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Ordem DeMolay
1
INFORMAÇÂO
Todo conteúdo desse documento é livre, desde que não se altere seu conteúdo e que
sejam veiculados os créditos do autor.
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À Ordem DeMolay.
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AGRADECIMENTOS
Aos meus pais, que de várias maneiras me ajudam na minha vida DeMolay e profana.
À minha namorada Raysa, que pacientemente me espera com beijos após as várias reuniões
que a Ordem DeMolay me leva. Ao tio José Nicodemos, grande incentivador da Ordem
Demolay, não medindo esforços para, a cada dia, através da Ordem DeMolay, ajudar uma
parte da juventude a demonstrar seu potencial e suas qualidades. Aos irmãos Pedro Almi
Freire e Wilson Bonifácio, que me ajudaram com as primeiras linhas na secretaria do
Capítulo. Aos meus irmãos do Capítulo União do Brejo, e a todos os DeMolays do Brasil
que, de alguma maneira, contribuíram com a elaboração deste guia..
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E se nós DeMolays não ficarmos
inabaláveis em defesa dos ensinamentos
de nossa Ordem, se não procuramos
perpetuá-los em nossas vidas diárias,
então talvez estas chamas se apagarão
mortas nas sombras, e a escuridão
tomará conta do País.
(CERIMÔNIA DAS LUZES)
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SUMÀRIO
Introdução............................................................................................................................... 8
1 ATAS................................................................................................................................. 10
1.1 Informações gerais...................................................................................................... 10
1.2 Organização da ata...................................................................................................... 12
1.2.1 Cabeçalho ............................................................................................................ 13
1.2.2 Ordem do Dia ...................................................................................................... 14
1.2.3 Palavra ao bem da Ordem e palavra aberta aos Maçons. .................................... 17
1.2.4 Encerramento....................................................................................................... 17
1.3 Rascunho .................................................................................................................... 18
1.4 Termo de abertura....................................................................................................... 19
1.5 Termo de encerramento .............................................................................................. 20
2 LIVRO DE PRESENÇA ................................................................................................... 22
3 COMUNICAÇÃO ............................................................................................................. 23
3.1 Ofício .......................................................................................................................... 23
3.2 Memorando................................................................................................................. 27
3.3 Circular ....................................................................................................................... 29
3.4 Requerimento ............................................................................................................. 29
3.5 Carta ........................................................................................................................... 32
3.6 Telegrama ................................................................................................................... 33
3.7 Comunicado................................................................................................................ 34
3.8 Edital........................................................................................................................... 36
3.8.1 Edital de convocação ........................................................................................... 36
3.8.2 Edital de concurso ............................................................................................... 37
4. CORRESPONDÊNCIAS ................................................................................................. 40
4.1 Carta Registrada ......................................................................................................... 40
4.2 Aviso de Recebimento - AR....................................................................................... 40
4.3 Mãos Próprias - MP.................................................................................................... 41
5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO ..................................................................................... 42
5.1 Inventário.................................................................................................................... 42
5.2 Patrimônio .................................................................................................................. 43
6 ELEIÇÕES ........................................................................................................................ 44
6.1 Registro de candidatura .............................................................................................. 44
6.2 Apuração de votos e relação dos eleitos..................................................................... 44
7 ATESTADO E DECLARAÇÃO ...................................................................................... 46
7.1 Atestado ...................................................................................................................... 46
7.2 Declaração .................................................................................................................. 46
ANEXOS .............................................................................................................................. 48
Referências ........................................................................................................................... 52
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7
Introdução
Esse guia1 visa auxiliar os Escrivães dos Capítulos da Ordem DeMolay, servindo
como uma fonte de consulta em momentos de dúvidas, e tentando mostrar a alguns
DeMolays diferentes maneiras de se proceder em determinadas ocasiões.
Nota-se que Escrivães muito novos têm certa dificuldade em se adaptar aos trabalhos
de secretaria, devendo ser responsável e organizado o suficiente para atender a todas as
necessidades e obrigações do Capítulo, correndo o risco de sofrer críticas caso não
desempenhe seu papel como o esperado.
Logicamente todo o Capítulo tem suas tradições, que devem ser preservadas, todavia,
devem ser modificados caso não esteja em conformidade com os padrões e caso não
facilitem a organização da secretaria.
Para tanto, foram consultados alguns livros e sítios da internet, sendo comparados
para tentar expor da maneira mais clara e verossímil possível às informações contidas nesse
manual.
Com esse guia o Escrivão terá condições de fazer o básico a frente da secretaria de
seu Capítulo, com conteúdo para elaborar atas, comunicações e alguns documentos. Essa é,
por fim, o objetivo maior deste guia: dá condições para que o Escrivão não tenha tantas
dificuldades quando assumir a secretaria.
1
Todos os exemplos contidos nesse guia, com exceção dos Exemplos XX e XXI, são fictícios. Pessoas e fatos
citados é fruto da imaginação do autor, sendo qualquer semelhança com a realidade pura coincidência.
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9
1 ATAS
10
Todo e qualquer número que seja mencionado deverá ser escrito por extenso. Dessa
maneira todas as datas, horários, valores etc., não poderão ser lavrados em formato
numérico. Isso para que se evitem enganos ou até mesmo extravios:
Exemplo I:
Errado Correto
Deu-se início à reunião às 3 horas do Deu-se início à reunião às três horas do
mês de abril de 2006.______________ mês de abril de dois mil e
_______________________________ seis.____________________________
_______________________________ _______________________________
_______________________________
Exemplo II:
Errado Correto
O irmão MC deu a idéia de o Capítulo O irmão MC deu a idéia de o Capítulo
realizar uma campanha de doação de realizar uma campanha de doação de
sangue na UEPB._________________ sangue na Universidade Estadual da
_______________________________ Paraíba (UEPB)._________________
_______________________________ _______________________________
Para os Capítulos que lavram suas atas manualmente, deverá se ter um cuidado com a
caligrafia, pois a ata é um documento do Capítulo e deve ser escrito de uma maneira que
seja compreendido por todos. Nos Capítulos onde as atas são feitas digitadas, essa
preocupação inexiste.
No caso de um erro na transcrição da ata, o Escrivão não poderá rasurá-la ou apagá-lo
por meio de corretivos líquidos ou de qualquer maneira. Quando isso ocorrer, o Escrivão
deverá corrigir o erro com o termo “digo” após a falha, corrigindo-o logo após. Isso,
também, para que se evitem extravios. Se o erro for detectado apenas após a ata ter sido
escrita ou após ter-se escrito muito posteriormente ao erro, dever-se-á usar o termo “Em
Tempo”, corrigindo-o em seguida.
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Exemplo III:
Errado Correto
O irmão Carlos Morais José Cavalcanti O irmão Carlos Morais, digo, José
solicitou ao Capítulo seu certificado de Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu
freqüência._______________________ certificado de freqüência____________
_______________________________ _______________________________
Exemplo IV:
Errado Correto
O irmão Carlos Morais José Cavalcanti O irmão Carlos Morais solicitou ao
solicitou ao Capítulo seu certificado de Capítulo seu certificado de freqüência.
freqüência._______________________ Em Tempo, onde se lê “Carlos
_______________________________ “Morais, leia-se “José Cavalcanti”.___
_______________________________
Exemplo V:
Errado Correto
O irmão Carlos Morais José Cavalcanti O irmão Carlos Morais solicitou ao
solicitou ao Capítulo seu certificado de Capítulo seu certificado de freqüência.
freqüência._______________________ Em Tempo, onde se lê “Carlos
_______________________________ Morais”, na linha vinte e dois, leia-se
“José Cavalcanti”._________________
_______________________________
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1.2.1 Cabeçalho
Como se pode notar no Exemplo VI, a ata deve ter um cabeçalho, de preferência
padrão, onde todas as informações de quando, onde, que tipo reunião e quais os seus
condutores devem constar. Recomenda-se que na primeira linha se escreva centralizado: À
Glória do Nosso Pai Celestial. Para simbolizar a evocação do Pai Celestial antes de
qualquer trabalho do Capítulo.
O exemplo abaixo mostra um modelo de cabeçalho com lacunas nas informações
variáveis e posteriormente suas respectivas descrições.
Exemplo VI:
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(11) Cidade onde a reunião acontece.
(12) Grau em que a reunião acontece.
(13) Nome dos DeMolays que estão a frente da reunião: Mestre Conselheiro, Primeiro
Conselheiro e Segundo Conselheiro, podendo ser incluído também o nome dos Orador e
Tesoureiro.
(14) Cargos dos irmãos citados anteriormente.
(15) Número da ata da sessão anterior que fora lida para aprovação.
Na Ordem do Dia devem ser tratados os assuntos da reunião, tendo como início,
sempre, a leitura da ata da sessão anterior. Caso alguém DeMolay ou Maçom queira
ratificar ou acrescentar algo na ata lida, haverá, portanto, ressalvas, que deverão ser
transcritas para a aprovação. E, posteriormente, deverão ser tratados os assuntos na seguinte
ordem:
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Por facilidade e organização, deve-se colocar o número dos atos, decretos e
resoluções que as organizações estadual e nacional. Dessa maneira, ao contrário de se
colocar do que se trata, facilita uma futura consulta. Os atos e decretos devem ser lidos em
sua totalidade e pelo Orador do Capítulo nas conformidades do Ritual.
O Escrivão pode citar as pautas que serão tratadas na reunião antes da discussão. As
pautas serão tratadas e o Escrivão deve ter o cuidado de transcrever o que se falou e se
resolveu. Como resumo da reunião, a ata deverá ser sucinta porém não incompleta.
Quando o Mestre Conselheiro facultar a palavra nas fileiras, o Escrivão deverá citar
onde a palavra está, e todo DeMolay Oficial deverá ter seu cargo precedido do seu nome.
Para designar os que falaram ou foram citados deverão ser transcritos seus nomes e
sobrenomes, para distinguir pessoas com primeiros nomes iguais.
Deve-se ter um cuidado maior para que não se distorça o que foi falado com o anseio
de resumir o pronunciamento.
Após as discussões e votações das pautas, outros assuntos poderão ser tratados. Esses
assuntos poderão ter sido adiados ou pendentes de outras reuniões e outros que surgiram no
decorrer da sessão.
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1.2.2.4 Momento cultural e orientação profissional
A Cerimônia das Nove horas deve ser realizada em todas as reuniões, tanto Secretas
como Abertas.O Mestre Conselheiro pode facultar a palavra aos DeMolays, Maçons ou
convidados que queiram dedicar a Cerimônia a alguém. O Escrivão, para facilitar seu
trabalho, pode perguntar antes de começar a reunião se algum DeMolay ou Maçom gostaria
de dedicar a Cerimônia, para que não tenha dificuldades em anotar o nome das pessoas na
hora em que a Cerimônia estiver acontecendo, evitando, assim, esquecimento ou erros.
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1.2.2.8 Tronco da Solidariedade
A Palavra ao Bem da Ordem é o momento em que os presentes podem falar algo para
o engrandecimento dos presentes. Um trabalho, um texto interessante, uma parábola, uma
palavra de incentivo, uma crítica construtiva, uma correção são exemplos. Da mesma
maneira do Bem da Ordem, devem ser mencionado a fileira, nome e sobrenome e, se for o
caso, o cargo do DeMolay, Maçom ou convidado.
1.2.4 Encerramento
Se não houver mais nenhum assunto a ser tratado na sessão, e depois de todos os
avisos e recados, deverá ser procedido o encerramento. O encerramento da ata também
deverá seguir um modelo padrão, e serve, também, para indicar quem foi que transcreveu a
ata. Abaixo, um exemplo.
Exemplo VII:
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Deve-se atentar que a data que consta no final, deverá ser a data de quando realmente
aconteceu a mesma, não de quando fora lavrada e da reunião que fora lida. Isso porque se
supõe que a ata fora escrita na própria reunião. Como muitos escrivães preferem, e
recomenda-se que ajam assim, fazerem um rascunho para posteriormente passarem a limpo,
esse detalhe não deve ser esquecido.
1.3 Rascunho
Exemplo VIII:
O irmão José da Silva falou sobre a proposta e sugeriu que si discutisse em mais reuniões
para dar a possibilidade de outros irmãos conhecerem a proposta. O Irmão Escrivão Diego
Cardoso †1.
E no papel separado:
†1 Concordo com o irmão José da Silva, mas acrescento que a proposta não deve se
prolongar por muitas reuniões.
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1.4 Termo de abertura.
No início de todo livro de ata, deverá constar na primeira página numerada, um termo
de abertura que mencione a que se destina a ata, o número de folhas, a organização a que
servirá o livro, endereço, CNPJ (se houver), número do livro de atas, etc. Todas as páginas
deverão se rubricadas ou pelo Mestre Conselheiro e/ou pelo Presidente do Conselho
Consultivo para se garantir que não haverá extravios.
Exemplo IX:
Termo de abertura
Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a
_____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue
______________(4), e destina-se à transcrição das atas das sessões ____________(5)
do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7) filiado ao
____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de Pessoas
Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata será elaborada por
sistema de folhas soltas digitadas, encadernadas(#), sendo este o livro de atas número
___________ (10).
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(12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita.
(#) Se for o caso.
* Se houver.
Exemplo X:
Termo de abertura
Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a
_____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue
______________(4), e destinou-se à transcrição das atas das sessões
____________(5) do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7)
filiado ao ____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de
Pessoas Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata foi elaborada
por sistema de folhas soltas digitadas, encadenadas(#), sendo este o livro de atas
número ___________ (10).
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(9) Número do CNPJ do Capítulo.
(10) Número do livro de atas.
(11) Cidade do Capítulo
(12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita.
* Se houver.
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2 LIVRO DE PRESENÇA
Um livro de presença serve para registrar as pessoas que participaram de uma sessão
através de sua assinatura e alguns dados.
Para cada livro de atas deverá haver um livro de presença. Comumente, os dados que
são pedidos nos livros de presença são os seguintes:
Exemplo XI:
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3 COMUNICAÇÃO
3.1 Ofício
Exemplo XII:
Respeitosamente, (7)
___________________ (8)
JOSÉ ALMEIDA
Mestre Conselheiro
Capítulo União do Brejo nº39 (9)
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(1) Sinete: nada mais é que o timbre do órgão que está enviando a correspondência. Nesse
caso pode ser o brasão do Capítulo ou, caso não tenha, o brasão da Ordem DeMolay
(2) Tipo de documento e numeração: O Capítulo deve também manter um controle de
todas as enviadas e recebidas. Neste campo, deverá ser especificado o tipo de documento e
a sua numeração seqüencial.
(3) Local e data: Neste campo deverá constar a cidade e a data em que o ofício foi redigido
com alinhamento à direita.
(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar
o destinatário constando seu nome e cargo e, no caso do ofício, também o endereço.
(5) Assunto: Resumo do teor do documento.
(6) Texto: É divido em três partes, Introdução, desenvolvimento e conclusão.
Introdução: O assunto a qual se destina o ofício deverá ser apresentado.
Desenvolvimento: Onde serão detalhados os assuntos expostos na introdução. Caso
haja mais de um assunto, cada um deverá ser tratado em parágrafos separados.
Conclusão: Deverá se reiterar ou reafirmar o assunto tratado.
Com exceção da introdução e do Fecho, os demais parágrafos deverão ser numerados.
(7) Fecho: Visa concluir o texto e saudar o destinatário.
(8) Assinatura: Assinatura do Mestre Conselheiro, Presidente de departamento ou
Escrivão. No caso de duas ou mais assinaturas, estas deverão ficar abaixo uma da outra.
(9) Identificação do signatário: Deverá constar, abaixo da assinatura, o nome do signatário
em maiúscula, seu cargo e a organização que representa.
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Exemplo XIII:
ou:
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b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as
fontes Symbol e Wingdings;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada
parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em
branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a
elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão
colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
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Ex.: “Of. 13 - relatório produtividade ano 2002”
3.2 Memorando
Sua forma e estrutura são as mesmas do Padrão Ofício. A única diferença é que se o
destinatário ocupar algum cargo, seja esse na ordem DeMolay ou fora dela, este deverá ser
tratado apenas por este, não sendo necessário a utilização do nome e do endereço.
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Exemplo XIV:
Atenciosamente, (7)
___________________ (8)
JOSÉ ALMEIDA
Mestre Conselheiro
Capítulo União do Brejo nº39 (9)
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3.3 Circular
3.4 Requerimento
Um requerimento é uma solicitação a uma entidade pública, por isso só pode ser
dirigido a autoridades públicas, podendo-se, também, ser enviado a escolas particulares,
que mesmo não sendo da administração pública, estas prestam serviços próprios da
administração pública e são rigidamente fiscalizados por este.
Quando o requerimento é feito por duas ou mais pessoas, tem-se um abaixo assinado,
que é um requerimento coletivo. O requerimento é dirigido ao cargo que a pessoa ocupa,
não especificamente a ela, como se ver no exemplo a seguir, que se trata de um modelo de
requerimento para pedido de declaração de Utilidade Pública Municipal.
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Exemplo XV:
Excelentíssimo Senhor
__________________
Digníssimo Prefeito do Município de Guarabira (2)
Nestes Termos
Pede Deferimento (5)
___________________ (7)
JOSÉ ALMEIDA
Mestre Conselheiro
Capítulo União do Brejo nº39 (8)
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(6) Local e data: Vide exemplo XII
(7) Assinatura: Vide exemplo XII
(8) Identificação do signatário: Vide exemplo XII
Exemplo XVI:
1 ) Nestes termos,
Pede deferimento.
2) Aguarda Deferimento
Ou, abreviado:
5) N.T.
6) P.D.
7) A.D.
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3.5 Carta
A carta é uma comunicação mais informal, podendo ser usada para agradecimentos,
congratulações, felicitações, condolências, etc. Seu texto deve ser conciso, exato, coerente e
claro, de modo que envolva o leitor. Devem-se evitar termos e expressões clichês. O
exemplo seguir irá mostrar sua estrutura.
Exemplo XVII:
Temos a imensa satisfação de parabenizar o irmão Tesoureiro do Capítulo União do Brejo nº39
pela passagem do seu aniversário no último dia 15. (5)
Todos os Irmãos, Tios, Tias e colegas, desejam muita saúde, paz, saúde, felicidades e
realizações, de modo que sempre obtenha sucesso na vida DeMolay e fora dela.
Enviamos em anexo ao irmão, um cartão assinado por todos os irmãos e tios, como uma pequena
lembrança em virtude dessa data tão especial. (6)
Sem mais assuntos a serem tratados, reiteramos nossos votos e rogamos que o Pai Celestial
ilumine e guarde o irmão Carlos Spinosa e toda a sua família.
Fraternalmente, (7)
___________________ (8)
MÁRIO VLAD
Mestre Conselheiro
Capítulo União do Brejo nº39 (9)
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(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar
o destinatário constando seu nome e cargo, se for o caso, ficando a critério do Capítulo
colocar o endereço.
(5) Texto: Introdução: Deve fazer com que o leitor se entusiasme e fique com vontade de
continuar a leitura, para isso, devem ser evitadas expressões clichês, como: Venho por
meio desta; Permita-me, antecipadamente, dizer; No presente momento;etc.
Desenvolvimento: A clareza, coerência, objetividade e concisão devem ser
usadas, assim como nas demais comunicações.
(7) Fecho: O último parágrafo do texto, em que as expressões mais usadas são:
Respeitosamente; Cordialmente; Saudações; Abraços; Subscrevemo-nos atenciosamente;
etc.
(8) Assinatura: Vide exemplo XII
(9) Identificação do signatário: Vide exemplo XII
3.6 Telegrama
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CT – Cotejar, cotejado
RESEU – Em resposta ao telegrama, recebi seu telegrama
QDO – Quando
TD – Tudo
3.7 Comunicado
Como o próprio nome demonstra, serve para comunicar algo a alguém, à uma
coletividade ou a algum órgão ou instituição, podendo ser externo ou interno, como
mostram, respectivamente, os exemplos a seguir.
Exemplo XVIII:
COMUNICADO (3)
___________________ (6)
JOSÉ ALMEIDA
Mestre Conselheiro
Capítulo União do Brejo nº39 (7)
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(3) Designação: Deve ser colocada em caixa alta e em negrito a designação Comunicado
antes do texto.
(4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas.
(5) Local e data: Vide exemplo XII
(6) Assinatura: Vide exemplo XII
(7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII
Exemplo XIX:
___________________ (5)
JORGE VENTILICO
Presidente da Comissão de Informática (6)
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3.8 Edital
Exemplo XX:
O Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil
convoca todos os Membros da Administração do Supremo Conselho, Presidentes de Comissões e os
Coordenadores Estaduais para o 1º Encontro de Líderes do Supremo Conselho, a ser realizada nos dias
10 e 11 de dezembro de 2005, com a abertura programada para as 10h, no auditório principal do Hotel
AASTRA, situado na C 01, Lote 07, Taguatinga Centro – Distrito Federal, tendo como pauta da Ordem
do Dia os seguintes assuntos: (3)
Dado e traçado do Gabinete do Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a
República Federativa do Brasil, com sede na cidade de Brasília – Distrito Federal, aos vinte e seis dias
do mês de outubro do ano de dois mil e cinco. (5)
________________________________ (6)
SANDRO ROMERO T. PEDROSA
Grande Mestre (7)
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(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII
(3) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas.
(4)Assuntos: Nesse campo, se for o caso, os assuntos que serão tratados na reunião
deverão ser enumerados.
(5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII
(6) Assinatura: Vide exemplo XII
(7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII
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Exemplo XXI:
1.1 - O concurso para a escolha do Slogan da Campanha DeMolay 2006 será regido por este edital.
1.2 - O concurso visa a escolha da frase que será usada na Campanha DeMolay 2006 do Supremo
Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil.
1.3 - Constitui-se também nosso objetivo, o de promover a participação dos DeMolays nos projetos a
serem desenvolvidos pela Ordem DeMolay Nacional.
1.3 - A seleção de que trata este edital ocorrerá através do envio das frases para o endereço:
daricelio@yahoo.com.br
2 - DO PROCESSO SELETIVO
2.1 - O processo seletivo de escolha dos itens abordados neste edital, será obedecido conforme os
prazos estabelecidos neste instrumento.
2.2 - As frases deverão ser apresentadas pelos candidatos em primeira mão à comissão organizadora.
(3)
(...)(*)
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(1) Sinete: Vide exemplo XII
(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII
(3) Descrição do signatário: Deverá haver uma descrição de quem elaborou o edital,
fazendo-se uma breve consideração sobre as disposições que validam a publicação do
edital.
(4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas na
exposição das regras do concurso
(5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII
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4. CORRESPONDÊNCIAS
As comunicações do Capítulo podem ser enviadas por carta normal, porém, caso o
Capitulo necessite de mais segurança e certeza de que a mesma chegará ao seu destinatário,
a Empresa de Correios e Telégrafos do Brasil oferece serviços que atendem a essas
necessidades.
Registrando uma carta será emitida uma numeração. Com essa numeração, o
responsável poderá acompanhar o andamento do serviço pelo endereço eletrônico dos
Correios ou em qualquer agência.
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4.3 Mãos Próprias - MP
Caso o destinatário tenha optado por o serviço MP com o AR, esse será, também,
avisado do recebimento da correspondência. Nesta modalidade e no AR, o remetente
receberá um comprovante de recebimento, que servirá como documento comprobatório.
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5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO
Para um controle dos bens do Capítulo, recomenda-se um registro dos mesmos. Dessa
maneira, haverá um controle do patrimônio do Capítulo, podendo-se fazer um levantamento
periódico como forma de saber se todos esses bens conferem.
5.1 Inventário
Exemplo XXII:
Nº de Ordem (1) Descrição do Bem (2) Valor em Reais (3) Observação (4)
0001 Candelabro de alumínio 45,00
(1) Número de Ordem: Nessa coluna, deverá constar os números seqüências que
42
designarão cada patrimônio
(2) Descrição do Bem: Uma breve descrição do bem, podendo-se especificar o local de
compra ou se o produto foi doado.
(3) Valor em reais: Deverá se especificar o valor do bem. No caso de uma doação, o valor
não será ser mencionado, colocando a palavra doação em seu lugar, por exemplo.
(4)Observação: Demais informações que não caibam em nenhum dos outros campos.
Como, por exemplo, citar que o bem já teve baixa.
5.2 Patrimônio
Para cada bem registrado no inventário, deverá se confeccionar uma etiqueta, adesivo,
etc. de modo que seja especificado o Número de Ordem referente.
Logicamente, o tipo de registro que deverá ser colocado no bem poderá mudar
dependendo do material que este é produzido. No caso de um candelabro, por exemplo,
etiquetas em alumino foto-anodizado ou em aço-inox atendem a necessidade. Mas uma
etiqueta autocolante também pode ser usada. Em uma bola de futebol, por exemplo, poderá
ser pintada a numeração.
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6 ELEIÇÕES
Este capítulo será voltado para os procedimentos de registro dos candidatos e dos
eleitos. Dessa maneira, a relação dos Mestres Conselheiros, Primeiros Conselheiros,
Segundos Conselheiros e Tesoureiros estarão sempre organizadas.
Para um Capítulo recente, não fará muita diferença. Mas com o passar do tempo essa
relação se mostrará importante
Seria interessante também que esse registro tenha um termo de compromisso, onde o
candidato se comprometeria a não se afastar do Capítulo caso não seja o eleito, e que
ajudará a nova diretoria da melhor maneira possível.
Esse documento serve para registrar o número de votos que cada candidato recebeu e
quais foram os eleitos.
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Capítulos que foram instalados devem dar uma atenção a esse tipo de documentação.
Com o passar do tempo o números de atas será muito grande, dificultando assim, a consulta
para um possível levantamento.
O documento deve constar o nome de todos os candidatos, divididos por cargo, com
espaço para incluir-se o número de votos, com campos também para votos nulos e brancos.
Logo abaixo, deve ser registrado o nome do candidato eleito. Posteriormente aos campos
citados, a nova diretoria deve ser mencionada, com a assinatura do Mestre Conselheiro e do
Presidente do Conselho Consultivo.
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7 ATESTADO E DECLARAÇÃO
7.1 Atestado
Exemplo XXIII:
ATESTADO
O Capítulo União do Brejo nº39 atesta que o membro Mário Barbosa de Lima e Silva Irmão, esteve
freqüente aos trabalhos do Capítulo no período de janeiro a julho deste ano, totalizando uma freqüência de
mais de 75% por cento nas reuniões ordinárias.
Carlos Costa
Mestre Conselheiro
7.2 Declaração
Para alegar algo permanente ou que poderá acontecer, o Capítulo deve emitir uma
declaração. Seu texto, assim como no atestado, também deverá ser simples e objetivo.
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Exemplo XXIV:
DECLARAÇÂO
O Capítulo União do Brejo nº39 declara, para todos os fins, que MURILO FERNANDO FERREIRA
DE SOUZA é membro da Ordem Demolay, fazendo parte do quadro de membros do O Capítulo União do
Brejo nº39, jurisdicionado ao Grande Conselho Estadual da Paraíba nº04 e afiliado ao Supremo Conselho da
Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil.
Exemplo XXV:
DECLARAÇÂO
O Capítulo União do Brejo nº39 declara que, caso o membro ALBERTO ALMEDINA JÚNIOR será
dispensado do cargo de Primeiro Conselheiro caso seja eleito Mestre Conselheiro Estadual, ficando, assim,
livre para desempenhar seus trabalhos no estado da Paraíba.
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ANEXOS
ANEXO I - PRONOMES DE TRATAMENTO
1. AUTORIDADES DE ESTADO
Civis
Pronome de tratamento Abreviatura Usado para
a
Vossa Excelência V. Ex. Presidente da República, Senadores da
República, Ministro de Estado,
Governadores, Deputados Federais e
Estaduais, Prefeitos, Embaixadores,
Vereadores, Cônsules, Chefes das Casas
Civis e Casas Militares
Vossa Magnificência V. M. Reitores de Universidade
Vossa Senhoria V. S.ª Diretores de Autarquias Federais,
Estaduais e Municipais
Judiciárias
Pronome de tratamento Abreviatura Usado para
a
Vossa Excelência V. Ex. Desembargador da Justiça, curador,
promotor
Meritíssimo Juiz M. Juiz Juízes de Direito
Militares
Pronome de tratamento Abreviatura Usado para
a
Vossa Excelência V. Ex. Oficiais generais (até coronéis)
a
Vossa Senhoria V. S. Outras patentes militares
2. AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS
48
3. AUTORIDADES MONÁRQUICAS
4. OUTROS TÍTULOS
49
ANEXO II – REGISTRO DE CANDIDATURA
INFORMAÇÕES PESSOAIS
Filiação:_____________________________________________________
____________________________________________________________
Endereço: ___________________________________________________
Ocupação: ___________________________________________________
INFORMAÇÕES DeMOLAY
Convento:____________________________________________________
Corte: ______________________________________________________
____________________________________________________________
50
Data de Consagração: ____/____/____
Termo de compromisso
_____________________________________
Assinatura do candidato
____________________________________
Mestre Conselheiro
____________________________________
51
Referências
_____________________________________________________________________
_________________________. Ritual do Grau Iniciático. Brasília: Demolay Shop, 1ª
Edição, 2005.
_____________________________________________________________________
_________________________. Manual do Líder Demolay. Brasília: Demolay Shop, 1ª
Edição, 2006.
52
Modelos de documentos comerciais. Disponível em>
<http://www.portaladm.adm.br/Portinstrumental/modelos%20de%20documentos.pdf>
Acesso em: 19 de fevereiro de 2006
53
54