante para 16. Fiel a principios.
concretar las metas.
TEMA 5: PLAN DE ACCIÓN
Elemento de la Integrar el plan de acción de mejora con base en los elementos
capacidad elaborados
VIÑETA: Terminemos nuestro programa elaborando el siguiente plan de acción para

después compartirlo con los compañeros. Al final, se incluye una breve reflexión.
Nombre: ______________________________________ Fecha: ____________
1. Mis aptitudes actuales para desarrollar la capacidad organizativa son efectivas en
las siguientes áreas:
2. Necesito mejorar mis aptitudes para desarrollar la capacidad organizativa en las
siguientes áreas:
3. Mis metas para mejorar mis aptitudes para desarrollar la capacidad organizativa
son las siguientes: (Asegúrese de que sus metas sean específicas, medibles,
alcanzables, retadoras y delimitadas en tiempo)
4. Estas personas y recursos me pueden ayudar a cumplir mis metas:
5. Estos son los pasos que daré y el tiempo que les dedicaré para lograr mis metas:
6. Cada cuándo verificaré mis avances
¡¡¡¡MURIÓ EL QUE IMPEDÍA NUESTRA FELICIDAD!!!
Un día, cuando los empleados llegaron a trabajar encontraron en la recepción un
enorme letrero en el que estaba escrito: "Ayer falleció la persona que impedía el
crecimiento de Usted en esta organización. Está invitado al velorio en el área de
deportes".
Al comienzo, todos se entristecieron por la muerte de uno de sus compañeros, pero
después comenzaron a sentir curiosidad por saber quién era el que estaba impidiendo
el crecimiento de sus compañeros y la empresa.
La agitación en el área deportiva era tan grande que fue necesario llamar a los de
seguridad para organizar la fila en el velorio. Conforme las personas iban acercándose
al ataúd, la excitación aumentaba: ¿Quién será que estaba impidiendo mi progreso?
Uno a uno los empleados, agitados se aproximaban al ataúd, miraban al difunto y
tragaban seco. Se quedaban unos minutos en el más absoluto silencio, como si les
hubieran tocado lo más profundo del alma. Pues bien, en el fondo del ataúd había un
espejo, ...cada uno se veía a sí mismo....
Sólo existe una persona capaz de limitar su crecimiento: ¡TÚ MISMO!
Tú eres la única persona que puede hacer una revolución en tu vida.
Tú eres la única persona que puede perjudicar tu vida, y tu eres la única persona que
se puede ayudar a si mismo.
TU VIDA NO CAMBIA CUANDO CAMBIA TU JEFE, CUANDO TU EMPRESA
CAMBIA, CUANDO TUS PADRES CAMBIAN, CUANDO TU PAREJA CAMBIA.
¡TU VIDA CAMBIA CUANDO TU CAMBIAS! “TU ERES EL ÚNICO RESPONSABLE
POR ELLA”
"Los tristes piensan que el viento gime, los alegres piensan que canta".
"El mundo es como un espejo que devuelve a cada persona el reflejo de sus propios
pensamientos. La manera como tu encaras la vida es lo que hace la diferencia".
Bibliografía
• Covey, Stephen R. (2005) El 8º Hábito. México, Paidós Empresa.
• Covey, Stephen R. y Merrill, A. Roger y Rebecca R. (1996) Primero, lo primero.
México, Paidós Empresa.
• Chiavenato, Idalberto. (2004) Comportamiento organizacional. La dinámica del
éxito en las organizaciones. International Thomson Editores. México.
• Daft, Richard L. (2004) Administración, International Thomson Editores. México.
• Engstrom, Ted W. y Mackenzie, R. Alec (1979) Cómo aprovechar el tiempo.
México, Vida, 1979.
• Gleeson, Kerry (2002). El programa de eficacia personal. España, Gestión 2000.

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