02/02/2011

Administración
de Proyectos

Este proyecto es extremadamente importante, pero no

tiene presupuesto, ni directrices, ni personal de soporte
y es para mañana en la mañana. Al menos, aquí esta
tu oportunidad de impresionar realmente a todos.

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OBJETIVO

• Conocer los conceptos de la metodología de

Administración de Proyectos
• Establecer los lineamientos en el uso de la práctica
de Administración de Proyectos
• Identificar las actividades críticas de la
Administración de Proyectos

CONTENIDO

PERTE 1 - INTRODUCCION

- Situación del Entorno

- Fundamentos

- Etapas de la Administración de
- proyectos

- Metodología de Administración
de Proyectos

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SITUACIÓN DEL ENTORNO

• Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que

son puestos en operación, otros 2 son cancelados.

•75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación,

o no funcionan como se esperaba o no se usan.

50% de los proyectos de desarrollo de software

•El
sobrepasan su calendario en más de la
mitad del tiempo.
Software´s Chronic Crisis
W. Wayt Gibbs
Scientific American, Sept. 94

SITUACIÓN DEL ENTORNO

• Las compañías y las agencias de gobierno de Estados

gastan $81 mil millones en
Unidos
proyectos de software cancelados.
•52.7% de los proyectos sobrepasan
su costo inicial estimado en 189%.

•31.1% de los proyectos son

cancelados antes de que
sean terminados.
Creating CHAOS
Jim Johnson
American Programmer, July ´95

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FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA

Funciones del PMI Modelo de Madurez(CMM)

N1 - Inicial
• Alcance • Calidad
N2 - Repetible
• Recursos • Calendario
• Riesgos • Comunicación N3 - Definido

• Contrato • Finanzas N4 - Administrable

N5 - Optimizado

Experiencia

METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Planeación
Inicio Cierre

Ejecución

MODELO DE MADUREZ

La aplicación de conceptos de administración de procesos y mejora

de calidad para el desarrollo y mantenimiento de sistemas

Control
del
proceso Optimizado
(5)

Medición Administrable (4
del Proceso )

Definido
Definición (3)
De Proceso
Repetible (2)

Administración
Básica de Inicial (1)
Control

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CONCEPTOS

Proyecto Cualquier esfuerzo para crear soluciones que

satisfagan las necesidades
especificas de un cliente.
El proyecto
tiene un plan y productos a entregar, tiene
restricciones de tiempo, recursos y un presupuesto
limitado y puede ser definido por una serie
de actividades concurrentes.

Administración de proyectos Aplicación de conocimiento,

habilidades y herramientas
a las actividades de un programa, proyecto o subproyecto
para alcanzar o exceder
las expectativas y necesidades de los stakeholders

METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Inicio
O
Planeación B
J
E
Ejecución T
I
Cierre V
O
S Terminar a Tiempo
Dentro del Presupuesto
Cumplir con Requerimientos
Exceder Expectativas

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COMPETENCIAS DE PM EXITOSO

Perspectivas a largo plazo

Toma de riesgos
Innovación / Creatividad
Fomenta la participación en la solución de problemas
Facilitador del equipo
Retroalimenta al equipo
Relaciones con los gerentes funcionales
Presión por las metas
Delegación
Reconocimiento
TRANSACCIONAL
TRANSFORMACIONAL

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CONCEPTUALIZACIÓN

INICIO PLANEACION

570 m

70 m

700 m

EJECUCION CIERRE

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ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CIERRE

¿QUÉ? Administración
Objetivo y del Riesgo
Alcance del WBS
Proyecto Administración
de Expectativas
¿QUIÉN? del Cliente
Identificar
Riesgos Administración
Organigrama ¿CÓMO? del Alcance
¿CUÁNDO?

Análisis de Calendario ¿RECURSOS? ¿CUÁNTO?

Participantes
Estimaciones Costo
¿MEDICIÓN?
Revisión y Cierre y
Seguimiento
Aprobación Lecciones
del Proyecto
TIEMPO del Plan Aprendidas

Carta de proyecto
• Es un documento que reconoce formalmente la existencia de
un proyecto, incluye:
– La necesidad de negocio que resolverá el proyecto
– La descripción que documenta las características generales del
producto o servicio, y esboza las relaciones entre las
características generales del servicio y las necesidades de
negocio
– Características: metas/objetivos, alcance, es conciso, nombra al
PM, identifica entregables, calendario y presupuesto

Debe ser emitida por un gerente externo al

equipo de proyecto

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Formación de equipos
Equipo
• Individuos asociados para lograr una acción conjunta
• Personas de su organización, proveedores, clientes, promotores
• Combina talentos individuales con un espíritu de equipo positivo
para alcanzar resultados comune
Actividades
– Elegir a lo miembros adecuados
– Organizar al equipo
– Asegurar una comunicación adecuada
– Motivar a los miembros del equipo a dar lo mejor de ellos
– Incorporar nuevos miembros a lo largo del proyecto

Carta de equipo
– Objetivos de desempeño del equipo
Acuerdo mutuo
Firma de los miembros
Deben ser: específicos, medibles, alcanzables, realistas, considerar
manejo de tiempo
– Expectativas del equipo
Comportamiento (estar a tiempo)
Disponibilidad de información (ejem: documentación en línea)
Respeto
Compromiso
Apertura
– Reglas de compromiso
Protocolos de juntas (ejem: reuniones semanales, hablar uno a l a vez)
Toma de decisiones (ejem: alta disponibilidad de los planes)
Discusión de protocolos
Respaldo a los acuerdos

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Carta de equipo
– Procedimientos administrativos
Manejo de comunicación
Control de documentos
Puntos de contacto (un solo punto de contacto PM)
Procedimientos de escalamiento
Horas de trabajo , incluyendo tiempo extra (Horas de trabajo
orientadas a tareas)

Dime y lo
olvidaré

Muéstrame y lo podría recordar.

Pero, involúcrame y por seguro lo entenderé.

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Caso de Estudio
Te acabas de integrar al equipo Results Management
System (RSM) Gymnastics team. Tu equipo se ha
reunido para iniciar el proyecto. Como grupo se les
ha solicitado preparar la carta de equipo y
desarrollar los requerimientos administrativos y
responsabilidades, así como definir la reglas que
gobernaran el comportamiento del equipo. Además
cada miembro será asignado a uno de los roles:
diseñador, desarrollador, especialista de integración,
coordinador de entrenamiento o coordinador de
desarrollo. Finalmente decidan quien será el PM.

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