3. INVENTARIEREA DOSARELOR. PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVA Arhiva curenta)reprezinta_arhiva_constituita_din_documentele_primite, expediaie Sai iniocmite pent u7 intern rezultate din activitatea zilnicd a societatii, inStitutiei respective. Documentele sunt pastrate la compartimente timp de unu, doi ani (perioada in care se constituie in dosare, potrivit nomenclatorului), inventariate pe_termene de pistrare si apoi depuse la arhiva unitiyii _Unititile “arhivistice (dosare._registre,condici_etc) se_predau_la compartimentul_de_arhiva_sau, in lipsa_acestuia_la_arhiva’ unieitii (intrand in gestiunea arhivarului), pe_bazi_de Tnventare intocmite pe compartimente, an si termene de_pistrare(anexa 5). Inventarul (intocmit in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4 pentru cele permanente, din care unul ramane la compartimente iar celelalte se depun odata cu dosarele 1a compartimentul de arhiva) cuprinde toate unititile arhivistice cu acelasi termen de pistrare create in decursul unui_an de catre un compartiment de munca (un inventar pe 10, 5, 20, 50 de ani. permanent etc). Fiecare unitate arhivisticd primeste in inventar un numir curent distinct, in cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar, fiecare volum va primi un numar curent diferi in conformitate cu legea Arhivelor (16/1996), muatricele_sigilare (sigilii stampile), peliculele_cinematografice, documentele foto, video si informatice cu valoare_istorica fac _parte_din Fondul Arhivistic National, deci_si_ele_trebuie inVentariate gi pastrate corespunzator (vom revenii, pe larg, asupra lor intr-un capitol special). — "— La preluare, compartimentul de arhiva verificd fiecare dosar, urmarind respectarea modului de constituire a dosarelor si concordan{a intre conjinutul acestora si datele inscrise in inventar. in cazul constatarii unor neconcordante, ele se adue la cunostinta compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun \_ 3.1, REGISTRUL DE EVIDENTA CURENTA in cele din urma, unititile arhivistice_ajunse la compartimentul_de_athi ute in evidenta prin consemnarea lor in registrul de evident curenta (anexa 6). Acesta esIe un instrument de baza al arhivei unei societifi, institutii, in care sunt sunt {i inregistrate Inventarele Tondurilor create si detinute, dar si dinamica lor in decursul timpulut (wa, predate Arhivelor Nationale; wa. eliminate prin selectionare etc). Cu alte cuvinte, registrul de evident curentd poate fi numit un inventar al inventarelor B| are doud parti — ,Preludri® si Jesiri”. La ,Preluari” se consemneaza, in ordinea prelya Ta_compartimenie, toate invéntarele_unititilor_arhivistice_preluate Fiecare inventar se trece in registru separat, sub un alt numar de ordine. De pilda, daca un compartiment va preda cinci categorii de inventare (permanente, 5 ani, 10 ani, 20 ani, 50 ani), fiecare categorie de inventar va fi trecuti in registru sub un numar curent diferit, Pentru fiecare inventar se noteaza - Numirul de ordine al inventarului - Data preluarii documentelor din inventarul respectiv - Denumirea compartimentului de la care provine inv - _ Datele extreme ale documentelor ntarul- Totalul dosarelor din inventar - Totalul dosarelor primite efectiv in arhiva din inventarul respectiv - Numarul dosarelor lasate la compartiment si depuse ulterior apitolul “lesiri” se tree: - Data iesirii documentelor din evidenta - Unde s-a predat - Denumirea, numérul si data actului pe baza caruia au fost scoase din evident’ = Totalul dosarelor iesite 3.2. SCOATEREA DOSARELOR DIN EVIDENTA ARHIVEI Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei_se face cu aprobarea_conducerii thivelor Nationale, in loare_sau_ca_urmare_a creatorilor sau _detindtorilor de documente si cu confirmarea umia_selectionarii, tansferului_citre_alta_unitate_detin distrugert provocate de evenimente neprevazute. Anticolul 28 din Lexislatia arhivisticd prevede ci dosarele sunt se identa athivei pe b: a di i caz: ~ Proces-verbal de-selectionare, (vezi anexa 7). Se intocmeste de citre 0 de selectionare dupa expirarea termenilor de pastrare a documentelor ~ Proces-verbal_de_predare-preluare (veri anexa 8), care se intocmeste cu prilejul transferului documei a He Proces-verbal_de_constatare_a deteriorii complete _sau_partiale a dogumentelor sauna ipseTacestora (vezi anexa 9) In toate trei cazurile, procesul verbal se intocmeste in trei exemplare si se aproba de citre conducerea unitatii. Un exemplar se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Nationale sau la directia judeteana, unul ramane la compartimentul care raspunde de arhivi si unul la athiva. Dupa confirmarea Arhivelor Nationale documentele se scot din evidenta prin operarea in registru de evidenta curenta e din evid comi