12circuitul Documentelor Financiar Contabile

Procedura operațională
privind circuitul documentelor financiar-contabile

COD P.O. ...
Entitatea publică ………….. Aprob,

Departamentul (Direcţia) …...
Ministru/ Președinte/ Director general/ Director
… (Conducătorul entităţii publice sau, după caz,
persoana desemnată în conformitate cu
procedura proprie)
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ PRIVIND

CIRCUITUL DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
Cod: P.O. ...

Ediţia ...
Revizia ...
Data aprobării procedurii ...
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
Nr. Elemente privind Numele şi Funcţia Data Semnătura

crt. responsabilii/operaţiunea prenumele
1 2 3 4 5
1. Avizat Președintele Comisiei
de monitorizare
2. Verificat Director economic/

Şef serviciu …..
3. Elaborat Expert/Consilier/
Referent de
specialitate
Pagina 1 din 30
COD P.O. ...
2. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pagina
procedurii
operaționale
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, 1
după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
2. Cuprins 2
3. Scopul procedurii operaționale 3
4. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
5. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale
6. Definiții şi abrevieri
7. Descrierea procedurii operaționale
8. Responsabilități în derularea activităţii procedurale
9. Formular de evidență a modificărilor procedurii operaționale
10. Formular de analiză a procedurii operaționale
11. Formular de difuzare a procedurii operaționale
12. Diagramă de proces
Pagina 2 din 30
COD P.O. ...
3. Scopul procedurii operaționale
3.1. Stabilește circuitul documentelor financiar-contabile, precum și numărul de exemplare necesar a fi

întocmit în cadrul ……. (se va scrie numele entităţii publice).
3.2. Dă asigurări cu privire la circuitul documentelor financiar-contabile și cu privire la numărul de

exemplare întocmite.
3.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.
3.4. Sprijină Curtea de Conturi și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare şi/sau control, iar pe
……..… (se va scrie funcția conducătorului entității publice) îl sprijină în luarea deciziei.
…………………………………………….................
3.n. Alte scopuri specifice procedurii operaționale.
Pagina 3 din 30
COD P.O. ...
4. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
4.1. Procedura operațională privind circuitul documentelor financiar-contabile se aplică tuturor

persoanelor care sunt implicate, prin atribuțiile stabilite în fişa postului, în întocmirea, aprobarea și
înregistrarea documentelor financiar-contabile din cadrul ……. (se va scrie denumirea entităţii publice).
4.2. În derularea activității de stabilire a circuitului documentelor financiar-contabile sunt implicate

următoarele persoane:
 din cadrul Compartimentului financiar-contabil, care întocmesc documentele financiar-contabile,
pe care le supun aprobării persoanelor autorizate;
 din cadrul conducerii ……. (se va scrie denumirea entităţii publice);
 .............................................................
4.3. Principalele activități derulate pentru stabilirea circuitului documentelor financiar-contabile sunt
următoarele:
 Identificarea documentelor financiar-contabile utilizate în cadrul ……. (se va scrie denumirea
entităţii publice);
 Stabilirea numărului de exemplare necesar a se întocmi pentru buna desfășurare a activității
financiar-contabile;
 Întocmirea graficului privind circuitului documentelor financiar-contabile;
 …………………………………...
4.4. Compartimentele furnizoare de date şi/sau care sunt implicate în stabilirea circuitului documentelor
financiar-contabile sunt:
 Conducătorul ……. (se va scrie denumirea entităţii publice);
 Compartimentul financiar-contabil;
 Alte compartimente de specialitate (care solicită fonduri pentru buna desfășurare a activității);
 .............................................................
Pagina 4 din 30
COD P.O. ...
5. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale
5.1. Reglementări internaționale

 Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția
persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera
circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind
protecția datelor);
 ................................................................
5.2. Legislaţie primară

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru
instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările și completările
ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile;
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi
organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările și
completările ulterioare;
 Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, cu
modificările și completările ulterioare;
5.3. Legislaţie secundară

 Ordonanța Guvernului nr. 119/999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
 Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului
intern managerial al entităţilor publice;
5.4. Alte reglementări interne ale entității publice

 Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea ......… (se va scrie denumirea entităţii publice);
 Instrucţiuni (se vor menţiona Instrucţiuni ale entităţii publice);
 Acte administrative emise de conducătorul entităţii publice (se vor menţiona Actele
administrative ale conducerii entităţii publice);
 Organigrama ............... (se va scrie denumirea entităţii publice);
 Fișele posturilor;
 ..................................
Pagina 5 din 30
COD P.O. ...
6. Definiții şi abrevieri
6.1. Definiții ale termenilor
Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul,

crt. actul care defineşte termenul
Circuitul documentelor Atestă derularea activității planificate, organizarea rațională a

financiar-contabile gestionării documentelor financiar-contabile de la
intrare/întocmire până la arhivarea lor, respectând
regulamentul de organizare și funcționare al entității publice
Consimțământ privind Acordul neviciat al persoanei vizate de a-i fi prelucrate datele

prelucrarea datelor cu caracter personal, care trebuie să fie întotdeauna expres şi
cu caracter personal neechivoc
Contabilitate Activitatea specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea,

gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor
proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea
derulată de către entitatea publică
Control intern managerial Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii

publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale,
în vederea asigurării administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma
„control intern managerial” subliniază responsabilitatea
tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor
proceselor interne desfășurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice
Datele cu caracter personal Orice informații privind o persoană fizică identificată sau
identificabilă numită „persoana vizată”; o persoană fizică
identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct
sau indirect, în special prin referire la un element de
identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date
de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai
multe, elemente specifice proprii identității sale fizice,
fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Documente financiar-contabile Documente justificative și documente contabile
Ediţie procedură Forma actuală a procedurii; ediţia unei proceduri se modifică

atunci când deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei
proceduri sau atunci când modificările din structura procedurii
Pagina 6 din 30
COD P.O. ...
depăşesc 50% din conţinutul reviziei anterioare.
Fişa postului Document care defineşte locul şi contribuţia postului în

atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale,
caracteristic atât individului, cât şi entităţii, şi care precizează
sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post.
În general, fişa postului cuprinde: denumirea postului,
obiectivele individuale, sarcinile, competenţele,
responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice
privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile
necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru
postul respectiv.
Prelucrarea datelor Operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu

cu caracter personal caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter
personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum
ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea,
stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea,
utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau
punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau
combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea
Procedură documentată Modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces,
editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile
documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri
operaţionale.
Procedură operaţională Procedură care descrie un proces sau o activitate care se

(procedură de lucru) desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entităţi
publice
Responsabilitate Obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire

atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere
juridică
Revizie procedură Acţiunea de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a

unor informaţii, date, componente ale unei ediţii a unei
proceduri, modificări ce implică, de regulă, sub 50% din
conţinutul procedurii
Resurse Totalitatea elementelor de natură fizică, umană,

informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca
strategiile să fie operaţionale
…. ……
Pagina 7 din 30
COD P.O. ...
6.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
1. P.O. Procedură operațională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. Av Avizare
5. A Aprobare
6. Ap Aplicare
7. Ah. Arhivare
7. Descrierea procedurii operaționale
Procedura vizează stabilirea unui set de reguli, operaţiuni unitare, responsabilităţi în procesul de
întocmire, utilizare și aprobare a documentelor financiar-contabile în cadrul …….. (se va scrie
denumirea entității publice).
Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii la …….. (se va scrie denumirea
entității publice) revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionarii entității
publice.
…....….. (se va scrie denumirea entității publice) organizează şi conduce contabilitatea, în

compartiment distinct, condus de către directorul economic/contabilul șef/altă persoană împuternicită să
îndeplinească această funcție.
............... (se va scrie funcția conducătorului compartimentului) trebuie să aibă studii economice
superioare şi răspunde împreună cu personalul din subordine de organizarea şi conducerea contabilităţii,
în condiţiile legii.
Şeful Compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa funcţia de conducere a

compartimentului şi care răspunde şi de activitatea de încasare a veniturilor şi de plată a cheltuielilor.
…….. (se va scrie denumirea entității publice) consemnează operaţiunile economico-financiare, în
momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (în
jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

 denumirea documentului;
 denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice
care întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este
cazul);
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii
economico-financiare.
Pagina 8 din 30
COD P.O. ...
În cuprinsul oricărui document emis de către …….. (se va scrie denumirea entității publice)
trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică,
codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document
justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în
vigoare. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea
persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea
şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele
justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a
datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
 denumirea entității;
 data întocmirii documentului contabil;
 felul, numărul și data documentului justificativ;
 sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
 conturile sintetice și analitice debitoare şi creditoare;
 semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea
procedee şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent înscriin-
du-se alături textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei
care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza
cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele
de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau
rămâne în carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a
valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului,
cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a

datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora.
Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac
modificări în fişiere sau în baza de date a entităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de
conducerea entităţii.
În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor

economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în
contabilitate utilizate de entităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se
Pagina 9 din 30
COD P.O. ...
simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi

aplicabil.
Înregistrările în contabilitate se fac prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată

a datelor sau manual.
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie
document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente
justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă.
În cazul operațiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative,
înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau
note de calcul, după caz.
În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate

prin care s-a efectuat stornarea operațiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează
documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după

data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate, și sistematic, în conturi sintetice și analitice, în
conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor
economice. Pentru operațiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există
obligaţia întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor
încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni,
cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de
contabilitate etc., după caz.
Având în vedere că în cadrul evidenței contabile pot fi prelucrate date cu caracter personal
referitoare la angajați și clienți, Compartimentul financiar-contabilitate din cadrul …….. (se va scrie
denumirea entității publice) va lua măsurile care se impun pentru protejarea acestor date.
Date cu caracter personal referitoare la angajați pot fi:
 numele și prenumele;
 data nașterii și domiciliul;
 codul personal de asigurări sociale (CPAS);
 datele din certificatele de concediu medical acordate, necesare pentru calcularea indemnizației
corespunzătoare; etc.
Documentele financiar-contabile (state de plata, dispoziții de plata etc.) care conțin date cu
caracter personal vor fi păstrate în mod securizat din punct de vedere fizic, în spații securizate, unde
accesul persoanelor neautorizate este limitat.
Pentru prelucrarea electronică a documentelor financiar-contabile care conțin date cu caracter

personal, documentele fizice vor fi scanate și stocate cu aplicație de criptare, atât la nivel de document,
cât și la nivel de folder de stocare, cu sprijinul Departamentului IT.
Stocarea se realizează în spații electronice de stocare, aflate la distanță. Încărcarea, stocarea și
accesarea documentelor financiar-contabile trebuie să se realizeze exclusiv prin transmisiune securizată.
Pagina 10 din 30
COD P.O. ...
8. Responsabilităţi în derularea activităţii procedurale
Nr. Compartimentul
crt. (postul)/acţiunea
I II III IV V VI …
(operaţiunea)
0 1 2 3 4 5 6
1. a E
2. b V
3. c A
4. d Av
5. e Ap
6. f Ah
9. Formular de evidență a modificărilor procedurii operaționale
Nr. Numărul şi data Numărul şi data Numărul paginii Descrierea Avizul

crt. ediţiei reviziei unde s-a efectuat modificării conducătorului
modificarea compartimentului
în cadrul căruia
s-a elaborat
procedura
1 2 3 4 5
1. Ediția I
2. Revizia 1/…….. Pag. ……. O.M.F.P. nr.

2.634/2015
3. Revizia 2/…….. Pag. ……. O.M.F.P. nr.

1.917/2005
4. Ediția II
……………..
5. Revizia 1/…….. Pag. ……. ………….
6. Revizia 2/…….. Pag. ……. ………….
7. Revizia n./…….. Pag. ……. ………….
Pagina 11 din 30
COD P.O. ...
10. Formular de analiză a procedurii operaționale
Nr. Compartimentul Numele şi Aviz favorabil/ Obs. Data Semnătura

crt. care exprimă prenumele Aviz nefavorabil aviz
punctul de vedere conducătorului/ nefavorabil
înlocuitorului
de drept al
acestuia
1 2 3 4 5 6
1. Compartimentul
financiar-contabil
2. Compartimentul
IT
3. Alte
compartimente
de specialitate
… .............
n. Comisia de
monitorizare
11. Formular de difuzare a procedurii operaționale
Nr. Compartiment Funcţia Numele şi Semnătura Data Data Data

crt. prenumele primirii retragerii intrării în
vigoare
1 2 3 4 5 6 7
1. Compartimentul
financiar-contabil
2. Compartimentul
IT
3. Alte
compartimente de
specialitate
….. ……………
n.. Comisia de
monitorizare
Pagina 12 din 30
COD P.O. ...
12. Diagrama de proces
12.1. Procedura
Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen** Riscuri

alocat*
I. IDENTIFICAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE UTILIZATE
1. Compartimentul Identifică documentele financiar-contabile utilizate în cadrul Nu sunt identificate

financiar- entității publice. toate documentele
contabil financiar-contabile.
II. STABILIREA NUMĂRULUI DE EXEMPLARE NECESARE PENTRU BUNA DESFĂȘURARE A ACTIVITĂȚII
1. Compartimentul Stabilește numărul de exemplare necesar a fi întocmit pentru Nu este stabilit

financiar- documentele financiar-contabile. numărul de
contabil exemplare necesar a
fi întocmit.
III. ÎNTOCMIREA GRAFICULUI PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
1. Compartimentul Stabilește circuitul documentelor financiar-contabile. Graficul privind

financiar- circuitul
contabil Întocmește Graficul privind circuitul documentelor documentelor
financiar-contabile. financiar-contabile
nu este întocmit şi
nu este difuzat.
Pagina 13 din 30
COD P.O. ...
Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen** Riscuri

alocat*
IV. APROBAREA GRAFICULUI PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
1. Conducătorul Analizează și aprobă Graficul privind circuitul documentelor Graficul privind

entității publice financiar-contabile. circuitul
documentelor
finaniar-contabile
nu este aprobat de
conducătorul
entității publice.
V. DIFUZAREA GRAFICULUI PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
1. Compartimentul Aduce la cunoștință compartimentelor/persoanelor implicate Graficul privind

financiar- Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile. circuitul
contabil documentelor
financiar-contabile
nu este difuzat
persoanelor
implicate.
* Timpul alocat operaţiunii este stabilit în funcţie de complexitatea activității.

** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte în funcţie de complexitatea activității.
Pagina 14 din 30
COD P.O. ...
12.2. Documente utilizate
12.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate

 Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile, care cuprinde toate documentele
financiar-contabile utilizate în cadrul …….. (se va scrie denumirea entității publice)
 …………………………………...
12.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

 Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile conține toate documentele financiar-
contabile utilizate în cadrul …….. (se va scrie denumirea entității publice), având rolul de a
stabili documentele financiar-contabile utilizate, numărul de exemplare întocmite, momentul
întocmirii, compartimentele responsabile pentru întocmirea, aprobarea și utilizarea documentelor
financiar-contabile.
 …………………………………...
12.2.3. Circuitul documentelor

 Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile este întocmit în cadrul
Compartimentului financiar-contabil și este adus la cunoștință tuturor persoanelor implicate în
întocmirea, aprobarea, utilizarea și înregistrarea în contabilitate a documentelor financiar-
contabile.
 …………………………………...
12.3. Resurse necesare
12.3.1. Resurse materiale

Resursele materiale necesare stabilirii și asigurării circuitului documentelor financiar-contabile sunt:
calculatoare personale, birourile, rechizite, ............... .
12.3.2. Resurse umane

Resursele umane necesare stabilirii și asigurării circuitului documentelor financiar-contabile sunt:
persoanele responsabilizate prin fișa postului cu această activitate, din cadrul …….. (se va trece
denumirea entității publice).
12.3.3. Resurse financiare

Resursele financiare necesare asigurării circuitului documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin
bugetul entității publice.
12.4. Modul de lucru
12.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pentru stabilirea circuitului documentelor financiar-contabile se va proceda la:
 Identificarea documentelor utilizate în cadrul …….. (se va scrie denumirea entității publice);
 Stabilirea numărului de exemplare necesare a fi întocmite, în funcție de activitatea derulată în
cadrul …….. (se va scrie denumirea entității publice);
 Stabilirea circuitului documentelor financiar-contabile;
 Întocmirea Graficului privind circuitul documentelor financiar-contabile;
 Aprobarea Graficului privind circuitul documentelor financiar-contabile;
Pagina 15 din 29
COD P.O. ...
 …………………………………...
12.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

 Întocmirea Graficului privind circuitul documentelor financiar-contabile;
 Aprobarea Graficului privind circuitul documentelor financiar-contabile;
 Difuzarea către persoanele implicate a Graficului privind circuitul documentelor financiar-
contabile;
 …………………………………...
12.4.3. Verificarea rezultatelor activității privind circuitul documentelor financiar-contabile

 Toate documentele financiar-contabile utilizate în cadrul…….. (se va scrie denumirea entității
publice) sunt cuprinse în Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile.
Pagina 16 din 29
COD P.O. ...
12.5. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr. Denumirea Elaborator Aprobă Număr de Difuzare Arhivare Alte

anexă anexei exemplare Loc Perioadă Elemente
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Act de
decizie
internă
pentru
aprobarea
Graficului
privind
circuitul
documentelor
financiar-
contabile
Pagina 17 din 29
COD P.O. ...
Anexa 1:
Act de decizie internă pentru aprobarea Graficului privind circuitul documentelor
financiar-contabile
……………………. (denumirea entității publice)
ORDIN / DECIZIE / DISPOZIŢIE / INSTRUCŢIUNE Nr. _____
……………………. (se va scrie funcţia conducătorului entității publice, de exemplu: Ministrul

finanțelor publice, Președintele ….., Primarul …., Directorul…….. etc.),
Având în vedere prevederile art. ... din H.G. nr. …/….. privind organizarea şi funcţionarea
Ministerului/Autorității/Primăriei/Spitalului (se vor trece prevederile legale din actul normativ care
reglementează organizarea şi funcţionarea entității publice în virtutea căruia conducătorul entității poate
emite acte administrative, cum ar fi: ordin, decizie, dispoziție, instrucţiuni etc.);
În temeiul prevederilor O.M.F.P. nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu
modificările și completările ulterioare;
Ținând seama de prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și
completările ulterioare;
Emite următorul/următoarea:
ORDIN / DECIZIE / DISPOZIŢIE / INSTRUCŢIUNE:
Art. 1 – Se aprobă Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile, prevăzut în

anexa care face parte integrantă din prezentul/prezenta ordin/decizie/dispoziție/instrucțiune.
Art. 2 – Prezentul/Prezenta ordin/decizie/dispoziție/instrucțiune va fi comunicat/comunicată

persoanelor implicate în activitatea financiar-contabilă.
Art. 3 – Persoanele implicate în activitatea financiar-contabilă vor duce la îndeplinire prevederile

prezentului/prezentei ordin/decizie/dispoziție/instrucțiune.
București Data:
Ministrul …/Preşedinte …/Primar …./Director,
Pagina 18 din 29
COD P.O. ...
Anexă la Ordin/Decizie/Instrucțiune nr. …………….. din data ………………
Entitatea publică ……………………………..
Graficul privind circuitul documentelor financiar-contabile
Nr. Denumire Număr Momentul Compartiment/ Circulă la Compartiment Obs.

crt. document*/ exemplare** întocmirii Persoana care arhivare
Cod document întocmește
documentul
I. REGISTRE DE CONTABILITATE
1. Registrul-jurnal Lunar, începând cu Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Cod 14-1-1 prima zi lucrătoare financiar- financiar-
a fiecărei luni contabilitate contabilitate
2. Registrul-inventar - La începutul Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Cod 14-1-2 activității; financiar- financiar-
- La sfârșitul contabilitate contabilitate
exercițiului
financiar;
- Cu ocazia
încetării activității
3. Cartea-mare Lunar, pe măsura Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Cod 14-1-3 înregistrărilor financiar- financiar-
operațiunilor contabilitate contabilitate
4. Cartea-mare (șah) Lunar, pe măsura Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Cod 14-1-3/a înregistrărilor financiar- financiar-
operațiunilor contabilitate contabilitate
Pagina 19 din 29
COD P.O. ...

documentul
II. MIJLOACE FIXE
5. Registrul Pe măsura intrării Compartimentul Nu circulă Compartimentul
numerelor de mijloacelor fixe financiar- financiar-
inventar contabilitate contabilitate
Cod 14-2-1
6. Fișa mijlocului fix Pe măsura intrării Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Cod 14-2-2 mijloacelor fixe financiar- financiar-
contabilitate contabilitate
7. Bon de mișcare a Mișcarea Compartimentul Persoana care Compartimentul
mijloacelor fixe mijlocului fix financiar- aprobă mișcarea financiar-
Cod 14-2-3/A contabilitate mijlocului fix contabilitate
8. Proces-verbal de La scoaterea din Comisia constituită - Persoana Compartimentul
scoatere din funcțiune a în scopul scoaterii autorizată financiar-
funcțiune a mijloacelor fixe din funcțiune a să scoată din contabilitate
mijloacelor fixe/ mijloacelor fixe funcțiune mijlocul
de declasare a unor fix;
bunuri materiale - Magazie;
Cod 14-2-3/aA - Compartimentul
financiar-
contabilitate
9. Proces-verbal de La data punerii în Comisia constituită - Persoanele care Compartimentul
recepție funcțiune a pentru recepție fac parte din financiar-
Cod 14-2-5 mijlocului fix comisie; contabilitate
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
Pagina 20 din 29
COD P.O. ...

documentul
recepție provizorie funcțiune a pentru recepția fac parte din financiar-
Cod 14-2-5/a mijlocului fix provizorie comisie; contabilitate
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
punere în funcțiune funcțiune a pentru punerea în fac parte din financiar-
Cod 14-2-5/b mijlocului fix funcțiune comisie; contabilitate
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR
12. Notă de recepție și La constatarea Comisia constituită - Comisia Compartimentul
constatare de diferențelor în pentru recepție constituită pentru financiar-
diferențe urma recepției recepție; contabilitate
Cod 14-3-1A - Compartimentul
financiar-
contabilitate
13. Bon de predare, La primirea Gestionarul - Magazie; Compartimentul
transfer, restituire materialelor în - Compartimentul financiar-
Cod 14-3-3A magazie financiar- contabilitate
contabilitate
14. Bon de consum La eliberarea Gestionarul - Magazie; Compartimentul
Cod 14-3-4A materialelor din - Compartimentul financiar-
magazie pentru financiar- contabilitate
Pagina 21 din 29
COD P.O. ...

documentul
consum contabilitate
15. Bon de consum La eliberarea Gestionarul - Magazie; Compartimentul
(colectiv) materialelor din - Compartimentul financiar-
Cod 14-3-4/aA magazie pentru financiar- contabilitate
consum contabilitate
16. Listă zilnică de La stabilirea Cantina entității - La persoana Compartimentul

alimente meniurilor zilnice publice autorizată să financiar-
Cod 14-3-4/dA aprobe eliberarea contabilitate
alimentelor;
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
17. Dispoziție La eliberarea din Gestionarul Compartimentul Compartimentul

de livrare magazie financiar- financiar-
Cod 14-3-5A contabilitate contabilitate
18. Aviz de însoțire La transferul Gestionarul - Gestiuni; Compartimentul

a mărfii mărfurilor - Compartimentul financiar-
Cod 14-3-6A financiar- contabilitate
contabilitate
19. Fișă de magazie La intrarea sau Gestionarul - Gestiuni; Compartimentul

Cod 14-3-8 ieșirea bunurilor - Compartimentul financiar-
materiale din financiar- contabilitate
Pagina 22 din 29
COD P.O. ...

documentul
gestiune contabilitate
20. Fișă de evidență La darea în Gestionarul Nu circulă Compartimentul

a materialelor de folosință a financiar-
natura obiectelor materialelor contabilitate
de inventar în de natura
folosință obiectelor de
Cod 14-3-9 inventar
21. Listă de La efectuarea Comisia de - Comisia de Compartimentul

inventariere operațiunii de inventariere inventariere; financiar-
Cod 14-3-12 inventariere - Gestionar; contabilitate
- Compartimentul
financiar-
contabilitate;
- Conducătorul
entității publice

Cod 14-3-12/b inventariere - Gestionar; contabilitate
- Compartimentul
financiar-
contabilitate;
- Conducătorul
entității publice
Pagina 23 din 29
COD P.O. ...

documentul
(pentru gestiuni inventariere - Gestionar; contabilitate
global-valorice) - Compartimentul
Cod 14-3-12/a financiar-
contabilitate;
- Conducătorul
entității publice
IV. MIJLOACE BĂNEȘTI ȘI DECONTĂRI
24. Chitanță La încasarea Casierul Compartimentul Compartimentul
Cod 14-4-1 sumelor în casierie financiar- financiar-
contabilitate contabilitate
25. Chitanță pentru La încasarea Casierul Compartimentul Compartimentul
operațiuni în valută valutei în casierie financiar- financiar-
Cod 14-4-1/a contabilitate contabilitate
26. Dispoziție de La plata/ încasarea Compartimentul - Persoana Compartimentul
plată/încasare numerarului financiar- autorizată financiar-
către casierie contabilitate să aprobe contabilitate
Cod 14-4-4 plata/încasarea;
- Casierie
27. Registrul de casă - Zilnic; Casierul Compartimentul Compartimentul
Cod 14-4-7A - Stabilirea soldului financiar- financiar-
de casă la sfârșitul contabilitate contabilitate
fiecărei zile
Cod 14-4-7/bA - Stabilirea soldului financiar- financiar-
Pagina 24 din 29
COD P.O. ...

documentul
de casă la sfârșitul contabilitate contabilitate
fiecărei zile

(în valută) - Stabilirea soldului financiar- financiar-
Cod 14-4-7/aA de casă la sfârșitul contabilitate contabilitate
fiecărei zile
(în valută) - Stabilirea soldului financiar- financiar-
Cod 14-4-7/cA de casă la sfârșitul contabilitate contabilitate
fiecărei zile
31. Borderou de La achiziția Persoana care Compartimentul Compartimentul
achiziție bunurilor de la efectuează achiziția financiar- financiar-
Cod 14-4-13 persoane fizice contabilitate contabilitate
32. Borderou de La achiziția Persoana care Compartimentul Compartimentul
achiziție bunurilor de la efectuează achiziția financiar- financiar-
(de la producători persoane fizice contabilitate contabilitate
individuali)
Cod 14-4-13/b
33. Decont pentru - Lunar; Entitatea care ține Entitatea care ține Entitatea
operațiuni în - La decontarea contabilitatea contabilitatea care ține
participație cheltuielilor și asocierii în asocierii în contabilitatea
Cod 14-4-14 veniturilor realizate participațiune participațiune asocierii în
din operațiuni în participațiune
participație
V. SALARII ȘI ALTE DREPTURI DE PERSONAL
Pagina 25 din 29
COD P.O. ...

documentul
34. Stat de salarii Lunar, pe baza Compartimentul - Casierie; Compartimentul
Cod 14-5-1 documentelor de salarizare - Compartimentul financiar-
evidență a timpului financiar- contabilitate
lucrat efectiv contabilitate
35. Ordin de deplasare Când se dă Persoana care - Ordonatorul de Compartimentul
Cod 14-5-4 dispoziție urmează credite; financiar-
persoanei să efectueze - Pentru contabilitate
să efectueze deplasarea confirmarea
deplasarea deplasării;
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
36. Ordin de deplasare Când se dă Persoana care - Ordonatorul de Compartimentul

(delegație) în dispoziție urmează credite; financiar-
străinătate persoanei să efectueze - Pentru contabilitate
(transporturi să efectueze deplasarea confirmarea
internaționale) deplasarea deplasării;
Cod 14-5-4/a - Casieria entității
publice;
- Compartimentul
financiar-
contabilitate
37. Decont de La întoarcerea Persoana care - Casieria entității Compartimentul

cheltuieli din deplasarea urmează să efectueze publice; financiar-
Pagina 26 din 29
COD P.O. ...

documentul
(pentru deplasări efectuată în deplasarea - Compartimentul contabilitate
externe) străinătate financiar-
Cod 14-5-5 contabilitate
38. Decont de La întoarcerea Persoana care a - Casieria entității Compartimentul

cheltuieli valutare din deplasarea efectuat deplasarea publice; financiar-
(transporturi efectuată în - Compartimentul contabilitate
internaționale) străinătate financiar-
Cod 14-5-5/a contabilitate
VI. CONTABILITATE GENERALĂ

39. Notă de La decontarea Compartimentul Unitățile între Compartimentul
debitare-creditare intervenită între financiar- care se efectuează financiar-
Cod 14-6-1A unități contabilitate debitarea- contabilitate
creditarea
40. Notă de La înregistrările Compartimentul Compartimentul Compartimentul

contabilitate contabile care financiar- financiar- financiar-
Cod 14-6-2A nu au la bază contabilitate contabilitate contabilitate
documente
justificative
(ex: stornări,
repartizări profit)
41. Fișă de cont pentru La începutul Compartimentul Nu circulă Compartimentul
Pagina 27 din 29
COD P.O. ...

documentul
operațiuni diverse exercițiului financiar- financiar-
Cod 14-6-22 financiar contabilitate contabilitate
42. Fișă de cont pentru La începutul Compartimentul Nu circulă Compartimentul
operațiuni diverse exercițiului financiar- financiar-
(în valută și în lei) financiar contabilitate contabilitate
Cod 14-6-22/a
43. Balanță de Lunar Compartimentul Nu circulă Compartimentul
verificare financiar- financiar-
(cu patru egalități) contabilitate contabilitate
Cod 14-6-30
Cod 14-6-30/A
Cod 14-6-30/a
(cu cinci egalități) contabilitate contabilitate
Cod 14-6-30/b1
(cu cinci egalități) contabilitate contabilitate
Cod 14-6-30/b2
Pagina 28 din 29
COD P.O. ...

documentul
(cu șase egalități) contabilitate contabilitate
Cod 14-6-30/b
49. Balanța analitică a Lunar Compartimentul Nu circulă Compartimentul
stocurilor financiar- financiar-
Cod 14-6-30/c contabilitate contabilitate
VII. ALTE SUBACTIVITĂȚI
50. Situația activelor La încheierea Compartimentul Nu circulă Compartimentul
gajate sau ipotecate contractelor care au financiar- financiar-
Cod 14-8-1 la bază active contabilitate contabilitate
gajate sau ipotecate
51. Situația bunurilor La încheierea Executorul fiscal Nu circulă Compartimentul
sechestrate procesului-verbal financiar-
Cod 14-8-1/a de sechestru contabilitate
de către
executorul fiscal
52. Decizie de La constatarea Compartimentul - Compartimentul Compartimentul
imputare producerii pagubei, financiar- juridic; financiar-
Cod 14-8-2 pe baza actelor de contabilitate - Ordonatorul de contabilitate
constatare credite;
- Persoana
răspunzătoare
pentru paguba
produsă;
- Compartimentul
Pagina 29 din 29
COD P.O. ...

documentul
financiar-
contabilitate
53. Angajament La constatarea Persoana care își ia Compartimentul Compartimentul
de plată producerii pagubei, angajamentul plății financiar- financiar-
Cod 14-8-2/a pe baza actelor de pagubei produse contabilitate contabilitate
constatare
* Fiecare entitate publică își stabileşte documentele financiar-contabile, în funcție de necesitatea impusă de activitatea derulată.
** Numărul de exemplare va fi stabilit de fiecare entitate publică în funcție de organizarea acesteia.
Pagina 30 din 29

12circuitul Documentelor Financiar Contabile

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

12circuitul Documentelor Financiar Contabile

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Procedura operațională

privind circuitul documentelor financiar-contabile

Entitatea publică ………….. Aprob,

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ PRIVIND

Cod: P.O. ...

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei sau, după

Nr. Elemente privind Numele şi Funcţia Data Semnătura

2. Verificat Director economic/

3. Scopul procedurii operaționale

3.1. Stabilește circuitul documentelor financiar-contabile, precum și numărul de exemplare necesar a fi

3.2. Dă asigurări cu privire la circuitul documentelor financiar-contabile și cu privire la numărul de

3.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

3.n. Alte scopuri specifice procedurii operaționale.

4. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

4.1. Procedura operațională privind circuitul documentelor financiar-contabile se aplică tuturor

4.2. În derularea activității de stabilire a circuitului documentelor financiar-contabile sunt implicate

5. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale

5.1. Reglementări internaționale

5.2. Legislaţie primară

5.3. Legislaţie secundară

5.4. Alte reglementări interne ale entității publice

6.1. Definiții ale termenilor

Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul,

Circuitul documentelor Atestă derularea activității planificate, organizarea rațională a

Consimțământ privind Acordul neviciat al persoanei vizate de a-i fi prelucrate datele

Contabilitate Activitatea specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea,

Control intern managerial Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii

Documente financiar-contabile Documente justificative și documente contabile

Ediţie procedură Forma actuală a procedurii; ediţia unei proceduri se modifică

depăşesc 50% din conţinutul reviziei anterioare.

Fişa postului Document care defineşte locul şi contribuţia postului în

Prelucrarea datelor Operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu

Procedură operaţională Procedură care descrie un proces sau o activitate care se

Responsabilitate Obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire

Revizie procedură Acţiunea de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a

Resurse Totalitatea elementelor de natură fizică, umană,

6.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

7. Descrierea procedurii operaționale

…....….. (se va scrie denumirea entității publice) organizează şi conduce contabilitatea, în

Şeful Compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa funcţia de conducere a

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a

În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor

simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi

Înregistrările în contabilitate se fac prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată

În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate

Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după

Pentru prelucrarea electronică a documentelor financiar-contabile care conțin date cu caracter

8. Responsabilităţi în derularea activităţii procedurale

9. Formular de evidență a modificărilor procedurii operaționale

Nr. Numărul şi data Numărul şi data Numărul paginii Descrierea Avizul

2. Revizia 1/…….. Pag. ……. O.M.F.P. nr.

3. Revizia 2/…….. Pag. ……. O.M.F.P. nr.

6. Revizia 2/…….. Pag. ……. ………….

7. Revizia n./…….. Pag. ……. ………….

10. Formular de analiză a procedurii operaționale

Nr. Compartimentul Numele şi Aviz favorabil/ Obs. Data Semnătura

11. Formular de difuzare a procedurii operaționale

Nr. Compartiment Funcţia Numele şi Semnătura Data Data Data

12. Diagrama de proces

Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen** Riscuri

I. IDENTIFICAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE UTILIZATE