UNIVERSITATEA „AL. I.

CUZA” IAŞI
FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Specializare: Contabilitate şi informatică de gestiune

STUDIU DE CAZ

SISTEME INFORMAŢIONALE
FINANCIAR-CONTABILE I

Coordonator: Prof. Univ. Dr.

Student:

Anul

1
 CAPITOLUL I Firma studiată şi aplicaţiile informatice
economice utilizate

1.1 Prezentarea firmei:

S.C. Deneri Company are sediul în Str. Vasile Lupu nr. 95, Iasi.

Puncte de lucru:
 Restaurant El Remo Str. Vasile Lupu nr. 95, Iasi
 Restaurant El Remo B-dul. Dacia nr. 63, Iasi

Societatea este înregistrată în Registrul Comerţului Iasi, cu nr. de ordine

J22/1011/22.01.1992, cod de înregistrare fiscală: RO 1962313.
Forma juridică este cea de societate comercială cu răspundere limitată, durata
societăţii fiind nelimitată în timp cu începere de la data înmatriculării societăţii în Registrul
Comerţului.
Capitalul social subscris şi vărsat al societăţii este de 200,00 lei.
Asociat unic şi administrator al societăţii este domnul Martolea Simi Manuel.
Obligaţiile societăţii sunt garantate cu patrimoniul social, iar asociatul unic
răspunde doar în limita părţilor sociale subscrise.
Societatea îşi desfăşoară activitatea în judeţul Iasi.
Primele angajări de personal s-au făcut în anul 1998, în prezent firma are un număr
de 20 de angajaţi, urmănd ca în viitor numărul acestora să crescă. Se pune accent pe
persoanele cu calificare in domeniu, urmărindu-se angajarea unor persoane competitive
care să crească calitatea serviciilor oferite.
Firma deţine un parc auto format din 4 maşini, iar spaţiile comerciale în care îşi
desfăşoară activitatea punctele de lucru aparţin firmei.

1.1.1 Obiect de activitate:

 Activitatea societăţii se încadrează în sfera alimentaţiei publice,

focalizându-se pe segmentul consumatorilor cu pretenţii. Condiţia esenţială
de competitivitate într-un astfel de sector o reprezintă satisfacerea
exigenţelor clienţilor printr-un meniu variat, de o calitate ireprosabilă,
asigurarea unui ambient plăcut în incita restaurantului precum şi
promptitudinea livrărilor pentru serviciile de catering.
 Restaurantul El Remo oferă un meniu cu mâncăruri şi băuturi deosebite, cu
specific naţional sau aparţinând bucătăriei internaţionale, clienţii săi având
de ales dintr-o gamă largă de preparate. Societatea este renumită pentru
politica stricta de asigurare a calităţii seviciilor sale, făcând din aceasta un
avantaj concurenţial.
 Ca urmare a creşterii continue a cererii pentru serviciile restaurantului în
condiţiile unei capacităţi limitate, anul trecut s-a hotărât deschiderea unui
nou restaurant, cel din B-dul. Dacia care vine în întâmpinarea tendinţelor

2
 pieţei. Calitatea ofertei şi preţurile accesibile atrag un număr important de
consumatori din Iaşi si chiar din exterior.
În urma analizării activităţii acestei societăţi s-au constatat că principalii
furnizorii ai firmei DENERI COMPANYsunt:
o Macromex SRL;
o Life Ind SRL;
o Coca Cola HBC Romania SRL;
o Kosarom SA;
o Delaco Distribution SA;
o Avicola SA;
o Selgros Cash & Carry SRL.

Comanda mărfurilor se face prin telefon sau internet, iar transportul acestora până
la punctul de lucru este asigurat de furnizori si de societate in cazul ultimului furnizor.

Clienţii societăţii Deneri Company sunt în principal persoane fizice si juridice din
Iasi si chiar din exterior. Printre persoanele juridice sunt:
o Scoala D.D. Patrascanu – Tomesti
o Universitatea Petre Andrei – Iasi
o E.ON Moldova Furnizare S.A.
o Coseli S.A.
o DGV Company S.R.L.

1.1.2 Organizarea firmei (Tipul de structură organizatorică):

Organizaţiile evoluează de la unităţi funcţionale singulare la unităţi complexe

implicate într-un număr mare de activităţi, motiv pentru care devine esenţială împărţirea
sarcinilor între membrii organizaţiei.
Structura organizatorică în cadrul unei organizaţii este considerată cadrul sau
scheletul acesteia.
Structura organizatorică optimă trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: să
reflecte obiectivele şi planul de acţiune al societăţii, să numească autoritatea în măsură să
administreze întreprinderea, să evidenţieze cadrul de desfăşurare a activităţilor.
În cadrul societăţii, există următoarele componente ale structurii organizatorice:
postul, funcţia, ponderea ierarhică (aria de control), compartimentul, delegarea de
autoritate.
În cadrul structurii funcţionale, activităţile sunt specializate şi grupate în funcţii
distincte, sunt create compartimente, iar coordonarea acestora este asigurată de
administratorul firmei.
Structura organizatorică a firmei Deneri Company este una de tip funcţional,
propriu-zisă în care criteriul de grupare al compartimentelor este dat de natura sarcinilor şi

3
de procese de muncă şi funcţii. Un număr de salariaţi sunt implicaţi în aprovizionare, unii
în resurse umane, alţii în vânzări sau marketing, alţii în finanţe şi contabilitate.

Compartimentele care funcţionează în cadrul firmei sunt:

 Compartimentul de producţie;
 Compartimentul aprovizionare;
 Compartimentul de resurse umane (salarizare şi personal);
 Compartimentul comercial (marketing şi desfacere);
 Compartimenul financiar-contabil;
 Sănătate şi securitate în muncă;
 Compartimentul tehnic (servicii şi metrologie).

Compartimentul de producţie este format dintr-un maistru in arte culinare care

organizeaza activitatea de producţie, propune reţete şi urmăreste realizarea lor. El raspunde
de calitatea materiilor prime si a produselor finite, si intocmeste comenzile de
aprovizionare pentru oferirea tuturor sortimentelor din meniu.
trei bucatari care au ca sarcină pregătirea mâncărurilor din reţetarul unităţii în
conformitate cu standardele în vigoare si prepararea comenzilor într-o manieră eficientă şi
profesională, tot ei asigura starea de igienă corespunzătoare locului de muncă.(bucataria)

În cadrul compartimentului de aprovizionare se verifica comanda de

aprovizionare din bucatarie si se întocmeste comanda către furnizori în scopul
aprovizionării unităţii cu mărfurile necesare activităţii de comecializare pe care o
desfăşoară.
Comenzile către furnizori se fac prin telefon sau prin internet, iar transportul
mărfurilor este asigurat de către furnizor sau de catre soferul societatii.
La sosirea mărfii, aceasta este recepţionată de către un gestionar care confruntă
cantităţile din factură cu cele existente faptic şi calitatea mărfurilor.

În ceea ce priveşte compartimentul de resurse umane, acesta este împărţit în 2

birouri, după cum urmează: Biroul salarizare şi Biroul personal.
Biroul salarizare în cadrul căruia se vor înregistra contractele de muncă la
Inspectoratul Teritorial de Muncă, şi se vor putea desface aceste contracte dacă este cazul,
se întocmesc statele de plată pe baza foilor colective de prezenţă, are loc calcularea şi
punerea în plată a concediilor medicale de boală, sarcină, precum şi a concediilor de
odihnă, întocmirea, la cerere, a adeverinţelor de venit, centralizarea viramentelor
angajatului şi angajatorului, depunerea declaraţiei lunare privind contribuţia la fondul de
asigurări sociale pentru salariaţi, întocmirea declaraţiilor lunare către Casele de Asigurări
Sociale de Sănătate şi Agenţia de ocupare a forţei de muncă în conformitate cu normele
acestora şi la datele stabilite prin lege.
Biroul Personal are următoarele atribuţii: angajarea, promovarea şi evaluarea
personalului, eliberarea de adeverinţe privind calitatea de angajat precum şi adeverinţelor
de vechime, procurarea de carnete de muncă pentru noii angajaţi şi a suplimentelor de

4
carnete de muncă, întocmirea dosarelor în vederea pensionării (limita vârstă, anticipată,
parţial anticipată, invaliditate) şi depunerea lor la Casa judeteană de pensii.

Compartimentul comecial este împărţit în doua:

1. spatiul de desfacere (sala restaurantului)
2. biroul marketing.
În cadrul spatiului de desfacere, au loc vanzarile si îşi desfăşoară activitatea sase
ospatari, doi barmani si o telefonista pentru preluarea comenzilor prin telefon la domiciliu.

În ceea ce priveşte biroul marketing, firma beneficiază de publicitate la postul

local de radio si televiziune, în revistele de specialitate şi de asemenea realizează şi o
campanie de promovare prin pliante. Odata cu onorarea unei comenzi la domiciliu se lasa
si acest pliant si bineinteles distributia lor cu oferte atragatoare in zonele cu trafic intens
din oras..
Compartimentul financiar-contabil al unităţii este organizat conform
prevederilor din art. 11, legea contabilităţii nr. 82/1991, pe compartimente distincte
conduse de contabilul şef.
În cadrul acestui compartiment se vor realiza următoarele aspecte:
- organizarea şi conducerea evidenţei contabile analitice şi sintetice;
- efectuarea controlului asupra legalităţii operaţiunilor efectuate, întocmirii
corecte şi la timp a documentelor;
- documentele primite de la compartimentul de aprovizionare şi desfacere se
vor înregistra în contabilitate conform legislaţiei;
- se vor întocmi situaţiile financiare anuale;
- se vor realiza statele de plată şi ordinele de plată aferente viramentelor
către stat;
- se centralizează datele de la celelalte compartimente şi pe baza legilaţiei în
vigoare şi a normelor transmise de consiliul local se stabilesc impozitele şi
taxele datorate către bugetul statului şi cel local;
- relaţii cu bănci şi alte instituţii;
- asigură păstrarea documentelor contabile, registrelor de evidenţă şi a altor
documente, predarea lor în arhivă în ordinea stabilită.
Compartimentul financiar-contabil are atribuţii multiple şi relaţii cu toate celelalte
compartimente din cadul societăţii. Relaţiile cu celelalte compartimente sunt atât de intrare
cât şi de ieşire.
Compartimentul de sănătate şi securitate în muncă are în vedere faptul că în
cadrul societăţii există şi se respectă norme proprii de protecţie si igiena a muncii realizate
de administratorul societăţii, pe baza legislaţiei în vigoare.
Se realizează Fişa individuală de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă, se
instruiesc toţi angajaţii şi se completează Fişa de instruire individuală privind securitatea şi
sănătatea în muncă.
La fiecare 6 luni, de face exerciţiul practic de intervenţie privind stingerea
incendiilor.

Angajaţii din cadrul acestor compartimente se află în relaţie de subordonare

administratorului societăţii şi în relaţie de colaborare cu colegii din acelaşi sector de
activitate sau din celelalte compartimente.
Aceste compartimente interacţionează între ele în ceea ce priveşte fluxul de
informaţii şi circuitul documentelor, fiind totodată urmărite de conducere.

5
 1.1.3 Funcţiile economice ale întreprinderii şi compartimentele
care le realizează:

În cadrul firmei Deneri Company, se regăsesc 4 din cele 5 funcţii de bază ale
unei întreprinderi: functia de producţie, comercială, financiar-contabilă şi de personal.

Funcţia de producţie vizează realizarea şi prepararea comenzilor într-o manieră

eficientă şi profesională.
Obiective ale funcţiei:
 utilizarea eficientă a resurselor întreprinderii;
 satisfacerea clienţilor prin calitatea produselor si serviciilor
 controlul si calitate prduselor.
 respectarea normelor igienico-sanitare in vigoare.

Această funcţie este realizată în cadrul compartimentului de producţie, care

presupune stabilirea unor reguli de producţie şi a unui raport de producţie.

Funcţia comercială implică activităţi legate de aprovizionarea cu mărfurile

necesare comercializării, desfacerea mărfurilor pe piaţă, cercetarea pieţelor de desfacere şi
a datelor privind concurenţa, are în vedere şi activităţi privind promovarea imaginii firmei
si publicitatea efectuată.

Obiectivele funcţiei comerciale sunt:

- asigurarea aprovizionării cu mărfuri;
- asigurarea livrării produselor în condiţiile optime;
- rezolvarea unor posibile reclamaţii privind calitatea produselor
comercializate;
- onorarea la timp a comezilor clienţilor;
- posibila creştere a segmentelor de piaţă deţinute de firmă;
- identificarea unor posibile oportunităţi de extindere, sau a unor zone cu un
bun vad comercial;
- asigură păstrarea unor relaţii bune cu clienţii şi furnizorii firmei şi alţi
parteneri de afaceri.

Compartimentele în cadrul căruia este realizată acestă funcţie este cel

comercial şi compartimentul de aprovizionare.

Funcţia financiar-contabilă asigură realizarea activităţilor de organizare şi ţinere a

contabilităţii, permite elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli, urmăreşte toate
tranzacţiile economice din cadrul firmei, inventarierea, modul în care sunt stabilite
preţurile, calculul unor indicatori economici, modul în care este repartizat profitul.
Principalele obiective ale acestei funcţii sunt:
- creşterea profitabilităţii firmei;
- asigurarea capacităţii de plată a firmei;
- creşterea averii şi patrimoniului societăţii;

6
 - utilizarea eficientă a resurselor de care dispune firma.

Funcţia financiar-contabilă este realizată în cadrul compartimentului financiar-

contabil, acesta realizând:
 înregistrarea şi evidenţa elementelor patrimoniale şi a tuturor
tranzacţiilor;
 efectuează inventarierea elementelor existente;
 întocmeşte lunar balanţa de verificare;
 în cadrul trezoreriei sunt realizate încasările şi plăţile în numerar,
întocmite registrele de casă şi sunt asigurate decontările cu băncile.

Funcţia de personal, cuprinde acele activităţi prin care sunt identificate

necesităţile de personal, vizează selecţia, angajarea, instruirea şi formarea personalului,
realizează stabilirea responsabilităţilor fiecărui post în parte, determinate prin fişa postului,
stabilirea modului de salarizare.
Printre obiectivele acestei funcţii se numără:
 asigurarea unor condiţii optime la locul de muncă;
 asigurarea unui nivel de pregătire şi instruire a personalului;
 stimulare a angajaţilor prin salariul propus.

Această funcţie este realizată în cadrul compartimentului de resurse umane,

biroul salarizare şi personal, loc în care se asigură evidenţa angajaţilor, calculul drepturilor
salariale ale acestora, se stabilesc atribuţiile şi responsabilităţile angajaţilor.
Încadrarea salariaţilor se face pe bază de contract de muncă sau convenţie civilă cu
respectarea legii, salariul se va stabili prin liberul acord al părţilor cu respectarea limitei
minime de salarizare prevăzută de lege.

1.1.4 Niveluri de conducere:

Societatea este condusă de către asociatul unic, acesta fiind şi administratorul

societăţii.

Atribuţiile exercitate de către asociatul unic sunt următoarele:

 Să aprobe bilanţul contabil şi profitul societăţii;
 Angajează personalul;
 Urmăreşte salariaţii sau alte persoane pentru daunele produse societăţii şi
ia măsuri de recuperare a pagubelor;
 Modifică statutul şi forma de organizare a societăţii;
 Stabileşte direcţiile de dezvoltare a societăţii;
 Aprobă bugetul de venituri şi cheltuieli şi contul de profit şi pierdere;
 Decide cu privire la majorarea, reducerea sau cesionarea capitalului
social;
 Aprobă primirea de noi membri în societate.

Reprezentantul managementului este subordonat administratorului societăţii.

Acesta asigură buna funcţionare a firmei, satisfacerea clienţilor, cerinţelor
angajaţilor.

7
 1.2 Principalele aplicaţii informatice economice existente la
societatea Deneri Company:

Este incontestabil faptul ca aplicatiile informatice au devenit instrumente nelipsite din

activitatea de zi cu zi a economistilor (si nu numai). Evaluarea si alegerea celei mai
potrivite aplicatii ramane insa o provocare reala, cu o serie intreaga de consecinte
ulterioare. Tocmai din acest motiv, am considerat utila realizarea unei liste cu cele mai
importante aplicatii informatice de pe piata autohtona cu specific economic, facilitand in
acest fel un prim pas in directia luarii unei decizii de bun augur:

 Easy Gest - realizat de Sasory Soft S.R.L este un program de gestiune, urmarire
clienti, facturare si comenzi, productie, magazin

 CIEL Gestiune Comerciala - realizat de Ciel Romania S.A. permite sa

automatizam activitatea de gestiune comerciala a companiei incepand de la
facturare, baze de date clienti si furnizori, facturi proforme, comenzi, note de
receptie si avize de expeditie, chitante, bonuri de consum, facturi import pana la
rapoarte si statistici.

 Microcom Gestiune - Realizat de: Dianex Serv S.R.L. este un program de evidenta
stocurilor, evidenta furnizorilor, evidenta clientilor, evidenta consumurilor, precum
si evidenta avansurilor spre decontare, reprezinta o caracteristica importanta in
alegerea unui program de gestiune.

 TRENDIX - reprezinta un sistem integrat de contabiliate generala, financiara,

gestiune, distributie, mijloace fixe, stocuri, productie, salarii, leasing, operatiuni in
valuta adaptat legislatiei in vigoare, insotit de un serviciu profesional de asistenta
tehnica, pentru mersul optim al afacerii.

 WinMENTOR Gestiune - Realizat de: Business Mentor S.R.L. pachetul de

programe de gestiune este conceput pentru a respecta cerintele pietei actuale,
oferind un acces prompt si simplu la toate resursele disponibile. WinMENTOR
cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a
informatiilor permitand astfel posturilor manageriale accesul rapid la informatiile
contabile si de gestiune.

Aplicaţiile informatice economice existente în firma DENERI COMPANY sunt de

tipul celor integrate.
În cadrul sistemelor integrate, elementele sale se află într-o strânsă interdependenţă
şi colaborare, la fel cum se întâmplă şi în cazul firmei DENERI COMPANY, unde toate
compartimentele sunt strâns legate între ele.
Între elementele integrate structural apar relaţii de vecinătate, compartimentele
existente realizează schimburi de informaţii.
Pe lângă relaţiile de coordonare, între elementele sistemului apar şi relatii de
subordonare, toate compartimentele din cadrul firmei sunt subordonate administratorului
societăţii.

8
 Societatea DENERI COMPANY SRL a evaluat toate programele de gestiune si a
decis sa utilizeze pentru înregistrarea tuturor tranzacţiilor din cadrul acesteia programul
numit WinMentor, Varianta Extinsa Monopost / Salarii / Mijloace Fixe / Productie.

Aplicaţiile economice din cadrul sistemului informatic al firmei Deneri Company sunt:

 Evidenţa contabilă
WinMENTOR asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei. Cu
aceste adaptări putem folosi analitice pe un număr nelimitat de niveluri. Programul
calculează automat coeficientul diferenţelor de preţ la mărfuri, închide automat
conturile de venituri ş i cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate
în participa]iune, programul asigură distribuirea procentuală a veniturilor ş i
cheltuielilor. î ntrucât înregistrările contabile sunt efectuate automat, programul
compune şi explicaţiile acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului.
Înregistrările contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note
contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe
dividende). Este posibilă ş i obţinerea unei balanţe cumulate pentru firmele din cadrul
unui grup.

 Mijloace Fixe
Modulul permite calculul automat al amortizării mijloacelor fixe şi obiectelor de
inventar, aflate în gestiunile societăţii utilizatorului î n regim liniar, accelerat sau
degresiv. Facilităţi de calcul: posibilitatea modificării duratei de utilizare a mijlocului
fix în timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluării amortizării mijloacelor fixe
şi a valorii de inventar, etc.

 Stocuri
WinMENTOR rezolvă integral problema stocurilor, în strînsă legătură cu aspectul
contabil. Iată câteva caracteristici:
 evidenţa multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică;
 descărcarea automată din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO,
LIFO, CMP, identificare specifică;
 nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu preţuri
diferite la acelaşi articol nu se creează poziţii noi în nomenclator);
 posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare
articol de stoc în parte;
 identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de încadrare ş i a
atributelor de caracterizare;
 folosirea de unităţi de măsuri multiple, cu transformarea automată a cantităţii şi
a preţului pe baza parităţilor specificate;
 evidenţa pe serii, termene de garanţie ş i date de expirare;
 calculul coeficientului de diferenţe de preţ în cazul evidenţei global-valorice

9
Rezolvarea documentelor legate de înregistrarea stocurilor ş i a serviciilor se face pe
machete specializate, cu aspect asemănător cu cel al formularelor tipizate.
 intrări de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediţie, bonuri de achiziţie,
cu evidenţierea diferenţelor constatate la recepţie şi tipărirea de note de recepţie
corespunzătoare;
 intrări din import (DVI) şi calcul automat al preţului de import, cu toate
componentele acestuia (transport, asigurare, taxe şi comisioane vamale,
accize, ...);
 intrări din producţia proprie;
 ieşiri spre consum, cu preluarea automată a consumurilor specifice aferente
comenzilor interne lansate în producţie ş i tipărirea de bonuri de consum;
 vânzări de mărfuri sau produse din stoc sau vânzări de servicii evidenţiate pe
ospătari, cu tipărirera cu tipărirea bonului fiscal, al facturilor sau avizelor de
expediţie;
 transfer de articole din stoc între gestiuni, modificări de stoc (modificarea
preţului de înregistrare, măriri sau diminuări de stoc), cu tipărirea de note
de transfer sau avize de expediţie;
 evidenţa facturilor nesosite, aferente intrărilor pe avize de la furnizori şi a
facturilor de întocmit, posibilitatea tipăririi facturilor corespunzătoare avizelor
emise.

WinMENTOR înregistrează orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe

preţuri a discounturilor de la furnizori şi generarea automată de discounturi pentru
vânzări în funcţie de valoarea bonului fiscal sau a facturii, volumul tranzacţiilor
încheiate cu clientul, cantitatea facturată către un client sau termenul de plată a facturii.
Pentru toate tipurile de documente de vânzare se pot urmări termene de plată şi majorări
de întărziere la plată.

 Furnizori şi clienţi
WinMENTOR dă posibilitatea î mpărţirii în clase de încadrare, î n funcţie de
necesităţile curente de operare, pentru identificarea rapidă a partenerilor.
Pachetul de programe păstrează în nomenclatorul de parteneri o singură î nregistrare,
indiferent de moneda tranzacţiei sau de tipul contabil al partenerilor (furnizori,
furnizori de imobilizări, furnizori plătiţi î n avans, furnizori - facturi nesosite, clienţi,
încasări î n avans de la clienţi, clienţi - facturi de întocmit); în funcţie de macheta în care
este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identifică tipul contabil
potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.

 Pe baza creditelor acordate clienţilor, WinMENTOR semnalează situaţiile în

care pe un document de ieşire este depăşit plafonul de creditare acordat unui
client.

10
  Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din
stoc sau serviciu vândut în funcţie de volumul tranzacţiilor înregistrate în
decursul timpului cu un client.
 Se pot consulta în orice moment fişe lunare sau anuale de clienţi şi furnizori
în lei sau valută, balanţe de furnizori sau clienţi, situaţia furnizorilor neachitaţi
sau a clienţilor datornici.
 WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectuează
tranzacţii în valută), precum şi efectuarea operaţiunilor de compensare cu terţii,
pe bază de proces verbal de compensare.
 Stingerea obligaţiilor de plată sau încasare pentru parteneri poate fi făcută şi
într-o monedă diferită de cea care a generat obligaţia respectivă.
 Lista încasărilor lunare de la clienţi, permite evidenţa stingerii obligaţiilor de
încasare pe clase de parteneri sau pe agenţi de vânzări care au intermediat
vânzările.

 Încasări şi plăţi
 WinMENTOR permite legarea plăţilor şi încasărilor de documentele primare
care au generat obliga]ia de plată sau încasare. Problema plăţilor şi încasărilor în
valută este rezolvată complet, cu înregistrarea automată a diferenţelor de curs
valutar.
 Evidenţiază operaţiunile bancare aflate în curs (cambie, cec, bilet la ordin, etc.).
 Gestionează complet avansurile de trezorerie prin plăţi, restituiri şi justificarea
sumelor cheltuite.
 Tipăreşte registre de casă ş i de bancă î n lei sau valută; sumele în curs de
decontare pot fi tipărite separat pentru încasări sau plăţi în curs, cu evidenţierea
datei reale sau probabile de decontare.

 Producţie
Creat pentru a veni în întâmpinarea utilizatorilor ce şi-au dezvoltat activitatea de
producţie, modulul oferă posibilitatea asistării utilizatorului în realizarea următoarelor
etape:
 pregătirea fabricaţiei - încărcarea consumurilor de materiale şi de manoperă pe
produs;
 lansarea în producţie - elaborarea comenzilor interne de producţie şi generarea
programului lunar de fabricaţie;
 urmărirea consumurilor de materiale şi manoperă, a producţiei realizate;
 transmiterea realizărilor lunare ale angajaţilor în modulul SALARII în
vederea furnizării indicatorilor impliciţi de realizare a salariilor în acord;
 postcalculul producţiei lunare realizate conform programului de fabricaţie (cu
preluarea datelor din modulul SALARII în ceea ce priveşte consumurile de
manoperă);
 evidenţa realizării producţiei - abateri realizate la nivel de comandă interă în
ceea ce priveşte consumurile de materiale şi manoperă, stadiul realizării
programului de fabricaţie lunar, situaţia realizării comenzilor de la clienţi, etc.

11
  Salarii
Oferă posibilitatea calculului salariilor angajaţilor, lăsând utilizatorului să opteze între
înregistrarea lor contabilă direct în modulul de bază WinMENTOR şi includerea lor
manuală prin note contabile.
În afară de această posibilitate, care permite funcţionarea modulului independent de
produsul de bază WinMENTOR, acest modul are facilităţi de configurare a
contribuţiilor, indemnizaţiilor, sporurilor ş i reţinerilor, ce î i conferă un grad ridicat de
adaptabilitate la cerinţele utilizatorului şi la modificările de legislaţie. Adăugând gradul
ridicat de configurare a listelor specifice, rezultă un instrument ideal pentru optimizarea
activităţii de evidenţă a personalului şi calcul al salariilor.
Integrat în produsul de bază WinMENTOR, modulul permite preluarea realizărilor
din producţie pentru angajaţii salarizaţi în acord, calculând automat indicele de realizare
a salariului şi oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat.
Există, de asemenea, posibilitatea de a exporta fişele fiscale şi declaraţiile către CAS în
format electronic, în fişiere de tip TXT.

 Liste şi rapoarte
Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piaţa de
produse hardware, programul permite listare în mod grafic (imprimante laser sau cu jet)
sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce deţin imprimante care nu pot
tipări î n mod text liste în format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate
A4 pentru orice listă, indiferent de lăţime.
Ordonarea după valorile crescătoare din oricare coloană, gruparea liniilor după valori
comune din coloane, impunerea de condiţii de filtrare a liniilor din listă, centralizarea
automată ş i alte operaţii asemănătoare pot fi configurate de utilizator în funcţie de
necesităţile apărute în exploatarea pachetului de programe.
Foarte important este faptul că, în situaţia în care aceeaşi listă necesită grupări, filtrări
şi configurări diferite pentru a răspunde unor cerinţe diverse, utilizatorul poate salva
variante ale listei originale, astfel `nc^t denumirea specificat\ apare `n meniul modulului de
liste la acelaşi nivel cu lista originală livrată odată cu WinMENTOR.
Câteva dintre listele ce pot fi obţinute:
 liste contabile: balanţa de verificare în lei sau valută, registrul jurnal de
înregistrări contabile, fişe analitice de cont, fişe şah de cont, cartea mare,
realizări pe activităţi î n lei sau valută, deconturi de asociere în participaţiune,
declaraţii privind obligaţii de plată la bugetul de stat;
 liste de TVA: jurnal de cumpărări, jurnal de vânzări, registrul de încasări din
magazin, declaraţiile de TVA;
 liste pentru casă şi bancă: registre de casă şi bancă (lei sau valută), liste de
plăţi ş i încasări în curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc;
 stocuri: liste de intrări de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului
de calcul al preţului de import) sau din producţie proprie, liste de consumuri, liste
de vânzări, fişe de magazie, balanţa stocurilor, raport de gestiune;
 liste de furnizori/clienţi/avansuri de trezorerie: fişa de furnizor/client, balanţa
de furnizori/clienţi, fişa de avans spre decontare, balanţa avansurilor spre
decontare, lista furnizori neachitaţi, clienţi datornici, lista încasărilor de la clienţi.

12
  WinMENTOR Restaurant
 Acest modul a fost creat pentru a fi de folos societătilor comerciale care activeaza in
domeniul alimentatiei publice si oferă posibilitatea de înregistrare a comenzilor de către
ospatari, fără să necesite cunostinte de operare prealabile. Aplicatia permite lucrul fie cu
tastatura si / sau mouse, cat si cu touch-screen-uri (ecrane speciale care pot prelua comenzi
de la utilizator prin simpla atingere cu degetul – in loc de mouse sau tastatura), lucru care
măreste viteza de introducere a datelor. 

Modulul permite configurarea restaurantului prin setarea urmatoarelor aspecte:

 salile care formeaza restaurantul: denumire, nr de mese si responsabil pentru fiecare

sala
 mesele: pozitia meselor in cadrul salilor, dimensionarea lor, precum si setarea unor
culori distincte pentru evidentierea starii fiecarei mese (ocupata, rezervata,
comanda in curs, comanda inchisa etc.)

Toate operatiunile pot fi legate de o anumită persoană, astfel sistemul ofera si posibilitatea
de verificare ulterioară a vânzărilor, a realizărilor pe fiecare angajat în parte. De asemenea,
modulul Restaurant are si un sistem de protectie a datelor, prin atasarea unei parole fiecarui
ospatar. Tot in acest mod se pot seta si drepturile utilizatorilor: modificarea, stergerea
comenzilor etc.
Permite tiparirea comenzilor pe o imprimanta amplasata in bucatarie si bar. Sistemul
defalca automat comanda pe articole de bar si bucatarie. In orice moment se poate modifica
o comanda in curs pana cand aceasta comanda se inchide. De asemenea, programul permite
trimiterea bonurilor la casa de marcat.

13
 CAPITOLUL 2 Stabilirea sistemului ce va fi abordat în
etapa de analiză

2.1 Stabilirea principalelor sisteme informaţionale economice:

Plecând de la aplicaţiile informatice utilizate în firma Deneri Company şi de la

principalele tranzacţii economice care au loc în cadrul lor, am identificat următoarele
sisteme informaţionale:
 Sistemul informaţional de aprovizionare;
 Sistemul informaţional de vânzare;
 Sistemul informaţional de gestiune a stocurilor;
 Sistemul informaţional de salarizare;
 Sistemul informaţional de trezorerie;
 Sistemul informaţional de mijloace fixe;
 Sistemul de contabilitate generală.

Sistemul informaţional de aprovizionare:

În cadrul acestui sistem informaţional, comenzile privind achiziţia mărfurilor sunt

realizate prin telefon, prin intermediul internetului sau direct soferului care se ocupa cu
aprovizionarea. Livrarea mărfurilor se face de către furnizor sau de catre soferul firmei.
La sosirea mărfii, aceasta este recepţionată de către un gestionar, care confruntă
cantităţile din factură cu cele existente faptic. Se face şi o verificare a calităţii mărfurilor
primite.
De aici factura merge la contabilitate, unde este înregistrată.
Avizul de însoţire a mărfii este un document de intrare, care serveşte la însoţirea
mărfii pe timpul transportului, document ce stă la baza întocmirii facturii fiscale, sau ca
dispoziţie de transfer al mărfurilor de la un punct de lucru la altul.
Circulă la furnizor, la delegatul firmei care face transportul, la compartimentul de
aprovizionare pentru înregistrarea cantităţii aprovizionate, la compartimentul financiar-
contabil, ataşat la factură pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, la
cumpărător, la magazie pentru încărcarea de gestiune a mărfurilor, după efectuarea
recepţiei de către gestionar şi după consemnarea rezultatelor.
Dacă nu s-au constatat diferenţe, se întocmeşte nota de intrare-recepţie a cărui
număr este trecut pe spatele facturii. Gestionarul este cel care semnează primirea
mărfurilor.
Dacă se constată diferenţe tot pe spatele facturii se menţionează marfa refuzată la
plată şi numărul notei de intrare recepţie, după ce se semnează de cei care au recepţionat
marfa.
În urma introducerii acestor date de intrare în contabilitate, administratorul
societăţii sau cei din compartimentul financiar-contabil pot solicita unele rapoarte privind
situaţia aprovizionărilor.
Se poate obţine o balanţă analitică a furnizorilor, sau o fişă a furnizorilor din
care se pot obţine informaţii privind situaţia furnizorilor, care sunt cei mai importanţi

14
furnizori, mărfurile achiziţionate de la acesţia sau datoriile care sunt de achitat de către
firmă.
Tot în urma introducerii acelor date se poate obţine şi un Jurnal de cumpărări în
care sunt înregistrate cumpărările de mărfuri.
Acesta este un document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată
deductibilă, şi deasemenea un document de control a unor operaţii de înregistrare în
contabilitate.
Se întocmeşte într-un singur exemplar şi se emite de programul de contabilitate al
firmei, având la bază facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achiziţionat mărfurile).
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în
conturi şi a respectării dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugată.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil şi stă la baza întocmirii Decontului
de TVA.

Sistemul informaţional de vânzare:

Vânzările în cadrul firmei Deneri Company se fac în sala restaurantului sau la

domiciliul clientului, cu amănuntul, pe bază de bon fiscal sau factură.
Facturile sunt întocmite de biroul desfacere, în trei exemplare (exemplarul albastru
merge la client, cel verde în contabilitate iar cel roşu rămâne la gestiunea care l-a emis).
Se arhivează la furnizor, la biroul desfacere, la compartimentul financiar-contabil.
Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiţii
obiective şi cu totul excepţionale, produsele livrate sunt înso ţite, pe timpul transportului
de bonul fiscal sau avizul de însoţire a mărfii.
Pentru bunurile livrate cu aviz de însoţire a mărfii, factura fiscală trebuie emisă în
termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data livrării, fără a depăşi finele lunii în care a
avut loc livrarea.
Aceste date se centralizează într-un Jurnal de vânzări care este un document de
ieşire, un raport.
Acesta este un jurnal auxiliar pentru înregistrarea vânzărilor de mărfuri, document
de stabilire lunară a TVA colectată, şi un document de control a unor operaţii de
înregistrare în contabilitate.
Se întocmeste într-un singur exemplar şi se emite de programul de contabilitate
având la bază facturile emise şi borderoul de vânzare zilnic, de la casele de marcat.
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în
conturi şi a respectării dispoziţiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugată.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil şi stă la baza întocmirii
Decontului de TVA.
În urma prelucrării datelor privind vânzarea mărfurilor si a produselor se obţine ca
raport în cadrul compartimentului financiar-contabil, o balanţă analitică a clienţilor, care
deţine date despre aceştia, cantităţile vândute şi valoarea mărfurilor vândute precum şi o
situaţie a creanţelor, o situaţie a facturilor de încasat, liste a clienţilor restanţi, sau un
centralizator al facturilor restante.

Sistemul informaţional de gestiune a stocurilor:

15
 Acest sistem informaţional asigură realizarea operaţiilor privind gestiunea
cantitativă a stocurilor, gestiunea tranzacţiilor de stoc: intrări, ieşiri, transferuri şi
inventarul automat al stocurilor. De asemenea se realizează o evidenţă calitativă a
stocurilor (garanţie, termene de valabilitate), precum şi generarea automată a documentelor
contabile (note de intrare - recepţie, bonuri de consum, transferuri, avize de expediţie).
În cadrul compartimentului de aprovizionare, stocurile sunt achiziţionate pe bază de
factură sau aviz de însoţire, iar pe baza acestora se întocmeşte nota de intrare-recepţie.
Nota de intrare-recepţie este un document de intrare pentru recepţia bunurilor
aprovizionate, document justificativ pentru încărcarea în gestiune a mărfurilor
achiziţionate.
Se întocmeşte în 2 exemplare, potrivit prederilor legale, în unitatea cu amănuntul, pe
măsura efectuării recepţiei. În situatia în care la recepţie se constată diferenţe, nota de
recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeste în 3 exemplare de către gestionar, iar în
cazul când mărfurile sosesc în tranşă se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă,
care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoţire a mărfii.
La compartimentul financiar-contabil nota de intrare şi recepţie este utilizată
pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate dacă este cazul, şi
pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare:
factură sau avizul de însoţire a mărfii. Această notă de intrare recepţie se arhivează la
compartimentul financiar- contabil.
Pe baza notei de recepţie, bunurile intrate în magazie sunt introduse în sistemul
informatic şi sunt întocmite fişele de magazie în care sunt reflectate valoric bunurile
intrate.
Fişa de magazie se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de
material, soldul de pe fişă reprezină stocul de materiale aflate în magazie şi se completează
de gestionar sau de persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, la
ieşiri de stoc. Gestionarul răspunde de realitatea înregistrărilor în fişele de magazie şi de
existentul din magazie.
Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare: bar, bucatarie, pe feluri de
materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică.
Înregistrarile în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili
după fiecare operaţiune înregistrată, dar în mod obligatoriu zilnic.
Factura împreună cu avizul de însoţire şi cu notele de intrare-recepţie se arhivează
la compartimentul financiar-contabil.
Vânzările de mărfuri si produse se fac pe bază de bonuri fiscale sau facturi
întocmite de biroul desfacere, în trei exemplare (exemplarul albastru merge la client, cel
verde în contabilitate iar cel roşu rămâne la gestiunea care l-a emis). Se arhivează: la
furnizor, la biroul desfacere, la compartimentul financiar-contabil.
Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiţii
obiective şi cu totul excepţionale, mărfurile livrate sunt însotite, pe timpul transportului
de avizul de însoţire a mărfii.
În urma vânzării mărfurilor, se înregistrează la compartimentul financiar-contabil
scoaterea din evidenţă a acestora pe baza notelor contabile, realizate în urma utilizări
Planului de conturi.
Se poate obţine în cadrul compartimentului financiar-contabil un rapoart privind
Balanţa analitică a stocurilor, iar în cadrul compartimentului aprovizionare un Jurnal al
cumpărărilor şi un Jurnal al vânzărilor în cadrul compartimentului de desfacere.

16
 La sfârşitul anului, sau de câte ori este nevoie, se realizează inventarierea stocurilor
şi a celorlalte bunuri existente în firmă, astfel este emisă decizia de inventariere de către
contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil.
Se realizează apoi lista de inventariere şi Registrul inventar pe baza cărora se
stabilesc şi se înregistrează lipsurile şi plusurile de bunuri.
Listele sunt semnate pe fiecare filă de către gestionar şi comisia de inventariere şi
împreună cu Procesul verbal (întocmit de comisia de inventariere cu concluziile
inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în
contabilitate şi arhivare.

Sistemul informaţional de salarizare:

Are ca obiect principal calculul şi evidenţa salariilor. Sunt incluse aici şi module
privind calculul taxelor şi impozitelor, al contribuţiei la bugetul statului şi al asigurărilor
sociale.
Pe baza Contractelor individuale de muncă, a Grilei de salarizare şi a Listei de
indemnizaţii se obţin informaţii privind salariile obţinute de angajaţi.
În cadrul acestui sistem, foile de prezenţă se trimit la biroul salarizare, unde pe baza lor
şi a informaţiilor prinvind lipsurile şi penalizările din rapoartele provenite de la şefii de
compartimente, coeficienţilor de reţineri şi a grilei de impozitare, se întocmesc Statele de
plată în cadrul compartimentului de resurse umane, biroul salarizare.
Decizia de imputare este un document de imputare a valorii pagubei produse de
angajaţii firmei, titlu executoriu în momentul comunicării şi un document de înregistrare în
contabilitate.
Se întocmeşte de către serviciul personal, pe baza documentaţiei prezentate de
contabilul şef ( în cazul lipsurilor în gestiune rezultate în urma inventarierii ). Se
întocmeste în trei exemplare: 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea în
aplicare (reţinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat şi exemplarul 3 la dosarul de
personal al angajatului.
Statul de concedii de odihnă se semnează de contabilul şef şi se trimite la casieria
unităţii pentru plată, unde rămâne ca act justificativ pentru înregistrarea în Registrul de
casă.
Statul de salarii se semnează de contabilul şef şi se arhivează 50 de ani, este un
document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al
contribuţiilor şi al altor sume datorate şi un document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
Se întocmeşte în două exemplare, lunar, pe baza documentelor de evidenţă a muncii şi
a timpului lucrat efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de
avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale şi se semnează, pentru
confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi
întocmeşte statul de salarii.
Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de
concediu se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor
calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.
Statul de plată circulă la administratorul societăţii, la casieria unităţii pentru efectuarea
plăţii sumelor cuvenite, la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în
contabilitate şi la biroul de salarizare. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil şi
la biroul salarizare.

17
 Alte rapoarte obţinute în cadrul sistemului financiar-contabil sunt: Fişa fiscală,
Centralizatorul concediilor de odihnă şi a celor medicale, Declaraţiile la CAS, CASS,
ITM, FNUASS, AJOFM.

Sistemul informaţional de trezorerie:

Acest sistem informaţional permite gestionarea încasărilor şi plăţilor, care sunt

efectuate pe baza mai multor tipuri de documente de plată/încasare. Sunt urmărite, de
asemenea, facturile scadente la încasare şi/sau restante la plată.
În urma vânzării mărfurilor, sumele se pot încasa în casierie, emiţându-se bonuri
de casă, pe baza cărora de întocmeşte monetarul.
Acesta este un document justificativ pentru evidenţierea la sfârsitul zilei a
numerarului existent în casierie, corespunzător mărfurilor comercializate, un document
justificativ de înregistrare în contabilitate. Monetarul se utilizează numai în cazul vânzării
mărfurilor cu amănuntul.
Potrivit reglementărilor în vigoare, suma înscrisă în monetar trebuie să corespundă
cu suma din Registrul de casă şi cu valoarea înscrisă în Raportul de gestiune.
Se întocmeşte în două exemplare de către casier, la sfarşitul zilei, prin inventarierea
numerarului. Circulă: exemplarul 1 pentru înregistrarea în Registrul-jurnal de încasări şi
plăţi, exemplarul 2 rămâne în carnet.
Foaia de vărsămant este un formular tipizat, specific fiecarei bănci, cu ajutorul
căruia se depun la bancă banii care depăşesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se întocmeşte
de casiera în două exemplare, unul însoţeşte banii la banca iar celălalt (vizat de bancă ) se
înregistreză în Registrul de casă.
Registrul de casă lei şi valută este un raport obţinut în urma introducerii datelor de
intrare, fiind un formular tipizat cu ajutorul căruia se ţine evidenţa încasărilor şi plăţilor
zilnice, în numerar (lei sau valută), realizat în cadrul compartimentului de resurse umane.
Se întocmeşte de casieră, zilnic, în două exemplare: un exemplar rămâne la casierie
iar celălalt se arhivează în compartimentul financiar-contabil unde se şi operează
înregistrările în evidenţa contabilă a unităţii.
În cazul în care furnizorii de mărfuri ai societăţii sunt plătiţi prin virament bancar,
compartimentul financiar-contabil emite un ordin de plată care este vizat de contabilul
societăţii şi apoi este trimis băncii pentru a se efectua plata. Se pot face şi plăţi cu filă de
cec, care se dă furnizorului, sau prin ordin de compensare a unei datorii faţă de un
furnizor cu o creanţă faţă de un client.
Ordinul de plată este un document de intrare care circulă de la unitatea bancară a
clientului plătitor către unitatea bancară a clientului beneficiar, se poate folosi şi Dispoziţia
de plată sau încasare.
Cec-ul este un înscris prin care administratorul firmei, care deţine fonduri la o
bancă, dă ordin bancherului să plătească la vedere o sumă de bani în favoarea unui
furnizor, pentru factura primită.
Anual, pe baza extraselor de cont emise de unitate, se poate face o inventariere a
creanţelor.

Sistemul informaţional al imobilizărilor:

Această componentă a sistemului informaţional al firmei realizează operaţiile prin

care se gestionează mijloacele fixe ale firmei, imobilizările necorporale. Se are în vedere
întreaga durată de utilizare a activului, ca să se poată afla în orice moment care este starea

18
acestuia şi operaţiile care au fost efectuate asupra lui (înregistrare, amortizare, transfer,
reevaluare, casare).
Include de regulă diverse modalităţi de calcul şi înregistrare a amortizării (liniară,
degresivă, accelerată). Această componentă realizează de asemenea şi înregistrarea
contabilă a operaţiunilor privind imobilizările, inclusiv a amortizării, cât şi elaborarea
rapoartelor impuse de legislaţia în vigoare.
Evidenţa operativă a imobilizărilor corporale intrate şi ieşite din unitatea
patrimonială, în funcţie de categoria din care fac parte şi locul unde se află, se ţine cu
ajutorul Registrului numerelor de inventar. Fiecărui mijloc fix i se acordă un număr de
inventar, în ordine cronologică, pe baza documentelor primite. Este întocmit de
compartimentul financiar-contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin înregistrarea
cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.
Pe baza acestuia, în urma inventarierii se întocmesc Listele de inventariere în
cadrul compartimentului financiar- contabil.
Procesul-verbal de punere în funcţiune a mijlocului fix se întocmeşte pentru
utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice, acestea considerându-se
puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice. Se întocmeşte de către secretarul
comisiei numite pentru recepţionarea mijlocului fix.
Bonul de mişcare a mijlocului fix serveşte ca document justificativ de predare-
primire a mijloacelor fixe între două puncte de lucru ale societăţii, însoţindu-le pe timpul
transportului şi ca document justificativ de înregistrare în evidenţa ţinută de responsabilul
cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.
Circulă la: persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii, la punctul de
lucru predător, pentru semnarea de predare de către responsabilul cu mijloace fixe şi pentru
semnare de primire de către delegatul punctului de lucru primitor, la compartimentul
financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix.
Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijlocului fix serveşte ca document
de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere
din uz. Este un document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor
fixe şi un document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Pe baza notelor contabile înregistrate la compartimentul financiar-contabil se
înregistrează amortizarea mijloacelor fixe.
Fişa mijlocului fix serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor
fixe. Se întocmeşte de compartimentul financiar-contabil, într-un exemplar, pentru fiecare
mijloc fix.
Mijloacele fixe care înregistrează un grad ridicat de uzură şi/sau care au depăşit
durata normală de funcţionare, sunt propuse spre casare, astfel se întocmeşte Procesul
verbal de casare.
În cadrul compartimentului finaciar-contabil se obţine şi un Plan de amortizare.

Sistemul de contabilitate generală

Asigură conducerea evidenţei contabile şi gestiunea financiară a societăţii DENERI

COMPANY. Funcţionalităţile acestui sistem sunt următoarele: automatizarea înregistrării
informaţiilor financiar-contabile, preluate din documentele primare; realizarea evidenţei
contabile complete, la nivel analitic şi sintetic.
Acest sistem realizează funcţiile contabilităţii financiare, obţinerea documentelor
contabile de sinteză cerute de legislaţia în vigoare (bilanţul contabil, raportările de TVA,
taxele şi impozitele către buget) şi a celor de evidenţă contabilă (notele contabile, registrul

19
jurnal, fişele de conturi, registrul de casă, jurnalele de vânzări şi cumpărări, balanţa de
verificare).
Pe baza datelor din contabilitate, sunt calculaţi diferiţi indicatori, care ilustrează
rezultatele financiare ale firmei, cum sunt: veniturile şi cheltuielile pe produse/servicii,
situaţia disponibilităţilor financiare.

20
 Matricea SI - componente organizatorice:

Dep Aprovizionare Desfacere Financiar-Contabil Resurse Umane

SI
Ordin de plată,

Factură de achiziţie, Aviz de

însoţire
CEC, Chitanţă
SI Furnizori
Jurnal de cumpărări, Balanţa
analitică a furnizorilor.

Bon Fiscal, Factură, Aviz de

însoţire a mărfii.
SI Ordin de plată, Extras de
Clienţi cont, CEC

Jurnal de vânzări, Balanţa

analitică a clienţilor, Situaţia
facturilor de încasat, Liste
clienţi restanţi, Centralizator
facturi restante.

21
 NIR Factură, Aviz de însoţire Decizia de inventariere,
SI Proces verbal de inventariere,
Stocuri Planul de conturi.
Fişă de magazie, Jurnal
cumpărări Jurnal vânzări Lista de inventariere,
Registrul inventar,
Balanţa analitică a stocurilor
Note contabile

Contract individual de
muncǎ, Listă de avans
chenzinal,Grilă de
SI salarizare, Listă
Salarizare indemnizaţii,Certificat
de concediu medical,
Decizia de imputare,
Foaie de prezenţă.

Stat de plată, Stat de

concedii de odihnǎ,
Fişă fiscală,
Centralizator concedii

22
 medicale, Declaraţii la
CAS, CASS, AJOFM,
ITM, FNUASS.

Dispoziţie de plată,
încasare, Bon de casă,
Monetar, Ordin de plată,
SI Ordin de compensare, CEC,
Trezorerie Extras de cont, Foaie de
vărsământ

Registrul de casă, Registrul

jurnal de încasări şi plăţi

Contract de vânzare-
SI al cumpǎrare, Factură, Bon de
Imobiliz. mişcare a mijlocului fix, Notă
contabilă, Proces verbal de
punere în funcţiune, Proces
verbal de scoatere din
funcţiune, Proces verbal de

23
 reevaluare, Proces verbal de
casare

Fişa mijlocului fix, Listă de

inventariere, Plan de
amortizare.

Factura, NIR, Avize de

expediţie, Plan de conturi

SI
contabilitat Bilanţ contabil, Decont TVA,
e generală Note contabile, Registrul
jurnal, Fişe de conturi,
Registrul de casă, Jurnalul de
vânzări şi cumpărări, Balanţa
de verificare

24
 2.2 Delimitarea ariei de întindere a sistemului de gestiune al
mărfurilor

2.2.1. Componente organizatorice cu responsabilităţi în ceea

ce priveşte gestiunea mărfurilor:

În urma verificării fişelor de post şi a statutului societăţii DENERI COMPANY, am

constatat care sunt principalele responsablităţi ale componentelor organizatorice din cadrul
firmei.

Administratorul societăţii:
 semnează şi avizează contractele comerciale cu furnizorii;
 ia măsuri cu privire la recuperarea pagubelor generate de lipsa mărfurilor din
gestiune;
 în cazul nerespectării contractelor comerciale se ocupă cu rezolvarea litigiilor;
 stabileşte cota de adaos comercial pentru preţul de vânzare cu amănuntul.

Compartimentul financiar- contabil:

 organizează contabilitatea sintetică şi analitică a mărfurilor si materiilor prime;
 primeşte documentele privind aprovizionările de mărfuri, materii prime si
vânzările produse finite si marfuri;
 înregistrează, evidenţiază şi calculează TVA-ul;
 ţine evidenţa contractelor comerciale cu furnizorii, plata şi urmărirea datoriilor
către aceştia;
 întocmeşte Jurnalul de cumpărări şi cel de Vânzări;
 realizează controlul documentelor privind recepţia şi vânzarea mărfurilor si
materiilor prime, precum şi controlul activităţii gestionarului;
 verifică şi controlează înregistrările din fişele de magazie realizate pe baza
documentelor de intrare a mărfurilor si materiilor prime;
 efectuează inventarierea mărfurilor si materiilor prime.

Compartimentul de aprovizionare şi biroul de desfacere:

 realizează aprovizionarea cu mărfuri si materii prime;
 efectuează recepţiile de mărfuri si materii prime;
 asigură păstrarea şi depozitarea în condiţii optime a mărfurilor si materiilor prime;
 înregistrează în fişele de magazie aprovizionările şi vânzările de produse finite si
mărfuri.

Biroul de marketing:
 promovează imaginea firmei

Principalele entităţi externe din cadrul firmei care au legătură cu sistemul

informaţional de gestiune al mărfurilor sunt:

25
 Compartimentul de productie – datorită soft-ului în cadrul acestuia se pot înregistra
toate tranzactiile economice cu privire la mărfuri.
În compartimentul resurse umane, biroul personal, se fac angajări pentru toate
compartimentele care au legatură cu gestiunea mărfurilor permiţând o mai bună
tranzacţionare a acestora.
Compartimentul de sănătate şi securitate în muncă – realizează instruirea
personalului privind situaţiile de urgenţă, astfel se asigură integritatea mărfurilor.
În cadrul sistemului informaţional al furnizorilor sunt întocmite comenzile către
furnizori în vederea aprovizionării unităţii cu mărfurile necesare activităţii de
comercializare.
Instituţiile publice cǎrora li se trimite Declaraţia decontului de TVA, întocmitǎ pe
baza Jurnalului de vânzǎri şi cumpǎrǎri.
Prin sistemul informaţional al clienţilor sunt întocmite documentele de vânzare a
mărfurilor (factură, aviz de însoţire).
Sistemul informational de trezorerie se ocupă cu înregistrarea documentelor de plată
şi încasare privind achiziţia şi vânzarea mărfurilor si produselor finite.

Fluxurile informaţionale specifice sistemului de gestiune a

mărfurilor:

În cazul aprovizionării cu marfă si materii prime, la sosirea acesteia este

recepţionată de către un gestionar, care confruntă cantităţile din factură cu cele existente
faptic. Materiile prime receptionate sunt însoţite de factura, aviz de însoţire a mărfii si de
declaratie de conformitate.

De aici factura merge la contabilitate, unde este înregistrată. În cazul în care nu este
întocmită factura, mărfurile sunt însoţite de aviz. Se face şi o verificare a calităţii
mărfurilor si materiilor prime primite.
Dacă nu s-au constatat diferenţe, se întocmeşte nota de intrare-recepţie a cărui
număr este trecut pe spatele facturii. Gestionarul este cel care semnează primirea
mărfurilor sau materiilor prime.
Dacă se constată diferenţe, tot pe spatele facturii se menţionează marfa refuzată la
plată şi numărul notei de intrare recepţie, după care se semnează de cei care au recepţionat
marfa.
La compartimentul financiar-contabil nota de intrare şi recepţie este utilizată
pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate dacă este cazul, şi
pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare:
factură sau avizul de însoţire a mărfii. Această notă de intrare recepţie se arhivează la
compartimentul financiar- contabil.
Pe baza notei de recepţie, bunurile intrate în magazie sunt introduse în sistemul
informatic şi sunt întocmite fişele de magazie în care sunt reflectate valoric bunurile
intrate.
Vânzările se fac în locatiile proprii, cu amănuntul aici produsele se vând pe baza
bonului fiscal si la cerere factură. Mărfurile si produsele vândute prin sistem catering sunt
insotite de factură sau avizul de însoţire si de declaratie de conformitate

26
 În urma vânzării mărfurilor, se înregistrează la compartimentul financiar-contabil
scoaterea din evidenţă a acestora pe baza si a notelor contabile.
Se pot obţine rapoarte privind Balanţa analitică a stocurilor, Jurnalul
cumpărărilor, Jurnalul vânzărilor.
Pe baza datelor privind TVA-ul aferent achiziţiilor şi vânzărilor se obţine şi un
Decont de TVA în cadrul compartimentului financiar-contabil.
La sfârşitul anului în urma inventarierii se realizează lista de inventariere pe baza
căreia se stabilesc şi se înregistrează lipsurile şi plusurile de mărfuri.
Pe baza listelor de inventariere se întocmeşte Registrul inventar care se
completează o dată pe an.

2.2.2. Tranzacţiile economice reflectate în sistemul de gestiune al

mărfurilor:

Principalele tranzactii economice desfăşurate în cadrul sistemului de gestiune al

mărfurilor sunt:

o aprovizionarea cu mărfuri. Mărfurile achiziţionate sunt însoţite de factură sau aviz.

Recepţia mărfurilor se face pe baza notei de intrare – recepţie, aceasta fiind utilizată
pentru întocmirea fişelor de magazie care ne indică necesarul de aprovizionat;
o înregistrarea adaosului comercial şi al TVA-ului se realizează în cadrul
compartimentului financiar – contabil.
o vânzarea de mărfuri. În cadrul compartimentului desfacere se întocmesc bonuri
fiscale, facturi sau avize de însoţire a mărfii către clienţi;
o scoaterea din evidenţă a mărfurilor se înregistrează prin intermediul
compartimentului financiar – contabil pe baza bonurilor de consum si a notelor
contabile;
o transferul mărfurilor de la un punct de lucru la altul pe baza de aviz de însoţire si a
bonului de transfer;
o determinarea minusurilor şi plusurilor de mărfuri în urma inventarierii se face în
cadrul compartimentului financiar – contabil pe baza listei de inventariere.

27
 Organigrama firmei DENERI COMPANY SRL:

Administrator

Reprezentant
management

Compartiment Compartiment
Compartiment Compartiment Sănătate şi
Compartiment aprovizionare financiar-
resurse umane comercial securitate în
productie contabil muncă

Biroul Biroul Biroul Sala de

Bucatarie marketing desfacere
Salarizare Personal

28
 Capitolul 3. Analiza sistemului informaţional de gestiune al
mărfurilor

În urma studierii documentaţiei firmei SC DENERI COMPANY s-au obţinut

informaţii privind procesele de prelucrare are au loc în cadrul sistemului de gestiune al
mărfurilor si materiilor prime, grupate în funcţie de principalele tranzacţii economice,
astfel:

 Evidenţa operativă a tranzacţiilor cu mărfurilor si materiilor prime, în cadrul

căreia se preiau, verifică şi prelucrează datele generate de următoarele operaţii
economice:

 intrări de mărfuri si materii prime prin cumpărare. Prelucrările se

realizează pe baza recepţiei, din care reiese cantitatea intrată şi preţul
mărfii.
Mărfurile achiziţionate sunt însoţite de factură si declaratie de conformitate.
În cazul în care factura nu este emisă, se va înregistra intrarea mărfurilor pe baza
avizului de însoţire, ulterior primindu-se factura. Recepţia se face pe baza notei de
intrare-recepţie.
 calcularea preţului de vînzare cu amănuntul prin stabilirea cotei de
adaos comercial.
 transferul mărfurilor de la un punct de lucru la altul se realizează pe
baza avizului de însoţire a mărfurilor si a bonului de transfer, care
consemnează cantitatea şi valoarea mărfurilor transferate.Avizul de
însoţire este emis de punctul central de lucru şi va conţine mărfurile
transferate către un singur punct de lucru.
 ieşiri de mărfuri prin vânzare se face pe baza bonului fiscal, facturii sau
a avizului de însoţire. În urma acestui proces mărfurile sunt scoase din
evidenţă pe baza notelor contabile si a bonurilor de consum.
 înregistrarea notelor contabile.

 Controlul înregistrărilor din contabilitatea analitică şi cea sintetică a

mărfurilor se asigură cu ajutorul balanţei analitice a mărfurilor si a materiilor
prime.

 Inventarierea mărfurilor si materiilor prime. Prelucrarea datelor obţinute în

urma desfăşurării acestui proces are în vedere două tipuri de diferenţe preluate
din listele de inventariere:
 intrări de mărfuri din plusuri de inventar
 ieşiri de mărfuri din minusuri de inventar.

29
30
 3.1 Descrierea ieşirilor

Denumire Proces/subproces Tipul ieşirii Destinaţia Structura ieşirii Documentul pe Stocarea Observaţii
ieşire de prelucrare şi momentul ieşirii, nr. de baza căruia se datelor
din care se obţinerii exemplare obţine
obţine
Intrări de mărfuri Programat, la Compartimentul Denumire(alfanumeric,30) Nota de intrare- Tabela
si materii prime sfârşitul aprovizionare, 1 UM(alfabetic,3) recepţie mişcări
prin cumpărare fiecărei zile exemplar Preţ intrare(N,6) (Denumire Tabela
Data OP (data produs, UM, mărfuri
calendaristică, 8) Cantitate,
Nr. doc (N,6) Furnizor(total
Nr fac (N,6) fact), PU amănunt
Fişa de Furnizorul sau Clientul cu TVA)
magazie (alfabetic,30) Factura(Denumire
Intrări (N,6) produs, UM,
Ieşiri(N,6) Cantitate, PU fără
Stoc(N,6) TVA, valoare)
Control (N,30) Aviz de însoţire a
Preţ ies(N,6) mărfii(Denumire
produs, UM,
Cantitate,PU fără
TVA, valoare)

31
 Intrări de mărfuri Programat, Instituţiile Cod de identificare fiscală Nota de intrare Tabela Pentru persoana
si materii prime lunar Publice, 2 (alfanumeric, 6) recepţie(Furnizor- mişcări impozabilă care
prin cumpărare, exemplare Denumire/Nume, TVA 4426) utilizează
Ieşiri de mărfuri prenume(alfanumeric, 30) Factură(Valoare trimestrul
si produse finite Domiciliul TVA), Aviz de calendaristic ca
prin vânzare fiscal(alfanumeric, 30) însoţire a perioadă fiscală
Tel, fax,e-mail(alfanumeric, mărfii(Valoare pentru depunerea
30) TVA) şi plata TVA-
Informaţii în Banca(alfabetic, 30) ului şi care
format Cont(alfanumeric, 20) efectuează o
electonic Perioada de raportare(data achiziţie
Decont de calendaristică,8) intracomunitară
TVA Denumire taxabilă în
indicatori(alfanumeric,15) România,
Valoare TVA(N,6) perioada fiscală
devine luna
calendaristică
începând cu a
treia lună a
trimestrului
calendaristic.
Inventarierea Programat, Compartimentul Denumirea bunurilor Decizie de Tabela Inventarierea se
mărfurilor anual financiar- inventariate(alfanumeric,30 invetariere mişcări poate realiza şi în
contabil, 2 ) cursul anului ori
exemplare Codul sau numărul de de câte ori este
inventar(N,6) nevoie, la cererea
Lista de UM(alfabetic,3) administratorului
inventariere Cantităţi:
Stocuri faptice(N, 6)
Stocuri scriptice(N, 6)
Diferenţe plus(N, 6)
Diferenţe minus(N, 6)
Preţ unitar(N,6)
Valoare contabilă:

32
 Valoare(N,6)
Diferenţe plus(N, 6)
Diferenţe minus(N, 6)
Valoare de inventar(N,6)
Deprecierea:
Valoarea(N, 6)
Motivul(alfanumeric, 20)
Inventarierea Anual Compartimentul Recapitulaţia elementelor Procesul verbal Tabela
mărfurilor si a financiar- de de inventariere mişcări
materiilor prime contabil, 1 inventariat(alfanumeric,10)
Registrul exemplar Valoarea contabilă(,6N)
inventar Valoarea de inventar(N,6)
Diferenţe evaluare:
Valoare(N, 6)
Cauzele dif(alfanumeric,
15)
Controlul Programat, Compartimentul Denumire Factură(Cantitate, Tabela
înregistrării lunar financiar- produs(alfanumeric,30) Valoarea) mărfuri si a
Mărfurilor si a contabil, 1 UM(alfabetic,3) Aviz de însoţire a materiilor
Materiilor prime exemplar Preţ produs(N,6) mărfii( Cantitate, prime
Stoc iniţial: Valoarea)
Cantitate(N, 4) NIR(Cantitate,
Valoare(N, 6) Total factură)
Balanţa Intrări: Nomenclatorul
analitică a Cantitate(N, 4) mărfurilor
mărfurilor si a Valoare(N, 6)
materiilor Ieşiri:
prime Cantitate(N, 4)
Valoare(N, 6)
Stoc final:
Cantitate(N, 4)
Valoare(N, 6)

33
 Intrare de mărfuri Programat, Compartimentul Data(dată calendaristică,8) Nota de intrare- Tabela
si materii prime lunar aprovizionare, 1 Furnizorul(alfanumeric,30) recepţie mişcări
prin cumpărare exemplar Cod de (Denumire
înregistrare(alfanumeric,30) produs,
Total documente(N,6) Furnizor(total
Bunuri de capital: fact), Valoare
Baza de impozitare(N,6) TVA)
Jurnal pentru Valoare TVA(N,6)
cumpărări Bunuri destinate revânzării:
Baza de impozitare(N,6)
Valoare TVA(N,6)
Alte bunuri şi prest de serv.
pentru nev. firmei:
Baza de impozitare(N,6)
Valoare TVA(N,6)
Înregistrarea Programat, Compartimentul Note
Note notelor contabile zilnic financiar- contabile
contabile contabil, 1
exemplar
Ieşiri de mărfuri Programat, Compartimentul Data(dată calendaristică,8) Monetar, Tabela
prin vânzare lunar desfacere, 1 Denumirea Factură(Denumire mişcări
exemplar clientului(alfanumeric,30) produs, Valoare,
Jurnal pentru Cod de Valoare TVA),
vânzări înregistrare(alfanumeric,6) Aviz de însoţire a
Total document(N,6) mărfii( Denumire
Baza de impozitare(N,6) produs, Valoare,
Valoare TVA(N,6) Valoare TVA)

34
 3.2 Descrierea intrărilor

Denumire Proces/ Emitent Sursa de Nr. Structură Date preluate Stocarea datelor Observaţii
intrare subproces/ intrare în exemplare (tabele ale bd,
procedură sistem fişiere sau
dosare) unde vor
fi înregistrate
datele intrate în
sistem
Compartiment Gestionar 2 Denumire Denumire Tabela mişcări În situaţia în care
aprovizionare exemplare produs(alfanumeric,30) produs, UM, Tabela mărfuri si la recepţie se
UM(alfabetic,3) Cantitate, PU a materiilor prime constată diferenţe,
Cantitate(N,4) amănunt cu NIR-ul se
PU fără TVA(N,6) TVA întocmeste în 3
Recepţia Val fără TVA(N,6) Furnizor(TVA exemplare
NIR mărfurilor si a TVA-4426(N,6) 4426, Total
materiilor prime Total factură(N,6) factură)
Adaos(N,6)
PU amănunt cu TVA(N,6)
Val NIR(N,6)
Val adaos comercial(N,6)
TVA-4428(N,6)
Ieşiri de mărfuri Compartiment Gestionar 3 Denumire Denumire Tabela mişcări
si produse finite desfacere exemplare produse(alfanumeric,30) produs, UM, Tabela mărfuri si
prin vânzare UM(alfabetic,3) Cantitate, PU produse finite
Factura Cantitate(N,4) fără TVA,
PU fără TVA(N,6) Valoare,
Valoare(N,6) Valoare TVA
Valoare TVA(N,6)

35
 Ieşiri de mărfuri Compartiment Gestionar 3 Denumire Denumire Tabela mişcări
si materii prime desfacere exemplare produse(alfanumeric,30) produs, UM, Tabela mărfuri
Aviz de prin UM(alfabetic,3) Cantitate, PU
însoţire a Vânzare,Transfe Cantitate(N,4) fără TVA,
mărfii r de marfuri PU fără TVA(N,6) Valoare,
Valoare(N,6) Valoare TVA
Valoare TVA(N,6)
Inventarierea Compartimentul Contabil 1 exemplar Tabela mişcări
Decizia de mărfurilor si a financiar- şef
inventariere materii prime contabil
Înregistrarea Compartimentul Tabela note
Plan de notelor contabile financiar- contabile
conturi contabil
Proces Inventarierea Compartimentul Contabil 1 exemplar Tabela mişcări
verbal de mărfurilor si a financiar- şef
inventariere materii prime contabil

36
 3.3 Descrierea proceselor de prelucrare

Stocarea
datelor
Proces/ Descrierea succintă a operaţiunilor de Formulele sau relaţiile de
Ieşiri din proces Intrări în proces (tabele ale bd, Observaţii
Subproces prelucrare calcul
fişiere sau
dosare)
Evidenţa  Recepţia de mărfuri si materii Fişa de magazie Factură Tabela mişcări Valoare=Cantitate*PU(făr
operativă a prime Jurnal pentru Aviz de însoţire Tabela mărfuri ă TVA)
tranzacţiilor  Înregistrarea datelor despre cumpărări NIR Tabela note Valoare
cu mărfuri si documentele de însoţire prin Jurnal pentru Plan de conturi contabile TVA=Valoare*19%
a materiilor care se realizează achiziţia de vânzări Adaos=%*PU(fără TVA)
prime mărfuri Decont de TVA PU amănunt cu TVA=PU
 Înregistrarea datelor despre Note contabile fără TVA+Adaos+19%(PU
documentele emise clienţilor, fără TVA+Adaos)
prin care se realizează vânzarea Sf=Si+I-E
mărfurilor
 Înregistrare note contabile
 Generarea fişelor de magazie
 Generare jurnal cumpărări
 Generare jurnal vânzări
 Generare decont de TVA
 Calcularea preţului de vânzare
cu amănuntul prin stabilirea
cotei de adaos comercial.
 Transferul mărfurilor de la un
punct de lucru la altul.

37
Controlul  Controlul înregistrărilor din Balanţa analitică Factură Tabela mărfuri Sf=Si+I-E
înregistrării contabilitatea analitică şi cea a mărfurilor NIR
mărfurilor si a sintetică a mărfurilor Nomenclator de
materiilor  Generarea balanţei analitice a mărfuri
prime mărfurilor
Inventarierea  Generare liste inventar Liste de Decizie de Tabela mişcări Stoc scriptic>Stoc
mărfurilor si a  Generare registru inventar inventariere inventariere faptic=minus de inventar
materiilor  Intrări de mărfuri din plusuri de Registrul Proces verbal de imputabil sau neimputabil
prime inventar inventar inventariere Stoc scriptic<Stoc
 Ieşiri de mărfuri din minusuri faptic=plus de inventar
de inventar
 Inregistrarea inventarierii
marfurilor

38
39
 CAP. 4 Modelarea sistemului informaţional al mărfurilor

Pentru modelarea sistemului se vor folosi cele 3 modele de bază:

 Modelul descompunerii funcţionale;
 Modelul proceselor;
 Modelul datelor.

4.1. Descompunerea funcţională

Descompunerea funcţională a sistemului de gestiune al mărfurilor si a materiilor

prime se realizează cu ajutorul diagramei de descompunere funcţională care vizează modul
de structurare a sistemului, prin descompunerea în procese de prelucrare şi subprocese.

4.2 Modelul proceselor (diagrama fluxurilor de date)

Modelarea proceselor se realizează cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date

(DFD), care redau sub formă grafică modul în care fluxurile de date intră în procesele de
prelucrare din diferite surse (entităţi externe sau locuri de stocare a datelor) şi ieşirea
fluxurilor de date către diferite destinaţii (entităţi externe sau locuri de stocare).
În procesul de modelare a proceselor se porneşte de la diagrama descompunerii
funcţionale şi de la descrierea orientată pe tranzacţii/transformări a sistemului existent şi se
identifică pentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare şi de ieşire.
Prima diagramă este diagrama de context, urmează diagrama de nivel 0, care
prezintă principalele procese de prelucrare ale sistemului, iar modelarea proceselor
continuă cu descompunerea proceselor de prelucrare în subprocese, redată prin intermediul
DFD-urilor de nivel 1, a subproceselor în module prin intermediul DFD-urilor de nivel 2.

4.3 Depozitul (dicţionarul) datelor

Urmăreşte descrierea elementelor înregistrate în timpul modelării.

Prin completarea depozitului de date se realizează:
 descrierea proceselor/subproceselor de prelucrare;
 descrierea entităţilor externe;
 descrierea fluxurilor de date şi locurilor de stocare prin structurile de date pe care le
conţin.

4.4 Matricea CRUD

Pe baza informaţiilor obţinute din analiza sistemului existent şi a construirii

diagramei de nivel "0", rezultă următoarea matrice CRUD :

40
 Matricea CRUD

Locuri de stocare Mărfuri Mişcări Note contabile

Procese
Evidenţa operativă a R CRU CRU
tranzacţiilor cu
mărfuri si materiilor
prime
Controlul R
înregistrării
mărfurilor si
materiilor prime
Inventarierea U R
mărfurilor si
materiilor prime

41
 DIAGRAMA DESCOMPUNERII FUNCTIONALE
0

SI al
marfurilor

1 2 3

Evidenta Controlul
operativa a inregistrarii Inventarierea
tranzactiilor cu marfuri marfurilor marfurilor

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 3.1 3.2 3.3

Inregistrarea Generare Inregistrarea Generare

tranzactiilor cu Generare fise jurnal Generare Generare Inregistrare inventarierii Generare liste registru
marfuri magazie cumparari jurnal vanzari decont de TVA NC marfurilor inventariere inventar

1.1.1 1.1.2 1.1.3 3.1.1 3.1.2

Intrari de Iesiri de Intrari de Iesiri de

marfui prin marfuri prin Tranfer de marfuri prin marfuri prin
cumparare vanzare marfuri plusuri de inventar minusuri de inventar

42
 DIAGRAMA DE CONTEXT

Compartimentul Compartimentul
aprovizionare desfacere
NIR
JURNAL-
VANZARI AVIZE-DE-
JURNAL- INSOTIRE
CUMPARARI FACTURI
FISA-DE-MAGAZIE
0

SI al marfurilor LISTA-DE-INVENTARIERE

NOTE-CONTABILE
DECONT-TVA REGISTRUL-INVENTAR
DECIZIA-DE-
INVENTARIERE BALANTA-ANALITICA-A-
MARFURILOR

Institutii publice PROCES-VERBAL-

DE-INVENTARIERE
Compartimentul
PLAN-DE-CONTURI financiar-contabil

43
 DFD DE NIVEL 0 PENTRU SGM
C o mp a rt iment ul
a pro v izio na re C o mp a rt iment ul
d esf a cere

C o mp a rt iment ul
A vize- f ina ncia r-
NIR
Fisa-de- de- C o mp a rt iment ul co nta b il
magazie Jurnal- insotire f ina ncia r-
Facturi
cumparari Jurnal- co nta b il
vanzari Note-contabile B alanta-
analitica-
1 P lan-de-conturi a-
Ev iden ta marfurilor
o pera t iv a a
t ra nza ct iilo r cu Note-contabile-existente
2
ma rfu ri N o te
Note-contabile-noi co n ta b ile C o nt ro lu l
Date- inreg ist ra rii
Decont-TVA Date- tranzactii- ma rfu rilo r
Date- miscari- cu-
miscari- efectuate marfuri
de-contabilizat

Inst it u tii Ta bela misca ri

p ublice Date-
Date-marfuri-existente marfuri-
Date-
cantitati- existente
intrate-si-iesite
3

Inv ent a rierea

ma rfu rilo r Date-marfuri-
actualizate
Ta bela ma rf uri
Lista-de- Decizia-de-
inventariere inventariere
P roces- Registrul-
verbal-de- inventar
inventariere

C o mp a rt iment ul
f ina ncia r-
co nta b il

44
 DFD DE NIVEL 1 PENTRU SUBPROCESUL “EVIDENŢA OPERATIVĂ A MĂRFURILOR”
V isib le Sy stems Co rp o ratio n D emo n stratio n V ersio n

C o mpa rtimentul Co mpa rtimentul

C o mpa rtimentul desfa cere
a pro v izio na re fina ncia r-co nta bil
Institutii publice

Avize-
de-
Decont- Fisa-de- insotire Note-
TVA magazie Facturi contabile
Jurnal- NIR
cumparari Jurnal-
vanzari Plan-
de-
1.5 conturi
1.2

Genera re deco nt
de TV A Genera re fise 1.4 1.6
1.3 1.1
ma g a zie

Inreg istra rea Genera re jurna l

Genera re jurna l Inreg istra re NC
tra nza ctiilo r cu v a nza ri
cumpa ra ri
Date-miscari-efectuate ma rfuri

Date- Date-miscari-
Date-miscari-efectuate
marfuri- efectuate Date- Note-
existente tranzactii- Date-miscari-
contabile-
cu- Date- efectuate
noi Note-
marfuri miscari- contabile-
efectuate Date-miscari-de-contabilizat existente

Ta bela ma rfuri Ta bela misca ri N o te co nta bile

45
 DFD DE NIVEL 1 PENTRU SUBPROCESUL “INVENTARIEREA MĂRFURILOR”

Co mpa rtimentul
fina ncia r-co nta bil

Proces-verbal-de-inventariere

Registrul-inventar
Decizia-de-inventariere Lista-
3.3
de-
inventariere
3.1
Genera re
reg istru inv enta r
Inreg istra rea
inv enta rierii 3.2
ma rfurilo r

Genera re liste
Date-cantitati-intrate-si-iesite inv enta riere

Date-cantitati-intrate-si-iesite

Date-
cantitati-
intrate-si-iesite

Date-marfuri-actualizate Ta bela misca ri

Ta bela ma rfuri

46
DFD DE NIVEL 2 PENTRU SUBPROCESUL “INVENTARIEREA MĂRFURILOR”

C o mpa rtimentul
fina ncia r-co nt a bil

Decizia-de-inventariere

Proces-verbal-de-
Proces-verbal-de-
inventariere
inventariere

3.1.1

3.1.2
Intra ri de
ma rfuri prin
plusuri de Iesiri de ma rfuri
inv enta r prin minusuri de
inv enta r
Date-cantitati-intrate-si-iesite
Date-
marfuri- Date-marfuri-actualizate
actualizate Date-
cantitati-
intrate-si-
iesite

Ta bela ma rf uri Ta bela misca ri

47
 DFD DE NIVEL 2 PENTRU SUBPROCESUL “ÎNREGISTRARE TRANZACŢII CU MĂRFURI”

Compartimentul Compa rtimentul

a proviziona re desfacere

Facturi Avize-
NIR de-
insotire

1.1.1 1.1.3
1.1.2

Intra ri de marfui Tra nfer de

prin cumparare Iesiri de marfuri marfuri
prin v anzare

Date-tranzactii-cu-marfuri

Date- Date- Date-tranzactii-cu-marfuri

tranzactii- miscari-
Date-miscari-efectuate cu- efectuate
marfuri

Tabela miscari

48
CAPITOLUL V Stabilirea cerinţelor funcţionale şi nefuncţionale
ale noului sistem

5.1. Cerinţele funcţionale ale noului sistem

În urma analizei modului de prelucrare a datelor şi a circuitului informaţional se

constată ca nu sunt deficienţe, care ar constituii cerinţe funcţionale ale noului sistem

5.2 Cerinţele nefuncţionale ale noului sistem

 Implementarea unui standard de securitate în cadrul firmei şi stabilirea unor reguli

si restricţii de acces la informaţii a diferitelor categorii de utilizatori.
 Asigurarea confidenţialităţii datelor.
 Creşterea vitezei de lucru a sistemului şi reducerea timpului de răspuns pentru
obţinerea unor informaţii.
 Marirea procesoarelor, a memorilor RAM, a capacitatilor HDD.

49