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HIDROBOLIVAR
Pág. 84
Informe de Práctica Profesional.
Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”. Vicerrectorado
Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial. Departamento de Entrenamiento
Industrial.
Tutor Académico: Ing. Félix Martínez.
Tutor Industrial: Ing. Adrian Peña.
Referencias Pág. 58
i
ÍNDICE GENERAL
CAPÍTULO Página
AGRADECIMIENTOS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIÓN 1
I EL PROBLEMA
1.1 Antecedentes 3
1.2 Planteamiento del Problema 4
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General 5
1.3.2 Objetivos Específicos 5
1.4 Justificación 6
1.5 Delimitaciones 6
II MARCO DE REFERENCIA
2.1 Generalidades de la Empresa 7
2.2 Objetivos Estratégicos de la Empresa 8
2.3 Estructura Organizativa de HIDROBOLIVAR 8
2.4 Descripción del Área de Pasantía 9
2.5 Descripción del Trabajo Asignado 25
2.6 Descripción del Proceso 28
2.7 Glosario de Términos 31
ii
3.2.1 Análisis de Documentos Internos de 37
HIDROBOLIVAR
3.2.2 Herramientas Computacionales 37
3.2.3 Recursos Utilizados 37
3.3 Procesamiento de la Información 38
3.3 Resultados Obtenidos 42
IV RESULTADOS
4.1 Opciones de Solución 47
CONCLUSIONES 57
RECOMENDACIONES 58
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 59
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS 60
ANEXOS 61
iii
LISTA DE FIGURAS
N° Pág.
iv
LISTA DE GRÁFICOS
N° Pág.
v
LISTA DE TABLAS
N° Pág.
vi
4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación 56
entre situación actual y propuesta
vii
LISTA DE ANEXOS
ANEXOS Pág.
viii
AGRADECIMIENTOS
A mis tutores, Ing. Félix Martínez e Ing. Adrian Peña, por su valiosa guía,
asistencia y orientación para la elaboración de este trabajo.
ix
A mis amigos Alejandra Martínez, Andrea González, Leonardo Góngora,
Cesar Fonseca, Oscar Campos, Amador Rejón, J. J. Gallardo, Vanessa Maestri,
Liliana Reyes, María F. Flores, Anghiney Rojas, Jonathan Rojas, Emely Anzola,
María Gabriela Sánchez, Orleydee Romero, Octavio León y Gabriela Salazar,
gracias por compartir experiencias de amistad y compañerismo y por su apoyo
incondicional a lo largo de la carrera.
x
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
RESUMEN
El siguiente trabajo fue desarrollado para realizar un modelo de simulación del
proceso de procura que permita determinar cuáles son los puntos críticos de los
procesos o cuellos de botella que se presentan en el sistema, con el fin de
determinar el tiempo de procura de los bienes materiales y servicios por la empresa
para realizar sus procesos administrativos y operativos. Una vez diseñado y
comprobado el modelo se determino el tiempo promedio de procura según el tipo de
compra y se proponen modificaciones a ciertos parámetros del sistema y la
estandarización de los tiempos de proceso para disminuir los tiempos de procura de
los bienes materiales y servicios que son requeridos a la gerencia de logística de la
empresa HIDROBOLIVAR. La investigación es de tipo documental, descriptiva y de
campo.
xi
INTRODUCCIÓN
1
organizativa y funcional de la empresa HIDROBOLIVAR C.A y su respectiva
misión, visión y política de calidad, además de la identificación y descripción
organizativa de la gerencia de logística; el Capítulo III presenta , como
contenido, los aspectos procedimentales llevados a cabo para realizar esta
investigación, así como la descripción de la situación actual que presenta el
proceso de procura de bienes materiales y servicios de la empresa.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 ANTECEDENTES
3
El proceso de potabilización del agua llevado a cabo por la
empresa requiere actualmente de 5 sustancias químicas, las cuales
tienen acción desinfectante (Hipoclorito de Sodio, Gas Cloro),
coagulante (Sulfato de Aluminio, Polímero) y estabilizadora de ph (Cal
Hidratada) que son de vital importancia, ya que sin estas no se puede
realizar el proceso y no se garantiza la calidad del producto final (agua
potable). Por estas razones estas 5 sustancias son consideradas
como ítems críticos dentro del inventario de materiales y suministros
de la empresa.
4
A pesar de haber implementado la mejora este nuevo sistema
administrativo, no existe un estimado del tiempo que se demora una
solicitud de un bien material o un servicio, desde que este se solicita
hasta que se materializa, es decir se adquiere el bien material o se
lleva a cabo el servicio solicitado. Todo esto genera desabastecimiento
en el inventario e incrementa los costos asociados a la gestión de
inventario, porque los tiempos administrativos en algunos casos se
demoran más de lo esperado.
1.3 OBJETIVOS
5
▪ Realizar un análisis de sensibilidad al sistema con el fin la
mejorar los tiempos de procura para la gestión de inventario
de los bienes y servicios utilizados en el proceso de
potabilización del agua.
1.4 JUSTIFICACION
1.5 DELIMITACIONES
6
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
7
2.2 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA EMPRESA
8
2.4 DESCRIPCION DE AREA DE PASANTIA
El trabajo asignado se desarrollo en la Gerencia de Logística de la
empresa HIDROBOLIVAR. Los objetivos y funciones de la gerencia y de
las diferentes unidades que la componen se detallan a continuación:
FUNCIONES:
9
Desarrollar estrategias dirigidas hacia las compras el desarrollo de los
proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y
estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
También debe considerar la capacidad económica o financiera de la
empresa, para determinar mayor o menor niveles de abastecimiento.
De consumo o reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel
de utilización de las mismas, la mano de obra disponible y el nivel de
instalación.
Determinar las capacidades de almacenaje total y disponible para
cada artículo, nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de
productos.
Prestar un servicio de mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina y
equipos de transporte, manteniendo en condiciones de uso, todas las
instalaciones o áreas de responsabilidad.
10
Objetivo y funciones de la División de Sustancias Químicas.
Objetivo Principal:
Generar los planes y programas de consumo de sustancias
químicas, garantizando el suministro, distribución y traslado a tiempo de
las Sustancias Químicas necesarias para el tratamiento del agua, en las
diversas plantas adscritas a Hidrobolívar, C.A., cumpliendo con las
normativas exigidas por la ley y la empresa.
Funciones:
Elaborar los cálculos de los gastos de Sustancias Químicas y fletes
por Acueductos del Estado Bolívar anualmente.
Elaborar la Programación anual de entrega de Sustancias
Químicas, de los Acueductos del Estado Bolívar.
Elaborar estimaciones periódicas de los consumos de Sustancias
Químicas, a fin de facilitar la toma de decisiones al nivel
correspondiente, tendientes a cumplir con el proceso de
potabilización del agua.
Elaborar Presupuesto anual de Sustancias Químicas y someterlo a
la aprobación de la Gerencia de Logística, a objeto de asegurar la
disponibilidad económica requerida y garantizar un óptimo
inventario en las Plantas de Tratamiento.
Mantener el Control del desempeño del presupuesto de Sustancias
Químicas y evaluar el comportamiento de los costos de las
mismas.
Realizar el seguimiento de los inventarios y consumos de las
Sustancias Químicas a fin de realizar las proyecciones necesarias,
coordinando con la Gerencia de Logística y los proveedores la
reprogramación de las entregas.
Formular indicadores de medición de consumo de sustancias
químicas en los acueductos de Hidrobolívar, C.A.
Medir la eficiencia del tiempo de respuesta de la autorización de
salidas y entrega de Sustancias Químicas, en función a las
11
solicitudes recibidas.
Efectuar el seguimiento y control de de la aplicación del plan de
mejoras y actualización de los procedimientos de la Unidad.
Desarrollar controles para medir el grado de cumplimiento y
desviación de las compras generadas en función de lo programado
y lo presupuestado.
Recibir las solicitudes de Suministro de Sustancias Químicas
emitidas por la Gerencia de Operaciones de los Acueductos
Urbanos y Rurales.
Elaborar y actualizar el Stock de Sustancias Químicas de los
Acueductos del Estado Bolívar.
Establecer prioridades de distribución de sustancias químicas en
base a las fechas de las mismas en los acueductos.
Elaboración, entrega y seguimiento de Autorizaciones de Salidas
de Sustancias Químicas, previa solicitud de los Acueductos Rurales
y Urbanos.
Organización de la Logística del traslado de las Sustancias
Químicas a los diferentes Acueductos del Estado Bolívar.
Suministro, distribución y traslado de las Sustancias Químicas a los
diferentes Acueductos del Estado Bolívar.
Contacto y seguimiento de las entregas de Sustancias Químicas,
con todos los proveedores y con los transportistas de la flota de
Hidrobolívar, C.A.
Realizar el seguimiento a los proveedores, en cuanto al
cumplimiento de la entrega de la entrega a tiempo de de las
sustancias químicas, a fin de verificar que el servicio ofrecido sea
eficiente.
Efectuar el seguimiento a las autorizaciones de salidas de
sustancias químicas solicitadas por los acueductos Rurales y
Urbanos.
Diseñar controles para medir la ocurrencia de traslados de
emergencia a los acueductos, con la finalidad de verificar, donde
12
sucede frecuentemente y plantear recomendaciones para evitar la
ocurrencia de dichos eventos.
Elaborar el informe de Gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, así como a las
mejoras de los mismos.
Verificar el estado de las órdenes de Compras de las Sustancias
Químicas con los Proveedores.
13
Objetivos y funciones de la División de Compras y Contrataciones.
Objetivo Principal:
Planificar y verificar los procesos de compras Nacionales e
Internacionales, así como del registro de proveedores, y procesos de
contrataciones públicas con la finalidad de optimizar el logro de los
objetivos de la Gerencia, garantizando calidad sin afectar el presupuesto
asignado.
Funciones:
Planear los procesos de generación de ordenes de compra,
servicios y de licitaciones así las visitas técnicas de los
proveedores.
Tomar decisiones en cuanto a algún punto de la negociación, así
como cualquier otro aspecto vinculado a la ejecución de obras y
servicios.
Verificar la clasificación y evaluación de proveedores, a fin de
garantizar la continuidad de las operaciones de compras y
contrataciones públicas en las coordinaciones de la división.
Solicitar opiniones jurídicas en asuntos referentes a la gestión de
compras y contrataciones públicas.
Planear la logística general necesaria para lograr el optimo
desarrollo de las actividades de compras y licitaciones tanto
nacionales como de importación.
Verificar la generación de solicitudes de compra y/o servicios
emitidas por el departamento, asegurando que estas se efectúen
en condiciones de cantidad, calidad y oportunidad requeridas para
la gestión de la Hidrológica.
Planear y supervisar la elaboración del análisis comparativo de las
ofertas para el proceso de selección y adjudicación de las ofertas.
Verificar la elaboración y actualización de la información de los
expedientes de los proveedores de la Hidrológica.
Garantizar la actualización de la información para dar inicio a los
14
procesos a los procesos de contrataciones públicas, así como
también de la tramitación de las fianzas de los proveedores.
Tomar acciones para mejorar los procesos concernientes a las
devoluciones, reclamos y rechazos generados de las órdenes de
compra y/o servicios, así como del incumplimiento de las
obligaciones por parte de los proveedores, en función a las
recomendaciones emitidas por cada Coordinación.
Supervisar y evaluar al personal adscrito a la División, a efectos de
que se cumplan a cabalidad las actividades asignadas,
garantizando así la efectividad y el cumplimiento de las metas
establecidas.
Asegurar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las
contrataciones con los proveedores, a fin de verificar que el servicio
ofrecido sea eficiente y gestionar de manera oportuna las
renovaciones y/o nuevas contrataciones al momento de su
vencimiento.
Garantizar y controlar la elaboración de de los análisis de costos y
precios unitarios, así como la actualización de los precios y costos
de la data empleada para los análisis de presupuesto y procesos
de contrataciones públicas.
Verificar que se cumplan los lineamientos, normas, políticas y
procedimientos desarrollados en la gerencia de Compras.
Asegurar la generación del informe de gestión del área bajo su
competencia garantizando el cumplimiento de los parámetros
establecidos en la gerencia, así como los tiempos y la calidad de
los datos empleados.
Garantizar la toma de acciones necesarias que se deriven de los
resultados obtenidos del informe de gestión para el mejoramiento
continuo de los procesos dentro de la división.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y
seguridad establecidos por la empresa.
Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada.
15
Objetivos y Funciones de la Coordinación de Contrataciones:
Objetivo Principal:
Garantizar la gestión de procura de los bienes, materiales, obras y
servicios requeridos por las diferentes Unidades Organizativas, de
acuerdo a lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas y las Normas y Procedimientos vigentes, a fin
de asegurar la adquisición de los mismos en condiciones de calidad,
cantidad y oportunidad, a costos razonables que satisfagan los intereses
de Hidrobolívar
Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Licitaciones
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
Recibir y verificar las solicitudes, al igual que la información y
documentos anexos a la solicitud, proveniente de las Unidades
Usuarias a fin de comprobar que contengan todos los elementos
requeridos para el inicio del proceso de adquisición; en el caso que
se omita alguna información que impida iniciar el proceso; devolver
a la Unidad Usuaria para que tomen las acciones correctivas a las
que hubiere lugar.
Definir la fecha de reunión del comité de contratación, en el cual se
estipularan las condiciones generales que regirán el proceso, la
forma en que se evaluaran las propuestas económicas, el
cronograma de desarrollo y las especificaciones técnicas de la
obra, quedando por escrito en el “Pliego de Contratación” toda la
información levantada.
Preparar los pliegos de acuerdo a los requerimientos establecidos
en las solicitudes, así como las condiciones y criterios aplicables a
la contratación; a fin de suministrar información confiable y
oportuna a los proveedores interesados en participar en el proceso
16
según la modalidad de contratación.
Preparar y tramitar ante la Gerencia de Relaciones Institucionales,
la publicación de los avisos de prensa en los casos que
corresponda: apertura de los procesos y declaratoria de desierto, a
fin de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas al
respecto.
Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por
la Coordinación de Proveedores, de acuerdo a los requerimientos
del Concurso Cerrado.
Suministrar los pliegos a las empresas interesadas en participar en
el proceso con las condiciones estipuladas y mantener el control
sobre los Pliegos entregados, así como las modificaciones
realizadas a los mismos, a fin de evitar las desviaciones en las
ofertas recibidas.
Aclarar las dudas que puedan existir sobre las especificaciones
técnicas, condiciones generales y sobre cualquier otra información
relativa al proceso.
Coordinar con la Unidad Usuaria la realización de las visitas
técnicas de los contratistas o proveedores en las áreas donde se
va a ejecutarla obra o prestar el servicio, a los efectos de verificar
las características, condiciones y especificaciones aclarando
cualquier duda que se tenga de la misma.
Preparar la agenda con los puntos a ser revisados por la Comisión
para la recepción de documentos y ofertas; así como el material
asociado a los puntos a deliberar.
Recibir la documentación solicitada en el pliego (información de
índole básicamente legal, financiera y de experiencia) y recibir las
ofertas.
Controlar el lapso de tiempo que deben ser otorgados a los
contratistas para la preparación de la manifestación de voluntad y
para la presentación de ofertas: incluyendo las prorrogas según las
disposiciones establecidas en Ley de Contrataciones.
17
Asegurar que el proceso de recepción, apertura de ofertas y
documentos se realice en condiciones de equidad, igualdad y
justicia de acuerdo a la Ley de Contrataciones.
Emitir de acuerdo a las recomendaciones de la Comisión de
Contrataciones y aprobadas por los niveles correspondientes al
Manual de Delegación de Autoridad, el Informe Comercial según
las ofertas recibidas y analizadas que cumplan los requerimientos
técnicos y económicos , a fin de garantizar la entrega oportuna de
los bienes, materiales, obras y/o servicios, en condiciones de
calidad y cantidad.
Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de
toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el
acopio, control y custodia de la información y/o documentación
legal, técnica y financiera de la empresa, para garantizar la
conformación de los expedientes respectivos y la disponibilidad de
información actualizada y confiable sobre el comportamiento y
evolución de los mismos, desde su inicio hasta el cierre,
Notificar a las empresas participantes y a la Unidad Usuaria sobre
los resultados del proceso (Buena Pro, Desierto, Terminado) y
gestionar ante Consultoría Jurídica la elaboración del contrato.
Elaborar el informe de gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las
mejoras.
Mantener copia física y copia electrónica actualizada, de la
documentación del sistema de gestión de calidad.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de Higiene y
seguridad establecidas por la empresa
Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de
competencia.
18
Objetivos y Funciones de la Coordinación de Costos
Objetivo Principal:
Planificar, coordinar, formular y elaborar los presupuestos y calculo
de costos de acuerdo a los precios establecidos en el mercado, así como
su respectivo Análisis de Precios Unitarios a fin de establecer los costos
reales para la adquisición de bienes, ejecución de obras y servicios como
herramienta de apoyo en el proceso de procura para la tomo de
decisiones, dentro de los parámetros, condiciones definidas y en
concordancia con las especificaciones técnicas establecidas por la
Hidrológica.
Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Costos
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
Revisar la información de los proyectos, analizando cada una de
las partidas involucradas en el mismo.
Realizar cada uno de los Análisis de Precios Unitarios (APU) en
cada una de las partidas.
Elaborar los presupuestos con sus respectivos APU, estableciendo
la formula polinómica correspondiente y su interpretación
respectiva.
Utilizar los Análisis de Precios Unitarios como herramienta de
apoyo en el proceso de toma de decisiones, asociadas a la
evaluación comercial y costos de contratación.
Evaluar las necesidades de elaboración de presupuestos, a fin de
determinar las bases técnicas, recursos, materiales y costos
asociados en función de las especificaciones técnicas requeridas
para su ejecución y cumplimiento de las condiciones establecidas.
Asegurar la formulación de los presupuestos en concordancia con
las inversiones, a fin de desarrollar los proyectos de acuerdo a los
requerimientos pre-establecidos.
Realizar los presupuestos base de los proyectos menores a
19
desarrollar en Hidrobolívar, con el fin de asegurar la disponibilidad
de los recursos asignados en términos de oportunidad y calidad
requerida.
Realizar el seguimiento y evaluación de las acciones correctivas
y/o preventivas requeridas, en los casos de desviaciones en el
cumplimiento del tiempo previsto para la elaboración de los
presupuestos, análisis técnicos y reconsideración de precios así
como; las no conformidades detectadas en la prestación del
servicio a los fines de eliminar o minimizar su repetición.
Evaluar las variaciones de precios presentados por las empresas
contratistas, a fin de determinar la procedencia de los mismos y su
impacto en la estructura de costos de la obra.
Realizar los Informes Técnicos para la Reconsideración de Precios,
Actualización de Presupuestos, Revisión de Precios y Estimación
de Costos.
Establecer mecanismos de seguimiento y control inherente a la
ejecución de los planes estratégicos y logro de las metas
programadas; así como evaluar el comportamiento de los
indicadores de gestión de la Coordinación, a fin de aplicar las
acciones correctivas correspondientes.
Analizar la estructura de los APU y los costos asociados al salario
según el contrato vigente de la industria de la construcción.
Analizar y aplicar criterios para determinar los rendimientos,
análisis de sensibilidad del precio vs rendimiento, porcentajes de
participación sobre los costos directos y totales del precio unitario.
Modificar las especificaciones y/o cómputos cuando aplique de
acuerdo a lo indicado en minuta de visita técnica.
20
y/o servicios requeridos por la Hidrológica en términos de rentabilidad,
calidad y oportunidad.
Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Compras
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
Elaborar el Plan Anual de Compras mediante la recepción y
paquetización de los requerimientos anuales de las unidades
usuarias inherentes a materiales, repuestos, asesorías, obras,
servicios así como materiales stock de almacén, a fin de disponer
de mecanismos que permitan prever la adquisición oportuna, y las
acciones de seguimiento y control necesarias.
Recibir las solicitudes de compra, servicios y/o ejecución de obras
y Puntos de Cuenta emitidos por las unidades usuarias, a fin de
verificar que las mismas cumplan con los requerimientos
necesarios para realizar la compra, y de esta manera evitar
desviaciones en el cumplimiento del plan así como contribuir a la
disminución del tiempo imputado al proceso de procura.
Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por
la Coordinación de Proveedores, de acuerdo al tipo de proceso.
Negociar con los proveedores los mejores costos y calidad en la
adquisición de bienes y servicios.
Coordinar la realización de las visitas técnicas de los contratistas o
proveedores en las áreas donde se va a ejecutar la obra o prestar
el servicio, a los efectos de verificar las características, condiciones
y especificaciones, así como aclarar cualquier duda que se tenga
de la misma.
Preparar los expedientes de compras con la documentación
requerida para el análisis técnico y el análisis comercial de las
ofertas.
Asegurar que el proceso de recepción de ofertas, se realice en
condiciones de equidad, igualdad, justicia y con apego a lo
establecido en el artículo 73 del decreto con Rango, Valor y Fuerza
21
de Ley de Contrataciones Públicas.
Asegurarse que el proveedor entregue la mercancía solicitada, a
través de los controles de calidad establecidos por el Almacén,
verificando las notas de entrega con la Orden de Compra conforme
los requerimientos del producto,
Mantener informado oportunamente a las Unidades Usuarias del
estatus de las Solicitudes de Compra definiendo los mecanismos
necesarios para lograrlo.
Establecer mecanismos de información que faciliten obtener datos
sobre el cumplimiento del Plan de Compras, mediante el monitoreo
permanente de la información recibida relacionada a las solicitudes
de Compra-Servicios y Ejecución de Obras, siguiendo al proceso
de procura, a fin de alertar a las unidades usuarias sobre las
desviaciones detectadas y de esta manera realizar las correcciones
necesarias a las que hubiere lugar según lo establecido en el
decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas, Decretos Gubernamentales, las Normas y
Procedimientos vigentes.
Garantizar el control y registro en los expedientes de compras, de
las actas de inicio, terminación, aceptación definitiva, así como de
prorrogas, avances de obras y servicios contratados.
Asegurar y mantener la guarda y custodia de los expedientes
contenidos de toda la documentación que da fe del proceso,
garantizando la conformación de los expedientes respectivos y la
disponibilidad de información actualizada y confiable sobre el
comportamiento y evolución de los mismos, desde su inicio hasta el
cierre.
Elaborar el Informe de Gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las
mejoras.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y
seguridad establecidos por la empresa.
22
Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro de las áreas de
competencia.
Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Proveedores
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
Realizar la captación de proveedores, mediante la implementación
de mecanismos de divulgación y promoción que estimulen la
participación a fin de disponer de una cartera de proveedores
potenciales para satisfacer las necesidades de adquisición de la
Hidrológica.
Evaluar a los proveedores captados, en función de los parámetros
financieros, técnicos e industriales establecidos , a fin de disponer
de un registro de proveedores aptos para la participación de los
procesos de compra y procesos licitatorios.
Realizar la pre selección de proveedores calificados de acuerdo a
los requerimientos de las compras y procesos de contrataciones
publicas, en función de la información disponible en los Registro de
Proveedores, en el Registro Nacional de Contratistas, desempeño
y los resultados emitidos en la evaluaciones técnicas y financieras
realizadas así como también de acuerdo a lo establecido en las
leyes, decretos, providencias, normas y procedimientos vigentes.
Prepara la matriz de evaluación de las empresas proveedoras y
23
coordinar con las áreas de apoyo respectivas, la realización de las
evaluaciones técnicas, legales y financieras a los fines de
actualizar el Registro de Proveedores.
Calificar a los proveedores una vez evaluados, de acuerdo a las
políticas y metodología definidas para tal efecto, a fin de facilitar el
proceso de pre selección de los mismos.
Evaluar de acuerdo a las matrices establecidas, la capacidad
técnica y lo estados financieros de los proveedores participantes en
las licitaciones generales, a fin de garantizar que los mismos estén
calificados técnica y financieramente para su intervención en le
proceso.
Mantener registro sobre el comportamiento de los proveedores
durante el cumplimiento de una orden de pedido asignada, a fin de
disponer de una base que facilite la tomo de decisiones inherentes
a la pre selección de proveedores.
Mantener la guarda y custodia de toda la documentación
suministrada por el proveedor para su inclusión al Registro de
Proveedores de la Empresa, así como también garantizar la
actualización de las mismas de acuerdo a lo establecido en las
normas y procedimientos, leyes, decretos y providencias vigentes.
Recepcionar y evaluar la emisión de los resultados generados por
las áreas usuarias, sobre el comportamiento de proveedores ante
la ejecución de compromisos contraídos con la Hidrológica, a fin
de suministrar información confiable y oportuna a Servicio Nacional
de Contrataciones que facilite la toma de decisiones
administrativas en lo inherente a la suspensión, permanencia o
exclusión del Registro de Proveedores.
Garantizar el suministro de información a los proveedores de la
Hidrológica en lo relativo a los requisitos y recaudos que deben
consignar en le registro, emisión de solvencias, vencimiento de
documentación, permanencia, comportamiento y/o exclusión del
Registro de Proveedores.
24
Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de
toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el
acopio, control y custodia de la información y/o documentación
técnica legal y financiera de las empresas inscritas en el Registro
de Proveedores y demás información establecida de acuerdo a las
normas y procedimientos vigentes, para garantizar la conformación
de los expedientes respectivos y la disponibilidad de la información
actualizada y confiable sobre los mismos.
Establecer planes de mejoramiento continuo que permitan
satisfacer los requerimientos, expectativas y necesidades de sus
clientes internos, así como aplicar las medidas preventivas y
correctivas ante las desviaciones detectadas en la ejecución de
dichos planes.
Establecer mecanismos de seguimiento de los planes estratégicos
y logro de las metas programadas así como también evaluar el
comportamiento de los indicadores de gestión de la Coordinación,
a fin de tomar las acciones correctivas a las que hubiere lugar.
Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de
competencia.
25
El motivo principal para realizar este modelo de simulación es
que no se cuentan con datos históricos o técnicas adecuadas que
permitan determinar estos tiempos.
26
Fuente (Elaboración propia)
Figura 2.3 Diagrama de Flujo del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
27
Para efectos de la simulación en el software Arena, el proceso se
idealizo como un sistema de colas con múltiples servidores en el cual las
solicitudes de bienes o servicios representan a los clientes o entidades del
sistema y el personal de las diferentes gerencias que intervienen en el
proceso representan los servidores del sistema.
28
A partir de la fuente de abastecimiento que no es otra que el agua
tal como nos la presenta la naturaleza, ríos, lagos, quebradas, embalses o
aguas subterráneas, el agua transita básicamente por dos procesos
importantes:
Clarificación:
29
generalmente rectangular, con un volumen suficiente como para
permitir que el agua permanezca el tiempo necesario para que los
coágulos se depositen en el fondo, formando lo que comúnmente se
denominan barros.
Desinfección:
30
Fuente (Intranet Hidrobolívar)
Figura 2.4 Diagrama de una Planta Potabilizadora de agua.
31
particular a presentar ofertas por el órgano o ente contratante, con base
en su capacidad técnica, financiera y legal.
32
probabilidad del mismo) y la distribución de probabilidad del tiempo que le
lleva a cada servidor dar un servicio.
33
Servicio: Mantenimiento especializado y profesional. Debe cumplir
con las siguientes características:
Se presta de manera frecuentemente
Incluye materiales y equipos, normalmente es intensivo en
mano de obra.
Se aplica sobre bienes ya existentes así como también los
servicios prestados por personas naturales o jurídicas en virtud
de actividades de carácter científico, profesional, técnico,
artístico, intelectual, creativo o docente, mano de obra, entre
otros.
34
CAPÍTULO III
ASPECTOS PROCEDIMENTALES
35
3.2 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE
INFORMACION.
36
estudio; con el fin de obtener los datos e información de acuerdo
con el diseño de la investigación que se planteó. (p. 157)
a) Recursos Físicos
• Block de Notas
• Bolígrafos
• Computadoras
37
• Fotocopiadoras
• Hojas Papel Tamaño Carta
• Impresoras
• Lápices
•
b) Recursos Humanos
• Un asesor industrial: Ingeniero Industrial.
• Un asesor académico: Ingeniero Industrial.
• Un investigador: Pasante de Ingeniería Industrial.
• Personal de la Gerencia de Logística.
38
Por ejemplo para la solicitud GPI-BM-33 correspondiente a la solicitud
de polvo químico seco para recargar los extintores de los acueductos se
tienen las fechas en las cuales ingreso a cada etapa del proceso de compra.
Luego restando las fechas entre etapas sucesivas del proceso (Emisión –
Autorización – Rec. en Administración…) se obtienen los tiempos de servicio
en cada uno de los procesos para esa solicitud. De manera similar se
procedió con todas las solicitudes.
Tiempo de
Etapa de proceso Fecha
Servicio(Días)
Emisión 26/01/2009
Autorización 11/02/2009 16
Rec. en Administración 12/02/2009 0,5*
Pre. Compromiso 12/02/2009 0,5*
Rec. En Compras 13/02/2009 1
Asignado comprador 26/02/2009 13
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.2 Tiempos de Servicio para cada proceso de la solicitud GPI-BM-33
Una vez obtenidos los tiempos de cada proceso para cada solicitud,
utilizando la herramienta Input Analyzer del paquete de Software Arena se
obtiene la distribución estadística teórica que más se adapta a los datos
obtenidos.
39
aprobadas por la Gerencia de Administración y Finanzas, es decir el 88.97%
del total de solicitudes emitidas.
Se simuló el proceso durante 365 días tomando cada día con 8 horas
hábiles.
40
Fuente (Elaboración propia)
Figura 3.1 Modelo de Simulación en ARENA.
41
3.4 RESULTADOS OBTENIDOS.
42
Así también se obtuvo que el número de entidades salidas del
sistema el cual se muestra en el siguiente cuadro.
Entidades Procesadas
Entidad Cantidad
Consulta de Precio 145,00
Concurso Cerrado 55,0000
Concurso Abierto 6,0000
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.4 Entidades procesadas.
43
Tiempo Total en el Sistema(Días)
Entidad Average Mínimo Máximo
Consulta de Precio 75,2002 0,4329 160,08
Concurso Cerrado 116,43 0,2362 243,11
Concurso Abierto 70,4462 0,8141 193,99
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.5 Tiempo Total en el Sistema para cada entidad.
Tiempo en Proceso(Días)
Entidad Average Mínimo Máximo
Consulta de Precio 10,1676 0,4329 28,1835
Concurso Cerrado 16,4799 0,2362 33,1140
Concurso Abierto 31,1511 0,8141 63,3866
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.6 Tiempo Total en Proceso.
44
días, y en todos los casos el tiempo de espera sobrepasa el 55% del
tiempo total, llegando incluso a ser más del 80% para las entidades de
consulta de precios y concurso cerrado. Esto nos lleva a inferir que el
tiempo real en el cual las entidades están siendo analizadas o atendidas
por los servidores es un porcentaje bajo en relación con el tiempo de
espera.
Para cada proceso se obtuvo el tiempo en espera, el cual es el
tiempo que las entidades esperan por ser atendidas en cada proceso. Se
muestra en el siguiente cuadro.
45
De estos 2 últimos cuadros podemos observar como los procesos
que presentan un tiempo de espera demasiado elevado como lo son A C
Concurso Cerrado y Asignación de Comprador, siendo este último
(Asignación de Comprador) el mas critico ya que de estos 2 es el único
que depende única y exclusivamente de factores internos de la
organización, no así el A C Concurso Cerrado que si bien presenta un
tiempo mayor (83,6552 días promedio), este se ve afectado por el tiempo de
respuesta de los proveedores, lo cual es un factor en muchos casos ajeno
a la empresa.
46
CAPITULO IV
RESULTADOS
47
2. Estandarizar el tiempo del proceso de compra mediante
concurso abierto en el cual el tiempo mínimo para realizar
este sea de 15 días y un tiempo máximo de 60 días, con una
moda o valor que más se repite de 30 días. Cabe destacar
que este proceso así como todos los procesos de compra se
ven afectados por factores externos a la empresa (tiempo de
respuesta del proveedor, tipo de cambio de la divisa local
respecto al dólar, inflación, escases en el mercado de ciertos
rubros, etc.).
Entrada de Entidades
Situación
Entidad Situación Actual Propuesta % de
Cantidad Cantidad Diferencia Mejora
Consultas de 219,00 227,00
Precio 8,00 3,65
Concursos 109,00 94,0000
Cerrado -15,00 -13,76
Concurso Abierto 15,0000 15,0000 0,00 0,00
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y
propuesta
El siguiente grafico muestra la comparación entre la situación
actual y la situación propuesta de la entrada de entidades.
48
Fuente (Elaboración propia)
Entidades Procesadas
Situación Actual Situación Propuesta % de
Entidad
Cantidad Cantidad Diferencia Mejora
Consultas de 145,00 196,00
Precio 51,00 35,17
Concursos 55,0000 65,0000
Cerrado 10,00 18,18
Concurso Abierto 6,0000 10,0000 4,00 66,67
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y propuesta.
49
Fuente (Elaboración propia)
50
Fuente (Elaboración propia)
Grafico 4.3 Tiempo total en Sistema. Comparación entre situación actual y
propuesta.
51
Tiempo en Proceso(Días)
Situación Actual Situación Propuesta % de
Entidad
Average Average Diferencia Mejora
Consultas de 10,1676 12,8001
Precio -2,6325 -25,89
Concursos 16,4799 20,9061
Cerrado -4,4262 -26,86
Concurso Abierto 31,1511 33,5473 -2,3962 -7,69
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.4 Tiempo en Procesos. Comparación entre situación actual y propuesta.
52
Tiempo en Espera de las Entidades(Días)
Situación
Entidad Situación Actual Propuesta % de
Average Average Diferencia Mejora
Consultas de 65,0326 22,3386
Precio 42,6940 65,65
Concursos 99,95 71,5755
Cerrado 28,3779 28,39
Concurso Abierto 39,2952 35,2603 4,0349 10,27
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.5 Tiempo en Espera. Comparación entre situación actual y propuesta.
53
Con la introducción de la propuesta para optimizar el sistema se
obtuvo una disminución en el tiempo de espera para cada uno de los
procesos, siendo la más significativa la presentada por el proceso de
asignación de comprador que paso de 80.2366 días promedio a 16.3604
días promedio, lo que representa una disminución del 79.61% del tiempo
durante el cual las entidades esperan por ser atendidas en este proceso.
54
Fuente (Elaboración propia)
Grafico 4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación
actual y propuesta.
55
Cantidad de entidades en cola
Situación
Proceso Situación Actual Propuesta % de
Average Average Diferencia Mejora
A C Concurso 11,0264 9,2438
Cerrado(A) 1,7826 16,17
A C Consulta de 2,9021 5,1075
precios(B) -2,2054 -75,99
A C Concurso 1,4911 1,5316
Abierto(C) -0,0405 -2,72
Asignación de 50,4261 9,9641
Comprador(D) 40,4620 80,24
Autorización(E) 0,00075437 0,00 0,0008 100,00
Pre Compromiso(F) 0,01078874 0,00101799 0,0098 90,56
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre
situación actual y propuesta.
Cabe destacar que aunque el aumento porcentual en el numero de
entidades en cola es del 75.99%, valor que a priori se puede considerar
muy elevado, el aumento absoluto es de solo 2 entidades en cola. Esto se
observa en el siguiente grafico.
56
CONCLUSIONES
57
RECOMENDACIONES
58
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
59
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
http://www.hidrobolivar.gob.ve/
60
ANEXOS
61
ANEXO A
62
ANEXO A
Módulos de ARENA
Modulo Create
Descripción
63
Usos Comunes
64
Aplica solamente cuando el Type es Random (Aleatorio) o Constant
(Constante).
Modulo Dispose
Descripción
Usos Comunes
Modulo Process
Descripcion
Usos Comunes
66
• Maquinas de partes.
• Revision de documentos.
67
• Action: Tipo de proceso que ocurre dentro del modulo. Delay
simplimente indica que un proceso demora o tarda con un recurso no
detenido. Seize Delay indica que un(os) recurso(s) seran colocados en
este modulo demorara la accion, pero que le recurso sera soltado o
liberado luego de un tiempo. Seize Delay Release indica que un(os)
recurso(s) seran colocado seguidos por un proceso de demora y
entonces el recurso sera liberado. Delay Release indica que un(os)
recurso(s) tienen o han sido colocados previamente y que las
entidades seran simplemente demoradas y liberadas por el recurso
especificado. Aplica solamente cuando Type es Standard.
• Save Attribute: Nombre del atributo usado para salvar los numeros
indica dentro del juego de los miembros que son seleccionados. Este
Atributo puede ser luego referido con la regla de selección especifica
de miembros. No aplica cuando la regla de selección es Specific
Member.
69
• Set Index: El numero de indice dentro del juego de los miembros
solicitudes. Aplica solamante cuando Selection Rule es Specific
Member.
Modulo Decide
Descripcion
Hay dos puntos de salida fuera del modulo Decide cuando estos
especifican dos caminos posibles o dos condiciones. Hay un punto de salida
para entidades que cumplen la condicion de verdadera y un punto para las
entidades que cumplen la condicion de falso. Caundo existen N-caminos
posibles o condiciones de tipo estan especificadas, multiples puntos de
salida son muestras para una condicion o probabilidad. El numero de
entidades que salen por cada tipo (Verdadero/Falso) son desplegadas por
dos caminos.
Usos Comunes
70
• Productos aceptados vs. Productos rechazados.
71
• Named: Especifica nombres de variable, atributos o tipo de entidad
que sera evaluado cuando una entidad entra al modulo. No aplica
cuando Type es Expression.
Modulo Batch
Descripcion
Usos Comunes
72
Figura A5 Cuadro de propiedades Modulo Batch.
• Rule: determina como entran las entidades al modulo. Any entity sera
tomada la primera. Batch Size, numero de netidades y en su lugar las
agrupa. By Attribute significa que los valores de los atributos
especificos se debe agrupara a las entidades. Por ejemplo, si el
atributo es Name is Color, todas las entidades deben tener el mismo
valor Color para ser agrupadas.
Modulo Separate
73
Descripcion
Este modulo puede ser usado tanto para copiar una llegada de entidad
dentro de multiples entidades como para dividir entidades anteriormente
agrupadas.(ver figura A6).
Usos comunes
74
• Type: Metodo de separacion de llegada de entidades. Duplicate
Original simplemente tomara las entidades originales y hara el mismo
numero de duplicados identicos. Split Existing Batch requiere que las
llegadas de entidades sean temporalmente agrupadas en el modulo
Batch. Las entidades originales del Batch seran separadas.
Modulo Assign
Descripcion
Este modulo puede ser usado para signar nuevos valores a variables,
entidades, atributos, tipos de entidades, entidades de galeria de figuras u
otros sistemas de variables. Multiples asignaciones pueden ser hechas con
un simple modulo Assign (ver figura A7).
Usos comunes
75
Figura A7 Cuadro de propiedades Modulo Assign.
76
• Other: Identificar el sistema de variable que sera asignado a un nuevo
valor cuando una entidad entra a los modulos.
Modulo Record
Descripcion
Usos Comunes
77
Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Record
• Attribute Name: Nombre de los atributos cuyo valor será usado por el
intervalo estadístico.
• Tally Set Name: Nombre del contador que será registrado del tipo
estadístico.
78
ANEXO B
79
APENDICE B
80
Una vez en la ventana principal, seleccionar en el menú de
herramientas de Input Analyzer, la función File y, seguidamente New (ver
figura B2)
81
Figura B3 Block de Notas
82
Figura B5 Menu Cuadro de Busqueda.
83
Figura B6 Funcion Fit All.
84
Figura B7 Distribucion de Probabilidad.
85