Sunteți pe pagina 1din 80

UNIVERSITATEA „VASILE ALECSANDRI” DIN BACĂU

DEPARTAMENTUL PEDAGOGIE ÎNVĂŢĂMÂNT


PRIMAR ŞI PREŞCOLAR

TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI
DE COMUNICARE

AUTOR:
LECT. UNIV. DR. GLORIA CERASELA CRIŞAN

AN UNIVERSITAR 2010 - 2011


2
TIMP MEDIU NECESAR PENTRU ASIMILAREA FIECĂRUI MODUL

Nr. Timp mediu necesar


Denumire modul
Crt. SI S Total
1 BIROTICA 2 2 4
2 WINDOWS EXPLORER 2 2 4
3 WORD 2 2 4
4 POWERPOINT 2 2 4
5 EXCEL 2 2 4
6 INTERNET EXPLORER 2 2 4
7 OUTLOOK EXPRESS 2 2 4
Timp total necesar 14 14 28

INSTRUCTIUNI PENTRU PARCURGEREA


RESURSEI DE INVATAMANT

Prezenta resursă de învăţare conţine toate informaţiile necesare însuşirii cunoştinţelor


teoretice şi metodice referitoare la operarea pe calculator.
Conţinutul este structurat în module, în cadrul fiecărui modul regăsindu-se unul sau mai
multe unităţi de studiu, în aşa fel încât să eşaloneze şi să faciliteze parcurgerea materialului şi
însuşirea sa.
Pentru parcurgerea resursei de învăţământ se recomandă următoarea succesiune:
1. Citirea, cu atenţie, a unităţii de studiu şi, consultarea recomandărilor bibliografice în
legătură cu aceasta.
2. Pregătirea schemei de discuţie pentru seminar.
3. Realizarea operaţiunilor descrise, sub supravegherea cadrului didactic.
4. Realizarea temei indicate la fiecare seminar, in vederea pregatirii testului final.

3
DESPRE CURS

Prezentul curs, intitulat „Tehnologii informaţionale şi de comunicare”, se adresează


studenţilor anului I, Departamentul Pedagogie Învăţământ Primar şi Preşcolar. Cursul prezintă
elemente de bază ale lucrului cu calculatorul, necesare în orice domeniu de utilizare a acestuia.
Sunt pregătite informaţiile necesare dezvoltării cursurilor din anii II şi III.

OBIECTIVELE CURSULUI

Obiectivele generale ale cursului sunt următoarele:


1. Însuşirea cunoştinţelor de bază referitoare la schimburile de informaţii.
2. Cumularea informaţiilor necesare pentru a deveni buni utilizatori ai calculatoarelor în
activitatea de birou; posibilităţi de folosire a calculatoarelor în afaceri şi administraţie,
învăţământ şi cultură.
3. Familiarizarea cu modul de abordare a unei probleme în sensul rezolvării acesteia cu
calculatorul; identificarea metodelor specifice cu care problema în cauză se poate
rezolva.
Obiectivele specifice fiecărei teme de curs sunt precizate înaintea prezentării acesteia.

MODALITĂŢI DE LUCRU

La laborator se vor realiza: prezentarea unor aplicaţii specifice, a unor modele şi a unor
programe specializate. Se vor alterna formele de activitate: individuală, de grup şi frontală.

CERINŢE

Evaluarea se realizează prin media artimetică a notelor:


1. Lucrarea scrisă din suportul de curs.
2. Un eseu în Word care va conţine descrierea modului în care studentul utilizează
calculatorul la locul de muncă.
3. Activitatea de laborator.

4
BIBLIOGRAFIE

1. Bott, E. – Utilizare Microsoft Office 4, Editura Teora, Bucureşti, 1996


2. Bănică, I. – Reţele de comunicaţii între calculatoare, Editura Teora, Bucureşti, 1997
3. Bâscă, O. – Baze de date, Editura All, Timişoara, 1997
4. Courtner, G.; Marquis, A. – Ghidul dumneavoastră în lumea calculatoarelor, Editura All,
1998
5. Dima, G.; Dima, M. – Informatică aplicată. Manual de informatică pentru clasa a XI-a,
Editura Teora, Bucureşti, 1998
6. Eagger, B. – Utilizare Internet, Editura Teora, Bucureşti, 1997
7. Epuran, Gh. – Comunicarea în afaceri. Strategii, tehnici, modele de decizie, Editura Alma
Mater, Bacău, 2002
8. Gookin, D.; Rathbone, A. – PC pentru toţi, Editura Teora, Bucureşti, 1996
9. Gugoiu, T. – HTML prin exemple, Editura Teora, Bucureşti, 2000
10. Klander, L. – Anti-hacker: ghidul securităţii reţelelor de calculatoare, Editura All,
Bucureşti, 1998
11. Maloney, E.; Nossiter, J. – Utilizare Microsoft Word 97, Editura Teora, Bucureşti, 1999
12. Miloşescu, M. – Sisteme de calcul. Manual de informatică pentru clasa a IX-a, Editura
Teora, Bucureşti, 1998
13. Năftănăilă, I. - Birotica şi performanţa managerială, Bucureşti, 2000
14. Năstase, P.; Mihai, F.; Cosăcescu, L.; Bărbulescu, B.; … – Baze de date. Microsoft Access
2000, Editura Teora, Bucureşti, 1999
15. Nossiter, J. – Utilizare Excel pentru Windows 95, Editura Teora, Bucureşti, 1999
16. Pană, A.,Ionescu, B., Mareş, V. - Birotică. Bucureşti, Editura All, 1996
17. Person, R.; Finchler, G.; O'Mara, M.; Moss, F.; … - Utilizare Windows 95, trad., Editura
Teora, Bucureşti, 1996
18. Pilat, F.; Răceanu, M.; Stanciu, C. – WWW – Mosaic şi Netscape. Ghid de utilizare,
Editura Teora, Bucureşti, 1997
19. Rus, I.; Both, N.; Coman, Gh.; Mihoc, I.; … – Matematica şi aplicaţiile sale, Editura
Ştiinţifică, Bucureşti, 1995
20. Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. – Birotica, Editura Tehnică, Bucureşti, 1998
21. *** - Dicţionar de calculatoare şi Internet, Editura Teora, Bucureşti, 1999

5
CUPRINS

BIBLIOGRAFIE 5
1. BIROTICA 7
1.1. Conceptul de Birotică 7
1.2. Sistemul informaţional 8
1.3. Sistemul informatic 10
1.4. Sistemul birotic 11
1.5. Sistemul de decizie 13
2. WINDOWS EXPLORER 14
2.1. Prezentarea ferestrei 14
2.2 Principalele operaţii în Windows Explorer 15
3. WORD 20
3.1. Prezentarea ferestrei 20
3.2. Principalele operaţii în Word 22
3.3. Exemplu de document Word 34
4. POWERPOINT 36
4.1. Generalităţi 36
4.2. Principalele operaţii în PowerPoint 38
5. EXCEL 50
5.1. Prezentarea ferestrei 50
5.2. Principalele operaţii în Excel 52
5.3. Exemplu de aplicaţie dinamică 61
6. INTERNET EXPLORER 66
6.1. Prezentarea ferestrei 66
6.2. Principalele operaţii în Internet Explorer 67
7. OUTLOOK EXPRESS 72
7.1. Generalităţi 72
7.2. Principalele operaţii în Outlook Express 74

6
Modulul 1.

BIROTICA

Scop
Prezentarea sistemului informaţional, a sistemului informatic şi a sistemului birotic dintr-o
organizaţie economică.

Obiective operaţionale
După studiul acestui modul, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie sistemele: informaţional, informatic, birotic;
ƒ să cunoască modul de organizare a acestora in ansamblul reprezentat de organizaţia
economică;
ƒ să aprecieze importanţa muncii de birou într-o organizaţie economică.

Cuprins
1.1. Conceptul de Birotică
1.2. Sistemul informaţional
1.3. Sistemul informatic
1.4. Sistemul birotic
1.5. Sistemul de decizie

1.1. Conceptul de Birotică

Birotica este un cuvânt intrat în limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rândul său, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger şi L. Nauges, după
Convenţia Informatică din anul 1976. Ambele termene sugerează domeniul biroticii – BIROUL
– şi obiectivul fundamental al acesteia – AUTOMATIZAREA BIROULUI.
În esenţă birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distribuţie şi de
exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor
înrudite: informatica, telecomunicaţiile, telematica.
Birotica a apărut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative
şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea
performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.

Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:


1. Coordonează şi conduc munca lucrătorilor dintr-o organizaţie.
2. Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile respective.
3. Cuplează organizaţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară următoarele activităţi:


1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaţiilor în fişiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor.
Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activităţi ocupă restul
de 60% în mod egal.

7
În multe cazuri, în mod greşit, birotica este asimilată cu munca de secretariat, locul unde
se intersectează cele mai importante fluxuri informaţionale ale întreprinderii, dar secretariatul
reprezintă numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. În viitor, birotica va
urmări crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de
comunicaţie şi a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uriaş de
hârtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creşterea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de
birou prin automatizarea activităţilor. Cele mai importante activităţi de birou se referă la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea şi la extragerea informaţiilor.
Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii
administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:
ƒ Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.
ƒ Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.
ƒ Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau
expediate.
ƒ Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitatea
administrativă.
ƒ Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de
regăsire a informaţiei.
ƒ Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se
fundamentează.

Principiile biroticii:
1. Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou reprezintă obiectul
de studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă în funcţie de nivelul ierarhic într-o
organizaţie şi de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu
documente şi cu informaţii.
2. Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se opreşte numai
asupra celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine efectul maxim prin simplificare,
prin automatizare şi prin integrare.
3. Principiul simplificării. Activităţile care apar frecvent sunt – în prima etapă – analizate,
simplificate şi apoi în etapa a doua automatizate şi integrate.
4. Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activităţi permite
automatizarea flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată direct de către utilizator.
5. Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun) datelor şi
informaţiilor dintr-o organizaţie. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat
în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice şi informaticieni este inevitabilă.

1.2. Sistemul informaţional

Sistemul informaţional oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea


obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor atât manageriale, cât şi
de execuţie din cadrul organizaţiilor socio-economice.
Sistemul informaţional este ansamblul informaţiilor, proceselor informaţionale, circuitelor
şi fluxurilor informaţionale şi a mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie
la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei.

Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional.


Informaţia este un mesaj obiectiv care aduce receptorului un spor de cunoaştere.
8
Informaţia economică aduce receptorului un spor de cunoaştere privind întreprinderea respectivă,
ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor în cadrul firmei respective.
Informaţia constituie materia primă a sistemului informaţional. În consecinţă, pentru a asigura o
percepere realistă a proceselor la care se referă, informaţiile trebuie să îndeplinească o serie de
condiţii: să fie reale, multilaterale, sintetice şi concise, precise şi sigure, să ajungă la beneficiar în
timp util, să aibă un caracter dinamic, orientare prospectivă şi să fie adaptate nivelului de
înţelegere a personalului implicat.
Data este o reprezentare a informaţiei.
În literatura de specialitate se întâlnesc diverse criterii de clasificare a informaţiilor. Iată câteva
dintre acestea:
1. după modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2. după gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. după direcţie: descendente, ascendente, orizontale;
4. după provenienţă: exogene, endogene;
5. după destinaţie: interne, externe;
6. după obligativitate: imperative, nonimperative
7. după natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producţie, financiar-
contabile, personal.
8. după formă: analogică, digitală;
9. după natura sa: date, texte, imagini fixe, secvenţe audio, secvenţe video;
10. după suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaţionale
În raport cu natura lor specifică, informaţiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai
multe tipuri de procese informaţionale:
a) Procesarea numerică, după reguli matematice şi logice, este larg răspândită în activităţile care
solicită un mare volum de calcule, de situaţii şi de rapoarte: economie, proiectare, management,
statistică etc.
Fişierele de date se procesează cu ajutorul limbajelor de programare şi a translatoarelor
(interpretoare sau compilatoare) care diferă în funcţie de limbajul de programare pentru care sunt
elaborate: C, C++, Java etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai
răspândite sunt: Oracle, Access etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează cu procesoarele de tabele:
Lotus 1-2-3, Excel, etc.
b) Procesarea textelor se referă la introducere, formatare şi tipărire. Procesarea textelor se
realizează cu Word, AbiWord, Wordpad, Notepad.
c) Procesarea imaginilor se referă la reprezentări grafice, schiţe şi desene tehnice, grafică
bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii
scanate, etc. Se realizează de către programe specializate CorelDRAW, Adobe Illustrator.
d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri
telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute prin sinteză electronică, la sunete naturale sau
muzică. Se utilizează player-e, sintetizatoare, mixer-e: Winamp.
e) Procesare video (imagini în mişcare) completează gama de posibilităţi oferite de celelalte
genuri de tratare a informaţiei şi constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii şi
informaticii. Informaţia vizuală dinamică este rezultatul afişării şi perceperii unui număr de
imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând
privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Sursele de informaţie video (imagini în mişcare)
sunt diverse: realitatea, surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi alb-negru sau
color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură
9
profesională, precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate) realizate pe
calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. În mod curent prelucrarea informaţiei
vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei sonore, după cum imaginea este însoţită de
sunet sau de voce umană.

Circuite şi fluxuri informaţionale


Circuitul informaţional reprezintă drumul pe care îl parcurge informaţia între emiţător şi
receptor (destinatar). Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care circulă
între emiţător şi beneficiar. Fluxul informaţional este caracterizat prin: conţinut, sens,
frecvenţă, lungime, viteză, fiabilitate, cost.
Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi clasificate după mai multe criterii:
1. după direcţie: verticale, orizontale, oblice;
2. după frecvenţă: periodice, ocazionale;
3. după locul unde iau naştere: interne, externe.

Metode de tratare a informaţiei


Metode de tratare a informaţiei sunt ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalităţile de culegere, de înregistrare, de transmitere şi de prelucrare a informaţiilor, cu
precizarea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor.

Funcţiile sistemului informaţional


Sistemul informaţional al structurilor comerciale îndeplineşte cumulativ trei funcţii:
1. Decizională. Această funcţie exprimă rolul sistemului informaţional în asigurarea
elementelor necesare luării deciziilor.
2. Operaţională. Sistemul informaţional are drept scop declanşarea acţiunilor necesare
realizării obiectivelor societăţii comerciale.
3. Documentare. Sistemul informaţional permite dezvoltarea şi perfecţionarea personalului
prin îmbogăţirea cunoştinţelor.

Deficienţele sistemului informaţional


1. Distorsiunea – constă în modificarea parţială, neintenţionată a conţinutului mesajului unei
informaţii.
2. Filtrajul – constă în modificarea parţială sau totală a mesajului în mod intenţionat.
3. Redundanţa – constă în culegerea, în prelucrarea şi în transmiterea repetată a unor
informaţii.
4. Supraîncărcarea circuitelor informaţionale – constă în depăşirea capacităţii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii mesajului la receptor.

1.3. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezintă partea automatizată a sistemului informaţional.


Raportul dintre sistemul informaţional şi cel informatic este de întreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaţional în care operaţiile de culegere, de
prelucrare, de stocare şi de transmitere a datelor se realizează cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1. Componenta fizică (hardware) – este constituită dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea şi pentru stocarea datelor şi informaţiilor.
2. Componenta logică (software) – cuprinde sistemul de operare şi programele de aplicaţii.
3. Datele – cuprinde un ansamblu de colecţii de date şi descrierea legăturile dintre acestea.
4. Resursele umane – cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analişti,
ingineri de sistem).
10
5. Cadrul organizatoric – cuprinde cadrul legal necesar funcţionării sistemului informatic
(staţii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizează procesul de prelucrare
automată a datelor cu scopul obţinerii de informaţii în vederea fundamentării deciziilor sau
realizării producţiei.

1.4. Sistemul birotic

Sistemul birotic este partea sistemului informatic referitoare la activităţile de birou.


Sistemul birotic este parte integrantă a sistemului informaţional al unităţii şi în această postură
sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor şi sarcinilor generale ale întregului sistem
informaţional.
Astfel, deciziile şi reglementările provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate
şi transmise prin intermediul sistemului informaţional (sistemul informatic, sistemul birotic şi
sistemul de comunicaţii intern) tuturor compartimentelor de execuţie care formează sistemul
operaţional. În sens invers, informaţiile referitoare la modul de execuţie a deciziilor şi la celelalte
aspecte esenţiale privind situaţia din sistemul operaţional sunt percepute de sistemul
informaţional, selectate, analizate, puse în formă adecvată şi transmise operativ cadrelor de
conducere din sistemul decizional.
Din observarea acestor fluxuri informaţionale se poate afirma că sistemele birotice joacă
tot mai mult un rol de interfaţă între:
ƒ Sistemul întreprinderii şi mediul social-economic.
ƒ Sistemul decizional şi sistemul operaţional.
ƒ Sistemul de comunicaţii (extern) şi sistemul informatic operaţional al întreprinderii.

Funcţiile sistemului birotic


Funcţiile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare şi de informatizare a
activităţii de birou, dar şi din mijloacele pe care electronica, informatica şi comunicaţiile le oferă
în vederea realizării acestor obiective.
Un sistem birotic îndeplineşte următoarele funcţii generale:
1. Funcţia de introducere a informaţiei în sistem.
2. Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei.
3. Funcţia de prelucrare.
4. Funcţia de ieşire.
5. Funcţia de comandă şi de control.

informaţii
comenzi

11
Funcţia de introducere a informaţiei se exercită într-o varietate de modalităţi, cum sunt:
ƒ preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii naţionale sau internaţionale,
publice sau private;
ƒ preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date;
ƒ introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a
convorbirilor, imaginii şi sunetului.
Informaţia odată introdusă în sistem fie se prelucrează imediat, în timp real, fie se memorează
pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă nici posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi
memorată sau prelucrată de către sistem.

Funcţia de memorare a informaţiei joacă un rol important în funcţionarea unui sistem birotic.
Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de
apreciere a performanţelor unui sistem birotic.
Informaţiile se pot păstra astfel:
ƒ în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;
ƒ în memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;
ƒ arhiva electronică, pentru informaţiile care se consultă rar.
Informaţia aflată în memoria unui sistem birotic poate fi valorificată prin consultare locală ori
comunicată solicitanţilor prin intermediul reţelelor de comunicaţii.

Funcţia de prelucrare se referă la:


ƒ conversia informaţiei din formă analogică în formă digitală, necesară memorării şi procesării
ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia de conversie din digital în analogic;
ƒ transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de
suport);
ƒ copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport (reproducere a informaţiei);
ƒ crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de
proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul
tehnic, încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informaţia provenită din memoria externă
sau internă din reţelele de comunicaţie ori manual, de la terminale;
ƒ actualizarea bazei informaţionale. Această operaţie presupune modificarea informaţiilor deja
existente;
ƒ tratarea propriu-zisă a informaţiei, care poate privi:
- fie forma – în cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginilor;
- fie conţinutul – în cazul prelucrării datelor.
ƒ informaţia prelucrată trebuie consultată în timp real. Acest lucru se realizează cu ajutorul
unor programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate la un
dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă etc.);
ƒ punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire presupune operaţii diferite în raport de
natura informaţiei solicitate.

Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai multe cerinţe având în vedere
mai multe aspecte, după cum urmează:
ƒ natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente, secvenţe sonore, secvenţe
vizuale;
ƒ conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire;
ƒ natura suportului tehnic sau grafic pe care urmează a fi transferată informaţia la ieşire;
ƒ forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise;
ƒ destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.

12
Funcţia de comandă şi de control a sistemului birotic deţine toate atributele necesare pentru
dirijarea şi pentru reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă
a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria internă, la baza de programe şi la
baza informaţională. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare şi de ieşire a
informaţiei în funcţie de natura lor, de destinaţia şi de modul de transmitere a rezultatelor.

1.5. Sistemul decizional

Decizia este o informaţie de comandă pentru sistemul condus.


Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaţional este subordonat
procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaţiilor. De aceea
trebuie să existe o preocupare permanentă din partea factorilor de conducere pentru
perfecţionarea continuă a sistemelor informaţionale şi decizionale.
Una dintre căile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea
calculatoarelor în procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate şi aplicate, structurate corespunzător sistemului de obiective
urmărit şi configuraţiei ierarhiei manageriale, alcătuiesc sistemul decizional.

Numărul, natura şi caracteristicile deciziilor încorporate în sistem prezintă o mare


varietate. Tipurile de decizii pot fi clasificate după 6 criterii:
1. după orizont: strategice, tactice, curente;
2. după eşalonul managerial: superior, mediu, inferior;
3. după frecvenţă: periodice, aleatorii, unice;
4. după posibilitatea anticipării: anticipate, imprevizibile;
5. după amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;
6. după sfera de cuprindere: participative, individuale.

În vederea îndeplinirii în mod eficient a multiplelor funcţii ce-i revin, decizia – la fel ca şi
informaţia – trebuie să întrunească câteva cerinţe cum ar fi:
ƒ să fie fundamentată ştiinţific;
ƒ să fie asumată;
ƒ să fie integrată (armonizată în ansamblul deciziilor adoptate);
ƒ să se încadreze în perioada optimă de elaborare şi de aplicare;
ƒ să fie formulată corespunzător.
Având în vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot
mai dificilă. Din această cauză managerii apelează la modele, la metode şi la tehnici decizionale,
multe dintre acestea având la bază calculatorul şi programe specifice.

13
Modulul 2.

WINDOWS EXPLORER

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia Windows Explorer realizează gestionarea memoriei
externe a calculatorului.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie tipurile de memorie externă;
ƒ să cunoască organizarea memoriei externe;
ƒ să realizeze principalele operaţii de gestionare a memorie externe.

Cuprins
2.1. Prezentarea ferestrei
2.2. Principalele operaţii în Windows Explorer

2.1. Prezentarea ferestrei

Aplicaţia Windows Explorer este destinată manevrării spaţiului de memorie permanentă a


sistemului propriu (discurile sistemului) sau a altor sisteme de calcul conectate, permiţând
crearea, gruparea şi organizarea fişierelor şi directoarelor. Dacă a fost creată o scurtătură
(Shortcut, în engleză), pe ecran apare şi pictograma alăturată, care permite deschiderea aplicaţiei.
O altă metodă este de a executa clic pe butonul Start, apoi pe opţiunile Programs,
Windows Explorer. Fereastra acestei aplicaţii este următoarea:
1

2 3

4
5

Elementele acestei ferestre sunt:

14
• Bara de titlu (1), cu zona de control ( ) care oferă opţiuni de manevră a ferestrei, numele
aplicaţiei (Exploring), numele directorului curent şi butoanele de manevră , care
realizează minimizarea, maximizarea/restaurarea şi închiderea aplicaţiei;
• Bara de meniuri (2), formată din şapte meniuri derulante, conţinând comenzile şi
operaţiile ce pot fi executate de utilizator;
• Bara de butoane standard (3), cu care realizăm mai repede manevre uzuale;
• Bara de adrese (4), care arată calea directorului curent;
• Bara de legături Internet (5), care conţine o listă de link-uri preferate ale utilizatorului;
• Zona de lucru (6), alcătuită din două ferestre;
• Bara de stare (7), care indică starea curentă a aplicaţiei;

Elementele principale sunt cele două ferestre inegale; cea din stânga se numeşte fereastra
arborelui, cu rol de a indica structura de directoare a discului curent iar cea din dreapta se
numeşte fereastra de conţinut, care arată componentele (sub-directoare, fişiere) directorului
curent. Cele două ferestre nu sunt independente, ca la Norton Commander sau Windows
Commander. Schimbarea directorului curent se face executând clic în fereastra arborelui, pe
numele directorului dorit. Ca rezultat, conţinutul acestuia este afişat în fereastra din dreapta.
Fereastra arborelui prezintă structura directoarelor într-un mod ierarhizat, prin alinierea faţă de
marginea din stânga: sub-directoarele se listează la dreapta faţă de directorul din care fac parte.
În această fereastră, înaintea numelui unui director pot exista următoarele simboluri:
• + (plus) arată că posedă sub-directoare care nu sunt afişate;
• - (minus) arată că posedă sub-directoare, care sunt afişate sub respectivul director.
Directoarele care nu au sub-directoare nu au simbol predecesor.

2.2. Principalele operaţii în Windows Explorer

Vizualizarea conţinutului unui director

Prin clic în fereastra arborelui pe numele directorului pe care dorim să-l


inspectăm, fereastra de conţinut va afişa toate obiectele sale componente: mai
întâi sunt listate sub-directoarele (dacă există), apoi fişierele. Ordinea lor şi
informaţia afişată despre fiecare pot modificate astfel: prin clic pe săgeata din
dreapta butonului standard Views, putem alege o listare cu pictograme mari
(Large Icons), pictograme mici (Small Icons), prezentarea numai a
identificatorilor obiectelor (List) sau prezentarea unor date suplimentare la
fiecare (Details).

Schimbarea ordinii de afişare se face prin deschiderea


meniului asociat directorului curent, prin clic dreapta
pe o zonă liberă de conţinut a ferestrei. Apoi din
Arrange Icons > putem alege ordinea aranjării:
alfabetic după nume (by Name), alfabetic după
extensie (by Type), descrescător după mărime (by
Size), descrescător după data ultimei actualizări (by
Date). Asupra ordinii sub-directoarelor au efect doar
sortările după nume sau dată.

15
Redenumirea unui director/fişier
Pe elementul care trebuie să-şi schimbe numele se
efectuează clic cu butonul din dreapta şi selectăm apoi
opţiunea Rename. Calculatorul permite modificarea
numelui prin introducerea unui cursor de text. După
tastarea noului nume, se tastează <Enter> pentru
validare. Prin acest meniu asociat butonului din
dreapta al mouse-ului se pot realiza şi manevre uzuale
(arhivare, devirusare, copiere, mutare, ştergere, afişare
proprietăţi). Unii utilizatori preferă acest tip de
execuţie a manevrei atunci când au de acţionat asupra
unui singur fişier sau director, deşi există şi alte
metode, după cum vom vedea în continuare.

Selecția fişierelor/directoarelor 
Se pot selecta numai fişiere şi/sau sub-directoare aflate în acelaşi director (numit director-
părinte). Un singur fişier (sau sub-director) se selectează prin clic. Un grup de fişiere şi/sau
directoare alăturate se selectează simultan efectuând clic pe primul obiect, apoi apăsăm şi
menţinem apăsată tasta <Shift> şi efectuăm clic pe ultimul obiect. Un grup de obiecte disparate
din listă se selectează prin clic pe unul dintre ele, apoi menţinem apăsată tasta <Ctrl> şi efectuăm
clic apoi pe fiecare dintre obiectele care trebuie selectate.

Crearea unui director


Cu ajutorul ferestrei din stânga ne poziţionăm în directorul unde dorim crearea noului sub-
director. Apoi efectuăm clic în meniul File, opţiunea New > Folder. Pe ultima poziţie a listei din
fereastra de conţinut apare un nou director cu numele New Folder, plasat implicit la finalul listei.
După cum se observă din imagine, numele directorului este direct selectat şi prin simpla tastare a
noului nume îl redenumim. Prin apăsarea tastei <Enter> se confirmă noul nume.

 
16
Ştergerea unui director 
Se selectează prin clic în fereastra de conţinut directorul pe care dorim să-l ştergem şi se

execută clic pe butonul din bara de instrumente standard. Va apărea o fereastră de


confirmare; validarea ştergerii o realizăm prin clic pe Yes, renunţarea la ştergere se realizează
prin clic pe No.

Fişierele sau directoarele sunt mutate de fapt în "Coşul de gunoi" (Recycle Bin), de unde pot fi
recuperate astfel: efectuăm clic în fereastra arborelui pe Recycle Bin şi din lista prezentată în
fereastra de conţinut putem selecta obiectele pe care dorim să le restaurăm, adică să le refacem la
locaţia lor. După selecţie urmează un clic pe meniul File, opţiunea Restore. Dacă suntem siguri
că anumite obiecte nu vor fi niciodată de folos, este bine să le ştergem definitiv din memorie,
deoarece doar aşa se eliberează spaţiu pe disc. Principiul acestui Recycle Bin este următorul:
obiectele aflate în el ocupă în continuare un spaţiu de memorie, gestionat separat. Deşi se
eliberează spaţiul ocupat de acestea pe discul de unde se efectuează ştergerea, se alocă un spaţiu
la fel de mare în Recycle Bin. Ştergerea definitivă se face prin selectarea obiectelor şi clic pe
butonul Delete din bara de instrumente standard.

Lansarea unei aplicaţii


Un fişier executabil se lansează prin dublu-clic pe numele său, în fereastra de conţinut. Dacă
efectuăm dublu-clic pe numele unui fişier realizat cu diverse aplicaţii, atunci aplicaţia se
deschide şi se încarcă în zona de lucru respectivul document (după cum am menţionat,
recunoaşterea aplicaţiei este realizată folosind extensia fişierului).

Copierea unor fişiere/directoare

Se selectează obiectele de copiat, se execută clic pe butonul (sau se selectează din


meniul Edit opţiunea Copy), se deschide directorul unde se vor copia, se execută clic pe butonul

(sau se selectează din meniul Edit opţiunea Paste).

Mutarea unor fişiere/directoare

Se selectează obiectele de mutat, se execută clic pe butonul (sau se selectează din


meniul Edit opţiunea Cut), se deschide directorul unde se vor muta, se execută clic pe butonul

(sau se selectează din meniul Edit opţiunea Paste).

Crearea unei scurtături (shortcut)

17
O scurtătură este o cale rapidă de a încărca sau de executa un fişier,
sau de a vedea conţinutul unui director. De obicei scurtăturile se află
pe Desktop, pentru a fi la îndemâna utilizatorului. Desktop-ul, sau
"suprafaţa de lucru" reprezintă ecranul care apare după deschiderea
calculatorului, dacă avem instalat sistemul de operare Windows.
O scurtătură este alcătuită dintr-un mic desen şi câteva cuvinte.
Caracteristica lor este o mică săgeată în colţul din stânga al desenului.
Scurtătura către un anumit fişier se realizează prin clic dreapta pe
numele său şi din meniul asociat alegem Create
Shortcut. Efectul este crearea unei scurtături în
acelaşi director (apare pe ultimul rând al listei
directorului curent). Prin clic dreapta pe noul
obiect, deschidem meniul asociat, de unde
alegem Send To > Desktop. Apare o fereastră de
atenţionare, care ne informează că avem o nouă
scurtătură pe Desktop. Sistemul plasează aceste
pictograme pe coloane, deci o vom vedea pe ultima poziţie a ultimei coloane. Dacă dorim să îi
schimbăm numele, efectuăm clic dreapta pe noua pictogramă şi selectăm opţiunea Rename, care
va plasa un cursor de text pe numele său. După ce încheiem redenumirea, apăsăm tasta <Enter>
şi redenumirea devine efectivă.
Există şi alte metode de a crea o scurtătură, nespecifice
aplicaţiei Windows Explorer. De exemplu metoda drag-and-
drop: se face clic pe fişierul dorit; se apasă butonul din
dreapta al mouse-ului şi, ţinându-l apăsat, se trage fişierul pe
Desktop. Se eliberează butonul şi din meniul contextual care
apare se alege opţiunea Create Shortcut(s) Here.

Căutarea fişierelor/directoarelor
Pe măsură ce un calculator se aglomerează cu aplicaţii şi documente şi lipseşte organizarea
lucrului, este din ce în ce mai greu să localizăm fişierele/directoarele. Deşi sunt foarte uşor de
creat, mulţi utilizatori neglijează ordonarea fişierelor în directoare dedicate unui anumit subiect.
Nu uitaţi însă că un calculator "ordonat" este un calculator în care veţi găsi uşor orice informaţie,
chiar şi la mult timp după ce aţi creat-o. Există metode de găsire, dar se recomandă o
sistematizare constantă şi coerentă a muncii încă din prima zi de folosire a unui calculator.
Înainte de a începe căutarea, trebuie să răspundem la următoarele întrebări:
• ce fragment din identificatorul fişierului cunoaştem sigur?
• unde se află cu siguranţă?
Apoi începem căutarea prin clic în fereastra de conţinut pe numele discului sau a directorului
unde ştim sigur că se află. Dacă nu ştim locaţia, atunci selectăm My Computer, adică toate
discurile sistemului. Apoi efectuăm clic pe butonul Tools, opţiunea Files or Folders…. În
fereastra care se deschide tastăm fragmentul cunoscut din numele fişierului şi apoi clic pe
butonul Find Now. Mai jos este prezentat rezultatul unei căutări ceva mai dificile, pentru că nu se
ştia decât că este vorba de un document Word, care conţine textul e-mail. Observăm că s-au găsit
trei documente, pe două discuri diferite. Utilizatorul probabil va deschide câte unul (prin dublu-
clic pe numele lor din această fereastră-rezultat), până îl va găsi pe cel care îl interesează.

18
19
Modulul 3.

WORD

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia Word ajută la formatarea şi tipărirea unui document
complex.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie operaţiile de bază legate de formatarea textului;
ƒ să realizeze includerea de elemente complexe într-un document;
ƒ să realizeze un document electronic după model.

Cuprins
3.1. Prezentarea ferestrei
3.2. Principalele operaţii în Word
3.3. Exemplu de document Word

3.1. Prezentarea ferestrei

Aplicaţia Word este un procesor complex de texte. Este un instrument complet pentru lucrul cu
texte comune, permiţând facilităţi avansate de editare, formatare şi prezentare. Pentru texte
specializate, există procesoare specifice.
Un document în lucru arată astfel:

Fereastra aplicaţiei conţine:


• Bara de titlu, care conţine zona de control (adică imaginea , care prin clic oferă opţiuni
de manevră a ferestrei), numele documentului curent, numele aplicaţiei şi cele trei butoane

20
de manevră pentru minimizarea, maximizarea/restaurarea şi închiderea
aplicaţiei);
• Bara de meniuri, alcătuită din cele nouă meniuri derulante, accesibile prin clic şi
deplasarea mouse-ului, fără alte clic-uri. Opţiunile din aceste meniuri sunt de două
categorii: accesibile (scrise cu negru), sau inaccesibile (gravate în umbră). Opţiunile
inaccesibile vor deveni accesibile la diferite momente ale lucrului.

• Bara de instrumente standard permite manevre asupra


întregului document (salvare, deschidere, imprimare)
sau asupra unor părţi (mutare, copiere, sortare,
grafice);
• Bara pentru tabele şi borduri este caracteristică
aplicaţiei Word; ea conţine ferestre şi butoane pentru
editarea tabelelor. Observăm că această aplicaţie oferă
multe facilităţi de procesare a tabelelor (există şi un
meniu Tabel);
• Bara de formatare conţine butoane utile pentru a da documentului aspectul dorit (tipul de
literă, mărimea literei, culori, diverse liste, etc.);
• Suprafaţa de lucru, alcătuită din rigla superioară

rigla verticală aflată în stânga monitorului

şi un spaţiu care ocupă majoritatea suprafeţei monitorului, unde se vor procesa textele;

• Butoanele de vizualizare , care permit vizualizarea în diverse moduri a


documentului în lucru;
• Elementele de deplasare în cadrul documentului:
o (cursorul orizontal) pentru
deplasarea pe orizontală;
o cursorul vertical, situat în dreapta monitorului, pentru deplasarea pe verticală.
• Bara de desenare, cu butoane pentru executarea unor desene simple sau introducerea şi
editarea imaginilor din alte fişiere;
• Bara de stare, care indică starea şi setările curente ale aplicaţiei.
Într-un birou, căruia îi este destinat pachetul Microsoft Office (din care face parte şi aplicaţia
Word), se presupune că se realizează operaţii birocratice. Adică, apar noi şi noi hârtii: rapoarte,
cereri, scrisori, etc. Aplicaţia Word ne ajută să le realizăm. Este deci normal rolul central care i se
atribuie la orice concurs de angajare pentru un post ce presupune o activitate de secretariat.
Atunci când deschidem pentru prima dată aplicaţia Word, în partea centrală a monitorului
apare un dreptunghi alb, pe care clipeşte o liniuţă verticală. Ne vom imagina că avem în faţă o
foaie albă de hârtie, pe care vom scrie începând din locul marcat de liniuţă, care se numeşte
cursorul textului. Rolul său este de a ne arăta unde va apare următorul caracter tastat. Mai există
un cursor, care se mişcă odată cu mouse-ul şi care se numeşte cursorul mouse-ului. În continuare
vom denumi cursor cursorul textului.
Începem prin a apăsa tasta A. Pe foaia noastră imaginară apare a, şi cursorul se mută la
dreapta cu o poziţie. Pentru a scrie cu litere mici, trebuie deci să apăsăm tasta corespondentă.
Pentru a scrie cu litere mari, trebuie să ţinem apăsată cu un deget de la mâna stângă tasta <Shift>
21
şi să apăsăm tasta literei. Pentru tastele care au două semne (de exemplu tasta pe care apar ! şi 1),
vom proceda astfel: pentru semnul de jos apăsăm pe tastă, iar pentru semnul de sus ţinem tasta
<Shift> apăsată, aşa cum am învăţat mai sus. Un spaţiu între cuvintele care încep să apară
introducem apăsând tasta Bară de spaţiu. Scriind cuvânt după cuvânt, observăm că atunci când
rândul se umple, aplicaţia realizează singură trecerea pe rândul următor şi ne permite continuarea
introducerii textului. Dacă dorim să trecem la un nou paragraf, apăsăm tasta <Enter> şi forţăm
trecerea pe rândul următor.
Pentru ştergere vom folosi cele două taste destinate acestui scop: tasta <Backspace> şterge
caracterul aflat la stânga cursorului, iar tasta <Delete> şterge caracterul de la dreapta cursorului.
Tasta <Tab> realizează un salt la dreapta peste opt spaţii. Se recomandă folosirea sa în loc de
a apăsa succesiv bara de spaţiu.
Tasta <CapsLock> se foloseşte când textul de introdus este alcătuit (în majoritate) din litere
mari. La prima apăsare pe această tastă se aprinde led-ul corespondent ei, aflat în dreapta
tastaturii. Când dorim introducerea literelor mici, se ţine <Shift> apăsată. Pentru trecerea în
modul normal de introducere, se mai apasă o dată <CapsLock>.
Când avem de introdus valori numerice, se recomandă folosirea zonei numerice a tastaturii
(tastele grupate din dreapta). Prin apăsarea tastei <NumLock> se activează led-ul NumLock.
Deplasarea în documentul curent se realizează astfel (în funcţie de distanţa pe care o avem de
parcurs, dar şi de obişnuinţa utilizatorului):
• cu tastele direcţionale, care ne duc o poziţie la stânga/dreapta, sau un rând în sus/jos;
• combinaţia <Cltl>+una din săgeţile direcţionale ne duce un cuvânt la stânga/dreapta, sau
un paragraf în sus/jos;
• cu <Home>/<End> ajungem la începutul/sfârşitul rândului;
• cu <PageUp>/<PageDown> ajungem cu un ecran mai sus/jos;
• combinaţia <Ctrl>+<Home>/<End> ne duce la primul/ultimul caracter din document;
• prin clic în poziţia dorită.

3.2. Principalele operaţii în Word

Selecţia textului
Unele operaţii se execută pe grupuri de caractere. Gruparea caracterelor se realizează prin
selecţia lor. Selecţia se face prin apăsarea butonului mouse-ului înaintea primului caracter pe
care dorim să-l selectăm, tragere de mouse până după ultimul caracter şi eliberarea butonului
mouse-ului.
Selecţia unui cuvânt se obţine prin dublu-clic pe el. Selecţia unei propoziţii se face ţinând
tasta <Ctrl> apăsată şi clic oriunde în propoziţie. Selecţia unui paragraf se face prin triplu-clic.
Selecţia de rânduri întregi se realizează deplasând cursorul în stânga textului, până se transformă
într-o săgeată spre dreapta. Apoi clic.
Selecţia elementelor grafice se va descrie la Instrumente de desenare.

Formatarea textului
Textul poate fi scris cu mai multe fonturi, mărimi, aspecte (îngroşat, cursiv, subliniat) sau
culori. Aceste setări se realizează cu ajutorul butoanelor din bara de formatare:

În stânga acestei bare se află fereastra de alegere a stilului curent (implicit Normal), a
fontului (implicit Arial), mărimii fontului (implicit 12); urmează butoanele de alegere a
aspectului: scriere îngroşată (butonul B), scriere cursivă (butonul I), scriere subliniată
22
(butonul U). Aceste trei butoane se pot folosi câte unul, perechi sau toate trei. Activarea lor se
face prin clic, iar dezactivarea lor printr-un alt clic. Stilul, fontul şi mărimea sa se aleg prin
clic pe săgeata mică din dreapta casetei de dialog şi alegerea se realizează prin alt clic, pe
opţiunea dorită, în meniul derulant care apare. Pentru documente oficiale se recomandă un stil
normal, un font clasic (Times New Roman sau Arial) şi o mărime 10-12.
Următoarele patru butoane aleg încadrarea textului în celulă (la stânga, centrat, la dreapta,
aliniat la ambele capete sau format coloană de ziar). Numai o opţiune din cele trei poate fi activă
la un anumit moment. Se recomandă ultimul tip de încadrare, deoarece este cel mai uşor de citit.
Următorul set de patru butoane serveşte la editarea listelor. Listele pot fi numerotate (se
foloseşte primul buton) sau marcate (se foloseşte al doilea). Pe rândul unde dorim începerea unei
liste, facem clic pe butonul corespondent. Când dorim trecerea la un alt element al listei, apăsăm
<Enter>. Lista se încheie prin două apăsări succesive pe <Enter>. Dacă dorim ca lista să se
deplaseze la stânga, o selectăm pe toată şi realizăm clic-uri succesive pe butonul Micşorare
indent până când lista ajunge în poziţia dorită. Pentru deplasarea la dreapta, se foloseşte butonul
Mărire indent.
Scrierea cu o anumită culoare se realizează prin setarea butonului Culoare font, ultimul de pe
bara de formatare. Implicit, el este setat pe culoarea neagră. Dacă dorim altă culoare, atunci prin
clic pe săgeata din dreapta lui derulăm o paletă cu 40 de culori, din care putem alege prin clic
culoarea cu care vom scrie. Dacă dorim o culoare care nu se află în paletă, facem clic pe butonul
Mai multe culori… şi alegem din hexagonul care apare culoarea dorită, sau din bara de jos
nuanţa de gri. În dreapta-jos avem zona culorii actuale (cea cu care am scris până acum) şi a
culorii noi (cu care vom scrie de acum). Dacă suntem mulţumiţi de rezultat, realizăm clic pe OK.

Dacă nici aici nu găsim ce ne trebuie, facem clic pe eticheta Particularizare şi alegem prin
clic în spectrul care apare nuanţa şi saturaţia, iar prin deplasarea în coloana din dreapta –
luminozitatea. Apoi clic pe OK.

23
Textul poate fi marcat, aşa cum pe hârtie folosim marker-ul, prin manevra asupra butonului
Evidenţiere (penultimul). Implicit, culoarea de marcare este galben. La fel ca mai sus, putem
alege orice altă culoare. După clic pe buton, trecem la tragerea peste textul pe care dorim să-l
marcăm. Se impune o atenţie deosebită la documentele care au multe culori, pentru a nu alege
culori apropiate pentru font şi pentru marcare. De asemenea, trebuie să ne gândim că
documentele pot fi tipărite şi la imprimante care au numai cerneală neagră şi, uneori, culori care
suprapuse se disting clar pe monitor pot fi imposibil de citit pe hârtie.

Operaţii cu fişiere
La începutul barei Standard se află butoanele care permit manevra fişierelor.

Primul buton (Nou) permite încărcarea unui fişier nou, care este lipsit de informaţie. Dacă
sunt deschise mai multe fişiere, acestea se pot aduce pe rând pe monitor, prin folosirea
butoanelor de manevră de pe bara de titlu.
Al doilea buton (Deschidere) permite încărcarea unui fişier existent în memorie (pe
discurile sistemului sau pe alt sistem de calcul). Prin clic se deschide o fereastră cu ajutorul
căreia realizăm ghidarea în scopul găsirii fişierului dorit. Atunci când fişierul apare în
fereastră, îl deschidem prin clic pe numele lui şi clic pe butonul Deschidere din dreapta-jos,
sau prin dublu-clic pe numele fişierului.
Salvarea documentului curent se face prin clic pe butonul Salvare (al treilea din bara
Standard). Se deschide fereastra tipărită mai jos, unde stabilim directorul în care dorim
salvarea prin navigare în sistemul de directoare. Navigarea se realizează cu ajutorul
butoanelor din dreapta ferestrei Salvare în: săgeata înapoi realizează întoarcerea cu un pas,
săgeta în sus ne duce în directorul părinte, butonul Creare folder permite crearea unui
subdirector al directorului curent. Ultimele două butoane permit opţiuni de afişare: Vizualizări
permite câteva moduri în care se afişează fişierele, iar Instrumente setează câteva
caracteristici pentru fişierul curent (de exemplu, clic pe Opţiuni generale permite stabilirea
protecţiei prin parolă sau accesul numai în citire). Apoi se tastează numele dorit pentru fişier,
în caseta Nume fişier. În mod implicit, în această fereastră este afişată extensia doc pentru
24
fişier. Această extensie nu trebuie modificată, deoarece toate fişierele aplicaţiei Word au în
mod predefinit extensia doc.
După ce un fişier a primit nume, clic pe butonul Salvare nu mai deschide fereastra de mai
jos, ci realizează înlocuirea variantei deja salvate a fişierului cu fişierul actual. La fişiere mari,
la care se lucrează masiv, se recomandă salvarea periodică, pentru a proteja astfel munca
depusă împotriva accidentelor cum ar fi căderile de tensiune.

Tipărirea foii curente de calcul se realizează prin clic pe butonul Imprimare, al cincilea de
pe bara Standard. Pentru a economisi materialele consumabile (hârtie, cerneală) se recomandă
folosirea butonului Examinare înaintea imprimării. Acesta prezintă pe monitor imaginea foii
de hârtie, aşa cum ar rezulta la tipărire. Ieşirea din acest mod de lucru se face prin clic pe
butonul Închidere.

Modificarea orientării paginii


Pentru tabele sau desene mari se impune ca scrierea să se realizeze de-a lungul foii de
hârtie. Această schimbare se realizează astfel: clic pe meniul Fişier, clic pe opţiunea
Iniţializare pagină… şi în fereastra care se deschide facem clic în setul Orientare pe opţiunea
Tip vedere. Apoi clic pe OK.

25
Copierea textului
Transferul informaţiilor în altă zonă a documentului, în alt document sau în alt fişier are loc
prin copiere sau mutare. Etapele copierii sunt:
• selecţia textului care se va copia;
• clic pe butonul Copiere, situat pe bara Standard, al doilea din setul
• clic în document, la locul unde se va insera textul copiat;
• clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Mutarea textului
Spre deosebire de copiere, când informaţia rămâne la locul de unde a fost copiată, la mutare
are loc ştergerea informaţiei din vechiul loc. Etapele acestei operaţii sunt:
• selecţia textului care se va muta;
• clic pe butonul Decupare, situat pe bara Standard, primul din setul
• clic în document, la locul unde se va insera textul;
• clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Anularea şi reluarea ultimelor operaţii


Procesorul Word reţine operaţiile efectuate de utilizator, în ordinea efectuării lor. De
aceea, este uşor să revenim asupra ultimelor operaţii în vederea anulării lor, dacă este cazul.
Această facilitate este des folosită de începători, atunci când procesorul nu răspunde conform
dorinţelor lor (de fapt, atunci când ei nu găsesc modalitatea de a realiza cu ajutorul
programului ceea ce doresc). Cea mai sigură cale de a reveni la o stare anterioară este de
renunţa la operaţiile care nu au dus la rezultatul aşteptat, decât să ne "hazardăm" pe căi
necunoscute. Primul dintre butoanele de pe bara Standard ne permite întoarcerea
în istoricul documentului, acţiune cu acţiune. Dacă decidem că dorim refacerea unor acţiuni la
care tocmai am renunţat, executăm clic pe cel de-al doilea.

26
Inserarea de simboluri care nu se află pe tastatură
Tastatura are puţin peste 100 de taste, dintre care cam două treimi sunt caractere imprimabile.
Procesorul Word oferă posibilitatea inserării a sute de caractere (de exemplu, literele
româneşti, greceşti, arabe, etc.). Inserarea unui astfel de caracter se face astfel: clic pe meniul
Inserare, clic pe Simbol… şi îl căutăm în lista de simboluri. Prin clic avem posibilitatea de a
vedea caracterele mărite. Când l-am găsit, clic pe butonul Inserare. Fără a închide această
fereastră, mai putem introduce şi alte caractere, imediat după cel deja introdus în text. Când
terminăm operaţia, clic pe Revocare. Această metodă se recomandă numai pentru caractere
care apar extrem de rar. Pentru cele care apar des, trebuie să le asociem comenzi rapide. O
comandă rapidă este o combinaţie de taste care realizează inserarea unui caracter. Comanda
rapidă se creează şi apoi se apelează la nevoie. Crearea unei comenzi rapide se face astfel:
presupunem că dorim să atribuim combinaţia <Alt>+A pentru simbolul ă. Clic pe Meniul
Inserare, clic pe opţiunea Simbol… şi apoi clic în listă pe simbolul ă (îl găsim în Font-ul text
normal, penultimul de pe al şaptelea rând). Apoi clic pe butonul Taste de comenzi rapide… şi
tastăm combinaţia <Alt>+A (adică ţinem apăsată tasta <Alt> şi apăsăm o singură dată pe A).
Dacă tastarea a fost corectă, combinaţia apare în caseta Apăsaţi noua tastă de comenzi
rapide:. Sub această casetă urmărim dacă apare mesajul [neasociat], pentru că altfel am asocia
aceeaşi combinaţie la două simboluri diferite. Dacă apare un caracter (cel care deja este
asociat respectivei combinaţii de taste), atunci trebuie să încercăm o altă combinaţie de taste,
până apare mesajul [neasociat]. Realizăm apoi clic pe Asociere şi clic pe Închidere.

Unele dintre cele mai comune combinaţii pentru caracterele româneşti sunt următoarele:
Ă <Alt>+B ă <Alt>+A
 - â <Alt>+Z
Î <Alt>+J î <Alt>+I
Ş <Alt>+Q ş <Alt>+S
Ţ - ţ <Alt>+T

27
Verificarea ortografică a textelor
Aplicaţia Word include un set de dicţionare care permit atenţionarea utilizatorului asupra
cuvintelor scrise incorect, precum şi liste de corecţii, care realizează corectarea automată a
textului (adică fără intervenţia utilizatorului).
În primul rând, utilizatorul selectează limba în care se scrie textul: pe bara de stare, în
dreapta este afişată setarea curentă (Română):

Dacă dorim să o schimbăm, executăm dublu-clic şi alegem limba de editare prin derularea
listei şi clic. Apoi clic pe OK.

Pe măsură ce se scrie textul, unele cuvinte pot apare subliniate cu o linie ondulată roşie, ca în
exemplul următor:

Acesta este modul în care calculatorul semnalizează lipsa elementelor subliniate din
dicţionarul asociat limbii de editare. Utilizatorul are următoarele opţiuni:
• textul subliniat rămâne aşa cum este, deoarece nu reprezintă un cuvânt (de exemplu
<Alt>+A);
• textul subliniat este corectat (de exemplu prin introducerea unui spaţiu, tasta<Alt>
devine tasta <Alt>);
• textul subliniat este adăugat dicţionarului, pentru că este corect, dar nu face parte din
dicţionarul livrat odată cu aplicaţia Word. În ideea că utilizatorul lucrează în domenii
care necesită cuvinte specifice, se pot adăuga noi noţiuni în dicţionar, astfel: clic dreapta

28
pe cuvântul subliniat (în exemplul de mai sus, cuvântul neasociat) şi prin clic pe opţiunea
Adăugare, se realizează îmbogăţirea dicţionarului românesc cu acest cuvânt.

Mai există posibilitatea editării unei liste de corecţii automate, unică la nivelul aplicaţiei
Word, alcătuită din două coloane: în prima coloană se plasează cuvântul incorect iar în a doua
coloană, cuvântul corect. Calculatorul foloseşte această listă automat, fără atenţionarea
utilizatorului. Lista este vizibilă prin clic pe meniul Instrumente, clic pe opţiunea
AutoCorecţie…, şi prin derulare o putem vedea.

Orice element al primei coloane se transformă automat în elementul corespondent al celei


de-a doua coloane. Utilizatorul poate modifica această listă, fie adăugându-i elemente (îşi dă
seama că tastează greşit un cuvânt, în mod repetat), fie eliminând elemente (doreşte ca un
anumit cuvânt să nu fie modificat de calculator: de exemplu, atunci când scrie în limba
engleză, nu doreşte ca i să fie transformat în pronumele personal I). Pentru adăugare în listă,
se tastează varianta greşită în fereastra Înlocuire şi cea corectă în fereastra Cu şi apoi clic pe
butonul Adăugare. Apoi clic pe OK. Pentru ştergere, realizăm clic pe rândul care se elimină şi
clic pe butonul Ştergere, clic pe OK.
29
Tabele
Aplicaţia Word oferă diverse posibilităţi de editare a unui tabel. Înainte de a începe crearea
unui tabel, trebuie să îi numărăm rândurile şi coloanele. Realizăm apoi clic în meniul Tabel,
de unde alegem opţiunea Inserare…Tabel. În caseta Număr de coloane efectuăm clic şi
tastăm valoarea dorită sau, prin clic pe săgeţile din dreapta, se incrementează/decrementează
valoarea afişată până la valoarea dorită. La fel pentru fereastra Număr de rânduri. Apoi clic
pe OK.
Tabelul apare în locul unde se afla cursorul textului sau la începutul rândului următor, dacă
există deja text introdus pe rândul curent.
Un tabel este alcătuit din celule, care la început sunt egale între ele. Urmează să includem
text în aceste celule. Prin clic într-o celulă avem disponibil cursorul textului, care permite
scrierea în respectiva celulă. Pentru a trece la alte celule, se foloseşte tasta <Tab> (se obţine
deplasarea la dreapta cu o celulă), săgeţile direcţionale de pe tastatură (pentru o celulă în
direcţia săgeţii) sau clic în celula unde dorim să ajungem.

Selecţia celulelor se face prin tragere de mouse: se apasă butonul mouse-ului în prima
celulă, tragem până se marchează şi ultima celulă dorită şi apoi eliberăm butonul mouse-ului.
O coloană se selectează prin clic atunci când, poziţionând mouse-ul deasupra ei, vedem
cursorul transformându-se într-o săgeată groasă îndreptată spre în jos: . Un rând se
selectează prin poziţionarea în faţa lui şi clic atunci când cursorul se transformă într-o săgeată
orientată spre dreapta. Tot tabelul se selectează ţinând cursorul mouse-ului pe tabel până când
vedem în colţul din stânga sus semnul şi atunci realizăm clic pe acest semn.
Modificarea dimensiunilor coloanelor se face prin clic oriunde în tabel, apoi urmărim pe
rigla superioară marcajul corespondent coloanei pe care dorim să o manevrăm. De exemplu,
pentru tabelul de mai jos, dacă dorim ca a doua coloană să fie mai mare, atunci tragem la
dreapta de marcajul aflat la cifra 5, atunci când cursorul mouse-ului se transformă într-o
săgetă stânga-dreapta:

30
Un rând poate fi manevrat folosind marcajele de pe rigla verticală, din stânga monitorului. O
situaţie mai complicată întâlnim la următorul tabel, care are rândul al doilea mai scurt decât
primul.

Acest tip de tabele se realizează astfel: se inserează un tabel obişnuit, apoi se selectează
rândul care trebuie transformat şi se manevrează ca mai sus indicatoarele aflate pe rigla
superioară.
Unele tabele au rânduri totalizatoare:

TOTAL:

Unirea primelor trei celule de pe ultimul rând se face selectându-le, apoi realizăm clic în
meniul Tabel şi clic pe opţiunea Îmbinare celule.
Împărţirea unei celule în mai multe celule se face prin clic în celula respectivă, clic în meniul
Tabel, clic pe opţiunea Scindare celule… şi selecţia prin clic a numărului dorit de coloane şi
rânduri în care se împarte respectiva celulă.

De exemplu, tabelul de mai jos are ultima celula scindată în două coloane şi două rânduri:

Adăugarea liniilor se face prin clic la dreapta tabelului, pe rândul după care dorim
inserarea unui nou rând şi tastarea <Enter>.
Sortarea alfabetică după prima coloană a datelor din tabelul următor se face astfel:
Nume câmp Descriere
alpha, beta, Q, ro Parametri
c Cantitatea iniţială de substanţă, aflată la început pe
toate muchiile
vertexList Vectorul de vârfuri ale grafului

31
adjMat Matricea de adiacenţă, cu distanţele între vârfuri
trailMat Matricea de urme, pentru fiecare muchie se
memorează cantitatea curentă de substanţă depusă
deltaTrailMat Matricea de modificare a urmelor, se calculează în
momentul completării circuitelor

Se selectează tot tabelul, apoi clic în meniul Tabel pe opţiunea Sortare… şi apare
următoarea fereastră:

În această fereastră selectăm numele coloanei după care dorim sortarea şi ordinea
(Ascendent sau Descendent). Dacă tabelul are rând antet, atunci se bifează în stânga ferestrei
opţiunea Rând antet. Apoi clic pe OK şi obţinem tabelul sortat:

Nume câmp Descriere


adjMat Matricea de adiacenţă, cu distanţele între vârfuri
alpha, beta, Q, ro Parametri
c Cantitatea iniţială de substanţă, aflată la început pe
toate muchiile
deltaTrailMat Matricea de modificare a urmelor, se calculează în
momentul completării circuitelor
trailMat Matricea de urme, pentru fiecare muchie se
memorează cantitatea curentă de substanţă depusă
vertexList Vectorul de vârfuri ale grafului

Instrumente de desenare
Bara de desenare oferă facilităţi pentru îmbogăţirea documentelor cu desene executate de
utilizator şi/sau cu imagini importate din alte aplicaţii:

Această bară este alcătuită din butoane care inserează diverse elemente grafice şi butoane
care setează diverse aspecte pentru aceste elemente. Cel mai simplu element grafic este un
segment: clic pe butonul Linie (în dreapta butonului Forme automate) şi apoi se aşează
32
segmentul în locul dorit prin tragere de mouse. După finalizarea acestei operaţii vedem
segmentul pe document, mărginit de două pătrăţele, numite puncte de manevră. Acestea
indică selecţia segmentului, adică faptul că toate setările pe care le vom realiza îl vor afecta.
Butoanele pentru setare se află în dreapta barei de desenare. Butonul Culoare linie permite
alegerea culorii segmentului. La fel ca la Formatarea textului, putem alege culoarea dorită
din derularea paletei obişnuite, sau prin opţiunea Mai multe culori…. Aspectul liniei se alege
prin clic pe butoanele Stil linie sau Stil linie întreruptă. Segmentul poate avea o umbră, ataşată
cu butonul Umbră, sau un aspect tri-dimensional cu ajutorul butonului 3-D (ultimele două
butoane).
Următorul element simplu este săgeata, care se inserează cu butonul Săgeată (în dreapta
butonului Linie). Modul de inserare este acelaşi ca la segment; în plus faţă de acesta, săgeata
permite şi setarea formei capetelor, prin clic pe butonul Stil săgeată (al treilea din dreapta).
În dreapta butonului de inserare săgeţi se află butonul Dreptunghi. Un dreptunghi se aşează
pe foaie prin tragere de mouse. În plus faţă de segment, dreptunghiul permite setarea culorii
de interior cu ajutorul butonului Culoare de umplere. Un dreptunghi selectat prezintă opt
puncte de manevră: patru în vârfuri şi patru la mijlocul laturilor. Acelaşi mod de inserare şi
aceleaşi setări sunt permise de butonul Oval, care permite manevra elipselor. Toate
elementele bi-dimensionale indică selecţia lor prin încadrarea între punctele de manevră.
Dacă toate elementele specificate până acum se inserează ţinând apăsată tasta <Shift>,
atunci apar elemente speciale: segmente sau săgeţi verticale sau orizontale, pătrate sau
cercuri.
În desene este necesar să introducem uneori şi texte explicative. Acestea se inserează
asemănător dreptunghiului, folosind butonul Casetă text. După inserarea unei casete de text,
apare un cursor care permite introducerea textului. Ieşirea din casetă se face prin clic în afara
sa.
Un text publicitar se poate realiza folosind butonul Inserare WordArt. Acest buton permite
introducerea unor texte scurte, dar cu un înalt nivel de prelucrare a prezentării. Un clic pe
butonul Inserare WordArt deschide fereastra din care alegem forma finală a textului, prin
punctare şi apoi clic pe OK:

33
Al doilea pas constă în introducerea textului, alegerea fontului, mărimii şi stilului dorit şi
apoi clic pe OK.

Inserarea s-a încheiat, textul nostru a apărut pe foaie. Cât timp textul publicitar este selectat
(mărginit de cele opt puncte de manevră), el poate fi manevrat ca orice imagine grafică: se
poate muta prin tragere de mouse atunci când cursorul este alcătuit din săgeţi în cele patru
direcţii, îi putem modifica dimensiunile prin tragere de oricare punct de manevră în direcţia
săgeţilor, poate fi copiat sau mutat aşa cum se copiază sau se mută textele, sau poate fi şters
prin apăsare pe tasta <Delete>. Imaginea care a apărut ca urmare a inserării textului şi
precizării modelului dorit este:

Butonul Forme automate oferă şase categorii de imagini uzuale, mai complicate decât cele
prezentate până acum. Dacă utilizatorul doreşte imagini complexe, atunci trebuie să le
construiască prin suprapunerea celor disponibile.

3.3. Exemplu de document Word

Ca exemplu de document Word ce conţine atât text, cât şi imagini şi tabele, prezentăm în
continuare o ofertă a firmei de turism S.C. ComTour S.A.

34
S.C. ComTour S.A – J 100/2000
str. Ghioceilor nr. 35 Bacău
Tel. 0234-555333

Vă oferă un sejur
de neuitat la

MAMAIA - Hotel Dobrogea ** - 15-22 august

Cazare+ Cazare+ Cazare+


Mic Dejun Demipensiune Pensiune
completă
Parter 800 900 1200
Etaj 900 1000 1300

35
Modulul 4.

POWERPOINT

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia PowerPoint realizează o prezentare profesională.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie principalele operaţii în PowerPoint;
ƒ să utilizeze şabloane şi formate pre-existente;
ƒ să realizeze o prezentare la nivel profesional.

Cuprins
4.1. Generalităţi
4.2. Principalele operaţii în PowerPoint

4.1. Generalităţi

Aplicaţia PowerPoint din pachetul Microsoft Office oferă posibilitatea creării unor
prezentări de diapozitive cu aspect deosebit.
Numeroşi utilizatori se pot folosi de PowerPoint în munca lor. Iată câteva exemple:
• elevii şi studenţii, pentru realizarea unor referate sau proiecte pe care le au de prezentat,
sau chiar la finalizarea studiilor, pentru susţinerea lucrărilor de licenţă, disertaţie sau
atestat;
• reprezentanţii unei firme care doreşte să-şi prezinte oferta la un târg, la o expoziţie sau
chiar şi numai unui client care-i solicită serviciile;
• la conferinţe se obişnuieşte ca prezentarea comunicărilor specialiştilor (oameni de ştiinţă,
cercetători, profesori) să se realizeze cu ajutorul acestui program;
• în instituţii, la departamentele de relaţii cu publicul se pot plasa terminale care să prezinte
solicitanţilor informaţiile dorite;
• dacă un angajat doreşte să propună colectivului în care lucrează o strategie nouă, un plan
de afaceri, se poate folosi de o prezentare PowerPoint care să-i pună în valoare ideile şi
cu care să fie foarte convingător.
PowerPoint interacţionează, după necesităţi, cu celelalte aplicaţii ale pachetului Microsoft
Office. Astfel, cu Word putem edita secvenţe de text şi le putem importa în prezentările noastre.
La fel putem proceda cu diagrame Excel sau cu ecrane Access.
Întrucât structura generală a aplicaţiilor din Microsoft Office este deja cunoscută din
prezentările realizate în capitolele anterioare pentru Word şi Excel, vom insista mai ales asupra
elementelor specifice programului PowerPoint.
Unele dintre elementele cel mai frecvent folosite, respectiv: meniurile, barele cu
instrumentele de lucru şi sistemul de asistenţă soft sunt comune programelor din Microsoft
Office. Astfel, se observă că bara de meniuri conţine, în mod specific, meniul Slide Show
(Prezentare diapozitive), celelalte meniuri derulante fiind deja cunoscute.

36
Ca şi în cazul celorlalte aplicaţii, meniurile contextuale, sau cu
acces imediat (care se activează cu clic pe butonul din dreapta al mouse-
ului) pun la dispoziţia utilizatorului numai acele opţiuni care pot fi
accesate la momentul curent. Barele cu instrumentele de lucru folosesc
aceleaşi pictograme şi descrieri. În mod uzual, pentru PowerPoint se
folosesc următoarele bare cu instrumente:
Activarea tuturor barelor cu instrumente nu este recomandată,
pentru că aceasta ar duce la acoperirea unei mari părţi a spaţiului de lucru.
Vom activa o bară atunci când avem nevoie de instrumentele pe care le
oferă.

La lansarea în execuţie a aplicaţiei PowerPoint, aceasta oferă opţiuni pentru crearea unei
noi prezentări sau pentru deschiderea uneia deja existente. Dialogul cu utilizatorul se desfăşoară
în fereastra următoare:

În cazul în care dorim să realizăm o prezentare nouă, avem următoarele posibilităţi:

• prima opţiune – AutoContent Wizard - oferă posibilitatea folosirii unui sistem (sau
procedură) expert (numită în informatică wizard) pentru realizarea acestui obiectiv;
• a doua opţiune – Design Template – pune la dispoziţia utilizatorului un model general
pentru forma diapozitivelor, dar lasă la libera alegere a acestuia modul de structurare a
conţinutului;
• a treia opţiune – Blank presentation - lasă utilizatorului întreaga sarcină a construirii
prezentării.

37
Dacă dorim să modificăm o prezentare deja existentă, selectăm Open an existing
presentation, urmând să indicăm în mod corect calea şi numele fişierului care conţine
prezentarea. Vom ilustra modul de lucru cu programul PowerPoint utilizând trei prezentări.

4.2. Principalele operaţii în PowerPoint

Utilizarea sistemului expert AutoContent


Dacă folosim această variantă, dialogul care urmează permite alegerea elementelor cu ajutorul
cărora procedura AutoContent va realiza o prezentare generică. Ecranul de început este
următorul:

iar primul element al prezentării este tipul (Presentation type). Utilizatorul poate alege unul din
tipurile predefinite (All, General, Corporate, Projects, Sales / Marketing, Carnegie Coach),
fiecare tip oferind un număr de şabloane pe baza cărora se va construi prezentarea. De exemplu,
dacă dorim să facem cunoscut un nou produs de tip bancar, vom alege tipul Sales / Marketing şi
şablonul Product / Services Overview:

38
Al doilea element este stilul (Presentation style). Aici este necesar să precizăm dacă
dorim o prezentare pe ecran (On-screen presentation), pentru web (Web presentation), alb-negru
(Black and white overheads), color (Color overheads) sau pentru diapozitive de 35 mm (35mm
slides).
Opţiunile (Presentation options) se referă la titlul prezentării şi la elementele ce pot
figura (dacă dorim) pe fiecare pagină: note de subsol, data ultimei actualizări şi numărul
diapozitivului.

Prezentări utilizator
Deşi procedurile expert sunt instrumente foarte puternice de realizare a prezentărilor, pentru
majoritatea situaţiilor utilizatorii doresc să proiecteze atât forma cât şi conţinutul acestora.
Această modalitate poate fi preferată deoarece lasă o mare libertate de alegere în ceea ce priveşte
fundalul, organizarea conţinutului diapozitivelor precum şi modalitatea de evidenţiere a altor
aspecte importante pentru prezentator.

Crearea unei noi prezentări cu ajutorul modelelor


Modelele din PowerPoint sunt fişiere care conţin imagini sugestive şi pot constitui astfel un
fundal adecvat pentru o prezentare al cărei subiect "se potriveşte" cu tema grafică respectivă (de
exemplu: Construction – un model predefinit, util dacă vrem să prezentăm un program în
domeniul construcţiilor, Notebook – dacă dorim să creăm ceva asemănător unei agende etc.). Pe
lângă cele predefinite, utilizatorul poate crea noi modele. Pentru a ne folosi, în scopul creării
unei noi prezentări, de această facilitate pe care programul PowerPoint o oferă, fie selectăm
succesiv: File, New şi Design Templates din fereastra New Presentation, fie alegem Design
Templates din fereastra PowerPoint. Rezultatul este un ecran de forma următoare:

Selectăm un model (a cărui imagine, într-un format redus, se poate observa în dreapta ferestrei)
şi confirmăm alegerea noastră prin clic pe butonul OK. Modelul va fi asociat tuturor
dispozitivelor prezentării, dacă noi nu modificăm acest lucru. De aici înainte, dialogul decurge ca
şi în cazul detaliat în continuare, al unei prezentări simple.

Crearea unei prezentări simple

39
Pentru a crea o prezentare nouă, fie selectăm Blank presentation din fereastra PowerPoint (dacă
ne aflăm în ecranul de început), fie alegem succesiv: File, New, General şi Blank Presentation
din fereastra New Presentation. Peste ecranul de lucru se suprapune caseta de dialog New Slide:

Putem alege un model de diapozitiv, sau un diapozitiv gol. Modelele pe care le avem la
dispoziţie sunt nişte şabloane electronice, nişte documente "schelet" care ne permit să inserăm
propriile texte şi desene în locul celor sugerate de model. Toate elementele sunt, într-adevăr,
doar sugerate, căci orice obiect al unui model poate fi redimensionat, copiat sau şters.
Diapozitivul selectat este încadrat cu un ecran mai gros. Numele formatului (modelului)
apare în partea dreaptă a casetei. De exemplu, în caseta precedentă a fost selectat al treilea
model, numit 2 Column Text (text pe două coloane). Modelul dorit pentru diapozitiv (pe scurt,
diapozitivul) se selectează cu clic pe OK sau cu dublu clic pe respectivul model. Iniţial, este
selectat diapozitivul Title Slide.
Ecranul de lucru conţine două ferestre. În fereastra din stânga vom avea o imagine de
ansamblu a prezentării, în timp ce fereastra din dreapta conţine diapozitivul curent şi o zonă
pentru note, ca în imaginea următoare:

40
În fereastra din stânga putem puncta cu mouse-ul orice diapozitiv dorim şi acesta devine
curent. Observăm că textul prezentării se regăseşte aici integral, în timp ce imaginile nu apar
(imaginea unei molecule, importată în diapozitivul de titlu dintr-un fişier jpg, nu este
evidenţiată). În fereastra din dreapta ne putem deplasa de la un diapozitiv la altul cu ajutorul
cursorului vertical.
Toate modelele puse la dispoziţia utilizatorului (cu excepţia celui intitulat Blank) conţin
casete sau cadre clar identificate. Etichetele lor sugerează acţiunea de executat. Observăm că
putem introduce în diapozive următoarele tipuri de informaţii: texte (în majoritatea cazurilor,
acestea predomină), diagrame, tabele, animaţie şi/sau sunet, diferite obiecte (imagini diverse - de
exemplu realizate cu Paintbrush, foi de lucru Excel, secvenţe MIDI, etc.), toate cu rolul de a
evidenţia sau sublinia mesajul transmis prin texte şi de a face ca acesta să ajungă mai uşor la
public. Este un fapt cunoscut că omul percepe aproximativ 80% din toată informaţia din mediul
său pe cale vizuală, de aceea mesajele însoţite de imagini au un impact mai mare şi sunt mai uşor
de asimilat. Lista obiectelor posibil de inserat în diapozitive se poate observa în caseta Inset
Object, accesată prin meniul Insert, opţiunea Object… .

Textele
Se pot introduce direct, la sugestia mesajului: Click to add text. Dacă se realizează un clic
oriunde în interiorul cadrului, mesajul dispare şi apare un punct de inserare a textului. Dacă,
după introducere, dorim să schimbăm caracteristicile textului, acesta trebuie selectat. Se poate
realiza în două moduri:
• selectăm cadrul şi tastăm <Ctrl>+A;
• selectăm textul în mod obişnuit, cu clic la începutul textului şi tragem cursorul mouse-
ului peste text.
În afara atributelor obişnuite ce se pot aplica unui text (bold, italic), cu instrumente specifice se
pot realiza următoarele efecte speciale.
• mărirea corpului de literă - fie în mod obişnuit, cu Font şi Font Size de pe bara de
formatare, fie folosind butoanele

Increase Font Size şi Decrease Font Size


Utilizarea acestor butoane este mai facilă decât prima variantă, căci putem observa
imediat efectul asupra textului, în loc să încercăm diferite mărimi şi să constatăm că nu se
potrivesc structurii diapozitivului.
• umbrirea textului - cu ajutorul butonului

Text Shadow
• colorarea textului - cu clic dreapta pe textul selectat, alegem Font şi Color. Dacă dorim o
altă culoare decât cele afişate, selectăm More colors… şi alegem culoarea dorită dintre
cele standard sau creăm o nouă culoare cu opţiunea Custom, aşa cum s-a arătat la
descrierea aplicaţiei Word. Caseta Font oferă şi alte atribute speciale pentru text, cum ar
fi Subscript, Superscript sau Emboss.
Este important de precizat că introducerea textului în diapozitive se poate face şi prin
preluarea acestuia din Word, prin selectare în memoria temporară Clipboard. Deseori, dacă avem
deja documentul editat în Word, realizarea unei prezentări PowerPoint se poate face foarte rapid,
selectând informaţia esenţială şi plasând-o într-o schemă corespunzătoare în PowerPoint
(împreună cu informaţii de natură grafică, dacă este cazul).

Utilizarea diagramelor
Există mai multe modalităţi de a insera diagrame într-o prezentare. Cea mai simplă este prin
copiere în memoria temporară, dintr-o foaie de calcul Excel. Următoarea metodă este potrivită

41
pentru diagrame simple, corespunzătoare unui set redus de date. Selectăm Insert, Object…,
Diagramă Microsoft Graph 2000. Obţinem un obiect de tipul unei foi de calcul, numit foaie de
date, în care selectăm şi ştergem toate informaţiile pentru a plasa propriile date. Observăm că
odată cu introducerea acestora se reface diagrama, asociată acum datelor curente.

În figura precedentă se observă foaia de date (ce va fi, în final, închisă) şi diagrama
rezultată. Asupra acestei diagrame putem opera modificări, cu instrumentele pe care le avem
acum la dispoziţie, de exemplu:
cu primul buton modificăm tipul diagramei, cu al patrulea actualizăm
legenda, cu următorul putem folosi instrumente de desenare pentru a
îmbunătăţi imaginea, etc.

Utilizarea imaginilor, sunetelor şi secvenţelor video


Orice imagine, preluată dintr-o bibliotecă de imagini, realizată cu un program de grafică sau
obţinută prin scanarea unei fotografii, poate fi introdusă într-o prezentare PowerPoint. Dacă
dorim să adăugăm sunete şi/sau secvenţe video este necesar să avem la dispoziţie echipamentele
corespunzătoare (care să permită redarea audio/video). Aceste elemente dau prezentărilor un
aspect deosebit şi se pot insera cu ajutorul meniului Insert.

Vizualizarea prezentărilor
Opţiunile de vizualizare oferite de programul PowerPoint sunt următoarele:
• Normal View – este vederea obişnuită, implicită, cu cele trei ferestre în care observăm
respectiv: întreaga prezentare, diapozitivul curent şi notele referitoare la acesta. Ferestrele
pot fi redimensionate după necesităţi;
• Outline View – aceleaşi elemente de vizualizare, dar la setarea acestui mod fereastra din
stânga devine preponderentă şi putem lucra asupra schiţei generale a prezentării;
• Slide View – Fereastra cu diapozitivul curent ocupă tot ecranul;
• Slide Sorter View – Toate diapozitivele sunt prezente pe ecran, sub forma unor imagini
mici, numerotate – avem la dispoziţie o vedere panoramică a prezentării. Putem schimba
locul oricărui diapozitiv, prin punctare şi tragere cu mouse-ul până la locul dorit în
42
succesiunea diapozitivelor. Această modalitate permite observarea imaginii generale a
prezentării, a consistenţei acesteia şi oferă câteva instrumente de mare efect, ce vor fi
prezentate în continuare;
• Slide Show – este modalitatea ce permite vizualizarea prezentării. Diapozitivul curent
ocupă tot ecranul, iar trecerea de la un diapozitiv la altul se poate realiza, în mod implicit,
cu clic sau cu <Enter>.

Iată câteva metode de deplasare într-o prezentare PowerPoint:


• săgeată în sus – permite trecerea la următorul diapozitiv;
• săgeată în jos – permite trecerea la diapozitivul anterior;
• Page Up sau <Ctrl>+Home – salt la primul diapozitiv;
• Page Down sau <Ctrl>+End – salt la ultimul diapozitiv;
• deplasarea cursorului de pe bara de defilare verticală, până apare eticheta diapozitivului
dorit;
Dacă în dorim să oprim o prezentare în curs (deci ne aflăm în modul Slide Show), cu tasta <Esc>
se revine în modul Slide View.

Salvrea prezentărilor
Se realizează în mod obişnuit, fie prin meniul File, fie folosind butonul Save de pe bara
Standard.

Modificări posibile asupra unei prezentări realizate


Pentru a ilustra modificările pe care le vom descrie ca fiind posibile asupra unei prezentări, ne
vom folosi de un exemplu. Fişierul ISDN.ppt conţine o prezentare utilizator, cu explicaţii
referitoare la descrierea, funcţiile şi accesul clienţilor la reţeaua ISDN. Iată un ecran al
prezentării, în mod Slide Sorter View:

În acest ecran nu putem observa detalii, ci doar aspectul general al prezentării. Constatăm că
toate diapozitivele au acelaşi model de fond, numit Network Blitz, ales dintre cele puse la

43
dispoziţie în caseta Apply Design Template (accesibilă prin meniul Format). Pe acest exemplu
putem observa care sunt elementele unui model de fond:
• formatul – include elementele grafice, cum ar fi linii, cadre, etc.
• culoarea
• stilurile de umbrire – se referă la modul în care
culoarea umple fondul, alternând umbre mai închise
şi mai deschise. Acest al treilea element defineşte
gradienţii de umplere, aspect mai uşor vizibil, de
exemplu, la această imagine a unui diapozitiv:

Pe de altă parte, elementele unei culori sunt următoarele:


• nuanţa – de exemplu, culoarea petalelor de floarea-soarelui şi culoarea lămâii sunt două
nuanţe de galben. Artiştii denumesc diferitele nuanţe ale aceleiaşi culori;
• saturaţia – se referă la intensitatea culorii. De exemplu, aceeaşi nuanţă de albastru ca
cerul poate fi mai intensă sau mai slabă;
• luminozitatea – două mostre din aceeaşi nuanţă, cu aceeaşi saturaţie, pot diferi prin
luminozitate.
Dacă, după realizarea unei prezentări, dorim să schimbăm culoarea fundalului, selectăm
Format, Background şi obţinem următoarea casetă de dialog:

Avem la dispoziţie culori predefinite sau putem să creăm o


nouă culoare, dacă selectăm More colors… (cu clic pe lista
derulantă). Caseta care apare permite, în modul Custom,
definirea unei noi culori.

Se observă că, faţă de vechea culoare a fundalului (notată


Current şi vizualizată în jumătatea inferioară a pătratului
din dreapta casetei), noua culoare de fundal conţine roşu
(117), verde (88) şi mai mult albastru (230 faţă de 102 în
vechea culoare) şi alt indice de nuanţă (Hue: 179 faţă de
170), un grad mai mic de saturaţie (Sat: 189
faţă de 255) şi o mult mai mare luminozitate
(Lum: 159 faţă de 51).
Culoarea nou rezultată poate constitui
fundalul doar pentru diapozitivul curent
(Apply) sau pentru toate diapozitivele (Apply
to All). Se recomandă atenţie în acest sens,
pentru că trebuie să existe un contrast
suficient de puternic între culoarea fundalului
şi culoarea textului. În plus, mai multe culori
de fundal într-o prezentare alterează unitatea
acesteia. Cu noul fundal, diapozitivul care
conţine cuprinsul, de exemplu, nu mai are
aceeaşi claritate ca şi cel iniţial:

44
Un clic pe opţiunea Omit background graphics from master (caseta Background) elimină toate
elementele de format dintr-un diapozitiv, dacă acesta a devenit prea aglomerat cu imagini şi text.
Mai mult decât a schimba doar fondul, cu Format, Slide Color Scheme putem modifica, după
cum se poate constata în caseta de dialog următoare, şi alte elemente: culoarea textului şi a
liniilor, a umbrelor, a titlului, a legăturilor de tip hiperlink.

Aceste modificări se pot realiza după o schemă standard (fereastra Standard) sau după
cum proiectează utilizatorul (fereastra Custom).
Toate instrumentele prezentate anterior devin accesibile şi cu clic dreapta, în lucrul cu
diapozitivul curent.

Tranziţii
Aplicaţia PowerPoint permite trecerea de la un diapozitiv la altul în numeroase moduri. Astfel se
pot realiza treceri gradate, iar prezentările pot câştiga astfel un anumit grad de spectaculozitate.
Există 10 tipuri de tranziţii, fiecare cu mai multe variante:
• jaluzele – benzile asemănătoare unor jaluzele (pe orizontală sau pe verticală) se deschid
treptat, pentru a dezvălui diapozitivul;
• casete – un dreptunghi porneşte din centru şi se extinde către marginile diapozitivului;
• tablă de şah – pătrate mici acoperă treptat diapozitivul;
• copertă – noul diapozitiv îl acoperă pe cel precedent, pornind de sus, de jos, din lateral
sau din colţuri;
• decupare – o trecere bruscă de la un diapozitiv la altul;
• dizolvare – noul diapozitiv apare punct cu punct;
• trecerea spre negru – noul diapozitiv apare pe un fond negru;
45
• descoperire – noul diapozitiv apare din cele opt direcţii;
• fâşii – diapozitivul vechi este acoperit cu benzi diagonale, de forme neregulate, ale celui
nou;
• despicare – o "desfacere" a noului diapozitiv;
• bare aleatoare – noul diapozitiv se afişează treptat, sub forma unor bare de mărimi
diverse;
• ştergere – noul diapozitiv se afişează treptat, alunecând peste cel vechi;
• tranziţii aleatoare – de fiecare dată se alege o altă modalitate de tranziţie;
• nici o tranziţie.
În modul Slide Sorter View putem observa următoarele butoane, denumite respectiv: Slide
Transition, Slide Transition Effects, Present Animation.

Activarea primului buton deschide caseta Slide Transition, care permite setarea tipului tranziţiei,
a vitezei de tranziţie (Slow, Medium sau Fast), modul de avans (la clic de mouse sau automat,
după un interval pe care îl alegem) şi, eventual, sunetul care însoţeşte tranziţiile. Efectele se
aplică asupra diapozitivului curent sau asupra tuturor diapozitivelor.

Butonul Slide Transition Effects permite setarea tipului tranziţiei, iar Present Animation permite
alegerea unor efecte de tip animaţie referitoare la text (de exemplu: textul se aşează în diapozitiv
urmând traiectoria unei spirale, rândurile coboară şi se plasează în diapozitiv etc.).
După alegerea tranziţiilor între diapozitive, a efectelor speciale şi a intervalelor de tranziţie,
observăm (în modul Slide Sorter View) că sub fiecare diapozitiv se plasează, pe lângă numărul
de ordine: pictograma de tranziţie, pictograma efectelor şi durata de tranziţie (în secunde). Putem
previzualiza tranziţia, executând un clic pe pictograma de tranziţie de sub fiecare diapozitiv.
Dacă pentru anumite diapozitive, care prezintă o mai mare importanţă pentru prezentare, dorim
să zăbovim mai mult timp (de exemplu pentru a detalia subiectele conţinute sau a explica în
detaliu anumite aspecte) putem proceda astfel: le selectăm, ţinând tasta <Shift> apăsată,
acţionăm butonul Slide Transition şi modificăm durata. În exemplul nostru, diapozitivelor 7, 10,
11 şi 12, care necesită mai multe explicaţii, li s-a asociat o durată mai mare, de 5 secunde.
Diapozitivelor 2 şi 8, în schimb, nu li se permite schimbarea decât cu clic de mouse şi aceasta
pentru că ele conţin trimiteri în prezentare.

46
De exemplu, dacă după prezentarea cuprinsului dorim să evidenţiem deja serviciile pe care le
oferă reţeaua ISDN, putem trece direct la vizualizarea diapozitivului cu numărul 8, care prezintă
o clasificare a serviciilor. De acolo, putem să trecem, bunăoară, la diapozitivul 10, care descrie
teleserviciile şi totdeauna putem reveni la diapozitivul anterior.

Cum se realizează aceste legături? Pe exemplul considerat, în mod Slide View, în diapozitivul 8
(cel afişat mai sus) punctăm textul "TELESERVICII" şi realizăm un clic dreapta. În meniul care
se deschide, selectăm succesiv Hyperlink, Edit Hiperlink… . Se deschide caseta Edit Hyperlink,
în care alegem diapozitivul 10 (a cărui imagine se observă în dreapta) şi confirmăm alegerea cu
clic pe OK. Se observă că această casetă permite si ştergerea legăturii (Remove Link), dacă dorim
acest lucru. În acelaşi mod se realizează legăturile înapoi, de exemplu din diapozitivul 10 în 8.

Pregătirea pentru prezentare


PowerPoint conţine o serie de instrumente care ne pot ajuta în vederea pregătirii prezentărilor:
• Repetarea duratelor. PowerPoint măsoară timpul de prezentare al fiecărui diapozitiv, apoi
realizează un raport. Pentru aceasta, se trece în modul de afişare pentru sortarea
diapozitivelor şi se execută un clic pe butonul Rehearse Timings. Apare primul diapozitiv,
cu un cronometru în colţul din stânga sus:

47
Se realizează expunerea prezentării, timp în care programul calculează duratele necesare
pentru fiecare diapozitiv. În final, se afişează o casetă de dialog în care este afişată durata
totală a prezentării şi utilizatorul este întrebat dacă doreşte înregistrarea acestor măsurători
de timp. Dacă totul a decurs normal, este util să salvăm fişierul în această nouă formă. De
acum, în modul Slide Sorter diapozitivele vor fi afişate împreună cu durata asociată, astfel
încât putem realiza temporizarea prezentării, adică putem creşte sau scădea duratele până
la obţinerea unui rezultat satisfăcător. Este important să avem timpul necesar pentru a
susţine diapozitivele cu comentariile şi explicaţiile necesare, în timpul prezentării.
• Modul de afişare pentru notarea paginilor. Această facilitate permite vizualizarea
informaţiilor suplimentare pentru fiecare diapozitiv, incluse în fereastra rezervată acestui
scop, accesibilă în modurile Normal View şi Slide Sorter View. Aceste informaţii ne
permit să fim pregătiţi cu răspunsuri pentru eventuale întrebări ce pot fi adresate din
public.
• Diapozitive ascunse. Pot exista informaţii pe care să nu dorim să le prezentăm decât dacă
suntem nevoiţi să o facem.

Diapozitivele ascunse fac parte din prezentare, dar


nu sunt afişate decât dacă vom preciza aceasta în
mod explicit. În modul Slide Sorter, se face clic pe
diapozitivul de ascuns şi apoi clic pe butonul Hide
Slide. Diapozitivul nu dispare, dar numărul sau este
închis într-o casetă tăiată în diagonală, ca în figura
alăturată.


Marcaje şi comentarii. Dacă dorim să
marcăm anumite elemente, să încercuim
sau să desenăm ceva într-un diapozitiv, în timpul prezentării, putem face aceasta
selectând opţiunile Pointer Options, apoi Pen din meniul rapid (clic dreapta în
diapozitiv). Se poate alege şi culoarea
creionului cu care se vor realiza
marcajele.
Dacă se doreşte ştergerea acestor desene, se
apasă tasta E. Când se trece la următorul
diapozitiv, comentariile dispar de la sine şi nu
sunt salvate în prezentare. Pentru a reveni la
cursorul normal, se execută <Esc>.

Modalităţi de prezentare
Activarea opţiunii Set Up Show… din meniul Slide Show are ca efect deschiderea casetei de
dialog Set Up Show, de unde utilizatorul poate alege tipul prezentării, eventual un domeniu de
diapozitive (precizat prin numărul primului şi al ultimului diapozitiv), modul de avans la un nou
slide precum şi culoarea creionului indicator. Un clic pe butonul Projector Wizard… generează
un dialog prin care utilizatorul îşi poate conecta calculatorul la un retroproiector, în scopul
realizării prezentării în această manieră.

48
Dacă prezentarea se va face cu ajutorul unui calculator, de cele mai multe ori acesta nu va
coincide cu cel pe care s-a creat prezentarea. Majoritatea celor care realizează prezentări folosesc
calculatoare portabile.
Dacă utilizarea calculatorului nu este posibilă la un moment dat, se pot înmâna tuturor
copii ale diapozitivelor. Din meniul File, cu opţiunea Page Setup putem alege să tipărim
diapozitivele (toate sau doar o parte), notele sau planul prezentării precum şi dimensiunea hârtiei
şi orientarea acesteia.

Chiar dacă realizăm o prezentare pe ecran sau folosind un retroproiector, cu siguranţă


ascultătorii nu vor reţine toate informaţiile, de aceea este util să realizăm şi imprimarea, pentru a
înmâna celor care asistă la prezentare o copie pe hârtie.
O prezentare care să surprindă toate facilităţile programului PowerPoint ar fi, cu
siguranţă, destul de întinsă, astfel încât, după prezentarea acestor elemente de bază, lăsăm
cititorului farmecul descoperirii altor funcţii. Ca în orice alt domeniu, experienţa în lucrul cu
programul va învăţa utilizatorul să realizeze un obiectiv în mai multe moduri, să descopere cele
mai la îndemână metode cu care să construiască prezentări atractive.

49
Modulul 5.

EXCEL

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia Excel permite gestionarea datelor sub formă tabelară.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie principalele operaţii de calcul tabelar;
ƒ să cunoască metodele rapide de calcul: funcţii, sumare automată, umplere automată;
ƒ să realizeze inserări de desene şi imagini grafice într-o foaie de calcul.

Cuprins
5.1. Prezentarea ferestrei
5.2. Principalele operaţii în Excel
5.3. Exemplu de aplicaţie dinamică

5.1. Prezentarea ferestrei

Excel este o aplicaţie avansată de calcul tabelar. Scopul ei este să ajute utilizatorul în
crearea unor tabele complexe, în modificarea şi în prelucrarea datelor din aceste tabele. Se pot
crea chiar tabele dinamice, care să prelucreze instantaneu diverse date introduse de utilizator. La
deschiderea aplicaţiei, pe monitor apare următoarea imagine:

Fereastra aplicaţiei conţine:


• Bara de titlu, care conţine zona de control (care ascunde sub imaginea opţiunile de
manevră a ferestrei), numele aplicaţiei şi numele documentului curent şi cele trei butoane

50
de manevră a aplicaţiei: (pentru minimizarea, maximizarea/restaurarea şi
închiderea acesteia);
• Bara de meniuri, cu zona de control a documentului şi cele 9 meniuri derulante,
accesibile prin clic şi deplasarea mouse-ului, fără alte clic-uri. Opţiunile din aceste
meniuri sunt de două categorii: accesibile (scrise cu negru), sau inaccesibile (gravate în
umbră):

Opţiunile inaccesibile vor deveni accesibile la diferite momente ale lucrului. În dreapta
barei de meniuri se află cele trei butoane de manevră ale documentului. Cele trei bare care
urmează există doar pentru a furniza căi rapide către opţiunile din bara de meniuri.
• Bara de formatare conţine butoane ce se utilizează pentru a da documentului aspectul
dorit (tipul de literă, mărimea literei, culori, liste, simboluri monetare, etc.);
• Bara de instrumente standard permite manevre asupra întregului document (salvare,
deschidere, imprimare) sau asupra unor părţi (mutare, copiere, sortare, grafice). Toate
barele descrise până acum se întâlnesc, în diferite configuraţii şi la celelalte aplicaţii din
pachetul Microsoft Office.
• Bara de formule este caracteristică aplicaţiei Excel; ea conţine fereastra de nume, care
indică numele celulei curente şi fereastra de formule, care indică formula aflată în celula
curentă;
• Suprafaţa de lucru, alcătuită din rigla superioară a denumirilor coloanelor
,
rigla verticală a denumirilor rândurilor

şi un spaţiu cu aspect tabelar, care ocupă majoritatea suprafeţei monitorului, unde se vor
introduce datele;
• Elementele de deplasare în cadrul documentului:
o pentru deplasarea între foile de calcul;
o cursorul orizontal pentru deplasarea între coloane:

o cursorul vertical, situat în dreapta monitorului, pentru deplasarea pe linii.


• Bara de desenare, cu butoane pentru executarea unor desene simple sau introducerea de
imagini din alte fişiere;
• Bara de stare, care indică starea şi setările curente ale aplicaţiei.

Documentele cu care lucrează aplicaţia Excel au o structură specială. Ele sunt împărţite în
rânduri şi coloane şi se numesc foi de calcul. Coloanele se numesc A, B, C, … , Z, AA, AB, AC,
… , AZ, BA, BB, … , IV. Rândurile se numesc 1, 2, 3, …, 65536. După cum se vede, foile de
calcul sunt foarte mari, oferind utilizatorului suficient spaţiu de lucru. La intersecţia unei coloane
51
cu un rând se află o celulă, al cărei nume este alcătuit din alăturarea numelui coloanei şi al
rândului pe care se află (ca la şah): B2, G67, etc. Fiecare fişier este alcătuit din mai multe foi de
calcul (el poate fi privit ca un dosar cu mai multe pagini). Iniţial, aceste foi se numesc Foaie 1,
Foaie 2, Foaie 3. Aceste nume se pot schimba; de asemenea, se mai pot adăuga (elimina) foi
oriunde între (dintre) cele existente.
În cadrul unei foi de calcul, deplasarea se realizează prin una dintre următoarele metode
(aleasă în funcţie de distanţa dintre celula de pornire şi cea în care dorim să ajungem, dar şi de
preferinţa utilizatorului):
• tasta <Tab> realizează deplasarea la dreapta cu o celulă;
• săgeţile direcţionale de pe tastatură realizează deplasarea o celulă în respectiva direcţie;
• clic în celula dorită.
Derularea foii de calcul se face prin clic pe săgeţile cursorului orizontal (pentru coloane),
respectiv prin clic pe săgeţile cursorului vertical (pentru linii). Când se doreşte o deplasare
substanţială, se poate menţine apăsat butonul mouse-ului pe aceste săgeţi, sau se trage (cu
mouse-ul) în direcţia dorită de dreptunghiul cursorului.
Trecerea la altă foaie de calcul se face prin clic pe numele foii pe care dorim să ajungem
(de exemplu, clic pe Foaie 3).
Introducerea datelor se face în celula dorită. Putem şti care este celula curentă (cea în care
lucrăm la momentul curent) astfel: fie urmărim care este celula cu margine îngroşată, fie
observăm fereastra de nume a barei de formule, care indică numele celulei curente. Pe măsură ce
introducem informaţie în această celulă, ea se expandează pentru a cuprinde tot ceea ce se
tastează. Deci, informaţia nu se "revarsă" în celulele din dreapta, ci rămâne în întregime în celula
curentă. Dacă celulele din dreapta nu conţin informaţie, atunci este vizibil tot ce s-a introdus în
celula curentă. Dacă celulele din dreapta au informaţia lor proprie, atunci aceasta este vizibilă, în
detrimentul celei care se află în celula care a fost expandată.
Editarea informaţiei dintr-o anumită celulă se realizează prin dublu-clic în celula
respectivă. Această manevră duce la apariţia unui cursor vertical, care poate fi deplasat prin clic
sau cu săgeţile direcţionale până în locul unde este necesară modificarea. După încheierea
corecturilor, se apasă <Enter> sau se efectuează clic în altă celulă.
Ştergerea întregii informaţii din celula curentă se face apăsând tasta <Delete>.

9.2. Principalele operaţii în Excel

Editarea numelui unei foi de calcul


Dublu clic pe numele actual al foii (de exemplu Foaie 1) şi apare un cursor vertical care

permite tastarea noului nume. Cu tasta <Enter> se încheie această operaţie.

Inserarea sau scoaterea unor foi de calcul din fişier


Clic dreapta pe numele foii înaintea căreia dorim să introducem o nouă foaie. Clic pe
Inserare din meniul care a apărut. Clic pe OK din fereastra apărută. Pentru scoaterea unei foi,
clic dreapta pe numele foii pe care o eliminăm. Clic pe opţiunea Ştergere. Clic pe OK.

Modificarea dimensiunilor coloanelor sau a rândurilor


Pentru a elimina expandarea celulelor, se recomandă ca acestea să fie aduse la
dimensiunea informaţiei aflate în ele. Menţionăm că într-o celulă nu se poate scrie pe mai
multe rânduri, deci la proiectarea unui tabel este necesară o mare atenţie, pentru a număra
corect rândurile necesare.

52
Presupunem că dorim să mărim dimensiunea coloanei B. Poziţionăm cursorul mouse-ului pe
linia verticală care separă numele coloanei B de numele coloanei C:

Această demarcaţie este "prinsă" atunci când cursorul mouse-ului se transformă din
în . Când s-a reuşit poziţionarea corectă între cele două coloane, se trage pe orizontală la
dreapta până când coloana B ajunge la lăţimea dorită. O altă metodă, care ajustează coloana la
lungimea cea mai mare a informaţiei conţinute, este efectuarea unui dublu-clic pe linia verticală
din dreapta numelui coloanei (cea indicată de săgeata de mai sus). Pentru mărirea rândurilor,
procedăm la fel, pe coloana cu numele rândurilor. Aici este necesară o atenţie sporită, datorită
dimensiunii mici a rândurilor.

Selecţia celulelor
Unele operaţii se execută pe grupuri de celule. Gruparea celulelor se realizează prin selecţia lor.
O coloană se selectează prin clic pe numele său. Astfel se selectează toate cele 65536 de celule
ale coloanei. Un rând se selectează prin clic pe numele său. Toată foaia ce calcul se selectează
prin clic pe butonul Selectare totală, de culoare gri, aflat la locul unde se întâlnesc rigla cu
denumirile coloanelor şi rigla cu denumirile rândurilor. Selecţia unei zone dreptunghiulare de
celule alăturate se face prin apăsarea butonului mouse-ului în celula din colţul din stânga-sus al
zonei, tragere de mouse până în colţul din dreapta-jos şi eliberarea butonului mouse-ului.
Selecţia unor celule care nu sunt alăturate se face astfel: se selectează ca mai sus primul grup,
apoi se apasă şi se menţine apăsată tasta <Ctrl> şi se continuă cu celelalte grupuri de celule.
Tasta se eliberează după încheierea selectării tuturor celulelor.
O altă metodă de selecţie, pentru cei care preferă lucrul cu tastatura, este următoarea: în fereastra
de nume din bara de formule se introduce colecţia de celule pe care dorim să le selectăm.
Convenţiile de scriere sunt:
• celulele adiacente se specifică separate de ":". Exemplu: zona dreptunghiulară mărginită
de celulele C4 şi G8 se scrie C4:G8
• dacă dorim mai multe zone de celule adiacente, atunci ele se separă cu ";". Exemplu:
C4:G8;J11:L20;M7:N14 duce la selecţia a trei zone de celule din foaia de calcul.
După introducerea listei celulelor care se doresc a fi selectate, se apasă tasta <Enter>.

Introducerea textului în celule


Într-o celulă poate fi text scris cu mai multe fonturi, mărimi, aspecte (îngroşat, cursiv,
subliniat) sau culori. Aceste setări se realizează cu ajutorul butoanelor din bara de formatare:

În stânga acestei bare se află fereastra de alegere a fontului (implicit Arial), mărimii
fontului (implicit 10), butoanele de alegere a aspectului: scriere îngroşată (butonul B), scriere
cursivă (butonul I), scriere subliniată (butonul U). Aceste trei butoane se pot folosi câte unul,
perechi sau toate trei. Activarea lor se face prin clic, iar dezactivarea lor printr-un alt clic.
Fontul şi mărimea sa se aleg prin clic pe săgeata mică din dreapta ferestrei şi alegerea prin alt
clic pe opţiunea dorită din meniul derulant care apare.
Următoarele trei butoane aleg încadrarea textului în celulă (la stânga, centrat, la dreapta).
Numai o opţiune din cele trei poate fi activă la un anumit moment. Implicit, textul se încadrează
la stânga iar valorile numerice la dreapta.

53
Următorul buton permite îmbinarea mai multor celule în una singură, care va prelua
informaţia din celula din stânga-sus a grupului de celule. Adresa celulei rezultate este cea a
celulei din care se preia informaţia. Informaţia aflată în celelalte celule se pierde.
Scrierea cu o anumită culoare se realizează prin setarea butonului Culoare font, ultimul
de pe bara de formatare. Implicit, el este setat pe culoarea roşie. Deci, prin clic pe el va urma
scrierea cu roşu. Dacă dorim altă culoare, atunci prin clic pe săgeata din dreapta lui derulăm o
paletă cu 40 de culori, din care putem alege prin clic culoarea cu care vom scrie.
Fondul unei celule poate fi colorat prin manevra asupra butonului Culoare fond
(penultimul). Implicit, culoarea este galben. Ca mai sus, putem alege altă culoare. Se impune o
atenţie deosebită la foile de calcul care au multe culori, pentru a nu alege culori apropiate pentru
font şi pentru fond. De asemenea, trebuie să ne gândim că foile pe care le realizăm pot fi tipărite
şi la imprimante care au numai cerneală neagră şi există combinaţii de culori care (suprapuse) se
disting clar pe monitor, dar pot să ducă la imposibilitatea citirii pe hârtie.

Introducerea valorilor de alt tip decât text


Setările referitoare la text se pot realiza şi pentru valori de alt tip (numeric, contabil,
dată calendaristică, etc.). Aplicaţia Excel are însă setări specifice acestor valori, ce se pot
realiza din butoanele rămase din bara de formatare. Acestea sunt descrise în continuare.
Dacă dorim ataşarea unui simbol monetar unei valori numerice, realizăm atunci clic pe
celula respectivă, clic pe butonul Simbol monetar (primul din cele cinci de mai jos):

În celulă va apare simbolul monetar curent (implicit LEI). Dacă dorim alt simbol
monetar, atunci clic pe meniul Format din bara de meniuri, clic pe opţiunea Celule…, apoi
clic pe eticheta Număr, clic pe categoria Simbol monetar şi în fereastra Simbol alegem prin
clic pe săgeata din dreapta simbolul dorit (de exemplu $ English (United States)). Apoi clic pe
OK.
Dacă dorim ataşarea unui simbol procentual unei valori numerice, se execută clic pe
butonul Stil procent (al doilea de mai sus). Dacă dorim separarea claselor numărului afişat,
clic pe butonul Separator mii (al treilea). Dacă dorim creşterea numărului de zecimale afişate,
clic pe butonul Mărire zecimală (al patrulea). Dacă se afişează prea multe zecimale, atunci
clic pe butonul Micşorare zecimală (al cincilea).
O fracţie (de exemplu 1/8) se introduce tastând întregul, astfel: 0 1/8, pentru a nu se
confunda cu o dată calendaristică. Data curentă se poate introduce folosind combinaţia de
taste <Ctrl>+;. Ora curentă se introduce tastând <Ctrl>+:. Datele calendaristice se pot
introduce în diverse formate. Implicit este formatul românesc (zz.ll.aaaa, adică două cifre
pentru zi punct două cifre pentru lună punct patru cifre pentru an). Dacă dorim alt format, îl
setăm prin clic pe meniul Format, clic pe opţiunea Celule…, clic pe eticheta Număr, clic pe
categoria Dată şi clic în fereastra Tip pe formatul dorit. Apoi clic pe OK.
Dacă la încheierea introducerii valorii într-o celulă, vedem un şir de simboluri #,
aceasta înseamnă că valoarea nu încape în respectiva celulă. Putem remedia acest lucru prin
una din următoarele metode:
• mărim celula;
• micşorăm fontul;
• folosim altă unitate de măsură.

Operaţii cu fişiere
La începutul barei Standard se află butoanele care permit manevra fişierelor.
54
Primul buton (Nou) permite încărcarea unui fişier nou, care este lipsit de informaţie.
Dacă sunt deschise mai multe fişiere, acestea se pot aduce pe rând pe monitor, prin folosirea
butoanelor de manevră asociate lor.
Al doilea buton (Deschidere) permite încărcarea unui fişier existent în memorie (pe
discurile sistemului sau pe alt sistem de calcul - dacă lucrăm în reţea). Prin clic se deschide o
fereastră cu ajutorul cărei ghidăm calculatorul în găsirea fişierului dorit. Atunci când fişierul
apare în fereastră, îl deschidem prin clic pe numele lui şi clic pe butonul Deschidere din
dreapta-jos, sau prin dublu-clic pe numele fişierului.
Salvarea documentului curent se face prin clic pe butonul Salvare (al treilea din bara
Standard). Se deschide fereastra de mai jos, unde stabilim directorul în care dorim salvarea
prin navigare în sistemul de directoare. Navigarea se realizează cu ajutorul butoanelor din
dreapta ferestrei Salvare în: săgeata înapoi realizează întoarcerea cu un pas, săgeta în sus ne
duce în directorul părinte, butonul Creare folder permite crearea unui subdirector al
directorului curent. Ultimele două butoane permit opţiuni de afişare: Vizualizări permite
câteva moduri în care se afişează fişierele, iar Instrumente setează câteva caracteristici pentru
fişierul curent (de exemplu, clic pe Opţiuni generale permite stabilirea protecţiei prin parolă
sau accesul numai în citire). Apoi se tastează numele dorit pentru fişier în fereastra Nume
fişier. În mod implicit, în această fereastră este afişată extensia xls pentru fişier. Această
extensie nu trebuie modificată, deoarece toate fişierele aplicaţiei Excel au în mod predefinit
extensia xls.
După ce un fişier a primit nume, clic-uri ulterioare pe butonul Salvare nu mai deschid
fereastra de mai jos, ci realizează înlocuirea variantei salvate a fişierului cu fişierul actual. La
fişiere mari, la care se lucrează masiv, se recomandă salvarea periodică, pentru a proteja astfel
munca depusă împotriva accidentelor cum ar fi căderile de tensiune.

Tipărirea foii curente de calcul se realizează prin clic pe butonul Imprimare, al


cincilea de pe bara Standard. Pentru a economisi materialele consumabile (hârtie, cerneală) se

55
recomandă folosirea butonului Examinare înaintea imprimării. Aceasta prezintă pe monitor
imaginea foii de hârtie, aşa cum ar rezulta la tipărire. Ieşirea din acest mod de lucru se face
prin clic pe butonul Închidere. Un alt avantaj al folosirii acestui buton este că după revenirea
în modul normal de lucru, marginile foii devin vizibile prin marcarea cu linii punctate. Astfel
ne putem da oricând seama dacă informaţiile introduse ulterior se află sau nu în aceeaşi
pagină.

Calcule matematice simple


Fiind concepută pentru a ajuta utilizatorul să efectueze calcule, aplicaţia Excel are
importante facilităţi în acest sens. Ideea care trebuie reţinută este că semnalizarea faptului că
se va efectua un calcul este tastarea simbolului "=", ca prim element al informaţiei dintr-o
celulă.
• operaţii cu valori numerice. Într-o celulă tastăm caracterele
=2+2
urmate de apăsarea pe <Enter>. Calculatorul va afişa în respectiva celulă rezultatul
calculului (adică 4), iar în fereastra de formule (situată în dreapta barei de formule)
rămâne formula introdusă de utilizator. Dacă formula este greşit introdusă, sau se doreşte
modificarea ei (de exemplu dorim să introducem =2+3), pentru a nu şterge şi a scrie din
nou, se foloseşte această fereastră. Prin clic ne poziţionăm în fereastră şi putem edita
noua formulă. Apoi apăsăm tasta <Enter>. Se pot introduce formule numerice complexe,
având grijă să folosim doar paranteze rotunde, oricâte perechi. De asemenea, trebuie
"uitată" convenţia învăţată în şcoală conform căreia se ignoră simbolul pentru produs
(înmulţirea, adică *). Calculatorul nu cunoaşte această convenţie. De exemplu:
=(7-2*(8-2)-(11-3)*4)*2 şi apoi <Enter>.
• operaţii cu numere şi valori preluate din celule. Dacă presupunem că în celula B5 este o
valoare numerică şi că dorim ca în celula D5 să avem triplul valorii din B5, atunci în D5
vom tasta:
=3*B5
apoi <Enter>. Observăm cum calculatorul preia valoarea din B5, o triplează şi o afişează
în D5. Aici, însă, un alt lucru e esenţial: faptul că acest calcul este efectuat la fiecare
modificare a valorii din B5. Astfel, calculatorul menţine formulele introduse de
utilizator. Este important a se reţine că este interzisă autoreferirea: valoarea dintr-o celulă
nu se poate calcula folosindu-se pe sine. De exemplu, este interzis a introduce în celula
C15 formula:
=(4-C15)*(7-A8)
• operaţii efectuate pe blocuri de celule. Presupunem că avem o coloană de 10 valori
numerice, în celulele B11-B20 şi că dorim să aflăm suma acestor valori. Efectuăm clic în
prima celulă goală de sub această coloană (deci în B21) şi apoi clic pe butonul Însumare
automată din bara Standard. Observăm cum calculatorul ne propune formula:
=SUM(B11:B20)
pe care o validăm, apăsând tasta <Enter>. De fapt, acum am folosit o funcţie (SUM).
Aplicaţia Excel are multe alte funcţii, despre care vom afla în continuare.

Funcţii
Tot pe bara Standard, în dreapta butonului Însumare automată, se află butonul Lipire
funcţie. Un clic pe acest buton permite utilizatorului să vadă zecile de funcţii accesibile
56
grupate pe domenii de aplicare (matematice, statistice, logice, etc.). Câteva exemple simple
sunt următoarele:
• =IF(C7>10;"OK";"aprovizionează")
pentru atenţionarea utilizatorului când stocul din celula C7 ajunge sub limita de atenţie.
• =SLN(10000000;1500000;10)
pentru a afla amortizarea liniară anuală a unui mijloc fix de 10.000.000 lei, cu o valoare
reziduală de 1.500.000 lei şi o durată de viaţă de 10 ani.
• =100*RAND()
pentru a genera un număr aleator cuprins între 0 şi 100.

Aspect deosebit al foii de calcul


Atunci când dorim un aspect special al datelor din foaia de calcul, putem alege unul
din formatele predefinite ale aplicaţiei Excel. Aceste formate sunt disponibile numai datelor
organizate sub formă de tabele compacte (care nu au rânduri sau coloane goale). După
introducerea datelor, clic în oricare celulă care face parte din tabelul compact pe care dorim
să-l formatăm. Clic în meniul Format, clic pe opţiunea AutoFormatare…; din fereastra care se
deschide alegem prin clic prezentarea care este cea mai potrivită, apoi clic pe OK.

Umplere automată
Acest instrument puternic economiseşte foarte mult timp, mai ales atunci când se lucrează
cu seturi mari de date. Ideea de bază este următoarea: îi arătam calculatorului ce are de făcut
şi el repetă aceste acţiuni pentru restul datelor. Cursorul de lucru al acestui instrument este
diferit de cel cu care am lucrat până acum; operaţiile se execută atunci când vedem două linii
aşezate astfel: .
Presupunem că în celula A10 avem textul:
Biscuiţi
şi că magazinul nostru comercializează 20 de sortimente de biscuiţi. Scopul nostru este să
umplem şi următoarele 19 celule (A11-A29) cu această informaţie şi apoi să adăugăm la
fiecare sortimentul: Dănuţ, cu cremă, etc. Aşezăm cursorul mouse-ului pe mânerul de umplere
al celulei A10 (colţul îngroşat din dreapta-jos). Acest mâner este "prins" corect atunci când
vedem cursorul descris mai sus. Apoi clic şi tragem peste cele 19 celule de dedesubt. Nu mai
avem de făcut decât câte un clic în fiecare celulă şi completarea denumirii produsului.
Într-un mod similar se pot umple celule cu aceeaşi valoare numerică. Dacă introducem
valoarea 5 în celula C3 şi executăm o umplere automată la dreapta peste 6 celule, atunci
fiecare celulă din grupul C3-I3 va conţine valoarea 5.
Este interesantă o altă metodă de umplere: pornind de la mai multe celule.
Presupunem că avem de numerotat rândurile unui stoc de materiale, adică de completat
coloana Număr curent. Dacă stocul nostru are 2000 de materiale, atunci numai în această
coloană ar trebui introdusă o secvenţă de 2000 de numere crescătoare: o operaţie extrem de
minuţioasă şi monotonă. Prin câteva clic-uri, o putem rezolva astfel:
• introducem în celulele D5 şi D6 valorile 1, respectiv 2;
• selectăm aceste două celule; la o selecţie corectă, zona formată din cele două celule este
înconjurată de linie groasă şi există un mâner de umplere comun, al întregii zone
selectate;

57
• folosind acest mâner de umplere, umplem următoarele 1998 de celule aflate pe coloana
D.
Rezultatul va fi numerotarea celor 2000 de rânduri. Pornind cu alte valori în celulele
de start, se pot realiza alte serii de date. De exemplu, dacă pornim cu valorile 2 şi 4, atunci
vom realiza o serie a numerelor pare.
Aplicaţia Excel are posibilitatea setării unor liste particularizate, care să fie folosite la
umplere. Mai întâi vom vedea cum lucrează o astfel de listă, apoi vom învăţa să definim una.
Dacă introducem în celula G6 textul:
Februarie
şi executăm o umplere la dreapta peste patru celule, observăm cum calculatorul afişează în
aceste celule:
Martie Aprilie Mai Iunie
Explicaţia este existenţa unei liste predefinite, alcătuită din lunile anului, scrise în limba
română. Modul în care utilizatorul poate să-şi definească propriile liste este următorul: clic pe
meniul Instrumente, clic pe Opţiuni, clic pe eticheta Liste particularizate, clic în fereastra
Intrări listă şi se introduc elementele listei, separate prin <Enter>. Apoi clic pe OK. De
exemplu, vom introduce lista:
Covrigi, Covrigi cu sare, Covrigi cu mac, Covrigi cu susan, Covrigi speciali, Covrigi
Dobrogea
Apoi, dacă tastăm Covrigi într-o celulă şi umplem alte 5 celule alăturate, vor apare
cele cinci tipuri de covrigi.

Copierea datelor
Transferul informaţiilor în altă zonă a foii de calcul, sau pe altă foaie de calcul, sau în alt
fişier are loc prin copiere sau mutare. Etapele copierii sunt:
• selecţia blocului de celule care se vor copia;
• clic pe butonul Copiere, situat pe bara Standard, al doilea din setul ;
• clic în celula care va deveni colţul din stânga-sus al noului bloc de celule;
• clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Mutarea datelor
Spre deosebire de copiere, când informaţia rămâne în zona de unde a fost preluată, la
mutare are loc ştergerea informaţiei din vechiul loc. Etapele acestei operaţii sunt:
• selecţia blocului de celule care se vor muta;
• clic pe butonul Decupare, situat pe bara Standard, primul din setul ;
• clic în celula care va deveni colţul din stânga-sus al noului bloc de celule;
• clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Sortarea datelor
Presupuneam că gestionăm un stoc de materiale, iar conducerea firmei doreşte o
situaţie numai pentru produsele a căror valoare totală depăşeşte 1.000.000 lei. După cum se
vede în continuare, unele linii din stoc trebuie să dispară, pentru a rămâne numai produsele
care au în coloana F valori de cel puţin 1.000.000. Obligatorie este copierea întregii baze de

58
date (de exemplu pe altă foaie de calcul), pentru că stocul trebuie păstrat. Aşa că vom copia
totul în Foaie 2 şi aici vom efectua o sortare a bazei de date, descrescător, după coloana F.

Această manevră se realizează astfel:


• selectăm celulele bazei de date pe care dorim să o sortăm. În cazul nostru, B8-F22.
Coloana A nu se selectează, pentru că produsele trebuie să rămână numerotate.
• clic pe meniul Date, clic pe opţiunea Sortare…, apoi în fereastra Sortare după alegem
prin clic pe săgeata din dreapta numele coloanei (Preţ total), clic pe Descendent şi clic pe
OK.

Rezultatul sortării este:

59
Acum trebuie să ştergem ultimele 6 linii, care au valorile din ultima coloană mai mici decât
1.000.000. Acest lucru se realizează astfel: selectăm celulele A17-F22 şi apoi apăsăm tasta
<Delete>. Situaţia poate fi acum listată şi trimisă conducerii.

Introducerea desenelor şi a imaginilor


Bara de desenare oferă facilităţi pentru îmbogăţirea foilor de calcul cu desene
executate de utilizator, sau cu imagini importate din alte aplicaţii. Aceste butoane au fost
prezentate în capitolul referitor la aplicaţia Word.

Grafice
Folosind baza de date precedentă, presupunem acum că este nevoie de un grafic al
dependenţei preţului total în funcţie de denumirea produsului. Etapele necesare sunt
următoarele:
• selectăm celulele B8-B22 şi F8-F22. Nefiind celule adiacente, tasta <Ctrl> se menţine
apăsată în timpul selecţiei celulelor din coloana F.
• clic pe butonul Expert diagramă , aflat pe bara Standard. Acest buton deschide o
fereastră care va ghida utilizatorul în execuţia graficului dorit. Primul pas este alegerea
tipului de grafic. Se recomandă începătorilor un tip mai simplu, clasic de grafic
(Coloană, Bară, Structură radială, Structură de tip inelar). Butonul Apăsaţi şi menţineţi
apăsat pt. vizualizare mostră permite utilizatorului să vadă cum va arăta graficul. Atunci
când ne declarăm mulţumiţi de aspect, trecem prin clic pe Următorul > la pasul 2. Dacă
datele au fost selectate corect, la acest pas nu este necesară nici o acţiune, deci clic pe
Următorul >. Utilizatorii avansaţi au posibilitatea, la Pasul 2, să renunţe sau să adauge
serii de date, sau să modifice datele pentru care se execută graficul. La Pasul 3, eticheta
Titluri permite introducerea titlului diagramei în fereastra Titlu diagramă, a numelui axei
orizontale în fereastra Axa categoriilor (X) şi a numelui axei verticale în fereastra Axa
valorilor (Y). Eticheta Legendă permite afişarea legendei în poziţia dorită sau renunţarea
la ea. Apoi clic pe Terminare, pentru a afişa graficul.
Graficul obţinut este o imagine, care poate fi manevrată ca oricare alta: se poate muta, mări,
micşora sau şterge. Culorile se pot edita individual, la fel axele, valorile şi fonturile. Pentru a
efectua astfel de modificări, se execută dublu-clic pe elementul pe care dorim să-l modificăm

60
şi fereastra care se deschide ne ajută să realizăm aceste manevre. În continuare este prezentat
un grafic al dependenţei cerute:

hartie scris
hartie copiator
hartie impachetat
carton 12
carton 20
carton 35
radiera
ascutitoare
creion negru
creion chimic
cerneala
tus stampila
clame
bolduri
capse 10

5.3. Exemplu de aplicaţie dinamică

Ne propunem să realizăm o aplicaţie Excel care să rezolve următoarea cerinţă: o


persoană introduce prenumele şi data naşterii sale şi calculatorul afişează bioritmul săptămânii
care urmează.
Se recomandă ca toate aplicaţiile să urmeze cele patru fazele descrise în continuare.

Înţelegerea problemei
Se pare că există trei curbe care ne guvernează performanţele din punct de vedere
fizic, emoţional şi intelectual. Aceste curbe sunt trei sinusoide cu perioadele de 23, 28,
respectiv 33 de zile, care pornesc din valoarea 0, crescător, în ziua naşterii. Se crede că aceste
curbe oferă indicii asupra zilelor propice anumitor activităţi, sau asupra zilelor în care este
mai bine să nu luăm hotărâri importante. Zilele critice sunt acelea în care una dintre curbe taie
axa orizontală. Alte zile mai puţin "faste" sunt cele în care valorile sunt –1. Zilele
"recomandate" sunt cele care au valorile +1.

Proiectarea aplicaţiei
Foaia de calcul va conţine datele de intrare sub următoarea formă:
Date de intrare
Prenume: (*) Data nasterii: (***)
Incepand cu: (**)

Prenumele (*) va fi folosit pentru adresarea răspunsului. Majoritatea aplicaţiilor


actuale posedă un anume grad de "umanizare" a dialogului cu utilizatorul. O altă valoare de
intrare a aplicaţiei este prima zi pentru care se doreşte calculul bioritmului (**). În mod

61
implicit, aplicaţia va afişa data curentă. Dacă utilizatorul doreşte altfel, atunci poate modifica
această valoare. Data naşterii (***) este cea de-a treia valoare necesară aplicaţiei.
Datele de ieşire vor fi organizate astfel:

Date de iesire
(*), ma bucur ca te pot ajuta!
Iata bioritmul tau pentru perioada: (**) - (**)+6

Atentie la zilele cu valorile -1 si la zilele cand curbele taie linia


orizontala groasa

Graficul săptămânii

Grafic (**) (**)+1 (**)+2 (**)+3 (**)+4 (**)+5 (**)+6


Fizic … … … … … … …
Emotional … … … … … … …
Intelectual … … … … … … …

Valoarea (*) va fi preluată şi folosită ca formulă de adresare. Pe al doilea rând se


foloseşte valoarea (**) pentru a scrie săptămâna pentru care se calculează bioritmul. Apoi este
afişat un mesaj de atenţionare asupra zilelor mai puţin "bune". Este inserat graficul, calculat
cu ajutorul valorilor (***) şi (**). În ultima parte, aplicaţia noastră afişează şi tabelul valorilor
celor trei curbe, pentru cei care preferă şi o reprezentare numerică a răspunsului. În tabel,
coloanele sunt cele şapte zile din săptămâna studiată, iar … reprezintă valorile numerice
pentru fiecare curbă reprezentată în grafic.

Implementarea aplicaţiei
Deschidem un nou fişier. Îl salvăm cu numele Bioritm. Pe prima foaie de calcul vom
executa întreaga aplicaţie. Schimbăm numele acestei foi în Bioritm. Începem prin a tasta
informaţia statică:

62
Zona centrală este păstrată pentru imaginea grafică. Se cunoaşte faptul că o imagine
atrage privirea în primul rând şi că efortul minim este depus privind în centrul monitorului. O
aplicaţie "bună" trebuie să ţină cont şi de principii ergonomice.
În această fază utilizăm o singură funcţie, în celula C4: aici este tastat
=TODAY()
pentru ca să apară, de fiecare dată când se execută aplicaţia, data curentă. În partea de jos,
unde s-a început editarea tabelului de valori numerice, s-a scris cu albastru, roşu şi verde
(pentru contrast), aceleaşi culori cu care vor apare cele trei curbe în grafic.
Trecem la faza următoare, în care vom lega valorile introduse de utilizator cu datele de
ieşire.
În celula C8 vom tasta:
=CONCATENATE(C3;", ma bucur ca te pot ajuta!")
pentru ca prenumele utilizatorului (aflat în celula C3) să fie concatenat (legat) cu textul ", ma
bucur ca te pot ajuta!". Va rezulta astfel un mesaj de genul:
Andreea, mă bucur că te pot ajuta!
În celula E9 tastăm:
=C4
iar în celula G9 tastăm formula:
=C4+6
Astfel vor apărea prima şi ultima zi din săptămâna pentru care realizăm bioritmul.
Trecem acum în josul foii, la completarea tabelului de valori. Începem cu titlurile de coloane,

63
în care trebuie să apară cele 7 zile ale săptămânii pe care lucrăm. Deci, în celula C28
introducem formula:
=C4
în celula D28 tastăm
=C4+1
şi aşa mai departe, în celula I28 scriem
=C4+6
Am ajuns acum la calculul valorilor celor trei sinusoide, care au perioadele 23, 28 şi 33
de zile. Aplicaţia trebuie să lucreze astfel:
• să afle numărul de zile trăite de persoană, prin scăderea datei situate în F3 din data aflată
în C4. De exemplu, dacă persoana este născută la 11 noiembrie 1988 şi cere bioritmul
începând cu 28 iunie 2003, atunci este vorba de 5346 de zile.
• să afle, pentru fiecare curbă, care este restul împărţirii numărului de zile la perioadele
corespondente. Acest lucru se realizează aplicând funcţia MOD(zile;23) pentru bioritmul
fizic, MOD(zile;28) pentru cel emoţional şi MOD(zile;33) pentru cel intelectual.
• să aplice funcţia sinus pentru cele trei valori găsite mai sus, având grijă la valoarea
perioadei. Cunoaştem că funcţia sinus are perioada T = 2π . Funcţia bioritmului fizic
trebuie să aibă perioada TF=23. Deci formula pentru curba fizică, de introdus în celula
C29, este:
=SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;23)/23)
În D29 tastăm
=SIN(2*PI()*MOD(D28-F3;23)/23)
şi aşa mai departe până în I29 unde formula este:
=SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;23)/23).
Trecem acum la al doilea grafic (rândul 30); formulele pentru prima, respectiv ultima
coloană sunt:
=SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;28)/28)
=SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;28)/28)
Iar la a treia curbă (rândul 31) avem următoarele formule pentru coloanele C, respectiv I:
=SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;33)/33)
=SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;33)/33)
Tabelul este completat în întregime, de acum ne ocupăm de imaginea din centrul foii
de calcul. Selectăm celulele B28-I31 şi începem construirea graficului prin clic pe butonul
Expert diagramă. La primul pas alegem Tip de diagramă: Linie şi apoi clic pe Următorul >.
Din nou clic pe Următorul > şi ajungem la Pasul 3. Aici clic pe eticheta Legendă şi selectăm
Poziţia: Jos, apoi clic pe eticheta Titluri şi în fereastra Titlu diagramă scriem Bioritm, în
fereastra Axa categoriilor (X): scriem zile. Apoi clic pe Terminare. Graficul apare pe foaie.
Dacă se suprapune peste celulele scrise, îl mutăm sau îi modifică dimensiunile, ca să încapă în
spaţiul destinat lui. Mai avem câteva mici aspecte de rezolvat, care ţin de o mai bună citire a
curbelor, de o vizualizare mai clară: fundalul îl vom face alb, nu gri cum este acum; axa
verticală nu este necesar să aibă şi valorile +1.5 şi –1.5, deoarece reprezentăm sinusoide;
curbele trebuie să fie mai groase şi în culorile albastru, roşu, verde; zilele să se vadă clar pe
axa orizontală.

64
Un grafic este alcătuit din mai multe zone, al căror nume îl aflăm dacă menţinem
mouse-ul nemişcat pe ele atunci când graficul este selectat prin clic: Legendă, Axa categoriei,
Axa valorii, Titlu diagramă, Suprafaţa reprezentării grafice, Suprafaţa diagramei. Prin
dublu-clic pe zona care ne interesează o putem edita. De exemplu, prin dublu-clic pe
Suprafaţa reprezentării grafice, clic pe săgeata din dreapta ferestrei Culoare din grupul
Bordură, clic pe pătrăţelul alb, apoi clic în pătrăţelul alb din grupul Suprafaţă şi clic pe OK.
Am obţinut o suprafaţă albă a graficului.
Dublu-clic pe Axa categoriei şi clic pe eticheta Aliniere. Aici tragem de linia care
indică ora 3 pe un ceas imaginar, până la ora 12. Clic pe eticheta Modele şi din grupul Linii
alegem pentru Greutate cea mai groasă linie. Apoi clic pe OK. Zilele de pe această axă vor
apare scrise pe verticală şi axa va deveni mai groasă.
Dublu-clic pe curba Fizic va deschide fereastra de editare a sa. În grupul Linie, clic pe
Culoare şi alegem pătrăţelul albastru, clic pe Greutate şi alegem cea mai groasă linie. În
grupul Marcator alegem o Dimensiune de 7 puncte. Apoi clic pe OK. Pentru Emoţional
alegem culoarea roşie, iar pentru Intelectual culoarea verde şi aceleaşi caracteristici.
Dublu-clic pe Axa valorii şi clic pe eticheta Scară. Clic în fereastra Minim:, unde
tastăm –1 şi clic în fereastra Maxim:, unde scriem 1. Clic pe OK.
Salvăm acest fişier.
Rezultatul aplicaţiei noastre este imaginea următoare.

Testarea aplicaţiei
Aceasta fază este la fel de importantă ca şi cele trei care o preced. De multe ori, din
păcate, importanţa ei este minimalizată, mulţi dezvoltatori ignorând-o.
Pentru a studia corectitudinea aplicaţiei, o executăm cu mai multe seturi de date de
intrare. Introducem diverse nume pentru utilizator şi urmărim dacă în zona datelor de ieşire se
produc schimbări. Introducem aceleaşi date în celulele C4 şi F3 şi aplicaţia ar trebui să
deseneze sinusoidele pornind toate din originea axelor (fiind vorba de un nou-născut).
Verificăm bioritmul unei persoane care are 23, 28 sau 33 de zile pentru a vedea dacă într-
adevăr perioadele celor trei curbe sunt corecte. Aplicaţia noastră funcţionează corect; acum o
putem declara încheiată.
65
Modulul 6.

INTERNET EXPLORER

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia Internet Explorer pernite navigarea în Internet.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie caracteristicile unui browser;
ƒ să cunoască principalele facilităţi oferite de Internet;
ƒ să utilizeze eficient motoarele de căutare.

Cuprins
6.1. Prezentarea ferestrei
6.2. Principalele operaţii în Internet Explorer

6.1. Prezentarea ferestrei

Aplicaţia Microsoft Internet Explorer este un browser, adică permite afişarea


paginilor Web şi deplasarea între diferitele site-uri Web. Pictograma alăturată se află
pe Desktop şi permite deschiderea aplicaţiei. O altă metodă este de a executa clic pe
butonul Start, apoi pe opţiunile Programs, Internet Explorer. Fereastra acestei
aplicaţii este alcătuită din:

• Bara de titlu, cu zona de control ( ) care oferă opţiuni de manevră a ferestrei, titlul
paginii curente, numele aplicaţiei (Microsoft Internet Explorer) şi butoanele de manevră
, care realizează minimizarea, maximizarea/restaurarea şi închiderea aplicaţiei;
• Bara de meniuri, formată din şase meniuri derulante;
66
• Bara de butoane standard, cu care realizăm mai repede manevre uzuale;
• Bara de adrese, unde se tastează adresa paginii pe care dorim să o vedem;
• Bara de legături, unde utilizatorul creează o listă de legături preferate;
• Zona de lucru, care afişează pagina dorită;
• Bara de stare, care indică starea curentă a aplicaţiei.

6.2. Principalele operaţii în Internet Explorer

Setarea paginii de start


După realizarea conexiunii fizice la reţea, utilizatorul deschide browser-ul Internet
Explorer în vederea navigării pe Internet. Aplicaţia se poate seta pe o anumită pagină de start, pe
care o va accesa de fiecare dată la lansare: clic pe meniul Tools, opţiunea Internet Options… va
deschide fereastra de proprietăţi, unde în caseta Address se tastează URL-ul paginii dorite, apoi
clic pe butonul OK:

Dacă nu se poate realiza conexiunea, atunci browser-ul afişează un mesaj de atenţionare


şi de îndrumare a utilizatorului către posibilele acţiuni pe care le poate executa, în ordinea
probabilităţilor cauzelor. Fie reţeaua este încărcată (trebuie să încerce mai târziu), fie adresa este
scrisă incorect (trebuie verificată şi corectată), fie setările calculatorului său nu sunt corect
realizate (trebuie anunţat administratorul de sistem):

67
Navigarea

Trecerea de la un site la altul se realizează prin legăturile aflate în paginile Web. Se


pot deschide mai multe sesiuni ale browser-ului, pentru a consulta alte pagini cât timp una
dintre ele se încarcă.
Când dorim salvarea pe discul propriu a unei întregi pagini, toate fişierele care o compun
se salvează într-o structură identică cu aceea de pe serverul Web. Salvarea se realizează prin clic
pe meniul File, opţiunea Save As… şi indicarea directorului şi numelui paginii. Vizualizarea
ulterioară se face offline, deci fără costuri de conectare. O metodă prin care se salvează parţial
informaţia de pe o pagină este selectarea informaţiilor dorite, clic pe meniul Edit, opţiunea Copy,
deschiderea aplicaţiei care gestionează tipul respectiv de informaţie, crearea unui fişier nou în
acea aplicaţie şi descărcarea din Clipboard (cu <Ctrl>+V). De
exemplu, dacă s-a găsit un articol interesant, se selectează textul
prin tragere de mouse, se copiază cu <Ctrl>+C, se deschide
aplicaţia Word pe un fişier nou, se descarcă memoria cu
<Ctrl>+V şi se salvează fişierul.
Dacă dorim să vedem pagini vizitate în trecut, atunci

apelăm prin clic pe butonul la lista de site-uri deja


vizitate. În stânga ferestrei browser-ului se va afişa lista în
ordinea zilelor de vizitare a acestor site-uri, din care putem
alege pe cel dorit prin clic. Fereastra History se poate închide,
pentru eliberarea spaţiului de vizualizare, prin clic pe butonul X
din dreapta-sus.

Probleme de copyright
Site-urile anunţă diversele politici de folosire a informaţiei conţinute (de exemplu,
anumite imagini nu se pot multiplica fără acordul anumitor persoane sau instituţii). Produsele
protejate de copyright (melodii, programe de calculator) nu se pot descărca decât în anumite
condiţii, specificate clar şi care trebuie respectate de cel care realizează descărcarea (download-
68
ul) lor. Nerespectarea acestor condiţii este pedepsită atât de legile internaţionale cât şi de cele
româneşti.

Pagini favorite
Adăugarea unei pagini în lista de pagini favorite se realizează prin clic pe butonul
Favorites din bara Standard şi un clic pe butonul Add… din fereastra Favorites care se deschide
în stânga zonei de lucru:

Apoi se punctează butonul OK al ferestrei care apare:

Închiderea ferestrei Favorites se realizează prin clic pe butonul Close aflat în colţul din dreapta-
sus.

Motoare de căutare
În foarte multe cazuri utilizatorii nu cunosc adresele site-urilor pe care doresc să le
consulte; ei cunosc doar domeniul pe care doresc să-l aprofundeze. Pentru a afla informaţiile
dorite, se folosesc motoarele de căutare. Acestea sunt site-uri Web care oferă facilitatea de
căutare pe Internet a informaţiilor dintr-un domeniu tastat de utilizator într-o casetă destinată
acestui scop. Cele mai cunoscute motoare de căutare sunt Yahoo! (www.yahoo.com), Altavista
(www.altavista.com), Google (www.google.com).

69
Unele dintre ele furnizează şi servicii de ştiri, gruparea informaţiilor pe anumite domenii
în vederea consultării lor de către utilizatorii interesaţi, servicii de poştă electronică gratuită. De
exemplu, Yahoo! are bine dezvoltate aceste servicii complementare. Se oferă ultimele ştiri, alte
informaţii grupate pe categorii, liste de discuţii, programe de calculator, licitaţii, jocuri şi
posibilitatea alocării gratuite şi – deocamdată – pe timp nelimitat a unei cutii poştale de 6MB. La
extrema cealaltă este Google, care nu oferă decât servicii de căutare, dar care este (după părerea
noastră) cel mai bun în acest sens, cel puţin în domeniul ştiinţelor exacte.
Fiecare motor de căutare foloseşte proprii algoritmi de selectare a informaţiilor din
oceanul de pagini Web. De aceea, este bine să se lanseze căutări simultane cu mai multe
motoare, pentru a găsi cât mai multe adrese care ar putea conţine informaţiile căutate.

70
Utilizatorul unui astfel de program trebuie să tasteze câteva cuvinte reprezentative pentru
domeniul căutat. Răspunsul primit este o listă de adrese, pe care utilizatorul le deschide şi alege
ceea ce îl interesează. O altă posibilitate oferită este rafinarea acestei liste printr-o nouă căutare:
se tastează un şir de cuvinte mai restrictiv şi motorul caută numai în site-urile din lista
precedentă de răspunsuri.
O problemă comună a utilizatorilor este editarea cererii lor. Această cerere, care se
tastează în caseta motorului de căutare, trebuie să fie cât mai restrictivă, deoarece o listă cu
40.000 de site-uri care conţine informaţia care ne interesează este imposibil de cercetat în
întregime. De exemplu, dacă dorim să găsim o pensiune ieftină în staţiunea Vatra-Dornei, vom
căuta "cazare pensiune vatra-dornei" (programele nu fac diferenţa între litere mari şi mici). Apoi
vom consulta unul câte unul site-urile furnizate ca răspuns la cererea noastră. Toate motoarele de
căutare furnizează lista de răspunsuri în ordinea descrescătoare a probabilităţii de "potrivire" cu
cererea. Adică primele site-uri de listă sunt cele mai apropiate de cererea utilizatorului.
În final, prezentăm o listă de termeni echivalenţi a celor două browser-e care stăpânesc
piaţa mondială actuală (Netscape Navigator şi Microsoft Internet Explorer). Deşi posedă
denumiri diferite, facilităţile oferite sunt cam aceleaşi, iar utilizatorii le folosesc în funcţie de
obişnuinţă şi de dotarea calculatorului cu care lucrează. Trecerea de la un browser la altul nu
ridică nici o problemă de folosire.
termen Netscape termen Internet Utilizare
Navigator Explorer
semn de carte favorit Adaugă pagini într-o listă personală cu acces
(bookmark) rapid
câmp de locaţie bara de adrese Permite încărcare unei pagini Web prin scrierea
(location field) URL-ului
reîncărcare (reload) împrospătare Încarcă ultima versiune a paginii Web curente
(refresh)
bara Personal bara de legături Adaugă scurtături paginilor Web, pentru un
acces rapid
Netcaster, legături favorite Programează actualizări ale paginilor favorite,
livrare autromată, accesibile offline pentru ca lucrul offline să se realizeze pe ultima
canale lor versiune

71
Modul 7.

OUTLOOK EXPRESS

Scop
Prezentarea modului în care aplicaţia Outlook Express realizează gestionarea mesajelor
electronice.

Obiective operaţionale
După studiul acestei unităţi, cursanţii vor avea posibilitatea:
ƒ să descrie avantajele poştei electronice;
ƒ să organizeze mesajele electronice;
ƒ să lucreze online sau offline.

Cuprins
7.1. Generalităţi
7.2. Principalele operaţii în Outlook Express

7.1. Generalităţi

Aplicaţia Microsoft Outlook Express oferă instrumente pentru comunicarea prin e-mail
(electronic mail) sau participarea la grupuri de discuţii (newsgroups). Cu acest program şi o
conexiune Internet, schimbul de informaţii cu oricine din lume devine posibil. La lansarea
aplicaţiei se deschide o fereastră cu următorul aspect:

După familiarizarea cu aplicaţia, utilizatorii pot găsi numeroase modalităţi de a folosi facilităţile
acesteia, adică pot descoperi mai multe moduri prin care pot atinge un scop propus.
Poşta electronică (e-mail) este serviciul cu cea mai largă răspândire în Internet. Avantajele (faţă
de poşta clasică) sunt evidente: posibilitatea comunicării rapide şi ieftine, a includerii în
"scrisoare", pe lângă textul propriu-zis, a diverselor tipuri de fişiere (text, grafică etc.) şi obiecte
multimedia (imagini statice, în mişcare, fişiere audio).

72
Fiecare calculator conectat la Internet are o adresă. Adresa de e-mail se construieşte
pornind de la această adresă şi de la numele utilizatorului (este vorba despre numele atribuit în
reţea). Pentru fiecare reţea pot exista sisteme proprii de notare. Fiecare utilizator care posedă un
nume şi o parolă posedă propria sa cutie poştală pe server. Prin această cutie poştală trec
scrisorile care pleacă şi cele care sosesc. Staţia de la care utilizatorul foloseşte un program de
poştă electronică (aşa cum este şi Outlook Express) păstrează şi ea o cutie poştală locală (diferită
deci de cea de pe server!). Imaginea următoare prezintă procedura descărcării mesajelor de pe
sever în cutia poştală locală (este cerută parola).
Ce sunt grupurile de discuţii? Un grup (sau forum) de discuţii este o colecţie de mesaje
trimise de indivizi unui server de ştiri, adică unui calculator ce poate găzdui mii de astfel de
grupuri. Se pot găsi grupuri de discuţii pentru aproape orice subiect. Uneori sunt moderate, cele
mai multe însă nu sunt. Grupurile moderate se află în grija unei persoane (moderatorul) care
verifică mesajele, răspunde la întrebări, şterge mesajele necorespunzătoare sau răuvoitoare.
Oricine poate trimite un mesaj unui forum, fără a i se cere o afiliere sau o taxă de participare.
Pentru a avea acces la grupurile de discuţii prin intermediul Outlook Express, furnizorul
de servicii Internet (ISP – Internet Service Provider) trebuie să ofere legături la unul sau mai
multe servere specializate. După ce setăm câte un cont pentru fiecare server la care dorim să
avem acces cu Outlook Express, putem citi şi trimite mesaje la oricare din forumurile stocate pe
aceste servere. Dacă un grup anume ne atrage, putem "subscrie" la el şi să-l păstrăm în lista de
directoare Outlook Express. Subscrierea permite accesul rapid la grupurile favorite, eliminând
timpul necesar căutării lui pe server. Întrucât un grup de discuţii poate avea mii de mesaje,
Outlook Express oferă o mare varietate de funcţii prin care, într-un grup de discuţii, putem găsi
informaţia dorită. Iată o imagine care arată o înscriere la serverul ebony.ro:

şi încă o imagine care surprinde un mesaj indicând numărul persoanelor conectate la serverul
ServerPress (în acest caz, 3 utilizatori de tip guest, deci neidentificaţi) şi invitaţia la înregistrare.

73
Am văzut deja că schimbul de informaţii între două sisteme
de calcul se realizează prin intermediul unor sisteme de reguli,
numite protocoale. IMAP (Internet Message Access Protocol) şi
HTTP (Hypertext Transfer Protocol) sunt protocoale Internet
pentru accesarea mesajelor stocate pe un server. Folosind IMAP
sau HTTP, ne putem accesa e-mail-urile de pe orice calculator cu o
conexiune Internet. Cu un cont IMAP putem specifica directoarele
pe care dorim să le vedem şi pe cele pe care dorim să le ascundem,
în timp ce conturile HTTP arată totdeauna toate directoarele disponibile. Un astfel de cont ne
permite să economisim timp prin descărcarea doar a antetelor mesajelor, astfel că putem alege ce
mesaje dorim să descărcăm mai târziu şi pe care dorim să le vedem în întregime. Când lucrăm
offline (adică suntem deconectaţi temporar de la reţea), putem citi şi răspunde la mesaje e-mail
ca şi cum am lucra online. La următoarea sesiune online (fiind deci conectaţi la un server) se va
realiza o sincronizare între calculatorul personal şi server, în timpul căreia acţiunile realizate se
transportă pe server.

7.2. Principalele operaţii în Outlook Express

Identităţi multiple
Dacă mai multe persoane utilizează acelaşi calculator, prin crearea unor "identităţi multiple"
fiecare poate avea o cutie poştală separată în Outlook Express. Aceasta înseamnă că fiecare
persoană poate gestiona separat mesaje şi contacte şi poate folosi setări personale. Odată
identităţile create, între ele se poate comuta fără a închide calculatorul şi fără a pierde
conexiunea Internet.
Pentru a crea o nouă identitate:
• alegem Identities din meniul File, apoi realizăm clic pe Add New Identity;
• introducem numele noului utilizator;
• opţional, introducem o parolă pentru acesta.

Comutarea între mail şi newsgroups


În lista directoarelor, realizăm clic pe Inbox pentru serviciul e-mail sau clic pe numele unui
server sau pe numele unui grup anume, pentru discuţii.

Adăugarea unui cont


Pentru adăugarea unui cont, avem nevoie de următoarele informaţii de la furnizorul de servicii
Internet (ISP – Internet Service Provider) sau de la administratorul reţelei locale în care lucrăm:
• pentru conturi de mail, trebuie să ştim tipul serverului de mail pe care-l folosim (POP3,
IMAP sau HTTP), numele contului şi parola şi numele serverului incoming şi, pentru
POP3 şi IMAP, numele unui outgoing mail server (POP – Post Office Protocol este tot
un standard Internet de poştă electronică).
• pentru un cont de discuţii, trebuie să cunoaştem numele serverelor de discuţii la care
vrem să ne conectăm şi, dacă se cer, contul şi parola.
Paşii de urmat sunt:
• din meniul Tools, selectăm Accounts;
• în caseta de dialog Internet Accounts realizăm clic pe butonul Add;
• selectăm Mail or News pentru a deschide Internet Connection Wizard şi apoi urmăm
instrucţiunile pentru a stabili conexiunea cu serverul.
Fiecare utilizator poate crea mai multe conturi.

74
Importul de adrese dintr-un alt program
Contacte se pot importa din fişiere Windows Address Book (WAB), din Netscape
Communicator, Microsoft Exchange Personal Address Book sau din orice fişier text.
• pentru fişiere Windows Address Book: în Address Book, clic pe File, apoi pe Import şi
pe Address Book (WAB); localizăm şi selectăm agenda pe care dorim s-o importăm, apoi
clic pe Open.
• pentru toate celelalte formate: selectăm meniul File, alegem Import şi apoi Other Address
Book; punctăm tipul fişierului pe care dorim să-l importăm şi apoi clic Import.

Citirea mesajelor
După ce Outlook Express descarcă mesajele sau după ce realizăm clic pe butonul
Send/Recv de pe bara cu instrumente, ne putem citi mesajele fie într-o fereastră separată, fie în
panoul de pre-vizualizare:
• pentru a vedea un mesaj în panoul de pre-vizualizare, punctăm mesajul în lista de mesaje;
• pentru vizualizarea într-o fereastră separată realizăm un dublu clic.
Pentru a avea acces la toate informaţiile referitoare la un mesaj, activăm Properties din
meniul File.
Pentru a salva un mesaj într-un fişier, clic pe Save as şi apoi selectăm un format (mail,
text sau HTML) şi o locaţie.
Să analizăm câmpurile unui mesaj obişnuit sosit prin e-mail (în figura următoare, mesajul
selectat):
• expeditorul (în coloana cu eticheta From). Imaginea plicului deschis arată că mesajul a
fost citit într-o altă sesiune;
• subiectul (Subject) este opţional. Dacă apare, sintetizează conţinutul mesajului;
• data şi ora sosirii mesajului (câmpul Received);
• conţinutul mesajului, care poate fi citit în panoul din partea inferioară a ferestrei
aplicaţiei. Semnificaţia câmpului cc (care figurează în headerul mesajului) va fi detaliată
mai jos.

75
Vizualizarea fişierelor ataşate
Când un mesaj are un fişier ataşat, în lista de mesaje acesta apare însoţit de o pictogramă
reprezentând o agrafă pentru hârtie. În panoul de pre-vizualizare, realizăm clic pe această
pictogramă din antetul mesajului, apoi clic pe numele fişierului (sau, în partea superioară a
ferestrei mesajului, realizăm dublu clic pe pictograma fişierului ataşat, din headerul mesajului).
Pentru a salva un fişier ataşat, alegem meniul File, punctăm Save Attachments şi urmează
clic pe numele fişierului. Pentru a realiza salvarea din fereastra de pre-vizualizare, clic pe
pictograma agrafă şi apoi selectăm Save Attachments.

Expedierea unui mesaj e-mail


• pe bara de instrumente, realizăm clic pe butonul New Mail;
• în casetele To şi/sau Cc, tastăm adresele de e-mail ale destinatarilor, separate cu virgulă
(,) sau punct şi virgulă (;). Pentru a adăuga o adresă din Address Book, clic pe pictograma
din fereastra New Message, lângă To, Cc, şi Bcc şi apoi selectăm adresa. Pentru a utiliza
caseta Bcc, clic în meniul View, apoi selectăm All Headers;
• în caseta Subject descriem în câteva cuvinte subiectul mesajului;
• edităm mesajul şi apoi realizăm clic pe butonul Send de pe bara de instrumente Message.

Câmpurile prezente au următoarea semnificaţie :


• From – expeditorul mesajului (aici apar adresa completă de mail, iar în paranteză, un
nume alias, mai simplu);
• To – adresa destinatarului (aici figurează unul singur);
• Cc (Carbon copy) – specifică o listă de utilizatori care primesc fiecare în parte mesajul şi
ştiu şi cine a mai primit o copie a sa (aici, câmpul este vid);
• Bcc (Blind Carbon copy) – specifică tot o listă de destinatari ai copiilor mesajului, dar
nici unul din listă nu va şti cine a mai primit mesajul respectiv (aici, câmpul Bcc nu
apare);
• Subject – subiectul mesajului.
Urmează bara cu instrumente pentru editare şi fereastra de editare. În cazul discutat au
mai fost utilizate instrumentele Encrypt şi Digitally Sign din meniul Tools, a căror semnificaţie
va fi explicată ulterior.
Dacă intenţionăm să folosim alt cont de mail decât cel implicit, realizăm un clic în caseta
From şi apoi alegem contul pe care îl dorim.
Dacă scriem un mesaj offline, acesta va fi salvat în Outbox şi va fi trimis automat când
revenim online.
Pentru a salva o ciornă (draft) a unui mesaj (cu scopul de a reveni ulterior asupra
acesteia), selectăm Save din meniul File şi salvăm mesajul într-unul din formatele mail (.eml),
text (.txt) sau HTML (.htm).
Când dorim să dăm o formă specială sau să structurăm textul unui mesaj (de exemplu, să
folosim culori sau liste) putem utiliza Hypertext Markup Language (HTML), care este standardul
pentru formatarea textelor pentru Internet. Formatarea cu HTML ne permite şi să adăugăm în
mesaje grafică şi legături la site-uri Web. Când utilizăm formatarea HTML şi programul
destinatarului nu citeşte HTML, mesajul apare ca text obişnuit şi un fişier HTML ataşat. Numai
programele care suportă MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) pot citi formatarea
HTML.

Ştergerea unui mesaj


Selectăm mesajul din lista de mesaje şi apoi acţionăm butonul Delete.
Pentru a restaura un mesaj şters, deschidem directorul Deleted Items şi tragem mesajul
înapoi în Inbox sau în alt director.

76
Dacă nu vrem ca mesajele să fie salvate în directorul Deleted Items la ieşirea din Outlook
Express, realizăm clic pe Tools, apoi pe Options şi din eticheta Maintenance selectăm Empty
messages from the 'Deleted Items' folder on exit.
Pentru a elimina manual toate mesajele şterse, selectăm directorul Deleted Items şi din
meniul Edit alegem Empty Deleted Items Folder.

Securitatea mesajelor
Acest aspect este foarte important întrucât din ce în ce mai mulţi oameni trimit informaţii
confidenţiale prin e-mail. Este de dorit ca documentele astfel trimise să nu fie interceptate şi
citite de altcineva (în afara celor cărora le sunt destinate) sau falsificate. Prin folosirea
identificării digitale ("digital IDs") cu Outlook Express, este posibil să ne dovedim identitatea în
tranzacţiile electronice şi să criptăm mesajele, făcându-le astfel inviolabile.
O identitate digitală este compusă dintr-o cheie publică, o cheie privată şi o semnătură
digitală. Când un mesaj este semnat digital, aceasta înseamnă că i se adaugă semnătura digitală şi
cheia publică. Combinaţia unei semnături digitale cu o cheie publică se numeşte certificat.
Destinatarii pot folosi semnătura digitală pentru a ne verifica identitatea şi cheia publică pentru a
ne trimite mesaje criptate, pe care numai noi le putem citi, folosind cheia privată. Pentru a trimite
mesaje criptate, agenda noastră electronică trebuie să conţină identităţile digitale ale celor cu
care corespondăm - astfel vom putea utiliza cheile lor publice pentru a cripta mesajele pe care le
trimitem (şi pe care ei le vor decripta folosind cheile private).
Identităţile digitale sunt atribuite de autorităţi certificate, care verifică solicitanţii înainte
de a le rezolva cererile. Există diferite clase de identităţi digitale, fiecare conferind un anumit
nivel de încredere. Pentru a obţine semnătura digitală a altcuiva, îi putem cere să ne trimită un
mail semnat digital, putem căuta în baza de date de pe site-ul Web al autorităţii de certificare sau
în directoarele serviciilor Intenet, care listează aceste digital ID împreună cu proprietăţile lor. Cu
"revocation checking" putem verifica validitatea unui mesaj semnat digital. Când facem o astfel
de verificare, Outlook Express cere informaţii asupra identităţii digitale de la autoritatea
corespunzătoare, care trimite înapoi informaţii despre statutul acelei ID (inclusiv dacă a fost
revocată).

Inserarea unor elemente speciale în mesaje


Ca elemente speciale, în mesaje putem insera: semnături, fişiere, cărţi de vizită (business card),
secvenţe sonore, imagini, legături sau pagini HTML.
Adăugarea unei semnături în mesaje. Din meniul Tools, alegem Options şi eticheta
Signatures. Pentru a crea o semnătură, clic pe butonul New şi ori introducem un text în caseta
Edit Signature ori realizăm clic pe File şi căutăm fişierul text sau HTML pe care dorim să-l
folosim ca semnătură. Bifăm apoi Add signatures to all outgoing messages. Dacă dorim să
folosim semnătura doar pentru unele mesaje, dezactivăm opţiunea anterioară şi, când compunem
mesajul, realizăm clic pe Signatures din meniul Insert şi alegem o semnătură.
Inserarea unui fişier. Realizăm un clic oriunde în fereastra mesajului. Din meniul Insert
alegem File Attachment, apoi fişierul pe care dorim să-l ataşăm şi activăm Attach. Fişierul va fi
listat în caseta Attach din headerul mesajului. Un fişier text (.txt) poate fi introdus în corpul
mesajului cu Text from File din meniul Insert.
Inserarea unei cărţi de vizită în toate mesajele. Din meniul Tools selectăm Options şi
eticheta Compose. În secţiunea Business Cards, selectăm Mail sau News şi apoi o carte de vizită
din lista derulantă. Pentru inserarea cărţii de vizită, trebuie mai întâi să creăm un contact către
noi înşine în agendă. În mod obişnuit, o c arte de vizită include informaţii detaliate despre noi
înşine, dar putem include astfel de obiecte pentru oricine. Pentru a schimba informaţia dintr-o
carte de vizită, acţionăm butonul Edit. Pentru a adăuga o carte de vizită sau o semnătură unui
mesaj individual, ne poziţionăm în fereastra mesajului şi alegem My Bussiness Card respectiv
Signature din meniul Insert.

77
Inserarea unei secvenţe sonore. Realizăm un clic oriunde în fereastra mesajului. Din
meniul Format, alegem Background şi apoi Sound. Introducem numele fişierului pe care vrem
să-l includem şi precizăm de câte ori să se execute.
Inserarea unei imagini. Ne poziţionăm în mesaj la locul unde dorim să apară imaginea.
Din meniul Insert alegem Picture şi apoi Browse pentru a găsi fişierul cu imaginea dorită.
Introducem informaţiile de aşezare în pagină şi spaţiere, pentru imagine. Dacă destinatarii nu pot
vizualiza imaginile inserate, acţionăm: Tools, Options, Send şi HTML Settings pentru a verifica
dacă Send pictures with messages este selectată. Apoi re-trimitem mesajul. Pentru a insera o
imagine ca fundal, în fereastra mesajului fiind, selectăm Format, apoi Background şi Picture. Cu
Browse alegem imaginea dorită.
Inserarea unei legături sau a unei pagini HTML. În fereastra mesajului, ne plasăm în
poziţia în care dorim să introducem legătura ori pagina. Pentru adăugarea unei legături, alegem
Insert, Hyperlink şi selectăm tipul fişierului, apoi scriem locaţia sau adresa legăturii. Pentru a
adăuga o pagină HTML, alegem Insert, apoi Text from File. Schimbăm Files of type în HTML
Files şi apoi găsim fişierul pe care vrem să-l adăugăm.

Replica unui mesaj (reply)


Dacă dorim să răspundem expeditorului unui mesaj primit, funcţia Reply facilitează acest lucru.
• în lista de mesaje, se punctează mesajul la care dorim să răspundem;
• în fereastra mesajului fiind, acţionăm Reply (sau Reply All), edităm mesajul şi acţionăm
butonul Send.
Observăm că se completează automat câmpurile From, To şi Subject, subiectul mesajului
original fiind precedat de particula "Re".

Retransmisia unui mesaj (forward)


Selectăm mesajul pe care vrem să-l trimitem mai departe, alegem meniul Message şi apoi
Forward. Tastăm adresa de e-mail pentru fiecare destinatar, edităm mesajul şi apoi acţionăm
butonul Send.
Dacă avem mai multe conturi, din zona From alegem contul din care vrem să trimitem
mesajul. Dacă lucrăm offline, mesajul va fi salvat în Outbox şi va fi trimis automat la revenirea
online.

Gruparea mesajelor şi expedierea lor grupată


Când mai multe persoane participă la un schimb de e-mail-uri sau la conversaţii în grup, este
greu să urmărim răspunsurile la un anumit mesaj. Outlook Express se poate seta astfel încât
răspunsurile sa fie grupate după mesajul original. Se poate vizualiza doar mesajul original, sau
mesajul şi toate răspunsurile sale. Conversaţiile sunt grupate după titlul mesajului original, de
exemplu, dacă mesajul care începe o conversaţie are titlul "Despre examenul de bacalaureat",
toate răspunsurile la acest mesaj vor avea titlul: "RE: Despre examenul de bacalaureat".
Fiind în Inbox sau într-un grup, selectăm Current View din meniul View şi apoi alegem
Group Messages by Conversation.
Pentru a afişa conversaţiile expandate pentru toate mesajele, alegem Options din meniul
Tools, realizăm clic pe eticheta Read şi apoi pe Automatically expand grouped messages (sau,
clic pe semnul (+) aflat în stânga mesajului original). Pentru afişarea doar a mesajului original,
realizăm un clic pe semnul (-) de lângă mesaj.

Blocarea mesajelor nedorite


În Outlook Express putem controla mesajele în câteva moduri: putem bloca anumite persoane
(astfel încât să nu ne mai trimită mesaje), putem "ascunde" conversaţiile care nu ne interesează şi
putem avea grijă să nu ni se trimită cod eronat în mesaje, prin setarea unor nivele de securitate.

78
Putem bloca mesajele ce vin de la un expeditor particular sau de la un domeniu
(domeniul este numele ce urmează simbolului @ în adresele e-mail). Când realizăm aceasta, nici
un mesaj de la acest expeditor nu mai ajunge în Inbox, ci direct în directorul Delete. Mesajele de
la grupurile de discuţii nu vor fi afişate. Din Inbox sau din lista de mesaje a unui grup, selectăm
un mesaj de la un expeditor pe care vrem să-l blocăm. Din meniul Message, alegem Block
Sender. Adresa expeditorului va apărea în caseta Address. Selectăm opţiunea de blocare: mail,
discuţii sau ambele tipuri de mesaje. Această funcţie nu se aplică mesajelor HTTP (Hotmail) sau
IMAP.

Stocarea unui mesaj pe un server de mail


Stocarea mesajelor pe un server este utilă dacă dorim să citim mesajele de pe mai mult de un
calculator. Când ne accesăm contul de pe orice calculator, Outlook Express descarcă mesajele,
conform cu opţiunile stabilite. Putem păstra mesajele pe un server POP3. Dacă lucrăm cu HTTP
sau IMAP, mesajele sunt totdeauna păstrate pe server. Din meniul Tools, alegem Accounts.
Realizăm un clic pe contul de mail, apoi pe Properties. Advanced ne permite să selectăm Leave a
copy of messages on server.

Găsirea unor grupuri de discuţii


Pentru a descoperi grupurile de discuţii care ne interesează, putem căuta pe un server specializat
cuvinte specifice din numele grupurilor. În lista directoarelor, alegem numele unui server, apoi
acţionăm butonul Newsgroups. În caseta Display newsgroups which contain tastăm cuvintele pe
care vrem să le căutăm.

Servicii de directoare
Un serviciu de directoare este un instrument puternic de căutare pe care îl putem folosi pentru a
căuta persoane şi afaceri în întreaga lume.
Address Book suportă LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pentru a accesa
servicii de directoare şi oferă acces imediat la cele mai cunoscute dintre acestea (altele se pot
adăuga solicitând aceasta furnizorului de servicii Internet). Ca orice instrument de căutare pe
Internet, serviciile de directoare folosesc diferite metode de a colecta datele, de aceea este bine să
accesăm mai multe astfel de servicii pentru a găsi ceea ce căutăm. Pentru a găsi persoane şi
afaceri pe Internet, putem proceda în mai multe moduri:
• în Address Book, acţionăm butonul Find People de pe bara de instrumente;
• în Windows, acţionăm succesiv butonul de Start, apoi Find şi People. Selectăm directorul
pe care dorim să-l căutăm în lista derulantă Look in. În People, tastăm numele sau adresa
de e-mail a persoanei pe care o căutăm, apoi clic pe Find Now.
• în Advanced, definim criteriile de căutare pe care le dorim completând cele trei casete,
apoi realizăm clic pe Add şi apoi pe Find Now. (Pentru a elimina un criteriu de căutare, îl
selectăm în lista Define Criteria şi apoi acţionăm butonul Remove. Dacă dorim să le
ştergem pe toate şi să o luăm de la capăt, clic pe Clear All).
Dacă realizăm o căutare prea largă, numărul potrivirilor poate să depăşească limitele
serverului, ori se poate ca setările serviciului de directoare să nu permită gestionarea tuturor
informaţiilor găsite.

Citirea offline a mesajelor de mail


Când se lucrează offline, Outlook Express păstrează mesajele în calculatorul local. Când lucrăm
din nou online, mesajele marcate pentru ştergere sunt eliminate, mesajele din Outbox sunt
trimise şi sunt terminate toate celelalte acţiuni desfăşurate offline. Există două situaţii în care este
avantajos să se lucreze offline:
• dacă ISP taxează cu ora sau dacă avem numai o linie telefonică – în aceste situaţii este de
dorit să minimizăm timpul de lucru online;

79
• dacă folosim un laptop - de exemplu pentru a ne citi mesajele într-o călătorie sau ori de
câte ori nu suntem conectaţi la Internet.
Este important de observat că a lucra offline este diferit de a fi deconectat. Când suntem
deconectaţi, Outlook Express iniţiază acţiunea de conectare. Când lucrăm offline, programul
"ştie" că dorim acest lucru, până când alegem să lucrăm din nou online, moment în care va iniţia
toate acţiunile necesare.

Citirea offline a mesajelor de newsgroup


Procedura ne permite citirea acestor mesaje fără să fim conectaţi la Internet, micşorând astfel
costurile conexiunii. Pentru aceasta, vom subscrie la acele grupuri de discuţii ale căror mesaje
dorim să le citim offline, specificăm dacă dorim să vedem doar antetele (ceea ce ne va face
cunoscute: subiectul, autorul şi mărimea mesajelor) sau mesajele întregi (inclusiv ataşamentele)
şi apoi le transferăm în calculator (aceasta este sincronizarea). Odată acest lucru realizat, ne
putem deconecta de la Internet. Sincronizarea cu citirea antetelor într-un grup este mult mai
rapidă decât cea cu citirea mesajelor şi oferă totuşi informaţii despre discuţiile curente. Când
lucrăm offline, putem marca antetele care arată interesant şi apoi, la reconectare, să descărcăm
numai acele mesaje.

80