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Manejo personalizado de Excel 97

INTRODUCCION:

En primera instancia se analizarán las partes del teclado, para conocer la función de
cada tecla.

Posteriormente se desarrollará el curso de Excel bajo las siguientes convenciones:

 Los nombres de menúes, aparecerán en mayúscula y con tamaño grande, y en color


rojo.

 Las opciones dentro de los menúes aparecerán con mayúscula y minúscula, en


tamaño 14, en negrita y subrayado. En color azul.

 Cuando se desarrollen las fórmulas, el nombre de las mismas aparecerá con letra
grande y en colores.

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Conociendo el Teclado:

Antes de comenzar a utilizar Excel veamos cómo está compuesto el teclado:

Retroceso
Teclas de Función Imprimir Bloquear
Escape Pantalla Desplazamiento

Luces
Bloq Bloq Bloq Indicadoras
Num Mayús Despl

TAB

MAYUS- Teclado
CULAS Numérico
Shift

ENTER

Bloqueo Teclado
Control Tecla Tecla Alternativa Teclas de Numérico
Alternativa P/3° función de Control Dirección o
las teclas Shift desplazamiento
Tecla para activar
el menú Inicio de ENTER
Windows

Las Teclas
 MAYUS  Al ser presionada se enciende la luz indicadora Bloq Mayús, e indica que todo lo que escriba saldrá en mayúsculas.
 Bloq Num  Al presionar esta tecla se bloquea el teclado numérico y solo funcionan las teclas del mismo, que dicen en su parte inferior: inicio, Fin, Re Pág. Y Av. Pág.
 Bloq Despl.  Al ser presionada anula las teclas de desplazamiento.
Todas las teclas mencionadas se desactivan presionando nuevamente las mismas.

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Inicio

Insertar Repaginar
ó ir una
Insert Inicio Re. página
Pág.

Supr Fin Av. Avanzar una


Suprimir el Pág. página hacia
carácter o letra adelante
después del
cursor
Fin

Tecla Insert: Esta tecla cuando es activada, inserta lo que escriba a partir del cursor, si el cursor se encuentra en medio de una palabra, lo que escriba se agregará a partir de
donde está el cursor cortando la palabra. Se desactiva presionándola nuevamente.

Tecla Suprimir: Borra o elimina el carácter o letra inmediatamente después del cursor. La tecla Retroceso  en el teclado, elimina pero (como la flecha lo indica) el carácter
anterior al cursor.

Inicio: Esta tecla sirve para desplazarse, en todos los programas, no solo en excel, por ejemplo sirve para ir al comienzo de la hoja o al principio de una fila. Además cuando
se utiliza combinada con otras teclas, puede producir otros desplazamientos, como se verá más adelante.

Fin: Sirve para desplazarse también, y si se combina con otras teclas (al igual que inicio), produce otro tipo de desplazamientos.

Re. Pág.: Sirve para moverme a una página o pantalla anterior.

Av. Pág.: Sirve para avanzar una página o pantalla hacia delante.

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Qué es Excel y cómo accedo al mismo:

Es una planilla de cálculo que facilita la automatización de tareas. Una hoja de


cálculo permite realizar cálculos, operaciones matemáticas, estadísticas o financieras;
permitiendo conseguir una mejor presentación de sus trabajos.

Y luego sobre el acceso a Excel


Hacer clic con el mouse en
Inicio

También podemos acceder rápidamente por la Barra de Office, haciendo clic sobre

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CONOCIENDO LA PANTALLA DE EXCEL


Botones
Barra de herramientas Barra de Formato de Control
estándar

Barra de
Menúes

Encabezados
Barra de Fórmulas o edición
de Columna
Cuadro de Nombre
Encabezados
de Fila

Celda
Activa

Botones de
Desplazamiento Etiquetas de
de Etiquetas Hojas Barra de Barras de
Estado Desplazamiento

Hoja 1 de Cálculo

Conceptos Fundamentales Necesarios:

Libro: Se llama así a los archivos de excel que tienen más de una Hoja (gralmente.
Tienen 3 por defecto).

Celda: En excel tenemos filas y columnas, una celda resulta la intersección de una fila y
una columna y hacemos referencia a ella nombrando la columna primero y luego el n°
de fila. Ejemplo: A11, B32, etc.

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Referencias y Rangos:

Referencia Absoluta: cuando deseo que una referencia a una celda quede siempre igual
y no se modifique si copio una fórmula que la contiene, entonces debo anteponer el
signo $ antes del nombre de la columna o de la fila o ambos. Ejemplo:
$A7  Solo está fija la columna
A$7  Solo está fija la fila
$A$7  Fila y columna fijas

Excel tiene 65.536 filas y 256 columnas.

Rango de Celdas: Es un grupo de celdas, para hacer referencia o nombrar a un rango se


procede así

Si el rango es La referencia se hace Por ejemplo


Una fila Indicando el número de la fila repetido 5:5
dos veces, intercalando dos puntos
Una columna Repitiendo dos veces la letra de la C:C
columna e intercalando dos puntos.
Un conjunto Mencionando las celdas superior e inferior E7:G11
rectangular derecha, separadas por dos puntos.

Ejemplo:

A11:Z15  Es el rango comprendido entre la celda A11 en la esquina superior


izquierda del rango, y la celda Z15 en la esquina inferior derecha

A11

…………………………………………

Z15

Formas de seleccionar elementos:

Seleccionar una celda: Simplemente me paro sobre ella


Seleccionar un rango de celdas contiguas:
 Arrastro el mouse manteniendo presionado el botón izquierdo, “pintando” las celdas
elegidas.
 Me ubico en la primera celda a pintar, y mantengo presionada la tecla SHIFT ( ),
y me muevo con las teclas de dirección para pintar las celdas.
 Presiono F8, suelto la tecla, y me muevo con las teclas de dirección, seleccionando
las celdas deseadas.
Seleccionar un rango de celdas contiguas y otras no contiguas.
1. Selecciono las celdas que sean contiguas normalmente, suelto el mouse o la tecla
que tenía presionada.
2. Presiono la tecla control y hago clic sobre la/s celda/s no contigua y también se
pintará.

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El rango seleccionado tendrá esta forma

D1:D4;F2:F4

Separa dos rangos no contiguos

Desplazamientos:

Desplazamiento en una Hoja:

Lo puedo hacer a través de la barra de herramientas, o bien a través de las siguientes


teclas:

Al presionar… Me desplazo a:
 Un lugar a la derecha

 Un lugar a la izquierda

Un lugar hacia arriba

Un lugar hacia abajo

ALT + Re. Pag Una pantalla hacia la izquierda

ALT + Av. Pag Una pantalla hacia la derecha

Re. Pag. Una pantalla hacia abajo

Av. Pag. Una pantalla hacia arriba

FIN , y luego  Primera columna de la misma fila

FIN, y luego  Ultima columna de la misma fila

FIN, y luego Primara fila de la misma columna

FIN, y luego Ultima fila de la misma columna

INICIO A la primera columna

Desplazamiento entre distintas Hojas de un mismo Libro:


Haciendo clic sobre la misma, o bien con las teclas rápidas:
 CTRL + Av Pág. Para ir una hoja hacia delante.
 CTRL + Re pág. Para ir una hoja hacia atrás.

COMO ESCRIBIR:

 Me paro sobre la celda y escribo.


 Si escribo algo sobre una celda que ya tenía contenido, lo nuevo reemplaza a lo
anterior.

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 Para borrar el contenido de una celda, la elijo y presiono suprimir o delete.


 Si quiero modificar el contenido de una celda, hago clic en la barra de edición y
modifico, o bien presiono F2, modifico y finalmente presiono ENTER.

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CONOCIENDO LOS MENUES

Un menú es un elemento que aparece en la barra de herramientas, y posee un nombre,


por ejemplo Archivo. Al hacer clic sobre este nombre aparecerán sus opciones, cada una
de ellas ejecuta un comando u orden.
 Un menú se activa haciendo clic con el mouse sobre él, y luego sobre las
opciones que desee.
 Otra forma de elegir una opción del menú, es activarlo presionando la tecla ALT,
y luego moverse con las teclas de dirección   hasta llegar a la opción
deseada, y presionar ENTER.
Si las opciones del menú tienen … detrás, significa que al elegirlas se abrirá otra
ventana pidiendo más datos o presentando otras opciones.
 Otra forma es activar la opción del menú con la tecla Alt, y luego presionar la
tecla subrayada de la opción del menú. Dentro de ese menú cada opción tendrá
también una tecla subrayada, que al ser elegida ejecutará el comando u opción
asociado a la opción.

Nota: La mayoría de las opciones de los menúes tienen a su costado izquierdo, un


dibujo que representa el botón de la barra de herramientas que me permite realizar en
forma rápida dicha acción del menú. Al costado derecho presenta las teclas rápidas
que ejecutan rápidamente el comando sin necesidad de acceder al menú.

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MENÚ ARCHIVO

ATENCION: La forma más recomendada de ejecutar un comando del menú es


utilizar sus teclas rápidas, a medida que avance el curso las iremos conociendo, por
ejemplo CRTL + U, presionando estas teclas simultáneamente lograré rápidamente lo
que haría en varios pasos: entrar al menú archivo y luego a la opción nuevo, como
vemos en la pantalla anterior.

Nuevo: Permite abrir un archivo nuevo, su botón en la barra de herramientas es

 Teclas Rápidas: CTRL + U

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Abrir: Me permite abrir un archivo existente.

 Teclas Rápidas: CTRL + A

Botón para abrir en la Barra de Herramientas

Carpeta
activa

Contenido
de la
carpeta
activa

Nombre del archivo: puedo escribir el nombre, o buscarlo en el cuadro con el contenido
de las carpetas.

Una vez elegido el archivo, hago doble clic sobre el mismo.


Otra forma de hacerlo es seleccionarlo haciendo 1 clic sobre el mismo y luego
presionar abrir con el mouse. Además puedo cancelar la operación y no abrir nada.

También puedo desplazarme saltando de opción en opción (dentro de la ventana)


usando la tecla TAB, y al llegar al contenido de la carpeta activa, elegir el archivo
moviéndome con las teclas de dirección, luego seguir presionado TAB hasta que se
resalte la opción Abrir, y presionar Enter para aceptar la operación.

Cerrar: Cierra el archivo actual.

 Teclas Rápidas: CTRL + W, o bien CTRL + F4.

Si no he guardado los cambios aparecerá esta pantalla:

 Si: Guardará los cambios.

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 No: Cerrará el archivo sin guardar los cambios


 Cancelar: no cerrará el archivo y seguirá abierto.

Guardar: Guarda el documento actual

 Teclas Rápidas: CTRL + G

El archivo se puede guardar de dos formas:


1. si este aún no tiene nombre, aparecerá la misma ventana que si hubiera elegido la
opción Guardar como…
2. Si ya tiene nombre, es porque fue guardado previamente o ya existía, entonces solo
guardará los cambios que se hayan realizado en el archivo. No aparecerá ninguna
ventana.

La Ventana Guardar Como… permite guardar los archivos con determinado nombre y
en una ubicación especial.

Directorio en el que voy a


guardar el archivo

Guardar como Tipo: me permite guardar el archivo Excel con otro tipo de archivo por
ejemplo: como libro de Excel de una versión anterior, como plantilla, etc.

Opciones…:

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Me permite crear una copia de seguridad del archivo que voy a guardar, entonces si se
llega a dañar el archivo actual, lo podré recuperar a través de la copia.
La copia de seguridad no guarda las últimas modificaciones, es como una versión
anterior a la actual. Por lo tanto puedo recuperar la mayoría del archivo pero no todo.

Además me permite distintas formas de protección para mi archivo:


♦ Guardarlo como solo lectura, (que no puedo modificarlo).
♦ Poner una contraseña de escritura.
♦ Poner una contraseña de lectura

Configurar Página:

En la pestaña Página:

♦ Puedo darle la orientación al papel


♦ Ajustar el tamaño gral. de la hoja, está por defecto al 100%, pero si deseo reducir a
escala todo el documento, debo reducir el porcentaje.
♦ Pudo imprimir varias páginas a lo ancho o a lo alto de una sola hoja de papel
♦ Puedo modificar el tamaño de papel utilizado
♦ Darle el primer Número de página

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Márgenes

|
En esta pestaña puedo:

♦ Centra la página horizontal y verticalmente


♦ Darle margen superior e inferior, izquierdo y derecho al texto en la hoja
♦ Además darle márgenes al encabezado y pié de página
♦ Imprimir el archivo
♦ Dar las opciones de la impresora.
♦ Ver en presentación preliminar que se explica a continuación, con un ejemplo.

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Vista Preliminar: Me permite ver una presentación panorámica de cómo saldrá impresa
mi hoja.
♦ Desde aquí puedo ver más lejos o más cerca la hoja mediante el botón zoom
♦ Volver a configurar mi página si no me gusta cómo está.
♦ Ver la página anterior y la siguiente
♦ Insertar saltos de página, es decir que una página se corte y salte a la siguiente en
determinado lugar.
♦ Cerrar para salir de la presentación preliminar.

Encabezado Texto Pié de Página Texto


ubicado a ubicado con ubicado con un ubicado con
un cierto un margen cierto margen de un margen
margen de superior pié de página inferior
encabezado

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Pestaña Encabezado y Pié de Página


En esta pestaña puedo personalizar que va a decir mi encabezado o pié de página y qué
formato van a tener

Personalizar Encabezado

Dar formato a Fecha Hora Nombre del Etiqueta


las fuentes N° de página Total de Archivo
páginas

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Pestaña Hoja:

♦ Permite definir el área de la hoja que quiero imprimir


♦ Repetir filas o columnas
♦ Imprimir las líneas de división
♦ Imprimir los títulos de las filas y de las columnas
♦ Imprimir en blanco y negro
♦ Definir el orden de impresión de las hojas
♦ Imprimir comentarios, si la hoja los tiene.

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CONTINUANDO CON EL MENU ARCHIVO:

Area de Impresión :

♦ Puedo establecer o Borrar el área de impresión, con las opciones que nos muestra el
menú, siempre habiendo seleccionado con anterioridad el área que quiero definir
para que se imprima o no.

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Vista Preliminar:
♦ Sirve para ver desde lejos, o con una vista panorámica como se imprimirá mi
archivo, aparecerá la siguiente ventana:

Para imprimir o Permitirán


configurar la pág. modificar los
aparecerán las mismas márgenes y
ventanas que saltos de
Para ir a accediendo desde estos Página Para salir y
ver la pág. menúes en Archivo. arrastrando sus volver a la
Para ver más
anterior o marcas en esta hoja
cerca o lejos
la siguiente vista.

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Imprimir
 Tecla Rápida CTRL + P
Con esta opción mando a imprimir un archivo, aparecerá la siguiente ventana:

Haciendo clic acá aparecerá


una lista de impresoras para
que elija una.

Para configurar la
impresora, aparecerá
Puedo indicar otra ventana con
desde qué pág. distintas opciones
y hasta qué
dependiendo de la
pag. imprimir impresora.

Para especificar el
número de copias a
imprimir

Para indicar que es lo que


Para ver panorámicamente quiero imprimir, solo la
como se imprimirá selección, las hojas activas,
o todo el libro.

Lista de archivos utilizados recientemente, cuyos nombres aparecerán en la parte


inferior del menú archivo

Salir para salir de Excel. Si no he guardado los cambios en mis trabajos, me preguntará
(para cada uno) si quiero guardar.

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MENU EDICION

♦ La mayoría de las opciones de este menú tiene una combinación de teclas rápidas a
la derecha por ejemplo CORTAR  CONTROL + X.

♦ Puedo deshacer una o más de las acciones realizadas sobre la hoja, siempre y
cuando aparezca activa la opción, también puedo hacerlo desde la tecla rápida
en la barra.

♦ Puedo rehacer una acción que he desecho con la flechita en el otro sentido o con la
opción rehacer del menú Edición.

Cortar
Copiar
Pegar
 Tecla Rápida para cortar CTRL + X
 Tecla Rápida para copiar CTRL + C
 Tecla Rápida para pegar lo copiado o cortado CTRL + V

Al cortar o copiar algo, queda guardado en un lugar especial llamado Portapapeles.


Este es como un depósito dentro de la máquina en donde se guarda provisoriamente la
información, hasta que es pegada en el lugar elegido. Todos los programas pueden

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usarlo, por lo tanto aquello que copie o corte en excel podrá ser pegado en otros
programas.

Lugar de Origen
(Celdas, otro Portapapeles Lugar de
archivo o libro , Destino
otra hoja)

Pasos :

1. Selecciono con el teclado o el mouse las celdas a copiar o a pegar.


2. Puedo copiar o pegar a través de las opciones con esos nombres del menú edición, o
a través de las teclas rápidas CTRL + C (Copiar) o CTRL + X (Cortar). También
puedo hacerlo a través de sus respectivos botones de la barra de herramientas.
3. Luego debo posicionarme donde voy a colocar los datos.
4. Elegir la opción Pegar del menú edición, o bien las teclas rápidas CRTL + V, o bien
el botón correspondiente de la barra de herramientas.

Se puede elegir la opción Pegado Especial…

Esta opción me permite:

 Pegar todo.
 Pegar solo las fórmulas del lugar origen en el lugar destino.
 Pegar los valores del resultado de los cálculos, sin las fórmulas.
 Solo los formatos
 Solo los comentarios que tenga la hoja de cálculo.
 Todo excepto los Bordes.

También permite realizar una operación sobre los datos de origen, y recién pegarlos en
el destino sin que los datos originales se alteren.
 Sumar: Suma los datos de origen a los que se encuentren en el destino.
 Restar: Resta los datos de origen a los que se encuentren en el destino.
 Multiplicar: Multiplica los datos de origen por los que se encuentren en el destino.
 Dividir: Divide los datos de origen por los que se encuentren en el destino.

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 Saltar Blancos: Impedir que las celdas en blanco se peguen sobre los datos
existentes en el área destino y sustituyan a esos datos.
 Transponer: Invierte la matriz, las filas se convierten en columnas y las columnas en
filas.

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COMO SELECCIONAR CELDAS:

Luego de seleccionar la/s celda/s podré aplicar las distintas acciones que desee.

Existen varias formas:


1. Ubicarme en la celda inicial del grupo que voy a seleccionar, y Presionar F8, luego
desplazarme por las celdas a seleccionar, éstas se irán pintando.

2. Mantengo presionada la tecla SHIFT  y me muevo con las


teclas de dirección, pintando las celdas.

3. Con el mouse me paro sobre la 1° de las celdas, de manera que aparezca así
y lo arrastro pintando las celdas contiguas que quiero seleccionar.

4. Otras formas de seleccionar celdas con el mouse

Para seleccionar… Usted debe…


Una única celda Hacer clic sobre ella
Un conjunto rectangular de celdas Hacer clic sobre un extremo del conjunto
* igual a opción 3 anterior. de celdas y arrastrar con el mouse hasta el
otro extremo
Una fila Hacer clic sobre el encabezado de fila
correspondiente
Una columna Hacer clic sobre el encabezado de columna
correspondiente
Conjunto de celdas no adyacentes Mantener presionada la tecla CONTROL
mientras selecciona celdas con los métodos
anteriores.
Todas las celdas de una hoja Hacer clic sobre el rectágulo que une al
primer encabezado de fila con el 1°
encabezado de columna.

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Pegado especial…

Esta opción presentará distintas formas de pegar los datos originales, dependiendo de
esas formas podré trabajar mejor con lo que esté pegando. Por ejemplo, si estoy
copiando una imagen, dependiendo de “como” la pegue podré ver mejor las imágenes, y
hacer que ocupen menos espacio en el archivo, entre otras cosas.

Rellenar…

Ubicándome debajo de una celda que quiero rellenar, selecciono las celdas en blanco en
las que quiero que se repitan las celdas, y elijo la opción rellenar hacia abajo.
De igual modo pero desplazándome y ubicándome a la derecha, izquierda o arriba, se
procede con los otros rellenar.

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Continuando con el menú EDICION:

Borrar
• Todo
• Solo los formatos
• El contenido de la/s celda/s
• Comentarios (ya veremos como introducirlos)

Eliminar…

Puedo eliminar la fila o la columna completas.


Además desplazar las celdas hacia la izquierda o derecha, arriba o hacia abajo, en una
misma fila o columna, en forma de celdas individuales, filas o columnas.

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CONCEPTOS ÚTILES ADICIONALES

EDITAR O MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para modificar o trabajar con porciones de texto de una celda:


• Presionar F2 sobre la misma, o bien hacer clic sobre la misma, y en la barra de
fórmulas aparecerá un cursor con esta forma I
• Entonces puedo:

Para… Usted debe…


Ubicarse en algún lugar del texto Hacer clic en el lugar deseado
Borrar un carácter hacia atrás Presionar <Retroceso>
Borrar un carácter hacia delante Presionar <Supr>
Desplazarse un lugar hacia la izquierda Presionar <  >
Desplazarse un lugar hacia la derecha Presionar <  >
Seleccionar texto Hacer clic en el comienzo de la selección y
arrastrar hasta el final de la misma
Cortar o copiar texto Seleccionar el texto deseado, y elegir
cortar o copiar.
Pegar texto Posicionarse en el lugar donde se desea
pegar, y elegir pegar.

MENU CONTEXTUAL:

Se despliega al hacer clic con el botón derecho del mouse; presenta opciones de trabajo
relacionadas con el elemento desde el cual se trabaja.

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MOVER UN GRUPO DE CELDAS:

1. Seleccione las celdas que desee mover.


2. Lleve el puntero hasta el borde de la selección, el puntero adoptará esta forma:

3. Arrastre las celdas con el mouse hasta la nueva ubicación.

COPIAR UNA CELDA O UN GRUPO DE CELDAS CON EL MOUSE

1. Seleccione las celdas cuyo contenido desee copiar.


2. Lleve el puntero del mouse hacia el borde de la selección. El puntero adoptará esta
forma:

3. Mantenga presionada la tecla CONTROL. Junto al puntero encontrará el signo +.

4. Sin soltar la tecla CONTROL arrastre las celdas hasta la posición de destino.

• Si las celdas de destino tienen datos los nuevo REEMPLAZARÁN los anteriores,
tenga CUIDADO.

Continuando con el menú Edición…

Mover o Copiar Hoja…

Seleccionarlas haciendo clic sobre las etiquetas de las hojas, si están contigua las hojas a
copiar mantener presionada la tecla SHIFT, si no están contiguas mantener presionada
la tecla CONTROL e ir haciendo clic sobre las pestañas correspondientes.

Luego elegir el menú EDICION  Mover o copiar hoja…

Libro al que voy a mover o copiar la


hoja

O bien con el menú contextual


Lugar dentro del libro en el que
quiero poner la/s hoja/s

Botón para crear una copia de la/s hoja/s


Etiquetas de las hojas a copiar en blanco en el lugar especificado en los cuadros
anteriores

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Buscar…

 Tecla Rápida CTRL + B

Puedo buscar información ó ciertos datos dentro de mis hojas, con la opción buscar del
menú edición, aparecerá u cuadro como el siguiente:

Pudo especificar que solo me indique


En este cuadro Puedo especifica si si encuentra una coincidencia
debo escribir el quiero buscar en las EXACTA de lo que busco
texto a buscar filas o bien dentro
de las fórmulas

Si presiono el botón Reemplazar… aparecerá:

 Tecla Rápida CTRL + L

Permite seguir buscando


hasta encontrar lo que quiero
reemplazar

Cuando encuentre lo
que busco permite
reemplazarlo por el
texto especificado en
Reemplazar Con:
Permite escribir el texto para reemplazar el que encuentre
Permite reemplazar todo lo que
encuentre por el texto
especificado de una sola vez

Me permite especificar cuando encuentre el texto buscado, con qué texto lo voy a
reemplazar

Ejemplo:
 Si tengo una planilla con datos mensuales del año 2000
Enero 2000
Febrero 2000
Marzo 2000
……………
 Y quiero crear una igual para el año 2001, puedo:
Crear una copia de ésta en otra hoja y luego seleccionar la planilla y dar la opción
Buscar 2000
Reemplazar con 2001

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Ir a…

 Tecla Rápida CTRL + I

Esta opción me permite ir a una referencia en particular por ejemplo la celda F5

También me permite desplazarme o ir hacia rangos a los que les haya asignado un
nombre, como encabezado_mes

Para desplazarme solo debo hacer clic para elegir el rango o bien tipearlo en el cuadro
de referencia, y presionar Aceptar.

Vinculos…
Esta Opción se utiliza cuando tenemos libros vinculados.
Ejemplo:
Si estoy trabajando en el archivo costo 11 2000.xls, y deseo cambiar ese origen a costo
12 2000.xls, ubicado en otra carpeta de origen, debo hacer clic en cambiar origen,
buscar y elegir el archivo de 12 2000, y luego presionar aceptar.
Concepto IMPORTANTISIMO  NO DEJAR DE SABER

TECLAS RAPIDAS
Habiendo seleccionado previamente el/las celdas a las que quiero aplicar el formato
presiono cualquiera de las siguientes:

Botón Teclas Rápidas Acción


CTRL + U Archivo Nuevo
CTRL + A Abrir
CTRL + G Guardar
CTRL + P Imprimir
CTRL + N Negrita

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CTRL + S Subrayado
CTRL + K Cursiva (Letra inclinada a la derecha)
CTRL + T Centrado
CTRL + I Alineación Izquierda
CTRL + D Alineación Derecha
CTRL + X Cortar
CTRL + C Copiar
CTRL + V Pegar
CTRL + Z Deshacer
CTRL + Y Rehacer lo deshecho o Repetir

OTRAS

Teclas Acción
CONTROL + F6 Moverme entre distintas ventanas abiertas
en un mismo programa
ALT + TAB () Saltar de un programa abierto a otro
F4 Repite la última acción efectuada

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MENU VER

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Normal: me muestra la pantalla normal

Vista Previa de Salto de Página

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La hoja se verá con líneas entrecortadas gruesas, que representan donde están los saltos
de página.
Si quiero correrlos solo debo pararme sobre los mismos con el mouse, hacer clic y
arrastrarlas hacia la nueva ubicación.

Barra de Herramientas: me permite ver una ventana lateral con las distintas barras de
herramientas, si se encuentran tildadas con una V a su lado izquierdo, significa que está
visible. Para dejar de verlas las vuelvo a seleccionar. Se sugiere practicar eligiéndolas y
sacándolas para conocerlas y familiarizarse con sus nombres.

Las barras que son más usadas gralmente. y que por ello figuran en el menú con un
acceso más directo:
• Barra de fórmulas
• Barra de Estado

Página 34 Gisella C. Mautino


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Vista Previa de los saltos de página: me muestra una vista desde lejos de donde
termina cada una de mis páginas y me permite modificar los límites del final de mis
páginas con el mouse.

Encabezado y Pié de Página…: me abre la misma ventana a la que accedíamos desde


el menú  Archivo  Configurar Página, en la pestaña Encabezado y Pié de Página.

SALTOS DE PAGINA, o fin de la Página

Comentarios: esta opción hará que todos los comentarios de la hoja de cálculo se vean
simultáneamente.

Página 35 Gisella C. Mautino


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Pantalla Completa: Me muestra la pantalla sin título, etc, para ganar espacio de
visualización. Se verá similar a esto.

Zoom: Me permite ajustar el tamaño de la hoja que veo, puedo reducirlo para ampliar
mi campo visual, es similar a alejarme para poder ver más cantidad de filas y columnas.
También aparece en la barra de herramientas

Con esta flecha se despliega una lista


90% con todos los posibles zoom.

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MENU VENTANA

Nueva Ventana

Me permite abrir varias ventanas con un mismo archivo, entonces si mi archivo tiene 2
hojas, en una ventana trabajo con una hoja y en la otra trabajo con la segunda Hoja.

Una vez que tengo abiertas varias ventanas, puedo organizarlas como sigue:

* Tener en cuenta que aparecerá una barra de título en cada una de las ventanas
indicando que hoja o libro o archivo es.

Organizar:
Ventanas del libro activo: Puedo organizar solo las ventanas que tenga abierta con un
libro determinado, no con todos los libros.

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Distintos patrones de organización:

Mosaico Todas las ventanas abiertas se distribuyen


uniformemente en la pantalla
Horizontales Todas las ventanas abiertas ubicadas de
arriba hacia abajo
Verticales Todas las ventanas abiertas ubicadas de
izquierda a derecha.
Cascada Las ventanas se superponen de manera que
queda visible el título de cada una.

Ejemplo: supongamos que tengo un archivo o libro con tres hojas, y que abro cada una
de esas hojas en una ventana diferente.

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Mosaico

Horizontal

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Vertical

Cascada

* En todos los casos anteriores la ventana activa tendrá la barra de título azul, el resto
gris.

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Puedo dar el mismo tratamiento a distintos archivos por ej:

CERRAR UNA VENTANA:


1. Puedo hacer clic en el botón cerrar, en el cuadro de control. X

2. Puedo además cerrar la ventana activa con la combinación de teclas CTRL + W o


bien CTRL + F4.

Ocultar:
Con esta opción puedo ocultar la hoja de cálculo que seleccioné previamente.

Mostrar:
Aparece una ventana con la lista de hojas ocultas para que seleccione cual quiero ver o
mostrar nuevamente.

Se puede dividir una misma ventana en varias secciones por las que se puede
desplazarse independientemente. Sirve para trabajar con varias porciones de
información viéndolas simultáneamente.

Para dividir una ventana en varias secciones:

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1. Active:
 La fila o columna por la que desea dividir la ventana en dos.
 la celda por la cual desea dividir la hoja en cuatro.
2. Elija el menú ventana  Dividir.

Ejemplo:

Celda en la que nos ubicamos


para dividir

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Luego de insertar las divisiones puedo:

Desplazar las barras de división, colocando el cursor sobre la barra de división y


arrastrar el mouse.
Inmovilizar la División, eligiendo Inmovilizar paneles
Movilizar Paneles que haya inmobilizado.
Quitar división: para quitar la división que coloqué.

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Otra forma de dividir:

Arrastrar los
cuadros de
división

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MENU AYUDA

Ayuda de Microsoft Excel: Aparecerá un ayudante animado con distintas formas, que
me guiará para pedir ayuda sobre los que necesito, en gral. aparecerá esta pantalla:

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Opción Contenido e Indice:

Esta Opción me permite buscar en cada uno de los contenidos haciendo clic en el
mismo y presionando abrir.
También con la opción Indice me permite escribir una palabra y buscar en toda la
ayuda, a través de esa palabra. Ejemplo: hipervínculo.
Qué es esto?: Esta opción hace que junto al curso aparezca un signo de pregunta, y me
brinda ayuda del elemento que yo quiera simplemente haciendo clic sobre él.

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Acerca De Microsoft Excel: presenta información gral de excel . Ejemplo:

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MENU INSERTAR

Celdas…

Me preguntará entonces si quiero insertar una fila completa, una columna completa, o
insertar una celda desplazando las celdas hacia la derecha o hacia abajo.

Insertar Filas
Insertar Columnas
Insertar Hoja de Cálculo: aparecerá una nueva hoja de cálculo con su correspondiente
etiqueta en la parte inferior de la pantalla Hoja 4

Gráfico…

Consideraciones importantes antes de graficar algo:


 Tener los datos disponibles en una hoja de cálculo
 Tener en claro que aspectos de los mismos quiero resaltar

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 Crear rótulos (títulos) en las filas o columnas de los datos, pues se trasladarán
automáticamente al gráfico.
 Hay más de 120 tipos distintos de gráficos, no es necesario saberlos a todos de
antemano, “la práctica hace al maestro"

Excel tiene un asistente que los guiará en la elaboración del gráfico, sus pantallas y
pasos son gralmente. Los siguientes:

1. Hacer clic en el botón o bien dentro del menú Insertar elija Gráfico.
2. Aparecerá la siguiente pantalla:

Tipo de
Gráfico
Actual
Subtipos de
Gráficos

Para ver como va


quedando el
gráfico hasta
ahora
Debo mantener
apretado este
botón.

Botones

Podemos observara a la izquierda el Tipo de Gráfico, el tipo seleccionado se verá con


una barra azul sobre el mismo. A la derecha aparecerá una variedad de gráficos de ese
tipo. Tanto el tipo como el subtipo deseado se selecciona haciendo clic sobre el mismo.

Botones:

 Cancelar: Cancela la realización del gráfico.


 Atrás: vuelve al paso anterior de la realización del gráfico.
 Siguiente: Avanza al paso siguiente en la realización.
 Terminar: Inserta el gráfico, aunque no se hayan completado los pasos.

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Además de los tipos comunes de gráficos, hay tipos personalizados como el que
podemos observar en la pestaña, Tipo: Conos.

Segundo Paso:

Indica el rango de datos del


gráfico

Grafica la variación de los datos


correspondientes a las filas

Grafica como varían los datos


columna por columna

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Series de
datos
graficados

Nombre
Lista de de la Serie
las Series
Graficadas Rango de Valores
que grafica esa
serie

Rango de
datos que
Botones para figura en el
agregar o quitar eje X
series de datos

Paso 3: Permite darle formato gral. al gráfico.

Títulos: permite ponerle título al gráfico y al Eje X e Y.

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Eje: Permite poner o sacar los ejes o modificar los rótulos que aparecen debajo de los
ejes.

Líneas de División: permite agregar o quitar líneas de división principales o


secundarias, paralelas a los ejes.

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Leyenda: Permite agregar o quitar una leyenda que indica los nombres y colores de las
series de datos graficadas, y su ubicación.

Rótulos de Datos: permite colocar rótulos o inscripciones junto a cada barra o parte de
lo que se está graficando para dar más claridad. También permite mostrar la clave (o
color) de la leyenda junto al rótulo.

Tabla de Datos: Permite adjuntar al gráfico una tabla con los datos.

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Paso 4: Sirve para ubicar el gráfico en una hoja nueva a la que nos permite nombrar, o
bien en una hoja existente.

Partes que integran un gráfico:

Area de Trazado
Título

Area del Gráfico


Líneas de
División Leyenda

Esquina

Plano
Lateral

Plano
Inferior

Rótulos de
Gráficos

Eje de Categorías Eje de Series


Título Eje de Valores Título Eje de Categorías

Este gráfico es tridimensional, puedo modificar la perspectiva o ángulo del gráfico,


haciendo clic en una esquina, y arrastrando la misma hasta la posición o ángulo
deseado.

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Una vez insertado el gráfico, puedo modificar los fomatos del mismo haciendo clic
derecho sobre el gráfico apareciendo el siguiente menú contextual.

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El menú contextual varía dependiendo del objeto que he seleccionado por ejemplo, si
selecciono o hago clic sobre el Eje X, y luego llamo al menú contextual con el botón
derecho del mouse, aparecerá:

Eje X seleccionado Menú Contextual para el Eje X

Generalidades:

Si coloca el cursor sobre una de las series, en una punto determinado aparecerá una
etiqueta con dicho valor.

Tipo de Gráfico: Columnas.


Subtipo: Columnas agrupadas.

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Gráficos Circulares:

Tabla Ejemplo:

Ventas Enero
Perico 37.825,00
Ledesma 51.752,00
San Pedro 51.538,17
Orán 27.392,00
Tartagal 66.636,00

Ventas por Depósitos Enero-2000


22%
22%

Perico
Ledesma
16% 12% San Pedro
Orán
Tartagal

28%

Tipo de Gráfico: Circular


Subtipo: Con efecto 3D.

Se puede resaltar una porción de un gráfico circular, haciendo doble clic sobre el sector
y arrastrándolo con el mouse para separarlo un poco del resto de las porciones.

IMPORTANTE: Cuando no disponga de tiempo para hacer un gráfico, y desee hacerlo


de forma rápida, selecciones los datos a graficar y presione F11, Excel insertará el
gráfico que considere más conveniente para los datos seleccionados.

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OTROS EJEMPLOS DE TIPOS DE GRAFICOS: Tendremos como base siempre la


misma tabla de datos, y mostraremos a partir de la misma distintos tipos de gráficos.

 Tipo Líneas – para graficar tendencias.

Tendencias de los Depósitos Enero-Marzo/00

70.000
60.000
50.000
Ventas

40.000
30.000
20.000
10.000
-
Enero Febrero Marzo

Perico Ledesma MesesOrán


San Pedro Tartagal

 Tipo de gráfico: Areas.


Subtipo: con efecto 3D.

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 Tipo: Anillos.
Subtipo: Anillos.

Evolución Enero - Marzo /00 por Depósitos

35.555
36.745
65.999
37.825
66.062
66.636

51.752

50.879
50.555
27.392
26.587
25.999
51.524

50.568

50.444

Perico Ledesma San Pedro Orán Tartagal

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Barra de Herramientas de gráfico: Permite modificar cualquier parte o elementos de un


gráfico que ya haya sido creado.

Inclinan el
texto en
Presenta la ángulo
Añade o quita una Evolución de los ascedente e
leyenda (rótulos datos por filas descendente
para colores)

Permite
Elija aquí el área del modificar el Permite Presenta la
gráfico a modificar o formato de modificar el Incorpora
Evolución de los
haga clic sobre ella en la sección tipo de o Elimina
datos por columnas
el gráfico seleccionada gráfico una tabla
con los
datos del
gráfico

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Como Dibujar en Excel:

Se puede activar la barra de herramientas de dibujo a través del menú Ver, o bien con el
botón:

La misma se colocará en la parte inferior de la pantalla y tendrá el siguiente aspecto.

Controles grales. Herramientas de Herramientas de formato,


Con los que podrá Creación de para modificar el aspecto de
seleccionar, ubicar dibujos los objetos.
y orientar objetos.

Autoformas: Haciendo clic sobre autoformas aparecerá un menú con formas


prediseñadas que posee excel.
Debo elegir cual autoforma quiero insertar, luego dibujarla arrastrando sobre la
hoja en el lugar deseado.

 Para crear un dibujo debo hacer clic sobre el botón adecuado y luego arrastrar el
mouse sobre la hoja donde quiero que aparezca el mismo.
 Para aplicar un formato determinado, debo seleccionar el objeto, haciendo clic sobre
el mismo, y luego hacer clic sobre el botón correspondiente, y luego seguir los pasos
que se me presenten.

El Botón Le permite…
Crear una línea recta

Crear una Flecha

Crear un rectángulo

Crear un Círculo

Insertar un cuadro de texto.

Insertar un Word Art

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Ejemplos:

Esto es un cuadro de Texto

Cuadro de Texto: Sirve para insertar texto fuera de una celda. Dentro de un gráfico, o
dibujo, con más libertar de moverlo con solo arrastrarlo.

Word Art: Es una forma de crear textos artísticos, con colores llamativos y de formas
irregulares. Ejemplo:

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Como insertar un Word Art:

1. Posicionarme donde quiero poner el Word Art, y hacer clic sobre el botón
correspondiente.
2. Elegir el tipo de Word Art de la siguiente ventana y hacer clic en aceptar::

3. Aparecerá la siguiente ventana, donde puedo colocar el texto del mismo, y el tipo de
letra, luego debo hacer clic en aceptar para que se inserte

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Botones de formato:

El Botón Le permite…
Asignar colores de fondo y efectos de relleno

Establecer el color y aspecto de las líneas

Modificar el color del texto

Modificar la forma, grosor y color de las líneas

Establecer un estilo distinto de línea, ej: punteada

Determinar el tipo de flecha a dibujar

Agregar sombras

Crear efectos tridimensionales

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Salto de Página: me posiciono en la celda (fila y columna), desde la cual quiero que
comience la nueva página, y elijo esta opción del menú.
Se insertará el salto de página (se verá como una línea punteada) en el margen superior
izquierdo de la celda seleccionada.

Insertar Nombre:

Definir: Esta opción permite asignarle un nombre a un rango, eliminar ese rango

Haciendo clic acá se esconderá la


ventana, y me permitirá elegir el rango al

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Continuando con el menú insertar…

Comentario

Un comentario, es como un cuadro de diálogo que contiene aclaraciones sobre el


contenido de la celda, y aparece solo cuando me ubico o apunto con el mouse, sobre la
celda que lo contiene. Tiene esta forma:

Pasos para insertar un comentario:

 Me posiciono en la celda en la que debe aparecer el comentario y elijo esta opción


del menú.
 Aparecerá un cuadro de texto como el que aparece en pantalla, y podré escribir en el
mismo, y previa selección del texto, darle al mismo el formato que desee.

Nota: Esta opción también se encuentra disponible en el menú contextual. Es decir, me


ubico sobre la celda en la que voy a insertar el comentario, hago clic con el botón
derecho, elijo la opción insertar comentario y escribo el texto Salgo del comentario
haciendo clic fuera del mismo o presionando escape.

Posteriormente podré utilizar las siguientes opciones:


 Modificar comentario, que como ya existe el comentario aparecerá en el menú
insertar.
 Eliminar comentario.

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Insertar Imágenes Prediseñadas:

Primero debo posicionarme donde quiero que aparezca la imagen.


Al elegir el menú Insertar  Imágenes  Imágenes prediseñadas aparecerá una
ventana como la siguiente:

En esta ventana puedo elegir la categoría de dibujo que quiero (a la izquierda) y luego el
dibujo (a la derecha), posteriormente debo presionar insertar.

Insertar otro tipo de imágenes:


1. Posicionarse en el lugar deseado.
2. Menú Insertar  Imagen  Desde Archivo.
3. Aparecerá una lista de archivos, y carpetas, donde podré elegir el que tiene la
imagen, ya que me muestra el contenido del archivo a la derecha.

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Insertar Objetos:

Me permite insertar objetos de otros programas, por ejemplo una presentación, un


documento de Word, un diagrama de flujo, etc. Se abrirá una ventana como la siguiente
para que seleccione lo que quiero insertar, y posteriormente aparecerá un recuadro
blanco donde estoy posicionada dentro de Excel para crearlo.

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Fórmulas

Puedo fabricar mis propias fórmulas para realizar cálculos específicos entre celdas o
grupos de celdas. Cuento con los siguientes operadores:

Consideraciones grales.:

Las operaciones permitidas entre valores o entre celdas y símbolos utilizados:

Operador Operación
* Multiplicación
/ División
- Resta
+ Suma
( ) Usados para separar operaciones
^ Potencia
= Igual
<> Distinto
> Mayor
< Menor

Excel resuelve las fórmulas dándole un orden de ejecución a las operaciones:

Precedencia Operador Símbolo


1 Cálculo entre paréntesis ()
2 Negativo de un Número -
3 Porcentaje %
4 Exponenciación ^
5 Multiplicación y División * /
6 Suma y resta + -
7 Equivalencias =, <>, >, <, >=, <=

Darle un nombre a un rango:


1. Seleccione el rango al que quiere nombrar.
2. Haga clic en el cuadro de nombres.
3. Escriba el nombre y presione <Enter>.

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También se puede hacer desde el menú insertar nombre.

Cómo ingresar Una fórmula

1. Dentro de la misma hoja:


a. Colocar el signo igual, que indica que voy a comenzar a escribir una fórmula.
b. Hago clic con el mouse a la celda a las que se quiere hacer referencia, o me
muevo con las teclas de dirección.
c. Colocar el operador
d. Hacer clic sobre la celda con la que quiero efectuar esa operación, o ubicarme
con las teclas de dirección.
e. Presionar enter.

2. Referencia a otra hoja del mismo archivo o de otro archivo.


* Tener abierto el archivo al que voy a hacer referencia.
a. Colocar el signo igual, que indica que voy a comenzar a escribir una fórmula.
b. Hacer clic con el mouse sobre la celda a la que voy a hacer referencia, para ello
debo ubicarme en la hoja (del mismo o de otro archivo). También puedo
hacerlo con las teclas de dirección.
c. Introducir el operador.
d. Hacer clic con el mouse en la segunda celda a la que voy a hacer referencia, o
bien me ubico con el teclado.
e. Presionar <enter>.

Ejemplos de fórmulas y cómo afectan los resultados los paréntesis y ordenes de


precedencia.

=-2+4*3  –2 + 12 = 10
= -(2+4*3)  -14
- (2+4) * 3  -18
= (-2+4) *3  6

Fórmulas que devuelven un valor lógico

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=G5>G6  Devolverá VERDADERO si g5 es mayor que g6, sino devolverá


FALSO.

Copiar una fórmula:

Importante: al copiar una fórmula debo tener en cuenta si deseo que las referencias a
filas o columnas se modifiquen automáticamente, de acuerdo al lugar en el que estoy
copiando, si no quiero que ocurra debo poner referencias absolutas en las fórmulas.

Contenido de la Fórmula

Cursor ubicado en
posición, y listo para
copiar la fórmula a las
celdas inferiores

Otras formas: Copiar y Pegar del menú ó de la barra de herramientas o las teclas
rápidas. También con las opciones del menú contextual.

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Problemas con la fórmulas:

Si la celda muestra… Significa que…


#¡DIV/0 Está tratando de dividir por cero
#¿NOMBRE? En su fórmula hay una celda, rango o
nombre de rango incorrectos.
#¡NUM! Se ha utilizado un argumento
inaceptable para una función que
necesita un argumento numérico, o
bien el argumento está fuera del rango
manejado por la función, es demasiado
grande o pequeño.
#¡REF! Está refiriéndose a una celda no válida
o inexistente
#¡VALOR! Está utilizando un valor de tipo
incorrecto; por ejemplo, intentar sumar
una letra con un número.

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Funció

Es una herramienta predefinida por Excel que nos permiten realizar los cálculos más
ágilmente.

Sintaxis de una función:

=SUMA (A5:A10;C5:C15)
Signo igual que
indica que lo que Nombre de la Argumentos de la
sigue es una función que indica función
función el tipo de cálculo
realizado

= Para ingresar una función debo poner primero el signo igual, sino la máquina
interpreta que lo que voy a escribir es un texto.

( ) Encierran los argumentos de una función, cuando tengo varias funciones


encadenadas, los paréntesis separarán los argumentos de cada una.

; Separador de argumentos en una función. También indica la selección de dos rangos


de datos no consecutivos, como en el ejemplo A5:A10, son celdas consecutivas, y
además se seleccionó C5:C15, que es otro grupo de celdas.

Formas de Introducir una Función:


 Tipearla completamente.
Opciones que proporcionarán pantallas con instrucciones guía.
 Elegir el menú Insertar  Función.
 Utilizar el comando pegar función
 Presionar MAYUS + F3

Se desplegarán las siguientes pantallas:

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A la izquierda aparecen las categorías de las funciones, que sirven para organizarlas por
tipos. A la derecha vemos las funciones en sí, que engloba el tipo de función de la
izquierda que figura resaltado en azul.

Una vez que hago clic para seleccionar la función que deseo insertar, presiono aceptar y
aparecerá:

Botón para que la


ventana se achique y me
permita hacer clic
directamente sobre la
celda para elegirla,
haciendo clic
nuevamente sobre él la
ventana se expande
nuevamente.

Visualiza el resultado
que da la fórmula luego
de elegir los argumentos Pequeña ayuda del elemento resaltado, o
argumento activo, en este caso el cursor está en
argumento 1, este es el actual.

Si hacen falta más números se irán insertando solos sus cuadros en la ventana

Además dentro del cuadro de diálogo de cada condición, puedo poner números,
fórmulas, o cualquiera de los argumentos posibles, no solo referencias a rangos.

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Para trabajar con varias fórmulas enlazadas pero utilizando el comando pegar función,
procedo como antes:

 Elegir el menú Insertar  Función. O bien


 Utilizar el comando pegar función O bien
 Presionar MAYUS + F3

Se desplegarán la siguiente pantalla:

Elijo la función correspondiente, y aparecerá:

cuando estoy dentro del argumento en el que ubicaré la


función, hago clic sobre el Cuadro de Nombres

Se desplegará una lista


de funciones para que
elija.

Al elegir una función, aparecerá su ventana correspondiente, para que complete sus
argumentos, valores o condiciones. Al hacer clic sobre aceptar, volverá a esta pantalla
original y en el argumento aparecerá el nombre y argumentos de la función elegida.

Página 75 Gisella C. Mautino


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ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES:

=SUMA(Argumentos)
Los argumentos pueden ser
 Referencias o Nombres de Celdas
 Referencias o Nombres de Grupos de Celdas
 Resultados de fórmulas o cálculos.
 Números

Ejemplo:

=SUMA(B10:C25;H9;99;D4*C3/H3)

Los argumentos de la función son los elementos sobre los que se llevarán a cabo los
cálculos, pueden ser:

 Un valor constante por ej.: 10


 Una fecha (31-dic)
 Texto “Ventas Anuales”
 Una referencia ó un nombre de la celda individual, por ej.: A99, costo_soplado,
$B$99, etc.
 Un referencia ó nombre de un rango de celdas, por ej: costo_soplado_anual, C:C,
A1:F20.
 Una fórmula, por ejemplo: B3^2 (El contenido de la celda B3 al cuadrado), o Z5/10
(el contenido de la celda Z5 dividido por 10.

=CONTAR(rango)
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas que tienen valores numéricos

=CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta la cantidad de celdas dentro de una rango, que están en blanco.

Página 76 Gisella C. Mautino


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=CONTAR.SI(rango;”operador”& referencia a
celda o valor)

RANGO: es el rango de valores a evaluar.


OPERADOR: es el criterio que deben cumplir las celdas y va entre comillas “<”,
“>”,”=”, “>=”, etc.
&: une al operador con la referencia a una celda que va después del mismo.
REFERENCIA O VALOR: es una celda A1,C7, o bien un valor determinado

Ejemplo:
=CONTAR.SI(F7:F12;">"&10000)

=MAX(lista de valores)
Devuelve el Máximo de un grupo de valores

=MIN(lista de valores)
Devuelve el mínimo de un grupo de valores

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=PROMEDIO(lista de valores)
Devuelve el Promedio de un grupo de valores

Ejemplo:

Autosuma: es una función que suma un conjunto de valores de forma automática,


veamos como:
1. Active la celda.
2. Presionar en la barra de herramientas estándar, o bien ALT + =

3. En la celda activa aparecerá la función suma y los argumentos de la misma serán las
celdas por encima de ella o bien al costado. El rango que aparece en la función se
distinguirá por estar rodeado por una línea de puntos.

4. Si estoy de acuerdo con el argumento, presiono Enter. Sino, elijo el argumento


deseado, y finalmente presiono Enter.

Si tengo una tabla y deseo totalizar las filas y las columnas de la misma debo:

1. Seleccionar el rango que contiene los datos y una fila y columna adicionales.
2. Presionar el botón Autosuma.

Página 78 Gisella C. Mautino


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Ejemplo:

Depósito Enero Febrero Marzo Totales por


Depósito
Perico 37.825 36.745 35.555 110.125
Ledesma 51.752 50.879 50.555 153.186
San Pedro 51.524 50.568 50.444 152.536
Orán 27.392 26.587 25.999 79.978
Tartagal 66.636 66.062 65.999 198.697
Total por mes 235.129 230.841 228.552 694.522

= ESERROR(Valor)
Valor es la celda, función, etc. que se desea probar.
Esta función controla que el valor contenga uno de los errores (descriptos en fórmulas)
como #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.
Esta función Devuelve el valor VERDADERO si el Valor contiene un error, y FALSO
si no lo contiene.

Página 79 Gisella C. Mautino


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=SI(prueba lógica; Acción 1 verdadera; Acción 2 Falsa)


Esta Función tiene tres argumentos, a saber:
1. Prueba Lógica: es una pregunta o expresión cuyo resultado al evaluarse será
verdadero o falso. Ejemplos:
A1>B2 – 5>3 – A1="VENTAS"

2. Acción 1: Esta parte de la función se ejecutará si el resultado de la prueba lógica da


verdadero.
3. Acción 2: Esta parte de la función se ejecutará si el resultado de la función es falso.

Ejemplo:

=SI(A1="VENTAS";"";"No lo encontró")
Si en la celda A1 dice VENTAS, el resultado de la prueba lógica será verdadero
entonces la función colocará en la celda en la que está espacio en blanco.
Si en la celda no dice ventas se ejecutará la acción 2 (falsa), y se colocará en la celda la
leyenda: No lo encontró.

Dentro de los argumentos de la función SI pueden ir otras funciones, por ejemplo:


=SI(ESERROR(SUMA(A1:A10));”Error”; SUMA(A1:A10))

ESERROR(SUMA(A1:A10)):
Es la prueba lógica, pues si de la función suma surge algún error esta prueba lógica
dará verdadero y se ejecutará la acción verdadera y se escribe en la celda: Error.
Si no da error solo se mostrará el resultado de la función suma.

Varias funciones SI anidadas:

Se pueden anidar hasta 7 funciones SI.

Página 80 Gisella C. Mautino


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Una herramienta útil para encadenar funciones SI son los diagramas de flujo,
describiremos brevemente su utilización con gráficos, y un ejemplo,

Calcular el mayor de tres números que llamaremos genéricamente A1, B1 y C1.

Ejemplo:

Inicio.

No No
"El mayor es C1". B1 > C1 ? A1 > B1 ?

Si Si

No
Fin. "El mayor es B1". A1 > C1 ? "El mayor es C1".

Si

"El mayor es A1".

Fin!

La función correspondiente al ejemplo sería:

=SI(A1>B1;SI(A1>C1;"El mayor es A1";"El mayor es C1");SI(B1>C1;"El


mayor es B1";"El mayor es C1"))

Página 81 Gisella C. Mautino


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FUNCIONES LOGICAS

=Y(Prueba lógica1; ….;Prueba lógica 30)

La función Y devuelve los siguientes valores:


 VERDADERO: cuando todas las expresiones son verdaderas.
 FALSO: Cuando todas, o al menos una sea falsa.
Se pueden utilizar hasta 30 pruebas lógicas en los argumentos de esta función.

Ejemplo:

Valores
A1 = 3
B1 = 2
C1 = 1
=Y(A1>B1;A1>C1)  dará como resultado VERDADERO

Valores
A1 = 5
B1 = 6
C1 = 1
=Y(A1>B1;A1>C1)  dará como resultado FALSO, pues una de sus condiciones es
falsa.

=O(Prueba lógica1; ….;Prueba lógica 30)


La función O devuelve los siguientes valores:
 VERDADERO: cuando al menos una de sus expresiones es verdadera.
 FALSO: Cuando todas las expresiones son falsas.
Se pueden utilizar hasta 30 pruebas lógicas en los argumentos de esta función.

Ejemplo:

Valores
A1 = 5
B1 = 3

Página 82 Gisella C. Mautino


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C1 = 8

=O(A1>B1;A1>C1)  Resultado VERDADERO pues una de sus condiciones es


verdadera

=SUMAR.SI(Rango a evaluar;”criterio”;rango con valores a sumar)


Rango a Evaluar: contiene los valores que voy a comparar con el criterio.
“Criterio”: contiene una condición, por ejemplo “>1000”, “=5”.
Rango con los valores a sumar, si una celda cumple con el criterio, se sumará la celda
correspondiente dentro de este rango.

Ejemplo:

=SUMAR.SI(E7:E11;">500";F7:F11)
Si en la columna E hay valores mayores que 500, se sumará su fila correspondiente
dentro de la columna F.

=BUSCARV(Valor a buscar;tabla;N°
columna;VERDADERO o FALSO)
Valor a Buscar: Es el valor que se va a buscar en la tabla
Tabla: Es el conjunto de valores donde voy a buscar, la primera columna de la misma
debe contener el valor que se busca.
N° de Columna: indica la columna dentro de la tabla, que contiene los valores a
responder cuando se encuentre en la primera columna el valor.
VERDADERO: Si no encuentra el valor exacto, muestra el valor más próximo al
buscado.
FALSO: Solo me muestra el resultado si encuentra el valor exacto.
 Si no encuentra el valor dará como resultado el error #N/A.

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Ejemplo:

A B C D
29 N° CLIENTE NOMBRE Y APELLIDO ENERO Fórmula
30 =SI(ESERROR(BUSCARV(A30;
$A$41:$D$46;4;FALSO));0;
2101003 BUSTAMANTE LABARTA GUSTAVO 200
BUSCARV(A30;$A$41:$D$46;4;
FALSO))
31 2101028 ASOC. COOPER. DR H. PEMBERTON 0 IDEM
32 2101037 URETA MARCELA ALEJANDRA V.DE 0 IDEM
33 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101039 CALIZAYA IRENE #N/A
FALSO)
34 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101046 PEREZ DE TEJERINA ROSA FLORENT 25
FALSO)
35 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101047 LUCCIONI JORGE MARIO 20
FALSO)

40 N° CLIENTE N° Equipo de Frío Ventas TOTALES


41 2101003 10 150 200
42 2101003 11 50
43 2101037 15 250
44 2101037 14 50 300
45 2101046 225 25 25
46 2101047 141 20 20
47

=PAGO(TASA;NPER;VA;VF;TIPO)

Calcula el valor de la cuota de un préstamo basándose en el sistema francés, es decir


cuotas constantes y con una tasa de interés constante.

 Tasa es la tasa de interés del préstamo.

 Nper es el número total de cuotas del préstamo.

 Va es el valor actual o el monto del préstamo

 Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el


último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el
saldo con el último pago de un préstamo es 0).

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 Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como 0 ó 1 Si los pagos vencen:


0 u omitido Al final del período o pago
vencido
1 Al inicio del período o pago
adelantado

Observaciones
El cuota devuelta por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos,
pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual
del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si
efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4
para el argumento nper.

Sugerencia Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la duración del
préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

Gráfico ejemplo del sistema francés

Sistema Francés
12

10
Porcentaje

0
1 2 3 4 5
Tiempo

Interés Amortización Cuota

Ejemplos

 La siguiente fórmula devuelve el cuota mensual de un préstamo de 10000 $ con una


tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses, con sistema francés:

PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 $

Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, y el valor final
es cero, el pago es:

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PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $

 La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se le deberá pagar cada mes si presta
5.000 $ durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12 por ciento, con
sistema francés:

PAGO(12%/12; 5; -5000) es igual a $1030,20

Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales. Por ejemplo, si desea ahorrar
50.000 $ en 18 años, ahorrando una cantidad constante cada mes, puede utilizar PAGO
para determinar la cantidad que debe ahorrar. Asumiendo que podrá devengar un 6 por
ciento de interés en su cuenta de ahorros, puede usar PAGO para determinar qué
cantidad debe ahorrar cada mes.

Para este caso, en el asistente se coloca VA = 0 y VF = 50000, ES DECIR EL VALOR


FINAL DE LOS PAGOS SERÁ $50000.

PAGO(6%/12; 18*12; 0; 50000) es igual a -129,08 $

Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de
interés, al final de 18 años habrá ahorrado 50.000 $.

=PAGOINT(TASA;PERIODO;NPER;VA;VF;TI
PO)
Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en
pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.

La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el último año por un préstamo de
8.000 $, a tres años, con una tasa de interés anual del 10 % y de pagos anuales:
PAGOINT(0;1; 3; 3; 8000) es igual a -292,45 $

 Tasa es la tasa de interés por período.

 Período es el período para el que se desea calcular el interés y deberá estar entre 1
y el argumento nper.

 Nper es el número total de cuotas en una anualidad.

 Va es el valor actual de la suma total de una serie de pagos futuros.

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 Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea obtener después de efectuar el


último pago. Si vf se omite, se calculará como 0 (por ejemplo, el valor futuro de un
préstamo es 0).

 Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si tipo se omite, se


calculará como 0.

Defina tipo como 0 ó 1 Si los pagos vencen:


0 Al final del período
1 Al inicio del período

Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica tasa y nper. Si
realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por
ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo
préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.
En todos los argumentos, y como norma gral., el efectivo que se paga (sale de nuestro
bolsillo) se representa con números negativos; el efectivo que se recibe (entra en nuestro
bolsillo) se representa con números positivos.

Ejemplos

La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el primer mes por un préstamo de
8.000 $, a tres años y con una tasa de interés anual del 10 %:

PAGOINT(0,1/12; 1; 36; 8000) es igual a -66,67 $

La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el último año por un préstamo de
8.000 $, a tres años, con una tasa de interés anual del 10 % y de pagos anuales:

PAGOINT(0;1; 3; 3; 8000) es igual a -292,45 $

=PAGOPRIN(TASA;PERIODO;NPER;VA;VF;
TIPO)
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión (amortización de Capital), durante un
período determinado basándose en el sistema francés (pagos periódicos y constantes), y
en una tasa de interés constante.

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Tasa es la tasa de interés por período.

Período especifica el período, que debe encontrarse en el intervalo comprendido entre


1 y nper.

Nper es el número total de cuotas en una anualidad.

Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.

Vf es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea obtener después de efectuar el


último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor
futuro de un préstamo es 0).

Tipo es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.

Defina tipo como 0 ó 1 Si los pagos vencen:


0 u omitido Al final del período o de pago
vencido
1 Al inicio del período o de
pago adelantado

Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual
del 12%, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa
pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para el argumento tasa y 4 para el
argumento nper.

Ejemplos

La siguiente fórmula devuelve la amortización de capital para el primer mes de un


préstamo de 2.000 $ a dos años, con una tasa de interés anual del 10 por ciento:

PAGOPRIN(10%/12; 1; 24; 2000) es igual a -75,62 $

La siguiente función devuelve la amortización de capital para el último año de un


préstamo de 200.000 $ a diez años, con una tasa de interés anual del 8 por ciento:

PAGOPRIN(8%; 10; 10; 200000) es igual a -$27.598,05

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=TASA(NPER;PAGO;VA;VF;TIPO;ESTIMAR)
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración
y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no
convergen en 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error
#¡NUM!

Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad.

Pago es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar durante la vida
de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no
incluye ningún otro arancel o impuesto.

Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.

Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el


último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el
valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.

Defina tipo como 0 ó 1 Si los pagos vencen:


0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período

Ejemplo

Para calcular la tasa de un préstamo de 8.000 $ a cuatro años con pagos mensuales de
200 $:

TASA(48; -200; 8000) es igual a 0,77 por ciento

Esta es la tasa mensual ya que el período es mensual. La tasa anual es 0,77%*12, que es
igual a 9,24 por ciento.

=NUMERO.ROMANO(NUMERO;FORMA)
Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto.

Número es el número arábigo que desea convertir.

Forma es un argumento que especifica la forma de número romano que desea. El


estilo de número romano varía entre clásico y simplificado; cuanto más aumenta el

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valor del argumento forma, más conciso es el estilo devuelto. Vea los ejemplos
siguientes.

Forma Estilo de número devuelto


0 u omitido Clásico

1 Más conciso; vea el ejemplo a


continuación
2 Más conciso; vea el ejemplo a
continuación.
3 Más conciso; vea el ejemplo a
continuación
4 Simplificado

VERDADERO Clásico
FALSO Simplificado

Observaciones

 Si el argumento número es negativo, la función devuelve el valor de error


#¡VALOR!
 Si el argumento número es mayor que 3999, la función devuelve el valor de error
#¡VALOR!

Ejemplos

NUMERO.ROMANO(499;0) es igual a "CDXCIX"

NUMERO.ROMANO(499;1) es igual a "LDVLIV"

NUMERO.ROMANO(499;2) es igual a "XDIX"

NUMERO.ROMANO(499;3) es igual a "VDIV"

NUMERO.ROMANO(499;4) es igual a "ID"

NUMERO.ROMANO(1993;0) es igual a "MCMXCIII"

=POTENCIA(NUMERO;POTENCIA)

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Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

Número es el número base. Puede ser cualquier número real.


Potencia es el exponente al que desea elevar el número base.

Observación

Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué
potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.

Ejemplos

POTENCIA(5;2) es igual a 25
POTENCIA(98,6;3,2) es igual a 2401077
POTENCIA(4;5/4) es igual a 5,656854

=RAIZ(NUMERO)
Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Si número es negativo, RAIZ
devuelve el valor de error #¡NUM!

Ejemplos

RAIZ(16) es igual a 4

RAIZ(-16) es igual a #¡NUM!

RAIZ(ABS(-16)) es igual a 4

=AHORA( )

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Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

Ejemplos

Si está usando el sistema de fechas 1900 y el reloj integrado de su equipo está ajustado a
las 12:30:00 p.m., 1 de enero de 1987:

AHORA() es igual a 31778,52083

Diez minutos más tarde:

AHORA() es igual a 31778,52778

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=DIA(FECHA)

Devuelve el día del mes correspondiente a núm_de_serie. El día se expresa como un


número entero comprendido entre 1 y 31.

FECHA: es el código de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para los cálculos
de fecha y hora. La variable fecha se trata como un núm_de_serie y puede
proporcionarse como texto, por ejemplo, "15-4-93" o "15-Abr-1993", en lugar de como
número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie. Para obtener más
información acerca de núm_de_serie, vea la función AHORA.

Observaciones

Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener más información, vea la función
AHORA.

Ejemplos

DIA("4-ene") es igual a 4

DIA("15-abr-1993") es igual a 15

DIA("11-8-93") es igual a 11

=DIA(NUM_DE_SERIE;TIPO)

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se


devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

Núm_de_serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos
de fecha y hora; núm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo "15-abr-1993"

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o "15-4-93", en lugar de expresarse como un número. El texto se convierte


automáticamente en un número de serie. Para obtener más información acerca del
argumento núm_de_serie, vea la función AHORA.

Tipo es un número que determina que tipo de valor debe ser devuelto.

Tipo Número devuelto


1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual que en
versiones anteriores de Microsoft Excel.
2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).
3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).

Observaciones

 Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener más información, vea la función
AHORA.
 También puede usar la función TEXTO para convertir un valor en un formato de
número especificado usando el sistema de fechas 1900:

TEXTO("16-4-90", "dddd") es igual a lunes.

Ejemplos

DIASEM("2-14-90") es igual a 4 (miércoles)

Si está usando el sistema de fechas 1900 (la configuración predeterminada de Microsoft


Excel para Windows), entonces:

DIASEM(29747,007) es igual a 4 (miércoles)

Si está usando el sistema de fechas 1904 (la configuración predeterminada de Microsoft


Excel para Macintosh), entonces:

DIASEM(29747,007) es igual a 3 (martes)

=MAYUSC(Texto)

Convierte el texto en mayúsculas.

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Texto es el texto que se desea convertir en mayúsculas. El argumento texto puede ser
una referencia o una cadena de texto.

Ejemplos

MAYUSC("total") es igual a "TOTAL"

Si E5 contiene "producción", entonces:

MAYUSC(E5) es igual a "PRODUCCIÓN"

=MINUSC(Texto)

Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.

Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los


caracteres de texto que no sean letras.

Ejemplos

MINUSC("E. E. García") es igual a "e. e. garcía"

MINUSC("Dep. 2B") es igual a "dep. 2b"

=NOMPROPIO(Texto)
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras
de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas
las demás letras a minúsculas.

Página 95 Gisella C. Mautino


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Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una
celda que contiene el texto al que se desea agregar mayúsculas iniciales.

Ejemplos

NOMPROPIO("éste es un TITULO") es igual a "Éste Es Un Título"

NOMPROPIO("2 centavos") es igual a "2 Centavos"

NOMPROPIO("PresuPuesto76") es igual a "Presupuesto76"

=REDONDEAR(Número; Cant. de decimales)


Redondea un número al número de decimales especificado.

Número es el número que desea redondear.

Cant. de_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el


argumento número.

 Si el argumento cant._de_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al


número de lugares decimales especificado.
 Si el argumento cant._de_decimales es 0, número se redondeará al entero más
próximo.
 Si el argumento cant._de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la
izquierda del separador decimal.

Ejemplos

REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2

REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1

REDONDEAR(-1,475; 2) es igual a -1,48

REDONDEAR(21,5; -1) es igual a 20

Página 96 Gisella C. Mautino


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=RESIDUO(Número; Num. Divisor)


Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado
tiene el mismo signo que núm_divisor.

Número es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.

Núm_divisor es el número por el cual desea dividir número. Si núm_divisor es 0,


RESIDUO devuelve el valor de error #¡DIV/0!

Observaciones

La función RESIDUO se puede expresar utilizando la función ENTERO:

RESIDUO(n;d) = n - d*ENTERO(n/d)

Ejemplos

RESIDUO(3; 2) es igual a 1

RESIDUO(-3; 2) es igual a 1

RESIDUO(3; -2) es igual a -1

RESIDUO(-3; -2) es igual a -1

Página 97 Gisella C. Mautino


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MENU FORMATO
A través de este menú Ud. Podrá dar más claridad a su planilla, aplicar distintos
diseños, dar distintos formatos, tamaños, colores, etc. a los componentes de la misma.

 Fuente: Se llama así a cada tipo de letra disponible.

Página 98 Gisella C. Mautino


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Gran parte de los formatos que se pueden aplicar a la planilla está en el menú formato y
tienen teclas rápidas para efectuar las acciones.

Barra de
Tecla Rápida Acción
Herramientas
P/Cambiar el tipo de letra
P/Cambiar el Tamaño de fuente
CTRL + N Negrita
CTRL + S Subrayado
CTRL + K Cursiva (Letra inclinada a la derecha)
CTRL + T Centrado
CTRL + I Alineación Izquierda
CTRL + D Alineación Derecha
Combinar celdas
Dar formato monetario
Dar formato porcentual
Pone separador de miles y dos
posiciones decimales
Aumenta posiciones decimales
Quita posiciones decimales
Quita tabulaciones (espacios) dentro de
la celda
Aumenta tabulaciones dentro de la celda
Colocar bordes a la celda
Poner algún relleno de color a la celda
Darle color a lo escrito en la celda

Página 99 Gisella C. Mautino


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Celdas:
Con esta opción puedo darle color a las celdas, distintos tipos de bordes, alineaciones,
tipos de letras, tamaños, y protecciones de acceso, veamos como:

Antes de aplicar un formato debo seleccionar aquellos elementos a los que le voy a dar
el mismo.

Número: Esta pestaña permite darle un determinado formato a los datos, se presentará
como sigue o similar:

Opciones asociadas al tipo de


formato elegido

Tipo de
formato

Se Presentan 9 categorías:

a) General: no tiene ningún formato específico.


b) Número: permite asignar posiciones decimales, usar separador de miles, y usar el
signo – en los números negativos.
c) Moneda: con este formato se inserta el signo monetario relacionado junto al
número, permite visualizar los números negativos, con su signo y (si queremos)
también en rojo.
d) Contabilidad: ídem al anterior, solo que el signo monetario se encuentra a la
izquierda y encolumnado.
e) Fecha: Se presentan varias alternativas del formatos de fecha y hora.
f) Hora: Idem al anterior pero con la hora.
g) Porcentaje: Me presentan los números en tanto por ciento, también se puede
asignar posiciones decimales.
h) Fracción: presenta distintas alternativas sobre formatos fraccionarios.
i) Científica: Presenta un número con notación científica. Se puede asignar también
posiciones decimales.
j) Texto: Con este formato se trata a los valores dentro de la celda como si fueran un
texto, aunque éstos sean originalmente números.
k) Especiales: Se presentan 4 formatos especiales: código postal, código postal + 4,
Número de teléfno, y número de seguro social.

Página 100 Gisella C. Mautino


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l) Personalizado: Permite personalizar el formato como se desee, partiendo de algún


formato existente.

Observación: en todos los casos en la parte superior de la ventana, donde dice


“Muestra”, se mostrará el resultado del formato que estamos aplicando.

Ejemplos de distintos formatos

Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00

Página 101 Gisella C. Mautino


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Veamos la pestaña
Alineación

Alineación
Horizontal y Establece la
Vertical del texto orientación y
grados de
rotación del
Ajusta el texto en
texto
varias líneas dentro
de la celda
Ajusta el tamaño de la letra para
que el texto entre exactamente en
una celda
Combina las celdas
seleccionadas para que se
conviertan en una sola

Página 102 Gisella C. Mautino


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Ahora veamos
Fuente
Pone la letra en distintos
estilos: negrita, cursiva,
etc.

Cambia el tamaño del


texto

Al texto
seleccionado Cambia el color del
lo pone texto
tachado,
como
subíndice o
superíndice Muestra de cómo
quedará el texto

Ejemplos:

Fuente: Comic Sans MS Tamaño 16

Negrita Esto es un ejemplo


Normal

De color Negro y Rojo Esto es un ejemplo

Cursiva Esto es un ejemplo

Tachado Esto es un ejemplo

El número como Subíndice X1

El número como Superíndice 202

Página 103 Gisella C. Mautino


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Ahora Veamos Bordes

Tipos de Líneas
para los bordes
Donde van a ir los
distintos tipos de
líneas
Color de las
líneas

Muestra como se
verán los bordes si
presiono aceptar

Bordes preestablecidos (en la parte superior de la ventana)


Contorno: Aplica bordes exteriores a todas las celdas seleccionadas.
Ninguno: quita todos los bordes.
Interior: Aplica bordes interiores a todas las celdas seleccionadas.

Para aplicar un borde:


1. Selecciono las celdas.
2. Elijo Formato  Celdas.. Hago clic en la pestaña Bordes.
3. Hago clic sobre el estilo de línea que quiero
4. Hago clic en el lugar y orientación del borde, por ejemplo contorno, superior
inferior, cruzado, etc.

Ejemplos de distintos tipos y colores de bordes:

Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00

Página 104 Gisella C. Mautino


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Ahora Veamos
Tramas

Color de la Trama

Tipo de Trama Muestra de Cómo quedará la


trama y su color en las celdas

Ejemplos de distintas tramas y colores de trama y letra

Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00
Total 156.438,4474

Página 105 Gisella C. Mautino


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Manejo personalizado de Excel 97

PROTEGER INFOMACION

Bloqueada: Cuando una celda está bloqueada, si se protege la hoja no podrá ser
modificada.
Oculta: Al ser protegida la hoja, se podrá ver el resultado de las celdas con este formato
que contengan fórmulas o funciones en su interior, pero no se podrá ver las fórmulas o
funciones.

Estas dos formas de proteger tendrán valor real cuando se proteja la hoja a través del
menú Herramientas que explicamos brevemente a continuación.-

Página 106 Gisella C. Mautino


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Esto me permite:

 Proteger la hoja
 Proteger todo el libro con las hojas que los componen.
 Proteger o compartir el libro con otros usuarios de la red.

Para proteger una hoja pide una contraseña, y además pregunta que quiero proteger.
Luego pide una confirmación de la contraseña escrita. Proteger una hoja implica que no
se pueden modificar las celdas que tengan el formato “bloqueado”. Para modificar estas
celdas se deberá previamente desproteger la hoja.
Se puede omitir la contraseña. En este caso tampoco la pedirá al desprotegerla. Se
sugiere tener especial cuidado al proteger o desproteger las hojas con las contraseñas
“No Olvidar las mimas”.
Además debemos tener en cuenta que por defecto (predeterminado) las celdas están
bloqueadas.

Pregunta que elementos de la


hoja quiero proteger, debo
tildar lo que corresponda.

Pedido de confirmación de
contraseña ingresada, para
evitar errores de tipeo.

Se procede de manera similar para proteger libros.

Para desproteger las hojas o los libros, aparecerá una ventana solicitando una sola vez
la contraseña con la que se protegió. Si no se puso contraseña esta ventana no aparecerá.

Página 107 Gisella C. Mautino


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COMPARTIR UN LIBRO:

Permite que varios usuarios modifiquen simultáneamente el


archivo, si este se encuentra en una carpeta compartida. (Ver
cartilla de explorador de Windows)

Página 108 Gisella C. Mautino


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Continuando con el menú Formato:

Primero debo seleccionar la/s fila/s, luego podré:


 Ocultarla para que no se vea.
 Mostrar aquellas que estén ocultas, seleccionando la fila anterior y posterior a la
oculta.
 Modificar el Alto de la misma.
 Pedir que se autoajuste al tamaño de lo que contiene.

Primero debo seleccionar la/s Columna/s, luego podré:


 Ocultarla para que no se vea.
 Mostrar aquellas que estén ocultas, seleccionando la columna anterior y posterior a
la oculta.
 Modificar el Ancho de la misma.
 Pedir que se autoajuste al tamaño de lo que contiene.

Para trabajar con una hoja del libro o varias, debo Seleccionar la/s misma/s, y puedo:
 Cambiar el nombre (a una).
 Ocultar una o varias hojas.
 Mostrar una hoja que esté oculta
 Cambiar el fondo que tiene una hoja.

Página 109 Gisella C. Mautino


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Autoformato:
Seleccionando un grupo de celdas, se puede aplicar distintos formatos prediseñados que
contiene Excel, por ejemplo:

Formato Condicional:

Este formato es útil cuando quiero resaltar ciertos datos que cumplen alguna condición
y otros no.

Para activar este formato debo:


 Seleccionar las celdas en las que voy a evaluar.
 Elegir Formato  formato condicional…, y se desplegará la siguiente ventana.

Luego de elegir las condiciones que quiero que cumplan, hacer clic en Formato y
aparecerá:

Página 110 Gisella C. Mautino


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Esto me permitirá aplicar algunos formatos simples a las celdas que cumplan las
condiciones expuestas de las celdas seleccionadas.

Para evaluar más de una condición, hacer clic en el botón agregar y se agregará una
condición más debajo de la inicial. Ej:

Eliminar: Sirve para eliminar formatos condicionales existentes. Se presentará una


pantalla que me permitirá eliminar alguna de las condiciones específicas que haya
colocado.

Nota: Como máximo se puede trabajar con tres condiciones

Estilo:

Es un conjunto de formatos que se aplican automáticamente al abrir una hoja de cálculo.

Un estilo se puede modificar


con otros formatos

Un estilo se puede combinar


con otros estilos ya existentes

Especificar formatos para un estilo


1. Seleccionar las celdas a las que deseo aplicar el nuevo estilo

Página 111 Gisella C. Mautino


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2. En el menú Formato, haga clic en Estilo.


3. En el cuadro Nombre del estilo, escriba el nombre que desee asignar al nuevo
estilo. (Para cambiar el formato de un estilo existente, haga clic en el estilo que
desee cambiar).
4. Haga clic en Modificar.
5. Seleccione los formatos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Desactive la casilla de verificación correspondiente a cualquier tipo de formato que
no desee incluir en el estilo.
7. Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, haga clic en Aceptar.
Para definir el estilo sin aplicarlo, haga clic en Agregar y, a continuación, en
Cerrar.

Combinar: (Copiar estilos de otro libro)

1 Abra el libro que contenga los estilos que desee copiar.


2 Abra el libro al que desee aplicar los estilos y, a continuación, haga clic en Estilo
del menú Formato.
3 Haga clic en Combinar.
4 En el cuadro Combinar estilos de, haga doble clic en el libro que contenga los
estilos que desee copiar.

Nota: Si el libro activo contuviera estilos con el mismo nombre que los estilos que desee
copiar, deberá confirmar que desea combinar los estilos que tienen los mismos nombres.
Para reemplazar los estilos del libro activo por los estilos copiados, haga clic en Sí. Para
mantener los estilos del libro activo, haga clic en No. Este mensaje de advertencia
aparecerá una sola vez, independientemente del número de nombres de estilos en
conflicto.

Página 112 Gisella C. Mautino


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MENU HERRAMIENTAS

Ortografía:

Debo ubicarme al principio de la hoja, o bien seleccionar las celdas que deseo controlar,
y elegir la opción Herramientas  Ortografía, o bien la tecla rápida F7, y aparecerá:

Palabra no encontrada

No corregir esa palabra, o


bien no corregir todas las
palabras como esa

Sugerencias
principales y Corregir esa palabra, o bien
secundarias corregir todas las palabras
para como esa
cambiar la
palabra
desconocida
Deshacer la/s última/s
Agregar la palabra corrección/es
desconocida al diccionario

Página 113 Gisella C. Mautino


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Autocorrección:

Esta opción nos permite trabajar con las opciones de correción automática que tiene
Excel para corregir “mientras escribo”:

Opciones de autocorrección
que se cambiarán
automáticamente si la casilla
“Reemplazar texto mientras
escribe” está tildada.

Permite escribir errores


comunes y en la casilla
contigua con que
reemplazarlos y agregarlos a
la lista de abajo

Lista de errores comunes y al


lado con que se reemplazan

Botones para agregar o quitar


opciones de reemplazo

Excepciones

Permite evitar que se corrijan las letras iniciales o dos mayúsculas seguidas en ciertos
casos, aparecerá una ventana como sigue:

 Para incorporar la opción a la lista, debo escribir en el cuadro la nueva opción y


presionar Agregar.
 Para eliminar una opción de lista la elijo (en el cuadro que contiene la lista), y
presiono Eliminar.

Página 114 Gisella C. Mautino


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Con la Opción Personalizar, aparecerá la siguiente ventana:

En la pestaña Barra de Herramientas: me


permite activar una o más barras e herramientas,
que irán apareciendo en la pantalla, y
permanecerán luego de salir de Excel.

También puedo crear una Nueva…, al pulsar este botón aparecerá una nueva barra en
blanco a la que podré agregar botones con la siguiente pestaña de esta ventana:

Menú, tiene detrás


puntos suspensivos, al
elegirlo se despliega
otra ventana

Botón de Comando,
la acción se ejecuta
inmediatamente

Cada categoría representa Estos son los comandos que tiene la


una de las opciones del categoría activa (aparece en azul) en
menú principal. las categorías

Página 115 Gisella C. Mautino


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Para personalizar la barra de herramientas y los menúes puedo:

Para Debe:
Mover un botón dentro de la misma barra Arrástrelo hasta su nueva ubicación
Mover un botón de una barra a otra Arrástrelo con el mouse
Eliminar un botón o menú de una barra Arrástrelo fuera de toda la barra de
herramientas
Incorporar un botón a una barra Dentro de la ficha de comandos, lo busco,
y lo tomo y arrastro hasta la barra deseada.
Incorporar un menú a una barra Elija la categoría Menúes Integrados,
busque el menú deseado y arrástrelo hasta
la barra de herramientas.
Crear un nuevo menú en la barra de Vaya a la categoría Nuevo Mnú y arrastre
menúes Nuevo Menú hasta la barra de menúes
Agregar comandos a un menú Hacer clic en el menú para desplegarlo,
luego busque el comando ó botón en la
categoría correspondiente y arrástrelo hasta
la lista de submenúes.

Se puede cambiar los comandos y dibujos de los comandos, para ello debo:
 Tener abierto la opción personalizar
 Hacer clic con el botón derecho en el menú, sobre el botón que quiero cambiar y
aparecerá el menú contextual

Página 116 Gisella C. Mautino


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Describiremos las opciones del menú contextual:

 Restablecer:
 Eliminar: Para eliminar el botón.
 Nombre: Permite modificar el nombre; este cambio será visible solo cuando el
comando contenga su nombre al lado en la barra de herramientas.
 Copiar imagen del botón: permite copiar la imagen en el portapapeles y pegarla en
otra aplicación o programa.
 Pegar imagen del botón: Pega el contenido del portapapeles borrando la imagen
anterior del botón..
 Restablecer imagen del botón: restaura la imagen vieja del mismo.
 Modificar imagen del botón: aparece una ventanita que permite editar los botones.
 Cambiar imagen del botón: aparece una ventana con otros dibujos posibles para los
botones.
 Iniciar grupo: crea una marca que permite diferenciar un grupo a partir de este
botón.

Ejemplo: de la ventana expuesta anteriormente, si cambiamos el ícono de pegar


formato, por un hombre corriendo y tildamos la opción iniciar grupo se verá así:

Siguiendo con el menú herramientas:

Opciones:

La pestaña VER permite elegir los elementos de la pantalla que deseo ver y gralmente.
Como deseo verlos.

Página 117 Gisella C. Mautino


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La pestaña CALCULAR: Permite personalizar la forma de realizar los cálculos.

La pestaña MODIFICAR establece la forma de modificar, copiar, pegar, y mover los


datos.

Página 118 Gisella C. Mautino


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La pestaña GENERAL permite modificar la configuración gral. del programa, cosas


tales como:
 El tamaño y tipo de letra que utilizará
 Tipos de referencias a celdas
 Activar Protección antivirus en los archivos a abrir
 Agregar sonidos a las ventas informativas que aparezcan
 El número de archivos usados recientemente que aparecerán en la parte inferior del
menú archivo.
 Nombre del usuario del programa, este nombre aparecerá automáticamente en los
comentarios que inserte en las celdas de la hoja.

Pestaña TRANSICION: Este menú es útil principalmente si trabajó anteriormente o


trabaja con archivos en Lotus 1-2-3, pues ayuda a efectuar la transición entre hojas
hechas en otras planillas de cálculo y Excel.

Página 119 Gisella C. Mautino


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Pestaña LISTAS PERSONALIZADAS: Permite crear listas que servirán para efectuar
el llenado en series de celdas.

Pestaña GRAFICO: Permite configurar la presentación de un gráfico activo.

Página 120 Gisella C. Mautino


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Pestaña COLOR: Permite modificar la paleta de colores estándar.

Se invita a los participantes a


probar las distintas opciones del
menú herramientas, para
trabajar más cómodos y
Aprender!!!

Página 121 Gisella C. Mautino


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Continuando con el menú herramientas:

Auditoría:

Esta herramienta me muestra el contenido de una fórmula y a qué hace referencia la


misma, por medio de una serie de flecha que me orientan para poder encontrar errores.

Algunos conceptos importantes para comprender esta herramienta:

Celdas Precedentes: Son las celdas a las que hago referencia en la fórmula, aunque
queden físicamente después de la celda que contiene la fórmula. Por ejemplo B4 es
precedente de la celda B2.

Celda Dependiente: Es inversa a la anterior, una celda es dependiente de otra cuando la


última hace referencia a la primera. Por ejemplo: B2 es dependiente de B4.

Barra de herramientas de auditoría: para activarla se elige la correspondiente opción del


menú: HERRAMIENTAS  AUDITORIA  Mostrar Barra de Auditoría.

Comentarios de las Flechas de auditoría que indican


fórmulas contenidas en precedencia o dependencia
las celdas

Barra de Herramientas de Auditoría

En la ventana podemos ver distintas flechas de auditoría (en azul), cuya


correspondencia se describe a continuación:

 Se activaron todos los niveles precedentes y dependientes de la celda B6.


 Las flechas que llegan a B6 indican precedentes. Los directos son B4 y D6.
 Los indirectos con D4 y E4.
 Las flechas que salen de B6 señalan dependientes. En este caso, el único es B2.

Página 122 Gisella C. Mautino


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BARRA DE HERRAMIENTAS DE AUDITORIA

Quita las flechas de Quita las flechas de


un nivel de un nivel de Quitar los círculos
precedencia dependencia Insertar comentario de validación

Rastrea un nivel Rastrea un nivel Quitar Rastrear Si validó las celdas,


adicional de celdas adicional de celdas todas las Error rodea con rojo aquellas
precedentes dependientes flechas cuyos valores no
coincidan con las
condiciones
especificadas.

Página 123 Gisella C. Mautino


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MENU DATOS

Ordenar…

1. Primero debo seleccionar las celdas a ordenar, entonces se verán pintadas.


2. Elegir el menú DATOS  Ordenar y aparecerá el siguiente cuadro:

Columna por la que quiero


ordenar primero

Columna por la que quiero


ordenar en segundo lugar, o Indica si las celdas
sea si se repite algún número seleccionadas contienen
en la primera columna encabezamiento

Columna por la que quiero


ordenar en tercer lugar si hay
coincidencias entre la 1° y 2°

Página 124 Gisella C. Mautino


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Filtro

Esta opción me permite en una serie extensa de datos, visualizar un subconjunto de filas
que cumplan con determinado criterio/s seleccionado/s. Para aplicar esta herramienta:

1. Seleccionar la/s columna/s con los datos a filtrar.


2. En el menú datos seleccionar “filtro”, y hago clic en “autofiltro” . Aparecerán la/s
columna/s seleccionadas con una flecha (o triángulo invertido), como se muestra a
continuación:
Indican que la opción autofiltro está activa

Haciendo clic en la flecha de la columna , aparecerán distintos criterios de visualización


de los datos.

Lista que se despliega con los posibles criterios


para mostrar los datos de esta columna

Página 125 Gisella C. Mautino


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Si elijo la Opción Tartagal de la lista desplegable que tenía, aparecerá solo la fila que
contiene Tartagal en esa columna, y aparecerá la flechita del autofiltro y el n° de la fila
en azul, no en negro. También se actualizan los gráficos para el rango filtrado.

Otras opciones muy útiles son las siguientes:

Las diez más ….


Personalizar…

Mostrar Todo debo elegir esta opción, cuando ya no necesite ver los datos filtrados, y
desee ver todas las filas. También puedo ver todo con la opción del menú desplegable.

Las Diez más…


Permite mostrar solo las filas superiores o inferiores de la lista de datos a presentar.
Aparecerá la siguiente ventana:

Página 126 Gisella C. Mautino


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Me muestra los elementos Cantidad de elementos o


inferiores dentro de la tabla porcentajes (superiores o
inferiores) de la tabla que
mostrará.

Si bien el título es “las diez más” se puede seleccionar un número mayor o menor de 10
datos.
En la pantalla anterior quiero mostrar los tres elementos inferiores de la tabla, que queda
como podemos apreciar arriba de la ventana, también se actualizan los gráficos
vinculados a la tabla original.

Autofiltro Personalizado…

Permite filtrar los datos a gusto, y siguiendo criterios de comparación distintos al


operador “igual a”, por ejemplo que los datos sean mayores, iguales, menores, etc, que
un valor, simplemente debo hacer clic en las respectivas flechitas a la derecha y elegir
una condición y un valor.

Si deseo que además de una condición, cumpla otra condición simultáneamente activo o
hago clic sobre la casilla Y
Si pretendo que cumpla una condición o bien la otra activo la casilla O.
Luego lleno la segunda condición que se va a cumplir junto con la primera o como una
alternativa a la misma.

Página 127 Gisella C. Mautino


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Formulario…

Para manejar de una manera más gráfica e interactiva las tablas de datos, puedo utilizar
formularios, para ello, debo contar con una tabla que tenga una fila con encabezados y
posteriormente los datos.

Algunos conceptos importantes a saber para trabajar con formularios:

Base de Datos: es un archivo de informaciones, que está compuesto de columnas y


filas. Cada columna es un tipo distinto de dato, y cada fila es un conjunto de datos
correspondientes al mismo ítem.

Registro: Es un conjunto de datos sobre un ítem, o fila de nuestra tabla.

Ejemplo:

Depósito Enero Febrero Marzo


Perico 254668 225463 654654
Ledesma 201654 231555 544885
Orán 654532 654663 545665
Tartagal 564521 654564 545456
San Pedro 654654 546544 546632

Para activar un formulario y trabajar en él, debo:


1. Activar alguna celda dentro de la tabla.
2. Ir al menú DATOS  FORMULARIO
3. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

Tabla de datos con una


fila de encabezado Nombre de la hoja que
contiene la tabla

Insertan o Eliminan
respectivamente un
nuevo registro
Deshacen la última
acción

Muestran el registro
anterior o el siguiente

Para moverse a través de los registros


Al presionarlo Permitirá ingresar ciertas
condiciones, para ver solo los registros que
las cumplan.

Página 128 Gisella C. Mautino


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Subtotales:
En una lista extensa de datos numéricos, permite calcular subtotales siguiendo
determinado criterio. Para ello debo:
1. Ordenar la lista por la columna cuyos subtotales deseo calcular.
2. Hago clic en una celda de la lista
3. En el menú “datos” hago clic en “Subtotales”.
Tabla de Trabajo
Ventana con las opciones
de Subtotales

4. En el cuadro “para cambio en”, hago clic en la columna que contenga los grupos
cuyos subtotales deseo calcular. Deberá ser la misma columna por la que he
ordenado la lista en el paso 1.

5. En el cuadro “Usar Función”, selecciono la función que deseo emplear para calcular
los subtotales.

6. En el cuadro “Agregar subtotal a “ activos las casillas correspondientes o las


columnas que contengan los valores cuyos subtotales deso extraer.

Automáticamente Excel calcula los subtotales especificados mostrando en el margen


izquierdo de la pantalla 3 niveles de la tabla.
 En el nivel 1 muestra el total general.
 En el nivel 2 muestra los subtotales obtenidos.
 En el nivel 3 muestra todos los datos y los subtotales.

Página 129 Gisella C. Mautino


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Ejemplo:

Tabla original:

Depósito Producto Cantidad


Jujuy CC 3213
Jujuy SP 1010
Jujuy FN 1523
Ledesma CC 2525
Ledesma SP 1010
Ledesma FN 213
Perico CC 1254
Perico SP 2023
Perico FN 154

Ordenando y totalizando por producto, obtenemos:

Tabla resultante de Nivel 3

Depósito Producto Cantidad


Jujuy CC 3213
Ledesma CC 2525
Perico CC 1254
Total CC 6992
Jujuy FN 1523
Ledesma FN 213
Perico FN 154
Total FN 1890
Jujuy SP 1010
Ledesma SP 1010
Perico SP 2023
Total SP 4043
Total general 12925

Tabla resultante de Nivel 2

Depósito Producto Cantidad


Total CC 6992
Total FN 1890
Total SP 4043
Total 12925
general

Tabla resultante Nivel 1

Depósito Producto Cantidad


Total 12925
general

Página 130 Gisella C. Mautino


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Validación:

Al ingresar muchos datos en una planilla, podemos llegar a cometer errores. La


validación es una herramienta tendiente a reducir o bien evitar esos errores. Veamos
como validar los datos:

 Primero elegir las celdas donde voy a ingresar datos, que quiero controlar.
 Voy al menú DATOS  VALIDACION, y aparecerá una pantalla en la cual está
por defecto CUALQUIER VALOR, por eso se puede ingresar cualquier tipo de
valor cuando escribo en una celda.

A continuación, se verá una pantalla ejemplo, con la lista de criterios de validación


desplegada, para que podamos observar algunos de ellos, y como es la organización de
la ventana.

Distintas formas o criterios para validar los datos

Lugar seleccionado
donde voy a ingresar
los datos a validar

Página 131 Gisella C. Mautino


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Dependiendo del criterio de validación seleccionado, aparecerá debajo del cuadro de


lista en la opción “permitir”, una serie de cuadros u opciones a completar, para definir
por completo el criterio seleccionado.

Veamos algunos de los criterios en detalle:

 Número Entero: (similar a Número Decimal, y Fecha y Hora).

Criterio Gral. por el cual voy a validar

Indican el conjunto de condiciones


que se deben cumplir para ese criterio

 Lista:

Supongamos el siguiente ejemplo:


Lista de Valores posibles para
Grupo de celdas donde debo las celdas de la columna
introducir los datos validados producto

Página 132 Gisella C. Mautino


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Para este ejemplo debo seleccionar primero la columna a validar (producto).


Luego voy a Datos  Validación, y aparecerá la ventana donde elegiré el criterio lista:

Luego voy a proceder a especificar el origen o donde esta la lista de valores que puede
tomar la columna seleccionada.

Botón para
achicar o
agrandar la
pantalla

Una vez seleccionado el rango de la lista, presiono aceptar.

Página 133 Gisella C. Mautino


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Cada vez que me posicione en una celda de la columna Producto, aparecerá una flechita
indicando que hay una lista desplegable, si hago clic sobre ella y se desplegará un
conjunto de valores entre los cuales podré elegir el deseado. También puedo ingresarlo
manualmente sin la lista, y cuando cometa un error, aparecerá un mensaje avisándome.

Excel también proporciona la Posibilidad de Configurar mensajes que aparecerán para


guiarme cuando ingrese datos o cuando cometa un error ellos son:

Título del mensaje

Contenido del
mensaje

Configuración del mensaje que saldrá en caso de cometer un error:

Título del
mensaje de error

Información que
Para elegir el contendrá el
estilo del mensaje
mensaje:
* Límite
* Advertencia
* Información

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Tabla:

Trabajo Con Tablas – conceptos importantes

Una “Tabla de Datos” es un rango de celdas que muestra como afecta el cambio de
algunos valores de las fórmulas, o los resultados de las mismas.

Tabla de simple entrada o de un solo valor que varía: con una tabla de simple entrada se
puede analizar como varía el resultado de una fórmula si varío uno de sus parámetros o
datos de entrada.

Para aclarar este concepto, veremos un ejemplo, analizaremos cómo varía el pago de un
préstamo si variamos las tasas de interés, esto se puede realizar con una tabla de simple
entrada, la entrada simple que haremos variar para analizar el resultado será el Interés.

Los pasos para hacer este


análisis son:
 Introduzca una lista con los
parámetros a variar debajo y
a la izquierda del último
resultado.
 Luego seleccione el rango
 Elegir el menú DATOS
TABLA aparecerá
 Marque la celda que fue
utilizada originalmente en la
función.
 Acepte y obtendrá la planilla
completa

Página 135 Gisella C. Mautino


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Análisis de Préstamos Hipotecarios


Tasa de Interés 9%
Plazo (en Meses) 240
Importe del Préstamo $ 60.000

$ 540
8,0% $ 501,86
8,5% $ 520,69
9,0% $ 539,84
9,5% $ 559,28
10,0% $ 579,01

TABLAS DE DOS ENTRADAS:

En ocasiones Ud. querrá conocer el comportamiento de algún dato de acuerdo con la


variación de dos parámetros en vez de uno; estos podrían ser el interés y la cantidad de
cuotas o plazo.

1. Ingrese en una fila los


valores de uno de los
parámetros a variar,
(Plazo)
2. Ingrese en una
columna los valores
del otro parámetro a
variar (interés)
3. La celda en la que se
basa la tabla que
contiene la fórmula
debe estar en la
intersección de la fila
y la columna de
parámetros que varían
4. Seleccione el rango.
5. Seleccione DATOS
 TABLA

6. En Celda de Entrada (FILA): coloque el parámetro que


variará en las filas (Plazo inicial).
7. En la celda Entrada de (COLUMNA): coloque el
parámetro que variará en las columnas (interés inicial)

Al aceptar obtendrá la tabla completa

$ 539,84 120 180 240 300 360


8,0% $ 728,0 $ 573,4 $ 501,9 $ 463,1 $ 440,3
8,5% $ 743,9 $ 590,8 $ 520,7 $ 483,1 $ 461,3
9,0% $ 760,1 $ 608,6 $ 539,8 $ 503,5 $ 482,8
9,5% $ 776,4 $ 626,5 $ 559,3 $ 524,2 $ 504,5
10,0% $ 792,9 $ 644,8 $ 579,0 $ 545,2 $ 526,5

Página 136 Gisella C. Mautino


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Edite una Tabla de Datos:

Al pretender cambiar los datos de la tabla debo tener en cuenta:


Si cambio estas celdas
cambiará el resultado de la
fórmula en B36

Si cambio las
celdas de esta fila
se recalcularán los
datos inferiores

Si cambio las celdas de esta


columna se recalcularán los No es posible modificar directamente el
datos inferiores contenido de estas celdas, dado que su
valor depende de otras

IMPORTAR TEXTO DE OTRAS APLICACIONES

Es posible que Ud. tenga datos correspondientes a una tabla pero creados en Word, o el
Bloc de Notas, que tengan separadas las columnas por espacios en blanco o
tabulaciones, etc.

Si Ud. Quiere trabajar esas tablas o bases de datos en Excel hay una herramienta que lo
permite, veamos como:

1. Vaya a la aplicación que contiene los datos a importar.


2. Seleccione en el menú Edición y elija copiar.
3. Regrese a Excel y pegue los datos, generalmente todo el texto se pegará en una
columna y deberé organizarlo, para ello:.
4. Vaya al menú Datos  Texto En Columnas

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Aparecerá un Asistente para convertir en texto en columnas, que nos guiará:

Texto pegado, observe que se


pega en una sola columna

Elija la casilla correspondiente,


teniendo en cuenta que tipo de
caracteres separan las columnas

Luego presiono Siguiente y aparecerá el segundo paso del asistente que me permite
crear las columnas en cantidad y con el tamaño deseado, o bien indicar que datos deben
ir en una u otra columna, las instrucciones para trabajar se encuentran en la parte
superior de la ventana.

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Una vez que definí el tamaño y que va en cada columna, presiono siguiente.

Este paso del asistente me permitirá dar el formato deseado a cada columna, observar
que a la izquierda de la ventana aparecen observaciones sobre cada formato. Una vez
concluido este paso presionar terminar

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TABLAS DINAMICAS:

Cuando tengo planillas muy largas o extensas, puedo necesitar resumir o clarificar
estos datos de acuerdo a necesidades específicas, esto se puede realizar por medio de
tablas dinámicas, veamos cómo:

Primero: Preparar la tabla

 Cree una fila que contenga encabezados.


 Ingrese los registros en filas
 Si en una columna se repite información escríbala de manera idéntica.
 Compruebe que los formatos sean correctos.
 Elimine todo subtotal o filtro previo.

Segundo: Utilice el asistente

1. Primer paso: Permite especificar de dónde se van a extraer los datos, luego
presionar siguiente.

2. Segundo Paso: Muestra el rango de origen sugerido por Excel, si no está de acuerdo
Usted puede especificar un nuevo rango, y pulsar siguiente.

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3. Tercer Paso: es el principal paso, aquí se diseña como debe verse la tabla, se puede
arrastrar cada botón indicativo de una fila o columna de la tabla original a la tabla
dinámica, dependiendo de la organización que deseo para la table.

Un concepto útil es el de Campo de Página: cuando una sola tabla puede dar origen a
varios informes relacionados, por ejemplo un mismo informe para cada día del mes, la
tabla se comportará como una pila de hojas. Cada una de ellas será uno de los informes.
El campo de página permite ver una lista desplegable con distinto componentes, para
elegir una hoja de la pila. Es decir, actúa como una forma rápida de acceder a
determinado informe en la pila.

Presentaremos los campos de la tabla y como la diseñamos a través de un ejemplo:

Datos de Origen:

DIA Depósito CC FN SP
25/11/99 Perico 37.825 36.745 35.555
26/11/99 Ledesma 51.752 50.879 50.555
30/11/99 Orán 51.524 50.568 50.444
30/11/99 Jujuy 37.392 26.587 25.999
01/12/99 Perico 66.636 66.062 65.999
02/12/99 San Pedro 38.625 36.035 35.005

El asistente se verá como en la ventana siguiente, en la cual ya hemos arrastrado


algunos de los botones a la derecha, hacia los sectores correspondientes, según la
función que cumplirán en la tabla:

Arrastrar aquí los rótulos o botones, que se refieren


a los datos que voy a analizar con respecto a los
especificados o puestos en el sector FILA

El Campo Día
Botones
se utilizará
indicativos de
como Campo los campos de
de Página fila o columna
(encabezados
de fila o
columna)

Rótulos a analizar, en este caso Sección de DATOS Rótulos de los datos


se analizarán los datos por el cuantitativos a
rótulo Depósito totalizar.

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Si deseo modificar la forma de operar con los datos: generalmente la operación que
se realiza con los datos a totalizar es una suma, existen otras posibilidades, para verlas y
especificar otra debemos:
Hacer doble clic sobre el rótulo arrastrado en el paso 3 del asistente, dentro de la
sección DATOS. Aparecerá entonces una ventana como esta:

Nombre del
campo en la tabla
dinámica, se
puede cambiar

Permite
establecer un
formato (número,
Permite moneda, etc.)
especificar una
operación sobre
los datos

4. Paso Cuatro: Permite especificar donde quiero la tabla dinámica, si en una hoja de
cálculo nueva, o en una existente.

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Finalmente la tabla origen, quedará como la siguiente tabla dinámica:

Campo de Página, similar a un índice gracias al cual accedo al informe


que vemos abajo. Debo hacer clic en la flechita.

Informe que se construye para el


Campo de Página Elegido, por
ejemplo, por día.

Barra de Herramientas de la tabla


dinámica

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Sirve para seleccionar


distintas partes de la
tabla

Se desplegará un submenú con distintas opciones, la más útil es  Campo Calculado,


a continuación se describen las opciones que aparecerán al elegir esta opción.

Nombre del nuevo


campo

Introducir la fórmula
relacionada, que
calculará el nuevo
campo

Luego presionar
aceptar

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Opción Campo: Esta opción permite modificar el nombre de los campos existentes, la
operación que éstos realizan, eliminar campos, darle formato al número que presentan
los mismos, etc.

Modifica el nombre
del campo, Para eliminar el
seleccionado en campo que se
azul encuentre
seleccionado en
azul.
Para dar formato al
número que
presenta el campo
seleccionado

Al hacer clic en
Opciones >>,
aparecerá

Esta parte de la ventana nos permite mostrar los datos de distintas formas, al hacer clic
en el cuadro de lista desplegable (flechita hacia abajo), aparecerán las siguientes
opciones:

Nos permite elegir como queremos que


se visualicen los datos, como
promedio, %, etc. de los campos que se
ven en la siguiente ventana

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Este conjunto de opciones indican


que el campo Suma de SP, se
verá como % del depósito Jujuy

Quedará la siguiente tabla:

Campos que se
modificaron

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Conozcamos la Barra de Herramientas Dinámica:

Botón Descripción
Abre el asistente de tablas dinámicas para rediseñar su tabla activa

Presenta opciones que le permitirán modificar opciones del campo seleccionado

Crea una nueva hoja de cálculo con cada una de las páginas pertenecientes al campo
de página.
Separa un grupo de elementos en sus componentes individuales.

Agrupa elementos por categorías resumiéndolos; por ejemplo de datos de días crea
un informe mensual.
Oculta las filas o columnas de detalle de una celda de resumen que esté
seleccionada.
Restablece las filas o columnas de detalle de una celda de resumen que estén
seleccionadas
Actualiza los datos de la tabla, haga clic aquí cada vez que se modifiquen los datos
de origen
Permite, al hacer clic en un rótulo de campo, seleccionar los rótulos asociados a
éste, pero no los datos.
Determina, que al hacer clic en un rótulo de campo, queden seleccionados los datos
asociados, pero no los rótulos.
Al hacer clic en el rótulo de campo, selecciona tanto los rótulos como los datos
asociados.

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VINCULOS E HIPERVINCULOS

A través de los vínculos e hipervínculos Ud. Podrá acceder a la última versión


actualizada de los datos, cosa que no ocurre si copiamos y pegamos datos, o si
insertamos una imagen.

VINCULOS: si se establece un vinculo entre un origen y un lugar de destino, cada


vez que modifique los datos en el primero se actualizarán automáticamente los
ubicados en el segundo.

HIPERVINCULOS:
Por medio de un clic se puede acceder a la última actualización de los datos de origen.
Los hipervínculos permiten a acceder a información ubicada en cualquier sitio, en el
mismo archivo, en otro archivo, en Internet o en la intranet de su empresa.

Algunos conceptos útiles de Internet:

INTERNET: Es una red abierta formada por muchas computadoras, y por redes más
pequeñas. La información que contiene es accesible a todo el mundo, y desde cualquier
ubicación geográfica.

Uno de los principales componentes de Internet es World Wide Web, o “Telaraña a lo


ancho del mundo” WWW. La información aquí se presenta como páginas Web, que
contienen hipervínculos e integran texto, sonido y otros elementos. Estas páginas tienen
formato HTML.

Formato HTML (Significa Lenguaje de marcas de hipertexto). Es un sistema especial


para que los archivos puedan cumplir con las exigencias de la WWW, Estas páginas
son interpretadas o manejadas en Internet por aplicaciones (o programas) llamados
Navegadores. Por ejemplo: Internet Explorer.

Dirección URL Las páginas Web se identifican mediante su dirección URL, o


localizador uniforme de recursos. Esta se compone de varias partes:

http://www.coca-cola.com.ar

http: indica el tipo de protocolo (formato o lenguaje) que se está utilizando,.


www: World Wide Web.
Coca-Cola: nombre del dominio o de la página .
Com: Indica el tipo de dominio, por ejemplo:
 Edu: educativo.
 Gov: gubernamental.
 Org: organizaciones de otro tipo.

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ar: Los dos últimos caracteres son la abreviatura del país donde está alojada la página.
Si el país es Estados Unidos se omiten.

INTRANET:
Es un tipo especial de Web, pero es local. Las empresas y organizaciones pueden
compartir información confidencial a través de intranets, pues una intranet es cerrada. El
acceso está restringido, solo pueden acceder integrantes de la entidad.
La forma de acceso a una Internet y a una Intranet, es la misma. Estas solo difieren en el
ámbito que abarcan, mundial o local.

Nota: Los hipervínculos y las páginas Web, se verán como texto subrayado y en color
azul.

COMO CREAR HIPERVÍNCULOS:

Ubicarse sobre la celda, dibujo, etc, que queremos que nos vincule a otra ubicación.
 Elegir el menú Insertar  Hipervínculo
 También puede hacer clic en la barra de herramientas en el botón:
 O presione las teclas rápidas: ALT + CTRL + K.

Aparecerá esta ventana:

Escribir acá la dirección URL a la que queremos que nos lleve el


vínculos, por ej.: http://www.coca-cola.com.ar.
También podemos escribir el nombre del documento dentro de su
máquina, o dentro de otra máquina de la red de su empresa. Si no
recuerda la ubicación exacta el botón Examinar… le permitirá
buscarla.

Puede especificar un posición dentro de un


documento de Office, tal como un encabezado de
Word, un título de diapositiva de Power Point,
una de una hoja de cálculo de Excel, etc.

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Veamos un ejemplo:
Supongamos que queremos que el vínculo no lleve a un archivo Prueba.xls, que
buscamos y elegimos a través de la opción Examinar…

Supongamos que dentro del archivo


queremos poner la referencia en la hoja 1, y
en la celda A1 dentro de esa hoja, esto se
logra haciendo clic en examinar y eligiendo
las opciones dentro de la ventana que se
desplegará.

Al hacer clic en aceptar, se escribirá automáticamente el vínculo en el cuadro

Al hacer clic sobre aceptar, se insertará en el lugar donde estábamos ubicados el


hipervínculo:

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D:\QAO\JUJUY\Cursos-traducc\Curso Excel\prueba.xls - Hoja1!A1

Al hacer clic sobre un vínculo, accederemos a la página o documento al que éste nos
lleve, y si desde éste documento hacemos un clic sobre otro hipervínculo, accederemos
a otro documento o página. El orden en el que accedemos a estos, queda registrado
podré moverme o ir hacia atrás o adelante dentro de ese orden con la ayuda de la Barra
de herramientas Web.

Partes de La barra de herramientas Web.

Detiene la Abre la
carga de la página que le Presentará un
página o permitirá submenú que
Muestra el documento buscar se describe a
documento vinculado información continuación
posterior en Internet.

Vuelve a
cargar la Abre la
página página de Permite Oculta o Si escribe el
inicio agregar el muestra las nombre o una
sitio o página otra barras de dirección
Muestra el actual a los herramientas URL , y
documento favoritos, presiona
anterior para acceder enter, éste se
rápidamente abrirá
al mismo

Si persiona Ir aparecerá el siguinete menú

Este submenú permite:


 Abrir una dirección o documento
 Navegar hacia atrás o adelante
 Establecer la página actual como página de
inicio
 Conectarme a Internet y buscar en la Web
 Ir a la página inicial
 Establecer la página que se abrirá cuando
quiera buscar algo
 Ver la lista de documentos visitadoss
recientemente

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INDICE:
Qué es excel y cómo accedo al mismo: ........................................................................................................ 4
Referencias y rangos: ................................................................................................................................... 6
Modulo especial: fórmulas, funciones y algo de lógica.............................................................................. 69
Mover un grupo de celdas: ......................................................................................................................... 28
Teclas rápidas…………………….…………………………………...…………………………………………………………..30
Botones de formato: ................................................................................................................................... 64
CERRAR VENTANA ................................................................................................................................ 41
Como Dibujar en Excel: ........................................................................................................................... 61
COMO ESCRIBIR: ................................................................................................................................... 7
Como insertar un Word Art:................................................................................................................... 63
COMO SELECIONAR .............................................................................................................................. 24
Conceptos Fundamentales Necesarios: ..................................................................................................... 5
CONCEPTOS ÚTILES ADICIONALES............................................................................................... 27
Conociendo el Teclado: ............................................................................................................................. 2
CONOCIENDO LA PANTALLA DE EXCEL .......................................................................................... 5
CONOCIENDO LOS MENUES .................................................................................................................. 9
COPIAR UNA CELDA O UN GRUPO DE CELDAS CON EL MOUSE................................................ 28
Desplazamientos: ........................................................................................................................................ 7
EDITAR O MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA .............................................................. 27
Formas de seleccionar elementos: ............................................................................................................. 6
INTRODUCCION: .................................................................................................................................... 1
MENU ARCHIVO
ABRIR .................................................................................................................................................... 11
AREA DE IMPRESION ........................................................................................................................ 18
CERRAR ................................................................................................................................................ 11
CONFIGURAR PAGINA ...................................................................................................................... 13
GUARDAR ............................................................................................................................................ 12
GUARDAR COMO ............................................................................................................................... 12
NUEVO .................................................................................................................................................. 10
MENÚ ARCHIVO
Imprimir ................................................................................................................................................. 20
Salir ........................................................................................................................................................ 20
Vista Preliminar ...................................................................................................................................... 19
MENU AYUDA ......................................................................................................................................... 45
MENU CONTEXTUAL: ......................................................................................................................... 27
MENU DATOS .................................................................................................................................... 124
FORMULARIO.................................................................................................................................... 128
SUBTOTALES .................................................................................................................................... 129
TABLA................................................................................................................................................. 135
TABLAS DINAMICAS ....................................................................................................................... 140
TEXTO EN COLUMNAS ................................................................................................................... 137
VALIDACION ..................................................................................................................................... 131
MENU EDICION
COPIAR-CORTAR-PEGAR.................................................................................................................. 21
IR A ........................................................................................................................................................ 30
MOVER O COPIAR HOJA ................................................................................................................... 28
PEGADO ESPECIAL ............................................................................................................................ 22
REEMPLAZAR ..................................................................................................................................... 29
MENÚ EDICION
bORRAR ................................................................................................................................................ 26
Buscar ..................................................................................................................................................... 29
ELIMINAR ............................................................................................................................................ 26
Mover o Copiar Hoja .............................................................................................................................. 28
pEGADO ESPECIAL ............................................................................................................................ 25
rELLENAR ............................................................................................................................................ 25
Vínculos ................................................................................................................................................. 30

Página 152 Gisella C. Mautino


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MENU FORMATO ............................................................................................................................... 98


AUTOFORMATO ............................................................................................................................... 110
CELDAS .............................................................................................................................................. 100
COLUMNA .......................................................................................................................................... 109
ESTILO ................................................................................................................................................ 111
FILA ..................................................................................................................................................... 109
FORMATO CONDICIONAL .............................................................................................................. 110
HOJA .................................................................................................................................................... 109
PROTEGER INFORMACION ............................................................................................................ 106
TECLAS RAPIDAS ............................................................................................................................... 99
MENU HERRAMIENTAS ............................................................................................................... 113
AUDITORIA ........................................................................................................................................ 122
AUTOCORRECION ............................................................................................................................ 114
FILTRO ................................................................................................................................................ 125
OPCIONES .......................................................................................................................................... 117
ORDENAR ........................................................................................................................................... 124
ORTOGRAFIA .................................................................................................................................... 113
PERSONALIZAR ................................................................................................................................ 115
MENU INSERTAR .............................................................................................................................. 48
CELDAS ................................................................................................................................................ 48
COMENTARIO ..................................................................................................................................... 66
FILAS-COLUMNAS-HOJAS DE CALCULO...................................................................................... 48
FUNCION .............................................................................................................................................. 73
GRAFICO .............................................................................................................................................. 48
INSERTAR IMAGENES PREDISEÑADAS ........................................................................................ 67
INSERTAR-MODIFICAR-ELIMINAR COMENTARIO ..................................................................... 66
NOMBRE ............................................................................................................................................... 65
OBJETOS ............................................................................................................................................... 68
SALTO DE PAGINA ............................................................................................................................. 65
MENU VENTANA
INMOVILIZAR PANELES ................................................................................................................... 43
MOSTRAR ............................................................................................................................................. 41
MOVILIZAR PANALES ....................................................................................................................... 43
NUEVA VENTANA .............................................................................................................................. 37
OCULTAR ............................................................................................................................................. 41
ORGANIZAR ........................................................................................................................................ 37
QUITAR DIVISION .............................................................................................................................. 43
MENU VER
BARRA DE HERRAMIENTAS ............................................................................................................ 34
COMENTARIOS ................................................................................................................................... 35
ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA .................................................................................................... 35
NORMAL............................................................................................................................................... 33
PANTALLA COMPLETA .................................................................................................................... 36
VISTA PREVIA DEL SALTO DE PAGINA ........................................................................................ 33
ZOOM .................................................................................................................................................... 36
Modulo especial: Fórmulas, Funciones y Algo de Lógica ......................................................................... 69
MOVER UN GRUPO DE CELDAS:...................................................................................................... 28
Qué es Excel y cómo accedo al mismo: ..................................................................................................... 4
Referencias y Rangos: ................................................................................................................................ 6
TECLAS RAPIDAS ................................................................................................................................... 30
VINCULOS E HIPERVINCULOS ....................................................................................................... 148

BIBLIOGRAFIA:

Excel 97 – Fácil de Aprender – Lic. Marta Beatriz Martins Carrizo.


Todo el MS-EXCEL para Windows – Gabriel Strizinec.
Curso de Excel 97 - Zepesky/Baldassi/Acosta

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