PROCEDURA DE SISTEM

ANALIZAREA ȘI STABILIREA STRUCTURII ORGANIZATORICE

1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii

Nr. Elemente privind Numele și prenumele Funcţia Data Semnătura

Crt. responsabilii /
operaţiunea
1.1. Elaborat Membru CA

1.2. Verificat Reprezentant

compartiment
management
1.3. Verificat Președinte
Comisie
monitorizare
1.4. Aprobat Director

2.      Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Data la care se

Componentă Modalitatea aplică prevederile
Crt. revizia în cadrul sau reviziei ediţiei
revizuită reviziei
ediţiei
2.1. Ediţia I - -

2.2. Revizia 1
3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exem- Nume şi Data Semnă-

difuzării plar tura
Compartiment Funcţia
crt. prenume primirii
nr.

3.1. Aplicare 1 Management Membri CA Toți

membrii
CA
3.2. Informare 1 Conducere Director

3.3. Evidență 1 Management Reprezentant

compartiment
management

3.4. Informare 1 CEAC Reprezentant

compartiment

3.5. Arhivare 1 Comisie Secretariat

monitorizare tehnic

4.      Scopul procedurii
4.1. Scopul structurii organizatorice este acela de a se realiza o mai bună divizare în activităţile entităţii
publice şi de asemenea în sarcinile îndeplinite de fiecare angajat în parte. Procedura are la bază modul
în care colegiul defineşte structura organizatorică ca element organizaţional  fundamental.
4.2. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.
4.3. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe directorul colegiului, în luarea deciziei.
5.      Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura de sistem
- Prin structură organizatorică se înţelege configuraţia internă a unei entităţi publice formată
din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele
organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică
- Stabilirea structurii organizatorice vizează stabilirea rolului fiecărei componente structurale ale
instituţiei. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a
obiectivelor entităţii.
 - Scopul structurii organizatorice este acela de a divide activităţile entităţii publice în sarcini, care
sunt efectuate de anumiţi angajaţi pentru a realiza obiectivele organizaţiei.
- Structura organizatorică influenţează procesul informaţional - decizional într-o instituţie şi,
implicit, eficienţa activiţăţilor acesteia.
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea
procedurată:
- Procedura este aplicată de personalul din compartimentele care desfăşoară activităţi legate de
stabilirea şi delimitarea competenţelor, atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor în cadrul
entităţii.
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:
- toate compartimentele.
6.     Documente de referinţă
6.1.Reglementări internaționale: -
6.2.Legislație primară:
-       Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale cu modificările și completările ulterioare;
-       Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;
-       Instrucțiunea nr. 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar
a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice,
aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018
6.3. Legislație secundară:
-       Ordonanţă de Urgenţă nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările și
completările ulterioare;
-       O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial, republicat, cu modificările şi completările ulterioare;
-       Ordinul 600/2016 pentru aprobarea codului controlului intern
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:
      - Organigrama;
      - Regulament de organizare și funcționare;
      - Regulament intern;
       -Ordinul nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul
ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016

7.    Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1  Definiţii:

Nr.
Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte
Crt Termenul
termenul
.
1. Procedură de sistem Prezentarea formalizată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea
realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2. Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de
sistem, aprobată şi difuzată.
3. Revizia in cadrul unei Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
ediţii asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale
unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate şi
difuzate.
4. Sistem de control Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi,
managerial proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea
controlului managerial.
5. Comisia Comisia pentru control managerial intern.
6. Structura organizatorică configuraţia internă a unei entităţi publice formată din
persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel
determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate
realizării obiectivelor
managementului public.
 7.2.            Abrevieri:

Nr. crt Abrevierea Termenul abreviat

.
1. PS Procedura de sistem
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. PO Procedură operaţională

8.       Descrierea procedurii
8.1.            Generalităţi
     
Colegiul defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile,
sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală, şi informează în scris
salariaţii.
Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate
postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru
realizarea obiectivelor entităţii publice.
În orice entitate publică, structura organizatorică reuneşte două segmente, aflate într-o
interdependenţă permanentă:
- structura de conducere a entităţii publice, care reuneşte ansamblul personalului,
compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite şi plasate în structura
organizatorică astfel încât să asigure condiţiile necesare desfăşurării proceselor de management şi
de execuţie prin care creşte gradul de satisfacere a interesului public;
- structura de execuţie a entităţii publice, care este formată din ansamblul personalului,
compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite cu scopul realizării şi
furnizării de servicii publice specifice tipului de entitate publică.
Componentele primare, încorporate în cele două segmente ale structurii organizatorice,
sunt următoarele:
 - postul - un ansamblu de sarcini, responsabilităţi şi competenţe ce revin, în mod curent, unei
persoane pentru realizarea obiectivelor individuale;
- funcţia - cuprinde mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale;
- compartimentul - un grup de persoane care, sub o conducere unică, exercită atribuţii omogene
şi/sau complementare ce asigură realizarea unor obiective specifice;
- relaţiile organizatorice - legăturile care se stabilesc prin reglementări oficiale între
componentele structurii organizatorice;
- ponderea ierarhică - numărul persoanelor conduse nemijlocit de un conducător de
compartiment;
- nivelul ierarhic - poziţii succesive ale posturilor de management şi execuţie faţă de director.
8.2.       Documente utilizate:
În vederea formalizării unei structuri organizatorice sunt utilizate următoarele documente:
a) Regulamentul de organizare şi funcţionare, instrument de organizare folosit pentru descrierea
detaliată a structurii organizatorice a instituției.
b) Organigrama, este reprezentarea grafică a structurii organizatorice, fiind un element de
informare şi analiză, care are ca obiectiv punerea în evidenţă a componentelor structurale: funcţii,
compartimente, niveluri ierarhice, relaţii organizaţionale.
c) Statul de funcţii, documentul sub formă de schemă generală, care cuprinde posturile, funcţiile,
limitele de salarizare şi de încadrare ale personalului dintr-o instituţie.
d) Fişa postului, document organizatoric indispensabil fiecărui angajat, utilizat ca suport pentru
evaluarea muncii acestuia, şi care prezintă în detaliu elementele cerute unui angajat pentru ca acesta să-şi
poată exercita în condiţii normale activitatea. Fişa postului cuprinde:
- denumirea şi obiectivele postului;
- compartimentul din care face parte
- competenţele şi responsabilităţile;
- cerinţe referitoare la studii, vechime şi aptitudini.
8.3.       Resurse necesare:
8.3.1.      Resurse materiale
-       birotică, computere;
-       reţea internet;
-       copiator;
-       imprimantă;
 -       telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara
instituţiei;
-       papetărie şi tipizate.
8.3.2.      Resurse umane
-       Personal instituție;
-       Comisia Comisia pentru control managerial intern;
-       Responsabil resurse umane;
8.3.3.      Resurse financiare
-       Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.
8.4.   Modul de lucru:
În elaborarea structurii organizatorice se au în vedere funcţiile stabilite prin actul
normativ de constituire, precum şi derularea unor analize periodice privind activităţile noi apărute
sau posibilele suprapuneri de activităţi.
Structura organizatorică trebuie stabilită astfel încât să permită fluxul informaţional şi să
răspundă la două cerinţe fundamentale: diviziunea muncii şi coordonarea. Aşadar, structura
creată trebuie să repartizeze oamenii şi sarcinile în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea,
cooperarea, îndeplinirea sarcinilor, distribuirea resurselor şi luarea de decizii în modul cel mai
eficace posibil.
Elaborarea structurii organizatorice se realizează cu respectarea următoarelor principii:
- supremaţia obiectivelor - fiecare subdiviziune organizatorică a entităţii trebuie să servească
atingerii unor obiective precise şi judicios stabilite;
- managementul participativ - constituirea şi funcţionarea unor organisme participative de
management, crearea şi întreţinerea unui climat organizaţional şi motivaţional propice participării
personalului la conducere;
- flexibilitatea structurii organizatorice - adaptarea prin schimbare a structurii organizatorice la
influenţele exercitate de mediul contextual;
- asigurarea unei concordanţe depline între natura posturilor şi caracteristicile titularilor
de posturi - „dotarea” posturilor de conducere şi execuţie cu personal cu competenţa necesară;
- aplatizarea structurii organizatorice - apropierea managementului de execuţie prin reducerea
numărului de niveluri ierarhice;
- permanenţa managementului - presupune existenţa unui înlocuitor al directorului în absenţa
acestuia;
- armonizarea posturilor şi funcţiilor - definirea adecvată a sarcinilor, responsabilităţilor şi
competenţelor posturilor şi ale funcţiilor, ca elemente de generalitate a posturilor;
- varianta optimă - elaborarea structurii organizatorice în mai multe variante şi selectarea celei
optime în funcţie de avantajele maxime pe care aceasta le oferă;
- eficienţa structurii organizatorice - exprimă nevoia ca proiectarea structurii organizatorice să se
facă prin comensurarea şi compararea cheltuielilor ocazionate de elementele structurii, cu
efectele economice pe care le generează.
Etapele necesare pentru elaborarea/modificarea unei structuri organizatorice sunt:
- definirea sau redefinirea obiectivelor organizaţiei;
- analiza situaţiei existente, cu deosebire a aspectelor care impun modificarea structurii
organizatorice;
- elaborarea variantelor posibile de structuri organizatorice;
- evaluarea eficienţei variantelor şi alegerea celei optime.
Organigrama
Structura organizatorică poate fi reprezentată grafic sub formă de organigrame. Rolul
acesteia constă în simpla reprezentare grafică a principalelor compartimente şi a liniilor ierarhice,
dar, în acelaşi timp este şi unul dintre cele mai importante instrumente de studiere a organizării
entităţilor publice. Organigrama este un model al relaţiilor, responsabilităţilor şi autorităţii,
precum şi a căilor de comunicaţie.
Totodată, organigrama este reprezentarea grafică a modului în care au fost grupate
compartimentele, a subordonării acestora, precum şi a raporturilor ierarhice, funcţionale sau de
stat major, care sunt stabilite între părţile componente ale structurii organizatorice.
Structura de personal şi organizarea acestuia se stabilesc prin organigramă, prin statele de
funcţii şi prin proiectul de încadrare ale fiecărei unităţi de învăţământ.
Prin organigrama unităţii se stabilesc: structura de conducere şi ierarhia internă,
organismele consultative, catedrele, comisiile şi celelalte colective de lucru, compartimentele de
specialitate sau alte structuri funcţionale prevăzute de legislaţia în vigoare.
Organigrama se propune de către director la începutul fiecărui an şcolar, se aprobă de
către consiliul de administraţie şi se înregistrează ca document oficial la secretariatul unităţii de
învăţământ.
  Regulamentul de Organizare şi Funcţionare
În baza Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ
preuniversitar, a actelor normative şi/sau administrative cu caracter normativ care reglementează
drepturile şi obligaţiile beneficiarilor primari ai educaţiei şi ale personalului din colegiu, precum
şi a contractelor colective de muncă aplicabile, colegiul îşi elaborează propriul regulament de
organizare şi funcţionare.
Regulamentul de organizare şi funcţionare conţine reglementări specifice fiecărei unităţi
de învăţământ, respectiv: prevederi referitoare la condiţiile de acces în unitatea de învăţământ
pentru elevi, părinţi, tutori sau susţinători legali, cadre didactice şi vizitatori, prevederi specifice
pentru secţiile cu predare în limbile minorităţilor naţionale sau pentru secţiile cu predare în limba
română din unităţile de învăţământ cu predare în limbile minorităţilor, prevederi referitoare la
instituirea zilei colegiului, a imnului colegiului şi a unor însemne distinctive pentru elevi, a
uniformei şcolare pentru elevi şi altele asemenea.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se
elaborează de către un colectiv de lucru, coordonat de un cadru didactic. Din colectivul de lucru,
numit prin hotărârea consiliului de administraţie, fac parte şi reprezentanţi ai părinţilor şi ai
elevilor.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se poate
supune, spre dezbatere, în consiliul reprezentativ al părinţilor/asociaţiei părinţilor, în consiliul
şcolar al elevilor şi în consiliul profesoral, la care participă cu drept de vot şi personalul didactic
auxiliar şi nedidactic.
Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ, precum şi
modificările ulterioare ale acestuia, se aprobă, prin hotărâre, de către consiliul de administraţie.
După aprobare, regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se
înregistrează la secretariatul unităţii. Pentru aducerea la cunoştinţa personalului unităţii de
învăţământ, a părinţilor şi a elevilor, regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de
învăţământ se afişează la avizier. Personalul didactic au obligaţia de a prezenta elevilor şi
părinţilor regulamentul de organizare şi funcţionare. Personalul unităţii de învăţământ, părinţii,
tutorii sau susţinătorii legali şi elevii majori îşi vor asuma, prin semnătură, faptul că au fost
informaţi referitor la prevederile regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de
învăţământ.
Respectarea regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ este
obligatorie. Nerespectarea regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ
constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.
Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ poate fi revizuit anual,
în termen de cel mult 30 de zile de la începutul fiecărui an şcolar. Propunerile pentru revizuirea
regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se depun în scris şi se
înregistrează la secretariatul unităţii de învăţământ, de către organismele care au avizat/aprobat
regulamentul în vigoare.

9.    Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

                                        
Director Secretar Personal
                                                  Responsabil            Director
adjunct șef instituție
   Activități
Elaborarea structurii organizatorice A V E, Ap Ap

Modificarea structurii organizatorice A V E, Ap Ap

10.     Formular evidență modificări

Nr. Ediția Data Revizia Data Nr.pag. Descriere Semnătura

ediției reviziei modificare conducătorului
crt. departamentului
1 I - - 10 -

11.     Formular analiză procedură

Nr. Compartiment Nume Înlocuitor Aviz favorabil Aviz nefavorabil
conducător de drept
crt. compartiment sau Semnătura Data Obervații Semnătur Data
delegat a

1 Management - - - -

12.     Lista de difuzare a procedurii

Nr. Compartiment Nume și Data Semnătura Data Data intrării în
prenume primirii retragerii vigoare a
crt. procedurii

1 Management
2 CEAC
13.         Anexe, înregistrări, arhivări
Nr. Denumirea Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
anexei exem- elemente
anexă plare loc perioadă

Copertă ------------- ----------- Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic
14.     Cuprins
Numărul Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina
componentei

în cadrul procedurii

0 Coperta 0
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi 1/10
aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei
procedurii
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor 1/10
procedurii
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia 1/10
sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
4 Scopul procedurii 2/10
5 Domeniul de aplicare 2/10
6 Documente de referinţă 3/10
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/10
8 Descrierea procedurii 4/10
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 8/10
10 Formular evidență modificări 8/10
11 Formular analiză procedură 9/10
12 Lista de difuzare a procedurii 9/10
13 Anexe, înregistrări, arhivări 9/10
14 Cuprins 10/10