Totul despre facturarea electronica

Factura este şi va rămâne unul dintre cele mai folosite documente contabile,
indiferent dacă ne referim la firmele mari, microîntreprinderile ori persoanele fizice
autorizate. Astăzi vom discuta despre facturarea electronică și ce presupune
aceasta din punct de vedere legal.

Conform prevederilor din Codul fiscal, sunt considerate facturi acele documente sau
mesaje, pe suport hârtie sau în format electronic, care îndeplinesc condițiile stabilite
de actul normativ şi care cuprind, în mod obligatoriu elementele despre care am
discutat în acest articol.

Ce trebuie să conțină factura electronică?

Legislația fiscală stabilește că factura electronică trebuie să aibă 3 elemente

specifice, care trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei
de stocare a facturii.

 autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului

facturii;

 integritatea conținutului – respectiv faptul că elementele obligatorii din

conținutul facturii nu au suferit modificări din momentul în care factura a plecat
de la furnizor şi până la expirarea celor zece ani în care trebuie
păstrată factura;

 lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigură citirea acesteia de

către om; astfel, în cazul în care avem o factură criptată, există şi o cheie de
decriptare pe toată perioada în care trebuie păstrată factura.

Autenticitatea facturii electronice

Conform dispozițiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticității originii și integrității

conținutului facturii electronice reprezintă o obligație atât a furnizorului/prestatorului,
cât și a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de
o semnătura avansată electronica și de un schimb electronic de date.

De asemenea, autenticitatea originii și integritatea conținutului pot fi garantate și

prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit între factura și
livrare/prestare.

Prin control de gestiune se înțelege procesul prin care o persoană impozabilă

garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea
conținutului facturii și lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul
perioadei de stocare. Pista fiabilă de audit trebuie să ofere o legătură verificabilă
între factura şi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, așadar,

daca acesta nu acceptă primirea unei facturi pe suport electronic, emitentul trebuie
să transmită facturi în format convențional. De asemenea, facturile pot fi stocate pe
suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost
trimise ori puse la dispoziție.

Conform prevederilor legislative, pentru ca o factură să fie considerată factură

electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul
formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul
electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf". Pe lângă aceste
lucruri, pentru ca o factură să fie considerată electronică, firma emitentă trebuie să
utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia. 

Care sunt avantajele facturii electronice?

Avantajele utilizării facturii electronice sunt:

 Diminuarea costurilor privind emiterea/transmiterea/arhivarea facturilor

 Reducerea timpului de trimitere/recepționare a facturilor

 Creșterea procentului facturilor efectiv livrate la destinatar

 Reducerea timpului de identificare/accesare a facturilor

 Reducerea spațiului de stocare

 Grad înalt de siguranță privind autenticitatea sursei și integritatea conținutului

 Protejarea mediului înconjurător

Ce nu poate fi considerat factură electronică?

Facturile emise în format electronic, trimise şi primite pe suport hârtie NU sunt

considerate facturi electronice. Astfel, o factură emisă în Word, Excel ori într-un
program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparită din sistem şi trimisă în format
fizic NU va fi o factură electronică.

 
De asemenea, facturile emise cu ajutorul unui program de facturare și
printate, NU intră în categoria facturilor electronice.