1. Urmărirea duratei activităţilor Una dintre metodele utilizate pentru urmărirea încadrării activităţilor în duratele planificate este Metoda Derivei Avansărilor (MDA).
2. Urmărirea avansării tehnice
Urmărirea duratei activităţilor asigură o vizualizare externă a acestora, care nu permite determinarea procentului de produs realizat. De aceea, pe lângă urmărirea duratei, se impune şi urmărirea avansării tehnice a activităţilor, respectiv a cotei parte din produs realizat până la punctul de avansare analizat. Evaluarea avansării tehnice se face astfel: cu prilejul unui punct de avansare oarecare i, se măsoară cantitatea de muncă consumată de resursă (de exemplu, - zilepersoană, ore-maşină etc.) până la momentul respectiv; la punctul de avansare respectiv, se estimează sarcina necesară pentru a termina activitatea analizată; este vorba, în fond, de restul de sarcină ce urmează a fi cheltuit, pe care îl notăm cu R suma Ci+Ri, exprimată în costuri, reprezintă bugetul reevaluat al activităţii respective, la punctul de avansare i (sau estimarea curentă a bugetului). Avansarea tehnică (ATi) poate fi definită ca raportul dintre cumul Ci şi estimarea curentă Ci+Ri Urmărirea avansării tehnice se bazează pe metrici de avansare specifice fiecărei activităţi în parte (de exemplu, nr. de bolţuri rectificate). Avansarea proiectului, în ansamblu, este rezultatul avansării tuturor activităţilor componente.
3. Norma C şi indicatorii săi
La începutul deceniului 1980-1989, trei mari ordonatori de credite pentru proiecte din SUA – Departamentul Energiei (Department of Energy), Departamentul Apărării (Department of Defense) şi NASA (National Aeronautic and Space Administration) au definit un cadru comun de urmărire a avansării proiectelor. Acest cadru s-a concretizat prin elaborarea normei C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria). Norma C se sprijină pe trei indicatori fundamentali: BALP (Bugetul Alocat Lucrărilor Planificate) BALE (Bugetul Alocat Lucrărilor Executate) BRLE (Bugetul Real al Lucrărilor Executate)
4. Reprezentarea grafică a indicatorilor normei C
În abcisă se ia durata previzională a proiectului, împărţită în perioade semnificative (jaloane cheie). În ordonată se prezintă cumulul cheltuielilor previzionale, perioadă după perioadă, în unităţi monetare (sau în sarcini). Ordonata ultimului punct al curbei reprezintă bugetul previzional total alocat proiectului. Curba însăşi arată distribuţia acestui buget în timp. Această curbă este denumită, datorită alurei sale, curba în S a proiectului. Cu cât panta tangentei la curbă este mai mare, cu atât cheltuielile în perioada respectivă sunt mai importante. Cu prilejul fiecărui punct de avansare (sfârşit de perioadă) se trece pe grafic cumulul cheltuielilor reale (BRLE). 5. Evidenţierea abaterilor Reprezentarea, pe acelaşi grafic, a indicatorilor normei C, permite evidenţierea a trei categorii de abateri: de producţie, de costuri şi de durate. Abaterea de producţie reprezintă exprimarea în costuri a lucrărilor restante până la data punctului de avansare. Această abatere se determină ca diferenţă între ordonatele curbelor BALP şi BALE. Abaterea de costuri reprezintă diferenţa dintre costul lucrărilor efectuate şi costul de referinţă ce corespunde punctului de avansare. Dacă curba BRLE este situată deasupra curbei BALE atunci lucrările efectuate până la punctul de avansare, costă mai mult decât a fost planificat. Cu alte cuvinte, proiectul prezintă o derivă de la bugetul planificat. Abaterea de durată, spre deosebire de celelalte două anterioare, se măsoară pe direcţia abscisei. Semnificaţia acestei abateri este următoarea: Ordonata curentă a curbei BALE exprimă cheltuielile cumulate, prevăzute iniţial, pentru lucrările ce s-au realizat până la punctul de avansare curent. Pe curba BALP acest cumul corespunde, de regulă, unei alte date. Diferenţa dintre această dată şi cea a punctului de avansare curent reprezintă tocmai abaterea de durată.
6. Metoda indicilor de realizare a proiectului
Cu ajutorul celor trei indicatori, BALP, BALE şi BRLE, se poate determina, în orice moment, atât modul în care a fost îndeplinit programul planificat, cât şi modul în care au fost cheltuiţi banii alocaţi pentru program. Măsura în care a fost îndeplinit programul înseamnă a compara “ce am planificat să fac“ (BALP) cu “ce am făcut“ (BALE). Dacă “ce am făcut“ este mai mult decât “ce am plănuit să fac“, înseamnă că ne aflăm înaintea programării (proiectul este în avans). Invers, dacă “ce am făcut“ este mai puţin decât “ce am plănuit să fac“, atunci ne aflăm în urma programării (proiectul este în întârziere). Îndeplinirea programului planificat poate fi determinată cu ajutorul a două variabile: VP (Variaţia Programării) şi IRP (Indicele de Realizare a Producţiei).