Sunteți pe pagina 1din 34

Termeni de referință

pentru realizarea proiectului de digitizare a fondului arhivistic din cadrul Direcției de arhivă
Chișinău (DAC) a Primăriei mun. Chișinău

NOTĂ: Prezentul Proiect al Termenilor de referință nu include condițiile de evaluare a calificării


ofertanților (potențiali prestatori), care urmează a fi elaborate și implementate de către DAC în
mod independent și separat, inclusiv pentru respectarea confidențialității și imparțialității.
Pavel Burghelea, EUROLEX, 5 iulie 2021

CUPRINS

Abrevieri
1. Introducere
2. Spațiul juridico-normativ și organizațional aplicabil
3. Domeniul de activitate al DAC
4. Procesele curente de arhivare
5. Volumul de documente spre digitizare
6. Tipurile de acte spre digitizare
7. Cerințe fata de denumirea actelor
8. Cerințe fata de procesul de digitizare
9. Cerințe funcționale și non-funcționale
- Cerințe față de echipa de proiect
- Cerințe minime pentru echipament
- Părțile implicate și rolul în cadrul sistemului informațional
- Cerințe față de arhitectura sistemului informațional
- Modelul funcțional al sistemului informațional
- Termene de executare
- Cerințe fata de documentația sistemului informațional
Abrevieri

DAC Direcția de arhivă Chișinău a Primăriei Municipiului Chișinău


PMC Primăria Municipiului Chișinău
CMC Consiliul Municipal Chișinău
STISC Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică, posesor al
platformei tehnologice guvernamentale comune (MCloud)
MCloud Platforma tehnologică guvernamentală comună a Republicii Moldova
MConect Platforma de interoperabilitate dezvoltată de Guvernul Republicii Moldova
ca soluție tehnologică pentru a asigura interoperabilitatea și schimbul de date
între sisteme informaționale
MPass Serviciu de autentificare și control al accesului dezvoltat de Guvernul
Republicii Moldova
MSign Serviciu guvernamental de semnătură electronică dezvoltat de Guvernul
Republicii Moldova
APL Organ al Administrației Publice Locale
Prestator Prestator persoana juridică cu care s-a semnat contractul pentru prestarea
serviciilor de digitizare, sau Ofertant până la câștigarea licitației și semnarea
contractului
SIMAD Sistem informațional de management a arhivei digitale
1. Introducere

PMC implementează agenda de e-transformare a proceselor în vederea sporirii competitivității sale


și demonstrării aspirației acesteia spre inovare. Eficientizarea activității administrației publice
municipale și îmbunătățirea calității serviciilor publice prestate de toate instituțiile sale reprezintă
unele din obiectivele principale ale PMC.

La data de 09 martie 2017, prin Decizia Consiliului Municipal Chișinău, nr. 2/14 ”Cu privire la
digitizarea și conservarea documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova în cadrul
Direcției de arhivă Chișinău”, a dispus crearea unei baze de date și scanarea din format fizic (hârtie)
în format electronic a documentelor cu termen permanent de păstrare. În calitate de primă măsură
pentru executarea Deciziei nr. 2/14 din 09 martie 2017, s-a dispus ”Elaborarea Caietului de sarcini
pentru digitizarea documentelor din fondurile Direcției de arhivă Chișinău”.

Suplimentar, serviciile publice acordate de Direcția de arhivă Chișinău a Primăriei mun. Chișinău
(DAC) sunt printre cele mai solicitate de locuitorii Municipiului Chișinău. Una din principalele
probleme cu care se confruntă DAC ține de timpul necesar pentru soluționarea petițiilor cetățenilor,
pentru prestarea serviciilor publice din cauza necesității de verificare a documentelor pe suport de
hârtie, de verificare de câteva ori a actelor și de transportare fizică a lor, care solicită mai mult timp
pentru desfășurarea și finalizarea fiecărei solicitări.

Proiectul își propune drept scop să dezvolte abilitățile și capacitatea DAC în activitatea lor zilnică,
de a spori eficiența organizațională și îmbunătăți calitatea serviciilor prestate cetățenilor.

Digitizarea fondului arhivistic din cadrul DAC are următoarele obiective:


• Reducerea timpului de prestare a serviciilor publice;
• Facilitarea schimbului de informații;
• Asigurarea securității sporite a datelor;
• Reducerea riscului de pierdere a documentelor;
• Conservarea electronică a documentelor;
• Minimizarea costurilor de întreținere și operare.

Proiectul include digitizarea fondului arhivistic al Republicii Moldova, care se păstrează în DAC,
dezvoltarea sistemului informațional de management a arhivei digitale și a documentelor scanate
(SIMAD), versionarea actelor și implementarea fluxurilor de lucru și ghidurilor privind
obținerea/transmiterea actelor pe suport de hârtie spre scanare, scanarea propriu zisă, introducerea
metadatelor, asigurarea internă/externă a calității și transferul pachetelor informaționale în SIMAD.

1.1. Scopul proiectului

Scopul proiectului este digitizarea documentelor păstrate în Fondurile DAC a PMC.

Scopul include transmiterea către PMC cu titlu gratuit a unui sistem informatic care va asigura
stocarea și gestionarea întregii arhive – un sistem de management al arhivei DAC. Scopul nu
include dezvoltarea și transmiterea unui sistem informațional de gestiune a documentelor
(electronice, pe hârtie sau mixt), sau a corespondenței sau a procesului de elaborare a actelor.

Scopul include digitizarea și popularea cu metadate a întregului dosar integral. Scopul nu include
digitizarea și popularea cu metadate a fiecărei file separat din dosar. Scopul include posibilitatea
versionării fiecărui Proces-Verbal, fiecărei Decizii și Dispoziții – astfel, va fi digitizată în formă
textuală și versionată fiecare Proces-Verbal, Decizie și Dispoziție, iar la acestea se vor anexa un
fișier PDF care va conține Procesele-Verbale, Deciziile, Dispozițiile originale scanate cu tot setul de
acte anexate (note informative, rapoarte, acte a comisiilor de specialitate, etc.).

Scopul include digitizarea documentelor din 24 Fonduri ale DAC, cu punerea imediată la dispoziția
DAC atât a sistemului informațional, cât și a conținutului gradual digitizat. Scopul nu include
digitizarea parțială a documentelor DAC, sau doar a unor anumite tipuri de documente.

Scopul include digitizarea și populare cu metadate a:


- fiecărui dosar integral
- fiecărui Proces-Verbal
- fiecărei Decizii
- fiecărei Dispoziții
- fiecărui registru tematic

1.2. Obiectivele proiectului

Obiectivul general al proiectului este de a îmbunătăți calitatea și eficacitatea serviciilor oferite


cetățenilor, în vederea creșterii transparenței precum şi realizarea şi implementarea unui sistem care
să eficientizeze activitatea internă la nivelul DAC prin utilizarea mijloacelor specifice tehnologiei
informației și comunicațiilor.

Obiective specifice:

Obiectiv 1: Realizarea digitizării documentelor din Fondurile nr.1-24 ale DAC.

Obiectiv 2: Stocarea într-un sistem informațional unic și prezentarea într-o formă accesibilă a
dosarelor DAC.

Obiectiv 3: Eficientizarea resurselor umane ale DAC în scopul îmbunătățirii calității și eficienței
furnizării serviciilor de informare electronică și relaționare cu cetățenii.

Obiectiv 4: Asigurarea integrității și securității documentelor din Fondurile nr.1-24 ale DAC .
2. Spațiul juridico-normativ și organizațional aplicabil

DAC este o subdiviziune structurală a aparatului Primăriei mun. Chișinău, care își desfășoară
activitatea în baza Regulamentului Direcției de arhivă Chișinău din 05-08-2019, Legii Nr. 436 din
28-12-2006 privind administrația publică locală, Legii Nr. 136 din 17-06-2016 privind statutul
municipiului Chişinău, Legii Nr. 880 din 22-01-1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii
Moldova și Regulamentului Fondului arhivistic de stat aprobat prin hotărârea Guvernului Republicii
Moldova din 27 mai 1992 nr. 352.

DAC este deținătorul Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, format din 126 de fonduri pentru
anii 1944-2015, inclusiv formate și completate din arhivele ce urmează a fi digitizate - Primăriei
mun. Chișinău și preturilor de sector (Botanica, Buiucani, Centru, Ciocana, Rîșcani) (Fondurile 1-6
respectiv) și Primăriilor din cadrul municipiului (Primăria comunei Bubuieci, Primăria comunei
Băcioi, Primăria satului Budeşti, Primăria comunei Ciorescu, Primăria oraşului Codru, Primăria
oraşului Cricova, Primăria comunei Cruzeşti, Primăria satului Coloniţa, Primăria oraşului Durleşti,
Primăria satului Ghidighici, Primăria comunei Grătieşti, Primăria oraşului Sîngera, Primăria
comunei Stăuceni, Primăria comunei Tohatin, Primăria comunei Truşeni, Primăria oraşului Vatra,
Primăria oraşului Vadul-Vodă, Primăria satului Condriţa) (Fondurile 7-24 respectiv).

Procesul de digitalizare a Fondurilor 1-24 din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova din DAC a
PMC este reglementat de următoarele acte normative și legislative (nu este exhaustiv):

Legea Nr. 880 din 22-01-1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova
Hotărârea Guvernului Nr. 352 din 27-05-1992 cu privire la aprobarea Regulamentului Fondului
arhivistic de stat
Legea Nr. 982 din 11-05-2000 privind accesul la informaţie
Legea Nr. 71 din 22-03-2007 cu privire la registre
Legea Nr. 133 din 08-07-2011 privind protecţia datelor cu caracter personal
Hotărârea Guvernului Nr. 1123 din 14-12-2010 privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea
securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de
date cu caracter personal

Legea Nr. 91 din 27-06-2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic


Hotărârea Guvernului Nr. 1140 din 20-12-2017 pentru aprobarea Regulamentului privind
activitatea prestatorilor de servicii de certificare în domeniul aplicării semnăturii electronice
Hotărârea Guvernului Nr. 1141 din 20-12-2017 pentru aprobarea Regulamentului privind
modalitatea de aplicare a semnăturii electronice pe documentele electronice de către funcţionarii
persoanelor juridice de drept public în cadrul circulaţiei electronice ale acestora
Legea Nr. 467 din 21-11-2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat
3. Domeniul de activitate al DAC

DAC prestează următoarele servicii publice în baza petițiilor persoanelor fizice și juridice:
- Eliberarea certificatelor de arhivă și extraselor din Fondurile DAC;
- Eliberarea copiilor documentelor;
- Efectuarea cercetărilor arhivistice tematice în Fondurile DAC.
4. Procesele curente de lucru cu arhiva existentă a DAC

Dosarele care prezintă valoare istorico-științifică se păstrează pe suport de hârtie în depozitele


DAC, fiind dedicate spații pentru depozitarea acestora (De ex. Depozitul nr. 1, nr. 2, etc.; în total 13
depozite). La necesitate – la solicitări de prestări servicii sau la solicitări de acces la informație –
dosarul este preluat fizic din depozit și transmis executorului din cadrul DAC pentru studiere și
extragere de informație sau documente, după care dosarul revine în arhiva DAC în depozitul
respectiv.

La momentul actual, DAC nu dispune de un sistem informațional centralizat electronic de


gestionare a arhivei și documentelor legate cu domeniul de activitate.

Evidența dosarelor este inclusă în inventare / liste / registre pe suport de hârtie. Fiecărei instituții îi
este atribuit numărul Fondului, care permite identificarea locației dosarului în depozitele DAC după
anumite criterii primare. De ex. Fondul nr. 1, Inventarul Nr. 4, nr. Dosarului 2756, indicele
Dosarului 01-2, care conține Procesul-verbal nr. 1 al ședinței CMC din 22.01.08 (decizii de la nr.1/1
până la nr.1/2) și documentele anexate.

Se preconizează ca, în procesul digitizării arhivei DAC, inventarele pe hârtie să fie utilizate ca surse
de date, cu digitizarea inclusiv a inventarelor și cu verificarea detaliilor de evidență a fiecărui dosar
din sistemul primar pe suport de hârtie.
5. Volumul de documente spre digitizare

În depozitele DAC, în Fondurile nr. 1-24, la moment se păstrează 34 926 dosare, care includ
perioada anilor 1944-2015. Numărul de file (care pot include ambele pagini) este de aproximativ 3
657 965 (calculul este estimativ; prestatorul va raporta numărul scanat real). Filele sunt de format
A4 și A3 (file/pagini de formatul A3 sunt foarte puține și reprezintă, de obicei, planuri cadastrale,
registre de evidență a proceselor verbale și autorizațiilor, etc.).

Starea filelor din dosare este satisfăcătoare. O parte din acestea au semne de uzură în timp, însă pot
fi supuse procesului de digitizare. Calitatea hârtiei este diferită și include atât hârtie de culoare albă,
cât și galbenă. A se lua în considerare faptul că unele documente au fost elaborate în perioada
Republicii Sovietice Socialiste Moldovenești. Astfel, textele sunt scrise pe hârtie de calitate diferită
și densitate diferită. De asemenea, textele sunt scrise atât de mână și la mașina de dactilografiat
(uneori cu utilizarea hârtiei de indigo), cât și la calculator (pentru perioada ultimelor două decenii).
Suplimentar, textele sunt redactate în 3 ”limbi”: rusă (limba rusă cu utilizarea alfabetului chirilic),
”moldovenească ” (limba română cu utilizarea alfabetului chirilic) și limba română (limba română
cu utilizarea alfabetului latin). A se lua în considerație faptul că traduceri și transliterarea nu se
admit. A se lua în considerație și faptul că nu întotdeauna au fost admise sau respectate regulile cu
privire la utilizarea (sau omiterea) diacriticelor.

Formate digitale de ieșire solicitate de DAC în cadrul procesului de digitizare:


- RTF, DOC, DOCX, TXT, altele similar (pentru versionări de Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții)
- PDF (pentru utilizatori)
- TIFF (imagini master)
- JPEG (imagini pentru adnotări)
6. Tipurile de acte spre digitizare

Actele supuse digitizării sunt:


6.1. Inventarele de evidență a dosarelor după tipul Fondului;
6.2. Dosarele cu documente;
6.3. Documentele din dosar (Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții, cu anexe);
6.4. Registrele tematice (altele decât Inventarele de evidență a dosarelor).

6.1. Inventarele de evidență a dosarelor după tipul Fondului

De principiu, Inventarele reprezintă registre de evidență a dosarelor după tipul Fondului.

Astfel, în inventar se indică numărul Fondului, numărul inventarului, perioada cuprinsă, numărul
dosarului, indicele dosarului, titlul dosarului, datele extreme, numărul filelor în fiecare dosar și
mențiuni. Suplimentar se indică numărul și data Procesului-Verbal prin care a fost aprobat
Inventarul respectiv. Lista Fondurilor indică numărul fondului și denumirea fondului.

Toate Inventarele urmează a fi digitizate, iar informația din ele, va fi utilizată ca sursă de control
atât a metadatelor ce corespund unui dosar, cât și a volumului de dosare.

Formatul fiecărui Inventar este A4, care conține 6 coloane cu date relevante. Astfel, pentru a citi
informația din un anumit câmp orizontal care se referă la o înregistrare (respectiv un dosar), se va
parcurge informația din toate coloanele de pe aceiași pagină.

6.2. Dosarele cu documente

În general, un Dosar poate cuprinde mai multe tipuri de documente, acte, registre.

- Există Dosare în care este inclusă o singură Decizie a CMC, anexată cu toate materialele relevante
respectivei Decizii (însăși Decizia și materialele de lucru, Dispoziția de convocare sau alta
relevantă, Ordinea de zi, Invitațiile, Lista consilierilor, Lista invitaților, Stenograma, etc.).
- Există Dosare în care sunt incluse mai multe Decizii, deoarece volumul filelor din documentele
conținute este unul mai mic.
- Există Dosare în care sunt incluse registre tematice (de exemplu, Dosarul nr. 242 din Fondul nr. 1,
Inventarul nr. 5, reprezintă Registrul Primăriei Chișinău de evidență a proceselor-verbale de recepție
finală a obiectelor pentru anul 2010, care conține 102 file; sau Dosarul nr. 2753 din Fondul nr. 1,
Inventarul nr. 4, reprezintă Registrul Deciziilor CMC pentru perioada 15.03.2007-04.05.2007, care
conține 50 file).
- În alte situații, un Dosar va reprezenta chiar volumul 1 sau 2 sau 3 ale uneia și aceiași Decizii a
CMC (de exemplu, Dosarul nr. 2566 din Fondul nr. 1, Inventarul nr. 4, reprezintă Volumul II al
Deciziei CMC nr. 51/1 din 06.07.2006, care conține 179 file).

Dosarele sunt bine sistematizate și categorizate inclusiv după aniși numerele actelor normative
locale (Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții, etc.). Categoria anilor 1944-1999 sunt preponderent
dactilografiate (deși sunt unele culese sau completate și de mână), pe când cele recente din perioada
anilor 1999 - 2015 sunt deja preponderent culese la calculator și imprimate la tipar. În unele fișe, și
respectiv Dosare, se conțin până la câteva zeci de documente, iar în altele și până la o sută. Fiecare
dosar are un număr unic și poate include mai multe Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții, registre,
etc., fiecare având numărul lor propriu respectiv (după cum este exemplificat mai sus).
Dosarele includ și file cu informații grafice (planuri, schițe) care cel mai adesea au fost imprimate
în format alb-negru, iar ulterior au fost adnotate manual în diferite culori și cu utilizarea a diferite
instrumente și tehnici de marcare (creion, cariocă; evidențiere, hașurare, etc.).

6.3. Documentele din dosar (Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții cu anexe)

Deși documentele ce se conțin în interiorul unui dosar sunt parte integrantă a dosarului spre scanare,
fiecare document este de diferit tip ( Procese-Verbale, Decizii, Dispoziții cu anexe, etc.) și necesită
a fi indicate separat cu denumirea fiecărui document și atribuirea unui număr derivat din numărul
dosarului. Însoțit de metadatele relevante (denumire, dată și sub-număr unic), aceasta va permite
simplificarea procesului viitor de versionare a documentelor. Se vor digitiza în formă textuală și
versiona doar Procesele-Verbale, Deciziile și Dispozițiile.

6.4. Registrele tematice (altele decât Inventarele de evidență a dosarelor)

Deși Registrele tematice (după cum este exemplificat mai sus) ce se conțin în interiorul unui dosar
sunt parte integrantă a dosarului spre scanare, fiecare Registru va fi digitizat cu atribuirea unor
metadate specifice registrului respectiv. Fiecare poziție din Registru va fi posibil a fi extrasă /
decupată din imaginea totală ulterior.
7. Cerințe față de denumirea actelor

Denumirile de acte utilizate vor fi următoarele (convenția de denumire a actelor):

7.1. Pentru Inventar

Fond Nr. Inventar Nr.


”F” ”I”
”1”, ”2”, ”3”, ... ”24” ”1”, ... ”4”, etc.

Exemplu: ”F1_I4”

7.2. Pentru Dosare

Denumire Fond, Inventar nr. Număr vechi Număr nou


”Dosar_” ”F”, ”I” ”2566”, etc. *Atribuit de SIMAD
”1”, ... ”24”, etc.

* Numărul nou va fi numărul unic atribuit de SIMAD

Exemplu: ”Dosar_F1_I2_2566_1234QWERTY”

7.3. Pentru Documentele din Dosar

Denumire Fond, Inventar nr. Număr vechi Număr nou Tip Act**
”Dosar_” ”F”, ”I” ”2566”, etc. Atribuit de Proces-Verbal
”1”, ... ”24”, etc. SIMAD, Decizie
compus din Dispoziție
numărul Stenogramă
Dosarului și Raport
sub-numărul Notă informativă /
documentului explicativă
Demers / Notificare /
Solicitare / Sesizare
Sugestie / Propunere /
Opinie / Aviz
Proiect
Plan
Anexe
Ordinea de zi
Invitație
Listă
Fișă de evidență și control

** Tipul de act este indicat în dosar; Lista indicată nu este exhaustivă, aceasta poate fi modificată în
funcție de conținutul documentului din dosar.

Exemplu: ”Dosar_F1_I2_2566_1234QWERTY_001_Plan”
7.3.A. Pentru Procese-Verbale / Decizii / Dispoziții în versiune textuală

Denumire Număr vechi Tip act Număr act Din data Număr nou
”Dosar_” ”2566”, etc. ”Proces-Verbal” ”51/1”, etc. ”06072006”, Atribuit de
”Decizie” etc. SIMAD
”Dispoziție”

Exemplu: ”Dosar_2566_Decizie_51/1_06072006_1234QWERTY ”

Pentru fiecare Proces-Verbal / Decizie / Dispoziție necesară a fi versionată (în situația în care actul
original a fost modificat prin alt act Proces-Verbal / Decizie / Dispoziție ulterior, unul sau mai
multe), veridicitatea sursei va fi asigurata prin scanarea (in format .pdf) actului normativ (Dispoziție
/ Decizie) original din dosarul DAC și transformarea informației scanate în text (în format rtf, doc,
docx, txt sau similar). La scanarea actului normativ respectiv, va fi creata versiunea “Act_original”.
În baza informației despre volumul de modificări la actul normativ respectiv, va fi identificat fiecare
caz de modificare a actului normativ original și respectiv va fi identificat fiecare act normativ prin
intermediul căruia este modificat actul original (“actul de modificare)” - acest proces va avea loc
gradual. Actul de modificare respectiv, de asemenea va fi scanat (în cazul în care se află în arhiva
DAC; în caz contrar, se va face doar o mențiune despre număr și dată), cu transformarea informației
scanate in text, în procesul de versionare. Astfel, pentru toate necesitățile de asigurare a sursei
actului normativ (atât cel original, cât și cel de modificare) va fi utilizat textul din dosarul DAC.
La prima identificare sau informație, precum ca actul normativ (actul original) a fost modificat, se
va verifica numărul total de modificări și vor fi cronologic ordonate în calitate de evenimente de
modificare/completare a actului normativ. Fiecare eveniment va constitui baza a câte unei versiuni a
actului normativ. Astfel, versionarea va avea loc prin (1) preluarea integrală a textului actului
normativ original, (2) introducerea în textul actului normativ original a modificărilor/completărilor
generate de evenimentul respectiv, (3) evidențierea în text a modificărilor/completărilor, și (4)
salvarea textului actului normativ original supus modificărilor/completărilor ca versiunea nr. 1
(similar, pentru a genera versiunea nr. 2 – se va modifica versiunea nr. 1, și tot așa în continuare).

Exemplu: ”Dosar_2566_Decizie_51/1_06072006_1234QWERTY _Act_original”


Exemplu: ”Dosar_2566_Decizie_51/1_06072006_1234QWERTY _Versiunea_1”

Diacriticele vor fi indicate după cum acestea au fost culese / publicate în Procese-Verbale / Decizii /
Dispoziții, adică dacă a fost omis vreun semn diacritic în textul din Dosar, acesta nu va fi indicat în
textul digitizat. Greșelile nu vor fi corectate de Prestator.

7.4. Pentru registrele tematice din dosar

Denumire Fond, Inventar nr. Număr vechi Număr nou


”Registru_Dosar_” ”F”, ”I” ”2566”, etc. Atribuit de SIMAD
”1”, ... ”24”, etc.

Exemplu: ”Registru_Dosar_F1_I2_2566_1234QWERTY”
8. Cerințe față de procesul de digitizare

Procesul de digitizare va include următoarele etape:

8.1. Preluarea Dosarului pe hârtie (în continuare ”Dosar”) din incinta DAC de către Prestatorul de
servicii de digitizare;

Acțiunea Instrucțiuni Responsabil


1. Obținerea Dosarului Dosarul este prezentat de angajatul Angajat DAC,
DAC desemnat pentru acest scop reprezentant Prestator
2. Stabilirea în ce stare este Stabilirea în ce stare este Dosarul: Angajat DAC,
Dosarul a) Numărul Dosarului; reprezentant Prestator.
b) Starea fizică a Dosarului
3. Stabilirea necesității de În cazul în care se conțin documente Angajat DAC,
desfacere a Dosarului sau cusute sau sigilate (hotărâri de judecată, reprezentant Prestator.
a anumitor acte din Dosar acte notariale, etc.) – Prestatorul va
solicita aprobarea oficială a angajatului
DAC pentru desfacerea Dosarului, dar
documentele cusute nu vor putea fi
desfăcute.
4. Marcarea Dosarului Dosarul va fi marcat (cu utilizarea Angajat DAC,
hârtiei adezive) cu mențiunea reprezentant Prestator.
a) în cazul în care poate fi desfăcut -
“STANDARD” sau
b) în cazul în care sunt anumite acte ce
nu pot fi desfăcute - “A NU SE
DESFACE”.
5. Completarea și semnarea Semnarea actului de predare-primire, Angajat DAC,
actului de predare-primire care va conține data, ora, numărul vechi reprezentant Prestator.
a Dosarului din arhivă și alte câmpuri
care descriu în ce stare este acesta.
6. Desfacerea Dosarului sau Dosarul va fi desfăcut doar după Angajat DAC,
documentului dacă este semnarea actului de predare-primire, reprezentant Prestator.
marcat cu mențiunea care va menționa necesitatea.
STANDARD

Angajații DAC sunt responsabili pentru pregătirea lotului de Dosare. Prestatorul este responsabil de
transportul lotului de Dosare către locația destinată digitizării.

8.2. Pregătirea Dosarului pentru scanare;

Determinarea formatului / formatelor necesare scanării.


Distribuirea filelor la diferite echipamente de scanare cu notarea privind respectarea ordinii și
consecutivității din Dosar.

Pașii 8.3-8.8 pot avea loc atât în ordinea și consecutivitatea de mai jos, cât și aleatoriu, separat sau
simultan, în dependență de soluția de digitizare a Prestatorului.

8.3. Scanarea Dosarului;


Scanarea și captarea în format TIFF, PDF cu rezoluția 300 dpi, color 24 RGB, scara 100%. Se va
respecta scara pentru toate formatele, inclusiv pentru hărți, planuri, schițe.

8.4. Post-procesarea documentelor scanate parte a Dosarului;

Paginile scanate pot fi divizate și ulterior unite într-o singur fișier sau imagine din care se poate
genera un PDF ulterior. Decizia privind mecanismul de automatizare a acestui proces rămâne la
discreția Prestatorului. Denumirea Inventarelor, Dosarelor, documentelor, Registrelor va fi
respectată conform ordinii stabilite mai sus.

8.5. Controlul calității din partea Prestatorului;

Inspectarea vizuală a rezultatelor scanării pentru claritate, integritate, respectarea culorilor și


rezoluției.

8.6. Încărcarea în SIMAD;

Operațiunea de încărcare a datelor va avea loc automat prin integrarea sistemului de digitizare cu
SIMAD.

8.7. Atribuirea numărului unic al Dosarului;

Fiecărui Inventar sau Dosar i se va atribui un număr unic (număr nou) care este diferit de numărul
vechi (numărul de arhivă al DAC).
Fiecărui document din Dosar sau Registru i se va atribui un sub-număr derivat din numărul
Dosarului.

8.8. Completarea metadatelor aferente Inventarului / Dosarului / documentului / Registrului în


SIMAD;

Toate imaginile și metadatele vor fi criptate și exportate în SIMAD prin integrarea cu web serviciile
acestuia (RestFull API). Metadatele se vor completa conform fișelor de indexare aferente fiecărui
tip de document scanat.

8.8.1. Fiecărui Inventar i se vor atribui următoarele metadate (colectate din Inventar):

Metadata Conținut Descriere


Denumire Inventar Inventar al Dosarelor din arhiva DAC
APL (Primărie / localitate) Se va selecta unul din organele APL
Fond 1, 2, 3 ... Nr. de ordine al Fondului Arhivistic
Inventar 1, 2, 3 ... Nr. de ordine al Inventarului din Fondul respectiv
Anii sau 1960, ... 2021 sau Un an anume (de ex. 2019) sau câțiva ani sau
Perioada 1978-1979 Perioada (de ex. 2019-2020)
Nr. PV (de ex. 12/1) Nr. Procesului-Verbal de aprobare a Inventarului
Data PV (de ex. 27.12.2013) Data Procesului-Verbal de aprobare a Inventarului
Nr. Dosar prima (de ex. 2755) Nr. de ordine a primei înregistrări din Inventar a
numărului de arhivă a Dosarului (de ex. 2755) din
coloana 1 din stânga Inventarului;
Nr. Dosar ultima (de ex. 3237); Nr. de ordine a ultimei înregistrări din Inventar a
numărului de arhivă a Dosarului (de ex. 3227) din
coloana 1 din stânga Inventarului;

8.8.2. Fiecărui Dosar i se vor atribui următoarele metadate (colectate din Dosar și verificate în
Inventar):

Metadata Conținut Descriere


Denumire ”Dosar” Dosar din arhiva DAC
Anul ”1960”, ... ”2021” Un an calendaristic (de ex. 2007) care
corespunde anului Dosarului
Nr. vechi (de ex. ”2755”) Nr. vechi al Dosarului din arhiva DAC care
corespunde nr. de înregistrare în Inventar,
coloana 1 din stânga a Inventarului
Indicele ”01-1”, ”01-02” Nr. indicelui Dosarului înregistrat în Inventar,
coloana 2 din stânga a Inventarului
Organ APL (de ex. ”CMC”) Se va selecta unul din organele APL
emitent*
Nr. nou 1234QWERTY Nr. unic al Dosarului atribuit de SIMAD
Fondul 1, 2, 3 ... Nr. de ordine al Fondului Arhivistic din care
face parte Dosarul
Inventarul 1, 2, 3 ... Nr. de ordine al Inventarului din Fondul
Arhivistic din care face parte Dosarul respectiv
Titlul Dosarului (de ex.: Proces verbal nr.1 al Denumirea Dosarului înscrisă pe coperta de
ședinței CMC din 22.01.08) carton a Dosarului și indicată în coloana 3 din
stânga a Inventarului
Nr. file (de ex.: 179) Numărul de file din Dosar înscris pe coperta de
carton a Dosarului și indicată în coloana 2 din
dreapta a Inventarului
Mențiuni (de ex.: Se păstrează Se va indica orice mențiune înscrisă pe coperta
permanent) de carton a Dosarului și/sau indicată în coloana
1 din dreapta a Inventarului
Borderou (Cuprinsul cu lista de Se va popula automat de SIMAD și va
documente din Dosar) corespunde cu lista tuturor documentelor din
Dosar
* Pentru perioada sovietică, denumirea organului APL se va coordona și aproba cu DAC.

8.8.3. Fiecărui document din Dosar i se vor atribui următoarele metadate (colectate din Dosar):

Metadata Conținut Descriere


Denumire Proces-Verbal Se va utiliza una din denumirile din lista
Decizie prezentată, conform documentului din Dosar
Dispoziție
Stenogramă
Raport
Notă informativă /
explicativă
Demers / Notificare /
Solicitare / Sesizare
Sugestie / Propunere /
Opinie / Aviz
Proiect
Plan
Anexe
Ordinea de zi
Invitație
Listă
Fișă de evidență și control
Nr. vechi (de ex. ”2755”) Numărul vechi al Dosarului din arhiva DAC
Nr. nou, sub-număr (de ex. 1234QWERTY_001) Număr unic al Dosarului atribuit de SIMAD
suplinit cu numărul de ordine a documentului
din Dosar, începând cu 001 și finisând cu 999
Nr. pagina 1, 2, 3 ... Numărul paginii din Dosar aplicata pe prima
pagină a documentului, vizibilă în colțul drept-
sus
Nr. document (de ex. ”51/1”) Numărul documentului atribuit de emitent, în
cazul în care un asemenea număr este aplicat
și vizibil pe documentul respectiv
Data document (de ex. ”06.07.2006”) Data documentului atribuită de emitent, în
cazul în care o asemenea dată este aplicată și
vizibilă pe documentul respectiv.
Titlul documentului (de ex. ”Cu privire la Titlul se va aplica doar pentru Procese-
activitatea administrativă, Verbale, Decizii sau Dispoziții
economică și socială a
preturilor de sector”)
Organ APL emitent (de ex. ”CMC”) Se va selecta unul din organele APL. Se va
aplica doar pentru Procese-Verbale, Decizii
sau Dispoziții

8.8.4. Fiecărui registru tematic din Dosar i se vor atribui următoarele metadate:

Metadata Conținut Descriere


Denumire Registrul (de ex. ”Registrul Se va indica denumirea deplină a Registrului
Primăriei Chișinău de conform copertei de carton din Dosar
evidență a proceselor-
verbale de recepție finală a
obiectelor pentru anul
2010” sau ”Registrul
Deciziilor Consiliului
Municipal Chișinău”)
Nr. vechi (de ex. ”2753”) Numărul vechi al Dosarului din arhiva DAC în
care se conține Registrul respectiv
Nr. nou, sub-număr (de ex. 1234QWERTY_001) Număr unic al Dosarului atribuit de SIMAD
suplinit cu numărul de ordine a Registrului din
Dosar conform ordinii din Dosar, începând cu
001 și finisând cu 999

În dependență de conținutul Inventarului, Registrului sau Dosarului, caracterele utilizate pentru


metadate vor fi alfanumerice, cu utilizarea alfabetului latin sau chirilic respectiv (fără transliterare),
cu utilizarea obligatorie a diacriticelor.

8.9. Generarea Borderoului (fișei electronice) în formă textuală a Dosarului;

Cu condiția unei bunei funcționări a SIMAD și completarea tuturor metadatelor solicitate în p. 8.8
de mai sus, SIMAD va putea genera Borderoul (fișa electronică) a Dosarului, cu toate metadatele
relevante, ceea ce va reprezenta digitizarea completă a Dosarului.

8.10. Semnarea digitală a Dosarului digitizat;

Prestatorul va semna digital Dosarul, care la această etapa va reprezenta un singur fișier sau mai
multe fișiere PDF, cu utilizarea platformei MSign. Semnarea va avea loc în vederea asigurării
autenticității și integrității Dosarului. Această etapă poate avea loc și după etapa indicată la p. 8.11.
în dependență de soluția SIMAD prezentată de Prestatorul și acceptul lotului digitizat din partea
DAC (cerința de semnare digitală va fi aplicabilă și pentru proiectul pilot).

8.11. Asigurarea posibilității de verificare a calității de către DAC;

Prestatorul va implementa un instrument intern de asigurare a calității înainte de a transmite datele


angajatului DAC pentru verificarea calității. Asigurarea internă a calității realizată în cadrul
procesului de digitizare va asigura implementarea eficientă a proceselor corespunzătoare și
aplicarea cerințelor de calitate în procesul de digitizare.

Identificarea erorilor de introducere a datelor și/sau calității reduse a imaginilor scanate la etapele
inițiale va eficientiza procesul de digitizare, va spori calitatea materialului digitizat și va maximiza
colaborarea între Prestator și DAC.

Prestatorul va asigura un mecanism de verificare externă și aprobare a Inventarelor, Dosarelor și


Registrelor pentru angajatul DAC. Mecanismul poate fi sub forma unei resurse web sau aplicații cu
rol de acces în SIMAD (această funcționalitate trebuie să existe de la bun început în sistemul de
digitizare a Prestatorului; cerința de verificare va fi aplicabilă și pentru proiectul pilot) cu
următoarele caracteristici:
1) Vizualizarea imaginilor scanate;
2) Vizualizarea metadatelor pentru fiecare Dosar și/sau Registru;
3) Funcția de aprobare a Dosarului și/sau Registrului;
4) Funcția de respingere a Dosarului și/sau Registrului și de introducere a motivelor respingerii
(comentariu);

Funcția de respingere va fi utilizată în momentul detectării în cadrul verificării calității de către


DAC a unor nereguli și/sau erori:
1) Imaginile scanate sunt de calitate redusă;
2) Datele sunt ascunse și/sau există alte probleme care împiedică citirea informațiilor;
3) Metadatele conțin erori și/sau probleme de transliterare;
Persoana din cadrul DAC care va verifica calitatea va selecta cel puțin 1% din actele digitizate (deși
poate testa până la 100% din acte), iar în cazul în care 1% din acte sunt respinse, actele respective
vor fi restituite Prestatorului pentru repetarea procesului de digitizare.
8.12. Schimbul de date cu / exportul în orice sistem informațional indicat de DAC;

În cadrul acestei activități Prestatorul va utiliza platforma MConnect pentru a asigura schimbul de
date cu asigurarea accesului la actele digitizate din SIMAD. În prezent procesul este mult mai
simplu; pentru realizarea acestei sarcini nu sînt necesare careva adaptoare de baze de date și/sau alte
soluții programatice.

8.13. Restituirea dosarului pe hârtie (restabilit și cusut) arhivei DAC de către Prestator.

În cadrul acestei activități Prestatorul va reasambla Dosarul sau Registrul, cu respectarea strictă a
ordinii documentelor după cum aceasta era enumerată în fișa originală a Dosarului și îl va restitui
arhivei DAC. În cazul în care acest lucru este necesar, Dosarul se va lega și coperta din nou, având
în vedere starea precara a unor Dosare, cu replicarea tuturor metadatelor existente inclusiv pe
copertă în Dosarul vechi.

8.14. Locul de muncă

Procesul de scanare și digitizare va avea loc pe adresa indicată de DAC, în mun. Chișinău,
Republica Moldova. DAC va asigura spațiu (cel puțin 300m2, dintre care cel puțin 3 încăperi, dintre
care o încăpere va fi nu mai mică de 30m2) și mobilierul necesar și va suporta cheltuielile curente
ce țin de spațiul de lucru. Spațiul va fi dotat cu sistem de ventilare, climatizare, canal de acces
Internet de mare viteză, nivel adecvat de tensiune electrică și linie electrică de rezervă (sau
generator). Cu acceptul și inspectarea prealabilă a DAC, Prestatorul va putea confirma
disponibilitatea proprie și asigurarea cu un asemenea spațiu, anexând la ofertă (sau în termen de 1 zi
lucrătoare de la solicitarea DAC) planul spațiilor și informația despre adresa și locația respectivă în
mun. Chișinău, Republica Moldova.

8.15. Proiectul demo

La solicitarea DAC, înainte de a începe scanarea masivă, Prestatorul selectat va efectua un proiect
demo în prima lună de la inițierea proiectului (semnarea Contractului), care va consta în digitizarea
a cel puțin cinci sute (500) de Dosare și cel puțin 5 (cinci) Registre, dar nu mai puțin de 10 000 de
pagini.

Scopul acestui demo va fi de a valida întregul proces de digitizare, de a agrea caracteristicile tehnice
a documentelor digitale, precum și de a servi drept indicator privind termenul de execuție și
calitatea proiectului.

Proiectul demo va fi compus dar nu se va limita la:


- Implementarea procedurii de pre-scanare;
- Scanarea Dosarelor;
- Adnotarea cu metadate a Dosarelor și documentelor, Registrelor;
- Asigurarea calității Dosarelor și documentelor (de către Prestator, pe de o parte, și de către DAC,
pe de altă parte);
- Semnarea digitală al documentelor digitizate de către Prestator, după asigurarea externă a calității;
- Asigurarea schimbului de date cu SIMAD;
9. Cerințe funcționale și non-funcționale

Prezentul capitol conține condițiile care urmează a fi întrunite de Prestator. Următoarele abrevieri
vor fi utilizate pentru a reprezenta trei (3) tipuri de condiții:

1) O (condiție obligatorie) – neconformarea cu această condiție duce la descalificarea


propunerii;
2) P (condiții preferabile) – înseamnă că DAC are nevoie de această funcție, dar lipsa acesteia
nu duce la descalificarea propunerii;
3) I (informații) - informații adiționale care facilitează înțelegerea de către Prestator a altor
cerințe;
Cerințe față de livrabile
Obligatorie
Nr. Condiție sau
preferabilă
Raportul privind activitatea demo de digitizare a cel puțin cinci sute (500) de
1. Dosare și cel puțin 5 (cinci) Registre indexate cu metadate, arhivate și O
ingerate într-o aplicație pilot cu funcționalități avansate de căutare. Aplicația
pilot va fi instalată temporar în MCloud până la dezvoltarea unui sistem de
management a arhivei complet funcțional.
Circa șase (6) milioane pagini sunt scanate, metadatele introduse, Procesele-
2. Verbale, Deciziile și Dispozițiile sunt versionate ca text, acceptarea calității și O
importarea în SIMAD realizată.
Imaginile scanate sunt procesate și salvate în următorul format:
3. - TIFF comprimat pentru fiecare imagine stocată în SIMAD O
- PDF comprimat pentru fiecare imagine descărcată din SIMAD;
Fișierele sunt grupate, metadatele adnotate, semnăturile digitale aplicate în
conformitate cu specificațiile.

4. Instrucțiunea privind procesul de scanare/digitizare prezentată. O

5. Instrucțiunea privind procesul de asigurare a calității prezentată. O


Prezentarea raportului zilnic privind numărul documentelor pregătite pentru
6. procesul de asigurare a calității de către DAC. O
Prezentarea DAC a rapoartelor de progres lunare nu mai târziu de a cincea zi
7. lucrătoare de la sfârșitul lunii de raportare. O
Prezentarea raportului final nu mai târziu de a zecea zi lucrătoare de la
8. finalizarea acestei activități. O

Condiții tehnice generale


Energie electrică: Tot echipamentul activ (în funcțiune) va funcționa cu prize
9. standard pentru Republica Moldova. O

De mediu: dacă nu este prevăzut altfel, tot echipamentul va funcționa în


10. condiții de 10-30 grade Celsius, 20-80% de umiditate relativă și 0-40 grame O
de praf pe metru cub.
Dacă nu este prevăzut altfel, tot echipamentul va funcționa la nivelul de
11. zgomot care nu va depăși 55 decibeli. O

Tot echipamentul electronic care emite energie electromagnetică va fi de


12. clasa B US FCC sau EN 55022 și EN 50082-1, sau echivalentul - standarde O
de emisie.

Cerințe față de echipamentul de scanare


Funcția de scanare a soluției propuse va suporta scanare monocromă și
13. coloră. O

Furnizorul va utiliza tehnologie de scanare de ultimă oră și va garanta


14. producerea unor imagini calitative care permit examinarea și verificarea O
acestora.

Soft-ul și echipamentul pentru scanare vor accepta documente de diferite


15. tipuri, dimensiuni și stare fizică, fără ca acestea sa fie deteriorate în timpul O
procesului de scanare.
Organizarea documentelor cu pagini multiple. Soft-ul pentru scanare va putea
16. separa în mod automatizat documentele prin aplicarea: O
1) Numărării paginilor;
2) Codurilor de bare;
3) Paginilor curate.
Separarea foilor poate fi ștearsă automat. Utilizatorul poate atașa un
document, șterge, insera sau scana pagini, schimba ordinea paginilor în
document, trage imaginile selectate dintr-o parte a documentului în alta sau
grup.
Numirea automată. Soft-ul de scanare va avea funcția de numire automată a
17. fișierelor și documentelor permițând operatorilor să evite sarcinile de rutină și O
să obțină fișierele și documente structurate imediat.
Soft-ul de scanare va avea capacitatea de a salva imaginile în format
18. standard, inclusiv, dar fără a se limita la TIFF, PDF sau PDF/A comprimat O
(vezi ISO 19005).
Formatul (dimensiunea) minim al zonei de scanare va asigura acoperirea
19. completă a tipului de documente și registre DAC (vezi formatele spre O
digitizare indicate la capitolul 5 de mai sus).

20. Funcția de captură automată a datelor pentru recunoașterea codului de bare. O


Soft-ul de scanare va fi capabil să salveze imaginile cel puțin cu 300dpi cu un
21. profil color de 24 biți, sRGB IEC61966-2.1. O
Rezoluția imaginilor scanate va fi de cel puțin 2.8 linii / mm pentru copia de
22. aceeași dimensiune (1:1) O
Soft-ul de scanare propus va fi capabil să stocheze parametrii de setare a
23. scanerului (inclusiv cu o singură/două fețe, rezoluție, contrast, și O
luminozitate) pentru diferite tipuri de documente.
Prestatorul trebuie sa dețină scanere specializate pentru scanarea
24. documentelor fără a separa/desface Dosarele/Registrele DAC. O
Prestatorul trebuie să dețină echipament de scanare pentru formatele de
25. documente A4, A3.
Prestatorul va efectua toate activitățile necesare pentru instalarea
26. echipamentului; va livra echipamentul necesar pentru scanare, stocarea O
temporară a materialului scanat și introducerea metadatelor. Prestatorul, de
asemenea, va livra consumabile cum sunt cabluri electrice, prize, echipament
pentru rețeaua locală.

Cerințe față de echipamentul de infrastructură TIC


Prestatorul va instala echipamentul în cantitatea și de funcționalitatea
27. necesară pentru implementarea reușită a proiectului. Cel puțin, echipamentul O
de infrastructură TIC va consta din:
 Scanere în conformitate cu cerințele de mai sus (nr. 13 – 26);
 Server local pentru stocarea imaginilor scanate și metadatelor până la
încărcarea în SIMAD din MCloud;
 Licențele corespunzătoare pentru soft-ul de scanare și procesare (după
necesitate);
 Comutator și cablu de rețea locală sau alt echipament corespunzător
(preferabil cu fir) pentru conectarea calculatoarelor și scanerelor în
zona de lucru;
 Conectarea la MCloud (STISC WAN / Internet / VPN / firewall)
 Numărul necesar de stații de lucru pentru introducerea metadatelor,
operațiunile de fișier încărcare/descărcare și testul de asigurare a
calității;
 Alt echipament necesar pentru realizarea eficientă a activității și
prezentarea rezultatelor.

Aspectele de securitate
Ținând cont de informațiile conținute în documentele/registrele scanate,
28. caracterul sensibil și confidențial al acestora, procesul de digitizare va avea O
loc exclusiv pe teritoriul Republicii Moldova.
Documentele nu vor fi copiate, replicate sau transcrise în formă manuală
29. și/sau digitală, cu excepția operațiunilor specificate în cadrul acestei activități. O
Personalul Prestatorului va respecta regulile de igienă de bază, de exemplu
30. spălatul pe mâini după fiecare masă și/sau orice alte activități în afara zonei O
de lucru.
Documentele vor fi manipulate doar cu mâinile curate îmbrăcate în mănuși
31. (de preferință de bumbac). O
Intrarea persoanelor străine în zona de lucru nu se permite. Intrarea în zona de
32. lucru se va realiza doar în baza unor permise speciale. O
Deschiderea geamurilor, reglarea temperaturii și/sau umidității aerului în
33. zona de lucru este strict interzisă. O

34. Produsele alimentare și/sau băuturile sunt interzise în zona de lucru. O


Respectarea măsurilor de securitate la incendiu este obligatorie (inclusiv
35. interzicerea utilizării neautorizate a dispozitivelor adiționale de încălzire, O
fumatului, blocării căilor de evacuare și accesului pompierilor).
Personalul Prestatorului va mânui documentele cu atenție, pentru a evita
36. distrugerea acestora. Toate daunele cauzate vor fi acoperite de Prestator. O
Crearea unui registru pentru vizitatori; elaborarea instrucțiunilor privind
37. utilizarea registrului și drepturilor de acces pentru vizitatori și monitorizarea O
atentă a acestora. Prestatorul va ține evidența accesului intern la Dosare,
metadate, documente digitizate.
Asigurarea faptului că stațiile de lucru, serverele și alte dispozitive (inclusiv
38. telefoanele mobile, aparatele de transmisie) nu sunt conectate la LAN, O
Internet, Wi-Fi, Bluetooth și alte modalități de transmitere a conținutului
scanat în afara zonei de lucru.
După fiecare schimb, un supraveghetor desemnat se va asigura că personalul
39. nu scoate imagini scanate și/sau registrele pe suport de hârtie din zona de O
lucru.
Documentele pot fi păstrate doar pe mese speciale, sertare și polițe. Plasarea
40. lor pe podea, pervazuri, scări este interzisă. O
Documentele nu trebui lăsate fără supraveghere. Când nu sunt utilizate, toate
41. aceste materiale vor fi puse în husă sau înapoi în Dosar, mesele vor fi O
acoperite, sertarele închise pentru a asigura protecția împotriva prafului și a
luminii.
Benzile sau alte materiale adezive nu vor fi utilizate ca și materiale adiționale
42. de suport în timpul procesului de scanare. Benzile sau materialele adezive (de O
ex. abțibilduri, inclusiv temporare, cu coduri de bare, coduri QR, etc.) pot fi
utilizate doar pe coperta de carton (interior sau exterior) a Registrului sau
Dosarului
Personalul Prestatorului nu va pune documentele sub presiune (de ex.
43. plasarea pe ele a cărților, creioanelor, autocolantelor sau altor obiecte). O
Documentele nu vor fi marcate sau adnotate în nici un fel; instrucțiuni și
44. notițe pot fi făcute doar cu utilizarea unor bucăți speciale de hârtie adezivă. O

Cerințe față de acțiunile și procedurile pre-scanare

45. Vor fi urmate prevederile capitolului 8.1 de mai sus. O


Prestatorul va obține documentele din arhiva DAC de la angajații
46. responsabili. I
Registrele și Dosarele DAC sunt numerotate în conformitate cu numerotarea
convențională din arhiva DAC.
Această numerotare este indicată pe exteriorul copertei de carton la începutul
Dosarului sau în coloana 1 din dreapta a Inventarului. Această numerotare va
sta la baza denumirilor fișierelor în conformitate cu prevederile capitolului 7
de mai sus.
Prestatorul va evalua dimensiunea și starea fizică a Dosarului/Registrului: În
47. cazul în care este de o calitate satisfăcătoare, dar unele date utile din dosar O
sunt ascunse în zona în care documentul este prins sau cusut, acesta va fi
marcat (cu utilizarea hârtiei adezive) cu mențiunea ”STANDARD” (în
coordonare cu DAC). În cazul în care în Dosar se conțin anumite acte ce nu
pot fi desfăcute, acesta va fi marcat (cu utilizarea hârtiei adezive) cu
mențiunea “A NU SE DESFACE” (în coordonare cu DAC).
La necesitate, în mod special pentru Dosarele /Registrele cu mențiunea “A
48. NU SE DESFACE”, fiecare Dosar va fi completat de Prestator cu o O
instrucțiune specială, în care se vor menționa particularitățile documentelor în
Dosar, ca spre exemplu, necesitatea de a dezvălui datele ascunse în zona în
care sunt fixate / cusute paginile Registrului sau documentului din Dosar.
Prestatorul va face o mențiune pe Dosar (cu utilizarea hârtiei adezive) - “Gata
49. pentru scanare” (așadar, Prestatorul va crea și menține o astfel de listă de O
Registre și Dosare), după care poate iniția procesul de digitizare.
Prestatorul va realiza sarcini în conformitate cu programul stabilit și va păstra
50. un registru intern al lucrărilor desfășurate. O
Disponibilitatea Dosarelor va fi monitorizată de Prestator în cooperare cu
51. DAC. O
Prestatorul va asigura evidența strictă a Dosarelor aflate în lucru, caracterului
52. complet și problemelor aferente (dacă există). O
Dosarele nu vor fi păstrate în zona de lucru a Prestatorului mai mult de o (1)
53. săptămână lucrătoare și vor fi returnate DAC la sfârșitul acesteia. O

Cerințe față de procesele de scanare


Prestatorul va elabora o instrucțiune specială privind procesul de scanare,
54. inclusiv asigurarea calității, acceptată de DAC. Acest set de instrucțiuni va fi O
parte a propunerii tehnice pentru participarea la licitație în conformitate cu
prezentele condiții și Termeni de referință. Prestatorul va urma cu strictețe
instrucțiunea.
Digitizarea va fi realizată de personalul Prestatorului care are instruirea
55. necesară. Dacă Prestatorul utilizează personalul DAC (la inițiativa DAC, dar O
exclusiv cu acceptul Prestatorului), acest personal va fi instruit în utilizarea
instrumentelor și sistemelor de scanare și digitizare. Personalul Prestatorului,
de asemenea, va fi instruit în procedurile de lucru cu datele de arhivă ale
DAC, inclusiv cerințele de securitate, confidențialitate și alte aspecte de
securitate care vor evolua în cadrul activității.
Digitizarea documentelor în cadrul acestei activități constă din scanarea
56. dosarelor și registrelor DAC și procesarea și stocarea ulterioară a acestora în O
formatele TIFF și PDF/A. Pentru Procese-Verbale, Decizii și Dispoziții,
digitizarea va consta în procesarea și stocarea ulterioară a acestora în formate
textuale, precum și versionarea acestora. Procesul de digitizare va fi realizat
în conformitate cu metodologia propusă de Prestator, ținând cont de
procedurile deja existente descrise în acest document.
Metodologia propusă de Prestator va conține descrierea echipamentului,
57. tehnologiei, modalităților de asigurare a securității, calității imaginilor și O
conformării cu specificațiile tehnice obligatorii și preferabile.
Tehnologia utilizată la scanare nu va afecta integritatea Dosarelor,
58. documentelor și Registrelor DAC. Cele din urmă nu vor fi puse sub presiune O
inegală și nu vor fi supuse riscului deformării. Cerneala nu își va pierde din
intensitate sau nu va dispărea.
Tehnologia va avea funcția de scanare a dosarelor/registrelor prinse (cărți sau
59. mape cu coperte) fără a le afecta. Pentru întindere în procesul de scanare O
poate fi utilizată o membrană transparentă (sticlă rezistentă) cu condiția că
acest lucru nu va afecta Dosarele, Registrele sau documentele ce nu pot fi
desfăcute.
Digitizarea documentelor va fi realizată cu rezoluția 300dpi (profil color de
60. 24 biți, sRGB IEC61966-2.1). O
Dacă un document este pe câteva pagini, acesta va fi digitizat ca și un singur
61. fișier. Doar paginile cu informații vor fi scanate ca și imagini, documentele O
nu vor conține pagini goale (coperta spre exemplu, va fi digitizată doar dacă
pe suprafața respectivă sunt careva informații, date ce constituie metadate;
dacă acestea sunt goale, fără adnotări, inscripții sau detalii – nu se vor
digitiza), cu excepția cazului în care pagina goală din dosar este numerotată
(dacă o filă/pagină din dosar este numerotată – cu creion, pix, cariocă, etc. -
aceasta va fi scanată și va face parte din documentul respectiv).
Documentele vor putea fi scanate în consecutivitatea din Dosar (cu
62. respectarea ordinii filelor/paginilor) și stocate în Dosarul corespunzător. După O
procesul de scanare, documentele vor fi puse înapoi în Dosarul fizic pe hârtie
în aceeași consecutivitate.
Dosarele și documentele vor putea fi desfăcute în procesul de scanare cu
63. excepția cazurilor în care conțin acte autentificate notarial, hotărâri de O
judecată, contracte sau acte sigilate și/sau cusute.
Sistemul va include mecanismele fizice necesare pentru fixarea paginilor de
64. hârtie în procesul de scanare, iar soft-ul va permite efectuarea corectărilor în O
cazul denaturării imaginilor (de ex. ajustarea unghiurilor, etc.).
Pagini întregi vor fi scanate, inclusiv textul scris de mână sau alte informații –
65. ștampile, semnături și comentariile făcute în scris. O

Cerințe față de procesele post scanare


Securitatea imaginilor scanate va fi asigurată în vederea excluderii oricărei
66. posibilități de copiere, modificare sau ștergere neautorizată. Acest proces va O
fi descris în instrucțiunea Prestatorului și urmat cu strictețe.
Imaginile vor fi procesate într-o așa manieră încât aceasta nu va afecta
67. calitatea materialelor scanate, de exemplu: rotația 90, 180 grade, corectarea O
alinierii necorespunzătoare, tăierea unei imagini în fișiere separate, dacă
conține câteva documente pe aceeași pagină; combinarea câtorva imagini în
același fișier dacă aceste imagini sunt pagini ale aceluiași document.
Operatorul de scanare nu are voie să îmbunătățească calitatea imaginilor
68. scanate și/sau să opereze corectări/modificări în acestea în nici un editor O
grafic și/sau alt software.
Denumirea fișierului corespunzător pentru Inventar, Registru, Dosar sau
69. document va respecta prevederile capitolului 7 de mai sus. O
Se va evita dublarea sau repetarea denumirii fișierului (prin atribuirea unui
70. număr unic pentru fiecare Inventar, Registru, Dosar sau document digitizat). O

Cerințe față de introducerea metadatelor


Metadatele indică locația documentului pe suport de hîrtie în arhiva existentă.
71. Lista exactă a câmpurilor de metadate este inclusă în p. 8.8 de mai sus. O
Metadatele sunt formate și localizate în vederea asigurării introducerii corecte
72. în SIMAD. O
Metadatele au scopul de a facilita identificarea de către operatorii DAC a
73. unui Dosar prin utilizarea unui motor de căutare. Lista completă a O
câmpurilor de metadate este inclusă în p. 8.8 de mai sus.
Metadatele vor fi introduse cu utilizarea alfabetului latin și/sau chirilic (fără
74. transliterare). La căutare – motorul nu va fi sensibil la diacritice sau semne de O
punctuație sau alte simboluri (care pot fi atribuite inclusiv eronat, în rezultatul
unei erori de digitizare umane sau automate).
Sistemul va permite crearea și utilizarea regulilor de validare a informațiilor
75. introduse ca și metadate de pe documentele scanate. P
Sistemul va include proceduri de operare corespunzătoare pentru asigurarea
76. corectitudinii introducerii numelor, datelor etc. Exemple de verificări sunt: O
numele vor conține doar litere (fără metacaractere, cifre); numerele cadastrale
vor conține doar cifre (fără metacaractere, litere); datele sunt verificate pentru
a permite doar datele existente, etc.

Cerințele față de aplicarea semnăturii digitale


Soluția de digitizare a prestatorului va oferi un mecanism de semnare digitala
77. a documentelor de către angajații DAC responsabili de verificarea calității și O
aprobarea documentelor digitizate.

78. Soluția de digitizare va interacționa cu serviciul MSign, https://msign.gov.md. O

Cerințe față de procesul de asigurare a calității


Prestatorul serviciilor de digitizare urmează să verifice cel puțin:
79. 1) Imaginile care lipsesc, dacă este cazul; O
2) Claritatea imaginilor (dpi corespunzătoare), toate datele din
documente trebuie să fie clar vizibile;
3) Imagini inversate;
4) Imagini înclinate;
5) Imagini întinse;
6) Asocierea corectă a imaginii cu tipul documentului;
7) Dacă imaginile sunt scanate în modul specificat;
8) Dungi negre și/sau alte denaturări;
9) Prezența tuturor metadatelor specifice fiecărui tip de Inventar,
document, Dosar, Registru;
10) Corectitudinea respectării denumirii fișierelor;
11) Conformarea metadatelor cu cerințele;
Reprezentantul (reprezentanții) DAC vor efectua verificarea calității în bază
80. de eșantion (pentru dosarele standard) și exhaustivă – pentru cele O
problematice. Reprezentantul (reprezentanții) DAC vor selecta un eșantion
(cel puțin 10%) din Dosarele din lotul care urmează a fi verificat și, în cazul
identificării a peste 1% din documente cu erori, întregul lot va fi returnat
Prestatorului pentru procesare/verificare repetată.
În propunerea tehnică Prestatorul va include o instrucțiune privind asigurarea
81. calității, care va conține și alte cerințe relevante pentru tehnologia și O
metodologia de scanare aplicată.
Dacă în procesul de scanare paginile sunt marcate ca fiind de calitate redusă,
82. sistemul va propune un mecanism care va permite scanarea din nou a O
aceleiași pagini și localizarea acesteia în locul inițial în interiorul
documentului.
Cerințele față de stocarea datelor în MCloud
În etapele anterioare, imaginile au fost scanate, metadatele introduse, textele
83. au fost culese și încărcate în versiunea temporară a sistemului de I
management a arhivei digitale. După controlul calității datelor acestea sunt
încărcate și stocate în MCloud, amplasat fizic în centrul de date al STISC. În
timpul implementării proiectului este dezvoltat un nou sistem de management
a arhivei digitale ca versiune industrială - SIMAD.
Toate imaginile, textele și metadatele vor fi stocate în MCloud numai după
84. controlul calității și acceptată de către DAC. O
Procesul stocării datelor în MCloud va fi realizat cu participarea specialiștilor
85. STISC pentru evitarea copierii neautorizate a imaginilor și pentru transferul O
cunoștințelor în vederea administrării ulterioare a SIMAD.
Respectarea integrală a etapelor:
86. - Instalarea SIMAD O
- Încărcarea automată a imaginilor si a metadatelor în baza de date
- Testarea tuturor scenariilor de utilizare a sistemului instalat
- Ajustarea configurărilor sistemului dacă acest lucru devine necesar
- Testarea procesului de semnare digitală
- Configurarea drepturilor de acces, conturilor de utilizator,
semnăturilor digitale, și alte acțiuni relevante
Datele vor fi exportate în SIMAD cel puțin o dată pe săptămână. Această
87. periodicitate poate fi modificată cu acordul DAC. Odată încărcate în SIMAD O
datele devin disponibile imediat pentru personalul DAC.

Cerințele față de ținerea evidenței și raportare


DAC și Prestatorul vor monitoriza de comun acord intrarea și ieșirea
88. Dosarelor în timpul procesului de scanare O
Dosarele trebuie luate pentru scanare și returnate înapoi în baza actelor de
89. predare-primire scris și cu verificarea stării și completitudinii acestora O
Orice Dosar trebuie sa poată fi returnat în decurs de 1 zi la cererea DAC.
90. O
Orice abateri observate trebuie înregistrate.
91. O
Nici un dosar nu poate fi scos din arhiva DAC pentru o perioada mai mare de
92. 1 săptămână calendaristică. O
Rapoartele de progres privind dosarele utilizate și starea acestora vor face
93. parte integrantă din raportul lunar. O
Raportarea în cadrul procesului de digitizare va fi realizată automatizat, din
94. sistemul de digitizare al prestatorului. Sistemul va oferi opțiunile de raportare O
online (în limba română). Vor fi disponibile cel puțin următoarele tipuri de
rapoarte:
- Volum preluat pentru digitizare (inclusiv acceptanța Prestatorului,
număr cutii, Dosare, etc)
- Volum scanat (număr de pagini)
- Volum verificat (numărul de pagini verificate, număr de pagini
respinse)
- Volum digitizat aprobat (număr pagini)
Cerințe față de SIMAD
Prestatorul va pune la dispoziția DAC, gratuit, un sistem informatic de
95. management a arhivei digitale. Deși SIMAD este un produs derivat al O
proiectului de digitizare a arhivei DAC reprezintă instrumentul de bază prin
intermediul căreia reprezentanții DAC vor accepta rezultatele serviciilor
prestatorului și vor asigura gestionarea de mai departe a fondului arhivistic
digitizat.
Sistemul poate fi o soluție deja existentă sau dezvoltată de către Prestator.
Acesta trebuie să fie conform cerințelor tehnice și funcționale descrise în
continuare și instalat, testat și pilotat în MCloud nu mai târziu de 3 luni de la
inițierea proiectului.

Sistemul precum și componentele terțe folosite vor fi de tip open source.


96. O
Arhitectura SIMAD va fi bazată pe microservicii. Astfel, sistemul va
97. cuprinde un grup de servicii mai mici, dezvoltate în jurul funcționalităților de O
bază în mod independent, prin mecanisme de livrare continuă, pentru a putea
fi adaptat facil.

Sistemul va permită accesul simultan a 300 de utilizatori.


98. O
Sistemul trebuie să dețină capacitatea de semnare digitală a imaginilor
99. scanate prin MSign și de validare a semnăturii. O

Sistemul va avea funcționalități de versionare a documentelor. Sistemul va


100. permite accesul la versiunile precedente ale documentelor. O

Sistemul va permite ajustarea și personalizarea unor funcționalități la nivel de


101. utilizator, rol, tipuri de documente conform clasificării, inclusiv modele / O
șabloane de documente pentru indexare, listă adrese, etc.

Sistemul va fi capabil să utilizeze clasificatoare universale de tip documente,


102. străzi, sectoare, utilizatori, etc. O

Sistemul va avea capacitatea să asigure trasabilitatea clasificării (organizării)


103. curente a arhivei și trasabilitatea locației Dosarului pe hârtie; O

Sistemul va permite introducerea de metadate specifice activității DAC (a se


104. vedea p. 8.8.), pentru indexarea imaginilor scanate. La fel, va permite O
configurarea facilă a unor metadate noi.

Pentru fiecare tip de Inventar, Dosar, Registru, document sistemul va utiliza O


105. tipuri predefinite de metadate.

Va asigura funcționalitatea de căutare a Inventarelor, Dosarelor, Registrelor, O


106. documentelor în baza de metadate introduse.

Va permite ca utilizatorii să-și creeze propriile reguli și mape de căutare, O


107. astfel încât să nu fie nevoie de fiecare dată configurarea filtrelor pentru
căutările tipice.

Sistemul va asigura opțiunea de a salva căutările și interfețele de căutare O


108. (filtrele) și partajarea lor cu alți utilizatori, grupuri, departamente.
Sistemul va furniza un mecanism de delimitare a rezultatului căutării pe baza O
109. rolului și dreptului utilizatorului în sistem. Astfel, doi utilizatori, efectuând
aceeași căutare, vor obține potențial rezultate diferite, în funcție de drepturile
lor în sistem.

Sistemul trebuie sa fie scalabil și apt pentru a fi ajustat unor cerințe viitoare O
110. precum crearea unor noi unități administrative / departamente sau utilizarea
de către alte unități / departamente / alți utilizatori.

Sistemul trebuie sa asigure căutarea Dosarelor, documentelor, imaginilor O


111. scanate, textelor culese și stocate în sistem după oricare din metadatele
indicate, inclusiv după data creării, etc. Sistemul trebuie să permită extragerea
paginilor din Dosar sau a unor înscrieri din Registre.

Sistemul trebuie sa fie capabil sa asigure protecția imaginilor scanate, O


112. asigurându-se că o imagine nu poate fi modificată fără ca acest fapt sa fie
detectat.

Sistemul trebuie să dețină funcționalități / opțiuni de criptare pentru O


113. documentelor sensibile pentru a evita citirea directă din baza de date.

Sistemul trebuie să permită păstrarea documentelor adiționale precum anexe O


114. la documentele de bază (anexe la Decizii sau comentarii / note textuale, de
exemplu).

Sistemul va avea posibilitate de adnotare: O


115. - posibilitate de adnotare document cu crearea versiunii noi, semnate digital;
- posibilitate adnotare imagini (creator de imagini) cu crearea versiunii noi,
semnate digital;
- suprapunere straturi acte original vs acte adnotate.

Sistemul trebuie să permită separarea accesului la datele digitizate în funcție O


116. de roluri pentru a asigura un acces separat pentru terți.

Sistemul trebuie să aibă o bază de date bine documentată și să permită O


117. integrarea cu alte baze de date/sisteme (inclusiv prin MConnect). Va fi utilizat
un sistem de gestiune al bazei de date open source (echivalent PostgreSQL).

Sistemul va fi pus în exploatare operațională și la dispoziția DAC nu mai O


118. târziu de 6 luni de la inițierea proiectului (a nu se confunda cu termenul de 3
luni pentru pilotare în MCloud; a nu se confunda cu termenul de 1 lună
pentru aplicația demo/proiect pilot). DAC poate numi o echipa de audit tehnic
care să analizeze corespunderea SIMAD cu cerințele înaintate față de acesta.

Sistemul va furniza instrumente de raportare statistica, de ex. monitorizarea O


119. volumului de documente existente grupate în diferite categorii și surse de
origine.

Sistemul va deține un mecanism de audit care va utiliza stiva de tehnologii O


120. echivalent Elastic pentru colectarea, căutarea și analiza datelor.

Sistemul va avea un mecanism de alarmare și notificare în cazul declanșării O


121. unui eveniment în sistem de care trebuie să știe operatorii acestuia (de ex.
ștergerea, modificarea unui dosar / document, apariția neautorizată a
documentelor în SIMAD, etc.)

Sistemul trebuie să asigure autentificarea digitală prin serviciul MPass. O


122.

Sistemul trebuie să asigure semnarea digitală prin serviciul MSign. O


123.

Sistemul trebuie sa asigure gestiunea istoricului Dosarelor / documentelor. O


124.

Sistemul trebuie sa asigure opțiunea de legare / conexare a documentelor. O


125.
Sistemul trebuie sa asigure opțiunile de editare text și previzualizare a O
126. imaginilor și metadatelor.

Sistemul trebuie să aibă 2 componente de stocare a informației. Prima, arhiva O


127. activă va fi destinată păstrării și accesării documentelor curente (în lucru). A
doua, arhiva pasivă – pentru restul documentelor / Dosarelor. Documentele
curente, fiind cele mai solicitate, trebuie să fie accesate într-o manieră mult
mai rapidă.

Sistemul trebuie să asigure integrarea cu sursele de date externe și sisteme O


128. terțe prin intermediul standardelor și tehnologiilor moderne (RestFull API).

Sistemul va fi livrat cu codul sursă deschis. O


129.

Sistemul va fi instalat și va rula în MCloud. O


130.
Sistemul va fi containerizat utilizând o soluție echivalent sau docker O
131.
Orchestrarea sistemului se va face prin intermediul unei soluții echivalent sau O
132. Kubernetes.

Deployment-ul si livrarea continua a sistemului se va face prin intermediul O


133. unei soluții echivalent sau Jenkins.

Sistemul trebuie însoțit de o documentație tehnică detaliată și bine organizată O


134. (ghiduri de utilizator, administrator), cu respectarea cerințelor legislației
Republicii Moldova.

Cerințe față de instruire


Ofertantul va furniza în cadrul ofertei un plan preliminar de instruire pentru O
135. transferul de cunoștințe personalului DAC precum și specialiștilor tehnici.

Instruirea utilizatorilor DAC va aborda cel puțin următoarele subiecte: O


136. interfața și funcționalitățile SIMAD și controlul calității în etapa de digitizare.

Instruirea specialiștilor tehnici va aborda cel puțin următoarele subiecte: O


137. instalarea, configurarea, administrarea, crearea copiilor de rezerva, restabilire
și mentenanța SIMAD și a bazei de date utilizând practici și instrumente
DevOps (echivalente ale sau docker, Kubernetes, Jenkins); integrarea cu
serviciile și sistemele terțe menționate în prezentul document; mentenanță si
profilaxie periodică (testare, verificare, reconfigurare).

Instruirea utilizatorilor DAC se va realiza în cadrul proiectului pilot în care se O


138. va digitiza un volum de documente cu utilizarea SIMAD.

Administratorii sistemului vor lua parte la instalarea si configurarea SIMAD O


139. ca parte a procesului de instruire.

Prestatorul va furniza o documentație tehnică detaliată și bine organizată O


140. (ghiduri de utilizator, administrator).

Instruirea va fi realizata pentru 2 grupe de utilizatori, maxim 20 persoane. O


141.
Prestatorul va asigura toate acțiunile necesare pentru instruirea personalului, O
142. inclusiv documentație și facilități de instruire.

Documente de tip manuale și/sau îndrumare care sa acopere toate subiectele O


143. menționate vor fi furnizate de Prestator.

La sfârșitul sesiunii de instruire reprezentanții DAC trebuie sa dețină O


144. suficiente cunoștințe și aptitudini pentru a instrui alți utilizatori ai sistemului.

Cerințe față de documentele ofertei


Metodologia de scanare/digitizare, inclusiv descrierea tehnologiilor utilizate, O
145. scanere, aplicații software, calculatoare, personal (manager de proiect,
operator de scanare, operator de indexare, operator de control al calității) etc.
Scopul principal al acestui document este de a convinge echipa de evaluare că
echipamentele de digitizare propuse și metodologia sunt fezabile și vor
conduce la un rezultat de succes.

Proiectul de instrucțiune privind procesul de scanare, care va fi utilizat de O


146. operatori în timpul implementării proiectului.

Proiectul de instrucțiune privind întreținerea spațiului de lucru care va include O


147. și un capitol de securitate pentru prevenirea scurgerilor sau modificărilor de
date.

Proiectul de instrucțiune privind asigurarea calității. O


148.
Proiectul planului de instruire și curriculua pentru toate grupurile țintă O
149. (administratori de sistem, utilizatori);

Proiectul planului de implementare, inclusiv periodicitatea și procedurile de O


150. verificare săptămânale a calității și acceptarea documentelor scanate și
încărcarea acestora în SIMAD.

Toate aceste documente vor fi discutate în timpul negocierii și ajustate în I


151. prima lună de proiect.
Cerințe față de planul de implementare
Prestatorul va elabora un plan de implementare care va prevedea principalele O
152. etape. Planul de lucru va oferi o imagine clară a modului în care Ofertantul
intenționează să implementeze activitatea de digitizare cu menționarea tuturor
resurselor, bugetului și programului activităților care urmează a fi realizate,
precum și a termenelor de realizare.

Durata anticipată a proiectului este de 16 luni. Acestă perioada poate fi O


153. extinsă, fără a depăși însă 18 luni.

Planul de implementare va prevedea periodicitatea verificărilor calității


154. (zilnic, săptămânal etc.), durata păstrării dosarelor în afara arhivei, produsele O
lunare, periodicitatea raportării etc. Condiția DAC este ca asigurarea calității
să se realizeze odată pe săptămână, dar Prestatorul poate veni cu o altă
propunere justificată în conținutul Planului de implementare.

Planul preliminar de implementare va face parte din propunerea tehnică a


155. ofertanților în baza programului de activități descrise mai jos. În timpul I
negocierilor, acest plan va fi ajustat și agreat de către DAC.

Implementarea generală a proiectului este prevăzută să aibă loc în perioada


156. august 2021 – noiembrie 2022. I

Programul activităților

Activități Luna N Comentarii


Etapa de pregătire, instalare și testare a echipamentului de 1
scanare, a sistemului de digitizare, alte componente
necesare. Proiect demo pentru digitizarea a 10 mii de
pagini.
Instalarea aplicației pilot a sistemului de 1-2
gestiune a arhivei digitale în MCloud, asigurarea
exportului automat al datelor din sistemul de digitizare în
aplicația pilot
Scanarea, introducerea metadatelor, verificarea calității 2-16
datelor digitizate
Instalarea versiunii industriale a sistemului de management 6
a arhivei digitale în MCloud, testarea și predarea acestuia
Instruirea personalului beneficiarului 1-2, 15-16 Instruire continuă,
inclusiv
Raportul de progres În fiecare zi, pe
documentele
procesate zilnic,
raport lunar de
activitate
Raport final 16

Cerințe față de livravbile


6 milioane de pagini sunt scanate, documentele solicitate sunt versionate, O
157. metadatele conform cerințelor prezentului document sunt introduse, calitatea
este acceptată.

SIMAD cu bază de date de tip enterprise (echivalent PostgreSQL), ambele O


158. open source sunt instalate și testate. Sunt instalate 2 versiuni ale sistemului:
versiunea pilot instalată în a 1-a lună a proiectului și versiunea industrială,
predată în a 6 lună a proiectului.

Serviciile web pentru conectarea sistemului de digitizare cu SIMAD sunt O


159. dezvoltate și testate

Imaginile scanate sunt procesate, disponibile în 2 formate (TIFF necomprimat O


160. și PDF / PDF-A comprimat) textele sunt culese și încărcate în baza de date
SIMAD.

Versiunea pilot a sistemului este testată și ajustată, versiunea industrială O


161. instalată și predată;

Instrucțiunile privind procesul de scanare / digitizare furnizate. O


162.
Instrucțiuni privind întreținerea spațiului de digitizare furnizate. O
163.
Instrucțiunile privind procesul de asigurare a calității furnizate. O
164.
Planul de instruire și curricula furnizate. O
165.
Utilizatorii instruiți, re-instruiți (dacă este necesar). O
166.
Documente de tip manuale și/sau îndrumare care sa acopere toate subiectele O
167. menționate necesare pentru instruirea utilizatorilor, inclusiv a
administratorului SIMAD, furnizate.

Rapoartele de progres trimise zilnic și lunar O


168.
Raport despre predarea SIMAD, inclusiv rezultatele testelor. O
169.
Raport final – prezentat nu mai târziu de 10 zile lucrătoare după predarea O
170. finală.

Cerințe față de perioada garanție


Prestatorul va asigura o perioadă de garanție de 1 an de la aprobarea O
171. raportului final.

Serviciile de garanție va acoperi: O


172.
a. remedierea de la distanță a erorilor în funcționalitatea SIMAD;
b. soluționarea de la distanță a problemelor apărute nerezolvate de
administratorii SIMAD ai DAC;
c. asistență de la distanță a administratorilor SIMAD în soluționarea
problemelor;
d. consultarea de la distanță a administratorilor SIMAD – în cazul unor
probleme complexe ale utilizatorilor;
e. remedierea imaginilor scanate de calitate slabă dezvăluite nu ține de
domeniul de aplicare al perioadei de garanție, dar Prestatorul va oferi
asistență la distanță personalului local în cazul în care personalul
DAC întâmpină probleme cu scanarea repetata a documentelor cu
imagini de calitate scăzută.

Rezolvarea problemelor enumerate la punctele (a) și (e) trebuie făcut în 2 zile O


173. lucrătoare din momentul raportării de către DAC, pentru cele non-critice și 1
zi lucrătoare pentru cele critice; Prestatorul va utiliza tot timpul și efortul
necesare pentru remedierea (propriilor) greșeli.

Sarcinile de la punctele (b), (c), (d) vor fi limitate la 4 ore om pe lună de efort O
174. al Prestatorului, dar consultarea trebuie să se desfășoare nu mai târziu de 1 zi
lucrătoare din momentul raportării problemei. Cazurile care vor necesita mai
mult de 4 ore lucrătoare pe lună pentru eforturile Prestatorului vor fi
specificate ca și costuri suplimentare de către Prestator.

Cerințe față de calificarea personalului

Managerul proiectului trebuie să aibă o experiență demonstrabilă în domeniul O


175. gestionării digitizării arhivelor – nu mai puțin de 5 ani. Va vorbi fluent în
română. Se va atașa o diplomă de licență. Experiență în implementarea a cel
puțin 2 (două) proiecte în ultimii 3 (trei) ani cu un volum digitizat de cel
puțin 6 000 000 de pagini.

Administratorul procesului de scanare trebuie să aibă experiență de cel puțin O


176. 5 ani în utilizarea echipamentului de scanare propus. Va vorbi fluent în
română. Experiență în implementarea a cel puțin 2 (două) proiecte în ultimii
3 (trei) ani. Se va atașa o diplomă de licență. Experiență în implementarea a
cel puțin 2 (două) proiecte în ultimii 3 (trei) ani cu un volum digitizat de cel
puțin 6 000 000 de pagini.

Managerul proiectului și administratorul procesului de scanare trebuie să fie


persoane diferite

Operatorii de scanere trebuie să aibă experiență de cel puțin 2 ani de utilizare O


177. a echipamentului de scanare propus.

Operatorii de introducere a metadatelor au cel puțin un an de experiență în O


178. utilizarea tehnologiei, instrumentelor și metodologiei de digitizare utilizate în
contractul actual.

Specialistul în sistemul informatic de digitizare trebuie să aibă experiență în O


179. instalarea si mentenanța a cel puțin 3 sisteme informatice și baze de date
similare; Experiența IT generală a acestui specialist nu poate fi mai mică de 5
ani.

Specialistul în sistemul informatic de management a arhivei digitale trebuie O


180. să aibă experiență în instalarea și mentenanța a cel puțin 3 sisteme
informatice și baze de date similare și cel puțin 2 ani experiență în utilizarea
componentelor tehnologice utilizate în cerințele față de SIMAD. Experiența
IT generală a acestui specialist nu poate fi mai mică de 5 ani.
Ofertantul trebuie să aibă experiență în Moldova în executarea a cel puțin 3 O
181. contracte de natură similară cu un volum total de cel puțin 6 000 000 pagini,
dintre care cel puțin 1 contract cu un volum de cel puțin 5 000 000 pagini în
ultimi 3 ani și cu o productivitate lunară de cel puțin 500 000 pagini pe durata
a cel puțin 6 luni;

Ca parte a propunerii, ofertantul va pregăti o listă a personalului cheie, cu O


182. indicarea inclusiv a următoarelor aspecte:
Titluri și nume, calificările specialistului, descrierea detaliată a
responsabilităților în cadrul proiectelor similare.

Personalul antrenat O
183. - angajat / contractat în condiții legale ale Republicii Moldova
- personal instruit și autorizat (lista comunicată către DAC)
- angajamente scrise semnate de nedivulgare și păstrare a confidențialității

Ofertantul / Prestatorul va fi deținător al certificatelor ISO 27001 și 9001 O


184.
Ofertantul / Prestatorul va avea o cifră medie anuală de afaceri pentru ultimii O
185. 3 (trei) ani de 5 (cinci) milioane MDL (lei).