FUNDAŢIA DE VOLUNTARI SOMASCHI

PROCEDURĂ DE SISTEM

FURNIZAREA SERVICIILOR SOCIALE

ÎN CADRUL CENTRULUI DE ZI

EDIŢIA 2014
 CUPRINS

Titlul Data intrării în Pagina

vigoare
1. DOMENIUL DE APLICARE 2
2. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 2
3. DESCRIEREA PROCEDURII 2
3.1. Selecţia beneficiarilor în centrul de zi 2
3.2. Admiterea beneficiarilor în centru 3
3.3. Furnizarea serviciilor 3
3.4. Identificare şi trasabilitate 6
3.5. Proprietatea clientului 6
3.6. Satisfacţia beneficiarilor şi a părţilor interesate 6
3.7. Centralizarea datelor 6
4. GESTIONAREA ÎNREGISTRĂRILOR 7
01.09.2014
ANEXE
1. Registrul solicitări 01.09.2014 R0
2. Ancheta socială 01.09.2014 R0
3. Grila de selecţie 01.09.2014 R0
4. Înştiinţare 01.09.2014 R0
5. Fişa de evaluare pentru copii şcolari 1 01.09.2014 R0
6. Fişa de evaluare pentru copii şcolari 2 01.09.2014 R0
7. Raport de evaluare iniţială psiho - socială 01.09.2014 R0
8. Planul personalizat de intervenţie 01.09.2014 R0
9. Contract de servicii sociale 01.09.2014 R0
10. Plan de consiliere 01.09.2014 R0
11. Fişa de prezenţă 01.09.2014 R0
12. Proces verbal de predare- primire 01.09.2014 R0
13. Fişa de monitorizare a activităţii 01.09.2014 R0
14. Vizite la domiciliu 01.09.2014 R0
15. Vizite la instituţia de învăţământ 01.09.2014 R0
16. Înregistrare rezumativă 01.09.2014 R0
17. Evaluare PPI 01.09.2014 R0
18. Rezultate şcolare semestriale 01.09.2014 R0
19. Fişa de închidere a cazului 01.09.2014 R0

MODIFICĂRI :

Aprobat
Director general

1. DOMENIUL
Întocmit DE APLICARE

Prezenta
procedură de sistem
reglementează metodologia şi responsabilităţile pe care le au funcţiile implicate în furnizarea
serviciilor sociale în cadrul Centrului de zi.
Prevederile prezentei proceduri de sistem se aplică de către toate funcţiile şi în toate cazurile în
care sunt realizate activităţile specifice furnizării serviciilor sociale în cadrul Centrului de zi.
 2. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

- Nu sunt

3. DESCRIEREA PROCEDURII

3.1. Selecţia beneficiarilor în centrul de zi

3.1.1. Primirea şi analiza solicitărilor beneficiarilor

Solicitările indirecte (de la instituţii), respectiv solicitările directe ale părinţilor/reprezentanţilor

legali ai beneficiarilor pentru serviciile furnizate în cadrul Centrului de zi, sunt adresate către
Asistentul social la sediul centrului de zi.
La primirea solicitărilor, Asistentul social analizează dacă beneficiarul îndeplineşte criteriile de
acceptare pentru selecţie, pentru copiii şcolari (copilul să fie de vârstă şcolară corespunzătoare claselor
I-XII, să fie înscris la o unitate de învăţământ, inclusiv clasa pregătitoare).
Dacă în urma discuţiilor purtate cu cel care face solicitarea, Asistentul social consideră că,
criteriile de acceptare sunt îndeplinite, înregistrează datele beneficiarul în Registrul solicitări (vezi
anexa).
Dacă beneficiarul nu îndeplineşte aceste prime două criterii, nu este înregistrat în Registrul
solicitărilor, lucru care este comunicat şi părintelui / reprezentantului legal al beneficiarului.

3.1.2. Întocmirea anchetelor sociale

Pentru solicitanţii înregistraţi în Registrul solicitări, Asistentul social efectuează o vizită la

domiciliul acestora, iar pe baza discuţiilor şi observaţiilor se realizează Ancheta socială (vezi anexa).

3.1.3. Selecţia beneficiarilor

Pe baza anchetelor sociale efectuate, Asistentul social întocmeşte Grila de selecţie (vezi anexa).
În cazul în care numărul solicitanţilor este mai mare decât locurile disponibile, sunt luaţi în calcul
solicitanţii care au obţinut punctajul cel mai mare, aceştia devenind beneficiari ai serviciilor acordate
în cadrul centrului. După selecţie, rezultatele sunt comunicate personal fiecărui părinte/reprezentant
legal al copilului, aceştia luând la cunoştinţă rezultatul selecţiei prin semnarea Înştiinţării (vezi anexa).
Rezultatele selecţiei sunt trecute şi în Registrul solicitări.
Solicitanţii care nu sunt admişi în centru din lipsă de locuri, sunt luaţi în calcul la următoarea
selecţie.
Admiterea beneficiarilor în centrul de zi se face cu aprobarea Coordonatorului de centru.

3.1.4. Evaluarea beneficiarilor

Pentru beneficiarii selectaţi se efectuează o evaluare socială şi psiho-pedagogică, de către,

Asistentul social, Pedagog şi Psiholog. Rezultatele evaluărilor sunt înregistrate de către Pedagog în
Fişa de evaluare pentru copii şcolari (vezi anexa); de către Psiholog în Anamneză (vezi anexa), Fişa
de evaluare psiho-comportamentală (vezi anexa) şi de către Asistentul social în Raportul de evaluare
iniţială psiho - socială (vezi anexa).
Pe baza evaluărilor realizate de către echipa multidisciplinară, pentru fiecare beneficiar în parte,
asistentul social împreună cu părintele/reprezentantul legal întocmeşte Planul personalizat de
intervenţie (vezi anexa), care conţine prezentarea problemei şi a istoricului acesteia, serviciile oferite
pentru beneficiari, obiectivele de lucru cu copilul, sarcinile şi responsabilităţile necesare pentru
atingerea obiectivelor stabilite.
 Planurile personalizate de intervenţie sunt semnate de către Asistentul social şi sunt aprobate de
către Coordonatorul centrului.
Planurile personalizate de intervenţie sunt revizuite periodic, pentru a monitoriza evoluţia
beneficiarului şi a stabili noi obiective şi sarcini, acolo unde este cazul.

3.2. Admiterea beneficiarilor în centru

Coordonatorul centrului, Asistentul social împreună cu părintele/reprezentantul legal încheie

Contractul de servicii sociale (vezi anexa), în cadrul căruia sunt stipulate drepturile şi obligaţiile
părţilor, precum şi serviciile acordate. Odată cu semnarea contractului se ataşează la dosarul
beneficiarului următoarele acte:
 copia buletinului copilului (după caz) şi a părinţilor,
 copia certificatului de naştere a copilului
 adeverinţă de şcolarizare
Modificările Contractului de servicii sociale sunt stipulate în Acte adiţionale.
Părinţilor/reprezentanţilor legali, respectiv beneficiarilor le este prezentat de către Asistentul
social Regulamentul de ordine interioară a Centrului de zi.

3.3. Furnizarea serviciilor

În cadrul Centrului de zi sunt furnizate următoarele servicii:

a) Serviciul de educaţie pentru copiii şcolari aflaţi în dificultate
b) Serviciul de asistenţă şi îngrijire pentru copiii şcolari aflaţi în dificultate şi familiile lor
c) Serviciul de consiliere psihologică pentru copiii şcolari aflaţi în dificultate şi familiile lor
d) Serviciul de socializare şi petrecere a timpului liber pentru copiii şcolari aflaţi în dificultate
e) Serviciul de reintegrare familială şi comunitară pentru copiii şcolari aflaţi în dificultate şi
familiile lor
Serviciile furnizate în cadrul Centrului de zi sunt prezentate în detaliu în Metodologia de
organizare şi funcţionare a centrului, întocmitǎ de către echipa multidisciplinară şi aprobatǎ de către
Coordonatorul centrului.

3.3.1. Planificarea furnizării serviciilor

Planificarea furnizării serviciilor şi desfăşurării activităţilor se realizează anual, în cadrul

Centrului de zi. Coordonatorul centrului împreună cu echipa multidisciplinară întocmeşte Planul
anual de acţiune, care conţine activităţile planificate, perioada de desfăşurare, responsabilii pentru
derularea acestora, resursele necesare şi indicatorii de măsurare aferenţi. La elaborarea Planului anual
de acţiune se ţine cont de obiectivele strategice ale fundaţiei. Planul anual de acţiune este aprobat de
către Coordonatorul centrului. Planul anual de acţiune este revizuit ori de câte ori este necesar.
Elaborarea şi aprobarea Planului anual de acţiune actualizat este efectuatǎ de către aceleaşi funcţii
care au elaborat şi aprobat Planul anual de acţiune iniţial.
Programul zilnic al copiilor este întocmit de către echipa multidisciplinară, luând în considerare
serviciile oferite şi conţine o alternare corespunzătoare a activităţilor educaţionale, de socializare, de
recreere şi de consiliere.
Programul zilnic al copiilor este aprobat de către Coordonatorul centrului şi este afişat într-un
loc accesibil beneficiarilor, familiilor acestora şi tuturor părţilor interesate.
Buna desfăşurare a activităţilor prevăzute în programul zilnic al copiilor este urmărită de către
pedagogul responsabil/activitate. Activitatea de o zi a centrului se poate împărţi în patru categorii
reprezentative: igiena corporală a copiilor (spălătorie şi duş), pregătirea mesei, meditaţii, activităţi
educative şi recreative.
Responsabilităţile generale ale pedagogilor sunt aceleaşi, schimbându-se doar responsabilitatea
specifică/activitate, săptămânal .
Astfel, pedagogul responsabil pentru igiena corporală a copiilor asigură programarea
copiilor la duş, asigurarea celor necesare (prosop, săpun, dozarea şamponului), supravegherea copiilor
în timpul duşului, preluarea prosoapelor şi a săpunului după terminarea duşului, predarea/primirea
uscătorului de păr şi a piaptănului, să se asigure ca toţi copiii s-au spălat pe dinţi după terminarea
mesei (împărţirea celor necesare) – zilnic, preluarea hainelor pentru spălătorie, manipularea maşinilor
de spălat, elaborarea unor programe de educaţie pentru sănătate (ex. igiena gurii, igiena părului, etc),
pentru implementare colaborând cu ceilalţi pedagogi
Pedagogul responsabil pentru pregătirea mesei asigură prepararea hranei pentru copii,
supravegherea copiilor în timpul pregătirii mesei urmărindu-se respectarea regulilor de igienă,
curăţenia după servirea mesei de către copii.
Hrana se prepară în funcţie de meniul săptămânal stabilit de responsabilul de proiect
Pedagogul responsabil pentru meditaţii urmăreşte centralizarea activităţii de supraveghere şi
efectuare a temelor şcolare de către toţi pedagogii, comunică zilnic asistentului social sau după caz
responsabilului de proiect informaţii privind frecvenţa zilnică a copiilor la centru, numărul de copiii
care au fost ajutaţi, sprijiniţi sau supravegheaţi în efectuarea temelor precum şi a celor care nu au avut
temă de casă, sesizează orice suspiciune din partea pedagogilor privind prezenţa şcolară şi eventuale
probleme privind situaţia şcolară.
Pedagogul responsabil pentru activităţi educative şi recreative pregăteşte materialele şi
coordonează buna desfăşurare a activităţilor ludice, ascultarea de înregistrări audio educative, jocuri de
rol, însuşire a deprinderilor de comunicare, lucru manual, elaborează materilale de evaluare a
activităţilor desfăşurate, ţine evidenţa participării beneficiarilor
Copiii participă la programul zilnic luând în considerare activităţile prevăzute în Planul
personalizat de intervenţie al copiilor primiţi în centrul de zi.
3.3.2. Furnizarea serviciilor

Serviciul de reintegrare familială şi comunitară a copiilor şcolari aflaţi în dificultate şi familiile

lor

Pe baza evaluărilor realizate de către Asistentul social se identifică nevoile beneficiarilor. Acestea
reprezintă punctele de plecare pentru procesul de consiliere a beneficiarilor. Consilierea pentru copii
poate fi individuală şi de grup – în cazul în care mai mulţi beneficiari se confruntă cu acelaşi tip de
problemă.
Participarea copiilor la consiliere şi tipul de consiliere (individuală şi/sau de grup) se stabilesc în
Planul personalizat de intervenţie.
Pentru buna desfăşurare a procesului de consiliere, Asistentul social realizează un Plan de
consiliere (vezi anexa), în care sunt precizate tipul problemei, obiectivele, sarcinile şi activităţile,
materialele necesare.
După fiecare şedinţă sunt consemnate informaţiile şi observaţiile relevante şi sunt ataşate Planului
de consiliere de către Asistentul social.
Pe baza solicitărilor din partea părinţilor beneficiarilor, sau în cazul în care se consideră a fi
necesar, Asistentul social oferă consiliere individuală sau de grup acestora. Pentru buna desfăşurare a
procesului de consiliere se realizează un plan de consiliere în care sunt precizate tipul problemei,
obiectivele, sarcinile şi activităţile, materialele necesare. După fiecare şedinţă sunt consemnate
informaţiile şi observaţiile relevante.

Suport şi asistenţă pentru copii

Cei înscrişi în program beneficiază de:

- o masă şi o gustare pe zi,
- posibilitatea de a-şi menţine igiena personală,
- suport material,
- sărbătorirea zilei de naştere şi alte evenimente.

Pedagogul responsabil pentru pregătirea mesei asigură prepararea hranei pentru copii, asigurând
o alimentaţie echilibrată beneficiarilor. Meniul este aprobat de către Coordonatorul centrului.
 Prepararea zilnică a alimentelor pentru beneficiari este realizată conform numărului de copii
prezenţi în cadrul centrului, număr evidenţiat în Fişa de prezenţă (vezi anexa). Servirea mesei se
realizează conform Programului zilnic al copiilor.
Asigurarea posibilităţii de menţinere a igienei corporale pentru beneficiari şi a spălării hainelor se
realizează conform Orarului afişat, activitatea fiind coordonată şi supravegheată de Pedagogul
responsabil.
Suportul material sub forma rechizitelor şcolare, îmbrăcămintei, materialelor igienico-sanitare este
oferit tuturor beneficiarilor de către Pedagogul responsabil, pe bază de Proces verbal de predare-
primire (vezi anexa).
Organizarea, derularea şi supravegherea sărbătoririi zilelor de naştere şi a evenimentelor speciale
este responsabilitatea Pedagogului. Cadourile sunt predate beneficiarilor de către Pedagogul
responsabil pe bază de Proces verbal de predare- primire.

Activităţi educative şi recreative

Activităţile educaţionale şi recreative se desfăşoară pe grupe de copii formate de către echipa

multidisciplinară în funcţie de nivelul de şcolarizare al acestora. Pentru fiecare grupă Coordonatorul
centrului desemnează un Pedagog care este responsabil de coordonarea activităţilor. Participarea şi
gradul de implicare al beneficiarilor la activităţile organizate de către Pedagog sunt evidenţiate în
Fişa de prezenţă (vezi anexa).
Activităţi pentru dezvoltarea deprinderilor de viaţă independentă sunt planificate şi coordonate de
către Pedagogi, pe grupe, în funcţie de tematica abordată. Activităţile desfăşurate în cadrul grupei sunt
înregistrate în Fişa de monitorizare a activităţii (vezi anexa) de către Pedagog.

3.3.3. Relaţiile cu familiile beneficiarilor şi cu alte persoane (cadre didactice, persoane din familia
exstinsă,etc)

Asistentul social face vizite la domiciliul beneficiarilor cel puţin odată la trei luni sau ori de câte
ori consideră necesar pentru a obţine informaţii cu privire la situaţia familialǎ. Aceste informaţii sunt
consemnate în Vizite la domiciliu (vezi anexa).
Asistentul social şi Coordonatorul de centru menţin legătura permanent cu şcoala pentru a
monitoriza evoluţia şcolară a beneficiarului şi eventualele probleme apărute în cadrul şcolii.
Informaţiile obţinute sunt consemnate în Vizite la instituţia de învăţământ (vezi anexa).
În situaţia în care apar informaţii relevante de la diverse persoane implicate în viaţa
beneficiarului (familie extinsă, vecini, etc.) acestea sunt consemnate în Înregistrare rezumativă (vezi
anexa) de către Asistentul social.

3.3.4. Monitorizarea şi măsurarea serviciilor

Cu o periodicitate de trei luni (trimestrial) echipa multidisciplinară, pe baza constatărilor şi

înregistrărilor menţinute în timpul furnizării serviciilor, evaluează pentru fiecare copil atingerea
obiectivelor şi realizarea activităţilor stabilite în Planul personalizat de intervenţie, pentru stabilirea
eficacităţii şi eficienţei serviciilor oferite beneficiarilor şi le înregistrează în Evaluare PPI (vezi anexa).
La sfârşit de semestru Pedagogul / Asistentul social adunǎ rezultatele şcolare ale beneficiarilor şi
le înregistrează în Rezultate şcolare semestriale (vezi anexa).
În funcţie de gradul de realizare a obiectivelor iniţiale se stabilesc activităţi sau obiective noi
pentru beneficiari, care sunt înregistrate în Planul personalizat de intervenţie al copiilor de către
echipa multidisciplinară şi sunt aprobate de Coordonatorul centrului.

3.3.5. Încetarea acordării serviciilor

Se va înceta acordarea serviciilor în cadrul centrului de zi în momentul în care:

 se consideră că a fost atins scopul iniţial stabilit şi că beneficiarul nu mai are nevoie de
serviciile oferite de către centrul de zi.
  se încalcă prevederile contractului de acordare a serviciilor
 beneficiarul solicită în scris desfacerea contractului
 beneficiarul serviciului a decedat
 schimbare de domiciliu în altă localitate
Încetarea acordării serviciilor se va consemna de către Asistentul social, responsabil de caz în Fişa de
închidere a cazului (vezi anexa)

3.4. Identificare şi trasabilitate

Identificarea şi trasabilitatea serviciilor furnizate este asigurată prin înregistrările stabilite şi

menţinute de Funcţiile responsabile pentru fazele furnizării serviciilor şi descrise în prezenta
procedură de sistem.

3.5. Proprietatea clientului

În cazul în care în cadrul serviciilor prestate beneficiarilor se gestionează proprietatea acestuia

(reţete, medicamente, haine, bani), persoana care gestionează aceste obiecte răspunde de integritatea şi
de păstrarea adecvată a acestora.
Dacă proprietatea beneficiarilor se pierde, se deteriorează sau devine inutilizabilǎ în orice alt
mod, beneficiarul este informat de către Coordonatorul centrului.
3.6. Satisfacţia beneficiarilor şi a părţilor interesate

Pentru măsurarea satisfacţiei beneficiarilor se foloseşte Chestionarul întocmit de către

Coordonatorul centrului şi completat de către beneficiar/reprezentanţii beneficiarului. În cazul în
care un beneficiar/reprezentanţii beneficiarului renunţă la serviciile oferite Chestionarul este aplicat şi
completat de către Coordonatorul centrului împreună cu beneficiarul/reprezentantul beneficiarului.
Coordonatorul centrului prelucrează Chestionarele şi întocmeşte un Raport care conţine concluzii şi
recomandări de îmbunătăţire ale serviciilor furnizate. Raportul este prezentat Directorului general.
3.7. Centralizarea datelor:

In vederea obtinerii datelor statistice referitoare la: cazuri noi, cazuri inchise, numar de familii,
numar beneficiari directi si/sau indirecti, religie, nationalitate, beneficiari de ajutor social, probleme
medicale, venituri si tipurile lor, scolarizare, situatia actelor, conditii de locuit, etc. sunt folosite
urmatoarele instrumente:
- Registrul solicitari
- Instiintarile
- Ancheta sociala
- Contractul (numar contracte incheiate)
- Inchideri de caz

4. GESTIONAREA ÎNREGISTRĂRILOR

Nr. Păstrare
Înregistrare
crt Cine Până când Cum
.
1. Registrul solicitărilor Asistent social 1 an Registru
2. Ancheta socială Asistent social 1 an Îndosariat
3. Grila de selecţie Asistent social 1 an Îndosariat
4. Planul personalizat de intervenţie Asistent social 1 an Îndosariat
5. Fişa de evaluare pentru copii şcolari 1 Pedagog 1 an Îndosariat
6. Fişa de evaluare pentru copii şcolari 2 Pedagog 1 an Îndosariat
7. Anamneză Psiholog 1 an Îndosariat
8. Fişa de evaluare psiho-comportamentală Psiholog 1 an Îndosariat
9. Raportul de evaluare iniţială psiho - 1 an Îndosariat
Asistent social
socială
10. Contract de servicii sociale Coordonator centru 1 an Îndosariat
11. Acte adiţionale Coordonator centru 1 an Îndosariat
12. Planul anual de acţiune Coordonator centru 1 an Îndosariat
13. Plan de consiliere Asistent social 1 an Îndosariat
14. Meniu Coordonator centru 1 an Îndosariat
15. Fişa de prezenţă Pedagog 1 an Îndosariat
16. Orar Pedagog 1 an Îndosariat
17. Proces verbal de predare- primire Pedagog 1 an Îndosariat
18. Fişa de monitorizare Pedagog 1 an Îndosariat
19. Vizite la domiciliu Asistent social 1 an Îndosariat
20. Vizite la instituţia de învăţământ Asistent social 1 an Îndosariat
21. Înregistrare rezumativă Asistent social 1 an Îndosariat
22. Evaluare PPI Asistent social 1 an Îndosariat
23. Rezultate şcolare semestriale Pedagog 1 an Îndosariat
22. Chestionar Coordonator centru 1 an Îndosariat
23. Raport Coordonator centru 1 an Îndosariat
24. Fişa de închidere a cazului Asistent social 1 an Îndosariat