Sunteți pe pagina 1din 19

UNIVERSITATEA „SPIRU HARET”

Facultatea de Istorie, Muzeologie şi Arhivistică


Anul III

CURSUL:
Constituirea şi gestionarea documentelor de arhivă

1. Definirea principalelor concepte arhivistice:


Mai mult decât în oricare alte probleme legate de ştiinŃa
arhivistică şi de operaŃiunile efectuate în complexa activitate cu
documentele, în ceea ce priveşte constituirea şi gestionarea arhivelor
curente este absolut necesară, înainte de tratarea lor propriu-zisă, definirea
noŃiunilor de bază utilizate în mod frecvent, cum ar fi: document, dosar,
unitate arhivistică, fond şi colecŃie de documente, ordonare, stabilirea
apartenenŃei documentelor la fond, constituirea, inventarierea,
evidenŃa, gestionarea, selecŃionarea documentelor, nomenclatorul
dosarelor, folosirea documentelor, lista lor rămânând deschisă.
Desigur, definiŃii mai simple, sau mai complexe, au fost
formulate încă de la apariŃia primelor arhive constituite şi organizate, într-o
formă sau alta, în cadrul marilor dregătorii şi instituŃiilor publice. Teoria şi
practica arhivistică au consemnat, atât la nivelul şcolii europene, cât şi în
cadrul fiecărei instituŃii naŃionale a Arhivelor, definiri concrete ale
noŃiunilor, conceptelor şi elementelor de căpătâi ale muncii cu documentele
de arhivă. Stau mărturie în acest sens numeroasele lucrări de specialitate,
studiile şi articolele elaborate pe teme de arhivistică, dar şi normele
metodologice, regulamentele şi instrucŃiunile emise de-a lungul anilor pe
tărâm arhivistic, toate înmagazinate şi consfinŃite de literatura arhivistică
europeană şi de cea naŃională1.
Înainte de a încerca definirea fiecăreia dintre noŃiunile de bază
utilizate în activitatea arhivistică am fost tentaŃi să începem prin explicarea
termenului de arhivă, aşa cum a procedat profesorul Aurelian
SacerdoŃeanu, singurul autor al unui manual de arhivistică2 apărut până în
prezent. În Introducerea lucrării sale a început prin definirea „termenului de
bază adică <arhiva>”3.
Având în vedere rolul lucrării de faŃă şi Ńinând seama de faptul că
ea se adresează, în primul rând, studenŃilor am considerat că termenul
respectiv de arhivă – în complexitatea sensurilor sale – ar trebui definit
după trecerea în revistă a tuturor celorlalte noŃiuni de bază. Acest lucru l-ar
impune fie doar pentru simplul fapt că noŃiunea în sine are o arie de
cuprindere mai largă, în sensul că arhiva este cea care dirijează, sau altfel
spus, instrumentează celelalte noŃiuni, îndeosebi cele de: document,
evidenŃă, fond arhivistic, selecŃionarea, folosirea etc. documentelor.
1
Dintre lucrările de referinŃă apărute de-a lungul anilor în literatura de specialitate
ar fi de menŃionat: Hans Keiser, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven,
Leipzig-Gröningen, 1905; Pietro Toddei, L’archivista. Manuale teorico-pratico,
Milano, 1906; Georg Holtzinger, Handbuch der Registratur und Archivwissenschaft,
Leipzig, 1908; Eugenio Casanova, Archivistica, 2a edizione, Siena, 1928; Gerhard
Enders, Arcchivverwaltungslehre, Berlin, 1962; Jean Favier, Les Archives, Paris, 1959;
Johannes Pappritz, Archivwissenschaft, Band 1-4, Marburg, 1983.
Pentru lucrări apărute în literatura de specialitate românească a se studia:
PublicaŃiile Arhivelor Statului, DirecŃia Generală a Arhivelor Statului, 47 p.; PublicaŃii
arhivistice. Catalog (1860-1997), Arhivele NaŃionale ale României, Bucureşti, 1997, 40
p.
2
Aurelian SacerdoŃeanu, Arhivistica, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti,
1970.
3
Ibidem, p.12.

2
Ca şi în cazul reglementărilor şi al legislaŃiei arhivistice4,
preocupări pentru definirea şi explicarea principalelor noŃiuni de
specialitate au existat încă de la apariŃia şi organizarea, într-o formă sau
alta, a arhivelor. Dovezi în acest sens sunt multe, dar este suficient să
exemplificăm prin Ordinul emis în anul 1829, când autorităŃile au cerut
principalelor instituŃii „a se mărgini de a alcătui toate pricinile înfăŃişate în
dosare, care să se păstreze în arhive5 (subl.n.). O altă dovadă o constituie
prevederea din Regulamentul Organic, care la art.365 menŃiona că la masa
arhivelor se vor Ńine acturile publice precum: anaforale, hrisoave,
hatiserifuri”6.
O dată cu dezvoltarea teoriei şi a practicii arhivistice au evoluat şi
noŃiunile sau conceptele de bază utilizate în munca de arhivă. Cel mai bun
exemplu îl poate constitui termenul de dosar, pornit de la vechea formula
de delă şi ajuns astăzi la conceptul de unitate arhivistica, unde pot fi
incluse pe lângă documentele clasice şi cele rezultate în urma aplicării
înaltelor tehnologii şi aplicaŃiilor tehnice soldate cu documente electronice,
audio-vizuale, informatice etc. Dacă vechiul delă reprezintă din punct de
vedere arhivistic dosarul, sau unitatea arhivistică din zilele noastre,
trebuie stăruit şi definit mai clar sensul actualelor noŃiuni. De fapt, se
impune a fi explicat faptul că un dosar sau o unitate arhivistică pot fi
constituite dintr-un singur document sau mai multe asemenea mărturii.
SituaŃiile în care o unitate arhivistică poate fi reprezentată de un singur
document se întâlnesc mai multe la sursele provenite din epoca medievală.

4
Corneliu-Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Editura FundaŃiei
România de Mâine, Bucureşti, 2008.
5
Arhivele Statului – 125 ani de activitate (1831-1956), Bucureşti, 1957, p.23.
6
Arhivele înfruntând vremurile (mărturii documentare), Bucureşti, 2006.

3
De regulă, însă, dosarele sau unităŃile arhivistice au fost constituite prin
gruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de provenienŃă,
conŃinut, gen, destinaŃie etc.
Definite din punct de vedere arhivistic, în temeiul prevederilor
legislaŃiei în materie şi al literaturii de specialitate 7, documentele
reprezintă totalitatea înscrisurilor, actelor oficiale şi particulare, a
mărturiilor realizate cu ajutorul grafiei, ca de altfel şi toate înregistrările
sonore, foto, video, audio şi informatice.
De-a lungul istoriei, multitudinea surselor emise de autorităŃile
publice şi de persoanele particulare, volumul lor considerabil, varietatea
genurilor şi a conŃinutului lor, au impus ordonarea documentelor după
criterii bine definite ce au permis constituirea dosarelor şi unităŃilor
arhivistice individualizate. La rândul lor, respectivele dosare sau unităŃi
arhivistice formate la nivelul unui singur document, sau din mai multe
documente sunt ordonate şi inventariate pe fonduri sau colecŃii arhivistice.
Înainte de a defini aceste ultime doua concepte, ar trebui, în opinia noastră,
stăruit asuprea noŃiunilor de dosar şi unitate arhivistică. În acest scop e
bine să încercăm o selectare a celor mai reprezentative elemente şi
formulări desprinse din diferitele definiŃii apărute cu privire la cei doi
termeni în literatura de specialitate până în prezent. Sintetizând am putea
defini dosarul ca fiind unitatea de evidenŃă a documentelor ordonate şi
clasificate după provenienŃă, gen, conŃinut şi valoare ocupând astfel o
7
Intre lucrările care oferî posibilitatea comparării unor definiŃii merită a fi menŃionate:
DicŃionar al ştiinŃelor speciale ale istoriei, Editura Ştiintifică şi Enciclopedică,
Bucureşti, 1982; Norme tehnice privind desfăşurarea activităŃilor în Arhivele
NaŃionale, 1996; Adina-Berciu Draghicescu, ŞtiinŃele auxiliare ale istoriei, Editura
Universitară Bucureşti, 1994; LaurenŃiu Mera, Îndreptar arhivistic, Editura Cartimpex,
Cluj-Napoca, 2001; InstrucŃiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deŃinătorii
de documente, Arhivele NaŃionale, 1996.

4
poziŃie distinctă în instrumentul de evidenŃă al unui fond sau al unei colecŃii
arhivistice.
Fără a impune o ordine alfabetică a termenilor sau noŃiunilor de
bază asupra căror ne-am propus să stăruim, ci doar o succesiune a lor din
punct de vedere arhivistic, ar trebui, în opinia noastră, să definim ce
reprezintă un fond arhivistic şi, în egală măsură, o colecŃie arhivistică.
Dacă am parcurge numai definiŃiile din lucrările menŃionate de noi în
notele de la subsol şi am face o sinteză a lor am putea formula că un fond
arhivistic constituie totalitatea documentelor create de-a lungul existenŃei
şi activităŃii proprii de către o persoană fizică, o familie sau o instituŃie,
întreprindere, societate, asociaŃie, organizaŃie, regie, fundaŃie, ligă,
federaŃie, uniune, partid politic, care şi-au păstrat structura şi organizarea
independente, şi-au menŃinut profilul de activitate şi teritoriul de
competenŃă.
La rândul ei colecŃia arhivistică poate fi definită ca reprezentând
totalitatea documentelor adunate şi grupate de un creator sau deŃinător de
arhivă după anumite criterii: tematic, alfabetic, cronologic, particularităŃi
externe, fără a fi luate în consideraŃie provenienŃa, ori alte caracteristici ale
documentelor.
O noŃiune foarte importanta în realizarea unei evidenŃe
corespunzătoare a documentelor o constituie aşa numita fondare, adesea
întâlnita în literatura de specialitate, în special cea mai veche. După opinia
noastră, în locul acestui termen, mult mai corectă ar fi formula de stabilire
a apartenenŃei documentelor la un fond/colecŃie. În realitate sunt multe
situaŃii când în procesul de prelucrare şi ordonare a documentelor nu avem
de-a face cu un fond compact. Putem întâlni fragmente de fonduri, părŃi

5
structurale diverse, documente răzleŃe, etc. În asemenea situaŃii nu facem
decât să stabilim apartenenŃa respectivelor documente la fondul de
origine. În speŃă stabilirea apartenenŃei documentelor la un fond, sau o
colecŃie - deci fondarea - reprezintă o importantă operaŃiune arhivistică
prin care se face delimitarea documentelor care aparŃin unui creator sau
altul, repartizarea lor corectă făcându-se după criterii bine definite.
În strânsă legătură cu stabilirea apartenenŃei la fond este o altă
operaŃiune arhivistică esenŃială pentru realizarea evidenŃei documentelor,
reprezentată de Ordonare, care presupune gruparea documentelor în
cadrul unui fond în temeiul unor criterii precise, între cele mai uzitate fiind:
cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, pe probleme,
alfabetic etc.
Etapa superioară în complexul proces de realizare a evidenŃei
documentelor de arhivă este inventarierea. În esenŃă, ea constituie
operaŃiunea prin care toate unităŃile arhivistice, după ce au fost ordonate,
sunt luate în evidenŃă conform unor criterii precise prevăzute într-un alt
instrument de lucru, care este nomenclatorul documentelor de arhivă.
Vorbind despre operaŃiunea de inventariere nu putem trece peste
rezultatul ei principal, reprezentat de inventarul de gestiune, adică
instrumentul de evidenŃă al tuturor unităŃilor arhivistice constituite într-un
fond sau colecŃie arhivistică. Din capul locului se impune să subliniem că
trebuie făcută distincŃia între acest instrument de evidenŃă şi inventarul
general al fondurilor şi colecŃiilor dintr-o arhivă, sau lucrarea ştiinŃifică de
informare care este Inventarul arhivistic, dar asupra căruia vom stărui când
va fi abordată problema folosirii documentelor şi a lucrărilor elaborate ca

6
urmare a valorificării informaŃiilor pe care documentele le oferă cercetării
ştiinŃifice.
Un termen care a fost mereu în actualitate şi va ocupa în
continuare un loc distinct în practica arhivistică este cel al selecŃionării
documentelor. Şi în acest caz avem de-a face cu o altă operaŃiune
arhivistică ce constă în stabilirea valorii documentelor dintr-un fond sau
colecŃie arhivistică, scopul final urmărind desemnarea celor care fac parte
din Patrimoniul Arhivistic NaŃional şi, deci, se păstrează permanent, spre
deosebire de celelalte cărora le-au expirat termenele de păstrare, sau sunt
lipsite vădit de importanŃă, inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce
face posibil să fie propuse spre eliminare. Insistăm asupra acestui aspect şi
subliniem că respectivele documente cu termene de păstrare expirate şi fără
valoare nu pot fi eliminate înainte de a fi supuse analizei Comisiilor de
selecŃionare şi scoaterii lor din evidenŃă numai cu aprobarea organelor
abilitate. De altfel, importanŃa covârşitoare a operaŃiunii de selecŃionare
este demonstrată de modul în care a fost tratată de practica arhivistică, atât
la nivel european, cât şi pe plan naŃional. Mărturie în acest sens pot fi
dezbaterile repetate din cadrul unor manifestări ştiinŃifice internaŃionale,
mese rotunde, simpozioane, colocvii, congrese etc., unde a fost dezbătută
problema selecŃionării, ca spre exemplu la ConferinŃa europeană a arhivelor
de la Budapesta8. La rândul ei şi literatura de specialitate românească s-a
aplecat, de-a lungul anilor, în suficientă măsură asupra importanŃei
selecŃionării documentelor de arhivă. Între cele mai recente aprecieri cu
privire la rolul respectivei operaŃiuni arhivistice pot fi menŃionate opiniile

8
Sur la creation de l’organisation des documents contemporaine, dans „Actes de la
Conferance Européene des Archives, Budapest, 1986.

7
formulate în lucrarea LegislaŃie arhivistică românească, unde se sublinia că
pentru selecŃionarea documentelor „pe lângă probitate profesională <se>
impune şi o responsabilitate totală în analiza valorii unui document pentru
că o dată eliminat, el nu mai poate fi recuperat şi nici înlocuit”9.
Fiind vorba de o operaŃiune de asemenea importantă s-ar impune,
în opinia noastră, să explicăm şi ceea ce reprezintă o Comisie de
selecŃionare. În fapt ea constituie organismul colectiv ce se înfiinŃează la
nivelul oricărei instituŃii, începând cu Arhivele NaŃionale şi direcŃiile lor
judeŃene, până la ultimul creator şi deŃinător de documente. Rolul Comisiei
este acela de a analiza, iar în ultimă instanŃă de a aviza eliminarea
documentelor sau, după caz, respingerea înlăturării lor întrucât valoarea le
impune păstrarea, fie pe încă o perioadă de ani, fie permanent. Este lesne
de înŃeles că membrii Comisiilor de selecŃionare trebuie aleşi dintre
specialişti, oameni cu temeinice cunoştinŃe, de o înaltă probitate
profesională şi, nu în ultimul rând, care să dovedească discernământ şi
capacitate de a analiza în profunzime. Ar mai fi necesar – aşa cum ne-au
învăŃat mentorii noştri Aurelian SacerdoŃeanu şi Gh. T. Ionescu – ca cei pe
mâna cărora ar intra arhivele, inclusiv cei din Comisiile de selecŃionare să
cunoască ce reprezintă cultul faŃă de documentul istoric.
După trecerea în revistă a operaŃiunilor, să le spunem preliminare
şi în acelaşi timp pregătitoare pentru realizarea evidenŃei documentelor,
ajungând la constituirea unităŃilor arhivistice, trebuie stabilită cota
arhivistică. Ea poate fi definită ca reprezentând totalitatea elementelor de
identificare a unei unităŃi arhivistice în cadrul unui fond sau al unei colecŃii.

9
Corneliu Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Editura FundaŃia România
de Mâine, Bucureşti, 2008, p.19.

8
Elementele absolut necesare ale cotei sunt: denumirea (titulatura) fondului
sau colecŃiei arhivistice; partea structurală sau compartimentul; numărul
dosarului/unităŃii arhivistice; anul sau anii extremi ai documentelor.
Întrucât am folosit mai sus formula „ani extremi”, socotim util să explicăm
şi această noŃiune. Anii sau datele extreme reprezintă limitele cronologice
între care se încadrează documentele unui fond/colecŃie, sau ale unui
dosar/unitate arhivistică, alături de celelalte elemente ale cotei având un rol
determinant în identificarea fiecărui document.
În strânsă legătură cu noŃiunile de mai sus poate fi tratat şi
conceptul de gen al documentului, adesea întâlnit în practica arhivistică.
Genul poate defini un document în funcŃie de suportul său, de trăsăturile
sale interne, care îl individualizează faŃă de celelalte documente ce pot fi:
hrisoave, diplome, zapise, ordine, scrisori, rapoarte, procese-verbale,
stenograme etc.
Pentru a putea efectua principalele operaŃiuni arhivistice destinate
constituirii documentelor, întocmirii evidenŃei şi gestionării lor, este
necesar să fie utilizate şi alte instrumente ajutătoare, între care un rol
determinant revine nomenclatorului documentelor de arhivă. El este
instrumentul de lucru reprezentat de o listă sistematică a categoriilor de
documente create şi grupate pe compartimentele din cadrul unei instituŃii
(unităŃi), conform schemei de organizare a acesteia. Demn de reŃinut este şi
faptul că în cadrul compartimentelor, documentele se grupează în dosare,
anual, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare prevăzute în cadrul
nomenclatorului. Şi pentru că suntem la etapa evidenŃierii, sau altfel spus, a
sublinierii unor prevederi şi principii ce trebuie aplicate şi respectate cu
stricteŃe socotim că se impune să atragem atenŃia asupra altei îndatoriri

9
permanente a tuturor creatorilor şi deŃinătorilor de documente, impusă
tocmai de importanŃa covârşitoare a nomenclatorului, atât în constituirea
unităŃilor arhivistice, cât şi în efectuarea operaŃiunii de selecŃionare a
documentelor. Este vorba de regula conform căreia respectivul instrument
de lucru, înainte de a fi aplicat în practică, trebuie verificat şi aprobat de
Arhivele NaŃionale pentru creatorii de nivel central, iar pentru ceilalŃi
deŃinători de documente de către DirecŃiile JudeŃene ale instituŃiei
desemnate prin lege să administreze Patrimoniul Arhivistic NaŃional.
Înainte de a trata mai în amănunt principalele etape ale
constituirii documentelor şi a dosarelor în unităŃi arhivistice de sine
stătătoare socotim util să insistăm şi asupra termenului de gestionare a
documentelor. Considerăm necesar acest lucru, cu atât mai mult cu cât în
literatura de specialitate din Ńara noastră termenul nu este întâlnit decât în
mică măsură, cu toate că în practica arhivistică europeană se foloseşte mai
des. Dacă am încerca o explicaŃie, am putea avansa ideea că, probabil, în
limba română pentru noŃiunea de gestionare a documentelor de arhivă nu
s-a găsit corespondentul fidel, sau cel mai potrivit. Tocmai de aceea şi
având în vedere că în titulatura cursului de faŃă apare în mod concret
termenul de gestionare a documentelor vom încerca să-i conturăm o
definire cât mai aproape de sensul şi menirea conceptului în activitatea
arhivistică. Aşadar, gestionarea documentelor de arhivă ar putea fi definită
ca reprezentând ansamblul de principii, prevederi regulamentare, norme
tehnice şi metodologii referitoare la problemele de administrare,
depozitare, manipulare a documentelor în vederea recondiŃionării, sau după
caz, restaurării lor şi, nu în ultimul rând, pentru folosirea lor în scopuri
ştiinŃifice şi practice.

10
Desigur, în cadrul complexelor activităŃi şi operaŃiuni arhivistice,
pe lângă termenii trecuŃi în revistă în succinta noastră prezentare sunt şi alte
noŃiuni sau concepte cu implicaŃii şi rol determinante în munca de arhivă,
dar asupra lor ne propunem să stăruim pe parcursul analizei proceselor de
constituire şi gestionare a documentelor ce vor face obiectul problemelor
tratate în subcapitolele următoare.

2. Înregistrarea, constituirea şi gruparea documentelor în


dosare/unităŃi arhivistice
Înainte de a purcede la tratarea unor asemenea probleme trebuie
remarcat că toŃi creatorii şi deŃinătorii de documente au datoria firească şi
obligaŃia legală de a constitui compartimente de arhivă organizate în raport
cu complexitatea şi volumul arhivelor produse şi păstrate. Pentru a asigura
buna desfăşurare a operaŃiunilor arhivistice şi, în egală măsură, existenŃa
documentelor de arhivă, începând cu constituirea şi conservarea lor, până la
protecŃia specială şi folosirea lor, toŃi creatorii şi deŃinătorii au o altă
obligaŃie, anume ca la nivel de conducere a unităŃii, odată cu constituirea
compartimentului de arhivă să stabilească structurile, responsabilităŃile şi
limitele de competenŃă şi, nu în ultimul rând, să desemneze personalul
prevăzut să desfăşoare, efectiv, activitatea arhivistică.
În ambele situaŃii, atât cu prilejul constituirii compartimentului de
arhivă, cât şi în momentul desemnării personalului care va efectua
operaŃiunile arhivistice, creatorii şi deŃinătorii de arhive au aceeaşi obligaŃie
de a obŃine avizul Arhivelor NaŃionale. Se impune a fi subliniată această
datorie legală cu atât mai mult cu cât, în ultima vreme, au apărut tot felul

11
de firme, societăŃi şi alte organisme care se apucă să presteze servicii şi să
efectueze muncă de arhivă fără a dispune de personal specializat, fapt ce a
condus la prelucrarea necorespunzătoare a documentelor, iar în unele
situaŃii, cum este cazul multor primării, să aducă documentele în
imposibilitatea de a fi folosite, fie şi numai în scopuri practice, că de
cercetare ştiinŃifică nici nu se poate pune problema. Fiind vorba de obligaŃii
ale creatorilor şi deŃinătorilor de arhive se impune, de asemenea, să
evidenŃiem faptul că după obŃinerea avizelor necesare din partea Arhivelor
NaŃionale sarcinile lor nu s-au finalizat în totalitate. Dimpotrivă, ei au
datoria să comunice aceleiaşi instituŃii orice modificări, reorganizări şi alte
măsuri care, într-un fel sau altul, vizează activitatea compartimentului de
arhivă. De o importanŃă la fel de mare este şi datoria conducerii instituŃiei
creatoare şi deŃinătoare de documente să asigure pregătirea personalului
desemnat să desfăşoare munca de arhivă, instruindu-l şi aducându-i la
cunoştinŃă atribuŃiile speciale pe care le are de îndeplinit şi
responsabilităŃile lui faŃă de documentele de arhivă.

A. Înregistrarea documentelor
Una dintre operaŃiunile primare desfăşurate pe tărâm arhivistic,
de care depind alte activităŃi, dar, mai cu seamă, asigurarea identităŃii
documentelor este înregistrarea lor. Respectiva acŃiune se realizează la
Registratura generală, unde, într-un Registru de intrare-ieşire se trec
documentele. Sunt unităŃi/instituŃii în care sunt folosite, în acelaşi timp, mai
multe registre, dar este absolut necesar ca numerele de înregistrare ce se
dau documentelor să nu se repete.

12
Asemenea situaŃii sunt datorate numărului tot mai mare de
documente primite sau emise de către un creator. Totodată, cazurile de
acest gen pot conduce la înregistrarea documentelor şi în cadrul
compartimentelor de lucru, fapt ce are drept efect degrevarea, într-o
măsură, sau alta, a Registraturii generale. Mai exact, în cadrul unor
asemenea instituŃii, la nivelul Registraturii generale se realizează
repartizarea documentelor pe compartimente10 în vederea înregistrării şi
distribuirii lor spre soluŃionare în funcŃie de natura problemelor şi
competenŃa sectoarelor de muncă. Tot Registratura generală se ocupă şi de
trimiterea documentelor către instituŃiile destinatare, Ńinând, totodată o
evidenŃă strictă a circulaŃiei tuturor documentelor.
Se impune a mai fi subliniat un alt aspect, aparent minor, dar cu
implicaŃii multiple. Este vorba de respectarea modelului pentru Registrul de
intrare-ieşire, care are menirea să asigure o unitate de acŃiune în ceea ce
priveşte înregistrarea şi gruparea documentelor şi constituirea unităŃii
arhivistice. Cu atât mai mult este necesară respectarea unei asemenea
recomandări în etapa actuală, când, unii creatori şi deŃinători de arhive nu
fac faŃă avalanşei de documente fapt pentru care recurg la tot felul de
improvizaŃii şi chiar metode proprii care nu se încadrează în prevederile
practicii arhivistice.
Din punctul de vedere al tehnicii, sau am putea spune
metodologiei de lucru, înregistrarea documentelor se face cronologic, în
ordinea primirii lor de la persoanele juridice şi fizice, aceeaşi tehnică fiind
aplicată şi în cazul trimiterii documentelor către instituŃiile sau persoanele
destinatare.

10
LaurenŃiu Mera, op.cit., p.57

13
Înainte de a începe înregistrarea propriu-zisă, Registrul/registrele
de intrare-ieşire trebuie pregătite pentru utilizare,Aceasta presupune
numerotarea fiecărui registru, urmând ca la final, după încheierea
operaŃiunii să se facă certificarea menŃionându-se, pe lângă numărul filelor,
anul sau perioada cât au durat înregistrările, încheindu-se cu data şi
semnătura celui care a efectuat certificarea. Pentru individualizarea unui
registru vor fi trecute pe copertă: titulatura instituŃiei/unităŃii, iar în cazul în
care înregistrarea se face pe compartimente va fi menŃionată denumirea
structurii respective. De asemenea, vor fi trecuŃi anul sau anii documentelor
înregistrate.
Având toate elementele definitorii trecute şi resgistrul fiind
pregătit din toate punctele de vedere se poate face înregistrarea propriu-
zisă. Şi în cadrul acestei operaŃiuni este absolut necesară respectarea unor
reguli care în esenŃă prevăd: menŃionarea corectă a numărului la care a fost
înregistrat documentul, data înregistrării, ca de altfel, numărul şi data cu
care emitentul a expediat documentul, sau documentele în cauză. Vor fi
trecute în continuare numărul total al filelor documentelor, inclusiv anexele
acestuia, atunci când există, apoi emitentul şi foarte concis, în rezumat, dar
cât mai ilustrativ, esenŃa conŃinutului documentului. În continuare trebuie
menŃionate compartimentul căreuia i-a fost repartizată lucrarea, data
trimiterii şi modul de soluŃionare. În cazul în care – şi trebuie specificat că
există destule asemenea situaŃii – sunt documente care se referă la aceeaşi
problemă, acestea se conexează la primul document înregistrat, dar în
dreptul fiecărui act conexat se trece numărul de înregistrare care l-a primit
documentul iniŃial, adică cel la care s-a făcut conexarea. De reŃinut că odată
cu numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea

14
trebuie trecut şi indicativul dosarului după nomenclator, acesta urmând să
fie stabilit şi completat în registru după rezolvarea situaŃiei documentului.
În situaŃia documentelor emise de o instituŃie/unitate, adică cele
ce urmează să fie expediate din oficiu, ca de altfel şi în cazul celor
întocmite pentru uz intern, înregistrarea se face în acelaşi Registru în care
au fost trecute documentele interne, numai că pentru ele se completează
doar rubricile corespunzătoare.
Ar mai fi o speŃă, anume cea referitoare la documentele trimise ca
răspuns către alte instituŃii, caz în care ele vor primi numărul de înregistrare
al documentelor la care se răspunde.
Concluzia principală care se desprinde cu privire la înregistrarea
documentelor şi la instrumentele de lucru folosite în acest scop constă în
faptul că atât operaŃiunea în sine, cât şi Registrul de intrare-ieşire sunt de
importanŃă covârşitoare pentru constituirea documentelor, dar, în egală
măsură, în urmărirea circuitului lor şi, nu în ultimul rând, la stabilirea
locului unde se află într-un moment sau altul, precum şi stadiul în care se
găseşte soluŃionarea problemei, mai precis spus, dacă rezolvarea este în
termenul prevăzut, ori acesta a fost depăşit.

B. Gruparea documentelor şi constituirea dosarelor


După încheierea înregistrării documentelor la 31 decembrie al
fiecărui an, se trece la gruparea lor în dosare, conform problemelor şi
termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul dosarelor. O primă
obligaŃie este aceea a existenŃei nomenclatorului, care, aşa cum am mai
subliniat se realizează de către fiecare creator pentru documentele rezultate
din activitatea proprie. Respectivul instrument de lucru se întocmeşte sub

15
formă de tabel/listă în care sunt trecute categoriile de documente la nivelul
fiecărui compartiment de muncă, iar în cadrul acestora grupate pe probleme
şi termene de păstrare. La gruparea documentelor se va Ńine seama şi de
indicativul dosarului, care, aşa cum am subliniat la momentul potrivit,
figurează în Registrul de intrare-ieşire, ca şi pe fiecare document în parte.
Câteva precizări se impun şi în ceea ce priveşte menŃiunea ce
trebuie făcută în dreptul grupelor de documente întocmite în temeiul
nomenclatorului. Aşa de pildă, la documentele ce se păstrează permanent
se trece cuvântul respectiv însoŃit şi de litera „P”, care reprezintă
prescurtarea termenului permanent. În dreptul documentelor care se
păstrează temporar va fi trecută cifra arabă reprezentând numărul anilor cât
se păstrează documentul (3, 5, 10, 15 etc.)
În activitatea practică arhivistică s-au întâlnit şi situaŃii în care
pentru unele documente nu a fost posibilă stabilirea certă a termenului de
păstrare, sau chiar dacă acesta a fost fixat, în momentul analizei s-a ajuns la
concluzia că prin natura informaŃiilor documentul trebuie păstrat mai mult,
sau chiar permanent. Drept urmare, în asemenea cazuri în dreptul
termenului de păstrare temporară se specifică: „C.S.” (Comisia de
SelecŃionare).
În momentul expirării termenului iniŃial, Comisia va analiza şi va
decide dacă documentul/documentele respective pot fi propuse spre
eliminare, ori reŃinute spre păstrare permanentă.
Odată rezolvate toate problemele prezentate mai sus se poate
recurge la constituirea dosarelor prin gruparea documentelor în temeiul
nomenclatorului, iar în al doilea an de la constituire dosarele se predau la
compartimentul de arhivă al instituŃiei creatoare.

16
Predarea se face, însă, după ce au fost efectuate mai multe
operaŃiuni, confirmate de practica arhivistică:
a) ordonarea cronologică a documentelor incluse într-un dosar,
sau în anumite cazuri aranjarea lor după alte criterii cum ar fi
pe structuri, alfabetic, ori pe zone geografice etc.
b) eliminarea din interiorul dosarelor a filelor albe(nescrise),
dubletelor, agrafelor metalice, clamelor, acelor etc.
c) dosarele constituite nu trebuie să conŃină mai mult de 250-300
file, iar atunci când depăşesc cifrele de mai sus se vor forma
mai multe volume pentru acelaşi dosar.
d) legarea documentelor între coperte de carton la nivelul fiecărui
dosar, astfel încât să nu fie afectate textele documentelor.
e) toate dosarele trebuie să aibă filele numerotate, în cazul
dosarelor cu mai multe volume fiecare se numerotează
începând cu „1”.
f) la sfârşitul dosarului se face certificarea pe o foaie nescrisă
unde se va menŃiona „Prezentul dosar (condică, registru etc.)
conŃine ... file, după care autorul certificării semnează şi trece
data efectuării ei.
g) fiecare dosar va avea menŃionate pe copertă: titulatura
unităŃii/instituŃiei, a compartimentului unde a fost creat;
numărul dosarului (cota) din inventar, anul, datele de început
şi de sfârşit (sau altfel spus anii extremi), indicativul din
nomenclator, numărul total al filelor conŃinute, volumul, după
caz, şi termenul de păstrare.

17
C. Inventarierea dosarelor şi predarea lor la arhiva creatorului
În vederea predării dosarelor constituite la arhiva instituŃiei
creatoare, este necesară întocmirea inventarului de gestiune, care constituie
instrumentul de bază al evidenŃei documentelor. Respectivul instrument
trebuie să conŃină toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în
cadrul unui compartiment de muncă pe parcursul unui an. Practic, fiecare
compartiment întocmeşte atâtea inventare câte termene de păstrare prevede
nomenclatorul pentru sectorul respectiv.
În cazul în care anumite dosare nu au fost finalizate, sau altfel
spus încheiate la sfârşitul anului, ca şi cele care sunt necesare în continuare
pentru activitatea compartimentului, respectivele unităŃi arhivistice se trec
în inventar, dar se va face menŃiunea că nu au fost, încă, predate la arhivă.
În cadrul Inventarului un rol foarte important, atât pentru evidenŃa
generală, cât, mai cu seamă, în identificarea unităŃilor arhivistice şi a
informaŃiilor pe care le oferă celor interesaŃi este rezumatul, sau redarea
succintă a cuprinsului dosarului. La rubrica respectivă, denumită chiar
„ConŃinutul dosarului” trebuie precizate, în primul rând, genurile
documentelor (spre exemplu: rapoarte, ordine, procese-verbale, sinteze,
stenograme, memorii, corespondenŃă, diplome etc.), apoi emitentul,
destinatarul şi problema sau problemele la care se referă documentele. În
dreptul fiecărui rezumat, la rubrica următoare vor fi menŃionaŃi anul, sau
anii extremi (datele limită) ale documentelor aflate în dosar.
Astfel întocmite şi pregătite în cadrul compartimentului de
muncă, inventarele vor fi predate la arhiva instituŃiei/unităŃii, conform unei
programări stabilite din timp cu acordul celor două părŃi, cea care predă şi

18
cea care primeşte. Pe lângă obligaŃiile celui care face predarea, sarcini
speciale revin şi compartimentului de arhivă care prin verificarea fiecărui
dosar urmăreşte să constate măsura în care au fost respectate normele de
constituire a dosarelor, dacă există concordanŃă între elementele oferite de
inventar şi conŃinutul documentelor.
Din acest moment de soarta documentelor, de păstrarea şi
conservarea lor, de evidenŃa şi folosirea lor în diverse scopuri, răspunzător
este compartimentul de arhivă. Orice mişcare, sau manipularea
documentelor se vor efectua cu aprobarea conducerii instituŃiei creatoare,
iar în cazul selecŃionării unor documente numai cu aprobarea Arhivelor
NaŃionale.

19