Cap 4 Sistemul informational contabil

4.1. Documentele contabile

4.2. Registrele contabile

Documentul este un înscris care consemnează un fapt, un fenomen sau o acţiune

care s-a produs sau urmează să se producă. Acesta serveşte la formalizarea în scris a unor
fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificări ale patrimoniului.

Legea contabilităţii prevede: “orice operaţiune patrimonială se consemnează în momentul

efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel
calitatea de document justificativ”

Din cele prezentate se pot desprinde câteva din funcţiile documentelor:

a. funcţia de consemnare;
b. funcţia de document (act) justificativ;
c. funcţia de control;
d. funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale;
e. funcţia de calculaţie;
f. funcţia juridică.
Clasificarea documentelor
În practica unităţilor patrimoniale sunt utilizate numeroase şi variate documente, în raport cu
operaţiile economice pe care le consemnează. În funcţie de trăsăturile caracteristice ale acestora,
documentele se clasifică după mai multe criterii:

1. După natura operaţiilor economice pe care le consemnează documentele economice se

împart în:
a. documente privind imobilizările corporale, necorporale şi financiare (Ex. bon de mişcare a
mijloacelor fixe, Proces verbal de predare primire, Proces verbal de scoatere din funcţiune etc.);
b. documente privind activele circulante materiale (Ex. nota de recepţie şi constatare diferenţe,
bon de predate – transfer – restituire, bon de consum, fişa limita de consum);
c. documente privind disponibilităţile băneşti (Ex. chitanţa, dispoziţia de plată/încasare);
d. documente privind salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor (Ex. Statul de salarii, lista de
avans chenzinal, Ordin de deplasare etc.);
e. documente privind vânzările (Ex. factura, aviz de însoţire a mărfii, dispoziţia de livrare etc.)

2. După locul unde se întocmesc şi circulă, se deosebesc:

a. documente interne – se întocmesc în interiorul unităţii patrimoniale şi circulă fie numai în
interiorul acesteia, fie către exterior (Ex. bonul de consum, bonul de lucru – se întocmesc şi
rămân în interiorul unităţii patrimoniale; factura, cecul în numerar, chitanţele etc. – se întocmesc
în interiorul unităţii patrimoniale, dar circulă în afara ei, în totalitate sau doar un exemplar);
b. documente externe – sunt acele documente primite de unitate de la alte unităţi cu care se află
în raporturi contractuale (Ex. factura de la furnizor, extrasul de cont);

1
3. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart în două
grupe :
a. documente singulare – sunt documentele care oglindesc o singură operaţiune economică,
înregistrată pentru prima dată în acel document (Ex. factura, cecul, chitanţa);
b. documente centralizatoare sau cumulative – cuprind operaţii de acelaşi fel culese din mai
multe documente primare (Ex. centralizatorul consumurilor de materiale, centralizatorul
vânzărilor);

4. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele economice se împart în:

a. documente de dispoziţie – sunt acele documente care conţin ordinul de efectuare a unei
operaţiuni economice, precum şi indicaţiile necesare executării ei. Ele nu fac dovada executării
efective a operaţiei respective, şi, de aceea, nu pot servi ca bază a înregistrărilor în contabilitate
(Ex. comanda, dispoziţia de livrare );
b. documente de execuţie sau justificative – sunt acele documente prin care se face dovada
executării operaţiei consemnate. Acestea stau la baza înregistrărilor în contabilitate (Ex. factura
(justifică încasarea sau plata unei sume de bani), bonul de consum, proces verbal de recepţie);
c. documente mixte (combinate) – sunt acele documente care reunesc însuşirile documentelor de
dispoziţie şi a celor de execuţie (Ex. bonul de consum de materiale este iniţial un document de
dispoziţie prin care se dispune eliberarea materialelor din depozit, iar când este completat cu
menţiuni privind eliberarea şi primirea materialelor devine document de execuţie);
d.documente contabile – se întocmesc de către compartimentul de contabilitate pentru
înregistrarea operaţiilor în contabilitate sau pentru a evidenţia elementele patrimoniale (Ex. nota
contabilă, fişa de cont etc.);

5. După sfera de aplicare, documentele se grupează în:

a. documente de uz general (comune) – care au o formă şi text prestabilite, fiind obligatorii
pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională (Ex. factura, chitanţa, nota de
recepţie şi constatare de diferenţe, etc.);
b. documente specifice – sunt acele documente care se utilizează în anumite ramuri ale
economiei, fiind determinate de particularităţile acestora – pentru industrie, agricultură,
trezoreria statului (Ex. actul de fătare, fişa consumului de furaje – agricultură; contractul de
antrepriză – construcţii etc.);

6. După forma de prezentare pot exista:

a. documente tipizate – se întocmesc pe formulare tip, strict determinate, a căror folosire este
obligatorie. Din această categorie fac parte toate documentele generale sau comune care se
folosesc de către unităţile patrimoniale. Regulamentul de aplicare a Legii contabilităţii cuprinde
Nomenclatorul privind modelele registrelor şi formularelor tipizate commune privind activitatea
financiară şi contabilă.
b. documentele netipizate – se întocmesc, fie pe formulare specifice fiecărei ramuri economice,
fie pe hârtie simplă, fără a avea un format tip, dinainte stabilit.

7. După regimul de tipărire şi folosire a formularelor utilizate la întocmirea documentelor, se

disting:
a. documente întocmite pe formulare cu regim special – sunt acelea pentru care există dispoziţii
şi precizări exprese privind modul de completare, circulaţie şi păstrare. Principalele categorii de
2
formulare pentru documente cu regim special sunt: chitanţele şi chitanţele fiscale, cecurile,
efectele de comerţ, avizele de însoţire, facturile, foile de parcurs, buletinele de cântărire –analiză
pentru valori materiale, cartelele şi bonurile de masă, borderourile de achiziţii.
b. documentele întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire, gestionare,
numerotare, folosire şi justificare - sunt imprimatele cu valoare nominală (mărci poştale, timbre
fiscale, bilete de călătorie, bilete de intrare, etc.); bonurile cantităţi fixe de carburanţi;
certificatele medicale; carnetele de muncă; autorizaţiile de funcţionare; certificatele de
înmatriculare; permisele de călătorie, etc.
c. documentele întocmite pe formulare cu regim uzual – nu sunt supuse anumitor restricţii
privind tipărirea, numerotarea, gestionarea, folosirea şi justificarea lor. În această categorie intră
toate documentele necuprinse în primele două categorii.

8. După momentul întocmirii şi rolul pe care-l îndeplinesc în cadrul sistemului informaţional

contabil, documentele se împart în:
a. documente primare - sunt acele documente care se întocmesc la locul şi în momentul
producerii operaţiei. Ele constituie piese de bază ale contabilităţii. Prin semnarea lor de către
persoanele care le-au întocmit, verificat şi înregistrat, ele asigură certitudinea şi realitatea
înfăptuirii operaţiilor consemnate;
b. documentele secundare – se întocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu
acestea şi asigură pregătirea datelor în vederea prelucrării lor.

4.2. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documentele prin care întreprinderea evidenţiază cronologic şi
sistematic operaţiile economice din documentele justificative. Acestea sunt:
- Registrul jurnal;
- Registrul inventar;
- Registrul carte mare
- Balanta de verificare.

Registrul-jurnal - este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic, în mod

cronologic, operaţie cu operaţie, fără spaţii libere, toate modificările patrimoniului unităţii. El
serveşte ca probă în litigii.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi
data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiile respective şi conturile debitoare şi
creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate.
În Registrul-jurnal se trec toate operaţiile economice privind modificarea patrimoniului unităţii,
indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin contul de decontare de la bancă, neţinându-se
seama dacă a avut loc plata sau încasarea efectivă.

Registru Jurnal
Nr. Data Docum Explicatie Simbol Cont Sume
crt inregustrarii ent
Fel Nr. Data D C D C

3
Registrul-inventar - este un document contabil obligatoriu, care serveşte la înregistrarea anuală
şi gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului şi ca probă în litigii. Se întocmeşte într-un
singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit şi parafat, la organul fiscal teritorial.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărei poziţii cuprinse în toate
conturile de bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-
inventar se înregistrează soldurile evidenţiate în listele de inventariere actualizate cu valoarea
intrărilor şi ieşirilor până la data închiderii exerciţiului.

Nr. Recuapitulatia Valoarea Valoraea Diferenta de Evaluare

crt. documentelor inventariate contabila la inventar
(istorica)
valoarea Cauzele
diferentei

Registrul – Cartea Mare - este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi
sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor patrimoniale, la
un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare, un instrument de
verificare a înregistrărilor contabile efectuate, precum şi o bază de informaţii necesară pentru
analiza economicofinanciară a întreprinderii. El conţine: simbolul contului debitor şi al conturilor
creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună
a anului curent. Registrul Cartea Mare conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de
unitate.

Se întocmeşte la sfârşitul lunii, în cadrul compartimentului financiarcontabil, astfel:

 Rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără
desfăşurarea pe conturi corespondente;
 Sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele
jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
 Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi
creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care
se înscrie pe rândul destinat pentru acest scop).

Balanţa de verificare sau balanţa conturilor este un procedeu specific al metodei contabilităţii
care asigură verificarea exactităţii înregistrării operaţiilor economice în conturi, legătura dintre
conturile sintetice şi bilanţ, legătura dintre conturile sintetice şi conturile analitice, precum şi
centralizarea datelor contabilităţii curente.
Balanţa de verificare se prezintă sub forma unei situaţii tabelare, în care se înscriu datele valorice
preluate din conturi.
În cadrul balanţei de verificare se obţin anumite egalităţi structurale şi globale proprii dublei
înregistrări şi corespondenţei conturilor. Aceste egalităţi exprimă un echilibru permanent între
aceste date, de unde provine şi denumirea de “balanţă”.
4
Balanţa de verificare conţine toate conturile folosite de o unitate patrimonială, fiecare cont fiind
înscris cu soldul iniţial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor şi soldul final de la sfârşitul
lunii pentru care se încheie balanţa respectivă.
Legea contabilităţii nr. 82/1991 prevede la articolul 22 că “pentru verificarea înregistrării
corecte în contabilitate a operaţiunilor se întocmeşte lunar balanţa de verificare”.

Clasificarea balanţelor de verificare

Balanţele de verificare se clasifică după mai multe criterii:
a. După natura conturilor pe care le conţin:
􀂃 balanţe de verificare ale conturilor sintetice – se întocmesc pe baza datelor preluate din
conturile sintetice şi cuprind toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curentă a unei
unităţi patrimoniale, într-o anumită perioadă de gestiune;
􀂃 balanţe de verificare ale conturilor analitice – se întocmesc înaintea elaborării balanţei
conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Se întocmesc pentru fiecare
cont sintetic care a fost desfăşurat pe conturi analitice. Se mai numesc şi balanţe de verificare
auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balanţa de verificare a conturilor sintetice care
este una singură pe întreprindere, numărul balanţelor de verificare ale conturilor analitice
depinde de numărul conturilor care au fost desfăşurate pe conturi analitice.
b. După numărul de egalităţi pe care le cuprind:
􀂃 balanţe de verificare cu o egalitate;
Balanţa de verificare cu o egalitate se prezintă în două variante: fie ca balanţă a sumelor, fie ca
balanţă a soldurilor. Ea cuprinde numai o singură egalitate

Simbol Denumire Cont Solduri initiale Solduri initiale

cont debitoare creditoare

􀂃 balanţe de verificare cu două egalităţi;

Simbol Denumire cont Solduri Solduri Solduri finale Solduri finale

cont initiale initiale debitoare debitoare
debitoare creditoare

􀂃 balanţe de verificare cu trei egalităţi;

Simbol Denumire Solduri Solduri Rulaje Rulaje Solduri Solduri

cont cont initiale initiale debitoare crditoare finale finale
debitoare creditoare debitoare creditoare

5
􀂃 balanţe de verificare cu patru egalităţi.
Simbol Denumire Solduri Solduri Rulaje Rulaje Total Total Solduri Solduri
cont cont initiale initiale debitoare creditoare sume sume finale finale
debioare creditoare debitoare creditoare debitoare crditoare

Balanţele de verificare se întocmesc lunar şi ori de câte ori este necesar, în scopul verificării
exactităţii înregistrării operaţiilor economice în conturi şi pentru întocmirea bilanţului contabil.

În vederea întocmirii balanţei de verificare se efectuează următoarele lucrări:

 se trec operaţiile din evidenţa cronologică (Registrul Jurnal) în evidenţa sistematică
(Registrul Cartea Mare), până la data când urmează a se întocmi balanţa de verificare;
 se totalizează sumele din debitul şi creditul conturilor deschise şi sedetermină soldul lor;
 se transpun datele din conturi în formularul de balanţă de verificare;
 se adună coloanele balanţei conturilor şi se verifică egalităţile dintre coloanele perechi.