Managementul Timpului

Nu știu cum se întâmplă la alții, dar de la o vreme am început să simt pe pielea proprie sensul
sintagmei ,,Ce repede trece timpul”. De când cu viața de student.., nici nu-l mai simt.
Odată cu trecerea timpului și dorința de a deveni tot mai buni, timpul devine un factor cu o influență
deosebită asupra comportamentului, dar și realizărilor noastre.
Din acest motiv, am ales să discut pe acest subiect și să vin cu un material informativ despre cum
putem eficientiza timpul pe care-l avem.
Cuprins:
1) Ce este managementul timpului?
2) Managementul timpului în plan profesional
3) Greșeli în gestionarea timpului
4) Metode pentru eficientizarea timpului (din punct de vedere profesional)
5) Managementul timpului în plan personal
6) Concluzii

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului se referă la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme și principii, folosite pentru a
gestiona timpul petrecut pentru îndeplinirea unor activități specifice, cu scopul de a spori eficiența și
productivitatea muncii. S-au scris milioane de articole și cărți, respectiv au apărut numeroase podcasturi,
aplicații, cursuri, workshopuri, traininguri pe această temă, însă este necesar să înțelegem că nu există o
strategie de gestionare a timpului universal valabilă. Ce funcționează pentru o echipă, companie, afacere sau
persoană, nu funcționează și pentru alta pentru că suntem diferiți și avem feluri diferite de a face lucrurile.
Vestea bună este că toate aceste tehnici, abilități sau obiceiuri se pot învăța, dezvolta sau implementa în funcție
de nevoile, obiectivele și dorințele fiecăruia. În mod tradițional, atunci când vorbim de managementul
timpului, ne gândim cel mai adesea la activitatea profesională și mai puțin la ceea ce facem în restul timpului.
Însă, unele tehnici învățate pentru muncă pot fi aplicate cu succes și în viața personală.

Managementul timpului în plan profesional

Când vorbim de viața profesională, fie că suntem angajați, freelanceri sau antreprenori, cuvintele de
ordine sunt „productivitate” și „eficiență”. Dacă până acum îndeplineam doar task-urile obișnuite și
timpul trecea oricum, aceste 2 cuvinte pot face diferența în ceea ce privește:

 păstrarea joburilor sau schimbarea lor:

 avansarea în carieră;
 satisfacerea clienților;
 construirea unei afaceri de succes sau eșuarea lamentabilă.

Nu putem vorbi de managementul timpului fără să vorbim de autodisciplină, 

perseverența și punctualitate. Sunt calități pe care dacă nu le ai, e obligatoriu să ți le dezvolți pe
parcursul vieții, dacă vrei să ai rezultate notabile.
AUTODISCIPLINA
Managementul timpului începe cu autodisciplina. De aceea, este util să știi cum îți petreci timpul pe
parcursul unei zile. Dacă nu ai făcut asta până acum, poți începe să ții pe parcursul unei săptămâni sau
chiar o lună de zile un jurnal, în care să notezi fiecare activitate în parte – absolut tot ceea ce faci. Pe
lângă asta, la fiecare activitate, notează timpul petrecut și starea de spirit – energică, letargică, etc.
PERSEVERENȚA
Se spune că fără perseverență, nu realizezi nimic în viața. Dacă ne uităm, spre exemplu, la sportivii de
performanță vedem că se aplică acest principiu.

Perseverența presupune să îți cunoști visul sau obiectivul și să  lucrezi zilnic pentru el, chiar și foarte
puțin și să nu-l abandonezi niciodată, nici măcar atunci când nu vezi rezultate imediate.

PUNCTUALITATEA
A fi punctual înseamnă să ajungi la timp la întâlniri, meeting-uri și așa mai departe. Ideal ar fi să
ajungi chiar cu 5 sau 10 minute mai devreme de ora stabilită.

A nu fi punctual te poate costa scump. În primul rând îți pierzi credibilitatea și respectul celorlalți, iar
cei cu care te întâlnești își vor pune din start niște semne de întrebare, mai exact dacă pot sau nu să
aibă încredere în tine. Iar așa cum știm, încrederea este baza oricărei relații interumane. Așa că poți
pierde oameni, afaceri, sau poți rata un spectacol, poți pierde trenul, avionul etc.

Atât în zona profesională, cât și în viața personală punctualitatea ar trebui să fie obligatorie.

STABILIREA OBIECTIVELOR
În time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajută să dai o
direcție acțiunilor tale. În acest fel vei putea să evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie să te
gândești la lucrurile cu adevărat importante pentru tine pe termen lung, să știi unde dorești să ajungi și
să te motivezi pentru a face tot posibilul să-ți atingi ținta. Fără a-ți stabili aceste lucruri, ești ca o barcă
în derivă care nu ajunge nicăieri.

Iată câteva sfaturi care te vor ajuta în stabilirea obiectivelor:

 Alege obiective care să te motiveze și cu care simți că rezonezi;

 Stabilește obiective specifice – clare și bine definite. Poți folosi metoda SMART (din engleză)

Specifice (simple, semnificative).

Măsurabile (care să aibă criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea măsura progresul realizat,
motivante).
Achievable (care pot fi realizate)
Realiste (relevante pentru direcția pe care o urmezi)
Timp (să aibă termen limită de timp)

 Scrie obiectivele. Astfel îți vei concretiza aspirațiile și angajamentul față de realizarea
obiectivelor.
 Fă un plan de acțiune. Scrie pașii pe care trebuie să-i urmezi pentru a îndeplini obiectivele.
 Fii consecvent și perseverează

Greşeli în gestionarea timpului

 Planificarea incompletă. Planificarea este una dintre cele mai importante părți ale
managementului. Un plan incomplet este unul dintre motivele pe baza căruia vine eșecul.
 Memorarea obligațiilor. Mulți oameni își memorează toate obligațiile, se comportă parcă
dispun de un calculator în creier. Acest lucru duce la confuzie și la uitarea unor sarcini
importante. Prin urmare, este necesară notarea tuturor informațiilor importante.
 Acceptarea în permanență. Acceptarea obligațiilor noi nu este întotdeauna greşită dacă
există șansa de a se obține locuri de muncă importante. Dar acceptarea permanentă a noilor
sarcini le poate da la o parte pe cele prioritare, deci trebuie să știm cum să decidem ce va fi
acceptat și pentru care persoana este sigură că este capabilă să facă. Acceptarea obligațiilor
noi reduce timpul liber.
 Lipsa bunei comunicări. Lipsa bunei comunicări duce la o gestionare greşită a sarcinilor în
companie. Transferul necorespunzător de sarcini de la o persoană la alta duce la uitarea
cererilor, la munca incompletă și la supraaglomerare.
 Paraliza analizei. Dacă se petrece mai mult timp la planificarea lucrurilor decât la realizarea
lor, se pierde timp prețios. Se rămâne blocat în procesul de planificare, organizare și
pregătire.
 Aglomerare. Vă gândiți la o mulțime de obligații, mai mult decât este o persoană capabilă să
îndeplinească. Această situație duce la expirarea termenului pentru îndeplinirea obligațiilor,
demisia partenerilor, o criză majoră.
 Perfecționism. Perfecționismul în întocmirea lucrurilor care nu vor recupera ceea ce s-a
investit duce la o pierdere de timp și energie care puteau fi utilizate pe lucruri mai importante
și mai valoroase.
 Trivialitate. Aceasta este o situație în care persoanele se separă de sarcinile importante și îşi
direcţionează atenția asupra celor mai puțin importante. Lucrurile esențiale se evită în
detrimentul celor care face o persoană fericită atunci când le realizează.

Metode de combatere:

1) Metoda Șapte-R

Pentru organizarea eficientă a timpului putem folosi metoda „Șapte R”, care presupune:

1. Primul „R” numit „Resistence” presupune că, în momentul când întâlnim greutăţi în
activitatea noastră, nu trebuie să lăsăm mâinile în jos, dar să dăm puţin înapoi şi ne întrebăm
„Poate este o cale mai uşoară?”;
 2. Al doilea „R” numit „Reevaluate” presupune că, de fiecare dată când iarăși întâlnim greutăţi,
trebuie să ne întrebăm: „Ce anume vreau eu să realizez?”, „ Cum vreau anume sa realizez?”
şi „Poate prin alt mod pot realiza ce vreau?”;
3. Al treilea „R” numit „Reorganization” presupune că, este nevoie din când în când să ne
schimbăm programul de lucru ca să nu fim copleșiți de rutina zilnică, pentru a face mai mult
şi mai multe sarcini importante;
4. Al patrulea „R” numit „Restructuring”, presupune că este nevoie cât mai mult timp să ne
ocupăm cu cele 20% din sarcini care sunt cele mai principale pentru noi;
5. Al cincilea „R” numit „Reengineering”, presupune că este nevoie mereu să găsim metode de
a uşura munca noastră şi de a o executa cât mai rapid.
6. Al şaselea „R” numit „Reinventing”presupune că, este nevoie să ne întrebăm dacă ceea cu
ce ne ocupăm este într-adevăr ce ne place şi ne aduce satisfacţie sau poate există şi altceva
care ne-ar putea face mai satisfăcuţi.
7. Ultimul „R” numit „Regain control” presupune că, noi trebuie să luăm controlul vieții
noastre şi să fim conştienţi de faptul că noi singuri suntem vinovaţi de nereuşitele noastre şi
că singuri putem schimba totul, nu altă/alte persoane terţe.
2) Metoda ,,Pomodoro”
3) Strategia lui Eisenhower
Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile de care trebuie să te ocupi într-o zi, în 4 cadrane, în
funcție de urgență și importanță. Pentru asta te poți folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower
Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.

 Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ACUM;

 Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar pe care le poți delega altcuiva
sau elimina;
 Non-urgente, dar importante: lucruri către care să-ți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai
multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente;
 Non-urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amânat.

 4) Principiul Pareto sau metoda 80/20 spune că din totalul de rezultate pe care le producem

într-o zi, 80% din acele rezultate sunt generate cu 20% din efortul nostru. Restul de 80% din
efort generează doar 20% dintre rezultate.

Managementul timpului în plan personal

Chiar dacă ești sătul de atâta planificare în activitatea profesională și în viața personală, vrei să o lași
mai moale. Aici organizarea își spune cuvântul căci fără asta nu prea poți să te descurci. Și în ciuda
aparențelor, multe tehnici din managementul timpului pot fi aplicate cu succes și în viața privată.

Iată câteva sfaturi utile:

 Fii flexibil. Este important să știi ce vrei să obții dar la fel de important este și să nu te atașezi
de planul care te va ajuta la îndeplinirea scopurilor căci poate suferi foarte multe modificări.
  Profită de timpii de aşteptare. În tramvai, la semafor sau când stai la vreo coadă poți citi sau
asculta un podcast, poți verifica conturile de social media și comunica cu prietenii, astfel încât
să nu ți se pară o pierdere inutilă de timp.
 Fă o listă cu lucruri de făcut și urmeaz-o întocmai.
 Nu încerca să faci totul singur. În caz contrar, munca de unul singur duce către epuizare.

Concluzii: