Determinarea cerinţelor sistemului informaţional

Orice activitate de diagnoză a unui sistem începe în mod obligatoriu cu

analiza sistemului.

În cazul diagnosticării sistemului informaţional, analiza este activitatea prin

care se realizează cunoaşterea sistemului existent şi a cerinţelor de
informaţii ale sistemului de conducere.
 În această fază, legat de structura sistemului, analistul de sistem
trebuie să cunoască:

- Elementele sistemului şi legăturile dintre ele

- Intrările/ieşirile informaţionale ale sistemului

- Procesele de transformare a intrărilor în ieşiri (informaţionale)

- Funcţiile de transfer (trecerea unei stări a sistemului în alta).

Obiectivele documentării asupra sistemului existent pot fi concretizate în:

-Proiectarea unui model al sistemului cu ajutorul căruia să se simuleze

funcţionarea sistemului real;

-Proiectarea unui model care să înlocuiască modelul sistemului existent,

având performanţe mai ridicate;

- Proiectarea unui sistem raţional care cu aceleaşi intrări realizează

aceleaşi ieşiri dar cu o structură mai simplă sau care simplifică intrările şi
ieşirile.
Documentarea constă în respectarea următoarelor principii de ordin
general:

-Să nu acceptăm nimic ca adevărat decât ceea ce ştim în mod evident că

este;

-Să divizăm fiecare dificultate în atâtea părţi în câte se poate şi câte ar fi

necesare pentru a o înţelege şi rezolva mai uşor;

-Să începem întotdeauna de la cele mai simple şi mai uşoare lucruri făcând
din acestea un mijloc pentru a le înţelege şi rezolva pe cele mai complexe;

- Să facem, peste tot enumerări atât de complete şi prevederi atât de

generale încât să avem siguranţa că nu ne-a scăpat nimic.
Tipuri de date ce trebuie colectate

În procesul de cunoaştere a sistemului analizat, tipurile de date au un rol

deosebit.

De regulă, trebuie păstrată o gradare firească a importanţei datelor pentru

procesul de cunoaştere
.
Prezentăm în continuare câteva tipuri de date ordonate după importanţa lor:
A.Date despre organizaţie
B.Date despre domeniul ce se analizează
A. Date despre organizaţie

• Structura organizaţională

• Profilul si obiectivele organizaţiei

• Locul în ramură

• Specificul activităţii de bază

• Principalii indicatori economici şi evoluţia lor

• Evoluţia în perspectivă a unităţii

 B. Date despre domeniul ce se analizează

a) date cantitative - sunt specifice activităţii (de ex: programarea

producţiei - nr. secţii de producţie, capacităţi de producţie, nr. produse, nr.
personal direct productiv, etc.)

b) date legate de descrierea sistemului

c) date statistice - se referă la particularităţile sistemului analizat

d) date asupra volumului de muncă

e) date asupra locului de muncă

f) date cu privire la aspectele neobişnuite apărute in sistem.

b) date legate de descrierea sistemului

-date din sistemul operaţional privind selectarea, măsurarea şi înregistrarea

datelor;

-date asupra documentelor (identificarea documentelor, emitenţii şi

utilizatorii documentelor, legăturile dintre documente şi circuitele acestora
de la generarea pana la arhivarea lor, frecventa şi volumul lor, operaţii
efectuate asupra documentelor etc.);

-date asupra informaţiilor (cine le generează, cine le solicită, utilitatea lor,

caracteristicile informaţiilor, nivelul la care ajung informaţiile şi se iau
deciziile, cum se transmit informaţiile/deciziile, cum este asigurat controlul,
cum este asigurată prevenirea dereglărilor, cum este asigurată
desfăşurarea activităţii în cazul apariţiei dereglărilor.
-b) date legate de descrierea sistemului

- date asupra executanţilor- pregătire, competente, responsabilităţi,

retribuţie, gradul de absenteism şi fluctuaţii

-date asupra compartimentelor implicate în domeniul analizat -

organigramele reale, ROF, sarcini responsabilităţi, procese desfăşurate la
nivelul fiecărui departament

- date asupra soluţiilor posibile - părerile operatorilor, propuneri: eliminare,

combinare, simplificare, făcut în altă parte sau altfel
c) Date statistice - se referă la particularităţile sistemului analizat

-date privitoare la anumite fapte şi frecvenţa cu care se repetă acestea

-date privind dinamica realizării indicatorilor tehnico-economici

d) Date asupra volumului de muncă

-ciclul activităţii

- frecvenţa activităţii, documentelor şi operaţiilor, volumul de muncă

consumat pentru generarea, utilizarea, transmiterea şi stocarea
documentelor
 e) Date asupra locului de muncă

- birou/compartiment

- Întreprindere

- condiţii de muncă

- climat fizic şi psihologic

f) Date cu privire la aspectele neobişnuite apărute in sistem.

 Metode tradiţionale de determinare a cerinţelor sistemului

Metodele tradiţionale de colectare a cerinţelor sistemului (necesarului

de informaţii ale sistemului de conducere) sunt următoarele:

• interviuri individuale

• anchete realizate prin chestionare

• intervievarea grupurilor de oameni cu interese comune

• observarea personalului în momente bine definite pentru a vede modul

în care sunt folosite informaţiile pentru exercitarea sarcinilor de serviciu

• studierea documentaţiei firmei pentru a se cunoaşte conţinutul

rapoartelor, al politicilor, al regulamentelor, precum şi direcţiile spre care se
îndreaptă prelucrarea datelor
 Intervievarea
Formularea de întrebări şi obţinerea de răspunsuri constituie procesele
de intervievare.

Scopurile interviurilor sunt următoarele:

• oferirea de informaţii - sunt interviurile folosite pentru orientarea

angajaţilor sau a membrilor organizaţiilor sau pentru formarea, instruirea
sau antrenarea lor într-o anumită activitate

• colectarea de informaţii - interviuri destinate obţinerii datelor despre

fapte, opinii, sentimente, atitudini, motivarea unor acţiuni sau tendinţe
comportamentale

• selecţia - este utilizată pentru filtrarea, recrutarea şi angajarea unor

persoane sau primirea de noi membri într-o organizaţie sau echipă
 Scopurile interviurilor

• probleme ale comportamentului intervievatului - interviurile de

apreciere pentru evaluarea comportamentului, performanţelor sau
progreselor înregistrate etc.

• probleme ale comportamentului celui ce ia interviul - reclamaţii

de la un beneficiar, o plângere de la un angajat sau o sugestie pentru
rezolvarea unei situaţii

• rezolvarea problemelor - rezolvarea unei probleme care preocupă

ambele părţi ale interviului (pierderea clienţilor, căderea sistemului etc.)

• persuasiunea - interviuri prin care se urmăreşte schimbarea stilului

de gândire, de percepere şi/sau acţiune a celui intervievat.
A. Orientări cadru în derularea interviului

1. Planificarea interviului – constă în:

- pregătirea intervievaţilor: stabilirea momentului interviului, a subiectului

de discuţie;

- pregătirea unei liste de control a agendei de lucru, precum şi a

întrebărilor.

2. Ascultarea cu atenţie şi consemnarea lucrurilor importante

3. Revizuirea consemnărilor făcute în cel mult 48 de ore de la interviu

4. Menţinerea stării de neutralitate

5. Căutarea mai multor puncte de vedere.

 B. Chestionarele
Proiectarea chestionarelor constă în parcurgerea următorilor paşi:

1. identificarea informaţiilor care vor fi căutate

2. stabilirea tipului de chestionar şi a metodei de administrare

3. determinarea conţinutului fiecărei întrebări

4. stabilirea formei de redactare a răspunsului pentru fiecare întrebare

5. formularea întrebărilor

6. stabilirea secvenţei derulării întrebărilor

7. stabilirea caracteristicilor tehnice ale chestionarului

8. reevaluarea paşilor de la 1-7

9. efectuarea pre-testului şi revizuirea finală, dacă este cazul.

 Metode moderne de determinare a cerinţelor sistemului

Diagnosticarea sistemului informaţional decizional.

Complexitatea actuală a activităţii organizaţiilor, impune crearea unui

Sistem Informaţional Decizional capabil să asigure o activitate eficientă din
punct de vedere informaţional - decizională.

Toţi oamenii de la toate nivelurile unei organizaţii necesită informaţii

pentru lucrările lor.

… se pune întrebarea, ce informaţie, cine o pune la dispoziţie şi ce va

face cu ea după ce o obţine?
Sistemele informaţionale sunt destinate să ofere, la timp şi cu exactitate
informaţia de bază necesară pentru conducerea unei organizaţii.

Informaţiile aflate la baza fiecărei decizii sunt considerate drept

cunoştinţe orientate spre obiective.

Este vorba de cunoştinţele pe care trebuie să le aibă un cadru de

conducere pentru a putea lua decizii corecte în ceea ce priveşte
procesele din organizaţie.
Pentru a putea lua o decizie cât mai justă, este necesar să se procure un
volum de informaţii care să satisfacă situaţia decizională.

Volumul informaţiilor necesare, va fi determinat atât de natura şi

importanţa deciziei însăşi, cât şi de continuitatea procesului decizional.

De asemeni gradul de informare este determinat întotdeauna şi de

actualitatea datelor, de exactitatea lor şi rapiditatea cu care ele vor sta la
dispoziţia decidentului.
 Caracteristicile calitative ale SI

Caracteristicile SI
1. Dinamic Capabil a fi modificat sau schimbat
Adaptabil la noi situaţii

2. Plin de înţeles Semnificativ

3. Organizat Corelaţia reciprocă între părţile componente, dominată de

caracteristica de ansamblu

4. Comunicativ Difuzare de informaţie comună pentru toţi utilizatorii

5. Integrat Toate părţile componente ale sistemului sunt legate de

sistem ca un ansamblu

6. Centralizat Concentrarea de informaţie într-un sistem informaţional

integrat
7. Accesibil Punerea la dispoziţii a informaţiei de la sistem

8. Cuprinzător Totalitatea însuşirilor care constituie sistemul

9. Restrictiv Limitat în cadrul graniţelor stabilite de sistem

10. Punctual La cerere

11. Funcţional Gruparea materialelor înrudite fără legătură cu

departamentul

12. Suplu Capacitatea unui sistem de a satisface nevoia utilizatorului

13. Standardizare Clasificarea şi identificarea datelor astfel ca aceeaşi

însemnătate să fie transmisă la toate nivelurile

14. Modulizare Susceptibil de extindere sau contracţie, după nevoi