Guía para la Elaboración del

Documento
de Visión del

Oficina de
Informática

Bogotá D.C.,
Colombia
 Fecha:10-08-
Guía para la Elaboración del
Versión: 1.0
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Visión del

Documento: Guía para la Elaboración del Documento de Visión del Proyecto

Autor: Oficina de Informática
Estatus: Preliminar (Documento de Trabajo)

Control de
Versiones
Versió Fech Descripci Autor
1.0 Feb. 21/2010 Creación del documento Jorge Valenzuela
2.0 Feb. 24/2010 Revisión del documento Héctor Mauricio Parra
2.0 Agosto 10/2010 Ajuste del documento, Jorge Valenzuela
inclusión de
elementos de la Metodología

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Tabla de Contenido
I. Conceptos
II. básicos......................................................................................................1
III. Primera Parte del documento
IV. .....................................................................................1
V. Situación .................................................................................................................
VI. 2
VII. Grupos de interés o
VIII. involucrados............................................................................ 4
Presunciones y

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I. Conceptos
básicos
El propósito fundamental del documento de visión es definir de forma
completa y superficial - pero
al mismo tiempo concisa, clara y precisa - los objetivos funcionales y
complementarios de la solución o producto que busca el proyecto.
Para lograr esto el documento de visión debe dar un entendimiento
general y suficiente del
contexto y la realidad donde ocurre del sistema de información y debe
también recopilar y conciliar diferentes puntos de vista particulares sobre el
proyecto, estos puntos de vista son enumerados desde la perspectiva de
diferentes grupos de interesados en el sistema de información, quienes,

Los grupos de interés son las personas y organizaciones que de alguna

manera están involucradas
en el proyecto, bien porque son sus usuarios, responsables o directamente
beneficiados o afectados por éste.
El documento también expone las restricciones, directrices y lineamientos
formal y previamente
establecidos para el proyecto.
Luego se numeran las características funcionales a nivel macro que
debe suplir el producto o
solución y se complementa con los demás requerimientos que constituyen
factores o atributos de calidad que también debe cumplir el producto
Finalmente y con ánimo de dejar explícitos y claros los límites del
proyecto y del producto se
redactan explícitamente características funcionales o consideraciones
técnicas que no se tendrán en

II. Primera Parte del

documento
El documento debe iniciar con una introducción que exponga, de forma
abreviada, el contenido
del documento, continúe con la declaración en un párrafo del objetivo del
proyecto, luego describa, esta vez con algo más de detalle, el alcance
organizacional y funcional del proyecto, esto es delimitar y explicar las
unidades organizacionales que serán afectadas, impactadas o beneficiadas
con el proyecto y de igual manera, si el alcance trasciende al exterior de
una sola organización, delimitar y explicar las demás entidades u

Dependiendo del área del negocio o del dominio de conocimiento donde

se ubica el sistema de
información, en ocasiones es pertinente incluir un aparte que enumere
y explique las
siglas, abreviaciones y términos muy propios del negocio y cuya definición o
Finalmente se termina esta primera parte con un resumen general de lo
que debe ser el producto o
solución tecnológica a la luz de lo explicado antes.

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III.
Situación
La segunda parte del documento de visión está enfocada al sistema de
información en un sentido literal, esto es, describir con un detalle suficiente
para lograr el entendimiento: las actividades, procesos, procedimientos,
políticas, normas, estructuras organizacionales, herramientas, roles de
Se recomienda hacer una exposición de antecedentes si para lograr un
mejor entendimiento es
necesario explorar algunos eventos históricos del sistema de información
antes de llegar al estado
actual, esto incluye la descripción, si la hubiera, de alguna herramienta o
aplicativo de software que de apoyo al sistema de información. Es también
La situación del proyecto concluye con la identificación y el planteamiento
del (de los) problema(s)
que el proyecto pretende resolver.
Un buen planteamiento del problema presupone una correcta
identificación del mismo y es
condición sine qua non para el éxito del proyecto, no es posible alcanzar
resultados satisfactorios si el
Para facilitar y normalizar la redacción de la problemática, el documento
de visión determina la
utilización de elementos tomados de la “Metodología de Marco Lógico”1, de
uso común en la formulación de programas y proyectos sociales. Dentro
de estos elementos se consideran los siguientes pasos:
1. Definir dentro de los problemas identificados cuál es el
2. Problema Central.
3. Identificar las Causas Directas o Inmediatas del
4. problema central. Identificar los Efectos Directos o
Principales del problema central. Identificar
Los problemas no deben identificarse (ni redactarse) como la ausencia de
una solución, sino como
la evidencia de una situación deficiente o negativa. Los grupos de interés,
expertos temáticos o funcionales y en general los involucrados en el
proyecto, aplican - dentro del análisis y revisión de la problemática -
criterios de prioridad y selectividad para escoger un solo problema
central a partir del cual se enfoque el análisis de causas y efectos y permita
Los demás problemas identificados en el análisis y no considerados como
el problema central, así
como los nuevos que eventualmente surjan del análisis de los efectos
directos se deben redactar en un cuadro como el siguiente que además de
enunciar de forma sucinta el problema, declara que áreas organizativas
específicas se afectan, describe - de forma igualmente breve - el impacto

1 La metodología de Marco Lógico (MML) es una herramienta analítica, desarrollada

en los años 1970, para la planificación de la gestión de proyectos orientado por
objetivos. El concepto fue desarrollado originalmente por la GTZ, agencia de
cooperación de Alemania y de él se toman los elementos de formulación de
problemas, causas, efectos y objetivos y la identificación y descripción de
involucrados
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El problema de Redacción de una situación negativa

o deficiente sustentada en la realidad, no
en hipótesis.
Afecta Áreas organizativas afectadas por la
situación
Generando un impacto Efectos o consecuencias de la situación
en
Una solución posible es Acciones concretas para remediar la
situación negativa
Ejempl
o:
El problema central que desarrollará al
proyecto es:
• EL Sistema General de Participaciones no está soportado por un
Sistema Integrado de
Información
Causas directas o
inmediatas:
• Se continúa intercambiando información en copia dura (papel) y
medios magnéticos no
• automatizados
Se continúa utilizando herramientas de propósito general tal
como Excel o programas estadísticos
Efectos directos o
principales:
• Riesgos en cálculos sin alertas o
• reporte de errores.
• Riesgos en el intercambio
Se está faltando a lo de
la ley 715 de
establecido en 2001.

Otros
Problemas:
El problema de Contar con dos versiones de la misma
información, una física impresa en papel
y una versión en medio magnético,
puede producir diferencias y obliga a
conciliar y manejar eventuales diferencias.
Afecta La SFTP y las subdirecciones técnicas
de Salud, Educación y Agua y Ambiente
Generando un impacto Trabajo adicional de revisar y comparar
en ambas versiones y, cuando existen
inconsistencias, enviar diferencias y
observaciones a las entidades nacionales,
Una solución posible es recibir respuesta mecanismos
Implementar y hacer ajustes.
apoyado en
tecnologías de la información y
de las telecomunicaciones
para intercambiar información
entre el DNP y Las entidades del orden
nacional con certificación digital y seguridad

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IV. Grupos de interés o

involucrados
Decíamos en los conceptos básicos de esta guía que el documento de visión
debe también recopilar y conciliar diferentes puntos de vista particulares
sobre el proyecto y que estos puntos de vista son los enumerados desde la
perspectiva de diferentes grupos de interesados en el sistema de
Estos diferentes puntos de vista surgen de las múltiples disciplinas
presentes en la ejecución del
proyecto y de los diversos roles que conforman estas disciplinas, así, estos
factores que definen la
naturaleza de los interesados e involucrados en el proyecto producen
diferentes puntos de vista y consideraciones sobre el mismo proyecto.
Todas estas “visiones” u opiniones diversas son al mismo tiempo correctas
y deben ser tenidas en cuenta puesto que la solución o producto esperado
Este enunciado de los puntos de vista no se hace en prosa libre y textual,
se desarrolla a través de
una tabla que muestra, para cada involucrado o grupo de interés - ya
descrito previamente -, la
necesidad o problema, desde la perspectiva del negocio, y su
correspondiente requerimiento u oportunidad que persigue el proyecto para
Ejempl
o:
Oficina de
Planeación
Necesidad Requerimientos del sistema
Definir instancias de • Registrar instancias de Programación
programación sus
presupuestal y
presupuestal atributos
• Registrar supuestos macroeconómicos y
Definir el catálogo • parámetros de programación
Facilidades para la creación de catálogos
presupuestal de ingresos dealacuerdo
clasificador presupuestal de ingresos
definido en el
Establecer relaciones entre • sistema.
Facilidades para integrar, homologar,
catálogos consolidar catálogos dentro del sistema.
Solicitar modificación de • Obtener información de las
apropiaciones. apropiaciones presupuestales
de interés.
• Obtener y/o Ingresar la
información correspondiente a
la solicitud de las modificaciones
presupuestales al nivel de ley y de
decreto de liquidación

También hace parte de este capítulo la exposición cuantitativa de factores

actuales y proyectados
derivados del sistema de información en su sentido literal y cuyos
volúmenes y cifras son consideraciones que inciden en la definición y
arquitectura del proyecto y por tanto se deben conocer y divulgar en este

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Básicamente estos
factores son:
• Número de usuarios
• Número de transacciones
• Volúmenes de datos en

Se sugiere estimar la proyección a un mínimo de un año y a un máximo de

5 años o en periodos
anuales si la estimación de crecimiento es relevante en cada año.

V. Presunciones y
dependencias
Usualmente los proyectos de software ocurren dentro de un entorno
comprende métodos,
organizacional que ya actividades, y otras formalme
entregables, yestándares
establecidas con las cuales el proyecto – tanto en
directrices
el proceso comonteen su
resultado – debe guardar
conformidad. Este aparte se consigna todos esos lineamientos predefinidos
para el proyecto, tales como directrices o líneas básicas de arquitectura,

VI. Características de la
solución
El documento de visión es un artefacto definido dentro de un proceso
metodológico que se centra
en casos de uso como mecanismo fundamental de recolección de
requerimientos funcionales, esto hace que exista una relación muy estrecha,
con dependencia, realización y trazabilidad, de este documento con los
casos de uso, en otras palabras, las características funcionales de la
solución deben ser expresadas en concordancia con los casos de uso que
conforman la funcionalidad de ésta.
Para hacer esta enumeración de macro características del producto se debe
partir idealmente del modelo de casos de negocio (o casos de uso de alto
nivel), sin embargo, debido a que el documento de visión es un documento
que se comienza en la primera fase del proyecto, es muy probable que el
modelo de casos de uso esté en una etapa incipiente se puede
partir de las necesidades y requerimientos expresados en un capitulo
anterior de este documento como las visiones particulares de los grupos
de interés. De cualquier manera se debe garantizar la dependencia,
realización y trazabilidad entre las características enumeradas aquí y los

VII. Otros requerimientos

Además de los requerimientos funcionales un producto o solución de
tecnología debe cumplir con ciertas características, atributos de calidad o
restricciones que permiten obtener su real valor y beneficio y
complementan efectivamente las necesidades o solicitudes funcionales de
los usuarios.
Dicho de otra manera, la ausencia de estos atributos ponen en duda la
viabilidad del proyecto y el uso efectivo del producto.
Alguno de estos factores o atributos de calidad ya tienen una definición y
enumeración formal en la Norma ISO/IEC 9126, pero no obsta incluir
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• Confiabilidad y
exactitud
•
Usabilidad
•
Rendimient
•
o
•
• Disponibilid

• ad

• Seguridad

• Mantenibili

• dad

• Portabilidad
Conformida

VIII. Exclusiones
Finalmente en este capítulo se consignan de forma explícita las o
consideraciones técnicas
características funcionales que definitivamente el producto o solución las
no
tendrá, de la misma
manera se excluirán artefactos, documento, procedimientos y entregables
que no harán parte de los compromisos pactados en el proyecto.
Aunque es claro que el alcance, características y factores de calidad del
proyecto están determinados
con precisión dentro del contenido de este documento, cuando haya
posibilidad de ambigüedad o malinterpretación dentro de alguno de estos
elementos, entonces es pertinente enumerar de forma expresa los que no

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