Software pentru

Managementul Proiectelor II

Modelarea Proiectelor cu
Spider
p Project
j Professional

Suport Curs Master MIP-II

Augustin Purnus

2011
 Structura Cursului
„ Prezentare Generala 3 „ Simularea Veniturilor si a Aprovizionarii 49
„ Aspectele abordate in managementul proiectelor 4 „ Simularea Finantarii Proiectelor 49
„ Spider Project – Caracteristici Functionale 8 „ Cash-Flow-ul Proiectelor 50
„ Success Driven Project Management 12 „ Simularea Aprovizionarii cu Materiale 54
„ Fereastra Principala 14 „ Ajustarea Planificarii si Autorizarea 55
„ Meniul File 15 „ Fragmente Tipice de Proiect 55
„ Configurarea Parametrilor 16 „ Compunerea Modelului de Proiect 56
„ Deschiderea unui Proiect Existent 16 „ Calculul Planificarii 57
„ Deschiderea unui Document Existent 16 „ Analiza Planificarii 57
„ V d il Proiectului
Vederile P i t l i 17 „ Aj t
Ajustarea Pl
Planificarii
ifi ii 57
„ Graficul Gantt al Activitatilor 18 „ Autorizarea Planificarii 58
„ Tabelele Spider Project 19 „ Elaborarea Rapoartelor 59
„ Documentele Spider Project 19 „ Tipuri de Rapoarte 59
„ Etapele de Lucru cu Spider Project 20 „ Clasificarea Rapoartelor Spider Project 59
„ Crearea Modelului de Proiect 23 „ Crearea Rapoartelor Generale Tabelare 59
„ Crearea unui Nou Proiect 23 „ Crearea Rapoartelor Generale Grafice 60
„ Crearea Structurilor Work Breakdown Structure (WBS si Grafice Gantt) 24 „ Simularea Riscurilor 62
„ Crearea Activitatilor 25 „ Analiza la Risc 62
„ Tipuri de Activitati 26 „ Abordarea Celor Trei Scenarii 62
„ Formularul de Proprietati a Activitatilor 27 „ Stabilirea Datelor Tinta 63
„ Relatii de Conditionare intre Activitati, Crearea Graficului Retea 28 „ Proiectul Tinta 63
„ Definirea Resurselor 29 „ Planificarea Critica 63
„ Formularul de Proprietati a Resurselor 30 „ Tendinta Probabilitatii la Succes 64
„ Productivitatea Resurselor 30 „ Monitorizarea Proiectului 65
„ Graficul Gantt al Resurselor 30 „ Progresul Proiectului 65
„ Structura de Descompunere a Resurselor 31 „ Formularul de Monitorizare 67
„ Multi-Resurse 31 „ Actualizarea Activitatilor 68
„ Calificarea Resurselor 32 „ Transferul Datelor Actualizate 70
„ Echipe de Resurse 32 „ Analiza Performantelor Proiectului 71
„ Alocarea Resurselor 33 „ Compararea a doua Versiuni de Proiect 71
„ Calendare 33 „ Analiza Variatiilor 71
„ Materiale 35 „ Analiza Earned Value 72
„ Alocarea Materialelor 35 „ Tendinte ale Probabilitatii la Succes 73
„ Componente de Cost 36 „ Filtre, Formule si Scripturi 74
„ Al
Alocarea Componentelor
C t l de
d Cost
C t 37 „ Filt
Filtre 74
„ Centre de Cost, Resurse si Materiale 37 „ Formule 75
„ Campuri Definite Utilizator 38 „ Scripturi 75
„ Calculul Planificarii Proiectului 39 „ Imprimarea Rapoartelor 76
„ Definitii 39 „ Setari de Imprimanta 76
„ Optiuni de Calculul Planificarii fara Constrangeri de Resurse 41 „ Setari Predefinite de Imprimare 76
„ Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse 41 „ Imprimare 76
„ Drumul Critic al Resurselor 42 „ Bibliografie 77
„ Stabilitatea Calculului Planificarii 47

2
 Prezentare Generala
„ Desfasurarea cu succes a proiectelor este rezultatul unui bun management, a coordonarii resurselor, a colaborarii dintre participanţi, a unei
bune informari a factorilor de decizie si, nu in ultimul rand, a unei munci asidue. Pe masura ce proiectele devin din ce in ce mai complexe si
organizatiile
g se dezvolta,, asigurarea
g unui management
g de proiect
p de succes devine din ce in ce mai importanta.p In ultimii ani am asistat la o
adevarata revoluţie in domeniul comunicatiilor si comertului electronic care a dizolvat practic granitele prin care in mod traditional se definea
managementul proiectelor. Astazi, managementul proiectelor necesita o abordare cuprinzatoare, la nivelul intregii organizatii si o inţelegere a
tuturor aspectelor de detaliu care au efect asupra desfasurarii proiectelor.
„ Managementul proiectelor implica planificarea, conducerea, coordonarea si controlul activitatilor si resurselor necesare pentru a duce la bun
sfarsit proiectul, respectand restrictiile de natură tehnica, calitativa, de timp si economice impuse acestuia, intr-un mediu de risc.
„ Derularea proiectelor in lipsa unor instrumente adecvate,
adecvate este astazi imposibil de realizat
realizat.
„ Necesitatea planificarii si controlului informatiilor care integreaza scopul proiectului cu desfasurarea in timp, resursele si riscurile, a fost
recunoscuta de mult ca avand o importanta decisiva in managementul cu succes al proiectelor. Din pacate, cele mai multe metode si pachetele
software adiacente nu satisfac in mod adecvat aceste necesitati. Cercetarile si experienta acumulata in ultimii douazeci de ani in acest domeniu
au condus la dezvoltarea unui set de metode care integreaza cu adevarat informatiile legate de scop, desfasurarea in timp, resurse si riscuri.
„ In ultimii 18 ani in Romania s-au remarcat cateva sisteme informatice de management al proiectelor care au cautat sa acopere necesitatea de
gestionare a informatiilor din acest domeniu.
domeniu
„ In esenta, acestea au fost folosite in special in planificarea si controlul investitiilor din punct de vedere al timpului, fara a se acorda importanta
cuvenita analizei resurselor, costurilor si riscurilor. Pe de o parte, aceasta necesita o buna organizare interna a companiei, cu proceduri stricte
de comunicare, iar pe de alta parte, personal avizat in utilizarea responsabila a acestor sisteme informatice. Nu in ultimul rand, aplicarea greoaie
se datoreaza lipsei de suport din partea managementului superior al companiilor care au achizitionat aceste sisteme.
„ La ora actuala cele mai raspandite sisteme informatice de management al proiectelor sunt Microsoft Project si Primavera Project Planner for
E t
Enterprise.
i D
Desii s-au facut
f t eforturi
f t i constante
t t d de adaptare
d t lla conditiile
ditiil specifice
ifi dindi Romania,
R i nici
i i unull dintre
di t acestea
t nu a reusit it sa
multumeasca pe deplin utilizatorii. Ultimul si cel mai complex sistem de project management care a fost lansat pe piata Romaneasca in anul
2004 este Spider Project.
„ Spider Project este un sistem informatic integrat de management al proiectelor adresat profesionistilor, care dispune de functionalitati ce nu se
mai gasesc in alte produse similare si are la baza cele mai avansate tehnologii de management al proiectelor cum ar fi Success Driven Project
Management si Resource Critical Path, o generalizare a Critical Chain, alaturi de abordarile traditionale. Spider Project castiga competitia cu
celelalte
l l lt sisteme
i t de
d managementt de d proiect,
i t datorita
d t it functionalitatilor
f ti lit til llargii sii a solutiilor
l tiil maii bune
b pe care lel ofera,
f permitand
it d luarea
l celor
l maii
potrivite, justificate si verificate decizii privind desfasurarea proiectelor, pentru executia proiectelor mai repede, mai bine si cu costuri cat mai
reduse, precum si pentru obtinerea celor mai complete informatii privind proiectele in derulare.
„ Spider Project este unicul sistem profesional de management al proiectelor care asigura integrarea completa a datelor pornind de la estimare,
bugetare, calculul planificarii, managementul resurselor, achizitii, contracte, managementul financiar si riscurile proiectului, intr-o singura
aplicatie.
„ Spider Project este un sistem informatic proiectat si dezvoltat pe baza unei mari experiente practice in managementul proiectelor si luand in
considerare cerintele, prioritatile si particularitatile pietei Est Europene.
„ Arhitectura sistemului permite lucrul intr-o structura deschisa, iar facilitatile incluse fac din Spider Project un sistem complet care pune la
dispozitia managerilor de project şi a managementului superior toate instrumentele si informatiile legate de modul de derulare a proiectelor atat
din punct de vedere al stadiului fizic cat si din punct de vedere al resurselor si costurilor, finantarii si riscurilor.
„ Spider Project este dezvoltat in urmatoarele variante:
„ Spider Project Professional, Spider Project Desktop Plus, Spider Project Desktop, Spider Project Lite si Spider Project Viewer

3
 Prezentare Generala
Scop
Aspectele abordate in managementul proiectelor Comunicare Timp
„ Aspectele proiectelor – Scop, Timp, Resurse Umane, Costuri, Finantare,
Achizitii, Contracte, Riscuri, Portofoliu, Arhive si Comunicare -, trebuie
tratate cu aceeasii importanta.
i Arhive Resurse
Umane
„ Spider Project se integreaza cel mai bine in cerintele de management al
proiectelor permitand cresterea economiilor si reducerea semnificativa a
riscurilor prin furnizarea unui control complet prin:
„ Cele mai bune planificari si utilizarea optima a resurselor Managementul
proiectului; Portofolii Materiale
P i t l
Proiectelor
„ Managementul Costurilor utilizand tehnicile Earned Value si Success
Probability Trends pentru identificarea si rezolvarea rapida a
potentialelor probleme;
„ Managementul Financiar si calculul Valorii Nete Actualizate, Rata Riscuri
Interna de Recuperare si Perioada de Recuperare; Costuri

„ Calculul cash-flow-ului
cash flow ului pentru toate articolele de cheltuieli si centre
de cost, precum si pentru orice material utilizat in cadrul proiectului.
„ Calculul planificarii cu constrangeri financiare si de materiale; Contracte Finantare

„ Simularea nu doar a cheltuielilor si consumului de materiale, dar si Achizitii

a finantarii si aprovizionarii cu materiale;

„ Managementul Achizitiilor si Managementul Contractelor;
A
Aspectele
t l abordate
b d t ini managementul
t l proiectelor
i t l
„ Simularea Riscurilor si calculul rezervelor de contingenta necesare
(incluzand buffere de Proiect) si probabilitatea curenta de
indeplinire a tintelor parametrilor de proiect;
„ Sistem de urmarire integrat care permite nu numai ajustarea volumului de lucrare si a duratelor ramase de executat, dar si obtinerea de
rapoarte in executia proiectului pentru orice element al acestuia si pentru orice perioada de timp;
„ Managementul Portofoliilor prin consolidarea - distribirea proiectelor si sincronizarea obiectivelor organizatiei cu obiectivele proiectelor;
„ Asigura economii generale de 15% -20% din costul total al proiectelor atunci cand este utilizat impreuna cu tehnicile Success Probability
Trend si Earned Value, precum si cu proceduri corespunzatoare de management al proiectelor.
„ Managementul Timpului
„ Spider Project asigura cele mai bune planificari si utilizarea optima a resurselor. Poate
modela orice proces care se desfasoara in timp si furnizeaza planurile cele mai fezabile
si realiste pentru realizarea investitiilor, fara a avea vreo limitare din punct de vedere al
datelor.
„ Planificarile tinand seama de constrangerile de resurse, finantare si materiale realizate
de Spider Project sunt caracterizate prin duratele cele mai reduse ale proiectului si prin
urmare, prin costuri mult mai scazute decat cele realizate de alte pachete de programe
de management de proiect
proiect.
„ Calculeaza Drumul Critic al Resurselor (Critical Chain) si permite obtinerea de rezerve
fezabile ale activitatilor.
„ Desfasurarea activitatilor se bazeaza pe volumul de lucrare ce trebuie realizat si pe
productivitatea resurselor alocate. 4
 Prezentare Generala
„ Managementul Resurselor
„ Spider Project este singurul sistem de Project Management care
simuleaza corect alocarea partiala a resurselor
resurselor. Spre deosebire de
alte sisteme de Project Management, Spider Project tine seama
atat de numarul alocat de resurse, cat si de incarcarea de munca
pentru executarea activitatii. In planificarea si urmarirea proiectelor,
Spider Project utilizeaza normele specifice domeniului de activitate
al companiei.
„ Urmarirea proiectului se poate realiza atat prin Procentul de
Realizare, cat si prin Volumele de Lucrari Realizate.
„ Managementul Costurilor
„ Pentru Managementul Costurilor, Spider Project utilizeaza componente de cost care
ajuta la stabilirea estimarilor de referinta si la controlul bugetului. Aceasta permite
estimarea, planificarea si urmarirea cu acuratete a veniturilor, cheltuielilor, salariilor,
costurilor cu echipamente etc.etc
„ Pe langa atribuirea costului pe ora a resurselor umane si echipamentelor si a
costurilor pe unitatea de masura a materialelor, costul poate fi atribuit direct
activitatilor si alocarilor.
„ Calculul costurilor proiectului se poate face in diferite valute, Spider Project permitand
crearea si utilizarea pentru planificare, urmarire si raportare, a unui numar nelimitat
de centre de cost
cost, de resurse si de materiale
materiale.
„ Centrul de Cost in Spider Project reprezinta suma componentelor de cost alese,
calculate pentru un grup de resurse si materiale. Acestea pot fi utilizate in procesul de
optimizare financiara a proiectului.
„ Managementul Financiar
„ Construirea bugetelor anuale care sa tina seama de previziunile
proiectelor, planurile de lucru ale programelor si datele privind
costurile detaliate, este o adevarata provocare.
„ Doar Spider Project integreaza informatiile detaliate despre
costuri, planificarea financiara si planificarea achizitiilor intr-o
singura solutie.
„ Rezultatul il reprezinta cunoasterea impactului planificarii
proiectului asupra costurilor, finantarii si aprovizionarii, pentru
luarea celor mai potrivite decizii.
„ Cea mai mare provocare o constituie predictia si urmarirea
proiectelor si portofoliilor de proiecte prin prisma finantarii si
platilor. Consolidarea acestor informatii la nivelul intregii
organizatii reprezinta dezideratul oricarui manager.
manager Spider Project
asigura obtinerea acestor informatii vitale organizatiilor, intr-o
maniera extrem de facila si flexibila si permite elaborarea de
scenarii alternative care sa furnizeze solutia optima la nivelul
organizatiei si la nivelul proiectelor.
5
 Prezentare Generala
„ Managementul Financiar
„ Spider Project permite calculul si analiza cash-flow-ului atat la
nivelul proiectelor
proiectelor, cat si la nivelul multi
multi-proiectelor
proiectelor si
portofoliilor de proiecte.
„ Spider Project simuleaza nu numai cheltuielile si consumurile de
materiale, dar si veniturile, productia si aprovizionarea.
„ Algoritmii de nivelare Spider Project calculeaza planificarea cu
constrangeri de resurse tinand seama nu doar de limitarile de
resurse dar si de cele financiare si de materiale
resurse, materiale. Aceste limitari se
pot aplica atat costului total, cat si oricarei componente ori centru
de cost, resurse sau material.
„ Spider Project dispune de cel mai avansat algoritm de calcul al
planificarii cu constrangeri de resurse existent astazi in lume,
conducand sistematic la planificari mai reduse, mai realiste si mai
fezabile.
fezabile
„ Managementul Achizitiilor
„ Managementul Achizitiilor va permite inregistrarea si urmarirea informatiilor
privind articolele de achizitionat si scopul lor, incluzand materiale,
echipamente sau forta de munca.
„ Spider Project calculeaza fluxurile pentru orice articol si impactul asupra
termenelor, costurilor, Valorii Nete Actualizate, Ratei Interne de Recuperare
si Perioadei de Recuperare.
„ Planificarea cu Constrangeri de Resurse va furniza previziunea optima in
conditiile existente de asigurare a resurselor umane, finantare si
aprovizionare cu materiale, ajutand la definirea termenelor si cantitatilor
(sau sumelor) corespunzatoare de achizitionat (sau asigurat),
asigurat) in scopul
evitarii intarzierilor si a depasirilor de buget.
„ Managementul Riscurilor
„ Spider Project simuleaza nu numai incertitudinile dar si riscurile, permite creearea de scenarii
optimiste, probabile si pesimiste de realizare a proiectului, calculand datele dorite, consumurile de
materiale si costurile care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor stabilite de utilizator.
„ D fi i
Definirea datelor
d t l tinta
ti t (termene,
(t necesar de
d costuri
t i sii materiale)
t i l ) permite
it utilizatorilor
tili t il sa obtina
bti
informatii cu privire la probabilitatea de atingere a succesului, precum si rezervele care exista la
nivelul activitatilor proiectului.
„ Pe perioada desfasurarii proiectului Spider Project controleaza Probabilitatea Actuala la Succes
(PAS). Tendintele Probabilitatii Actuale de Succes sunt cele mai bune instrumente de analiza a
performantelor proiectului.

6
 Prezentare Generala
„ Masurarea Performantelor Proiectului
„ Sistemul de masurare a performantelor proiectului implementat in Spider Project
monitorizeaza nu numai timpul dar si volumele de lucrari care au fost realizate
realizate,
materialele si modul in care se cheltuiesc banii, permitand urmarirea cu acuretete a
situatiilor de lucrari si a situatiilor de plata.
„ Utilizatorii Spider Project pot obtine rapoarte despre executia proiectului pentru orice
perioada de timp.

„ Analiza Earned Value

„ Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si un
istoric al evenimentelor si ofera tendinte si previziuni ale acestora.
„ Utilizatorii Spider Project pot aplica Analiza Earned Value nu numai la
nivelul costului intregului proiect, dar si la nivelul componentelor de cost,
centrelor de cost, centrelor de resurse sau centrelor de materiale.

„ Managementul Arhivelor Proiectului

„ Spider Project permite inregistrarea unui numar nelimitat de stari ale
proiectului (definite ca proiecte de referinta), intretinand arhivele de
proiect. Are capacitatea de a compara oricare 2 versiuni ale aceluiasi
proiect intre ele. Aceasta caracteristica permite estimarea nu numai a
starii actuale a proiectului, ci si a tendintelor proiectului, precum si
estimarea performantelor proiectului pentru orice etapa.etapa

7
 Prezentare Generala
„ Caracteristici Functionale
„ Putere
„ Numar nelimitat de activitati
activitati, resurse
resurse, constringeri
constringeri, calendare
calendare, etc
etc.
„ Numar nelimitat de structuri WBS si OBS
„ Numar nelimitat de nivele ierarhice pentru orice structura
„ Numar nelimitat al componentelor de cost si valutelor, calculul paralel al proiectelor in diverse valute
„ Centre de Cost, Resurse si Materiale
„ Numar nelimitat de Centre de Cost, Resurse si Materiale
„ Centrul de Cost in Spider Project reprezinta suma componentelor de cost calculate in raport cu grupuri definite de resurse si materiale
„ Utilizatorii programului Spider Project pot aplica Analiza Earned Value pentru orice Centru de Cost. Centrul de Cost poate fi deasemenea folosit
in procesul de calcul al planificarii cu constrangeri financiare.
„ Calculul costurilor proiectului in diferite valute
„ Simularea Veniturilor si Aprovizionarii
„ Spider Project simuleaza nu doar cheltuielile si consumurile de materiale,
materiale dar si finantarea si aprovizionarea
aprovizionarea.
„ Algoritmii de nivelare ai programului calculeaza constrangerile resurselor tinand seama nu numai de resurse, dar si de limitele financiare si de
materiale ale proiectului. Aceste limitari pot fi aplicate nu numai costului total, dar si oricarui centru de cost, de resurse sau de materiale.
„ Simularea Productiei de Resurse
„ Resursele pot fi consumate sau produse, in cadrul activitatilor proiectului
„ Multiresurse
„ Capacitatea de a atribui multiresurse (grupuri predefinite de resurse – formatii de muncitori sau echipamente) activitatilor si de a schimba
compozitia lor in orice moment, pe toata dutata de executie a proiectului.
„ Aceasta caracteristica este foarte utila pentru analiza de scenarii alternative, precum si pentru procesul de optimizare a resurselor
„ Echipe de Resurse Independente
„ Grupuri de resurse care lucreaza impreuna, dar in mod independent fata de alte grupuri de resurse
„ Atribuirea mai multor grupuri de resurse simuleaza situatia in care activitatea poate fi realizata de oricare dintre aceste grupuri de resurse,
resurse sau
rezultatul unirii eforturilor care pot aparea in diverse momente ale proiectului
„ Simularea de Schimburi de Lucru
„ Grupurile de resurse permit simularea lucrului in schimburi. Daca diverse schimburi (grupuri independente de resurse) sunt atribuite unei
activitati, volumul de munca (sau durata) va fi distribuit acestor echipe conform constrangerilor specificate (calendare, disponibilitatea
resurselor, productivitatea resurselor, costuri, prioritati)
„ Tehnici Avansate de Planificare (Calificari de Resurse)
„ Calificarile de Resurse sunt grupuri de resurse cu ajutorul carora se poate realiza integral o activitate cu costuri si productivitati diferite. Tinand
seama de disponibilitatea resurselor, de costurile acestora si de prioritatile definite, sistemul alege cele mai potrivite resurse cu calificarile
solicitate.
„ Volume de Lucrare si Productivitatea Resurselor
„ Utilizarea volumului de munca si a productivitatii resurselor pentru calculul duratei activitatilor
„ Pentru majoritatea sistemelor,
sistemelor durata activitatilor este informatia primara pentru simularea calculului proiectului
proiectului. Spider Project poate utiliza atat
durata activitatii cat si volumul de lucrare necesar realizarii activitatii. In situatia de mai sus, utilizatorii Spider Project vor defini productivitatea
atribuita resurselor pentru calculul duratei activitatilor.

8
 Prezentare Generala
„ Caracteristici Functionale
„ Optimizarea Calculului - Constrangeri de Resurse
„ Optimizarea calculului proiectului are in vedere constrangerile de materiale,
materiale financiare si ale resurselor umane si echipamente
echipamente.
„ De obicei planificarile date de calculul constrangerilor resurselor in Spider Project sunt mai reduse decat in cazul utilizarii altor sisteme de Project
Management. Mai mult decat atat, simularea rezervelor de materiale si finantarea proiectului tine seama de limitele financiare si de materiale ale
proiectului.
„ Analiza la Risc
„ Spider Project utilizeaza metode de analiza la risc avansate. Utilizatorii Spider Project simuleaza nu numai incertitudinea dar si riscurile, creeaza
scenarii optimiste,
optimiste probabile si pesimiste de executie a proiectului.
proiectului Spider Project calculeaza datele dorite
dorite, consumurile de materiale si costurile
care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor definite.
„ Aceasta permite calculul rezervelor de contingenta si stabilirea de tinte realiste in atingerea obiectivelor proiectului.
„ Analiza Probabilitatii la Succes
„ Definirea datelor tinta (date, cerinte de costuri si materiale) permite utilizatorilor sa obtina informatii cu privire la probabilitatea de atingere a
succesului, precum si rezervele care exista la nivelul activitatilor proiectului. Pe perioada desfasurarii proiectului utilizatorii Spider Project
controleaza probabilitatea actuala la succes (PAS)
(PAS). Tendintele Probabilitatii Actuale de Succes sunt cele mai bune instrumente de analiza a
performantelor proiectului.
„ Analiza Earned Value
„ Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si un istoric al evenimentelor si ofera tendinte si previziuni ale acestora.
„ Utilizatorii Spider Project pot aplica Analiza Earned Value nu numai la nivelul costului intregului proiect, dar si la nivelul componentelor de cost,
centru de cost, centru de resurse sau centru de materiale
„ M
Masurarea P
Performantelor
f t l Proiectului
P i t l i
„ Sistemul de masurare a performantelor proiectului implementat in Spider Project monitorizeaza nu numai timpul dar si volumele de lucrari care
au fost realizate, materialele si modul de cheltuire al banilor.
„ Utilizatorii Spider Project pot obtine rapoarte despre executia proiectului pentru orice perioada definita de timp.
„ Arhive de Proiect
„ Intretinerea
e e ea a arhivelor
e o de pproiect.
o ec SpSpider
de Project
ojec pe
permitee de
definirea
ea u
unui
u numar
u a nelimitat
e a de versiuni
e s u de proiecte.
p o ec e Are
e capacitatea
capac a ea de a cocompara
pa a
oricare doua versiuni ale aceluiasi proiect intre ele. Se poate defini un numar nelimitat de proiecte de referinta.
„ Aceasta caracteristica permite estimarea nu numai a starii actuale a proiectului, ci si tendintele proiectului, precum si estimarea performantelor
proiectului pentru orice etapa.
„ Baze de Date de Referinta
„ Utilizatorii Spider Project pot crea si utiliza baze de date de referinta multiple ale proiectului (baze de date comune) inclusiv baze de date pentru
costuri,, necesar de materiale/unitatea
/ de volum ppentru activitatile tipice,
p , pentru
p productivitatile
p activitatilor si incarcarile atribuirilor tipice,
p , etc.
„ Planificarile proiectelor se bazeaza pe baze de date de organizatie care asigura o reala implementare a sistemului de project management la
nivelul organizatiei.
„ Fragmente Tipice
„ Utilizatorii Spider Project pot crea, stoca si incorpora in proiecte, fragmente tipice de proiect.
„ Fragmentul uzual de proiect este modelul proiectului cu pachete tipice de lucrari. In procesul de incorporare a fragmentelor volumele de
activitati, durata si necesarul de materiale pot fi ajustate

9
 Prezentare Generala
„ Caracteristici Functionale
„ Lucrul in Grup in Spider Project
„ Cu Spider Project se poate realiza managementul multiproiect si lucrul in grup
grup, intr-un
intr un mod aparte
aparte.
„ In orice moment utilizatorii de Spider Project pot trimite subproiecte managerilor responsabili si actualiza datele conform informatiilor oferite de
subproiectul curent. Aceasta abordare necesita o serie de reguli stricte cu privire la actualizarea datelor proiectelor, reguli ce ajuta la o buna si
consistenta gestionare a datelor.
„ Export / Import
„ Spider Project poate exporta si importa informatii, in/din Excel, fisiere text (CSV), baze de date SQL (Oracle, Lotus Notes, Interbase, Access si
altele) format MPX
altele), MPX, bazele de date Microsoft Project si Primavera Project Planner for Enterprise (in cazul comunicarii cu Microsoft Project si
Primavera Project Planner for Enterprise, la exportul datelor din Spider Project se pierd unele informatii din proiect intrucat atat Microsoft Project
cat si Primavera Project Planner for Enterprise nu contin multe campuri tip Spider Project).
„ Alte Caracteristici Speciale ale Spider Project
„ Decalaje de Volum
„ Utilizatorii Spider
p Project
j pot
p folosi atat relatiile de conditionare bazate pe p timp p cat si de volum. Decalajelej bazate pe
p volume de lucrare ppot fi
definite pentru oricare din tipurile de conditionari: start-start, start-finish, finsih-star si finish-finish. Decalajul bazat pe volum de lucrare
defineste volumul (sau procentul) din activitatea precedenta care urmeaza sa se realizeze inainte ca urmatorul eveniment sa aiba loc.
„ Calculul Costurilor
„ In Spider Project costurile pot fi atribuite nu numai unei ore de resursa, unei unitati de material si in mod direct activitatilor, dar si alocarii de
resurse. Costul alocarii ajuta la simularea contractelor cu pret fix si costul resurselor bazat pe volume de lucrari realizate.
„ Alocarea Materialelor
„ Consumul de materiale poate fi atribuit nu numai activitatilor, dar si unei ore de lucru a resursei (de exmplu: consumurile de motorina ale
utilajelor).
„ Stabilitatea Calculului Planificarii
„ Problema majoritatii sistemelor de Project Management este instabilitatea planificarilor cu constrangeri de resurse. Schimband informatia initiala
(de exemplu - in timpul executiei proiectului), utilizatorii pot obtine planificari cu diferite momente de executie a activitatilor. In mijlocul executiei
proiectului,, aceasta problema
p p ar putea
p deveni serioasa. De aceea Spiderp Project
j include optiunea
p “Previous versiunea support
pp ” in setarile
calculului planificarii.
„ Alocarea Partiala a Resurselor
„ Spider Project este singurul sistem de Project Management care simuleaza corect alocarea partiala a resurselor. Spre deosebire de alte sisteme
de Project Management, Spider Project tine cont atat de numarul alocat de resurse, cat si de incarcarea de munca pentru executarea activitatii.
„ Nu se poate face diferenta dintre doua resurse alocate pentru 50% din timpul lor de lucru, si numai una pentru 100%, daca se defineste doar
procentul de incarcare ca in cazul altor sisteme.
p
„ Incarcarea Variabila a Resurselor
„ Utilizatorii Spider Project pot defini numarul minim si maxim precum si incarcarea resursei alocate, lasand sistemul sa faca ajustarile necesare
pentru incarcari, in cautarea celei mai bune variante de planificare. Durata activitatii poate fi fixa sau poate fi ajustata impreuna cu numarul si
incarcarea resurselor atribuite

10
 Prezentare Generala
„ Rapoartele Spider Project
„ Grafice Gantt pentru Activitati,
„ G fi G
Grafice Gantt
tt pentru
t R Resurse,
„ Grafice WBS si OBS,
„ Grafice Retea,
„ Histograme de Resurse,
„ Histograme de Cost si Material,
„ G fi d
Grafice de C
Cash-Flow
h Fl sii de
d Flux
Fl de
d Materiale
M t i l
„ Grafice Earned Value si Tendinte,
„ Ciclograme (cu animatie a executiei proiectului),
„ Tendinte de Probabilitate
„ Rapoarte tabelare care pot fi exportate in programele office si in baze de date

„ Sistemul informatic Spider Project furnizeaza integral functionalitatile de management al proiectelor conform cadrului stabilit de Project
Management Institute (PMI) si are la baza metodologia “Success Driven Project Management”

11
 Success Driven Project Management
„ Este o metodologie de planificare, de management al costurilor si de control a proiectelor care se bazeaza pe un set de indicatori de masurare a
performantelor proiectelor si de previzionare a succesului acestora
„ Integreaza scopul
scopul, timpul
timpul, costul
costul, resursele si riscurile
riscurile.
„ Este utila managementului superior pentru estimarea executiei proiectelor si pentru stabilirea eficientei echipei de lucru
„ Este utila project managerilor ca un instrument si un sistem de semnalizare din timp pentru luarea deciziilor
„ Utilizeaza Teoria Drumului Critic al Resurselor (Resource Critical Path) care reprezinta o generalizare a Lantului Critic (Critical Chain)

„ Instrumente utilizate in SDPM

„ Volumul de Activitate
„ Productivitatea Resurselor
„ Baze de date de proiect sau norme de companie
„ Structuri multiple WBS
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Simularea Riscului
„ Probabilitatea la Succes

„ Volumul de Activitate
„ Reprezinta cantitatea de lucrare ce urmeaza a fi realizata in cadrul activitatii
„ Productivitatea Resurselor
„ Reprezinta cantitatea de lucrare pe care o realizeaza o resursa in unitatea de timp
„ Calculul Duratei Activitatii se face in timpul Calculului Planificarii, dupa ce se cunoaste cu claritate ce resurse realizeaza activitatea si in ce
cantitate
„ Baze de date de proiect sau norme de companie
„ Se aplica de regula pentru unitatea de volum de lucrare: costuri, materiale, productivitati de resurse
„ Permit realizarea cu mare usurinta a unor modele de proiect mult mai realiste in etapa de planificare si stabilirea de mijloace de
masurare a eficientei de mare incredere
„ Sunt gestionate de Project Management Office si sunt obligatorii pentru intreaga organizatie
„ Structuri multiple WBS
„ Permit controlul eficientei proiectului din mai multe puncte de vedere orientate pe: produs/serviciu, procese, responsabilitati etc.
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse
„ Acest calcul ia in considerare nu doar constrangerile de resurse, dar si constrangerile financiare si cele de aprovizionare.
„ Calculul este optimizat utilizand algoritmi extrem de complexi
„ Pachetul de programe simuleaza procesul de finantare si de aprovizionare si calculeaza cash-flow-ul si fluxul de aprovizionare cu
materiale

12
 Success Driven Project Management
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Este calculat prin determinarea rezervele activitatilor in procesul de nivelare a resurselor atat in calculul direct cat si in calculul invers,
reprezentand cel mai fezabil interval de timp in care se pot realiza activitatile
„ Simularea Riscului
„ Experienta arata ca proiectele pentru care s-au aplicat metode deterministe de calcul al planificarii si bugetului, au o rata de succes
foarte scazuta.
„ Pentru a se obtine rezultate de incredere, tehnologiile de planificare trebuie sa includa intotdeauna analize la risc.
„ Simularea riscului se p
poate baza pe p metoda Monte Carlo sau pe p abordarea celor trei scenarii (optimist,
( p , cel mai probabil
p si pesimist)
p )
„ Cele trei estimari sunt utilizate pentru construirea curbelor de probabilitati pentru date calendaristice, costuri si necesar de materiale
„ Probabilitatea la Succes
„ Este definita ca probabilitatea de indeplinire a obiectivelor aprobate – date calendaristice, costuri, cantitati de lucrari.
„ Reprezinta cel mai bun indicator de stabilire a starii curente a proiectului in timpul executiei
„ Permite luarea celor mai p potrivite decizii in corectarea evolutiei proiectului
p

13
 Fereastra Principala

1 3

2
1 - Panoul Proiecte
2 - Panoul Vederi si Date ale Proiectului
3 - Panoul
P l Documente
D t

14
 Fereastra Principala
„ Fereastra Principala este alcatuita din trei panouri:
„ Panoul din stanga (Projects) contine icoane, denumiri si numar de versiuni ale tuturor proiectelor deschise.
„ Panoul central al ferestrei afiseaza pentru proiectul selectat, icoanele de acces la datele si vederile acestuia:
„ Vederi: Graficul Gantt de Activitati, Graficul Gantt de Resurse, Graficul WBS, Graficul OBS, Graficul Retea, Graficul Liniar
„ Date:
„ Costuri: Componente de Cost, Centre de Cost, Perioade ale Componentelor de Cost
„ Activitati: Activitati, Relatii de Conditionare
„ Resurse: Resurse, Multi-Resurse, Calificari de Resurse, Centre de Resurse, Perioade de Resurse, Overtime, Productie de Resurse
„ Al
Alocari: i Alocare
Al de
d Resurse,
R Alocare
Al de
d Multi-Resurse,
M lti R Alocare
Al de
d Calificari
C lifi i de
d Resurse
R
„ Materiale: Materiale, Centre de Materiale, Perioade de Materiale, Seturi de Materiale
„ Calendare: Calendare, Saptamani, Exceptii de la Calendar
„ Performanta: Monitorizare, Arhive de Performanta
„ Lucrul in Grup: Utilizatori, Drepturi de Acces
„ Filtre,, Formule,, Scripturi:
p Filtre,, Formule,, Scripturi
p
„ Sabloane: Sabloane de Rapoarte Generale, Sabloane de Rapoarte Earned Value, Sabloane de Rapoarte de Tendinte, Sabloane de Rapoarte de
Variatii, Sabloane de Imprimare
„ Altele: Pasaport, Campuri Utilizator, Biblioteci de Referinta de Organizatie, Tendinte ale Probabilitatiloe la Succes, Tendinte ale Variatiilor,
Semnale, Protocolul de Actiuni
„ Panoul din dreapta al ferestrei (Documents) contine lista codurilor si denumirilor documentelor deschise. Documente de diferite tipuri au diferite icoane.
„ Pentru a selecta un proiect sau un document apasati butonul stanga al mouse mouse-ului
ului pe numele acestuia. Icoana articolului selectat va fi evidentiata cu culoarea
gri. Apasati de doua ori butonul mouse-ului pentru a deschide proiectul sau documentul intr-o noua fereastra.
„ Pentru a naviga printre ferestrele deschise apasati tasta F6 (go to next window) sau Ctrl-F6 (go to previous window). Tasta F5 maximizeaza sau
redimensioneaza fereastra activa.
Meniul File
„ Create Project –
New – permite crearea unui nou proiect
From File – crearea unui nou proiect din fisiere CSV
From Database – crearea unui nou proiect din baza de date
Meniul File Meniul File Create Project
From MPX-file - crearea unui nou proiect din fisiere MPX
„ Open – afiseaza fereastra de proiecte si documente din care se va selecta
From MS Project Data Base - crearea unui nou proiect din baza fisierul ce urmeaza a fi deschis
de date MS Project
„ Download from FTP server – p permite descarcarea fisierelor de la serverul
F
From P
Primavera
i P3
P3e D
Data
t BBase - crearea unuii nou proiect
i t din
di FTP
baza de date Primavera P3e
„ Save All – salveaza toate proiectele si documentele deschise
„ Create Document –
„ Script
New – crearea unui nou document
Create – crearea si utilizarea unei macrocomezi
From File - crearea unui nou document dintr-un fisier CSV
Execute From File - deschiderea si utilizarea unei macrocomezi dintr-un
From Database - crearea unui nou document din baza de date fisier
„ Create Portfolio - Execute Favorite Script - deschiderea si utilizarea unei macrocomezi
New – crearea unui nou portofoliu favorite
From CSV file - crearea unui nou portofoliu dintr-un fisier CSV „ Exit – incheie sesiunea de lucru
From Database - crearea unui nou portofoliu din baza de dat
15
 Fereastra Principala
„ Configurarea Parametrilor

Selectaţi comanda Options, Parameters, sau apasati butonul

„ Deschiderea unui Proiect Existent

Selectaţi comanda File, Open, sau apasati tasta F12, ori apasati

Optiunea Projects
butonul

„ Tipuri de Proiecte

„ P – Proiect de sine statator

„ M – Portofoliu de proiecte
Fereastra de configurare a Parametrilor
„ Directoare de Stocare implicite

„ Working
„ Fragment Library
„ Centre

Fereastra de deschidere a Proiectelor

„ Deschiderea unui Document Existent
Optiunea Documents

Selectaţi comanda File, Open, sau apasati tasta F12, ori apasati

butonul si apoi, optiunea Documents

Fereastra de deschidere a Documentelor

16
 Fereastra Principala
„ Datele proiectului sunt organizate in tabele al caror acces
se face din fereastra principala, sau la nivelul
proiectului,
i t l i prin
i selectarea
l t iicoanelor
l corespunzatoare
t
„ Vederile Proiectului
„ Graficul Gantt al Activitatilor
„ Graficul Gantt al Resurselor
„ WBS (Work Breakdown Structure)
„ OBS (Organizational Breakdown Structure)
„ Graficul Retea
„ Graficul Liniar
Graficul Gantt al Activitatilor

Structura WBS

Graficul Gantt al Resurselor

Structura OBS

f l Retea
Graficul Graficul
f l Liniar

17
 Fereastra Principala
Graficul Gantt al Activitatilor

1
2 3 4 5

1. Bara Titlu 9 10 12 11
2. Bara Meniu 8. Bara de Stare
3. Bareta de Butoane 9. Tabelul de Activitati – panoul proprietatilor
4. Cursorul Scarii Timpului 10. Tabelul de Activitati – p
panoul parametrilor
p
5. Fereastra de Selectare a Structurii WBS 11. Graficul Gantt al Activitatilor
6. Bara de Acces la Datele Proiectului 12. Separatorul de panouri
7. Bara Obiectelor
18
 Fereastra Principala
Parametrii Obiectelor
Proprietatile Obiectelor

„ Tabelele Spider Project

„ Tabelele sunt alcatuite din doua panouri: Obiecte
„ Panoul Stanga - Proprietatile Obiectelor
„ Panoul Dreapta - Parametrii Obiectelor
„ Randurile Tabelului corespund Obiectelor (inregistrari in baza de date)
„ Coloanele Tabelului corespund Parametrilor (campurile din baza de date)
„ Pot fi importate sau exportate in/din Excel

„ Campurile din Baza de Date sunt organizate si grupate dupa Separatorul de Panouri Tabelul de Activitati
Grupuri de Campuri
natura lor
Selectati comanda Edit, Show Column. Din fereastra Fields Available selectati grupul
de campuri din care vreti sa selectati campurile ce vor fi afisate, apoi selectati
p
campurile disponibile.
p Apasati
p butonul Ok. Campuri Disponibile

„ Documentele Spider Project

„ Documentele contin informatii structurate care pot fi utilizate in cadrul
proiectului
„ Documentele deschise sunt afisate in Fereastra Principala, panoul
Documente
„ Sunt organizate in urmatoarele grupuri:
„ Documente Generale
„ Rapoarte
„ Documente de Referinta
„ Pot fi vizualizate si editate in format tabelar
„ Datele pot fi transferate de la un proiect la altul sau de la un document la
altul Apartenenta Campurilor
„ Pot fi importate
p sau exportate
p in/din
/ Excel la Proiectul curent,
Proiectul de referinta,
sau diferenta Fereastra de Campuri Disponibile

19
 Etapele de Lucru cu Spider Project
„ Definirea Scopului Proiectului
„ Analiza tehnologiilor de realizare a scopului proiectului, a resurselor, materialelor, constrangerilor de timp, financiare si de resurse
„ Stabilirea criteriilor de succes ale proiectului
„ Stabilirea structurii WBS si definirea livrabilelor proiectului
„ Parametrizarea Proiectului
„ Stabilirea principiilor de codificare a datelor astfel incat sa permita crearea Documentelor de Referinta ale Organizatiei
„ Definirea Exceptiilor de la Calendarele de Lucru
„ Stabilirea Saptamanilor de Lucru - 5 zile (8 ore), 6 zile (8 ore), 7 zile (8 ore), 7 zile (24 ore)
„ Definirea Calendarelor de Lucru pentru activitati, resurse si relatii de conditionare
„ Stabilirea Resurselor (manopera/utilaje) si a limitelor lor de disponibilitate
„ Stabilirea Materialelor ce vor fi necesare in realizarea proiectului
„ Stabilirea formatiilor de muncitori/utilaje (Multiresurse – prin cod, denumire)
„ Stabilirea Calificarilor de Resurse
„ Definirea Componentelor de Cost ce vor fi utilizate in analiza costurilor si analiza financiara (cheltuieli directe
directe, alte cheltuieli,
cheltuieli cheltuieli indirecte
indirecte, profit,
profit
surse de finantare)
„ Definirea Centrelor de Cost, de Resurse si de Materiale ce vor fi analizate
„ Planificarea Proiectului
„ Planificarea Desfasurarii in Timp
„ Definirea listei de activitati si a tipului acestora (Duration, Productivity, Hammock, Milestone), corespunzator pachetelor de lucrari din structura
WBS
„ Estimarea volumului de lucrare aferent fiecarei activitati si unitatea de masura, sau estimarea duratelor activitatilor
„ Stabilirea relatiilor de conditionare (tehnologice sau organizatorice) dintre activitati
„ Identificarea si definirea constrangerilor
„ Calculul planificarii proiectului (in cazul in care s-au definit activitati dependente de productivitatea resurselor, calculul planificarii se poate
efectua numai dupa alocarea resurselor si stabilirea productivitatilor)
„ Aj t
Ajustarea planificarii
l ifi ii proiectului
i t l i (duratele
(d t l activitatilor,
ti it til relatii
l tii de
d conditionare,
diti calendare
l d de
d lucru)
l ) pentru
t a se incadra
i d ini constrangerile
t il generale
l
ale proiectului
„ Planificarea Resurselor (manopera/utilaje)
„ Estimarea necesarului de resurse si stabilirea productivitatii resurselor pentru fiecare activitate
„ Alocarea resurselor la activitati
„ Calculul planificarii proiectului (in cazul in care s-au definit activitati dependente de productivitatea resurselor, durata acestora se va calcula in
acest moment))
„ Analiza incarcarcarii resurselor si identificarea resurselor supraincarcate
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse
„ Ajustarea planificarii (disponibil de resurse, productivitatea resurselor, duratele activitatilor, relatii de conditionare, calendare de lucru) si
incadrarea proiectului in termenele stabilite
„ Planificarea Materialelor
„ Estimarea necesarului de materiale pentru fiecare activitate
„ Alocarea materialelor la activitati (in cantitate fixa, pe ora sau pe unitatea de volum)
„ Calculul materialelor
20
 Etapele de Lucru cu Spider Project
„ Planificarea Costurilor
„ Stabilirea preturilor unitare pentru resurse si materiale
„ Calculul Costurilor
„ Ajustarea costurilor si incadrarea planificarii in constrangerile stabilite
„ Planificarea Financiara
„ Definirea in structura WBS a unei faze distincte care va cuprinde activitatile de finantare (incasari) sau plati aferente proiectului
„ Stabilirea unui scenariu de finantare (incasari) – plati
„ Definirea activitatilor de finantare (incasari) sau plati si a momentelor in timp in care se vor efectua
„ Alocarea componentelor de cost aferente finantarii (incasarii) sau platilor, precum si a valorii acestora, la activitati
„ Calc l l Cost
Calculul Costurilor
ilo
„ Elaborarea graficului de Cash-Flow si analiza acestuia
„ Calculul planificarii cu constrangeri financiare si ajustarea scenariului de finantare (incasari) - plati in vederea incadrarii proiectului in
constrangerile stabilite
„ Planificarea Achizitiilor
„ Analiza necesarului de materiale si identificarea materialelor pentru care se va face planificarea achizitiilor
„ Definirea in structura WBS a unei faze distincte care va cuprinde activitatile de achizitie a materialelor necesare derularii proiectului
„ Stabilirea unui scenariu de achizitie a materialelor
„ Definirea activitatilor de achizitie si a momentelor in timp in care se vor efectua
„ Alocarea materialelor si stabilirea cantitatilor ce vor fi achizitionate, la activitati
„ Calculul materialelor
„ Elaborarea graficelor de consum si aprovizionare si analiza acestora
„ Calculul planificarii cu constrangeri de materiale si ajustarea scenariului de achizitie in vederea incadrarii proiectului in constrangerile stabilite
„ Planificarea Contractelor
„ Stabilirea activitatilor ce urmeaza a fi realizate de contractori
„ Atribuirea de responsabilitati la nivelul activitatilor
„ Elaborarea unei structuri WBS orientate pe responsabilitatile contractorilor
„ Analiza
li activitatlor
i i l aferente
f fiecarui
fi i contractor tinand
i d seama de
d criteriile
i iil timp,
i volume
l de
d lucrare,
l costurii
„ Stabilirea marjelor de negociere a contractelor
„ Stabilirea Proiectului de Referinta
„ Proiectul odata aprobat, devine proiect de referinta pentru compararea cu evolutia viitoare a acestuia
„ Simularea Riscurilor
„ Identificarea Riscurilor
„ Analiza Calitativa a Riscurilor
„ Adaugarea activitatilor de raspuns la risc
„ Crearea scenariilor de proiect Optimist si Pesimist si includerea in acestea a evenimentelor de risc aferente
„ Definirea Tintelor proiectului (data de incheiere, costul total etc.) pentru diferitele faze ale acestuia
„ Stabilirea in versiunea Optimista a proiectului, a legaturilor cu versiunile Cel Mai Probabil si Pesimist
„ D fi i
Definirea procentelor
t l ddorite
it dde realizare
li a datelor
d t l tinta
ti t
„ Calculul la risc al proiectului in versiunea Optimista
„ Calculul probabilitatii la succes a proiectului
„ Ajustarea datelor tinta in vederea obtinerii unei probabilitati acceptabile a acestora
21
 Etapele de Lucru cu Spider Project
„ Urmarirea si Controlul Proiectului
„ Stabilirea frecventei cu care se face actualizarea si definirea perioadei de analiza
„ Stabilirea activitatilor care sunt in derulare ori sau incheiat in perioada de analiza
analiza, pentru care se va face actualizarea
„ Definirea datelor actuale de start si incheiere a activitatilor, a volumului de lucrare realizat sau a procentului de realizare, a consumului de
resurse, a consumului de materiale si a costurilor actuale
„ Inregistrarea datelor actuale in cadrul proiectului si marirea numarului de versiune cu o unitate
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse
„ Calculul probabilitatii curente de succes a proiectului si calculul tendintelor parametrilor proiectului
„ Analiza Proiectului
„ Stabilirea proiectului de referinta cu care se va face comparatia evolutiei parametrilor
„ Elaborarea graficelor de analiza: EVM, Success Probability Trend, Histograme de Resurse, Cost si Materiale, analiza Cash-Flow, Variatii ale
parametrilor si Tendinta variatiilor
„ Identificarea masurilor corective
„ Ajustarea restului de realizat in vederea incadrarii proiectului in constrangerile stabilite
„ Refacerea calculului planificarii cu constrangeri de resurse si a calculului costurilor si materialelor

22
 Crearea Modelului de Proiect
Data de Analiza
Numele Proiectului

Codul Proiectului

„ Crearea unui Proiect

Selectaţi comanda File, Create Project, New. Apare fereastra de proprietati a
proiectului in care se va defini: Numele Proiectului, Codul de Identificare, Data de
Start (Data Date), Data Tinta de Incheiere (Target Finish). Proiectul de
Referinta asociat

„ Implicit, un proiect nou contine:

Portofoliul din
„ O structura WBS, alcatuita dintr-o faza si o activitate care face parte
„ O structura OBS, alcatuita dintr-un departament Proiectul
„ O Componenta de Cost
„ Un Calendar
„ Doua tipuri de Saptamani: Blanc si saptamana cu 40 de ore lucratoare
„ Doua exceptii de la calendar
„ Data de Analiza a Proiectului (Data Date) este data curenta; data tinta de
incheiere este egala cu data de analiza plus o luna
„ Un user Project Administrator, cu drepturi de acces de Administrator
(drepturi complete asupra datelor)
La apasarea butonului OK, se va afisa Graficul Gantt al Activitatilor
Fereastra de Proprietati a Proiectului

Optiuni de afisare in Graficul Gantt al Activitatilor

Graficul Gantt al Activitatilor

23
 Crearea Modelului de Proiect
„ Crearea Structurilor WBS
„ Work Breakdown Structure reprezinta o descompunere ierarhica a elementelor proiectului care defineste si
organizeaza intregul scop al proiectului
„ Structura de descompunere WBS defineste lucrarile ce vor fi realizate, responsabilitatile pentru fiecare parte de
lucrare si stabileste datele si bugetul pentru acestea.
„ Inserarea unei noi faze se face prin selectarea fazei care reprezinta radacina structurii si apasarea butonului
dreapta al mouse-ului
„ Apare meniul contextual din care se va selecta comanda New Phase si apoi comanda One Level Lower
), sau The Same Level ((Alt+Ins),
((Ctrl+Alt+Ins), ), in functie de pozitia
p noii faze fata de faza de referinta
„ O structura WBS are prin definitie o singura radacina. Ca urmare, pentru inserarea unei noi faze, vom selecta
comanda One Level Lower.
„ Rezultatul inserarii acestei noi faze se prezinta mai jos
„ Pentru generarea unei faze de acelasi nivel (nivel 2), Comenzile Meniului Contextual
selectam faza Phase 1, apasam butonul drepta al
mouse-ului
mouse ului si din meniul contextual,
contextual selectam comanda
New Phase, The Same Level.
„ Nivelul la care se gasesc fazele in cadrul structurii WBS
este afisat in coloana Level.
„ Pentru generarea unei faze de nivel 3, selectam faza
de nivel 2, apasam butonul drepta al mouse-ului si Inserarea primei faze din structura WBS
apoi, selectam comanda New Phase, One Level Lower.
„ Modificarea continutului oricarei celule din panourile
tabelare se face prin simpla inserare a informatiei
corespunzatoare.
„ In cazul in care celulele au inregistrate informatii cu
culoare albastra, acestea nu pot fi modificate deoarece „ Pentru vizualizarea graficului structurii WBS, selectati comanda Project,
sunt calculate de sistem. Diagram, WBS Chart
„ Rezultatul inserarii noilor faze se prezinta mai jos „ Structura WBS poate fi afisata sub forma unui arbore cu radacina in partea
superioara, sau sub forma unei liste ierarhizate

b forma
Structura WBS sub f d
de arbore
b
Structura WBS sub forma
de lista ierarhizata
Afisarea structurii WBS in Graficul Gantt al Activitatilor
24
 Crearea Modelului de Proiect
„ Crearea Structurilor WBS
„ In cadrul structurii WBS vom defini principalele livrabile ale proiectului care sunt necesare pentru
atingerea scopurilor proiectului
„ Descompunem aceste livrabile in parti din ce in ce mai mici, obtinand in final o grupare
a elementelor proiectului orientata pe livrabile care organizeaza si defineste scopul total al
proiectului
„ Aceasta abordare este prezentata in PMBoK Guide® al Project Management Institute si este
singura abordare posibila (sa descompunem proiectul in livrabile - obiecte, produse, subproduse
si asa mai departe)
„ Cel mai detaliat nivel numit “Pachet de Lucrari” (Work Package) este apoi descompus in procesele
sau pasii necesari pentru a produce rezultatele corespunzatoare
„ Elementele proiectului reprezentand aceste procese sunt denumite activitatile proiectului
„ Descompunerea tinand seama de responsabilitatile proiectului poate fi o alta optiune
„ Este posibil si de multe ori de ajutor sa dezvoltam si sa folosim mai multe structuri WBS in cadrul
unui singur proiect (aceasta abordare nu se gaseste in PMBoK Guide®). Dictionarul de Structuri WBS
„ Structurile WBS sunt stocate in dictionarul de structuri WBS. Acestea pot fi copiate, create utilizand
coduri, filtrate sau actualizate
„ Structurile WBS pot fi “partiale” (partial) in cazul in care au fost excluse activitati sau faze, sau pot fi “complete” (full), in cazul in care
sunt cuprinse toate activitatile si fazele proiectului.
„ In cadrul unui proiect se poate defini o singura structura WBS principala (Main) pe baza careia se face distribuirea si consolidarea
informatiilor.
„ Crearea Activitatilor
„ Planificarea unui proiect implica realizarea unui model matematic ale acestuia, care trebuie sa fie cat mai realist posibil. Acesta ar trebui
sa permita simularea deciziilor manageriale si sa ajute la predictia tuturor parametrilor proiectului. Ne referim doar la acei parametrii ce
pot fi cuantificati.
c antificati Facto
Factoriiii calitati
calitativii (e
(ex: relatiile
elatiile intre
int e oameni si organizatii)
o gani atii) nu
n sunt
s nt inclusi
incl si in modelul
model l matematic.
matematic
„ Activitatea este nivelul cel mai detaliat in care se poate descompune structura WBS. Ea reprezinta o actiune care are un inceput, un
sfarsit, si/sau o durata si conduce la obtinerea unui rezultat masurabil, la realizarea unui produs, sau la evidentierea anumitor etape din
viata proiectului.
„ Atunci cand stabilim activitatile, este bine sa luam in considerare urmatoarele aspecte:
„ Resursele alocate sa indeplineasca o activitate vor fi aceleasi pe toata durata acesteia,
„ Costul resurselor nu se schimba pe toata durata realizarii activitatii,
„ Activitatea apartine unui singur pachet de lucrari,
„ Durata activitatii este mai mica decat perioada de analiza corespunzatoare frecventei de actualizare, de regula, mai mica de 40
de ore.
„ In cazul in care intr-o activitate,, diferite p parti ale acesteia necesita resurse diferite pentru
p a fi realizata,, vom descompune
p
activitatea in parti mai mici, astfel incat acestea sa fie realizate de un set constant de resurse alocate

25
 Crearea Modelului de Proiect
„ Crearea Activitatilor
„ Pentru a genera o activitate in Spider Project, mai intai se selecteaza ramura WBS (faza) careia ii va apartine aceasta.
„ Se apasa
p tasta Insert, sau se apasa
p p al mouse-ului, iar din meniul contextual se selecteaza comanda New Activityy.
butonul dreapta
„ Implicit, activitatea este de tip Duration, iar durata este de 5 zile.
„ O alta modalitate este sa generam activitatile in Tabelul de Activitati. Se selecteaza comanda New din meniul Edit, sau se apasa tasta
Insert.
„ In exemplul nostru, vom selecta faza “Etapa 1” si apoi vom apasa tasta Insert. Activitatea “Activity 2” va apare sub randul corespunzator
fazei selectate, cu durata de 5 zile. Procedam in acest fel si pentru celelalte faze.
„ In aceasta situatie
situatie, graficul Gantt al Activitatilor va arata astfel:

„ Tipuri de Activitati
„ Pentru modelarea proiectelor, Spider Project pune la dispozitie patru tipuri
de activitati:
„ Duration
„ Productivity
„ Hammock
„ Milestone
„ Activitati de tip Duration
„ In multe cazuri durata activitatii nu depinde de resursele alocate si
este o informatie initiala a acesteia. De exemplu, lucrul realizat de
un contractor extern se va face in durata definita de contract. Crearea Activitatilor in graficul Gantt al Activitatilor
„ Durata este informatia de baza utilizata in calculul planificarii. In
cazul acestui tip de activitate, durata nu depinde de resursele
alocate activitatii.
„ D t l pott fi exprimate
Duratele i t iin zile
il sau in
i ore de
d munca. Este
E t bine
bi sa ne asiguram
i ca durata
d t activitatilor
ti it til se potriveste
t i t cu perioadele i d l
de executie si analiza ale proiectului. De exemplu daca analizam performanta proiectului saptamanal atunci durata activitatilor nu
poate depasi o saptamana sau 40 de ore
„ Daca durata activitatilor depaseste o saptamana sau 40 de ore atunci vom verifica daca este posibila masurarea obiectiva a
executiei activitatilor (volume de lucrare). Aceasta metoda poate elimina estimarile subiective. Daca acest lucru nu este posibil
atunci vom incerca sa impartim aceste activitati in parti mai mici
„ Activitati de tip Productivity
„ Datele initiale pentru acest tip de activitate sunt volumul de lucrare si productivitatea resurselor alocate. Durata activitatii este
calculata in timpul calculului planificarii.
„ Durata Activitatii poate fi calculata prin impartirea volumului de lucrare a activitatii la productivitatea totala a resurselor alocate.
„ Volumul de lucrare al activitatii este un mijloc obiectiv de masurare a realizarii activitatii care elimina interpretarile, acesta fiind
de regula definit in concordanta cu necesitatile de raportare – ce anume a fost exact planificat si controlat in cadrul fragmentului
curent de proiect din intregul proiect.
„ Cele mai multe sisteme software de managementul proiectelor nu permit utilizarea volumelor de activitate si a productivitatii
resurselor, in aceasta situatie fiind necesar calculul duratelor activitatilor si apoi transferul acestora in proiect
26
 Crearea Modelului de Proiect
„ Activitati de tip Hammock
„ Sunt activitati ce se deruleaza intre doua evenimente, iar
durata lor nu trebuie definita initial,
initial fiind calculata in calculul
planificarii. De exemplu, activitatatea “Management” trebuie
sa dureze de la inceputul primei activitati a proiectului pana la
sfarsitul ultimei activitati a acestuia
„ Activitati de tip Milestone Definirea activitatilor de tip Hammock
„ Sunt ac
Su activitati
a cu dudurata
a a zero,
e o, u
utilizate
a e pe
pentru
u a scoate
scoa e in evidenta
e de a evenimente
e e e e importante
po a e d din viata
aap proiectului,
o ec u u , pentru
pe u controlul
co o u
executiei acestuia.
„ Activitatilor de tip Milestone li se pot aloca componente de cost pentru elaborarea scenariilor de finantare (incasare) – plati,
materiale pentru elaborarea scenariilor de achizitii, sau resurse, pentru simularea productiei de resurse
„ Formularul de Proprietati a Activitatilor
Informatiile aferente activitatilor sunt g
grupate
p in urmatoarele pagini:
p g
„ Date Initiale
„ Denumirea activitatii (un sir de caractere alfanumerice nelimitat ca lungime)
„ Cod (un sir de caractere fara spatii, alfanumerice, nelimitat ca lungime)
„ Volumul de Activitate (Cantitatea de lucrare ce urmeaza a fi realizata)
„ Unitatea de Masura a volumului de activitate
„ Durata activitatii (poate fi introdusa manual, pe baza experientei din proiectele
anterioare, sau poate fi calculata automat in functie de volumul de activitate, de
productivitatea resursei (resurselor) conducatoare si de numarul de resurse alocat.
„ Tipul activitatii (Type DPH)
„ Natura activitatii - ASAP – As Soon As Possible (Cel Mai Devreme Posibil), sau ALAP –
As Late As Possible (Cel Mai Tarziu Posibil)
„ Date Calculate
„ Data de Start si Data de Finish
„ Rezerva Totala si Rezerva Libera
„ Volumul Actual Formularul de Proprietati a Activitatilor
„ Durata Actuala
„ Relatii de Conditionare
„ Activitati Predecesoare
„ Activitati Succesoare
„ Alocarea de Resurse
„ Alocarea de Materiale Tabelul de Activitati
„ Alocarea de Componente de Cost
„ Alocarea de Seturi de Materiale „ Alocarea de Campuri Definite de Utilizator
„ Alocarea de Documente sau Foldere „ Alocarea de Productie de Resurse
27
 Crearea Modelului de Proiect
Activitatea B nu poate
A incepe pana cand nu se
FS : Finish - Start
„ Relatii de Conditionare B incheie activitatea A

„ Pot fi folosite patru tipuri de relatii de conditionare:

A Activitatea B nu poate incepe
„ Sf it – Inceput
Sfarsit I t – activitatea
ti it t precedenta
d t ttrebuie
b i iincheiata
h i t inainte
i i t ca SS : Start - Start pana cand nu incepe
activitatea viitoare sa inceapa. B
activitatea A
„ Sfarsit - Sfarsit — activitatea precedenta trebuie incheiata inainte de A
incheierea activitatii in curs. Activitatea B nu se poate
„ Inceput - Inceput — activitatea precedenta trebuie inceputa inainte de a fi B FF : Finish - Finish incheia pana cand nu se incheie
activitatea A
inceputa
p activitatea viitoare.
„ Inceput - Sfarsit — activitatea precedenta trebuie inceputa inainte de A
Activitatea B nu se poate
sfarsitul activitatii in curs B SF : Start - Finish incheia pana cand nu
incepe activitatea A
„ Implicit, relatia de conditionare este Sfarsit - Inceput
„ Decalaje
„ Pentru modelarea diverselor situatii care pot apare in succesiunea activitatilor – asteptari tehnologice sau suprapuneri partiale -, se
poate introduce un interval de timp intre cele doua momente specifice ale activitatilor, numit decalaj. Acesta poate fi pozitiv
(modeleaza o asteptare tehnologica), sau negativ (modeleaza o suprapunere partiala). Modul traditional de analiza a graficului retea
presupune calculul doar a decalajelor de timp.
„ Spider Project permite si definirea unor decalaje de volum. Decalajul de volum presupune specificarea volumului de activitate (sau a
procentului din volumul de activitate) ce ar trebui realizat in activitatea curenta, pentru a permite inceperea urmatoarei activitati.
„ Stabilirea Relatiilor de Conditionare
„ Relatiile de conditionare se pot stabili in doua moduri:
„ Grafic
„ In graficul Gantt al Activitatilor
„ Se deplaseaza cursorul mouse-ului pe bara activitate,
pana cand d acesta capata forma
f unui paianjen
„ Se apasa butonul stanga al mouse-ului si se tine apasat,
miscand cursorul catre bara activitate predecesoare, iar
apoi, se elibereaza butonul
„ In graficul Retea
„ Se deplaseaza cursorul mouse
mouse-ului
ului pe caseta activitate,
activitate
pana cand acesta capata forma unui paianjen Stabilirea Relatiilor de Conditionare in Graficul Gantt al Activitatilor
„ Se apasa butonul stanga al mouse-ului si se tine apasat,
miscand cursorul catre caseta activitate predecesoare, iar
apoi, se elibereaza butonul
„ Modificarea tipului relatiei de conditionare se poate face din proprietatile
relatiei de conditionare (Activity Properties, Links, Properties),
) sau prin
refacerea in mod grafic a relatiei de conditionare si apasarea butonului
Properties in fereastra Links.

Stabilirea Relatiilor de Conditionare in Graficul Retea 28

 Crearea Modelului de Proiect
Fereastra de acces la
Proprietatile Relatiei
de Conditionare

„ In formularul de activitate, in panoul Links

„ In dreptul tabelului Preceding Activity, sau Succeeding Activity,
se apasa butonul Add
„ Din lista de activitati se selecteaza activitatea cu care se va
stabili relatia de conditionare Proprietatile Relatiei
de Conditionare
„ Se apasa butonul Ok
Stabilirea Relatiilor de Conditionare
„ Definirea Resurselor in Proprietatile Activitatii
„ Resursele intr-un
intr un proiect sunt clasificate in Spider Project in doua mari categorii:
„ Resurse Reinnoibile
„ Manopera
„ Utilaje (Echipamente)
„ Resurse Consumabile
„ Materiale
„ Materii prime
„ Resursele reinnoibile sau resursele, pot realiza o activitate si pot fi atribuite de la
o activitate la alta. Acestea sunt numite in Spider Project, Resurse. De
exemplu, macaraua, muncitorul sau deserventul unui utilaj.
„ Resursele consumabile sau materialele, sunt consumate in timpul p executiei
activitatii si nu pot fi
f alocate din nou. Acestea sunt numite in Spider Project,
Materiale. De exemplu, caramizile, betonul, energia.
„ Definirea resurselor se face in Tabelul de Resurse prin selectarea comenzii Edit,
New, sau prin apasarea tastei Insert. Odata generata o resursa, va avea un cod
(un sir de caractere alfanumerice), o denumire, calendarul principal asociat,
precum si o limita de disponibilitate,
p p care implicit
p este 1. Definirea Resusrelor in Tabelul de Resurse
„ Dupa ce vom defini componentele de cost corespunzatoare, vom putea asigna
un cost unitar (pe ora).

29
 Crearea Modelului de Proiect
„ Formularul de Proprietati a Resurselor
Informatiile aferente resurselor sunt grupate in urmatoarele pagini:
„ D t
Date
„ Denumirea resursei (un sir de caractere alfanumerice nelimitat ca lungime)
„ Cod (un sir de caractere alfanumerice nelimitat ca lungime)
„ Tip (folosit pentru gruparea si organizarea resurselor, precum si pentru
crearea bibliotecilor de referinta
„ Cantitate (numar disponibil de resurse)
„ Alocare
„ Lista activitatilor la care resursa este alocata
„ Cantitatea alocata la nivelul activitatii
„ Productivitatea
„ Incarcarea „ Perioade de Cost
„ Materiale „ Overtime
„ Componente de Cost „ Centre de Resurse Fereastra de Proprietati a Resurselor
„ Seturi de Materiale „ Note
„ Productie de Resurse „ Documente sau foldere asociate

„ Productivitatea Resurselor
„ Prin productivitate intelegem volumul de lucrare al unei
activitati, realizat de o resursa in unitatea de timp
„ Durata unei activitati de tip Productivity va fi data de
relatia:
l ti
Volum
Durata =
Productivitate
„ Graficul Gantt al Resurselor
„ Reprezinta imaginea proiectului in care este afisat
calendarul de lucru al resurselor alocate realizarii
activitatilor

Graficul Gantt al Resurselor

30
 Crearea Modelului de Proiect
„ Structura de Descompunere a Resurselor - OBS
„ Suplimentar structurilor WBS este utila crearea unor structuri de descompunere a resurselor,
planificarea resurselor si rapoarte de performanta
„ Aceasta structura permite organizarea datelor tinand seama de departamentele functionale,
asigurand o planificare corecta, analiza si controlul performantelor organizatiei
„ Structurile OBS sunt suportate de majoritatea pachetelor software de PM profesionale. Principala
Comenzile Meniului Contextual
deosebire dintre WBS si OBS consta in faptul ca in structura WBS fiecare activitate are un singur
“parinte” si resursele pot fi folosite de activitati ce apartin unor faze diferite ale proiectului
„ In structura OBS fiecare resursa are un “parinte” si o activitate poate fi realizata de resurse ce apartin diferitelor departamente
„ Reprezinta o structura de descompunere ierarhica a proiectului, care tine seama de departamentele si resursele implicate in realizarea
acestuia
„ Structura OBS se defineste in graficul Gantt al Resurselor. Inserarea unui nou departament se face similar cu inserarea unei faze din
structura WBS, prin selectarea departamentului care reprezinta radacina structurii si apasarea butonului dreapta al mouse-ului
„ A
Apare meniul
i l contextual
t t l din
di care se va selecta
l t comanda d New
N D Department
t t sii apoii comanda
d One
O Level
L l Lower
L (Ct l+Alt+I ) sau The
(Ctrl+Alt+Ins), Th
Same Level (Alt+Ins), in functie de pozitia noiului departament fata de faza de referinta
„ O structura OBS are prin definitie o singura radacina. Ca urmare, pentru inserarea unui nou departament, vom selecta comanda One
Level Lower.
„ Afisarea structurii OBS se face selectand comanda Project, Diagram, OBS Chart

„ Multi-Resurse
„ Multi-Resursele reprezinta un grup stabil de resurse care executa
lucrarile impreuna (de ex. echipele de muncitori, o masina si soferul
etc.).
„ Alocarea unor multi-resurse are doua mari avantaje:
„ T t resursele
Toate l necesare ce apartin
ti unuii grup stabil
t bil pott fi
alocate simultan prin atribuirea unei singure multi-resurse Structura de Descompunere a Resurselor
„ Resursele ce apartin unei echipe pot fi schimbate intre ele, asa
cum este cerut de modificarile ulterioare din cadrul proiectului.
Aceasta caracteristica este foarte importanta mai ales in
analizele de tip what-if
„ Definirea multi-resurselor se face in Tabelul de Multi-Resurse, iar
stabilirea resurselor ce vor face parte din grupul de multi-resurse, se
face in proprietatile multi-resursei.

Definirea Resurselor in
cadrul unei Multi-Resurse
31
 Crearea Modelului de Proiect
„ Calificarea Resurselor
„ Calificarea resurselor reprezinta un grup distinct de resurse alternative ce pot inlocui alte resurse in timpul derularii activitatii.
Resursele dintr-un grup pot avea productivitati diferite,
diferite dar toate sunt capabile sa execute anumite tipuri de activitati
„ Alocarea unui grup de resurse prin calificari la realizarea unei activitati, necesita introducerea cantitatii sau productivitatii totale a
resurselor asignate
„ Resursele necesare executiei unei activitati sunt selectate automat de sistem din grupul alocat de calificari, luand in considerare:
prioritatile de resurse definite de utilizator, disponibilitatea resurselor incluse in grup in perioadele de timp solicitate, costul executiei
activitatii de catre resursele individuale
„ In aceasta situatie va trebui sa definim doar resursele capabile sa execute activitatile; selectia resursei in alocare va fi facuta automat,
in timpul calcului planificarii.
„ Alocarea Resurselor prin calificari este o functionalitate care se gaseste doar la Spider Project. Alte sisteme de managementul
proiectelor au optiuni similare, numite skill scheduling, dar in aceste pachete software resursele cu aceleasi calificari sunt inlocuibile
integral – au aceeasi productivitate pentru aceleasi activitati.
„ Utilizarea resurselor prin calificari ajuta la o gestionare mai eficienta a acestora si la evitarea solicitarii acelora care nu sunt disponibile
in anumite perioade de timp
„ Echipe de Resurse
„ Echipele de Resurse reprezinta o alta functionalitate distincta a Spider Project
„ Echipa este un grup de resurse care lucreaza impreuna in cadrul unei activitati
„ Fiecare echipa alocata lucreaza independent de celelalte echipe.
echipe
„ Folosind echipe de resurse independente, o activitate poate sa inceapa sa fie executata de indata
ce, cel putin o echipa este capabila sa inceapa lucrul.
„ Celelalte echipe se pot alatura acesteia, mai tarziu, dupa ce activitatea a fost inceputa, pana cand
aceasta activitate este incheiata.
„ Echipele de resurse pot fi alocate pentru indeplinirea unui anumit volum de activitate sau durata.
„ La momente diferite de timp, echipe diferite de resurse sunt implicate pentru realizarea activitatii.
„ Unele echipe pot sa nu participe deloc la realizarea activitatii in situatia in care aceasta activitate
este deja incheiata de celelalte echipe. Definirea Resurselor in
„ Alocarea echipelor de resurse face posibila simularea schimburilor de lucru. cadrul unei Calificarii de Resurse
„ Alocand echipe alcatuite din resurse ce lucreaza in diferite schimburi nu vom mai fi nevoiti sa
“ghicim”
ghicim care dintre schimburi va executa de fapt o activitate.
activitate

32
 Crearea Modelului de Proiect
„ Alocarea Resurselor
„ Alocarea resurselor se face in fereastra de proprietati a activitatii, panoul Assignment.
„ S va preciza:
Se i
„ Resursa, Multi-resursa sau Calificarea
„ Numarul de resurse ce participa la realizarea activitatii
„ Productivitatea, sau
„ Incarcarea
„ I
Incarcarea reprezinta
i t iintervalul
t l l de
d timp
ti in
i procente,
t pe care o resursa il consuma
pentru realizarea unei activitati
„ Calendare
„ Toate activitatile, resursele, fazele, departamentele si relatiile de conditionare pot avea
propriul calendar
„ Calendarul de activitate defineste perioadele de timp cand aceasta poate fi
realizata;
Alocarea Resurselor in
„ Calendarul de Resurse defineste perioadele de timp cand acestea pote fi Fereastra de Proprietati a Activitatii
implicate in realizarea activitatii;
„ Calendarele de Faze si Departament sunt utilizate pentru calculul duratei de
lucru in zile;
„ Calendarul de relatii de conditionare serveste pentru calculul decalajului
acesteia
„ In cadrul unui proiect este bine sa definim un set de calendare pentru activitati,
resurse si decalaje.
„ Calendarul defineste saptamana standard de lucru si perioadele de timp de exceptie
de la aceasta saptamana (zile libere, sarbatori, concedii etc.)
„ Generarea calendarelor presupune definirea:
„ Exceptiilor de la Calendar
„ Saptamanilor de Lucru.
„ Exceptiile de la calendar se definesc in Tabelul de Exceptii de la Calendar.
„ Pentru fiecare exceptie se va stabili: denumirea, data de inceput si de incheiere a
perioadei in care nu se va lucra si periodicitatea cu care se va aplica aceasta
intrerupere. Definirea Exceptiilor de la Calendar
„ Implicit, la crearea unui proiect se vor genera doua exceptii de la calendar: Anul Nou si
Craciunul

33
 Crearea Modelului de Proiect
„ Calendare
„ Definirea Saptamanilor de Lucru se face in Tabelul de Saptamani
„ Se va preciza: numele saptamanii de lucru lucru, ora la care incepe fiecare zi
din saptamana, numarul de ore de lucru din fiecare zi lucratoare,
intervalul orar in care se desfasoara programul zilnic. In cazul in care
Definirea Saptamanilor de Lucru
se doreste evidentierea de pauze in timpul zilei de lucru, atunci se vor
introduce mai multe perioade separate de punct si virgula (de exemplu 8:00-13:00; 14:00-19:00)
„ La crearea unui nou proiect se vor genera implicit doua saptamani de lucru: saptamana “Blank” Blank utilizata la asocierea exceptiilor de
la calendar si saptama “Week 1” de 5 zile lucratoare, 8 ore pe zi.
„ Definirea Calendarelor se face in Tabelul de Calendare.
„ Fiecare calendar este caracterizat printr-un cod, o denumire, atributul
de calendar principal (Main) sau nu, saptamana de lucru asociata si
exceptiile de la calendar
„ Aceste informatii pot fi inregistrate atat in cadrul tabelului, cat si in
fereastra de proprietati a calendarului Definirea Calendarelor
„ La crearea unui nou proiect se va genera implicit un calendar care va avea atributul de calendar principal si va avea asociata
saptamana de lucru “Week 1”, precum si exceptiile de la calendar implicite
„ Orice faza,, departament,
p , activitate,, resursa sau relatie de conditionare care va fi generata
g in
proiect va avea asociat implicit calendarul principal
„ Modificarea calendarului asociat acestor obiecte se poate face in Graficul Gantt al Activitatilor,
Graficul Gantt al Resurselor, Tabelul de Activitati, Tabelul de Resurse prin afisarea coloanei
Calendars, sau in
fereastra de
proprietati a obiectelor

Proprietatile Calendarului

Alegerea Calendarului
Schimbarea Calendarului
Selectia Calendarului
la nivelul Activitatii

34
 Crearea Modelului de Proiect
„ Materiale
„ Materialele sunt orice resurse consumabile.
„ C
Consumul l de
d materiale
t i l poate t fi atribuit
t ib it Activitatilor,
A ti it til Resurselor
R l
si Alocarilor
„ Modelarea aprovizionarii cu materiale poate fi facuta prin definirea unui
consum negativ de materiale
„ Materialele pot fi grupate in Seturi de Materiale (retete de consum de
materiale)
t i l ) care pott fi alocate
l t la
l maii multe lt activitati
ti it ti odata
d t
„ Definirea de materiale se face in Tabelul de Materiale prin selectarea
comenzii Edit, New, sau prin apasarea tastei Insert. Definirea Materialelor in Tabelul de Matertiale
„ Orice material este caracterizat printr-un cod, o denumire si o unitate de masura.
In cazul materialelor care se consuma in numar intreg, se va bifa optiunea Discrete Consumption.
A
Aceasta
t va permiteit programului l i ca in
i perioada
i d de d actualizare
t li sa aproximeze
i la
l numar intreg
i t consumull
de materiale
„ Alocarea Materialelor
„ La nivelul Activitatilor
„ Se poate face:
„ I cantitate
In i Fi
Fixa – atuncii candd consumull ded material
i l
nu depinde nici de durata activitatii, nici de volumul
de activitate
„ Pe ora de activitate – atunci cand consumul de
material depinde de durata activitatii Fereastra de Proprietati a Materialului
„ P unitatea
Pe i de
d volum
l a activitatii
i i ii – atuncii candd
consumul de material depinde de volumul de activitate
„ La Resurse
„ Se poate face:
„ Pe ora de utilizare Alocarea Materialelor la Activitati
a resurseii
„ La Alocari
„ Se poate face:
„ In cantitate Fixa
„ Pe ora de alocare
„ Pe unitatea de volum

Atribuirea Materialelor la Alocari

Alocarea Materialelor la Resurse 35

 Crearea Modelului de Proiect
„ Componente de Cost
„ De regula, nu este indeajuns doar sa definim costurile activitatilor si resurselor. Este necesar sa cunoastem atat costurile, cat si
veniturile in cadrul proiectului,
proiectului ceea ce vom cheltui pe salarii,
salarii echipamente,
echipamente taxe etc.,
etc dar si ce si cand vom incasa in cadrul
proiectului. Cateodata, este necesar sa facem analize in mai multe valute simultan.
„ Aceasta conduce la necesitatea definirii si alocarii de componente de cost.
„ Componentele de Cost reprezinta orice element de cost sau venit in cadrul proiectului care ne va ajuta sa estimam, sa planificam si
sa urmarim eficienta proiectului prin prisma costurilor si din punct de vedere financiar.
„ In afara de stabilirea costului p pentru ora de lucru a resurselor si pe p unitatea de masura a materialelor,, este necesar sa avem
posibilitatea stabilirii costului, direct la nivelul activitatilor si alocarilor
„ Forta de munca poate fi platita nu doar pentru ora muncita, dar si pentru cantitatea de lucrare pe care a realizat-o. Aceasta
inseamna ca, costul manoperei care este de regula definit de costul pe ora de munca, nu este indeajuns.
„ Definirea Componentelor de Cost se face in Tabela de Componente
de Cost
„ Fi
Fiecare componenta t d de costt este
t caracterizata
t i t d de un cod,d od denumirei
si o unitate de cost.
„ In cazul in care componenta de cost semnifica o cheltuiala in cadrul
proiectului, atunci unitatea de cost are valoarea 1.
„ In cazul in care componenta de cost semnifica un venit in cadrul
proiectului,
i t l i atunci
t i unitatea
it t ded costt are valoarea
l -1
1 (minus
( i 1).
1)
„ Deprecierea in timp a banilor poate fi luata in calcul prin definirea
indicelui de actualizare, in coloana Discount Rate. Aceasta ne va
permite calculul Valorii Nete Actualizate (VAN), a Ratei Interne de
Recuperare (RIR) si a Perioadei de Recuperare (PR). Definirea Componentelor de Cost
„ I cazull in
In i care dorim
d i sa calculaml l automat
t t anumite
it componente t de
d
cost, putem defini formule de calcul.
„ De exemplu, daca dorim sa calculam automat componenta CAS
(Contributia la Asigurari Sociale), vom defini o formula care va lua in
calcul valoarea componentei de cost “Salariu brut orar”, inmultita cu
cota
t dde CAS (19,5
(19 5 %).
%) Componenta
C t ded costt “Salariu
“S l i brut
b t orar”” este t
atribuita resurselor prin salariul brut orar. Ori de cate ori vom aloca o
resursa la o activitate, aceasta va conduce la alocarea in afara de
costul propriu cu salariul, rezultat din inmultirea numarului de ore cu
salariul brut orar, si a costului aferent contributiei CAS.

Definirea Formulei de Calcul

pentru Componenta de Cost
Alocarea Componentelor de Cost
36
 Crearea Modelului de Proiect
„ Alocarea Componentelor de Cost
„ La nivelul Activitatilor
„ Se poate face:
„ In valoare Fixa – atunci cand valoarea activitatii nu depinde
nici de durata activitatii, nici de volumul de activitate
„ Pe ora de activitate – atunci cand valoarea activitatii
depinde de durata activitatii
„ Pe unitatea de volum a activitatii – atunci cand valoarea
activitatii depinde de volumul de activitate
„ La Resurse
„ Se poate face: Alocarea Componentelor Alocarea Componentelor
„ Pe ora de utilizare a resursei de Cost la Activitati de Cost la Resurse
„ La Materiale
„ Se poate face:
„ Pe unitatea de masura a materialului
„ La Alocari
„ Se poate face:
„ In cantitate Fixa
„ Pe ora de alocare
„ Pe unitatea de volum
„ Centre de Cost, de Resurse si de Materiale
„ Reprezinta grupari de componente de costuri, resurse sau materiale, ce tin
de obiectivele de raportare
raportare.
Atribuirea Componentelor
„ Centrele de Materiale pot include orice grupuri de materiale. Alocarea Componentelor de Cost la Alocari
„ Centrele de Resurse pot include orice grupari de resurse de Cost la Materiale
„ Centrele de Cost includ componentele de cost selectate
„ Definirea Centrelor se face in tabelele corespunzatoare: Tabelul de
Centre de Cost
Cost, Tabelul de Centre de Resurse si Tabelul de Centre de
Materiale, prin selectarea comenzii Edit, New, sau apasarea tastei Insert.

Definirea Centrelor de Cost

Definirea Centrelor de Resurse

Definirea Centrelor de Materiale 37
 Crearea Modelului de Proiect
„ Centre de Cost, de Resurse si de Materiale
„ Stabilirea componentelor pentru centrele de cost, de resurse si de materiale se realizeaza in fereastra de proprietati a acestor
centre.
centre
„ Centrele de Material si de Cost pot include atat consumul de materiale, cat si aprovizionarea cu materiale

Definirea materialelor Definirea resurselor

in cadrul Centrului de Materiale in cadrul Centrului de Resurse
Definirea componentelor de cost
„ Includerea de materiale, de resurse sau de componente de cost in centre de materiale, de in cadrul Centrului de Cost
resurse si de cost se face prin apasarea butonului Add.
„ Apare fereastra aferenta dictionarului de materiale, de resurse sau de componente de cost din care vom selecta acele elemente
care corespund centrului nostru.
„ Rezultatul definirii componentei centrelor de materiale, de resurse si de cost poate fi afisat numai dupa calculul costului si
materialelor

„ Campuri Definite Utilizator

„ Reprezinta informatii suplimentare a obiectelor definite in tabelele Spider ce sunt
apoi completate de utilizator.
„ Campurile Definite Utilizator permit completarea proiectului cu informatii care nu
se gasesc in mod obisnuit in baza de date a acestuia
acestuia.
„ Ele pot fi de tip: Text, Numeric, sau Date Calendaristice, putand sa aiba asociate
Semnale (semne grafice de desemnare a starii unui parametru) si formule de
Definirea Campurilor Definite Utilizator
calcul care vor permite calculul automat al valorii Campurilor Definite Utilizator.
„ Variatia lor poate fi vizualizata in rapoartele grafice asociate graficului Gantt al
Activitatilor sau a graficului Gantt al Resurselor
Resurselor.
„ Definirea lor se face in Tabelul de Campuri Definite Utilizator, accesibila din Fereastra Principala

38
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Definitii
„ Calculul Planificarii Proiectului
„ Este un proces iterativ prin care se determina datele de start si finish ale activitatilor proiectului
„ Analiza Drumului Critic
„ Reprezinta un ansamblu de metode si procedee de planificare, urmarire si control a proiectelor bazate pe teoria grafurilor
care utilizeaza in calcule programarea liniara, statistica matematica si teoria probabilitatilor
„ Procedee ale Analizei Drumului Critic
„ Critical Path Method (C.P.M.) – utilizeaza in graficul retea reprezentarea Activitatilor pe Arc
„ Precedence Diagramming Method (P.D.M.) (cunoscuta si ca procedeul Metra Potential Method – M.P.M.) - utilizeaza in
graficul retea reprezentarea Activitatilor pe Nod si este cea mai raspandita metoda
„ Program Evaluation and Review Techniques (PERT) - ia in considerare caracterul aleator al duratelor activitatilor si lipsa de
acuratete a estimarilor initiale ale acestora, fiind o metoda semiprobabilsitica de calcul
„ Drumul Critic
„ Reprezinta drumul cu lungimea cea mai mare si cu durata minima posibila de realizare a proiectului
„ Rezerva Totala de Timp
„ Reprezinta intervalul de timp in care o activitate poate intarzia fara sa afecteze termenul de incheiere a intregului proiect.
Activitatile care au rezerva totala de timp egala cu zero se numesc activitati critice si se gasesc pe drumul citic.
„ Rezerva Libera de Timp
„ Reprezinta intervalul de timp in care o activitate poate intarzia fara sa afecteze momentul de incepere a activitatilor
succesoare
„ Calculul Graficului Retea
„ Pasul 1 – se calculeaza termenele cele mai devreme pentru fiecare activitate (start si finish) - parcurgem graficul retea de la
nodul initial catre nodul final si calculam datele cele mai devreme a executiei activitatilor (calcul direct).
„ Pasul 2 – se calculeaza termenele de start si finish cele mai tarzii pentru fiecare activitate, parcurgand graficul retea in sens
invers, de
d la
l nodul
d l final
f l catre nodul
d l initiall (calcul
( l l invers).
)
„ Pasul 3 – se calculeaza rezerva totala a activitatilor, care este intervalul de timp (in zile, ore) dintre data de finish cea mai
tarzie si data de finish cea mai devreme, in concordanta cu calendarul activitatii
„ Sa consideram urmatorul exemplu:
„ Activitatile din graficul alaturat au acelasi calendar,
de 7 zile lucratoare pe saptamana
„ Aplicand calculul direct si calculul invers, obtinem
durata proiectului de 28 de zile.
„ Drumul critic este dat de succesiunea activitatilor C, E, D
si F,
„ Rezerva totala de timp pentru activitatile A si B este de 1 zi zi,
iar pentru activitatea G este de 4 zile
Calculul Direct Calculul Invers
39
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Definitii

Graficul de Esalonare Calendarstica Gantt Calculul Rezervei Totale de Timp

„ Exceptii
„ Intelegerea
g simplista
p a metodei drumului critic poate
p aduce insa surprize
p
„ Sa presupunem ca activitatea F are un calendar de lucru diferit, cu zile libere intre 17 si 19 Octombrie
„ In acest caz numai ultima activitate va ramane critica. Restul de activitati ce erau considerate critice vor avea un decalaj de
doua sau trei zile zile fiecare

Graficul de Esalonare Calendarstica Gantt Calculul Rezervei Totale de Timp

„ Aceeasi problema este cauzata si de existenta unor constrangeri de planificare de genul “Start (Finish) nu mai devreme de…”
sau “Start (Finish) la data de…”
„ Definitia traditionala
t aditionala a drumului
d m l i critic
c itic poate conduce
cond ce la dificultati
dific ltati in a determina
dete mina lantul
lant l de activitati,
acti itati daca acestea au
a
calendare diferite
„ O definitie generalizata – Rezerva Totala nu depaseste anumite valori definite – nu mai este valabila in aceasta situatie.

40
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Optiuni de Calculul Planificarii fara Constrangeri de Resurse
„ Acest calcul are la baza algoritmul clasic al Analizei Drumului Critic si se desfasoara considerand ca resursele sunt nelimitate
„ Toate programele software vor conduce la aceleasi rezultate pentru aceleasi date ale proiectului.
„ Dupa introducerea si verificarea datelor, calculul planificarii cu Spider Project se face prin:
„ Selectarea comenzii Scheduling din meniul Calculation sau
„ Apasarea tastei F9, sau
„ Apasarea butonului
„ La comanda Scheduling apare fereastra de optiuni de calcul al planificarii
„ Rezultatul calculului planificarii este afisat in toate graficele si tabelele Spider Project

„ Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse Optiuni de Calcul al Planificarii

„ Drumul Critic devine foarte complicat mai ales in cazul in care proiectul are restrictii privind resursele
„ Definit ca un set de activitati critice
critice, drumul critic poate contine activitati care nu sunt legate
una de cealalta
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse se face prin:
„ Selectarea comenzii Resource Constraint Scheduling din meniul Calculation, sau
„ Apasarea tastelor Control+F9, sau
„ Apasarea butonului
b l

„ La comanda Resource Constrained Scheduling apare fereastra de optiuni de calcul al planificarii

„ Sa consideram de exemplu un proiect ce cuprinde trei activitati care nu au legaturi intre ele, avand
d
durata de
d 10, 0 100 si 15 zile
l
„ Ultima activitate (cea care are o durata de 15 zile) este cu siguranta critica daca nu luam in
considerare restrictiile privind resursele

Exemplu de Calcul fara a lua in considerare limitele Resurselor Optiuni de Calcul al Planificarii
cu Constrangeri de Resurse

41
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Sa consideram acum ca activitatile 1 si 2 sunt realizate de resursa A, iar activitatea 3 este realizata de resursa B. Numarul total al
fiecarei resurse este egal cu o unitate
„ Constatam ca resursa R1 este necesara atat activitatii 2 cat si 5, in acelasi timp.
„ Aceasta situatie poarta numele de conflict de resurse si se rezolva prin calculul planificarii cu constrangeri de resurse (nivelare de
resurse).
„ Solutia in acest caz este intarzierea activitatii 2 sau 5, cu efect
in intarzierea datei finale de incheiere.
„ Astfel, activitatile 1, 2 si 5 se numesc Activitati Critice de
Resurse, iar secventa lor, chiar daca nu sunt toate
conditionate intre ele, se numeste Drumul Critic al
Resurselor.

Alocarea Resurselor

„ Calculul planificarii fara constrangeri de resurse realizat cu Microsoft

Project nu difera de rezultatele obtinute cu Spider Project

Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse

Calculul Planificarii cu Microsoft Project

„ Diferentele apar insa la nivelarea resurselor: daca in Spider Project

activitatile 1 si 2 sunt critice, in Microsoft Project doar activitatea 2 Nivelarea Resurselor cu Microsoft Project
este critica 42
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Acesta este motivul pentru care matematicianul si practicianul Vladimir Liberzon a introdus in 1992 notiunea de Drum Critic al
Resurselor (Resource Critical Path)
„ Calculul direct si invers al planificarii va fi facut tinand seama si de limitarile privind resursele. Rezervele activitatilor calculate tinand
seama de constrangerile de resurse vor fi denumite rezerve ale resurselor constranse
„ Activitatile cu resurse critice au rezerve ale resurselor constranse egale cu zero.
„ Problemele rezolvate cu ajutorul sistemelor software de project management includ de regula:
„ Calculul planificarii proiectului fara a lua in considerare limitarea de resurse,
„ Calculul planificarii proiectului cu constrangeri de resurse (nivelarea resurselor)
resurselor),
„ Stabilirea drumului critic si a rezervelor de timp pentru activitatile proiectului,
„ Stabilirea necesarului de resurse financiare, materiale si echipamente, pentru orice perioada de timp,
„ Stabilirea neceasrului in timp a resurselor umane si echipamente,
„ Analiza la risc si calculul planificarii proiectului, tinand seama de alti factori la risc,
„ Masurarea performantelor proiectelor
proiectelor,
„ Analiza performantelor proiectelor si previzionarea principalilor parametri ai proiectelor.
„ Problema calculului planificarii proiectului fara a lua in considerare constrangerile de resurse are o solutie matematica corecta
(metoda drumului critic), care ar trebui sa conduca la rezultate identice pentru toate pachetele de programe, daca au avut date
initiale identice
„ Toate celelalte probleme sunt rezolvate utilizand abordari diferite si conducand la rezultate diferite.
„ Calculul planificarii cu constrangeri de resurse realizat de diferite pachete software de managementul proiectelor, conduce la
rezultate diferite.
„ Pachetul software care produce planificarea cu cea mai redusa durata de realizare poate salva sume considerabile pentru utilizatorii
sai.
„ Spider Project are la baza algoritmi euristici avansati care conduc constant la planificari cu constrangeri de resurse mai reduse in
timp decat a altor pachete software de managementul proiectelor proiectelor.
„ Pentru a evidentia aceste aspecte, sa consideram urmatorul exemplu, in care vom aloca
Activitatilor 2 si 4 Resursa 1.
„ Deoarece ambele
activitati se desfasoara in
acelasi timp
timp, Res
Resursa
sa 1 vaa
fi supraalocata.
„ Activitatile 3, 4, 5 si 6 Graficul Retea
rezulta din calculul
planificarii fara
const ange i de resurse,
constrangeri es se
ca fiind activitati critice.
Rezultatul Calculului Planificarii fara Constrangeri de Resurse
43
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Sa facem acum calculul planificarii cu constrangeri de resurse:
„ Constatam ca activitatile 2, 3, 4 si 6, chiar daca nu sunt toate
interconditionate intre ele, devin activitati critice ca urmare
reorganizarii lor pentru rezolvarea conflictului de resurse
„ Sa vedem acum rezultatele pe care le obtinem cu Microsoft Project:

Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse

Rezultatele Calculului Planificarii cu Microsoft Project

„ Constatam ca activitatile 1 si 2 sunt calculate ca fiind activitati critice,
dar termenul de incheiere este identic cu cel calculat cu Spider Project
„ Sa vedem si rezultatele pe care le obtinem utilizand Primavera Project
p
Planner for Enterprise Rezultatele Nivelarii Resursei 1 cu Microsoft Project

Rezultatele Calculului Planificarii cu Primavera Project Planner for Enterprise Rezultatele Nivelarii Resursei 1 cu Primavera Project Planner for Enterprise

„ Dupa calculul nivelarii, observam ca activitatile critice raman aceleasi, dar termenul de incheiere a proiectului este mai tarziu decat in
celelalte sisteme 44
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Optiunea Optimization din fereastra de optiuni de calcul al planificarii cu constrangeri de resurse permite aplicarea algoritmului de calcul al
Drumului Critic al Resurselor.
„ Calculul Drumului Critic al Resurselor este similar cu calculul drumului critic traditional, cu diferenta ca atat datele cele mai devreme cat si
cele mai tarzii (si rezervele corespunzatoare activitatilor), sunt calculate in timpul nivelarii directe si inverse a resurselor.
„ Rezervele activitatilor cu resurse constranse au un mare avantaj in fata rezervei totale calculate de cele mai multe pachete software:
aceasta este fezabilitatea
„ Rezerva activitatii cu resurse constranse este intervalul de timp in care executia activitatii poate fi intarziata, avand la dispozitie setul de
resurse disponibile in acest proiect
„ Pentru a ilustra acest lucru, vom considera urmatorul exemplu:
„ Durata proiectului este de 30 de zile, dar ambele resurse, Analist si
Manager, sunt supraincarcate.
„ Activitatile Analiza de Piata, Negociere si Incheierea Analizei sunt
activitati critice
„ Daca aplicam optiunea de calcul Standard din fereastra de optiuni de
calcul cu constrangeri de resurse, vom obtine urmatorul rezultat:

Calculul Planificarii fara Constrangeri de Resurse

Aplicarea optiunii Standard pentru Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse

„ Durata de realizare a proiectului este de 47 de zile, dar activitatile au
fost astfel esalonate incat resursele sa poata fi utilizate in limita lor
de disponibilitate
„ Sa facem aceleasi calcule, dar utilizand acum sistemul Microsoft
Project:
„ Vom obtine rezultate identice cu cele obtinute aplicand Spider
Project Calculul Planificarii cu Microsoft Project
45
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Daca facem calculul planificarii cu nivelarea de resurse utilizand
j
Microsoft Project, vom obtine urmatoarele rezultate:
„ Durata proiectului este de 47 de zile, iar activitatile Cerinte Tehnice,
Cerinte Functionale si Incheierea analizei au devenit activitati critice
„ Vom face aceleasi calcule utilizand acum sistemul Primavera Project
Planner for Enterprise. Din calculul planificarii aplicand Analiza
Drumului Critic, obtinem aceleasi rezultate ca si cu celelalte sisteme:

Calculul Nivelarii cu Microsoft Project

„ Facand calculul nivelarii de resurse, vom constata ca durata

proiectului este tot de 47 de zile, dar activitatile initial critice,
isi pastreaza caracterul, fiind deplasate celelalte activitati.

Calculul Planificarii cu Primavera Project Planner for Enterprise

„ Am fi tentati sa spunem ca o alta organizare a activitatilor, mai
judicioasa, care sa rezolve atat dorinta noastra de a realiza cat mai
p
repede proiectul,
p , dar in acelasi timp,
p, de a tine seama de
disponibilitatea de resurse nu mai este posibila.

Calculul Nivelarii cu Primavera Project Planner for Enterprise

46
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Drumul Critic al Resurselor
„ Sa facem din nou calculul planificarii cu constrangeri de resurse cu
p
Spider Project,
j dar de aceasta data, utilizand optiunea
p Optimization
p din
fereastra de optiuni de calcul cu constrangeri de resurse
„ Durata proiectului devine de aceasta data de 32 de zile in loc de 47 de
zile, iar activitatile sunt toate critice de resurse
„ Spider Project a gasit organizarea optima a activitatilor, astfel incat
durata de realizare sa fie cea mai mica p posibil, dar in acelasi timp,
p sa
tina seama de limitele de disponibilitate a resurselor
„ Conceptul de Drum Critic al Resurselor schimba fundamental modul
nostru de abordare a proiectelor, reprezentand o adevarata revolutie in
managementul proiectelor: daca pana acum eram concentrati pe
identificarea activitatilor critice care aveau rezerva totala de timp p egala
g Aplicarea optiunii Optimization pentru Calculul Planificarii
cu zero, de acum incolo ne vom concentra asupra resurselor care conduc cu Constrangeri de Resurse
la obtinerea rezultatelor in cadrul activitatilor, a disponibilitatii lor fizice
si asupra rezervelor de timp pe care resursele le au in cadrul proiectului.
„ Aceasta abordare face ca planificarile noastre sa fie mai realiste si mai fezabile, sa tina seama de adevaratele surse care ne vor permite
atingerea obiectivelor proiectelor.
„ Stabilitatea Calcului Planificarii
„ Stabilitatea planificarii este foarte importanta. Micile schimbari ale datelor initiale nu ar trebui sa ne conduca catre schimbari majore ale
planificarii
„ Schimbarile importante privind planificarea proiectului sunt nedorite, mai ales in cazul in care aceasta a fost deja aprobata si contractele
au fost semnate
„ Mai mult decat atat,
atat schimbari intervin pe toata durata proiectului: activitatile sunt executate,
executate durata de timp ramasa pentru alte activitati
se modifica etc.
„ Daca planificarea proiectului se modifica dramatic pe durata lui, aceasta poate conduce la evenimente nedorite cum ar fi modificarea
termenelor contractuale, dificultati in masurarea performantelor etc.
„ Sa vedem consecintele modificarii duratei unei activitati cu o zi, in exemplul precedent. Vom schimba durata activitatii Negociere din 15
zile in 14 zile.
„ Ca rezultat al calculului planificarii cu constrangeri de resurse, vom obtine in Spider Project durata de 31 de zile.
„ Acelasi lucru il vom obtine si in calculul nivelarii cu Microsoft Project. Diferenta dintre situatia anterioara (in care activitatea Nergociere
avea 15 zile) si situatia de acum, conduce la o diferenta de 16 zile, doar prin modificarea cu o zi a duratei unei activitati
„ Calculul nivelarii cu Primavera Project Planner for Enterprise va conduce la o reducere de doar o zi fata de situatia anterioara.
„ In cazul anumitor proiecte, asemenea modificari sunt de neacceptat.
„ De aceea, Spider Project include optiunea Previous version support, cand planificarea proiectului mentine ordinea executiei activitatilor
care a fost stabilita intr-una din planificarile anterioare.
„ Aceasta optiune este una foarte importanta pentru un management al proiectului serios.
47
 Calculul Planificarii Proiectului
„ Stabilitatea Calcului Planificarii
„ In alte sisteme, recomandam folosirea prioritizarii activitatior in ordinea in care ele vor fi executate, asa cum au fost planificate in planul
de executie aprobat.

Reducerea duratei activitatii Negociere cu o zi si

Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse
Reducerea duratei activitatii Negociere cu o zi si
Calculul Nivelarii cu Microsoft Project

Reducerea duratei activitatii Negociere cu o zi si

Calculul Nivelarii cu Primavera Project Planner for Enterprise

48
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Simularea Finantarii Proiectelor
„ Simularea finantarii proiectului este una din cele mai importante etape din planificarea acestuia
„ Trebuie sa ne asiguram de la bun inceput ca vom dispune de finantare pe toata perioada derularii proiectului
„ Orice neconcordanta intre cheltuielile proiectului, care sunt facute in corelare cu desfasurarea activitatilor si planul de finantare, poate
conduce la intreruperea sau intarzierea lucrarilor
„ Simularea finantarii proiectului se face numai dupa ce planificarea proiectului a fost realizata, tinand seama de tehnologiile de executie si
de constrangerile de resurse umane si echipamente
„ Analiza finantarii proiectului se face prin crearea unei faze suplimentare Finantare, in care vor fi incluse toate momentele previzionate a
reprezenta incasari si prin crearea unei componente de cost care va reprezenta incasarea
incasarea. In Tabelul de Componente de Cost Cost, valoarea
componentei de cost care va reprezenta incasarea sau finantarea va avea valoarea – 1 (minus 1)
„ Pentru simularea momentelor de incasare se vor folosi activitati de tip milestone care vor fi dispuse prin constrangere, sau conditionat de
anumite activitati reale de executie, de-a lungul perioadei de timp in care se fac cheltuieli in cadrul proiectului
„ Pentru fiecare activitate de incasare, se va aloca componenta de cost creata anterior, pentru care se va preciza valoarea fixa a incasarii
previzionate
„ Se verifica dispunerea pe scara timpului a valorilor incasate si se face calculul planificarii si calculul costurilor si materialelor.
„ Iata de pilda, in cadrul unui proiect, cum s-a facut simularea finantarii:
„ Se genereaza apoi un centru de cost care va contine toate componentele
de cost referitoare la cheltuieli proiectului si la finantare.
„ Se elaboreaza graficul corespunzator centrului de cost generat si apoi
se analizeaza perioadele in care incasarile nu acopera cheltuielile

Simularea Finantarii

Graficul de Cash-Flow

„ Se elaboreaza diverse scenarii de finantare, sau se face calculul planificarii cu constrangeri de resurse, in care suplimentar, fata de
limitarile de resurse, se vor lua in considerare si limitele finantarii

49
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Cash-Flow-ul Proiectelor
„ Prin definitie, Cash-Flow-ul proiectului reprezinta diferenta dintre incasari (finantare) si cheltuieli, distribuita pe perioada de derulare a
proiectului
„ Cash Flow-ul proiectului poate fi privit prin urmatoarele perspective:
„ Perspectiva Investitorului
„ Perspectiva Executantului
„ In functie de aceasta, se face analiza cash-flow-ului proiectului.
„ Cash Flow-ul Proiectului – Perspectiva Investitorului
„ Prin perspectiva sa, investitorul trebuie sa se asigure ca pe toata perioada de derulare a proiectului – de la initiere pana la
recuperarea investitiei, are capacitatea financiara de realizare a obiectivelor proiectului
„ Informatii de interes pentru investitor sunt criteriile financiare de selectie, Valoarea Neta Actualizata, Rata Interna de Recuperare si
Perioada de Recuperare, care il vor ajuta sa aleaga cea mai potrivita varianta de proiect
„ Sa consideram urmatorul exemplu: un investitor doreste sa
construiasca o cladire de apartamente.
apartamente Recuperarea investitiei
se va face prin vanzarea apartamentelor
„ Planificarea proiectului si cash-flow-ul asteptat sunt prezentate
in imaginea alaturata
„ In prima parte a proiectului, se vor face cheltuieli necesare
realizarii constructiei
„ In scenariul nostru, investitorul isi propune sa recupereze
investitia cat mai repede posibil. De aceea, va incepe vanzarea
apartamentelor inca din etapa de constructie. Cash-Flow-ul Proiectului fara a lua in considerare deprecierea banilor
„ In conditiile in care nu tinem seama de deprecierea banilor in
timp ne propunem sa investim circa 15 mil.
timp, mil Euro si sa vindem
toate apartamentele la valoarea de 22 mil. Euro.
„ A porni insa aceasta investitie fara a lua in calcul deprecierea banilor in timp
este impotriva logicii.
„ De aceea, vom tine seama de Indicele de Actualizare considerand ca
acesta are valoarea de 10%10%. Vom atribui aceasta valoare tuturor componentelor Fereastra de Optiuni de
de cost implicate in cash-flow, in campul Discount Rate din Tabela de Calcul Costurilor
Componente de Cost. Si Materialelor
„ Centrul de cost aferent analizei cash-flow, va contine nu doar cheltuielile directe
si indirecte, dar si cheltuielile de intretinere si exploatare si veniturile din
exploatare
exploatare.
„ Calculul parametrilor financiari se face selectand comanda Cost and Material
Calculation, sau tasta F8, sau apasand butonul
50
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Cash-Flow-ul Proiectelor
„ Cash Flow-ul Proiectului – Perspectiva Investitorului
„ In fereastra de Optiuni
p de Calcul al Costurilor si Materialelor, vom selecta mai intai optiunea
p Discount Rate Apply pp y byy Calculation,
apoi intervalul de calcul (Month sau Year) si dupa aceea optinea de aplicare a procentului in formula Simple sau Complex si regula
de aplicare a calculului (Start of the Period sau Finish of the Period)
„ In panoul Payback Date se selecteaza prin apasarea butonului Select centrul de cost care va contine atat venituri cat si cheltuieli
„ Prin apasarea butonului Calculate Payback Date, vom obtine data de recuperare a investitiei
„ In panoul NPV and IRR, vom selecta prin apasarea butonului Select centrul de cost care va contine atat venituri cat si cheltuieli
„ Prin apasarea butonului Calculate IRR, vom obtine valoarea Ratei Interne de Recuperare
Recuperare.
„ Apasand butonul Ok din fereastra de optiuni, Spider Project va calcula atat costurile cat si materialele. Vizualizarea Valorii Nete
Actualizate se va face in Graficul Gantt al Activitatilor, prin afisarea coloanei NPV.
„ In cazul nostru, obtinem urmatoarele rezultate:
„ Valoarea Neta Actualizata: 5.507.352,72 Euro
„ Durata de Realizare a Constructiei: 275 zile
„ Data de Recuperare: 28.05.2006 12:00
„ Rata Interna de Recuperare: 103,2
„ Sa consideram insa un al doilea scenariu de realizare a investitiei:
La parterul cladirii vom amenaja niste spatii comerciale pe care
le vom vinde
vinde. Aceasta solutie insa conduce la cresterea costurilor
costurilor,
cu circa 300.000 Euro, dar si la cresterea duratei de executie cu
10 zile. Ne asteptam ca in urma vanzarii apartamentelor si a Cash-Flow-ul Proiectului tinand seama de deprecierea banilor
spatiului comercial, sa obtinem 22,8 mil Euro.
„ Calculand parametrii financiari in aceasta situatie, vom obtine:
„ Valoarea Neta Actualizata: 6 6.039.430,08
039 430 08 Euro
„ Durata de Realizare a Constructiei: 285 zile
„ Data de Recuperare: 23.05.2006 12:00
„ Rata Interna de Recuperare: 165,52
„ Desi incheierea proiectului se va face cu o intarziere de 10 zile si
va costa mai mult
mult, decizia de a schimba destinatia spatiilor de la
parter conduce la obtinerea unui profit mai mare
„ Timpul necesar realizarii proiectului este mai putin important
decat timpul necesar pentru recuperarea costurilor
„ Profiturile sunt necesare pentru finantarea de noi proiecte care
vor crea un avantaj Cash-Flow-ul
Cash Flow ul Proiectului in Scenariul al doilea

51
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Cash-Flow-ul Proiectelor
„ Cash Flow-ul Proiectului – Perspectiva Investitorului
„ Una din cele mai importante
p informatii pe
p care se bazeaza efortul investitional o reprezinta
p raportul
p dintre capacitatea
p de finantare
si capacitatea de a realiza platile catre contractori, distribuit pe scara timpului.
„ Finantarea unui proiect se poate face din surse proprii, din
credite la banca, sau prin vanzarea anticipata intr-o anumita
schema, a rezultatelor investitiei.
„ Atat finantarea, cat si platile pe care investitorul le face catre
contractori, sunt actiuni punctuale in timp.
„ De aceea, construirea unui scenariu de Finantare-Plati inainte
de inceperea investitiei, capata o importanta covarsitoare.
„ In imaginea alaturata se prezinta o investitie care cuprinde
construirea mai multor cladiri de birouri de catre acelasi investitor
(portofoliu de proiecte).
„ Graficul de Plati este realizat pe baza contractelor semnate sau
in curs de negociere
„ Constatam insa ca graficul de cash-flow Finantare-Plati prezinta in
anumite perioade situatia in care investitorul nu are disponibil de Graficul de Cash-Flow Finantare-Incasari
bani pentru finantare. Evident, vom cauta solutia cea mai
avantajoasa care ne va ajuta sa rezolvam aceasta situatie.
„ O varianta, este sa decalam momentele de finantare a proiectului,
sau sa solicitam sume de bani mai mari, mai devreme
de efectuarea platilor care conduc la situatia de cash-flow negativ.
„ O alta solutie, ar fi sa decalam platile pe care le vom face catre
contractor.
„ Spider Project permite calculul planificarii tinand seama de
constrangerile financiare si sugereaza cea mai potrivita solutie
in conditiile realizarii proiectului cat mai repede si cu costuri cat
mai mici.
„ In imaginea alaturata se prezinta rezultate calculului cu
constrangeri de resurse financiare
„ Graficul de Cash-Flow Finantare-Plati are doar valori pozitive, Graficul de Cash-Flow Finantare-Plati dupa
ceea ce inseamna ca vom avea capacitatea de finantare a investitiei Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse Financiare
„ Aceasta analiza ne permite ca inca inainte de semnarea contractelor sa ne stabilim o strategie de negociere, iar in perioada de
realizare a investitiei, sa urmarim cu atentie modul in care se face finantarea si se efectueaza platile, pentru a putea lua din timp
deciziile cele mai potrivite.

52
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Cash-Flow-ul Proiectelor
„ Cash Flow-ul Proiectului – Perspectiva Executantului
„ Prin p
perspectiva
p sa, executantul trebuie sa se asigure
g ca pe
p toata perioada
p de derulare a proiectului
p – de la initiere p pana la
receptie, are asigurata finantarea, dar in acelasi timp, si resursele umane, echipamentele si matetialele sunt disponibile.
„ De aceea va cauta sa obtina esalonarea optima a activitatilor
tinand seama de toate aceste constrangeri.
„ O analiza a unui proiect facuta prin perspectiva executantului,
conduce la concluzia ca incasarile sunt evenimente punctuale
pe durata de realizare a lucrarilor, in timp ce cheltuielile sunt
permanente.
„ De aceea, inainte de semnarea contractului trebuie sa elaboreze
diverse scenarii de incasare, astfel incat sa se asigure ca va avea
capacitatea de a derula lucrarile
„ In imaginea alaturata se prezinta situatia in care executantul
dispune de un avans la inceperea lucrarilor
„ In situatia prezentata, se constata ca vor exista cateva perioade
de timp in derularea lucrarii, in care executantul nu are asigurata
finantarea in concordanta cu cheltuielile pe care trebuie sa le faca. Graficul de Cash-Flow inainte de Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse
„ Aceasta problema poate fi rezolvata in doua moduri:
„ Prin negocierea unor termene si valori fezabile pentru
executant in vederea eliminarii perioadelor in care nu
este asigurata finantarea
„ Prin gasirea acelei esalonari care sa respecte datele si
valorile de finantare, dar care sa permita asigurarea
finantarii (calculul planificarii cu constrangeri financiare)
„ Prin aplicarea calculului cu constrangeri de resurse se va obtine
cea mai judicioasa esalonare a activitatilor, astfel incat situatia
de cash-flow negativ sa nu mai apara.
„ In imaginea alaturata se prezinta rezultatele calculului planificarii
cu constrangeri financiare
„ La fel ca in cazul investitorului, executantul va trebui sa proiecteze
pe scara timpului raportul dintre incasari si plati, avand in vedere Graficul de Cash-Flow dupa Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse
relatiile contractuale cu furnizorii de servicii, materiale sau echipamente.
„ Trebuie retinut insa faptul ca o companie nu deruleaza un singur proiect la un moment dat. Aceste cazuri sunt extrem de rare. De
regula, o companie desfasoara o multitudine de proiecte in acelasi timp, care au propriile lor necesitati. Din pacate, resursele
umane, echipamentele, materialele si resursele financiare sunt limitate. De aceea, la nivelul companiei trebuie facuta analiza
portofoliului de proiecte si stabilirea influentei incasarilor si platilor asupra starii de sanatate a companiei.
53
 Simularea Finantarii, Veniturilor si Aprovizionarii
„ Simularea Aprovizionarii cu Materiale
„ Simularea aprovizionarii cu materiale se face similar cu cea a simularii cash-flow-ului
„ Se stabilesc mai intai materialele importante pentru care se doreste
analiza aprovizionarii
„ Se defineste o noua faza in proiect, numita Aprovizionare
„ Se insereaza activitati de tip milestone pentru simularea momentelor de
aprovizionare
„ In functie de consumul de materiale, se stabilesc cantitatile ce urmeaza
a fi aprovizionate, atribuindu-le semnul minus
„ Se genereaza apoi graficul de consum si aprovizionare
„ In imaginea alaturata se prezinta graficul de consum, graficul de
aprovizionare si graficul de consum si aprovizionare, pentru un anumit
scenariu de aprovizionare
„ Se constata ca exista o perioada de timp in care materialul “Cofraje
pentru Stalpi si Pereti” nu este disponibil. Aceasta va conduce inevitabil
la oprirea lucrarilor de cofrare si implicit, la intarzierea intregului proiect. Graficul de Consum si Aprovizionare cu Materiale
„ Eliminarea perioadelor de timp in care materialul nu este disponibil se
poate rezolva in doua moduri:
„ Prin stabilirea unor cantitati si termene fezabile de aprovizionare,
ce urmeaza a fi negociate cu furnizorul de materiale
„ Prin gasirea unei esalonari optime a activitatilor, tinand seama de
constrangerile de aprovizionare (calculul planificarii cu
constrangeri de materiale)

„ Spider Project este singurul pachet de managementul proiectelor care prin

algoritmii sai avansati poate realiza un calcul fezabil al planificarii tinand seama
de toate constrangerile proiectului – resurse umane, echipamente, materiale
si financiare
„ Optiunile de nivelare permit elaborarea de scenarii What-If extrem de Graficul de Consum si Aprovizionare dupa Calculul Planificarii
laborioase, care ajuta utilizatorul in obtinerea celei mai potrivite planificari Cu Constrangeri de Resurse
luand in considerare toate aspectele proiectului

54
 Ajustarea Planificarii si Autorizarea
„ Fragmente Tipice de Proiect
„ Fragmentele de proiect sunt de regula mici proiecte care au un anumit grad de repetabilitate si sunt utilizate ca faze in diferite proiecte.
„ Ele descriu procese tipice si tehnologii care sunt utilizate de mai multe ori.
„ Fragmentele de proiect sunt de regula pregatite pentru anumite volume de lucrare
(de exemplu, 1000 m, 100 mp, 100 mc etc.).
„ Biblioteca de Fragmente reprezinta o colectie de fragmente tipice de proiect (uzuale,
pachete de lucrari ce se repeta) ce urmeaza a fi realizate
„ Crearea modelelor de proiect utilizand bibliotecile tipice ale organizatiei ajuta la
evitarea inconsistentelor si la asigurarea ca modelul proiectului urmareste standardele de organizatie Fragment de Proiect
„ O biblioteca de fragmente tipice de proiect este un instrument foarte important pentru dezvoltarea culturii de organizatie si a standardelor
de management
„ Un efect interesant al utilizarii bibliotecilor de fragmente tipice este acela ca abordarea structurii de descompunere Work Breakdown
Structure nu se face de sus in jos, ci de jos in sus, de la pachetele de lucrari
„ Intr-o asemenea structura, fragmentele
f l tipice
i i servesc ca pachete
h de
d lucrari.
l i Utilizand
ili d maii multe
l structurii de
d descompunere
d Workk
Breakdown Structure, ambele tehnici, de sus in jos si de jos in sus se pot folosi in paralel, completandu-se reciproc
„ Structura de Codificare a Activitatilor
„ Codul de Activitate este unic si reprezinta pasaportul acestuia in cadrul proiectului.
„ El este alcatuit dintr-un sir de caractere alfanumerice (litere, cifre si caractere speciale - #$%&@_-~), fara spatiu intre ele,
numarul de caractere din cadrul codului fiind nelimitat
„ Codificarea activitatilor trebuie sa tina seama de:
„ Numarul activitatii in lista de activitati din cadrul fragmentului de proiect
„ Tipul de activitate din punct de vedere al naturii acesteia
„ Apartenenta activitatii la un anumit fragment de proiect
„ Apartenenta activitatii la o anumita faza
„ Crearea si Stocarea Fragmentelor de Proiect
„ Crearea fragmentelor de proiect se face la fel ca si crearea oricarui proiect cu ajutorul Spider Project
„ Stocarea fragmentelor de proiect se face de regula in directorul Fragment Library, sau in alte directoare
definite de Biroul de Management al Proiectelor
„ Inserarea unui Fragment de Proiect
„ Se face prin selectarea comenzii Insert Project as a New Phase din meniul contextual ce apare la apasarea
butonului dreapta al mouse-ului cand cursorul este pozitionat in dreptul unei faze selectate.
„ Apare fereastra Choose Project, din care se selecteaza mai intai folder-ul de stocare si mai apoi fragmentul
de proiect ce urmeaza a fi inserat. Comenzile Meniului Contextual
„ proiect, apare fereastra Change Activity and Phase in care se vor preciza:
Dupa selectarea fragmentuli de proiect
„ codul activitatilor prin inlocuirea de caractere, sau se adauga un prefix sau postfix
„ valoarea cu care se vor multiplica volumele de lucrare, consumurile de resurse, costurile aferente

55
 Ajustarea Planificarii si Autorizarea
„ Fragmente Tipice de Proiect

Fereastra de modificare a codurilor

Fereastra din care se va alege de activitate si de multiplicare a
fragmentul de proiect
volumului de activitate

„ Fragmentul de proiect inserat va fi vazut ca un pachet de lucrari in

structura WBS
„ Compunerea modelului de proiect
„ Inainte de compunerea modelului de proiect este indicat sa creati o
biblioteca de fragmente tipice. Daca un fragment se repeta de mai
multe ori in desfasurarea unui proiect dar cu volume diferite este
suficient sa facem acest fragment o singura data, de obicei pentru
un volum rotunjit si comun.
Inserarea unui fragment de proiect
„ Fragmentele de proiect ce au fost aprobate sunt introduse in biblioteca de fragmente.
„ Procedeul descris se repeta pentru fiecare dintre fragmentele tipice ale proiectului.
„ Acum se construieste modelul de proiect folosind fragmentele tipice de proiect deja create. In cele mai multe pachete software de
managementul proiectelor va trebui sa deschideti fiecare fragment, sa ajustati volumele activitatilor si duratele lor manual, si sa copiati
fragmentele succesiv. In Spider Project procedura de compunere a proiectului din fragmente este automata si volumele si duratele
activitatilor pot fi ajustate cu usurinta in timpul implementarii fragmentelor.
„ In acest moment este necesar sa stabilim relatiile de conditionare dintre activitatile ce apartin unor fragmente diferite de proiect. Este bine
sa folosim un expert pentru simularea corecta a tehnologiilor proceselor
proceselor.
„ Lista resurselor proiectului va fi corectata automat in timpul consolidarii fragmentelor. Acesta este motivul pentru care resursele identice
ce apartin fragmentelor diferite de proiect trebuie sa fie codificate identic si sa aiba aceleasi caracteristici.
„ Si in ultimul rand, acum va trebui sa adaugam activitatile comune care nu apartin nici unui fragment si nu au fost incluse in acestea.
„ Activitati Comune
„ Managementul
„ Managementul este atribuit unui intreg proiect, nu activitatilor individuale din proiect; costurile administrative
corespunzatoare intregului proiect vor intra deasemenea in seama managementului.
„ Echipa de Project Management poate fi atribuita la activitati de tip hammock, care dureaza pe toata durata de realizare a
proiectului. 56
 Ajustarea Planificarii si Autorizarea
„ Compunerea modelului de proiect
„ Activitati Comune
„ Aprovizionare
p
„ Spider Project permite modelarea aprovizionarii si finantarii. Aprovizionarea este simulata ca fiind o activitate (de obicei cu
data fixa de realizare) care produce materiale si echipamente. Acest lucru asigura calculul planificarii tinand seama de
disponibilitatea materialelor si echipamentelor folosite in proiect.
„ Finantarea
„ Finantarea proiectelor se poate defini in acelasi mod. Putem obtine cash flow-ul proiectului si planificari ale activitatilor care
sa tina seama de constrangerile financiare
financiare.
„ Calculul Planificarii
„ In general, o planificare ce tine seama de constrangerile de resurse ia in calcul numai resursele de tip forta de munca si echipamente.
„ Ca rezultat vom obtine:
„ Datele de inceput si de sfarsit a realizarii activitatii,
„ Necesarul de materiale si resurse financiare pentru fiecare perioada de realizare a proiectului
proiectului,
„ Incarcarea resurselor pentru fiecare perioada de proiect, pentru toate resursele implicate.
„ Analiza Planificarii
„ Vom analiza diferitele aspecte ale planificarii pe care am facut-o tinand seama de:
„ Suntem satisfacuti cu data de incheiere a proiectului ?
„ Poate fi finantat proiectul asa cum este necesar ?
„ Putem asigura materialele si echipamentele necesare proiectului, asa cum sunt ele solicitate ?
„ In cazul in care analiza planificarii a condus la termene nesatisfacatoare pentru aprovizionare sau probleme ce tin de finantarea
proiectului, atunci proiectul ce a fost modelat are nevoie de ajustari.
„ Planificarea proiectului are in general nevoie de mai multe iteratii pana la obtinerea unei planificari ce poate fi aprobata.
„ Aj t
Ajustarea Pl ifi
Planificarii
ii
„ In general durata planificarilor obtinute trebuie redusa. Timpul de executie al proiectului trebuie marit foarte rar.
„ Pentru a accelera executia proiectului, managerul de proiect utilizeaza ca instrumente resursele, tehnologiile, calendarele si relatiile de
conditionare dintre activitati
„ Ca sa aflam daca cresterea numarului de resurse va reduce timpul de executie al proiectului e bine sa facem un calcul al planificarii fara sa
tinem seama de limitarile de resurse
resurse.
„ Daca durata proiectului se reduce, exista posibilitatea de a determina care sunt resursele supraincarcate.
„ Cresterea numarului de resurse pentru cele care au fost supraincarcate poate conduce la reducerea timpului de executie al proiectului.
„ O alta modalitate de a reduce timpul de executie al proiectului este aceea de a face modificari in calendarele proiectului.
„ Alternativele sugerate (cresterea numarului de resurse care sunt limitate, asignarea unor calendare diferite ale resurselor, aplicarea unor
tehnologii mai performante si schimbarea scopului proiectului, schimbarea relatiilor de conditionare existente intre activitati) trebuie
incercate.
„ Noul calcul al planificarii va evidentia eficienta modificarilor facute pe baza acestor sugestii.

57
 Ajustarea Planificarii si Autorizarea
„ Ajustarea Planificarii
„ Ajustarea consumului de materiale si al costurilor poate fi foarte complexa in situatia in care folositi un alt software decat Spider Project.
„ Cea mai directa metoda de reducere a costurilor este sa ne consultam cu un expert in privinta procurarii unor materiale, resurse si
echipamente mai ieftine.
„ Daca acest lucru este posibil ar trebui refacut calculul planificarii tinand seama de noile date.
„ Daca acest lucru este imposibil si planificarea finantarii si aprovizionarii nu se potriveste cu consumul, este necesara replanificarea
activitatilor proiectului si crearea unor legaturi aditionale care sa ajute la reesalonarea activitatilor ce necesita un volum mare de materiale
si echipamente limitate.
„ Pe langa folosirea relatiilor de conditionare mai exista si varianta folosirii unor constrangeri de planificare de genul “Inceput
Inceput nu mai
devreme de… “ a unei activitati, existente in toate sistemele software de managementul proiectelor.
„ Folosirea unor astfel de constrangeri poate rezolva problema dar este un proces mare consumator de timp si rezultatele planificarii se pot
dovedi a fi departe de solutia optima.
„ Autorizarea Planificarii
„ Odata ce am terminat optimizarea planificarii proiectului cu ajutorul Spider Proect
Proect, va trebui sa obtinem aprobarea pentru aceasta
planificare.
„ Modelul proiectului este fundamentul increderii pe care o vom avea in deciziile luate si ne va ajuta sa descoperim daca anumite obiective
fixate nu sunt realiste.
„ Odata ce proiectul este aprobat, acesta devine un proiect de referinta pentru viitoarea executie si
control a acestuia.
„ Spre deosebire de alte sisteme software de managementul proiectelor, Spider Project nu necesita
apelarea unei comenzi pentru a stabili ca proiectul curent este proiect de referinta.
„ Odata salvat, proiectul va capata implicit in panoul Baseline, campul Code, din fereastra de proprietati
a proiectului, codul de proiect aferent si versiunea 1.
„ Proiectul de referinta poate fi versiunea 1, o alta versiune a aceluiasi proiect, sau un alt proiect, pe care
il declaram in aceasta zona, prin selectarea lui cu ajutorul butonului Change.

Definirea Proiectului de Referinta

Fereastra de Proprietati a Proiectului

58
 Elaborarea Rapoartelor
„ Tipuri de Rapoarte
„ Rapoartele Spider Project sunt de doua categorii:
„ Rapoarte Tabelare
„ Rapoarte Grafice
„ Rapoartele Spider Project pot fi selectate din meniul Reports, vederea graficului Gantt al Activitatilor sau Resurselor
Meniul Rapoarte
„ Clasificarea Rapoartelor Spider Project
„ Dupa modul de utilizare
„ Rapoarte curente
„ Sabloane de rapoarte
„ Dupa natura informatiilor
„ Rapoarte Generale
„ Rapoarte de Analiza Earned Value
„ Rapoarte de Tendinta Probabilitatii la Succes
„ Rapoarte de Tendinta Variatiilor
„ Rapoarte de Supraincarcare a Resurselor
„ Rapoarte pe perioade determinate de timp
„ Rapoarte privind Planificarea Critica
„ Crearea Rapoartelor Generale Tabelare
„ Se selecteaza comanda General Reports and Diagrams,
Table. Se selecteaza apoi tipul de informatie: (Informatii
Generale, Componente de Cost, Centre de Cost, Materiale,
Centre de Materiale, Seturi de Materiale, Campuri Utilizator,
Resurse sau Centre de Resurse Generarea Rapoartelor Generale Tabelare - 1 Generarea Rapoartelor Generale Tabelare - 2
„ Aferent fiecarui tip de informatie, se vor afisa in panoul din
stanga, obiectele. Se selecteaza Tipul de Parametru (Total, Consumption sau Income - daca nu s-a ales optiunea Resurse sau Centre de
Resurse, sau Resource Hours, Quantity, Resource Hours Free sau Quantity Free – daca s-a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse).
„ Se selecteaza obiectul sau obiectele ce se doresc a fi afisate si se apasa butonul >> pentru a fi trecute in lista din dreapta.
„ Se alege apoi perioada cu care se vor afisa rezultate (Anual
(Anual, Trimestrial,
Trimestrial Lunar,
Lunar Saptamanal,
Saptamanal Zilnic
Zilnic, Orar)
„ Daca se doreste afisarea valorilor periodic, se deselecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste afisarea valorilor cumulate, atunci se
selecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste includerea valorilor actuale, se selecteaza optiunea Include Actual. Daca se doreste
includerea valorilor pentru restul de realizat, se selecteaza optiunea Include Plan. Daca se doreste ca valorile aferente veniturilor sa fie
vazute ca fiind pozitive, se selecteaza optiunea Show Revenue as Positive.
„ Se apasa apoi butonul Next si se afiseaza pagina a doua din creatorul de rapoarte. Se aleg optiunile de organizare si afisare a valorilor si
apoi se apasa butonul Finish.
„ Rezultatele vor fi afisate intr-un document Spider care poate fi apoi salvat si exportat direct in Excel

59
 Elaborarea Rapoartelor
„ Crearea Rapoartelor Generale Tabelare
„ Trebuie retinut ca structura rapoartelor tabelare va coincide cu
structura WBS afisata in Graficul Gannt al Activitatilor sau Resurselor
„ De exemplu, daca dorim sa vedem doar un singur rand in raportul
tabelar, care sa corespunda radacinii proiectului, atunci vom sumariza
activitatile in graficul Gantt al Activitatilor, prin apasarea semnului “+”
din dreptul fazei aferente radacinii si apoi vom genera raportul tabelar
E
Exemplu
l de
d Raport
R t General
G l Tabelar
T b l
„ Crearea Rapoartelor Grafice Generale
„ Se genereaza in mod similar cu rapoartele tabelare.
„ Graficul poate contine un singur parametru sau mai multi parametri
simultan
„ Se selecteaza comanda General Reports and Diagrams, Diagrams
„ Se selecteaza apoi tipul de informatie: (Informatii
Exemplu de Raport General Tabelar Sumarizat
Generale, Componente de Cost, Centre de Cost, Materiale,
Centre de Materiale, Seturi de Materiale, Campuri Utilizator,
Resurse sau Centre de Resurse
„ Aferent fiecarui tip de informatie, se vor afisa in panoul din
stanga, obiectele. Se selecteaza Tipul de Parametru (Total,
Consumption sau Income - daca nu s-a ales optiunea
Resurse sau Centre de Resurse, sau Resource Hours,
Quantity, Resource Hours Free sau Quantity Free – daca
ss-a
a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse).
„ Se selecteaza obiectul sau obiectele ce se doresc a fi
afisate si se apasa butonul >> pentru a fi trecute in lista
din dreapta.
„ Se alege apoi perioada cu care se vor afisa rezultate (Anual,
Trimestrial, Lunar, Saptamanal, Zilnic, Orar)
„ Daca se doreste afisarea graficului periodic, se deselecteaza
optiunea Cumulative. Daca se doreste afisarea graficului
cumulat, atunci se selecteaza optiunea Cumulative. Daca
se doreste includerea valorilor actuale, se selecteaza
Generarea Rapoartelor Generale Grafice - 1 Generarea Rapoartelor Generale Grafice - 2
optiunea Include Actual. Daca se doreste includerea
valorilor pentru restul de realizat, se selecteaza optiunea
Include Plan. Daca se doreste ca valorile aferente veniturilor sa fie vazute ca fiind pozitive, se selecteaza optiunea Show Revenue as
Positive.
60
 Elaborarea Rapoartelor
„ Crearea Rapoartelor Grafice Generale
„ Se apasa apoi butonul Next si se afiseaza pagina a doua din creatorul
p
de rapoarte. Se aleg
g culorile si dimensiunea graficului
g si apoi
p se apasa
p
butonul Finish.
„ Rezultatele vor fi afisate in zona inferioara a graficului Gantt al
Activitatilor sau Resurselor
„ Orice modificare se face in datele proiectului, acestea vor putea fi
p calculul planificarii
vizibile dupa p si calculul costurilor si materialelor in
rapoartele grafice afisate
Exemplu de Raport General Grafic Periodic

Exemplu de Raport General Grafic Cumulat

61
 Simularea Riscurilor
„ Analiza la Risc
„ Experienta capatata in planificarea proiectelor arata ca probabilitatea realizarii cu succes a unui proiect al carui calcul al planificarii si al
bugetului a fost facuta in mod determinist este foarte scazuta.
„ Prin urmare, tehnologia planificarii proiectelor trebuie sa includa intotdeauna simularea riscurilor pentru a se obtine rezultate de incredere.
„ Simularea riscurilor se poate baza pe simularea Monte Carlo sau pe utilizarea Abordarii Celor Trei Scenarii.
„ Simularea Monte Carlo este foarte consumatoare de timp si nu este practica pentru proiecte de dimensiuni mari.
„ In practica curenta, aceasta metoda nu ia in considerare corelatiile dintre durata activitatii si estimarile costurilor care exista daca
activitatile ar fi realizate de aceleasi resurse si nu ia in considerare evenimentele de risc care pot modifica un set de activitati din cadrul
proiectului.
proiectului
„ Chiar daca totul este simulat in mod corespunzator, numarul necesar de iteratii este mult prea mare pentru obtinerea de rezultate de
incredere intr-un interval de timp rezonabil.
„ Un planificator poate fi fericit cu o acuratete a estimarii probabilitatii care are plus sau minus 10%, dar numai daca eroarea va fi stabila.
Daca aceasta se modifica de la un calcul la altul, atunci aceste estimari nu pot fi folosite ca un instrument de management al
performantei.
„ Spider Project permite calculul analizei la risc utilizand Abordarea celor trei Scenarii prin intermediul modulului de Analiza la Risc
incorporat. Aceasta se preteaza cel mai bine situatiilor reale, reprezentand un compromis ideal intre cantitatea de munca necesara si
obtinerea rezultatelor estimarii.
„ Spider Project simuleaza nu numai incertitudinea dar si riscurile, creeaza scenarii optimiste, probabile si pesimiste de executie a
proiectului, calculeaza datele dorite, consumurile de materiale si costurile care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor definite.
„ In majoritatea proiectelor
proiectelor, procesele de managementul riscurilor nu sunt aplicate in mod corespunzator sau nu sunt aplicate deloc.deloc Prin
definitie, proiectele se desfasoara intr-un mediu de risc. A face planuri care sa permita reducerea efectelor negative ale acestora si
cresterea efectelor pozitive, este o necesitate.

„ Abordarea Celor Trei Scenarii

„ Un planificator obtine trei estimari (optimist, cel mai probabil si pesimist) pentru toate datele initiale ale project (durate, volume,
productivitati, calendare, costuri etc.).
„ Evenimentele de risc sunt selectate si grupate utilizand abordarile uzuale de analiza calitativa la risc.
„ De regula se recomanda sa includem evenimentele la risc cu o probabilitate ce nu depaseste 90% in scenariul optimist, ce nu depaseste
50% in scenariul cel mai probabil si toate riscurile selectate in scenariul pesimist.
„ Aceste date vor fi folosite pentru calculul planificarii si bugetului pentru scenariile optimist, cel mai probabil si pesimist.
„ S
Scenariile
l de
d proiect cell mai probabil
b b l si pesimist pot contine activitati suplimentare
l si costuri corespunzatoare evenimentelor l de
d risc si pot
include resurse si calendare care nu sunt definite in scenariul optimist.
„ Ca rezultat se vor obtine trei date de finish astepat, costuri si consumuri de materiale pentru toate momentele importante din proiect.
„ Acestea sunt utilizate in reconstituirea curbelor de probabilitate pentru date, costuri si necesar de materiale.
„ Definind probabilitatile dorite de indeplinire a tintelor proiectului, se vor obtine datele dorite de incheiere, costurile si necesarul de
materiale pentru orice livrabil al proiectului.
proiectului

62
 Simularea Riscurilor
„ Stabilirea Datelor Tinta
„ Datele tinta ale proiectului sunt definite de competitia pe piata
„ Pentru o companie, este rezonabil sa propunem date tinta care vor fi
indeplinite cu o probabilitate intre 70% si 80%.
„ Aceste date formeaza baza pentru negocieri si pot conduce la stabilirea
altor tinte – date, costuri, consumuri de materiale.
„ In acest caz este necesar sa calculam probabilitatile de indeplinire a
datelor tinta cerute.
„ Daca ele sunt rezonabile, atunci poate vor fi acceptate.
„ Numim probabilitatile de indeplinire a tintelor aprobate ale proiectului,
Probabilitatea la Succes.
„ Prin definirea celor trei versiuni de proiect – optimist, cel mai probabil si
pesimist -,, se stabilesc de fapt rezervele de care managerul de proiect va
Curba de Distributie a Probabilitatilor
dispune in derularea proiectului.
„ In imaginea alaturata se prezinta fereastra cu optiunile de calcul a
analizei la risc: Orice informatie din cadrul proiectului – Durata, Cost,
Materiale, Componente de Cost, Centre de Materiale, Centre de Cost,
Seturi de Materiale sau Campuri utilizator - pot deveni parametri de
analiza la risc a proiectului.
„ Proiectul Tinta
„ Datele tinta nu apartin nici unei planificari. De regula, ele se gasesc intre datele
scenariului cel mai probabil si pesimist.
„ Adevaratul proiect tinta este reprezentat de un set de date si costuri tinta.
tinta Dar
planificarea de referinta nu exista!
„ Planificarea care ar trebui utilizata in stabilirea activitatilor pentru implementarea
proiectului este scenariul optimist.
„ Planificarea Critica
„ Vom obtine nu doar un set de date tinta dar in acelasi timp si o planificare critica Optiuni de Calcul la Risc
– o planificare a proiectului al carui calcul se face invers, de la datele tinta.
„ De regula, acest calcul al planificarii se bazeaza pe estimarile cele mai probabile ale duratelor activitatilor si diferenta dintre datele
planificarii curenta si cea critica arata rezerva planificarii (buffer-ul).

63
 Simularea Riscurilor
„ Planificarea Critica
„ Planificarea critica este afisata in graficul Gantt al Activitatilor,
alaturi de p
planificarea curenta
„ Exista buffere de timp, cost si materiale care arata rezervele nu doar
pentru proiect ca un intreg (similar bufer-ului de proiect din teoria
Critical Chain), dar si pentru orice activitate, in planificarea optimista
a proiectului.
„ Buffer-ul de timp p pentru
p activitati este definit ca diferenta dintre data Planificarea Critica
de start (finish) a activitatilor din planificarea curenta si critica.
„ In timpul executiei proiectului, este necesar sa estimam si sa utilizam eficient aceste buffere.
„ Tendinta Probabilitatii la Succes
„ Cel mai bun mijloc de masurare a performantelor proiectului este sa estimam evolutia probabilitatii la succes a proiectului.
„ Daca aceasta creste, inseamna ca rezervele sunt consumate mai incet decat ne-am ne am asteptat
„ Daca insa aceasta scade, inseamna ca performantele proiectului nu sunt asa de bune cum am planificat si sunt necesare masuri corective.
„ In orice caz, daca proiectul indeplineste tintele aprobate, atunci probabilitatea la suces va atinge valoarea de 100% inainte de incheierea
proiectului.
„ Aceasta inseamna ca nu ne vom mai concentra atentia asupra rezervei totale de timp a activitatilor, asa cum se face in abordarea clasica a
a managementului proiectelor, ci asupra vitezei cu care se consuma rezerva de timp stabilita in calculul la risc a proiectului.
„ Daca performantele proiectului sunt estimate prin tendinta probabilitatii la succes, atunci managerii de proiect sunt incurajati sa rezolve
incertitudinile cat mai devreme posibil. Aceasta poate creste probabilitatea la succes chiar cu intarzieri ale incheierii activitatilor si depasiri
de buget
„ Intarzierea rezolvarii problemelor conduce la tendinte negative ale probabilitatii la succes.
„ Este util sa definim nu una, ci mai multe tinte pentru acelasi parametru de proiect. In acest caz, tendinta probabilitatii la succes va arata
catre ce interval de rezultate finale se indreapta proiectul.
„ Conceptele de Tendinta Probabilitatii la Succes si Drum Critic al Resurselor dezvoltate de Vladimir Liberzon in 1992, sunt de fapt o
algoritmizare si generalizare a abordarii dezvoltate de Eliyahu Goldratt in Teoria Constrangerilor si Lantul Critic in 1997, reprezentand o
adevarata revolutie in managementul proiectelor
„ Tendinta Probabilitatii la Succes s-a dovedit a fi adevaratul instrument de masurare a performantelor proiectului, prin utilizarea ei in cele
mai diverse proiecte, de la proiecte de cateva zeci de mii de Euro, la proiecte de miliarde de Euro.
„ Tendintele p probabilitatii
obabilitatii la succes
s cces pot fi utilizate
tili ate ca singurele
sing ele informatii
info matii despre
desp e performanta
pe fo manta proiectului
p oiect l i la nivelul
ni el l managementului
management l i superior,
s pe io
aceasta informatie fiind suficienta pentru estimarea performantei si luarea de decizii.

64
 Monitorizarea Proiectului
„ Progresul Proiectului
„ Progresul proiectelor este controlat prin analiza datelor care contin:
„ Volumele de lucrari puse in opera si durata efectiva a activitatilor din perioada de analiza.
„ Consumurile actuale de resurse si materiale si cheltuielile actuale ale componentelor de cost;
„ Datele privind progresul proiectului sunt incluse in Tabela de Monitorizare in care acestea se pot edita si apoi transfera in cadrul
proiectului, in Arhiva de Performanta a proiectului ca date actuale. In acest fel, Tabela de Monitorizare este utilizata ca un spatiu temporar
de inregistrare si stocare pentru datele privind desfasurarea proiectului, ca un instrument pentru editarea datelor inainte de transferul lor
in baza de date a proiectului. Datele privind realizarile nu vor influenta datele proiectului pana cand acestea nu sunt transferate in tabela
Arhivei de Performanta.
Performanta In acest fel se pot introduce date privind progresul proiectului de mai multe ori in Tabela de Monitorizare (de
exemplu, zilnic), se pot colecta, edita si verifica si doar apoi se face transferul in Tabela Arhivei de Performanta.
„ Spider Project utilizeza drept informatie de baza in calculul planificarii proiectelor volumul de activitate care reprezinta cantitatea de lucrare
ce trebuie realizata in cadrul activitatilor. Durata activitatii poate fi definita si pe baza experientei, in mod direct.
„ In majoritatea proiectelor, estimarea se face pe baza cantitatilor de lucrare ce urmeaza a fi realizate. Calculul duratelor activitatilor trebuie
sa tina seama de cantitatea de lucrare ce se va realiza, de productivitatea resurselor alocate, precum si de numarul de resurse alocate.
Toate aceste informatii sunt necesare pentru stabilirea cu obiectivitate a duratelor activitatilor.
activitatilor Spider Project efectueaza calculul duratelor
activitatilor de tip “Productivity” in timpul calculului planificarii.
„ In timpul derularii proiectelor, decontarile se fac pe baza cantitilor de lucrari real executate si a costurilor inregistrate la nivelul resurselor
consumate, iar restul de executat se exprima prin cantitatile de lucrare ramase de pus in opera. Spider Project se bazeaza pe aceasta
abordare, actualizarea activitatilor facandu-se prin cantitatile de lucrari real executate in intervalul de timp stabilit pentru actualizarea
proiectului.
„ De celel mai multel ori insa, proiectelel se caracterizeaza prin aparitia de
d modificari
df – Lucrari Suplimentare
S l sau Renuntari de
d Lucrari – all
caror efect trebuie sa se evidentieze in mod direct in restul de executat atat cantitativ, cat si valoric, precum si din punct de vedere al
necesarului de resurse si materiale.
„ In conditiile in care durata ramasa de executat influenteaza direct consumurile de resurse si costuri, nu mai este necesara modificarea
manuala a acestora, ca in cazul sistemelor de managementul proiectelor care nu au aceasta functionalitate. Spider Project tine seama de
toate modificarile in cantitatile de lucrare ramase de executat, asigurand calculul obiectiv al parametrilor de proiect.
„ In cazul activitatilor a caror durata este rezultata din experienta – cazul activitatilor de tip “Duration” - Spider Project atribuie in mod
automat in campul Volume valoarea “100”. In timpul derularii activitatilor campul Volume din aceasta situatie are functia de Procent de
Realizare din punct de vedere al duratei. In timpul actualizarii acestor activitati, utilizatorul va introduce procentul estimat de realizare.
Durata ramasa si implicit consumurile de resurse si costuri vor fi calculate in conformitate cu acest procent de realizare.
„ Starea unui proiect/portofoliu de proiecte nu se poate exprima printr-un singur procent de realizare. In mod normal, exista mari diferente
intre Procentul de Realizare din punct de vedere al desfasurarii in Timp, Procentul de Realizare din punct de vedere al Costurilor si
Procentul de Realizare din punct de vedere al Consumului de Resurse. Cu toate acestea, Spider Project calculeaza toate aceste procente
de realizare, permitand managerului de proiect sa stabileasca care dintre aceste procente de realizare este cel semnificativ in definirea
starii de “sanatate” a proiectului/portofoliului de proiecte.

65
 Monitorizarea Proiectului
„ Progresul Proiectului
„ Actualizarea proiectelor in Spider Project se poate face – in functie de nivelul de detaliu al informatiilor colectate din desfasurarea
proiectului – declarand urmatoarele categorii de informatii:
„ Date privind desfasurarea in timp a activitatilor:
„ Pentru activitati incepute si incheiate:
„ Data de Start
„ Data de Finish
„ Volumul de Lucrare Realizat in Perioada de Analiza, sau Procentul de Realizare
„ Volumul de Lucrare Ramas (daca acesta este mai mare decat s-a estimat)
„ Pentru activitati incepute si neincheiate
„ Data de Start
„ Volumul de Lucrare Realizat in Perioada de Analiza, sau Procentul de Realizare
„ Volumul de Lucrare Ramas (daca acesta este mai mare decat s-a estimat)
„  Pentru activitati neincepute
„ Nu se introduc date
„ Date privind consumurile de resurse si materiale de la nivelul activitatilor:
„ Pentru Resurse
„ Numarul de ore consumate de resurse
„  Numarul de participanti care au participat efectiv la realizarea activitatii
„ Incarcarea de lucru cu care a participat
„ Productivitatea cu care s-a lucrat (optional)
„ Pentru Materiale
„ Cantitatea de material consumata in perioada de analiza
„  Cantitatea de material estimate a se consuma (daca aceasta difera de rezultatele calculelor)
„ Date privind cheltuielile/incasarile pe componente de cost la nivelul activitatilor:
„ Costurile pe fiecare componenta de cost (daca componenta de cost a fost alocata in etapa de planificare ca o valoare fixa,
atunci se completeaza campul Fixed by Period; daca aceasta este rezultatul consumurilor de resurse, prin calculul costurilor
unitare inmultit cu consumul, atunci se completeaza campul Spend by Period)
„ Costul estimat ramas
Costul ramas, daca acesta difera de cel calculat

66
 Monitorizarea Proiectului
„ Formularul de Monitorizare
„ Odata ce proiectul a fost planificat si aprobat a se desfasura in aceasta maniera, trebuie stabilita frecventa cu care se va face urmarirea si
actualizarea datelor.
„ Aceasta depinde de marimea si complexitatea proiectului, dar mai ales de efectele pe care le pot avea devierile proiectului asupra
obiectivelor stabilite. De exemplu, daca frecventa cu care facem monitorizarea unui proiect este lunara si un eveniment perturbator s-a
manifestat la inceputul lunii, efectul acestuia se va multiplica pana la sfarsitul lunii cand primim informatia despre aparitia acestui
eveniment. Masurile corective care pot fi luate sunt cu atat mai eficiente cu cat informatia despre evenimente este primita mai devreme.
„ Frecventa de actualizare poate fi zilnica daca durata de realizare a proiectului este redusa, saptamanala, pentru majoritatea proiectelor,
sau lunara, in cazul in care durata proiectului este relativ mare.
„ Actualizarea proiectelor in Spider Project se realizeaza in Formularul de Monitorizare. Pentru aceasta selectam comanda File, Monitoring,

sau apasam butonul

„ Adaugarea activitatilor ce urmeaza a fi actualizate se face selectand

comanda Monitoring, Add Activities, sau apasand butonul

„ In fereastra Include in Monitoring se apasa butonul Project Data

Date pentru stabilirea datei analiza la care se gaseste proiectului si
apoi, din campul To se selecteaza data pana la care se face
actualizarea.
„ Dupa actualizarea si transferul datelor in proiect, data calendaristica
To va eveni noua data de analiza (Data Date) a proiectului. Tabela de Monitorizare
„ Adaugarea activitatilor in Tabela de Monitorizare se poate face in doua moduri:
„ Scheduled – vor fi adaugate doar activitatile care au fost planificate sa se desfasoare in
perioada de monitorizare
„ All – vor fi adaugate toate activitatile ramase a se executa in cadrul proiectului. In aceasta
situatie, activitatile vor avea urmatoarele date:
„ Pentru activitatile planificate a fi desfasurate in perioada de monitorizare, datele vor fi
preluate din proiect
„ Pentru activitatile care au fost planificate sa se desfasoare dupa perioada de monitorizare,
datele vor fi:
„ Leave dates blank – datele calendaristice ale activitatilor vor fi lasate libere
Stabilirea Perioadei de Monitorizare
„ Asume that activities start during period being monitored – datele
calendarsitice ale activitatilor vor corespunde datelor din perioada de monitorizare
„ In cazul in care dorim sa afisam alocarile de resurse, se va selecta optiunea Show assignment

67
 Monitorizarea Proiectului
„ Formularul de Monitorizare
„ La apasarea butonului Ok din fereastra Include in monitoring Spider
j
Project va adaugag in Tabelul de Monitorizare doar acele activitati care
corespund criteriilor stabilite, grupate pe fazele si responsabilitatile
definite in proiect in structura WBS principala.

„ Actualizarea Activitatilor Adaugarea Activitatilor in Formularul de Monitorizare

„ Pentru inregistrarea datelor aferente progresului proiectului in perioada de monitorizare, se vor parcurge urmatorii pasi:
„ Inregistrarea datelor de Start si Finish ale activitatilor care sunt in curs de realizare, ori s-au incheiat in perioada de
analiza
„ Activitatile din cadrul unui proiect pot fi intr-una din urmatoarele stari:
„ Activitati incepute si terminate
„ Activitati incepute
p si neterminate
„ Activitati neincepute
„ Pentru activitatile incepute si terminate in perioada de analiza (corespunzator datelor de Start si Finish din
bareta titlu a Formularului de Monitorizare) se procedeaza astfel:
„ Se selecteaza mai intai campul Start of Period. Se apasa de doua ori butonul mouse-ului si se
Calendar
afiseaza calendarul. Se selecteaza luna,, anul,, ziua si ora la care a avut loc inceperea
p activitatii (obligatoriu
( g
in intervalul de timp din perioada de analiza)
„ Se selecteaza apoi campul Finish of Period. Se afiseaza calendarul prin dublu click al butonului stanga al mouse-ului. Se se
selecteaza luna, anul, ziua si ora la care a avut loc inceperea activitatii (obligatoriu in intervalul de timp din perioada de
analiza)
„ Pentru activitatile incepute si neterminate in perioada de analiza (corespunzator datelor de Start si Finish din bareta titlu a
Formularului de Monitorizare) se procedeaza astfel:
„ Se selecteaza mai intai campul Start of Period. Se apasa de doua ori butonul mouse-ului si se afiseaza calendarul. Se
selecteaza luna, anul, ziua si ora la care a avut loc inceperea activitatii (obligatoriu in intervalul de timp din perioada de
analiza)
„ Se selecteaza apoi campul Finish of Period. Se afiseaza calendarul prin dublu click al butonului stanga al mouse-ului. Se
selecteaza ziua si ora corespunzator datei “Finish” a perioadei de analiza
„ In cazul in care in Formularul de Monitorizare sunt incluse activitati neincepute (ramase de realizat), acestea se vor selecta si apoi
se vor exclude prin selectarea comenzii Remove from Work Sheet care apare la apasarea butonului dreapta al mouse-ului, dupa ce
s-a facut selectia.
„ Inregistrarea Volumului de Activitate realizat
„ Volumul de Activitate poate fi utilizat in doua moduri:
„ Ca Volum Fizic de lucrare (cu unitate de masura) in cazul in care aceasta informatie este disponibila
„ Ca Procent de Realizare (in conditiile in care la nivelul activitatii nu se poate defini o cantitate de lucrare), plaja de variatie
fiind cuprinsa intre 0 si 100

68
 Monitorizarea Proiectului
„ Actualizarea Activitatilor
„ Inregistrarea Volumului de Activitate realizat
„ In campulp Volume [[Done]] aferent activitatii selectate, se introduce cantitatea de lucrare real
executata in perioada de analiza, sau procentul de realizare estimat
„ Automat, se calculeaza cantitatea ramasa sau procentul ramas, in campul Volume [Remaining].
„ Daca volumul ramas de executat este diferit de cel calculat, atunci se va introduce aceasta
informatie in campul Volume [Remaining].
„ p Duration [[Spent]
In campul p ] se introduce numarul de ore consumat, daca acesta nu coincide cu
cel calculat automat din inregistrarea Volumului sau Procentului de Realizare.
„ Automat se calculeaza campul Duration [Remaining]. Daca estimarea pentru durata ramasa de
executat este diferita de cea calculata automat de Spider Project, atunci se va introduce aceasta Inregistrarea Datelor si Volumelor
informatie. Actuale in Formularul de Proprietati
„ Inregistrarea
g Consumurilor de Resurse si de Materiale
„ Pentru Resurse:
„ In campul Quantity [Actual] se introduce numarul de resurse utilizate in cadrul activitatii
in perioada de analiza, daca acesta este altul decat cel planificat
„ In campul Resource Hours [Done] se introduce numarul de ore efectiv consumat de
fiecare resursa,, daca acesta este diferit de cel calculat automat de Spider
p Project
j
„ Automat se calculeaza si incarcarea efectiva in campul Work Load [Actual]
„ In cazul in care se poate estima incarcarea efectiva, atunci se inscrie aceasta informatie,
iar campul Resource Hours [Done] va fi calculat automat
„ Pentru Materiale:
„ Daca materialele au fost alocate in cantitate fixa,, consumul actual se va completa
p in
campul Fixed by Period. Automat se va calcula campul Spend by Period si Fixed
Remaining. Inregistrarea Consumurilor de
„ Daca cantitatea calculata in campul Fixed Remaining nu coincide cu estimarea pentru Materiale in Formularul de Proprietati
consum, atunci se va modifica aceasta cantitate
„ Daca materialele au fost alocate a fi consumate p pe ora de activitate sau pe
p unitatea de
volum, consumul actual se va completa in campul Spend by Period. Automat se va calcula campul Fixed Remaining.

69
 Monitorizarea Proiectului
„ Actualizarea Activitatilor
„ Inregistrarea Costurilor
„ Daca componentele
p de cost au fost alocate in valoare fixa, valoarea actuala se va completa
p in
campul Fixed by Period. Automat se va calcula campul Spend by Period si Fixed Remaining.
„ Daca valoarea calculata in campul Fixed Remaining nu coincide cu estimarea pentru cheltuieli,
atunci se va modifica aceasta valoare
„ Daca componentele de cost au fost alocate pe ora de activitate sau pe unitatea de volum,
p
valoarea actuala se va completa p Spend
in campul p byy Period. Automat se va calcula campulp
Fixed Remaining.
„ Datele actuale pot fi importate din fisiere externe sau baze de date, facilitand astfel inregistrarea
informatiilor si reducand timpul de lucru. Inregistrarea Cheltuielilor
„ Transferul Datelor Actualizate in Formularul de Proprietati
„ La incheierea procesului de actualizare, datele se transfera in proiect, creindu-se
creindu se o noua versiune
de proiect, distincta de cea initiala. In acest fel, Spider Project creaza arhiva de proiect, permitand
utilizatorului sa elaboreze analize complexe de tipul variatiilor parametrilor si a variatiei tendintei
probabilitatii la succes.
„ Pentru transferul datelor actualizate in modelul de proiect, se selecteaza comanda Monitoring,

Transfer into Project, sau se apasa butonul

„ Se recomanda ca numarul versiunii proiectului sa fie crescut cu o unitate

„ Se recomanda sincronizarea datelor celor trei scenarii – optimist, cel mai probabil, pesimist, in vederea
stabilirii tendintelor la succes ale proiectului

„ Datele actuale sunt transferate in modelul proiectului

„ Se reface calculul planificarii si se salveaza noua versiune de proiect
„ Datele inregistrate privind performantele proiectului sunt stocate in tabela Performance Archive ce va fi folosita in viitor pentru estimarea
cu mai mare acuratete a proiectelor

70
 Analiza Performantelor Proiectului
„ Compararea a doua Versiuni de Proiect
„ Spider Project permite compararea oricaror doua versiuni de proiect. Aceasta se face selectand
meniul Comparison din graficul Gantt al Activitatilor sau Resurselor
„ Compararea starii de derulare a proiectului curent se poate face cu proiectul de referinta
aprobat inainte de inceperea lucrarilor (stabilit in fereastra de proprietati a proiectului), sau
cu orice alta versiune de proiect stabilita ca proiect de referinta in analiza comparativa
„ La selectarea comenzii Comparison apare fereastra de definire a campurilor de comparat,
Comparison Setup.
„ Campurile ce urmeaza a fi comparate sunt selectate din panoul Available Fields si transferate
in panoul Fields for Comparison Fereastra Comparison Setup
„ In graficele Gantt al Activitatilor si Resurselor, barele vor fi dublate de bare de culoare gri, a
caror pozitie in timp este corespunzatoare proiectului de referinta

„ Analiza Variatiilor
„ Analiza Variatiilor parametrilor proiectului se realizeaza prin elaborarea
rapoartelor grafice sau tabelare de variatie.
„ Inainte insa de a face aceasta analiza, vom verifica daca optiunea
Calculate Variance Trends a fost bifata la nivelul radacinii structurii
WBS, sau la nivelul fazei pe care dorim sa o analizam
„ Pentru aceasta se selecteaza comanda Report, Variance Trends, Comparararea a doua versiuni de proiect
Diagram, sau Table.
„ In cazul in care dorim sa analizam in mod grafic tendinta variatiilor, se va afisa fereastra
Parameters and Data – Variance Trends
„ Se selecteaza parametrul sau parametrii ce se doresc a fi analizati
si se transfera in panoul din dreapta ferestrei
„ Se apasa butonul Next si se defineste dimensiunea graficului
si culoarea cu care va fi afisata variatia parametrului
„ La apasarea butonului OkOk, in graficul Gantt al Activitatilor sau
Resurselor este afisat graficul de variatie dorit.

Selectati optiunea
Calculate Variance Trends
Fereastra de stabilire a parametrilor
Fereastra de Proprietati a Fazei
71
 Analiza Performantelor Proiectului
„ Analiza Variatiilor
„ Modificarea continutului graficelor se poate face prin deplasarea
p graficului
cursorului mouse-ului in campul g si apasarea
p butonului
dreapta
„ Se va afisa meniul contextual care permite selectarea comenzilor
Properties, Content, Recalculate, sau Delete Diagram.

„ Analiza Earned Value

„ Spre deosebire de alte sisteme software de managementul proiectelor, Grafice de Tendinta Variatiilor pentru Cost Total si Finish
Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si
un istoric al evenimentelor, oferind tendinte si previziuni ale acestora.
„ Analiza Earned Value se poate aplica nu numai la nivelul costului intregului proiect, dar si
la nivelul componentelor de cost, centrelor de cost, centrelor de resurse sau centrelor de
materiale
„ Analiza Earned Value se realizeaza prin elaborarea rapoartelor grafice sau tabelare.
„ Pentru aceasta se selecteaza comanda Report, Earned Value Analysis, Diagram, sau Table.
„ In cazul in care dorim sa analizam in mod grafic tendinta variatiilor, se va afisa fereastra
Parameters and Data – Earned Value Analysis
„ Se selecteaza parametrul sau parametrii ce se doresc a fi analizati si se transfera in panoul
din dreapta ferestrei
„ Se stabileste unitatea de timp de analiza si factorul de performanta
„ Se apasa butonul Next si se defineste dimensiunea graficului si culoarea cu care va fi afisata
variatia parametrului
„ La apasarea butonului Ok, in graficul Gantt al Activitatilor sau Resurselor este afisat graficul
de variatie dorit. Fereastra de stabilire a parametrilor

Grafice de Tendinta parametrilor Analizei Earned Value

Raport Tabelar de Tendinta parametrilor Analizei Earned Value 72

 Analiza Performantelor Proiectului
„ Tendinte ale Probabilatii la Succes
„ Tendinta Probabilitatii la Succes se poate aplica pentru orice parametru de proiect pentru care
ss-au
au definit din etapa de planificare datele tinta si ss-au
au calculat probabilitatile actuale la
succes
„ Analiza Tendintei Probabilitatii la Succes se realizeaza prin elaborarea rapoartelor grafice sau
tabelare.
„ Pentru aceasta se selecteaza comanda Report, Success Probabilities Trend, Diagram, sau
Table.
„ In cazul in care dorim sa analizam in mod grafic tendinta probabilitatii la succes, se va afisa
fereastra Parameters and Data – Success Probabilities Trend
„ Se selecteaza parametrul sau parametrii ce se doresc a fi analizati si se transfera in panoul
din dreapta ferestrei
„ Se apasa butonul Next si se defineste dimensiunea graficului si culoarea cu care va fi afisata
Fereastra de stabilire a parametrilor
variatia parametrului sau parametrilor
„ La apasarea butonului Ok, in graficul Gantt al Activitatilor sau Resurselor este afisat graficul
de tendinta probabilitatii la succes dorit.

Grafice de Tendinta Probabilitatii la Succes

Grafice de Tendinta Probabilitatii la Succes

73
 Filtre, Formule si Scripturi
„ Filtre
„ Filtrele ajuta la ascunderea temporara a randurilor ce nu se doresc a fi afisate. Ele permit crearea
şi personalizarea tabelelor cu datele proiectului, limiteaza informatiile din vederea curenta, permit
selectarea informatiilor care au indeplinite criteriile de filtrare si ne ajuta sa ne concentram atentia
pe grupuri specifice de informatii
„ Filtrele pot fi:
„ Simple - reprezinta expresii logice care contin un parametru si un criteriu, combinate cu
un operator Less than, Less than or Equal to, Greater than, Greater than or Equal to, Equal
to, sau Not Equal to.
„ Complexe - sunt combinatii de mai multe filtre simple cu operatori logici AND, OR, NOT
„ Filtrele sunt stocate in biblioteca de filtre, permitand utilizarea acestora prin simpla selectare, dar se
pot defini filtre si la nivelul oricarei coloane din cadrul tabelelor Spider Biblioteca de Filtre
„ Pentru crearea unui nou filtru selectati comanda Filter, Apply. Se va afisa biblioteca de filtre in care
se va apasa butonul New.
„ Selectati tipul de informatie pentru care doriti sa aplicati filtrul si
definiti conditia de filtrare si valoarea
„ In cazul campurilor text, stabiliti lungimea sirului de caractere si
pozitia de la care se face cautarea
„ Salvati specificatia de filtrare prin apasarea butonului OK
„ Din biblioteca de filtre, apasati butonul Apply
„ Pentru generarea unui filtru complex, din biblioteca de filtre se
apasa butonul New Complex.
„ Se stabileste codul si denumirea filtrului complex si apoi se
Filtru Simplu Filtru Complex
selecteaza filtrele simple care vor face parte din filtrul complex,
precum si operatorul de filtrare
„ Se apasa butonul Ok pentru salvarea filtrului si apoi butonul Apply pentru aplicarea
filtrului.
„ Revenirea la situatia de dinainte de aplicarea filtrului se face selectand comanda
Filter, Restore.
„ Datele proiectelor sau portofoliilor de proiecte pot fi filtrate si dupa valorile aferente
Meniul Contextual
uneia sau mai multor coloane
„ Proiectele, activitatile, resursele si absolut toate informatiile din baza de date pot fi
sortate, filtrate sau organizate in functie de conditiile stabilite de utilizator
Filtrarea
l dupa
d Coloana
l
„ Pentru aplicarea unui filtru la nivelul unei coloane, se selecteaza coloana (prin click pe
capul de tabel) si apoi se apasa butonul dreapta al mouse-ului. Apare meniul contextual
din care se selecteaza comanda Filter by Value.
74
 Filtre, Formule si Scripturi
„ Formule
„ Formulele sunt instrumente de calcul al valorilor coloanelor din tabele.
„ Formulele pot fi adaugate in orice tabel (cu exceptia tabelului Monitoring) si document si vor fi aplicate
la toate randurile afisate pe ecran
„ In cazul in care sunt randuri la care nu se doreste calculul formulelor, se va aplica un filtru pentru
ascunderea acestora
„ In Spider Project, formulele sunt alcatuite din codurile coloanelor separate de operatori matematici.
„ Formula incepe cu codul coloanei ce va fi calculata, urmat de semnul egal si de expresia matematica.
„ Expresia matematica contine coduri de coloane, operatori si functii. Biblioteca de Formule
„ Generarea unei formule se poate face din meniul Edit, comanda Formulae. Din biblioteca de formule
care apare, se apasa butonul New
„ In editorul de formule se selecteaza codul campului ce urmeaza a fi calculat si apoi se apasa
butonul cu semnul egal
„ Se selecteaza codurile campurilor ce constituie formula de calcul si operatorii matematici
corespunzatori
„ Se salveaza formula prin apasarea butonului OK
„ Din biblioteca de specificatii de filtrare, se apasa butonul Execute Editorul de Formule

„ Scripturi
„ Scripturile reprezinta macro-comenzi care se utilizeaza in realizarea cu rapiditate a unor
actiuni ce se repeta
„ Scripturile includ comenzi ce realizeaza o actiune individuala
„ In general
general, comenzile se refera la anumite articole
articole, meniuri de program sau casete de
dialog
„ Pentre crearea unui nou script se selecteaza comanda
Edit, Script, Create
„ Din biblioteca de scripturi, se apasa butonul Insert
Command
„ Se selecteaza o comanda din fereastra de dialog Add
Command si apoi se apasa
butonul OK
„ Se selecteaza apoi argumentele comenzii script si se Selectarea Comenzii Argumentele Comenzii
scriptul apasand butonul Execute din biblioteca
executa scriptul,
de scripturi

75
 Imprimarea Rapoartelor
„ Setari de Imprimanta
„ Din fereastra principala, selectaţi comanda Options, Printer and Page, sau apasati butonul
„ Se afiseaza caseta de dialog Page Setup din care se selecteaza formatul paginii, orientarea si dimensiunea
marginilor paginii
„ Selectati tipul de imprimanta, apasand butonul Printer si stabiliti proprietatile imprimantei
„ Apasati butonul sau selectati comanda Print Preview

„ Apasati butonul pentru stabilirea proprietatilor de imprimare

„ Se afiseaza caseta de dialog Print Settings Setarile Paginii

„ Setari Predefinite de Imprimare

„ Salvati setarile de imprimare ca un sablon prin selectarea comenzii Save as Template din
meniul Template
„ Utilizarea unui sablon de setari de imprimare se face prin selectarea comenzii Load from
Template din meniul Template
„ Se selecteaza sablonul ce urmeaza a fi aplicat si se apasa butonul OK

„ Imprimare
„ Apasati butonul
„ Selectati imprimarea paginii selectate sau a tuturor paginilor Setarile de Imprimare

Fereastra Print Preview 76

 Bibliografie
„ Bibliografie
„ Curajj A.,, Apetroae
p M.,, Scarlat C.,, Purnus A.: Practica Managementului
g Proiectelor, Editura ECONOMICA,, Bucuresti,, 2004
„ Goldratt, E. M.: Critical Chain. Great Barrington, MA: North River Press, 1997.
„ Liberzon Vladimir, Bazhenov Alexey: Corporate management of IT projects in Russia. Cutter IT Journal, April 2001
„ Liberzon Vladimir, Archibald Russell: From Russia with Love: Truly Integrated Project Scope, Schedule, Resource and Risk Information
or Success Driven Project Management, PMI World Congress EMEA – The Hague, 2003
„ Liberzon Vladimir : Resource Critical Path Approach to Project Schedule Management, 4th PMI Europe Conference Proceedings,
L d
London, UK,
UK 6-7
6 7 June
J 2001
„ Liberzon Vladimir, Resource Management and PMBOK, Proceedings of the 27th Annual PMI 1996 Seminars & Symposium, Boston
„ Spider Management Technologies: Spider Project Professional – User Guide, 2004
„ Purnus A., Liberzon Vladimir, Spider Project Professional – Concepte si Solutii Moderne de Imbunatatire a Performantelor Proiectelor,
PM International Conference, Bucharest 2005
„ A : Managementul Proiectelor cu Spider Project, Spider Management Technologies Romania
Purnus A.: Romania, 2006
„ Purnus A.: Metodologii Moderne în Project Management, Revista “Marketwatch” nr. 2, 2006
„ Purnus A., Mihailescu M.: Succesul Proiectelor in Contextul Integrarii Europene intre dorinta si realitate, Workshopul internaţional
Managementul Proiectelor şi integrarea europeană, UNAP, 2006
„ Purnus A.: Sisteme Informatice de Managementul Proiectelor, Editura ConsPres, 2008

„ www.spiderproject.ro
„ www.spiderproject.ru

77