5W2H

Muitos de nós já ouviu falar de uma técnica ou ferramenta dos 5 Por quês ou 5Why’s ou
5W, certo? Esta mesma técnica também foi incrementada para 5W2H (5Why’s 2
How’s) que é basicamente uma forma rápida de verificação de execução de tarefas a
serem distribuídas aos colaboradores da empresa. Funciona como um mapeamento das
atividades e pode ser usada de várias formas: para organizar tarefas, escrever um texto,
enviar um email, escrever um relatório, criar newsletters ou escrever um artigo para o
seu blog ou website. A grande vantagem é criar um mecanismo de comunicação eficaz
uma vez que, se preenchidas as questões, teremos tudo o que é preciso para em termos
de dados.

O nome 5W2H desta técnica ou ferramenta foi criado a partir da união das primeiras
letras em Inglês de cada uma das perguntas que precisam ser feitas durante o seu uso.
Vamos às frases...

What O que será feito (ação, etapas, descrição)

Why Por quê será feito (justificativa, motivo)
Where Onde será feito (local)
When Quando será feito (tempo, datas, prazos)
Who Por quem será feito (responsabilidade pela ação)
How Como será feito (método, processo)
How much Quanto custará fazer (custo ou gastos envolvidos)

Existem ainda algumas variações como o 5W1H (exluindo o “H” referente ao “How
much”) que é geralmente usado por departamentos que não estão envolvidos com custos
e o mais recente 5W3H (incluindo um “H” para o “How many”, ou Quantos). Com
tantas opções de uso desta técnica ou ferramenta certamente uma delas vai caber
certinho no seu caso ou de sua empresa. Outras técnicas podem ser associadas a esta
antes ou depois dada a sua flexibilidade de uso.

Exemplo#1: vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua
equipe para uma reunião e precisa passar estas informações rapidamente por email.

What: Reunião para tratar da contratação de serviços de calibração

Why: Novos produtos foram adquiridos e requerem calibração

Where: Sala de reuniões do prédio 15

When: Terça feira dia 22 de Março de 201...
Who: Gerente de Manutenção
How: Cada participante deverá apresentar propostas (5 min), debate (15min), defesa da
proposta (5min).
How much: (não aplicável a este exemplo)

Neste caso mesmo você pode usar esta técnica para uma reunião com sua equipe
criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim não vai deixar de falar algo relevante
para a sua equipe.
Exemplo#2: escrever uma nota sobre a visita do Presidente Barak Obama ao Brasil.

What: Visita do Presidente Barak Obama ao Brasil (44º presidente americano)

Why: Discussão de novos rumos da economia através de aplicação de recursos de
empresários americanos no país. Participação do Brasil como um membro permanente
do conselho de segurança da ONU, etc
Where: Brasília e Rio de Janeiro com reuniões às X horas em tal lugar, Y horas ..., etc
When: dias 19 e 20 de Março de 2011
Who: Assessoria da Presidência do Brasil
How: Cada local a ser visitado deve ter sido previamente inspecionado assim como as
refeições a serem servidas. Visitação à esplanada dos Ministérios,... Já estão
programadas e também ao Cristo Redentor ...
How much: US$ 800mil

Nota resultante do uso 5W2H:

Em sua visita ao Brasil, o Presidente dos EUA Barak Obama se reunirá com a
Presidente Dilma Rousseff para discutir a aplicação de recursos de empresários
americanos no país. Dentre outros assuntos, discutirão a participação do Brasil como
membro permanente do Conselho de Segurança da ONU e o pré sal.
O Presidente dos EUA visitará as cidades de Brasília e RJ nos dias 19 e 20 de Março
onde sua assessoria fará inspeções de segurança em cada um dos pontos a serem
visitados incluindo todas as refeições da família Obama. A visita iniciará pela .....,
passando por..... Às 14:30hs farão uma visita à... No RJ o Presidente visitará a
comunidade da Cidade de Deus e o Cristo Redentor sempre acompanhado de sua
mulher Milchelle Obama e das filhas Malie e Sasha. A assessoria da Presidência do
Brasil informou que os gastos com a visita do Presidente Obama são da ordem de
US$800mil. O Presidente continuará a visita a outros países da América Latina
seguindo para o Chile e Colômbia na segunda feira pela manhã

Este texto acima foi criado em menos de 2 minutos e você pode até usar este mesmo
formato do 5W2H para escrever artigos maiores ou até capítulos de um livro. Já pensou
nisso?
Pratique em casa, na escola ou na empresa, melhore a sua comunicação, crie textos ou
emails mais bem elaborados e passe a informação corretamente.
E aí? Gostou desta técnica? Já conhecia? Deixe aqui seu comentário ou crítica sobre
este assunto.

Informação é tudo!