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Federación de Archiveros de la República Argentina (FARA)

4º Congreso Argentino de Archivística


LOS ARCHIVOS Y LOS PODERES POLITICOS
San Miguel de Tucumán
8-10 de octubre de 2007

Ponencia
ESTADO Y PROFESIÓN ARCHIVÍSTICA

Manuel Vázquez

Hay dos ventanas

Somos proclives a mirar todo lo archivístico relacionado con papeles


del pasado, lo cual es media verdad.
Este 4º Congreso Argentino de Archivística nos ubica en la otra
ventana porque nos convoca a reflexionar sobre “Los Archivos y los
Poderes Políticos”, es decir los documentos de archivo actuales y los
Poderes Políticos actuales.

En este momento, en Argentina, o no nos llaman a atender la


circulación de documentos mientras están en uso administrativo, o
los procesamos en función de que lleguen perfectos a integrar el
Archivo Histórico.

Demos un giro al enfoque.

Los documentos en uso administrativo son el sustento de la vida


social y democrática. Por lo tanto, militamos en una Profesión Social,
no en una técnica de ordenar y etiquetar cajas y expedientes. La
tarea del Archivero no se agota en el esmero con que atiende a su
archivo. Esto es necesario y laudable, pero no suficiente para el s
XXI.

Ahora la Profesión Archivística en su conjunto y en cada Archivero


debe palpitar la preocupación por los defectos de la vida democrática
que se derivan del manejo ineficiente o torcido de los documentos.
Por ejemplo, cuando la autoridad pone el procesamiento de unas
Actas de Escrutinio Electoral en manos de adolescentes inexpertos
dirigidos por un lego que no comprende el valor de esos documentos
relacionados directamente con un acto culminante de la Democracia.
Deberíamos ser convocados a capacitar a quienes han de realizar el
trabajo, y coordinar la tarea mientras se ejecuta.

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Los documentos de gestión, son indispensables

Los documentos de archivo o de gestión son los nacidos de una


tramitación o gestión que hacemos todos los miembros de la sociedad
-Estado, Instituciones privadas y ciudadanos-, cuando buscamos un
bien económico, laboral, político, ideal, etc., o un objeto físico, que
otro miembro puede brindarnos.

Ejemplos: Cuando quisimos formar una Nación, convocamos una


Asamblea Constituyente, ésta emitió una Acta de Independencia. El
Poder Ejecutivo la promulgó y comunicó a los países restantes que
declaraba su independencia nacional. Estos, a su vez, nos aceptaron.
Todo esto mediante papeles.

Cuando decidimos construir nuestra vivienda, compramos el terreno,


lo registramos en la oficina respectiva, un arquitecto nos hace los
planos, contratamos albañiles, adquirimos los materiales y la
estrenamos. Todo esto con documentos.

Por último, cuando queremos movilizarnos en la ciudad, subimos a un


ómnibus y pagamos boleto que nos da derechos: 1) a viajar: 2) a
exigir al conductor que cumpla el horario y nos lleve a destino; 3) si
sucede un accidente en el viaje, nos asegura una indemnización.

En estos ejemplos -que corren de mayor a menor- podemos observar


que cualquier tipo de gestión o trámite, a todo nivel, en una sociedad
organizada se mueve mediante documentos correcta de archivo o de
gestión.

Es decir, los documentos de archivo son vehículos únicos e


indispensables para que exista y se desenvuelva una sociedad.

Hoy no está asentada en nosotros la convicción de este enfoque


social. Hemos de trabajar para establecer un consenso entre los
actuales Archiveros profesionales y la sociedad, que permita a
nuestras Asociaciones y Centros de Estudio salir a la prensa para
velar por una correcta circulación de documentos y defender los
derechos en juego, de los intervinientes.

Sociedad, Democracia y Documentos

La sociedad está compuesta por: el Poder Ejecutivo con sus infinitos


órganos –ministerios, escuelas, hospitales, policía, etc.- el Judicial, el
Legislativo, las instituciones no estatales con y sin fines de lucro –
comerciales, fabriles, deportivas, políticas, sindicales, etc.- y cada

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uno de los ciudadanos, en su diario trajinar. Todos estos son actores
que emiten o reciben algo mediante documentos.

Sociedad el s XXI equivale a Comunidad Democrática

La Democracia requiere un equilibrio dinámico, como un avión en


vuelo. Equilibrio entre Poder del Estado y autonomía de los
ciudadanos, entre representantes y representados; relaciones justas
entre instituciones públicas y privadas, sindicatos débiles y poderosos
y entre oficialismo y oposición.

La Democracia es también un castillo de naipes que se construye y


sobre todo se mantiene mediante documentos en papel o en disco de
computadora, cuyo cumplimiento depende de: 1) compromiso ético
individual, 2) de controles externos y 3) de la desaparición de la
impunidad.
Todo ello se hace con documentos de gestión

El Poder de los documentos de archivo

Los españoles en la época de la Colonia -y nosotros luego-


dibujamos, en una hoja de papel, un plano dividido en terrenos y
tomamos posesión de ellos.

¿Y los habitantes indígenas? Bueno, ellos no tienen documentos. Así


de fácil. Los documentos poseen un poder ilimitado.

Los derechos y obligaciones de cada sector de la sociedad se hallan


en documentos dispositivos, que van desde la Constitución Nacional
hasta las Resoluciones de un Intendente.

Los documentos regístrales son increíbles. La existencia y la identidad


de cada uno de nosotros y nuestras propiedades residen en los
Registros del Estado. Existimos y somos argentinos porque estamos
registrados en un Registro Civil de Argentina, no por haber nacido.
Estamos muertos sólo si así lo afirma el Registro Civil.

Nuestra vivienda nos pertenece porque así lo afirma el Registro de la


Propiedad, no por haberla comprado.

Viene luego la masa arrasadora de los documentos meramente


probatorios que se sustentan normalmente con una firma o un diseño
particular. Cada transacción para comprar, para estudiar, para hacer
turismo o gimnasia, para cuidar nuestra salud, para pertenecer a un
culto o religión, para subir a un ómnibus, etc. requiere su o sus
documentos de gestión.

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En la alta Edad Media, el habitante común de un territorio feudal vivía
y moría habiendo producido dos documentos: el Acta de Bautismo y
la de Defunción. Hoy hasta los bebés tienen documentos desde el
vientre de su madre, por la ecografía.

En el s XXI, vivimos en la corriente de un Amazonas de papeles y


registros informáticos. Cada habitante produce entre 3 y 5
documentos por día, contando los tiquets de compras y los
impuestos, mutuales y seguros.

Los documentos de gestión se parecen mucho a la electricidad o la


TV, sin las cuales no sabemos ya vivir. Por eso pido un cambio de
enfoque.

¿Es razonable que sólo cuidemos los que pertenecen al Patrimonio


Documental?
Obligado es dar el paso desde el enfoque historicista hacia un planteo
social de la circulación de los documentos actuales.

¿Alguna Profesión maneja este caudal amazónico?

No. Los Contadores conducen los documentos contables, que son


muchos, pero nada más. Son los “ministros” del Derecho Comercial.
Los abogados se dedican básicamente a los documentos, en cuanto
se dé un litigio. Administran dos ramas del Derecho: el Civil y el
Penal. Hay abogados laboralistas y de otras especialidades, pero
siempre desde la perspectiva de la defensa en juicio. No son su
campo los documentos de gestión en sí mismos.

Los Archiveros somos la única Profesión vinculada exclusivamente a


los documentos nacidos de gestión y la información en ellos
contenida. Deberíamos ser los “ministros” de todo documento nacido
de gestión, pero no existe un Derecho Documental.

Es lógico proponer que sea creada esta rama del Derecho para que
seamos los Profesionales de este inmenso territorio jurídico.

Compromiso Social a dos niveles

La bibliografía nos enseñó que el archivero ideal era el que conducía a


la perfección el archivo donde se desempeñaba, pero en este
Amazonas documental, cada Archivo es un pequeño elemento de un
todo arrollador. Necesitamos abrir otra ventana. No basta la atención
a un Archivo –ni siquiera a un Sistema de Archivos- el Archivero debe
trabajar en el contexto y espacio de la circulación de documentos e
información en su municipio, provincia y país o sea al servicio
documental en sí mismo.

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Desarrollemos un poco la idea de que los archiveros debemos
sentirnos comprometidos a dos niveles, a saber, el archivo al que
servimos y la sociedad en general.

Esto es normal en todas las Profesiones de servicio. Los médicos


atienden cada uno en su consultorio, pero conducen la Política de la
Salud en general. Los arquitectos no deben ceñir su ejercicio a
construir casas. Han de mirar al Urbanismo o sea, el entorno físico y
humano de cada tipo de edificio.

Una pizca de autocrítica

Antes de dar un paso más, escuchemos algo de lo que la sociedad


piensa de nosotros.

Si tamizamos los preconceptos que los ciudadanos tienen sobre los


archiveros, descubriremos que nos ven como oficinistas pasivos que
guardamos cuidadosamente los documentos, respondemos a las
solicitudes, observamos normas escritas por otros, servimos los libros
antiguos depositados y, en ocasiones, negamos la información que
tienen los documentos en base a criterios impuestos por los emisores
del documento.

¿Qué es lo que podemos ostentar como decisiones propias? Ciertas


técnicas específicas como la ordenación por procedencia, el orden
original, la integridad de los conjuntos documentales y poco más.

¿Qué pasaría si nos hiciéramos cargo del territorio de los documentos


en uso actual desde su costado social?

Si demostramos que nos corresponde tomar decisiones. evaluar la


calidad de los documentos que corren por las venas y arterias de
nuestra comunidad (país, provincia, municipio), prestaríamos un
servicio mucho mayor y “la gente ” nos conocería y nos brindaría su
confianza.

Cada vez ascenderemos una vuelta en la espiral de aceptación,


cuando demostremos la eficiencia y el acierto en el camino andado.
Habrá llegado la hora de ser oídos como ministros de un Derecho
Documental.

Sintetizando: La autocrítica nos revela que nos ven como operadores


más bien pasivos y subordinados, de ciertas técnicas que tienen
mucho de manual. Salir de esta posición significa tomar el timón de
la nave. Ese timón se llama Política Archivística.

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Una objeción previsible

Ya estoy escuchando la objeción: el archivero y la Profesión


Archivística NO son propietarios de los documentos con los que
trabajan, ¿de qué decisiones hablamos?

Las profesiones de servicio –medicina, arquitectura, ingeniería


derecho…- trabajan sobre bienes ajenos. Sin embargo son llamadas a
preparar la normativa de su área y proponer Políticas Generales para
servir a la sociedad. El Estado es quien acepta o rechaza las
decisiones emitidas por los Profesionales. Nuestra profesión se
desenvolverá de la misma manera.

Propondremos planteos totalizadores para los asuntos globales. La


Profesión Archivística formulará objetivos y recursos, y el Estado
emitirá su decisión. La tensión entre expertos y políticos es parte de
la vida en Democracia

La Política Documental
La palabra política, derivada de polis, significa todo lo relacionado con
la ciudadanía de una comunidad democrática.
La Política es un entretejido de objetivos y recursos tendiente a
elevar el nivel de vida libre y creativa de una sociedad.

Hablamos de política educativa, política económica, política de


turismo, etc. Cada una de estas políticas comparte el mismo objetivo
general mencionado en la definición: “elevar el nivel de vida”. Se
diferencia de las demás por los recursos que utiliza.

La Política Documental, entonces se propone elevar el nivel de vida


libre y creativa de los ciudadanos, mediante el recurso de los
documentos nacidos de gestión y su información.

Estos documentos y las normas de tramitación actualmente surgen


para responder a necesidades emergentes, en un momento dado. La
Política supone –como acabamos de decir- una visión general y
totalizadora de los problemas y sus complejidades. Veamos algunos
ejemplos:

1. No existe, por ejemplo, una teoría que establezca para qué existen
los requisitos: su importancia fundamental para obtener beneficios
jurídicos o administrativos; su dependencia de los distintos derechos
en juego (normalmente se formulan todas las ventajas para quien los
impone y todas las cargas para el solicitante).

2. La Política Documental fija su atención en la calidad de los


documentos. Acabamos de ver cómo en Córdoba faltaban Actas de

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Escrutinio en las ultimas elecciones para elegir gobernador; cómo
estas Actas eran transmitidas por telegramas o por faxes producidos
por personal que carecía de preparación.

3. La normativa de producción, tramitación y destino final de los


documentos planteada en contextos de homologación, con el aporte
informático, como la circulación de la información.

El Gran Paso que estoy proponiendo en esta ponencia


puede formularse así: la Profesión Archivística asumirá
la conducción de la Política Documental principalmente
de los documentos mientras se encuentran en uso
administrativo.

El término Profesión Archivística

No es invención mía, pero tampoco es común usar este término.


El matiz que busco es sentir la Archivología como tridimensional.
Veamos: en las Profesiones más conocidas, detrás del profesional y la
ciencia que practican, existe el respaldo de colegios o asociaciones
que son ámbitos donde pueden crecer especializaciones derivadas del
ejercicio central de la Profesión.

Allí, cada profesional que lo desee puede asumir funciones colaterales


a su Ciencia madre. Por ejemplo: hay médicos especialistas en
dirección de hospitales, en políticas de salud, medicina preventiva,
accidentología, etc. Entre los arquitectos, hay expertos en política de
calefacción no contaminante, o de circulación de aire ecológicamente

Esa tercera dimensión es la que yo aspiro para nosotros al usar el


término “Profesión Archivística”. Nuestro problema es que somos
extremadamente pocos los archiveros, en comparación con la
mayoría de las profesiones que prestan un servicio social. Es
imperativa y urgente la multiplicación por diez del número actual de
archiveros en Argentina.

La propuesta de esta ponencia sobre la asunción de nuevas funciones


con relación a los documentos mientras están vigentes o en uso
administrativo facilitará una diversificación de vocaciones, dada la
variedad de actividades que podremos desarrollar. Y esta variedad
profundizará y ensanchará los conocimientos de la Ciencia
Archivológica.

Habremos obtenido una Profesión tridimensional

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El Derecho Documental

La rama del Derecho que llamaremos Derecho Documental atenderá


a tres sectores:
- Los Documentos de Gestión: su autenticidad, las reglas de su
producción, la homologación y su calidad administrativa y jurídica.

- La Información contenida en estos documentos: normas para


su circulación; la difusión obligatoria de documentos dispositivos; el
acceso libre y sus limitaciones; la confidencialidad de los documentos
personales. Calidad y veracidad de los censos, estadísticas y
elecciones.

- Normatización de la burocracia entendida como conjunto de


normas escritas que rigen el desenvolvimiento de las instituciones
estatales y privadas y los ciudadanos, y sus mutuas relaciones.

Este Código Jurídico Documental tendrá como ministros a los


archiveros, en cuanto son administradores de Documentos y
Archivos, así como el derecho comercial es conducido por los
contadores o licenciados en Ciencias Económicas.

El Derecho Documental pondrá en el lugar máximo


la relación entre el Estado y la Profesión Archivística.

Para llegar a él es menester recorrer un camino que se encuentra en


nuestro territorio archivístico, pero en sectores inexplorados. Algo así
como sucedió al Perú que, a principios del s XX, descubrió que poseía
nada menos que el Machu Pichu perdido y desconocido.

Tucumán y los Congresos Archivísticos

Quiero destacar la actitud de FARA (Federación de Archiveros de la


República Argentina) que se preocupó de que se realizara este
Congreso en la Provincia de Tucumán.

Tengo que comentarles que desgraciadamente mi Provincia casi no


registra asistencia a Congresos/Jornadas Archivísticas de nuestro
país, ni del MERCOSUR.

El NOA necesita una Facultad o Escuela de Archivología. Tucumán, en


su prestigiosa Universidad Nacional, podría prestar ese servicio. La
Universidad de Córdoba ha promovido e inspirado casi todos los

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Centros de Estudio Archivísticos de Iberoamérica, cuánto más lo haría
con una provincia tan vinculada como Tucumán

Quienes trabajan en Archivos del Estado o privados deben sentir el


orgullo de servir a la sociedad en un campo fundamental y asociarse.
FARA los apoyará. La asistencia a este Congreso les permite conocer
a muchos colegas que se hallan en la misma autopista.

Conclusión

El camino es largo, pero imprescindible. La sociedad lo requiere y, si


los archiveros no lo hacemos propio, otra profesión vendrá que
ocupará nuestro territorio. Ya están sirviendo a grandes instituciones
fabriles, y financieras, Empresas autodenominadas Administradoras
de Documentos que ofrecen “Sistemas” que no tienen en cuenta los
derechos de cada miembro de la sociedad. Únicamente miran a la
“eficiencia y economía”.

Esta Ponencia contiene un vistazo al tema de su título. Más completo,


puede verse en Internet, en mi libro La Profesión Archivística en el s
XXI. 119 p., a continuación del libro Burocracia. Autopista para la
Democracia 170 p. El sitio se llama www.manvazquez.com .

Agradezco a los organizadores de este 4º Congreso Argentino de


Archivística la invitación a participar en él.

Adelante, Archiveros. Es un camino largo que comienza con


los primeros pasos.

Córdoba, 26 de setiembre de 2007


Manuel Vázquez

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