Implementarea unei solutii ERP in domeniul importului si

distributiei la nivel national. Senior.ERP Suite si Sensident

Pentru eficientizarea proceselor de afaceri si gestionarea resurselor strategice ale companiei,
Sensident a decis impementarea solutiei de tip ERP (Enterprise Resource Planning) dezvoltata de
Senior Software – Senior.ERP Suite. Implementarea Senior.ERP Suite in cadrul Sensident a debutat
in luna octombrie 2005.
SITUATIA

Sensident este unul dintre cei mai importanti importatori si distribuitori de consumabile si
echipamente dentare din Romania. Compania si-a inceput activitatea in anul 2005, ca o divizie a
firmei Consumer Product Network. In anul 2006, datorita dezvoltarii accelerate a activitatilor,
Sensident devine o companie independenta, avand ca principal obiectiv o cota de piata de minim
35% din piata de produse stomatologice din Romania, (pe baza unei investitii de circa 2,5 milioane
Euro).

Sensident este certificata conform standardelor SR EN ISO 9001:2001 pentru sistemul de

management al calitatii. In perioada martie-decembrie 2005, cifra de afaceri a Sensident a fost de
peste 1 milion de Euro, volumul de lucru fiind descris de peste 1000 de produse livrate zilnic, peste
450 de cabinete sau laboratoare vizitate zilnic, peste 300 de facturi emise zilnic catre clienti.
Compania dispune de 8 showroom-uri in Romania, in Cluj Napoca, Craiova, Iasi, Brasov, Braila,
Constanta, Timisoara si Bucuresti.

Pentru eficientizarea proceselor de afaceri si gestionarea resurselor strategice ale companiei,

Sensident a decis impementarea solutiei de tip ERP (Enterprise Resource Planning) dezvoltata de
Senior Software – Senior.ERP Suite. Implementarea Senior.ERP Suite in cadrul Sensident a debutat
in luna octombrie 2005.

Senior.ERP Suite este o solutie tip ERP Bussines & Management, adaptata analizelor economico-
financiare complexe si compatibila cu facilitati de e-commerce. Sistemul permite o urmarire in timp
real a activitatii companiei, în regim multi-user (acces pe baza de parole pe multiple nivele) si multi-
valuta (reevaluari multiple). Solutia standard ofera posibilitatea efectuarii de analize pe bugete si
centre de cost, rapoarte specifice de gestiune, unelte speciale de analiza si rapoarte precum si
facilitati de export a datelor catre diverse formate larg raspandite.

Aplicatia este construita pe o arhitectura multi-tier (client - server aplicatie - server baze date) fiind
optimizata pentru interconectare prin Internet. Datorita sistemului de compresie a datelor aplicatia
poate rula si pe conexiuni putin performante (tip dial-up sau GPRS), posibile a fi folosite de
sucursale mici sau agenti mobili din teritoriu.

Senior Suite lucreaza cu bugete si permite analize specifice pe centre de cost, control in timp real al
gestiunii pentru un numar nelimitat de depozite si genereaza toate documentele standard cerute de
legislatie. Solutia asigura gestionarea resurselor strategice ale unei oraganizatii, printr-o arhitectura
modulara, formata din: Modul Gestiune, Modul Contabilitate, Modul Mijloace Fixe, Modul Trezorerie,
Modul Productie, Management Depozit, Modul Payroll, Modul Logistica, Modul Parc Auto, Modul
Service, Modul SFA, Modul Management Contracte, Modul Abonamente, Modul Controlling, Modul
Rate, Modul Raportare-Analize Manageriale, Modul BI-Analize Complexe, Modul Portal Comenzi,
Modul Administrare.

PROVOCAREA

Implementarea aplicatiei Senior.ERP Suite in cadrul Sensident a demarat aproape simultan cu

inceputul activitatilor companiei, fiind necesara o definire initiala foarte riguroasa a parametrilor
aplicatiei, care sa asigure premisele pentru dezvoltarea ulterioara a companiei fara a cauza
intreruperi sau o scadere a ritmului din cauza lipsei de raspuns a aplicatiei.
Au fost migrate datele de pe aplicatiile disparate folosite pina la momentul implementarii. Dupa
transferul datelor si preluarea datelor, a fost demarata implementarea aplicatiei
In momentul inceperii implementarii, divizia Sensident, parte din Consumer Product Network avea
depozite in Bucuresti, Iasi, Braila si Craiova si un magazin de prezentare in Bucuresti. In prezent,
simultan cu dezvoltarea activitatilor si datorita vitezei de reactie sporite cu care se pot deschide noi
puncte de lucru, compania s-a extins cu alte 4 puncte de lucru (depozite si magazine de
prezentare).

STRATEGIA PROPUSA

Stabilirea unui calendar de implementare gradual, odata cu prioritizarea modulelor aplicatiei ce

urmeaza sa fie implementate.
Implementarea cu prioritate a modulelor de importanta critica pt functionarea companiei datorita
faptului ca activitatea companiei a demarat simultan cu implementarea urmand ca pe baza
necesitatilor implementarea sa se dezvolte.
Dezvoltarea unui portal de e-commerce direct integrat cu aplicatia ERP. Comenzile pot fi trimise
direct online, urmarirea si procesarea acestora putand fi controlate direct prin intermediul aplicatiei
ERP.
Avantaje
- posibilitatea preluarii online de comenzi de la partenerii clienti ai companiei;
- comenzile astfel preluate ajung direct in ERP, persoanele de la facturare trebuind sa le verifice si
sa le transfere in avize sau facturi fiscale;
- reducerea costurilor telefonice, de fax, cu personalul dedicat activitatii de preluare comenzi
- atat cele proprii cat si ale partenerilor;
- informatii online, actualizate despre preturi, produse noi, imaginea produselor, starea comenzilor
emise;
- promptitudine in livrari, disponibilitatea de 24 de ore din 24, 7 zile din 7 a site-ului de a prelua
comenzile;
- cresterea calitatii serviciilor oferite si a relatiilor cu partenerii.

CONTRIBUTIA NOASTRA

Au fost dezvoltate module customizate specific pentru domeniul de activitate al Sensident, cum ar fi
modulul de stabilire a politicii de preturi, urmand ca intr-o faza ulterioara a calendarului de
implementare sa fie adaugate un modul service si un modul de SFA (sales force automation)

Datorita faptului ca activitatea companiei se afla intr-un stadiu incipient, a fost o oprtunitate pentru
o buna analiza si definire inca din start a nevoilor, specificului, potentialului de dezvoltare, nefiiind
nevoie decat de reglaje fine pe parcura, nu de schimbari dramatice in eventuale momente de criza
ce ar fi putut aparea in viitor in lipsa acestei etape de consultanta si analiza.

Modulul de gestiune stocuri

Modulul gestiune stocuri permite introducerea / modificarea / stergerea documentelor primare,
fiecare informatie introdusa fiind prelucrata si reflectata in diferite rapoarte si situatii
centralizatoare, constituind baza pentru generarea automata a notelor contabile.
Toate listele de cautare (de ex. lista facturi emise) pot fi configurate dupa cerintele utilizatorilor.
Configurarea se face la nivel de statie de lucru. Exista posibilitati nelimitate de
grupare/sortare/filtrare informatii pentru a putea regasi usor informatiile cautate. Aceste liste se pot
tipari si/sau exporta in toate formatele uzuale, constituindu-se in rapoarte rapide, simplu de
utilizat/modificat.
In programul de gestiune stocuri, toate documentele emise pot fi configurate dupa cerintele
utilizatorilor. Configurarea se face la nivel de statie de lucru. Toate documentele pot fi configurate
sa genereze automat note contabile. Configurarea se face la nivel global. Notele contabile se
adapteaza conform cerintelor utilizatorilor. Senior.ERP Suite este livrat cu o baza care cuprinde
notele contabile uzuale, dar exista posibilitatea de a adauga alte note sau de a
modifica/sterge/activa/inactiva notele existente.
Toate documentele pot fi configurate sa genereze automat note contabile. Configurarea se face la
nivel global. Notele contabile se adapteaza conform cerintelor utilizatorilor. Senior Suite este livrat
cu o baza care cuprinde notele contabile uzuale, dar exista posibilitatea de a adauga alte note sau
de a modifica/sterge/activa/inactiva notele existente.
Toate documente pot fi validate (cu posibilitatea devalidarii de catre administrator - practica
nerecomandata) astfel incat sa se asigure stabilitatea informatiilor in timp. Un document validat nu
mai poate fi modificat (decat daca este devalidat - nerecomandat).
In functie de drepturile utilizatorilor accesul la un tip de document poate fi limitat/restrictionat
eficientizadu-se astfel partea de logistica in programul de gestiune.
Numarul de utilizatori simultani care pot accesa modulul este nelimitat, astfel software-ul ERP
pentru gestiune stocuri fiind foarte flexibil din punct de vedere al licentierii.
Se poate lucra simultan in mai multe perioade (luni).
Facilitati de analiza de tip Business Intelligence
Intr-un mediu de afaceri in permanenta expansiune, in cadrul companiilor, procesul simplu de
initiere a unei actiuni - generare a unui rezultat - raportare nu mai este suficient. Luarea celor mai
bune decizii, care sa genereze si rezultatele optime, necesita o permanenta interactiune intre
analiza si raportare. Acest instrument este foarte folositor in special managerilor din cadrul
companiei care trebuie sa ia decizii rapide, pe baza unor informatii corecte si usor generabile,
pentru a putea fi intotdeauna cu un pas inaintea competitiei.

Modulul de analize financiare

Senior.ERP Suite ofera un instrument simplu si eficient de generare de rapoarte si instrumente de

analiza. Sistemul permite utilizatorilor crearea unei mari varietati de analize (stocuri, vanzari,
incasari, plati, achizitii, contabile, centre de venit si cost), folosind rapoartele de tip CUB , folosind
tehnologia OLAP, instrumente care pot fi oricand actualizate fara a iesi din raportul respectiv, printr-
un simplu clic.

Avantajele care decurg din folosirea acestui modul sunt:

. Scurtarea timpului de cautare in cantitati mari de date pentru a gasi informatia potrivita, necesara
solutionarii unei anumite situatii;
. Relevarea automata a unor informatii critice ascunse, cu impact puternic asupra deciziilor;
. Folosirea informatiilor relevante pentru imbunatatirea calitatii deciziilor si cresterea probabilitatii
de a obtine rezultate superioare.
Modulul SFA (Sales Force Automation)
Modulul de SFA al Senior ERP.Suite reprezinta o solutie avansata de Automatizare a Fortei de
Vanzari in segmentele moderne de marketing, vanzari si distributie. Acesta furnizeaza informatiile si
este principalul canal de comunicare intre companie si clientii sai.
Hand-held/ Pda-urile utilizate de agenti confera acestora un instrument facil care permite colectarea
eficienta in format digital a datelor, intr-un timp scurt.
Modulul administreaza si ofera sprijin tuturor modalitatilor de vanzare si distributie. Acesta permite
agentilor de vanzari sa execute activitati variate de vanzari si marketing, precum:

● Activitati de pre-sales - Preluarea comenzii

● Activitati van-sales - Facturare comanda
● Activitati post-sales - Merchandising si marketing la punctele de vanzare.
Beneficii:
- grad foarte ridicat de parametrizare si extensibilitate ceea ce face ca solutiile oferite sunt perfect
adaptate necesitatilor fiecarui client in parte
- servicii complete, capacitatea de a livra un sistem integrat la cheie
- implementarea unui astfel de sistem are pentru beneficiar efecte puternice asupra imbunatatirii
activitatii si sustinerea a agentilor de vanzari/merchandising cu informatii vitale
- permite eliminarea operarii duble, a erorilor umane, permitand astfel reduceri semnificative de
costuri
- de asemenea implementarea unui astfel de sistem permite cunoasterea mai cuprinzatoare, mai
exacta si mai rapida a miscarilor pietii, fluentizarea comunicatiilor inter- si intra-departamentale si,
aspect de importanta majora, imbunatatirea substantiala a serviciilor si relatiei cu clientii proprii
(marea retea de comercianti de toate marimile)
- suport pentru comunicatii on-line bazate pe GPRS sau CDMA. Suportul pentru aceste tehnologii nu
se opreste doar la modulul de comunicatii, ci merge mai departe, la o integrare cu procesele de
vanzare, oferind valoare adaugata prin:

• informatii online privitoare la stocuri, situatia financiara a clientului;

• capacitatea de a transfera online comenzile reducand ciclul dintre comanda si livrare cu cel putin
12 ore;
• eliminarea situatiei neonorarii complete sau partiale a comenzii;
• competitivitate sporita in cazul unor comenzi critice;
oferirea accesului la resursele centralizate pentru forta de vanzare mobila.

DURATA IMPLEMENTARII

Implementarea aplicatiei Senior.ERP Suite in cadrul Sensident reprezinta o implementare de tip

dinamic, care a avut loc odata cu inceputul activitatii companiei. Implementarea diverselor module
ale aplicatiei a fost realizata gradual, plecand de la modulele critice pentru functionarea companiei,
gestiune si contabilitate, si continuand cu facilitati sporite pe masura dezvoltarii activitatilor.

CUM A FOST PRIMITA SOLUTIA DE MANAGEMENT SI UTILIZATORI

Managementul companiei a fost constient inca de la inceput, de la luarea deciziei implementarii de

necesitatea solutiei pentru dezvoltarea companiei. Managementul a dorit crearea premiselor pentru
dezvoltarea durabila a afacerii, avand in vedere o strategie pe termen mediu si lung.

Un alt avantaj a fost faptul ca aplicatia a fost primita bine de utilizatori, implementarea avand loc
chiar la inceputul activitatii companiei, utilizatorii obisnuindu-se cu utilizarea acesteia natural, pe
baza facilitatilor de utilizare intuitive. Tinand cont ca multi dintre utilizatori au fost angajati dupa ce
a fost implementata aplicatia, acestia au pornit la lucru pe baza unei proceduri de lucru organizate
si disciplinate.

Pentru o mai buna intelegere a tuturor facilitatilor aplicatiei si pentru familiarizarea extinsa cu
aceasta, au fost realizate traininguri cu utilizatorii aflati in diverse puncte de lucru sau au fost
pregatiti utilizatorii de la punctele de lucru din tara in Bucuresti.

REZULTATE

Daca pentru perioada 2004-2005 cresterea totala estimata pe intreg domeniul import si distributie
in Romania a fost de cca 16%, aproximativ 1,33% lunar, pentru portofoliul Senior Software s-a
inregistrat dupa implementarea solutiei Senior.ERP Suite o crestere medie de 18% lunar, la nivelul
primului trimestru din 2006. Implementarea unei solutii ERP dedicate importului si distributiei a
creat premisele unei dublari, in medie, a numarului capacitatilor de depozitare, a noi structuri si a
personalului, simultan cu toate cresterile logistice aferente. In cazul Sensident, rezultatele
implementarii aplicatiei Senior. ERP suite sunt:
• Implementarea aplicatiei chiar din faza incipienta de dezvoltare a companiei a disciplinat fluxul de
informatii si procedurile interne, creand o cultura de afaceri organizata si transparenta.
• Oferirea unei platforme de dezvoltare stabile care sa asigure ritmul de crestere a companiei.
• A crescut calitatea afacerii, prin imbunatatirea relatiei cu clientii si furnizorii, prin oferirea unui
control riguros in respectarea disciplinei financiare
• Flexibilitate aplicatiei si capacitate de scalabilitate a permis o dezvoltare liniara, fara a cauza
intreruperi in activitatile curente.
• Oferirea de facilitati de analiza de tip Business Intelligence care dau o imagine completa despre
peisajul afacerii in orice moment.
• Managementul companiei a obtinut o crestere a capacitatii de control a activitatii, datorita
accesului instantaneu la date critice despre afacere
• Implementarea Senior.ERP Suite a dus la o crestere a vitezei de lucru, dar si a vitezei de reactie a
companiei la diversele modificari sau provocari ale unei piete foarte dinamice.