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1. OBJETIVO:
Establecer la metodología a utilizar para la administración de un proyecto en COTECMAR
2. ALCANCE:
Aplica en la Gerencia de Proyectos desde que se nombra un Gerente de Proyecto hasta la entrega a satisfacción del
servicio.
3. CONDICIONES GENERALES:
N/A
4. DEFINICIONES:
ORDEN DE TRABAJO (OT). Número generado por la División de Costos y Presupuesto, que actúa como código
para el control económico de los recursos asociados a un trabajo especifico.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
• G-DEGPMBG-80-001 Organización carpetas proyectos.
• P-DEGPMBG-80-002 Entrega de Trabajos a Clientes.
• Manual de Contratación de COTECMAR.
• Disposición # 01 del 02-01-01 de COTECMAR.
7. DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
7.1.1. Cuando se designa como Gerente de Proyecto debe realizar las siguientes actividades:
• Recibir de parte del Jefe del Departamento de Gerencia de Proyectos de Mantenimiento y Reparación
mediante comunicación interna su nombramiento como Gerente del Proyecto.
• Asistir a las reuniones entre el Cliente y la Corporación, para que este enterado de cada una de las
actividades referente al proyecto.
• Organizar la carpeta de proyecto según Guía G-DEGPMBG-80-001 “Organización Carpeta de Proyecto”.
• Recibir del Jefe Departamento Gerencia de Proyectos Mantenimiento y Reparación el contrato firmado y/o la
cotización autorizada por el cliente que forma parte integral del contrato.
• Recibir del Jefe de la División de Estimación, los estimativos de las cotizaciones (por seguridad se comparte
esta información en la red).
• Solicitar al cliente, cuando se requiera, la información técnica, documental, planos, detalles y otra información
necesaria para la realización del trabajo, entregándola a las áreas respectivas oportunamente, para efectos
de consulta. (Cuando se trate de embarcaciones, Verificar si el Buque es clasificado).
• Solicitar la apertura de las respectivas Ordenes de Trabajo a la División de Costos y Presupuestos e informar
a la Oficina de Programación y Control de la Producción.
• Informar a las Direcciones que participaran en la ejecución del proyecto sobre el inicio de las actividades,
suministrándole las respectivas ordenes de trabajos y coordinando con estas la disponibilidad de recursos
(cuando se requiera).
• Coordinar con la Oficina de Programación y Control de la Producción y los Jefes de División involucrados
(producción, electricidad y motores) la elaboración del cronograma preliminar para la ejecución del proyecto
teniendo en cuenta la estimación, la cotización autorizada, la disponibilidad de recursos y la coordinación de
CORPORACIÓN DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
PARA EL DESARROLLO DE LA INDUSTRIA NAVAL MARÍTIMA Y FLUVIAL
• Si los nuevos trabajos solicitados por el cliente contemplan condiciones y características técnicas diferentes
a las de los trabajos en desarrollo, el GEPRO coordina la estimación y cotización respectiva y una vez
aprobada por el Cliente tramita la OT según sea el caso siguiendo los pasos establecidos para la
programación, asignación de recursos y ejecución. El GEPRO debe presentar al cliente la cotización para la
aprobación de estos trabajos.
• Actualizar y entregar cronograma y el balance de presupuesto, cuando se vea afectada la programación de
trabajos o el presupuesto inicialmente acordados, al interventor y/o supervisor de los trabajos.
• Verificar el cumplimiento de cada una de las actividades referenciadas en el Plan de Calidad para la gestión
de producción.
• Coordinar con el Departamento de Inspección y Ensayo de la Planta Mamonal o el ente que se requiera las
Pruebas no destructivas que sean necesaria en la ejecución del proyecto.
• Consultar con la Dirección de Investigación, Desarrollo e Innovación dudas técnicas (Conceptos técnicos)
cuando se requiera.
• Realizar seguimiento fotográfico a los trabajos de relevancia técnica y que deban ser incluidos en el informe
final del proyecto.
• Coordinar la disposición final de los desechos oleosos con el o los Departamentos de involucrados.
(Producción, Motores y/o Electricidad). Solicitar certificado de la disposición final de los desechos oleosos
descargado de las unidades a la empresa contratista (Cuando se realice esta actividad).
• Coordinar permanentemente con la división de costos y presupuestos para que los costos que se generen
durante la ejecución del proyecto, se carguen en las OT respectivas.
• Coordinar con los Jefes de Divisiones Involucrados en el proyecto, teniendo en cuenta el cronograma de
trabajos del proyecto, las pruebas necesarias para asegurar la calidad y condiciones del trabajo y elaborar el
registro respectivo. El GEPRO coordina con el cliente su asistencia a las pruebas sin que esto afecte en lo
posible el cronograma establecido.
7.3.1. Cuando finalizan los trabajos, debe realizar las siguientes actividades:
• Hacer las devoluciones de material sobrante al almacén verificando el descargue de los mismos al proyecto.
• Cerrar las ordenes de trabajo con la División de Costos y Presupuesto.
• Dependiendo de las condiciones especificas de cada trabajo en particular, cuando se requiera, se entregará
con el apoyo de los Jefes de División Involucrados en el proyecto, los respectivos protocolos de pruebas de
los trabajos al cliente (interventor y/o supervisor del contrato).
• Asistir a la reunión de entrega de trabajos con el Cliente.
• Coordinar con la Dirección de Investigación, Desarrollo e Innovación, Departamento de Inspección y Ensayo
y/o el Departamento respectivo (Producción, Electricidad y/o Motores) la entrega de registros, informes,
planos, protocolos y conceptos desarrollados a lo largo del proyecto, como anexos, para la elaboración del
informe final.
• Devolver o entregar al cliente la información técnica, documental, planos, detalles y otros utilizados en la
realización del trabajo que sean de su propiedad (considerados como Bien del Cliente).
• Entregar Informe final al Cliente.
• Diligenciar Encuesta Nivel de Satisfacción del Cliente, a través del formato F-CTMAR-002 y entregarla
diligenciada al Departamento de Comercial para que se evalué y haga seguimiento a las respuestas del
cliente.
• Elaborar el Acta de entrega de trabajos, según el procedimiento P-DEGPMBG-80-002 “Entrega de Trabajos
a Clientes” y enviarla al Departamento Financiero para su respectiva facturación.
• Gestionar el pago del saldo por parte del Contratante.
• Cuando se trate de embarcaciones, diligenciar el formato Autorización de Zarpe y coordinar con
Guardacostas y la División de Varadero la revista antinarcóticos y según sus resultados, finalmente se
autorizará el zarpe. Informar el zarpe de la unidad a las dependencias Involucradas (dentro y fuera de
COTECMAR cuando aplique) una vez se cumpla lo estipulado en los literales anteriores. Este ítem no aplica
para las Unidades de la Armada Nacional.
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8. ASPECTOS AMBIENTALES:
Ejercer cumplimiento de la normatividad impartida por la Corporación en la protección del Medio Ambiente, que
garantice la preservación de los recursos naturales.
10. REGISTROS/ANEXOS:
CÓDIGO TÍTULO
F-CTMAR-002 Encuesta Nivel de Satisfacción del Cliente.