1.

Organizarea activității:
BMA asigură distrugerea actelor de identitate valabile/nevalabile ridicate de la
titulari:
 IR – permisul de ședere provizorie;
 CR – permisul de ședere permanentă;
 IC – permisul de ședere provizorie pentru apatrizi;
 CC – buletinul de identitate pentru apatrizi;
 RI – buletinul de identitate pentru refugiați;
 IH – buletinul de identitate pentru beneficiarii de protecție umanitară;
 PC – documentul de călătorie pentru apatrizi;
 PT – documentul de călătorie pentru refugiați;
 PH – documentul de călătorie pentru beneficiarii de protecție umanitară.

2. Desfășurarea activității
Succesiunea activităților desfășurate de către angajații BMA în procesul de
transmitere a actelor de identitate valabile/nevalabile pentru distrugere:
2.1 Actul de identitate ridicat de la titular sau predat de persoana juridică (în
continuare Depunător) în prezența acestora în mod obligatoriu este verificat
(vizual, precum și la corespunderea datelor în SSI al BMA) de către reprezentanții
GUDS (servicii teritoriale).
2.2 La depistarea unor necorespunderi, modificări sau deteriorări fizice, care au
apărut din vina titularului (deteriorarea sau extragerea elementului DOVID
(hologramei), zonelor lizibile cu aparate), sau la stabilirea unor indici suspecți de
falsificare, titularului i se solicită o explicație în scris cu privire la iregularitățile
(neconformitățile) stabilite.
2.3 Explicația în scris a titularului actului de identitate sau după caz a
reprezentantului autorității care a solicitat perfectarea actului de identitate, privind
deteriorarea sau privind stabilirea unor indici suspecți de falsificare, în varianta
originală, se anexează la borderoul de predare a actelor valabile/nevalabile.
2.4 Actul de identitate recepționat, în mod obligatoriu, se perforează în prezența
titularului. La perforarea unui colț al actului de identitate nu se permite deteriorarea
numărului înserat pe elementul holografic (hologramă), numărului actului,
numărului de identitate (codul IDNP) și a zonelor lizibile.
2.5 În cazul elementului holografic (hologramei) înseriat cu număr, care în
conformitate cu restricțiile de perforare nu a fost posibil de perforat, pe aceasta se
va aplica o tăietură cu un cuțit de birou fără a deteriora numărul lui respectând
condițiile specificate mai sus.
2.6 Actul de identitate compus din cartelă și supliment (fișa de însoțire), se îmbină
prin capsare în set și se consideră un singur document. Capsarea suplimentului la
cartelă se efectuează cu respectarea regulilor de perforare a unui colț al actului,
totodată asigurând posibilitatea (comoditatea) scanării zonei lizibile cu aparate,
precum și citirea vizuală a numărului fișei atașate.
2.7 Angajatul BMA responsabil de procedură întocmește borderoul de predare a
actelor de identitate valabile/nevalabile, care urmează a fi prezentate pentru
distrugere. Forma de prezentare a borderoului, se expune la Anexa nr.1 a POS.
2.8 Borderoul se întocmește o dată în lună, iar într-un singur borderou se includ cel
mult 300 de acte de identitate, care se transmit pentru distrugere cu foaie de
însoțire.
2.9 Actele de identitate a persoanelor decedate se transmit pentru distrugere în baza
unui borderou separat, indicând motivul anulării actului cu ajutorul calificativului
(codului) ce corespunde (decesul persoanei).
2.10 În cazul în care se stabilesc careva erori sau necorespunderi, pentru redactarea
borderoului se utilizează cerneală sau pix cu mină de culoare albastră, iar
înscrierile se efectuează manual (olograf). Toate modificările operate se specifică
cu o mențiune în borderou, avizată în mod obligatoriu de șeful nemijlocit (cu
semnătură și ștampilă). Datele actelor înregistrate în borderou se confruntă cu
datele respective din actele de identitate anexate la acesta.
2.11 În cazul în care datele actului de identitate din borderou lipsesc sau nu
corespund, în borderou cu pix de culoare albastră se operează
modificări/completări, iar acestea se confirmă cu o notă pe borderou privind
numărul de modificări/completări operate manual. Nota se confirmă cu semnătura
șefului serviciului.
2.12 Actele de identitate valabile/nevalabile anexate la borderou se ordonează strict
conform listei din borderou, fiind fixate împreună prin legare sau ambalare, astfel
încât să se asigure o gestionare eficientă.
2.13 Borderoul, avizat de grupul de lucru, se înregistrează în registrul de evidență a
corespondenței expediate, pe acesta se aplică ștampila de ieșire în care se indică
numărul și data expedierii documentului, iar apoi se transmit spre distrugere.
2.14 Statutul actelor de identitate în R.S.P. se actualizează conform Contractului de
prestări a serviciilor informaționale între BMA și ASP.
2.2 Gestionarea (întocmirea, evidența și păstrarea) proceselor-verbale de
distrugere securizată a actelor de identitate valabile/nevalabile.
2.2.1 Gestionarea proceselor-verbale de distrugere securizată a actelor de
identitate valabile/nevalabile cuprinde următoarele operațiuni:
- recepționarea borderourilor (scrisorilor) cu acte de identitate
valabile/nevalabile;
- evidența borderourilor și a actelor de identitate recepționate;
- întocmirea proceselor-verbale de verificare a actelor de identitate
valabile/nevalabile la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P.;
- întocmirea și evidența proceselor-verbale de distrugere a actelor de identitate
valabile/nevalabile (în continuare Proces-verbal de distrugere);
- prezentarea Comisiei proceselor-verbale privind distrugerea a actelor de
identitate valabile/nevalabile împreună cu lotul de acte de identitate înregistrate in
acesta, pentru verificarea prezenței documentelor incluse și distrugerea acestor;
- instituirea și păstrarea pe parcursul anului de gestiune a dosarului de
nomenclator cu Procese-verbale de distrugere a actelor de identitate
valabile/nevalabile, și a dosarului de nomenclator cu Procese-verbale prezentat
spre distrugere la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P. și
arhivarea acestora anuală.
2.2.2 Angajatul responsabil de întocmirea procesului-verbal de distrugere poartă
responsabilitate pentru corectitudinea informației incluse (verifică minuțios
informația din borderou și din procesul-verbal de distrugere sau după caz, din
procesul-verbal de verificare cu datele de control vizual din actele de identitate
valabile/nevalabile).
2.2.3 Datele din actele de identitate valabile/nevalabile, de regulă, se citesc optic
cu echipament special reader prin scanarea și citirea zonelor lizibile cu aparate
(MRZ, coduri de bare ID sau 2D, etc). (întroducerea manuală a datelor
documentului în interfața LAM).
2.2.4 Procesul-verbal de distrugere, de regulă, se întocmește o dată în lună pentru
fiecare tip de acte în parte, excepție fiind, cazurile de colectare masivă a actelor,
pentru care se admite să fie întocmite mai multe procese-verbale de distrugere
(după necesitate 2-3).
Forma Procesului-verbal de distrugere este prezentată în Anexă 2.
2.2.5 Persoana responsabilă pentru întocmirea procesului-verbal de distrugere, a
actelor de identitate valabile/nevalabile trebuie să întreprindă următoarele acțiuni:
- să verifice corespunderea datelor din document (după caz: nr. de serie al actului,
nr. înserat pe elementul holografic (hologramă), nr. de serie al fișei de însoțire,
IDNP, IDNO sau IDNV) cu datele din RIS afișate pe interfața LAM;
- să verifice actele de identitate valabile/nevalabile, în vederea stabilirii prezenței
și corespunderii cu borderoul (listei);
- să sorteze actele conform calificativului (codului) ce stabilește motivul anulării.
2.2.6 Persoana responsabilă de întocmirea Procesului-verbal de distrugere la
depistarea actelor de identitate deteriorate (lipsa elementului DOVID (hologramei)
sau a prezenței indicilor de falsificare verifică și prezența obligatorie a explicației
înscris a titularului actului de identitate sau după caz a responsabililor de primire a
actului. Despre existența unor astfel de cazuri neîntârziat se informează
conducerea BMA.
2.2.7 Să includă în procesul-verbal de distrugere numai actele de identitate în care
nu sunt stabilite careva erori, necorespunderi sau prezența indicilor de falsificare și
să indice:
a) Numărul, data de înregistrare a borderoului.
b) Valoarea (codul) motivului anulării valabilității actului indicat în borderou.
2.2.8 Să aplice pe borderoul cu actele de identitate incluse în procesul-verbal de
distrugere (procesate), mențiunea: “Procesat de (Nume, Prenume a persoanei
responsabile). Data în formatul DD.LL.AAAA, care se confirmă prin semnătură”.
Să imprime procesul-verbal de distrugere și sa-l prezinte lunar, împreună cu lotul
aferent de acte de identitate valabile/nevalabile, Comisiei de distrugere.
2.3 Examinarea actelor valabile/nevalabile prezentate spre distrugere în cazul
necorespunderii informațiilor de pe actul de identitate a titularului cu datele
din R.S.P. sau prezenței indicilor de falsificare.
2.3.1 În cazul stabilirii de către angajatul BMA a necorespunderii datelor din
document cu datele respective din R.S.P. lipsei numărului actului sau a numărului
înserat pe hologramă, sau prezența indicilor de falsificare, se întreprind
următoarele acțiuni:
- Angajatul BMA întocmește proiectul Procesului-verbal de verificare a actului de
identitate valabil/nevalabil prezentat spre distrugere la care datele de evidență nu
corespund cu datele din R.S.P. (în continuare Procesul-verbal de verificare), se
indică numărul și data întocmirii acestuia (numărul de ordine al Procesului-verbal
se generează anual începând cu nr.1, fără înregistrare în registre de evidență), la
care se anexează 3 copii de pe actul suspect.
- Actul însoțit de un demers în care sunt indicate motivele suspectării, este
prezentat comisiei. La rubrica „ Mențiuni” din borderoul de primire a actului de
identitate din teritoriu, se recomandă de indicat numărul și data demersului.
2.3.2 Proiectul Procesului-verbal de verificare se întocmește de persoana
responsabilă de distrugere a actelor de identitate valabile/nevalabile care a depistat
indici suspecți de falsificare sau neconcordanță la procesarea datelor pentru
includerea în Procesul-verbal de distrugere.
2.3.3 În cadrul BMA actul suspectat este examinat de experți iar rezultatele sunt
prezentate în raportul de constatare.
2.3.4 În corespundere cu concluzia persoana responsabilă de întocmirea
procesului-verbal de distrugere a actelor de identitate întreprinde următoarele
acțiuni:
- când suspiciunile de modificare a actului nu sau confirmat, sau în cazul când
numărul înserat pe hologramă este integral sau parțial perforat – proiectul
Procesului-verbal de verificare se prezintă Comisiei de verificare;
b) când suspiciunile de modificare a actului s-au confirmat (actul prezintă urme de
falsificare) – proiectul Procesului-verbal anterior întocmit fără a fi prezentat
comisiei de verificare împreună cu toate materialele acumulate pe cazul dat se
depune la dosarul de păstrare a proceselor-verbale de verificare.
2.3.5 Procesul –verbal cu actele la care au fost stabilite necorespunderi a datelor
este examinat de Comisia de verificare, instituită prin Ordinul Biroului Migrație și
Azil din subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
2.3.6 Procesele-verbale aprobate de conducerea întreprinderii cu o copie a actului
verificat se păstrează în dosarul proceselor-verbale de verificare din cadrul BMA..
2.3.7 Copia procesului-verbal cu copia actului verificat, capsate în set se transmit
comisiei responsabile pentru examinare și stabilirea persoanelor care se fac
responsabile de comiterea erorilor (falsificărilor).
2.3.8 Conform Procesului-verbal de verificare aprobat, actul de identitate se
include în procesul-verbal de distrugere.
2.4 Comisia pentru distrugerea a actelor de identitate valabile/nevalabile.
2.4.1 Actele de identitate valabile/nevalabile, însoțite de procesul-verbal se
prezintă Comisiei de distrugere de către persoana responsabilă.
2.4.2 Comisia de distrugere este constituită prin Ordinul Biroului Migrație și azil
din subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
2.4.3 Comisia își desfășoară activitatea în încăpere, special amenajată cu locuri de
muncă bine iluminate.
2.4.4 Persoana responsabilă de întocmirea procesului-verbal de distrugere este
obligată să informeze președintele comisiei privind întocmirea procesului-verbal
de distrugere a actelor valabile/nevalabile.
2.4.5 Vicepreședintele comisiei informează persoanele desemnate pentru ședința
comisiei, despre data și ora întrunirii comisiei.
2.4.6 Persoana responsabilă de întocmirea procesului-verbal de distrugere, asigură
repartizarea procesului-verbal membrilor comisiei (integral sau după caz a unuia
anumit număr de file din acesta) și a lotului de acte incluse în procesul-verbal de
distrugere securizată, care urmează a fi distruse.
2.4.7 Verificarea prezenței actelor de identitate indicate în procesul-verbal de
distrugere se efectuează de comisie, prin echipe formate din două persoane
repartizând rolurile după cum urmează: un membru al echipei citește datele din
document ( seria și nr. actului, nr. elementului holografic, nr. de serie al fișei după
necesitate etc.) în timp ce al doilea – verifică indicarea corectă a acestora în
procesul-verbal de distrugere, care sunt bifate cu creionul.
2.4.8 Despre faptul verificării prezenței actelor de identitate supuse distrugerii și
respectiv bifării corespunderii datelor acestora indicare în procesul-verbal de
distrugere cu datele din document, membrii echipei de verificare se semnează pe
fiecare filă din procesul verbal, prima semnătură fiind a persoanei care a citit datele
iar a doua a persoanei care a bifat corectitudinea indicării lor.
2.4.9 Monitorizarea procesului de distrugere se asigură de către membrii comisiei,
reprezentanți ai BMA, care opțional monitorizează activitatea comisiei atât prin
intermediul sistemului de monitorizare video cât și prin participarea nemijlocită.
2.4.10 În cazul depistării lipsei actului de identitate indicat în procesul-verbal, în
dreptul rândului respectiv, cu creionul se fac însemnări privind absența actului de
identitate a străinului;
2.4.11 În cazul în care responsabilul de întocmirea procesului-verbal de distrugere
reușește să prezinte actul de identitate lipsă înainte de aprobarea procesului-verbal
de distrugere, datele actului se verifică vizual cu datele din procesul-verbal de
distrugere de către responsabilii de monitorizare, și respectiv, actul în cauză este
supus distrugerii imediate, fără întocmirea unui proces-verbal de distrugere nou;
2.4.12 Când responsabilul de întocmire a procesului-verbal de
distrugere nu reușește să prezinte actul lipsă înainte de aprobarea procesului-
verbal, în dreptul rândului respectiv, cu pixul, de către reprezentantul echipei de
monitorizare se face însemnarea privind absența actului, despre ce reprezentanții
pe ultima filă a procesului-verbal de distrugere prin notă indică lipsa actului, și prin
semnături confirmă inscripția.
2.4.13 Despre verificarea corespunderii datelor și respectiv distrugerea securizată
a actelor de identitate incluse în procesul-verbal de distrugere, precum și
monitorizarea activității comisiei, semnează întreg completul de membri numiți
pentru ședința respectivă, în rubricile:
Responsabili de verificare;
Responsabili de distrugere;
Responsabili de monitorizare.
După ce se aplică semnătura vicepreședintelui și președintelui comisiei se
prezintă spre aprobare conducerii BMA.

2.5. Dispoziții finale

2.5.1 După aprobarea de către conducerea BMA a procesului-verbal, angajatul
responsabil de întocmire, anexează la procesul-verbal borderourile de prezentare a
actelor valabile/nevalabile distruse, iar după caz, sunt anexate și alte materiale
justificative (scrisori, note de serviciu, etc.) Prezintă “Fișa de însoțire a
procesului-verbal de distrugere” care include informația privind: tipul actelor,
numărul procesului-verbal și data aprobării acestuia, precum și numărul total de
acte incluse în procesul-verbal de distrugere.
2.5.2 Procesele verbale de distrugere aprobate sunt arhivate și păstrate în arhiva
GUDS pe întregul an de gestiune, după ce în perioada martie-mai a anului
premergător, registrele de arhivă care conțin procesele-verbale se înregistrează și
se păstrează în cancelaria BMA.
2.5.3 Termenul de păstrare a dosarului de nomenclator cu Procese-verbale de
distrugere a actelor valabile/nevalabile și a dosarului de nomenclator cu Procese-
verbale de verificare a actelor de identitate valabile/nevalabile prezentate spre
distrugere la care datele de evidență nu corespund cu datele din R.S.P. constituie 5
(cinci) ani.

2.6.Distrugerea tehnică a actelor de identitate

Pentru distrugere actul de predare cu lotul de acte de identitate sunt transmise
de către secretarul comisiei sau alta persoană desemnată de distrugere, persoanei
terțe conform contractului de prestări servicii.

3. Valorificarea rezultatelor activității

1.Angajatul BMA întocmește procesul-verbal și poartă responsabilitatea deplină
pentru corectitudinea informației incluse.
2.Procesul-verbal este semnat de către membrii comisiei și președintele comisiei,
ulterior transmis spre avizare conducerii BMA.