Valori patrimoniale în biblioteci.

Arhive şi arhivistică

Arhivistica – este o disciplină ştiinţifică care are la bază norme (legi) şi principii
specifice. Se ocupă cu teoria şi practica muncii într-o arhivă.
Obiectul de activitate îl constituie documentele realizate pe suporţi fiabili
(pergament, mătase, hărţi, CD, etc). Face parte din ştiinţele informării.
Cuvântul de bază este arhivă – origine în lb greacă archeion – locul unde işi avea
reşedinţa contele grec. Românii vor prelua termenul archivum.
Sensul termenului arhivă are 3 înţelesuri
– totalitatea documentelor
– locul, depozitul, comportamentul într-o clădire
– instituţiile de arhivă
Documentele pentru a face parte dintr-o arhivă trebuie să îndeplinească
următoarele :
- să rezulte în urma activităţii unui creator de documente (instituţii, persoane
fizice, întreprinderi)
- să fie păstrate într-un loc bine determinat de creator
- să aibă o unitate structurală, organică
- să aibă valoare practică, să servească unor scopuri practice sau valoare
documentară, să servească pentru informare
Instituţia de arhivă – instituţia specializată pentru păstrarea documentelor de
arhivă care trebuiesc transmise generaţiilor următoare.
Exemplu : arhivele militare, cinematografice, arhivele naţionale, etc.

Tipuri de arhive

1. Arhivă curentă
2. Arhivă de depozit
3. Arhivă generală, istorică sau naţională

Arhiva curentă – este arhiva în curs de constituire care se bazează pe norme,

principii şi ale căror documente mai sunt folosite de creator, şi durează maxim 2
ani. Această arhivă se depune, predă în arhiva de depozit.
Arhiva de depozit – arhiva intermediară în care dosarele capătă termene de
păstrare.
1) dosare cu termen permanent (20, 50, 100 de ani)
2) dosare cu termen nepermanent / relativ (1, 2, 3 ani)
Arhivă generală
– instituţie specializată unde se depun documente stabilite de lege ce fac
parte din fondul naţional.
– Are în subordine şi alte categorii : arhive militare, muzicale.
În cadrul acestor arhive documentele sunt organizate pe fonduri şi colecţii
arhivistice.
Fondul arhivistic – reprezintă totalitatea documentelor rezultate în urma
activităţii unui creator independent d.p.d.v. organizatoric care să nu-şi fi
schimbat profilul activităţii (are un sinur creator)
Colecţia arhivistică – este o unitate artificială, are mai mulţi creatori şi este
alcătuită din documente de provenienţă diferită.
Documentele sunt organizate după mai multe criterii :
1) Criteriul cronologic – după date de emitere (colecţii de sigilii)
2) Criteriul lingvistic – coleţii de documente slavone, greceşti, etc)
3) Criteriul formei exterioare – colecţia suluri, colecţia de documente foi
volante.
Colecţia şi fondul sunt alcătuite din unităţi arhivistice. (u.a)
U.A – este o parte componetă care se individualizează prin conţinut şi formă, se
referă la o singură problemă, chestiune, persoană ocupă un loc distinct într-un
instrument de evidenţă (inventar, condică, registru). Inventarul arhivistic –
fiecare u.a ocupă un rând. U.A defineşte o colecţie din F.A.N.
Documentul arhivistic – orice sursă de informaţie pe suport fiabil cu valoare
istorică.
Arhivarul – lucrător într-o arhivă cu studii medii, cu atestat.
Arhivistul – lucrător într-o arhivă cu studii superioare, cu atestat.
În 1831 apar arhivele statului în Ţara Românească, iar în 1832 în Moldova.
În 1862 – apare primul regulament de organizare a arhivelor statului în timpul
lui Cuza, care a pus bazele Regulamentelor tuturor instituţiilor. Regulamentul
spune că se formează Direcţia Generală a Arhivelor Statului (D.G.A.S), la
Bucureşti.
În 1996 – apare legea nr 16 – Legea Arhivelor Naţionale pe baza ei se face
prelucrarea documentelor contemporane.
D.G.A.S se transformă în D.A.N.I.C ( Direcţia Arhivelor Naţionale Isorice
Centrale). Apare şi Fondul Arhivistic Naţional (F.A.N)
Prelucrarea documentelor contemporane
1. Instrumente de lucru
2. Atribuţiile instituţiei
3. Obligaţiile creatorului şi deţinătorului de documente
contemporane.
Definirea documentelor ce alcătuiesc F.A.N-ul – documentele create de- lungul
timpului de către organele de stat, organizaţii publice, private, economice,
sociale, culturale, politice precum şi de către persoanele fizice. Acestor
documente statul le asigură protecţie permanentă prin Arhivele Naţionale.

Tipuri de documente ce alcătuiesc F.A.N-ul.

Acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise,

proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice,
înregistrări foto, video, audio, informatice, realizate în ţară sau de românii din
alte ţări şi care au o valoare istorico-documentară.
Arhiva Naţională - este o unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne.
Persoanele fizice şi juridice creatoare şi deţinătoare de documente din F.A.N se
numesc creatori şi deţinători de documente care răspund de evidenţa
documentelor, inventariere, selecţionare, păstrare şi folosire.

Atribuţiile Instituţiei Arhivei Naţionale

1. Principala atribuţie – acordă asistenţă de specialitate creatorului şi

deţinătorului de documente şi asigură desfăşurarea unitară a
operaţiunilor arhivistice.
2. Elaborează norme şi metodologii de lucru
3. Controlează aplicarea normelor şi metodologiilor
4. Preia de la creatori şi deţinători atribuţiile, le prelucrează.
5. Microfilmarea documentelor pentru asigurare care este de 2 feluri
– de completare
– de protejare
6. Informatizarea bazei de date (bancă de date nu există la noi)
7. Realizarea de publicaţii de specialitate.
8. Facultate de arhivistică, întreţinerea relaţiilor cu organe similare din alte
ţări.
În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un Consiliu Ştiinţific care
avizează aplicaţiile.

Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

Evideţa documentelor – sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tutror

documentelor (intrate-ieşite). Luarea în evidenţă se înregistrează la
Registratură în Registrul de intrări-ieşiri. Registrul este dublat, înregistrarea
se face pe an calendaristic în ordine (1 ian – 31 dec), numerele sunt
consecutive, apoi urmează data, nr de file, nr anexelor, rezumatul
documentelor, cui a fost repartizat, cum se cheamă emitentul, când a fost
creat documentul.
Fiecare creator trebuie să-şi alcătuiască cel mai important instrument de
lucru – nomenclatorul arhivistic – făcut printr-o comisie (şefi de serviciu,
birouri). Anual documentele se grupează în u.a potrivit problematicii şi
termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă.
Asistenţa de specialitate începe cu nomenclatorul arhivistic, care trebuie să
urmeze organigrama instituţiei.
Direcţia – cifre romane I, II, III
Serviciile – majuscule A, B, C
Denumirea dosarului - cu cifre arabe 1,2,3
Termenul de păstrare - 1 an, 5 ani, P – permanent
Observaţii – nomenclatorul e valabil atâta timp cât nu apare nicio
modificare. Dacă apar modificări se face altul.
Alcătuirea dosarelor
1. fila albă
 2. documentele cum s-au creat (cronologic). Dosarul trebuie să respecte
geneza documentelor.
3. se perforează 250-300 file şi se leagă cu sfoară
4. numerotarea filelor în dreapta sus cu un creion negru
5. coperta (se scrie pe ea)
- creatorul
- compartimentul creator
- nr de dosar din inventar
- anul, luna, ziua
- numărul total de file
- volumul
- termenul de păstare ( p – permanent, sau ani)
Inventarul – este principalul instrument de ordine, câte termene de păstrare
avem, atâtea inventare se fac şi nu poate cuprinde decât dosare ce au acelaş
termen de păstrare.
Inventarul arhivistic cuprinde :
1. numărul
2. indicatorul dosarului
3. rezumatul u.a
4. data cu anii
5. observaţii – predat sau nepredat. Predarea se face pe bază de inventar
arhivistic şi proces verbal de predare – primire. Se face în 3 exemplare
pentru dosare cu termene relative şi 4 exemplare pentru dosare cu termene
permanente.
Selecţionarea – este operaţia prin care se stabileşte valoarea documentului
(practică sau istorico-documentară), dacă nu are valoare se elimină.
În cadrul unităţii creatoare şi deţinătoare există o comisie de selecţionare (C.S)
iar fondul arhivistic naţional are Comisia Centrală de Selecţionare (C.C.S)
C.C.S – formată dintr-un număr impar de membrii, se intruneşte odata pe an
sau de câte ori este nevoie. Secretarul CCS trebuie să convoace comisia, să facă
proces-verbal, hâriile se duc la CCS
Păstrarea documentelor – creatorii sunt obligaţi să păstreze documentele create
sau deţinute în condiţiile prevăzute de lege.
Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale : se face în funcţie de termenele
de predare
- 20 ani pelicula – de la crearea lor
- 30 ani documentele scrise
- 50 ani documentele tehnice
- 100 ani documentele de stare civilă
- matrice din metal – la deteriorare
Prin lege sunt creatori şi deţinători de documente care nu trebuie să depună
documentele la Arhivele Naţionale
- MAPN – are arhivă proprie
- MAE – arhivă diplomată
- SRI şi SIE – Academia Română
Persoanele fizice pot depune în custodie documente care fac parte din F.A.N
făra bani şi se pot retrage oricând. Dacă o instituţie de desfinţează conform legii
se anunţă Arhivele Naţionale şi acestea vor prelua documentele şi cele cu termen
permanent şi cele cu termen intermediar, iar documentele cu valoare practică
vor fii preluate de Ministerul Muncii, predate pe bayă de proces-verbal de
predare primire.
Folosirea documentelor care fac parte din F.A.N pentru
- cercetări ştiinţifice
- elaborarea de publicaţii
- eliberarea de copii, extrase, certificate.
ART 22 – documente ce nu se dau în cercetare.
- documente care pot afecta interesele naţionale
- documente a căror integritate fizică este în pericol
- documente care pot leza drepturile cetăţeanului
- documente care nu sunt prelucrate arhivistic
Tot ART 22 are o anexă prin care se pot da şi aceste documente în cercetare
- documente medicale după 100 ani de la crearea lor
- registrele de stare civilă
- dosare personale după 75 ani de la crearea lor
- documente privind viaţa personală a unei persoane după 40 ani de la moarte
- afacerile criminale după 30 ani.
La legea arhivelor se conexează leg 182/2002 privind protecţia informaţiilor
clasificate.
Clasele de secretizare prin lege
– secrete de stat
- secrete de servici
Secrete de stat
- strict secret de importanţă deosebită
- strict secrete
- secrete
Legea 504/2001 se referă la liberul acces la informaţiile publice. Toată lumea are
acces la informaţiile de interes public. Prin informaţii de interes public se
înţelege orice informaţie care reyultă din activitatea unor autorităţi publice. Nu
se difuzează informaţii din domeniul apărării naţionale, siguranţă, anchete
penale neterminate, informaţii care pun viaţa personală în pericol, integritatea
etc.
Personalul arhivelor
Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să creeze compartimentul de
arhivă şi să aibă personal de specialitate (atestat şi perfecţionat).
Răspunderi şi sancţiuni
- sustragerea
- distrugerea
- degradarea
Sancţiuni din Codul Penal