Sunteți pe pagina 1din 58

PROIECT DE AUDIT REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA A

MUNICIPIULUI BUCURESTI
MANAGEMENTUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE

2010

1
CUPRINS

1. PREZENTAREA GENERALA A MISIUNII DE AUDIT INTERN


2. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA
A MUNICIPIULUI BUCURESTI

• ORDINUL DE SERVICIU
• DECLARATIA DE INDEPENDENTA
• NOTIFICAREA DECLANSARII MISUNII DE AUDIT
• COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR PRELIMINARE
• ANALIZA RISCURILOR
• ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
• SEDINTA DE DESCHIDERE
• COLECTAREA DOVEZILOR
• REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
• SEDINTA DE INCHIDERE
• ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC
INTERN
• REUNIUNEA DE CONCILIERE
• URMARIREA RECOMANDARILOR
• SUPERVIZAREA

2
1.PREZENTARE GENERALA

Auditul intern ajută entitatile să îşi atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare
sistematică şi metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control, şi de
guvernare a întreprinderii, şi făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea în ceea ce
priveşte eficacitatea şi îmbunătăţirea eficienţei managementului riscului şi a proceselor de
control şi de conducere”. Să reamintim auditorilor interni că normele de calificare şi de
funcţionare se aplică atât misiunilor de asigurare cât şi misiunilor de consultanţă/consiliere.
Auditorilor interni li se recomandă să ţină cont de următoarele principii directoare
în cursul misiunilor de consultanţă/consiliere . Auditorii interni trebuie să ia toate măsurile
pentru a se asigura că membrii direcţiei generale şi cei ai Consiliului înţeleg şi adera la
principiul, regulile directoare şi procedurile de comunicare necesare prestării serviciilor de
consultanţă/consiliere .

Auditul intern trebuie să dispună de personal sau să recurgă la prestatori externi de


servicii calificaţi în domenii cum ar fi: contabilitate, audit, economie, finanţe, statistici,
tehnologii ale informaţiei, inginerie, fiscalitate, drept, mediu şi orice alt domeniu necesar
pentru a putea să-şi exercite responsabilităţile de audit intern. Totuşi nu este necesar ca
fiecare dintre membrii serviciului de audit intern să fie competent în toate aceste domenii.
Un prestator extern de servicii este o persoană fizică sau juridică independentă de
entitate, care posedă cunoştinţe, pricepere şi experienţă specifice unui domeniu menţionat.
Prestatorii de servicii sunt cu precădere actuari, experţi contabili, evaluatori , specialişti în
domeniul mediului înconjurător, experţi în anchete asupra fraudelor, avocaţi, ingineri,
geologi, experţi în securitate, statisticieni, specialişti în tehnologia informaţiei, auditori
externi ai entităţii şi alte cabinete de audit. Ei pot fi mandataţi de Consiliu, de conducerea
generală sau de responsabilul de audit intern.
Auditul intern poate solicita prestatori de servicii externi în special în următoarele
cazuri:
• misiuni de audit care implică pricepere şi cunoştinţe deosebite în domenii ca
tehnologia informaţiei, statistică, fiscalitate, activităţi de traduceri sau
pentru îndeplinirea obiectivelor fixate în program;
• evaluarea activelor cum ar fi terenuri şi imobile, opere de artă, pietre
preţioase, investiţii şi instrumente financiare complexe;
• determinarea cantităţilor sau caracteristicilor fizice ale anumitor active cum
ar fi minereurile şi rezervele de petrol;
• evaluarea lucrărilor finalizate şi în curs de finalizare în cadrul contractelor
în derulare ;
• anchete privind frauda şi securitatea;
• estimarea de sume realizată după metode speciale cum ar fi calculele
privind angajamentele referitoare la beneficiile acordate angajaţilor
• interpretarea legislaţiei, reglementării şi normelor tehnice;
• evaluarea programului de asigurare a calităţii activităţii de audit intern;
• fuziuni şi achiziţii;
• consultanţă/consiliere privind managementul riscurilor.

3
In momentul în care intenţionează să recurgă la un prestator de servicii din exterior
şi să se bazeze pe serviciile oferite de acesta responsabilul auditului intern trebuie să
evalueze competenţa, independenţa şi obiectivitatea acestuia ţinând cont de particularităţile
misiunii care trebuie îndeplinite. Este indicat de asemenea să se efectueze această evaluare
dacă prestatorul de servicii din exterior este ales de conducerea generală sau de Consiliu şi
dacă responsabilul auditului intern intenţionează să se bazeze pe activităţile desfăşurate de
acesta. În cazul în care prestatorul de servicii este ales de alte persoane şi dacă evaluarea
lui indică faptul că nu se poate baza pe activităţile desfăşurate de acesta, rezultatele
evaluării trebuie să fie comunicate conducerii generale sau Consiliului, după caz.
Responsabilul auditului intern trebuie să se asigure că prestatorul de servicii din
exterior posedă cunoştinţele, priceperea şi competenţele necesare pentru îndeplinirea
misiunii. Pentru a evalua aceste competenţe responsabilul auditului intern va ţine cont de
următoarele elemente:
• diplomă, certificare sau alt titlu care să ateste competenţa prestatorului de
servicii în domeniul în cauză;
• aderarea prestatorului de servicii la o entitate, asociaţie profesională competentă
şi aderarea la Codul Deontologic al acestei entităţi
• reputaţia prestatorului de servicii. Luarea în calcul al acestui element poate
implica consultarea unor terţi care apelează de obicei la activităţile
prestatorului;
• experienţa prestatorului de servicii în tipul de activităţi care urmează a-i fi
încredinţate;
• nivelul de studii şi de formare profesională a prestatorului de servicii în
domeniul aferent misiunii în cauză;
• cunoştinţele şi experienţa prestatorului de servicii în sectorul de activitate al
entităţii;
Aceste calificări sunt cerute nu doar de asociatul care semnează contractul ci şi de
responsabilul pe care acesta îl deleagă la faţa locului.
Responsabilul auditului intern trebuie să examineze legăturile existente între
prestatorii de servicii din exterior, organizaţia şi serviciul său de audit intern, şi să se
asigure că independenţa şi obiectivitatea prestatorului de servicii vor fi garantate pe
parcursul misiunii. Pentru a efectua această examinare, responsabilul auditului intern
trebuie să se asigure că nici o legătură financiară, profesională sau personală nu-l va
împiedica pe prestatorul de servicii să formuleze o judecată sau o opinie obiectivă şi
imparţială în realizarea misiunii şi la emiterea rapoartelor.

Pentru a aprecia independenţa şi obiectivitatea prestatorului de servicii din exterior,


responsabilul auditului intern trebuie să ţină cont de următoarele elemente:
• posibilul interes financiar deţinut de prestatorul de servicii în cadrul entităţii;
• legătura personală sau profesională între prestatorul de servicii şi consiliul,
conducerea generală sau ceilalţi membri ai entităţii;
• eventualele legături stabilite în trecut între prestatorul de servicii şi organizaţia
sau activităţile examinate;
• sfera celorlalte servicii recurente prestate într-o entitate de prestatorul de
servicii;
• sumele de bani sau alte avantaje obţinute, dacă este cazul, de către prestatorul
de servicii.
Dacă prestatorul de servicii este şi auditor extern al entităţii, iar dacă misiunea sa
constă în activităţi de audit aprofundate, responsabilul auditului intern trebuie să se asigure

4
că activităţile astfel realizate nu prejudiciază independenţa auditorului extern. „activităţile
de audit aprofundate” vizează serviciile care depăşesc cadrul normelor de audit în general
admise de codul deontologic al profesiunii de auditor extern.
Dacă auditorii externi acţionează în fapt sau aparent ca membri ai conducerii
generale, ai conducerii sau ca angajaţi ai entităţii, atunci independenţa lor este
compromisă. În plus, este posibil ca auditorii externi să furnizeze alte servicii entităţii, de
exemplu în ceea ce priveşte fiscalitatea sau consultanţă/consiliere Independenţa trebuie să
fie apreciată în funcţie de gama completă a serviciilor prestate pentru entitate.
Responsabilul auditului intern trebuie să obţină suficiente informaţii în ceea ce
priveşte sfera de activitate a misiunii realizate de prestatorul extern de servicii, pentru a
putea verifica dacă aceste activităţi corespund obiectivelor auditului intern. Ar fi prudent să
se precizeze sfera misiunii şi diverse alte puncte într-o scrisoare de misiune sau întru-un
contract. Responsabilul auditului intern va trebui să examineze cu prestatorul de servicii
următoarele puncte:
• obiectivele şi sfera misiunii;
• punctele speciale care vor trebui acoperite în rapoartele predate ca urmare a
misiunii;’
• accesul la documentele, persoanele şi bunurile materiale implicate;
• informaţiile privind ipotezele şi procedurile care trebuie folosite;
• proprietatea şi păstrarea documentelor de lucru întocmite în cadrul misiunii
dacă este cazul;
• confidenţialitatea informaţiilor obţinute în cursul misiunii şi restricţiile pe care
acestea le implică
Auditorii interni trebuie să beneficieze de sprijinul conducerii şi al Consiliului
pentru a obţine cooperarea clienţilor de audit şi pentru a-şi exercita activitatea fără
intervenţii.
Responsabilul auditului intern trebuie să răspundă ierarhic unei persoane din cadrul
entităţii cu competenţă suficientă în promovarea independenţei, în asigurarea unui domeniu
cât mai larg al activităţii de audit, unei desfăşurări adecvate a comunicărilor din cadrul
misiunilor de consultanţă/consiliere care să aibă suficientă autoritate pentru independenţa,
şi comunicărilor din cadrul misiunilor şi acţiunilor corespunzătoare care decurg din
recomandările emise.
In mod ideal, responsabilul auditului intern trebuie să raporteze , pe plan funcţional,
Directorului General al entităţii.
Responsabilul auditului intern trebuie să poată comunica direct cu Consiliul. O
comunicare regulată cu Consiliul contribuie la asigurarea independenţei sale şi va constitui
un mijloc pentru consiliu şi pentru responsabilul auditului intern de a se informa reciproc
asupra problemelor de interes comun.
Comunicarea directă este atunci când responsabilul auditului intern asistă şi
participă în mod regulat la adunările Consiliului, cu privire la responsabilităţile lor de
supervizare privind auditul, raportarea financiară, conducerea şi controlul. Prezenţa şi
participarea activă a responsabilului auditului intern la aceste reuniuni permit un schimb de
informaţii în ceea ce priveşte planificarea şi activităţile auditului intern. Responsabilul
auditului intern trebuie să se întâlnească în particular cu Consiliul, cu comitetul de audit
sau cu orice alt organ competent cu drept de deliberare, cel puţin o dată pe an.
Independenţa este favorizată atunci când consiliul intervine în numirea şi înlocuirea
responsabilului auditului intern.
Se poate să li se ceară auditorilor interni să efectueze misiuni de
consultanţă/consiliere privind activităţi de care aceştia să fi fost responsabili anterior sau
pentru care aceştia au realizat misiuni de asigurare. Înainte de a oferi servicii de

5
consultanţă/consiliere , responsabilul auditului intern trebuie să se asigure de faptul că
principiile de realizare a misiunilor de consiliere sunt înţelese şi aprobate de Consiliu.
Odată aceste principii aprobate , se cuvine să se actualizeze Carta de audit intern pentru a
include în ea reguli referitoare la competenţele şi responsabilităţile în domeniul consilierii.
Auditul intern trebuie de asemenea să elaboreze proceduri adecvate efectuării acestor
misiuni.
Auditorii interni trebuie să rămână obiectivi atunci când trag concluzii sau oferă
consultanţă/consiliere conducerii. Aceasta trebuie informată fără întârziere asupra oricărei
situaţii care ar putea să afecteze independenţa sau obiectivitatea auditorilor, indiferent dacă
această situaţie este actuală misiunii de consiliere sau dacă ea survine în timpul acesteia.
Există un risc de prejudiciere a independenţei şi obiectivităţii atunci când misiunile
de asigurare sunt realizate în cursul anului care urmează unei misiuni formale de consiliere.
Efectul acestei situaţii poate fi redus prin diverse măsuri, precum:
• desemnarea de auditori diferiţi pentru fiecare misiune de asigurare şi
de consultanţă/consiliere în parte;
• desemnarea de supervizori şi de manageri obiectivi (independenţi)
diferiţi;
• subordonarea provizorie a echipei însărcinată cu misiunea de
consultanţă/consiliere la (clientul solicitant; ), definirea unor
responsabilităţi separate privind rezultatele proiectelor
Auditorii interni sunt independenţi atunci când pot sa îşi exercite activitatea in mod
liber si obiectiv. Independenta permite auditorilor interni sa judece in mod imparţial si fără
prejudecăţi, ceea ce este esenţial pentru buna efectuare a auditurilor. Acest obiectiv este
atins datorita poziţiei lor in cadrul entităţii si datorita obiectivităţii lor.
Auditorii interni trebuie să semnaleze responsabilului auditului intern existenţa sau
probabilitatea unui conflict de interese sau unei imparţialităţi . Responsabilul auditului
intern trebuie în acest caz să înlocuiască auditorii respectivi.
Auditorii interni nu trebuie să exercite responsabilităţi operaţionale. în cazul în care
conducerea încredinţează ocazional auditorilor interni sarcini care nu au legătură cu
activitatea de audit, trebuie să fie clar specificat că aceştia nu mai exercită funcţii de audit
intern. În plus, obiectivitatea este considerată a fi afectată atunci când auditorii interni
realizează o misiune de asigurare pentru o activitate în cadrul căreia aceştia au avut o
autoritate sau o responsabilitate în cursul anului precedent. În momentul comunicării
rezultatelor auditului trebuie să ţinem cont de acest prejudiciu adus obiectivităţii.
Dacă auditorii interni sunt însărcinaţi să execute activităţi care nu ţin de activitatea
de audit şi care poate să le afecteze obiectivitatea, precum realizarea de comparări cu
datele de la bănci, responsabilul auditului intern trebuie să informeze conducerea generală
şi Consiliul că aceste activităţi nu intră în sfera unei activităţi de asigurare de audit şi în
consecinţă nu vor exista la concluzii de audit.
În plus, atunci când auditul intern exercită responsabilităţi operaţionale, se
recomandă să se acorde o vigilenţă deosebită şi asigurarea obiectivităţii auditorilor în
cazul în care se întreprinde ulterior o misiune de asigurare în domeniul respectiv.
Obiectivitatea auditorilor interni este considerată a fi afectată atunci când aceştia asigură
auditul unei activităţi de care au fost responsabili în cursul anului precedent. Aceste
împrejurări trebuie să fie clar precizate în cursul difuzării rezultatelor unui audit efectuat
într-un domeniu în care un auditor a exercitat responsabilităţi operaţionale.
Dacă activităţile încredinţate presupun exercitarea unei autorităţi operaţionale,
obiectivitatea auditului este considerată a fi afectată pentru activitatea respectivă .
Obiectivitatea auditorului intern nu este compromisă atunci când acesta recomandă
aplicarea unor norme de control pentru sistemele şi procedurile de examinare înainte ca

6
acestea să fie implementate . În schimb, se consideră că obiectivitatea auditorului este
afectată dacă acesta concepe, aplică, redactează procedurile aferente sau exploatează astfel
de sisteme.
Realizarea ocazională de către auditorii interni a activităţilor care nu sunt activităţi
de audit nu le compromite neapărat independenţa, în măsura în care acestea sânt
menţionate clar în raportul de audit. Totuşi conducerea şi auditorii interni trebuie să
urmărească îndeaproape ca aceste activităţi să nu le afecteze obiectivitatea.
Competenţa profesională reprezintă responsabilitatea şefului auditului intern şi a
fiecărui auditor intern. Responsabilul auditului intern trebuie să se asigure că pentru
fiecare misiune echipa de auditori desemnaţi deţin în mod colectiv cunoştinţele, priceperea
şi competenţele necesare pentru a realiza corect misiunea.
Orice auditor intern trebuie să deţină anumite cunoştinţe, pricepere şi competenţe
precise în domeniile următoare:
• competenţa în ceea ce priveşte aplicarea normelor, procedurilor şi tehnicilor
de audit este necesară pentru realizarea misiunilor. Competenţa este
capacitatea de utilizare a cunoştinţelor în diversele situaţii care ar putea
apărea şi de a le face faţă fără a recurge în mod excesiv la investigaţii şi
asistenţă tehnică;
• competenţa în ceea ce priveşte principiile şi tehnicile contabile este
indispensabilă auditorilor care lucrează mult cu documente şi rapoarte
financiare;
• înţelegerea principiilor de management este necesară în vederea identificării
devierilor semnificative în principal de la bunele practici în afaceri
Înţelegerea implică o capacitate de aplicare a cunoştinţelor generale la
situaţiile care ar putea apărea în cursul desfăşurărilor activităţilor de audit,
de identificare a devierilor semnificative şi de efectuare a cercetărilor
necesare pentru a ajunge la soluţii rezonabile;
• este, de altfel, necesar să fie cunoscute principiile de bază în contabilitate,
economie, drept comercial, fiscalitate, finanţe metode cantitative şi
tehnologii ale informaţiei. Aceste cunoştinţe generale trebuie să permită
recunoaşterea existenţei sau a eventualităţii apariţiei unor probleme şi să
determine în acest caz cercetările suplimentare care trebuie întreprinse sau
asistenţa care trebuie obţinută.
Auditorii interni trebuie să dispună de bune calităţi relaţionale şi de comunicare
eficiente . Auditorii interni trebuie să cunoască bine relaţiile umane şi să ştie să menţină
relaţii bune cu clienţii misiunii.
Auditorii interni trebuie să fie capabili să comunice oral şi în scris pentru a putea
expune clar şi eficace obiectivele, aprecierile, concluziile şi recomandările misiunii.
Responsabilul auditului intern trebuie să definească criterii adecvate de formare
profesională generală şi de experienţă pentru a putea stabili posturile de auditori interni,
având în vedere natura activităţilor şi nivelul de responsabilitate. Este necesar să se obţină
o asigurare rezonabilă cu privire la calificările şi competenţa candidaţilor pentru funcţia de
auditor.
Intregul personal al auditului intern trebuie să deţină cunoştinţele şi priceperea
indispensabile practicării profesiei în cadrul entităţii.
Natura activităţilor de audit intern se defineşte printr-o abordare sistematica şi
metodică de evaluare şi îmbunătăţire a relevanţei şi a eficacităţii procesului de
management al riscurilor, de control şi de guvernare corporativă , precum şi prin nivelul de
calitate atins în îndeplinirea responsabilităţilor încredinţate. Obiectivul evaluării pertinenţei
proceselor de management al riscurilor, de control şi de guvernare a întreprinderii este de a

7
oferi o asigurare rezonabilă că aceste procese funcţionează după cum s-a prevăzut şi că vor
permite entităţii să-şi atingă obiectivele şi scopurile propuse. Un alte obiectiv este acela de
a propune recomandări pentru îmbunătăţirea modului de funcţionare a entităţii, atât în ceea
ce priveşte eficienţa cât şi eficacitatea. Este de asemenea posibil ca direcţia generală şi
Consiliul să indice orientări generale cu privire la sfera de aplicabilitate şi la activităţile
care vor fi auditate.
Auditorii interni examinează şi evaluează întregul proces de planificare, de
organizare şi de gestionare pentru a stabili dacă există o asigurare rezonabilă că obiectivele
şi scopurile vor fi atinse. Luând în considerare posibila evoluţie, auditorii interni trebuie să
fie atenţi la schimbările condiţiilor interne sau externe, reale sau potenţiale, care ar putea
afecta capacitatea sistemului de control de a oferi o asigurare de perspectivă. In acest
context, auditorii interni trebuie să acorde atenţie riscurilor unei eventuale deteriorări a
performanţei.
Aceste evaluări de audit intern permit în mod global obţinerea informaţiilor
necesare aprecierii procesului de management în ansamblul său. Toate sistemele de
activitate, procesele, operaţiunile, funcţiile şi activităţile din cadrul entităţii sunt supuse
evaluărilor auditului intern. Un domeniu exhaustiv al activităţilor de audit intern trebuie să
permită obţinerea unei asigurări rezonabile că:
– sistemul de management al riscurilor este eficace;
– sistemul de control intern este adecvat şi eficient;
– procesul de conducere este eficace şi răspunde următoarelor
obiective: definirea şi păstrarea valorilor, fixarea obiectivelor,
monitorizarea activităţilor şi a performanţelor şi definirea modurilor de
raportare.
Auditorii interni trebuie să se asigure că atât conducerea, Consiliul, sunt conştienţi
de responsabilitatea conducerii în ceea ce priveşte securitatea informaţiei. Această
responsabilitate vizează toate informaţiile esenţiale pentru entitate, oricare ar fi suportul lor
de păstrare.
Auditorii interni trebuie să se asigure că managementul a furnizat Consiliului,
comitetului de audit asigurarea că auditul intern va fi rapid informat cu privire la orice
situaţie în care securitatea informaţiei a fost afectată sau care ar putea constitui o
ameninţare pentru entitate.
Auditorii interni trebuie să evalueze gradul de eficacitate a măsurilor luate astfel
încât să se poată preveni, detecta şi atenua atacurile apărute în trecut, precum şi orice
incident sau tentativă de atac care s-ar putea produce în viitor. Auditorii interni trebuie să
confirme că au fost bine informate atât Consiliul, cât şi comitetul de audit cu privire la
ameninţările sau incidentele apărute, punctele slabe exploatate şi măsurile corective.
Auditorii interni trebuie să evalueze periodic sistemul de securitate a informaţiei
din entitate şi să recomande, dacă este cazul, îmbunătăţiri sau efectuarea unor noi controale
şi luarea de noi măsuri de siguranţă. După această evaluare, un raport de asigurare trebuie
să fie prezentat membrilor Consiliului, . Aceste evaluări pot face obiectul misiunilor
distincte şi izolate sau pot fi integrate în alte misiuni realizate în cadrul altor activităţi de
audit sau în cadrul planului de audit aprobat.

Auditorul intern este responsabil de planificarea şi realizarea misiunilor care i-au


fost încredinţate, cu condiţia ca acestea să fie controlate şi aprobate de către supervizorul
său. Programul misiunii trebuie:

8
• să furnizeze documente cu privire la procedurile care permit auditorului
intern să adune, să analizeze, să interpreteze şi să justifice informaţiile în
timpul misiunii;
• să definească obiectivele misiunii;
• să stabilească aria de aplicabilitate şi gradul necesar de detaliere al testelor
pentru a atinge obiectivele fiecărei etape a misiunii;
• să identifice aspectele tehnice, obiectivele activităţii, riscurile, procedeele şi
tranzacţiile care trebuie auditate;
• să stabilească natura şi aria de aplicabilitate a testelor;
• să fie pregătit înainte de începerea misiunii şi modificat, dacă este necesar,
în cursul misiunii.
Responsabilul auditului intern are responsabilitatea de a determina cum, când şi cui
vor fi comunicate rezultatele auditului. Aceste precizări vor fi documentate şi comunicate
conducerii, pe cât posibil, în etapa de planificare a misiunii. Modificările ulterioare care
afectează termenele şi raportarea rezultatelor auditului vor trebui de asemenea comunicate
conduceri, dacă este necesar.
Vor trebui de asemenea stabilite şi alte cerinţe precum durata misiunii şi datele
estimate pentru realizarea sa. Structura raportului final de audit va trebui luată în calcul,
pentru că o planificare corectă în această etapă facilitează pregătirea raportului final.
Raport final de audit: termenul din limba engleză este mai general „final
engagement communication”; acesta indică faptul că produsul finit al unei misiuni nu se
realizează neapărat sub forma unui raport în sensul tradiţional al cuvântului. Prezentarea
rezultatelor unei misiuni se poate face pe diferite suporturi şi în diverse formate (prezentare
de tip power point, raport „clasic”….). în schimb, dacă formatul a fost definit în scrisoarea
de misiune, este obligatoriu să fie respectat. Forma şi mijloacele sunt lăsate la aprecierea
departamentului de audit intern.
Trebuie obţinute informaţii de bază cu privire la activitatea ce trebuie auditată. Va
trebui efectuată o examinare a acestor informaţii pentru a determina impactul lor asupra
misiunii. Ele se referă în primul rând la:
• obiectivele şi scopul activităţii;
• politicile , planurile, procedurile, legile, reglementările şi contractele care
pot avea un impact semnificativ asupra operaţiunilor şi rapoartele;
• entitate, de exemplu numărul şi numele salariaţilor, angajaţii acre ocupă
posturi cheie, descrierea posturilor, precum şi detalii cu privire la ultimele
modificări în entitate, inclusiv modificările importante ale sistemelor
informatice;
• bugetul, cifra de afaceri şi datele financiare privind activitatea ce trebuie
auditată;
• documentele de lucru ale misiunii anterioare;
• rezultatele altor misiuni, inclusiv cele ale auditorilor externi, finalizate sau
în curs de realizare;
• dosarele de corespondenţă pentru a detecta eventualele probleme
importante;
• documentaţia tehnică de referinţă pentru activitatea în cauză.
Procedurile analitice de audit furnizează auditorilor interni mijloace eficace şi
eficiente pentru evaluarea şi analizarea informaţiilor strânse în timpul unei misiuni.
Evaluarea este rezultatul comparării acestor informaţii cu rezultatele scontate, identificate
sau dezvoltate de către auditorul intern. Procedurile analitice de audit sunt utile pentru a
identifica, de exemplu:

9
• diferenţele neprevăzute;
• lipsa diferenţelor estimate;
• posibile erori;
• neregularităţi sau posibile fraude;
• alte tranzacţii sau evenimente neobişnuite sau nerecurente.
Procedurile analitice de audit cuprind, de exemplu:
• compararea informaţiilor perioadei în curs cu informaţiile similare din
perioadele precedente;
• compararea informaţiilor din perioada în curs cu bugetele sau previziunile;
• studiul rapoartelor existente între informaţiile financiare şi celelalte informaţii
corespunzătoare (de exemplu, valorile contabilizate din cadrul plătii salariilor
comparate cu evoluţia numărului mediu de angajaţi );
• studiul raporturilor existente între diferite elemente de informare (de exemplu,
fluctuaţiile valorilor contabilizate ale dobânzii comparate cu evoluţiile
soldurilor datoriilor aferente);
• compararea informaţiilor cu informaţii similare de la mai multe unităţi
operaţionale;
• compararea informaţiilor sectoriale de acelaşi fel.
Procedurile analitice de audit pot folosi valori monetare, cantităţi fizice, proporţii şi
procentaje. Procedurile analitice de audit specifice pot cuprinde, de exemplu, proporţii,
tendinţe şi analize de regresie, teste de rezonabilitate , comparaţii între perioade,
comparaţii cu bugetele, previziunile şi informaţiile economice exterioare. Procedurile
analitice de audit ajută auditorul intern să identifice condiţiile care pot determina apariţia
unor proceduri de audit complementare. Auditorii interni trebuie să utilizeze procedurile
analitice de audit pentru planificarea misiunii.
Procedurile analitice de audit trebuie de asemenea să fie utilizate în timpul misiunii
pentru a examina şi evalua informaţiile care susţin rezultatele auditului. Auditorii interni
trebuie să ia în calcul factorii de mai jos pentru a putea determina în ce măsură trebuie
folosite procedurile analitice de audit. După evaluarea acestor factori, auditorii interni
trebuie să ia în calcul şi să folosească, dacă este necesar, alte proceduri de audit pentru a
îndeplini obiectivul misiunii, şi anume:
• importanţa sectorului studiat;
• validitatea sistemului de control intern;
• disponibilitatea şi credibilitatea în informaţiile financiare şi a celorlalte
informaţii ;
• gradul de precizie aşteptată de la rezultatele procedurilor analitice de audit;
• disponibilitatea şi posibilitatea de a face comparaţii între sectoare;
• relevanţa altor proceduri de audit pentru susţinerea rezultatelor misiunii.
Când procedurile analitice de audit evidenţiază raporturi sau rezultate neprevăzute ,
auditorii interni trebuie să examineze şi să evalueze aceste rezultate şi raporturi.
Examinarea şi evaluarea raporturilor şi a rezultatelor neaşteptate obţinute cu ajutorul
procedurilor analitice de audit trebuie să ducă la chestionarea conducerii sau la utilizarea
altor proceduri de audit până când auditorii interni obţin explicaţii satisfăcătoare.
Rezultatele sau raporturile care nu sunt explicate, obţinute cu ajutorul procedurilor
analitice de audit pot indica fapte importante cum ar fi o posibilă eroare , neregularitate,
fraudă. Rezultatele sau raporturile care nu sunt suficient de explicite, obţinute în urma
procedurilor analitice de audit, trebuie comunicate nivelului de conducere corespunzător.
Auditorii interni pot recomanda luarea unor măsuri corespunzătoare, în funcţie de situaţie.

10
Documentele de lucru care servesc la documentarea activităţilor de audit trebuie
întocmite de către auditorul intern şi revăzute de conducerea auditului intern. Aceste
documente trebuie să consemneze informaţiile obţinute şi analizele făcute şi trebuie să
confirme constatările şi recomandările de audit care vor fi raportate Documentele de lucru
servesc în principal la:
• furnizarea principalului document suport pentru comunicările în cadrul
misiunii;
• planificarea, executarea şi revizuirea misiunilor;
• documentarea realizării obiectivelor de audit;
• facilitarea revizuirii de către terţi;
• furnizarea unei baze de evaluare a programului pentru calitate al auditului
intern;
• aducerea unor elemente probante în caz de reclamaţii din partea companiilor
de asigurări, în caz de frauda sau trimitere în judecată
• dezvoltarea profesională a echipei de audit intern;
• demonstrarea faptului că auditul intern respectă normele pentru practicarea
profesională a auditului intern.
Organizarea, întocmirea şi conţinutul dosarelor de lucru ale auditului se face în
funcţie de misiune. Dosarele de lucru trebuie totuşi să cuprindă următoarele elemente:
• planificarea misiunii;
• evaluarea riscurilor
• examinarea şi evaluarea relevanţei şi a eficacităţii sistemului de control intern;
• procedurile folosite pentru realizarea misiunii, informaţiile obţinute şi
concluziile rezultate ;
• revizuirea dosarelor de lucru;
• comunicarea rezultatelor;
• monitorizarea misiunii;
Dosarele de lucru trebuie să fie complete şi să justifice concluziile rezultate în
urma misiunii. Dosarele de audit pot conţine între altele:
• documentele de planificare şi programele misiunii;
• chestionarele de control, schemele de lucru (diagramele de circulaţie a
informaţiei), listele de control şi memorandumurile de sinteză;
• note şi referate privind întâlnirile;
• date despre entitate, precum organigramele şi descrierile posturilor;
• o copie a contractelor importante;
• scrisori de confirmare şi reprezentare;
• analiza şi sondajele efectuate cu privire la tranzacţii, procese şi solduri
contabile;
• rezultatele procedurilor analitice de audit;
• raportul final al misiunii şi observaţiile conducerii;
• corespondenţa , dacă aceasta vine în sprijinul concluziilor trase în urma
misiunii.
Responsabilul auditului intern trebuie să stabilească regulile ce trebuie urmate în
ceea ce priveşte documentele de lucru, reguli adaptate pentru fiecare tip de misiune.
Normalizarea dosarelor de lucru, de exemplu normalizarea chestionarelor şi a programelor
de audit poate îmbunătăţi eficacitatea unei misiuni şi poate facilita delegarea sarcinilor.
Anumite dosare de lucru pot fi considerate dosare permanente. Aceste dosare conţin
informaţii cu caracter permanent.

11
Auditorii interni trebuie să adune elemente probante, să emită decizii bazate pe
analize, să raporteze rezultatele muncii lor şi să se asigure că sunt luate măsuri corective.
Sarcinile auditorului intern, obligat să îşi documenteze dosarele de audit, pot să nu fie în
acord cu cele ale consilierului juridic preocupat de a nu păstra elementele care ar putea
compromite mijloacele de apărare a entităţii. Într-adevăr, chiar dacă auditorul intern
desfăşoară o anchetă în mod corespunzător , faptele divulgate pot pune sub semnul
întrebării argumentarea consilierului juridic. 0 planificare şi proceduri corespunzătoare
sunt deci esenţiale pentru a evita ca dezvăluirea unor fapte să provoace un dezacord între
consilierul juridic (al societăţii) şi auditorul intern. Se recomandă să se precizeze, în
proceduri, rolul fiecăruia şi modul de comunicare. De altfel, auditorul intern şi consilierul
juridic trebuie să favorizeze în cadrul entităţii o cultură etică şi un comportament preventiv
sensibilizând conducerea în privinţa procedurilor. Auditorii interni trebuie să ia în
considerare următoarele puncte, în special în cazul misiunilor ale căror rezultate ar putea fi
dezvăluite sau comunicate persoanelor din afara entităţii.
Auditorii interni trebuie să-şi dezbată concluziile şi recomandările împreună cu
responsabilii abilitaţi la diferite nivele de conducere înainte de a emite raportul final.
Acest lucru se va realiza mai uşor dacă managementul auditat a fost considerat ca partener
în timpul misiunii.
Dezbaterea privind concluziile şi recomandările se efectuează de obicei în timpul
misiunii de audit sau în reuniunile de la sfârşitul misiunii (şedinţe de încheiere). 0 altă
tehnică o reprezintă examinarea, de către conducerea activităţii auditate, a problemelor,
observaţiilor şi recomandărilor preliminare . Aceste dezbateri şi examinări contribuie la
asigurarea că nu au existat neînţelegeri nici false interpretări ale faptelor şi oferă entităţii
auditate ocazia de a clarifica anumite puncte şi de a-şi exprima părerea cu privire la
Responsabilul auditului intern sau delegatul său trebuie să verifice , să aprobe şi să
semneze raportul final înainte de emiterea sa, şi să decidă căror persoane i va fi transmis .
Dacă anumite circumstanţe o justifică, poate fi luată în considerare posibilitatea ca
auditorul responsabil, supervizorul sau , şeful misiunii sau supervizorul să semneze
raportul în calitate de reprezentant al responsabilului auditului intern.
Rapoartele trebuie să fie transmise membrilor entităţii care pot să se asigure că
rezultatele auditului vor beneficia de atenţia necesară. Raportul trebuie deci trimis
persoanelor aflate într-o poziţie care le permite să întreprindă acţiunile corective impuse
sau să se asigure că astfel de măsuri vor fi luate. Raportul definitiv trebuie să fie dat
conducerii unităţii auditate. Membrii entităţii care ocupă posturi pe o scară ierarhică mai
înaltă pot primi doar o notă de sinteză. Când rapoartele trebuie comunicate altor persoane
interesate sau vizate, de exemplu auditorilor externi, trebuie să ne asigurăm că acestea
trebuie să respecte confidenţialitatea punctelor menţionate în raport.
Auditorii interni trebuie să se asigure că a fost întreprinsă o acţiune corectivă şi că
aceasta şi-a atins rezultatele scontate, sau că Direcţia Generală sau Consiliul au acceptat
riscul de a nu realiza acţiuni corective cu privire la observaţiile care figurează în raport.
Monitorizarea efectuată de auditorii interni se defineşte ca un proces conform
căruia aceştia apreciază dacă acţiunile întreprinse de conducere, ca răspuns la observaţii şi
recomandări, inclusiv cele ale auditului extern sau ale altor intervenienţi, sunt adecvate,
eficiente şi întreprinse la timp.
Responsabilul auditului intern are sarcina de a planifica activităţile de monitorizare
ca parte a planificării misiunilor. Planificarea monitorizării trebuie să se bazeze pe riscurile
existente şi a expunerilor la risc, precum şi pe gradul de dificultate şi pe termenul de
aplicare a acţiunilor de corective .

12
1. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN

Anexa nr. 1
Procedura – P01: Iniţierea auditului
ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 20.01.2010

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a


O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 123/2007 prin care s-au
aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a
Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la
Departamentul de achizitii publice in perioada 5.02.2010-10.03.2010.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului corect de atribuire
a contractelor de achizitie publica,a contractelor de concesiune de lucrari publice si
a contractelor de concesiune de servicii şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi
normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:
Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de atribuire
1. publicarea anunturilor privind achizitiile publice
2. criteriile de atribuire a contractelor de achizitii publice
Procesul de achizitie publica
1. proceduri de atribuire
2. licitatia
3. etapele procesului de achizitie publica

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare al


licitatiilor si atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de
lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii din entitatea publică .

Echipa de auditori interni este formată din următorii:

1. Popescu Mircea
2. Georgescu Gabriel

Şef Serviciu Audit Public Intern,


Ionescu Daniel

13
Anexa nr. 2
Procedura - P02: Iniţierea auditului

ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Popescu Mircea

Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice Data: 20.01.2010

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să
vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi - X
slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar
- X
putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în
- X
activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea
- X
resurselor umane?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
- X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
- X
entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea
- X
de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru
- X
entitatea/structura ce va fi auditată?
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce
- X
va fi auditată?
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau
organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele X -
de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

14
Auditor, Şef serviciu,
Popescu Mircea Ionescu Daniel

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Georgescu Gabriel


Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Data:20.01.2010

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să
vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi - X
slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar
- X
putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în
- X
activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea
- X
resurselor umane?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
- X
entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea
- X
de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru
- X
entitatea/structura ce va fi auditată?
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce
- X
va fi auditată?
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau
organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele X -
de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

Auditor, Şef serviciu,

Georgescu Gabriel Ionescu Daniel

15
1. Incompatibilităţi personale: -

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: -

Dacă da, explicaţi cum anume: -

Data: 20.01.2010 Semnătura:


Ionescu Daniel

Anexa nr. 3
Procedura – P03: Iniţierea Auditului
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420579 din 20.01.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Direcţia Resurse Umane


De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul corect de atribuire a contractelor de


achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari
publice si a contractelor de concesiune de servicii”.

Stimate domnule Rădulescu Vasile

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada


05.02.2010-10.03.1010 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Managementul
achizitiilor publice.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în
vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul intervenţiei la faţa locului;
- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la


dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama
direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor,
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii,
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se
referă la aceasta temă.
Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l
contactaţi pe domnul Georgescu Gabriel - auditor, coordonatorul misiunii sau pe
şeful structurii de audit intern.

16
Cu stimă,

Data: 20.01.2010

Şef Serviciu Audit Public Intern


Ionescu Daniel

Anexa nr.4

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor


ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPILUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009
Întocmit: Georgescu Gabriel Data: 20.01.2010
Avizat: Ionescu Mircea Data: 20.01.2010
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
DIRECŢIA RESURSE UMANE DA NU Observaţii
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile
X -
structurii auditate
Obţinerea organigramei X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi
X -
funcţionare
Există doar
Obţinerea procedurilor scrise - X
parţial
Identificarea personalului responsabil X -
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern
X -
anterior

17
18
Anexa nr. 5

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Entitatea Publică PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul Audit Public Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice
Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009
Întocmit:Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 20.01.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 20.01.2010

Nr.crt DOMENUIU OBIECTE AUDITABILE OBS.


1. Publicarea anunturilor si 1. Publicarea Pentru a asigura transparenţa atribuirii contractelor de
stabilirea criteriilor de anunturilor privind achiziţii publice autoritatea contractantă are obligaţia de
atribuire achizitiile publice a transmite spre publicare anunţurile de intenţie , de
participare şi de atribuire a contractelor de achizitie
publica.
Anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai
curând posibil după aprobarea programului anual de
achiziţii, program în care este prevăzut contractul
respectiv de furnizare servicii sau lucrări .
Publicarea se face în Jurnalul Oficial al Uniunii
Eurapene , în Sistemul electronic de achiziţii publice
(SEAP) şi în Monitorul Oficial.

19
Nr.crt DOMENUIU OBIECTE AUDITABILE OBS.
După finalizarea procedurii de atribuire şi stabilirea
gâştigătorului licitaţiei , autoritatea contractantă are
obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de
atribuire în cel mult 48 de zile de la adjudecare.
2.Criterii de atribuire a Autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza în
contractelor de anunţul de participare criteriul de atribuire a contractului
achizitie publica de achiziţie publică, care odată stabilit nu poate fi
schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de
atribuire.
Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice
sunt:
• preţul cel mai scăzut
• oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere
economic
Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alături de preţ :
• caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau
funcţional
• caracteristici de mediu
• costuri de funcţionare
• raportul cost – eficienţă
• servicii post- vânzare
• termen de livrare sau de execuţie
Factorii de evaluare a ofertei precum şi ponderea
relativă a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie să
fie definite clar în documentaţia de atribuire şi să aibă
legătură concretă cu specificul contractului.

20
Nr.crt DOMENUIU OBIECTE AUDITABILE OBS.
2. Procesul de achizitie 3.Proceduri de atribuire Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie
publica publică sunt :
-licitaţia deschisă ;
-licitaţia restrânsă ;
-dialogul competitiv;
-negocierea ;
-cererea de oferte ;
-concursul de soluţii ;
-cumpărarea directă .
4.Etapele procesului de Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de
atribuire etape , după parcurgerea cărora se obţine produsul sau
dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca
urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică.

Prima etapă este întocmirea programului anual al


achiziţiei publice.
Etapa următoare este elaborarea documentaţiei de
atribuire /de selectare , în cadrul căreia autoritatea
contractantă structurează :
-caietul de sarcini sau , după caz documentaţia
descriptivă ,
-clauzele contractuale obligatorii ,
-fişa de date a achiziţiei ,
-formulare şi modele,
-alte informaţii cu privire la impozitare ,protecţia
mediului , protecţia muncii.

21
Nr.crt DOMENUIU OBIECTE AUDITABILE OBS.
Urmează chemarea la competiţie , care consta în
publicarea anunţului de participare , punerea la
dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de
atribuire , răspuns la solicitările de clarificări , stabilirea
regulilor de participare şi de evitare a conflictului de
interese .
Etapa cea mai relevantă în cadrul procesului de achiziţie
publică este derularea procedurilor de atribuire a
contractelor în cadrul căreia se primesc ofertele , se
deschid se examinează şi se evaluează , se stabileşte
oferta câştigătoare şi se poate anula procedura , dacă este
cazul .
Următoarea etapă este atribuirea contractului de
achiziţie publică care presupune notificarea ofertei
câştigătoare , soluţionarea contestaţiilor dacă este cazul ,
semnarea contractului şi transmiterea spre publicare a
anunţului spre atribuire .
Urmează încheierea dosarului de achiziţie publică
derularea şi încheierea, contractului .

22
Anexa nr. 6

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Entitatea Publică PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit:Mnagemantul achizitiilor publice
Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009
Întocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 20.01.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 20.01.2010

Nr.
DOMENIU OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS
Crt.
1 Publicarea 1. Publicarea 1. Pentru a asigura transparenţa atribuirii contractelor de Lipsa transparentei
anunturilor si anunturilor achiziţii publice autoritatea contractantă are obligaţia de a Netransmiterea spre publicare a anunturilor
stabilirea privind transmite spre publicare anunţurile de intenţie , de
criteriilor de achizitiile participare şi de atribuire a contractelor de achizitie Lipsa participantilor
acrodare publice publica
2. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai Lipsa unui program de achizitii
curând posibil după aprobarea programului anual de
Anuntul nu este publicat la timp pentru a
achiziţii, program în care este prevăzut contractul
putea fi consultat de licitatori
respectiv de furnizare servicii sau lucrări .
3. Publicarea se face în Jurnalul Oficial al Uniunii Nepublicarea anunturilor in Monitorul Oficial, in
Eurapene , în Sistemul electronic de achiziţii publice SEAP si in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
(SEAP) şi în Monitorul Oficial. Anuntul de concurs nu indeplineste conditiile
de conformitate
Neconcordanţa între conţinutul anunţului de
concurs stabilit de comisie şi cel publicat

23
Nr.
DOMENIU OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS
Crt.
4. După finalizarea procedurii de atribuire şi stabilirea Lipsa licitatiei
gâştigătorului licitaţiei , autoritatea contractantă are Lipsa unui castigator al licitatiei
obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de
atribuire în cel mult 48 de zile de la adjudecare.
5. Autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza în
anunţul de participare criteriul de atribuire a contractului
Lipsa unor precizari clare in anuntul de
de achiziţie publică, care odată stabilit nu poate fi
2..Criterii de participare
schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de
atribuire a atribuire.
contractelor de
6. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice Lipsa unor oferte avantajoase cu niste preturi
achizitie publica
sunt: scazute
preţul cel mai scăzut Acceptarea unor cereri incomplete
oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic
7. Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alături de preţ :
caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau
funcţional
caracteristici de mediu
Netransparenta ofertei
costuri de funcţionare
raportul cost – eficienţă
servicii post- vânzare
termen de livrare sau de execuţie
8. . Factorii de evaluare a ofertei precum şi ponderea Lipsa documentatiei de atribuire
relativă a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie să
fie definite clar în documentaţia de atribuire şi să aibă Nerespectarea factorilor de avaluare a ofertei
legătură concretă cu specificul contractului.
2. Procesul de 3.Procedura de 9. Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie Licitatia nu s-a organizat in mod
achizitie atribuire publică sunt : corespunzator
publica -licitaţia deschisă ; Negocierea nu a avut loc
-licitaţia restrânsă ; Lipsa mai multor oferte

24
Nr.
DOMENIU OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS
Crt.
-dialogul competitiv;
-negocierea ; Contractul a fost atribuit unui participant la
-cererea de oferte ; licitatie care a supralicitat
-concursul de soluţii ;
-cumpărarea directă .
10. Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune
de etape , după parcurgerea cărora se obţine produsul sau Nerespectarea unor etape din procesul de
dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca achizitii publice
urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică.
11. Prima etapă este întocmirea programului anual al
Lipsa unui program annual de achizitii publice
achiziţiei publice
4.Etapele 12. Etapa următoare este elaborarea documentaţiei de
procesului de atribuire /de selectare , în cadrul căreia autoritatea Caietul de sarcini lipsasete cu desavarsire
atribuire contractantă structurează :
-caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă , Clauzaele contractuale nu sunt concludente
-clauzele contractuale obligatorii Fisa de date a achizitiei lipseste
-fişa de date a achiziţiei ,
-formulare şi modele,
alte informaţii cu privire la impozitare, protecţia mediului
, protecţia muncii.
13. Urmează chemarea la competiţie , care consta în Nepunerea la dispozitia ofertantului a
publicarea anunţului de participare , punerea la dispoziţia documentatiei de atribuire
operatorilor economici a documentaţiei de atribuire , Lipsa unor raspunsuri clare asupra
răspuns la solicitările de clarificări , stabilirea regulilor de calificarilor
participare şi de evitare a conflictului de interese . Nestabilirea regulilor de participare

25
Nr.
DOMENIU OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS
Crt.
14. Etapa cea mai relevantă în cadrul procesului de Nerespectarea procedurilor de atribuire
achiziţie publică este derularea procedurilor de atribuire
a contractelor în cadrul căreia se primesc ofertele , se
deschid se examinează şi se evaluează , se stabileşte Stabilirea unei oferte castigatoare supralicitata
oferta câştigătoare şi se poate anula procedura , dacă este
cazul .
15. Următoarea etapă este atribuirea contractului de Castigarea licitatiei de catre o oferta
achiziţie publică care presupune notificarea ofertei supralicitata
câştigătoare , soluţionarea contestaţiilor dacă este cazul ,
Nepublicarea anuntului asupra castigatorului
semnarea contractului şi transmiterea spre publicare a
licitatiei
anunţului spre atribuire .
16. Urmează încheierea dosarului de achiziţie publică
-
derularea şi încheierea, contractului .

26
Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA


ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009
Întocmit: Georgescu Gabriel/ Popescu Mircea Data: 20.01.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 20.01.2010

Ponderea Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


Factori de risc
factorilor de risc
(Fi) N1 N2 N3
(Pi)
Există
Aprecierea Există
proceduri, sunt Nu există
controlului P1 – 50% proceduri şi se
cunoscute, dar proceduri
intern F1 aplică
nu se aplică

Aprecierea Impact Impact


Impact financiar
cantitativă P2 – 30% financiar financiar
mediu
F2 scăzut ridicat

Aprecierea
Vulnerabilitat Vulnerabilitate Vulnerabilitat
calitativă P3 – 20%
e mică medie e mare
F3

27
Anexa nr. 8
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Georgescu Ion/Dumitrescu Nicolae Data: 15.03.2005
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I. Publicarea 1. 1. Pentru a asigura transparenţa Lipsa transparentei 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
anunturilor Publicarea atribuirii contractelor de Netransmiterea spre
si stabilirea anunturilor achiziţii publice autoritatea publicare a 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
criteriilor privind contractantă are obligaţia de a anunturilor
transmite spre publicare
de acrodare achizitiile Lipsa participantilor
anunţurile de intenţie , de
publice participare şi de atribuire a 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0
contractelor de achizitie
publica
2. Anunţul de intenţie se Lipsa unui program 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
transmite spre publicare cât de achizitii

28
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
mai curând posibil după Anuntul nu este
aprobarea programului anual publicat la timp
de achiziţii, program în care pentru a putea fi
este prevăzut contractul
0,5 2 0,3 2 0,3 1 2,0
consultat de licitatori
respectiv de furnizare servicii
sau lucrări.
3. Publicarea se face în Nepublicarea
Jurnalul Oficial al Uniunii anunturilor in
Eurapene , în Sistemul Monitorul Oficial ,
electronic de achiziţii publice 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
in SEAP si in
(SEAP) şi în Monitorul
Jurnalul Oficial al
Oficial.
Uniunii Europene
Anuntul de concurs
nu indeplineste
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
conditiile de
conformitate
Neconcordanţa între
conţinutul anunţului
de concurs stabilit de 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comisie şi cel
publicat
4. După finalizarea procedurii Lipsa licitatiei 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
de atribuire şi stabilirea Lipsa unui castigator
gâştigătorului licitaţiei , al licitatiei
autoritatea contractantă are
obligaţia de a transmite spre 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
publicare un anunţ de atribuire
în cel mult 48 de zile de la
adjudecare.

29
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
2..Criterii 5.Autoritatea contractantă are Lipsa unor precizari
de atribuire obligaţia de a preciza în clare in anuntul de
a anunţul de participare criteriul participare
contractelo de atribuire a contractului de
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
achiziţie publică, care odată
r de
stabilit nu poate fi schimbat pe
achizitie toată durata de aplicare a
publica procedurii de atribuire.
6. Criteriile de atribuire a Lipsa unor oferte
contractelor de achiziţii publice avantajoase cu niste
sunt: 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
preturi scazute
• preţul cel mai scăzut
• oferta cea mai avantajoasă Acceptarea unor
din punct de vedere cereri incomplete 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
economic
7. Factorii de evaluare ai
ofertei pot fi alături de preţ : Netransparenta
• caracteristici privind ofertei
nivelul calitativ , tehnic
sau funcţional
• caracteristici de mediu 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
• costuri de funcţionare
• raportul cost – eficienţă
• servicii post- vânzare
termen de livrare sau de
execuţie
8. . Factorii de evaluare a Lipsa documentatiei 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
ofertei precum şi ponderea de atribuire
relativă a acestora sau a

30
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
algoritmului de calcul trebuie Nerespectarea
să fie definite clar în factorilor de
documentaţia de atribuire şi să avaluare a ofertei 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
aibă legătură concretă cu
specificul contractului.
2. Procesul de 3.Procedur 9. . Procedurile de atribuire a Licitatia nu s-a
achizitie a de contractului de achiziţie organizat in mod 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
publica atribuire publică sunt : corespunzator
-licitaţia deschisă ; Negocierea nu a avut
-licitaţia restrânsă ; 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9
loc
-dialogul competitiv;
-negocierea ; Lipsa mai multor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
-cererea de oferte ; oferte
-concursul de soluţii ; Contractul a fost
-cumpărarea directă . atribuit unui
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
participant la licitatie
care a supralicitat
4.Etapele 10. Procesul de achiziţie Nerespectarea unor
procesului publică reprezintă o succesiune etape din procesul de
de atribuire de etape , după parcurgerea achizitii publice
cărora se obţine produsul sau
dreptul de utilizare al acestuia , 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
serviciul sau lucrarea ca
urmare a atribuirii unui
contract de achiziţie publică.

11. Prima etapă este Lipsa unui program


întocmirea programului anual annual de achizitii 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
al achiziţiei publice publice
12. Etapa următoare este Caietul de sarcini 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
elaborarea documentaţiei de lipsasete cu
atribuire /de selectare , în desavarsire

31
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
cadrul căreia autoritatea Clauzaele
contractantă structurează : contractuale nu sunt 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
-caietul de sarcini sau , după concludente
caz documentaţia descriptivă , Fisa de date a
-clauzele contractuale
achizitiei lipseste
obligatorii
-fişa de date a achiziţiei ,
-formulare şi modele, 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
-alte informaţii cu privire la
impozitare ,protecţia mediului ,
protecţia muncii.
13. Urmează chemarea la Nepunerea la
competiţie , care consta în dispozitia
publicarea anunţului de ofertantului a 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
participare , punerea la documentatiei de
dispoziţia operatorilor
atribuire
economici a documentaţiei de
atribuire , răspuns la solicitările Lipsa unor
de clarificări , stabilirea raspunsuri clare 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
regulilor de participare şi de asupra calificarilor
evitare a conflictului de Nestabilirea
interese . regulilor de 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
participare
14. Etapa cea mai relevantă în Nerespectarea
cadrul procesului de achiziţie procedurilor de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
publică este derularea atribuire
procedurilor de atribuire a Stabilirea unei oferte
contractelor în cadrul căreia se
castigatoare
primesc ofertele , se deschid se
examinează şi se evaluează , se supralicitata
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
stabileşte oferta câştigătoare şi
se poate anula procedura , dacă
este cazul .

32
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea
N. Aprecierea
RISCURI controlului cantitativă Puncta
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE calitativă (F3)
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) j total
.
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
15. Următoarea etapă este Castigarea licitatiei
atribuirea contractului de de catre o oferta 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
achiziţie publică care supralicitata
presupune notificarea ofertei Nepublicarea
câştigătoare , soluţionarea
anuntului asupra
contestaţiilor dacă este cazul ,
semnarea contractului şi castigatorului 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
transmiterea spre publicare a licitatiei
anunţului spre atribuire .
16. Urmează încheierea
dosarului de achiziţie publică
derularea şi încheierea,
- - - - - - -
-
contractului .

NOTA:
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii
(număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.
• Riscuri mici 1,0 - 1,7
• Riscuri medii 1,8 - 2,2
• Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată
durata misiunii de audit pe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate
acestora, pe care le constată.

33
Anexa nr. 9
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
PRIMARIA GENERALA AMUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009
Întocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Data: 20.01.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 20.01.2010
Nr. Nr. crt. din Lista
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE
crt. centralizatoare
1. Publicarea 1. Publicarea anunturilor 1.Corectitudinea anunturilor privind achizitiilor 1
anunturilor si privind achizitiile publice publice
stabilirea 2..Criterii de atribuire a 2.Atribuirea corecta a contractelor 2
criteriilor de contractelor de achizitie 3.Modalitatile de evaluare a ofertelor
3
acrodare publica
2. Procesul de 3.Procedura de atribuire 4.Corectitudinea licitatiilor
4
achizitie publica
4.Etapele procesului de 5.Incheierea dosarului de achizitie publica , derularea
5
atribuire si incheierea contractului

34
Anexa nr. 10
Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009
Întocmit: Popescu Mircea / Georgescu Gabriel Data: 05.02.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 05.02.2010

LOCUL
ETAPELE DURATA PERSOANELE
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE
DESFĂŞ
MISIUNII (H) URĂRII
Tema generală: Managemtul achizitiilor publice 270
1. PREGĂTIREA 130
MISIUNII DE 1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Ionescu Daniel SAI
AUDIT 2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de
2 Ionescu Daniel SAI
independenţă
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind
declanşarea misiunii de audit intern către 2 Popescu Mircea SAI
părţile interesate
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor SAI
40 Ionescu Daniel AUDIT
AT
5. Întocmirea Chestionarului de control intern Ionescu Daniel
8 /Georgescu SAI
Gabriel
6. Întocmirea Listelor centralizatoare a 40 Ionescu Daniel / SAI
obiectelor auditabile Georgescu
Gabriel

35
LOCUL
ETAPELE DURATA PERSOANELE
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE
DESFĂŞ
MISIUNII (H) URĂRII
7. Întocmirea Programului de audit intern 4 Ionescu Daniel SAI
8.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar Georgescu
4 SAI
al intervenţiei la faţa locului Gabriel
9. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor
acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor,
4 Popescu Mircea SAI
Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul
intervenţiei la faţa locului.
10. Planificarea şi organizarea Şedinţei de SAI
deschidere cu Direcţia Resurse Umane 4 Popescu Mircea AUDIT
AT
11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere.
Obţinerea numelui persoanelor de contact şi Georgescu AUDIT
4
stabilirea unui loc pentru desfăşurarea Gabriel AT
activităţii de audit.
II.INTERVENŢIA 52
LA FAŢA OBIECTIVUL 1. 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul AUDIT
20 Ionescu Daniel
LOCULUI FLUXUL intervenţiei la faţa locului AT
DOCUMENTELOR 1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 3 Popescu Mircea SAI
FINANCIAR- 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 9 Ionescu Daniel SAI
CONTABILE ÎN 1.4. Colectarea dovezilor AUDIT
CADRUL FIRMEI 10 Popescu Mircea
AT
1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct 10 Georgescu AUDIT
de vedere al conţinutului şi al formei şi Gabriel AT
întocmirea Notei centralizatoare a documentelor
de lucru

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 84


16. Redactarea proiectului de Raport de audit 32 Ionescu Daniel SAI
intern

36
LOCUL
ETAPELE DURATA PERSOANELE
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE
DESFĂŞ
MISIUNII (H) URĂRII
17. Revizuirea proiectului de Raport de audit 8
Popescu Mircea SAI
intern
18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de 8
audit intern de conducerea Serviciului Audit Ionescu Daniel SAI
Intern
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit 2
intern la auditat şi solicitarea răspunsului Popescu Mircea SAI
asupra conţinutului în 15 zile
20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de 8 Georgescu AUDIT
conciliere, dacă este cazul Gabriel AT
21. Includerea în Raportul de audit intern a 8
aspectelor reţinute din punctul de vedere al Ionescu Daniel SAI
auditatului
22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Ionescu Daniel SAI
23. Obţinerea Raportului de audit intern 8
Popescu Mircea SAI
aprobat de conducerea instituţiei
24. Transmiterea recomandărilor aprobate către 2 Georgescu AUDIT
auditat Gabriel AT
IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 4
25. Iniţierea procesului de urmărire 4 Ionescu Daniel SAI

Anexa nr. 11
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

37
Serviciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009
Întocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 05.02.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 05.02.2010
Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare
Nr. lista
Nr. Durata
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test verificar Auditori
crt. (h) e
1. Publicarea anunturilor privind achizitiile - verificarea in totalitate a
Ionescu
publice anunturilor DAP 8 T1 LV 1
Daniel
- verificarea prin esantion
2. Criterii de atribuire a contractelor de - vrificarea legalizării sau certificării
achizitie publica copiilor documentelor; Georgescu
DAP 4 T2 LV 2
- analiza respectării modului de Gabriel
organizare al concursurilor;
Obiectivul II Procesul de achizitie publica
3. Procedura de atribuire - verificarea dosarului de achizitie Georgescu
- intervievarea privind examinarea Gabriel/
DAP 8 T3 LV 3
manu-alului de utilizare Popescu
Mircea
4. Etapele procesului de atribuire Ionescu
DAP 5 T4 LV 4
Daniel

38
Anexa nr. 12
Procedura – P07: Şedinţa de deschidere
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditată: 01.10.1009-31.12.2009
Întocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Data: 05.02.2010
Avizat:Ionescu Daniel Data: 05.02.2010

A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Ionescu Daniel Auditor Şef SAPI
Georgescu Gabriel Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Achizitii
Rădulescu Dumitru Director
Publice
Direcţia Achizitii
Voinescu Lucica Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Barbu Vasile Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Stroescu Tudora Inspector
Publice

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
-Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de
audit;
-Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit
Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern,
semnificaţia auditului intern;
-Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele
auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc
efectuate.
În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de
audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu
care se confruntă şi anume:
- Complexitatea activităţii Direcţia Achizitii Publice;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus
la supraîncărcarea personalului existent;

39
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării
informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua
interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea
acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în
vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare,
posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe
intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra
constatărilor;
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi
cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate
cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului
implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea
recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,

40
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a Obiect auditabil
funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) 1 (TD)
1.1. Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi
elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură
a activităţilor necesare fundamentării şi DA
elaborării planului:
a) aprobarea de către persoanele NU
competente;
b) stabilirea modelelor de formulare DA
necesare fundamentării;
c) verificarea existenţei listei activităţilor
pentru realizarea DA
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a DA
modelelor specifice activităţilor;
e) oferirea unor exemple în acest sens; DA
f) cuprinderea modalităţilor de actualizare
a Panului de ocupare a funcţiilor publice DA
urmare a atribuirii de obiective noi sau de
transfer al altor obiective;
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în
punctele cheie ale procesului de fundamentare şi DA
elaborare;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; DA
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de
execuţie, respectiv în fazele de întocmire, DA
avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un
sistem informatizat, respectiv realizarea
codificării modelelor de formulare şi NU
informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. NU
1.2. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către
responsabilii cu realizarea activităţii DA
1.3. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? DA
b) constatată disfuncţionalităţi în timpul DA
aplicării practice?

41
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a NU
procedurii?
1.4. Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile
DA Test nr. 1
transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor
procedurale cu privire la modelele de formulare, DA
conţinutul acestora, termene ş.a.;
b) concordanţa dintre numărul posturilor
solicitate a fi scoase la concurs şi posturile DA
vacante;
c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost Lista de
DA
scoase la concurs toate posturile vacante control
d) existenţa numărului de funcţii publice
rezervate absolvenţilor programelor de formare
NU
specializată, organizate de INA sau de instituţii
similare din străinătate.
1.5. Verificarea avizării Planului de către persoanele
DA
autorizate
1.6. Verificarea aprobării Planului de către conducere DA
1.7. Existenţa listelor de verificare prin care să se poată
constata elementele verificate de către persoanele care NU
au avizat/aprobat planul

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Georgescu Ion

42
Anexa nr. 13
Procedura P08: Colectarea dovezilor
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditată: 01.10.1009-31.12.2009
Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de achizitie publica

Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru achizitia de bunuri
de interes public

Descrierea testului
A fost aplicat chestionarul din anexa 1 tuturor persoanelor responsabile in
mod direct de efectuarea achizitiilor. Chestionarul a constat in puncte din care sa
rezulte modul de intocmire a achizitiilor , examinandu-se urmatoarele elemente:
-modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la termenele
de achizitie.;
-verificarea respectarii planului de achizitie publica pentru anul 2009
Ca si criterii de evaluare a planului de achizitii s-au tinut cont de:
• Procedurile de constituire a planului
• Bugetul alocat achizitiilor
• Cerintele actualizate ale pietei
Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se
următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi
anume:
• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de
structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de
formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.;
• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza
Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală
elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.

Constatări

43
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în
notele de fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice
rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau
de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului
legal.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 10.02.2010

Auditor intern, Supervizor,


Georgescu Gabriel Ionescu Daniel

44
ANEXA
Test nr. 1

Chestionar
Privind modul de intocmire al planului de achizitie

Nr.
crt Intrebari privind modul de intocmire al planului de Da Nu
achizitii
1. S-au respectat procedurile de constituire al planului de
achizitii?

2. S-a respectat bugetul alocat achizitiilor?

3. S-a tinut cont de cerintele actuale ale pietei?

4. S-a facut o evaluare aprofundata a ofertei?

5. Procedurile de achizitii au fost respectate?

Data: 10.02.2010
Auditor intern,
Ionescu Daniel

45
Anexa nr.14
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit Mangementul achizitiilor piblice


Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009

PROBLEMA

In urma chestionarului aplicat am observat ca nu s-a tinut cont in totalitate de


cerintele actuale ale pietei si nu s-a facut o evaluare aprofundata a ofertei.

CONSTATARE
Din analiza aprofundata a planului de achizitii, am constatat ca achizitiile nu au fost
facute conform prevederilor legale,deoarece s-au pierdut bani in urma achizitiilor facute
fara a avea o evaloare a ofertei, iar unele achizitii s-au facut fara a se tine cont de cerintele
planului de achizitii.

CAUZE
- Lipsa comunicarii dintre persoana responsabila de achizitii si evaluatorul de oferte;
- Lipsa colaborarii departamentelor de achizitii;
- Nerespectarea procedurilor de achizitie a marfurilor;

CONSECINŢE
- Imposibilitatea de a utiliza unele produse achizitionate;
- Pierderea unor sume de bani pt achizitionarea unor produse mai scumpe in
detrimentul altora mai ieftine si aproximativ la fel calitativ.

RECOMANDĂRI
- Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei;
- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor pentru
persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte;
- Respectarea procedurilor de achizitie a marfurilor
- Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea
evaluatorului.
- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a achizitiilor din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile
specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea achizitiilor din cadrul entităţii

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Popescu Mircea Ionescu Daniel

46
Anexa nr. 15
Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI


BUCURESTI
Misiunea de audit intern: Managementul achizitiilor publice
Numele auditorului: Ionescu Daniel / Georgescu Gabriel
Data realizării: 15.02.2010
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
1 Achizitiile nu au fost - Planul de achizitie X
facute conform publica pe anul 2009;
prevederilor - Note de fundamentare a X
legale,deoarece sau pierdut planului de achizitii pe
bani in urma achizitiilor anul 2009.
facute fara a avea o
evaloare a ofertei
2 Unele achizitii s-au facut - Caietul de sarcini.
fara a se tine cont de X
cerintele planului de
achizitii.

Auditori,

47
Anexa nr. 16

PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL


IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Nr. Calendarul Responsabil cu


Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
1. Rezolvarea problemelor - Constituirea prin decizia
de comunicare din managerului a unei
comisii pentru
cadrul firmei;
elaborarea
procedurilor de
17.02.2010 Director DAP
planificare
- Întocmirea procedurilor
specifice de
fundamentare a
Planului de achizitii
2. Stabilirea de atribuţii şi - Organizarea cursurilor
responsabilităţi, în acest de pregătire pentru
personalul responsabil
sens, prin fişele
cu elaborarea Planului
posturilor pentru de achizitii 17.02.2010 Director DAP
persoana care se ocupa - Completarea atribuţiilor
de achizitii si şi responsabilităţilor în
evaluatorul de oferte; fişele de post

3. Respectarea - Sanctionarea drastica a


procedurilor de achizitie persoanelor care nu
respecta procedurile 17.02.2010 Director DAP
a marfurilor
de achizitie
4. Informarea mai buna - Organizarea cursurilor
referitoare la produsele de pregătire pentru
personalul responsabil
de pe piata si inclusiv 17.02.2010 Director DAP
cu elaborarea Planului
instruirea evaluatorului de achizitii

Auditori, Director DAP,


Georgescu Gabriel , Popescu Mircea Radulescu Dumitru
Ionescu Daniel

48
Anexa 17

Procedura – P11: Şedinţa de închidere


S.C. Light Cinema Bucuresti S.R.L.
Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009
Întocmit:Georgescu Gabriel Data: 19.02.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 19.02.2010

Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Ionescu Daniel Auditor Şef SAPI
Georgescu Gabriel Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Achizitii
Rădulescu Dumitru Director
Publice
Direcţia Achizitii
Voinescu Lucica Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Barbu Vasile Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Stroescu Tudora Inspector
Publice

B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care
urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.
Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite
în totalitate.
În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi
datele de realizare ale acestora.

49
Anexa 18

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


- PROIECT -

STRUCTURA AUDITATĂ:
DIRECŢIA ACHIZITII PUBLICE DIN CADRUL
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Misiunea de audit:
MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR PUBLICE

Bucuresti

50
2010

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din:


Ionescu Daniel - auditor coordonator al misiunii;
Georgescu Gabriel – auditor
Popescu Mircea - audiror

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 21 din


12.11.2010

Baza legală a acţiunii de auditare:


Planul de audit intern pe anul 2010 aprobat de conducerea instituţiei;
Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii

Durata acţiunii de auditare: 05.02.2010-25.02.2010

Perioada supusă auditării: 01.10.2009-31.12.2009


Obiectivele misiunii de audit:
planul de achizitii publice
caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă
clauzele contractuale obligatorii
fişa de date a achiziţiei

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi


desfăşurarea activităţilor;
b) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind
modul de primire si transmitere al documentelor.
Instrumente de audit:
chestionare;
liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească
fiecare obiectiv auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Achizitii
Publice: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente care au stat

51
la baza gestionării documentelor de achizitie pentru perioada 01.01.2010 -
31.10.2010
proceduri proprii firmei
proceduri specifice departamentului referitoarea la fluxul documentelor
Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:


-foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
-liste de verificare pe obiective (LV);
-fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
-documente de lucru;
-Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;
-programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
-rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.
Organizarea Achizitiilor publice. Direcţia a funcţionat în perioada
supusă auditării cu un număr de 27 caiete de sarcina . Organizarea şi
funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul
de organizare şi funcţionare.

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

În contextul angajamentelor asumate de Romînia privind libera


circulaţie a mărfurilor în Europa şi al recomandărilor Comisiei Europene a
fost necesară elaborarea şi promovarea unei noi legislaţii în domeniul
achiyiţiilor publice.
Avându-se în vedere intrarea României în Uniunea Europeană la 01
ianuarie 2007 s-a adoptat O.U.G. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziţii publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii, care regementează procedurile de
atribuire a contractelor de achiziţii publice.
Punerea de accord a legislaţiei privind achiziţiile publice din ţara
noastră cu legislaţia din ţătile member U.E. a dus la:
• deschiderea şi dezvoltarea pieţei de achiziţii publice;
• instituirea unui cadru bazat pe încredere, corectitudine şi imparţialitate;
• eliminarea elementelor de natură subiectivă care ar influenţa deciziile
în procesul de achiziţie publică;
• asigurarea ,,vizibilităţii” regulilor, oportunităţilor, procedurilor şi a
rezultatelor;
• obţinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice, întotdeauna
considerate insuficiente în raport cu necesităţile;
• supravegherea costurilor procesului de achiziţie publică, înţelegând

52
prin aceasta, atât costurile aferente administraţie cât şi costurile
aferente ofertantului;
• limitarea apariţiei erorilor pe parcursul procesului de achiziţie publică;
• reducerea fraudei şi corupţiei.
Pentru fluidizarea procesului de atribuire a acontractelor de achiziţie
publică propun elaborarea unor norme de derulare a licitaţiilor în totalitate
prin mijloaceelectronice, astfel va fi redusă suspiciunea de fraudă şi corupţie.
O altă propunere ar fi reducerea termenelor licitaţiei de la publicarea
anunţurilor şi până la deschiderea ofertelor care în prezent este destul de mare
(52 zile) , dacă nu s-a publicat anunţ de intenţie.
În vederea eliminării unor disfuncţionalităţi în aplicarea prevederilor
legislative privind achiziţiile publice propunem ca autorităţile de reglementare
şi supraveghere a sistemului de achiziţii publice să organizeze sesiuni de
prezentare a legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice în teritoriu , pentru a
aduce la cunoştinţă autorităţilor contractante cât şi operatorilor economici
noutăţile apărute în acest domeniu, având în vedere că legislaţia este foarte
stufoasă.

III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează
Activitatea privind achizitia de stocuri din entitatea auditată conform grilei:

APRECIERE
NR.
OBIECTIVUL DE
CRT. FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
1. Fundamentarea planului de
X
achizitii
2. Conformitatea facturilor cu
X
planul de achizitii
3. Corectitudinea facturilor X
4. Instruirea evaluatorilor X
5. Modalitati de evaluare X
6. Procedura de plata X
7. Conformitatea dintre X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit


obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru
întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de
management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc
cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere
ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste
şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind
Activitatea de achizitii publice că se înscrie în parametri normali pentru

53
această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi.

Auditorii,
Ionescu Daniel/ Popescu Mircea/ Georgescu Gabriel

Anexa 19
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009
Întocmit: Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Data: 19.02.2010
Avizat: Ionescu Daniel Data: 19.02.2010
A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr. E- Semnăt
Numele Funcţia
Serviciul telefon mail ura
Ionescu Daniel Auditor Şef SAPI
Georgescu Gabriel Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Achizitii
Rădulescu Dumitru Director
Publice
Direcţia Achizitii
Voinescu Lucica Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Barbu Vasile Inspector
Publice
Direcţia Achizitii
Stroescu Tudora Inspector
Publice

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi
recomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii
structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:
- activitatea privind gestiunea achizitiilor publice reprezintă o zonă cu
risc;
- complexitatea activităţii Direcţiei Acchizitiilor Publice;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a achizitiilor, ceea ce a
dus la supraîncărcarea achizitiilor intr-o perioada limitata de timp;
Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate,
structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin
care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele
de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.
Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii

54
fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică.
Notă:
Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor
echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul
structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat,
constituind, în acelaşi timp, şi Raport de audit intern final.

Anexa nr. 20

Procedura: Urmărirea recomandărilor


PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

PRIMARIA GENERALA A
Data:
MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul de audit intern 25.02.2010

Misiunea de audit intern: Raport de


Direcţia Achizitii Managemtul achizitiilor publice audit
Data
Parţial planificată/
Rec Implem Neimpl
Recomandarea implem Data
No. entat ementat
entat implementă
rii
1. Rezolvarea problemelor de comunicare
X 30.02.2010
din cadrul firmei
2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi,
în acest sens, prin fişele posturilor
X 10.02.2010
pentru persoana care se ocupa de
achizitii si evaluatorul de oferte
3. Respectarea procedurilor de achizitie
X 30.02.2010
publica
4. Informarea mai buna referitoare la
produsele de pe piata si inclusiv X 15.02.2010
instruirea evaluatorului
5. Pregătirea profesională a personalului
implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a achizitiilor din cadrul X 30.02.2010
entităţii şi evaluarea sistematică a
acestuia
6. Implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru
operaţiile specifice activităţilor privind X 15.02.2010
organizarea şi gestiunea achizitiilor din
cadrul entităţii

Instrucţiuni
1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt Entitatea/structura auditată:

55
prezentate în Raportul de audit Departament Achizitii Publice
Data şi semnătura conducătorului:
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, Radulescu Dumitru
parţial implementat, neimplementat Auditor:

3. Introduceri data planificată pentru implementare Data şi semnătura:


în Raportul de audit şi data implementării
Anexa nr. 21
Procedura – P18: Supervizarea
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Managematul achizitiilor publice
Perioada auditată 01.10.2009-31.12.2009
Perioada misiunii 05.02.2010-25.02.2010
Auditor evaluat: Popescu Mircea Luat la cunoştinţă:
Întocmit: Ionescu Daniel
Data: 25.02.2010
Bugetul de timp planificat: 94
Bugetul de timp efectiv: 94 ore
1 2 3 4 5 Observaţii
În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat
riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate
X
de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător
riscurile activităţii
Programele de audit au fost elaborate în vederea A fost necesar să
îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de X se lucreze peste
timp alocat orele de program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au
fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o X
eficientă folosire a resurselor de audit
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi
X
între auditor şi conducerea structurii de audit intern;
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea
X
structurii de audit intern
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile
X
auditaţilor în procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră
X
eficientă şi la timp
Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi
X
recomandările când au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatările de audit demonstrează analize profunde şi
concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice X
pentru probleme identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi
X
corecte
Există probe de audit care să susţină concluziile X

56
Bugetul de timp planificat: 94
Bugetul de timp efectiv: 94 ore
1 2 3 4 5 Observaţii
auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi
X
suficiente, competente, relevante şi folositoare
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi
X
în conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personală al auditorului intern. X
Nota:
Tabelele de mai sus au fost completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfăcător
2 pentru slab
3 pentru satisfăcător
4 pentru bine
5 pentru foarte bine

BIBLIOGRAFIE

– www.cafr.ro- Normele Profesionale ale activităţii de Audit Intern.


– O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii
– H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din O.U.G. nr.
34/2006

57
– Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică aprobat prin Ordinul
Preşedintelui AMRMAP nr.155/2006
– Legea 337/2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 34/2006 privin atribuirea
contractelor de achiziţie publică
– O.G. nr. 30/2006 privind verificarea aspectelor procedurale aferente procesului
de atribuire a contractelor de achiziţie publică
– Directivele Comunităţii Europene nr. 17 şi 18/2004 privind achiziţiile publice.

58