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Secretaria Ejecutiva
* Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones,
etc.).
* Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones,
documentación, etc.
* Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.
* Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los
congresistas.
* Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.
Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero
que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos
años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la
organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas
de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho
más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre
nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me
acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo
servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que
estaban a mí alrededor eran "asistentes".
En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con
las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier
oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos,
cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la
vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La
correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de
información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma
digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio
Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se
encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.
Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos estaban
acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre paréntesis, me ha tocado de
cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores
que corresponderían a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del
supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una
empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el
competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual
no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración,
contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales,
liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes
circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días.
En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la
empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las Universidades que están
convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mío, para que no tenga que trabajar
como yo". El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente
Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa
Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las
siguientes características:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Imagen de éxito
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..
Vestimenta profesional
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente
laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y
que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o
código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
Las relaciones grupales se dan con cualquier número de miembros. En ese tipo de
relaciones siempre se comparte algo en común: el trabajo, la familia, el deporte, la
religión, las ideas políticas, etc. Esta circunstancia es la que define la Membresía o
no a un grupo determinado.
Los grupos primarios no se juzgan tanto por su eficiencia en llevar a término una
tarea, sino por las satisfacciones que pueden proporcionar a sus miembros. En
estas relaciones prima el vínculo afectivo. Los grupos primarios son pequeños,
íntimos, personales y se caracterizan por brindar satisfacciones emocionales a sus
miembros.
Los grupos secundarios pueden ser de cualquier tamaño. En estos grupos los
contactos formales, impersonales, y están básicamente orientados al logro de un
objetivo. En esta relación no importan las cualidades de las personas sino el
desempeño de su rol para el logro de los propósitos. Ej. Asociación de padres o
maestros, un club deportivo, un sindicato, etc. En cualquiera de los casos, el grupo
existe para servir a un propósito específico limitado. Los grupos secundarios se
juzgan por su capacidad para desempeñar una tarea o lograr una meta.
RECUERDA: El grupo primario puede hacer algún trabajo, pero éste se juzga por
la calidad de sus relaciones humanas, más que por su eficiencia en lograr hacer la
tarea. El grupo secundario puede ser agradable, pero su objetivo principal es llevar
a cabo un trabajo. El grupo primario es donde se forma la personalidad. En el
grupo secundario se encuentra una herramienta eficaz para obtener algunos
propósitos.
El trabajo en grupo
Por ejemplo, pensemos en una pequeña niña, que ha aprendido que algunos de
sus comportamientos (la sumisión, la obediencia, la sonrisa, la gentileza, la
suavidad) son recompensados con la aprobación, expresiones de afecto y hasta
admiración de los adultos de su entorno por que "es toda una señorita, una buena
niña".
La resistenica al cambio
Todos actuamos por lo que creemos en una ventaja, aunque no sea cierto, o sea
insignificante al lado del perjuicio que nos ocasionaría no actuar así. Mientras
consideremos esas "ventajas" como importantes a nuestros ojos, el cambio de
conducta no sobrevendrá: Ni aún cuando los demás nos señalen una y otra vez
nuestros desaciertos, hasta que no los veamos como inconvenientes nos
negaremos a cambiar de conducta.
Si alguna vez te ha pasado eso, habrás podido notar que importante es la palabra;
que significación trascendental tiene a la hora de informar, transferir, anunciar,
persuadir, cambiar actitudes, aclarar, etc.
Las compañías que logran tener éxito son aquellos cuyos empleados desde el
Gerente General hasta el último empleado, se comprometen a servir. Reconocen
que un servicio de calidad es un proceso constante que requiere atención y
cuidados continuos.
* Establecer y realizar metas, saber a donde desea llegar y lo que quiere lograr, son
realmente cosas de gran importancia.
* Sin embargo su capacidad para lograr sus objetivos estará sujeta a su habilidad para
comunicarse con otras personas.
* Todos los días nos comunicamos con diferentes tipos de personas en diversas
circunstancias.
* A fin de poder extender como comunicarnos con eficacia, examinaremos los cuatro.
2- La mente humana convierte las palabras en imágenes. Siendo que las palabras tienen
diferentes significados para diferentes personas, las respuestas que producen podrían no
ser las mismas para cada una de ellas. El grado de educación, la región de donde viene,
todas estas cosas y muchos otros factores determinan que tipo de imagen habrá que
cristalizarse en su mente. Usted deberá entender y reconocer las necesidades de los
demás.
Un Filosofo dijo cierta vez: "La naturaleza le ha dado al hombre una lengua y dos orejas
para que podamos escuchar el doble de lo que hablamos.
El arte de escuchar
- Preste atención no sólo a las palabras de la otra persona, sino también al sentimiento
que las acompañan el tono de voz y los ademanes.
- Tenga suficiente paciencia para esperar que la otra persona termine de hablar. Algunos
piensan que pueden intervenir y completar verbalmente la idea o pensamiento de otros.
Esto lo que indica que lo que usted tiene que decir es más importante.