Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
5 controlul intergestionar
Acest control reprezintă o tehnică sau modalitate de control care se utilizează pentru
stabilirea adevărului în situaţiile în care se invocă drept explicaţie a unor lipsuri într-o gestiune,
plusurile la aceleaşi articole existente într-o altă gestiune. Prin această tehnică, se constată, de
exemplu, dacă lipsa din magazia de produse finite este compensabilă cu plusul unor piese
componente ale produselor finite respective, constatat la secţia de producţie.
Controlul intergestionar scoate în evidenţă elemente concludente care explică unele
situaţii de fapt, împrejurările care au determinat producerea pagubei. Prin această modalitate de
control se demonstrează dacă există o legătură între plusul dintr-o gestiune şi lipsa din cealaltă,
dacă se întrunesc condiţiile de compensare legală sau dacă diferenţele respective au ca explicaţie
neîntocmirea formelor de predare-primire pentru un lot restituit în producţie în vederea unor
remanieri, sau semnarea de către gestionarul depozitului pentru primirea unui lot de produse
finite pe care, în fapt, nu le-a primit etc.
Compensarea de mărfuri poate opera între plusuri şi minusuri numai pentru aceeaşi
perioadă gestionară şi la aceeaşi gestiune. Când se afirmă, însă, că plusurile apar în altă gestiune,
şi se face dovada că sunt create prin manipulări greşite ale bunurilor aceluiaşi agent economic, nu
se poate respinge apărarea gestionarilor că nu le este imputabilă contravaloarea acestora, deoarece
în această situaţie, agentul economic nu are pagubă. Această operaţie nu reprezintă însă o
compensare, ci corectarea unor erori, dacă bunurile la care se referă imputaţiile există în
materialitatea lor în alt depozit al agentului economic datorită, cert, unor omisiuni de întocmire a
documentelor.
Etapa în care se realizează pregătirea acţiunii de control financiar contabil este, aşa cum o
arată şi denumirea, etapa premergătoare efectuării activităţii propriu-zise de verificare.
Acţiunea se realizează de către organele de control desemnate să efectueze verificarea
activităţii economice programate, atât la nivelul instituţiei care dispune şi/sau efectuează
controlul cât şi, în completare, la nivelul subiectului ce urmează a fi controlat.
La nivelul instituţiei care disupune şi/sau efectuează controlul, principalele momente ale
acestei etape premergătoare constau în stabilirea temei generale a controlului şi, în legătură cu
acesta, cunoaşterea în amănunt a tuturor elementelor teoretice şi a prevederilor legale referitoare
la procesele, activităţile sau fenomenele economice ce urmează a fi verificate, aşa cum au fost
stabilite prin norme legale.
Însuşirea, în amănunţire, a prevederilor legale ca şi a elementelor teoretice care
reglementează activitatea ce va fi supusă controlului, creează premisele derulării în bune condiţii
a acţiunii, conform obiectivelor programate a se realiza prin acţiunea de verificare.
Tot în această etapă se stabilesc principalele elemente ale structurii organizatorice
aparţinând tipului de subiect ce urmează a fi controlat, dacă acţiunea vizează efectuarea verificării
la nivel regional sau naţional, sau a subiectului însuşi, dacă acţiunea vizează un singur agent
economic.
Corespunzător necesităţilor de informare şi în funcţie de prevederile legale ce
reglementează o activitate sau un fenomen economic, se stabilesc principalele obiective ale
controlului care, eventual, se completează cu altele ce rezultă pe parcursul desfăşurării activităţii
de verificare.
Pe baza tuturor acestor elemente, se decid atât formele de control ce urmează a fi utilizate
cât şi principalele surse de informaţii necesare desfăşurării, în bune condiţii a acţiunii de
verificare financiar contabilă.
Structurată pe fazele enunţate, etapa de pregătire a acţiunii de control se prezintă asfel:
Sarcinile generale de control, aşa cum au fost stabilite prin programe, se desfăşoară pe
teme generale, iar în cadrul acestora, pe teme distincte de control financiar cotabil.
Tema controlului se defineşte ca o exprimare sintetică a unei acţiuni sau activităţi de
verificare financiar contabilă care urmează a se desfăşura pe baza unor obiective apriori
stabilite şi aprobate de către conducerea unităţii cu sarcini de control autorizată să o
exercite.
Denumirea sau titlul temei controlului trebuie să fie sugestiv şi să facă referire la câteva
elemente caracteristice rezultate din obiectul verificării, subiectul controlului, persoană fizică sau
juridică la care se realizează acţiunea şi, eventual, perioada din activitatea acesteia care face
obiectul controlului.
Temele controlului sunt stabilite în funcţie de necesităţile de informare a unor factori de
decizie, în legătură cu starea, la un moment dat a unor fenomene, procese sau unor activităţi
economice. Aceste necesităţi de informare pot avea caracter permanent, determinat de
programele de management general şi, în cadrul acestora, de modul de luare şi aplicare a
deciziilor, sau caracter accidental determinat de unele perturbaţii ce pot interveni în cursul
desfăşurării unui proces economic şi ale căror cauze este necesar a fi cunoscute iar efectele
acestora reparate.
Caracterul permanent al necesităţii de informare prin control poate îmbrăca la rândul
său forma continuă sau forma periodică, aceasta din urmă manifestându-se la anumite date, de
obicei fixe.
Manifestarea caracterului permanent al necesităţii de informare, în cele două forme ale
sale, continuă şi periodică, este concretizată în cele două forme ale controlului ce urmează a fi
exercitat în aceste cazuri, controlul continuu şi controlul periodic.
Caracterul accidental al necesităţii de informare este, de obicei, generat de apariţia unor
situaţii neprevăzute în desfăşurarea fenomenelor, proceselor sau activităţilor economice datorate
unor abateri de la prevederile legale ale personalului de execuţie sau de conducere implicat în
realizarea acestora.
În funcţie de aceste necesităţi de informare şi de caracterul acestora vor fi stabilite şi
temele controlului ce rezultă din sarcinile generale menţionate în programele de control ale
instituţiilor de verificare financiar contabilă.
Analiza generală a temelor controlului este unul din momentele principale ale etapei
pregătitoare a activităţii de control prealabilă desfăşurării acesteia, în care se efectuează două
importante acţiuni de a căror realizare depinde, în mare măsură, reuşita activităţii de control.
Prima dintre aceste acţiuni, aceea privind însuşirea elementelor teoretice şi a
prevederilor legale (2.3.) care reglementează activitatea ce face obiectul acţiunii de control,
este activitatea în care se realizează însuşirea, de către controlor, a tuturor elementelor teoretice
referitoare la tema dată, atât cele stabilite prin legi cât şi cele înscrise în studii, publicaţii, recenzii
sau în literatura de specialitate din ţară sau chiar din străinătate.
Este necesar ca studierea şi însuşirea prevederilor legale referitoare la tema controlului să
fie efectuată de o manieră cât mai completă şi exactă pentru a nu se crea posibilitatea unor
interpretări, ale controlorului, generate de necunoaşterea, cunoaşterea insuficientă sau superficială
a acestora şi care ar duce la evaluări eronate ale unor stări de fapt întâlnite la activităţile
controlate.
Documentarea asupra temei ce face obiectul controlului se completează, în plus faţă de
cele prevăzute de prevederile legale, cu elemente teoretice consemnate în studiile şi articolele de
specialitate cu observaţia că, mai ales în această perioadă caracterizată printr-o abundenţă de
publicaţii, se impune ca autorii acestora să fie selectaţi cu mare grijă.
Cea de-a doua acţiune din cadrul acestei faze se referă la cunoaşterea generală a
principalelor elemente de organizare a unităţii sau a tipului de unitate economică ce
urmează a se controla.(2.4.).
Acţiunea constă din realizarea unei documentări prealabile la una din unităţile cu profil
similar celei la care se exercită controlul unde se urmăreşte organizarea generală a acestuia,
modul de stabilire şi de punere în aplicare a deciziilor, competenţelor şi răspunderilor
personalului de conducere şi execuţie ca şi modul de organizare a evidenţelor tehnico-operative,
financiare şi contabile.
În activitatea de documentare se mai urmăresc, de asemenea, modul de realizare a
măsurilor stabilite prin eventualele acte de control anterioare, efectuate la unităţile ce urmează a fi
controlate, la organe tutelare ale acestora, sau la alte unităţi, dar care au vizat şi activitatea
acestora. Se mai urmăresc, de asemenea, măsurile stabilite pe baza propriilor dări de seamă şi, nu
în ultimul rând, consultările controlorilor desemnaţi să efectueze verificarea cu cadrele de
conducere ale unităţilor sau subunităţilor acestora.
Determinarea şi însuşirea tuturor acestor elemente au drept scop de a pune la dispoziţia
celui care execută controlul un material cât mai complet de informare privind atât condiţiile în
care unitatea ce urmează a face obiectul controlului îşi desfăşoară activitatea cât şi cadrul legal în
care această activitate trebuie să se deruleze.