Siveco Applications - Compomenta COSWIN - ACHIZITII

Sistem Informatic Integrat - SIVECO Applications

Compania SIVECO România a fost înfiinţată în 1992 ca reprezentanţă a Grupului

SIVECO în România. Primul său obiectiv a fost dezvoltarea şi întreţinerea unui pachet
software principal din domeniul Sistemelor de întreţinere asistată de calculator - CMMS
(Computer Aided Maintenance Systems). Din 1997, SIVECO România îşi schimbă statutul
legal în SA (societate pe acţiuni).
SIVECO România şi-a dezvoltat propriul sistem informatic integrat denumit SIVECO
Applications, una din cele mai bune aplicaţii ERP (Enterprise Resource Planning), perfect
adaptată pieţei româneşti.

SIVECO România oferă competenţe ultra performante în domeniul proiectării şi

dezvoltării, dovedind şi o buna cunoastere a limbilor străine (engleză, franceză, germană şi
rusă). Datorită poziţiei sale geografice şi facilităţilor multi-lingvistice, SIVECO România
poate oferi suport tehnic şi comercial atât în ţară cât şi în străinătate, pentru toate ţările est
europene şi Rusia.

În 1995 SIVECO România a început implementarea sistemului calitatii, conform

prevederilor standardului ISO 9001:1994.
În Mai 1999, sistemul calitatii SIVECO România a fost certificat de către AFAQ – ASCERT
INTERNATIONAL, iar în Octombrie 1999 acest sistem a fost certificat de către OMCAS
(Organismul Militar de Certificare, Acreditare si Supraveghere al Ministerului Apărarii).

SIVECO Romania este cea mai mare casa de software din Romania, cu o evolutie foarte
buna de-a lungul anilor, cu produse fiabile, de inalta calitate.
Produs tip ERP integrat pregatit pentru momentul aderarii la UE, special conceput pentru o
piata internationala
Cu o experienta care dureaza de peste 12 ani, produsul SIVECO Applications s-a dezvoltat
progresiv pe baza cerintelor din ce in ce mai variate ale beneficiarilor sistemului, facand proba
timpului si a schimbarilor legislative si tehnologice de pe piata romaneasca si internationala
Cuprinde module care rezolva principalele probleme ale oricarei organizatii medii şi
mari:
 Gestiunea economica ;
 Automatizarea fluxurilor de date;
 Consistenta si coerenta datelor ;
 Regasirea si raportarea rapida a informatiilor;
 Reproiectarea fluxurilor informatice

Realizarea unor economii maxime în bugetul unei întreprinderi reprezinta un deziderat

managerial dar este în acelasi timp si o conditie necesara pentru supravietuirea în cadrul
economic impus de economia de piata. Se poate spune ca nu exista întreprindere în care sa nu
existe încercari în directia atingerii acestui scop, iar metoda cea mai buna si cu rezultatele cele
mai sigure este achizitionarea unui produs informatic care sa optimizeze activitatile din
compania respectiva. Un astfel de produs destinat optimizarii activitatii de aprovizionare este
componenta COSWIN-ACHIZITII din cadrul Sistemului Informatic Integrat SIVECO
Applications.

Gestiunea procesului de achizitie componenta COSWIN Achizitii

COSWIN Achizitii este o componenta importanta a Sistemului Informatic Integrat

SIVECO Applications specializata în:gestiunea furnizorilor; gestiunea procesului de achizitie
prin evidenta automata a cererilor de achizitie, a cererilor de oferta, a ofertelor de la furnizori
si a comenzilor de achizitie; gestiunea facturilor de achizitie. Gestiunea procesului de achizitie
optimizeaza activitatea de aprovizionare si permite societatii comerciale realizarea de
economii maxime în conditiile unei aprovizionari la timp si de calitate superioara. Procesul de
parametrizare a componentei permite definirea regulilor si conventiilor de baza specifice
modului în care societatea comerciala beneficiara gestioneaza procesul de achizitie. Astfel: se
pot defini prefixele cererilor de achizitie, ale cererilor de oferta, ale comenzilor si facturilor,
pentru numerotarea lor automata;se pot defini valorile de validare si autorizare ale cererilor de
achizitie si ale comenzilor precum si obligativitatea validarii si autorizarii acestora; se pot
defini codurile devizelor si ratele de schimb precum si modul de exprimare a valorilor într-un
anumit deviz; se poate parametriza istoricul livrarilor fiecarui furnizor, pentru controlul
prestatilor furnizorilor.

1. Interfata cu utilizatorul si optiuni de meniu

Selectarea unei optiuni din meniul componentei conduce la deschiderea unor ferestre de
introducere, vizualizare sau actualizare a datelor sau la lansarea unor comenzi de prelucrare a
datelor. Descrierea detaliata a acestor optiuni se va face în continuare.

1.1. Definirea furnizorilor

Gestiunea informatiilor privind furnizorii produselor sau serviciilor este extrem de

importanta pentru achizitionarea în timp util a acestora. COSWIN Achizitii optimizeaza
procesul de achizitii prin corelarea momentului de realizare a comenzii de achizitie cu
perioada de timp necesara furnizorului pentru livrarea produselor. Modulul de gestiune a
furnizorilor pune la dispozitia utilizatorului informatii detaliate privind: adresele furnizorilor,
numerele lor de telefon si fax precum si persoanele de contact; produsele sau serviciile
furnizate cu informatii privind reducerile de pret în functie de cantitatea achizitionata si platile
în avans; perioadele de livrare; descrieri detaliate ale produselor sau serviciilor furnizate; date
si referinte pentru ultimele comenzi si facturi ale furnizorului, volumul tranzactiilor cu
furnizorul, situatia livrarilor etc; informatii cu privire la furnizorii preferentiali ai produselor si
serviciilor; istoricul relatiei beneficiar-furnizor; comenzile de achizitie catre furnizor si
facturile înregistrate de beneficiar pentru comenzile emise la furnizor împreuna cu diverse
informatii asociate: data emiterii, valuta folosita, valoarea, numarul dispozitiei de livrare
corespunzatoare, etc. Informatiile gestionate în modulul de furnizori al componentei
COSWIN Achizitii sunt folosite de componenta COSWIN Stocuri. Astfel termenul (maxim,
minim si mediu) de livrare al unui articol de stoc se extrage din datele de livrare si comenzile
de achizitie pentru furnizorul implicit al articolului.

1.2. Cereri de achizitie

 Gestiunea cererilor de achizitie reprezinta o etapa intermediara în realizarea comenzii de
achizitie. Cererile de achizitie realizeaza regruparea si trierea necesarului de produse si
servicii si sunt disponibile în momentul lansarii comenzilor de achizitie. Cereri de achizitie
pot fi lansate de diversele servicii ale societatii comerciale beneficiare în urma inspectarii
stocurilor. Ele specifica codurile produselor si cantitatile cerute. Sistemul actualizeaza
automat furnizorul implicit pentru fiecare produs sau serviciu în parte precum si valoarea
estimata a cererii. Cererile de achizitie pot necesita aprobarea responsabilului cu
aprovizionarea în momentul depasirii valorii stabilite la configurarea componentei. Un sistem
de urmarire permite atât responsabilului cu aprovizionarea cât si solicitantului achizitiei
cunoasterea în orice moment a stadiului comenzii de achizitie corespunzatoare solicitarii
facute.

1.3. Cereri de oferta

COSWIN Achizitii ofera un mecanism de generare automata a cererilor de oferta catre

diversi furnizori pentru unul sau mai multe produse si/sau servicii. Raspunsurile furnizorilor
sunt înregistrate si comparate pentru alegerea furnizorului optim fiecarui produs sau articol
din cererea de oferta. Dupa stabilirea furnizorilor optimi sistemul poate genera automat
comenzi de achizitie catre acestia.

1.4. Comenzi de achizitie

Comanda de achizitie este documentul prin care se solicita furnizorului unul sau mai
multe produse sau servicii diferite. Comanda de achizitie poate fi generata pe baza cererilor de
achizitie aprobate sau de sine statator. Un caz special de comanda de achizitii este comanda
generica ea reprezentând un acord încheiat cu furnizorul pentru un anumit volum de tranzactii
pe o durata determinata. Comanda generica poate contine o lista de produse si servicii
comandate care va servi ca referinta pentru comenzile standard emise dupa încheierea unei
comenzi generale. Gestiunea comenzilor de achizitie permite alegerea celui mai bun pret, a
cantitatii optime si a celor mai favorabile conditii de aprovizionare pentru fiecare produs sau
serviciu achizitionat. Dintre facilitatile oferite de modulul de gestiune a comenzilor de
achizitie, amintim: situatia comenzilor în curs si stadiul livrarilor unui furnizor; posibilitatea
de atribuire a conturilor de cheltuieli global pentru toate produsele si serviciile comandate sau
individual pentru fiecare produs sau serviciu; posibilitatea de definire a reducerilor de preturi
si a taxelor de transport global pentru toate produsele si serviciile comandate sau individual
pentru fiecare produs sau serviciu; posibilitatea efectuarii de livrari multiple sau partiale
pentru un produs sau serviciu comandat; preturile comenzilor pot fi exprimate în oricare din
devizele gestionate de catre componenta COSWIN Achizitii; posibilitatea definirii de catre
sistem a comenzilor globale pentru un furnizor pe baza unei estimari pentru o perioada data;
multiple formate predefinite pentru tiparirea comenzilor; vizualizarea corelatiei cererilor de
achizitie cu produsele comandate. Emiterea sau modificarea unei comenzi de achizitie
presupune stabilirea: numarului de comanda, a tipului, datei, adresei, cererii de achizitie si a
contului de cheltuieli; furnizorului articolelor comandate; datei la care produsele comandate
trebuie sa intre în stoc sau trebuie executate; adresa de livrare a produselor si adresa de
facturare;detaliilor unuia sau mai multor articole (cantitati, conturi de cheltuieli, reduceri)
Sistemul actualizeaza valoare totala a produselor comandate si valoarea produselor
receptionate la zi. În plus, se monitorizeaza în permanenta starea comenzii de achizitie, cu
consecinte asupra operatiilor care pot fi facute asupra comenzii. Starile în care se poate afla o
comanda sunt: comanda nu a fost prelucrata; produsele comandate au fost livrate partial;
produsele comandate au fost livrate complet; comanda a fost facturata în întregime; comanda
a fost închisa; comanda a fost anulata; comanda nu este autorizata; Sistemul permite anularea
unei comenzi daca în cadrul ei nu a fost facuta înca nici o livrare. Dupa anulare, sistemul va
refuza orice livrare sau facturare care se refera la comanda anulata. Totodata, sistemul permite
închiderea unei comenzi chiar daca nu toate articolele ei au fost livrate.

Dupa închidere, sistemul nu va primi livrari pentru comanda închisa, dar va accepta una
sau mai multe facturi pentru articolele livrate.

1.5. Facturi

Sistemul permite înregistrarea facturilor emise de furnizori pentru produsele si

serviciile comandate/livrate. Înregistrarea poate fi efectuata în corelatie cu comenzile de
achizitie emise de componenta COSWIN Achizitii sau cu bonurile de livrare introduse în
componenta COSWIN Stocuri. Sistemul permite înregistrarea mai multor facturi pentru
aceeasi comanda sau bon de livrare informând asupra cantitatii ramase de facturat pentru
fiecare produs sau serviciu, în respectiva comanda sau bon de livrare.
Sistemul ofera informatii cumulate despre produsele si serviciile facturate. Totodata
facturarea produselor si serviciilor poate fi distribuita pe conturi de cheltuieli diferite.
Diferentele între valoarea sau cantitatea facturata a produselor sau serviciilor si valoarea sau
cantitatea alocata conturilor de cheltuieli actualizeaza automat conturile în suspensie, dupa
confirmarea explicita a utilizatorului. Pretul unui produs sau serviciu poate fi influentat
de:reduceri; cheltuieli de transport; taxa 1 (care poate fi considerata TVA); taxa 2 (o alta taxa
care greveaza asupra costului); alte cheltuieli. Aceste cheltuieli si taxe pot fi specificate atât în
valoare absoluta, cât si în procent, fiind aplicabile pentru fiecare articol al facturii sau global,
pentru întreaga factura. Sistemul actualizeaza automat factura cu factorii care influenteaza
costurile comenzii de achizitie (reduceri si taxe). Totodata reducerile, cheltuielile de transport,
diversele taxe, pentru articolele facturate pot fi redefinite de catre utilizator. În acest caz,
sistemul va actualiza automat valorile individuale ale produselor luând în considerare
reducerile, cheltuielile de transport si taxele definite precum si valoarea totala facturata.