Manual Access Basico 2007

Capacitación Informática y Extensión Profesional
[1]
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................5
DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................... 5
CONOCER LA NUEVA APAR IENCIA ...................................................................................................... 6
Trabajar con la cinta de opciones .......................................................................................... 6
Crear su propia barra de herramientas de acceso rápido ...................................................... 7
ADMINISTRAR SU TRABAJO CON EL BOTÓN DE OFFICE .......................................................................... 8
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS .............................................................................................9
DESCARGAR UNA PLANTIL LA DE BASE DE DATOS ................................................................................... 9
CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO ............................................................................................. 9
AGREGAR UNA TABLA .................................................................................................................... 10
Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos ........................................................ 10
Crear una tabla empezando en la vista Diseño .................................................................... 11
Crear una tabla mediante una plantilla ............................................................................... 11
Definir propiedades de campo en la Vista Diseño ................................................................ 11
AGREGAR , ESTABLECER , QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL .......................................................................... 12
¿Qué es una clave principal? ................................................................................................ 12
Agregar una clave principal autonumérica .......................................................................... 14
Definir la clave principal ....................................................................................................... 14
Quitar la clave principal ....................................................................................................... 15
IMPORTAR , ANEXAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGEN ................................................................ 15
GUARDAR SUS ARCHIVOS EN EL FORMATO QUE MÁ S LE CONVENGA ....................................................... 16
Actualizar bases de datos de versiones anteriores .............................................................. 17
Compartir en un formato más antiguo ................................................................................ 18
ABRIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EXISTENTE .............................................................................. 19
CREAR LA RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS ............................................................................................ 19
Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales ............................................ 20
FORMULARIOS .......................................................................................................................22
CREAR UN FORMULARIO DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO ................................................. 22
AGREGAR REGISTROS MED IANTE UN FORMULARIO ............................................................................. 22
Agregar o editar texto en un cuadro de te xto...................................................................... 23
Editar texto en un cuadro de texto ................................................................................................................. 23
Aplicar formato de texto enriquecido ............................................................................................................. 23
Escribir datos mediante una lista .................................................................................................................... 23
Seleccionar elementos de una lista desplegable .................................................................. 24
Seleccionar elementos de un cuadro de lista ....................................................................... 24
Seleccionar elementos de una lista desplegable de casillas de verificación ........................ 24
Seleccionar elementos de una lista de casill as de verificación ............................................ 24
Editar los elementos de una lista .................................................................................................................... 24
CONSULTAS ............................................................................................................................26
[2]
CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN .............................................................................................. 26

Criterios de ejemplo para consultas de selección ................................................................ 27
Usar el Asistente para crear la consulta .............................................................................. 29
Crear la consulta en la vista Diseño ..................................................................................... 29
Formular variaciones de una pregunta utilizando parámetros con una consulta ............... 30
Realizar cálculos basados en sus datos ................................................................................ 31
Contar datos mediante una fila Total .................................................................................. 32
Crear una consulta de selección básica .......................................................................................................... 32
Agregar una fila Total ...................................................................................................................................... 33
Ocultar una fila Total ...................................................................................................................................... 34
Referencia a las funciones de agregado .............................................................................. 34
INTRODUCCIÓN A LOS CRITERIOS DE CONSULTA ................................................................................. 35
Criterios para campos Texto, Memo e H ipervínculo ............................................................ 38
Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico .................................................. 40
Criterios para campos Fecha/Hora ...................................................................................... 42
CONVERTIR LA CONSULTA EN UNA CONSULTA DE D ATOS ANEXADOS ...................................................... 46
Anexar registros a una tabla de la misma base de datos .................................................... 46
Anexar registros a una tabla de otra base de datos ............................................................ 47
CONVERTIR LA CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN Y ELIMINAR LOS DATOS ......... 48
CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN ...................................................................................................... 49
Actualizar registros .............................................................................................................. 49
INFORMES ..............................................................................................................................51
CREAR UN INFORME DESD E UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO ....................................................... 51
CREAR INFORMES SENCILLOS .......................................................................................................... 51
ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROS.................................................................................................... 51
CREAR UN INFORME MEDIANTE LA HERRAMIENTA DE INFORMES ........................................................... 52
CREAR UN INFORME MEDIANTE EL ASISTENTE PARA INFORM ES ............................................................ 52
CREAR ETIQUETAS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA ETIQUETAS ............................................................. 52
CREAR UN INFORME UTIL IZANDO LA HERRAMIENT A INFORME EN BLANCO .............................................. 53
INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DEL INFORME ........................................................................... 53
INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLES ............................................................................................. 54
AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA PRESENTACIÓN ............................................................................. 55
AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA DISEÑO........................................................................................ 55
Agregar campos del panel Lista de campos ....................................................................................... 56
AGREGAR CONTROLES AL INFORME ................................................................................................. 56
Averiguar el nombre de una herramienta ............................................................................................ 56
Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles ............................................... 56
Muestre la hoja de propiedades. ............................................................................................................ 57
GUARDE EL TRABAJO ..................................................................................................................... 57
Guarde el diseño del informe .................................................................................................................. 57
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto ..................................................................... 57
VER, IMPRIMIR O ENVIAR EL INFORME COMO MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO ................................... 57
Ver el informe....................................................................................................................... 57
Ver el informe en la vista Informe .......................................................................................................... 58
Trabajar con los datos en la vista Informe .......................................................................................... 58
Mostrar sólo las filas que desee usando filtros ................................................................................. 58
[3]
Crear un filtro más detallado ................................................................................................................... 58

Activar y desactivar un filtro ................................................................................................................... 58
Quitar un filtro............................................................................................................................................. 58
Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar ................................................. 59
Imprimir el informe .............................................................................................................. 59
Cambiar la configuración de página ..................................................................................................... 59
Enviar el informe a una impresora ........................................................................................................ 60
Enviar el informe por correo electrónico .............................................................................. 60
MACROS .................................................................................................................................61
CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS MACROS EN ACCESS 2007...................................................................... 61
Obtener información sobre el Generador de macros ........................................................... 61
¿Qué es una macro?............................................................................................................. 63
EXPLICACIÓN DE LAS MACROS ......................................................................................................... 64
Nombres de macro ............................................................................................................... 65
Argumentos.......................................................................................................................... 65
Condiciones .......................................................................................................................... 65
Acciones de macro ............................................................................................................... 67
CREAR UNA MACRO INDEP ENDIENTE ................................................................................................ 67
[4]
INTRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN GENERAL
Access 2007 tiene una apariencia totalmente nueva. Desde el principio, Access 2007 se ha diseñado
pensando en la facilidad de uso y la comodidad. Las características y los comandos, claramente visibles y
presentados funcionalmente, siguen la lógica del trabajo para mejorar la productividad. Comenzar con una
plantilla.
La Página de introducción ofrece plantillas de bases de datos para poderlas descargar. Cuando inicia
Access 2007, ve la nueva Página de introducción. En ella encontrará que esta versión de Access ya ha
realizado una cantidad enorme de trabajo por usted. Unas plantillas clasificadas por categorías le
permitirán iniciar su trabajo en cuanto lo desee. Las plantillas son bases de datos predefinidas y pensadas
para la realización de tareas que puede descargar para utilizarlas inmediatamente. Sólo tiene que elegir y
hacer clic; como verá, es realmente rápido.
[5]
CONOCER LA NUEVA APARIENCIA
La cinta de opciones
La barra de herramientas de acceso rápido
El Botón de Office.
El Panel de exploración.
El Panel de exploración muestra sólo lo que hay en la base de datos que está utilizando. Tablas,
formularios, informes, consultas; todos estos elementos se pueden ver y están a su disposición mientras
trabaja. Para realizar su trabajo utilizará la cinta de opciones.
TRABAJAR CON LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones está organizada en torno a las actividades hab ituales. Cada una de sus fichas
contiene los comandos que necesita para dichas actividades, reunidos en grupos lógicos. Aquí puede ver
los grupos de Tablas y de Formularios en la ficha Crear.
[6]
C REAR SU PROPIA BARRA DE HERRAMIENTAS DE A CCESO RÁPIDO
La barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. La barra de herramientas de
acceso rápido básica
Una barra de herramientas de acceso rápido personalizada
Todo el mundo tiene comandos favoritos. Coloque los suyos en la barra de herrami entas de acceso
rápido y siempre los tendrá a mano. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) y,
a continuación, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido . Con independencia
de la ficha en que se encuentre, estos comandos permanecen a su alcance.
[7]
ADMINISTRAR SU TRABAJO CON EL BOTÓN DE OFFICE
Haga clic en el Botón de Office y verá:
Un menú de comandos básicos para trabajar con archivos.
Una lista de los documentos recientes.
Un botón cuya activación permite ver y seleccionar diversos valores de configuración del programa.
[8]
ADMINISTRACIÓN DE ARC HIVOS

DESCARGAR UNA PLANTILLA DE BASE DE DATOS
Seleccionar una plantilla; asignar un nombre a su base de datos.
Cuando selecciona una plantilla, Acces s 2007 muestra más información sobre ella en el
panel del lado derecho de la Página de introducción. En él puede asignar a la base de datos
el nombre que desee, que es lo que verá después de descargarla en su equipo. Este panel
también tiene el botón Descargar.
Una vez realizada la descarga, puede utilizar el Panel de exploración para ver el contenido
de su nueva base de datos.
CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO

En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga cli c en
Base de datos en blanco.
En el panel Base de datos en blanco , escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la
ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de
datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
[9]
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tab la vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en
la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo .
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cál culo de Microsoft
Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega
una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos
de cada campo en función de los d atos que escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la
tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los
cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya
escrito datos en ella.
AGREGAR UNA TABLA

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en
la ficha Crear.
C REAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA HOJA DE DATOS

En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la
tabla en segundo plano. L os nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2,
etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que
escribe.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo .
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utiliza dos
habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access
agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese
tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más a delante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá
arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical,
que le indica dónde se colocará el campo.
Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba
el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene
cuando lo examine en el panel Lista de campos.
Para mover una columna, haga clic en su encabezado p ara seleccionar la columna y, a continuación,
arrastre la columna a la ubicación que desee.
[10]
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva
ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a
continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.
C REAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA DISEÑO

En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación , cambie a la vista Hoja de
datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación,
seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.
Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción
se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese cam po en la vista Hoja de datos. La
descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe
que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean
para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede empezar a escribir datos en la tabla en cu alquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y
haciendo clic en la primera celda vacía.
C REAR UNA TABLA MEDIA NTE UNA PLANTILLA

Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede
crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario,
puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una
de las plantillas disponibles de la lista.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen.
Para eliminar una columna . Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a
continuación, haga clic en Eliminar columna .
Para agregar una nueva columna . En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic
en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utiliza dos
habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access
agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese
tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más a delante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá
arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical,
que le indica dónde se colocará el campo.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
DEFINIR PROPIEDADES D E CAMPO EN LA VISTA DISEÑO

Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de
los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vis ta Diseño, haga clic con el
botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista
[11]
Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las
propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo .
Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en
el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo .
En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.
Propiedad Descripción
Tamaño del Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que
campo se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos
numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero
largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es
aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos . Puede
aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.
Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos
reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o
especificar un formato personalizado.
Máscara de Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan
entrada en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben
correctamente y contienen el número de caracte res necesario. Para obtener ayuda en
la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen

derecho del cuadro de propiedades.
Valor Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este
predeterminado campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de
fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro,
puede escribir Fecha() como valor predeterminado.
Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta
propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que
se especifique un valor para este campo.
AGREGAR, ESTABLECER , QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen
unívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.
¿QUÉ ES UNA CLAVE PRIN CIPAL ?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que p roporcionan a Microsoft Office
Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office
Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan
relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar
esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque u na vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para
hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla
Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Co mpradores es la clave principal
[12]
y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal
de otra tabla.
Clave principal
Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,
sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un
número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblement e, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el
nombre como la dirección contienen info rmación que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para
la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que
cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumé rico. El campo está oculto de forma
predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es
aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Un a clave principal que
contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más
probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
[13]
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza
que no habrá dos Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que con tenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.
AGREGAR UNA CLAVE PRI NCIPAL AUTONUMÉRICA

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a
una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Dis eño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar
la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo , en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores
numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números
aleatorios.
DEFINIR LA CLAVE PRIN CIPAL

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número
de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para
que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no
debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea
establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, p resione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada
campo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
[14]
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
QUITAR LA CLAVE PRINC IPAL

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán
como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el
campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de
tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertir á de que
debe eliminar primero la relación.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal
desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de fil as de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos
de la clave principal.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedi rá que cree una. Si elige
Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para
cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
IMPORTAR, ANEXAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGEN

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva
tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus
datos en otros programas y desee trab ajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. En
cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una
hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access o de diversos otros orígenes. El
proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el
procedimiento siguiente.
1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando

correspondiente al tipo de archivo qu e va a importar.
[15]
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no
aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
 Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa
en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos
en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado ) e importar los datos a
Access.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo
de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro
Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten
anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de
datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con alguno s
programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga
un vínculo a los datos del programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la
última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo
Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.
5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de
realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en
Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la
operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la

ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga cli c en Cerrar.
Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la
tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los
datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo
Tablas en el panel de exploración.
GUARDAR SUS ARCHIVOS EN EL FORMATO QUE MÁS LE CONVENGA
Nuevo formato, nueva extensión de archivo . Access 2007 usa un nuevo formato de archivo. ¿Qué le
proporciona este hecho? Varias ventajas y un par de pasos sencillos. Además, los archivos antiguos
funcionan en la nueva versión de Access.
Ventajas
¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo? Para que las bases de datos de Access 2007 sean más
seguras y más compactas. Para que la recuperación de datos sea más confiable si un archivo sufre
[16]
daños. Y para agregar algunas características que no son fáciles de incluir en una imagen, como campos
de tabla que almacenan datos adjuntos y campos con vario s valores.
ACTUALIZAR BASES DE D ATOS DE VERSIONES AN TERIORES
Si desea realizar una copia de una base de datos de una versión anterior que sea más segura, más
compacta y más fácil de recuperar en caso necesario, esto es todo lo que tiene que hacer. E n Access
2007, haga clic en el Botón de Office y use el comando Abrir para dicha base de datos. Vuelva a
hacer clic en el botón y elija Guardar como. Haga clic en Base de datos de Access 2007 .
[17]
C OMPARTIR EN UN FORMA TO MÁS ANTIGUO
Es posible que necesite compartir una base de datos de Access 2007 con alguien que esté trabajando
con una versión anterior de Access. Como puede suponer, la forma de hacerlo es crear una copia en un
formato de archivo más antiguo. Y el método para realizar esa copia es muy parecido al de actualizar una
base de datos más antigua. Abra la base de datos de Access 2007 y haga clic en el Botón de
Office . Elija Guardar como y, a continuación, haga clic en la opción correspondiente.
Algunas características nuevas de Access 200 7 requieren el nuevo formato de archivo. Si su base de
datos usa esas nuevas características e intenta realizar una copia de la misma en un formato más
antiguo, Access le indica por qué no puede conseguirlo. Si sabe que va a compartir una base de datos
con personas que no tienen Access 2007, planee su trabajo consecuentemente.
[18]
ABRIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EXISTENTE
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
 Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado

especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva
administrativa.
 Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de
multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.
 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo
sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero
no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.
 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo
exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta
en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya
está en uso".
 Haga clic en la flecha si tuada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo
exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden
seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.
CREAR LA RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS

1. En la ficha Herramientas de base de datos , en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee
modificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar.
Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de
forma individual. Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.
4. En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación
y colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro
de diálogo:
[19]
5. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

6. Realice el siguiente grupo de pasos.
HABILITAR LAS ACTUALI ZACIONES EN CASCADA EN CLAVES PR INCIPALES

1. Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene
la relación que desea cambiar.
2. En la ficha Herramientas de base de datos , en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de
conexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y
secundaria y haga clic en Modificar relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro
de diálogo:
[20]
4. Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados , asegúrese de que la casilla de

verificación Exigir integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
[21]
FORMULARIOS
CREAR UN FORMULARIO DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO
Para crear un formulario en Access 2007, haga c lic en la ficha Crear y, a continuación, en Formulario.
Access basa el nuevo formulario en el objeto de base de datos existente que ha abierto o en el que ha
seleccionado en el Panel de exploración.
El nuevo formulario se abre en la Vista Presentación y la cinta de opciones ofrece Herramientas de

presentación de formulario con dos fichas, Formato y Organizar. Herramientas de presentación de
formulario aparece en la cinta de opciones sólo cuando se pueden utilizar. Los comandos de esas fichas
hacen cambiar la apariencia de los controles y etiquetas muy fácilmente; el truco está en saber cuándo
hay que parar. Lo más importante es que se puede tener una vista previa de los cambios según se van
efectuando. Si no le gusta un cambio, puede deshacerlo utilizando CT RL+Z o el botón de la barra de
herramientas de acceso rápido .
AGREGAR REGISTROS MEDIANTE UN FORMULARIO

Los formularios de entrada de datos pueden ser una forma más fácil, más rápida y más exacta de escribir
datos. Normalmente se crean formularios cuando es necesario escribir datos en más de una tabla a la
vez. También se crean formularios cuando se quieren ocultar algunos de los campos de una tabla,
cuando una base de datos debe ser más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos de
entrenamiento) y cuando se desea asegurar que los usuarios escriben los datos con precisión.
La forma en que se usa un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden
contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botone s y hojas de datos, que son
cuadrículas que se parecen a las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles de un
formulario lee los datos o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se hace con un control
determinado depende del tipo de datos configurado para el campo de tabla subyacente, las propiedades
establecidas para ese campo y, posiblemente, las propiedades que el diseñador de la base de datos haya
establecido para cada control. En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada
[22]
de datos más comunes. Para cualquier duda referente a una base de datos específica, póngase en
contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
AGREGAR O EDITAR TEXT O EN UN CUADRO DE TE XTO

Para agregar o editar texto en un cuadro de texto, se trabaja con datos en un campo Memo o de texto.
Mientras lo hace, recuerde que puede establecer un campo Memo (o un control dependiente en el campo
Memo) para que se pueda usar formato de texto enriquecido y po der aplicar al texto de esta manera
diferentes fuentes, tamaños, estilos y colores.
Editar texto en un cuadro de texto

Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no se pueden realizar cálculos
con los números de un campo Texto o Memo.
Aplicar formato de texto enriquecido

1. Con el formulario abierto en la vista Formulario o Presentación, o bien, con la tabla abierta en la
vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al
texto.
Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los
colores, etc.
Escribir datos mediante una lista

Se pueden usar listas en formularios así como en tablas y conjuntos de resultados de consultas que están
abiertos en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.
Cuando se usa una lista en un formulario, puede que se muestre un control de cuadro combinado o un
control de cuadro de list a. Estas ilustraciones representan un control de cuadro combinado y un control de
cuadro de lista, respectivamente.
Cuando se usa una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadro
combinado de forma predeterminada.
Además, las listas admiten varios valores. Cuando aparece una lista con una casilla de verificación junto a
cada elemento de la lista, se pueden seleccionar hasta 100 elementos de la lista. Las listas multivalor que
se pueden crear sin programar son una nuev a característica de Office Access 2007 que permiten resolver
un problema común. Por ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar un
seguimiento de los problemas referentes a la atención al cliente. Si necesita asignar varias person as a un
problema, podrá usar una lista multivalor. En las versiones anteriores de Access, hubiera tenido que
realizar algún tipo de programación avanzada para crear una herramienta similar. En estas ilustraciones
se muestran algunas listas multivalor típic as.
[23]
Si lo desea, puede editar los elementos de una lista. Si el usuario o el diseñador de la base de datos
habilitan el comando, se pueden agregar, cambiar y quitar elementos de la lista directamente desde la
lista. Sin embargo, los diseñadores de base s de datos pueden optar por deshabilitar el comando, por lo
que es posible que no esté disponible para todas las bases de datos.
En las siguientes secciones se explica cómo usar y editar listas.
SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DESPLEG ABLE

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contiene la lista.
 Debe abrir los formularios en la vista Formulario o Presentación. Debe abrir las tablas y los conjuntos
de resultados de consultas en la vista Hoja de datos.
2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista y, a continuación, seleccione el elemento que
desee.
3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.
SELECCIONAR ELEMENTOS DE UN CUADRO DE LIST A

1. Abra el formulario que contiene la lista .
2. Desplácese por la lista de elementos del cuadro de lista y seleccione el elemento que desee.
3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.
SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DESPLEG ABLE DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN

 Puede usar listas desplegables de casillas de verificación en los formularios, tablas y conjuntos de
resultados de consultas. Para ello, abra los formularios en la vista Formulario o Examinar, y abra las
tablas y los conjuntos de resultados de consultas en la vista Hoja de datos.
2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DE CASI LLAS DE VERIFICACIÓN

1. Abra el formulario que contiene la lista.
 Debe abrir el formulario en la vista Formulario o Examinar.
2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

3. Active hasta 100 casillas de veri ficación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Editar los elementos de una lista

 Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjunto de resultados de
consulta. Recuerde que debe abrir los formularios en la vista Formulario o Examinar, y las tablas y
[24]
los conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos. Recuerde asimismo que el
diseñador de la base de datos o el departamento de IT puede deshabilitar este comando, por lo que
es posible que no siempre esté disponible .

2. Haga clic con el botón secundario en la lista que desee modificar y, a continuación, haga clic en
Editar elementos de lista .
Aparece un cuadro de diálogo o un f ormulario de entrada de datos. La pantalla depende del tipo de
lista que desee modificar. Access usa dos tipos de lista básicos: listas de valores y listas de
búsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de elementos que se escriben manualmente,
mientras que las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar sus datos de una o varias
tablas. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.
 Si está editando una lista de valores, use el cuadro de diálogo Editar elementos de
lista para modificar los datos de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando termine.
 Si está editando una lista de búsqueda, aparece un formulario de entrada de datos. Use
ese formulario para modificar los datos de la lista.
[25]
CONSULTAS
CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN
1. Abra la base de datos de origen; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee
anexar.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Aparece la cuadrícula de diseño de la consulta y se m uestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. Seleccione la tabla que contiene los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta.
En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica
en el diseñador de consultas:
4. Arrastre los campos que desee anexar desde la tabla hasta la fila Campo situada en la sección
inferior de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente
todos los campos, haga clic en el asterisco ( *) situado en la parte superior de la lista de campos de
tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:
[26]
En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:
5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros que desee anexar. Según sea preciso, desactive
la casilla de verificación Mostrar o presione SUPRIMIR para quitar los campos no deseados.
También puede arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño hasta que obtenga los
resultados deseados.
6. Continúe con los pasos siguientes.
C RITERIOS DE EJEMPLO PARA CONSULTAS DE SE LECCIÓN

1. En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar
en las consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los
números menores que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2006# y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de
[27]
#1/12/2006# diciembre de 2006 (ANSI -89). Si la base de datos usa los caracteres comodín
ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo:
Entre '2/2/2006' Y '1/12/ 2006'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen
caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa
(Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos
usa los caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en lugar
del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de dato s usa los
caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del
asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en vez
del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la s ecuencia de letras "ar". Si la base
de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, use el signo de
porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una
segunda cadena de 5 letr as, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya
última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres
comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de
interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros corres pondientes al 2 de febrero de 2006. Si la

base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, escriba la fecha
entre comillas simples en vez de signos de número ('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 3 0 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres
AgregFecha("M", 3, meses a partir de la fecha de hoy.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin
definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las
cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a
un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo
podría requerir un número de fax, pero podría que algunos clientes no tengan
[28]
fax. En ese caso, se incluye un par de comil las dobles sin espacios entre
ellas ("") en lugar de un número.
USAR EL ASISTENTE PARA CREAR LA CONSULTA

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados.
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.
7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga clic en Siguiente
8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si
está sumando los gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado,
usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a
continuación, en Siguiente.
9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el
nombre y los apellidos del empleado responsable.
C REAR LA CONSULTA EN LA VISTA DISEÑO

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de
pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño
de la consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En
("Río de Janeiro","São Paulo") . Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los
que el cliente está en una de estas dos ciudades.
6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.
Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.
7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo.

Reemplace [FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa") . Esto crea un alias de campo,
Año, que permite utilizar sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío.
8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila
Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de
[29]
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad] -[Detalles de
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento] . Esto crea un alias de campo, Ventas, que
calcula las ventas para cada registro.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas .
Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas , en la cuadrícula de diseño de la
consulta.
10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la f icha Tabla de
referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila.
Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta
devuelve una fila para cada ciudad).
11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado
de columna.
Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta
devuelve una columna para cada año).
12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.
Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la
consulta devuelve un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).
13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.
Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por
porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.
FORMULAR VARIACIONES DE UNA PREGUNTA UTIL IZANDO PARÁMETROS CO N UNA

CONSULTA
En ocasiones desea ejecutar una consulta q ue sólo se diferencia ligeramente de una existente. Puede
cambiar la consulta original para usar su nuevo criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones
de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cua ndo ejecuta
una consulta de parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa los
valores indicados para crear los criterios de su consulta.
1. Abra Neptuno 2007.

2. Haga clic en Barra Ancho del panel para mostrar el panel de exp loración.
Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de exploración.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta llamada
Pedidos por ciudad y haga clic en Vista de diseño en el menú contextual.
4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine 'Las
Vegas' y escriba [¿Para qué ciudad?] .
La cadena [¿Para qué ciudad?] es su solicitud de parámetro. Los corchetes indican que desea que
la consulta solicite un paráme tro, mientras que el texto (en este caso, ¿Para qué ciudad?) es la
pregunta que muestra el mensaje de solicitud.
[30]
No se puede usar ni un punto ( .) ni un signo de exclamación ( !) como texto del mensaje de solicitud
de parámetros.
5. Active la casilla de verific ación de la fila Mostrar en la columna Ciudad, de manera que los
resultados de la consulta muestren la ciudad.
6. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta solicita que indique un valor para Ciudad.
7. Escriba Nueva York, y presione ENTRAR.

Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.
¿Pero qué sucede si no conoce los valores que puede especificar? Para especificar los parámetros
de forma más flexible, use caracteres comodines como parte del mensaje:
8. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
9. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba
Como [¿Para qué ciudad?]&"*" .
En esta solicitud de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la "y" comercial ( &) y el
asterisco (*) encerrado entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres,
incluyendo caracteres comodín, para devolver una gran variedad de resu ltados. Por ejemplo, si el
usuario escribe *, la consulta devuelve todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta
devuelve todas las ciudades que empiezan por la letra "L" y si el usuario escribe *s*, la consulta
devuelve todas las ciudades que c ontengan la letra "s".

En la solicitud de consulta, escriba Nueva y presione ENTRAR.
11. Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.
REALIZAR CÁLCULOS BASADOS EN SUS DATOS

La mayor parte del tiempo, no se usan las tablas para calcular valores basados en datos de la misma
base de datos. Por ejemplo, la tabla Detalles del pedido de Neptuno 2007, no almacena los subtotales de
los productos porque el subtotal para un producto dado se calcula utilizando los datos almacenados en los
campos Cantidad, Precio y Descuentos de la tabla Detalles del pedido.
En algunos casos, los valores calculados pueden caducar porque son valores que cambian. Por ejempl o,
no debe almacenar la edad de alguien en una tabla, porque cada año tendrá que actualizar el valor; en su
lugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y a partir de ahí, use una expresión en una consulta
para calcular su edad.
Use el procedimiento siguiente para crear una consulta que calcule los subtotales del producto basados
en los datos de la tabla Detalles del pedido.
1. Abra Neptuno 2007.

2. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles del
pedido.
4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
5. En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la
primera columna de la cuadrícula de diseño de la c onsulta.
[31]
6. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del mouse en la fila
Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.
7. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:
Subtotal: ([Cantidad]*[Precio]) -([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])
Haga clic en Aceptar.

Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio
de dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho
producto y después resta el descuento total del precio total.

Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestra una lista de productos y subtotales, por orden.
9. Presione CTRL+S para guardar la consulta y, a continuación, llámela Subtotales del producto .
C ONTAR DATOS MEDIANTE UNA FILA TOTAL
Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a
continuación, seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o
Promedio.
Crear una consulta de selección básica
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tabl as que desee usar
en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de
consultas. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:
[32]
3. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.
5. De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajus te la consulta. Para ello, haga clic con el
botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga
clic en Vista Diseño. A continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de
tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrícula de diseño y presione
SUPRIMIR.
6. De manera opcional, guarde la consulta.
Agregar una fila Total
1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de
Access 2007, haga clic con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la
consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo
Vistas, haga clic en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y
se cargan los resultados en una hoja de datos.
[33]
2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.
Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos de la hoja de datos.
3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta
en la lista.
Ocultar una fila Total
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.
REFERENCIA A LAS FUNC IONES DE AGREGADO
En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se
pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado
para las consultas que para la fila Total.
Función Descripción Se usa con los tipos de datos
Suma Suma los elementos de una columna. Funciona Número, Decimal, Moneda
únicamente con datos numéricos y monetarios.
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La Número, Decimal, Moneda,

columna debe contener datos numéricos, de Fecha/Hora
moneda o de fecha y hora. La función pasa por
alto los valores nulos.
Cuenta Cuenta el número de elementos en una Todos los tipos de datos,

columna. excepto los que contienen datos
escalares extensibles y
complejos, como una columna
de listas multivalor.
Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el Número, Decimal, Moneda,

caso de los datos de texto, el mayor valor es el Fecha/Hora
último valor alfabético y Access no distingue
mayúsculas de minúsculas. La función pasa por
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el Número, Decimal, Moneda,

caso de los datos de texto, el menor valor es el Fecha/Hora
primer valor alfabético y Acce ss no distingue
[34]
mayúsculas de minúsculas. La función pasa por

Desviación Mide el grado de dispersión de los valores con Número, Decimal, Moneda
estándar respecto a un promedio (una media).
Varianza Mide la varianza estadística de todos los Número, Decimal, Moneda

valores de la columna. Esta función se puede
usar únicamente con datos numéricos y
monetarios. Si la tabla contiene menos de dos
filas, Access devuelve un valor nulo.
INTRODUCCIÓN A LOS CRITERIOS DE CONSULTA
Un criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos,
operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una
expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante:
valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. P or ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos
trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) ). Los
criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007.
En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.
Criterios Descripción
>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o

UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en
los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor
que 25 y menor que 50.
DifFecha("aaaa", Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento.

[FechaNacimiento], En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los r egistros en los que
Fecha()) > 30 el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la
fecha actual es mayor que 30 .
Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se
muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo .
Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo
en el que se apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan
[35]
operadores básicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e
incluyen referencias de campo.
Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos
que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga
que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones,
operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y
literales.
Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en
la vista Diseño. Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no
está aún en la cuadrícula de diseño, agréguelo a rrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta
hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a
la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios.
Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el
operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se
interpretan así:
Ciudad = "Chicago" Y FechaNaci miento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())
Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.
Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.
[36]
Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüed ad se ajustarán al criterio.
Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.
¿Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, ¿cómo
lo expresa?
Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla
un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrícula de diseño.
El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.
El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.
Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se
muestra a continuación:
Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())
Si necesita especificar más alternativas, use la s filas situadas debajo de la fila o.
Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:
Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta
en lugar de estar modificando continuamente los criterios . Un filtro es un criterio temporal que
cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseño de ésta.
[37]
Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con
frecuencia, puede crear una consulta de parámetros. Una cons ulta de parámetros solicita al usuario
valores de campos y luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta.
C RITERIOS PARA CAMPOS TEXTO , MEMO E HIPERVÍNCULO
Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada e n una tabla donde se
almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de
diseño.
Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte
de texto visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al
Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresión ParteDeHipervínculo. La sintaxis de
esta expresión es la siguiente: ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Cam po1],1) =
"http://www.microsoft.com/spain" , donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de
hipervínculo, Campo1 es el campo de hipervínculo y http://www.microsoft.com/spain es la dirección URL
con la que se desea coincidir.
Para incluir registros Use este criterio Resultado de la consulta
[38]
que...
Coincidan exactamente "China" Devuelve los registros en los que el campo

con un valor, como PaísRegión tiene el valor China.
China
No coincidan con un No "México" Devuelve los registros en los que el campo

valor, como México PaísRegión tiene un valor distinto de
México.
Empiecen por la cadena Como U* Devuelve los registros correspondientes a

especificada, como U todos los países o regiones cuyos nombres
empiezan por "U", como Uruguay, Uganda,
etc.
No empiecen por la No como U* Devuelve los registros correspondientes a

cadena especificada, todos los países o regiones cuyos nombres
como U empiezan por un carácter distinto de "U".
Contengan la cadena Como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a

especificada, como todos los países o regiones que contienen la
Corea cadena "Corea".
No contengan la cadena No como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a

especificada, como todos los países o regiones que no
Corea contienen la cadena "Corea".
Acaben con la cadena Como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a

especificada, como "ina" todos los países o regiones cuyos nombres
acaban con "ina" como China y Argentina.
No acaben con la No como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a

cadena especificada, todos los países o regiones cuyos nombres
como "ina" no acaban con "ina", como China y
Argentina.
Contengan valores Es Nulo Devuelve los registros en los que no hay

nulos (o que falten) ningún valor en el campo.
No contengan valores No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el

nulos valor del campo.
Contengan cadenas de "" (un par de comillas) Devuelve los registros en los que el campo
longitud cero tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por
ejemplo, los registros de ventas realizada a
otro departamento podrían contener un valor
en blanco en el campo PaísRegión.
No contengan cadenas No "" Devuelve los registros en los que el campo

de longitud cero PaísRegión no tiene un valor en blanco.
Contengan valores "" O Es Nulo Devuelve los registros donde no hay ningún
nulos o cadenas de valor en el campo, o bien, el campo tiene un
longitud cero. valor en blanco.
Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" Devuelve los registros en los que el campo
[39]
PaísRegión tiene un valor no en blanco y no

nulo.
Vayan a continuación de >= "México" Devuelve los registros de todos los países o
un valor, como México, regiones a partir de México y posteriores por
si se ordenan orden alfabético.
alfabéticamente
Estén incluidos en un Como "[A-D]*" Devuelve los registros correspondientes a

intervalo específico, los países o regiones cuyos nombres
como de la A hasta la D empiezan por las letras "A" a la "D".
Coincidan con uno de "Estados Unidos" O Devuelve los registros correspondientes a

dos valores, tales como "Reino Unido" Estados Unidos y Reino Unido.
Estados Unidos o Reino
Unido
Contengan uno de los En("Francia", "China", Devuelve los registros correspondientes a

valores de una lista "Alemania", "Japón") todos los países o regiones especificados en
la lista.
Contengan ciertos Der([PaísRegión], 1) = "y" Devuelve los registros correspondientes a

caracteres en una todos los países o regiones cuyo nombre
posición específica en el acaba con la letra "y".
valor del campo
Satisfagan requisitos de Longitud([PaísRegión]) > Devuelve los registros correspondientes a

longitud 10 los países o regiones cuyo nombre tiene
más de 10 caracteres.
Coincidan con un Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes a

modelo específico los países o regiones cuyos nombres tienen
cinco caracteres de longitud y los tres
primeros caracteres son "Chi", como China y
Chile.
C RITERIOS PARA CAMPOS N ÚMERO , MONEDA Y AUTONUMÉRICO
Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se
almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la
cuadrícula de diseño de la consulta.
[40]
Para incluir Use este

registros que... criterio Resultado de la consulta
Coincidan 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del
exactamente con un producto es 100 $.
valor, como 100
No coincidan con No 1000 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del
un valor, como producto no es 1000 $.
1000
Contengan un valor < 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor
menor que otro <= 100 que 100 $ (<100). La segunda expresión (<=100) muestra los
valor, como 100 registros en los que el precio por unidad es menor o igual que
100 $.
Contengan un valor >99,99 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor
mayor que otro >=99,99 que 99,99 $ (>99,99). La segunda expresión muestra los
valor, como 99,99 registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que
99,99 $.
Contengan uno de 20 o 25 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó
entre dos valores, 25 $.
como 20 ó 25
Contengan un valor >49,99 Y Devuelve los registros en los que el precio por unidad e stá entre
que esté incluido en <99,99 (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.
un intervalo O bien,
Entre 50
Y 100
Contengan un valor <50 O Devuelve los registros en los que el precio por unidad no está
que esté fuera de >100 entre 50 $ y 100 $.
[41]
un intervalo
Contengan uno En(20, Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25
entre varios valores 25, 30) $ ó 30 $.
Contengan un valor Como Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con
que acabe con los "*4,99" "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.
dígitos
especificados NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión,
representan cualquier número de caracteres, que también se
denominan "caracteres comodín". El carácter % no se puede
usar en la misma expresión junto con el carácter * ni con el
carácter comodín ?. El carácter comodín % se puede usar en
una expresión que también contiene el carácter comodín _.
Contengan valores Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningún
nulos (o que falten) valor en el campo PrecioUnidad.
Contengan valores No es Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo
no nulos Nulo PrecioUnidad.
C RITERIOS PARA CAMPOS FECHA /HORA
Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se
almacena información de pe didos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula
de diseño de la consulta.
[42]
Para incluir registros

que... Use este criterio Resultado de la consulta
Coincidan #2/2/2006# Devuelve los registros de las

exactamente con un transacciones que tuvieron lugar el 2
valor, como 2/2/2006 de febrero de 2006. No olvide rodear
los valores de fechas con el carácter
#, para que Access pueda distinguir
entre fechas y cadenas de texto.
No coincidan con un No #2/2/2006# Devuelve los registros de las

valor, como 2/2/2006 transacciones que tuvieron lugar en
una fecha distinta al 3 de febrero de
2006.
Contengan valores < #2/2/2006# Devuelve los registros de las

anteriores a una fecha transacciones que tuvieron l ugar
determinada, como el antes del 2 de febrero de 2006.
2/2/2006
Para ver las transacciones que
tuvieron lugar en esa fecha o antes,
use el operador <= en lugar de <.
Contengan valores > #2/2/2006# Devuelve los registros de las

posteriores a una transacciones que tuvieron lugar
fecha determinada, después del 2 de febrero de 2006.
como el 2/2/2006
Para ver las transacciones que
tuvieron lugar en esa fecha o
después, use el operador >= en lugar
de >.
Contengan valores >#2/2/2006# Y <#4/2/20 06# Devuelve los registros de las

que estén dentro de transacciones que tuvieron lugar
un intervalo de fechas entre el 2 de febrero de 2006 y el 4
de febrero de 2006.
También puede usar el operador

Entre para filtrar según un intervalo
de valores. Por ejemplo, Entre
#2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo m ismo
que >#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.
Contengan valores <#2/2/2006# O >#4/2/2006# Devuelve los registros de las

que estén fuera de un transacciones que tuvieron lugar
intervalo antes del 2 de febrero de 2006 o
después del 4 de febrero de 2006.
Contengan uno de dos #2/2/2006# O #3/2/2006# Devuelve los registros de las
[43]
valores, como transacciones que tuvieron lugar el 2

2/2/2006 o 3/2/2006 de febrero de 2006 o el 3 de febrero
de 2006.
Contengan uno entre En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, Devuelve los registros de las

varios valores #1/4/2006#) transacciones que tuvieron lugar el 1
de febrero de 2006, el 1 de marzo de
2006 o el 1 de abril de 2006.
Contengan una fecha ParcFecha("m", [FechaVent a]) = 12 Devuelve los registros de las
que sea de un mes transacciones que tuvieron lugar en
específico diciembre de cualquier año.
(independientemente
del año), como
diciembre
Contengan una fecha ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1 Devuelve los registros de las

que sea de un transacciones que tuvieron lugar en el
trimestre específico primer trimestre de cualquier año.
(independientemente
del año), como el
primer trimestre
Contengan la fecha en Fecha() Devuelve los registros de las

curso transacciones que tuvieron lugar en la
fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros en los que el campo
FechaPedido tiene el valor 2 de
febrero de 2006.
Contengan la fecha de Fecha()-1 Devuelve los registros de las

ayer transacciones que tuvieron lugar en el
día anterior a la fecha en curso. Si
hoy es el 2/2/2006, verá los registros
correspondientes al 1 de febrero de
2006.
Contengan la fecha de Fecha() + 1 Devuelve los registros de las

mañana transacciones que tendrán lugar en el
día posterior a la fecha en curso. Si
correspondientes al 3 de feb rero de
2006.
Contengan fechas que ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Devuelve los registros de las

sean de la semana en ParcFecha("ss", Fecha()) Y Año( transacciones que tuvieron lugar
curso [FechaVenta]) = Año(Fecha()) durante la semana en curso. Una
semana empieza en domingo y
termina en sábado.
Contengan fechas que Año([FechaVenta])* 53 + Devuelve los registros de las

sean de la semana ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = transacciones que tuvieron lug ar
anterior Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", durante la semana pasada. Una
Fecha()) - 1 semana empieza en domingo y
termina en sábado.
[44]
Contengan fechas que Año([FechaVenta])* Devuelve los registros de l as

sean de la semana 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) transacciones que tendrán lugar la
próxima = Año(Fecha())* semana próxima. Una semana
53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1 empieza en domingo y termina en
sábado.
Contengan fechas que Entre Fecha() Y Fecha() -6 Devuelve los registros de las
sean de los 7 últimos transacciones que tuvieron lugar
días durante los 7 últimos días. Si hoy es
el 2/2/2006, verá los registros
correspondientes al período del 24 de
enero de 2006 al 2 de febrero de
2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Devuelve los registros

que sea del mes en Y Mes([FechaVenta]) = correspondientes al mes en curso. Si
curso Mes(Ahora()) hoy es el 2/2/2006, verá los registros
correspondientes a febrero de 2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta])* 12 + Devuelve los registros

que sea del mes ParcFecha("m", [FechaVenta]) = correspondientes al mes pasado. Si
anterior Año(Fecha())* 12 + ParcFech a("m", hoy es el 2/2/2006, verá los registros
Fecha()) - 1 correspondientes a enero de 2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta])* 12 + Devuelve los registros

que sea del mes ParcFecha("m", [FechaVenta]) = correspondientes al mes próximo. Si
próximo Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", hoy es el 2/2/2006, verá los registros
Fecha()) + 1 correspondientes a marzo de 2006.
Contengan fechas que Entre Fecha( ) Y AgregFecha ("M", - Los registros de ventas de un período
sean de los 30 ó 31 1, Fecha( )) de un mes. Si hoy es el 2/2/2006,
últimos días verá los registros correspondientes al
período del 2 de enero de 2006 al 2
de febrero de 2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Devuelve los registros

que sea del trimestre Y ParcFecha("t", Fecha()) = correspondientes al trimestre en
en curso ParcFecha("t", Ahora()) curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al primer
trimestre de 2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t" Devuelve los registros

que sea del trimestre ,[FechaVenta]) = correspondientes al trimestre anterior.
anterior Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fech Si hoy es el 2/2/2006, verá los
a())- 1 registros correspondientes al último
trimestre de 2005.
Contengan una fecha Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t" Devuelve los registros

que sea del próximo ,[FechaVenta]) = correspondientes al próximo
trimestre Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fech trimestre. Si hoy es el 2/2/2006, verá
a())+1 los registros correspond ientes al
segundo trimestre de 2006.
Contengan fechas que Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros

sean del año en curso correspondientes al año en curso. Si
[45]
correspondientes al año 2006.
Contengan una fecha Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) - Devuelve los registros de las

que sea del año 1 transacciones que tuvieron lugar
anterior durante el año pasado. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2005.
Contengan una fecha Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros de las

que sea del año +1 transacciones con fecha en el año
próximo próximo. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes al año
2007.
Contengan una fecha Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros de las

que esté entre el 1 de Y Mes([FechaVenta]) <= transacciones con fechas entre el 1
enero y hoy (registros Mes(Fecha()) Y Día([FechaVenta]) de enero del año en curso y la fecha
del año hasta la fecha) <= Día (Fecha()) actual. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al período
del 1 de enero de 2006 al 2 de
febrero de 2006.
Contengan una fecha < Fecha() Devuelve los registros de las

ya pasada transacciones que tuvieron lugar
antes de hoy.
Contengan una fecha > Fecha() Devuelve los registros de las

del futuro transacciones que tendrán lugar
después de hoy.
Filtren valores nulos (o Es Nulo Devuelve los registros en los que falta
que falten) la fecha de la transacción.
Filtren valores no No es Nulo Devuelve los registros en los que se

nulos conoce la fecha de la transacción.
CONVERTIR LA CONSULTA EN UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
2. En este momento, puede anex ar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de
datos, o bien, anexar los registros a una tabla de otra base de datos.
ANEXAR REGISTROS A UN A TABLA DE LA MISMA BASE DE DATOS

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no
está seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la
tabla.
2. Haga clic en Aceptar.
En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la
cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahora
toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:
[46]
O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 en la sección anterior y si coinciden los nombres de

campo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los
campos de destino a la fila Anexar a, según se muestra a continuación:
O bien,
Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y de stino
no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic
en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal y
como se muestra aquí:
3. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar
los registros.
ANEXAR REGISTROS A UN A TABLA DE OTRA BASE DE DATOS

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
2. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base
de datos de destino.
3. En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
O bien,
Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro d e diálogo Anexar para buscar la base de
datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De
este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo
Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el
primer cuadro de diálogo Anexar.
[47]
En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la
fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso,
Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra a
continuación:
O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas
de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino
a la fila Anexar a, tal y como se muestra a continuación:
O bien,
Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino
no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic
en cada campo en blanco y seleccione el campo de destino que desee en la lista resultante, tal y
como se muestra a continuación:
4. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
5. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar

los registros.
CONVERTIR LA CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN Y

ELIMINAR LOS DATOS
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una con sulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la
sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos ( *) aparece De. La palabra
Ubicación debe aparecer en todas las co lumnas de criterios.
[48]
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
ACTUALIZAR REGISTROS
1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila
Actualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.
2. Busque el campo que contie ne los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que
cambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo.
En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los
datos.
Expresión Resultado
"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.
#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 -ago-

06.
Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza

especificado.
[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.
[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en

un 50 por ciento.
DSuma("[Cantidad] * Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con

[PrecioUnidad]", los valores IdProducto de la tabla denominada Detalles de
"Detalles de pedidos", pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas
"[IdProducto]=" & [IdProducto]) multiplicando los valores de un campo denominado Ca ntidad
por los valores de un campo denominado PrecioUnidad.
Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto

o numérica y deja los cinco caracteres que están más a la
derecha.
[49]
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero

[PrecioUnidad]) (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje :
4. Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.
Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office ,
haga clic en Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de
verificación Consultas de acción.
5. Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga
clic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón
Vista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de Access.
Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la
consulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma
predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la
consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access los quita.
[50]
INFORMES
CREAR UN INFORME DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO
Para crear un informe en Access 2007, haga c lic en la ficha Crear y, a continuación, en Informe. El nuevo
informe se abre en la Vista Presentación y la cinta de opciones ofrece Herramientas de presentación de
informe con tres fichas, Formato, Organizar y Configurar página. Estas fichas aparecen en l a cinta de
opciones sólo cuando se pueden utilizar. Use los comandos de esas fichas para cambiar la apariencia de
los controles y etiquetas, o para seleccionar márgenes, tamaño de papel y otras opciones de impresión.
Naturalmente, puede tener una vista pre via de los cambios según se van efectuando.
CREAR INFORMES SENCILLOS

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007 , desde los más sencillos a
los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe.
Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas
por zona comercial, primer o debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el
registro y en qué tablas o consultas residen.
Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe
utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le
guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas
proporcionadas.
ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROS

Los informes constan de información extraíd a de una tabla o consulta, así como de la información
almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que
proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los
campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de
[51]
registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más
consultas como origen de registros. Puede que dichas consu ltas ya existan en la base de datos, o bien,
puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe.
CREAR UN INFORME MEDIANTE LA HERRAMIENTA DE INFORMES

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente
sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta
subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en
última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede
guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a
sus propósitos.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consu lta en la que desea basar el informe.
2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o
consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe,
Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.
CREAR UN INFORME MEDIANTE EL ASISTENTE PARA INFORMES

Puede utilizar el Asistente p ara informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer
en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los
campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antema no las relaciones entre
las tablas y consultas.
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en
Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo
para ver mejor determinados detalles.
Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en
Finalizar después de seleccionar los cam pos de la primera tabla o consulta en la primera página del
Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en
los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos ne cesarios. A
continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.
CREAR ETIQUETAS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA ETIQUETAS

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.
1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para
las etiquetas haciendo doble clic en ella.
2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
[52]
3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquet as. En la última, haga clic en
Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se
imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles.
Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran
los datos en una sola columna.
CREAR UN INFORME UTILIZANDO LA HERRAMIENTA INFORME EN BLANCO

Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el A sistente para informes, puede utilizar la
herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy
rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El
siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de

campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos
subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se
enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se
muestra a la derecha de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que
contienen los campos que desea ver en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y
seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo,
título, números de páginas o la fecha y hora del informe.
INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DEL INFORME

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la
vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender c ómo funciona cada sección. Por ejemplo, la
sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la
lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
 Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado
del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de
portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza
la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se
calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
 Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cad a página. Por ejemplo, para
repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
 Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza
para imprimir el nombre del grupo. Por eje mplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por
productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se
[53]
coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad
resultante de la suma corresponde al grupo actual.
 Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los
controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
 Pie del grupo Esta sección se imprime al final de ca da grupo de registros. Los pies de grupo se
utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.
 Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para
imprimir números de página o información sobre cad a página.
 Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se
utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.
En la vista Diseño, el pie del informe aparece debaj o del pie de página. Sin embargo, cuando se
imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página,
justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.
INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLES

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con
información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.
 Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta
se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores
contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números,
valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto.
Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría
obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
 Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son
controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información,
líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un
control independiente.
 Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son
controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una
expresión como el origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores
(como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un
único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un art ículo
con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor
constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o
bien, de un control incluido en el informe.
Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles
dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los
controles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo
Controles en la ficha Diseño.
Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el
campo del cual toma los datos el control. Pued e crear un control enlazado con el campo seleccionado
arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos
[54]
muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de
campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .
Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio
control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de
propiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:
 Un control dependiente lleva adjunta un a etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el
nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que
no es necesario escribir manualmente el título.
 Los controles dependientes heredan muchos de lo s mismos valores del campo de la tabla o consulta
subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto,
puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree
un control dependiente de dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad
OrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad
OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl" en la Ayu da.
AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA PRESENTACIÓN

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación.
Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y
agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer
las propiedades para el informe y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el
panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .
Access muestra el informe en la vista Presentación.
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus
controles y secciones. Para most rar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe.
Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .

Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA DISEÑO

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabaja ndo en la vista Diseño. Puede agregar nuevos
controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite
tener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .
Access muestra el informe en la vista Diseño.
[55]
La hoja Propiedades se utiliza para modificar las pro piedades del informe en sí y los controles y secciones
que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta
subyacentes. Para mostrar el pane l Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
 En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .
 Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe
donde desee mostrarlo.
Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en l os
campos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.
Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada
uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiq ueta junto a cada uno de ellos.
AGREGAR CONTROLES AL INFORME

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea
al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros contro les en la
vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.
Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.
Access muestra el nombre de la herramienta.
Crear un control utilizand o las herramientas del grupo Controles
1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo,
para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .
2. Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del
control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la
herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tam año
deseado.
3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento
siguiente:
1. Haga clic en el control para seleccionarlo.
2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas
.
3. Arrastre el control a la ubicación deseada.
[56]
Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro
de texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una
expresión en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato.
Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:
 En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
 Presione F4.
GUARDE EL TRABAJO
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe
sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si camb ian las necesidades del
informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
Guarde el diseño del informe
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido .
2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic
en Aceptar.
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe

en, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.
VER, IMPRIMIR O ENVIAR EL INFORME COMO MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual,
pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe,
puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
VER EL INFORME
Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el
informe y de los datos:
 Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de
imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.
 Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.
 Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista
preliminar.
[57]
Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista
preliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.
Ver el informe en la vista Informe
La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el
panel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración
para verlo en la vista Informe.
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes
Trabajar con los datos en la vista Informe

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas
completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación
puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedi mientos:
 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
 Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en
Copiar.
 Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.
Mostrar sólo las filas que des ee usando filtros

Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la
columna "País/región" y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento
siguiente:
1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.
2. Haga clic en Igual a "Canadá".
Access creará y aplicará el filtro.
Crear un filtro más detallado
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.
2. Haga clic en Filtros comunes.

3. Haga clic en la condición del filtro deseada.
4. Especifique los criterios.
Activar y desactivar un filtro

Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo
Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se
desactiva.
Quitar un filtro
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.
2. Haga clic en Quitar filtro.
Una vez que se haya eliminado un fil tro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro.
Tendrá que volver a crear el filtro.
[58]
Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo,
cuando vuelva a abrir el informe, Acces s no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha
Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

Haga clic con el botón secundario en el informe en e l panel de exploración y, a continuación, haga clic en
Vista preliminar en el menú contextual.
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para
ir directamente a cualquiera de ellas.
Haga clic para mostrar la primera página.

Haga clic para mostrar la página anterior.
Haga clic para mostrar la página siguiente.
Haga clic para mostrar la última página.
Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta .
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la
disposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el
efecto del zoom, haga clic de nuevo. También p uede utilizar el control del zoom en la barra de estado de
Access para acercar o alejar la imagen.
Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:
 En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar .
 Haga clic con el botón s ecundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista
Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,
Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el
grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.
IMPRIMIR EL INFORME
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado.
Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u
orientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso
establecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de
impresión.
Cambiar la configuración de página
[59]
1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier

vista, pero Vista preliminar es mejor porqu e puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio
realizado.
2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en
Horizontal para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del
papel; en Márgenes para ajustar los márgenes, etc.

3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse
de que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.
Enviar el informe a una impresor a

1. Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.
2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.
Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
3. Especifique las opciones deseadas, como la i mpresora, el intervalo de impresión o el número de

copias.
4. Haga clic en Aceptar.
E NVIAR EL INFORME POR CORREO ELECTRÓNICO

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una
copia de papel.
1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón
Microsoft Office y, a continuación, en Correo electrónico .

2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como , dentro de la lista Seleccionar el formato de
resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

4. En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.
[60]
MACROS
CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS MACROS EN ACCESS 2007
En este capítulo, se explica el concepto de macro y su utilidad para ahorrar tiempo automatizando tareas
que se efectúan con frecuencia. Se analizan los concept os básicos relacionados con la creación y el uso
de macros y también se mencionan mejoras en las macros en Microsoft Office Access 2007.
OBTENER INFORMACIÓN S OBRE EL GENERADOR DE MACROS
El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros:
En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la
flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
En la ventana del Generador de macros, se crea la lista de acciones que se desea realizar al ejecutar la
macro. Al abrir por primera vez el Generador de macros, se muestran las columnas Acción, Argumentos
y Comentario.
[61]
En Argumentos de acción , se especifican y modifican los argumentos en la parte izquierda de cada
acción de macro, si es necesario. En la parte derecha se muestra un cuadro de descripción que contiene
una breve descripción de cada acción o argumento. Haga clic en una acción o argumento de a cción para
leer la descripción del cuadro.
Puede utilizar los comandos de la ficha Diseño del Generador de macros para crear, probar y ejecutar
una macro.
En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha Diseño.
Grupo Comando Descripción
Herramientas Ejecutar Realiza las acciones incluidas en la macro.
Paso a paso Habilita el modo de paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en

este modo, las acciones se realizan de una en una. Cada vez
que finaliza una acción, se muestra el cuadro d e diálogo Macro
paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de diálogo
para pasar a la siguiente acción. Haga clic en Detener todas las
macros para detener ésta y todas las demás macros en
ejecución. Haga clic en Continuar para salir del modo paso a
paso y realizar las acciones restantes sin interrupciones.
Generador Este botón se habilita cuando se especifica un argumento de

acción que puede contener una expresión (expresión: cualquier
combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes,
funciones y nombres de campos, controles y propiedades que
evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,
manipular caracteres o probar datos.) . Haga clic en Generador
para abrir el cuadro de diálogo Generador de expresiones , que
puede utilizar para crear la expresión.
Filas Insertar filas Inserta una o varias filas de acción en blanco sobre la fila o filas
seleccionadas.
Eliminar filas Elimina la fila o filas de acción s eleccionadas.
Mostrar u Mostrar todas Muestra más o menos acciones en la lista desplegable Acción.
ocultar las acciones
Para mostrar una lista más larga de acciones de
macro, haga clic en Mostrar todas las acciones . Cuando
haya una lista más larga dispon ible, el botón Mostrar
todas las acciones aparece seleccionado. Si selecciona
una acción de macro de esta lista más larga de acciones
de macro, es posible que tenga que conceder a la base de
datos un estado de confianza explícita para poder ejecutar
la acción.
Para cambiar de una lista larga de acciones de macro

a una lista corta que contenga únicamente las acciones de
[62]
macro que puede utilizar en una base de datos sin el

estado de confianza asignado, asegúrese de que el botón
Mostrar todas las acciones no está seleccionado.
Nombres de Muestra u oculta la columna Nombre de macro. Los nombres de

macro macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir
las macros unas de otras, pero son opcionales en los demás
casos..
Condiciones Muestra u oculta la columna Condición. Esta columna sirve para

especificar expresiones que controlen cuándo se realiza una
acción.
Argumentos Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna

contiene los argumentos de cada acción de macro y permite leer
la macro más fácilmente. Si no aparece la columna
Argumentos, tendrá que hacer clic en cada acción y leer los
argumentos en Argumentos de acción . No puede especificar
argumentos en la columna Argumentos.
¿QUÉ ES UNA MACRO ?
Una macro es una herramienta que permite a utomatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios,
informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento
AlHacerClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten
cada vez que se haga clic en el botón.
En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se
escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en
una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten
mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA) . Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en
VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.
Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos.
Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede
tratarse de una macro independiente (un objeto independien te en la base de datos), que luego se asocie
al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento
AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos
maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.
[63]
Para mostrar el Generador de macros
En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la
flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
EXPLICACIÓN DE LAS MACROS
El término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro inde pendientes (es decir, los
objetos que se ven en Macros en el panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede
contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros. Un grupo de macros se
representa en el panel de exploración c omo un objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros
contiene más de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero
a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca
en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro.
Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las acciones requieren argumentos.
Además, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y agregar con diciones para
controlar la forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se describen estas funciones de
forma más detallada.
[64]
NOMBRES DE MACRO
Si un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres de macro. Se puede h acer
referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe
asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de macro no está visible en el Generador
de macros, haga clic en Nombres de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseño.
ARGUMENTOS
Un argumento es un valor que proporciona información para la acción, como la cadena que se debe
mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios
y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de acción , en la parte
inferior del Generador de macros.
Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es la columna Argumentos, que
permite ver (pero no editar) l os argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta forma,
es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario seleccionar una acción para mostrar los
argumentos. Para mostrar la columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el grupo
Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.
C ONDICIONES
Una condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para que se pueda realizar una acción. Se
puede utilizar cualquier expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o
lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor.
Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) que pueda dar como
[65]
resultado True/False o Sí/No. La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado False,
No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la acción se ejecutará.
Para que una condición pueda controlar más de una acc ión, escriba unos puntos suspensivos (...) en la
columna Condición para cada acción subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la
expresión devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones. Si la condición
devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se ejecutarán.
Para mostrar la columna Condiciones en el Generador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones .
Use esta expresión para llevar a cabo la acción Si:
[Ciudad]="París" París es el valor de Ciudad en el campo en el

formulario desde el cual se ejecutó la macro.
DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 Hay más de 35 entradas en el campo IdPedido

de la tabla Pedidos.
DCont("*", "Detalles de pedido", Hay más de tres entradas en la tabla Detalles

"[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedido]")>3 de pedido para las cuales el campo IdPedido de
la tabla coincide con el campo IdPedido del
formulario Pedidos.
[FechaEnvío] Entre #2-Feb-2006# Y #2-Mar-2006# El valor del campo FechaE nvío del formulario
desde el cual se ejecuta la macro no es anterior
a 2-Feb-2006 y no es posterior a 2-Mar-2006.
Formularios![Productos]![UnidadesEnStock]<5 El valor del campo UnidadesEnStock del

formulario Productos es menor que cinco.
EsNulo([Nombre]) El valor Nombre del formulario desde el que se

ejecuta la macro es nulo (Null: valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la
palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
campos, como los de clave principal, no pueden
contener Null.) (no tiene valor). Esta expresión
es equivalente a [Nombre] Es Nulo.
[PaísRegión]="UK" Y El valor en el campo País o región del

Formularios![TotalVentas]![Tot alPedidos]>100 formulario desde el que se ejecuta la macro es
UK, y el valor del campo TotalPedidos del
formulario TotalVentas es mayor que 100.
[País o región] En ("Francia", "Italia", "España") Y El valor en el campo País o región del
Longitud([CódigoPostal])<>5 formulario desde el cual se ejecuta la macro es
Francia, Italia o España y el código postal no es
de 5 caracteres de longitud.
[66]
CuadroMsj("¿Confirmar cambios?",1)=1 Se hace clic en Aceptar en un cuadro de

diálogo donde la función CuadroMsj muestra
"¿Confirmar cambios?". Si hace clic en
Cancelar en el cuadro de diálogo, Access omite
la acción.
[Variables temporales]![ResultadoCuadroMsj]=2 La variable temporal que se utiliza para

almacenar el resultado de un c uadro de
mensaje se compara con 2 (vbCancel=2).
Para hacer que Access omita temporalmente una acción, especifique False como condición. Omitir
temporalmente una acción puede ser de utilidad cuando esté tratando de solucionar problemas en una
macro.
ACCIONES DE MACRO
Las acciones son los bloques de creación para generar las macros. Access proporciona una gran
cantidad de acciones entre las que elegir, que habilitan una amplia variedad de comandos. Por ejemplo,
algunas de las acciones más utilizadas sirven p ara abrir un informe, buscar un registro, mostrar un cuadro
de mensaje o aplicar un filtro a un formulario o un informe.
CREAR UNA MACRO INDEP ENDIENTE
1. En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible,
haga clic en la flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en
Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. Agregue una acción a la macro:
 En el Generador de macros, haga clic en la primera celda vacía de la columna
Acción.
 Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de
acciones disponibles y, a continuación, seleccione la acción que desee.
[67]
 En Argumentos de acción (en la parte inferior del Generador de macros),
especifique argumentos para la ac ción, si es necesario.
[68]

Manual Access Basico 2007

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Access Basico 2007

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Capacitación Informática y Extensión Profesional

CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN .............................................................................................. 26

Crear un filtro más detallado ................................................................................................................... 58

CONOCER LA NUEVA APARIENCIA

La barra de herramientas de acceso rápido

TRABAJAR CON LA CINTA DE OPCIONES

C REAR SU PROPIA BARRA DE HERRAMIENTAS DE A CCESO RÁPIDO

Una barra de herramientas de acceso rápido personalizada

ADMINISTRAR SU TRABAJO CON EL BOTÓN DE OFFICE

Haga clic en el Botón de Office y verá:

Un menú de comandos básicos para trabajar con archivos.

Una lista de los documentos recientes.

ADMINISTRACIÓN DE ARC HIVOS

Seleccionar una plantilla; asignar un nombre a su base de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO

Haga clic en Crear.

AGREGAR UNA TABLA

C REAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA HOJA DE DATOS

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

C REAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA DISEÑO

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

C REAR UNA TABLA MEDIA NTE UNA PLANTILLA

continuación, haga clic en Eliminar columna .

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

DEFINIR PROPIEDADES D E CAMPO EN LA VISTA DISEÑO

la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen

AGREGAR, ESTABLECER , QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL

¿QUÉ ES UNA CLAVE PRIN CIPAL ?

AGREGAR UNA CLAVE PRI NCIPAL AUTONUMÉRICA

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

DEFINIR LA CLAVE PRIN CIPAL

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

QUITAR LA CLAVE PRINC IPAL

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

IMPORTAR, ANEXAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGEN

1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la

GUARDAR SUS ARCHIVOS EN EL FORMATO QUE MÁS LE CONVENGA

ACTUALIZAR BASES DE D ATOS DE VERSIONES AN TERIORES

C OMPARTIR EN UN FORMA TO MÁS ANTIGUO

Office . Elija Guardar como y, a continuación, haga clic en la opción correspondiente.

ABRIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EXISTENTE

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado

CREAR LA RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS

5. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

HABILITAR LAS ACTUALI ZACIONES EN CASCADA EN CLAVES PR INCIPALES

4. Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados , asegúrese de que la casilla de

El nuevo formulario se abre en la Vista Presentación y la cinta de opciones ofrece Herramientas de

herramientas de acceso rápido .

AGREGAR REGISTROS MEDIANTE UN FORMULARIO

AGREGAR O EDITAR TEXT O EN UN CUADRO DE TE XTO

Editar texto en un cuadro de texto

Aplicar formato de texto enriquecido

Escribir datos mediante una lista

En las siguientes secciones se explica cómo usar y editar listas.