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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas

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Presentación del curso

En este curso vamos a aprender a buscar datos en las listas que satisfagan una
condición concreta. Excel cuenta con herramientas avanzadas para filtrar los
datos, pero hay una, el Autofiltro, que sorprende por su facilidad de manejo y por
sus excelentes resultados. Veremos cómo utilizarla en este curso.
Posiblemente, si encuentras que Excel te resulta de utilidad, a continuación tratarás
de obtener formación de nivel medio o medio-alto. Sin embargo, y aunque te
conviertas en un usuario de nivel medio o alto, la cantidad de opciones y
posibilidades de Excel es tan grande que no podrás memorizar cada una de ellas.
Para solucionar el problema que eso representa, y para que no tengas que estar
consultando libros continuamente durante tu trabajo con Excel, éste cuenta con un sistema de
sistema de ayuda, al que siempre puedes acudir cuando tengas una duda. No es un
sistema de formación, sino una ayuda de referencia, pero más que suficiente para el
objetivo que persigue.

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1. El autofiltro. Filtrar datos por columnas en Excel

Qué es el autofiltro
La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de
manera totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios
oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la
vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que
deseemos. De esa manera, quedará visible solamente el conjunto de registros que
hayamos elegido.
La operación de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy
grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los
elementos de la lista que satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si tenemos
una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de España ordenadas
alfabéticamente y queremos ver sólo las que pertenecen a la provincia de Badajoz, la
tarea de ir buscando una por una sería larga y tediosa. Con Autofiltro podemos
especificar a Excel que muestre sólo aquellas poblaciones que satisfagan la
condición de que la provincia a la que pertenecen sea Badajoz. De forma automática,
Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y ocultará todas las poblaciones
del resto de provincias.
Filtrar datos por columnas
En la figura 10.1 puedes ver una lista de películas, dibujos animados y vídeos
musicales acompañada de la categoría de cada programa, de la duración y del
número de cinta en el que se encuentra cada uno. Aunque no puedas verlo, esta
lista consta de 283 registros. Supón que queremos saber qué películas de la lista
pertenecen a la categoríaComedia, o cuales tienen una Duración que empiece por 9
o, en general que necesitásemos seleccionar determinados registros en función de
cualquier criterio. Pues bien, todo ello es posible empleando la característica Autofiltro
Autofiltro de Excel.

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Figura 10.1. Una lista de películas, dibujos animados y vídeos musicales

Vamos a ver cómo funciona Autofiltro. Supongamos, para empezar, que nos
interesa conocer qué registros de la lista pertenecen a la categoría Comedia. El
primer paso será seleccionar la lista. Para ello basta con que sitúes el puntero de
celda en cualquier celda de la misma ya que, como ocurría al ordenar listas, cuando
se usa Autofiltro Excel selecciona la lista por ti.
A continuación ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones
(o en la ficha Inicio, en el grupo Modificar).
Si te fijas detenidamente en la lista, podrás ver que junto a los encabezados de las
columnas han aparecido unas flechas a través de las cuales puedes desplegar listas
con los datos de toda la columna. Eso significa que hemos entrado en el modo
Filtrar.
Ahora haz clic en la flecha de la columna Categoría y observa la lista que aparece
(observa la figura 10.2).

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Figura 10.2. Lista de Autofiltro correspondiente a la columna Categoría

Las primeras opciones de esta lista son para ordenar la lista como vimos en el
capítulo anterior. Pero debajo de estas opciones está lo que nos interesa; los
nombres de todas las categorías de programas que hay en la lista. Todas llevan una
casilla de verificación porque en realidad, todas filtran la lista, así desmarca Seleccionar todo
Seleccionar todo. Si ahora marcas la opción Comedia, y aceptas, Excel ocultará de
la vista todas las filas de la lista cuya categoría no sea ésta. Hazlo y mira luego la
figura 10.3.

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Figura 10.3. Lista filtrada. Desaparecen todos los elementos cuya categoría no sea
Comedia
Observa que:
ð La flechita del campo Categoría aparece con el icono del filtro, para mostrar que
los datos de la lista se han filtrado utilizando una condición de esta columna.
ð Los números de las filas correspondientes a los elementos que han quedado
visibles también aparecen en azul.
Estas dos características te indican que actualmente estas viendo una lista filtrada.
Nota
Cuando se utiliza la característica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las
filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando
ahí. Puedes visualizarlos en cualquier momento quitando el filtro.
Cuando quieras volver a ver todos los registros, basta con que despliegues de nuevo
el cuadro de la columna Categoría y que selecciones la opción Seleccionartodo. La
lista recupera su aspecto primitivo, aunque seguirá presentando las flechas de los
submenús en cada una de sus columnas. Es decir, al seleccionar todas se ha quitado
el filtro concreto que hemos empleado en esa columna, aunque seguimos en modo Filtrar
Filtrar, por lo que sigue siendo posible aplicar una condición diferente.
También puedes quitar todos los filtros ejecutando el comando Borrar filtro, en la
cinta de opciones, en la ficha Datos.
Quitar Autofiltro
Cuando termines de trabajar con la lista y quieras salir del modo Filtrar, deberás
emplear el mismo procedimiento que utilizaste para activar la característica Autofiltro
Autofiltro. Es decir, ejecutar el comando Filtro. En la cinta de opciones verás la

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opción Filtro aparece como retroiluminada. Esa marca te indica que está activo. Si
vuelves a hacer clic sobre ese comando, la luz desaparecerá, al igual que las flechas
de cuadro desplegable de las cabeceras de las columnas. Todo ello indica que has
salido del modo Filtrar.
Nota
Si cuando desactivas Autofiltro estás viendo una lista filtrada, ésta desaparecerá
automáticamente y volverá a mostrarse la lista completa.

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2. Excel 2007. Buscar celdas vacías en una celda

En nuestra lista de ejemplo (figura 10.4) tenemos los datos correspondientes a la

categoría de algunos registros que están vacíos, pues en el momento de crearla no
sabíamos en concreto cómo clasificar estos programas. A continuación vamos a
buscar las celdas vacías para completar la lista.

Figura 10.4. Una lista con algunos datos incompletos

En estos casos tienes dos opciones. La primera consiste en que recorras la lista
buscando los programas que tienen en blanco el campo Categoría. Si la lista no es
muy larga, ésta no es mala solución; pero, para una lista como esta, que tiene 283
registros, la tarea puede llegar a ser realmente ardua. La segunda opción consiste
en usar la característicaAutofiltropara que Excel nos muestre sólo las filas que
tengan en blanco el campo Categoría. Para encontrar celdas vacías en una lista:
1. Activa el modo Filtrar a través del comando Filtro, en la cinta de opciones.
2. Haz clic en la flecha que se encuentra a la derecha del encabezado Categoría y
observa la lista que aparece. Al final de dicha lista verás que la dos últimas opciones
es Vacías como puedes ver en la figura 10.5.

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Figura 10.5. La lista desplegable del encabezado Categoría

3. Desmarca la casilla de Seleccionar todo, después marca la de Vacías y
observa la lista tras aceptar. En efecto, Excel oculta todas las filas excepto aquellas
que tienen en blanco el campo Categoría. Ahora puedes completar los datos de tus
programas con total comodidad (mira la figura 10.6).

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Figura 10.6. La lista filtrada para que muestre sólo las filas que tienen en blanco el
campo Categoría
Opción Diez mejores...
Imagina que en nuestra lista de programas queremos encontrar las 10 películas que
tienen mayor duración. Excel te permite realizar esta tarea con toda sencillez gracias
a la opción Diezmejores... de la característica Autofiltro. A continuación puedes ver
cómo hacerlo:
1. Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. Verás cómo
aparecen las flechas desplegables junto a los encabezados de las columnas.
2. Despliega la lista del encabezado Duración (min.) y selecciona la opción Filtros
de número, Diez mejores.... Aparece el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez
mejores (figura 10.7).

Figura 10.7. Cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores

3. El primer recuadro te permite elegir si se van a seleccionar los elementos
superiores o inferiores, es decir, los mayores o los menores. El segundo recuadro
de este cuadro de diálogo te permite escoger el número de elementos que quedarán
al filtrar la lista. Ahora está seleccionado 1 0, pero puedes introducir el número que
quieras. El tercer recuadro te permite elegir entre encontrar elementos o por
ciento. Si activas la primera -opción, quedarán 10 elementos (o los que hayas
elegido) tras filtrar la lista. Si señalas la opción por ciento, tras filtrar la lista
quedarán un número de elementos igual al 10 por ciento (o al tanto por ciento que
hayas escogido) de filas de la lista. Como esta lista tiene 283 filas, sólo quedarían
28 elementos.
4. Deja las opciones que aparecen por omisión y haz clic en Aceptar. Excel filtra la

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lista y muestra sólo las diez películas de mayor duración (figura 10.8).

Figura 10.8. Lista filtrada que muestra las 10 películas de mayor duración
Puedes practicar aplicando los siguientes filtros del tipo Diez mejores...:
ð Selecciona las opciones inferiores, 1 0, elementos en el campo Duración (min.) y
Excel te mostrará los diez programas de menor duración.
ð Activa las opciones superiores, 1 0, por ciento en el campo Duración (min.) y
Excel te presentará los 28 programas de mayor duración.
ð Selecciona las opciones superiores, 2 0, elementos en el campo Nº de cinta y
Excel te mostrará los programas almacenados en las 20 últimas cintas de vídeo.

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3. Excel. Filtrar una lista en función de los criterios

de más de una columna

Supón que queremos buscar las películas de ciencia ficción cuya duración sea de
100 minutos exactos. Para ello debemos aplicar dos filtros diferentes en más de una
columna (en nuestro caso en los encabezados Categoría y Duración (min.)).
Para ello selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. A
continuación marca solamente la opción Ciencia ficción de la lista desplegable del
encabezado Categoría. El resultado lo puedes ver en la figura 10.9.

Figura 10.9. Todas las películas pertenecientes a la categoría Ciencia Ficción

Ya tenemos todas las películas de ciencia ficción de nuestra lista. Sólo nos falta
saber cuáles son aquellas que duran 100 minutos. Si la lista no es demasiado larga,
puedes buscarlas tú mismo. En otro caso, es mejor dejar que Excel haga el trabajo
por ti. Para ello vamos a aplicar un segundo filtro.
Nota
En caso de que apliques más de un filtro, debes tener en cuenta que cada filtro
adicional se aplica sobre la lista ya filtrada. Es decir, ahora nos encontramos viendo
las películas cuya Categoría es Ciencia Ficción. Si aplicamos el filtro 1 0 0 en la
columna Duración (min.), ese filtro se va a aplicar sobre las películas de ciencia
ficción y no sobre la lista completa de películas y programas, por tanto, en pantalla
van a quedar solamente aquellas películas de ciencia ficción que duran 100 minutos.
Hagamos la prueba. Despliega la lista del encabezado Duración (min.) y selecciona

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la opción 1 0 0. Como puedes ver en la figura 10.10, Excel sólo deja en pantalla las
películas de ciencia ficción que duran 100 minutos.

Figura 10.10. Películas de ciencia ficción de 100 minutos de duración

Observa que ahora aparecen iconos de filtro en las flechas desplegables
correspondientes a las dos columnas en las que hay establecidas un filtro. Así
puedes saber en todo momento cuántos filtros hay activos. Los filtros pueden
quitarse de uno en uno; es decir, si quitas el de una columna sólo estás quitando
ese filtro, mientras que los demás permanecen activos. Si usas el comando Borrar
filtro eliminas todos a la vez. En todo caso, si quieres salir del modo Filtrar puedes
hacerlo usando de nuevo el comando Filtro.
Condición Y
Como acabas de ver, cuando se aplican dos filtros sucesivamente a una lista, sólo
quedan en pantalla los registros (las filas) que cumplen a la vez las dos condiciones
planteadas. En el caso del apartado anterior, Excel sólo deja en pantalla las películas
cuya categoría es ciencia ficción Ycuya duración es de 100 minutos exactos. Pues
bien, esto es lo que se llama una condición Y. Es decir, cuando se aplica esta
condición, Excel sólo deja en pantalla aquellos registros que cumplen todas las
condiciones individuales a la vez.
Condición O
En el ejemplo del apartado anterior, las posibilidades de Autofiltro de Excel sólo
nos permitían establecer condiciones Y. Como recordarás, una condición Y se
caracteriza porque una fila tiene que cumplir a la vez todos los criterios establecidos
para que Excel la muestre en pantalla al aplicar el filtro.
Sin embargo, mediante los criterios personalizados (que veremos en el siguiente

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apartado) podemos también establecer condiciones O. Las condiciones O se
distinguen de las Y en que basta con que se cumpla uno de los criterios establecidos
para que Excel muestre la fila en pantalla cuando se aplica el filtro. Es decir, es
posible ver todas las películas cuya categoría sea Histórica o Bélica.

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4. Crear filtros personalizados en Excel

Al buscar en la lista desplegable Filtro, la opción de Diez mejores..., miramos en

una sublista llamada Filtros de número (porque la celda contenía un número,
prueba en una celda que contenga texto y verás). Se trata de filtros preestablecidos
por Excel (los vemos adelante), pero en esas sublistas, tenemos además la opción
Filtro personalizado, que nos permite búsquedas más avanzadas. Por ejemplo,
podremos buscar las películas cuya duración sea inferior a 100 minutos, o bien las
películas cuya categoría sea Histórica o Bélica,...
Veamos pues la manera de establecer una condición O (en este caso, indicando a
Excel que nos muestre todas las películas cuya categoría sea Histórica o Bélica).
Selecciona cualquier celda de la lista y activa el modo Filtro (o, si ya hay algún filtro
activo, marca Seleccionar todo).
Ahora despliega la lista de la columna Categoría y selecciona la opción (Filtro
personalizado...). Entonces Excel mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado que puedes ver en la figura 10.11.
En la parte superior del cuadro de diálogo aparece la frase: Mostrar las filas en las
cuales: Categoría. Debajo hay un cuadro desplegable que contiene la frase es igual
a y, a su derecha, otro cuadro en blanco. Despliega ese último cuadro y verás que
aparecen todas las categorías de nuestra lista. Selecciona Histórica. Es decir, hemos
establecido un criterio para que Excel nos muestre todas aquellas filas cuyo campo Categoría
Categoría sea igual a Histórica.
Debajo de los dos cuadros que acabas de rellenar veras dos opciones: Y y O. Y,
debajo de esas dos opciones, otros dos cuadros como los anteriores. Pues bien,
despliega esos dos cuadros y selecciona la frase es igual a en el de la izquierda y
Bélica en el de la derecha. Ya hemos introducido los dos criterios.
Ahora sólo queda por determinar si la condición será del tipo Y o bien del tipo O.
Como lo que queremos es que Excel muestre todas las filas que contengan
HistóricaO Bélica en el campo Categoría, deberás seleccionar la condición O. Puedes
ver los criterios elegidos en la figura 10.11.

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Figura 10.11. Cuadro de diálogo Autofiltro personalizado

Para terminar haz clic en Aceptar. Verás cómo Excel oculta todas las filas excepto
las de aquellas películas cuya categoría es Histórica o Bélica (mira la figura 10.12).

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Figura 10.12. Ejemplo de una condición O. El filtro sólo muestra las películas cuya
categoría es Histórica o Bélica
Crear un filtro personalizado para encontrar un rango de valores
En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado aparecen una serie de operadores
que nos permiten configurar de forma avanzada los criterios de búsqueda. Hasta
ahora sólo hemos visto el operador es igual a, pero hay muchos más:
ð es igual a: Excel muestra todos los registros que coincidan con el valor
especificado.
ð no es igual a: Excel muestra todos los registros que no coincidan con el valor
especificado.
ð es mayor a: presenta todos los registros cuyo valor sea estrictamente mayor que el
especificado. Se utiliza sobre todo con campos numéricos.
Nota
Si usas cualquiera de los operadores es mayor que, es mayor o igual que, es menor
que y es menor o igual que con campos de texto, Excel utilizará el orden alfabético
para filtrar los datos. Por ejemplo, la condición es mayor que Histórica, hará que
Excel muestre los registros cuyas categorías tengan un nombre alfabéticamente
posterior a la palabra «Histórica».
ð es mayor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea mayor o igual
que el especificado.
ð es menor que: presenta todos los registros cuyo valor sea estric-tamente menor
que el señalado.
ð es menor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea menor o igual
que el especificado.
ð comienza por: Excel señala todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), empiece por el número o el texto -especificado.
ð no comienza por: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), empiece por un número o un texto distinto al especificado.
ð termina con: Excel presenta todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), termine por el número o el texto especificado.
ð no termina con: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), termine por un número o un texto distinto al especificado.
ð contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), contenga los números o caracteres especificados.
ð no contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de
texto), no contenga los números o caracteres especificados.
Todos estos operadores permiten personalizar aún más el criterio de selección de
las filas que queden en pantalla tras aplicar el filtro. Por ejemplo, vamos a llevar a la
práctica el ejemplo que te proponía para encontrar todas las películas que duren
menos de 100 minutos. La forma de hacerlo es la siguiente:

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1. Selecciona una celda de la lista y activa el Autofiltro. Ahora en la lista
desplegable del encabezado Duración (min.) elige la opción Filtrosde número..., Es
menor que. Excel mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
2. Fíjate que en el primer cuadro ya aparece seleccionado el operador es menor
que. Hemos atajado con el paso anterior.
3. Ahora despliega el cuadro que está a su derecha y busca el valor 1 0 0. Si te
resulta más cómodo, también puedes escribir directamente dicho valor en el cuadro
(figura 10.13).

Figura 10.13. Filtro para buscar las películas que duran menos de 100 minutos
3. Una vez seleccionados los criterios, pulsa el botón Aceptar. Como puedes ver
en la figura 10.14, Excel sólo ha dejado las filas de las películas cuya duración es
inferior a 100 minutos.

Figura 10.14. Excel sólo ha dejado las filas de las películas cuya duración es inferior
a 100 minutos

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Vamos a complicarlo un poco más. ¿Sabrías encontrar las películas que duran
menos de 100 minutos pero más de 96? Para ello sólo hay que utilizar los dos
cuadros inferiores del cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
La única dificultad que se puede plantear es elegir el tipo de condición. ¿Se necesita
una condición Y o una condición O? La respuesta la tienes en la figura 10.15 pero,
antes de ver la solución, puede ser una buena idea que trates de razonarla por tu
cuenta.

Figura 10.15. Criterios que hay que aplicar para buscar las películas cuya duración
es menor que 100 minutos pero mayor que 96

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En la figura 10.16 puedes ver el resultado de aplicar el filtro especificado en la

figura 10.15.
Figura 10.16. Tras aplicar el filtro, en la lista sólo aparecen las películas cuya
duración está comprendida entre 96 y 100 minutos
Pero todavía podemos complicarlo un poco más. Ahora vamos a crear filtros
personalizados en función de más de una columna. Para hacerlo no tienes más que
aplicar primero un filtro y después otro como vimos anteriormente.
Veámoslo con un ejemplo. Vamos a buscar las películas cuya categoría sea Suspense
o Terror y cuya duración se encuentre entre 9 0 y 1 2 0 minutos (incluidos los valores
90 y 120). Antes de seguir leyendo, intenta pensar en cómo lo harías tú.
Primero ejecuta el comando Borrar filtro para devolver la lista a su estado original.
A continuación despliega la lista correspondiente al encabezado Categoría y
selecciona la opción Filtropersonalizado....
En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado señala los criterios tal y como
aparecen en la figura 10.17 y después pulsa Aceptar. Comprobarás que ahora en la
lista solamente se muestran las películas cuya categoría es Suspense o Terror.

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Figura 10.17. Criterios para buscar las películas de Suspense o Terror

Acto seguido, vamos a aplicar el segundo filtro. Despliega la lista del encabezado Duración (min
Duración (min.) y selecciona la opción Filtropersonalizado.... En el cuadro de
diálogo que aparece señala los criterios tal y como aparecen en la figura 10.18 y
pulsa Aceptar cuando hayas terminado. El resultado de aplicar los dos filtros lo
puedes ver en la figura 10.19.

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Figura 10.18. Criterios para buscar las películas cuya duración sea mayor o igual
que 90 minutos pero menor o igual que 120

Figura 10.19. Resultado final de los dos filtros. Sólo se muestran las películas de Suspense
Suspense o Terror que duran 90 minutos o más pero sin superar los 120 minutos

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5. Excel. Usar comodines. Acciones que se pueden

realizar con una lista filtrada

Usar comodines
Los comodines nos permiten realizar búsquedas cuando los criterios presentan
algún grado de indeterminación. Por ejemplo, supón que has invitado a tu casa, para
ver una película, a un amigo muy maniático que sólo ve películas cuyos títulos
empiecen por la letra F. Puesto que tienes muchas películas en casa y no recuerdas
el título de todas, puedes hacer dos cosas: mandar a tu amigo a tomar viento o usar
los comodines de Excel para satisfacer las exigencias de tu invitado. Puesto que
supongo que no hace falta que te explique cómo debes hacer lo primero,
estudiemos la segunda opción que, diplomáticamente, es más correcta.
Dispones de dos comodines:
ð El comodín asterisco (*) que representa a cualquier número de caracteres. Por
ejemplo, el criterio m * encontraría mesa, mus, matemáticas, etcétera.
ð El comodín interrogación (?) que representa a un sólo carácter. Por ejemplo, el
criterio m?sa encontraría misa, mesa, masa, etcétera, pero no melosa.
Nota
Los comodines pueden usarse en cualquier lugar del criterio, es decir, puedes usar
m*, *m, c*sa, N123?, ?ez, etcétera.
Veamos cómo llevar a cabo la búsqueda propuesta:
1. Selecciona una celda de la lista y activa el modo Filtro. Ahora elige la opción
Filtro personalizado... en la lista desplegable del encabezado Título. Excel mostrará
el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
2. Como ya está seleccionado el operador es igual a, pasa al cuadro de la derecha y
escribe f *. Para terminar pulsa Aceptar.
Como puedes ver en la figura 10.20, la lista de títulos se ha reducido a aquellas
cuyos títulos comienzan por la letra F.

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Figura 10.20. Películas y vídeos musicales cuyos nombres comienzan por la letra F
Evidentemente, puedes combinar el uso de operadores con las demás posibilidades
que hemos visto de los filtros personalizados. Con todas las opciones de las que
dispones es seguro que en todo momento podrás especificar aquella que necesites.
Es cuestión de práctica.
Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada
Con las listas filtradas, Excel puede llevar a cabo la mayoría de las operaciones que
hemos visto en los capítulos anteriores. Así, podrás sumar, ordenar o imprimir
solamente las filas visibles de la lista filtrada.
Por ejemplo, para ordenar una lista que esté filtrada se procede de la misma forma
que si no lo estuviera (tal y como aprendiste en el capítulo anterior).
Al salir del modo Filtrar, la lista original aparecerá en su totalidad pero la
ordenación realizada queda hecha, aunque solamente afecta a los registros
resultantes del filtraje sobre los cuales se hizo.
Lo mismo ocurre si das formato a las filas visibles de una lista filtrada. Cuando
salgas del modo Filtrar, sólo aparecerán con formato las filas que estaban visibles
cuando la lista estaba filtrada.
A continuación puedes ver cómo se comportan otros comandos cuando se aplican
sobre una lista filtrada.
ð Presentación preliminar: si realizas la presentación preliminar de una lista filtrada,
sólo aparecerán las celdas visibles.
ð Imprimir: si imprimes una hoja de cálculo que tenga una lista filtrada, sólo se

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imprimirán las celdas visibles.
ð Gráficos: si creas un gráfico a partir de una lista filtrada, éste sólo representará los
datos.
ð Autollenado: si extiendes el Autollenado sobre una lista filtrada, rellenarás
únicamente las celdas visibles de la lista.
ð Autosuma: si usas la herramienta Autosuma sobre una lista filtrada, sólo se
sumarán los valores visibles.
ð Autocalcular: la característica Autocalcular sólo tendrá en cuenta las celdas
visibles al realizar las operaciones.
ð Fórmulas: las fórmulas normales seguirán usando todas las filas de la lista para
realizar los cálculos (aunque estén ocultas), a no ser que utilices una función propia
de listas, como la función SUBTOTALES que veremos en el aparatado siguiente.
Insertar fórmulas en listas filtradas
En el caso de que quieras realizar operaciones sólo con las filas que quedan visibles
después de filtrar una lista, debes utilizar la función SUBTOTALES, ya que las
funciones normales (SUMA, PROMEDIO, etcétera) seguirán teniendo en cuenta todas
las filas de la lista (ocultas o no).
Por ejemplo, supón que quisiéramos calcular el promedio de duración de todas las
películas de Terror y Suspense (ver figura 10.19).
Si utilizas la función PROMEDIO(E11:E260) en la celda E287, el resultado será el
promedio de duración de todos los programas. Sin embargo, si usas la función
SUBTOTALES(1; E11:E260), el resultado será el promedio de duración de las películas
visibles solamente.
La función SUBTOTALES tiene dos argumentos. El segundo (E11:E260) es el rango de
celdas sobre el que quieres operar. Es conveniente que selecciones todas las filas de
la lista. El primero (1) es un número que indica la operación que quieres realizar con
ese rango. Los números corresponden a las operaciones que puedes ver en la tabla
10.1.
Tabla 10.1. Código de las operaciones de la función SUBTOTALES

Número Función
1 PROMEDIO
2 COMTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA

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10 VAR
11 VARP

Por tanto, SUBTOTALES (1; E11:E260) producirá un subtotal (es decir, una operación
realizada solamente sobre las filas visibles) de las celdas E11:E260 utilizando la
función PROMEDIO (que tiene el número uno en la tabla 10.1 que puedes observar
en la página anterior).

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6. El sistema de ayuda de Excel

Todo el enorme sistema de ayuda de Excel se basa en estas herramientas:

ð Microsoft Office Online.
ð La ayuda sistematizada.
Microsoft Office Online es un servicio que sólo está disponible si estamos
conectados a internet. Se trata de una web de asistencia que podemos visitar fuera
de Office (con cualquier navegador, figura 11.1) pero que aquí además está
integrada con Excel. A través de él podemos tener acceso a artículos, sugerencias,
imágenes prediseñadas, plantillas, formación en línea, descargas y servicios para
mejorar su trabajo con los programas de Office. Con el éxito de internet, Microsoft
ha potenciado más esta herramienta en las últimas versiones de sus programas en
detrimento del Ayudante de Office. Aquel asistente amistoso y animado daba
consejos y ofrecía ayuda utilizando un sistema que intentaba detectar qué querías
hacer en cada momento o responder a las preguntas que le hicieras sobre el
programa.

Figura 11.1.Microsoft Office Online puede visitarse con cualquier navegador

La ayuda sistematizada es el sistema que te permite acceder sin limitaciones a toda
la información de ayuda que posee Excel. Es un sistema más lento y mucho menos
amigable, pero a cambio ganas en control y en profundidad.
Además, existe una ayuda interactiva que Excel te proporciona por sí mismo, sin que
tú la solicites, cuando realizas alguna tarea especial por primera vez, en forma de
mensajes informativos en pantalla. Nos referimos a la información, que sin duda ya
habrás utilizado a lo largo de este libro, que aparece automáticamente cuando dejas
el cursor del ratón unos segundos encima de algún elemento del que quieras saber

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algo y que puedes configurar en las Opciones de Excel (figura 11.2).

Figura 11.2. Configurar el Estilo de información en pantalla

Otro tipo de ayuda interactiva es el botón Ayuda que se encuentra en la mayoría de
los cuadros de diálogo de Excel, que te permite obtener información
contextualizada referente a cada una de las opciones y a la función de ese cuadro.

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7. Microsoft Office online

No vamos a detenernos mucho en esta utilidad, ya que no es exclusiva de Excel y,

en cierto modo, la trasciende. La principal ventaja que posee una ayuda en línea es
la actualización. Microsoft agrega constantemente información nueva y actualizada a
Microsoft Office Online como respuesta a los comentarios de los clientes, así
complementa y mejora el estado de Excel con respecto a la copia que adquiriste en
su momento.
Puedes visitar la web de Microsoft Office Online desde Excel, solo tienes que pulsar
el enlace que encontrarás en las Opciones de Excel (recuerda, se llega a ellas a
través del Botón Office), pestaña Recursos, Ir a Microsoft Office Online. Los
contenidos que sólo estarán disponibles en línea son:
ð Asistencia. Información actualizada en forma de artículos de consejos, temas
conceptuales, columnas y sugerencias para responder a sus preguntas acerca del
uso de los programas de Office 2007. (Los temas de la Ayuda también están
disponibles cuando se trabaja sin conexión, no obstante, el contenido disponible en
línea es más amplio.)
ð Plantillas. Plantillas prediseñadas entre las que se incluyen calendarios, tarjetas de
presentación, facturas, boletines, materiales de marketing y muchas otras.
ð Formación. Los cursos de formación tratan sobre funciones o actividades de
Office y permiten descubrir funciones nuevas y conocer las mejores prácticas de uso
de los productos. Los cursos son breves (entre 20 y 50 minutos), se adaptan al
ritmo de cada usuario e incluyen gráficos, animación, sonido y sesiones de práctica
para adquirir experiencia de este tipo.
ð Galería de imágenes y multimedia. Imágenes prediseñadas, sonidos,
animaciones, fotos para descargar y utilizar con Office.
Pero el potencial de Excel es que parte de ese contenido en línea está integrado en
el programa. Por ejemplo, podemos acceder a una plantilla disponible en línea desde
el cuadro de diálogo Nuevo libro. Compruébalo, pulsa el Botón Office y elige el
comando Nuevo (figura 11.3).

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Figura 11.3. El cuadro de diálogo Nuevo libro integra contenidos de Microsoft

Office Online
Si te fijas en la columna de la izquierda, viene listadas categorías de plantillas y
descargas que solo están disponibles si tienes conexión a internet. Si es tu caso haz
clic en alguna y verás cómo Excel necesita un tiempo de descarga para ofrecerte las
plantillas.
Ahora vamos a probar la integración con el contenido en línea insertando una
imagen prediseñada. Ve a la ficha Insertar de la cinta de opciones, y pulsa el
comando Imágenes prediseñadas del grupo Ilustraciones.
Aparece el panel Imágenes prediseñadas acoplado en el lado derecho del libro de
trabajo, junto a la barra de desplazamiento vertical. En él verás unos cuadros de
texto para introducir una búsqueda, pero lo que nos interesa es el desplegable
Buscar en. Ahí nos aparecen las colecciones que tenemos instaladas en el ordenador
con la copia de Excel y la opción, si disponemos de internet, de buscar en las
colecciones en línea de Microsoft Office Online (observa la figura 11.4).

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Figura 11.4. Microsoft Office Online también integra colecciones de imágenes

prediseñadas
De este modo, Microsoft Office Online complementa a Excel en varias de sus facetas,
pero la más destacada es, si cabe, cómo mejora y actualiza la ayuda sistematizada
de Office, como veremos ahora.

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8. La ayuda sistematizada de Excel

La ayuda sistematizada de Excel es la guía de referencia del programa en formato

electrónico, es decir, apta para que se pueda consultar en pantalla en cualquier
momento.
Para acceder a la ayuda de Excel pulsa la tecla F1 o pulsa el pequeño botón del
signo de interrogación que está situado en la cinta de opciones. Entonces se abrirá
una ventana flotante y mostrará la Ayuda de Microsoft Excel, que puedes ver en la
figura 11.5.

Figura 11.5. Ventana de la Ayuda de Excel

Esta ventana está diseñada para hacer búsquedas y ofrecer resultados. De hecho,
esta pantalla inicial es tan sencilla como un cuadro de búsqueda y un contenido
sugerido para empezar a leer la ayuda.
Vamos a escribir un concepto en ese cuadro, por ejemplo, función, y pulsa buscar.
Observa en la figura 11.6 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic
en su botón Maximizar segundo por la derecha de la barra de título) y en Mostrar
tabla de contenido para ver dónde está ubicada la búsqueda que has solicitado.

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Figura 11.6. La ventana de Ayuda de Excel maximizada y mostrando la Tabla de

contenidos
En la Tabla de contenido verás la guía de referencia completa, sistematizada en una
serie de temas precedidos por un pequeño libro. Si pulsas dos veces sobre cualquier
icono de libro que aparezca en esta zona, el libro se abrirá y podrás ver su
contenido. El contenido puede ser otros libros (que se pueden abrir a su vez) y
páginas del libro (el signo de interrogación que indica un tema de ayuda).
Si pulsas dos veces sobre una de las interrogaciones, Excel te mostrará el contenido
de la misma en la ventana de ayuda para que puedas leerlo. Cuando un libro está
abierto, es decir, cuando se ve su contenido, puedes pulsar dos veces sobre él otra
vez para cerrarlo.
La forma de desplazarse por la ventana de ayuda es muy similar a la forma de
desplazarse por Internet en un explorador Web. El texto que aparece en azul enlaza
a otras partes de la consulta u otro apartado de la ayuda relacionado con el
contenido que tratamos. A veces, esos enlaces solo añaden algo más de texto en
color rojo como descripción de ese elemento. Un icono de un signo más también
indica contenido "comprimido"; al pulsarlo desplegará más información pertinente.
Son significativos los comandos que representan iconos situados en la barras de
herramientas de la ayuda, y que a continuación se describen:
ð Botones Atrás y Adelante: haciendo clic en el botón Atrás, en la ventana se
volverá a mostrar la ayuda que hayas consultado anteriormente y con el botón
Adelante volverás a ver la ayuda que consultaste posteriormente. Es una forma fácil
de no perderte si quieres consultar varias cosas.
ð Detener / Actualizar: cancela una búsqueda en línea si se trata de una consulta a
Office Online. Si estás conectado (ya veremos cómo hacer para que Excel se conecte
y haga búsquedas en línea), puedes pulsar Actualizar para que descargue el último
contenido disponible.

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ð Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto.

ð Imprimir: te permite imprimir la ayuda en papel.
ð Cambiar tamaño de fuente: ajusta a más grande o pequeño el tamaño de la letra
para ponerlo a nuestro gusto.
ð Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda en
forma de guía de referencia dividida en libros.
ð Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se
vea por encima de otras ventanas de Excel, es decir, podemos, por ejemplo, escribir
en un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no
visible, la ventana de ayuda se ocultará detrás de la ventana de Excel.
Fíjate de nuevo en la opción de buscar ayuda en Microsoft Office Online que ya te
hemos anunciado. Si buscas de esta manera el resultado de tu búsqueda contendrá
más y mejor información de ayuda. La manera de hacerlo es sencilla. Observa la
figura 11.5; pulsa el botón Estado de conexión en la parte inferior derecha de la
ventana de ayuda y elige la opción Mostrarcontenido de Office Online. Tras unos
segundos de espera el botón debería mostrar Conectado a Office Online. A partir de
ahora la ayuda de Excel será la más completa.
Ejemplo: cómo buscar ayuda sobre las funciones de Excel
Como vimos en el capítulo 5, Excel cuenta con una gran cantidad de funciones que
permiten realizar todo tipo de cálculos. Sin embargo, conocerlas todas o
simplemente saber que existen es bastante difícil. Afortunadamente, la ayuda de
Excel contiene una lista con todas las funciones de las que dispone el programa, así
como una explicación de cada una de ellas. Es importante que conozcas la manera
de llegar a esta información para que en todo momento puedas saber si Excel
cuenta con la función que necesitas para realizar tus cálculos.
Haz clic en Tabla de contenido de la Ayuda de Microsoft Excel. A continuación
busca el libro denominado Referencia a funciones y haz clic para abrirlo. Aparecerá
el contenido de ese libro, que consta de varios libros más. Cada uno de esos libros
agrupa las distintas funciones de Excel según su tipo.
Ahora ya sólo te queda pulsar en el libro que agrupa a las funciones sobre las que
estás interesado.
Por ejemplo, pulsa en la tabla de contenido sobre el libro Funciones matemáticas y
trigonometría. El libro se abrirá y te mostrará todas las funciones de ese tipo
ordenadas alfabéticamente.
Utiliza la barra de desplazamiento para ir bajando hasta llegar a la función SUMAy
haz clic sobre ella. La ventana de ayuda mostrará el contenido solicitado; si
pulsamos en el botón Mantener visible de su barra de herramientas la ventana se
verá siempre por encima de la de Excel compartiendo el espacio de la pantalla; esta
es una manera adecuada para así poder trabajar y consultar la ayuda al mismo
tiempo (observa la figura 11.7).

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Figura 11.7. La ventana de Ayuda de Excel sobre la ventana de Excel

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