Republica Moldova

GUVERNUL

HOTĂRÂRE Nr. HG618/1993

din 05.10.1993

pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice

şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de
secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate
şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova

Publicat : 05.10.1993 în MONITORUL OFICIAL Nr. 00 art. 00 Data intrării în vigoare

În scopul perfecţionării lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice

centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale, Guvernul Republicii Moldova
HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi

Instrucţiunea-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei
publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republîcii Moldova.

2. Ministerele, departamentele de stat, comitetele executive şi primăriile, în baza

Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi conform
Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei
publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, să
elaboreze pe parcursul anilor 1993-1994 şi să aprobe, după coordonarea cu Departamentul
de Stat al Limbilor şi cu Serviciul de Stat de Arhivă, instrucţiuni privind efectuarea
lucrărilor de secretariat pentru toate unităţile din subordinea lor.

3. Organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării

locale ale Republicii Moldova să asigure ţinerea lucrărilor de secretariat în strictă
corespundere cu Regulile şi Instrucţiunea-tip nominalizate.

PRIM-MINISTRU

AL REPUBLICII MOLDOVA Andrei SANGHELI

Nr.618. Chișinău, 5 octombrie 1993

APROBAT

Hotărîrea Guvernului

Republicii Moldova
 din 5 octombrie 1993 nr.618

SISTEMUL

UNIFICAT DE DOCUMENTAŢIE

ORGANIZATORICĂ ŞI DE DISPOZIŢIE

REGULI DE ÎNTOCMIRE A DOCUMENTELOR

ORGANIZATORICE ŞI DE DISPOZIŢIE

Prezentele reguli se extind asupra documentaţiei organizatorice şi de dispoziţie ce se

întocmeşte în procesul de activitate a organelor administraţiei publice centrale de
specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova* şi a unităţilor din
subordinea acestora.

____________________

* În continuare, organele administraţiei publice " O.A.P.

1. Elementele constitutive

1.1. La întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie se folosesc

următoarele elemente:

1. " Stema de Stat a Republicii Moldova;

2. " emblema O.A.P., unităţilor;

3. " imprimarea decoraţiilor republicii;

4. " codul organizaţiei conform Clasificatorului întreprinderilor şi organizaţiilor

republicane (C.Î.O.R.);

5. " codul documentului conform Clasificatorului documentaţiei administrative

(C.D.A.);

6. " denumirea O.A.P.;

7. " denumirea unităţilor;

8. " denumirea unităţilor structurale;

9. " codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de telefon,. telefax, numărul
contului de decontare;

10. " denumirea tipului documentului;

11. " data;

 12. " indicele de înregistrare;

13. " referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului intrat

14. " locul întocmirii sau editării;

15. " parafa de limitare a accesului la document;

16. " adresa destinatarului;

17. " parafa de aprobare;

18. " rezoluţia;

19. " titlul textului;

20. " menţiuni cu privire la control;

21. " textul;

22. " menţiuni privind anexele;

23. " semnătura;

24. " parafa de coordonare;

25. " vizele;

26. " ştampila, sigiliul;

27. " menţiuni privind certificarea copiei;

28. " numele de familie al executantului, telefonul;

29. " menţiuni privind rezolvarea documentului şi depunerea la dosar;

30. " menţiuni transfer de date pe suport periferic;

31. " menţiuni privind data de intrare a documentului.

1.2. Documentele sînt adresate unităţilor, subunităţilor lor structurale sau unei
persoane oficiale concrete. De exemplu:

Fabrica de Bijuterii din Chişinău

Secţia aprovizionare şi desfacere

sau

Dlui Nicanor Popa

Economist principal
 Fabrica de Bijuterii din Chişinău

Secţia aprovizionare şi desfacere

În documentul adresat conducătorului unei organizatii denumirea acesteia e inclusă

în componenţa denumirii funcţiei destinatarului. De exemplu:

Dlui Nihai Vodă

Directorul Fabricii dc Bijuterii

din Chişinău

În documentul expediat în mai multe organizaţii similare destinatarii se indică la

general.

De exemplu:

Directorilor de întreprinderi şi

conducătorilor de organizaţii

Documentul trebuie să fie adresat la cel mult patru destinatari. Nu se indică cuvîntul
"Copie" înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresant.

Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, "este necesar să fie
alcătuită lista de exptediere, iar pe fiecare document se indică numai un singur destinatar.

Dacă documentul se expediază unei persoane particulare, la început se indică numele

de familie şi prenumele destinatarului, apoi adresa.

De exemplu:

Dlui Cheorghe Petrache 277001, Chişinău,

str. Hînceşti, 12 bl. 4, ap. 3

În componenţa elementului "Destinatar" poate fi inclusă şi adresa.

1.3. Indicaţiile privind rezolvarea documentului se fixează sub formă de rezoluţie, ce

include: numele de familie şi prenumele executantului, conţinutul dispoziţiei şi termenul de
executare. Rezoluţia e însoţită de semnătură şi dată. De exemplu:

Dlui Leon Botnaru

Rog să întocmiţi pînă la 12.04.93 planul

de realizare a prodacţiei

Revenco 02.04.93

1.4. Parafa de aprobare este constituită din cuvîntul "APROB" (se scrie cu majuscule,
fără spaţiu între ele, fără ghilimele sau două puncte), denumirea, funcţiei persoanei oficiale
ce aprobă documentul, semnătura personală, numele, prenumele şi data. De exemplu:

APROB

Directorul Institutului

Semnătura Nicu Vasilache

17.02.93

La aprobarea documentului de către conducătorul unei organizaţii ierarhic superioare

sau al unei unităţi participante, denumirea funcţiei va fi urmată de denumirea organizaţiei.
De exemplu:

APROB

Directorul Arhivei Naţionale

a Republicii Moldova

Semnătura Ion Cucu

17.02.93

La aprobarea documentelor prin hotărîre, ordin, proces-verbal, parafa de aprobare

este compusă din cuvîntul "APROBAT", denumirea documentului la cazul nominativ, data şi
numărul lui. De exemplu:

APROBAT

Ordinul directorului institutului

20.04.93 nr. 76

sau

APROBAT

Procesul-verbal al adunării

colectivului de muncă

15.03.93 nr. 4

Parafa de aprobare se plasează în partea dreaptă de sus a documentului.

1.5. Datele semnării, aprobării, coordonării documentului, precum şi datele ce se

conţin în text se scriu în cifre arabe, într-un singur rînd, în următoarea consecutivitate: ziua,
luna, anul. De exemplu: data de 29 ianuarie 1993 se scrie - 29.01.93.

În textele documentelor ce conţin informaţii cu caracter financiar se admite scrierea

datelor în litere şi cifre: 29 ianuarie 1993.

1.6. În titlul textului se indică conţinutul succint al documentului. Titlul trebuie să fie
concis, să redea întocmai sensul textului. El trebuie să coincidă cu denumirea documentului.
De exemplu: ordin (cu privire la) "Cu privire la crearea întreprinderii"; procesul-verbal (al
cui) "al şedinţei consiliului ştiinţific".

În documentele întocmite pe hîrtie de formatul A4 (97 X 210 mm) se indică în mod

pbligatoriu titlul textului.

La documentele de formatul A5 (210 X 148 mm) titlul textului poate fi omis.

1.7. Dacă documentul conţine anexe, ce sînt enumerate în text, menţiunea cu privire
la prezenţa lor se întocmeşte în modul următor:

Anexă: pe 10 file în 2 ex.

În cazul cînd documentul conţine anexe ce nu sînt enumerate în text denumirea lor se
scrie cu indicarea numărului de file şi de exemplare în fiecare anexă. De exemplu:

Anexă: pe 10 file în 2 ex.

2. Notă explicativă la proiectul standardului pe 4 file în 1 ex.

Dacă la document se conexează un alt document ce are anexă, menţiunea despre

prezenţa anexei se scrie în modul următor:

Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.01.91 nr. 01"4/152 şi anexa la
ea, în total pe 7 f.

În caz că anexa nu se expediază pe toate adresele, indicate în document, menţiunea

despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:

Anexă: pe 6 file în 2 ex. pe prima adresă.

1.8. În componenţa elementului "Semnătura" se include denumirea funcţiei persoanei

care semnează documentul (completă, dacă documentul nu este întocmit pe blanchetă, şi
prescurtată - pe documentul întocmit pe blanchetă), semnătura personală, numele,
prenumele.

De exemplu:

Rectorul Universităţii

de Stat de Medicină, Semnătura Nicolae Brînză

Rectorul Universităţii, Semnătura Nicolae Brănză

La semnarea documentului de mai multe persoane oficiale, semnăturile lor se

plasează una sub alta în dependenţă de funcţia pe care o deţine semnatarul. De exemplu:
 Directorul uzinei, Semnătura Anatol Munteanu

Contabil-şef, Semnătura Ion Păduraru

La semnarea documentului de mai multe persoane cu funcţii similare, semnăturile lor

se plasează la acelaşi nivel. De exemplu:

Ministrul Sănătăţii, Ministrul Ştiinţei şi Invăţămîntulul,

Semnătura Cheorghe Movilă Semnătura Ion Mocanu

1.9. Parafa de coordonare o constituie cuvîntul "COORDONAT" (se scrie cu

majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele sau două puncte), denumirea funcţiei
persoanei cu care se coordonează documentul (inclusiv denumirea unităţii), semnătura
persoanei, numele, prenumele şi data. De exemplu:

COORDONAT

Şeful Direcţiei resurse materlale

a Ministerului Comerţului şi Resurselor

Materiale

Semnătura Tudor Ciocanu

12.01.93

Dacă documentul e coordonat de un organ colegial sau prin intermediul scrisorii,

parafa de coordonare se întocmeşte în felul următor:

COORDONAT

Procesul-verbal al şedinţei comitetului sindical

14.04.93 nr. 25

sau

COORDONAT

Scrisoarea Serviciului de Stat

de Arhivă al Republicii Moldova

12.05.93 nr. 01 - 4/185

Parafa de coordonare se plasează mai jos de elementul "Semnătura" sau pe o foaie

aparte de coordonare.

1.10. Elementele "Semnătura", "Parafa de aprobare" şi "Parafa de coordonare" vor

include funcţia persoanei ce a semnat, aprobat sau coordonat documentul, precum şi
numele de familie, prenumele ei şi data.

Nu se admite folosirea prepoziţiei "Pentru" sau a barei înaintea denumirii funcţiei, în

caz de semnare de către altă persoană, ci se indică fincţia şi numele persoanei care
semnează documentul.

1.11. Pe documentele ce adeveresc drepturile persoanelor oficiale, care fixează

cheltuirea mijloacelor băneşti şi valorilor materiale, precum şi a celor prevăzute în special
de acte juridice, semnătura persoanei responsabile se autentifică prin ştampila cu stema
ţării.

Ştampila se aplică astfel, ca amprenta ei să cuprindă o parte din denumirea funcţiei

semnatarului.

1.12. Pentru legalizarea copiei documentului, mai jos de elementul "Semnătura", se

înscrie "Pentru conformitate" sau "Conform cu originalul", precum şi denumirea funcţiei pe
care o deţine persoana care a legalizat copia, semnătura ei personală, numele, prenumele şi
data. De exemplu:

Pentru conformitate:

Inspectorul secţiei cadre, Semnătura Dan Sturza

25.04.93

Pe copiile rămase în dosarele documentelor ieşite nu este obligatoriu să se indice

data legalizării şi funcţia persoanei ce a legalizat copia.

Dacă copia documentului este expediată în alte unităţi sau înmînată personal,
semnătura de legalizare se confirmă prin ştampilă.

1.13. Viza va include semnătura personală; numele, prenumele, data. În caz de

necesitate, se indică şi funcţia persoanei care vizează. De exemplu:

Şeful direcţiei juridice

Semnătura Alexandru Popovici

29.01.93

1.14. Numele persoanei care a întocmit documentul şi numărul ei de telefon se

plasează pe recto sau, în lipsă de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, în colţul stîng
de jos. De exemplu:

Josu 234-351.

1.15. Menţiunea privind rezolvarea documentului şi depunerea lui la dosar trebuie să

includă următoarele date:

informaţii scurte despre rezolvare, în cazul lipsei documentului ce atestă rezolvarea.

Dacă un asemenea document există, se face trimitere la numărul şi data lui;
 cuvîntul "La dosar";

numărul dosarului, în care se va păstra documentul.

Menţiunea privind rezolvarea documentului şi depunerea lui la dosar este semnată şi

dătată de executantul documentului sau de conducătorul subunităţii structurale, în care a
fost rezolvat documentul.

1.16. Menţiunea privind intrarea documentului se plasează în partea de jos a primei

file şi include denumirea abreviată a unităţii destinatare, data intrării şi indicele lui.

1.17. Indicele de înregistrare a documentelor întocmite şi intrate este constituit din

numărul curent, care poate fi completat cu indicele nomenclatorului dosarelor.

În documentele întocmite în comun de mai multe organizaţii indicele de înregistrare

ale autorilor se separă prin bară în ordinea, în care aceştia sînt indicaţi în document (de la
stînga la dreapta).

Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului intrat se constituie din

indicele şi data, indicate în documentul la care se răspunde.

1.18. Menţiunea privind trecerea datelor pe purtător mecanic constă din nota
"Informaţia e trecută pe purtător mecanic, semnătura persoanei responsabile pentru
trecerea informaţiei şi data trecerii.

2. Cerinţele pentru întocmirea blanchetelor

2.1. Blanchetele documentului trebuie să includă toate elementele necesare în

ordinea stabilită de prezentele reguli.

2.2. Se stabilesc două tipuri de blanchete: blancheta pentru scrisori şi blancheta

generală pentru alte documente organizatorice şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-
verbale etc.) anexele nr. 1-9).

Se imprimă tipografic blanchete numai la acele tipuri de documente, numărul cărora

depăşeşte cifra de 200 pe an.

2.3. Sînt stabilite două tipuri de blanchete pe hîrtie format A4 (297 X 210 mm) şi A5
(210 X 148 mm).

Pentru fiecare tip de blanchete se stabilesc 2 variante de amplasare a elementelor:

unghiulară şi longitudinală. Dimensiunile elementelor şi modul lor de amplasare sînt
indicate în anexa nr. 9.

2.4. Blanchetele documentelor cu elemente imprimate tipografic se tipăresc în limba

romănă şi în limba rusă, iar în localităţile cu populaţie găgăuză " în limbile romănă, găgăuză
sau rusă.

Elementele amplasate longitudinal se imprimă în limba romănă în partea stîngă a

blanchetei, iar în dreapta " în limba găgăuză sau rusă.
 Elementele amplasate unghiular se imprimă în limba romănă, iar mai jos - în limbile
găgăuză sau rusă.

Elementele se plasează în centru (începutul şi sfîrşitul fiecărui rînd al elementului se

află la o distanţă egală de la marginile spaţiului pentru elemente) sau pe flanc (fiecare rînd
al elementului începe de la extrema stîngă a spaţiului rezervat pentru elemente).

2.5. Conform Legii cu privire la Stema de Stat a R.S.S.M. din 3 noiembrie 1990,
Stema de Stat a Republicii Moldova se plasează pe blanchetele documentelor, emise de
Preşedintele Republicii Moldova, Parlamentul Republicii Moldova, Guvernul Republicii
Moldova, ministerele şi departamentele de stat, de alte organe subordonate Guvernului, de
Judecătoria Supremă a Republicii Moldova, de judecătoriile populare raionale (orăşeneşti),
de comitetele executive raionale şi de primării, de birourile Notariatului de Stat, precum şi
de întreprinderi, instituţii şi organizaţii care, în corespundere cu legislaţia Republicii
Moldova, dispun de ştampile cu imaginea Stemei de Stat.

Pe blanchetele cu elementele plasate pe flanc, Stema de Stat se .amplasează în partea

de sus, la mijloc, deasupra denumirii unităţii, iar pe blanchetele cu elementele plasate pe
centru - în centru, în partea de sus.

Dimensiunile Stemei de Stat nu trebuie să depăşească 20 mm.

2.6. Denumirea unităţii (completă, prescurtată sau abreviată) a organelor ierarhic

superioare, precum şi a subdiviziunilor structurale trebuie să corespundă denumirii atestate
în actele juridice respective.

2.7. În calitate de emblemă a unităţii se foloseşte marca comercială, înregistrată în

modul stabilit. Emblema se plasează la acelaşi nivel cu denumirea unitătii.

2.8. Blancheta scrisorii conţine următoarele elemente: "Codul poştal, adresa poştală
şi telegrafică, numărul de telefon, telefax, telex, numărul contului bancar", "Data",
"Indicele", "Referinţe la indicile şi data documentului de intrare".

2.9. Blancheta generală conţine elementele: "Data", "Indicele", "Locul întocmirii sau
editării".

2.10. Blanchetele se tipăresc cu caractere sau corpuri de literă de la 6 pînă la 16.

Pentru elementul "Denumirea organizaţiei" se admite utilizarea corpului de literă de

la 6 pînă la 24.

2.11. Blanchetele trebuie să conţină următoarele dimensiuni ale marginilor:

din stînga - 35 mm;

de sus - nu mai mică de 10 mm;

din dreapta - nu mai mică de 8 mm;

de jos - 10 mm.
 Dacă documentul este tipărit pe ambele părţi ale filei, dimensiunea marginii din
stînga trebuie să fie de cel puţin 8 mm, iar a celei din dreapta - de 35 mm. Dimensiunile
marginii de sus şi de jos rămîn neschimbate.

2.12. Blanchetele se tipăresc pe hîrtie albă sau pe hîrtie de culoare deschisă, cu

vopsea de culoare închisă, ce face posibilă multiplicarea documentului cu ajutorul
mijloacelor poligrafice operative.

2.13. La imprimarea elementelor constituite, baza rîndurilor învecinate se plasează la

distanţa celui mai mic interval de rînd al maşinii de scris.

2.14. Semnele respective ale marginii şi ale altor elemente se marchează pe formular
în formă de colţişoare sau alte semne convenţionale. Se permite marcarea semnelor pentru
fălţuire şi perforare.

3. Regulile de redactare a textelor documentelor

3.1. Textele documentelor organizatorice şi de dispoziţie se întocmesc în formă de

chestionar, tabele, text coerent, precum şi în formă combinată a acestora.

3.2. La alcătuirea textelor sub formă de chestionar indicii se exprimă prin substantiv
la cazul nominativ sau prin îmbinări cu verb la persoana a doua, numărul plural, timpul
prezent sau trecut "au fost", "s-au aflat", "aveţi", "posedaţi". Caracteristicile, exprimate prin
cuvinte trebuie să fie coordonate cu denumirea indicilor.

3.3. Rubricile şi rîndurile tabelelor trebuie să conţină titluri, exprimate prin

substantive la cazul nominativ. Subtitlurile rubricilor şi rîndurilor trebuie să fie coordonate
cu titlurile.

Dacă tabelul e tipărit pe mai multe pagini, rubricile tabelului se numerotează şi pe

paginile următoare se tipăresc numai numerele rubricilor.

3.4. Textul continuu coerent, ce conţine mai multe hotărîri sau concluzii, trebuie să
fie sistematizat pe capitole şi puncte numerotate cu cifre arabe.

3.5. În documentele de dispoziţie ale unităţilor, ce activează în baza principiului

conducerii unice, precum şi în documentele adresate administraţiei, textul este redactat la
persoana întîi, numărul singular ("ordon", "propun", "rog").

3.6. În documentele de dispoziţie ale organelor colegiale textul este redactat la

persoana a treia, numărul singular ("a hotărît", "hotărăşte", "a decis", "decide").

În documentele de dispoziţie întocmite în comun de cîteva unităţi textul se redactează

la persoana întîi, numărul plural ("am hotărît", "hotărîm", "am decis", "decidem").

Textul procesului-verbal al şedinţei se redactează la persoana a treia numărul

singular ("s-a examinat", "au luat cuvîntul", "s-a hotărît" sau "s-a decis").

3.7. Documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţii (regulament, instrucţiune), precum

şi cele ce conţin descrierea sau atestarea faptelor (proces-verbal, certificat) sînt redactate la
persoana a treia, numărul singular sau plural ("secţia exercită funcţiile", "din componenţa
asociaţiei fac parte", "comisia a stabilit").

3.8. Redactarea scrisorilor se face:

La persoana întîi, numărul plural ("expediem spre examinare", "rugăm să ne

expediaţi"),

la persoana întîi, numărul singular ("consider necesar", "rog să alocaţi"),

la persoana a treia numărul singular ("ministerul e de acord", "comitetul executiv

consideră posibil").

4. Cerinţele faţă de documentele întocmite

cu ajutorul maşinilor de scris

4.1. Textele documentelor se tipăresc pe blanchete de formatul A4 la interval de 1,5

rînduri, iar pe cele de formatul A5 la interval de un rînd.

Se admite tipărirea la intervale de două rînduri a textelor pregătite pentru imprimare

tipografică.

4.2. Elementele (cu excepţia textului) compuse din cîteva rînduri se tipăresc la
interval de un rînd. Părţile componente ale elementelor "Destinatarul", "Parafa, aprobării",
"Parafa coordonării" se tipăresc la intervale de 1,5"2 rînduri. De exemplu:

COORDONAT

1.5

Rectorul Universităţii de Stat din Moldova

Semnătura Marian Bodrug

4.3. Elementele documentului se tipăresc la intervalul de 2"3 rînduri.

4.4. Denumirea tipului documentului se tipăreşte cu majuscule.

4.5. Numele şi prenumele în elementul "Semnătura" se tipăreşte la nivelul ultimului

rînd al denumirii funcţiei.

4.6. Lungimea. maximală a elementelor alcătuite din mai multe rînduri este de 28
semne.

În cazul cînd textul depăşeşte 150 semne (5 rînduri) el se prelungeşte pînă la limita
marginii din dreapta. La sfîrşitul titlului nu se pune punct.

4.7. La tipărirea documentelor se folosesc opt poziţii standard ale tabulatorului:

 0 - de la extrema marginii din stînga se tipăresc următoarele elemente: "Data", "Locul
întocmirii sau editării", "Titlu textului", "Textul" (fără alineate), "Menţiuni privind anexele",
"Numele de familie al executantului şi numărul telefonului", "Menţiune privind rezolvarea
documentului şi depunerea la dosar", denumirile funcţiei în elementele "Semnătura" şi
"Parafa de coordonare", semnătura de certificare "Pentru conformitate", precum şi cuvintele
"A EXAMINAT", "AU LUAT CUVÎNTUL", "S-A"HOTARIT", "ORDON", "PROPUN";

1 - la intervalul de cinci semne de tipar începe alineatul în text;

4 - la intervalul de 32 semne de tipar se plasează elementul "Destinatarul";

5 - la intervalul de 40 semne de tipar se plasează elementul "Parafa de aprobare" şi

"Parafa de limitare a accesului la document";

6 - la nivelul de 48 de semne de tipar se plasează numele şi prenumele semnatarului.

7 - la nivelul de 56 semne de tipar se tipăreşte codul conform clasificatorului de

documente respective şi pentru alcătuirea tabelelor.

Poziţiile tabulatorului 2, 3 şi 7 se folosesc pentru întocmirea tabelelor.

4.8. Prezenţa mai multor parafe de aprobare şi coordonare impune, plasarea lor la
acelaşi nivel în rînduri verticale, începînd de la poziţiile "0" şi "5" ale tabulatorului.

4.9. În cazul cînd textul documentului conţine note sau trimiteri la documentul, în
baza căruia a fost emis, cuvintele "Notă" şi "În baza" se tipăresc de la poziţia "0" a
tabulatorului, iar textul ce se referă la ele - la interval de un rînd.

4.10. La întocmirea documentelor pe două şi mai multe pagini cea dea doua, precum
şi următoarele trebuie numerotate.

Numerele paginilor se scriu cu cifre arabe, se plasează sus, la mijlocul lor, fără
cuvîntul "Pagină" (p.) şi semne de punctuaţie.

Anexa 1

SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ

DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ

AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА

001856 8 001856 8

______________________

_________ Nr. _________

or. Chişinău

г. Кишинев
 Model de blanchetă generală

Anexa 2

COMITETUL EXECUTIV STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

REPUBLICA MOLDOVA РЕЗИНСКИЙ РАЙОННЫЙ СОВЕТ

CONSILIUL RAIONAL REZINA ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

___________________________

___________ Nr. ____________

or. Chişinău

г. Кишинев

Model de blanchetă generală

Anexa 3

Serviciul de Stat de Arhivă STEMA DE STAT Государственная Архивная

al Republicii Moldova Служба Республики Молдова

ARHIVA NAŢIONALĂ НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ

A REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

___________________________

___________ Nr. ____________

or. Chişinău

Model de blanchetă generală

Anexa 4

STEMA DE STAT
MINISTERUL ECONOMIEI
AL REPUBLICII MOLDOVA МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

__________________________

___________ Nr. ____________

or. Chişinău
Model de blanchetă generală

Anexa 5

SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ

DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ

AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА

277028, or. Chişinău, 277028, ă. Кишинев

str. Gh. Asachi, 67-b, ул. Г. Асаки, 67-б,

t. 72-97-93, c/d 69120622 тел.72-97-93, р/с 69120622 оперу

"Banca Socială Moldova" "Молдсоцбанк" г. Кишинев.

or. Chişinău.

001856 8 001856 8

_____________ nr. __________

La nr. _________ din _________

Model de blanchetă de scrisoare

Anexa 6

REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ

CHIŞINĂU СОВЕТ

PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ

277612, or. Chişinău, 277612, г. Кишинев

Bd. Ştefan cel Mare, 83 пр. Штефан чел Маре, 83

Tel.: 22-72-36, 22-23-80 Тел.: 22-72-36, 22-23-80

_____________ Nr. __________

La nr. _________ din _________

Model de blanchetă de scrisoare

Anexa 7
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ

CHIŞINĂU СОВЕТ

PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ

Direcţia dezvoltare Управление

social-economică социально-экономического

a comunelor suburbane развития пригородных сел

277012, or. Chişinău, 277012, г. Кишинев

Bd. Ştefan cel Mare, 83 пр. Штефан чел Маре, 83

Tel.: 22-92-59, 22-13-85 Тел.: 22-92-59, 22-13-85

_____________ Nr. __________

La nr. _________ din _________

Model de blanchetă de scrisoare

Anexa 8

STEMA DE STAT

MINISTERUL FINANŢELOR

AL REPUBLICII MOLDOVA

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

277012, or. Chişinău, str. Cosmonauţilor, 7

Teleimprimator 163220 Neva

tel. 22-66-29

277012, г. Кишинев, ул. Космонавтов, 7

Телетайп 163220 Нева

_____________ Nr. __________

La nr. _________ din _________

 Model de blanchetă de scrisoare

Anexa 9

Amplasarea elementelor

123 45
6 7 8 9 10
A
11 12 15 16 17 18
20 13 14
19
21 22 23
24 25 26 27 28
29 30 31

Notă. Elementele 4 şi 5 în blanchetele de scrisoare se amplasează în spaţiu A.

APROBAT

Hotărîrea Guvernulul

Republicii Moldova

din 5 octombrie 1993 nr. 618.

INSTRUCŢIUNI-TIP

cu privire la ţinerea, lucrărilor de secretariat în organele administraţiei

publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale
Republicii Moldova

I. Dispoziţii generale

1.1. Prezentele Instrucţiuni determină cerinţele de bază faţă de documentarea

activităţii administrative şi organizarea lucrului cu documentele în ministere, departamente,
direcţii, servicii, inspectoratele de stat şi în organele autoadministrării locale ale Republicii
Moldova.

1.2. Instrucţiunile se referă la documentele oficiale, cu excepţia celor secrete. Modul

de întocmire şi păstrare a documentelor secrete se stabileşte prin instrucţiuni speciale.

Notă: În unele chestiuni de interes major O.A.P. pot elabora în conformitate cu

prezentele instrucţiuni şi alte materiale informative (regulamente, îndrumare etc).

1.3. Documeniele O.A.P. ca şi ale, altor instituţii şi organizaţii de stat constituie

proprietatea statului şi sînt reglementate de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova, de
documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova,
ale Departamentului de Stat al Limbilor al Republicii Moldova, de regulamentele, statutele
organelor respective.
 1.4. O.A.P. organizează tehnica operaţiunilor de secretariat, modul de întocmire şi
perfectare a documentelor în baza instrucţiunilor şi altor documente normativ-metodice
elaborate de sine stătător în conformitate cu prezentele Instrucţiuni.

1.5. Instrucţiunile cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în O.A.P. sînt aprobate

de conducătorul organizaţiei respective după coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de
Arhivă şi Departamentul de Stat al Limbilor.

1.6. Prezentele Instrucţiuni reglementează modul de primire, evidenţă, ordonare,

perfectare şi multiplicare (tirajare) a documentelor, controlul rezolvării, păstrării şi utilizării
acestora.

1.7. Prevederile Instrucţiunilor se aplică atît formelor tradiţionale de ţinere a

lucrărilor de secretariat, cît şi documentelor mecanolizibile, create cu ajutorul mijloacelor
birotice şi tehnice de calcul, neţinîndu-se cont de suporţii lor. Tehnologiile de prelucrare
automată a informaţiei documentare trebuie să corespundă cerinţelor prezentelor
Instrucţiuni.

1.8. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra

respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale
O.A.P., dirijarea metodică şi instruirea cadrelor în acest domeniu este pusă în sarcina
Serviciului secretariat-administrativ (S.S.A.*) al O.A.P.

__________________________

*Denumirea şi structura S.S.A. este stabllită de regulamentele acestor servicii

(Direcţiilor administrative, cancelariilor, secretariatelor, secţiilor generale etc.)

1.9. Răspunderea pentru organuzarea şi ţinerea corectă a lucrărilor de secretariat,

precum şi pentru păstrarea în stare perfectă a documentelor o poartă conducătorii O.A.P. şi
ai subdiviziunilor structurale ale acestora.

1.10. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane responsabile

pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, care asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în
termenele stabilite, informează conducerea privitor la rezolvarea acestora, familiarizează
personalul cu documentele normative şi metodice ce ţin de domeniul dat. Drepturile şi
obligaţiunile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute de fişa postului.

1.11. Funcţionarii încadraţi în O.A.P. şi în subdiviziunile structurale ale acestora

poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză, pentru
integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Pierderea documentelor este anunţată
imediat conducerii subdiviziunilor structurale şi S.S.A.

1.12. O.A.P. şi subdiviziunile lor structurale sînt obligate:

- să ia măsuri necesare pentru a reduce volumul corespondenţei oficiale, evitînd

emiterea unor documente în probleme ce pot fi soluţionate verbal sau direct;

- să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul de

păstrare a documentelor de arhivă atît în aparatul administrativ, cît şi în unităţile din
subordine;

- să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat;

- să contribuie la raţionalizarea şi automatizarea tehnicii lucrărilor de secretariat;

- să asigure încunoştinţarea noilor angajaţi cu structura aparatului şi cu prezentele

Instrucţiuni.

1.13. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, primirea-predarea

dosarelor şi a documentelor în curs de rezolvare se efectuează, prin întocmirea unui proces-
verbal, care se păstrează la serviciul de secretariat al subdiviziunii.

1.14. Controlul general asupra modului de organizare şi ţinere a lucrărilor de

secretariat şi de dirijare metodică este realizat de către Serviciul de Stat de Arhivă şi
instituţiile arhivistice subordonate acestuia de Departamentul de Stat al Limbilor.

2. Întocmirea, perfectarea şi multiplicarea actelor administrative

La întocmirea şi perfectarea actelor administrative este necesar să se respecte

regulile ce asigură valabilitatea lor, executarea şi găsirea operativă, posibilitatea prelucrării
acestora cu ajutorul mijloacelor tehnice de calcul, calitatea întocmirii lor ca purtătoare de
informaţie.

Pentru ca actele să fie valabile este necesar ca ele să conţină următoarele elemente
obligatorii: denumirea organizaţiei - autorul, tipul documentului, data, titlul textului, textul,
indicele, semnătura.

În procesul întocmirii şi perfectării actelor componenţa elementelor poate fi

completată în funcţie de destinaţia lor.

Documentele trebuie întocmite şi perfectate în strictă conformitate cu Regulile de

întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.

2.1. Blanchetele documentelor

2.1.1. Actele oficiale, de regulă, se întocmesc pe blanchete, care contin numărul

stabilit de elemente obligatorii şi se amplasează într-o ordine determinată de Regulile de
întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.

2.1.2. "Blanchetele se imprimă pe hîrtie albă de formatul A4 (297 - 210 mm) A5 (210 -
148 mm). În cazuri excepţionale se admite utilizarea hîrtiei colorate uşor în nuanţe
deschise.

Utilizarea blanchetelor cu formă liberă este interzisă.

2.1.3. Actele emise de două sau mai multe organe şi organizaţii nu se întocmesc pe
blanchete ci pe hîrtie de scris.
 2.1.4. La întocmirea documentelor de acelaşi tip ce se folosesc frecvent pot fi utilizate
formulare (tipizate) imprimate în condiţii tipografice.

2.2. Prezentarea elementelor obligatorii în acte

Elementele obligatorii se plasează pe acte conform Regulilor de întocmire a

documentelor organizatorice şi de dispoziţie

2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Stema de Stat se plasează în partea de sus a blanchetelor O.A.P., unităţilor şi

subunităţilor lor, cărora în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova li se acordă dreptul
de a avea ştampile cu imaginea Stemei de Stat.

2.2.2. Denumirea unităţii " autorul actului

Denumtrea unităţii se indică complet, în corespundere cu regulamentul sau statutul

ei. Abrevierea denumirii se indică numai după denumirea completă şi numai în caz dacă ea
este prezentă în textul regulamentului, statutului.

2.2.3. Datarea documentului

Toate documentele se datează obligatoriu. Data documentului se consideră cea a

semnării, adoptării şi aprobării lui, sau data cînd s-a produs Evenimentul fixat în el. Data o
indică persoana ce semnează sau aprobă documentul.

Documentele întocmite de cîteva unităţi vor purta data semnării ultimei unităţi.

2.2.4. Semnarea documentului

Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el trebuie
certificat. Modalităţile principale de certificare sînt semnarea şi aprobarea.

Documentele expediate în organele ierarhic superioare sînt semnate de către

conducătorul unităţii, iar în lipsa lui - de către persoana care îl înlocuieşte.

Documentele organelor colegiale sînt semnate de către preşedintele şi secretaral

şedinţei în cauză.

Dacă lipseşte persoana, semnătura căreia este dactilografiată pe proiectul

documentului, el este semnat de către adjunct sau de persoana care îl înlocuieşte, indicîndu-
şi funcţia şi numele de familie. În acest caz, în document se fac la maşina de dactilografiat
sau de mînă corectările respective.

Pe documentele ce necesită o certificare specială a autenticităţii lor, în afară de

semnătură se aplică şi ştampila cu imaginea Stemei de Stat. Ea se aplică pe documentele cu
caracter economico-financiar, certificate, adeverinţe, statute, regulamente, carnete de
muncă, procese-verbale deconstatare, precum şi în alte cazuri necesare.

Amprenta ştampilei trebuie să cuprindă denumirea funcţiei şi semnătura personală.

 Dacă documentul e dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei semnatarului e
redată prescurtat. De exemplu:

Director, Semnătura Tudor Munteanu

Dacă documentul nu este dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei

semnatarului e redată complet. De exemplu:

Directorul uzinei Semnătura Tudor Munteanu

de tractoare,

La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţia persoanelor ce

au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul comisiei. De exemplu:

Preşedintele Comisiei, Semnătura Ion Merineanu

Membrii Comisiei: (semnătura membrilor comi-

siei, prenumele şi numele

lor de familie în ordine alfabetică)

2.2.5. Coordonarea documentului

Pentru verificarea utilităţii unor documente, corespunderii lor cu legislaţia şi actele

juridice în vigoare se recurge la coordonarea documentelor.

Coordonarea documentelor şe efectuează în cadrul O.A.P. cu subdiviziunile lui

structurale, cu persoane concrete, cît şi în afara lui cu unităţile subordonate şi
nesubordonate.

Coordonarea în cadrul O.A.P. se face prin vizarea proiectului de către persoanele

oficiale. Viza trebuie să conţină semnătura personală, descifrarea ei şi data vizării. Dacă e
necesar, se indică funcţia semnatarului. Obiecţiile, completările se scriu pe o coală de hîrtie
aparte, iar în textul vizei se face remarca: "Amendamentele se anexează".

Vizele se aplică pe exemplarele documentelor ce rămîn la O.A.P., pe recto ultimei

pagini sub elementul "semnătura". Proiectele ordinelor, dispoziţiilor şi hotărîrilor organelor
colegiale se vizează în primul exemplar pe verso ultimei file a documentului.

Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se face prin parafa respectivă pe recto

documentului, mai jos de elementul "semnătura" cu indicarea cuvîntului "COORDONAT",
denumirii funcţiei persoanei care coordonează documentul (inclusiv denumirea unităţii),
semnătura personală, numele, prenumele şi data.

Parafa de coordonare poate fi aplicata pe o foaie de hîrtie aparte, dacă documentul în

cauză atinge interesele cîtorva unităţi. Pe document se menţionează: "Foaia de coordonare
se anexează".

2.2.6. Aprobarea documentului

 Documentele, care urmează să fie aprobate, capătă valoare juridică în momentul
aprobării lor.

De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamentele, statutele,)

dările de seamă şi balanţele, unităţilor şi subunităţilor; structura şi personalul scriptic;
planurile şi programele de perspectivă şi curente; procesele-verbale de constatare, de
predare-primire, instrucţiunile acestora etc.

Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau prin emiterea
unui document de dispoziţie respectivă (decizie, ordin, dispoziţie). Ambele modalităţi de
aprobare au valoare juridică identică.

În componenţa elementului "APROB" se include denumirea funcţiei persoanei care

aprobă documentul (completă, dacă documentul nu este întocmit pe blanchetă, şi
prescurtată - pe documentul întocmit pe blanchetă), semnătura personală, numele,
prenumele şi data.

Se recomandă ca documentelei de dispoziţie să fie emise în toate cazurile cînd

rezolvarea acestora necesită desfăşurarea unor acţiuni suplimentare.

Documentele se aprobă de către conducătorii O.A.P., precum şi de către organele

ierarhic superioare, în competenţa cărora intră rezolvarea problemelor expuse în
documentele aprobate.

2.2.7. Rezoluţia

În rezoluţie se dau indicaţii privind rezolvarea documentului. Rezoluţia se plasează în

partea dreaptă, sus, sub elementul "adresat", paralel textului documentului. Dacă locul
respectiv nu permite, atunci se admite plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a
documentului, cu excepţia marginilor.

Plasarea rezoluţiei pe text este interzisă.

Se admite redactarea rezoluţiei pe o filă aparte.

2.2.8. Adresa documentului

La expedierea documentelor este necesar să se respecte următoarele cerinţe:

documentele sînt adresate unităţilor, subunităţilor acestora sau unei persoane oficiale
concrete.

Adresa destinatarului cuprinde:

denumirea unităţii căreia îi este destinată scrisoarea s-au numele persoanei

destinatare, strada, numărul blocului, apartamentul, codul poştal, localitatea.

Dacă documentul este adresat unei unităţi sau subdiviziuni ale acesteia fără a indica o
persoană oficială concretă, denumirea lor se scrie la cazul nominativ. De exemplu:

Ministerul Finanţelor
 al Republicii Moldova

Direcţia administrativă

Dacă documentul este adresat unei persoane oficiale se indică numele de familie şi
prenumele însoţit de abrevierea dlui sau dnei (domnului, doamnei), denumirea funcţiei la
nominativ şi cea a unităţii la genetiv. De exemplu:

Dlui lon Munteanu

Specialist principal al

Direcţiei Economice

a Ministerului Finareţelor

3. Documentarea activităţii administrative

3.1. Activitatea O.A.P. este asigurată de un sistem de acte administrative ce constituie

baza lui documentara.

3.2. Structura documentară este determinată de competenţa O.A.P., de "cercul

funcţiilor administrative, specificate în regulamentele sau statutele lor, de modul de
soluţionare a problemelor (unipersonal sau colegial), de proporţiile şi caracterul relaţiilor
reciproce dintre O.A.P. şi organele ierarhic superioare, unităţile subordonate şi alte
organizaţii.

3.3. În conformitate cu documentele normative în vigoare în activitatea O.A.P. se emit

şi se adoptă următoarele acte administrative de bază:

- în O.A.P. cu forma de conducere unipersonală (ministere, departamente, direcţii,

servicii, inspectorate de stat) - ordine, directive, instrucţiuni;

Consiliile de conducere aleacestor organe adoptă hotărîri.

- în organele O.A.P. cu forma de conducere colegială (consilii locale, comitete

executive, raionale, primării ale oraşelor, orăşelelor, satelor, preturi) - decizii, dispoziţii.

În afară de aceasta se întocmesc regulamente, statute, note informative, scrisori,

procese-verbale, delegaţii, avize, rapoarte, adeverinţe, memorii şi alte acte administrative
(vezi glosarul anexat).

4. Prescripţii de întocmire şi perfectare a unor tipuri

de acte administrative

4.1. Ordinul

4.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din două părţi: de constatare şi de
dispoziţie (anexa nr. 1). În partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv
pentru emiterea ordinului, în partea de dispoziţie se enumeră acţiunile preconizate.
 Dacă ordinul se emite în baza unui document respectiv al organului ierarhic superior,
în partea de constatare trebuie indicate: denumirea, numărul, data şi titlul acestui
document.

4.1.2. Partea de dispoziţie a ordinului începe cu cuvîntul "ORDON" care se tipăreşte

cu majuscule fără a întrerupe textul din alineat la 2 intervale mai jos de textul precedent,
după care se pun două puncte Acţiunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numerotează
cu cifre arabe. Fiecare punct trebuie început cu indicarea executantului concret:
subdiviziunea structurală sau persoana oficială.

În continuare se expun acţiunile prevăzute, exprimate printr-un verb la infinitiv, şi se

indică termenul rezolvării.

4.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale interesate, iar

în cazul necesar - cu întreprinderile şi unităţile implicate. Viza de coordonare se aplică pe
primul exemplar al proiectului.

Pînă la semnara proiectul de ordin se vizează de compartimentul juridic.

În proiectul definitivat rectificări poate face numai conducătorul organului respectiv

care semnează ordinul şi pune data.

4.1.4. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La

numărul ordinului referitor la personal, după titlu se adaugă litera "p".

4.2. Directiva

4.2.1. Directiva se emite, de regulă, în problemele cu caracter metodico-informativ

sau de organizare a executării ordinelor, instrucţiunilor şi altor acte administrative. .

4.2.2. Directiva este semnată de către locţiitorii conducătorilor O.A.P. sau

conducătorii subdiviziunilor structurale în cadrul competenţei acestora.

4.2.3. Directivele se perfectează la fel ca şi ordinele.

4.2.4. Partea de dispoziţie a directivei începe cu cuvintele "se propune", "se obligă".

4.2.5. Directivele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.

4.3. Decisia

4.3.1. La pregătirea proiectelor de decizii e necesar:

- să se studieze şi să se analizeze minuţios toate documentele ce se referă la proiectul

de decizie care urmează a fi elaborat;

- să se ia cunoştinţă de deciziile anterioare privitoare la chestiunea data;

- să fie antrenaţi, în caz de necesitate, în elaborarea proiectului de decizie specialiştii

respectivi.
 4.3.2. Textul deciziei trebuie să fie laconic, cu formulări clare, să fie alcătuit din două
părţi: partea de constatare şi cea de decizie (anexa nr. 2).

4.3.3. În partea de constatare se descriu cauzele adoptării deciziei, scopul şi sarcinile

acţiunilor preconizate. Dacă drept bază pentru adoptarea deciziei a servit un document de
dispoziţie al organelor ierarhic superioare, atunci în partea de constatare se indică
denumirea, numărul, data şi tutlul documentului.

Partea de constatare poate să lipsească în cazul cînd acţiunile preconizate nu au

nevoie de explicare.

4.3.4. Partea de decizie trebuie să înceapă cu cuvintele "Consiliul municipal...",

"Primăria...", fiind urmate de cuvîntul "A DECIS", "DECIDE", care se tipăreşte cu majuscule
fără a întrerupe textul.

Partea de decizie se expune pe puncte, dacă decizia preconizează mai multe măsuri
cu caracter diferit. Acţiunile de acelaşi fel pot fi enumerate într-un singur punct (în alineate
aparte).

Punctele deciziei se numerotează cu cifre arabe. În caz de necesitate punctele se

despart în subpuncte. Numărul punctului trebuie să conţină numărul punctului şi numărul
de ordine al subpunctului, separate prin punct. De exemplu: 1.1; 1.2; 3.1; 3.2.1.

În calitate de executanţi sînt indicate unităţile. Persoana oficială se indică în calitate

de executant numai în cazul cînd rezolvarea sarcinii e pusă în seama unei persoane
concrete. În asemenea cazuri se scrie denumirea completă a funcţiei, numele şi prenumele
persoanei în cauză.

În ultimul punct al părţii de decizie se indică organizaţia sau persoana oficială, în

seama căreia este pus controlul îndeplinirii deciziei.

De exemplu: "Controlul asupra rezolvării prezentei decizii se pune în sarcina...".

4.3.5. Proiectul de decizie trebuie redactat minuţios, tipărit pe formularul

corespunzător, vizat de către cel ce l-a întocmit şi de către conducătorul unităţii ce propune
spre examinare proiectul în cauză şi coordonat cu conducătorii unităţilor ale căror interese
sînt vizate de conţinutul proiectului de decizie.

Vizele şi parafele coordonării pot fi dispuse pe recto al ultimei file a primului

exemplar sau pe o filă aparte.

Pînă la semnare proiectul de decizie se vizează de compartimentul juridic.

Deciziile adoptate sînt semnate de către preşedintele Comitetului executiv raional

(C.E.R.), primar şi secretar.

4.3.6. Proiectele de decizii vizate se prezintă secretarului organului respectiv cu zece

zile înainte de şedinţă.

4.3.7. Proiectele de decizii, adoptate la şedinţele respective ale organelor

autoadministrării locale, cu corectările şi completările de rigoare, se transmit persoanelor
care au redactat proiectele pentru introducerea corectărilor şi completărilor, iar apoi se
restituie secretarului pentru perfectare finală şi semnare.

La deciziile pregătite pentru semnare executanţii anexează listele unităţilor şi

persoanelor, cărora urmează să le fie expediate documeniele semnate.

4.3.8. Deciziilor li se atribuie un număr format din numărul procesului-verbal al

şedinţei, urmat de numărul de rînd al deciziei din ordinea de zi a şedinţei separat prin bară
(de exemplu 15/3, 16/11).

4.3.9. Se interzice introducerea rectificărilor în textul original al deciziilor adoptate.

În cazul cînd în decizii se atestă greşeli, despre aceasta este informat semnatarul.

4.3.10. Copiile de pe decizii se admit numai cu permisiunea preşedintelui sau a

secretarului. Chestiunea privind publicarea anumitor decizii ale organelor în cauză ţine de
competenţa organelor colegiale respective.

4.4. Dispoziţia

4.4.1. Dispoziţia, de regulă, trebuie să fie alcătuită dintr-o singură parte de dispoziţie.

Partea de constatare este, de fapt partea introductivă a frazei şi începe cu formulări

de tipul "în conformitate cu", "în scopul", "în vederea realizării". În aşa caz părtea
dispozitivă trebuie separată de partea de constatare prin alineat.

4.4.2. Partea de bază a dispoziţiei trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii

preconizate. Acţiunea se exprimă printr-un verb la infinitiv: a obliga, a indica, a propune, a
aproba etc.

4.4.3. Dispoziţia se semnează de către preşedintele executivului, primar, pretor.

Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic (anexa nr. 3).

4.5. Procesul-verbal

Procesele-verbale sînt de trei feluri: proces-verbal al şedinţei, proces-verbal de

constatare, proces-verbal de predare-primire. Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe
blanchete generale sau formulare tipizate.

Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.

4.5.1. Procesul-verbal al şedinţei

4.5.1.1. Procesul-verbal al şedinţei se întocmeşte de către secretarii organelor

respective sau de către persoane însărcinate cu redactarea lor;

4.5.1.2. Procesul-verbal al şedinţei are următoarea structură:

- titlul, cu indicarea felului şedinţei şi data ei;

 - menţiuni prealabile;

- ordinea de zi;

- redarea discuţiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvîntul şi ideilor, opiniilor

şi propunerilor prezentate;

- deciziile luate;

- semnăturile.

4.5.1.3. Titlul procesului-verbal este alcătuit din denumirea organului colegial. De

exemplu: "...al şedinţei consiliului raional", "...al şedinţei colegiului ministerului", "...al
şedinţei consiliului direcţiei de cultură" etc.

4.5.1.4. La menţiuni prealabile se indică numele şi prenumele preşedintelui şi

secretarului organului colegial; în ordine alfabetică - ale membrilor organului respectiv
prezenţi, invitaţilor, cu indicarea denumirii unităţii pe care o reprezintă; ordinea de zi, cu
enumerarea chestiunilor ce vor fi examinate, urmate de numele şi funcţiile raportorilor şi
coraportorilor.

Notă: În cazul cînd numărul invitaţilor depăşeşte cifra 5, la procesul-verbal se

anexează o listă a persoanelor prezente la şedinţă.

4.5.1.5. În procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale la menţiuni prealabile se

indică: numărul total al consilierilor, numărul consilierilor prezenţi la şedinţă, numărul
invitaţilor, numele şi prenumele persoanei ce conduce şedinţa.

La procesele-verbale se anexează lista membrilor prezenţi, celor absenţi.

4.5.1.6. Ordinea de zi cuprinde totalitatea chestiunilor care urmează să fie discutate

în şedinţă, numele şi funcţia raportorilor.

4.5.1.7. Textul procesului-verbal al şedinţei se întocmeşte pe baza înregistrărilor

(stenografice, magnetice ete.), efectuate în timpul şedinţei, precum şi pe baza materialelor
(tezelor, rapoartelor, cuvîntărilor, proiectelor, deciziilor etc.) prezentate în cadrul şedinţei.

4.5.1.8. Consecutivitatea expunerii problemelor discutate trebuie să coincidă cu cea

din ordinea de zi.

4.5.1.9. Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal trebuie să conţină

următoarele componente: "S-A EXAM1NAT", "AU LUAT CUVINTUL" "S-A DECIS" sau "S-A
HOTĂRIT", scrise cu majuscule.

4.5.1.10. Înaintea cuvîntului "S-A EXAMINAT" se indică numărul punctului din

ordinea de zi. În rîndul următor (din alineat) se indică: prenumele, numele şi funcţia
raportorului. După numele de familie se pune liniuţă şi se expune conţinutul succint al
chestiunii în cauză, propunerile raportorului.

4.5.1.11. Dacă este prezentat un raport scris, conţinutul raportului nu se expune în

procesul-verbal. În acest caz după numele şi prenumele raportorului se menţionează:
"raportul se anexează".

Cuvîntul "S-A EXAMINAT" nu se repetă înaintea expunerii textului cuvîntării

coraportorului.

4.5.1.12. Compartimentul procesului-verbal "AU LUAT CUVÎNTUL"-se perfectează la

fel ca şi compartimentul "S-A EXAMINAT",

4.5.1.13. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează decizia sau hotărîrea privind

chestiunea discutată.

Formula "S-A DECIS" sau "S-A HOTĂRÎT" trebuie să fie scrisă din alineat, la două
intervale mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte. În continuare din
alineat se expune textul deciziei, hoţărîrii pe puncte.

4.5.1.14. Procesele-verbale ale şedinţelor, de regulă, sînt semnate de preşedintele şi

secretarul şedinţei (anexa nr. 4).

4.5.1.15. Procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale sînt semnate de

preşedintele şedinţei.

4.5.1.16. Procesele-verbale ale şedinţelor pot fi:

1. Redactate în registre speciale, în prealabil fiind numerotate şi parafate (pentru

primării);

2. Dactilografiate pe blanchete generale sau pe hîrtie în 2 exemplare.

Dacă procesul-verbal se perfectează pe hîrtie, se indică în mod obligatoriu

următoarele elemente: denumirea deplină a O.A.P., titlul actului respectiv cu indicarea
ţelului şedinţei, data şi locul întocmirii.

3. Înregistrate pe bandă magnetică.

Dacă mersul şedinţei a fost înregistrat pe bandă magnetică, în baza acesteia se

alcătuieşte procesul-verbal, se dactilografiază în două exemplare şi se semnează de către
preşedintele şedinţei.

4.5.2. Procesul-verbal de constatare

4.5.2.1. Textul procesului-verbal este alcătuit din două părţi: introductivă şi de

constatare.

În partea introductivă se indică motivul elaborării procesului-verbal şi se enumeră

alcătuitorii şi cei prezenţi. După cuvîntul "Baza" se indică documentul de dispoziţie sau
prescripţia orală.

După cuvîntul "INTOCMIT" se enumeră funcţiile, numele şi prenumele persoanelor

care au întocmit procesul-verbal.
 Dacă procesul-verbal a fost elaborat de o comisie, în acest caz se dactilografiază
numele şi prenumele preşedintelui. Numele şi prenumele altor membri ai comisiei se dispun
în ordine alfabetică. După cuvîntul "AU PARTICIPAT" se enumeră funcţiile, numele şi
prenumele persoanelor care au fost prezente la întocmirea procesului-verbal.

În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-verbal,

esenţa şi caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile şi propunerile.

4.5.2.2. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului sau al

evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

4.5.2.3. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă locului şi

datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

4.5.2.4. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu privire

la numărul de exemplare ale procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.

4.5.2.5. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au luat parte la
întocmirea lui fără indicarea funcţiilor lor.

4.5.2.6. În cazul cînd există diferite opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal sau ale
particiipanţilor la întocmirea lui ele se notează mai jos de semnături sau pe o filă aparte.

4.5.2.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-

verbale de recepţie, de consum, de inventariere, de revizie contabilă sau control financiar,
de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorării irecondiţionabile, cu privire la
selecţionarea documentelor propuse pentru eliminare etc. (anexa nr. 5).

4.5.3. Procesul-verbal de predare-primire

4.5.3.1. Procesele-verbale de predare-primire au următoarea structură:

- denumirea unităţii în cadrul căreia se efectuează predarea-primirea;

- titlul de "proces-verbal de predare-primire";

- data;

- temeiul în baza căruia se face operaţiunea de predare-primire;

- menţiuni în problema caracterului operaţiunii de predare-primire (temporar,

concediu de odihnă sau medical, sau definitiv);

- numele şi funcţia persoanelor care au participat la operaţiunea de predare-primire;

- lista completă a obiectelor ce fac obiectul predării-primirii. Lista trebuie să descrie

starea obiectelor predate-primite, gradul de uzare, elementele lipsă, în cazul unor maşini
instalaţii, mobilier. În situaţia în care lista obiectelor predate-primite este sub formă de
anexă în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei,

- semnăturile precedate de cuvintele "a predat", "a primit", "a asistat".

 4.6. Scrisori oficiale, telegrame, mesaje telefonice

4.6.1. Scrisorile oficiale se întocmesc în O.A.P. pentru a expune un motiv (o

rugăminte), a răspunde la o cerere, precum şi pentru a comunica unele informaţii.

Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare explicaţii

privind modul de soluţionare a problemelor abordate în document sau redau scopul
expedierii documentului anexat.

4.6.2. Textul scrisorii se compune, de regulă, din două părţi legate logic între ele. În
prima parte se prezintă faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru întocmirea
scrisorii.

În partea a doua se formulează concluziile, propunerile sau rugămintea.

4.6.3. Scrisorile oficiale se elaborează avînd drept subiect o singură problemă şi se

dactilografiază pe blanchete de scrisori.

4.6.4. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea şi semnarea

scrisorii se face în conformitate cu Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi
de dispoziţie.

4.6.5. Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se redactează în două

exemplare, adresa fiind notată ca şi la scrisori. Menţiunea despre tipul telegramei (urgenţă,
cifrată etc.) se face înaintea adresei.

4.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă aceasta
nu denaturează conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul şi fără corectări.
Semnătura se aplică din rînd nou.

4.6.7. Mesajul telefonic se foloseşte pentru transmiterea informaţiilor prin telefon în

raza oraşului, raionului. La transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia,
numele şi prenumele semnatarului, data şi ora cînd a fost transmis, numărul de telefon al
organizaţiei ce l-a transmis.

4.7. Note informative şi memorii

4.7.1. Textul notei informative şi a memoriului trebuie să fie alcătuit din două părţi. În
prima parte se expun faptele ce au servit drept motiv pentru elaborarea documentului, iar în
a doua " concluziile şi propunerile autorului.

4.7.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota informativă
sau în memoriu, trebuie inclusă în titlu. De exemplu: "Cu privire la bugetul Primăriei pe
anul...".

4.7.3. Notele informative şi memoriile se dactilografiază pe blanchetele generale ale

O.A.P., sînt semnate de către conducătorii acestora sau de adjuncţii lor.

Notele informative şi memoriile cu caracter intern se dactilografiază pe hîrtie şi se

semnează de alcătuitori.
 5. Organizarea circulaţiei documentelor

5.1. Regulile generale de organizare a circulaţiei documentelor (O.C.D.).

5.1.1. O.C.D. în O.A.P. trebuie să corespundă următoarelor cerinţe:

- circulaţia documentelor trebuie sa fie exercitată operativ, ca un scop bine

determinat şi să se realizeze optimal;

- trebuie excluse instanţele şi emiterea de documente ce nu sînt dictate de necesităţi

stringente;

5.2. Ordinea circulaţiei şi rezolvării documentelor de întrare

5.2.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei intrate în O.A.P. se face în

mod centralizat în cadrul serviciului secretariat-administrativ, iar în lipsa lor " de către
funcţionarii desemnaţi în acest scop.

5.2.2. Prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la verificarea

corectitudinii livrării şi integrităţii corespondenţei, la fixarea faptului de intrare a
documentului şi la pregătirea ei pentru a fi transmisă conform destinaţiei. Corespondenţa
expediată greşit se reexpediază la adresa destinatarului indicat.

5.2.3. Toate plicurile cu excepţia celor cu menţiunea "personal" şi a scrisorilor sosite

la adresa deputaţilor, organizaţiilor obşteşti, se deschid. Astfel se controlează
completivitatea plicurilor şi documentelor conţinute în ele. Dacă se atestă deteriorării, lipsa
documentului sau a anexei, precum şi necorespunderea numărului indicat pe plic cu
numărul documentului, despre aceasta se comunică expeditorului. De regulă, plicurile se
distrug, cu excepţia cazurilor cînd adresa expeditorului sau timpul expedierii şi primirii
documentului pot fi stabilite numai în baza plicului.

5.2.4. Pe toate documentele de intrare, în colţul drept de jos pe recto al primei file se
aplică parafa de înregistrare se fixează data primirii documentului.

5.2.5. Documentele se clasifică de către şeful S.S.A, sau de funcţionarii desemnaţi în

acest scop, în documente înregistrabile şi neînregistrabile.

5.2.6. Documentele intrate, după înregitrarea lor pe fişe sau registre, fixarea parafei
de înregistrare, se transmit spre examinare conducerii O.A.P. Documentele adresate unei
persoane concrete se transmit, de regulă, direct acestei persoane.

5.2.7. Conducătorului O.A.P. i se transmit documentele organizaţiilor

guvernamentale, ierarhic superioare, care conţin informaţii privind problemele vitale ale
activităţii organului respectiv, rezolvarea cărora cere decizia conducătorului. Celelalte
documente se transmit adjuncţilor sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop.

5.2.8. Documentele trebuie transmise spre examinare în ziua primirii lor.

Telegramele, mesajele telefonice şi alte acte urgente se transmit spre examinare şi
rezolvare în primul rînd.
 Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, ultimele se selectează şi
se transmit conducerii O.A.P. împreună cu documentele primite sau cu nota informativă
respectivă.

5.2.9. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate, de

regulă, pe documente pe prima filă deasupra textului în partea dreaptă de sus. Rezoluţia
trebuie să conţină indicaţii clare şi exhaustive privind modul şi caracterul rezolvării
documentelor, nominalizarea executantului şi termenul de rezolvare a documentului.

5.2.10. Documentele primite după examinarea lor de către conducerea O.A.P. se

restituie S.S.A. sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop pentru a înregistra textul
rezoluţiei în fişa de înregistrare şi pentru a fi luate în evidenţă, în caz de necesitate. După
aceasta se repartizează conform destinaţiei.

5.2.11. Documentele trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţiile ulterioare ale

conducătorilor sînt necesare cînd ele concretizează ordinea rezolvării documentelor.
Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît mai scurt, de regulă în ziua
primirii documentului.

5.2.12. "Responsabil de, rezolvarea documentului este persoana nominalizată prima

în rezoluţie. Responsabilului de rezolvare i se acordă dreptul de a-i convoca pe coexecutanţi.

5.2.13. Documentele rezolvate se transmit pentru a fi cusute la dosar în acele

subdiviziuni sau acelor funcţionari, care întocmesc dosarele în problemele respective.

5.3. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire şi celor interne în procesul pregătirii

lor

5.3.1. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire include alcătuirea proiectului

documentului, elaborarea lui, coordonarea, vizarea (cînd e necesar), semnarea (aprobarea),
înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.

5.3.2. În scopul încunoştinţării şi coordonării prealabile, proiectul documentului poate

fi multiplicat şi transmis concomitent tuturor persoanelor şi unităţilor participante la
elaborarea lui.

5.3.3. Pînă la transmiterea documentului pregătit spre semnare executantul trebuie

să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa vizelor şi a anexelor.
Documentul este prezentat spre semnare însoţit de materialele în baza cărora a fost
elaborat.

5.3.4. Documentele de ieşire sînt semnate de către conducerea O.A.P., de către şefii
subdiviziunilor structurale ale acestora. Actele semnate se transmit pentru înregistrare şi
expediere S.S.A.

5.3.5. Prelucrarea corespondenţei expediate se reduce la: sortarea, adresarea,

împachetarea, stabilirea costului de expediere, completarea formularelor poştale şi
predarea ei la oficiul poştal. Pentru corespondenţa recomandată se alcătuieşte un inventar
de expediere.
 5.3.6. S.S.A. sau funcţionarii desemnaţi în acest scop verifică corectitudinea
perfectării documentelor, prezenţa anexelor indicate în documentul de bază. Documentele
întocmite greşit se restituie executanţiior.

Documentele expediate concomitent pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic.

Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în aceeaşi zi.

5.3.7. Documentele interne se elaborează, se perfectează şi se rezolvă în cadrul

O.A.P. şi subdiviziunilor lor structurale.

Circulaţia documentelor interne la etapele elaborării şi perfectării lor se organizează

în corespundere cu regulile generale de circulaţie a documentelor de ieşire, iar la etapa de
rezolvare (utilizare) - cu cele privind documentele de intrare.

5.3.8. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi coordonarea lor cu

persoanele şi organizaţiile interesate, se transmit spre examinare organului respectiv sau
spre semnare conducerii O.A.P., subdiviziunilor structurale ale acestora. Fiind semnate,
documentele menţionate se înregistrează, se multiplică şi se transmit sau se expediază
pentru rezolvare.

5.3.9. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor îl constituie lipsa

etapelor de pregătire a proiectului documentului, de vizare şi coordonare a lui. Procesele-
verbale ce conţin însărcinări pentru persoane oficiale sau organizaţii din subordine se
transmit destinatarilor în forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din
procesele-verbale.

5.3.10. Memoriile remise conducerii O.A.P., secţiilor şi serviciilor acestora, notele

informative, comunicatele şi alte documente interne cu caracter operativ se examinează de
către persoanele oficiale cărora le-au fost adresate, după care se transmit în modul stabilit
pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se depun la dosarul respectiv.

5.3.11. Distribuirea documentelor în interiorul O.A.P. o efectuează S.S.A. sau

persoanele responsabile de asigurarea documentară.

5.4. Ordinea primirii şi remiterii documentelor

5.4.1. Primirea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne, la toate

etapele circulaţiei se face cu menţiuni speciale în fişa, în registrul de înregistrare sau în alte
fişe de evidenţă. Sub semnatură se pot remite documentele luate la control sau alte
documente importante.

5.4.2. Remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale trebuie să se facă

prin intermediul secretarului (persoanei responsabile) care face menţiunea respectivă în fişa
sau registrul de înregistrare. Circulaţia documentului dintr-un compartiment în altul se face
prin intermediul S.S.A. sau a funcţionarului responsabil în cauză. În fişa sau registrul de
înregistrare se face menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.

6. Înregistrarea documentelor şi constituirea

 aparatului informativ

6.1. Regulile generale de înregistrare a documentelor

6.1.1. Fiecare document se înregistrează doar o singură dată. Documentele de intrare

se înregistrează în ziua primirii, iar cele de ieşire şi cele interne " în ziua semnării.

Nici un act din cele înregistrabile nu poate fi remis spre rezolvare fără a fi înregistrat.

La transmiterea documentelor înregistrate dintr-un compartiment în altul, ele nu sînt

supuse înregistrării repetate.

6.1.2. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat în cadrul S.S.A.

6.1.3. Înregistrarea documentelor se face în dependenţă de tipul documentelor,

conţinutul acestora şi de autori. De exemplu se înregistrează separat documentele
guvernamentale, ordinele şi dispoziţiile conducătorilor privind activitatea de bază,
personalul scriptic, hotărîrile colegilor O.A.P., deciziile consiliilor locale etc.

6.1.4. Se înregistrează în mod obligatoriu documentele primite de la organele ierarhic

superioare sau cele expediate pe adresa lor, documentele interne de importanţă majoră
(hotărîri, dispoziţii, ordine, procese-verbale, memorii etc.), precum şi propunerile, cererile şi
sesizările cetăţenilor.

Documentele primite de la alte organizaţii sau expediate pe adresa lor se

înregistrează numai dacă ele cer soluţionare sau răspuns.

6.1.5. O.A.P. trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se înregistrează

(anexa nr.6). Lista unor asemenea documente este aprobată de şefii S.S.A. ale O.A.P.

6.1.6. Indicele documentului de intrare, de ieşire şi a celui intern constă, de regulă,

din indicele dosarului conform nomenclatorului şi din numărul curent de înregistrare.

Drept indice al documentelor de dispoziţie şi al proceselor-verbale se prezintă

numerele lor de înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de document.

6.2. Înregistrarea documentelor şi regulile de completare ale acestora

6.2.1. Documentele pot fi înregistrate pe fişe, în registre sau pe suporţii intermediari.

6.2.2. Pentru înregistrarea documentelor în registre se folosesc registre de două

feluri:

- registre de intrare (anexa nr.7)

- registre de ieşire (anexa nr.8).

De regulă, registrele se tipărese în condiţii tipografice

6.2.3. Pentru înregistrarea documentelor pe fişe se folosesc fişe tipărite în condiţii

tipografice de formatul A5 (210 X 148) sau de forma - A6 (148 X 105) (anexa nr. 9).
 6.2.4. Completarea elementelor pe fişele de înregistrare

6.2.4.1. La rubrica "Corespondent" se înscrie denumirea unităţii expeditor sau a

unităţii destinatar. La înregistrarea propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor se
înscrie numele de familie, locul de lucru sau adresa de la domiciliu.

6.2.4.2. La rubrica "Termen de rezolvare" se indică data la care documentul trebuie

să fie rezolvat.

6.2.4.3. La rubrica "Numărul filelor" se indică numărul de file ale documentului de

bază şi ale celui anexat.

6.2.4.4. La rubrica "Data intrării şi indicele documentului" se indică data primirii

documentului şi indicele care i se atribuie în unitatea în care se înregistrează.

6.2.4.5. La rubrica "Data şi indicele documentului" se înscrie data şi indicele atribuit

acestuia de unitatea care l-a elaborat.

6.2.4.6. La rubrica "Tipul documentului şi conţinutul succint" se indică tipul

documentului, titlul şi continutul acestuia pe scurt.

6.2.4.7. La înregistrarea scrisorilor, tipul documentului nu se indică.

6.2.4.8. La înregistrarea pe fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi data.

6.2.4.9. Nota cu privire la rezolvarea documentului trebuie să reflecte soluţionarea în

esenţă a chestiunii, data şi indicele documentului de răspuns. Dacă nu se cere un răspuns
scris, se indică data, autorul şi modul de soluţionare a problemei abordate în documentul de
iniţiativă.

6.2.4.10. La rubrica "Menţiuni privind controlul se fixează notele vizînd controlul

termenelor de rezolvare a documentului, în care se indică data efectuării controlului şi
cauzele concrete ale tărăgănării rezolvării documentului. Rubrica poate fi folosită pentru
note privind circulaţia documentului.

6.2.4.11. Rubricile fişei de înregistrare "Fondul nr.", "Inventarul nr." "Dosarul nr." se
completează în arhivă.

6.2.4.12. Pentru atribuirea numerelor de înregistrare curentă a documentelor de

iniţiativă, de intrare şi ieşire se foloseşte baremul unic (anexa nr. 10).

7. Controlul rezolvării documentelor

7.1. Sarcinile controlului rezolvării documentelor

7.1.1. Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativă şi în termenele

stabilite a documentelor şi însărcinărilor fixate în ele.

7.1.2. Controlul asupra rezolvării documentelor este realizat de către conducătorii

O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora. Controlul asupra termenelor de rezolvare a
documentelor se pune în sarcina S.S.A. sau a funcţionarilor desemnaţi în acest scop.

7.2. Termenele de rezolvare a documentelor

7.2.1. Termenele rezolvării documentelor pot fi termene tip şi termene individuale.

7.2.2. Termenele tip de rezolvare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile de masă

ale documentelor ce urmează să fie luate la control în corespundere cu Lista-model (anexa
nr. 11).

În celelalte cazuri termenele de rezolvare a documentelor nu vor depăşi 10 zile. Un

termen mai îndelungat poate fi stabilit pentru rezolvarea documentelor dificile prin
caracterul rezolvării acestora.

7.2.3. Termenele individuale de rezolvare se stabilesc pentru documentele de

importanţă majoră de către conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora sau se indică
direct în document.

La stabilirea termenului de rezolvare se ţine cont de complexitatea conţinutului

documentului şi de posibilităţile practice ale unităţii.Termenele individuale se fixează în
rezoluţia conducătorului. Dacă termenul individual de rezolvare a documentului se
deosebeşte de termenul-tip, stabilit pentru categoria respectivă de documente, timpul
rezolvării se consideră termenul individual.

7.2.4. Dacă în documentul de intrare este indicat termenul care presupune primirea
răspunsului, acest termen trebuie respectat.

7.2.5. Termenul de rezolvare a documentului intrat se calculează din momentul

primirii lui în O.A.P.

7.2.6. Termenul de rezolvare a documentului poate fi prelungit numai de către

persoana sau unitatea care 1-a stabilit. Prelungirea termenului de rezolvare trebuie
efectuată odată cu primirea documentului sau cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea
termenului de rezolvare, dacă pe parcursul rezolvării se constată imposibilitatea respectării
termenului indicat. În caz contrar se consideră că documentul nu a fost rezolvat în termen.

7.2.7. Controlul asupra desfăşurării rezolvării documentului se realizează din

momentul primirii lui. În cazul reţinerii rezolvării documentului, conducătorii O.A.P. şi ai
subdiviziunilor acestora sînt obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a înlătura cauzele
reţinerii şi pentru a asigura rezolvarea în termen a documentului.

7.3. Efectuarea controlului asupra rezolvării documentelor

7.3.1. Controlul asupra rezolvării documentelor se face după fişele şi registrele de

înregistrare.

Controlul asupra rezolvării însărcinărilor din documentele de dispoziţie internă se

face, deasemenea, cu ajutorul fişelor sau registrelor. Fişele de control se elaborează şi
pentru însărcinările conducerii O.A.P. şi ale subdiviziunilor ei exprimate oral.
 7.3.2. Pe fişele şi documentele de control, în locul stabilit de Regulile pentru
întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie, se fixează simbolul controlului - "C"
sau parafa "Control".

În registre menţiunea de control se fixează în rubrica "Note cu privire la rezolvarea

documentului".

7.3.3. Controlul asupra rezolvării propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor se

face după fişierul scrisorilor sau registrul de înregistrare a acestora.

7.3.4. Documentul se consideră rezolvat numai atunci cînd sînt soluţionate

problemele abordate în el şi autorului i s-a expediat răspunsul. Dacă rezolvarea nu a fost
documentată, nemijlocit pe document, pe fişa de control sau în registru se face menţiunea
respectivă.

7.3.5. După rezolvare documentele se scot de la control. A scoate documentele de la

control poate numai cel organ sau persoană oficială care l-a luat la control. În asemenea
situaţii pe document, pe fişă sau în registru se face menţiunea respectivă.

7.3.6. Datele privind rezolvarea documentelor luate la control se generalizează

conform situaţiei de la ziua întîi a fiecărei luni şi se raportează conducerii O.A.P. şi a
subdiviziunilor acestora.

În O.A.P. se fac bilanţuri lunare privind rezolvarea documentelor ce urmează a fi luate

la control (anexa nr. 12).

8. Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor

8.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor

8.1.1. Nomenclatorul dosarelor reprezintă o listă a tuturor dosarelor care se

constituie în O.A.P. pe baza indicatorului termenelor de păstrare, sub forma unui tabel, în
care se înscriu, pe compartimente de muncă, grupele de documente create de acestea în
raport cu problemele la care se referă, cu indicarea termenelor de păstrare.

În nomenclator se includ şi registrele, condicile, fişierele şi alte materiale

preconstituite.

8.1.2. Nomenclatorul dosarelor serveşte: la repartizarea şi clasificarea documentelor

rezolvate în dosare, ca idicator al indicilor documentelor şi al termenului de păstrare a
dosarelor, în calitate de schemă pentru alcătuirea catalogului informativ al documentelor
rezolvate şi pentru întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi temporar
(pînă la 10 ani) de păstrare în arhiva Q.A.P.

8.1.3. Există 3 feluri de nomenclatoare: tip, model şi nomenclatorul organizaţiei

concrete.

Nomenclatorul-tip şi model se întocmesc de către serviciile secretariat-administrativ

ale O.A.P. pentru organizaţiile subordonate şi se aprobă de către şefii lor.
 Pînă la aprobare ele se coordonează cu comisia centrală de expertiză (C.C.E ) a
organului respectiv şi Serviciul de Stat de Arhivă.

Nomenclatorul-tip se întocmeşte pentru organizaţiile cu structură şi activitate

omogenă. El determină componenţa tipică a dosarelor cu un sistem unic de indexare şi,
serveste drept act normativ.

Nomenclatorul dosarelor-model determină componenţa şi indexarea aproximativă

(model) a dosarelor organizaţiilor omogene după activitate, dar cu structură diferită.

Ele au un caracter recomandabil.

8.1.4. Nomenelatoarele dosarelor O.A.P, se întocmesc de către S.S.A. sau de

funcţionarii desemnaţi în acest scop pe baza nomenclatoarelor subdiviziunilor structurale şi
cu ajutorul metodic al arhivei O.A.P.

Nomenclatoarele dosarelor se întocmesc dupa o formă prestabilită, se coordonează cu

arhiva de stat respectivă, se aprobă de către conducerea O.A.P. şi se pune în aplicare
începînd cu 1 ianuarie al fiecărui an nou (anexa nr. 13).

8.1.5. Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai în cazul cînd au loc

schimbări în structura unităţii. Dacă se înfiinţeaza noi compartimente de muncă sau
subdiviziuni în cadrul lor, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi grupele
de dosare pe care le constituie. În acest scop în fiecare compartiment al nomenclatorului se
lasă numere de rezervă. Dacă asemenea modificări nu au avut loc, nomenclatorul la sfîrşitul
fiecărui an, se precizează şi se redactilografiază. Exemplarul anual al nomenclatorului este
un document ce se păstrează şi se include în compartimentul nomenclatorului S.S.A.
respectiv.

8.1.6. După aprobarea nomenclatorului dosarelor O.A.P. subdiviziunile structurale ale

acestuia primesc extrase din compartimentele corespunzătoare pentru organizarea corectă
a lucrărilor de secretariat.

8.1.7. În nomenclatoarele dosarelor O.A.P. şi ale subdiviziunilor acestora se include

toată documentaţia atît cea proprie, cît şi cea primită din afară.

În nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regulă, publicaţiile Parlamentului şi ale

Guvernului Republicii Moldova, broşurile, îndrumarele, buletinele şi alte publicaţii similare.

8.1.8. Nomenclatorul dosarelor se alcătuieşte pe scheme structurale (dacă există o

structură bine definită) sau pe direcţiile de activitate (în subdiviziunile fără structură).

La alcătuirea nomenclatorului dosarelor pe scheme structurale, în calitate de

compartimente figurează denumirile subdiviziunilor structurale, amplasate în conformitate
cu schema de încadrare. Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor în
subdiviziunile fără structură-figurează subdiviziunile sau direcţiile de activitate.

8.1.9. Indicele dosarelor O.A.P. sau ale subdiviziunilor acestora constau din marcarea
subdiviziunilor structurală sau a direcţiilor de activitate şi din numărul de ordine al
dosarelor în cadrul subdiviziunii sau direcţiei de activitate respective. Indicii dosarelor se
notează prin cifre arabe. De exemplu: 12-05, unde 12 indică subdiviziunea structurală, iar
05 - numărul de ordine al titlului dosarului, conform nomenclatorului.

În nomenclatorul dosarelor se recomandă să se păstreze aceiaşi indici pentru

dosarele similare din cadrul diferitor subdiviziuni structurale şi pentru dosarele
transmisibile.

În secţiile fără structură ale O.A.P. şi cu un număr mic de documente indicii dosarelor
sînt numerele de ordine ale acestora conform nomenclatorului.

8.1.10. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale

nomenclatorului în funcţie de gradul de importanţă al documentelor.

La început se înscriu titlurile dosarelor ce conţin documente cu caracter

organiziatoric şi de dispoziţie. În continuare se înscriu titlurile dosarelor care conţin
documente de planificare şi evidenţă, corespondenţă etc.

Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor grupate în

dosare, indicîndu-se tipul documentului (hotărîre, dispoziţie, proces-verbal), precum şi alte
date care precizează conţinutul dosarului, informaţii privitor la autor, unele detalii ale
evenimentelor descrise, indicaţii cu privire la autenticitate sau prezenţa copiilor.

8.1.11. Rubrica a treia a nomenclatorului dosarelar se completează la sfîrşitul anului

calendaristic.

8.1.12. La rubrica "Note" se înscriu denumirile indicatoarelor termenelor de păstrare

utilizate pentru determinarea termenului de păstrare a dosarului, se fac menţiuni privitor la
alcătuirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru eliminare, responsabilii de
gruparea dosarelor, transmiterea lor în altă unitate pentru a fi continuate etc.

8.1.13. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o notă de totalizare privind

numărul dosarelor la momentul respectiv.

8.1.14. În obligaţiunile O.A.P. intră şi întocmirea indicatoarelor termenelor de

păstrare a documentelor precum şi ale unitaţilor subordonate lor, care se aprobă de
Serviciul de Stat, de Arhivă al Republicii Moldova.

8.2. Constituirea dosarelor

8.2.1. Constituirea dosarelor înseamnă gruparea documentelor rezolvate în dosare,

conform nomenclatorului.

8.2.2. Gruparea documentelor în dosare se efectuează de către S.S.A. sau persoanele

responsabile pentru ţinerea lacrărilor de secretarit la sfîrşitul fiecărui an calendaristic. La
gruparea dosarelor se va ţine cont de următoarele: se grupează numai documentele
rezolvate, documentele care vizează aceleaşi probleme şi au acelaşi termen de păstrare.
Documentele din dosar se ordonează cronologic, în ordinea numerelor de intrare sau a datei
începînd co numărul cel mai mic, astfel încît actele mai vechi " din ianuarie să fie la
începutul dosarului, iar cele mai noi - din decembrie - la sfîrşitul dosarului. Se înlătură
documentele nefolositoare, respectiv dubletele, maculatoarele, documentele din alt
domeniu, de asemenea acele, agrafele, clamele metalice şi filele nescrise.

8.2.3. Documentele cu termen permanent şi temporar da păstrare se clasifică în

dosare separate.

8.2.4. Actele de dispoziţie şi decizie se grupează împreună cu anexele. Anexele de

volum mic se conexează la documentele la care se referă. Anexele de volum mare trebuie
păstrate în dosare aparte.

Statutele, regulamentele, instrucţiunile, aprobate prin documente de dispoziţie, se

consideră anexe ale acestora şi se unese. Dacă au fost aprobate ca documente aparte, atunci
se grupează separat.

8.2.5. Procesele-verbale se grupează în ordine cronologică pe numere. Materialele la

procesele-verbale se grupează în dosare în dependenţă de volumul lor - împreună cu
procesul-verbal sau, aparte şi se sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.

8.2.6. Ordinele, dispoziţiile referiteare la activitatea de bază se grupează separat de

cele referitoare la personalul scriptic.

8.2.7. În dosarele personale documentele se coasă în ordinea intrării lor. Fişele

conturilor analitice ale funcţionarilor şi alte documente similare se grupează în dosare
separate în ordinea alfabetică a numelor de familie.

8.2.8. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor se grupează separat: a) propuneri

şi cereri privind perfecţionarea activităţii O.A.P. şi b) cereri şi sesizări cu caracter personal.
În aceste dosare documentele se clasifică în ordine cronologică sau alfabetică.

Fiecare cerere (sesizare) şi documentele ce ţin de examinarea ei formează un grup

aparte. În cazul cînd se primeşte o cerere (sesizare) repetată sau apar documente
suplimentare (pe parcursul anului calendaristic), acestea se conexeaza la grupul dat de
documente.

8.2.9. Corespondenţa se clasifică în dosare pe perioada anului calendaristic şi include

toate documentele ce apar în procesul soluţionării problemei. Corespondenţa se
sistematizează în consecutivitate cronologică: documentul-răspuns se ataşează la
documentul-cerere.

La reluarea corespondenţei într-o anumită problemă documentele se includ în dosarul

anului în curs, cu indicarea indicelui dosarului din anul precedent.

8.2.10. Indicaţiile metodice şi controlul asupra corectitudinii grupării dosarelor intră

în obligaţiunile S.S.A. sau ale funcţionarilor desemnaţi semnaţi în acest scop.

8.2.11. În procesul clasificării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor

(prezenţa semnăturilor, a datelor, indicilor, certificatului).

Documentele neperfectate sau perfectate greşit se restituie executantului spre

finisare.

9. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi

valorificarea lor ulterioară

9.1. Expertiza valorii documentelor

9.1.1. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii nominale a

documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat şi stabilirea termenelor de
păstrare.

9.1.2. În scopul organizării şi efectuării expertizei valorii documentelor şi selectării

lor pentru păstrare permanentă, precum şi pentru controlul şi acordarea ajutorului metodic
în ministerele, departamentele de stat se constituie comisii centrale de expertiză (C.C.E.),
iar în organizaţiile subordonate acestora şi în consiliile locale - comisii de expertiză (C.E.)

9.1.3. Funcţiile şi drepturile comisiilor de expertiză sînt determinate în regulamentele

lor, confirmate de conducerea organelor respective în baza Regulamentului-model (anexa
nr. 14) aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă.

9.1.4. Expertiza valorii documentelor se efectuează anual. Selecţionarea

documentelor pentru păstrare permanentă se face în baza Indicatorului termenelor de
păstrare, a nomenclatorului dosarelor, răsfoind fiecare filă în parte.

9.1.5. În procesul expertizei valorii documentelor se selectează documentele cu

termen permanent şi temporar de păstrare (peste 10 ani) pentru depunere în arhiva
departamentală; documentele cu termen temporar ce vor rămîne în continuare în
compartimentele de muncă şi documentele al căror termen de păstrare a expirat.

9.1.6.. Ca rezultat al expertizei valorii documentelor se întocmesc inventare ale

dosarelor cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare, ale personalului
scriptic, precum şi procese-verbale de eliminare a documentelor, al căror termen de
păstrare a expirat.

9.1.7. Registrele, condicele şi alte scripte preconstituite se trec în inventar după

dosare.

9.2. Perfectarea dosarelor

9.2.1. La finele fiecărui an organele administraţiei publice sînt obligate să

pregătească documentele pentru predare la arhiva departamentală. În scopul acesta se
efectuează definitivarea şi perfectarea dosarelor constituite în cursul anului, care constă în:

- numerotarea filelor dosarelor, care începe cu numărul 1. Ele se numerotează în

colţul din dreapta, sus, cu creion negru. În dosarele compuse din mai multe volume filele
fiecărui volum se numerotează separat.

Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (o grosime de 30 - 40 mm);

- certificarea dosarului: pe o filă nescrisă, adăugată la sfîrşitul dosarului sau pe ultima

pagină rămasă nescrisă a registrelor şi condicelor se face următoarea certificare: "Prezentul
dosar (registru, condică etc.) conţine... file (în cifre şi, în paranteze, în litere)". Se indică
data cînd a fost efectuată certificarea şi semnătura executantului;

- coaserea sau legarea dosarelor trebuie să asigure citirea completă a textului,

datelor şi rezoluţiilor;

- completarea datelor pe prima copertă a dosarului (anexa nr. 15);

- verificarea conformităţii titlurilor dosarelor cu componenţa documentelor incluse în

el. În cazurile necesare, în titlul dosarului se pot face rectificări (indicînd numerele
ordinelor, proceselor-verbale, modificările denumirilor etc.).

9.2.2. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an. Fac

excepţie dosarele transmisibile.

9.2.3. Dosarele cu termen temporar de păstrare nu sînt supuse perfectării.

9.3. Întocmirea inventarelor dosarelor

9.3.1. La finele fiecărui an se face, inventarierea dosarelor închise, ce conţin

documente cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare şi cele ale
personalului, care au fost supuse expertizei, grupate şi definitivate conform prezentei
Instrucţiuni.

9.3.2. Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce

reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi conţinutului
documentelor cuprinse în el.

9.3.3. Inventarele se întocmesc separat pentru:

- dosarele cu termen permanent de păstrare;

- dosarele cu termen temporar de pastrare (peste 10 ani);

- dosarele personalului;

- dosarele cu un anumit specific (registre de gospodărie, acţiuni de notariat, registre

cadastrale etc.).

9.3.4. Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) inventare nu

se întocmesc.

9.3.5. În compartimentele de muncă ale O.A.P. anual de către persoanele

responsabile de arhivă se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent de
păstrare, care la timpul respectiv se predau arhivei departamentale a O.A.P. În viitor aceste
inventare vor servi drept bază pentru întocmirea inventarelor centralizatoare ale O.A.P.
Acestea sînt întocmite de către arhiva organului respectiv, fiind apoi predate la păstrare de
stat.
 9.3.6. La întocmirea inventarelor se respectă următoarele cerinţe:

- în inventar se includ doar dosarele închise (scoase din lucrările de secretariat);

- titlurile dosarelor se ordonează pe compartimente, în ordinea în care acestea

figurează în nomenclator;

- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este compus
din 2"3 volume, fiecare volum se numerotează separat.

- numerotarea dosarelor în inventar se efectuează în modul stabilit pentru cîţiva ani;

- dacă în inventar sînt incluse cîteva dosare cu acelaşi titlu, se scrie deplin doar titlul
primului dosar, restul poartă menţiunea "idem". Celelalte date se completează deplin.

- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;

- ordinea confirmării numerelor la inventarele compartimentelor de muncă se

coordonează cu arhiva O.A.P.;

- rubrica "Note" din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a dosarului,
documentelor, datelor privitoare la primirea sau transmiterea acestora altor compartimente
de muncă, prezenţa copiilor etc.

Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform formei stabilite

(anexa nr. 16): pentru dosarele cu termen permanent de păstrare în patru exemplare,
pentru cele cu termen temporar de păstrare şi cele privind personalul - trei exemplare.

9.3.7. Inventarele semnate, verificate şi certificate se expediază spre aprobare

instituţiei arhivistice respective.

9.3.8. Inventarele unităţilor ce păstrează permanent documentele Fondului Arhivistic

de Stat şi ale Fondului Arhivistic Obştesc sînt examinate de către acestea de sine stătător,
conform "Instrucţiunii cu privire la eliminarea documentelor organizaţiilor obşteşti,
ministerelor, departamentelor ce le păstrează permanent".

9.4. Păstrarea provizorie a documentelor

9.4.1. Din momentul deschiderii dosarelor şi pînă la predarea lor în arhiva

departamentală ele se păstrează în încăperile compartimentelor de muncă.

9.4.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate special

pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea,
distrugerea sau sustragerea documentelor.

9.4.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a le proteja

de praf şi raze solare şi a asigura integritatea acestora.

9.4.4. Conducătorii compartimentelor de muncă şi persoanele responsabile de

lucrările de secretariat poartă răspundere pentru păstrarea documentelor.
 9.4.5. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului permite găsirea cu
uşurinţă şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe uşa dinăuntrul
dulapului, pe cotoarele dosarelor se notează indicativele din nomenclator.

9.4.6. Ridicarea şi eliberarea unor anumite documente din dosarele cu termen

permanent de păstrare este interzisă. În cazuri excepţionale (de exemplu, la solicitarea
organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face cu permisiunea şefului organului
respectiv, lăsînd o copie exactă a documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele
ridicării originalului.

9.4.7. În cazul desfiinţării sau comasării O.A.P. sau a compartimentelor de muncă ale
acestora documentele de arhivă se predau persoanei care a preluat activitatea.

9.4.8. Remiterea dosarelor funcţionarilor, altor compartimente de muncă, în interes

de serviciu, se face numai cu permisiunea şefului în baza unui registru sau fişe speciale
unde se indică subdiviziunea, indicativul dosarului, data eliberării şi restituirii, persoana
căreia i-a fost eliberat documentul, semnătura de primire şi restituire.

9.5. Depunerea documentelor spre păstrare la arhiva departamentală

9.5.1. Documentele constituite în activitatea organelor administraţiei publice, care au

însemnătate istorică, social-culturală, ştiinţifică, economică şi politică, fac parte din Fondul
Arhivistic al Republicii Moldova. Indiferent de apartenenţa departamentală, timpul şi locul
emiterii, mijloacele de fixare a informaţiei, aceste documente urmează să fie depuse la
păstrare de stat.

9.5.2. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi a

documentelor cu termen temporar de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv
documentele personalului), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi pregătirii acestora pentru
depunere la păstrare de stat, O.A.P. constituie arhive departamentale.

9.5.3. În activitatea lor arhivele departamentale se călăuzesc de legislaşia în vigoare a

Republicii Moldova, de ordinele şi dispoziţiile O.A.P., de documentele normative şi metodice
ale Serviciului de Stat de Arhivă şi instituţiilor subordonate lui, de regulamentul arhivei
O.A.P. în cauză.

9.5.4. În arhiva departamentală se depun dosarele cu termen permanent şi temporar

(peste 10 ani) de păstrare şi cele ale personalului scriptic în baza inventarelor. Celelalte
dosare nu se depun în arhivă, ci se păstrează în compartimentul de muncă, iar după
expirarea termenului de păstrare fixat se elimină în mondul stabilit.

9.5.5. Predarea dosarelor din compartimentele de muncă la arhiva departamentală se

face conform graficului stabilit, întocmit de arhivă, coordonat cu conducerea acestora şi
confirmat de şeful S.S.A.

9.5.6. Procesul pregătirii în compartimentele de muncă a documentelor şi dosarelor

pentru păstrare în arhiva departamentală este controlat de şeful (responsabilul) arhivei.
Toate neajunsurile constatate se înlătură de compartimentele de muncă în cauză.
 9.5.7. Primirea documentelor se face de către şeful (responsabilul) arhivei în prezenţa
lucrătorului din compartimentul de muncă respectiv. În ambele exemplare ale inventarelor,
în dreptul fiecărui dosar, se menţionează prezenţa sau lipsa acestora. La sfîrşitul
inventarului se indică în cifre şi litere numărul dosarelor primite spre păstrare, numerele
dosarelor lipsă, data primirii şi semnăturile celor ce au predat-primit documentele.

9.5.8. Şeful (responsabilul) arhivei este obligat să ţină evidenţa inventarelor

documentelor şi a circulaţiei acestora pe parcursul păstrării lor în arhiva departamentală.

9.5.9. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării, deteriorării
irecondiţionabile, cînd sînt predate la păstrare de stat sau cînd se constată lipsa acestora.

În toate cazurile menţionate mai sus, lucrătorul care răspunde de arhivă este obligat
să întocmească procesul-verbal, care va fi prezentat conducerii O.A.P. spre aprobare, fiind
coordonat cu instituţia arhivistică respectivă.

9.5.10. Dacă unitatea nu are compartimente de muncă, ordonarea dosarelor se face

numai pe ani, avîndu-se în vedere că dosarele care cuprind documente din mai mulţi ani să
fie ordonate la anul de început.

9.5.11. După expirarea termenelor-limită de păstrare provizorie a documentelor

O.A.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de Stat, ele se depun la
păstrare permanentă în arhivele de stat.

9.5.12. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stabileşte categoriile

unităţilor subordonate O.A.P., de la care se primesc sau nu se primesc documente în
arhivele de stat, şi indică categoriile de documente ce urmează să fie depuse la păstrare de
stat.

Anexa 1

la p.4.1.1.

MINISTERUL ECONOMIEI STEMA DE STAT МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ

AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

ORDIN

ПРИКАЗ

____________________ 199___ Nr. ______

or. Chişinău

Cu privire la asigurarea

păstrării reglementare

a documentelor de arhivă
 În rezultatul verificării prezenţei dosarelor s-a constatat pierderea a 10 dosare cu
termen permanent de păstrare pe anii 1980"1985, pierdere cauzată de lipsa încăperii cu
condiţii corespunzătoare pentru păstrarea documentelor şi de atitudinea iresponsabilă a
şefului arhivei ministerului dl lon Munteanu faţă de păstrarea şi integritatea acestora.

În scopul prevenirii pierderii documentelor şi asigurării condiţiilor respective de

păstrare a lor,

ORDON:

1. A avertiza şeful arhivei ministerului dl. lon Munteanu pentru deficienţele depistate.

2. A se repartiza spaţiu separat pentru păstrarea documentelor de arhivă,

amenajîndu-1 în corespundere cu cerinţele la zi.

3. ...

Ministru, Semnătura Numele, prenumele

Model de ordin

Anexa 2

la p.4.3.2.

REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ

CHIŞINĂU СОВЕТ

PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ

DECIZIE

РЕШЕНИЕ

_________________ 199___ Nr. ______

or. Chişinău

Cu privire la programul de

Activitate al Primăriei oraşului

Chişinău pe trimestrul II al anului 1993

Primăria oraşului Chişinău

DECIDE:

Se aprobă programul de activitate al Primăriei oraşului Chişinău pe trimestrul II al

anului 1993 (se anexează).

Primar, Semnătura Numele, prenumele

Secretar, Semnătura Numele, prenumele

Model de decizie a Primăriei

Anexa 3

la p.4.4.3.

REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ

CHIŞINĂU СОВЕТ

PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ

DISPOZIŢIEРАСПОРЯЖЕНИЕ

____________________ 199___ Nr. ______

or. Chişinău

Cu privire la constituirea

comisiei de expertiză

În scopul efectuării expertizei valorii documentelor create în activitatea Primăriei or.

Chişinău şi selectării acestora pentru păstrarea permanentă şi pentru a fi propuse spre
eliminare.

1. A constitui comisia de expertiză (C.E.) în următoarea componenţă: preşedintele

comisiei dl Ion Pîntea - secretarul Primăriei; membrii comisiei: dna Maria Tănase - şeful
arhivei Primăriei; dl Nicolae Sîrbu - şeful secţiei generale.

În activitatea sa comisia se va călăuzi de Instrucţiunea cu privire la ţinerea lucrărilor

de secretariat în O.A.P., Indicatorului termenelor de păstrare şi de nomenclatorul-tip al
dosarelor.

Primar, Semnătura Numele, prenumele

Model de dispoziţie a Primăriei

Anexa 4

la p.4.5.1.14

REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ

CHIŞINĂU СОВЕТ

PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ

____Proces-Verbal__ ___

23.03.1993 nr.14

or. Chişinău

г. Кишинев

al şedinţei Consiliului

orăşenesc Chişinău

Total membrii ai Consiliului _____________, din ei prezenţi _____________

(în cifre) (în cifre)

(lista se anexează).

Invitaţi ___________ (lista se anexează)

Preşedintele şedinţei ___________________________________________

(numele, prenumele, denumirea funcţiei)

Ordinea de zi:

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

(denumirea chestiunii, numele, prenumele raportorilor)

1. S-A EXAMINAT: __________________________________________

(denumirea chestiunii)

___________________________________________________________

(numele, prenumele, funcţia raportorului - conţinutul raportorului)

AU LUAT CUVÎNTUL: _______________________________________

(numele, prenumele, funcţia, redarea succintă

__________________________________________________________

a opiniilor, propunerilor)
S-A DECIS:

(textul deciziei)

2. S-A EXAMINAT:

AU LUAT CUVÎNTUL:

S-A DECIS:

Denumirea funcţiei Semnătura Numele, prenumele

preşedintele şedinţei

Anexa 5

la p.4.5.2.7

SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ

DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ

AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА

001856 8 001856 8

____Proces-Verbal__ ___ APROB

23.03.1993 nr.14

or. Chişinău

г. Кишинев _____________________

(denumirea funcţiei conducătorului

O.A.P.)

Semnătura (numele, prenumele)

Data

Cu privire la selecţionarea

documentelor propuse pentru

eliminare ca nefolositoare în

_____________________

(denumirea O.A.P.)

Baza: (referinţă la documentele de dispoziţie sau prescripţia orală)

 Întocmit de către Comisia Centrală de Expertiză:

Preşedintele Comisiei ___________________________________

(numele, prenumele, funcţia)

Membrii Comisiei: ______________________________________

____________________________________________________

(numele, prenumele, funcţia)

Comisia în baza ________________________________________

____________________________________________________

(denumirea Indicatorului termenelor de păstrare, nomenclatorului)

a selectat pentru eliminare ca nefolositoare, fiind lipsite de importanţă istorico-

documentară şi utilitate practică, cu termen de păstrare expirat următoarele dosare şi
documentele ale

____________________________________________________

(denumirea O.A.P.)

Termenul de
Datele Numărul păstrare a
Nr. Titlul
extreme ale dosarului dosarului, nr. Note
crt. dosarului
dosarului (volumului) articolului după
Indicator
1 2 3 4 5 6

În total ________________________________________

(în cifre şi litere)

dosare pentru anii ________________________________

Denumirea funcţiei alcătuitorului semnătura Numele, prenumele

procesului verbal

Preşedintele comisiei, semnătura Numele prenumele

Membrii comisiei: semnăura Numele prenumele

Parafa coordonării cu instituţia

arhivistică respectivă
 Anexa 6

la p. 6.1.5.

LISTA MODEL

a documentelor ce nu vor fi înregistrate de către

Serviciul secretariat-administrativ al O.A.P.

1. Documente de contabilitate

2. Scrisori expediate în copie pentru informare

3. Comunicări privitoare la şedinţe, consfătuiri şi oridinele de zi

4. Grafice, comenzi

5. Informaţii expediate pentru a se lua act

6. anunţuri publicitare, placarde, programe ale conferinţelor

7. Norme de consum de materiale

8. Scrisori de felicitare, vederi, telegrame

9. Bilete de invitaţie

10. Publicaţii periodice (ziare, reviste)

11. Dări de seamă trimestriale, semestriale

12. Formulare de evidenţă statistică

13. Documente ale comisiilor electorale

14. Documente ale comisiilor permanente ale comisiilor locale

15. Telegrame, scrisori, privind deplasările, concediile

16. Programe de studiu

17. Cataloage de preţuri (copii)

___________________

Notă: Documentele în p.1, 4, 10 şi 12 se iau în evidenţă în compartimentele de muncă

respective ale O.A.P.

Anexa 7

la p. 6.2.2.
 _________________________________________________

(denumirea O.A.P.)

REGISTRUL

documentelor de intrare pe anii _____________

Nr. şi data De la cine Conţinutul

Nr. crt. de Data
documentului provine succint al
înregistrareînregistrării
intrat/nr.anexelor documentul documentului
1 2 3 4 5

Rezoluţia conducerii,
Confirmarea de Nota cu privire la
Nr. compartimentul de
primire a rezolvarea
filelor muncă, căruia i s-a
documentului documentului
repartizat documentul
6 7 8 9

Model de registru al documentelor de intrare

Anexa 8

la p. 6.2.2.

_________________________________________________

(denumirea O.A.P.)

REGISTRUL

documentelor ieşite pe anii _____________

Nota cu privire
Conţinutul
Nr. crt. de Data la
Destinatarulsuccint al
înregistrare înregistrării recepţionarea
documentului
răspunsului
1 2 3 4 5

Model de registru al documentelor ieşite

Anexa 9

la p. 6.2.3.
 Termen de
rezolvare
Corespondent Numărul
filelor
documentului
Data intrării şi indicele Data şi indicele de
anexat
documentului documentului bază
Tipul documentului şi conţinutul succint
Rezoluţia sau cui i s-a transmis documentului
Nota cu
privire la
Confirmarea de primire a documentului
rezolvarea
documentului

recto

Menţiuni privind controlul

Fond nr. Inventar nr. Dosar nr.

verso

Model de fişă de înregistrare

Anexa 10

la p.6.2.4.12

01 11 21 31 41 51 61 71 81 91
02 12 22 32 42 52 62 72 82 92
03 13 23 33 43 53 63 73 83 93
04 14 24 34 44 54 64 74 84 94
05 15 25 35 45 55 65 75 85 95
06 16 26 36 46 56 66 76 86 96
07 17 27 37 47 57 67 77 87 97
08 18 28 38 48 58 68 78 88 98
09 19 29 39 49 59 69 79 89 99
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Model de barem unic

Anexa 11

la p. 7.2.2.

LISTA-MODEL

a documentelor luate la control cu indicarea termenelor

de rezolvare
 1. Legile Republicii Moldova, hotărîrile Parlanientului şi Prezidiului Parlamentului,
decretele şi ordonanţele Preşedintelui Republicii Moldova: hotărîrile şi dispoziţiile
Guvernului Republicii Moldova:

- în conformitate cu termenul stabilit în ele sau pe parcursul unei luni din momentul
semnării;

2. Indicaţiile, însărcinările şi scrisorile Preşedintelui Republicii Moldova şi ale

Guvernului Republicii:

- în conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul

semnării, iar cele cu parafa "urgent" - 5 zile;

3. Deciziile şi dispoziţiile organelor autoadministrării locale:

- în conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul

semnării;

4. Interpelările, cererile şi scrisorile deputaţilor poporului Republicii Moldova şi

consilierilor organelor autoadministrării locale ce vizează activitatea lor:

- fără amînare la scrisorile deputaţilor poporului Republicii Moldova şi consilierilor

organelor autoadministrării locale, dacă nu necesită studiere şi control suplimentar;

- pînă la 30 zile - la scrisorile ce, implică studiere suplimentară;

5. Ordinele conducătorilor organelor administraţiei publice şi ale subdiviziunilor

acestora:

- în conformitate cu termenul stabilit;

6. Hotărîrile organelor colegiale ale O.A.P,:

- la data indicată în ele;

7. Scrisorile-interpelări şi scrisorile-însărcinări ale organelor ierarhic superioare,

precum şi scrisorile altor unităţi cu rezoluţia conducerii O.A.P.

- în conformitate cu termenul stabilit;

- 10 zile;

8. Documentele de iniţiativă cu privire la activitatea de bază:

- la data indicată în ele;

9. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor:

- fără amînare (dacă nu implică studiere şi control suplimentar), dar nu mai tîrziu de
15 zile de la data primirii lor;
 - pînă la o lună, dacă e nevoie de un control special, verificare suplimentară a unor
materiale etc;

10. Telegrame (radiograme) şi telefonograme:

- de la 2 pînă la 5 zile.

Anexa 12

la p.7.3.6.

Cu privire la rezolvarea documentelor luate

la control individual

la data de ___________________ 19___

Documente
Din ele
la control
cu
Nr. Denumirea nerezolvate
primite rezolvatetermen
crt.subdiviziuniiîn
luna rezolvateîn prelungit
total în termen
trecută termen de
totalprelungit
rezolvare
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Şeful serviciului Semnătura Numele, prenumele

secretariat administrativ

Data

Anexa 13

la p.8.1.4.

________________________________________________

(denumirea ministerului, departamentului, consiliului local)

NOMENCLATORUL DOSARELOR APROB

_________________________ ______________________________

(locul întocmirii) (denumirea funcţiei conducătorului OAP)

pe anul 19___ ___________ ____________

(semnătura) numele, prenumele

___________
 (data)

Termenul de păstrare
Titlul Numărul
Indicele al dosarului şi
dosarului dosarului Note
dosarului nr.articolelor
(volumului) (volumului)
indicatorului
1 2 3 4 5

(Denumirea compartimentului)

Denumirea funcţiei conducătorului Semnătura Numele, prenumele

Serviciului secretariat-administrativ

_______________

data

Viza şefului de arhivă

(persoanei responsabile) Semnătura Numele prenumele

Parafa de coordonare a instituţiei

arhivistice respective

Prelungire la anexa 13

Înscrierea de totalizare cu privire la categoriile şi numărul dosarelor, întocmite în

________________ în anul 19 ____.

(denumirea instituţiei)

Conform Inclusiv
termenelor de Total cu menţiunea
transmisibile
păstrare (C.E.C.)
1 2 3 4
Permanent
Cu termenul
peste 10 ani
În total

Datele de totalizare sînt transmise în arhiva ___________________________

(denumirea instituţiei)

Denumirea funcţiei conducătorului Serviciului

secretariat administrativ Semnătura Numele, prenumele

 Anexa 14

la p.9.1.3.

SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ

DE ARHIVĂ АРХИВНАЯ СЛУЖБА

AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

001856 8 001856 8

REGULAMENTUL -TIP

______________ Nr. ________

or. Chişinău

г. Кишинев

al Comisiei centrale de expertiză

(C.C.E.) a ministerului

departamentului*

___________________

* Prezentul Regulament îşi extinde acţiunea asupra C.C.E. ale ministerelor,

departamentelor, serviciilor, Inspectoratelor de stat (în continuare " ministerele) ce dispun
de unităţi subordonate.

I. Dispoziţii generale

1.1. Pentru organizarea şi realizarea activităţii metodice şi practice în vederea

expertizei valorii nominale şi pregătirii pentru predarea în arhivă a documentelor, inclusiv a
celor administrative, tehnico-ştiinţifice, filmo-foto-fono şi a altei documentaţii speciale,
precum şi în scopul dirijării şi coordonării activităţii comisiilor de expertiză (C.E.) ale
subdiviziunilor structurale ale ministerului şi unităţilor subordonate se creează Comisia
centrală de expertiză.

1.2. Comisia centrală de expertiză este un organ consultativ. Hotărîrile ei intră în

vigoare după ce sînt aprobate de conducerea ministerului, iar în caz de necesitate de
conducerea instituţiei arhivistice corespunzătoare.

1.3. Comisia centrală de expertiză este desemnată prin ordinul conducerii

ministerului şi este constituită din cei mai calificaţi specialişti din subdiviziunile structurale
de bază, sub preşedinţia unui lucrător de conducere. Din componenţa Comisiei fac parte din
oficiu şeful arhivei ministerului respectiv şi reprezentantul Arhivei Naţionale. În
componenţa C.C.E. pot fi incluşi şi reprezentanţi ai unităţilor din subordine.
 1.4. În activitatea sa C.C.E. se călăuzeşte de Legea privind Fondul Arhivistic al
Republicii Moldova, de Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat al Republicii Moldova, de
normativele privind asigurarea documentară a conducerii, de ordinele şi directivele ce
acţionează în sistemul dat, normele, instrucţiunile şi indicaţiile Serviciului de Stat de Arhivă
al Republicii Moldova, de indicatoare-tip şi departamentale ale termenelor de păstrare a
documentelor, de actele metodico-normative ale organizaţiilor, instituţiilor arhivistice, de
Regulamentul-tip al C.C.E. al ministerului în cauză.

1.5. În conformitate cu prezentul Regulament-tip, ministerul elaborează regulamentul

propriu al C.C.E., care se aprobă de conducerea ministerului, fiind, totodată, coordonat cu
organul arhivistic de stat.

II. Funcţiile Comisiei centrale de expertiză

Comisia centrală de expertiză exercită următoarele funcţii:

2.1. Formulează propuneri şi recomandaţii asupra problemelor legate de optimizarea

structurii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, elaborate în perioada de
activitate a ministerului şi unităţilor subordonate lui.

2.2. Examinează şi prezintă spre aprobare Arhivei Naţionale listele unităţilor din
subordinea lor nemijlocită, cele care constituie şi nu constituie surse de completare,
proiectele de instrucţiuni privind lucrările de secretariat, indicatoarele termenelor de
păstrare a documentelor ce urmează să fie predate în arhivele de stat, regulamentele
comisiilor de expertiză ale subdiviziunilor structurale din ministere şi unităţile din
subordine, precum şi proiectele altor documente metodico-normative privind modul de
ţinere a lucrărilor de secretariat, de expertizare a valorii şi de pregătire a documentelor
pentru păstrarea în arhivă.

2.3. Examinează şi elaborează recomandări privind problemele metodice şi practice

de expertiză a valorii documentelor, modul de ţinere a lucrărilor de secretariat (clasificarea
documentelor, întocmirea nomenclatoarelor şi aplicarea lor în activitatea practică a
ministerului, unităţilor din subordonarea lui nemijlocită, constituirea documentelor în
procesul de ţinere a lucrărilor de secretariat şi pregătirea lor pentru păstrare în arhivă) şi
prezintă aceste recomandări spre examinare Comisiei de expertiză şi control (C.E.C.) a
instituţiei arhivistice corespunzătoare,

2.4. Determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul secretariat-administrativ din

cadrul ministerului, modul de organizare şi selectare a documentelor pentru păstrare şi
eliminare din subdiviziunile structurale ale ministerului şi din unităţile subordonate lui.

2.5. Examinează şi ia decizii privind acceptarea şi înaintarea pentru aprobare în

modul stabilit:

graficele de pregătire şi predare a documentelor în arhiva de stat;

inventarele anuale ale dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată

(mai mult de 10 ani);
 listele, proiectele, problemele (temele) documentaţiei tehnico-ştiinţifice cu termen de
păstrare permanent;

procesele-verbale privind selecţionarea documentelor propuse pentru eliminare în

legătură cu expirarea termenului de păstrare.

2.6. Cu acordul instituţiei respective de arhivă, poate adopta hotărîri pentru

acordarea C.E. a subdiviziunilor structurale din minister şi unităţile subordonate lui a
dreptului de a elimina în mod independent documentele cu termene expirate de păstrare,
conform modului stabilit, după examinarea inventarelor dosarelor cu termen de păstrare
permanent şi de lungă durată pentru perioada de timp corespunzătoare.

2.7. Examinează propunerile privind stabilirea termenelor de păstrare a

documentelor, neprevăzute de listele în vigoare şi schimbarea termenelor de păstrare a
unor documente şi în modul stabilit, înaintează instituţiei arhivistice propunerile de rigoare
spre examinare.

2.8. Efectuează dirijarea metodică şi exercită controlul asupra activităţii comisiilor de

expertiză ale unităţilor din subordinea ministerului, ia în dezbatere, periodic, în şedintele
sale rezultatele controalelor activităţii comisiilor de expertiză, rapoartele şi comunicările
preşedinţilor acestor comisii.

2.9. Organizează instructaje şi consultaţii pentru membrii comisiilor de expertiză ale

unităţilor subordonate ministerului.

Participă, cu concursul arhivei departamentale a ministerului şi serviciilor de ţinere a

lucrărilor de secretariat, la pregătirea şi organizarea acţiunilor în vederea ridicării calificării
profesionale a lucrătorilor serviciilor de secretariat şi ai arhivelor, membrilor C.E. ale
organizaţiilor subordonate.

2.10. Acordă ajutor, metodic şi practic unităţilor subordonate, ce nu se află în

evidenţa instituţiilor arhivistice, în prablemele elaborării,. examinării şi coordonării
nomenclatoarelor dosarelor, întocmirii îndrumarelor privind organizarea, păstrarea şi
evidenţa documentelor.

III. Drepturile Comisiei centrale de expertiză

Comisia centrală de expertiză are următoarele drepturi:

3.1. În conformitate cu normele stabilite dă recomandări subdiviziunilor structurale

ale ministerului şi unităţilor subordonate lui în problemele de expertiză a valorii
documentelor, precum şi la căutarea dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă
durată ce lipsesc, solicită explicaţii în scris privind cauzele lipsei dosarelor şi documentelor.

3.2. Pune în dezbatere în şedinţele sale informaţiile conducătorilor subdiviziunilor

structurale, ai serviciilor de secretariat şi ai arhivelor unităţilor subordonate despre
calitatea întocmirii documentelor şi grupării dosarelor în activitatea de secretariat, starea
evidenţei şi păstrării dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată.
 3.3. Solicită subdiviziunilor structurale ale ministerului şi unităţilor subordonate lui
concluzii şi alte materiale necesare pentru determinarea termenelor de păstrare a
documentelor.

3.4. Invită la şedinţele C.C.E., în calitate de consultanţi şi experţi, specialişti din

subdiviziunile structurale ale ministerului şi unităţilor din subordinea lui, iar în caz de
necesitate, lucrători ai instituţiilor arhivistice respective.

3.5. Participă la organizarea controalelor şi trecerea în revistă a stării lucrărilor, de

secretariat şi a arhivelor unităţilor subordonate ministerului.

3.6. Informează conducerea ministerului şi a unităţilor subordonate lui despre

activitatea C.C.E. şi C.E. din subdiviziunile şi C.E. din unităţile subordonate.

IV. Organizarea activităţii Comisiei centrale de expertiză

4.1. Comisia centrală de expertiză activează în comun cu Comisia de expertiză şi

control a instituţiei arhivistice corespunzătoare şi primeşte de la acestea indicaţiile
organizatorice şi metodice necesare.

4.2. C.C.E. activează conform planului aprobat de conducerea ministerului şi prezintă

acesteia dări de seamă cu privire la rezultatele activităţii sale.

4.3. Problemele de competenţa C.C.E. se examinează la şedinţele ei ce se ţin în

funcţie de necesităţi, dar nu mai rar de două ori pe an.

4.4. Hotărîrile C.C.E. se adoptă prin majoritate simplă de voturi. Şedinţele C.C.E. se
consemnează în procese-verbale.

4.5. Lucrările de secretariat ale C.C.E. şi păstrarea documentelor ei sînt atribuţiile

secretarului comisiei.

Anexa 15
la p.9.2.1

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

(denumirea OAP şi a subdiviziunii structurale)

Fond _______

Nr. Inv _________

Dosar ______

Dosar nr.________ vol nr.________

 _____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

(titlul dosarului)*

Fond _______ Data începerii __________

Nr. Inv _________ Data încheierii __________

Dosar ______ File ___________

Termen de păstrare ______

___________

* Se va menţiona indicativul din nomenclator

Modelul copertei dosarului

Anexa 16

la p. 9.3.6.

_______________________________________________

(denumirea ministerului, departamentului, consiliul local)

_______________________________________________

(denumirea compartimentului de muncă)

Parafa de aprobare a inventarului

de către instituţia arhivistică respectivă

Fondul nr. ______________

Inventarul nr. ____________

al dosarelor cu termen permanent

de păstrare pe anii ____________

Indicativul Conţinutul
Nr. Datele Nr.
dosarului conform dosarului Observaţii
crt. extreme filelor
nomenclatorului (volumului)
1 2 3 4 5 6
 Prezentul inventar format din __________ file ___________

dosare de la nr. ___________ pînă la nr. _________ inclusiv:

clasificarea alfanumerică : (exp: 72 "a", 81 "a", 81 "b" ...) ___

_______________________________________________

Inventarul a fost întocmit:

___________________

(denumirea funcţiei) Semnătura Numele, prenumele

Data

Certific

Preşedintele C.C.E. Semnătura Numele, prenumele

Model al compartimentului anual al inventarului dosarelor cu termen permanent de

păstrare

Glosar

1 . Delegaţie " act care atestă o misiune sau însărcinare specială dată unei persoane
sau unui grup de persoane împuternicite cu rezolvarea unei anumite probleme sau grup de
probleme pe o perioadă determinată.

În afara elementelor obişnuite ale oricărui act administrativ (antet, număr, dată,
semnătură, ştampilă) ca elemente obligatorii specifice delegaţiei apar: titlul "Delegaţie",
obiectul delegaţiei, actul de indentitate, perioada de valabilitate a delegaţiei,

2. Circulara

Circulara este documentul prin care O.A.P. transmite unităţilor din subordine,
concomitent şi cu acelaşi conţinut, dispoziţii sau îndrumări.

Circulara, spre deosebire de ordin, decizie, scrisoare, are un caracter general de

îndrumare şi conţinutul ei se referă la atribuţiile specifice unităţilor cărora le este adresată.
În concluzie, orice scrisoare cu conţinut identic, adresată mai multor destinatari, este o
circulară.

3. Minuta

Minuta este un act oficial ca şi procesul-verbal, care consemnează anumite lucruri.

Minuta administrativă este folosită de O.A.P. pentru rezolvarea problemelor în

următoarele situaţii:

- ca document preliminar de înţelegere între delegaţii unităţilor cu ocazia încercării

acestora de a rezolva probleme de interes comun;

- ca document cu scopul de a constata discuţiile şi înţelegerile între delegaţii

unităţilor cu ocazia încheierii unui contract economic;

- ca document întocmit la recepţionarea parţială a unor lucrări şi servicii.

4. Raportul

Raportul cuprinde, de obicei, o expunere făcută de un membru al unui organ de

control cu privire la întreprinderea unei sarcini sau a atribuţiilor de serviciu, semnalarea
unor stări de lucrări, prezentarea situaţiei activităţii în compartimentul de muncă respectiv.

Raportul se întocmeşte din oficiu sau ca urmare a dispoziţiei date de organul care îl
solicită, sau în temeiul unor prevederi ale unor acte normative.

5. Instrucţiunea

Instrucţiunea este actul administrativ care conţine norme emise de O.A.P. în

domeniul lor de cornpetenţă pentru subdiviziunile structurale ale acestuia.

Instrucţiunile sînt, în general, acte complementare, explicative, de detaliere a unor

acte cu caracter normativ (legi, hotărîri, decizii) şi au acelaşi caracter normativ.

6. Cererea

Cererea este un document prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi
adresată atît de persoane juridice, cît şi de persoane fizice.

7. Adeverinţa

Adeverinţa este un document emis la cererea unei persoarre fizice prin care se atestă
un drept, un fapt, o situaţie.

Adeverinţa se eliberează pe baza unor acte, registre etc., în care sînt consemnate
elementele care fac obiectul adeverinţei. Elementele adeverinţei sînt: antetul, numărul şi
data; titlul "adeverinţă"; atestarea dreptului sau faptului respectiv; indicarea scopului
("prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la..."); semnătura, ştampila unităţii emitente.

8. Certificatul

Act oficial prin care se confirmă exactitatea unui fapt ori autenticitatea unui înscris.

Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se

atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de căsătorie, de studii, de deces etc.

Certificatele sînt documente tipizate, cu rubricaţie specifică pentru faptele care se

atestă şi care sînt extrase în general din registre ca: registre de stare civilă, registre
matricole, şcolare etc.

9. Aviz
 Înştiinţare scrisă cu caracter oficial. Părere, apreciere competenţă emisă de cineva
din afară, de organizaţia ierarhic superioară asupra unei probleme; rezoluţie a unei
autorităţi competente.

10. Statut, regulament

Act sau ansamblu de dispoziţii cu caracter oficial, prin care se reglementează scopul,
structura şi modul de funcţionare al unei organizaţii, asociaţii etc.

11. Dareade seamă

Darea de seamă este documentul care cuprinde expunerea şi analiza activităţii unei
unităţi, într-o anumită etapă.

Darea de seamă este prezentată de conducere în faţa colectivului în adunarea

generală, în şedinţe, care se ţin periodic. Se întocmeşte pe baza rapoartelor de activitate,
prezentate de compartimentele subordonate şi a informaţiilor organelor de conducere.

Notă. Actele enumerate se întocmesc şi perfectează în strictă conformitate cu

Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.