Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ro
REFERAT LA DISCIPLINA
TEMA:
Managementul relaţiilor cu
clienţii în sectorul pensiunilor
Tg-Jiu, 2011
CUPRINS
- REZUMAT DE PREZENTARE ............................................................................. pag. 3
- CAP. I. DEFINIRE ŞI CONTEXT .......................................................................... pag. 5
1.1. Prezentarea generală a organizaţiei .............................................. pag. 5
1.2. Descrierea situaţiei actuale ........................................................... pag. 5
- CAP. II. PREGĂTIREA PROIECTULUI ................................................................ pag. 6
2.1. Scopul şi obiectivele proiectului ...................................... pag. 6
2.2. Sfera de acoperire şi limitele proiectului .......................... pag. 6
2.3. Grupurile interesate şi matricea comunicării .................... pag. 6
2.4. Studiul de fezabilitate ....................................................... pag. 8
2.5. Evaluarea riscurilor, analiza impactului şi strategii
de abordare a riscurilor ............................................................. pag. 8
- CAP. III. PLANIFICAREA PROIECTULUI ............................................................ pag. 9
3.1. Etapele principale ale proiectului ....................................... pag. 9
- CAP. IV. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI ....................................................... pag. 14
4.1. Definirea responsabilităţilor echipei .................................. pag. 14
4.2. Resurse necesare proiectului .............................................. pag. 14
4.3. Controlul executării proiectului ......................................... pag. 14
4.4. Coordonarea procesului ..................................................... pag. 15
4.5. Soluţionarea problemelor ................................................... pag. 15
- CAP. V. FINALIZAREA ŞI PREDAREA PROIECTULUI ..................................... pag. 16
5.1. Predarea proiectului ........................................................... pag. 16
5.2. Finalizarea proiectului ....................................................... pag. 16
- CAP. VI. EVALUAREA PROIECTULUI ................................................................. pag. 16
- CAP. VII. CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI .......................................................... pag. 16
6.1. Concluzii ............................................................................ pag. 16
6.2. Recomandări ...................................................................... pag. 16
Rezumat de prezentare
Denumirea proiectului
Implementarea sistemului de management al calităţii ISO 9001 în cadrul organizaţiei - Gabi’s
& Pappa Reale.
Etapele semnificative pentru desfăşurarea proiectului
Audit al situaţiei existente (auditor extern organizaţiei)
Recomandări ale auditorului către acţionari
Adaptarea sistemului de management al calităţii ISO 9001 penru servicii de distribuţie
Crearea şi redactarea manualului de management-ul calităţii al organizaţiei
Implementarea sistemului
Testarea funcţionării sistemului
Evaluări şi îmbunătăţiri
Derularea proiectului
Contextul şi inteţia proiectului cu prezentarea scopurilor şi beneficiilor aşteptate
Piaţa de retail este în continuă restrângere, datorită apariţiei key-account-ilor
internaţionali, iar concurenţa din ce în ce mai aprigă. În aceste condiţii, clientul de retail a
devenit foarte pretenţios.
Situaţia din piaţă împreună cu iminenta integrare a României în Uniunea Europeană au
dus la decizia de a implementa în organizaţie un sistem de management al calităţii, pentru
a răspunde mai bine cerinţelor clienţilor, pentru a creşte gradul de satisfacţie al acestora şi
pentru a aduce un beneficiu de imagine.
• Obiectivele principale
• Criteriile de succes
1. Fidelizarea clienţilor
3. Creşterea productivităţii
• Ipoteze şi constrângeri
Concentrarea şi implicarea managementului organizaţiei vor aduce certificarea ISO 9001,
însă angrenarea întregului personal în acest nou mod de lucru reprezintă o piatră de
încercare.
_ Grupul de firme Gabi’s & Pappa Reale are ca obiect de activitate prestarea de servicii
logistice şi de distribuţie clienţilor săi, având în portofoliu produse alimentare, dulciuri,
cafea, produse din tutun, băuturi alcoolice şi nealcoolice şi gumă de mestecat.
_ Zona de acoperire: Braşov, Covasna, Prahova, Harghita, Mureş
_ Puncte de lucru în oraşele: Braşov, Făgăraş, Ploieşti, Miercurea Ciuc şi Târgu Mureş
_ Organizaţia este structurată pe patru nivele manageriale şi departamente funcţionale.
Departamentul vânzări este împărţit în trei divizii:
divizia Gabi’s Băuturi;
Grupul de firme Gabi’s & Pappa Reale activează pe o piaţă puternic concurenţială creată de:
- existenţa mai multor distribuitori care vând aceleaşi produse;
Analiza X X
Predarea X X
Stabilirea
2. procedurilor de
lucru
Crearea manualului
3. de management şi
distribuirea lui
Instruirea
angajaţilor şi
4. implementarea
sistemului
5. Audit intern
Analiza
6. rezultatelor şi
măsuri corective
Obţinerea
7. certificării ISO
9001
Rularea sistemului
8. şi perfecţionarea
acestuia
Proces Produse
Clienţi
Resurse Intrări de Ieşiri Servicii
transformare
Furnizorii:
- sunt în principal producătorii de produse finite din categoria băuturilor alcoolice şi
nealcoolice, cafelei, tutunului, a celor alimentare şi gumei de mestecat;
- financiare;
Procesul de transformare:
Produsele achiziţionate en-gros (unitate de achiziţie: paletul) sunt stocate în depozite, de
unde – pe baza comenzilor de la agenţi – sunt livrate către clienţi în cantităţile cerute
(unitatea de vânzare fiind unitatea de produs).
Oferta de produse este diferenţiată pe segmente de piaţă, în funcţie de strategiile de abordare
a canalelor de distribuţie .
Ieşire
Produsele intrate vor ieşi însoţite de servicii (de livrare la locaţie în cantităţile necesare, de
optimizare a stocului la raft de către agentul comercial şi preluare comandă,etc.) şi de valori
adăugate (materiale promoţionale, acţiuni promoţionale, etc.).
Clienţii
Sunt vânzătorii:
- cu amănuntul;
- en-gros-iştii;
- key-accounts internaţionali.
Factori critici
Obiective strategice Obiective Indicatori de performanţă
de succes
Număr de reclamaţii/ număr de
Creşterea continuă a
Calitatea Creşterea gradului de clienţi
gradului de satisfacţie a
serviciilor satisfacţie a clienţilor Procent de livrare a comenzilor în
clineţilor
24 ore
Dezvoltarea şi
Satisfacţia Realizarea obiectivelor Nivelul procentual realizat din
îmbunătăţirea relaţiei cu
furnizorilor de vânzări target
furnizorii
Controlul Creşterea eficienţei
Creşterea productivităţii Cost/ unitate de vânzare
costurilor financiare a organizaţiei
Acest proiect are influenţă asupra strategiei de afaceri a organizaţiei stabilind obiective de
calitate a serviciilor şi asupra strategiei funcţionale prin respectarea unui sistem de reguli şi
proceduri.
2. Stabilirea procedurilor de lucru – realizate de către managerul calităţii – directorul de
vânzări
Pentru stabilirea procedurilor de lucru s-a procedat la auditarea procedurilor organizaţionale
nescrise.
Pentru colectarea acestor informaţii s-a folosit metoda calitativă care presupune cercetarea în
amănunt a procedurilor existente.
Colectarea informaţiilor → s-a realizat prin benchmarking, interviuri structurate cu fiecare
manager sau
şef de departament pentru identificarea procedurilor existente şi
nescrise. Aceste interviuri au fost ţinute de către un consultant extern,
angajat pentru pregătirea implementării sistemului.
Analiza informaţiilor → s-a realizat de către consultantul extern împreună cu managerul de
proiect,
punând cap la cap toate informaţiile strânse de la persoane ocupând
posturi similare.
Transmiterea informaţiilor → s-a realizat prin note informative şi prin redactarea şi
transmiterea
manualului de management al calităţii.
Stocarea informaţiilor → s-a realizat în prealabil pe un caiet de interviuri, iar după analiza
acestora , în
manualul calităţii.
3. Crearea manualului calităţii şi distribuirea lui – realizate de către managerul calităţii
După stabilirea procedurilor de lucru şi adaptarea sistemului ISO 9001 la serviciul de
distribuţie s-a trecut la redactarea manualului calităţii şi distribuirea lui către toţi managerii,
directorii punctelor de lucru şi şefii de departament, revenind acestora instruirea tuturor
subordonaţilor.
4. Instruirea angajaţilor şi implementarea sistemului
4.1. Identificarea grupurilor de interese
- Susţinători activi: - director executiv;
- director vânzări;
- manageri de departament;
- directori puncte de lucru;
- furnizori.
- Neutri: - agenţi comerciali;
- supervizori.
- Antagonişti: - livratori;
- personalul departamentelor anexe (contabilitate, comercial, casierie-
facturare, resurse umane, etc.);
- gestionari.
- Prioritate scăzută: - manipulanţi.
Susţinătorii activi promovează ideea de creştere a calităţii serviciilor prin implementarea
sistemului de management al calităţii.
Neutrii îşi doresc îmbunătăţirea calităţii serviciilor şi fidelizarea clienţilor dar au îndoieli în
privinţa reuşitei.
Antagoniştii nu cred în acest sistem şi nu conştientizează importanţa satisfacţiei clienţilor.
Prioritate scăzută – manipulanţii nu pot influenţa rezultatele organizaţiei.
- Matricea grupurilor interesate
Foarte probabilă
director vânzări
director general
directori puncte de lucru
director executiv
manageri de departament
Cât de probabilă este
influenţa lor asupra
proiectului
clienţi livratori
parteneri gestionari
Improbabilă
Foarte Cât de mult pot afecta Foarte mult
puţin desfăşurarea proiectului
- soluţii posibile;
- aplicarea soluţiei.
- piaţa pe care activăm este în continuă schimbare, fiind astfel dificil de atribuit
rezultatelor obţinute anumite cauze concrete;
3. Pentru creşterea continuă a calităţii serviciilor este absolut necesar ca toţi angajaţii
organizaţiei să participe activ la identificarea şi sesizarea neconformităţilor din
sistem.
6. Un astfel de sistem ajută şi la creşterea controlului prin crearea unor bariere impuse
de proceduri şi de sesizările problemelor prin rapoartele de neconformitate.
6.2. Recomandări
1. Indiferent de rezultatele financiare care se pot obţine, organizaţiile trebuie să se
alinieze standardului european.
2. Datorită faptului că la nivel naţional există doar o firmă în domeniul distribuţiei (şi
care activează în afara ariei noastre de acoperire) care are implementat un sistem de
management al calităţii este o oportunitate pentru organizaţia noastră de creare a unui
avantaj competitiv.
3. Este indicat ca, în momentul implementării sistemului, angajaţii să fie motivaţi pentru
a înlătura barierele existente.