Curs

Microsoft Project

RADU POPA
radu@officeninja.ro

Cuprins

Elemente de baza ................................................................................................................................................ 3

Project setup ................................................................................................................................................... 3
Optiuni de vizualizare ...................................................................................................................................... 3
Managementul task-urilor .................................................................................................................................. 4
Planificare automata vs. manuala ................................................................................................................... 4
Tabele si filtre .................................................................................................................................................. 4
Managementul resurselor ................................................................................................................................... 8
Tipuri de resurse .............................................................................................................................................. 8
Definirea resurselor ......................................................................................................................................... 8
Resursele de tip work si calcularea automata ................................................................................................. 9
Nivelarea resurselor ........................................................................................................................................ 9
Baselines ............................................................................................................................................................ 11
Rapoarte ............................................................................................................................................................ 12

Elemente de baza

Project setup

Intrebare Raspuns
Ce setari initiale imi recomanzi sa fac - Moneda cu care lucrez (File/Options/Display)
pentru proiect? - Cand incepe si cand se termina saptamana; cand incepe
si cand se termina ziua de lucru (File/Options/Schedule)
- Tipul de planificare in proiect: de la o data de inceput
sau avand in vedere o data finala (Project/Project
Information)
- Project start date / project end date (Project/Project
Information)

Optiuni de vizualizare

Mai jos povestesc putin despre fiecare view in parte.

View Descriere
Gantt chart Task-uri grupate pe etape si reprezentare grafica
Utila mai ales pentru a vedea cum se aseaza task-urile in timp
Network diagram Diagrama de tip PERT
Utila mai ales pentru a vedea ordinea dintre task-uri
Resource sheet Lista tuturor resurselor din proiect
Utila pentru a defini si vedea toate resursele implicate in proiect
Resource usage Lista resurselor suprapusa pe un gantt grupat pe persoana la care am alocat
Utila mai ales pentru a vedea distributia resurselor
Resource form Toate informatiile de care avem nevoie legat de o anumita resursa
Task usage Lista task-urilor cu resursele pe un gantt chart
Utila mai ales pentru a vedea catre resurse avem nevoie pentru fiecare
task
Task form Toate informatiile de care avem nevoie despre un task
Task sheet Lista cu toate task-urile si dependente, fara reprezentarea grafica gantt
Buna mai ales cand vrem sa introducem task-uri noi si sa stabilim
dependentele
Team planner Bun mai ales la alocarea task-urilor
Timeline Privire de ansamblu a proiectului

Managementul task-urilor

Planificare automata vs. manuala

In Project avem 2 moduri de planificare, manuala si automata.

Planificare manuala Planificare automata

- Date de inceput si final fixe - Date de inceput si final variabile in functie de
- Odata cu modificarea alocarii resurselor dependente
durata ramane constanta - Modificarea alocarii resurselor poate duce la
modificarea duratei

Tabele si filtre

Aceste optiuni le gasim in tab-ul VIEW. Pentru inceput cateva cuvinte despre acestea.

Tabele In Project pot avea foarte multe campuri pentru un task. E clar ca nu vreau sa le vad in gantt
chart pe toate in acelasi timp. Tabelele reprezinta grupari de campuri in functie de anumite
domenii de interes. De exemplu pot avea un tabel in care imi arata camputile legate de
costuri si un tabel care imi arata cele legate de munca depusa.

Pot sa folosesc cele 9 tabele definite implicit de Project sau pot sa imi definesc propriile
tabele.
Filtre Filtrele ne ajuta sa putem tine tracking pe proiecte cu multe task-uri. Putem de exemplu sa
vedem doar task-urile care sunt inca active, doar cele critice, intarziate, etc.

Mai departe cateva imagini.

Tabele implicite in Project

Tabelul implicit de intrari (entry)

Tabelul de costuri

Optiuni de filtrare

Crearea unui filtru nou

Managementul resurselor

Tipuri de resurse

Avem in MS Project urmatoarele tipuri de resurse:

• Work: ore de munca, costul total al unui task se calculeaza in functie de numarul de ore de munca, de
tariful orar, si de costul pentru utilizare (de exemplu, pentru un escavator pe langa costul orar mai e
nevoie sa platesc si deplasarea la fata locului – costul pentru utilizare)
• Material: caramizi, metri cubi de lemn, etc. Materiale care au un cost fix pe unitate. Costul total se
calculeaza in functie de numarul de unitati si costul pe unitate.
• Cost: cat costa de exemplu biletul de avion pentru deplasarea pana la Londra. Nu putem aloca acest
cost nici ca si material nici ca si work si de aceea il vom aloca ca si cost care nu depinde de numarul de
unitati nici de ore lucrate.

Definirea resurselor

E indicat sa definim resursele inainte de a le aloca in sectiunea RESOURCE SHEET. Putem sa le alocam si direct,
fara o definire in prealabil, totusi in acest fel toate resursele vor fi de acelasi fel, lucru pe care probabil ca nu il
dorim.

Mai jos o imagine cu definirea unei resurse de tip material:

Ce o fi insemnand oare coloana de accrue? Foarte buna intrebarea, probabil ca tineti minte ca am vorbit despre
asta, se refera la modul de calculare a costului in timp. Pentru o sarcina care costa 100 Lei putem sa calculam
banii cheltuiti in urmatoarele feluri:

• Atunci cand incepe sarcina banii sunt cheltuiti: START

• Atunci cand sarcina este finalizata banii sunt cheltuiti: END
• Pe masura ce marchez sarcina ca si completed banii se cheltuie; daca e la 50% inseamna ca jumatate
din bani s-au dus: PRORATED

Resursele de tip work si calcularea automata

Merita sa povestim putin despre resursele de tip work si calcularea automata. Probabil ca ati mai trecut prin
situatia in care daca alocati o persoana in minus sau in plus pe un TASK ati vazut ca anumite lucruri se schimba.

Asta se intampla din cauza faptului ca exista 3 variabile pentru o resursa de tip work:

• durata: cate zile se lucreaza pe un TASK

• unitati: cate persoane lucreaza pe acel TASK
• ore: numarul total de ore care se lucreaza pe un TASK distribuite pe zile

De fiecare data cand modificam una din aceste 3 variabile celelalte 2 sunt influentate, de exemplu:

• crestem durata, asta poate influenta numarul de ore pe zi sau numarul total
• crestem numarul de unitati: poate scurta durata, poate scadea numarul de ore lucrate
• crestem numarul de ore: durata poate sa creasca

Nivelarea resurselor

Prin nivelarea resurselor incercam sa reducem la maxim varfurile de resurse (momentele in care avem nevoie
de foarte multe resurse dupa care nevoia de resurse scade foarte mult) dupa cum se vede in imaginea de mai
jos.

Prin nivelarea resurselor incercam sa evitam situatia in care avem nevoie de 100 de noi ingineri pentru 10 zile
dupa care toti inginerii din companie ar trebui sa isi ia concediu pentru ca nu mai avem de lucru pentru ei.

Nivelarea resurselor poate sa fie facuta manual prin amanarea TASK-urilor care nu sunt critice. De asemenea
poate sa fie facuta si automat prin facilitatea de nivelare a resurselor oferita de MS Project.

Aici in dreapta

Avem optiunea de nivelare a unei resurse, a unei selectii sau a tuturor resurselor din proiect. Nivelarea poate
fi si eliminata prin optiunea de clear leveling.

In nivelarea resurselor avem urmatoarele optiuni:

Putem sa:

• alegem calculare automata sau manuala

• nivelam resursele intr-un interval de timp
• nivelam resursele doar in intervalul de timp existent (LEVEL ONLY WITHIN AVAILABLE SLACK)
• eliminam nivelari ale resurselor anterioare
• + restul care le puteti vedea si voi

10



Baselines

Puteti sa va ganditi la BASELINE ca si la o poza facuta proiectului intr-un anumit moment in timp. Aceste poze
sunt utile pentru a compara ceea ce a fost agreat la un moment dat vs. ce s-a intamplat in realitate.

Cum planul de proiect este unul dinamic, avem nevoie de BASELINE ca sa nu salvam planul de proiect in 10
fisiere separate si sa facem comparatia manual. Mai jos vedem cum se seteaza un BASELINE.

Pe un plan de proiect putem sa setam 11 baselines

Partea interesanta e ca dupa ce setam un baseline nu se intampla nimic spectaculos. Informatiile setate in
baseline sunt foarte utile in rapoarte dar si in vizualizarea comparativa a task-urilor folosind optiunile de
BASELINE si SLIPPAGE de mai jos:

11



Rapoarte

Am ajuns si la rapoarte, mai jos aveti o lista cu cele pe care le-am discutat impreuna observatii din partea mea:

Tip raport Observatii

Dashboards
Project overview Util pentru a prezenta un status general al proiectului, cat % e gata, ce
milestones urmeaza, care sunt task-urile in intarziere.
Burndown report Reprezentare a proiectului intr-un grafic descendent, daca ne aflam sub linia
directoare suntem in avans, daca ne aflam deasupra suntem in intarziere.
Upcoming tasks Care sunt task-urile care trebuie sa inceapa in perioada imediat urmatoare.
Work overview Accent pus pe numarul de ore pe care l-am planificat / realizat
Resources
Overalocated Raport al resurselor supraalocate
Resource overview Prezentare in paralel statusul resurselor si al orelor lucrate
Progress
Critical tasks Lista si status pentru task-uri critice
Late tasks Lista sarcinilor cu intarziere
Milestone report Milestones cu intarziere, care urmeaza, care au fost completate

12