2.

DOCUMENTELE DE EVIDENŢĂ

2.1 EVIDENŢA ECONOMICĂ – COMPONENTĂ A SISTEMULUI

INFORMAŢIONAL ECONOMIC

NOŢIUNI GENERALE

Principiul justificării faptelor presupune ca operaţiile şi activităţile economice,

organizatorice şi administrative care se desfăşoară în unităţile patrimoniale să se consemneze în
momentul efectuării lor în acte scrise numite documente justificative. Pe baza acestora se fac
înregistrările din contabilitate în jurnale, fişe de cont, balanţe etc. Un act scris are calitatea de
document dacă îndeplineşte următoarele condiţii:
 Dovedeşte efectuarea unei anumite operaţii;
 Conţine descrierea detaliată şi completă a operaţiei: calitativă, cantitativă, valorică;
Documentele îndeplinesc următoarele funcţii: justificativă, informativă, de control şi juridică;
În funcţie de modul de întocmire, conţinutul şi rolul lor, documentele contabile se
grupează astfel:
• documente de evidenţă (justificative): factura, chitanţa, bon de consum etc.
• registre contabile: registru- jurnal, nota de contabilitate, fişa de cont etc.
• documente de sinteză: balanţa conturilor, bilanţul contabil, contul de rezultate etc.

2.2 STRUCTURA DOCUMENTELOR DE EVIDENŢĂ

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

a) denumirea documentului ( factură, chitanţă, bon de consum);
b) denumirea şi sediul unităţii care a întocmit documentul;
c) numărul documentului şi data întocmirii lui;
d) părţile participante la efectuarea operaţiei economice (când este cazul);
e) descrierea operaţiei consemnate în document;
f) datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice;
g) numele şi semnăturile persoanelor participante;

2.3 CLASIFICAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENŢĂ

1. După natura operaţiilor la care se referă:

• documente de dispoziţie - care cuprind ordinul de executare a unei operaţii
(ordinul de plată);
• documente de execuţie - consemnează operaţii economice efectuate (factura,
chitanţa);
• documente combinate (mixte) - cuprind atât ordinul de executare a unei
operaţii, cât şi confirmarea efectuării ei (bonul de consum);
2. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind:
• documente singulare - conţin date privind o singură operaţie (factura,
chitanţa, bonul de consum);
• documente cumulative sau centralizatoare - cuprind date privind mai
multe operaţii de acelaşi fel;
3. După momentul întocmirii:
• documente primare - se întocmesc, de regulă, în momentul şi la locul
efectuării operaţiilor economice (factură, chitanţă);
• documente secundare - se întocmesc pe baza documentelor primare;
4. După locul întocmirii:
• documente interne – circulă doar în interiorul unităţii economice;
• documente externe – circulă la terţi sau sunt întocmite de către terţi;
5. După regimul de tipărire şi utilizare:
• documente cu regim special - pentru care sunt stabilite reguli stricte de
tipărire, numerotare, întocmire, păstrare (chitanţa, factura, cecul, avizele de
însoţire, foi de parcurs, efecte de comerţ);
• documente cu regim uzual: bon de consum etc.

6. După sfera de aplicare:

 documente generale sau comune – care sunt utilizate de către toate unităţile (facturi,
chitanţe);
 documente specifice – utilizate pentru operaţii specifice anumitor ramuri de activitate;
7. După forma de prezentare:
 documente tipizate – care se întocmesc pe formulare-tip (facturi, chitanţe);
 documente netipizate – care se întocmesc pe formulare specifice unor ramuri sau se
improvizează în funcţie de necesităţi;

2.4 NORME DE ÎNTOCMIRE ŞI CORECTARE

Completarea documentelor se poate face manual (cu cerneală sau cu pastă de pix) sau cu
mijloace tehnice (cu maşini de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul).
În documentele contabile nu sunt admise ştersături, răzături sau lăsarea de spaţii libere .
Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea
anumitor reguli:
• tăierea cu o linie orizontală a textului sau sumei eronate şi scrierea alături sau
deasupra a textului sau sumei corecte;
• confirmarea corecturii prin semnătura persoanei care a întocmit documentul,
menţionându-se şi data corectării;
• documentele cu regim special întocmite greşit se anulează prin tăierea cu o linie în
diagonală pe care se scrie cuvântul “ANULAT”, păstrându-se în continuare în
carnetele respective, fără a se detaşa;

2.5 VERIFICAREA DOCUMENTELOR

Înainte de a se înregistra în contabilitate, documentele de evidenţă trebuie să fie supuse

unei verificări minuţioase.
Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte:
a) verificarea formei;
b) verificarea aritmetică (cifrică);
c) verificarea de fond;
1. Verificarea formei urmăreşte:
• dacă s-au folosit formulare corespunzătoare cu natura operaţiilor (facturi pentru
livrări de bunuri, chitanţe pentru încasări în numerar, ordine de plată pentru achitarea
prin bancă a datoriilor către furnizori şi a datoriilor fiscale, cecul în numerar pentru
ridicarea sumelor de la bancă etc.)
• dacă s-a completat numărul de exemplare cerute (factura, ordinul de plată, avizul de
însoţire se întocmesc în 3 exemplare, chitanţa şi chitanţa fiscală în 2 exemplare etc.);
• dacă s-au respectat regulile de întocmire a documentelor;
2. Verificarea aritmetică urmăreşte:
• dacă sumele au fost înscrise corect;
• dacă s-au efectuat corect calculele;
3. Verificarea de fond urmăreşte dacă operaţia este legală, reală, necesară şi oportună.
Verificarea documentelor se poate face de către persoanele:
• care conduc contabilitatea (contabil-şef, director economic);
• care execută controlul financiar preventiv;
• împuternicite de către unitate (cenzori, experţi contabili);
• care fac parte din aparatul de control financiar şi fiscal al statului (inspectori,
comisari);