STUDIU DE CAZ SC EDSOFT SRL

A. Prezentarea SC EDSOFT SRL

S.C. EDSOFT SRL este o companie mixtă româno-italiană şi a fost înfiinţată în

anul 1998. Compania dezvoltă aplicaţii software de tip entreprise pentru optimizarea
proceselor derulate în cadrul organizaţiilor şi furnizează servicii profesionale, consultanţă
şi expertiză în domeniul IT pentru toate categoriile de afaceri.
EDSOFT SRL are sediul central în Bucureşti şi puncte de lucru în oraşele Ploieşti,
Braşov, Timişoara, Oradea, Cluj Napoca, Baia Mare, Iaşi, Suceava, Bacău şi Constanţa,
fiind în prezent unul dintre principalii furnizori de soluţii informatice integrate pentru
managementul afacerii din România. Evoluţia spectaculoasă a firmei s-a datorat în
special atenţiei acordate clienţilor şi a creativităţii/ inovaţivităţii de care a dat dovadă în
dezvoltarea aplicaţiilor informatice. Succesul companiei este pus în evidenţă şi de faptul
că în anul 2006 EDSOFT SRL a dobândit statutul de Gold partner al firmei Microsoft,
care reprezintă cel mai înalt nivel în cadrul programelor de certificare ale Microsoft.
Deasemenea, în anul 2010 compania şi-a reînoit Certificarea ISO 9001:2004, devenind
ISO 9001:2010.
Produsele/ serviciile firmei.
EDSOFT şi-a diversificat permanent portofoliul de produse, prin conceperea unor
noi soluţii informatice şi adaptarea unor pachete de sisteme internaţionale la necesităţile
specifice ale organizaţiilor care activează în România.
Compania a creat şi dezvoltat de-alungul timpului soluţii software de tip E-Count,
E-Salary, E-Top, E-Pro, E-Time, Business Intelligence, Roadnet Transportation Suite,
care abilitează utilizatorii să gestioneze în condiţii de performanţă activităţile implicate şi
să adopte decizii eficace, pe baza unor informaţii complete şi analize riguros
fundamentate.
Unul dintre cele mai cunoscute produse din portofoliul EDSOFT este E-Salary, un
program de salarizare de ultimă generaţie, special conceput pentru soluţionarea tuturor
problemelor din acest domeniu, indiferent de domeniul de activitate şi numărul de
angajaţi al firmei care îl utilizează. E-Salary oferă protecţie a datelor prin parole pentru
fiecare nivel de utilizare. Accesul în sistem este permis pe baza unei parole, iar utilizarea
datelor şi a opţiunilor din program este determinată automat pe baza drepturilor de acces
conferite utilizatorului respectiv. E-Salary este un program modern şi uşor de utilizat,
complet adaptabil şi uşor de configurat conform schimbărilor legislative chiar de către
utilizator. Programul facilitează managementul resurselor umane, asigură
confidenţialitatea salariilor şi permite urmărirea cheltuielilor pe centre de cost. E-Salary
este un sistem parametrizabil, conform cerinţelor de salarizare ale beneficiarului, ce
include multiple facilităţi pentru realizarea unui calcul complet, rapid şi exact al
veniturilor salariale, ţinând cont de toate componentele acestora.
EDSOFT intenţionează să lanseze pe piaţă în lunile următoare o nouă versiune a
E-Salary, mai exact unui pachet integrat de soluţii - E-Time, E-Salary, E-Count, mai
eficient din punct de vedere a costurilor de achiziţie şi întreţinere. Această versiune
îmbunătăţită este concepută pentru a rula pe baza de date Microsoft SQL Server,
gestionează resursele umane, costurile cu forţa de muncă şi celelalte cheltuieli ale
companiei în relaţionare cu aceastea şi permite oricărui utilizator să genereze rapoartele
necesare în orice moment, fără a fi necesară intervenţia unui specialist în dezvoltare
software
Clienţii S.C. EDSOFT SRL
În prezent, compania are 6100 de clienţi din România, Italia, Spania, Bulgaria,
Republica Moldova, Ungaria şi Ucraina, Marea majoritate a acestora sunt organizaţii din
România (98%), iar repartiţia pe sectoare de activitate este următoarea: 29% - servicii
(din care 38% sunt firme care activează în domeniul outsourcing-ului, oferind servicii de
externalizare a activităţilor de contabilitate, salarizare etc.), 21% - industrie, 16% -
sănătate, comerţ – 12%, transporturi - 9%, turism -7%, construcţii – 6%,
Pentru anul viitor, targetul EDSOFT este de creştere a numărului de clienţi cu 300
dintre care peste 50% se estimează că vor fi utilizatori ai noii versiuni E-Salary.
Concurenţa
Principalii concurenţi pe piaţa de profil din România sunt Wipro Technologies,
Pentalog, Romsys, WNS Global Services şi Genpact, care au un număr mare de angajaţi,
majoritatea cu studii superioare în domeniul IT şi bogată experienţă în dezvoltarea şi
implementarea de soluţii informatice complexe.
Marketingul companiei
Departamentul de marketing din cadrul EDSOFT SRL colectează şi centralizează
toate datele/ informaţiile primite prin intermediul canalelor de comunicare, le selectează,
filtrează şi analizează, după care stabileşte împreună cu managementul de nivel superior
direcţiile de acţiune pentru perioada următoare, în funcţie cerinţele de ansamblu ale
pieţei, nevoile specifice ale clienţilor sau de apariţia unor noi posibilităţi de promovare.
În cadrul companiei este elaborat la începutul fiecărui an un plan de marketing
prin care se stabilesc profilul pieţei target, obiectivele specifice de realizat, resursele,
persoanele implicate şi termenele limită. Planul este evaluat periodic, iar în funcţie de
modificările survenite pe piaţă se adoptă decizii cu privire la necesitatea ajustării/
actualizării acestuia.
Se acordă o importanţă deosebită promovării continue a produselor şi serviciilor
companiei, prin intermediul:
 publicităţii on line - realizarea unor bannere de advertisig care sunt publicate
în site-uri de profil
 campaniilor de email - trimiterea informaţii cu privire la serviciile/ produsele
EDSOFT unor grupuri de destinatari prestabiliţi
 comunicatelor de presă
 website-urilor
 marketplaces - site-uri în care cumpărătorii şi vânzătorii îşi pot înscrie
cererile/ ofertele, înlesnind astfel interacţiunea firmei cu potenţialii clienţi
 comunicării cu clienţii - aceştia sunt puşi la curent cu noutăţile companiei
direct, telefonic sau prin email
 evenimentelor şi târgurilor - facilitează discuţiile directe cu potenţialii clienţi
În scopul creşterii gradul de satisfacţie al clienţilor, departamentul de marketing
realizează investigaţii cu ajutorul chestionarelor în rândul firmelor care au apelat la
EDSOFT, pe baza cărora se identifică aspectele pozitive şi negative referitoare la
produsele furnizate şi se efectuează recomandări de integrare şi corecţie/ perfecţionare.
 Managementul activităţilor
Conducerea EDSOFT SRL este asigurată de Directorul General care este asistat
de către Directorul de dezvoltare, Directorul de marketing, Directorul de infrastructură,
Directorul Administrativ, Directorul de resurse umane, şi Directorul de calitate.
Structura organizatorică este de tip ierarhic-funcţional, fiecare angajat primind
decizii şi răspunzând în faţa superiorului direct, respectându-se astfel principiul unităţii
de decizie şi acţiune, numărul nivelurilor ierarhice este de patru, iar ponderea ierarhică
medie a managerilor de nivel superior este de şase.
Organizarea structurală este evidenţiată în documentele formalizate, respectiv
regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama şi fişele de post
În cadrul companiei nu se utilizează riguros decât sistemul managementului
participativ, care se exercită la nivelul Adunării Generale a Asociaţilor şi Consiliului de
Administraţie, dar şi la eşaloane ierarhice inferioare. Celelalte sistemele consacrate de
management, sunt practic inexistente, aplicându-se doar câteva elemente proprii
managementul prin obiective, sub forma listelor de obiective şi managementului prin
bugete, prin elaborarea şi urmărirea bugetului de venituri şi cheltuieli al firmei.
Metodele şi tehnicile de management utilizate în EDSOFT se pot grupa în:
Metode clasice
 Şedinţa, utilizată anual la nivelul Adunării Generale a Asociaţilor, lunar la
nivelul Consiliului de Administraţie, săptămânal la convocarea Directorului
General şi neregulat, fiind de regulă de tip informal, la solicitarea directorilor
de departamente
 Delegarea, folosită în mod frecvent de managerul general şi directorii de
departamente pentru rezolvarea unor probleme de serviciu curente
 Diagnosticarea regăsită sub forma analizelor periodice decise de directorul
general şi managerii de departamente sau cele cerute de certificările ISO
 Tabloul de bord, folosit de o manieră informală sub forma unor situaţii
informaţionale de sinteză care sunt valorificate de managerul general
Metode de stimulare a creativităţii personalului. În activităţile de proiectare a
soluţiilor software se valorifică frecvent inspiraţia de moment a membrilor echipei de
proiectare, parcurgându-se o suită de şedinţe de brainstorming, în cadrul cărora se caută
să se emită idei cât mai noi, diferite şi îndrăzneţe, în vederea satisfacerii superioare a
cerinţelor clienţilor.
Metode de specifice domeniului de activitate:
 Sistemul JIRA este cea mai frecvent utilizată modalitate de monitorizare a
proiectelor din cadrul firmei, prin care se centralizează toate informaţiile
referitoare la derularea un anumit proiect. Coordonatorii de proiect stabilesc şi
controlează cu ajutorul aplicaţiei JIRA aspectele legate de durata totală a
proiectului, personalul implicat, atribuţiile acestuia şi numărul de sarcini pe
componente de proiect. Prin intermediul sistemului JIRA, membrii echipei de
proiect se consultă unii cu alţii pentru a duce la îndeplinire sarcinile trasate de
şefii grupurilor de lucru, în vederea rezolvării problemelor care apar pe
parcursul dezvoltării proiectului şi prevenirii apariţiei disfuncţionalităţilor.
 Drop box, utilizată pentru gestiunea documentelor
  Confluence, care reprezintă un instrument folosit de personalul firmei,
respectiv un loc comun de comunicare a tuturor datelor, informaţiilor,
documentelor şi anunţurilor referitoare la un proiect.
 Metoda Agile, care este utilizată la dezvoltarea proiectelor IT şi are drept
obiectiv principal satisfacerea cerinţelor clientului, de la începutul colaborării,
până la livrarea finală a software-ului. Mulţi dintre clienţii EDSOFT se
confruntă schimbarea continuă a condiţiilor în care îşi derulează activităţile,
drept pentru care aplicaţiile trebuie adaptate într-un timp scurt, pentru a
răspunde cât mai rapid la modificările ce intervin în procesele de business.

Metoda Agile de implementare şi dezvoltare a proiectelor IT, incumbă

parcurgerea următoarelor faze:

Regăsirea
rapidă a
Analiza Testare informaţilor
detaliată a Dezvoltare aplicaţie Feed-back
proiectului proriu-zisă software client Negativ

Pozitiv

Finalizar
e Proiect

Figura nr. 1. Schema de implementare a proiectelor IT

pe baza metodei Agile

.
Luând în considerare datele, informaţiile şi cunoştinţele care circulă în firmă, se
detaşează ca importanţă cele referitoare la proiectele derulate şi clienţii EDSOFT,
avându-se în vedere creşterea gradului de satisfacere a acestora. Unul din punctele forte
ale companiei îl reprezintă flexibilitatea sistemului informaţional, datorită tehnologiilor
performante, expertizei angajaţilor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor bine
delimitate la nivelul posturilor şi existenţei un număr redus de niveluri ierarhice, care
conduce la o sporirea vitezei de circulaţie a informaţiilor şi la o mai bună comunicare în
cadrul firmei. În general informaţiile care se vehiculează în firmă sunt protejate şi pot fi
accesate prin intermediul unui cont şi a unei parole, asigurându-se astfel o bună
securitate.
 Dezvoltarea EDSOFT se bazează pe comunicarea eficace între angajaţi şi dintre
aceştia şi clienţi, atât directă, cât şi prin telefon, Messenger, Skype, Mikogo,
GoToMeeting, sau alte mijloace de comunicare.
EDSOFT dispune de mijloacele de tratare a informaţiilor de ultimă generaţie,
respectiv calculatoare în reţea, fax-uri, cititoarele de coduri de bare, scannere, switch-uri,
routere etc., asigurând transmiterea rapidă a informaţiilor între toţi angajaţii companiei.
Configuraţia hardware are la bază:
- Echipamente Cisco 1812 cu funcţia de router BGP şi firewall
- Staţii de lucru cu sistemul de operare Windows XP, Windows 7
- Conexiuni Internet prin FiberNet şi Romtelecom
- Servere Linux, servere Windows 2003
- Switch-uri „Allied Telesyn” cu 24 de porturi
Resursele umane
Firma are în prezent un număr de 164 de salariaţi, din care 86% au studii
superioare. În ultimul s-a înregistrat un spor mediu de personal de 18% datorită
pătrunderii pe noi pieţe şi amplificării portofoliului de clienţi. Angajaţii posedă abilităţi
comunicaţionale şi organizatorice, cunoştinţe de limba engleză şi de programare IT la un
nivel avansat.
Recrutarea personalului în cadrul companiei SC EDSOFTSRL este un proces
cvasipermanent şi se realizează prin intermediul anunţurilor online pe site-ul companiei şi
site-urile de profil, recomandărilor şi programelor dedicate job-urilor derulate în
instituţiile de învăţământ superior. Criteriile de selecţie avute în vedere la recrutare sunt
competenţele şi cunoştinţele deţinute, inteligenţa, experienţa, potenţialul individual de
dezvoltare, limbile străine cunoscute, capacitatea de relaţionare/ socializare şi
recomandările.
Activităţile de training se derulează periodic şi sunt mai frecvent întâlnite când se
fac angajări şi apar schimbări semnificative în cadrul şi în afara organizaţiei.

B. Caracteristicile SC EDSOFT SRL

Analiza firmei în corelaţie cu elementele specifice unei organizaţii care învaţă,

evidenţiază următoarele caracteristici ale SC EDSOFT SRL:
1. Învăţarea continuă şi adaptabilitatea ridicată a angajaţilor la schimbările
din mediul intern şi extern
 Activităţile de training se derulează periodic şi au în vedere toţi angajaţii
indiferent de nivelul ierarhic pe care se situează aceştia (executanţi,
project manageri, manageri de departamente)
 Specialiştii în domeniul IT nou angajaţi urmează cursuri de perfecţionare
MCP - Microsoft Certificed Professional - care au certificare ISO
 Informaţiile şi cunoştinţele relevante sunt puse la dispoziţia tuturor
salariaţilor companiei, prin intermediul programelor informatice, însă
accesul se face prin autentificarea pe bază de cont şi o parolă
 Noile persoane angajate sunt repartizate prin rotaţie pe parcursul primei
luni de zile în diferite departamente din cadrul organizaţiei, pentru a
descoperi care este postul care li se potriveşte cel mai bine
  Organizaţia şi agajaţii se adaptează continuu la necesităţile/ preferinţele
clienţilor
 Personalul învaţă şi se perfecţionează cvasipermanent pe măsura apariţiei
noilor tehnologii informatice – computere, programe limbaje de
programare, etc.
2. Cultura şi climatul din cadrul firmei sunt favorabile învăţării
 Managementul practicat în organizaţie este de tip participativ, pune accent
pe implicarea stakeholderilor interni în luarea deciziilor, comunicarea şi
cooperarea intensă între aceştia
 Angajaţii sunt încurajaţi să-şi exprime opiniile şi ideile noi în mod direct
faţă de colegi şi superiori, în special în cadrul şedinţelor de brainstorming
 Diferenţele de opinie sunt considerate ca fiind deosebit de importante în
procesele de învăţare
 Greşelile sunt tolerate şi apreciate ca fiind inerente în timpul învăţării
3. Promovarea învăţării în echipă
 Salariaţii companiei participă frecvent la discuţii de grup şi sesiuni de
braistorming, învăţând din experienţele celorlalţi
 Edsoft derulează proiectele prin intermediul unor echipe multidisciplinare,
formate din angajaţi care aparţin mai multor departamente
 Firma organizează periodic team-building-uri, care contribuie la
stimularea activităţilor de grup
 Angajaţii companiei au în general o viziune comună, ce favorizează
conlucrarea facilă şi partajarea de cunoştinţe între aceştia
4. Utilizarea unui sistem eficace de motivare şi de recompensare al
angajaţilor
În cadrul EDSOFT se realizează o motivare intensă a personalului. Modalităţile de
motivare pozitivă utilizate în cadrul companiei sunt:
 Acordarea de prime, bonusuri, în funcţie de amploarea şi dificultatea
sarcinilor executate, calitatea activităţilor desfăşurate şi orele suplimentare
lucrate
 Susţinerea morală-spirituală şi recompensarea economică a angajaţilor
care inovează prin asumarea unor riscuri calculate
 Promovarea angajaţilor cu realizări deosebite în funcţii şi posturi mai
importante, încurajându-se avansarea în carieră
 Specialiştilor IT şi din alte departamente funcţionale li se pun la dispoziţie
autoturismele firmei
 Organizarea unor întâlniri periodice între managerii de top ai firmei şi
salariaţii performanţi care activează în sediul central şi punctele de lucru
din ţară
 Desemnarea celui mai bun angajat al lunii, trimestrului şi anului, care
conferă câştigătorului recunoaştere şi prestigiu în cadrul companiei
 Focalizarea EDSOFT asupra dezvoltării profesionale şi certificării
abilităţilor salariaţilor prin diplome cu recunoaştere internaţională
 Motivarea negativă se realizează prin intermediul avertismentelor şi mustrărilor
scrise, penalizărilor, anulării primelor şi retrogradării/ destituirii din post atunci când nu
sunt îndeplinite sarcinile în mod corespunzător
5. Evaluarea periodică şi riguroasă a personalului
 Evaluările se realizează anual şi au în vedere atât criterii generale de
apreciere, aplicabile oricărui component al firmei indiferent de posului
ocupat, dar şi criterii specifice, diferenţiate în funcţie de natura posturilor
deţinute de persoanele respective
 Principalele criterii de evaluare a salariaţilor sunt competenţa în domeniul
de activitate, spiritul de responsabilitate, gradul de implicare în firmă,
cunoştinţele şi abilităţile deţinute, capacitatea de efort şi comportamentul
în cadrul organizaţiei
 Rezultatele evaluării se comunică persoanelor în cauză de către şeful
ierarhic şi sunt însoţite de recomandările necesare
6. Cultivarea şi dezvoltarea relaţiilor cu clienţii, furnizorii, firmele
consultanţă, organizaţiile patronale şi alţi stakeholderi externi ai firmei
EDSOFT pune un accent deosebit pe dezvoltarea relaţiilor cu cei mai importanţi
clienţi şi furnizori, firmele de training la care a a apelat, băncile cu care lucrează,
companiile care îi acordă consultanţă în marketing şi contabilitate, organizaţiile patronale
UGIR şi CONPIROM, camerele de comerţ şi administraţiile locale din Bucueşti, Ploieşti,
Braşov, Timişoara, Iaşi, Suceava, Bacău, Oradea, Cluj Napoca, Baia Mare şi Constanţa.
Compania utilizează următoarele modalităţi cultivare a relaţiilor cu stakeholderii
externi:
 Informarea continuă a stakeholderilor asupra evenimentelor deosebite din
cadrul firmei
 Invitarea reprezentanţilor stakeholderilor să viziteze compania şi punctele
sale de lucru
 Iniţierea de de acţiuni comune, recreative şi/sau distractive (mese festive,
excursii, vizionare de spectacole, etc.)
 Sponsorizarea de către firmă a clienţilor importanţi, organizaţiilor
patronale şi camerelor de comerţ
 Felicitarea şi trimiterea de cadouri stakeholderilor cu prilejul principalelor
sărbători
 Oferirea unor stimulente financiare stakeholderilor (comisioane, prime,
bonusuri, rabaturi etc.) pentru contribuţii majore la obţinerea
performanţelor economice ale EDSOFT
 Implicarea directă a organizaţiei în realizarea unor acţiuni importante de
către stakeholderi (expoziţii, vizite de afaceri, târguri, etc.)
Deasemenea, EDSOFT participă la diferite conferinţe interne şi internaţionale în
vederea promovării organizaţiei, realizării unor schimburi utile de experienţă şi stabilirii
de noi contacte.

C. Subiecte pentru analiză şi dezbatere

1. Evidenţiaţi, cu exemple, care dintre elementele specifice firmei bazate pe

cunoştinţe se regăsesc în cazul acestei companii.
2. Este SC EDSOFT SRL o organizaţie care învaţă? Argumentați raspunsul.
3. Care sunt principalii factori care influenţează transferul de cunoştinţe în cadrul
firmei EDSOFT?