Sunteți pe pagina 1din 2

REGULI REFERITOARE LA ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT

LA SPAȚIUL PUBLIC EUROPEAN

PROGRAMARE

1. Pentru a organiza un eveniment la SPE, trebuie completată cererea de organizare de


eveniment la Spațiul Public European și trimisă la adresa contact@spatiuleuropa.eu

2. Cererile sunt trimise la Reprezentanța Comisiei Europene în România și Biroul de Informare al


Parlamentului European în România, spre analiză.

3. Un răspuns va fi trimis în termen de 5 zile lucrătoare.

TEMA ȘI AGENDA EVENIMENTULUI

4. Accesul participanților la evenimente trebuie să fie gratuit, iar evenimentele nu trebuie să aibă
un caracter comercial.

5. Tema evenimentului trebuie să aibă legătură cu Uniunea Europeană.

6. Durata evenimentului nu trebuie să depășească programul de lucru al Spațiului Public


European (luni-joi: 10:00-18:00, vineri: 10:00-17:00)

7. Spațiul Public European găzduiește numai evenimente organizate de persoane juridice.


Excepție fac expozițiile de autor și alte manifestări culturale.

8. Tipurile de evenimente sunt variate, de la conferințe de presă, la mese rotunde, proiecții de


film sau vernisaje de expoziții.

9. Spațiul Public European nu poate găzdui evenimente destinate prezentării punctului de vedere
de către o parte implicată într-un proces în desfășurare, în care una dintre instituțiile
organizatoare ale evenimentului este parte, cum ar fi un caz în litigiu la o instanță
judecătorească din România.

10. Pot fi afișate roll-up-uri sau alte materiale de promovare, cu condiția ca acestea să fie relevante
pentru eveniment sau organizatori.

11. Afișe de promovare a evenimentului pot fi lipite pe ușile de acces.

12. Pe durata evenimentului de la Spațiul Public European, nu pot fi afișate informații despre
sponsori comerciali (roll-up-uri, clipuri de prezentare, pliante etc.) și nici nu poate fi promovată
activitatea sponsorului.

PROMOVAREA EVENIMENTULUI

13. Evenimentul poate fi promovat pe pagina Facebook a SPE, aceasta putând fi selectată ca host
al evenimentului. De comun acord cu organizatorul, pot fi publicate pe pagina Facebook a SPE
imagini de la eveniment.

Spațiul Public European, 19 septembrie 2018


DETALII ORGANIZATORICE ȘI LOGISTICE

14. În organizarea evenimentului, pot fi folosite toate dotările SPE: videoproiector, ecran de
proiecție, TV LCD, laptop, flipchart, trei microfoane mobile, sistem Bluray. Pentru flipchart,
organizatorul trebuie să aducă hârtie și markere. Spațiul are conexiune la internet.

15. Detaliile logistice trebuie comunicate cu cel puțin 24 de ore înaintea orei de începere a
evenimentului, pentru ca experții SPE să poată verifica disponibilitatea și funcționalitatea
tuturor echipamentelor și să pregătească spațiul.

16. Spațiul nu dispune de instalația necesară traducerilor simultane.

17. Este utilă testarea prealabilă a fișierelor video și altor elemente multimedia.

18. Pe parcursul evenimentului, participanții au acces la toate resursele SPE care se află, în mod
curent, la dispoziția vizitatorilor : îndrumare către sursele de informare, computere, publicații.

19. Materialele informative legate de eveniment trebuie multiplicate în prealabil de către


organizator. În caz de urgență, un număr maxim de 20 de pagini poate fi tipărit la SPE. Nu sunt
disponibile materiale promoționale, cum ar fi mape sau pixuri.

20. Apa potabilă la dozator este accesibilă participanților la eveniment.

21. Organizatorul poate utiliza, în pregătirea și pe durata evenimentului, aparatele electrocasnice


ale SPE (cafetieră, fierbător, cuptor cu microunde, frigider, două termosuri, veselă). Vesela
include un număr de șase cești de cafea și șase pahare din sticlă.

22. Achiziționarea, pregătirea și aranjarea alimentelor intră în atribuția organizatorului de


eveniment. De asemenea, intră în atribuția acestuia achiziționarea de consumabile necesare
serviciilor de catering : șervețele, farfurii și tacâmuri din plastic, pahare pentru cafea și ceai,
zahăr, amestecătoare etc.

23. În cazul în care organizatorul optează pentru contractarea unui furnizor de servicii de catering,
alegerea furnizorului și a meniului intră în atribuția sa. Furnizorul de servicii de catering poate
folosi electrocasnicele SPE, dacă este necesar (vezi pct. 22 mai sus). De asemenea, pot fi
folosite pentru suport sau bufet mesele rotunde de prezentare a publicațiilor, cu condiția să
fie acoperite cu fețe de masă furnizate de organizator.

24. La Spațiul Public European sunt disponibile opt mese format 160x80cm și o masă 80x80cm, 65
de scaune, un suport pentru computer, trei fotolii și o masă rotundă joasă.

25. Aranjarea spațiului pentru eveniment (plasarea scaunelor, meselor etc.) revine organizatorului
evenimentului. Momentul aranjării sălii va fi stabilit împreună cu personalul SPE.

Spațiul Public European, 19 septembrie 2018