DOCUMENTAREA- PROCEDEU AL CONTABILITĂȚII

Contabilitatea este știința și arta stăpânirii afacerilor, care se ocupă cu ,,măsurarea,

evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii,
precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor fizice și juridice", care trebuie să
asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea
informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie,
atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali,
creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori
Documentul este actul prin care se adevereşte, se constată sau se recunoaşte o obligaţie,
o mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, actual sau trecut.
Documentarea, este acţiunea de culegere şi consemnare în documentele economice a
datelor privitoare la operaţiile economice dintr-o unitatea patrimonială, în momentul efectuării
lor.
Documentarea este un procedeu al metodei contabilității prin care, pentru fiecare
operațiune economică sau financiară ce are loc, se întocmește cate un document.
Documentele, astfel întocmite, devin acte justificative atat pentru organele de control, cât și
pentru contabilitate în sine.
Nicio înregistrare în contabilitate nu are loc daca ea nu are la bază un document de
evidență. Prin document de evidență se întelege un act întocmit în momentul și la locul
petrecerii fenomenului economic. Pentru ca un document de evidență sa fie util contabilității,
el trebuie sa conțină realitatea.
Documentele contabile sunt acte scrise care fac dovada efectuării unei operaţii
economice şi financiare, în care se consemnează letric şi cifric, în etalon natural, bănesc,
valoric sau în etalonul muncă, în momentul şi la locul în care se înfăptuiesc aceste operaţii.
Totalitatea documentelor ce se întocmesc formează sistemul de documente. Din
sistemul de documente se disting documentele de evidenţă, care sunt cele mai adecvate
metodei contabilităţii, ele stând la baza înregistrării operaţiilor în conturile contabile ce este
posibilă numai după consemnarea prealabilă a operaţiilor economice în documente, care să
corespundă cu conţinutul operaţiei. Reflectând totalitatea operaţiilor legate de stările de
intrare în sistemul agentului economic — stări ce sunt supuse unor micşorări şi majorări, ca
urmare a derulării proceselor economice — precum şi de stările de ieşire, inclusiv situaţia
rezultatelor financiare obţinute din activitatea desfăşurată de agentul economic, documentele
de evidenţă au aplicabilitate generală, adică la toate lucrările contabile.
Importanţa documentelor rezultă din faptul că ele constituie izvorul informaţiilor
evidenţei operative, contabile şi statistice. Cu ajutorul lor se asigură corecta gestionare a
patrimoniului şi sunt acte justificative cu importanţă deosebită din punct de vedere juridic,
încât pe baza lor se pot efectua expertize contabile, care sunt probe în justiţie.
În raport cu modul de întocmire şi rolul lor în cadrul sistemului informaţional -
decizional, documentele contabile pot fi:
• justificative;
• de evidenţă contabilă;
• de sinteză şi rapoarte.
Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informaţional contabil.
Cele ale evidenţei contabile realizează înregistrarea şi stocarea datelor, iar prin documentele
de sinteză şi rapoarte se centralizează şi se transmit informaţii.
1
 Potrivit prevederilor Legii contabilităţii 82/1991, orice operaţie patrimonială se
consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris, care stă la baza înregistrărilor în
contabilitate, dobândind calitatea de document justificativ.

 Structura documentelor
Pentru ca un document să raspundă cerințelor pentru care a fost întocmit, trebuie să aibă
o serie de elemente care alcătuiesc structura documentului. Elementele pe care le poate
conține un document sunt:
- antetul – reprezintă elementul de identificare a emitentului (unitatea, adresa completă). Se
înscrie în colțul ,,stanga sus” al documentului.
- numarul și data – elementul de ordine și de moment pentru acel document, în ansamblul
documentelor de același tip. Data se referă la momentul petrecerii fenomenului conținut în
document. Se înscrie, fie imediat sub antet, fie pe aceeași linie cu antetul, în ,,dreapta sus”.
- titlul – denumirea documentului care este strâns legată de conținutul operațiunii înscrisă în
document. Se înscrie centrat ,,stanga-dreapta”, deasupra conținutului documentului.
- conținutul – elemental de descriere, fie letric, fie cifric sau letric și cifric a operațiunii cu
ocazia căreia s-a întocmit documentul.
- semnăturile – elementele de identificare a persoanelor împuternicite în întocmirea și/sau
verificarea documentului sau a persoanelor împuternicite în a reprezenta organul emitent al
documentului și sunt indescifrabile, în condițiile reprezentanților oficiali sunt precedate de
funcția și numele lor scrise citeț.
- ștampila – sigiliul sau pecetea agentului economic. Se aplică lângă semnătura
conducatorului unității.
- alte mențiuni speciale – element prin care se explicitează numarul de exemplare, circuitul
documentului, regimul de utilizare etc.
Conţinutul documentelor este foarte variat, fiind rezultatul caracterului operaţiilor
economice consemnate. Indiferent, însă, de natura operaţiilor consemnate, elementele ce
constituie conţinutul documentului se pot clasifica în:
• elemente comune tuturor documentelor economice.
Este vorba de: denumirea documentului (bon, factură, cec de numerar etc.); numărul şi data
întocmirii documentului; denumire şi sediul firmei; menţionarea părţilor care participă la
efectuarea operaţiei; conţinutul operaţiei economico-financiare; datele cantitative şi valorice
aferente operaţiei economico-financiare; numele, prenumele, semnătura şi ştampila
persoanelor care au întocmit documentul şi a celor care avizează documentul.
• elemente specifice fiecărui document, care se referă la descrierea detaliată a operaţiei ce se
consemnează în respectivul document.
Dimensiunea, conţinutul, formatul documentelor variază în funcţie de natura operaţiilor
economice ce se consemnează, de modul de întocmire al documentului şi de mijloacele
folosite pentru prelucrarea datelor conţinute.
Întocmirea documentelor şi prelucrarea datelor conţinute de acestea se poate face
manual sau cu ajutorul tehnicii electronice de calcul
Documentele se întocmesc pe formulare tip, manual, cu cerneală, pix, creion sau cu
mijloace tehnice la locul unde se produc sau se participă la efectuarea operaţiilor economice.
Pentru ca un document sa fie valabil, el trebuie sa îndeplinească nurmătoarele condiţii: să fie
scris clar şi citeţ pentru a se evita orice posibilitate de interpretare; să nu conţină ştersături sau
corecturi; să fie întocmit la timp; să aibă anulate rândurile libere; să conţină date exacte şi
reale.

2
 Rectificarea greşelilor se face în toate exemplarele documentului, prin tăierea printr-o
linie, cu cerneală a textului sau sumei greşite în aşa fel încât să se poată citi ceea ce a fost
greşit, scriindu-se deasupra textul sau suma corectată. Pe documentul corectat se menţionează
rectificarea, confirmată prin semnăturile persoanelor care au semnat iniţial documentul,
menţionând şi data efectuării ei, pentru a putea recunoaşte uşor că modificarea a avut loc în
timpul întocmirii documentului şi nu mai târziu, şi este cunoscută de persoanele care l-au
întocmit.
Verificarea formală se referă la următoarele:
• dacă au fost utilizate documentele corespunzător cu natura operaţiilor consemnate;
• dacă sunt completate toate elementele referitoare la operaţiile economice;
• dacă sunt semnate de persoanele care le-au întocmit şi ştampilat;
• dacă documentele întocmite în mai multe exemplare au aceleaşi numere fiecare exemplar
etc.
Verificare cifrică – se verifică dacă datele înscrise sunt corecte şi calculele exacte.
Verificare de fond urmăreşte ca operaţia să fie legală, necesară, reală, şi oportună .
După completarea lor, documentele sunt prelucrate. Această operaţie constă în: sortarea
documentelor pe operaţii; exprimarea în etalon valoric a mărimii operaţiilor economice şi
financiare; cumularea mai multor documente justificative şi obţinerea documentelor
centralizatoare, verificarea documentelor şi în final înscrierea conturilor în care se va
înregistra operaţia respectivă

CLASIFICAREA DOCUMENTELOR
Agenţii economici, în funcţie de obiectul lor de activitate, folosesc, în practică, o
multitudine variată de documente pentru evidenţierea şi consemnarea operaţiilor economice,
componente ale procesului economic din cadrul respectivului agent economic.
1) Dupa conținut:
- documente de dispoziție;
- documente de execuție;
- documente combinate (mixte);
- documente contabile.
Documentele de dispoziție sunt acele documente prin care un sef ierarhic dispune unui
subaltern efectuarea unei operațiuni. De ex.: prin documentul ,,dispoziție de livrare”, șeful
compartimentului de desfacere dispune gestionarului de produse eliberarea din magazie și
livrarea unui lot de produse.
Documentele de exercuție sunt documente prin care se atesta executarea unui
fenomen. De ex.: prin ,,chitanță” se atestă încasarea în numerar a unei sume de către casier.
Documente mixte sunt acele documente prin care, deopotrivă, se dispune de către un
șef ierarhic unui subaltern executarea unei sarcini și se confirmă executarea ei. De ex.: pentru
eliberarea unei sume din casierie unei personae pentru deplasarea în interesul unității,
compartimentul financiar-contabil intocmeste “Dispozitie de plata catre casierie” pe baza
căreia casierul eliberează suma. Deci, se dispune și , totodată, se confirmă executarea
dispoziției.
Documente contabile sunt acele documente care se întocmesc la nivelul
compartimentului financiar-contabil cu ocazia petrecerii unui fenomen de aici. La randul lor,
acestea vor servi la înregistrarile din contabilitate, și în același timp, se vor constitui și în baze
de calcul pentru anumiți indicatori economico-financiari. 

3
Documentele contabile pot fi:
- documente contabile de înregistrare;
- documente contabile de calculație;
- documente contabile centralizatoare;
- documente contabile de generalizare și raportare contabilă.
Documentele contabile de înregistrare sunt acele documente contabile ce se
întocmesc cu ocazia petrecerii fenomenelor economice la nivelul compartimentului financiar-
contabil și care se constituie acte justificative pentru înregistrarea în contabilitate a acestor
fenomene. De regulă, toate operațiunile economice care se petrec și nu au la bază documente,
vor determina întocmirea a astfel de documente. Ex.: pentru înregistrarea în contabilitate a
decontării T.V.A. se întocmeste ,,nota de contabilitate”.
Documente contabile de calculație sunt acele documente contabile prin care se
determină, la nivelul compartimentului financiar-contabil, o serie de indicatori care vor face
obiectul înregistrarii în contabilitate. De ex.: ,,fisa de calcul a amortizarii’’ se folosește pentru
a determina amortizarea în vederea includerii ei lunare sau anuale în costuri.
Documentele contabile centralizatoare sunt acele documente contabile ce sintetizează
(cumuleaza) sumele din mai multe documente justificative de același tip. În acest sens se va
folosi ,,centralizatorul” sau ,,documentul cumulativ”. De ex.: ,,centralizatorul facturilor” pe o
anumită perioadă.
Documente contabile de generalizare și raportare contabilă sunt acele documente
contabile prin care, fie se prezintă în mod generalizat patrimonial, fie se raportează diverselor
organe starea patrimoniului. Ex.: ,,bilanțul ” este un document prin care se prezintă
generalizat și se raportează diverselor organe situația patrimoniului
2) După circuit (locul de întocmire):
- documente interne;
- documente externe.
Documentele interne sunt documente întocmite de agentul economic, servind fie doar
acestuia, fie și altor persoane. Ex.: ,,factura fiscală” se întocmește pentru facturarea (vânzarea
de bunuri către alte persoane), servind atât agentului economic, cât și beneficiarului.
Documentele externe sunt documente întocmite la nivelul altor agenți economici, dar
servesc și interesele agentului nostru economic. Ex.: cu ocazia achiziționarii de bunuri
economice agentul economic primeste și ,,factura” prin care au fost livrate bunurile de
furnizori.
3) După modul de întocmire:
- documente primare;
- documente centralizatoare.
Documentele primare sunt acele documente ce se întocmesc în momentul și la locul
producerii fenomenului. Ex.: chitanța.
Documentele centralizatoare cumulează datele din documentele primare. De ex.: cu
ocazia vânzării mărfurilor se întocmesc bonuri de vânzare. Pentru o perioadă de timp aceste
bonuri sunt centralizate în ,,centralizatorul vânzărilor de mărfuri”, cu scopul simplificării
înregistrărilor în contabilitate.
4) După regimul de întocmire și folosire:
- documente cu regim special;
- documente fără regim special.
Documentele cu regim special sunt documente la care persoanele și locul de
întocmire, cât și circuitul lor au un regim restrictiv. De aceea, pentru a fi usor de identificat au
inscripția ,,regim special”. Aceste documente se referă la operațiunile cu mijloace bănesti, dar
și la alte operațiuni ce angajează diverse mișcări de valori. Ex.: chitanța.

4
 Documentele fără regim special sunt documente la care nu se ridică restricții cu
privire la întocmire și circuit. Ex.: ,,bon de consum” întocmit cu ocazia consumului de materii
prime.
5) După natura elementelor conținute
- documente privind mijloacele fixe;
- documente privind evidența stocurilor;
- documente privind mijloacele bănești și decontările;
- documente privind salariile și alte drepturi de personal;
- documente privind alte subactivități;
- documente de sinteza contabilă (bilanțul);
- documente privind înregistrările generale în contabilitate (fișa de cont).
Raţionalizarea şi tipizarea documentelor poate fi definită ca o acţiune prin care se
urmăreşte stabilirea unor tipuri unitare de documente (ca mărime, conţinut, format şi
destinaţie) pentru operaţii de acelaşi fel, obligatorii pentru toţi agenţii economici din una sau
mai multe ramuri de activitate.
Acţiunea de simplificare, raţionalizare şi tipizare urmăreşte în principal:
- reducerea cheltuielilor de imprimare şi a volumului de muncă cerut de completarea lor;
- eliminarea paralelismelor în întocmirea şi circulaţia lor;
- cuprinderea în conţinutul lor a indicatorilor strict necesari pentru informare;
- proiectarea unor tipuri de documente şi de formulare care să corespundă necesităţilor de
prelucrare electronică a acestora, etc.
Controlul asupra simplificării şi raţionalizării documentelor de evidenţă se realizează
prin întocmirea unor liste a documentelor folosite în cadrul unui agent economic, care
trebuie să cuprindă:
- denumirea documentului;
- codul;
- regimul de utilizare;
- utilitatea documentului;
- modul de prelucrare etc.
Aceste liste trebuie să aibă anexate modelele formularelor tipizate. Astfel de liste au
scopul de a preveni crearea şi elaborarea unor documente cu conţinut similar, precum şi
verificarea necesităţii unor formulare propuse a fi utilizate în cadrul unui agent economic.

CIRCULAŢIA ŞI VERIFICAREA DOCUMENTELOR

Circulaţia documentelor este drumul parcurs de fiecare document de la emiterea sa
sau de la intrare în întreprindere şi până la arhivare. Documentele trebuie să parcurgă un
traseu bine stabilit, într-o anumită ordine de succesiune, cu opriri şi reţineri minime la un
număr redus de verigi, respectiv numai acolo unde este necesară completarea, semnarea,
verificarea, corectarea şi înregistrarea lor.
Graficul de circulaţie al documentelor
Acest grafic cuprinde următoarele:
- denumirea documentelor,
- persoanele care poartă răspunderea întocmirii şi verificării lor;
- data când trebuie întocmite;
- termenele stabilite pentru predarea documentelor din momentul emiterii sau primirii lor şi
până la arhivare;
- compartimentele beneficiare.
Verificarea formei documentelor de evidenţă se referă la: folosirea modelului de
document corespunzător naturii operaţiei consemnate; existenţa semnăturilor persoanelor
responsabile de întocmirea documentelor şi de efectuarea operaţiei respective; existenţă

5
aceluiaşi număr de ordine pe fiecare exemplar pentru documentele întocmite în mai multe
exemplare; completarea documentelor în numărul de exemplare cerut de normele legale
etc.
Verificarea aritmetică – se verifică dacă datele înscrise sunt corecte şi calculele exacte.
Verificarea de fond a documentelor de evidenţă, implică responsabilitate deosebită din
partea celui care o efectuează şi vizează: legalitatea, necesitatea, realitatea, oportunitatea şi
economicitatea operaţiei consemnate.

RECONSTITUIREA ŞI ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Reconstituirea documentelor se face în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii unui
document justificativ. În momentul în care, se constată dispariţia unui document, persoana
care a sesizat dispariţia, trebuie să anunţe în scris conducătorul unităţii, în termen de 24 de
ore. Acesta va instrumenta încheierea unui proces-verbal de constatare a pierderii, sustragerii
sau distrugerii, în care se v-or indica următoarele:
• denumirea documentului dispărut;
• numărul şi data acestuia;
• numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului;
• împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului.
Procesul-verbal v-a fi însoţit de declaraţia scrisă a persoanei responsabile cu păstrarea
documentului.
Reconstituirea se face pe baza acestui „dosar de reconstituire”, în termen de 30 zile de
la data constatării. Pe documentul reconstituit se va înscrie menţiunea „RECONSTITUIT”.
Persoanele găsite vinovate de sustragerea sau dispariţia documentelor vor răspunde
material sau (şi) în faţa organelor de urmărire penală.
Clasare documentelor este operaţia de aşezare a documentelor într-o ordine stabilită,
în scopul păstrării şi identificării lor cu uşurinţă atunci când este cazul.
Clasarea documentelor trebuie să fie simplă şi adaptată la particularităţile documentelor
folosite de către fiecare agent economic.
Criteriile folosite pentru clasarea documentelor sunt:
• natura operaţiei economice: documentele se grupează în dosare separate pe categorii de
probleme: mijloace fixe, materiale, operaţii băneşti etc;
• cronologic: documentele se grupează după dată sau în ordinea înregistrării lor;
• alfabetic: documentele se aranjează după denumirea agenţilor economici;
• geografic: documentele se clasează după localitatea în care se găsesc firmele corespondente;
După ce au fost clasate, documentele trebuie păstrate, adică arhivate.
Păstrarea documentelor (arhivarea) este o activitate de gestionare a fondului
documentar al firmei. Se poate face în două genuri de arhive:
• arhiva curentă, în care se păstrează documentele şi materialele documentare, în cadrul
principalelor sectoare şi servicii ale agentului economic, în cursul anului;
• arhiva generală, unde sunt predate documentele şi materialele documentare de către fiecare
serviciu şi compartiment după încheierea exerciţiului financiar, anual.
Documentele de casă şi unele documente contabile ca de exemplu: darea de seamă,
balanţele de verificare etc. se păstrează în spaţii special destinate.
Din arhiva generală, documentele se pot scoate numai cu aprobarea persoanelor
competente, la cererea instanţelor judecătoreşti şi a organelor de control.

BIBLIOGRAFIE
6
1. Caciuc, Leonora, Megan, O., Bazele contabilităţii, Editura Mirton, Timişoara, 2009;
2. Imbrescu, Carmen, Bazele contabilităţii, Editura Mirton, Timişoara, 2008;
3. Sîrbulescu, Claudia, Contabilitate, Editura Eurobit, Timişoara, 2010;
4. Sîrbulescu, Claudia, Contabilitate, Editura Universităţii Lucian Blaga, Sibiu, 2013;
5. Sîrbulescu, Claudia, Contabilitate, Editura Agroprint, Timişoara, 2014;
6. www.scrigroup.com.