ANTREPRENOR DE VIITOR

CUM FOLOSEȘTI DATELE

PENTRU A AVEA VIZIBILITATE
ȘI PREDICTIBILITATE ÎN
AFACERI
 DESPRE DIGITALIZARE
CUM PUTEM FOLOSI DATELE PENTRU O NOUĂ
PERSPECTIVA ASUPRA BUSINESS-ULUI
În lumea de afaceri de azi, în care lucrurile se mișcă rapid,
transformarea digitală a devenit un avantaj remarcabil. Din ce în ce
mai multe companii, care au implementat transformarea digitală în
modelul de business pe care îl abordează și prin adoptarea unor
procese și tehnologii noi, văd impactul pozitiv asupra activității lor.

Mai mult, într-un context economic plin de provocări și în fața unei

crize sanitare de proporții, companiile au supraviețuit și chiar excelat
prioritizând programele de transformare digitală - conform Dell
Digital Transformation Index 2020, 80% dintre directorii generali din
toată lumea și-au mutat atenția pe digitalizare în 2020.

Dar acest proces nu se referă doar la utilizarea celor mai noi

tehnologii, ci și la faptul că el permite oamenilor și organizațiilor să-
și rezolve problemele clasice pe care le întâmpină adoptând soluțiile
digitale în locul soluțiilor vechi. Astfel, vorbim mai puțin de o
schimbare radicală a afacerii, ci de învățarea modului de utilizare a
instrumentelor digitale pentru a gestiona mai eficient business-ul și a
deservi mai bine clienții. Iar business-urile care nu reușesc să adopte
noile practici bazate pe date riscă să piardă un avantaj competitiv
esențial și, în cele din urmă, cota de piață și profitul aferente.

Vestea bună e că acum este mai ușor ca niciodată, mulțumită

tehnologiilor pe care le avem la dispoziție. Spre exemplu, cloud-ul
poate avea un impact imediat asupra modului de lucru, deoarece
permite o disponibilitate mai mare a informațiilor (inclusiv de pe
dispozitive mobile) și o securitate sporită a datelor. Mai mult, există
soluții software accesibile și ușor de utilizat care îi pot ajuta pe
manageri să economisească timp și bani și să aibă o viziune mai clară
asupra afacerii, bazată pe date.

www.mywiz.ro
 03

IMPORTANȚA
DATELOR DE AFACERI
Soluțiile software de management al afacerii te ajuta să-ți
gestionezi cu ușurință datele și să le folosești astfel încât să
obții un impact maxim, economisind bani și timp. Fără astfel
de soluții, crește riscul de erori sau o interpretare greșită a
datelor.

Spre exemplu, conform unei companii globale de raportare a

creditelor, o treime din datele de business sunt inexacte, și
aproximativ jumătate dintre companii nu au încredere în
datele lor. Astfel, companiile aflate în această situație au
dificultăți în procesul de management, 66% dintre inițiativele
de management fiind invalidate sau afectate în mod negativ.

O provocare majoră cu care majoritatea antreprenorilor se

confruntă este că datele colectate manual sunt lipsite de
acuratețe și, din această cauză, trebuie să facă ajustări în mod
constant când fac situația financiară. Acest lucru cauzează
mari probleme de încredere, în special când vine vorba de
finanțare. Băncile și investitorii se bazează pe datele pe care
le furnizezi pentru a decide ce sprijin îți pot oferi. Atunci când
acestea văd cifre care sunt inexacte sau care se schimbă în
mod frecvent, se naște neîncrederea și certitudinea că
afacerea ta nu este una viabilă.

Folosirea unei platforme de management al afacerii îți oferă

ocazia să captezi în mod automat datele importante pentru
compania ta. Astfel, poți implementa procese de business mai
exacte și mai riguroase, iar acestea contribuie la un
management mai bun.

www.mywiz.ro
 04

DE CE DATE AI
NEVOIE ÎN BUSINESS
Pe măsură ce tehnologia face din ce în ce mai mult parte din
modul în care oamenii își gestionează afacerile, cu atât mai
mult crește cantitatea de date ce trebuie procesată. Analiza a
ceea ce s-a întâmplat în trecut sau se întâmplă în prezent
reprezintă cheia descifrării direcției în care se îndreaptă
business-ul tău, dar, mai ales, îți poate oferi informațiile de
care ai nevoie pentru a determina modul în care îți poți crește
afacerea.

Dar ce fel de date ai nevoie să înțelegi pentru a-ți desfășura

business-ul în mod eficient? În primul rând, trebuie să ne
uităm la ceea ce ar putea fi considerate date de business. Aici
putem vorbi de o varietate de informații.

Informații despre managementul lanțului de

aprovizionare.
Date despre vânzări.
Informații de contact ale clienților.
Date de depozit și de inventar.
Interacțiuni între membrii echipei, părțile
CE POT FI
interesate și clienți.
CONSIDERATE, Date despre piață și concurență.
MAI EXACT, Date și descrieri ale produselor.
DATE DE Planuri de afaceri și vânzări.
Statistici ale traficului pe site.
BUSINESS? Informații din feedback-urile clienților.
Statistici din campaniile de email marketing.
Informații pe canalele din social media.
Idei pentru dezvoltarea afacerii și tendințe din
piață.

www.mywiz.ro
 05

VIZIBILITATE ASUPRA
DOCUMENTELOR
Afacerile sunt toate conduse pe baza de documente care
stabilesc relații contractuale. Acestea asigură că toate părțile
implicate înțeleg în mod clar termenii, tranzacțiile,
angajamentele, obligațiile și alte implicații asociate acordului
între companii.

Ia în considerare următoarele aspecte:

Companiile prezente în topul Fortune 1000 gestionează
între 20.000 și 40.000 de contracte active
9,2% din veniturile unei companii se pierd din cauza unui
management defectuos al contractelor (conform IACCM
– Asociația Internațională pentru Managementul
Contractelor)

În fața acestor cifre, nu e greu de argumentat cât de

importantă este gestionarea corectă a relațiilor contractuale.
Spre exemplu, aproximativ 50%–60% dintre companiile mici
sau mijlocii urmăresc contractele manual, pe un document
Word sau foaie de calcul Excel – iar acest lucru constituie,
evident, o problemă.

Într-un Word sau Excel nu ai cu adevărat vizibilitate asupra

tuturor documentelor care intră sau ies din compania ta, mai
ales asupra conținutului acestora. Și nu vorbim doar de
contracte, la fel de importante sunt foile de comandă,
chitanțele sau procesele de predare-primire. Gestionarea
manuală a acestor documente lasă loc pentru erori și
încurcături ce vor consuma mai mult timp pentru a fi
rezolvate.

www.mywiz.ro
 06
Konika Minolta evidenția că:
Între 2%-5% dintre documentele unei organizații sunt
puse zilnic în dosare greșite.
1 din 20 de documente este pierdut.
Companiile au cheltuieli de personal de aproximativ 120
DOCUMENTE de dolari pentru a găsi documentele pierdute.
ASUPRA
CĂRORA AI În acest context, vizibilitatea totală asupra documentelor
NEVOIE DE care stabilesc relații contractuale cu furnizorii și clienții tăi
VIZIBILITATE îți oferă certitudinea atât că acestea nu se pierd, cât și că nu
vei rata informații importante. Spre exemplu, data la care
expiră un contract cu un client sau cuantumul penalităților
Contracte pe care trebuie să le plătești dacă întârzii cu plata către un
Comenzi și furnizor.
oferte
Facturi Cum poți să te asiguri că eviți astfel de situații neplăcute? În
Proforme primul rând, trebuie să centralizezi toate aceste documente
Chitanțe într-un singur loc de unde poți avea acces la ele 24/7, iar
Procese verbale acest lucru nu înseamnă doar în dosare închise într-un dulap.
Avize O soluție digitală de management al documentelor îți va
Somații de oferi posibilitatea să le verifici pe acestea de oriunde și în
plată orice moment. Mai mult, ai opțiuni de search sau etichetare
Rapoarte de și posibilitatea să setezi alarme pentru a-ți aduce aminte
activitate când expiră anumite documente sau când sunt depășite
termene de plată.

Managementul documentelor cu ajutorul soluțiilor software

dedicate îți va oferi o viziune clară și rapidă asupra tuturor
relațiilor contractuale ale companiei tale. Iar vizibilitatea
aceasta te va ajuta să iei decizii bazate pe fapte, mai
degrabă decât pe estimări. Vei reuși să identifici asemănări,
diferențe, riscuri sau costuri ascunse pe care le vei putea
folosi, apoi, pentru a-ți genera oportunități de creștere a
business-ului.

www.mywiz.ro
 07

CONTROLUL
CASHFLOW-ULUI
Atunci când ai un business, ai de gestionat o
multitudine de activități zilnic. Tocmai din acest
motiv, să ții evidența plăților și încasărilor poate fi
dificilă, chiar dacă este o parte esențială a succesului
unei afaceri.

Toate încasările afectează fluxul de numerar pe care

compania îl are la îndemână pentru a-și plăti
cheltuielile și investițiile. Dacă îți dorești ca afacerea
ta să aibă un cash flow pozitiv, este nevoie să
analizezi și să administrezi în mod eficient aceste
operațiuni. Lucru pe care nu-l poți face dintr-un
Excel. Ca să nu pierzi timp prețios, pe care l-ai putea
investi în dezvoltarea afacerii tale, ai nevoie de o
soluție software care să îți ofere atât funcționalități
de facturare, cât și de evidență a încasărilor.

Odată ce folosești un astfel de software, vei începe

să observi anumite tipare când vine vorba de plăți și
încasări. Spre exemplu, vei vedea că există facturi
care sunt întotdeauna plătite cu întârziere de același
client. Fii atent la astfel de modele care se repetă,
deși subtile, ele sunt extrem de importante. Cu
ajutorul unor astfel de observații poți crea o nouă
strategie financiară pentru viitor care să te ajute să
ai un cash flow pozitiv. Poți decide, astfel, dacă
există modalități prin care să modifici condițiile de
plată sau să ajustezi scadențele pentru clienții care
plătesc întotdeauna cu întârziere.

www.mywiz.ro
 08
Mai puține erori
AVANTAJELE
UNUI SISTEM O soluție software care include un sistem
DE FACTURARE automatizat de gestionare a facturilor
AUTOMATIZAT accelerează procesarea acestora și contribuie la o
evidență corectă și o corelare exactă a
încasărilor. Mai mult, cu ajutorul softului poți
scana facturi sau comenzi, sistemul recunoscând
date importante pentru a elimina eroarea umană
la introducerea acestor date. De asemenea,
acesta reduce considerabil timpul necesar pentru
a găsi facturile sau comenzile care lipsesc.

Acess la informații în timp real

Procesele de facturare manuală consumă timp și

bani, sunt predispuse la erori și sunt ineficiente.
Cu un sistem de facturare, ai acces în timp real la
date legate de numărul de facturi emise, scadențe
sau întârzieri la plată, ceea ce te poate ajuta să
acționezi în timp util și să iei decizii informate.

Vizibilitate asupra întârzierilor la plată

Cu ajutorul unui soft care include un sistem de

facturare automat poți reduce stresul legat de
urmărirea întârzierilor la plată. Vezi din câteva
click-uri ce clienți și-au depășit scadențele și le
poți trimite cu ușurință notificări de plată.

www.mywiz.ro
 9

RAPOARTE FINANCIARE
Rapoartele financiare oferă o imagine de ansamblu a
situației financiare a unei companii, oferind o perspectivă
asupra performanței, operațiunilor și fluxului de numerar
ale acesteia. Aceste rapoarte sunt esențiale, deoarece
oferă informații despre veniturile, cheltuielile,
profitabilitatea și datoriile unei companii.

Câteva rapoarte importante pe care trebuie să le urmărești

constant sunt:
lunar: bilanțul și P&L-ul
săptămânal: cash flow-ul
zilnic: încasările și veniturile

BILANȚUL

Bilanțul este un document contabil în care sunt

reprezentate toate bunurile (activele) și sursele de
finanțare (pasivele) ale unei companii la un anumit
moment. Rolul acestuia este să îți ofere o imagine cât mai
clară asupra situației tale financiare, astfel încât să poți
lua cele mai bune decizii legate de gestionarea resurselor
pe care le ai în companie sau de creșterea afacerii.

Cu ajutorul bilanțului poți vedea care este valoarea

bunurilor tale principale, valoarea datoriilor și în cât timp
ai putea să le acoperi, dacă business-ul tău este susținut
cu ajutorul creditorilor sau din fonduri proprii, cât de
eficient folosești banii companiei și alte bunuri, ce profit
generezi și pe ce să te concentrezi pentru a-ți dezvolta
afacerea. Practic, bilanțul te ajută să înțelegi unde se
poziționează compania ta și ce poți face pentru a-ți
îmbunătăți rezultatele, implicit să devii mai profitabil.

www.mywiz.ro
 10

RAPOARTE FINANCIARE
RAPORTUL P&L (PROFIT & LOSS)
P&L-ul este o analiză a veniturilor, cheltuielilor și profitului obținut, care îți
arată situația financiară a companiei pe o anumită perioadă. Cu ajutorul
acestuia poți vedea dintr-o privire care sunt zonele puternice și slabe ale
companiei, dar și poți compara performanța din prezent a business-ului față
de cea din perioadele precedente.

Practic, cu raportul P&L știi foarte clar cum stau lucrurile în compania ta din
punct de vedere al veniturilor și cheltuielilor. Dacă ești pe plus, te va ajuta
să iei decizii calculate pentru a putea investi eficient în dezvoltarea afacerii.
Dacă ești pe minus, îți vei da seama ce trebuie să îmbunătățești și unde
trebuie să ajustezi cheltuielile.

FLUXUL DE NUMERAR (CASH FLOW)

Raportul de cash flow arată cât de mulți bani sunt disponibili în firma ta, ca
diferență între plățile și cheltuielile pe care le faci și încasările de la clienți sau
investitori. Fluxul de numerar trebuie să fie preocuparea ta numărul 1 deoarece
este extrem de important să știi de câți bani lichizi dispui, astfel încât să poți
lua rapid cele mai bune decizii și a te asigura că ai o companie sănătoasă din
punct de vedere financiar.

Avantajul uriaș de a avea aceste raportări în cloud este că ai acces rapid și în

orice moment la situația financiară a firmei și poți lua hotărâri în mod eficient
și bine informat. De exemplu, dacă vezi că la finalul unei zile ești pe pierdere,
te uiți la posibilele motive pentru care s-a întâmplat acest lucru și acționezi
imediat, nu mai aștepți finalul de lună pentru ca pierderea să crească. A
întârziat un client cu plata? Verifici cu el când poate fi remediată situația. Ai
avut o cheltuială mai mare? Faci un efort în plus să ai vânzări mai mari în zilele
următoare. În acest fel, ai un control mult mai bun asupra propriei afaceri și a
profitului tău.

www.mywiz.ro
 11

MANAGEMENTUL
AFACERII ÎN CLOUD
Odată cu debutul pandemiei și creșterea exponențială a numărului de
companii care au adoptat un model de lucru remote sau hibrid,
managerii și-au dat seama că software-urile folosite pentru a ține
managementul companiei în cloud îi pot ajuta să-și gestioneze
eficient și de la distanță finanțele și toate procesele de business: de
la emiterea și primirea de facturi, integrarea cu sistemele băncii,
realizarea de rapoarte în timp real, până la previziunile privind fluxul
de numerar și gestionarea datelor de vânzări.

Astfel, managementul business-ului în cloud îți oferă o perspectivă

de business mai clară și poate transforma modul în care lucrezi. Iată
3 beneficii majore:

1
Ai acces la datele și situația companiei în orice moment și de pe orice
dispozitiv - Ești acasă și ai nevoie să analizezi fluxul de numerar astfel
încât să știi dacă poți face o achiziție? Sau ești pe teren și vrei să emiți
sau să verifici o factură? O soluție de management al afacerii în cloud îți
permite să te conectezi chiar și de pe mobil pentru a fi mereu la curent și
în control când vine vorba de finanțele companiei.

Beneficiezi de garanția siguranței datelor - În cloud, datele tale de

2 business sunt protejate și în siguranță, fără să mai fie nevoie ca tu să

investești într-o infrastructură de securitate. Astfel, furnizorii de soluții
de management al afacerii îți asigură conexiuni securizate, care îți permit
setarea unor diferite niveluri de acces pentru angajați și criptarea
transmisiilor de date și fișiere.

Reduci considerabil costurile infrastructurii hardware - Cu o soluție în

3 cloud, nu trebuie să-ți mai faci griji pentru investițiile în hardware-ul

necesar pentru a găzdui local sistemele de management al afacerii. Astfel,
reduci costuri, atât cele inițiale de achiziție, cât și cele ulterioare cu
mentenanța lor. Atât timp cât este disponibilă o conexiune la internet, vei
avea acces la toate instrumentele de business necesare, fară instalări și
configurări complexe.
www.mywiz.ro
 12

VIZIBILITATE TOTALĂ
ASUPRA AFACERII
CU
Există o soluție digitală simplă și intuitivă care te lasă să vezi
informațiile financiare ale companiei fix așa cum îți dorești,
atunci când îți dorești.

Acesta este MyWiz, un serviciu online de contabilitate și

management al afacerii asistat de o platformă automatizată și
de experți contabili, destinat companiilor mici și foarte mici
(microîntreprinderi).

MyWiz oferă o combinație de instrumente de administrare

financiară a unei afaceri, de la emitere de facturi și alte
documente, evidența vânzărilor și cheltuielilor, situația
gestiunii, până la rapoarte financiare în timp real și
comunicarea ușoară și rapidă un expert contabil dedicat.
3 MOTIVE PENTRU CARE SĂ ALEGI MYWIZ

1. Vizibilitate asupra informațiilor oricând și de

oriunde

2. Interfață intuitivă și vizuală

3. Acces direct, 100% online cu un expert contabil

www.mywiz.ro
 13
VIZIBILITATE ASUPRA INFORMAȚIILOR
1 ORICÂND ȘI DE ORIUNDE
Principalul avantaj al MyWiz este accesul 24/7 la
situația financiară a companiei, fără a mai fi nevoie
ca tu să aștepți încheierea lunii pentru a avea
raportul complet furnizat de contabil sau să fii
nevoit să aloci timp pentru o evidență paralelă în
Excel. Astfel, din doar câteva clicuri, poți să
vizualizezi orice date sau rapoarte de care ai
nevoie, de la o situație la zi a încasărilor și până la
defalcarea pe categorii a cheltuielilor din fiecare
lună.

Mai mult, pentru că platforma MyWIZ se poate

interfața direct cu banca cu care lucrezi și poate
extrage automat informațiile din extrasul bancar,
dar și pentru că ea susține tot schimbul de
documente financiare pe care îl realizezi cu clienții
și furnizorii, ai mereu încredere că informațiile
financiare cumulate pe care le consulți îți arată
cum stau lucrurile chiar în acel moment – un atu
important atunci când ai nevoie să iei decizii de
moment, dar cu potențial mare de impact.

Mai ales acum, când mulți dintre noi lucrăm

remote, iar unele echipe sunt răsfirate în colțuri
diferite ale țării (sau chiar ale lumii), nu mai poți
să îți propui să îți desfășori activitatea fără
ajutorul unor instrumente disponibile de la
distanță. MyWiz este o platformă 100% online,
accesibilă din orice browser web, de pe desktop,
laptop sau orice dispozitiv mobil – ceea ce
înseamnă că poți să îți consulți cash flow-ul
oricând și de absolut oriunde.

www.mywiz.ro
 14
INTERFAȚĂ INTUITIVĂ ȘI VIZUALĂ
2 Ca antreprenor ești, de multe ori, un om pasionat
de ceea ce faci, nu neapărat un specialist în
finanțe. Ba mai mult, pentru unii proprietari de
afaceri, să utilizeze un soft sună interesant, dar nu
știu de unde să înceapă ca să aibă sens.
De aceea, platforma de contabilitate și
management al afacerii îți oferă o interfață de
utilizare foarte simplă și curată, ce utilizează
instrumente grafice pentru a transforma cifrele
într-o imagine mai ușor de înțeles. Practic, în loc
de numere seci puse într-un tabel, viziunea
financiară a companiei tale capătă o dimensiune
dinamică ușor de folosit, dar și de memorat.

ACCES DIRECT, 100% ONLINE CU UN

3 EXPERT CONTABIL
MyWiz oferă toate beneficiile de mai sus într-un
serviciu unic care îmbină avantajele unei soluții de
stocare și vizualizare a informațiilor financiare cu
răspunsul la responsabilitatea legală de a colabora
cu un expert contabil pentru întocmirea bilanțurilor
contabile sau a altor documente pentru autorități.
Astfel, prin MyWiz, accesezi direct un contabil
dedicat, cu care poți comunica prin intermediul
platformei și care, dincolo de activitățile contabile
reglementate, te poate ajuta cu sfaturi atunci când ai
nevoie. Avantajul este că totul se desfășoară mai
rapid, 100% online, într-un mediu în care datele sunt
protejate, iar schimbul de documente între voi se
realizează instant, eliminând timpul pierdut în a
strânge totul în dosare și a le duce, fizic, la
contabilul tău.

www.mywiz.ro
 15

STUDIU DE CAZ
CUM A REUȘIT O AGENȚIE DE WEB DESIGN &
MARKETING ONLINE SĂ-ȘI ÎMBUNĂTĂȚEASCĂ
FLUXUL DE NUMERAR CU MYWIZ
Ioan P. deține de peste 10 ani o agenție locală de web
design și marketing online. Dacă la început folosea
facturiere tipizate, pe care le completa de mână, pe măsură
ce afacerea s-a dezvoltat a apelat la ajutorul unui contabil.
Odată cu debutul crizei sanitare, cererea pentru serviciile de
marketing online a crescut exponențial, iar Ioan s-a văzut în
situația de a gestiona un număr mare de facturi, atât către
clienți, cât și de la colaboratorii săi. Mai mult, lipsa tot mai
acută de timp și dorința de a limita deplasările inutile, l-au
convins pe antreprenor să încerce MyWiz.

El a observat imediat beneficiile soluției pentru afacerea sa:

informații la zi despre situația financiară a companiei,
disponibile oricând
interfață intuitivă și ușor de folosit
acces direct la un expert contabil și eliminarea
drumurilor lunare pentru depunerea documentelor.

Nu doar atât, dar, după nici 3 luni de utilizare a soluției

MyWiz, antreprenorul a observat că avea probleme vizibile
cu fluxul de numerar. La o privire mai atentă, a identificat că
unul dintre cei mai mari clienți ai săi plătea mereu cu
întârziere. Mai mult, un colaborator îi factura înaintea
termenului agreat și, astfel, Ioan ajungea să-l plătească din
propriul buzunar.

După o discuție cu ambii parteneri de business, Ioan a

stabilit termene de plată clare și acum urmărește
respectarea lor și menținerea fluxului de numerar cu ajutorul
MyWiz.
www.mywiz.ro
 Folosind MyWIZ, vei avea o perspectivă care să te ajute să
înțelegi cum funcționează afacerea ta în orice moment și
care sunt oportunitățile disponibile în viitor. Vei știi dacă
acum e momentul să faci investițiile pe care le plănuiai
sau trebuie să mai aștepți. Vei afla care clienți îți aduc
cele mai multe venituri și care sunt cei care îți fac mai
mult probleme. Nu te vei mai întreba dacă încasezi prea
puțin sau cheltui prea mult.

Să fii antreprenor presupune să-ți asumi riscuri, dar să fii

un antrepenor de succes înseamnă să ai toate datele de
care ai nevoie pentru a lua deciziile corecte.

Tu ești pregătit să fii un antreprenor de viitor?

Bd. Poligrafiei, Nr 1A, Ana

Tower, Et. 18, Sector 1,
București,
Email: mywiz@wizrom.ro
Tel: 0742 035 425