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Gestão de Estoques:
uma ferramenta para a redução de custos
Roberto Flores Falcão
RESUMO
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O acompanhamento da razão de previsão é aconselhável para que ajustes possam ser
feitos nos modelos matemáticos de previsão de demanda, aproximando os resultados
previstos dos reais.
Além da incerteza entre as previsões e a realidade, também há outras incertezas que
devem ser monitoradas e consideradas, como a incerteza do lead time e a incerteza da
quantidade recebida. Independente da incerteza, é recomendável a criação de um banco de
dados, com a série histórica, respectivos desvio-padrão e média de cada produto.
Chopra apresenta algumas características das previsões que devem ser observadas
pelos gerentes de estoques e da cadeia de suprimentos:
1. As previsões estão sempre erradas e devem, por isso, incluir o valor esperado e
uma medida de erro de previsão;
2. As previsões a longo prazo são normalmente menos precisas que as de curto
prazo, possuindo um desvio-padrão maior que as de curto prazo;
3. As previsões agregadas são normalmente mais precisas que as desagregadas.
A demanda não surge a partir do nada. Ela é influenciada por um conjunto de fatores
que, se conhecidos, podem auxiliar na determinação dos valores futuros. Assim, uma boa
previsão da demanda depende de dois aspectos: o conhecimento dos fatores que afetam a
demanda, e a determinação da relação entre tais fatores e a demanda futura.
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Os modelos de previsão são classificados, segundo Chopra, de acordo com os
seguintes tipos:
• Qualitativo: são modelos essencialmente subjetivos;
• Modelos de séries temporais: utilizam o histórico da demanda;
• Causal: pressupõem que a previsão de demanda é amplamente correlacionada
com alguns fatores conjunturais;
• Simulação: reproduzem as escolhas dos consumidores que geram a demanda.
Toda demanda observada pode ser desmembrada em:
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1.3 Modelos de Lote Econômico de Compra e Outros Modelos
2. A EMPRESA
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estéticos, zela pela saúde de seus clientes. Este aspecto gera a necessidade de muitos
produtos serem descartáveis, com elevado giro.
Percebe-se, pois, que a gestão de estoques exercida de forma profissional passou a ser
uma real necessidade da empresa. Não apenas pelo fato comentado, mas também pela
necessidade de se manter em estoques, grande variedade de itens (cores de esmalte,
coloração de cabelo etc).
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ii. A partir do volume de clientes mês a mês, foi possível averiguar a existência tanto de
sazonalidade quanto de tendência. Assim, foram selecionados dois modelos de
previsão de demanda para que os resultados fossem comparados: Modelos de Holt e
de Winter; os demais modelos, por sua simplicidade, foram descartados. Com base
nas planilhas com os modelos, percebeu-se que o modelo de Winter se adequou
melhor do que o de Holt (adequado quando a demanda possui nível e tendência no
componente sistemático, mas não apresenta sazonalidade).
iii. Montada a planilha inicial com o modelo de Winter, ajustou-se os parâmetros α, β e
γ com a ferramenta Solver do Excel. Para tanto, foi seguido o seguinte raciocínio:
localizou-se o maior erro percentual e buscou-se o resultado ótimo dele, ponto
mínimo, variando-se os três parâmetros entre 0,000001 e 0,999999.
A partir deste ponto, foi procurada a melhor solução para a previsão de demanda.
Foram utilizadas diversas alternativas de base para a previsão: apenas o ano de 2003,
2003 e 2004, e de 2003, 2004 e 2005. Para cada opção de base, foram consideradas
três possibilidades de previsão: mensal, bimestral e trimestral.
Para assegurar a qualidade do modelo, todas as nove variações de previsão foram
desenvolvidas para a demanda total e para a demanda por área.
iv. Após esta exaustiva análise, não foi obtido um resultado com qualidade satisfatória
nas previsões de demanda total:
- Cada área apresentou um modelo mais adequado (menor erro percentual nas
previsões da demanda) para sua previsão específica;
- A somatória das melhores previsões para cada área apresentou um resultado
melhor do que a previsão direta da demanda total (demanda agregada);
- O melhor resultado geral foi obtido a partir da seleção de previsões
individuais, por área. Assim, a previsão da demanda total (demanda
agregada) foi feita a partir da soma das previsões por área.
Decidiu-se refazer as análises, utilizando como critério o erro percentual médio.
Além das planilhas com previsão da demanda total e da demanda por área, foram
novamente selecionadas as melhores previsões por área, e a partir da soma
delas, estimada a previsão da demanda total.
As planilhas foram retrabalhadas com o auxílio da ferramenta Solver do Excel e os
resultados finais apresentaram erros médios inferiores a 10%.
v. A fim de analisar a qualidade das previsões de consumo por item, foi feita uma
planilha comparando os volumes reais consumidos e os volumes previstos.
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vi. Para simplificar os estudos, foi considerado que os insumos analisados tiveram
preços constantes em todo o período analisado.
vii. De forma análoga, para os cálculos dos custos de pedido e estocagem, o salário dos
responsáveis pela gestão de estoques teve sua base fixada.
viii. O passo seguinte foi determinar os custos de estocagem, de pedido e de falta.
Variáveis:
Salário médio do responsável: R$ 1.400,00
Jornada mensal total: 240 horas x 60 minutos = 14.400 minutos/mês
Custo do minuto (T)= 1.400 / 14.400 = R$ 0,097
Espaço ocupado pelo item = ξ
Papel e caneta consumidos = R$ 0,04
Custo de estocagem:
Para o cálculo do custo de estocagem, foi considerado que o espaço dos estoques é
uma área sem faturamento. Assim, este custo envolve duas variáveis: 1) a
inexistência de faturamento no espaço físico necessário (base de R$ 300,00 / m2);
2) o custo de manutenção dos estoques (organização, contagem do inventário,
verificação da validade dos itens etc).
Com relação à questão 2), foi considerado que:
i. 40% da jornada de trabalho da Gerente Operacional correspondem ao
controle e ao acompanhamento dos estoques;
ii. Os 1.118 produtos em estoque na empresa representam uma média de
20.000 unidades de todos os itens, de modo que o custo de manutenção é:
( 14.400 minutos x 40% ) / 20.000 = 0,288 minutos
Assim, o custo de estocagem (ce) foi calculado da seguinte forma:
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Considerou-se que:
- Nos casos em que o fornecedor visita a empresa para tirar pedidos, o tempo
consumido é um pouco superior ao gasto apenas com um telefonema. Assim,
substitui-se o custo da ligação por alguns minutos a mais por produto pedido;
- Nos casos em que o produto é retirado diretamente no fornecedor, as distâncias
percorridas são todas pequenas, de modo que o gasto com combustível é
semelhante ao da ligação que não foi efetuada.
Além do custo da ligação (foi considerado um custo médio de R$ 0,37 por item do
pedido), cada pedido envolve alguns outros custos:
- Tempo despendido na ligação: foi considerado 1 minuto por item por pedido;
- Tempo despendido na recepção do pedido, para verificar os lançamentos na
nota fiscal de compra, os itens entregues e as quantidades, e para organizar os
itens no estoque: foi considerado um consumo de 5 minutos por item;
- Consumo de papel e caneta.
Custo de falta:
Para o custo de falta, foi considerado que, de modo geral, é possível contornar a
inexistência de um item (utilizar uma cor semelhante de esmaltes, por exemplo).
Dessa forma, considerou-se que o custo de falta médio equivale a:
- Item é necessário ao atendimento: perda da margem gerada pelo faturamento
médio de 2 clientes da área afetada, mais a margem de um tíquete médio da
empresa (média de clientes afetados enquanto o produto é adquirido: R$ 32,31)
em virtude do impacto negativo à imagem na excelência no atendimento;
- Item é de uso geral, a margem de um tíquete médio, analogamente ao raciocínio
anterior quanto à imagem da empresa.
ix. Com base em todos os custos, foi montada uma planilha para cada item,
comparando-se quatro modelos de gestão de estoques apresentados na parte inicial
deste estudo, conforme figura 1, adiante.
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x. Foi então selecionado o melhor modelo de gestão de estoques para cada item, a
partir de uma planilha na qual todos os dados financeiros foram compilados.
xi. A última etapa deste estudo compreendeu uma comparação entre os reflexos
financeiros da política atual e da melhor política obtida na gestão de estoques.
Para o desenvolvimento da análise financeira, considerou-se como custo, o capital
alocado em itens em excesso ao final do mês. A perda foi calculada a partir do
valor dos itens e da taxa de interesse de 0,987% a.m., conforme abaixo:
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2. Previsão de consumo: consumo previsto para o item e para o período em
questão, a partir de sua previsão de demanda e de consumo;
3. Compra: volume comprado do item no mês em questão, obtido pelo sistema
operacional da empresa;
4. Lote: tamanho total de todos os lotes no período em questão, obtido pelo melhor
modelo de gestão de estoques para o item;
5. Estoque inicial consumo: estoque do item no início do período em questão. Para
janeiro de 2003, o valor foi aquele levantado no sistema operacional da empresa.
Para os demais, o estoque inicial é igual ao estoque final real do período anterior;
6. Estoque inicial previsão: estoque do item no início do período em questão. Para
janeiro de 2003, o valor foi aquele levantado no sistema operacional da empresa.
Para os demais, o estoque inicial é igual ao estoque final da previsão do período
anterior;
7. Estoque final consumo: estoque no final do período foi calculado como: estoque
inicial + compras no período - consumo real;
8. Estoque final previsão: estoque no final do período, tendo sido calculado como o
estoque inicial da previsão, mais os lotes adquiridos, menos o consumo previsto;
9. Perda consumo e Perda previsão: perdas ocorridas no período por estoques
insuficientes. Ambas calculadas a partir do estoque final, sendo igual a ele em
caso de estoque final negativo e igual a zero em caso de estoque final positivo;
10. Custo de pedido consumo e Custo de pedido previsão: o custo de pedido foi
calculado, em ambos os casos, conforme explicado acima, tendo sido
multiplicado pelo número de pedidos necessários. No caso real, considerou-se
apenas um pedido por período e no caso previsto, considerou-se a quantidade de
pedidos indicadas pelo melhor modelo. Para os itens em que o modelo utilizado
foi o de Demanda Estável, calculou-se primeiramente a quantidade de pedidos, a
partir do quociente entre a demanda média do período e o Q indicados;
11. Custo de estocagem consumo e Custo de estocagem previsão: calculados
conforme apresentado acima e multiplicados pelo volume total comprado
realmente ou então pelo volume total dos lotes apresentados pela previsão.
Seguiu-se o raciocínio abaixo:
- Estoque final menor ou igual a zero: considerou-se o custo de estocagem igual à
metade do volume adquirido multiplicado pelo custo de estocagem;
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- Estoque final maior do que zero: empresa exagerou nas compras ou carregou
estoques desde o período anterior, o custo de estocagem foi calculado pela soma
do custo de estocagem dos itens consumidos, como acima, e do custo dos itens
não consumidos (estoque final no período multiplicado pelo custo de estocagem).
12. Custo de falta consumo e Custo de falta previsão: calculado conforme
apresentado acima e multiplicado pelo valor de perda para cada caso;
13. Custo de excesso consumo e Custo de excesso previsão: sempre que ao final de
um período um item apresentava estoques positivos, considerou-se que, além do
custo de estocagem, havia um custo financeiro, calculado através da
multiplicação da taxa de interesse apresentada anteriormente pelo estoque final;
14. Custo de compra consumo e Custo de excesso previsão: valor total pago por
compra; multiplicação do custo do produto pela compra (real ou lote previsto);
15. Custo total consumo e Custo total previsão: somatória de todos os custos
apresentados acima para cada uma das situações: política atual de gestão de
estoques e modelo indicado para cada item.
4. ANÁLISE FINANCEIRA
Para simplificar a análise financeira, foi desenvolvida uma planilha para cada item
analisado, com todos os dados levantados e calculados anteriormente.
Ainda que não seja perfeita, a comparação financeira apresenta uma visão geral,
gerando uma boa base sobre a diferença entre a gestão estoques de modo empírico, sem
bases formais, e a gestão com base numa metodologia formal.
i. A inflação não foi considerada, o que pode afetar a qualidade dos resultados;
ii. Não foi utilizado nenhum fator de comparação em termos de taxas de retorno, a
fim de se verificar a qualidade dos investimentos em estoques;
iii. Não foi possível avaliar as perdas ocorridas pelo sistema atual, uma vez que
sempre que a empresa verificou deficiências em seus estoques, mais itens foram
adquiridos e lançados no sistema;
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v. A qualidade dos dados levantados é duvidosa, de modo que tanto os dados sobre
consumo quanto aqueles sobre compras podem não ser fidedignos;
vi. Diversas características do mercado e da empresa não tiveram como ser transcritas
nos modelos pela excessiva complexidade que gerariam.
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também a previsão de faturamento e a tomada de decisão com antecedência quanto a
adequações da capacidade produtiva (equipamentos, estrutura física, gargalos, número
de profissionais etc);
ii. permitem a previsão de consumo dos itens com margem de segurança satisfatória;
iii. demonstraram a possibilidade de se reduzir os custos com a gestão de estoques;
iv. geram base prévia para as tomadas de decisão.
A principal conclusão deste estudo é a comprovação da importância de
desenvolvimento e adoção de um sistema formal de previsão e gestão da demanda e de
estoques.
Apesar dos aspectos positivos do sistema atual (baixa complexidade, revisão contínua
e aquisição/consumo que se aproximam de um sistema just in time), suas falhas apresentam
maior impacto no resultado final. Algumas de suas falhas são: a necessidade de
conhecimento empírico da demanda por serviços e por produtos mês a mês, a dificuldade de
transmissão do formato de gestão para novos gestores, a inexistência de base na tomada de
decisão, a ausência de previsões e, como comprovado, custos mais elevados.
Ainda que tenha apresentado resultados gerais positivos em diversos aspectos, o
modelo desenvolvido é, sem sobra de dúvidas, passível de melhorias. Não apenas pelo
aprimoramento de fatores e pesos de cálculo, mas pelo próprio aumento de períodos com
demanda mais estabilizada.
O pequeno número de períodos de base para as previsões, as grandes alterações na
estrutura, gerando variações elevadas na demanda absoluta e relativa, bem como a elevada
quantidade de dados de qualidade duvidosa certamente afetam a qualidade dos modelos.
Também vale ressaltar a importância de se avaliar o grau de complexidade exigida no
desenvolvimento e na avaliação de novos modelos de previsão e gestão de demanda e
estoques. O investimento em termos de tempo e de capital podem não compensar os ganhos
com as alterações e melhorias do sistema.
É pertinente ainda colocar que o foco nos erros médios de toda e qualquer previsão é
mais interessantes do que aquele nos erros máximo ou mínimo. Ainda que o erro máximo
possa ser elevado (ou o mínimo, baixo), ele pode ser pontual, não revelando a qualidade das
previsões em todos os demais períodos.
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i. tomar o devido cuidado com eventuais falhas no critério de análise da qualidade
dos resultados obtidos, focando medidas que representem o conjunto de dados e não
apenas os extremos e/ou outliers;
iv. aperfeiçoar o procedimento de determinação dos níveis de consumo para cada item
(previsão de consumo com base na demanda total) e comparar com os resultados
obtidos na sugestão acima;
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MOURA, Cássia E. de. Gestão de Estoques. 1ª. Edição. Rio de Janeiro: Editora Ciência
Moderna Ltda., 2004.
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