MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I

Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 1 / 17
Exemplar nr. 1

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Ediția I, Revizia 0, Data 23.08.2019

 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 2 / 17
Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Nr. Elemente
Crt. privind Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
responsabilii /
operaţiunea
1 2 3 4 5
1. Elaborat
2. Verificat Conducător
compartimen
t
3. Avizat Președintele
Galbenu Oana Raluca comisiei de
monitorizare
4. Aprobat Teofil Vultur Conducător
entitate

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea Data la care se
Crt. revizia în cadrul revizuită reviziei aplică prevederile
ediţiei sau revizia ediţiei
1 2 3 4
1. Ediţia I
2. Ediţia II
3. Ediţia III

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exemplar Numele şi Data

crt. Difuzării nr. Departament Funcția prenumele primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1. Aplicare Toate
compartimentele, Conducători
conform compartimen
organigramei în te
vigoare
2. Informare Conducere Conducător Vultur Teofil
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 3 / 17
Exemplar nr. 1

entitate
3. Evidență Secretariatul
Comisia de
tehnic al
monitorizare
comisiei de
monitorizare
4. Arhivare Țibuleac
Arhivă Arhivar Dinu
Marcela

4. Scopul procedurii
Conducătorul unității de învățământ organizează şi gestionează procesul de utilizare,
stocare și arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul unității, oferind
control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi salariaţilor,
precum şi terţilor abilitaţi, prin intermediul persoanelor desemnate de acesta.

5. Domeniul de aplicare
Persoanele din cadrul Colegiului universitar Spiru Haret București cu atribuții și
responsabilități în înregistrarea, evidenţa, organizarea şi păstrarea documentelor din arhivă,
vor aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.

6. Documente de referinţă aplicabile activității procedurale

 Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern
managerial al entităţilor publice;
 Instrucțiuni nr. 1 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de
învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului
intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al
Guvernului nr. 600/2018;
 Legea nr. 1 din 5 ianuarie 2011 a educaţiei naţionale, cu modificările și completările
ulterioare;
 Ordinul nr. 5079 din 31 august 2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;
 Ordinul nr. 3027 din 8 ianuarie 2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-
cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin
Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016, cu
modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 legea Arhivelor Naţionale - REPUBLICARE*) cu
modificările și completările ulterioare;
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 4 / 17
Exemplar nr. 1

 Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,

aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
 Ordin nr. 3844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor
de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar
Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, cu
modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 227 din 8 septembrie 2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările
ulterioare.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1 Definiţii:

Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte
Crt. termenul
1. Autoritate publică, instituţie publică, companie/societate
naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate
Entitate publică administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate
juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau
patrimoniu public;
2. Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale,
în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
Control intern managerial
organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control
intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor
nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor
proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice;
3. Departament Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment;
4. Conducătorul departamentului Director general, director, şef serviciu, şef birou, şef
(compartimentului) compartiment;
5. Procedură Prezentare, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
lucru stabilite şi a regulilor de aplicare necesare îndeplinirii
atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor;
6. Procedură de sistem (PS) Procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară
la nivelul tuturor departamentelor din cadrul entităţii publice;
7. Procedură operaţională (PO) Procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară
la nivelul unuia sau mai multor departamente din entitatea
publică
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 5 / 17
Exemplar nr. 1

8. Ediţie procedură Forma actuală a procedurii; ediţia unei proceduri se modifică

atunci când deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei
proceduri sau atunci când modificările din structura procedurii
depăşesc 50% din conţinutul reviziei anterioare.
9. Revizie procedură Acţiunea de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a unor
informaţii, date, componente ale unei ediţii a unei proceduri,
modificări ce implică, de regulă, sub 50% din conţinutul
procedurii.
10. Procedură documentată Modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces,
editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile
documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.
11. Gestionarea documentelor Procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice,
pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate
de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire,
organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi
până la distrugerea lor.
12. Arhivare Activitatea de preluare, opisare, îndosariere, inventariere și
depunere în depozitul de arhivă a documentelor create de
unitatea de învățământ, care nu mai sunt utilizate în activitatea
curentă a acesteia.
13. Arhivar Angajat cu atribuţii şi responsabilităţi în înregistrarea, evidenţa,
organizarea şi păstrarea documentelor din arhivă.
14. Creatori și deținători de Persoane fizice și juridice care răspund de evidența,
documente inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor
create și deținute, în condițiile prevăzute de Legea nr. 16/1996
legea Arhivelor Naţionale-Republicată, cu modificările și
completările ulterioare.
15. Unitate arhivistică Grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau
activitate, care poate constitui elementul de bază în descrierea
şi/sau administrarea unui fond sau a unei colecţii
16. Fond arhivistic Ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de
către o persoană fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau
activităţii sale.
17. Nomenclator arhivistic Listă sistematică a documentelor create şi primite de către o
instituţie publică, grupate în unităţi arhivistice, împreună cu
termenele de păstrare ale acestora, constituită conform structurii
organizaţiei sau după categorii de activităţi şi funcţii îndeplinite.

7.2 Abrevieri:
Nr. Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. EP Entitate Publică
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 6 / 17
Exemplar nr. 1

2. PO Procedură operațională

8. Descrierea procedurii

În vederea asigurării conservării documentelor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile

personalului competent în a le utiliza, în cadrul Colegiului universitar Spiru Haret București
trebuie să existe un sistem de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit unor reguli și
proceduri stabilite.
Sistemul de păstrare/arhivare a documentelor trebuie să aibă la bază măsuri de
securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului
etc..
Atât conducerea, cât şi întregul personal, denumiți în continuare creatori şi deţinători de
documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea
documentelor. Fiecare creator de documente proprii, are obligaţia să ţină evidenţa pe
categorii de documente grupate pe termene de păstrare, conform Indicativului dosarului din
Nomenclatorul arhivistic al instituției.
Depozitarea documentelor se face în spaţii speciale care să ofere condiţii
corespunzătoare de rezistenţă, igienă, temperatură umiditate şi de securitate, avizate de
Arhivele Naţionale. Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii
de carton, mape, plicuri, tuburi etc. în raport de natura şi dimensiunea lor.
Creatorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor
fizice şi a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le
creează, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant. Aceștia au obligaţia să
comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale documentele care atestă
înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în
vederea arhivării documentelor create sau deţinute de instituţie.

 Înregistrarea și evidenţa documentelor

La nivelul unității de învățământ sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri
cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi
păstrarea documentelor.
Înregistrarea documentelor se realizează într-un sistem unitar, în cadrul Colegiului
universitar Spiru Haret București. Toate compartimentele din cadrul instituției sunt obligate
să înregistreze documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern, cronologic, în
ordinea primirii lor.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 7 / 17
Exemplar nr. 1

 Nomenclatorul arhivistic

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi, ca anual, să grupeze documentele în

unităţi arhivistice, potrivit specificului şi termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul
arhivistic. Aceștia au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create
şi deţinute. Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru
documentele proprii, conform modelului prevăzut în Formularul F02-PO-13.02.

 Gruparea documentelor în dosare pe tematici şi termene de păstrare

a) Gruparea documentelor

În vederea predării dosarelor la arhiva instituției se efectuează următoarele operaţiuni:

- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte
criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile;
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure
citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare
volum;
- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul
de file, volumul şi termenul de păstrare;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor
şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:
„Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după
care semnează şi pune data certificării.

b) Constituirea dosarelor
Toate categoriile de personal din cadrul Școlii, care în exercitarea funcţiilor şi
atribuţiilor de serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au
primit documente spre păstrare, au obligaţia să constituie dosare cu acestea, să inventarieze
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 8 / 17
Exemplar nr. 1

documentele la sfârşitul anului şi să le predea persoanei cu responsabilităţi de arhivare din

instituție, în vederea pregătirii acestora pentru predarea la arhivă.
Șeful unui compartiment poate reţine documente în arhiva proprie a structurii pe care o
conduce, fără a le preda la arhiva instituției, în al doilea an de la constituirea acestora, dacă
acestea sunt necesare desfăşurării activităţii curente sau în cazul în care dosarul nu a fost
încheiat, cu obligaţia de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul
dosarului/documentului respectiv, cât şi în procesul verbal de predare-primire al
documentelor.

c) Inventarierea documentelor

Documentele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, conform

modelului prevăzut în Formularul F01-PO-13.02. Inventarul cuprinde toate dosarele cu
acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă.
Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt
prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.
Ulterior, în baza nomenclatorului, dosarele constituite, respectiv unităţile arhivistice,
create în anul precedent vor fi perfectate, copertate şi inventariate, de persoana cu
responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul instituției, pe formulare conform prezentei
proceduri, pe termene de păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la
constituirea acestora, la arhiva instituției.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele temporare şi în 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la
compartimentul de arhivă.
În cazul în care există dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive
justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu
menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona
acest lucru.
În ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului", se vor preciza genurile
(corespondenţa, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul,
destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă.
Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în
registrul de evidenţă a intrărilor-ieșirilor, conform modelului prevăzut în Formularul F03-PO-
13.02.

 Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor

 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 9 / 17
Exemplar nr. 1

Procesul verbal de predare-primire a documentelor, conform modelului prevăzut în

Formularul F03-PO-13.02, se face în toate situaţiile în care se realizează inventarierea
documentelor în cadrul Școlii şi se întocmeşte de cel care predă documentele, respectiv:
- inventarierea anuală a dosarelor/documentelor se face de către întreg personalul din cadrul
instituției pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare, în vederea predării
persoanei responsabilă cu arhivarea;
-inventarierea în vederea predării/preluării dosarelor/documentelor, la
încetarea/modificarea/suspendarea raporturilor de serviciu/raporturilor de muncă a
personalul de conducere/de execuţie se face de către persoana care se află în una dintre aceste
situaţii, în vederea predării dosarelor/documentelor înlocuitorului de drept, persoanei
numită/desemnată în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/dosarelor;
- inventarierea în vederea predării/preluării dosarelor/documentelor de la compartimente la
arhiva instituției se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul
compartimentului;
Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor este documentul oficial
care se întocmeşte la predarea/preluarea documentelor de către persoana responsabilă cu
inventarierea documentelor astfel:
- la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea
dosarelor/documentelor;
- la sfârşitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuţie pentru
documentele proprii, în vederea predării dosarelor/documentelor persoanei cu atribuţii de
arhivare din cadrul compartimentului;
- la predarea dosarelor/documentelor din compartiment la arhiva instituției, de către persoana
cu atribuţii de arhivare din cadrul compartimentului.
Procesul verbal de predare-primire a documentelor se întocmeşte în 2 exemplare. Pentru
predarea documentelor cu termen de păstrare permanent, procesul-verbal de predare-primire
a documentelor se întocmeşte în 3 exemplare.
Procesul verbal de predare-primire a documentelor trebuie să aibă înscris, în partea de
sus, în stânga filei, compartimentul creator al documentelor respective. În cuprinsul
procesului-verbal de predare-primire se va menționa perioada în care au fost create
documentele, compartimentul şi numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor
inventarului, precum şi semnătura de predare şi cea de preluare a documentelor.

 Arhivarea documentelor financiar-contabile

Unitatea de învățământ are obligația păstrării în arhivă a registrelor de contabilitate, a

celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 10 / 17
Exemplar nr. 1

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte

documente financiar-contabile se face pe hârtie sau pe suport electronic.
În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a
celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie
aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă
electronică, republicată.
În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice,
documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor
prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de
necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu
prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii
amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit
Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele şi
documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de
păstrare a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale
entităţii. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea
documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

 Scoaterea temporară a documentelor din arhiva Colegiului universitar Spiru

Haret București

Scoaterea temporară a documentelor din arhiva Colegiului universitar Spiru Haret

București se face numai cu aprobarea Directorului instituției, la solicitarea scrisă a şefului
compartimentului creator al documentului, din care să rezulte scopul solicitării, justificarea că
se impune eliberarea documentului din arhivă cât şi termenul limită de returnare. În funcție
de informațiile de care are nevoie, solicitantul este îndrumat să completeze o cerere pentru
accesul la arhivă sau la cutiile/documentele din depozit, conform modelelor din Formularul
F09-PO-13.02, respectiv F10-PO-13.02.
În cazul unor documente de importanță majoră pentru instituție se vor elibera copii
legalizate, prin grija responsabilului de arhivă.
Eliberarea documentului/dosarului va fi consemnată şi în Fişa de control (Formular F08-
PO-13.02).
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 11 / 17
Exemplar nr. 1

După expirarea termenului limită specificat în cerere, solicitantul este obligat să

returneze documentul/dosarul în aceiaşi stare în care a fost ridicat. La returnare, responsabilul
de arhivă verifică integritatea şi starea documentului şi consemnează returnarea şi starea
acestuia în Registrul de depozit (Formular F07-PO-13.02) şi în Fişa de control (Formular
F08-PO-13.02).
Documentele pot fi scoase din arhivă în scopul consultării, pe perioade limitate de timp,
respectiv maximum 10 zile lucrătoare, în cazuri speciale termenul putându-se prelungi.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le
creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la
drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi
patrimoniale.

 Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva Colegiului universitar Spiru Haret

București

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevăzute;
Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:
- proces-verbal de selecţionare (Formular F05-PO-13.02);
- proces-verbal de predare-preluare (Formular F06-PO-13.02);
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.
Când termenul de păstrare a documentelor în arhiva instituției a expirat, conform
Nomenclatorului arhivistic sau în cazul deteriorării acestora, Comisia de selecție propune
eliminarea lor. Aprobarea eliminării dosarelor/documentelor se face de către directorul
instituției.

 Selecționarea documentelor

În cadrul instituției trebuie să funcţioneaze Comisia de selecție, numită prin decizia

scrisă a directorului instituţiei. Comisia de selecție este compusă din preşedinte, secretar şi un
număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele
compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul
comisiei de selecţionare.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 12 / 17
Exemplar nr. 1

Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei de selecţionare a
documentelor, preşedintele convoacă comisia de selecție. Secretarul prezintă comisiei
inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei
documentelor, comisia de selecție are în vedere respectarea termenelor de păstrare a
documentelor, prevăzute în Nomenclatorului arhivistic, acordând o atenţie deosebită celor
care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".
Când comisia de selecție constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de
păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se menţionează în
inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul creator.
La încheierea lucrărilor, Comisia de selecție întocmeşte procesul-verbal (Formular F05-
PO-13.02), care se înaintează spre aprobare conducerii instituţiei. Inventarele dosarelor
propuse de Comisia de selecție, pentru eliminarea din arhivă, însoţite de procesul-verbal
aprobat de directorul instituţiei şi de inventarul documentelor permanente create în perioada
pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă
înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale. Arhivele Naţionale pot hotărî păstrarea
permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic, acestea au termene
de păstrare temporară.

 Folosirea documentelor arhivate

Documentele arhivate în cadrul instituției pot fi folosite în următoarele situații:

cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative,
elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate. De asemenea,
documentele pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de
la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate
face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile
cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este
în pericol nu se dau în cercetare.

Fac parte din această categorie documentele care:

 privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit
prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
 pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
 sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia
de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;
 nu sunt prelucrate arhivistic.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 13 / 17
Exemplar nr. 1

Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, în

conformitate cu Lista termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind
interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor (Formularul F11-PO-13.02).

9. Responsabilităţi

 Directorul
- asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de către angajaţi a reglementărilor
legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora;
- numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul instituției,
precum și persoana responsabilă cu arhivarea documentelor la nivelul unității de
învățământ;
- în cazul în care se solicită acest lucru, aprobă scoaterea temporară sau permanentă a
documentelor din evidenţa arhivei, în vederea cercetării lor.

 Şefii de compartimente
- asigură păstrarea şi depunerea la arhivă a documentelor;
- coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul entităţii;
- fac propuneri pentru întocmirea, modificarea şi completarea nomenclatorului
arhivistic al filialei, pentru documentele create/păstrate de către entitatea pe care o
conduc.

 Persoana responsabilă cu arhivarea

- preia documentele grupate în unităţi arhivistice de la entităţi pentru păstrarea în
arhivă;
- asigură documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare;
- ține evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă;
- verifică modul de păstrare în timp a documentelor.
- ţine evidenţa documentelor împrumutate entităţilor creatoare, pe baza registrului de
evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice, iar la restituirea documentelor
verifică integritatea documentelor împrumutate;
- convoacă comisia de selecție în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare
expirate, care sunt propuse pentru distrugere;
- asigură difuzarea nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice
din cadrul.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 14 / 17
Exemplar nr. 1

10. Formulare

10.1 Formular evidență modificări

Nr. Ediția Data Revizia Data Nr. Descriere modificare Semnătura

Crt. ediției reviziei Pag. conducătorului
departamentului

1 2 3 4 5 6 7

1.

2.

3.

10.2 Formular analiză procedură

Nr. Compartiment Nume și Înlocuito Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Crt prenume r de
. conducător drept sau Semnătura Data Observații Semnătur Data
compartimen delegat a
t

1 2 3 4 5 6 7 8

1.

2.

3.

10.3 Formular distribuire procedură

Nr. Compartimen Nume și Data Semnătur Data Data Semnătura

 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 15 / 17
Exemplar nr. 1

Crt. t prenume primirii a retragerii intrării în

vigoare a
procedurii

1 2 3 4 5 6 7

1.

2.

3.

11. Anexe
 Formular F01-PO-13.02: Inventar documente;
 Formular F02-PO-13.02: Nomenclator arhivistic;
 Formular F03-PO-13.02: Proces-verbal predare-primire documente;
 Formular F04-PO-13.02: Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice;
 Formular F05-PO-13.02: Proces-verbal al Comisiei de selecţie;
 Formular F06-PO-13.02: Proces-verbal de predare-preluare;
 Formular F07-PO-13.02: Registru de depozit;
 Formular F08-PO-13.02: Fişă de control;
 Formular F09-PO-13.02: Cerere acces arhivă;
 Formular F10-PO-13.02: Cerere solicitare cutii/documente depozit;
 Formular F11-PO-13.02: Lista termenelor după care pot fi date în cercetare documentele
privind interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor.
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 16 / 17
Exemplar nr. 1

Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii.................................................................................................................2
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii...................................................2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii..................................................................................................................................2
4. Scopul procedurii.........................................................................................................................3
5. Domeniul de aplicare...................................................................................................................3
6. Documente de referinţă aplicabile activității procedurale........................................................3
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi...............................................................................4
7.1 Definiţii:....................................................................................................................................4
7.2 Abrevieri:.................................................................................................................................5
8. Descrierea procedurii..................................................................................................................6
9. Responsabilităţi..........................................................................................................................13
10. Formulare...............................................................................................................................14
10.1 Formular evidență modificări...............................................................................................14
10.2 Formular analiză procedură.................................................................................................14
10.3 Formular distribuire procedură...........................................................................................14
 MINISTERUL EDUCAȚIEI Procedura operaţională Ediţia: I
Arhivarea documentelor
NAȚIONALE
Revizia: 0
Cod: PO - 13.02
Colegiul universitar Spiru Haret București Pag. 17 / 17
Exemplar nr. 1

11. Anexe......................................................................................................................................14