Diez pasos para implementar proyectos de Business Intelligence

En el pasado, las empresas se han gastado enormes cantidades de dinero en BI, pero no siempre han logrado los resultados
esperados. La evidencia de esto lo pone de manifiesto las quejas de los usuarios por la falta de calidad de los datos, herramientas y
sistemas de BI de difícil manejo, así como informes sobrecargados de información, rutas para generar informes incompletas o datos
imprecisos que afectan a la toma de decisiones. Estas deficiencias están causadas principalmente por debilidades funcionales y
organizacionales en la implementación de proyectos de BI.

A la hora de acometer cualquier proyecto nuevo de BI es esencial aprender de los errores de otros anteriores con el fin de no
cometer fallos. En Information Builders hemos recopilado las diez reglas de oro que debe seguir todo proyecto de BI.

1. Definir los requisitos funcionales.

Las comparaciones los Indicadores de Rendimiento Clave (KPI) son el centro de todas las aplicaciones de BI. El equipo del
proyecto, compuesto por empleados del departamento en cuestión y el de Tecnologías de la Información debe,determinar primero qué
información deberían suministrar las aplicaciones de BI, cuándo necesita estar disponible y en qué formato. ¿Deberían analizarse y
estar disponibles las cifras de ventas de los meses, semanas o días pasados? ¿Quién necesita las aplicaciones de BI para analizar las
tendencias en el comportamiento del cliente? ¿Son necesarias las herramientas de data mining para realizar análisis estadísticos?

2. Definir grupos de usuarios.

El equipo del proyecto debe definir quiénes serán los usuarios de la solución de BI. Generalmente existen tres grupos de
usuarios:
• Usuarios generales de informes
• Productores y analistas que evalúan el material de los datos
• Los planificadores y directores que deciden los objetivos.

3. Involucrar a los usuarios desde el principio

El departamento de TI debería crear un prototipo simple de la solución en la etapa inicial. De esta forma, se puede llevar a cabo
una revisión para asegurar que los requisitos fundamentales se incluyen desde el comienzo. Durante la implementación de un proyecto
de BI, los empleados del departamento deben siempre ser siempre incluidos en paralelo a esto, ya que estos individuos estarán
trabajando con las aplicaciones de BI en el futuro. Al probar el prototipo, son ellos los que pueden determinar si el proyecto sigue el
camino adecuado.

4. Obtener el apoyo de la dirección

El equipo del proyecto debe asegurarse el respaldo de la dirección. Esta es la única manera de incorporar los objetivos a largo y
corto plazo. La implementación se monitoriza por medio de una comparación permanente de KPI de los ratios operativos más
importantes.

5.Identificar los indicadores de Rendimiento Clave (KPI) requeridos

Las cifras operativas son necesarias para la gestion de los proyectos de la compañía. El equipo del proyecto debe definirlos
consultando con el departamento especialista. Por ejemplo en el manipulado y producción de materiales, KPIs como “costes del material
componente” o “facturación por empleado” son variables probadas. Esto facilita determinar si los objetivos se ha logrado o no.

6. Asegurar la calidad e integración de los datos

La integración de los datos es un factor decisivo en el éxito de un proyecto de BI. El equipo debe identificar los sistemas
operacionales en los que la información requerida está disponible y cómo se debe acceder a estos datos, si de forma nativa o mediante
un data warehouse. El acceso nativo es la mejor opción cuando se requiere información actualizada. Si la calidad de los datos brutos no
es suficiente, debe ser mejorada con las herramientas de software adecuadas para acceder a todas las fuentes de datos.

7. Averiguar qué herramientas de BI están disponibles en la compañía.

Muchas empresas que quieren implementar soluciones de BI empiezan desde cero. De hecho, es bastante probable que existan
aplicaciones aisladas dentro de equipos y departamentos, y como resultado de ello se usan una variedad de herramientas de BI, siendo
las más comunes las hojas de cálculo. Cuando se empieza un proyecto nuevo, hay que decidir si las herramientas existentes de usuario
final deben continuar siendo utilizadas o si deberían ser totalmente reemplazadas. En la mayoría de los casos, es preferible estandarizar
en un único sistema de BI para asegurar la consistencia del suministro de información a través de la empresa.

8. Elegir el software de BI adecuado.

Con una Prueba de Concepto, el equipo del proyecto toma la decisión final sobre el software más adecuado basándose en un
informe específico. Este procedimiento permite al equipo del proyecto asegurar un mayor grado de certidumbre sobre si el sofware se
adapta a las necesidades particulares de su negocio.

9. Limitar el tiempo de ejecución del proyecto.

En este punto podemos aplicar la vieja regla: “Todo lo que lleve más tiempo de seis meses ya no es un proyecto, sino un
problema”. Cuando se trata de implementar nuevos proyectos de BI, los departamentos deben centrarse y proceder a través de pasos
claramente definidos. Se deberían diseñar sub-proyectos para que los primeros módulos ejecutables y operacionales estuvieran
disponibles en dos o tres meses.

10. Un proyecto de BI está en evolución constante.

Las necesidades de las empresas varían constantemente y esto mismo es aplicable a una aplicación de BI. Todas las soluciones
de BI deben desarrollarse y optimizarse continua y permanentemente. Esta es la única manera de que puedan satisfacer los
requerimientos de la compañía.
Página que contiene la información original.http://www.informationbuilders.es/publicaciones/notas/2009/bi_diez.html
Diez pasos para implementar proyectos de Business Intelligence (Esquematico)

1
2
DEFINIR
DEFINIR REQ.
REQ.
DEFINIR
DEFINIR GRUPOS
GRUPOS FUNCIONALES
FUNCIONALES
DE USUARIOS
DE USUARIOS 10
PROYECTO
PROYECTOBI
BI
3 REQ.
REQ.EVOLUCION
EVOLUCION
INVOLUCRAR CONSTANTE
CONSTANTE
INVOLUCRAR
USUARIOS
USUARIOS DESDE
DESDE
EL PRINCIPIO
EL PRINCIPIO
9
LIMITAR
LIMITAR
4 TIEMPO
TIEMPO
Proyectos
Proyectos BI
BI DEL
DELPROYECTO
PROYECTO
OBTENER
OBTENER
APOYO
APOYODIRECCION
DIRECCION

8
5 ELEGIR
ELEGIR
EL SOFTWARE
EL SOFTWARE
IDENTIFICAR
IDENTIFICAR ADECUADO
ADECUADO
KPI's
KPI's 6 7
CALIDAD CONOCER
CONOCER
CALIDAD
EE INTEGRACION HERR.
HERR.BI
BIDE
DE LA
LA
INTEGRACION
DE COMPAÑIA
COMPAÑIA
DE DATOS
DATOS