Tema:

LISTE DE DATE ÎN MEDIUL

MS EXCEL 2010
2.1. Crearea listelor în Excel.
Formulare. Sortarea şi
filtrarea datelor
2.2. Totaluri şi subtotaluri
2.3. Tabele şi diagrame pivot.
Slicere
2.4. Instrumente de optimizare
SCHEMA CONCEPTUALĂ

2
 Gestiunea
Optimizarea datelor
datelor Sortarea
datelor
GOOL
SEEK FORMULARE
Sintetizarea SIMPLĂ și
datelor COMLEXĂ

TABELE PIVOT,
SLICERE Liste de
date
SIMPLĂ și
TOTALURI și COMLEXĂ
SUBTOTALURI DSUM, DMAX, DMIN,
DCOUNT, DAVERAGE,
DGET Filtrarea
datelor
Rezumarea
datelor
Prelucrarea
datelor
2.1. Crearea listelor în Excel. Formulare.
Sortarea şi filtrarea datelor

 O listă este o colecţie organizată de date,

stocate într-o foaie de calcul, structurată
în coloane (câmpuri) şi linii
(înregistrări).
 Prima linie trebuie să conţină numele
coloanelor (etichete).

4
 Reguli de creare a listelor de date
(BD)
• Fiecare coloană să conţină un singur tip de
informaţii;
• Nu trebuie lăsate linii sau coloane libere;
• Pe o foaie de calcul să se afle o singură listă;
• Îngheţaţi linia capului de tabel pentru a o vedea în
permanenţă;
• Să nu conţină celule îmbinate (Merge Cells).
• Selectarea listei se face cu clic oriunde în tabel,
nefiind necesară marcarea vizuală a întregului tabel.

5
Formular pentru introducerea datelor
Operaţii asupra înregistrărilor dintr-o listă:
• Adăugare,
• Modificare,
• Ştergere,
• Căutare,
• Navigare.

Înaintea utilizării unui formular, este necesar

să afişaţi pe panglică butonul Form... .
6
Tabelul cu date

7
 Afişarea butonului FORM pe bara
de acces rapid
1. Deschideţi fila File;
2. Comanda Options;
3. Opţiunea Quick Access Toolbar;
4. Comanda All Commands;
5. Opţiunea Form...;
6. Butonul Add;
7. Ok.

8
 Butoanele de comandă a formularului
îndeplinesc următoarele funcţii:

• New - adaugă o înregistrare nouă în listă;

• Delete – şterge înregistrarea selectată;
• Restore – anulează orice modificare efectuată
asupra înregistrării;
• Find Prev - afişază înregistrarea precedentă;
• Find Next - afişază înregistrarea următoare;
• Criteria – caută înregistrările care satisfac
criteriile precizate;
• Close - închide formularul.

9
 Sortarea datelor
• Sortarea reprezintă operaţia de ordonare a
înregistrărilor care îndeplinesc o anumită
condiţie.
• Sortare simplă şi complexă (după mai multe
niveluri)

10
 Criterii de sortare:
• în ordine alfabetică ,
• numerică sau cronologică,
• după culoarea de umplere a celulelor,
• după culoarea fonturilor,
• după simboluri grafice, ascendent sau
descendent,
• După unul sau mai multe criterii de sortare.

11
 Cheie de sortare
• Câmpul după care se efectuiază sortarea este
numit cheie de sortare.

Notă:
Aplicaţia Microsoft Excel 2010
permite aplicarea de până la 64
de criterii de sortare într-un
tabel

12
 Sortarea simplă –
sortarea datelor după o singură coloană
1. Executaţi clic în orice celulă a
coloanei criteriu de sortare;
2. Tabul Home;
3. Grupul Editing;
4. Butonul Sort & Filter.
sau
Tabul Data/ grupul Sort & Filter
13
 Filtrarea datelor

• Filtrarea reprezintă operaţia de

extragere ditr-o listă a înregistrărilor
care îndeplinesc o anumită condiţie.
• Se pot realiza filtre simple şi filtre
complexe

14
Filtrarea datelor,
tabel cu date

15
 Filtre simple
1. Selectaţi orice celulă din listă;
2. Tabul Data, grupul Sort & Filter, butonul Filter;
În dreapta numelui fiecărui câmp apare butonul de
filtrare,
3. Click pe butonul de filtrare al câmpului necesar;
Selectaţi una sau mai multe din valorile afişate.

16
 Filtre simple particularizate
(Custom Filter)

1. Din lista butonului de filtrare a câmpului

selectaţi comanda Number Filters
2. Activaţi comanda Custom Filter
3. Construiţi criteriul de filtrare.

17
 Anularea unui filtru

1. Executaţi clic pe butonul din

câmpul filtrat ;
2. Click pe opţiunea Clear Filter
From.. (exemplu)

18
 Dezactivarea filtrării

1. Clic oriunde în tabel;

2. Tabul Data;
3. Grupul Sort & Filter,
4. Butonul Filter.

19
 Filtre complexe (avansate)
1. Scrieţi criteriile de filtrare într-o zonă liberă, lăsând cel
puţin un rând liber sub lista de date;
2. Selectaţi orice celulă din listă;
3. Click pe fila Data;
4. Comanda Advanced;
5. Bifaţi Copy to another location - locul pentru afişarea
rezultatului;
6. În caseta List Range - precizaţi domeniul bazei de date;
7. În caseta Criteria range - precizaţi domeniul de criterii
(format din numele câmpurilor şi restricţiile impuse);
10. În caseta Copy to - precizaţi domeniul care conţine numele
câmpurilor unde vor fi plasate datele extrase.

20
 Crearea domeniului de criterii:
1. Copiaţi numele câmpurilor (pentru care se
vor crea criterii) în zona liberă a tabelului;
2. Sub fiecare denumire de câmp scrieţi
criteriile căutării respective;
Notă
Dacâ condiţiile specificate cîmpurilor din
domeniul de criterii trebuie îndeplinite simultan
ele se scriu pe aceiaşi linie, iar dacă ele nu
trebuie îndeplinite simultan - ele se scriu pe linii
diferite.
21
 Aplicaţie:

Să se extragă într-un tabel aparte doar

numele acelor angajaţi care au realizat
materiale de construcţie în prima
jumătate a anului 2016 în valoare mai
mare de 1500 lei, folosind comanda
Advanced Filter. (exemplu)

22
Crearea domeniilor pentru
filtru avansat

23
 Funcţii pentru baze de date
=Dfunction(database,field,criteria)

database - este domeniul de celule ce conţine baza de

date;
field - arată care coloană este folosită în funcţie: 1
pentru prima coloană, 2 pentru a doua coloană
etc.;
criteria - este domeniul în care sunt specificate
condiţiile de selecţie, conţinând numele
câmpului şi restricţia. Este referit prin adresa
domeniului sau un nume atribuit acesteia.
24
 Funcţii pentru baze de date (1)
=DSUM(database;field;criteria)
adună numerele din coloana (field) specificată, care
îndeplinesc condiţiile (criteria) pe care le stabiliţi.

=DAVERAGE(database;field;criteria)
calculează media numerelor din coloana (field) specifacată,
care îndeplinesc condiţiile (criteria) pe care le stabiliţi.

=DMAX(database;field;criteria)
calculează valoarea maximă din coloana (field) specifacată,
care îndeplinesc condiţiile (criteria) pe care le stabiliţi.

25
 Funcţii pentru baze de date (2)
=DMIN(database;field;criteria)
calculează valoarea minimă din coloana (field) specifacată,
care îndeplinesc condiţiile (criteria) pe care le stabiliţi.

=DCOUNT(database;field;criteria)
numără celulele ce conţin valori numerice dintr-un câmp al
bazei de date, după un anumit criteriu.

=DGET(database;field;criteria)
extrage o singură înregistrare care îndeplineşte condiţiile
stabilite. În cazul în care mai multe înregistrări îndeplinesc
respectivele criterii, veţi obţine eroarea #NUM!.

26
 Reţineţi
• Toate aceste funcţii operează la fel şi utilizează
aceleaşi argumente, însă diferă prin valoarea
returnată.
• Criteriile se stabilesc, plasând un domeniu de
criterii în foaia de calcul.
• Domeniul de criterii poate include oricare sau
toate câmpurile din tabel şi conţine etichete
identice cu cele din tabel.
• Domeniul de criterii trebuie să dispună de cel
puţin o linie (sau o coloană) liberă sub cea cu
etichetele de coloană din tabel.
27
Aplicaţie: Utilizând funcția DGET, afișați data angajării
pentru fiecare salariat

28
2.2. Totaluri şi subtotaluri
Pentru analizarea şi organizarea listelor de date
se folosesc subtotalurile.
• Dacă filtrarea permite extragerea anumitor
date din listă, atunci subtotalizarea rezumă
datele.
• Cu ajutorul subtotalurilor înregistrările sunt
grupate, iar la fiecare grup format sunt
introduse informaţii de jenul mediilor
aritmetice, valorilor maxime, etc.

29
 Crearea subtotalurilor
1. Sortaţi înregistrările după câmpul pentru care se doreşte gruparea
datelor;
2. Clic oriunde în tabel;
3. Clic pe fila Data;
4. Clic pe Subtotal din grupul Outline;
5. În lista derulantă At each change in precizaţi câmpul pentru grupare;
6. În lista derulantă Use function alegeţi funcţia de rezumare Sum,...
etc;
7. Precizaţi câmpurile pentru care se vor efectua subtotaluri prin
validarea casetelor din lista Add Subtotal to;
8. Pentru a înlocui subtotalurile anterioare cu cele noi, validaţi caseta
Replace current subtotals; Cînd caseta este nevalidată, pot fi create
totaluri imbricate;
9. Pentru ca informaţiile de sintetiză să apară sub date, nu deasupra lor,
30
 Aplicaţie:
Calculaţi suma totală a comenzilor livrate pe
fiecare oraş.

31
 REZOLVARE
1. Sortaţi comenzile după câmpul oraş;
2. Selectaţi o celulă din listă;
3. Din fila Data, grupul Outline,
alegeţi butonul Subtotal;
4. Din lista At Each Change selectaţi
oraş.
5. Din lista Use Function selectaţi
funcţia SUM;
6. În lista Add Subtotal To marcaţi
coloana Suma. Deci, pentru fiecare
grup se va calcula suma valorilor din
coloana Suma;
7. Alegeţi opţiunile Replace Current
Subtotals şi Summary Below Data;
8. Selectaţi butonul OK,

32
 Suma valorilor pentru fiecare oraş
din coloana Suma

1, 2, 3, ... - butoane de ierarhizare care indică modul cum sunt grupate datele.
Dacă activaţi butoanele:
1 - este afişat doar totalul general ; 2 - sunt afişate totalurile parţiale;
3 - este vizualizată toată lista.

33
 Eliminarea subtotalurilor

1. Activaţi orice celulă din listă;

2. Fila Data;
3. Grupul Outline;
4. Butonul Subtotal;
5. Comanda Remove All.

34
 Crearea de subtotaluri ierarhizate
Dacă în cadrul unui grup trebuie calculate subtotaluri:
1. Sortaţi datele după a doua cheie;
2. Activaţi fila Data;
3. Grupul Outline;
4. Butonul Subtotals;
5. Selectaţi opţiunile pentru grupul principal. Excel va
insera subtotalurile pentru primul grup;
6. Alegeţi din nou fila Data;
7. Grupul Outline;
8. Butonul Subtotals şi opţiunile pentru următoarele
subseturi de grupe.
9. Debifaţi opţiunea Replace Current Subtotals.
Excel inserează câte un subtotal pentru
următoarele subseturi de grupuri.
35
 Subtotaluri ierarhizate
Aplicaţie: Fiind date subtotalurile pe oraşe şi totalul
general să se calculeze şi subtotaluri pentru denumiri
de materiale.

36
2.3. Tabele şi diagrame pivot. Slicere

Dacă:
• filtrarea permite extragerea anumitor date din
listă pentru a le vedea mai clar, şi
• totalurile şi subtotalurile rezumă datele;
Atunci
• tabelele pivot realizează simultan aceste
operaţii.

37
 Un raport PivotTable este proiectat pentru:
• Interogarea unor cantităţi mari de date în mai multe
moduri.
• Totalizarea şi Subtotalizarea datelor numerice, pentru
a rezuma datele după categorii şi subcategorii.
• Extinderea şi restrângerea nivelurilor de date pentru a
pune accentul pe rezultate.
• Mutarea rândurilor în coloane sau a coloanelor în
rânduri (sau „pivotare”).
• Filtrarea, sortarea, gruparea şi formatarea
condiţională a celor mai utile şi interesante subseturi de
date.
• Prezentarea unor rapoarte online sau imprimate.

38
 Crearea tabelelor pivot
1. Selectaţi orice celulă din listă;
2. Deschedeţi fila Insert;
3. Clic pe butonul PivotTable;
4. În fereastra Create Pivot Table concretizaţi
domeniul listei;
5. Activaţi opţiunea New Worksheet pentru a
afişa tabelul pivot pe o nouă foaie de calcul;
6. Executaţi click Ok .

39
 Aplicaţie:
Creaţi un raport pivot în care să se afişeze: Numele, funcția,
salariul calculat , iar angajările - efectuate lunar şi trimestrial

tru câmpurile Numele clientului, Tipul intervenției și Starea

actuală.
.

40
 Rezolvare:
1. Selectaţi orice celulă din listă;
2. Deschedeţi fila Insert;
3. Clic pe butonul PivotTable;
4. În fereastra Create Pivot Table verificaaţi domeniul listei de date;
5. Activaţi opţiunea New Worksheet pentru a afişa taabelul pivot pe o
nouă foaie de calcul;
6. Executaţi click Ok . În rezultat tabelul pivot va apare gol.
7. Bifaţi câmpul „Furnizor” (automat va apare în lista Row Labels);
8. Bifaţi câmpul „Cost” (automat va apare în lista Values).

41
Rezultatul pivotării

42
Butoanele “-” şi “+” dintr-un tabel pivot
• În partea stângă a numelui fiecărui salariat a
apărut câte un buton cu semnul „-”.
• Acest buton permite afişarea sau închiderea
conţinutului datelor despre angajat
• Cănd acest buton este apăsat, el se transformă
în buton cu semnul ”+”.
• În aşa mod dacă dorim de exemplu să afişăm
numai numele angajaților – fără funcții pe
celelalte le închidem.

43
 Ordinea amplasării câmpurilor în lista
Row Labels are importanţă.
• În acest exemplu câmpul “Nume Prenume” se
află mai sus de câmpul “Funcție”.
• Asta înseamnă că gruparea se face după
câmpul “Nume Prenume”.
• Avem posibilitatea să schimbăm cu locul
amplasarea câmpurilor, modificând în acest fel
regula grupării datelor în tabela de sinteză.

44
 Filtrarea datelor în tabelul pivot

• În partea dreaptă a celulei

Row Labels se află butonul
pentru filtrare.
• Acest buton deschide
meniul în care datele pot fi
sortate în ordine alfabetică
sau la ele se aplică filtre.
• Filtrele pot fi aplicate atât
pentru câmpuri textuale cât
şi pentru câmpuri cu valori
calculabile.

45
Alte tipuri de calcule într-un tabel pivot

• Tabele pivot nu sunt prevăzute numai pentru a

efectua calcule de tipul sumei (Sum).
• Cu câmpurile calculabile mai pot fi efectuate
calcule de tipul:
 Count,
 Average,
 Max,
 Min,
 % from sum, etc.

46
 Slicere

• Slicerele sunt componente de filtrare ușor de

utilizat, care conțin un set de butoane ce vă
permite să filtrați rapid datele dintr-un raport
PivotTable, fără a fi necesar să deschideți liste
verticale pentru a găsi elementele după care
doriți să filtrați datele.
• Atunci când datele din tabelele pivot sunt
modificate, slicer-ul este actualizat în mod
automat.

47
 Crearea unui slicer într-un PivotTable

1. Faceți clic oriunde în raportul PivotTable;

2. În fila Options, în grupul Sort&Filter, faceți
clic pe Insert Slicer;
3. În caseta de dialog Insert Slicer, bifați
caseta de selectare pentru câmpurile pentru
care doriți să creați un slicer;
4. Faceți clic pe OK ;

48
Slicere

49
 Un slicer afişează următoarele elemente:
• Un antet de slicer care arată categoria elementelor
din slicer;
• Un buton de filtrare care dacă este selectat arată că
elementul este adăugat la filtru;
• Un buton de filtrare care dacă nu este selectat arată
că elementul nu este adăugat la filtru;
• Un buton Clear Filter care elimină filtrul;
• Bară de defilare care activează defilarea când există
mai multe elemente;

50
 Formatarea unui slicer
1. Faceți clic pe slicer;
2. În fila Options, grupul Slicer Styles, faceți clic pe
stilul dorit;
3. Pentru a vedea toate stilurile disponibile, faceți clic
pe butonul More .

51
 Deconectarea unui slicer
• Activaţi butonul Clear Filter din slicer.

Ștergerea unui slicer

1. Deconectaţi slicerul creat;
2. Apăsați tasta Delete.

52
 Diagrame pivot
• Diagramele pivot sunt reprezentări grafice ale
datelor din rapoartele de tip tabel pivot;
• Când se creează o diagramă pivot, Excel
creează şi un tabel pivot care este legat de
diagramă;
• Diagramele pivot utilizează aceeaşi
terminologie ca şi tabelele pivot:
butoane pentru câmpuri,
câmpuri linie, coloană şi pagină,
zonă de date
53
 Într-o diagramă pivot pot fi
efectuate următoarele operaţii:
• Se poate rearanja diagrama, trăgând butoanele
câmpurilor în noi locaţii;
• Se pot schimba calculele efectuate asupra
datelor prin dublu clic pe butonul corespunzător
câmpului de date şi prin alegerea unei noi
funcţii;
• Se pot afişa sau ascunde categorii de date,
efectuând clic pe butoanele corespunzătoare
câmpurilor, aflate pe suprafaţa paginii.

54
 Crearea unui raport PivotChart dintr-un raport
PivotTable existent:
1. Faceți clic pe raportul PivotTable;
2. În fila Options, grupul Tools, clic pe PivotChart;
3. În caseta de dialog Insert Chart, faceți clic pe tipul de
diagramă și subtipul de diagramă dorit.
4. Faceți clic pe OK.

Notă
• Un raport PivotChart Report și raportul PivotTable asociat
trebuie să se afle întotdeauna în același registru de lucru.

55
 Crearea unei diagrame standard în baza unor sau a tuturor
dateleor unui raport PivotTable
• Selectați datele pentru diagramă, din raportul PivotTable;
• În fila Home, grupul Clipboard, faceți clic pe Copy;
• Faceți clic pe o celulă necompletată aflată în afara raportului
PivotTable;
• În fila Home, grupul Clipboard, faceți clic pe săgeata de sub
Paste, apoi, sub Paste Values, faceți clic pe Values, sau pe
Values and Number Formating sau pe Values and Source
Formating;.
• În fila Insert, grupul Charts, faceți clic pe tipul de diagramă
pe care doriți să o utilizați.

56
 Ștergerea unui raport PivotTable
1. Faceți clic oriunde în raportul PivotTable pe care doriți
să-l ștergeți;
2. În fila Options, grupul Actions, faceți clic pe săgeata
de sub Select, apoi pe Entire PivotTable.
3. Apăsați tasta Delete.

Notă:
• Ștergerea unui raport PivotTable care
este asociat cu un raport PivotChart
transformă acel raport PivotChart
într-o diagramă standard cu care nu
mai aveți posibilitatea să lucrați.

57
 Ștergerea unui raport PivotChart

1. Faceți clic oriunde în raportul PivotChart pe

care doriți să-l ștergeți.
2. Apăsați tasta Delete.
Notă:
Ștergerea unui raport PivotChart
nu determină ștergerea raportului
PivotTable asociat.

58
2.4. Instrumente de optimizare
Utilizarea instrumentului de analiză Goal Seek

• Dacă, rezolvând o anumită problemă de ordin

financiar, aţi obţinut un rezultat care nu vă convine,
Excel vă poate ajuta să obţine-ţi un alt rezultat.
• Instrumentul de analiză Goal Seek este o metodă
simplă de găsire a soluţiei optime în rezolvarea unei
probleme, pe baza modificării unei valori iniţiale.
• Avantajul Goal Seek este că puteţi crea formula doar
o singură dată, după care să substituiţi diferite valori
şi să obţineţi rapid căi alternative către obiectivul
propus.
59
Aplicaţie: Ce discount trebuie aplicat unui produs
astfel încât preţul final să fie 22000 lei?

Rezolvare:
• Selectaţi celula D3;
• Apasaţi butonul What-If Analysis din fila Data;
• Alegeţi opţiunea Goal Seek;
• În caseta To value scrieţi valoarea 22000;
• Executaţi click în caseta By changing cell;
• Selectaţi celula C3;
• Apasă butonul Ok.

60
 Crearea de hiperlegături
O hiperlegătură este o selecţie a unui text sau a unei
imagini grafice care este asociată cu un alt fişier.
Exemplu
Creaţi o hiperlegătură între o
foaie de calcul Excel, în care
se află un tabel de date, şi un
diapozitiv PowerPoint ce
conţine reprezentarea grafică
a datelor din acest tabel.
1. Scrieţi în celula C10
textul ”Costul
apartamentelor”;
2. Selectaţi celula C10 - va
reprezenta hiperlegătura;

61
 Hiperlegătura

3. Deschideţi meniul
Insert/Hyperlink;
4. În caseta de dialog
Insert Hyperlink
introduceţi numele
fişierului asociat către
care este dirijată
legătura

62
 Lecția următoare tema 3.
Reprezentarea grafică a datelor,
informaţiei în mediul Excel
3.1. Tipuri de diagrame. Diagrame
Sparklines
3.2. Crearea şi editarea diagramelor în
MS Excel
3.3.Tipărirea documentelor MS Excel

63
 Temă pentru acasă
1. De învățat tema 1- pentru aplicare la orele
de laborator.
2. De exersat la calculator exemplele din
manual.
3. De repetat funcțiile: logice, statistice,
calendaristice, de căutare, financiare
pentru a le utiliza la executarea lucrării de
laborator nr. 3.

64