Tema nr.

1 Conținutul și esența documentelor contabile

1. Noţiunea, importanţa şi elementele obligatorii ale documentelor

2. Clasificarea documentelor.
3. Modul de complectare şi prelucrare al documentelor.
4. Circulația documentelor.

1 Noţiunea, importanţa şi elementele obligatorii ale documentelor

Orice operaţie economică şi financiară referitoare la existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale

ale întreprinderii, pentru a putea fi înregistrate în conturi , trebuie consemnate mai întîi în
documente care să ateste înfăptuirea ei. Acest lucru este necesar pentru realizarea cerinţei principale
a contabilităţii de fundamentare şi justificare a tuturor datelor sale pe bază de acte-scrise.
Întocmirea documentelor pentru fiecare operaţie economică şi financiară, constituie o cerinţă
necesară pentru cunoaşterea activităţii şi gestiunea întreprinderii, deoarece aceasta implică un
control sever asupra integrităţii patrimoniului în întregime, a părţilor lui componente precum şi a
fiecărei operaţii în parte.
În contabilitate cu ajutorul documentelor se verifică justeţea operaţiilor economice, controlul
gestionar asupra valorilor materiale şi băneşti, precum şi respectarea disciplinei contractuale.
Tocmai pe baza informaţiilor culese prin observarea şi consemnarea în documente se pot face
ulterior evaluări, grupări, sistematizări, generalizări, analize şi sinteze.
În efectuarea lucrărilor ei, contabilitatea respectă în mod obligatoriu două principii:
 nici o operaţie economică sau financiară fără document
 nici o înregistrare contabilă fără document.
Documentele de evidenţă sunt nişte acte scrise în care se consemnează după anumite
reguli efectuarea operaţiilor economice şi financiare.
În documente se cuprind informaţii letrice şi numerice, în etalon valoric, natural sau de muncă.
Importanţa lor se apreciază în următoarele direcţii:
 fac dovada înfăptuirii operaţiilor economice şi financiare stînd la baza înregistrărilor
contabile.
 prin intermediul lor se înfăptuieşte controlul economic şi financiar pentru protejarea
averii.
 fiind acte justificative au o importanţă juridică şi în cazul litigiilor constituie probe de
justiţie pentru stabilirea adevărului.
Conţinutul documentelor diferă în funcţie de caracterul operaţiilor consemnate. Conţinutul se
concretizează în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure reflectarea clară şi completă a
operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Aceste elemente se concretizează în anumite
exprimări care permit înţelegerea operaţiilor economice pe care le reflectă, de către cei care le
întocmesc, respectiv de către cei care le utilizează. Dintre aceste elemente, unele au un caracter
comun, adică se referă la toate categoriile de documente, iar altele au un caracter specific,
regăsindu-se într-o anumită formă numai într-un document sau numai în legătură cu o anumită
operaţie economică.
Caracterele comune se referă la: denumirea documentului (atribuirea unui nume); denumirea
întreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a întocmit documentul; codul fiscal;
identificarea în timp a operaţiei (numărul şi data); identificarea participanţilor la operaţia economică
consemnată în document; conţinutul operaţiei economice reflectate în document şi justificarea
efectuârii ei; datele cantitative şi / sau valorice aferente operaţiei economice efectuate: semnăturile

1
persoanelor participante la efectuarea operaţiei economice consemnate în document, ale celor care
au întocmit şi ale persoanelor care răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea,
necesitatea operaţiei economice respective; alte caractere menite să asigure consemnarea completă a
operaţiilor în documentele justificative.
Documentele de evidenţă conţin două feluri de elemente:
a) elemente comune
b) elemente specifice
Elemente comune tuturor operaţiilor economice care de regulă sunt imprimate:
- denumirea unităţii emitente
- data întocmirii documentului
- numărul documentului
- explicaţia operaţiei
- datele cantitative şi valorice
- semnăturile persoanelor responsabile
Elemente specifice - sunt cele care diferă şi care se completează în funcţie de natura operaţiei
economice sau financiare. Ele asigură explicarea, detalierea operaţiilor consemnate.
Caracterele specifice diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea operaţiei
consemnate, ele având un rol completativ, şi se referă la precizarea unor informaţii care se regăsesc
numai în acel document.
Îndeplinirea funcţiilor menţionate de către documente este condiţionată de calitatea şi operativitatea
întocmirii lor şi de viteza cu care circulă de la locul întocmirii şi până la locul înregistrării şi
valorificării lor.

2 Clasificarea documentelor.

În funcţie de trăsăturile caracteristice ale acestora documentele de evidenţă se clasifică după mai
multe criterii astfel:
A. În funcţie de natura operaţiilor pe care le reflectă documentele se împart în:
 documente privind activele pe termen lung materiale şi nemateriale (proces verbal de
primire predare, proces verbal de scoatere din funcţie)
 documente privind activele curente materiale (bon de materiale, fişe-limite de consum,
bon de recepţie cu destinaţia internă)
 documente privind mijloace băneşti ( dispoziţie de plată , ordin de încasare, registrul de
casa)
 documente privind salariile şi alte drepturi ale salariaţilor (lista de plată , statul de salarii,
decont de avans)
 documente privind vînzările (facturi, dispoziţia de livrare)
B. După locul de întocmire avem:
 documente interne care se întocmesc în cadrul întreprinderii pentru operaţiile economice şi
financiare referitoare la activitatea ei(ele pot rămîne în cadrul întreprinderii şi circula şi în
afara ei), ( dispoziţii de plată, cecuri, bonul de consum, dispoziţii de încasare).
 documente externe - care s-au întocmit în alte întreprinderi sau instituţii, dar care circulă în
cadrul întreprinderii. Ele reflectă relaţiile întreprinderii cu terţele persoane. (factura primită
de la furnizori , extrasul de cont )
C. După modul de întocmire documentele pot fi :

2
  documentele primare , ele reflectă pentru prima dată informaţia despre un fenomen sau o
operaţie economică. . (Bon de consum , bon de recepţie ordin de încasare, ordin de plată)
 documente centralizatoare care cumulează şi grupează datele din documentele primare
(Situaţia mişcării materialelor ,gestiunea casierului)
D. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc documentele de evidenţă se împart în:
 documente de execuţie sau justificative prin care se face dovada executării operaţiei
consemnate în ele stau la baza înregistrării operaţiilor în conturi. (Chitanţă, proces-verbal
de primire –predare a MF)
 documente de dispoziţie –sînt acelea prin care se transmite ordinul de a se executa o operaţie
economică de asemenea şi indicaţiile necesare efectuării ei. (Dispoziţia de plată , comanda)
 documente mixte sunt cele care reunesc însuşirile documentelor de dispoziţie şi a celor de
execuţie (Fişa limită de consum, cerere – dispoziţie de plată)
E. După regimul de tipărire documentele de evidenţă se împart în :
 documente cu regim special - pentru ele există dispoziţii legale privind modul de completare
circulaţie şi păstrare pentru ele se organizează o evidenţă operativă specială
( documentele de bancă şi casă , cecul de numerar, cartea de casă , facturile fiscale, foile
de trăsură).
 documentele fără regim special, care se folosesc cu respectarea normelor generale de
întocmire, circulaţie şi păstrare
F. După sfera de aplicare documentele se împart:
 documente de uz general (pentru toate unităţile) (dispoziţie de încasare , de plată , factura
chitanţa)
 documente specifice care se utilizează în anumite ramuri (Contractul de antrepriză, fişa
consumului de furaje, actul de fătare).
G. Documentele contabile în funcţie de modul de întocmire şi de rolul pe care îl au în sistemul
informaţional se împart în:
 documentele justificative (primare) se întocmesc la locul şi în momentul producerii operaţiei
ele constituie piesele de bază ale contabilităţii.
 registrele contabile sunt acelea în care se înregistrează şi se păstrează datele în structura
proprie contului (registrul jurnal , registru Cartea Mare , registrul de casă)
 documentele de sinteză şi raportare :sunt acelea prin care se centralizează şi se transmit
informaţiile în afară întreprinderii: (Bilanţul contabil, Rapoartele financiare.)

3
3. Modul de complectare şi prelucrare al documentelor.
Documentele se întocmesc la locul de muncă în cadrul căruia se produce operaţia economică sau
care participă la înfăptuirea ei.
Mărimea, conţinutul şi formatul documentelor variază în funcţie de natura operaţiilor economice, de
modul de întocmire şi mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conţin.
Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. Întocmirea manuală a
documentelor se realizează cu cerneală, cu pastă sau creion chimic şi prezintă următoarele
neajunsuri: necesită un volum mare de muncă, nu asigură garanţia exactităţii datelor şi nici o
productivitate ridicată şi o calitate superioară. Întocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimină
în mare măsură aceste neajunsuri, în schimb impune anumite limite cu privire la mărimea,
conţinutul şi formatul documentelor, în funcţie de particularităţile tehnice ale echipamentelor
utilizate. Întocmirea documentelor se poate efectua cu maşini de scris, cu maşini de facturat sau de
contabilizat şi cu calculatoare. Cu maşina de scris şi cu celelalte tipuri de maşini documentele se
întocmesc citeţ, mai rapid, ordonat şi mai exact. În cazul completării documentelor cu ajutorul
tehnicii de calcul, o dată cu scrierea documentelor, se efectuează automat şi calculele necesare, iar
rezultatele sunt preluate concomitent pe anumiţi suporţi, care permit prelucrări ulterioare a datelor
din documente.
Pentru fiecare gen de operaţii se foloseşte câte un model de document care are o formă şi o aranjare
a datelor corespunzătoare specificului operaţiei economice respective.
La completarea documentelor ce se întocmesc în mai multe exemplare toate exemplarele trebuie să
poarte acelaşi număr de ordine. În documentele de casă şi bancă datele cifrice trebuie repetate şi în
litere.
Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot ii corectate numai cu respectarea anumitor
reguli. în documente nu se admit ştersături, răzuituri etc. Corectarea documentelor trebuie să se facă
în aşa fel, încât să se poată recunoaşte cu uşurinţă că ea a intervenit cu ocazia întocmirii
documentului nu mai târziu, iar cei care au întocmit documentul au cunoştinţă de corectarea
respectivă
Rectificarea greşelilor în documente se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie, în
aşa fel, încît să se poată citi ceea ce a fost greşit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corectă,
efectuîndu-se menţiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirmă prin
semnaturile aceloraşi persoane care au semnat iniţial documentul. În documentele de casă şi de
bancă nu se admit corectări. Dacă s-au făcut greşeli în aceste documente, ele se anulează prin
tăierea cu o linie pe diagonală, pe care se scrie cuvântul ANULAT păstrîndu-se în continuare în
exemplarele sale respective, fără a se detaşa şi se întocmesc apoi documentele corecte. Erorile
descoperite în documente cu ocazia verificării lor ulterioare, de către serviciul de contabilitate, se
aduc la cunoştinţa celor care le-au întocmit, precum şi a părţilor interesate cu privire la operaţia
consemnată în documentul respectiv.
Prezintă o importanţă deosebită întocmirea clară şi completă a documentelor, cu respectarea tuturor
regulilor privitoare la conţinutul şi forma lor. Ele condiţionează calitatea şi exactitatea informaţiilor
contabile.
Totodată este necesar ca documentele sa fie întocmite la timp, pentru a .asigura operativitatea
informaţiilor contabile, pentru conducerea activităţilor economice. De aceea, între producerea
operaţiilor economice şi întocmirea documentelor justificative trebuie să existe o deplină
concordanţă. Toate operaţiile economice efectuate trebuie reflectate în documente. Documentele
constituie baza înregistrărilor în contabilitate şi influenţează nemijlocit exactitatea şi operativitatea
informaţiilor contabile.
4
Verificarea documentelor de evidenţă este operaţia premergătoare înregistrării operaţiilor
economice şi financiare în conturi.
După întocmire documentele se transmit la contabilitate pentru a fi verificate şi prelucrate.
Verificarea este de 2 feluri:
verificarea de formă
verificarea de fond
Verificarea de formă se referă la :
 folosirea modelului de document corespunzător naturii operaţiei consumate.
 completarea tuturor elementelor cerute de documentare
 existenţa semnăturilor persoanelor responsabile de întocmirea documentelor
 exactitatea datelor cifrice
 prelucrarea exactă a cantităţilor şi preţurilor
 verificarea calculelor efectuate
Verificarea de fond vizează:
 legalitatea (raportarea ei la actele normative şi legislaţia în vigoare)
 necesitatea ( cît de mult corespunde cerinţelor întreprinderii şi cît de necesară este la
întreprinderii poate să fie legală însă să nu fie necesară)
 realitatea (se efectuează prin controlul reciproc pentru a se stabili cu certitudine executarea ei
 oportunitatea (dacă operaţia este efectuată la timpul potrivit)
 economicitatea operaţiilor consemnate (prevede că ea trebuie să se realizeze cu cheltuieli
minime.
După completare şi verificare documentele sunt supuse unui proces de prelucrare care cuprinde
următoarele etape:
1. Gruparea documentelor
2. Evaluarea –exprimarea valorică a obiectelor consemnate în documente
3. Calcularea şi determinarea unor indicatori în baza datelor documentelor contabile.
4. Cumularea unor documente primare şi obţinerea celor centralizatoare
Documentele cu regim special vor fi înregistrate în mod obligatoriu în fişa documentelor special
deschisă în acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obişnuite, precum
şi cele cu regim special, de regulă, nu vor fi puse spre utilizare, decât după justificarea prealabilă a
documentelor care au fost eliberate anterior, justificându-se utilizarea integrală şi corectă, Acest fapt
se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea în circulaţie a acestor documente.
În compartimentul financiar-contabil, documentele se contează, adică se înscrie pe document
formula contabilă. în baza documentelor contate se completează registrele contabile.
4 Gestiunea documentelor.

Documentele de evidenţă din momentul întocmirii şi pînă în momentul arhivării lor parcurg un
traseu bine stabilit într-o anumită ordine, cu opriri şi staţionari acolo unde este necesară
completarea, semnarea, verificarea, corectarea şi înregistrarea lor.
Această mişcare poartă denumirea de circuit al documentelor.
În cadrul unităţilor patrimoniale se întocmeşte un grafic al circuitului documentelor care cuprinde:
 documentele care trebuie întocmite în cadrul fiecărui compartiment;
 persoanele care le întocmesc;
 termenele de executare şi compartimentele la care se trimit;
 după înregistrarea lor în conturi documentele de evidenţă ajung la punctul final al
circulaţiei-clasarea şi arhivarea.
5
Faza finală a circulaţiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, după rezolvarea completă
şi definitivă a acestora.
Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în
scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii
informaţiilor necesare.
Clasarea documentelor în dosare se poate face după mai multe criterii, şi anume:
 criteriul cronologic constă în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor;
 criteriul alfabetic impune clasarea în acelaşi dosar a documentelor, ţinând seama de
denumirea unităţii la care se referă documentele;
 criteriul geografic asigură gruparea documentelor după adresa sediului întreprinderii
corespondente;
 criteriul după obiect sau pe grupe de operaţii economice constă în aranjarea documentelor
pe categorii de probleme (mijloace fixe, mijloace băneşti etc).
Cel mai frecvent se foloseşte o combinaţie între criteriul cronologic şi criteriul pe grupe de operaţii
economice.
Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora, deoarece acestea servesc pentru
controlul operaţiilor economice efectuate. Păstrarea documentelor presupune două aspecte:
 păstrarea curentă,
 păstrarea de durată.
Păstrarea curentă a documentelor justificative constă în reţinerea documentelor la sfârşitul
perioadei de gestiune de către compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare, urmând să
argumenteze operaţiunea economică sau financiară dispusă sau executată.
Păstrarea curentă a documentelor se află în corelaţie cu arhivarea curentă, iar păstrarea de durată,
cu arhivarea generală în cadrul unităţii sau la arhivele statului.
La finele perioadei de gestiune, documentele păstrate în cadrul compartimentelor se predau la
arhiva unităţii. În cadrul arhivei, documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul acestora,
cronologic. Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă în
funcţie de natura şi importanţa documentului. Din arhiva generală documentele nu se scot decît cu
aprobarea persoanelor competente, la cererea instanţelor judecătoreşti şi a organelor de control.
De asemenea acestea mai pot fi consultate numai în condiţiile prevăzute în regulile de organizare şi
funcţionare a arhivelor:
 după aprobarea prealabilă a conducătorului întreprinderii;
 după efectuarea unor copii, extrase etc;
 pe bază de procese-verbale în cazul eliberării documentelor originale.
După expirarea termenului de păstrare, documentele se scot din arhiva generală a unităţii şi se
predau la arhiva statului, dacă prezintă interes, sau, dacă nu mai prezintă importanţă, atunci sunt
valorificate ca produse reziduale.
În condiţiile dezvoltării sistemelor de prelucrare electronică a datelor, apar tot mai multe probleme
legate de arhivarea purtătorilor de informaţii, respectiv a informaţiilor regăsite pe suporturi digitale
în unele cazuri se procedează la arhivarea prin baze de date, în condiţiile asigurării integrităţii
acestor suporturi.
Sarcina 1: Raspundeți la întrebarile de control
1. Ce elemente obligatorii conţin documentele?
2. Care sunt cerinţele faţă de întocmirea documentelor contabile?
3. Este obligatorie înregistrarea formularelor cu regim special şi cum acestea trebuie să se
păstreze?
6
4. în ce documente nu se admit corectări?