Sunteți pe pagina 1din 10

Cuprins:

Cuprins: ..........................................................................................................................1

INTRODUCERE ÎN SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIONARE A RESURSELOR UMANE 3

ELEMENTELE STRUCTURALE ALE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE A


RESURSELOR UMANE......................................................................................................5

ETAPELE GESTIONĂRII RESURSELOR UMANE..................................................................7

CONCLUZII.......................................................................................................................8

BIBLIOGRAFIE:................................................................................................................. 9

1
SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE

Abstract

Principalul scop al acestui referat este de a evidenţia legătura dintre informatică şi managementul
resurselor umane, mai exact cum putem gestiona resursele umane dintr-o întreprindere cu ajutorul
unui sistem informaţional. În ultimul deceniu, a fost transformat conceptul clasic de management al
personalulu în noţiunea de management a resurselor umane, implicând administraţie nouă şi
eficienţă. Sistemul informaţional care vine în sprijinul managementului resurselor umane, se
numeşte sistem informaţional de gestiune a resurselor umane. El pune bazele organizatorice pentru
îmbunătăţirea guvernanţei corporative, cu condiţia de a răspunde realităţilor şi nevoilor specifice
companiei, constituind baza metodologică a politicii de dezvoltare a forţei de muncă şi a resurselor
umane care trebuie să dezvolte toate organizaţiile care aspiră să rămână competitive în noul mileniu.

Cuvinte cheie: sisteme informaţionale, sistem informaţional de gestiune a resurselor umane,


managementul resurselor umane, sisteme ERP, aplicaţii informatice pentru resursele umane.

Introducere
Referatul prezintă o imagine de ansamblu cu privire la sistemul de informaţii de date desemnate
pentru o gamă largă de activităţi desfăşurate atât în organizaţii şi grupuri sociale, cât şi între
persoane. Sistemele de informaţii joacă un rol din ce în ce mai important în gestionarea resurselor
umane (fie că este vorba de salarizare, de recrutare, etc.) şi în consecinţă în mai multe domenii de
specialitate ale resurselor Umane. Dezvoltarea resurselor umane este o problemă de mare importanţă
astăzi, de aceea necesită studiu şi analiză. Această evoluţie implică o informatizare a sistemului în
sine, pentru a oferi un lucru mai convenabil şi mai eficient. Structura şi funcţiile unui sistem
informatic de gestionare a resurselor umane coincid cu sistemul informatic în general, cu excepţia
faptului că aici informaţiile sunt manipulate în principal pe funcţia sau subsistemul managementului
resurselor umane.

2
INTRODUCERE ÎN SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIONARE A RESURSELOR
UMANE

Resursele umane reprezintă una dintre cele mai importante resurse ale unei organizaţii, alături de
elementele evidenţiate distinct în bilanţul contabil, spre exemplu: stocurile, activele imobilizate şi
alte active circulante. Deşi resursele umane nu sunt evidenţiate şi evaluate precum un element al
averii organizaţiei, ele reprezintă elementul “activ”, capabil să pună în valoare toate celelalte resurse
ale firmei.1
Aşa cum este esenţial ca o firmă să dispună de un Sistem Informaţional de Marketing cu care să
poată acumula informaţii actualizate care să permită luarea deciziilor generale în acest domeniu, aşa
este necesar ca o firmă să deţină un Sistem Informaţional de Resurse Umane, utilizându-l ca un
suport pentru luarea deciziilor cu privire la personalul companiei, deoarece chiar dacă organizaţia
funcţioneaza ca o organizaţie privată sau publică şi indiferent de obiectul de activitate, acestea se
confruntă cu probleme ridicate de gestiune a personalului.
Informatizarea prelucrării informaţiei sistematizate a Resurselor Umane a firmei permite
acumularea într-un singur software a unei serii de intrări referitoare la managementul personalului şi
a modului de organizare în funcţie de mijloacele şi obiectivele stabilite de către companie. Acest
software de management de personal lucrează împreună cu o bază de date a personalului cu toată
informaţia referitoare la angajaţii de care dispune firma în toate nivelele organizaţionale. Un Sistem
Informaţional de Resurse Umane este un software unde se obţin date livrate de către angajaţi, din
mediul intern şi extern al companiei, şi din complexul multilateral al mediului care afectează
activitatea organizaţiei. 2
Scopul său este de a facilita gestionarea şi furnizarea de date procesate şi actualizate, firmei, în
format electronic. Acest lucru se aplică în cazuri de evaluare şi diagnosticare a forţei de muncă, a
punctelor lor forte şi slabe în modul de organizare a angajaţilor, şi de la caracteristicile condiţiilor
pieţei muncii pentru a porni în cautarea de personal.
Sistemul informaţional de gestiune a resurselor umane, reprezintă un ansamblu de elemente
independente (subsisteme), logic asociate, pentru ca din interacţiunea lor să genereze informaţia
necesară pentru a lua decizii. Prin definiţie, este un sistem prin care datele obţinute, se prelucrează şi

1
A. Prodan, A. Rotaru, Managementul resurselor umane, Editura SedCom Libris, 2006, pg. 10;
2
http://ezinearticles.com/?Human-Resource-Information-System---HRIS&id=708751, site accesat în data de
05.03.2011;
3
se transformă în informaţie sub formă schematică şi ordonată, pentru a servi ca ajutor în procesul de
luare a deciziilor.
Sistemul informaţional de gestiune a resurselor umane este o interfaţă între managementul
resurselor umane şi tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor. Acesta combină managementul
resurselor umane, în special, activităţile sale de bază administrative (salarizare, administrare), cu
resursele puse la dispoziţie de TIC.3 În principal sunt incluse activităţile relevante de planificare şi
de prelucare a datelor, care urmează a fi proiectate pentru a fi integrate într-un sistem ERP
(Entreprise Resource Planning). Sistemele ERP sunt acele programe informatice care integrează
informaţii din diferite surse şi origini, într-o întreprindere cu module integrate într-o singură
aplicaţie şi o bază de date unică.4
Calitatea legăturilor între modulele financiare şi resursele umane este deosebit de importantă
pentru întreprinderi, având în vedere povara financiară în general, foarte importantă a resurselor
umane.
TIC oferă de asemenea aplicaţii importante pentru Managementul Resursele Umane, altele decât
pentru gestiunea internă şi gestionarea integrată financiară a unei întreprinderi, precum aplicaţii de
dezvoltare intra sau extranet pentru recrutare şi E-learning (E-learning, reprezintă un mod de a
furniza programe educaţionale şi sisteme de învăţare prin intermediul mediilor electronice) 5.
Principalele firme care oferă ERP (integrarea tuturor departamentelor sau funcţiilor dintr-o
întreprindere într-un sistem informatic unic care poate servi tuturor necesităţilor organizaţiilor)
pentru gestionarea resurselor umane sunt: SAP, PeopleSoft, Lawson, AssessFirst.6

3
http://humanresources.about.com/od/glossaryh/a/hris.htm, site accesat in data de 05.03.2011;
4
O. Dospinescu, Tehnologii infoemationale in sprijinul managementului organizatiilor, Editura TehnoPress, Iasi 2009,
pag. 85;
5
http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/mn/articulo78.htm, site accesat in data de 08.03.2011;
6
http://www.businesspme.com/articles/ressourceshumaines/89/systeme-d-information-de-gestion-des-ressources-
humaines.html, site accesat in data de 07.03.2010;
4
ELEMENTELE STRUCTURALE ALE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE
A RESURSELOR UMANE

Aplicaţiile informatice în domeniul resurselor umane gestionează ciclul de dezvoltare şi urmărire


a resurselor umane în cadrul firmei, potrivit următoarei structuri:
 Aplicaţia “Evidenţă personal”7
Această aplicaţie permite introducerea informaţiilor specifice personalului, bazându-se pe politica
firmei în relaţia cu aceştia. Înregistrarea informaţiilor în sistem se face cu ajutorul Fişelor personale,
care deţin date referitoare la angajare, date personale, date despre contractele de muncă, etc. Aceste
informaţii sunt de o mare importanţă pentru luarea deciziei, deoarece asigură o evidenţă clară a
personalului. Aceasta aplicaţie preia automat la sfârsitul unei luni, datele introduse în lunile
anterioare, de exemplu penalizările pe mai multe luni, sporurile salariale, etc.
 Aplicaţia “Recrutare, selecţie şi şcolarizare personal”
Gestionarea carierei unui angajat, recrutarea până la pensie, este destul de dezvoltată. Sunt
gestionate datele personale (adresa, vârsta, abilităţi, etc.) de familie şi de formare profesională,
nivelul salariilor şi funcţia, precum şi înregistrarea datelor din curriculum – vitae. Sistemul de
informaţii al resurselor umane permite integrarea acestor patru segmente dincolo de managementul
resurselor umane, creând legături funcţionale între aceste activităţi în cadrul software-ului.
Internetul poate fi utilizat ca un nijloc de comunicare şi de trimitere a fişierelor, sistemele de
informare şi managementul resurselor umane pot converti aceste date la o interfaţă de browser web
folosit de ERP. Acest tip de interfaţă împreună cu sistemul, permit o portabilitate şi un cost mai mic
pentru gestionarea sistemelor de management acces, contribuind asftel la eficienţa managementului
resurselor umane.
Angajaţii sau şefii de departamente pot avea, de asemenea, acces parţial la un sistem, care
permite, spre exemplu, introducerea propriilor date cu privire la o cerere de concediu. Aceste sarcini
costisitoare în timp şi bani, cum ar fi personalul adminsitrativ sau rambursările pentru deplasări,
schimbările de date cu caracter personal, înregistrarea formării pentru un plan de pensii poate fi, prin
urmare, efectuate de către persoana care este direct responsabilă de a efectua aceste acţiuni. Aceste

7
I. Radu, M. Ursăcescu, D. Vlădeanu, M. Cioc, S. Burlacu, Informatică şi Management, o cale spre performanţă,
Editura Universitară Bucureşti, 2005;

5
sisteme eliberează personalul de resurse umane de sarcinile fastidioase şi repetitive, permiţându-le
să se concentreze pe problemele decizionale, strategice sau politice.
 Aplicaţia “Personal – salarizare”8
Modulul de salarizare automatizează gestionarea salarizării prin colectarea datelor puse la
dispoziţia lucrătorului, cu privire la prestaţiile şi natura lor, colectează contribuţiile la asigurările
sociale generând periodic un cont individual şi un ordin propus pentru plata unor despăgubiri. Se pot
genera, de asemenea datele şi statisticile pentru tot personalul cu privire la aceste date. Datele de
performanţă pot fi generate automat (dispozitive) sau printr-o codificare. Informaţiile pot fi trimise
de asemenea printr-un modul financiar. Prin această aplicaţie se pot calcula mai uşor drepturile
băneşti ale angajaţilor, fie ei colaboratori sau pe o perioada limitată, de asemenea se realizează
automat calculul diverselor componente salariale (impozitul pe venit global, concedii de odihnă sau
medicale, penalizări, ajutoare sociale, etc.), se poate face o înregistrare exactă a orelor suplimentare
sau de noapte, de formare, precum şi o generare automată a pontajelor personalului, în funcţie de
calendarul de lucru al lunii şi de prestaţia fiecărei persoane.
Aceste aplicaţii au un caracter de urgenţă sau situaţionale, de exemplu, variază în funcţie de
organizare şi depind de factorii de mediu, tehnlologici de organizare, etc. Relaţia din aceste aplicaţii
nu urmează o ordine indicată, însă prezenţa unei modificari într-una din ele afectează restul
aplicaţiilor însă nu în aceeaşi mărime şi direcţie. Trebuie să existe mereu un sistem de control al
resurselor umane pentru ca diferite părţi a unei organizaţii să-şi poate îndeplini responsabilitatea sa
în conformitate cu personalul.
Cu cât este mai mare o organizaţie şi are o structură descentralizată, cu atât este mai mare şi
nevoia de control a resurselor umane. Controlul este un sistem automat care menţine un nivel
constant de debit sau de funcţionare al sistemului total. Mecanismul de control detectează orice
abatere de la modelele normale şi permite reglementarea corectă a procesului. Esenţa controlului
este acţiunea de adaptare a operaţiunilor modelelor prestabilite şi baza sa este informaţia pe care
managerii o primesc.
Este necesar un sistem integrat de colectare, de procesare, de stocare şi furnizare a informaţiilor
de resurse umane pentru că, atât colectările şi serviciile de personal, ca şi deciziile de linie trebuie
să fie adecvate pentru fiecare situaţie în parte.

8
Articol intitulat “Human resource management applications of knowledge-based systems”, disponibil la adresa:
http://www.sciencedirect.com;
6
ETAPELE GESTIONĂRII RESURSELOR UMANE

În vederea gestionării resurselor umane la nivel informatic trebuie parcurse trei etape9:
 Inventarierea iniţială, a resurseor umane implicate la nivel informatic de care dispune
organizaţia trebuie să cuprindă urmatoarele informaţii: nivel organizatoric, sub-nivel organizatoric,
serviciu, birou, post, abilităţi solicitate, abilităţi inventariate.
 Actualizarea informaţiilor, are în vedere organigrama companiei (nivel organizatoric, sub-
nivel organizatoric, serviciu, post), la abilităţile solicitate şi la abilităţile inventariate.
 Pregătirea şi luarea deciziilor, constituie un nivel managerial la care sunt prezenţi toţi
factorii decidenţi în domeniul resurselor umane.
Un sistem informaţional de gestiune a resurselor umane, utilizează ca surse de date, elemente
furnizate de:
 Baze de date ale resurselor umane;
 Recrutare şi selecţie de personal;
 Formarea şi dezvoltarea personalului;
 Evaluarea performanţei;
 Manager de salarii;
 Rapoarte şi cecuri personale, pentru eşecuri, întârzieri, disciplină, etc.;
 Statistici personale;
 Sănătate şi siguranţă;
Acest sistem de reţele se bazează în general pe computer care conţine una sau mai multe sisteme
de operare, şi permite furnizarea de date restante pentru a lua o decizie, precum şi punerea în
aplicare a modificărilor. Parametrii trebuie să fie mereu pregătiţi pentru a fi modificaţi iar sistemul
trebuie sa fie capabil să răspundă la aceste modificări, pentru a furniza informaţii în timp util, exacte
şi importante adminsitraţiei. Sistemul de informare al resurselor umane este un sistem parţial
deschis, care include anumite tipuri de fluxuri de informaţii importante în cadrul unei organizaţii de
afaceri. Odata cu apariţia calculatorului personal, executivul a avut mai mult timp pentru a gândi
deoarece calculatorul oferă datele gata prelucrate pentru a da informaţiile dorite.
Există unele limite privind informaţiile, care duc la unele defecţiuni în Sistemul Informatic de
Resurse Umane, printre care menţionăm:
9
T. Fătu, A. Tugui, Managementul resurselor informatice, Editura SedComLibris, 2004, pag. 107;
7
 Comunicarea defectuasă între Resursele Umane şi Sistemul Informatic;
 Goluri şi obiective mai puţin clare;
 Rezolvarea problemelor în mod greşit;
 Lipsa de implicare a utilizatorului;
 Lipsa de experţi în informatică;
 Aşteptări nerealiste;
 Lipsa de flexibilitate şi adaptabilitate.
Succesul în Sistemele de gestiune a Resurselor Umane depind de planificarea corespunzătoare a
sistemului, care va necesita o bună comunicare între utilizatori şi personalul IT. Succesul
departamentului de personal în lucrul de consiliere şi sprijin, depinde de capacitatea sa de a ţine cont
în mod constant de obiectivele specifice şi obiectivele firmei.
Managementul resurselor umane îndeplineşte atribuţii şi funcţii, bazându-se pe informaţii, având
unele scopuri printre care se numără10: cercetarea pieţei de resurse umane, proiectarea bazelor de
date, analiza şi descrierea de locuri de muncă, evaluarea şi clasificarea locurilor de muncă şi
organigrame. Prin intermediul lor se realizează o analiză a organizaţiilor şi a tehnicilor operative
care trebuie să conducă la rezultatele dorite, pentru care exactatitatea sursei de informaţii şi
actualizarea datelor este de o mare importanţă.
La baza deciziei de procurare a unui sistem informaţional de gestiune a resurselor umane, stau şi
unele obiective ale companiei, printre care se numară: asigurarea de excelenţă în procesul de
producţie şi/sau servicii ca un factor critic în dezvoltarea afacerilor prin utilizarea de manageri şi
personal calificat; asigurarea dezvoltării şi punerea în aplicare a politicilor de resurse umane a
companiei; diagnosticarea schimbărilor organizaţionale şi structurale necesare în cadrul
întreprinderii şi contribuirea la perfecţionarea metodelor şi stilurilor de management în ideea de a
încuraja, o participare mai mare de angajament, spirit creativ şi o mai bună motivare a tuturor
liderilor şi muncitorilor pentru formarea unei culturi organizaţionale a companiei în sine; pregătirea
companiei pentru a fi capabilă să reacţioneze cu rapiditate şi eficienţă la schimbările mediului şi la
cerinţele cantitative şi calitative a resurselor umane.

CONCLUZII
Managementul resurselor umane trebuie să identificice şi să evalueze permanent punctele slabe şi
problemele în timp util pentru a vizualiza conflictele şi de a propune soluţii şi alternative eficiente în
10
http://www.management-hub.com/hrmanagement30.html, site accesat în data de 10.03.2011;
8
vederea rezolvării problemelor. Se poate concluziona că productiviatatea şi stabilitatea unei
companii este strâns legată de managementul resurselor umane, deoarece acest lucru depinde de
toate departamentele sale.
Este necesar să se proiecteze un sistem informaţional de gestiune a resurselor umane în companii,
fiind pe deplin capabil să gestioneze activităţile cu managerii, tehnicienii şi muncitorii. Acest
obiectiv trebuie să fie realizat ca urmare a unei abordări sistemice şi în coordonare cu toţi factorii
implicaţi în asigurarea unui veritabil sistem informaţional de gestiune a resurselor umane. Aici
trebuie să intervină specialişti calificaţi şi instruiţi în acest domeniu, împreună cu managerii şi
specialiştii companiei.
Sistemul de gestiune a resurselor umane, pune bazele organizatorice pentru îmbunătăţirea
guvernanţei corporative, cu condiţia de a răspunde realităţilor şi nevoilor specifice companiei,
constituind baza metodologică a politicii de dezvoltare a forţei de muncă şi a resurselor umane care
trebuie să dezvolte toate organizaţiile care aspiră să rămână competitive în noul mileniu.
Importanţa sistemului informaţional de resurse umane este dat de caracteristicile lumii de azi,
resursele umane fiind componenta esenţială în realizarea de calitate şi competitivitate impuse în
companiile moderne şi acest lucru este posibil doar prin profesionalismul personalului
managementului resurselor umane.
Persoanele fizice şi mediul, provoacă schimbări care să aducă succese şi atingerea obiectivelor
propuse; este necesară o percepţie pozitiva atât de sine cât şi faţă de ceilalţi. O dată cu luarea
deciziei de a face modificări, ele trebuie făcute prin intermediul gestionării resurselor umane, care,
prin audit va evalua şi determina gradul de rezistenţă activă şi pasivă, şi să conducă la acţiuni directe
şi/sau indirecte bazate pe politici care includ instruirea personalului avută în vedere, programe de
consiliere şi educaţionale pentru a crea împreună un mediu organizaţional care să optimizeze relaţia
dintre şefi şi angajaţi. Este foarte important să ţinem cont de faptul că managementul resurselor
umane implică gestionarea resurselor umane care este cel mai valoros activ al unei companii, şi că
sistemul de gestionare a lor nu este responsabilitatea exclusivă a unei unităţi organizatorice de
specialitate, ci în primul loc implică managerii tuturor nivelelor.

BIBLIOGRAFIE:

Cărţi:
9
1. A. Prodan, A. Rotaru, Managementul resurselor umane, Editura SedCom Libris, Iaşi, 2006;
2. I. Radu, M. Ursăcescu, D.Vladeanu, M.Cioc, S.Burlacu, Informatică şi Management, o cale
spre performaţă, Editura Universitară Bucureşti, 2005;
3. O. Dospinescu, Tehnologii informaţionale în sprijinul managementului organizaţiilor,
Editura TehnoPress, Iaşi 2009;
4. T. Fătu, A.Ţugui, Managementul resurselor informatice, Editura SedComLibris, 2004;
5. T. Lucey, Management Information Systems, 8Th Edition, Editura Continuum, London, 1997;

Articole:
6. ***Human resource management applications of knowledge-based systems, M. G.
Martinsons

Surse web:
7. www.ezinearticles.com
8. www.humanresources.about.com
9. www.sciencedirect.com
10. www.management-hub.com

10