Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
T 4f356c311830e
T 4f356c311830e
Comunicare eficientă
D.A.R.
DEZVOLTARE ANTREPRENORIALĂ ÎN 3 REGIUNI
Cuprins
Noţiunile de bază ale comunicării şi normele de comportament în mediul de afaceri ...................................... 167
Abordarea tematicii
Fără o comunicare eficientă succesul este de neimaginat, oricare ar fi domeniul de activitate. Pentru aceasta trebuie
să cunoaştem cum gândesc alţii, care sunt intenţiile lor. În vederea atingerii scopurilor noastre trebuie să ştim să
argumentăm clar şi convingător. Trebuie să ştim, cum îi putem atrage pe alţii pentru promovarea ideilor, scopurilor
noastre. Dacă nu suntem în stare, nu numai că nu vom avea vreo influenţă, dar pur şi simplu nu suntem prezenţi.
Care este modalitatea cea mai eficientă prin care îi putem face pe oameni să înţeleagă opiniile şi ideile noastre? Care
sunt mijloacele cele mai eficiente? Unde începe drumul spre atingerea acestui scop?
Informaţii profesionale
Problemele receptorului:
■■ facem o selecţie din capul locului, auzim numai ceea ce ne afectează şi ne interesează,
■■ lipsa empatiei poate şi ea crea probleme,
■■ deseori, pe parcurs, uităm ceea ce auzim,
■■ se întâmplă ca pentru părţi acelaşi cuvânt să aibă înţelesuri diferite (ex. vacanţă),
■■ semnificaţia cuvintelor depinde de context,
■■ lipsa atenţiei active,
■■ consideră ascutarea drept o activitate pasivă, crede că poate fi atent şi involuntar,
■■ în loc de a fi atent pâna la capăt, se gândeşte deja la răspuns,
■■ scoate din context câte un amănunt şi se ocupă de acela,
■■ divaghează auzind o informaţie măruntă.
După sens, procesele de comunicaţii pot fi:
Comunicaţie unilaterală (într-un singur sens), atunci când receptorul nu are posibilitatea ca pe parcursul procesului
să aibă şi rol de emiţător (ex. poet, relaţia scriitor şi cititor; spectacole; programe de televiziune),
Comunicaţie interactivă (în ambele sensuri), în cazul în care participanţii – emiţătorul şi receptorul – în cursul procesului
de comunicare din când în când îşi schimbă rolurile între ei (ex: conversaţie, convorbire telefonică, dezbatere, discuţii).
Comunicarea în ambele sensuri nu însemnă neapărat şi o relaţie de egalitate între părţi. Astfel, putem deosebi:
■■ relaţie de egalitate,
■■ relaţie de inegalitate între emiţător şi receptor.
Privind prezenţa, comunicarea poate fi:
Comunicare directă, atunci când emiţătorul şi receptorul participă împreună la proces şi sunt apropiaţi în spaţiu,
Comunicare indirectă, în toate celelalte cazuri (de exemplu, toate formele de comunicare în masă),
Autocomunicare: atunci când emiţătorul şi receptorul sunt una şi aceeaşi persoană, ex. când pregătim notiţe pentru noi înşine.
Vorbim despre comunicare indirectă şi în cazul în care mesajul expeditorului ajunge la destinatar printr-un
intermediar (ex. spectacol de teatru, purtător de cuvânt, translator, agent).
Directe Indirecte
Unilaterală (un singur sens) Cineva ţine o conferinţă Radio, TV, comunicare în masă
Interactivă (în ambele sensuri) 2 prieteni discută la o masă 2 prieteni discută la telefon
Canalele de comunicare:
Comunicarea verbală – înseamnă vorbire şi scris exprimabil prin limbă, ca şi cod digital,
Comunicarea non-verbală – include toate mesajele transmise printr-un cod analog (gestul, mimica, mişcarea,
distanţa dintre părţi, vestimentaţia, etc.).
Într-un proces real, aceşti factori participă strâns legaţi, completându-se reciproc.
Caracteristicile fundamentale ale comunicării:
■■ este imposibil să nu comunici,
■■ comunicarea funcţionează în ambele direcţii (aşteptăm răspuns),
■■ comunicarea reprezintă o necesitate psihică fundamentală (privarea de comunicare poate fi considerată o
pedeapsă),
■■ este şi o măsură a valorii, fenomen social, fără ea societatea nu poate funcţiona,
■■ are caracterul unui proces, are început, conţinut şi sfârşit
■■ rareori se desfăşoară pe un singur canal (pe lângă vorbire: privirea, gesticulaţia, etc.),
■■ are loc simultan pe mai multe planuri (reflectă şi relaţia cu partenerul),
■■ funcţionează cu ajutorul unui sistem de coduri acceptat reciproc (vorbire, scris), orice poate fi un semn:
•• ceea ce înţeleg utilizatorii,
•• semne naturale: flori, gesturi arătate cu mâinile,
•• semne artificiale: litere, semne de circulaţie, indicatoare de direcţie,
•• amprentă: o fotografie, urma piciorului în noroi,
■■ comunicarea are valore pentru receptor, dacă aceasta conţine o informaţie nouă:
•• informaţia pune capăt incertitudinii,
•• un lucru la care te puteai aştepta în mod sigur, nu are valoare de informaţie,
MODULUL VI. Comunicare eficientă 169
•• unitatea de măsură a informaţiei este bitul, valoarea poate fi 0 sau 1 (un banc auzit pentru prima oară are
valoarea 1, unul auzit a doua oară, valoarea 0),
■■ comunicările ample, cu multă vorbărie sunt denumite redundante,
■■ comunicările prea scurte, seci pot fi foarte rapide, dar pot fi şi confuze, lipsite de sens,
■■ comunicarea constă din semnale analogice şi digitale, semnalele analogice (ex. semnalele non-verbale) nu
pot fi descompuse în părţi, semnalele digitale pot fi descompuse în părţi între care există corelaţie,
■■ după interacţiunea partenerilor de comunicare, comunicarea poate fi:
•• comunicare aleatorie (auxiliară) – cel ce comunică transmite o informaţie fără să vrea (m-a luat gura pe
dinainte),
•• comunicarea stării emoţionale – prezintă o imagine despre situaţia emoţională a emiţătorului; are un nivel
redus al controlului, nu este stăpân pe propriile sentimente şi asupra manifestărilor acestora; în om există trei
planuri, planul gândirii, planul sentimental şi planul comportamental, în general acestea sunt în armonie,
•• comunicarea instrumentală sau direcţionată – poate fi schimbul de informaţii, convingerea.
Tehnica întrebărilor. Pornirea conversaţiei
Este oportun să pui întrebări, fiindcă:
■■ cel care pune întrebările conduce conversaţia,
■■ întrebările întreţin conversaţia,
■■ din răspunsuri se poate învăţa,
■■ pot obţine informaţii,
■■ câte o întrebare bine formulată ajută la câştigarea simpatiei partenerului de afaceri,
■■ în faza de tatonări a discuţiilor, partenerul este ajutat să se exprime clar, Figura 1.
■■ este potrivită pentru scăderea nivelului emoţional la oamenii nervoşi sau agitaţi. Tehnica întrebărilor
Întrebarea poate fi:
■■ închisă: în general cere un răspuns scurt, poate fi decizională (da sau nu), poate fi referitoare la fapte sau date,
■■ deschisă: dă posibilitatea unui răspuns mai lung, mai explicit.
Dificultăţile întrebării, greşeli tipice:
■■ nu întrebăm suficient (dăm din cap fără să fi auzit ce s-a spus, sau nu vrem să părem neştiutori),
■■ nu e bine se începem o conversaţie cu o întrebare prea dificilă,
■■ întrebările sunt prea deschise (cel ce răspunde nu ştie de unde să înceapă),
■■ prea multe întrebări închise creează o atmosferă de interogatoriu,
■■ neîncadrarea întrebărilor în limitele cadrului de referinţă (pe plan al gândirii, sentimental, comportamental)
al partenerului,
■■ întrebări care orientează (care deja ascund răspunsul aşteptat),
■■ este indicat să se întrebe înainte de a contrazice.
Începerea conversaţiei:
■■ să căutăm oameni care sunt dispuşi să discute cu noi, emit semnale în acest sens, nu dau semne de respingere
sau nu sunt absorbiţi de o altă activitate,
■■ să nu începem cu negativisme,
■■ pentru demararea unei conversaţii nişte observaţii comune, de toate zilele pot fi utile.
Putem discuta despre trei probleme fundamentale:
■■ despre situaţia actuală: cel mai bine şi cel mai uşor este să discuţi despre situaţia actuală, fiind amândoi parti
cipanţii ei, să căutăm un subiect despre care şi partenerul ar vorbi cu plăcere,
■■ despre partener: să observăm ce face, ce poartă, ce citeşte; majorităţii oamenilor le place să discute despre
ei înşişi,
■■ despre noi: să nu dăm informaţii în mod voit despre noi, dacă cineva nu ne întreabă despre probleme
personale, să nu-l plictisim cu drame familiale.
Putem începe în trei feluri: punem o întrebare, ne exprimăm părerea, comunicăm un fapt.
Comunicarea convingătoare
Pe parcursul convingerii, scopul nostru este ca în concepţia receptorului să producem o transformare durabilă şi
profundă. Trebuie să înţeleagă argumentele noastre, ca apoi să le şi însuşească.
Factorii definitorii ai succesului în convingere:
■■ sursa comunicării, adică cel care spune,
■■ conţinutul comunicării, adică ce şi cum se spune,
■■ receptorul comunicării, adică cel căruia se spune.
170 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Cel care comunică să fie simpatic şi credibil ascultătorului. În general este simpatic cel care:
■■ are calităţi, este plăcut,
■■ are opinii, păreri apropiate nouă,
■■ îl considerăm cunoscător în materie,
■■ ţine la noi.
Suntem dispuşi să înzestrăm oamenii cu calităţi fizice plăcute şi cu calităţi interioare atrăgătoare, din păcate acest
lucru funcţionează şi invers.
O altă componentă a simpatiei este amabilitatea. Oamenii în general se consideră acceptabili, plăcuţi şi ţin la oamenii
care le seamănă. Cei cu convingeri asemănătoare le sunt simpatici.
Calitatea de cunoscător în materie (sau presupunerea acesteia) creşte credibilitatea celui care comunică, mai ales într-
un domeniu în care receptorul este lipsit de experienţă. Credibilitatea este influenţată de mai mulţi factori. Nu avem
încredere în acea persoană, despre care presupunem că este motivat de un scop ascuns, cel pe care l-am mai prins cu
minciuni, care îşi schimbă părerile prea des. Credibilitatea creşte, dacă cineva aduce argumente împotriva proprii
lor sale interese. Nu va fi credibil în ochii noştri cel care spune altceva decât ceea ce sugerează prin comportament.
Cel de-al doilea element al convingerii este ceea ce spunem şi cum o spunem. Trebuie luată o decizie în sensul
folosirii fie a argumentelor raţionale, fie a celor emoţionale (sentimentale). Argumentarea raţională este, în general,
eficientă la cei cunoscători în domeniu, pe când cea emoţională la cei laici. Este binevenit dacă prezentăm avantajele şi
dezavantajele probabile în cazul unui comportament dorit. Trebuie să ne decidem, dacă argumentăm doar unilateral
sau ne străduim să o facem bilateral, prezentând şi anumite contraargumente, bineînţeles într-o măsură mai mică.
Elementul al treilea al convingerii este cel căruia îi spunem. Este mai uşor să-l convingi pe cel care:
■■ nu are o părere preconcepută,
■■ este neiniţiat în tema dată,
■■ are păreri fundamental asemănătoare,
■■ datorită personalităţii sale, este dispus să-şi însuşească părerile altora.
Convingerea mai poate fi influenţată prin:
■■ veridicitate,
■■ măsura diferenţei de opinie dintre emiţător şi receptor,
■■ utilizarea limbii şi a vocabularului,
■■ încrederea în sine a celui care comunică,
■■ capacitatea empatică a receptorului, etc.
Caracteristicile şi funcţiile comunicării non-verbale
Comunicarea non-verbală este o comunicare fără cuvinte care însoţeşte întotdeauna comunicarea verbală.
După originea lor, semnele non-verbale sunt împărţite în trei grupe:
■■ semne moştenite (ontogenetice): sunt caracteristice oamenilor sănătoşi, şi au aceeaş semnificaţie la toată
lumea; acestea sunt exprimări prin mimică ale emoţiilor fundamentale: bucurie, surpriză, frică, tristeţe,
mânie, scârbă, interes,
■■ semne însuşite instinctiv (filogenetice): sunt caracteristice la câte o comunitate lingvistică, depind de cultura
dată, de ex. datul din cap, gest indecent cu mâna,
■■ semne convenţionale: însuşite conştient, semne cu o origine cunoscută şi care se folosesc cu un scop bine
definit, de ex. limbajul prin semne al surdo-muţilor, scrisul nevăzătorilor.
Canalele semnelor non-verbale:
■■ privirea,
■■ mimica,
■■ comunicarea în mişcare
■■ gesturi
■■ ţinută
■■ apropiere în spaţiu
■■ embleme (ornamentele hainelor, părului),
■■ interacţiunea în timp,
■■ semnele vocale.
Caracteristicile comunicării non-verbale:
■■ este mai puţin controlabilă,
■■ emitem şi recepţionăm mesajele mult mai repede decât pe cele 2. ábra Nonverbális kommunikáció
MODULUL VI. Comunicare eficientă 171
verbale,
■■ mesajele sunt mai puţin explicite, complexe,
■■ o folosim, în principal pentru transmiterea sentimentelor, dar putem exprima în acest fel şi fapte,
■■ nu există un sistem convenţional de coduri,
■■ emiterea este de multe ori spontană, dar şi recepţia este conştientizată rar,
■■ se suprapune adesea comunicarea verbală şi cea non-verbală.
Funcţiile comunicării non-verbale:
■■ ajută la gestionarea legăturilor interpersonale şi colective; ceea ce nu vrem să spunem, poate fi semnalat ,
■■ prezentarea de sine nu o putem face verbal, o realizăm prin limbajul trupului,
■■ nici dirijarea procesul de comunicare nu o facem prin vorbire, cel care vrea să dea cuvântul mai departe,
reduce intensitatea vocii, se uită la cel care urmează, cel care ar dori să preia firul discuţiei, îşi drege vocea,
caută privirea celui care vorbeşte; în acele colectivităţi, unde acest lucru funcţionează slab, va ajunge să
vorbească cel cu vocea mai tare, mai stridentă,
■■ atitudinile (baza de referinţă internă) se exprimă tot pe cale non-verbală (cu zâmbet, cu grimasă etc.),
■■ sentimentele câteodată pot fi exprimate mai uşor non-verbal, pentru ele nici nu avem cuvinte destule.
Semnele non-verbale trebuie privite în ansamblul lor. Dacă constatăm contradicţii între semnale, atunci semnalul cel
mai puţin reglementat trebuie considerat ca fiind cel hotărâtor.
Canalele comunicării non-verbale
Privirea
Privirea o putem forma cu ajutorul sprâcenelor, genelor şi al muşchilor motorici ai acestora, În cazul reamintirii
vizuale privim în sus, în cazul celei auditive privim în jos. Reflexul pupilar: se dilatează dacă mă interesează ceva şi
se contractează dacă nu mă interesează.
În procesul comunicării, privirea are un rol normativ, transmite semnale despre receptor, despre înţelegerea problemei,
temei, despre relaţia emoţională faţă de partener. În procesul comunicării privirea, de regulă, este inconştientă, dar în
diferite relaţii sociale poate avea un sens şi conţinut concret.
Privirea aţintită îndelungat asupra unei persoane poate îndeplini şi rolul de contactare, de stabilire a unei legături.
Putem distinge trei feluri de priviri:
1. intimă (nu mă uit în ochii celuilalt, ci mai jos),
2. la distanţă (când ne uităm la fruntea celuilalt),
3. oficială (ne uităm în jos, până la gură).
Direcţionarea privirii
Câteodată poate fi esenţial – pentru o recepţionare maximă a celor comunicate de noi –
cum putem dirija privirea partenerului. Cum să dirijăm privirea individului atunci când îi
prezentăm cărţi, hărţi, grafice? Metoda cea mai eficientă este următoarea:
■■ să punem un stilou sau un pointer pe sursa de informaţii ce urmează s-o prezentăm şi totodată să explicăm
şi verbal ceea ce se vede,
■■ după aceasta, ridicăm obiectul şi-l ţinem poziţionat între ochii noştri,
■■ în timpul vorbirii palma cealaltă trebuie să rămână vizibilă.
Conform observaţiilor efectuate, partenerul cu care comunicăm astfel, absoarbe la capacitate maximă comunicarea
noastră.
Mimica
Mimica este oglindirea relaţiilor emoţionale pe faţa omului, prin miscarea muşchilor faciali. Aceste sentimente
exprimă, califică, astfel mimica are un rol semnificativ în comunicare.
La exprimarea sentimentelor joacă rol ochii, sprâncenele şi gura, în schimb nasul nu are niciun rol. Metoda
pictografică, care ţine cont doar de aceste trei puncte determinante de pe faţa omului, reprezintă sentimentele prin
simpla vizualizare a acestora.
În procesul de comunicare o parte importantă din mimică nu apare la nivelul conştientului, în majoritatea cazurilor
însoţeşte conţinutul textului expus verbal, contopindu-se cu acesta:
■■ atât emiţătorul, cât şi receptorul îsi îndreaptă atenţia cu prioritate în direcţia ochilor, mimica feţei este cea
mai expresivă,
■■ semnele bucuriei, supărării, surprinderii, silei, fricii şi mâniei sunt codificate genetic, pe restul le învăţăm pe
172 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
parcursul socializării,
■■ poate utiliza şi semnale legate de regulile sociale, folosirea acestora este conştientă (trasul cu ochiul, zâmbetul)
■■ bunele maniere pretind o mimică adecvată situaţiei date (când primim cadouri, dacă participăm la o
înmormântare sau la o cununie)
■■ în alte situaţii încercăm să fim reţinuţi (faţă de poker)
■■ oameni cu statut social foarte diferit, atunci când sunt împreună, adesea sunt reţinuţi în privinţa mimicii, cel cu statut
inferior exprimă mai mult umilinţă, iar expresia celui superior exprimă mai mult că îi tratează de sus pe ceilalţi.
Comunicarea prin mişcări
Printre semnele comunicării non-verbale sunt incluse şi cele în care mişcarea însemnă şi acţiune, şi schimbare a
locului. Aceste semnale sunt mai vizibile decât mimica, în acest caz mişcările se fac cu întreg corpul.
Gestul
Gestul este sistemul cel mai dezvoltat de semnale al comunicării non-verbale. Mişcarea capului, a mâinii şi a braţului
sunt considerate gesturi. Putem observa gesturi conştiente şi gesturi inconştiente.
Gesturile capului, de regulă, sunt bine distinse, semnale clar interpretabile.
Gesturile mâinii poartă semnificaţii multiple şi nuanţate. Multe dintre gesturile mâinii sunt însuşite, învăţate, au origini
culturale strămoşeşti. Prin gestul mâinii putem face o chemare, putem respinge, putem obiecta, putem ruga, putem mulţumi.
Gesturile pot îndeplini şi funcţii de reglare în procesul comunicării.
Gesturile complementare ale unui discurs pot fi împărţite în două grupe: pot îndeplini rol explicativ (trebuie ajutată
înţelegerea) şi rol de impresionare (scopul fiind intensificarea influenţei emoţionale).
Cele trei reguli ale unei gesticulaţii clasice sunt:
1. La orice gest, cotul se îndepărtează de trunchi.
2. Gestul se efectuează măcar la nivelul umerilor. Nu mai jos!
3. Gestul trebuie menţinut o perioadă de timp, ca mesajul să fie perceput.
Strângeri de mână:
■■ Când palma este îndreptată în sus, atunci îmi recunosc inferioritatea.
■■ Dacă palma este orientată în jos, dominant.
■■ De tip „peşte mort”, când strângerea este lipsită de viaţă.
■■ Să nu rupem mâinile celuilalt.
■■ Este nepoliticos să dăm mâna purtând mănuşi.
Gesturile specifice ale mâinii:
■■ Frecarea mâinilor: satisfacţie.
■■ Îmbinarea mâinilor: anxietate. Figura 4. Strângere de mână
■■ Poziţia „turn-coif ”: urmăresc tema cu siguranţă de sine.
■■ Frecarea uşoară a mâinilor: politeţe.
■■ Prind braţul cu mâna: sunt agresiv.
■■ Braţele încrucişate pe piept: apărare, introvertire.
■■ Strângerea repetată a încheieturii mâinii: păstrarea calmului.
■■ Cu mâinile la spate: disciplină, încredere în sine, superioritate.
Gesturile mâinii puse pe bărbie:
■■ Palma deschisă pusă pe bărbie: plictiseală.
■■ Mângâierea bărbiei: gândire, meditare.
■■ Palma strânsă pusă pe bărbie: gândire.
Alte gesturi ale mâinii:
■■ Frecarea gurii: în subconştient creierul dă dispoziţie mâinii să nu divulg ceva.
■■ Frecarea urechilor: nu vrea să audă veştile rele.
■■ Scărpinarea gâtului: situaţie penibilă.
Gesturile picioarelor:
■■ Încrucişarea picioarelor: apărare.
■■ Încrucişarea picioarelor şi ale mâinilor în poziţia şezut: satisfacţie, mulţumire.
■■ Reflexul-oglindă: Preluăm poziţia picioarelor şi mâinilor partenerului.
Ilustraţii în vederea înţelegerii gesturilor găsim în cartea lui Allan Pease, întitulată: Figura 5. Gesturile
Limbajul trupului. picioarelor
MODULUL VI. Comunicare eficientă 173
exprimăm ceva mai categoric, mai încet. Cel care ne transmite informaţiile mult mai rapid decât noi, pentru
noi vorbeşte prea repede.
■■ Percepţiile noastre sunt în mare măsură influenţate de pauzele în vorbire. Pauza pusă într-un loc bun separă
părţile incoerente şi le sudează pe cele coerente.
■■ Puterea de convingere a comunicării noastre este influenţată de accent, de pronunţie. Pronunţia caracteristică
celor cu statut social mai înalt este mai convingătoare.
EXERCIŢII DE AUTOEVALUARE
1. Enumeraţi factorii comuncării!
2. Enumeraţi problemele emiţătorului (expeditorului) pe parcursul comunicării!
3. Enumeraţi canalele comunicării non-verbale!
2. Problemele receptorului:
••facem o selecţie din capul locului, auzim numai ceea ce ne afectează şi ne interesează,
••lipsa empatiei poate şi ea crea probleme,
••deseori, pe parcurs, uităm ceea ce auzim,
••se întâmplă ca pentru părţi acelaşi cuvânt să aibă înţelesuri diferite (ex. vacanţă),
••semnificaţia cuvintelor depinde de context,
••lipsa atenţiei active,
••consideră ascutarea drept o activitate pasivă, crede că poate fi atent şi involuntar,
••în loc de a fi atent pâna la capăt, se gândeşte deja la răspuns,
••scoate din context câte un amănunt şi se ocupă de acela,
••divaghează auzind o informaţie măruntă.
BIBLIOGRAFIE UTILIZATĂ
Moss, Geoffrey: Az eredményes kommunikáció kézikönyve. Bagolyvár Könyvkiadó, 1989.
Bibliografie recomandată
Pease, Allan & Barbara: A testbeszéd enciklopédiája. [The Definitive Book Of Body Language.] Park, 2006.
176 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Ascultarea activă
Timp recomandat: 2 ore teorie, 2 ore practică
Abordarea tematicii
Auzim, recepţionăm doar acele lucruri la care suntem atenţi.
„Doi oameni merg pe o stradă aglomerată dintr-un oraş mare. Deodată unul strigă: Ia ascultă, un greier! – Dar celălalt nu-l
aude. Îl întreabă pe primul, cum de a fost în stare să audă cântecul greierului în aglomeraţia oraşului. Primul om a fost un
zoolog şi a învăţat să fie atent la vocile naturii, dar nu i-a spus celuilalt. Mai bine a scos o monedă din buzunar şi a scăpat-o
pe trotuar. Mulţi au remarcat zgomotul şi s-au uitat împrejur. Auzim – a spus – doar acele lucruri la care suntem atenţi.”
Bhagwan Shree Rajneesh
„Natura i-a dat omului doar o singură limbă, dar două urechi ca să auzim de două ori mai mult, decât vorbim.”
Epictet
„Odată un student şi-a înterebat profesorul: – Domnule profesor, care este secretul unei conversaţii reuşite?
Profesorul şi-a ridicat un deget şi a spus: – Taci! – După a pauză lungă studentul intervine: Tac… şi? – Păi, acesta e
secretul – a răspuns profesorul.”
Informaţii profesionale
Acum să luăm la rând punctele de mai sus şi să analizăm obiceiurile noastre în domeniul atenţiei direcţionate. Să ne
notăm pe o scară de la 0 până la 10. Văzându-ne deficienţele, vom putea stabili scopurile. Să fim sinceri cu noi înşine.
De exemplu:
Concentrare
0....1....2....3....4....5....6....7....8....9....10
foarte slab mediu excelent
Să ne hotărâm, de care obicei prost vrem să ne ocupăm întâi. Să facem notiţe despre acesta, în caiet, în jurnal, în
agendă, pe spatele unei cărţi de vizită, oriunde. Important este ca să le vedem şi să le citim des. Notiţele au rolul de
a ne reaminti în permanenţă cât de intens trebuie să muncim pentru schimbarea obiceiurilor. După un timp să ne
autoevaluăm din nou pe această scară. Dacă suntem mulţumiţi, să trecem la un alt obicei. Şi acum să luăm pe rând
cele treisprezece puncte de mai sus, obiceiurile proaste în ascultare.
1. Lipsa concentrării
Să nu permitem ca gândurile noastre s-o ia razna.!
Suntem adesea furaţi de alte gânduri? Nu putem să ne concentrăm? Ne deconectăm? Suntem furaţi de câte un gând,
fără a putea înţelege alte gânduri noi? Visăm? Să ne autoevaluăm. Să fim sinceri!
Soluţie
Să elaborăm un pachet de autodisciplinare! Iată, câteva idei. Dacă ne vine greu să fim atenţi, să ne punem nişte
întrebări:
■■ Ce vrea să spună vorbitorul?
■■ Care sunt ideile principale de care vrea să ne convingă?
■■ De unde ia ceea ce spune?
■■ Ce dovezi are pentru aceasta?
■■ Unde vrea să ajungă?
■■ Ce trădează limbajul trupului?
■■ Ce am auzit până acum?
■■ Ce am învăţat din ceea ce a spus?
■■ Ce noutăţi am aflat?
■■ Cum pot utiliza aceste cunoştinţe?
■■ Cum ating cele spuse interesele mele?
■■ Ce folos am din ele?
Este indicat ca aceşti „stimuli celebrali” scrişi pe o fiţuică să fie în permanenţă cu noi.
De câte ori ascultăm o expunere, să ne punem aceste întrebări şi:
■■ să încercăm încă de la început să ghicim ce va spune vorbitorul,
■■ să ne concentrăm asupra mesajului – să căutăm semnificaţiile mai adânci,
■■ să repetăm – să recapitulăm cele spuse până acum,
■■ pentru testarea şi dezvoltarea memoriei noastre, să ne punem singuri întrebări.
Obiectivitatea este o condiţie indispensabilă a atenţiei direcţionate eficiente. Să ne prefacem că suntem reporteri
şi ascultăm expunerea în folosul unui grup mare. Să încercăm să evidenţiem acele puncte care ar prezenta interes
pentru majoritatea oamenilor.
Capacitatea de concentrare poate fi dezvoltată prefăcându-ne că trebuie să raportăm cuiva despre cele auzite, sau
punându-ne întrebări în mod curent. Menţinerea atenţiei în acest mod este o activitate dură, obositoare, dar merită.
2. Poziţia incorectă a corpului
Să stăm aşezaţi drept şi să-l urmărim pe celălalt cu atenţie. El va reacţiona în mod pozitiv
la această atenţie. Cei mai mulţi oameni, atunci când participă la o expunere, discuţie,
se întind comod pe scaun, bărbia e susţinută cu mâna şi cu ochii sticloşi se uită în neant.
Vorbitorul însă se adresează acelora care îl urmăresc cu ochi strălucitori, a căror atenţie
nu scade, scot sunete încurajatoare şi pun întrebări inteligente, întrebări care oglindesc
interes, întrebări care dau un impuls vorbitorului să dezvăluie şi alte detalii.
Soluţie
Figura 10.
Să ne aşezăm drept, să fim vioi, să se vadă pe noi că aşteptăm cu interes tema dată. Vorbitorul Poziţia gresită a corpului
va reacţiona la încurajările noastre şi expunerea sa va fi mai animată, mai interesantă.
178 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Soluţie
Să notăm doar cele mai importante lucruri, şi acestea în două coloane:
1. Fapte 2. Interpretări
Să fim atenţi cum interpretează vorbitorul câte un fapt. Să nu notăm în mod amănunţit,
dacă cumva nu este vorba de o tematică nouă, de care vrem să ne ocupăm şi în viitor.
Dacă este necesar, să solicităm un exemplar din expunere.
Putem economisi mult timp dacă învăţăm stenografia sau inventăm propria noastră
Figura 12. Să notăm
stenografie. esenţialul
Numele care se repetă putem să le notăm prescurat, notându-le doar prima dată, după care folosim doar monograma.
7. Polemică mentală cu vorbitorul
Să-l ascultăm pe celălalt până la capăt, şi să pomenim de senzaţia noastră de lipsă doar dacă nu a vorbit despre acea
problemă!
Cei mai mulţi dintre noi caută punctele slabe ale argumentaţiei, mai ales dacă cunoaştem bine tema sau avem
experienţă în acel domeniu.
Cea mai mică greşeală a argumentaţiei poate declanşa în noi o polemică interioară. Minutele următoare le petrecem
deja cu formularea întrebării cu care putem demonstra cât de deştepţi suntem. Întrucât atenţia noastră este când
conectată, când deconectată, putem scăpa părţi întregi. În acest caz se poate întâmpla să punem o întrebare anume
la care între timp interlocutorul a răspuns deja şi a dezvoltat-o.
Soluţie
Soluţia este simplă. Să notăm câteva cuvinte despre tema pe care dorim să o discutăm la sfârşit, după care să ne
concentrăm asupra vorbitorului.
La sfârşitul expunerii putem pune întrebările (dacă nu le-au pus deja alţii), sau putem comenta unele constatări ale vorbitorului.
8. Atenţia prefăcută
Menţinerea unei atenţii prefăcute necesită un efort atât de mare, încât nu vom înţelege multe din cele spuse de
celălalt.
Nu ştiu dacă i s-a întâmplat şi stimatului meu cititor să încerce mimarea unei atenţii aprofundate ca să facă impresie
bună celor din jur. A afişat o mimică adecvată, o poziţie a corpului adecvată etc. În caz că a făcut-o, a putut constata
că prefăcătoria ne poate costa atâta energie ca şi atenţia, pe deasupra doar ne înşelăm pe noi înşine. Nu are niciun
rost investirea în astfel de energii, ca la urmă să nu ne aducem aminte de nimic.
Soluţie
Să ne transpunem în situaţia vorbitorului! Să încercăm să ghicim, cum am reacţiona noi, când am observa că publicul
numai se preface că este atent. Dacă ei nu aud ceea ce spun, ce rost mai are expunerea?
Fie investim energie în atenţia direcţionată şi în învăţare, fie să nu irosim propriul timp şi nici al vorbitorului.
9. Lipsa sincronizării
Putem suspenda atenţia în timp ce recepţionăm mesajul. În anii 1940 la Universitatea Columbia din Statele Unite ale
Americii, Dr. Harry Goldstein a demonstrat că putem să ne concentrăm atenţia la o vorbire de trei ori mai rapidă decât
cea normală, fără pirederi semnificative de informaţii. Timpul astfel economisit este adesea utilizat pentru a visa.
Soluţie
În loc să risipim acest timp, să-l folosim la fixarea mesajului vorbitorului. Să sintetizăm cele auzite! Să încercăm să
prognozăm ceea ce urmează. Să încercăm utilizarea acestui timp în scopul implementării celor auzite.
10. Distragerea atenţiei
Să rezistăm tentaţiei ca prin taifas sau prin alte moduri să distragem atenţia
de la vorbitor!
Chiar dacă situaţia ar cere, să nu facem observaţii către vecin, să nu purtăm
discuţii cu acesta în timpul expunerii. Să nu facem ordine între hârtii, să
nu citim altceva! Să rezistăm tentaţiei de a mâzgăli pe hârtie! Să nu ne
amăgim cu faptul că putem să mâzgălim şi să fim atenţi la vorbitor simul
tan. Poate începem doar cu două linii, dar foarte repede ne pierdem în
această mâzgălire „artistică” că nici nu mai auzim despre ce este vorba. Figura 13. Taifas
180 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Soluţie
Să punem deoparte obiectele tentante: creionul de rezervă şi hârtiile! Să notăm doar cele mai importante fapte, date
şi interpretări! Să nu desenăm, să nu mâzgălim în notiţe!
11. Atenţia care poate fi distrasă uşor
Să încercăm de la început să evităm neplăcerile cauzate de alţii!
Sunt unii pe care îi deranjează repede orice mişcare, vecinii vorbăreţi, manierismul vorbitorului, oamenii care se
plimbă în sală sau dacă se aude zgomotul străzii. Aceste condiţii deranjante nu trebuiesc acceptate.
Soluţia
Să ne căutăm un loc unde nu ni se poate abate atenţia cu uşurinţă. Să ne aşezăm în faţă, aproape de vorbitor, în aşa fel încât
să vedem bine ecranul sau tabla. Dacă stăm mai în spatele sălii de expunere, probabilitatea ca vecinii să intre în vorbă cu
noi, este mai mare. Să nu purtăm discuţii cu vecinii în timpul expunerii, cu acestea pierdem timpul lor şi totodată şi timpul
nostru. Să nu citim, să nu mâzgălim! Să ne concentrăm asupra celor expuse de vorbitor şi să luăm notiţe!
12. Lipsa empatiei faţă de vorbitor
S-ar putea ca vorbitorul să fie respins din cauza aspectului, a originii sau a convingerilor sale.
Este foarte uşor să respingi pe cineva din cauza vestimentaţiei, coafurii, tonalităţii, originii sau a convingerilor sale diferite.
Să nu pierdem din timpul nostru pentru a critica în gând modul de exprimare al vorbitorului! Nici atunci să nu
facem acest lucru, dacă expunerea este chiar slabă, fiindcă se poate ca mesajul să fie foarte important.
Cei care îl invidiază pe vorbitor pentru succese, nu pot fi atenţi întrutotul, fiindcă în continuu îi caută greşelile.
Soluţie
Să încercăm să înţelegem punctele de vedere ale vorbitorului, să fim toleranţi!
Să ne autosugerăm urnătoarele: „Sigur că ştie foarte multe, altfel nu ar fi fost invitat.” „Nu am voie să-i critic modul de
prezentare. Ceea ce spune este mult mai important, decât coafura şi hainele acelea oribile.” „Dacă eram eu invitatul,
oare despre ce puteam vorbi ?”
Cheia ascultării atente este să ne punem întrebarea: „La ce-mi pot folosi aceste informaţii?”
Să separăm „grâul” valoros de „neghină”! Să căutăm ideile folositoare! Să ne punem întrebarea: Dacă săptămâna
viitoare eu ar trebui să fac expunerea, unde aş face modificări?”
13. Surzenie la mesajele sentimentale
Limbajul trupului estel la fel de important ca şi cele auzite. Să căutăm semnele non-verbale!
Atenţia direcţionată înseamnă mai mult decât faptul că auzim cu urechile. Să fim atenţi şi la mesajele sentimentale. Să
încercăm să auzim şi schimbările de tonalitate. Poate că vorbitorul prezintă unele lucruri mai sonor şi le accentuează
cu claritate, iar altele sunt spuse mai bolborosit. Nesiguranţa, mimica, poziţia corpului, gesticulările, mişcarea
ochilor, gâfâitul sau chiar şi transpiraţia fac parte din acest mesaj. Croiala costumului şi felul îngrijit al vorbitorului
vin în ajutorul interpretării a celor spuse.
Soluţie
Să fim atenţi la sentimente!
Să fim atenţi la schimbările de intonaţie!
Să fim atenţi la cuvintele care ne trădează!
Să fim atenţi la denaturări!
Cele zece reguli ale ascultării atente
1. Să nu vorbim! Omul nu poate fi atent dacă vorbeşte; şi dacă vorbeşte, nu învaţă.
2. Să uşurăm situaţia partenerului de discuţie! Să-l încurajăm pe cel care vorbeşte! Cuvintele noastre să reflecte
înţelegerea faţă de sentimentele sale. De exemplu: „Îmi pare rău că decizia mea v-a tulburat. Apreciez cele
spuse. Aveţi vreo propunere, ce aş putea face?”
3. Atitudinea noastră să reflecte atenţie pentru cele spuse de celălalt! Trebuie să ne comportăm astfel, încât
cel ce vorbeşte să vadă pe faţa noastră interesul. Să-i acordăm toată atenţia noastră. Aprobând din cap, prin
gesturi să-i arătăm că este ascultat. Să facem observaţii încurajatoare, de ex. „Da, înţeleg ce vreţi să spuneţi.”
4. Să eliminăm factorii perturbanţi! Să creăm un mediu în care nimic nu ne distrage atenţia. Să închidem uşa,
MODULUL VI. Comunicare eficientă 181
EXERCIŢIU DE AUTOEVALUARE
Enumeraţi obiceiuri proaste, care împiedică cel mai frecvent atenţia activă!
BIBLIOGRAFIE RECOMANDATĂ
Gonobolin, F. N.: A figyelem fejlesztése. Tankönyvkiadó, 1979.
182 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Abordarea tematicii
Ştim ce se cuvine?
„Se cuvine să ştii ce se cuvine”
Şi azi îmi sună în urche şi îl văd în faţa mea pe unul din marii actori
ai timpului când a rostit, cu degetul ridicat, fraza de mai sus.
Pe cine nu ar enerva, când la un prânz de afaceri partenerul,
fără să se gândească, răspunde la apelul telefonului său mobil?
Sau, să vezi la o întrunire că aproape toată lumea îşi studiază
în mod aprofundat telefonul mobil, neputându-ne da seama ce
face în realitate, dar fiind evident că nu-şi ia notiţe.
Femeile în dreapta bărbatului, telefonul mobil închis în timpul
spectacoului, la căscat mâna se pune în faţa gurii, şi fel şi la stră
nut. Nu suntem în clar cu regulile de conduită, etichetă de bază,
şi ştim şi mai puţin despre motivele pentru care acestea s-au
format, sau despre modul lor de formare.
Ştie toată lumea că nu se cuvine să înmoi cu furculiţa bucăţele
de pâine în unsoarea tocăniţei. Deşi ne place! Atunci să fim
îngăduitori, şi să facem nişte excepţii de la regulă. Să zicem:
acasă, în familie nici nu este o aşa mare necuviinţă. Dar la o
cină oficială este strict interzis. Deci, se cuvine a şti că acest
procedeu nu este cuviincios. Figura 14. „Se cuvine să ştii ce se cuvine”
Informaţii profesionale
Situaţii practice în viaţa de afaceri
Un comportament civilizat, pe de o parte face impresie bună la partenerul de afaceri, pe de altă parte ajută la evitarea
unor situaţii jenante. Dar putem aplica regulile de bună cuviinţă doar dacă şi partenerul le cunoaşte.
Mici neplăceri
■■ Nu se cuvine să caşti.
■■ Când strănutăm, să folosim batistă, şi în zilele noastre nu se mai cuvine să urăm „Sănătate!”
■■ Când sughiţăm, să ne cerem scuze şi să ne retragem.
■■ Din când în când nasul trebuie suflat, dar nu în mod strident.
■■ Dacă scăpăm mâncare pe haine, să nu băgăm în seamă, dacă totuşi este neplăcut, să ne curăţăm la toaletă.
Prezentarea, introducerea, salutul
În viaţa socială prezentarea este începutul oricărei cunoştinţe. Trebuie să ne prezentăm la întâlnirile personale, dacă
ne întâlnim pentru prima dată.
Situaţia ca noi să ne prezentăm cuiva, de regulă, se impune la o vizită oficală sau de afaceri, în societate, la o recepţie.
În cazul unei vizite oficiale, de afaceri, tratative, anunţul de participare prealabil şi coordonările s-au realizat,
partenerul îl cunoaşte deja pe cel pe care îl are în faţă, deci prezentarea va fi o formalitate, scurtă, pe cât posibil cu
un schimb de cărţi de vizită, după care se poate trece direct la subiect. (Trebuie evitată orice vizită oficială, vizită de
afaceri fără un anunţ prealabil.)
■■ Bărbatul se prezintă femeii, cel tânăr celui mai în vârstă, cel cu statut social inferior celui cu statut superior.
■■ Bărbatul este introdus femeii, cel tânăr celui mai în vârstă, cel cu statut inferior celui cu statut superior.
■■ La introducere, prima dată rostim numele celui căruia i se fac prezentările, după care urmează o formulă de
politeţe, apoi numele celui prezentat.
■■ Cu ocazia introducerii cel prezentat nu întinde mâna, trebuie să aştepte acest gest din partea celuilalt.
MODULUL VI. Comunicare eficientă 183
■■ Partea apelată salută, comunică numele firmei sau pe al său, după care salută cel care a sunat, se prezintă şi
prezintă pe scurt scopul apelului. În cazul convorbirilor telefonice particulare, cel care sună, salută primul.
■■ Dacă se întrerupe convorbirea, cel care a apelat, trebuie să formeze nu
mărul din nou.
■■ În cazul în care avem mai multe de spus, să întrebăm dacă nu deranjăm,
iar în cazul iniţierii unei convorbiri la telefonul mobil, această întrebare
trebuie pusă întotdeauna.
■■ Să nu ne abatem de la tonul oficial.
■■ Dacă pe parcursul convorbirii se iveşte o problemă urgentă, ne cerem scuze
şi întrerupem pentru un scurt timp convorbirea. Dacă pauza este mai lungă
de 1 minut, întrerupem definitiv convorbirea, reluând-o mai târziu. Figura 18. Convorbire telefonică
■■ Să vorbim clar, limpede, articulat, aici comunicaţia non-verbală se
manifestă mult mai restrâns.
■■ Când sună telefonul, să nu ridicăm imediat, să ne pregătim cu hârtie, stilou, pentru a putea lua notiţe.
■■ Dacă suntem la un coleg şi acesta este căutat la telefon, ne cerem scuze şi ieşim din birou, dacă ne face semn
să rămânem, atunci să încercăm să ne îndreptăm atenţia spre altceva.
■■ Mulţi conducători pretind de la secretare să identifice persoana care îi apelează, fie pentru că şeful astfel îşi
utilizează timpul mai eficient sau pur şi simplu pentru că nu vrea să vorbeasă cu persoana respectivă. Nu e
bine ca secretara să mintă în locul nostru, eventual să utilizeze fraza „Şeful este într-o şedinţă”.
■■ În principiu, convorbirea este încheiată de către cel care a început-o.
■■ Dacă cel care a sunat, caută altă persoană, să-l ajutăm să o găsească, să nu-l punem să aştepte, să preluăm
mesajul pe care să-l şi transmitem.
■■ Dacă avem discuţii cu colegii şi în acest timp suntem apelaţi la telefon, le comunicăm politicos că dorim
efectuarea convorbirii de unul singur, până atunci să servească o cafea.
■■ Dacă participăm la o şedinţă, este mai bine dacă amânăm toate convorbirile. Dacă este ceva foarte important,
să cerem legătura într-un alt birou.
Punctualitatea
Punctualitatea în afaceri este o cerinţă de bază, persoana care nu este punctuală va fi considerată un om în care nu
poţi avea încredere.
În privinţa punctualităţii, conform bunelor maniere, deosebim punctualitate la minut, întârziere admisă, sosirea
într-un interval de timp dinainte stabilit.
Punctualitatea la minut
■■ Sosim la timpul dat sau stabilit.
■■ Este nepoliticoasă sosirea mai devreme sau mai târziu.
■■ Punctualitatea la minut poate fi pretinsă la tratativele de afaceri, la vizite de prezentare, la manifestări la care
există un program fix.
Întârziere admisă
■■ În această categorie se includ acele evenimente, recepţii la care sunt mulţi invitaţi care sosesc continuu.
■■ Prezentări de produse, recepţii protocolare, recepţii dinaintea unei sărbători.
Interval de timp dinainte stabilit
■■ Sunt admise la acele evenimente protocolare la care ora de începere şi de închidere sunt fixate.
■■ Sosirea: ora de începere anunţată, dar cu cel puţin 5-10 minute întârziere.
■■ În timpul evenimentului putem sosi oricând.
■■ Sosirea cea mai târzie care încă este acceptabilă, este cu 20-30 de minute înainte de închiderea evenimentului.
■■ Se poate pleca oricând, dar trebuie luat rămas bun de la gazdă sau de la reprezentantul său.
■■ Cu 10-15 minute înainte de terminarea recepţiei trebuie să ne luăm rămas bun.
Întotdeauna să ţinem cont:
■■ Sosirea timpurie poate crea probleme, eventual gazda încă nu este pregătită.
■■ Să nu-l facem pe musafir să aştepte, îi poate da senzaţia că nu este o persoană importantă pentru noi
■■ La tratative, evenimente cu caracter profesional, discuţii, şedinţe, trebuie să sosim cu punctualitete, acest
lucru este valabil şi la încheiere. Dacă tema acestora nu se rezolvă în timpul alocat, continuarea sau amânarea
pentru o dată ulterioară este o chestiune de consens.
■■ Putem întârzia şi din motive independente de noi, să semnalăm întârzierea telefonic, dacă nu mai putem fi
primiţi, să stabilim o altă dată, să ne cerem scuze, dar să nu ne scuzăm îndelung.
■■ La recepţii, mese de protocol, cină, bal putem sosi cu o întârziere de aproximativ un sfert de oră, deoarece
186 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
gazda oricum nu şi-ar putea primi, saluta deodată toţi musafirii. O întârziere mai mare poate crea perturbări
la servirea mesei.
■■ La recepţiile de afaceri putem primi invitaţie în care se specifică intervalul de timp, caz în care se cuvine să
ne prezentăm în acest interval, putem pleca oricând, dar nu fără a ne lua rămas bun.
Cina de afaceri
■■ În restaurant bărbatul intră primul.
■■ La garderobă bărbatul ajută femeia, luându-i haina,
după care se dezbracă el de haină.
■■ La plecare se procedează invers.
■■ Alegerea mesei şi locului la masă este privilegiul femeii.
■■ Bărbatul trage scaunul.
■■ Nu se cuvine a pune pe masă şepci, genţi.
■■ Nu se cuvine ca cineva să se machieze, să-şi aranjeze
ţinuta, să se scarpine la masă.
■■ Pe timpuri femeile nu puteau comanda, azi se acceptă. Figura 19. Cină de afaceri
■■ În restaurantele mai luxoase, numărul tacâmurilor semnalează numărul felurilor de mâncare (dinspre
exterior înspre interior).
■■ Lingura şi furculiţa se întroduce în gură cu partea ascuţită, cuţitul nu poate atinge gura, nu ne servim din
castron cu tacâm propriu.
■■ Să nu rezemăm mâna cu care ţinem tacâmul.
■■ Nu se cuvine să punem mâna pe farfurie.
■■ Tacâmurile folosite le lăsăm pe farfurie, dacă dorim să mai continuăm, încrucişate, dacă am terminat, paralele.
■■ Dacă avem mai mult de cinci grame în gură, să nu vorbim.
■■ Să punem porţii mici pe tacâmuri.
■■ Tacâmul este dus la gură şi nu gura înspre farfurie.
■■ Ciocnirea paharelor este un obicei din evul mediu.
■■ Ciocnim cu cei mai apropiaţi, către cei care se află mai la distanţă ridicăm paharul.
■■ Ciocnim numai cu băuturi spirtoase.
■■ Paharele cu talpă se prind de picior.
■■ Şerveţelul de hârtie rămâne pe masă, cel din textile poate fi pus în poală.
■■ Din pâinea unsă muşcăm, pâinea neunsă o rupem.
■■ Nu se cuvine să umblăm cu mâna sau cu cuţitul în solniţă.
■■ Este nepoliticos să condimentăm mâncarea înainte de a o gusta.
■■ Râgâiala, ploscăitul, mâncatul cu gura deschisă denotă lipsă de educaţie.
■■ Nu se cuvine aprinderea ţigării înainte de servirea felului principal.
■■ În general bărbatul plăteşte. Dacă banii trebuie adunaţi, să nu facem „cheta” de faţă cu chelnerul.
■■ Bacşişul la noi este în jur de 10%, în multe ţări este inclus în factură.
Vestimentaţia potrivită pentru tratativele de afaceri (business look)
Pregătiri pentru întîlniri de afaceri
Cel mai important lucru este de a decide care este poziţia noastră faţă de partener.
Dacă între parteneri este o relaţie evidentă de supra-subordonare şi noi suntem în poziţie dominantă, ne putem
permite mult mai multe… DACĂ VREM!?
Vestimentaţia bărbaţilor
Într-o poziţie de negociere dominantă
Putem decide despre mesajul pe care vrem să-l transmitem partenerului prin înfăţişarea
noastră. Cu o vestimentaţie de afaceri tradiţională, conservatoare (costum închis, cămaşă
de culoare deschisă cu mâneci lungi, o cravată asortată) dăm impresia de profesionalism,
siguranţă de sine. Cu o vestimenaţie fără cusur putem arăta că suntem stăpâni pe situaţie,
poziţiile noastre în negocieri sunt solide, iar siguranţa de sine este evidentă.
În cazul în care noi suntem partea primitoare (cazuri frecvente în postura de parte
dominantă) şi ne dezbrăcăm de sacou – sau din capul locului în acest fel îl primim pe
partener – putem sugera o apropiere prietenească, estomparea poziţiei dominante,
întrucât prin dezbrăcarea sacoului îi permitem partenerului o apropiere către sfera Figura 20. Vestimentaţie de afaceri
noastră intimă. Sacoul dezbrăcat poate avea însă şi o altă semnificaţie care prin
MODULUL VI. Comunicare eficientă 187
comportamentul nostru poate fi intensificat sau estompat. Poate exprima de exemplu intensitatea muncii noastre,
gradul de ocupare („abia acum am putut să mă ridic de la masă, mi-am întrerupt munca să vă pot primi”) sau orientarea
impusă („pentru mine nu au importanţă formalităţile, să trecem la subiect”).
Atenţie! Sacoul dezbrăcat poate avea şi un mesaj negativ, fiindcă poate sugera faptul că dorim să facem uz de situaţia
noastră dominantă (ex. dacă noi ne aşezăm la negocieri fără sacou şi nu-i oferim această posibilitate şi partenerului).
Poziţia dominantă în tratative – trecând peste dezbrăcarea sacoului – poate cuprinde şi o apariţie „ofensatoare”, care deviază
de la vestimentaţia de bază. De exemplu, se pot purta tratative fără cravată? Da, dacă combinaţia cămaşă, pantaloni, eventual
sacoul sunt alese din capul locului în aşa fel ca purtarea cravatei să nu fie absolut necesară (ex. cămăşi cu modele mai inten
se sau cu o croială sport). Da, dacă în branşă, în cadrul intreprinderii este acceptată, mai mult sau mai puţin, vestimentaţia
non-conservatoare (ex. se întâmplă frecvent la colectivităţile de ingineri sau în domeniul creativ). Răspunsul însă este NU în
cazul în care vestimentaţia noastră în ansamblu ar necesita purtarea cravatei, iar noi nu am făcut nici măcar nodul. Bineînţeles,
excepţii pot fi şi în acest caz, dar trebuie să conştientizăm că şi prin aceasta transmitem un mesaj (ex. lejeritate).
În caz normal, se poate purta cămaşă cu mânecă scurtă atunci, când condiţiile atmosferice (căldura) impun acest
lucru, iar protocolul de afaceri permite vestimentaţia fără sacou. Dacă în procesul de negocieri noi avem poziţia
dominantă şi purtăm cămaşă cu mânecă scurtă, iar partenerul nostru s-a aşezat în sacou, este un gest politicos, dacă
îi oferim posibilitatea dezbrăcării sacoului.
Într-o poziţie subordonată
Posibilităţile noastre sunt mult limitate, însă trebuie să ne străduim în vederea realizării unei apariţii vestimentare
tradiţionale, conservatoare. În acest cadru avem însă şi ceva spaţiu de manevră.
Cu o vestimentaţie fără cusur putem exprima profesionalismul, o carieră de succes. O vestimentaţie vizibil scumpă, de
o calitate excepţională, creează percepţia că suntem atenţi la detalii, facem sacrificii pentru o prezenţă plăcută, onorând
astfel partenerul.
Atenţie! O apariţie fără cusur poate crea şi un impact negativ, poate strica poziţia noastră de negociere. În toate
cazurile trebuie să cunoaştem care sunt aşteptările partenerului privind negocierile. Dacă, de exmplu, vrem să
promovăm produse sau servicii, cu haine scumpe, cu un ceas de lux putem crea impresia că încasările noastre de la
partenerii de afaceri sunt disproporţional de mari, lucrăm cu un adaos comercial mare („are de unde”), fapt care din
capul locului ne poate pune într-o poziţie de negociere neconfortabilă.
Dacă participăm împreună cu colegii, poziţia noastră de negociere poate fi întărită dacă ne prezentăm într-o
vestimentaţie aproximativ de acelaşi nivel, stil (spirit de echipă), şi poate fi slăbită, dacă unul dintre colegi este
îmbrăcat mai prost decât ceilalţi.
Pe lângă vestimentaţie, un rol important au detaliile înfăţisării (coafura, apariţia îngrijită). În unele cazuri poate crea
momente critice calitatea necorespunzătoare a obiectelor, cărora de multe ori nici nu le acordăm atenţie (carnet de
notiţe, stilou, laptop, geantă etc.).
Oricât ne-am pregăti pentru tratative, orice am îmbrăca, este foarte important să fim credibili! Dacă legarea nodului la
cravată constituie o problemă, să exersăm din timp sau să purtăm o asemenea vestimentaţie care nu necesită cravată.
Dacă trebuie să mergem la tratative pe o căldură insuportabilă şi în câteva minute s-ar vedea urma transpiraţiei, să
nici nu încercăm să purtăm sacou sau cămaşă cu mânecă lungă, fiindcă stricăm mai mult. Să facem totul în vederea
întăririi poziţiilor noastre de negociere, dar această strădanie să nu se transforme în crispare.
Vestimentaţia femeilor
În sfera afacerilor, femeile pot avea neacoperit doar gâtul. Umerii şi abdomenul în niciun
caz. Este obligatorie purtarea sutienului şi a ciorapilor. Fusta nu poate fi strâns lipită de
fese, iar lungimea ei trebuie să ajungă puţin peste genunchi (lady mini), deşi în unele
ţări, de ex. în Japonia nici măcar genunchii nu se pot arăta.
Cuvântul cheie este: reţinută, valabil şi pentru accesorii, bijuterii şi machiaj. La un
moment dat, o femeie poate purta maxim şapte bijuterii. Cerceii se numără dublu,
dar ceasul nu se consideră bijuterie. Nu se cuvine purtarea imitaţiilor de bijuterii (este
acceptată doar purtarea bijuteriilor din metale preţioase, în primul rând a celor din aur).
Tocul pantofilor nu poate fi mai înalt de 7 cm, dealtfel tocurile înalte nu sunt obligatorii.
Bluza nu poate fi transparentă, cea indicată este cea confecţionată din bumbac. Se Figura 21. Vestimentaţia
permite descheierea nasturelui superior, al altora însă nu. de afaceri la femei
Este foarte importantă armonizarea culorilor. În Europa culorile costumelor cel mai frecvent purtate sunt: negru,
188 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
bleu, bej, culorile pământului şi gri, în această ordine. Trebuiesc evitate culorile stridente, roşu aprins, mov, galben-
lămâi. Pantofii şi geanta să se asorteze cu cordonul. Pantofi de culoare albă să fie purtaţi doar de către mirese!
EXERCIŢII DE AUTOEVALUARE
1. Enumeraţi, cum poate fi un cadou în afaceri!
2. Enumeraţi, ce trebuie să conţină o carte de vizită!
BIBLIOGRAFIE recomandată
Protokoll.hu
Abordarea tematicii
Cum trebuie scrisă şi prezentată o expunere de succes? Cu ce să ne îmbrăcăm când facem o prezentare? Cum trebuie
să răspundem la întrebările puse? Cum poate fi atrasă simpatia auditoriului? Care sunt cele mai moderne mijloace
auxiliare vizuale, cum pot fi utilizate acestea într-un mod eficient?
„Pregătindu-ne pentru prezentare, primul lucru pe care trebuie să-l facem este analiza auditoriului şi a circumstanţelor
.”
„Dacă le vorbim oamenilor ţinând cont de opiniile, mentalitatea şi valorile lor, vom fi ascultaţi.”
La sfârşitul sedinţei, secretarul îl întreabă pe lector:
-Care este onorariul solicitat de Dv.?
-Niciunul – răspunde. – Să-l dăm uitării!
-Foarte drăguţ din partea Dv. Vă mulţumim. Stiţi, mai sunt lectori care refuză să primească onorariul. Sumele astfel
economisite le depunem într-un fond special şi în acest mod putem invita lectori mai buni.
Cum putem deveni unul dintre aceşti „lectori buni”?
MODULUL VI. Comunicare eficientă 189
Informaţii profesionale
Ţinerea prezentării
Lectorii buni conduc întotdeauna auditoriul. Ce înţelegem prin aceasta?
Dacă îi rugăm pe oameni să-şi aducă aminte de o prelegere memorabilă pentru
ei, şi să încerce să dezlege motivele impactului puternic pe care l-a avut asupra
lor, cel mai frecvent îi numesc pe acei lectori care le-au împărtăşit sentimentele.
Cineva, de exemplu şi-a adus foarte bine aminte de un lector care, vorbind despre
efectele nocive ale fumatului, le-a povestit că nu de mult şi-a vizitat un prieten care
avea cancer pulmonar şi era pe moarte. Într-un alt om a lăsat urme o prelegere
despre conflictele intrafamiliale. Cei mai mulţi îşi aduc aminte de acei lectori care
îşi expun sentimentele, au idei inovatoare sau transmit noi cunoştinţe.
Deci, când ţinem o prelegere:
■■ Să ne arătăm sentimentele!
■■ Să comunicăm cunoştinţe noi! Figura 22. Prezentare
■■ Să transmitem publicului ideile noastre inovatoare!
■■ Să ne concentrăm asupra unor teme care prezintă interes pentru toată lumea!
Este nevoie de dârzenie!
Ca să fim lectori buni, este nevoie de hotărâre, dârzenie şi de muncă fără de preget.
Fără muncă nu există rezultat. Cum spune şi zicala: „Un singur lucru se poate începe de sus: săpatul unei gropi.”
Dacă cineva vrea să fie un bun lector, trebuie să fie hotărât, să nu abandoneze înainte de atingerea scopului. Cum
să pornim? Să începem cu cititul cu voce tare al unor versuri, discursuri vestite, poveşti simple. Prima dată toată
lumea se sperie de propria voce, deşi foarte mulţi oameni cu trac, emotivi au devenit lectori remarcabili. Dacă avem
credinţa că vom reuşi şi suntem hotărâţi să muncim, să exersăm, atunci în mod cert vom reuşi. Vorbitul în public este
o deprindere practică la fel ca şi conducerea auto sau cântatul la pian. Dacă vrem să devenim nişte lectori de mâna
întâi, nu avem nevoie decât de dârzenie, exersare, experienţă şi multă, multă răbdare.
Să profităm de orice ocazie pentru a vorbi!
Exersarea continuă dă roade cu vârf şi îndesat.
Să ne înscriem la un curs, într-o trupă de teatru amator, să frecventăm cluburi de dezbateri. Acestea ne pot ajuta foarte mult.
Data următoare, când participăm la un forum oarecare şi ne-am format o părere despre tema dată, să nu tăcem! Să
notăm pe scurt ce probleme vrem să abordăm. După aceasta să ne ridicăm în picioare şi să ne spunem părerea sau să
punem întrebări. Necesită curaj, dar frica, emoţia trece repede.
Dacă suntem rugaţi să-l prezentăm pe vorbitor sau să ne exprimăm mulţumirile pentru expunerea făcută, să nu refuzăm,
ci să ne angajăm cu curaj! Dacă suntem pregătiţi, vom reuşi, şi satisfacţiile vor constitui un imbold pentru noi eforturi.
Să analizăm auditoriul!
Cunoaşterea auditoriului face posibilă ţinerea unei expuneri adecvate sferei de interes şi nivelului de cunoştinţe al
participanţilor.
Înaintea ca expunerea să ia o formă definitivă, să aflăm cât mai multe despre auditoriu.
Compoziţia:
■■ Câţi vor fi?
■■ Ce vârstă au?
■■ Este un auditoriu omogen sau eterogen?
■■ Cu ce se ocupă?
■■ Ce condiţii materiale au?
■■ Care este statutul lor social?
■■ Care este nivelul de şcolarizare?
■■ Ce fel de tradiţii culturale au?
■■ Există probleme de limbă?
■■ Sunt membrii vreunei organizaţii?
190 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
■■ influenţi;
■■ eficienţi;
■■ „primii” în anumite chestiuni;
■■ cunoscători în diferite teme.
Ce vor să facă oamenii?
■■ să-şi manifeste personalitatea;
■■ să reziste agresivităţii şi manipulării altora;
■■ să-şi satisfacă curiozitatea;
■■ să-i imite pe cei pe care-i admiră;
■■ să aprecieze frumuseţea;
■■ să obţină lucruri sau să le colecţioneze;
■■ să obţină dragostea altora;
■■ să evolueze.
Ce vor să evite oamenii?
■■ pierderile de timp;
■■ cheltuilelile;
■■ munca;
■■ neplăcerile;
■■ nervozitatea;
■■ nesiguranţa;
■■ riscul;
■■ situaţiile delicate.
Cum să ne apropiem de auditoriu?
Înainte de definitivarea discursului sau al prezentării, să efectuăm un mic studiu! Din ce fel de oameni este compus
viitorul nostru auditoriu? Pe ce număr de oameni putem conta? Ce este ceea ce se cunoaşte deja? Ce ar mai trebui să
ştie? Ce îi nelinişteşte sau îi îngrijorează ?
Dacă îşi iau oboseala să ne asculte, oamenii trebuie să simtă că au primit ceva de valoare. Vor să audă noi informaţii,
noi idei, iar acestea le putem oferi doar dacă avem cunoştinţă despre acele lucruri pe care oamenii încă nu le cunosc.
Prima noastră sarcină este deci să aflăm cui ne vom adresa, unde au lacune în cunoştinţe. S-ar putea ca publicul să
aştepte doar să-i întărim convingerile. Cu toate acestea să nu ne rezumăm să le expunem numai ceea ce ştiu deja.
Dacă mesajul nostru îi atinge personal, entuziasmul şi sinceritatea noastră este preluat şi de ei. Deci, să nu ne ferim
să ne arătăm sentimentele! Cu o poveste de efect, cu informaţii utile sau cu o propunere de rezolvare a unei probleme
arzătoare putem face ca expunerea noastră să devină memorabilă.
De ce date am putea să mai avem nevoie?
Să scoatem la iveală din timp toate amănuntele practice.
Să aflăm, unde şi când vom prezenta expunerea. De ce am primit noi această invitaţie? Cine este conducătorul al
evenimentului ? Cât timp trebuie vorbit? Vom fi sigurii lectori? Dacă nu, în ce teme au fost solicitaţi ceilalţi lectori?
Cu ce teme trebuie să ne mai ocupăm? Ce mijloace audiovizuale ne vor sta la dispoziţie? Pot participanţii pune
întrebări? În caz că da, cât timp din program este dedicat acestei părţi de întrebări şi răspunsuri ?
Odată ce cunoaştem toate acestea, putem să ne gândim la subiectul expunerii. Iar la sfârşit să nu uităm:
„La alegerea temei să ţinem cont, că nu e bine să atingi deodată prea mult!”
Schiţarea expunerii
Timpul schiţării unei expuneri a sosit dacă:
■■ cunoaştem tema despre care vrem să vorbim,
■■ am studiat auditoriul,
■■ avem suficiente informaţii despre locul evenimentului şi detaliile acestuia.
Prima sarcină: stabilirea scopului nostru.
Care este scopul nostru?
Aşa, deci să ne apucăm de schiţarea expunerii noastre!
Ce scop avem, ce vrem să realizăm? Ce fel de mesaj vrem să transmitem auditoriului? La ce fel de acţiuni vrem să-l
îndemnăm? Cum îi vom putea convinge să-şi însuşească cele spuse de noi, şi să acţioneze în spiritul acestora?
192 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Ce vrem: să-i informăm, să-i distrăm, să-i convingem, să-i facem să acţioneze sau să-i entuziasmăm?
Să scriem într-o singură frază mesajul nostru. (Adesea acest lucru constituie partea cea mai grea în schiţarea
expunerii.)
Schiţarea, conturarea expunerii
Fraza care conţine mesajul principal se numeşte frază tematică.
Următoarea sarcină: să stabilim acele constatări principale prin care susţinem fraza tematică. Să nu fie prea multe, trei
sau patru sunt suficiente. Acestea sunt constatările principale, ele fiind, în general, nişte însumări sau argumentări
în miniatură.
Să luăm prima constatare. Mesajul să fie susţinut prin ilustraţii cu date, exemple, argumente sau anecdote. După
acesta să trecem la următoarea constatare ş.a.m.d.
La sfârşit, după ce constatările principale s-au luat la rând, să facem o încheiere a expunerii cu nişte concluzii clare
şi concise.
Care este reţeta unei expuneri bune?
Regulile sintetizate ale pregătirii unei expuneri
1. Analiza auditoriului şi a împrejurărilor.
2. Să scriem:
•• scopul expuneii, scopul sau efectul scontat, ce reacţii vrem să stârnim din public,
•• titlul,
•• fraza tematică (mesajul principal).
3. Schiţarea expunerii – constatările principale şi argumentele susţinătoare.
4. Scriem expunerea (şi într-o variantă care se poate publica, în caz că se publică).
5. Apoi scriem separat:
•• concluzionarea (sintetizare şi constatări memorabile),
•• introducerea (trezirea atenţiei şi stabilirea unei legături optime cu auditoriul),
•• titlul (să fie interesant, concret, să trezească curiozitatea)!
6. Să stilizăm şi să precizăm formularea! Să eliminăm fiecare cuvânt care este de prisos şi să cizelăm textul până
ce-l considerăm adecvat.
7. Să pregătim mijloacele vizuale şi materialele de distribuit auditoriului!
8. Să selectăm cuvintele cheie! Să fie subliniate în text. Acestea vor fi titlurile principale în schiţa expunerii, cu
ajutorul cărora vom face prezentarea.
9. Cuvintele cheie să fie scrise pe nişte foi.
Listă de verificare pentru schiţare
Auditoriul
■■ Din cine este compus?
■■ Câte persoane vin?
■■ Ce îi frământă, ce îi preocupă, ce îi interesează ?
Pretenţiile publicului
■■ Cât timp au alocat prezentării mele?
■■ Vor fi întrebări?
■■ Trebuie să distribui anumite materiale?
■■ Vor fi reporteri?
Mediul, ambianţa
■■ Unde voi ţine prezentarea?
■■ Când?
■■ Sunt şi alţi lectori? (Dacă da, despre ce vor vorbi?)
■■ Ce teme mai sunt la ordinea de zi?
■■ Există pupitru?
■■ Voi avea nevoie de microfon?
■■ Există aparatură audiovizuală? (amplificator, laptop, flipchart, ecran, draperii, tablă magnetică, tablă vizuală,
tablă interactivă, etc.)
Tema
Tema mea serveşte la…
MODULUL VI. Comunicare eficientă 193
Scop
Scopul meu:
■■ expunere, descriere;
■■ exprimare de mulţumiri;
■■ sprijin;
■■ oferire de informaţii;
■■ îndrumare;
■■ convingere;
■■ însufleţire;
■■ imbold, impuls;
■■ chemarea la acţiune;
■■ divertisment.
Efect scontat
Aş dori să aibă un efect care… (către ce să-i îndrume, ce să facă?)
Schiţa expunerii
Care este mesajul principal, fraza tematică? După ce acest lucru este clarificat, să începem elaborarea afirmaţiilor
principale şi argumentelor care le susţin:
■■ Prima afirmaţie principală, care este susţinută de următoarele argumente…
■■ A doua afirmaţie principală, care…
■■ A treia afirmaţie principală, care… etc.
Concluzie
■■ Sintetizarea afirmaţiilor principale.
■■ Mesajul de reţinut.
■■ Chemarea la acţiune, dacă este necesară. (Chemarea la acţiune nu poate depăşi limitele raţionalului!)
Acum să ne reîntoarcem la început şi să compunem introducerea!
Introducere
■■ Captarea atenţiei.
■■ Captarea interesului.
■■ Enunţarea scopului expunerii.
■■ Stabilirea unei legături bune cu publicul.
După aceasta să ne decidem asupra titlului!
Titlu
■■ Să fie captivant, să trezească curiozitate!
■■ Dacă este necesar, să completăm cu un subtitlu suplimentar!
Să pregătim materialele vizuale (imaginile)!
Materiale vizuale
Ce fel de material vizual auxiliar să utilizez pentru a întări mesajul? (Să nu uităm că trebuie să fie simplu, pe înţelesul
tuturor şi vizibil.) Posibilităţi:
■■ proiector;
■■ demonstraţii;
■■ tablă (din lemn, magnetică, vizuală, interactivă);
■■ materiale de distribuit;
■■ modele;
■■ obiectul concret.
„O expunere reuşită trebuie încheiată, nu se poate lăsa ca pur şi simplu să se epuizeze. Sfârşitul trebuie să fie punctul
culminant, şi nu contrariul.”
„Expunerea este ca şi o aventură de dragoste, o poate începe oricine dar pentru încheierea ei este nevoie de abilitate.”
Lord Mancroft
Textul expunerii
Pregătirea textului
194 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Niciodată să nu citim o expunere cuvânt cu cuvânt! Să facem repetiţii şi să pregătim schiţe care servesc drept
îndrumător pentru prezentare!
Sunt cazuri când trebuie să pornim de la textul scris. În timp ce facem compunerea nu trebuie să uităm că limbajul
scris diferă de cel vorbit. În vederea transmiterii mesajului nu vorbim în fraze lungi sau în alineate, ci folosim grupuri
de cuvinte, „ghirlande”. Cu cât într-o propoziţie sunt mai puţine cuvinte, cu atât este înţeleasă mai uşor. Cu cât într-
un cuvânt sunt mai puţine silabe, cu atât mai uşoară este percepţia. Cu cât vorbim mai mult despre oameni, cu atât va
fi mai interesantă expunerea. Cu cât facem mai multe enunţuri către public, cu atât va fi expunerea mai interesantă.
După ce am terminat schiţarea expunerii, să trecem la scrierea întregului text. În această fază să ne preocupe
ortografia, corectitudinea limbajului folosit şi problemele de editare. Să dăm frâu liber ideilor!
Să recitim textul, şi să facem modificări, unde compunerea nu este pe placul nostru.
După aceea să prescurtăm drastic textul. Să verificăm ortografia şi să eliminăm fiecare cuvânt de prisos!
Să ţinem repetiţii!
Să învăţăm pe din afară întreaga expunere şi s-o înregistrăm! Acest lucru va scoate la lumină greşelile, unde sunt
necesare corecţii. Ca să stăpânim bine tema, cea mai bună metodă este înregistrarea sonoră. Să exagerăm la intonaţie!
După acesta s-o reascultăm cu atenţie, şi să corectăm ceea ce nu este pe placul nostru. Dacă suntem mulţumiţi,
să reascultăm înregistrarea de două ori pe zi, timp de o săptămână. Nu este necesară o concentrare totală asupra
textului, în acest timp putem să ne ocupăm şi de altceva. În felul acesta putem învăţa uşor expunerea. Dacă deja
simţim ritmul expunerii şi ştim ce urmează, la prezentarea textului putem face mai uşor referiri la situaţia actuală
sau completări.
Nimic nu poate ţine loc unei pregătiri temeinice. Trebuie să ştim textul atât de bine, încât acesta să pară improvizat.
Numai din când în când să aruncăm o privire la textul scris! Dacă în loc de text întreg ne va fi suficientă doar
utilizarea cuvintelor cheie sau a titlurilor principale, cu atât mai bine.
Titluri principale în loc de text intregral
Să nu vorbim din textul întreg, ci pe baza cuvintelor cheie.
Dacă vrem să păstrăm interesul continuu al publicului, să facem abstracţie de text şi să vorbim menţinând în
permanenţă contactul vizual cu auditoriul. Luăm textul scris şi cu un marker selectăm cuvintele cheie. Să marcăm
doar cuvitele care ne sunt absolut necesare pentru punerea în mişcare a memoriei şi pentru a ne menţine în direcţia
potrivită. Să vorbim cu ajutorul acestor cuvinte, acestea vor fi titlurile principale. Textul trebuie ţinut într-un loc
potrivit, în aşa fel încât din când în când să putem arunca o privire asupa sa.
Dacă vorbim fără notiţe, să nu uităm de introducere şi concluzionare care au fost pregătite dinainte. Este recomandat
ca acestea să fie învăţate cuvânt cu cuvânt. O introducere bună ne ajută să trecem peste tracul de început, iar o
încheiere de efect amplifică, întăreşte mesajul.
Cum putem folosi schiţele în modul cel mai eficient?
La ocazii oficiale distribuirea variantei tipărite a textului este de multe ori inevitabilă. Dacă expunem un studiu oficial
sau o poziţie politică, sau dacă sunt prezenţi şi reporteri, vom avea nevoie de textul întreg. Dacă expunerea va apare
şi în formă tipărită, vor fi necesare două variante, textul destinat editării şi cel destinat expunerii verbale.
■■ Să folosim jumătăţi de coală, dacă folosim coli întregi, riscăm să pierdem firul. Jumătăţile de coală se pot
răsfoi mai uşor şi putem vorbi şi fără pupitru. Colile să nu fie prinse cu agrafe, dar să fie numerotate cu cifre
de dimensiuni mari.
■■ Să scriem numai pe o faţă a colii. Rândurile, propoziţiile şi alineatele să fie scurte.
■■ Să evităm ca un aliniat să fie pe două pagini. Să păstrăm o margine lată pentru modificări, intercalări sau
actualizări de ultim moment.
■■ Notiţele să fie scrise pe o hârtie groasă, tare, să nu se audă foşnete în microfon. Se pot citi cel mai bine textele
scrise cu negru pe fond galben, în plus, ele se pot găsi mult mai uşor în geanta plină de hârtii.
■■ Să scriem aşa cum vorbim, pe limba auditoriului. Să ne interpunem personal: „Aşa cred…”. Să folosim cuvinte
obişnuite: „Asta m-a deranjat la nebunie…” Să introducem cuvinte şi expresii care au un efect puternic (de
ex. cu o voce de stentor; s-a uitat cu indignare). Să folosim cuvinte care au un impact emoţional puternic (de
exemplu sărăcie care îţi desfigurează sufletul).
■■ Să nu utilizăm cuvinte greu de pronunţat. Să avem grijă cu termenii tehnici, care eventual nu sunt înţelese de
public. Cuvintele trebuie puse în slujba temei de expus, şi nu folosite pentru a ne impune.
■■ Să ţinem notiţele de margine, prinse între degetul mare şi cel arătător. Când ne oprim sau intercalăm o
istorioară scurtă, degetul mare se pune lângă acel rând unde ne-am întrerupt.
MODULUL VI. Comunicare eficientă 195
Să învăţăm de la profesionişti!
Să ne îmbrăcăm adecvat auditoriului. Să încercăm să reflectăm vestimentaţia lor. Hainele trebuie să fie comode,
potrivite ocaziei, însă o eleganţă puţin mai exagerată este totuşi o situaţie mai fericită decât o vestimentaţie prea
lejeră.
Prima impresie să fie plăcută!
Un început bun este foarte important. Atunci se pun bazele
credibilităţii şi stabilim contactul cu publicul. Ne pot fi de ajutor
câteva cuvinte despre noi înşine. Să încercăm să stabilim contacul
cu publicul: „M-am născut în acest oraş şi aici mi-am făcut studiile.”
Să nu ne grăbim cu începutul! Să acordăm un timp pentru a ne
pregăti sufleteşte. Să aranjăm notiţele, să potrivim microfonul, să
luăm un aer puternic. După acestea să ne oprim, să ridicăm privirea
şi să zâmbim, ca şi cum am observa nişte prieteni.
„Stimate Domnule Director! Doamnelor şi domnilor!” Figura 23. Aspect fizic plăcut
Întotdeauna să vorbim în faţa microfonului şi nu din lateral, să nu ne îndepărtăm de acesta numai dacă vrem să strigăm,
trebuie să tuşim sau să strănutăm. Dacă vorbim mai silenţios sau pe un ton mai intim, să ne apropiem şi mai mult de acesta.
Dacă expunerea se face în aer liber şi folosim microfon portabil, să ne aşezăm cu spatele la vânt. Să-l ţinem stabil şi
cotul să fie rezemat de coapsă, asfel chiar dacă ne mişcăm întotdeuna putem vorbi în direcţia microfonului.
Modul de adresare!
În ultimii ani s-au purtat multe discuţii în ceea ce priveşte modul de adresare către conducătorul evenimentului.
Părerile diferă de la ţară la ţară, de la organizaţie la organizaţie. Mulţi acceptă adresarea prin „domnule preşedinte”
sau „doamna preşedinte”.
Expunerea începe întotdeauna cu adresarea către conducătorul evenimentului! Formele cele mai corespunzătoare
sunt „Domnule Director” sau „Doamna Director!”.
Ceea ce trebuie să ştie un bun povestitor
Tuturor le plac istorioarele, anecdotele. Dacă le redăm bine, captăm atenţia.
Să povestim o întâmplare în vederea realizării unui contact de succes! Dacă vrem să clarificăm un lucru complicat, să
povestim o întâmplare! Dacă dorim o atenţie sporită şi ca mesajul nostru să fie uşor de reţinut, să povestim o întâmplare!
William Cowper, poetul ne serveşte nişte sfaturi utile: „Povestea să fie instructivă, clară, concisă, / întâmplările logice,
limbajul desfătare, / să nu servim ca noutate ceva ştiut de toţi, / poate fi şi vechi, ce spunem, de are un nou gust.”
Istorioarele au întotdeauna succes!
Pentru o bună povestire, istorioara trebuie interpretată. În schimb, dacă ne vine greu să facem pe actorul şi nu putem
reda bine o poveste, să nu forţăm lucrurile. Să rămânem la întâmplări personale. Acestea sunt autentice, povestirea
lor nu implică riscuri mari. Istorioarele alese să fie pe gustul auditoriului. Dar, grijă! Să fim scurţi! Auditoriul ni se
ataşează dacă prin povestea noastră ne autocaricaturizăm. Un exemplu:
„Aseară expunerea mea a avut un succes deosebit. Succesul l-am obţinut prin faptul că nu a durat mai mult de cinci minute.”
Umorul!
Umorul este mai important, decât bancul. Niciodată să nu spunem bancuri
despre o minoritate, decât dacă îi aparţinem!
„Din când în când, un pic de nerozie este savurată şi de cei mai înţelepţi
oameni.”
Esenţa umorului constă în faptul că este spontan. Trebuie să rezerve o
surpriză. Adesea umorul îmbracă forma reamintirii unui haos sentimental
într-o formă deja calmă. Câte un banc adecvat ocaziei, câte o poveste
cu umor ridică atmosfera expunerii. Poate face ca unele idei să devină
memorabile, condimentează gândurile de transmis. Figura 24. Umorul
Câteva idei pentru anecdote:
1. Dacă vrem să fie bine expuse, trebuie să ne placă istorioara.
2. Să ne transpunem personal în anecdotă. Să devină a noastră!
3. Să ne autocaricaturizăm! Să se râdă de noi, nu de alţii!
4. Să încercăm să inventăm anecdote bazate pe trei afirmaţii. Exemplu:
5. „Soţul meu nu este dispus să alerge după alte femei – e prea fidel, prea monogam (pauză) – şi prea bătrân.”
6. Pauzele să fie exersate ca să le putem temporiza corespunzător – să nu ne grăbim!
7. „În spatele fiecărui bărbat cu succes găsim o femeie devotată (pauză) – şi o soacră mirată.”
8. Să nu complicăm povestirile!
9. „Nu de mult un prieten s-a dus la doctor, care i-a spus că mai are doar câteva ore de trăit. – Există o persoană
cu care ai vrea să te mai întâlneşti? – întrebă doctorul. - Da. Cu un alt doctor.”
10. Situaţiile comice, în general, oferă ocazie pentru râs.
11. „Am fost total şocat când mi-am văzut numele în ziarul local la rubrica anunţurilor de decese. Am reclamat
telefonic. Centralista mi-a spus că probabil este vorba despre o coincidenţă de nume. – Nu – am spus –, până
ce şi adresa corespunde. – Apoi după o pauză lungă m-a întrebat: Scuzaţi-mă, de unde ne apelaţi?”
12. Să nu uităm niciodată: „Bancul îşi pierde poanta, dacă râde primul cel care spune.” Să ne stăpânim! Să nu
râdem de propriile noastre poante!
Cum spunem povestea?
Anecdota trebuie povestită cu propriile noastre cuvinte şi nu cu ale altuia! Aşa pare o improvizaţie. Dacă auzim o
MODULUL VI. Comunicare eficientă 197
anecdotă bună, s-o notăm! S-o scriem cu propriile noastre cuvinte. S-o citim cu voce tare. S-o modelăm. S-o facem
actuală. S-o transformăm într-o poveste proprie! S-o testăm şi s-o exersăm! S-o interpretăm în faţa oglinzii, însoţind
cu mimică şi gesturi. S-o exersăm şi în cercul de prieteni! S-o povestim până devine fluent, automat! Să punem textul
într-o mapă, ca la momentul potrivit să-l avem la îndemână.
Să facem expunerile memorabile !
Să arătăm auditoriului, cum poate profita cât mai mult din prezentare!
Expunerea nu este o metodă prea eficientă în procesul de învăţare, mai ales dacă este vorba de însuşirea unei
aptitudini. Să ţinem întotdeauna cont de efemeritatea informării verbale. Dacă este posibil, să introducem metode
care presupun prezenţa cursanţilor, de ex. lucru în ateliere, seminarii, discuţii, dezbateri şi interpretări de roluri.
Dacă expunerea este unica modalitate a legăturii, putem obţine rezultate mai bune urmând următoarele reguli:
Să insistăm pentru luare de notiţe!
Să propunem auditoriului să ia notiţe! Să-i rugăm să noteze doar principalele idei şi principii, şi nu amănuntele.
Acestea pot fi redactate şi anterior şi distribuite la sfârşitul expunerii. Să nu le distribuim la începutul expunerii,
fiindcă oamenii vor citi de acolo, fără să fie atenţi la noi!
Să utilizăm materiale auxiliare vizuale!
Pentru selectarea părţilor mai importante sau pentru memorare să folosim mijloace auxiliare vizuale! Câte o imagine
bună ţine loc de o mie de cuvinte. Cu cât activează mai multe simţuri, cu atât mesajul va rămâne mai memorabil.
Să ilustrăm expunerea!
Pentru ilustrarea mesajului nostru să ne folosim de întâmplări, aforisme! Acestea amplifică interesul şi fac expunerea
mai memorabilă.
Să exploatăm forţa repetării!
Să utilizăm diverse structuri – de ex. repetarea – în vederea amplificării efectului dramatic. „Noaptea trecută am
visat. Noaptea trecută am visat că eşti acolo. Noaptea trecută am visat că mergem cu pluta pe un râu periculos…”
Să folosim formula de trei – poate fi un mijloc oratoric foarte eficace. Unele expresii cheie să fie repetate de trei ori
ca să obţinem un efect sporit!
Să limităm cuprinsul!
Să avem grijă să nu încercăm să înghesuim prea multe idei în expunere! Cele trei idei, expuse de câte trei ori, sunt mai
mult decât suficiente. Dacă am terminat şi mai sunt oameni interesaţi, putem intra şi în amănunte.
Să exploatăm forţa atenţiei selective în aşteptare!
Să pregătim publicul pentru atenţia selectivă în aşteptare! „La sfârşit vom mai discuta. Aş dori să răspundeţi legat de
aceste întrebări, mai bine zis să întrebaţi…”
Să îndemnăm auditoriul să pună întrebări!
Să încurajăm auditoriul să pună întrebări! Pentru punerea întrebărilor să folosim tehnica grupului. „Aveţi cinci
minute să discutaţi cu vecinul de scaun despre expunere. După aceasta puneţi întrebări!”
Să recapitulăm şi să sintetizăm!
Reţeta deseori evocată, dar reală a unei expuneri:
■■ Spune, ce vei spune!
■■ Spune-l!
■■ Spune, ce ai spus!
Cum să răspundem la întrebări?
Idei
Întrebările auditoriului confirmă interesul faţă de expunere.
■■ Să-l rugăm pe preşedinte, ca înainte să dăm răspunsul, să-l pună pe cel ce întreabă să repete întrebarea. În
acest mod ne asigurăm că toată lumea a auzit întrebarea. Câştigăm şi timp, şi în acest interval ne putem
formula şi răspunsul.
■■ Dacă nu înţelegem prea bine o întrebare, s-o recompunem liniştit. Oricând putem spune ceva de genul
„Dacă înţeleg bine, vreţi să întrebaţi…” Întrebările neclare sau de neînţeles să le transformăm în întrebări
inteligente, apte de răspuns. Să începem prin enunţare „E o întrebare interesantă”, după care s-o recompunem.
198 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
■■ Întotdeauna să vorbim prin intermediul preşedintelui! Să evităm dialogul cu cel care pune întrebarea, fiindcă
aceasta însemna excluderea restului auditoriului.
■■ Să răspundem concis! Observaţiile noastre să fie scurte, să nu ne abatem de la tematică!
■■ Preşedintele trebuie să fie imparţial şi să accepte întrebările în ordinea punerii lor. Dacă nu există preşedinte,
în vederea stăpânirii acelora care pun întrebări în mod mai agresiv, să spunem: „Vă rog, aştepaţi! Urmează
doamna din partea dreaptă.”
■■ Să răspundem numai la acele întrebări la care cunoaştem răspunsul! Oamenii îi respectă pe lectorii sinceri.
Să nu ne fie temă a spune: „Nu pot răspunde la această întrebare. Nu cunosc amănuntele. Mă voi documenta
şi am să vă răspund săptămâna viitoare. Vă rog, sunaţi-mă!”
Cum tratăm situaţiile când suntem întrerupţi sau ni se pun întrebări răutăcioase?
Tratarea întreruperilor şi a întrebărilor provocatoare necesită o abilitate mare.
Dacă avem de a face cu un auditoriu rea voitor, duşmănos, este recomandată
respectarea următoarelor reguli:
■■ Să fim bine pregătiţi în tema dată! În acest mod nu putem fi surprinşi cu
întrebări grele.
■■ Să tratăm tema cu o obiectivitate demnă de un specialist! Să rămânem
strict la subiect, să nu facem nişte afirmaţii care nu pot fi susţinute. Să nu
vorbim despre probleme personale!
■■ Să folosim un limbaj clar, simplu, să nu folosim jargoane, zicale care nu au o
semnificaţie concretă! Fiecare propoziţie să conţină câte ceva care captează
interesul auditoriului, pe cât posibil ceva ce nu au auzit până acum.
■■ Expunerea trebuie făcută atractivă! Să trezim şi să menţinem atenţia Figura 25. Întrebări
auditoriului! Dacă oamenii sunt interesaţi şi atenţia lor nu scade, nu sunt răutăcioase
şanse mari să ne întrerupă.
Ca să putem dirija auditoriul, trebuie să vedem feţele. Pentru aceasta este nevoie de o sală bine luminată. Să monitorizăm
oamenii tot timpul! Dacă vrem o prezentare de succes, avem nevoie de un mediu material corespunzător, un pupitru
corespunzător, o amplificare bună şi condiţii convenabile.
Oratorii cu experienţă în multe cazuri pot dejuca un auditoriu ostil dezbinându-l în două părţi, pro şi contra.
Tehnicile pot varia de la a striga cu voce mai tare decât a celui care deranjează, până la aşezarea unor capcane.
Lectorul întotdeauna este în avantaj având pupitrul într-o poziţie mai înaltă şi vorbind la microfon.
Întreruperile
Tratarea întreruperilor verbale este un lucru foarte riscant. Dacă suntem lipsiţi de experienţă, ese indicat să le
ignorăm. Acest lucru câteodată este la fel de eficient, ca şi un răspuns abil.
Sunt lectori care cu o singură frază, dar cu umor pot trece peste aceasta. Alţii răspund pe scurt referitor la tema
ridicată şi trec mai departe la o altă temă care captează atenţia auditoriului.
„Întrerupătorii cu rutină” ştiu că trebuie să intervină atunci când lectorul se opreşte să-şi ia aer. În acest moment
strigă ceva cu voce tare, clară, pe cât posibil ceva ironic. Lectorii cu experienţă cunosc bine acest lucru, şi de foarte
multe ori ţin pauzele în momentele cele mai neaşteptate.
Să ne păstrăm calmul! Să nu ne lăsăm pradă enervării orice s-ar întâmpla. Desigur, este mult mai uşor s-o spui, decât
s-o faci.
Să rămânem politicoşi, repectuoşi chiar şi atunci când este vădită intenţia să ne deranjeze cu întreruperi. Auditoriul
apreciază un comportament corect şi repectarea bunelor maniere. Se pot respinge astfel de atitudini şi într-un mod
politicos. Dacă ne pierdem capul, pierdem şi bătălia.
Întrebări răurăcioase
Să spunem publicului de la bun început că suntem dispuşi să răspundem la orice întrebare decentă, dar nu putem
băga în seamă întrebările provocatoare.
Moderatorul, preşedintele trebuie să se ocupe de „întrebătorii permanenţi” şi de„întrerupătorii cu rutină”.
„Prezentatorul a răspuns deja la mai multe întrebări puse de Dv. Ar fi corect să mai poată lua cuvântul şi alţii.”
Dacă reprezentanţii unui grup care se simte lezat ne întrerup sistematic, să propunem să constituie o reprezentanţă
şi la o dată fixată, într-un loc stabilit să discutăm punctul de vedere reprezentat de aceştia.
Dacă nici acest lucru nu ajută, şi este vorba de un grup organizat care în mod conştient perturbă programul, să
MODULUL VI. Comunicare eficientă 199
rugăm pe cineva: să fie chemată poliţia să evacueze grupul. Dacă un grup este ostil sau agresiv, nu trebuie menajat.
Cum scria John A. Lee : „Să fii prietenos, până când nu se dovedeşte că cel care te întrerupe este duşmanul tău. Să
fii combativ! Să distrugi duşmanul prin cuvinte, dacă este necesar, iar în caz extrem să ceri ajutorul poliţiei pentru
îndepărtarea lor.”
Să schimbăm atitudinea auditoriului!
Să-l atragem de partea noastră, amintindu-i lucrurile comune care ne leagă.
Mai întâi să încercăm să găsim punctele comune cu auditoriu, să creăm o legătură bună cu acesta.
Acest scop poate fi atins prin următoarele metode:
■■ Este indicat să începi cu o anecdotă. Umorul e la locul lui atunci când este potrivit, nu este lipsit de gust şi
mai ales, când oamenii pot râde pe seama noastră. O întâmplare amuzantă despre noi constituie un început
bun.
■■ Să manifestăm interes, înţelegere şi prietenie faţă de cei ce ne ascultă. Înainte de a începe, să trimitem un
zâmbet către cunoscuţii aşezaţi în rândurile publicului.
■■ Să facem referire la experienţele comune avute cu auditoriul.
■■ Să pomenim de cunoştinţa noastră cu oameni pentru care publicul poartă un respect deosebit.
■■ Să le spunem că în multe probleme există un consens între noi, pe scara valorilor avem foarte multe puncte
comune.
Întotdeauna:
■■ Să fim politicoşi şi respectuoşi.
■■ Să fim oneşti şi sinceri; cu minciuni nu vom putea schimba atitudinea auditoriului.
■■ Să avem grijă să nu creăm impresia că am fi încrezuţi sau ostili.
■■ Să demonstrăm că suntem bine documentaţi în domeniul despre care vorbim.
■■ Să fim corecţi, flexibili şi amabili.
■■ Să ne îmbrăcăm adecvat ocaziei! (Dacă nu suntem siguri, este mai bine să fim puţin mai eleganţi, decât prea
lejeri.)
Cât timp?
■■ Când expunerea ese făcută de un lector invitat şi noi o prezidăm, sarcina noastră este introducerea lui către
public. Îi facem cunoscut timpul avut la dispoziţie. „Acum este ora nouă. La nouă şi douăzeci urmează
întrebările şi la nouă treizeci fix terminăm.”
EXERCIŢIU DE AUTOEVALUARE
Care sunt cei trei piloni ai unei expuneri bune?
BIBLIOGRAFIE RECOMANDATĂ
www.prezentácio.lap.hu
200 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Abordarea tematicii
Cum putem transmite publicului larg mesajul nostru? Cum putem transmite acest mesaj într-un mod cât mai eficient?
Să facem totul ca să obţinem publicitate gratuită!
Dacă pentru o activitate de afaceri sau vreo cauză dorim publicitate,
trebuie să avem noi iniţiativa şi să abordăm pe cineva la mass-
media. În mare, putem alege din patru categorii: cotidiene, radio,
televiziune şi reviste (săptămânele, magazine). Alegerea depinde de
categoria de oameni pe care vrem s-o ţintim, de mesajul pe care
vrem să-l transmitem şi de gradul de detaliere pe care-l dorim.
Cotidienele, într-un teritoriu dat, ajung aproape la toată lumea.
Sunt potrivite pentru anunţuri de moment, rapide şi sunt potrivite
Figura 26. Media
şi pentru publicarea unor informaţii detaliate, utilizabile şi în viitor .
Radioul, deasemenea, ajunge la multă lume, dar transmite mesajul şi mai rapid. În general un reportaj la radio este
scurt, şi dacă se transmite doar o singură dată, se reţine cu greutate.
Televizorul este urmărit de un public larg, oameni de toate vârstele, de diferite condiţii sociale şi cu diverse preocupări.
Mesajul este simultan văzut şi auzit, dar, ca şi în cazul radioului, şi acesta este reţinut cu greutate (exceptând situaţia
când cineva face o înregistrare video a emisiunii).
Revistele, magazinele, săptămânalele sunt cele mai potrivite pentru transmiterea de mesaje profunde. Acestea au un
grup de cititori bine conturat, astfel este mult mai uşor să fie accesaţi cei care sunt interesaţi de tematica noastră. Este
de dorit ca articolele destinate revistelor să fie bazate pe o cercetare aprofundată, să fie bine ilustrate, fiind în general
suficient spaţiu şi pentru grafică. Din păcate, câteodată diferenţa mare de timp între scrierea şi publicarea unui articol
poate avea efect dezamăgitor pentru cititori.
Să ne purtăm frumos cu mass-media, ca ea să nu se poartă urât cu noi!
Informaţii profesionale
analiză mai profundă, să comunicăm imediat informaţia. În cazul contrar să-l rugăm ca la o dată fixată să ne sune
din nou. La acest termen să avem pregătit răspunsul!
Trebuie să fim siguri, că toate informaţiile care se transmit către mass-media sunt corecte. Dacă nu cunoaştem
răspunsul la o întrebare, e mai bine să recunoaştem. Putem să ne oferim că ne vom documenta în problema dată şi
vom reveni, sau putem specifica sursa de unde se pot obţine informaţiile cerute.
Dacă promitem că revenim într-un termen fixat, să ne ţinem de cuvânt! Ziariştii au termene foarte stricte.
Dacă avem nevoie de publicitate, vom uşura cel mai mult munca ziaristului oferind toate informaţiile. Dacă îi ajutăm,
ne vor ajuta şi ei. Dacă aşteaptă informaţiile de la noi, să le răspundem scurt şi precis! Dacă avem nevoie de un timp
oarecare pentru documentare într-o temă, să le spunem data când putem acorda interviul sau când putem trimite
materialul scris! Acesta să fie gata neapărat la termenul promis. Să fim întotdeauna prietenoşi şi politicoşi !
Să investim în menţinerea unor relaţii bune!
Relaţiile bune nu ne pică din cer. Trebuie să muncim pentru ele.
Dacă vrem o relaţie bună cu mass-media, trebuie să depunem efort. Trebuie să pregătim şi să oferim reporterilor
materiale bune, replici bune, îndrumare şi informaţii suplimentare precise. Să nu lăsăm lucrurile neexplicate! De
multe ori ziariştii relatează inexact despre o temă deoarece interlocutorii nu explică clar la ce se gândesc.
Dacă găsim scoateri din context sau relatări inexacte, să nu alergăm imediat la redactor sau la conducătorul staţiei
de radio sau televiziune! Prima dată să-l căutăm pe ziaristul cu pricina şi să încercăm să clarificăm în mod amiabil
problemele ivite! Dacă dăm buzna la redactor, ziaristul se simte lezat (pe drept) şi devine suspicios şi neprietenos.
Relatarea unui eveniment
Mass-media trebuie informată cu mult înainte de orice eveniment planificat!
Dacă vrem ca un eveniment să fie relatat corespunzător, să anunţăm mass-media locală din timp! Să-i trimitem tot
felul de informaţiile prealabile, de ex. lista cu programe, lectori, teme. Să-i informăm despre numărul de participanţi
la care ne aşteptăm şi despre structura, compoziţia aproximativă a publicului.
În ziua evenimentului să aşezăm nişte scaune, mese cu lămpi de citit lângă pupitru, astfel ca ziariştii să audă şi să
vadă bine totul!
Este bine să le oferim un program detaliat, materiale ajutătoare sau orice ar avea nevoie. Pe cât posibil, să le asigurăm
o sală separată unde îşi pot scrie reportajul şi primesc textul expunerii. Nu strică ca o persoană să-i îndrume pe
ziarişti în mod continuu.
Să ne îngrijim de relaţiile noastre cu mass-media, este o sarcină care necesită mult timp şi energie, dar care merită
efortul.
Ideile ziaristului experimentat
Aşa cum văd reporterii
Să nu spui niciodată: „Nu declar nimic, fiindcă nu vreau ca o cohortă de ziarişti să se arunce asupra temei!”
Nepregătirea este drumul cel mai sigur către o presă proastă. Atunci când ieşim de la o şedinţă (conferinţă, discuţie,
etc.), trebuie să ştim ce să răspundem la nişte întrebări grele. Cu cât este mai de actualitate, sinceră şi obiectivă o
expunere, cu atât mai uşor se pot evita criticile şi bârfele. Faptele omoară presupunerile, bănuielile.
Să nu ne temem când un ziarist foloseşte dictafonul, astfel nu va putea interpreta greşit cele spuse de noi.
Să scriem articole!
Când scriem o expunere, o dare de seamă sau un articol, principiile de bază ale scrisului rămân aceleaşi. Trebuie
să-i cunoaştem pe cititori şi să fim în cunoştinţă de cauză asupra celor ce vor să ştie. Deasemenea, este la fel de
importantă descrierea faptelor cu conştiinciozitate şi aranjarea lor într-un sistem logic. După aceasta, folosind un
limbaj corect şi simplu ne putem expune gândurile cât se poate de clar şi de concis.
Când scriem pentru ziar, să nu uităm că ştirile tratează despre oameni. Ziarul ajunge la mase largi de oameni, deci
să scriem în aşa fel, încât să trezim interesul cât mai multora posibil. Deci, acele subiecte merită scrise care într-un
fel îi ating pe toţi.
Piramida inversă
Să comunicăm faptele importante în ordinea lor descrescândă!
După ce am strâns toate materialele necesare articolului, datele să fie sistematizate în ordinea importanţei! Ziariştii
202 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
■■ Fotografiile trebuie să fie clare şi cu contrast. Să arătăm doar ce este absolut necesar, aşa că cel mai bun lucru
să facem fotografii cu fundal neutru. Subiectul să umple cât se poate de mult fotografia! Trebuie aflat, dacă
redactorul are nevoie de imagine pozitivă sau negativă.
■■ Să scriem întregul text explicativ pentru fotografie pe o bucăţică de hârtie, pe care să o lipim pe spatele
ilustraţiei!
■■ Să scriem textul lucrând cu distanţă dublă între rânduri, cu o margine lată! Să mai facem încă un control
înainte de trimite articolul!
■■ În unele cazuri apariţia sau respingerea unui articol depinde de modul de aranjare. Redactorii şefi şi redactorii
sunt oamnei ocupaţi şi nu au timp de pierdut pentru nişte materiale, texte dezordonate, înghesuite de-a
valma.
■■ Să ne scriem numele şi prenumele pe partea de sus a primei pagini! Prima pagină să fie lăsată pe jumătate
goală, pentru instrucţiuni redacţionale!
■■ Să dăm articolului un titlu scurt! Să scriem pe o singură faţă a colii! Paginile să fie numerotate clar, alineatele
să nu treacă pe o altă pagină!
■■ Termenele de predare trebuiesc respectate cu stricteţe!
Scrisoarea cititorului
Să corespondăm cu revistele!
De multe ori gândurile noastre pot fi făcute publice dacă ne adresăm prin
scrisori de cititor ziarelor, revistelor recunoscute şi influente. În cele ce urmează
prezint o culegere de idei referitoare la aceasta:
■■ Gândurile şi doleanţele noastre să fie specificate la începutul scrisorii!
■■ Nu merită să fim agesivi. Cu o atitudine reţinută, disciplinată putem
obţine un efect mai consistent, decât cu insulte.
■■ Umorul şi observaţiile satirice de cele mai multe ori acolo nimeresc,
unde doare mai tare.
■■ Să evităm problemele legate de religie sau de rasă şi temele care pot fi
interpretate drept injurie şi calomnie.
■■ Gândurile pe care vrem să le împărtăşim, să aibă o construcţie logică!
Încă de la început să atragem atenţia cititorilor şi să prezentăm
principalul nostru argument. Este bine ca argumentele mai slabe să fie Figura 27. Revistă
lăsate mai la urmă, ca acestea să fie eliminate dacă scrisoarea va fi prea lungă.
■■ Propoziţiile şi alineatele scurte sunt mai eficiente, decât cele lungi.
■■ Când suntem gata cu prima variantă, s-o „îndesăm”. Să eliminăm banalităţile şi cuvintele de prisos!
Să analizăm piaţa!
Cum în cazul tuturor scrierilor serioase, şi în acest caz se recomandă să executăm nişte teme de casă, ca să culegem
toate informaţiile necesare.
Dacă ne vine o idee care ar trebui scrisă, să căutăm o revistă care publică asemenea articole. Să pregătim scheletul
articolului propus, şi să aflăm dacă redactorul este interesat de tema propusă. În acest mod putem să economisim
multă muncă. Nu putem şti, ce alte articole îşi aşteaptă apariţia. Dacă redactorul este interesat de temă, ne va
comunica pretenţiile sale faţă de articol: câte cuvinte să conţină şi pe când are nevoie de el.
Cerinţe obligatorii
Trebuie să scriem într-un stil pe care revista respectivă îl consideră adecvat.
Cele mai multe ziare, reviste posedă materale scrise în legătură cu cerinţele lor faţă de diverşi autori. Dacă le solicităm,
în mod sigur ni le vor trimite, acestea pot fi foarte utile.
Printre cerinţele publicaţiei The Economist putem citi următoarele:
„Un ziar îşi poate întrece rivalii doar în două moduri. Primul este calitatea analizei; cel de al doilea calitatea textului.”
Să ţinem în permaneţă cont de nişte reguli de bază:
1. Să nu folosim niciodată metafore, comparaţii sau alte expresii care sunt des văzute în texte tipărite!
2. Să nu folosim nicodată un cuvânt lung acolo unde este îndeajuns şi unul scurt!
3. Dacă avem posibilitatea de a elimina un cuvânt, să-l eliminăm!
4. Să nu folosim niciodată verbe care exprimă o întâmplare, dacă se pot folosi cele care exprimă acţiune!
5. Să nu folosim niciodată cuvinte străine, ştiinţifice sau termeni tehnici atunci, când acestea au un corespondent
obişnuit!
204 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Să ne schiţăm articolul!
■■ Să punem pe hârtie prima variantă, după care să o controlăm. Să încerăm să „simţim” textul, înainte de a-l
trimite la redacţie!
■■ Să întocmim schiţa articolului.
■■ Să căutăm temei o introducere de efect, anecdotele scurte pot fi foarte folositoare.
■■ Să ne formulăm în mod clar scopul chiar de la începutul articolului!
■■ Să controlăm dacă datele şi faptele comunicate sunt în mod sigur corecte. Să verificăm de două ori, fiindcă
este în joc credibilitatea noastră.
■■ Să folosim cuvinte dinamice şi expresive prin care facem articolul mai interesant!
■■ Să pictăm nişte „tablouri vii” cu cuvinte simple!
■■ Să evităm banalităţile, afirmaţiile care nu se pot dovedi, entuziasmul exagerat şi sentimentalismul exagerat!
■■ Articoul să fie examinat, rescris odată şi încă odată, până când ajunge să sune bine la o citire cu voce tare.
După Coleridge proza de calitate înseamnă „multe cuvinte într-o ordine perfectă”. Textul să fie tăiat, scurtat
şi aranjat până când ne face plăcere să-l ascultăm!
■■ În final să verificăm dacă articolul are dimensiunea, lungimea cerută.
Să facem încercări continue!
Să învăţăm din eventualele refuzuri, să ne îmbunătăţim metodele!
Să nu exasperăm în cazul unui refuz de publicare. Să-l privim ca pe o lecţie bună. Dacă avem ceva de comunicat,
să ne schiţăm ideea, să o scirem, să corectăm textul, să-l cizelăm şi să tragem învăţăminte atât din reuşite, cât şi din
refuzuri!
EXERCIŢIU DE AUTOEVALUARE
Enumeraţi, prin ce se poate uşura munca unui reporter!
BIBLIOGRAFIE RECOMANDATĂ
Holstein, William J.: Médiaszelídítők. Akadémiai Kiadó, 2011.
MODULUL VI. Comunicare eficientă 205
Comunicarea în scris
Timp recomandat: 0 ore teorie, 4 ore practică
Abordarea tematicii
Cum putem proiecta şi concepe mesajul nostru?
Cum putem scrie nişte rapoarte esenţiale, scrisori de afaceri, scrisori de cititor şi articole pentru ziare?
Cum se scrie o autobiografie profesională (Curriculum Vitae) şi cum trebuie să se prezinte cineva la o ofertă de loc
de muncă?
Dacă v-aţi mai pus aceste întebări, vă invităm să studiaţi amănunţit acest capitol!
Toate mesajele trebuie schiţate!
Să redactăm într-un mod clar ce vrem să spunem!
Majoritatea oamenilor a visat deja să scrie o carte, sau că va fi rugat să scrie un articol pentru un ziar. S-ar putea să ne preocupe
gândul unei expuneri publice sau la radio! Indiferent de scopul urmărit, mai întâi trebuie să schiţăm ce vrem să spunem şi în
ce mod. Prin aceasta evităm multe pierderi de timp. Deci, înainte de a ne apuca de scris, să ne gândim la câteva lucruri.
Dacă vrem să ne exprimăm gândurile într-un articol sau raport, trebuie să ne punem următoarele întrebări:
Care sunt problemele?
Care sunt cerinţele?
Care sunt priorităţile?
Cu ajutorul răspunsurilor putem clarifica scopul mesajului. Dacă am clarificat cu scopul, putem să ne punem noi
întrebări:
Ce vreau să spun?
Cui vreau să-i spun?
Cât cunosc în legătură cu tematica dată?
Vor oferi ajutor cele spuse de mine?
Răspunsurile astfel obţinute au menirea să evalueze fondul subiectului. Dar înainte de a ne apuca de stabilirea
strategiei, mai trebuie să răspundem şi la alte întrebări:
De ce fel de informaţii am nevoie?
Ce am de făcut?
Informaţii profesionale
Plan de acţiune
Sarcina Modul de executare Timpul necesar Termenul de execuţie
206 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
■■ data,
■■ numele şi adresa destinatarului,
■■ precizarea subiectului,
■■ salutul sau adresarea,
■■ introducerea,
■■ mesajul,
■■ încheierea,
■■ o finalizare politicoasă,
■■ câmpul pentru semnătură.
Valorificarea produselor prin corespondenţă
Scrisoarea pentru stimularea intenţiei de cumpărare
Înainte de toate să rezolvăm nişte teme de casă! Să aflăm despre un produs atât se poate de multe!
La ce serveşte?
Care sunt principalele caracteristici?
Prin ce se deosebeşte de produsele concurenţei?
Cu cât se poate vinde?
Din ce fel de material este executat?
După aceasta urmează studiul pieţei. Să analizăm potenţialii cumpărători! Unde trăiesc? Ce venit mediu au?
Logica unei scrisori pentru stimularea intenţiei de cumpărare
Este indicat să formulăm scrisoarea după următorul şir logic:
■■ Să captăm atenţia cititorului! „Reduceţi la jumătate factura de curent electric!”
■■ Să-i intensificăm interesul!
■■ „Noile boilerele, cu baterii solare, ale societăţii nostre sunt de o construcţie revoluţionar de nouă. Căldura se
obţine prin arderea deşeurilor (de ex. pungi de hârtie şi de plastic) şi prin baterii solare. Nu are piese mobile
care să se defecteze.”
■■ Să trezim „dorul” pentru produsul nostru!
■■ Să ţintim reacţia „aş dori unul”!
■■ „Gândiţi-vă, ce aţi putea face cu atâţia bani. Este ca şi cum vi s-ar fi majorat salariul!”
■■ Să încurajăm cumpărarea!
■■ „Dacă în cursul zilei de azi ne trimiteţi o carte de vizită, colegul nostru vă va contacta şi veţi putea stabili o
întâlnire. Bineînţeles, acest lucru nu vă creează niciun fel de obligaţie.”
Scrisoarea de răspuns la o reclamaţie
Să ne străduim la calmarea cu tact a sentimentelor celui care ne scrie, să-i mulţumim că ne-a scris şi ne-a atras atenţia
asupra posibilelor slăbiciuni ale organizaţiei noastre, slăbiciuni care vor fi examinate.
Răspunsul dat la o reclamaţie să fie politicos, amabil şi să se încheie pe un ton amiabil!
Alineatul introductiv
În alineatul introductiv să facem referire la problemele ridicate sau la cererea reclamantului, şi să demonstrăm că în
principiu suntem de acord cu dreptul reclamantului de a obiecta sau să emită pretenţii:
„Vă mulţumim că ne-aţi atras atenţia asupra acestei probleme. Numai cu ajutorul acestor semnale ne putem
îmbunătăţi serviciile.”
Mesajul principal
Dacă trebuie să respingem reclamaţia:
1. Să spunem, de ce! Să transmitem clar dacă avem motive temeinice pentru respingerea reclamaţiei! Cititorul
trebuie informat, dar nu dăscălit !
„În ultimii doi ani am vândut peste 1000 de motoare fără a avea nicio reclamaţie.”
2. Refuzul să fie clar!
Refuzul trebuie să fie rezultatul logic al motivelor:
„Nu putem să vă returnăm banii, întrucât motorul a fost folosit de către Dv. de şase luni, şi deoarece bănuim că s-a
deteriorat la service, în timpul unei reparaţii.”
MODULUL VI. Comunicare eficientă 211
Încheierea
Să încheiem pe un ton pozitiv, să ne arătăm interesul faţă de soarta clientului nostru:
„Dacă aţi putea aduce motorul în atelierele noastre, l-am revizui şi pentru eventualele reparaţii am trece în factură
doar valoarea pieselor de schimb. Sperăm, că această modalitate poate rezolva problema spre satisfacţia ambelor
părţi.”
Scrisori pentru încasarea datoriilor
Scrisori care urgentează plăţile în întârziere
Să ne străduim săa menţinem relaţiile bune cu clientul, chiar dacă are o întârziere mai mare la achitarea datoriilor.
Încasarea are etape foarte bine diferenţiate. Prima şi a doua scrisoare poate fi de aducere aminte. Să facem, foarte
diplomatic, presupunerea că partenerul, clientul a uitat pur şi simplu de plată, şi cum îi aducem aminte, plăteşte
imediat! A treia scrisoare poate fi una de informare. Putem cere explicaţii, de ce nu plăteşte cumpărătorul. Dacă nu
obţinem un răspuns satisfăcător, în a patra scrisoare putem pretinde plata imediată.
Nu multe firme îşi lasă datoriile neplătite un timp atât de îndelungat, dacă totuşi o fac, prima neplăcere este citaţia
judecătorească, apoi după un timp, vizita unui executor judecătoresc.
Scrisoare de reamintire
Să presupunem că acel cumpărător a uitat doar să plătească:
„Dorim să vă atragem atenţia că aveţi o restanţă de plăţi faţă de noi. Este posibil ca Dv. să fi virat deja suma, dacă este
aşa, plăcerea este de partea noastră.”
Scrisoare de reamintire şi urgentare
Să presupunem din nou că acest cumpărător a uitat să plătească! Trebuie să-l asigurăm că avem încredere în el în
continuare!
„Majoritatea clienţilor noştri agreează dacă le atragem atenţia asupra facturilor neachitate. Este posibil ca Dv. să fi
virat deja suma, dacă este aşa, plăcerea este de partea noastră Dacă acest lucu nu s-a întâmplat, vă rugăm să faceţi
plata în cel mai scurt timp. Sperăm ca şi în viitor să putem colabora în mod eficient.”
Etapa informării şi solicitării de explicaţii
Aici trebuie să presupunem deja că acest cumpărător are un motiv pentru care nu plăteşte. Să încercăm să-l atingem
la orgoliu, sugerându-i că mai poate evita etichetarea ca datornic de rea credinţă! Să-i atragem atenţia că menţinerea
unei bonităţi financiare societăţii sale este în interesul lui:
„În cazul în care credeţi cu nu vă puteţi achita de îndatoririle de plată, vă rugăm să ne contactaţi fără întârziere. Fără
îndoială, împreună vom ajunge la o soluţie liniştitoare.”
În cazul în care cumpărătorul are explicaţii satisfăcătoare, probabilitatea de a se achita de datorie este mare.
În această scrisoare ne putem împrumuta din textul mai fin, de aducere aminte din prima scrisoare.
Urgenţă sau etapa finală
Să-l facem pe client să conştientizeze gravitatea situaţiei! Să nu-l ameninţăm, dar să-i aducem aminte că poate pierde
totul dacă nu plăteşte! Să fim fermi, şi să pretindem plata imediată! În această fază, la un moment dat putem semnala
într-un mod mai mascat că se poate ajunge la nişte litigii de drept, dar să nu o spunem în mod deschis!
„Vă rugăm să viraţi suma fără nicio întârziere sau să ne căutaţi în vederea stabilirii termenului de plată. Aşteptăm
răspunsul Dv. în termen de şapte zile de la luarea la cunoştinţă.”
212 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Abordarea tematicii
În corespondenţa de afaceri este general răspândită comunicaţia prin e-mail, care este foarte eficientă, fiind rapidă,
flexibilă, dar este bine să avem în vedere nişte reguli de bază.
Informaţii profesionale
Să recitim scrisoarea!
Înainte de a apăsa pe „Trimitere”, să recitim scrisoarea!
Înainte de a trimite o scrisoare importantă, putem să ne rezervăm chiar o pauză mai lungă! Să transferăm scrisoarea
la „ciorne”, s-o recitim mai târziu, şi s-o trimitem de-abia după aceasta!
În cazul scrisorilor importante să solicităm confirmare de primire!
Trebuie să răspundem întotdeauna la e-mailurile de afaceri!
În cazul unei absenţe mai lungi sau unui concediu este recomandat să configurăm un răspuns automat, în care facem
cunoscut partenerilor durata absenţei noastre. În acest mesaj să specificăm datele de contact ale celui care ne ţine
locul, căruia i se pot adresa în caz de urgenţă.
Stilul este important!
În corespondenţa electronică putem divaga uşor de la formalităţi, dar la primul contact să păstrăm stilul tradiţional,
formal!
EXERCIŢII DE AUTOEVALUARE
1. Enumeraţi părţile componente ale unei scrisori de afaceri!
2. Ce face ca un text să fie uşor de citit?
BIBLIOGRAFIE UTILIZATĂ
Moss, Geoffrey: Az eredményes kommunikáció kézikönyve. Bagolyvár Könyvkiadó, 1989.
Forrás: Profession.hu
214 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Abordarea tematicii
Ne place, nu ne place, cu toţii suntem participanţi la tratative, discuţii. Tratativele sunt inseparabile de viaţa de zi cu
zi. Negociem cu şeful despre salariu. Negociem cu un străin preţul unei case. Toată lumea negociază ceva în fiecare zi.
Tratativele, negocierile sunt mijloacele de bază pentru a obţine ceea ce dorim.
Individul care reprezintă o întreprindere, vrea să impună interesele acesteia, adaugând şi valorile proprii ale
personalităţii sale şi ale pregătirii sale profesionale. Deşi negocierea este un proces juridic, succesul acesteia se
bazează pe comunicarea eficientă.
Informaţii profesionale
Indiciile unui negociator de succes:
■■ pregătire profesională şi inteligenţă,
■■ capacitate de concentrare,
■■ memorie bună,
■■ motivare,
■■ capacitatea de a stabili legături, empatie,
■■ siguranţă de sine şi o prezentare agreabilă.
Modul de negociere poate fi diferit şi în funcţie de strategia şi tactica
impusă de propria personalitate sau de societatea pe care o reprezentăm.
Strategia înseamnă direcţia principală, concepţia negocierii. Tactica în
seamnă modalitatea, metodele de negociere. Se referă la faptul „până Figura 31. Diferite moduri de negociere
unde putem întinde coarda”, ce şi cum putem face.
Strategia de negociere
Formularea din partea noastră a celor mai importante chestiuni ale negocierii:
■■ importanţa negocierii respective din punctul de vedere al firmei,
■■ numărul şi alegerea partenerilor atraşi în tratative,
■■ intenţiile noastre pe termen lung privind această relaţie,
■■ stabilirea caracteristicilor maximale şi minimale, poziţia noastră privind limitele zonei de negociere,
■■ stabilirea punctelor de sprijin privind cercul de flexibilitate şi compromisuri, posibilităţile noastre precum
şi limitele acestora.
Tactica de negociere
Pe parcursul pregătirii negocierilor trebuie să planificăm aplicaţiile concrete care, pe măsura posibilităţilor, să se
realizeze în timpul tratativelor:
■■ alegerea locului de desfăşurare: ofertantul îi caută pe potenţialii cumpărători,
■■ tactici de dirijare a negocierii:
•• verticale: sunt mai rare, părţile se înţeleg în prealabil asupra unor probleme secundare; în cazul unor
tratative cu temă omogenă, respectiv în cadrul strategiei victorioase o poate aplica partea mai puternică,
posibilităţile de compromis sunt reduse,
•• orizontale: sunt cele mai frecvente, există intenţie pentru un compromis, se caracterizează prin
confruntarea punctelor de vedere divergente şi căutare de soluţii,
■■ modul de tratare a diferenţelor de opinii:
•• tactica scrimei: refuzăm oferta partenerului inacceptabilă pentru noi, şi îi facem cunoscută varianta
agreată de noi; constă dintr-o serie de atacuri şi apărări,
•• tactica săriturii în lungime: părţile se ascultă reciproc, după care îşi prezintă propriile propuneri; în
general este legată de dirijarea orizontală a negocierii,
•• lista concesiilor: este o parte utilă a pregătirii tratativelor,
•• şi competenţa partenerului poate fi folosită în scopuri tactice.
Importanţa comunicării în timpul tratativelor
MODULUL VI. Comunicare eficientă 215
Comunicarea eficientă este elementul de bază al negocierilor. În vederea susţinerii acestei afirmaţii, să trecem în
revistă parcursul unei negocieri şi factorii umani, mai ales în lumina relaţiei cu comunicaţia.
Primul moment este crearea de impresie reciprocă, precum şi crearea
atmosferei tratativelor. La fiecare negociere se creează o atmosferă
oarecare, care poate fi:
■■ creativă, de un ton personal-prietenos,
■■ la obiect, rece, glacial,
■■ greoaie, dezorganizată, cu pierdere de timp
■■ încordată, rigidă, inflexibilă,
■■ combativă, agitată, nervoasă.
Crearea atmosferei se face în primele minute. Odată creată, poate
fi schimbată doar cu mari eforturi, atmosfera creată în primele
momente rămâne hotărâtoare. În aceste minute va deveni atmosfera
Figura 32. Importanţa comunicării
caldă, personală sau rece-reţinută, deschisă sau suspicioasă etc. În această fază se
decide ritmul tratativelor, atmosferă animată sau greoaie.
Aici devine evident, cine are iniţiativa, cine conduce, dirijează mersul negocierilor, cine şi cât va vorbi etc.
Dacă primele minute sunt atât de hotărâtoare, merită studiat modul în care se creează această atmosferă, şi cum
poate fi influenţată formarea sa.
Să presupunem că scopul părţilor este stabilirea unei înţelegeri din care pot profita amândoi. În vederea atingerii
acestui scop este nevoie să se depună eforturi pentru crearea unei atmosfere de colaborare, cordiale, dar totodată
pline de vervă şi la obiect. Se întâlnesc, se salută reciproc, încep să discute, şi între timp se formează deja o oarecare
impresie despre partener.
Este evident că aceste impresii nu se formează în primul rând datorită elementelor întâlnire-salut-discuţii. Creierul
în această fază prelucrează mult mai multe informaţii decât acele câteva, pe care le conştientizează omul. Ochii
transmit imagini despre cum a intrat partenerul, privire, ţinută, vestimentaţie. Urechile percep ritmul vorbirii,
intensitatea vocii, tonalitatea. Ne influenţează caracteristicile mişcării partenerului, ritmul, precum şi tema cu care
porneşte discuţia. Imaginea globală, impresia creată în astfel de momente depinde şi de situaţia imediat pre
mergătoare creerii primelor impresii.
Părţile negocante la sosire se află sub diferite influ
enţe, în urma cărora pot fi deschişi, avansând încre
derea, dar pot fi nesiguri, retraşi în poziţie de apărare,
suspicioşi. O sumedenie de impulsuri intră în acţiu
ne. Acestea, nefiind evidente la prima vedere, pot
conduce la neînţelegeri dacă nu prevenim din timp
acest lucru. Înainte de toate trebuie, să ne străduim să
estompăm tensiunile inerente ale primei întâlniri,
partenerii să se acordeze pe aceeaşi lungime de undă,
să-şi potrivească reciproc comportamentul,
comunicarea, astfel vor afla gândurile, intenţiile
celuilalt.
Toate acestea necesită timp. Astfel, se recomandă
ca discuţia să nu treacă direct la obiectul propriu Figura 33. Este importantă cunoaşterea reciprocă a gândurilor
zis al negocierii, ci să se pornească cu o temă neutră, de exemplu cum a fost călătoria, dacă interlocutorul a avut
greutăţi pe drum, cât este de obosit etc. Din aceste discuţii putem afla evenimentele care au precedat întâlnirea,
iar tensiunea partenerului scade. În acest timp ajungem în posesia
unor informaţii noi care ne ajută în continuarea discuţiilor pe teme
personale, totdată scade şi tensiunea noastră care derivă dintr-o
eventuală lipsă de informaţii. În timpul discuţiilor introductive, pe
lângă informaţiile verbale, circulă intens şi semnalele non-verbale.
Prima impresie fixează imaginea trupului întreg al partenerului.
Ţinuta lui poate exprima siguranţă de sine, aer de superioritate sau
nesiguranţă, tensiune, descurajare sau chiar o voiciune. Trădează
mult caracterul vestimentaţiei – conservatoare, la modă, elegantă,
sport, lejeră –, culoarea, asortarea sau lipsa acesteia.
Figura 34. Strângerea de mână trădează mult
216 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
La impresia ţinutei se adaugă privirea. Prima întâlnire a privirilor are o importanţă deosebită. Ambele părţi analizează
privirea celuilalt: este ea deschisă, impunătoare, sugerează încredere, sau se uită chiorâş, suspicios? O altă sursă de
informaţii este asigurată de mimică, gesturi, atingeri. Strânsul mâinii poate fi unul hotărât, agresiv, sau unul moale,
umed. Atingerea umărului, a braţului, a spatelui o putem analiza în funcţie de intensitate, ritmul şi durata atingerii
(încurajator, amabil, de calmare, îşi dă importanţă, cu aere de superioritate, dominantă etc.).
În stabilirea unei impresii generale, mirosurile un şi ele un rol, precum şi distanţa păstrată între părţi.
Şi ritmul tratativelor este hotărât în primele minute. Modul în care cel sosit bate la uşă, în care intră în birou, în care
cel vizitat se ridică în picioare şi merge în întâmpinare, viteza cu care se apropie unul către celălalt, viteza rostirii
cuvintelor, toate sunt decisive pentru stabilirea ritmului tratativelor.
Dificultatea cea mai frecventă este tema primelor schimburi de vorbe. Dacă şi discuţia introductivă este intermitentă,
plină cu pauze, scade dinamica conversaţiei, slăbeşte comunicarea, şi ritmul tratativelor scade, devine anost.
La extrema cealaltă se găseşte discuţia în pripă, grăbită chiar din primele momente. De aici rezultă un ritm agitat. Cel
mai convenabil început este o discuţie avântată şi la obiect. Se recomandă ca discuţiile introductive să se desfăşoare
stând în picioare. Este mai uşor să se regleze distanţa faţă de partener, putem obţine mai multe informaţii despre el
şi despre condiţiile de „teren”. Odată cu momentul aşezării pe scaun, se dă şi un semnal fizic, că partea introductivă
s-a terminat, urmează trecerea la obiect.
Durata etapei de introducere în sine exercită o influenţă asupra ritmului negocierii. Bineînţeles şi durata poate fi
influenţată de mai mulţi factori, însă ca proporţie putem recomanda un procent de 5% din timpul prevăzut pentru
tratative.
În ceea ce priveşte semnalele referitoare la experienţa şi profesionalismul partenerului, le putem aminti mai ales pe
cele non-verbale: ţinuta, ritmul mişcărilor, mimica, modul cum trece peste faza de detensionare etc. Caracteristic
pentru un negociator pregătit este faptul că îşi dă seama de importanţa etapei introductive, şi este atent şi la factorii
umani. Despre stilul negociatorului putem obţine informaţii deopotrivă din semnale verbale şi non-verbale.
După ce părţile trec de etapa introductivă, de creare a atmosferei, ajung la partea de deschidere a negocierii propriu
zise. Din punctul de vedere al eficacităţii, aceste câteva minute de început sunt momente hotărâtoare, când trebuie
decise şi formulate următoarele:
■■ scopul negocierii,
■■ ordinea temelor puse în discuţie,
■■ schema tratativelor (cum abordăm şi cum tratăm problemele),
■■ ritmul tratativelor.
Ca şi în cazul oricărei alte activităţi, concentrarea energiei şi a atenţiei în această perioadă este cea mai mare. Ambele
părţi se concentrează, sunt deschise pentru idei, deci sunt şanse mari ca cele spuse să fie recepţionate şi interpretate
în mod similar. Părţile enunţă scopurile, de ce sunt prezenţi la aceste tratative şi ce vor face. Clarificarea acestora este
foarte importantă, fiindcă după o fază de derută (deraiere de la subiect, căi greşite) – în vederea reuşitei negocieri
lor – trebuie să se întoarcă tot la aceste idei de bază. Aici se hotăreşte ce fel de teme intră în discuţie şi în ce ordine,
iar modul în care acestea sunt discutate, va servi drept exemplu următoarelor teme, deci devine schema negocierii.
Odată creată o atmosferă potrivită, după perioada introductivă urmează negocierea propriu-zisă, o etapă pasionantă,
dramatică, unde trebuie să fim atenţi să analizăm şi să lansăm o serie de idei, principii şi impresii. Această etapă poate
deveni foarte uşor de necontrolat, participanţii au nevoie de un sistem care îi ajută să aibă o vedere de ansamblu şi să
se poată concentra asupra temei tratativelor.
Cele cinci etape ale tratativelor:
■■ investigaţii, culegere de informaţii,
■■ ofertare,
■■ negociere,
■■ înţelegere,
■■ finalizare, aprobare-semnătură.
Modul de gestionare a acestor etape diferă de la o negociere la alta. În general, se poate afirma că varianta cea mai
eficientă este aceea în care până şi ordinea în timp a etapelor este cea de mai sus.
Investigaţii, culegere de informaţii
În această etapă părţile trebuie să ia cunoştinţă despre pretenţiile celuilalt, trebuie să-şi formeze o imagine despre o
posibilă înţelegere, cum se va comporta partenerul în timpul tratativelor şi ce fel de probleme trebuie clarificate în
etapa de negociere.
MODULUL VI. Comunicare eficientă 217
În toate acestea, un rol hotărâtor îl are prezentarea punctelor de vedere. Este important ca în această etapă să nu discutăm
încă despre punctele de vedere, oricât ar fi de tentant la un moment dat. Mai bine să depunem eforturi pentru a fi înţeleşi,
pentru clarificări, precizări şi rezumarea celor discutate. În caz contrar este inevitabilă dezagregarea tratativelor. În lipsa unor
informaţii suficiente partenerii se pierd în amănunte, iar în disputa astfel creată se risipeşte energie şi atenţie, şi nu de puţine ori
se pierde încrederea şi bunăvoinţa. Trebuie acordată şansă pentru înţelegerea reciprocă a punctelor de vedere independente.
Conţinutul punctului de vedere de pornire:
■■ concepţia noastră despre întreaga tematică,
■■ ce vrem să obţinem,
■■ care sunt cele mai importante probleme pentru noi,
■■ cu ce contribuim ca înţelegerea să fie reciproc avantajoasă,
■■ speranţele şi/sau îngrijorările în legătură cu partenerul nostru, pe baza informaţiilor obţinute despre acesta
(renumele, experinţe anterioare etc.),
■■ temele despre care trebuie să se discute pe parcurs.
Ofertă – negociere
În baza informaţiilor deja obţinute, părţile trebuie să analizeze dacă scopurile realizabile sunt sau nu acoperite de
ofertă, şi care sunt problemele de rezolvat. Dacă pornim de la premiza că scopul tratativelor este finalizarea unei
înţelegeri, atunci aceste două etape trebuie să se caracterizeze prin spirit de colaborare şi nicidecum de confruntare.
Înţelegere, finalizare
Pe măsură ce negocierile avansează, se ajunge la un moment în care
ambele părţi îşi dau seama că au ajuns la consens. De aici începe etapa
înţelegerii, a învoielii, urmată de finalizare – în general în formă scrisă,
câteodată cu detalii juridice.
În cazul în care avem de-a face cu mai multe teme legate între ele,
procesul de desfăşurarea a acestei etape se derulează avansând câte un
pas dar pe un front larg. Prima dată se ţinteşte înţelegerea în principiu,
după care urmează înţelegerea în linii mari, şi în final înţelegerea în
Figura 35. Înţelegerea
amănunte. În cazul în care tratăm mai multe teme independente unele
de altele, este evident că vom avansa tratând la rând câte o temă.
Conducerea, dirijarea tratativelor
Dirijarea procesului de tratative – când şi ce să se întâmple – este şi ea decisivă în privinţa rezultatului. Negociatorii
cu experienţă ştiu că influenţa lor personală privind rezultatele tratativelor depinde în mare măsură de capacitatea
lor de a conduce acest proces.
Caracteristic pentru aceşti „dirijori” este sensibilitatea faţă de probleme, capacitatea de rezolvare ale problemelor
ivite, receptivitatea şi la amănunte pe lângă observarea problemelor esenţiale, capacitatea de sistematizare, empatia,
intuiţia şi capacitatea de comunicare de înalt nivel care, după cum, ştim nu este acelaşi lucru cu darul de a vorbi!
Sarcinile legate de dirijarea procesului de negociere:
■■ sintetizări care ajută părţile să identifice, până unde s-a ajuns în tratarea problemelor esenţiale,
■■ clarificări de situaţie care ajută părţile să-şi formuleze ideile despre problemele ivite sau despre ce este vorba
pur şi simplu,
■■ clarificarea procesului, recunoaşterea fazei în care au ajuns părţile, în ce fază se găseşte investigaţia, oferta,
negocierea etc., care sunt metodele de avansare în discuţii, conflictele între părţi, tensiunea este în descreştere
sau în creştere etc.,
■■ concilierea, să se găsească metoda prin care să se treacă de la accentuarea diferenţelor de puncte de vedere la
rezolvarea comună a problemelor (idei pentru schimbarea temei, scimbarea metodei,etc.),
■■ accentuarea înţelegerilor deja stabilite: referiri la scopul tratativelor unde deja există un consens, referire la
tema stabilită de comun acord, referiri la punctele anterioare de pe ordinea de zi unde există o înţelegere etc.;
orice modalitate care ajută la rezolvarea problemei actuale, în discuţie.
Un „dirijor” experimentat cunoaşte faptul că nivelul concentrării este cel mai ridicat la începutul şi la sfârşitul
tratativelor, în etapa de mijloc fiind ceva mai redus. Cu mijloacele sus amintite poate influenţa în sens pozitiv această
etapă. Mai cunoaşte şi faptul că scăderea, diminuarea atenţiei pe parcursul tratativelor este inevitabilă, deci va
conduce mersul acestora în aşa fel, încât să se ajungă la o înţelegere înainte de oboseala totală, sau se îngrijeşte de
intercalarea unei pauze pentru reconfortare.
Greşeli de negociere
218 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
Stilul englez
În general, negociatorul englez – spre diferenţă de profesionistul american – este amator, mai slab pregătit, amabil,
prietenos, sociabil, un partener plăcut, elastic şi deschis iniţiativelor.
Stilul nord-european
Stilul nord-european este mult mai calm, decât cel american sau german. Negociatorul nord-european la începutul
tratativelor prezintă o oarecare reţinere în ceea ce priveşte integrarea în contacte sociale. Vorbeşte încet şi rar, poate
fi uşor dominat în această fază de început. Se manifestă deschis, îi oferă cu plăcere partenerului informaţiile solicitate
despre punctele sale de vedere. Observă cu ochi buni posibilităţile creative, adoptă cu abilitate decizii creative.
Acest stil îi caracterizează mai ales pe finlandezi şi pe norvegieni, ce-i drept, şi pe suedezi, dar aceştia sunt puternic
influenţaţi de stilul american şi de birocraţia suedeză.
Stilul mediteran
Cultura mediteraneană este mult mai intimă. Se caracterizează prin cordialitate, căldură, evenimente sociale. O bună
dispoziţie copleşitoare, gesturi largi. Întâmpină greutăţi când vor să canalizeze discuţiile pe un subiect dat sau să se
concentreze pe o etapă anume.
În unele zone găseşte de cuviinţă ca partenerul să fie „sensibilizat”. În anumite ţări mediteraneene „ungerea”
partenerului este o problemă centrală. Ei o consideră o practică obişnuită, şi nu pare atât de respingătoare, ca şi
mituirea (în ochii nord-europenilor).
Stilul Orientului Mijlociu
Stilul Orientului Mijlociu urmează tradiţiile din deşert, acele tradiţii tribale care sunt caracteristice unor comunităţi
solidare şi închise. De exemplu, este o tradiţie a deşertului puterea dominantă a ospitalităţii. Timpul nu are nicio
relevanţă. În schimb se acordă o importanţă deosebită încrederii, vizitatorul va trebui să depună efort să merite
această încredere.
Profetul Mohamed a fost un luptător – cei de aici preferă represaliile în loc de compromis.
Tratarea conflictelor
Pe parcursul tratativelor, discuţiilor, un rol important, atât în domeniul afacerilor cât şi în viaţa de toate zilele, are
modul de tratare a conflictelor.
În situaţii conflictuale comportamentul uman depinde de mai mulţi factori. Factorii cei mai importanţi, care definesc
comportamentul sunt: mentalitatea, gradul de autoapreciere şi autocunoaştere, starea emoţională momentană,
atmosfera de la locul de muncă sau şcoală.
Caracteristicile situaţiei date:
■■ unde apare conflictul,
■■ când apare conflictul;
■■ relaţiile dintre părţile participante în conflict;
■■ dacă părţile participante în conflict percep sau nu intenţiile,
pretenţiile, sentimentele celuilalt.
Pentru o mai bună înţelegere şi explicare a comportamentului în
situaţii de conflict, în literatura de specialitate s-au format două
concepţii: autorealizare–autosupunere, orientarea spre rezultat – Figura 37. Părţile simt intenţiile celuilalt
orientarea spre relaţii.
Autorealizare–autosupunere
Persoanele caracterizate prin autorealizare se străduiesc să-şi realizeze propriile interese legitime sau considerate ca
fiind legitime, să-şi satisfacă propriile nevoi, nu sunt atenţi la afirmarea ideilor, intereselor altora.
Persoanele caracterizate prin autosupunere ajută la realizarea aspiraţiilor, intenţiilor altora, în timp ce ele renunţă la
satisfacerea propriilor nevoi şi pretenţii.
Orientare spre rezultate – orientare spre relaţii
Orientarea spre rezultate stimulează concentrarea pe problema dată, rezolvarea ei impecabilă, asigură atingerea unei
performanţe bune.
Orientarea spre relaţii este expresia pretenţiei de a avea o relaţie bună cu alţii, acest tip de persoană este în stare să
220 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE
renunţe la propriile interese în vederea satisfacerii intereselor, necesităţilor şi afirmarea punctelor de vedere a altora.
Strategii de rezolvare a conflictelor
Cunoaştem cinci strategii de rezolvare. Omul, în majoritatea cazurilor, aplică toate cele cinci strategii, dar în funcţie
de unii factori locali poate da prioritate uneia sau alteia.
În funcţie de natura conflictului, o anumită strategie de rezolvare a conflictelor poate aplica mai multe metode,
mijloace şi procedee în procesul de tratare a conflictului.
■■ Strategia învingător/învins
În vederea realizării intenţiilor şi ideilor, câteodată
părţile în conflict tind spre o rezolvare agresivă.
Dorinţa de a fi învingător poate fi motivată de mai
mulţi facori (de ex. la unele popoare pierderea
înseamnă slăbiciune): interese, nevoi, convingeri
etc. Pe parcursul conflictului, simţindu-se
obstrucţionaţi în realizarea propriilor interese,
deseori aparând o puternică supărare, participan
ţii devin duşmani. În situaţii în care se impune
o acţionare rapidă, profesionalismul, experienţa,
plusul de informaţii de care dispunem face
ca aplicarea strategiei învingător/învins să fie
indispensabilă.
Sunt bătătoare la ochi dezavantajele strategiei
în conflictele obişnuite, de toate zilele: de obicei
reuşeşte doar unul dintre părţi, ca urmare doar Figura 38. Strategia învingător-învins
acela are sentimentul succesului, în urma căreia
va aplica aceeaşi metodă şi în alte situaţii. Partea cealaltă devine astfel învins în mod permanent.
Are dezavantajul că întotdeuna există un învins, în relaţiile asimetrice de obicei cel care are puteri mai scăzute
va fi cel învins (distruge autoaprecierea învinsului, creează noi tensiuni).
■■ Strategia adaptării
Cel care aplică această strategie, de frică, din constrângere sau după o decizie chibzuită renunţă la realizarea
propriilor interese, dorinţe, în favoarea partenerului. Adaptarea cu orice preţ este o strategie periculoasă.
Ca efect imediat rezultă nedezvoltarea unei puteri interioare care este foarte importantă în rezolvarea
conflictelor de zi cu zi. Dacă individul vrea să-şi păstreze şi să-şi dezvolte integritatea personalităţii, trebuie
să accepte riscul unei excluderi din societatea apropiată.
■■ Strategia evitării
Este o strategie des utilizată. Cel care o aplică o face pe baza analizei situaţiei, pe baza calificării relaţiilor,
precum şi pe baza cântăririi posibilităţilor de izbândă. Stilul de conducere autoritar adaptat la o organizaţie
atestă faptul că pentru membrii organizaţiei, deşi convinşi de dreptatea lor, nu este lucrul cel mai raţional
să se expună în apărarea acesteia. De obicei se utilizează în cazurile când există nesiguranţă în judecarea
situaţiei, sau în lipsa unui mijloc eficace, soluţionarea se amână sperând într-o rezolvare spontană.
■■ Strategia compromisului
Scopul este găsirea unei soluţii care satisface ambele părţi. Este un mod de rezolvare frecvent între părţi de
aceeaşi poziţie, asigură timp şi posibilitate pentru căutarea de noi soluţii, nu strică relaţiile. De multe ori,
rezultatul compromisului dă naştere unei stări de echilibru extrem de fragil, odată cu schimbarea raporturilor
de forţă, partea mai puternică se străduieşte să-l învingă pe celălalt.
La aplicarea acestei strategii o importanţă deosibită o are intenţia de rezolvare a conflictului. Supărarea,
jignirea, menţinerea stării de ofensare nu-şi au locul; părţile trebuie să depună eforturi pentru prelucrarea
pozitivă a acestor sentimente. Supărarea, mânia împiedică aplicarea strategiei de rezolvare a problemei.
Această strategie presupune colaborare, cel care o aplică, trebuie s-o aplice pe deplin conştient, necesită
orientare spre viitor şi multă cumpănire. Când răspundem situaţiilor conflictuale, este important să cântărim
următoarele: situaţia cere un răspuns imediat sau se poate amâna; dacă avem timp suficient; care este
intensitatea emoţiilor declanşate de către părţile participante la conflict, este oare necesară o detensionare în
rândul participanţilor, „răcorirea” pasiunilor.
Paşii rezolvării problemei:
•• definirea problemei,
•• identificarea persoanelor afectate de conflict (este important să se definească impactul situaţiei asupra
fiecăruia dintre participanţi, ce necesităţi, dorinţe, aşteptări sau valori motivează comportamentul
acestora,
•• însumarea şi aprecierea rezultatelor realizabile şi eficiente,
•• alegerea soluţiei cele mai bune; angajarea fermă pentru strategia aleasă,
•• executarea rezolvării problemei,
•• control.
EXERCIŢII DE AUTOEVALUARE
1. Care sunt indiciile unui negociator de succes?
2. Care sunt sarcinile legate de dirijarea procesului de negociere?
BIBLIOGRAFIE UTILIZATĂ
Fisher, Roger – Ury, William – Patton, Bruce: A sikeres tárgyalás alapjai. Bagolyvár Könyvkiadó, 1998.
Kohlrieser, George: Túszok a tárgyalóasztalnál. Konfliktuskezelés mesterfokon. Háttér Kiadó, 2007.
BIBLIOGRAFIE RECOMANDATĂ
Oliver, David: Sikeres tárgyalástechnika. Manager Könyvkiadó és -kereskedő Kft., 2008.
Neményiné Gyimesi Ilona: Hogyan kommunikáljunk tárgyalás közben?
222 CONSILIER ÎN DOMENIUL DEZVOLTĂRII ANTREPRENORIALE