UNIVERSITATEA BUCURESTI

FACULTATEA DE ADMINISTRATIE SI AFACERI

MASTER ADMINISTRAREA RELATIILOR PUBLICE SI
ASISTENTA MANAGERIALA

STUDIU DE CAZ AL MODULUI ARHIVARII

IN COMPANIA WNS

Masterand,
Ionescu Livia Florentina
Anul I

Bucuresti, 2011

1
Definita arhivarii

O arhiva este formata din date si informatii, indiferent de suportul pe care se afla, care
trebuiesc protejate si conservate în vederea consultarii ulterioare pe criterii istorice,
culturale sau juridice. Chiar si în ziua de astazi cea mai mare parte a informatiei se afla
înregistrata pe hârtie ceea ce necesita un spatiu mare de stocare si este foarte
vulnerabila la conditiile de mediu ca umiditate, foc, aciditate, etc. Concluzionând, poate
deveni foarte dificil de organizat si conservat în bune conditii informatia existenta într-o
arhiva. Solutia la aceste probleme este transferul informatiilor existente pe suporti de
memorare mai putin vulnerabili si care sa ocupe spatiu fizic de stocare cât mai mic.

Datele si informatiile existente în arhive se afla sub cele mai diverse forme, cum ar fi
hârtie, fisiere electronice, înregistrari audio, clipuri video, microfilme. Preluarea acestora
într-un sistem de prelucrare automata a datelor presupune, în principal,
scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe suporti de memorare de mare capacitate si
caracterizati de o fiabilitate foarte ridicata si regasirea lor dupa diferite criterii.

Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei (IT) din ultimul deceniu ridica stacheta
în privinta accesului rapid si facil la o informatie corecta si de actualitate. Managerii zilei
de azi pot obtine informatii, în domeniul lor de activitate, din doua tipuri de surse:
- Surse externe organizatiei pe care o conduc;
- Surse interne organizatiei pe care o conduc.
Sursele externe sunt variate si INTERNETUL ar trebui sa ocupe un loc important printre
acestea.
Sursele interne se refera la acele instrumente care ar trebui sa existe în cadrul unei
organizatii astfel încât, periodic sau ori de câte ori este nevoie, sa ofere date despre
activitatea interna: flux informational, calitatea serviciilor si produselor, probleme de
personal, etc.

2
Orice institutie publica si orice companie, societate nationala sau societate comerciala la
care statul este actionar majoritar are obligatia sa arhiveze electronic in conditii
corespunzatoare, pe intreaga durata de pastrare, documentele create sau detinute,
asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte
conditii decat cele prevazute de lege.

Arhivarea documentelor in cadrul companiei WNS se face electronic.

Arhivarea electronica a documentelor poate fi vazuta ca parte componenta a unui

system de gestiune a documentelor, dar poate constitui si o activitatea de sine statatoare,
mai ales în cadrul institutiilor publice detinatoare de arhive impresionante ca volum si
valoare a continutului.

Cum functioneaza modulul de arhivare electronica a documentelor in cadrul

companie WNS?
Prin modulul de arhivare electronica, orice informatie nestructurata (documente pe hartie,
fax, email, imagini, filme) este convertita in informatie ( document electronic ) care poate
fi accesata oricand si de oriunde exista conexiune la internet.

Arhivarea electronica a documentelor este urmatorul pas firesc dupa etapa de achizitie
documente. Documentelor electronice introduse in sistem prin scanare, prin importare,
sau prin producerea lor direct de catre utilizator, primesc un NUME UNIC DE
IDENTIFICARE si mai multe METADATE, pentru a fi regasite.

Avantajele arhivarii electronice:

1. Numarul nelimitat de criterii de sortare (campuri de indexare, metadate).

Aceste metadate sunt de tip Text, Numeric, Data sau Lista si pot fi setate de catre
utilizator dupa bunul plac. De exemplu, dupa data si ora conversiei electronice a
documentului, cuvintele cheie necesare identificarii documentului, elemente de localizare
a documentului, nivelul de clasificare al documentului etc.

3
2. Descrierea detaliata.
Orice document beneficiaza de o descriere in amanunt, iar informatiile relevante despre
documentul respectiv sunt usor de gasit.

3. Accesibilitatea informatiilor.
Odata validate, documentele arhivate electronic sunt accesate rapid in timp real, printr-un
motor de cautare foarte eficient.

4. Securizarea datelor.
Securitatea companiei WNS este excelenta, la nivel de utilizator sau de grup de
utilizatori, la nivel de director sau la nivel de document.

4
 NIVELURI DE CONFIDENTIALITATE IN CADRUL COMPANIEI
WNS:

Informaţia are mai multe grade de importanţă pentru WNS. Nivelul de securitate şi
tipurile de controale pentru protecţie folosite pentru a securiza bunurile/informaţiile ar
depinde de importanţa bunurilor/informaţiilor. Un sistem de clasificare al
bunurilor/informaţiilor ajuta compania sa stabileasca modul in care trebuie sa fie tratate şi
protejate bunurile/ informaţiile în conformitate cu importanţa lor.

STANDARDE GENERALE

A.Toate informaţiile şi datele utilizate din cadrul WNS trebuie sa fie clasificate în una
dintre următoarele şase categorii:

Executiv
Operaţional senzitiv
Operaţional non-senzitiv
Privat senzitiv
Privat non-senzitiv
Public

B. Informaţiile executive
Informaţiile executive sunt cele mai sensibile date din cadrul WNS. Informaţiile
executive includ, dar nu se limitează la, date despre fuziuni şi achiziţii, planuri de
dezvoltare a afacerii şi a pieţei şi iniţiative strategice pentru organizaţie. Proprietarul în
drept, dacă nu chiar custodele real, ar fi managementul superior al companiei.
Aceste informaţii trebuie,în mod logic, securizate la cel mai înalt grad deoarece
dezvăluirea acestora ar putea provoca daune mari pentru interesele organizaţiei. Accesul
la aceste date trebuie să fie autorizat categoric şi în mod expres doar de către personalul
autorizat, iar monitorizarea întrebuinţării şi diseminării acestora ar trebui să fie prezentă.

5
C. Informaţiile operaţionale
Datele operaţionale sunt în mod normal datele clienţilor, care sunt folosite în operaţiunile
de zi cu zi pentru a permite prelucrarea tranzacţiilor şi alte servicii oferite clienţilor.
Datele operaţionale mai includ şi contractele cu clienţii, înţelegeri în privinţa nivelului de
performanta, date privind asigurarea calităţii, rapoartele clinţilor, informaţii probabile
despre client şi proiecte de soluţionare a livrării de servicii către client.
Informaţiile operaţionale au fost clasificate ca:
• Informaţii operaţional senzitive
• Informaţii operaţional non-senzitive

Informaţii operaţional senzitive

Informaţiile operaţional senzitive sunt deosebit de sensibile la expunerea externă,
dezvăluirea neautorizată putând cauza pierderi financiare semnificative şi/ sau stânjeneală
pentru WNS. Accesul la aceste date trebuie să fie autorizat categoric şi în mod expres de
către personalul autorizat din motive tranzacţionale întemeiate. Aceste date sunt în mod
normal protejate si de legislaţia ţării în care clientul îşi are domiciliul, ex. informaţii
personale senzitive/ rapoartele privind asigurarea medicală/ date financiare etc. a
clienţilor, sau care sunt de o asemenea importanţă pentru client încât compromiterea
acestor informaţii ar cauza daune ireparabile pentru operaţiile acestuia, ex. informaţii
privind preţurile etc.

Informaţii operaţional non-senzitive

Informaţiile operaţional non-senzitive sunt sensibile la expunerea externă, iar dezvăluirea
neautorizată ar putea cauza pierderi financiare şi/ sau de reputaţie a WNS. Accesul la
aceste date trebuie să fie autorizat categoric şi în mod expres de către personalul autorizat
din motive tranzacţionale întemeiate. Aceste date includ în mod normal orice date legate
de operaţii care nu sunt categorizate ca „operaţional senzitive”, ex. manuale de
procedură, manuale de operare standard etc.

6
D. Informaţii private
Orice informaţie care este în primul rând internă companiei şi care poate fi împărtăşită ca
informaţie indispensabilă va fi clasificată ca informaţie privată. Informaţiile private
includ, dar nu sunt limitate la, date privind statul de plată, chestiuni privind disciplina
personalului şi date privind evaluarea personalului, date financiare, parole pentru
accesarea sistemului etc. Alte exemple de informaţii private includ date privind aspecte
financiar contabile, conturi etc. Informaţiile private sunt clasificate ca:
• Informaţii WNS private senzitive
• Informaţii WNS private non-senzitive

Informaţii WNS private senzitive

Informaţiile WNS private senzitive sunt în primul rând sensibile la expunerea internă, iar
dezvăluirea neautorizată a acestora ar putea avea consecinţe neplăcute pentru WNS.
Informaţiile WNS private senzitive nu trebuie dezvăluite personalului neautorizat de terta
parte. Exemplele includ, dar nu se limiteaza la, informaţii privind statul de plată,
contractele angajaţilor, ofertele de angajare, informaţii financiare ale companiei etc.

Informaţii WNS private non-senzitive

Informaţiile WNS private non-senzitive sunt în primul rând informaţii destinate pentru a
fi împărtăşite în cadrul organizaţiei. Dezvăluirea neautorizată a acestor informaţii ar putea
avea consecinţe neplăcute pentru companie. Informaţiile WNS private non-senzitive nu
trebuie dezvăluite catre a terta parte. Exemplele ar include manuale cu politica internă a
companiei, schimbări de joburi pe plan intern etc.

E. Informaţii publice
Informaţiile publice includ informaţii precum broşuri de marketing şi literatură de
promovare, mijloace media pentru publicitate, rapoarte anuale şi situl de internet WNS.
Informaţiile publice sunt considerate valoroase, dar nu există riscul de dezvăluire
neautorizată. Dezvăluirea informaţiilor publice nu ar furniza un avantaj comercial sau
competitiv şi va fi în mod obişnuit făcut disponibila pentru membrii interesaţi ai
publicului larg.

7
POLITICA COMPANIEI WNS PRIVIND RETENTIA DOSARELOR

I. Obiectiv
Această politică stabileste regulile companiei privind retentia dosarelor.
Obiectivul politicii privind retenţia dosarelor este de a furniza instrucţiuni şi de a defini
procesul corespunzător retenţiei dosarelor din motive legale, de impozit sau comerciale,
incluzând retenţia dosarelor care trebuie păstrate din cauza unui litigiu sau a unei
investigaţii începute sau anticipate (externe sau interne).

II. Scopul
Politica se adresează tuturor angajaţilor din cadrul companiei WNS, incluzând directorii,
functionarii şi angajaţii. Politica acoperă toate dosarele. Termenul „dosar” sau „dosare”
folosite în această politică se referă la toate materialele documentare sau comunicări
indiferent de mijlocul de expresie, amplasat oriunde, incluzând, dar nelimitându-se la
date pe hârtie sau electronice salvate pe discuri, calculatoare, procesoare comune, benzi
de calculator sau servere, care sunt create, folosite, trimise, sau primite de către un
angajat al companiei în decursul atributiilor sale.

III. Retenţia dosarelor

Fiecare angajat este responsabil să reţină dosarele cu care lucreaza pentru perioada
necesară finalizării nevoilor afacerii şi condiţiile legale şi de taxe aplicabile, precum este
specificat in documentarea de referinta. Când un anume dosar are mai multe perioade
aplicabile de retenţie, aceste dosare vor fi reţinute pentru cea mai lungă dintre perioadele
în cauză.

IV. Litigaţii şi/ sau investigaţii

Se vor face eforturi rezonabile pentru a se asigura că nici un angajat nu distruge,
îndepărtează, mută, modifică, sau şterge un dosar relevant pentru o litigaţie sau
investigaţie guvernamentală începută sau rezonabil anticipată. Îndepărtarea, mutarea ,
modificarea, sau ştergerea unui dosar cu scopul de a obstrucţiona o litigaţie sau o

8
investigaţie guvernamentală în aşteptare sau rezonabil anticipată poate expune angajatul
şi grupul WNS unor consecinţe serioase, incluzând acuzaţia penală.

V. Instrucţiuni pentru păstrarea documentelor

În momentul în care o litigaţie sau o investigaţie a fost începută sau rezonabil anticipată,
departamentul de consultanta juridica va stabili îndată scopul şi categoriile dosarele ce
vor fi reţinute. Departamentul de consultanta juridica va avea autoritatea de a instrui
angajaţii să reţină asemenea dosare după cum crede de cuvinţă, iar asemea dosare
desemnate trebuie să fie păstrate în acord cu instrucţiunile stabilite (din acest punct
numindu-se „instrucţiuni pentru păstrarea documentelor”). Oriunde va apărea un conflict
între instrucţiunile pentru păstrarea documentelor şi instrucţinile anterioare sau orice
politică pentru retenţia dosarelor verticale, instrucţiunile pentru păstrarea documentelor
vor avea întâietate. În cazul în care o litigaţie sau o investigaţie este rezonabil anticipată
de către un angajat , acest angajat va anunţa de îndată departamentul de consultanta
juridica.

VI. Întreţinerea dosarelor

Toate dosarele supuse retenţiei în cadrul acestei politici se vor păstra complete şi
organizate corespunzător în acest format şi folosind sistemul indicat de companie din
când în când, şi pentru durata respectivei perioade de retenţie. Toate dosarele supuse
retenţiei vor fi numite/ etichetate în aşa fel încât să permită recuperarea uşoară oricând
este necesar, exceptând acele documente care sunt supuse instrucţiunilor pentru păstrarea
documentelor, la fel vor fi întreţinute regulile indicate în aceste instrucţiuni.

VII. Angajaţi care pleacă

Supraveghetorul direct al angajatului care pleacă va asigura ca, înaintea lichidării
contractului de angajare a fiecărui angajat , supraveghetorul acestuia/ acesteia va prelua
întreg controlul asupra dosarelor păstrate de angajatul care pleacă (oriunde se află
acestea: pe server, pe procesorul calculatorului local sau salvate pe discuri) în
conformitate cu această politică sau altfel. Dosarele ar trebui să fie:

9
 (i) transferate către departamentul de consultanta juridica daca se supun
instrucţiunilor pentru păstrarea documentelor;
(ii) transferate către top management în conformitate cu nevoile afacerii; şi/ sau
(iii) distruse daca se cere prin această politică.

VIII. Îndepărtarea dosarelor

Dosarele care nu sunt supuse perioadelor de retenţie sau a căror perioadă de retenţie a
expirat pot fi distruse doar dacă nu sunt supuse instrucţiunilor pentru păstrarea
documentelor sau dacă nu sunt necesare scopurilor financiare. Fiecare angajat WNS este
încurajat să îndepărteze dosarele care
(a) nu sunt supuse instrucţiunilor pentru păstrarea documentelor; şi
(b) nu se supun perioadelor de retenţie sau a căror perioadă de retenţie a expirat; şi
(c) nu sunt necesare scopurilor financiare. În ciuda informaţiilor din această secţiune care
autorizează îndepărtarea dosarelor, dacă un anagajat WNS observă că o litigaţie sau
investigaţie a început sau este rezonabil anticipată, trebuie să atenţioneze departamentul
de consultanta juridica de îndată şi să nu îndepărteze sau modifice niciun dosar relevant
pentru iligaţia sau investigaţia în cauză.

Programul pentru retenţia dosarelor

Compania WNS va reţine dosarele cel puţin conform perioadei minime de retenţie din
acest program, doar dacă sunt aplicabile cerinţele legale locale care necesită o perioadă
de retenţie mai îndelungată, iar în acest caz perioada de retenţie aplicabila mai lungă este
cea care are întâietate. Dosarele care se supun instrucţiunilor pentru păstrarea
documentelor vor fi reţinute în conformitate cu aceste instrucţiuni.

a. Dosarele corporatiei
Articole despre asociere, certificate de incorporare, legi interne, registrele companiei,
documentele emise de companie, certificate pentru a demara afaceri, minutele
actionarilor, minutele board-ului/ conducerii, minutele comitetului executiv, alte dosare
de secretariat etc.

10
Durata: permanent
Cine este responsabilul: departamentul de consultanta juridica, totusi dacă legile locale
cer ca asemenea dosare să fie păstrate la sediul înregistrat al companiei, atunci raportul
original va fi păstrat la secretariatul companiei conform jurisdictiei aplicabile, cu o copie
care va fi păstrată la departamentul secretarial al companiei.

b. Politicile companiei
Politicile majore ale corporatiei sau reguli sau protocoale care au fost emise de către
departamentele relevante (ex. Politicile companiei, politicile HR, de etică, de intimitate,
de taxe, controalelor si politicilor specifice jobului precum si comunicările către angajati
cu privire la aceste politici, etc.).
Durata: 5 ani de la expirarea/ lichidarea politici
Responsabil: departamentul eminent

c. Comunicatele companiei
Comunicate de presă si articole de presă importante legate de aceste comunicate.
Durata: 7 ani
Cine este responsabilul: - pentru comunicate de presă legate de finante sau investitori –
departamentul HR
- pentru alte comunicate – comunicatele companiei

d. Dosarele comerciale
Întelegeri, fapte, contracte, răspunsuri la RFP-uri (cereri de ofertă), corespondenta cu
clientii, vânzători sau alti asociati ai afacerii si materialul pentru corespondentă relevant.
Durata: 7 ani de la data de expirare a termenilor întelegerii sau încheierea discutiilor/
negocierilor pe ultimul subiect.
Responsabil: - Toate contractele cu clientii si orice amendamente ale acestora –
departamentul de consultanta juridica
- Alte dosare de afacere – superiorii respectivei unităti de afacere

11
 e. Fisierele statutare, hotărâri judecătoresti, etc.
Documentele emise de guvern, întelegeri, declaratii, fisiere cu privire la litigatii si
investigatii, hotărâri judecătoresti sau hotărâri administrative
Durata: Se retin conform periadei prescrise la fiecare dintre aceste documente sau
hotărâri emise sau de către legea care guvernează fisierele respective.
Cine este responsabilul: Managementul fiecarei locatii.

f. Dosare privind proprietatea intelectuală

Dosarele privind proprietatea intelectuală a companiei, incluzând patentele originale,
marca fabricii si drepturi de design, aplicatii pentru patentare, marca fabricii si drepturi
de design, carnete cu inventii si rapoarte privind inventiile, documentele privind designul
de inginerie si specificatiile tehnice si functionale pentru produse si servicii, licente
pentru proprietatea intelectuală, si materialul de corespondentă relevant.
Durata: 10 ani de la data în care dosarele privind proprietatea intelectuală nu mai sunt
proprietatea WNS
Responsabil: - toate dosarele privind proprietatea intelectuală legate de IT – echipa IT a
companiei
- dosarele privind proprietatea intelectuală legale– departamentul de
consultanta juridica

g. Contabilitate, obligativitatea taxelor, si preturile transferurilor

Toate dosarele contabilitătii, incluzând chitantele cu documentele ajutătoare, jurnale,
registrele principale, bilanturi de verificare, bilanturi finale, rapoarte, restituiri de taxe,
documente ajutătoare, ordine de impozitare, apelurile corespunzătoare, si dosarele privind
preturile transferurilor;
Durata: urmează instructiunile bilanturilor corporatiei, finantelor, managementul
riscurilor si departamentul taxelor
Responsabil: Superiorii contabilitătii si taxelor de la fiecare locatie cu o copie păstrată în
formă electronică, împreună cu echipele de contabilitate si taxe a corporatiei.

12
 h. Schite, notite si obiecte incidentale
Schite ale înstintărilor, politicilor si al altor documente, notite scrise de mână sau
dactilografiate de la sedinte sau convorbiri telefonice, agende, calendare, obiecte
incidentale cum ar fi mesajele telefonice sau itinerariile, emailuri si atasamentele
acestora.
Durata: aceste tipuri de dosare pot fi retinute la discretia angajatului, în cazul în care nu
se cere de către politica companiei sau de către instructiunile pentru păstrarea
documentelor.
Cine este responsabilul: respectivul angajat

i. Dosare electronice incluzând e-mailul

Toate schimburile de e-mail cu atasamente trimise sau primite folosind serverele WNS de
către angajatii WNS, vor fi păstrate electronic.
Durata: - Toate e-mailurile provenite de la sau către directori, directori executivi sau
functionari – 10 ani
- Toate e-mailurile legate de tranzactii comerciale, incluzând interactiuni cu
clientii, răspunsuri la cereri de ofertă, achizitii de materiale sau servicii – 5 ani de la
încheierea discutiilor pe respectiva temă/ sarcină
- Toate e-mailurile către client legate de operatiuni - 2 ani de la data e-mailului
- Toate celelalte e-mailuri – 6 luni
Cine este responsabilul: - proprietarul respectivului proces
- Echipa de IT a corporatiei pentru a asigura conditiile de mai
sus.

13