Ce trebuie să știe și să facă un consultant

ERP?
Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning) este o aplicație a cărei menire este să
integreze, într-o singură bază de date, toate ariile funcționale ale unei întreprinderi:
aprovizionare, distribuție, producție, financiar-contabilitate, service etc. Prin dimensiunea și
complexitatea lui un ERP nu se poate instala precum o aplicație de tip Office, prin câteva clic-
uri, ci necesită un proces de implementare etapizat. Aceasta presupune mai întâi cunoașterea
nevoilor informaționale ale întreprinderii, care se mai numesc și cerințe de afaceri, iar apoi
funcție de acestea urmează configurarea și customizarea ERP-ului.

Legătura între cerințele de afaceri ale clientului și posibilitățile funcționale ale sistemului ERP
este realizată de către consultantul ERP. Pentru a realiza această legătură consultantul ERP
trebuie să dețină în prealabil niște cunoștințe și abilități. Totuși, în scopul prezentării noastre,
vom începe mai întâi cu activitățile pe care le realizează consultantul ERP, iar acestea vor
reliefa genul de cunoștințe pe care consultantul trebuie să le aibă.

Ce trebuie să facă un consultant ERP

Să presupunem că un furnizor de ERP tocmai a încheiat un contract de implementare cu un
client. Prima etapă a implementării constă în realizarea de către consultantul ERP a unor
interviuri cu reprezentanții clientului, pe fiecare arie majoră a implementării. Concret,
consultantul va discuta cu managementul companiei - directorul general, directorul de vânzări,
contabilul-șef etc. pentru a stabili care sunt cerințele de afaceri - adică cum merg lucrurile
în compania respectivă, dar și cum se dorește să meargă.

În urma interviurilor consultantul întocmește un document de analiză ce conține informația și

procesele care sunt necesare a fi gestionate în sistemul ERP. În baza acestui document
consultantul, cunoscând soluția ERP, caută să găsească soluții la cerințele clientului, pe care apoi
i le prezintă acestuia. În acest scop, consultantul ERP realizează setări și configurări în sistemul
ERP. În paranteză spus, un sistem ERP autentic trebuie să fie foarte configurabil, astfel încât să
se poate adapta cât mai multor cerințe și tipuri de afaceri. Din acest punct de vedere, Dynamics
365 Business Central (Navision) este o soluție cu numeroase opțiuni de configurare și care se
pretează pentru aproape orice gen de afacere.

Invariabil, unele din cerințele clientului nu vor fi acoperite de soluția standard și vor necesita
customizarea/adaptarea sistemului ERP. Pentru acestea se vor realiza interviuri separate, în care
se vor analiza în detaliu aceste cerințe care presupun customizare.

După aceasta etapă consultantul va discuta cu dezvoltatorul, cel care trebuie să modifice și să
actualizeze codul software al sistemului ERP, și în baza a ceea ce s-a discutat cu clientul se vor
proiecta și realiza dezvoltările. Consultantul ERP va testa dezvoltările, iar apoi le va prezenta
clientului.
În final, consultantul ERP instruiește utilizatorii și migrează datele clientului în sistemul ERP.
După ce sistemul intră în funcțiune urmează etapa de suport, în care consultantul acordă asistență
utilizatorilor pe diferite probleme. Unele cerințe de suport sunt mai consistente - de exemplu
clientul vrea să folosească un nou modul din ERP sau își extinde afacerea cu o nouă linie de
business și atunci în cadrul suportului se pot realiza și ”mini-implementări”.

Ce trebuie să știe un consultant ERP

Am văzut așadar, în mare, ce presupune activitatea unui consultant ERP. Pentru această
activitate, consultantul trebuie să dețină un set de cunoștințe și abilități, pe care le-am structurat
mai jos în câteva secțiuni.

Procese de afaceri și contabilitate

Pentru a putea realiza analiza cerințelor de afaceri consultantul trebuie să aibă cunoștințe privind
procesele de afaceri și fluxurile de documente și informații dintr-o întreprindere: de exemplu, să
știe ce este o comandă de vânzare sau ce înseamnă o recepție cantitativă a mărfii. Acestea sunt
informații pe care de obicei le asimilezi după ce ai lucrat efectiv într-o companie, nu se predau
într-o instituție de învățământ.

În ce privește contabilitatea, ea este limbajul afacerilor și cunoașterea ei permite înțelegerii

proceselor de afaceri și, mai ales, a consecințelor lor din punct de vedere financiar. Totuși,
consultantul ERP trebuie să cunoască doar principiile contabile și monografiile contabile cel mai
des uzitate, nu să fie la curent cu toată legislația și partea de fiscalitate. Ajută cu siguranță să fi
lucrat ca contabil, dar te poți descurca și dacă ai doar o înțelegere teoretică.

Cunoștințe privind configurarea sistemului ERP

Consultantul ERP trebuie să învețe să configureze sistemul ERP astfel încât acesta să răspundă
nevoilor clientului. Configurarea nu este un proces tehnic, ea se realizează în aceeași interfață cu
care lucrează și utilizatorul final. Pentru a învăța configurarea consultantul are la dispoziție
manuale, tutoriale și, mai ales, experiența personală rezultată din testare și verificare.
Configurarea este partea cea mai creativă a meseriei de consultant, fiindcă uneori aceeași
problemă se poate rezolva în mai multe feluri, dar unele soluții sunt mai bune decât altele.

Abilități de comunicare și empatie

În calitate de consultant ERP vei discuta cu managementul companiei, vei instrui utilizatorii
finali și vei comunica și în scris, mai ales în etapa de suport. Asta înseamnă că trebuie să-ți placă
să interacționezi cu oamenii, să-i înțelegi și să ții cont întotdeauna că, o implementare ERP este
mai înainte de toate nu un proces tehnic, ci unul în care se schimbă modul în care oamenii fac
lucruri le într-o companie. Uneori acest lucru generează rezistențe, frustrări, așteptări nerealizate,
iar succesul unei implementări depinde și de capacitatea ta de a face față unor astfel de situații.

Cunoștințe generale IT
Ca să poți fi un consultant ERP trebuie să ai un minim de cunoștințe și experiență cu tehnologia
informația. Dacă te înspăimântă să lucrezi cu Excel și Word, probabil această meserie nu este
pentru tine. Totuși, a fi consultant ERP nu înseamnă că trebuie să ai cunoștințele unui
programator sau administrator de sistem, ci trebuie doar să ai o deschidere față de IT și să știi să
utilizezi eficient aplicațiile gen Microsoft Office. Iar dacă ai lucrat deja în calitate de utilizator cu
un sistem ERP, deții o bună parte din cunoștințele tehnice necesare. Cunoștințele din domeniul
bazelor de date, deși nu sunt o necesitate, te vor ajuta totuși să înțelegi mai bine sistemul și să ai
o contribuție mai mare la proiectarea unor customizări.

Kepler Management Systems este de mai bine de 12 ani implementator al sistemului ERP
Microsoft 365 Business Central, cunoscut în piață mai ales sub denumirile mai vechi de
Dynamics NAV/Navision. Kepler este cunoscut ca un partener serios și responsabil, care pune
accentul pe calitate și profesionalism. În relațiile cu angajații, respectul este probabil cuvântul
care ne caracterizează cel mai bine. Dacă simți că rezonezi cu valorile noastre și ești interesat de
o carieră în cadrul companiei noastre, poți aplica la una din pozițiile deschise - vezi secțiunea
Cariere din site.

Dacă te interesează funcționalitățile oferite de sistemul ERP Dynamics NAV (Navision), te

poți abonați la newsletter-ul realizat lunar de Kepler Management Systems. Vei fi la curent cu
ultimele noutăți, dar și cu diverse oferte și promoții.