Planul de audit

Termenul de audit provine de la termenul latin audio care în latină

înseamnă a asculta. În domeniul managementului calității, auditul semnifică o
examinare a calității produselor, proceselor, serviciilor unei organizații sau a
sistemelor calității în ansamblu. Definiția auditului formulată de către Divizia de
Audit a Societății Americane pentru Calitate (American Society for Quality) este
următoarea: „Auditul este o evaluare planificată, independentă și documentată
pentru a determina dacă cerințele de calitate asupra cărora s-a căzut de acord
sunt satisfăcute și vor continua să fie satisfăcute”]. Dicționarul Le Grand
Dictionnaire Terminologique (2012) oferă următoarea definiție: „Auditul este o
operație de diagnostic care este îndreptată asupra unei activități particulare
sau asupra situației unei organizații, realizată cu ajutorul studiilor, examinării
sistematice și verificărilor ale căror rezultate sunt evaluate în mod independent
și care servește pentru a emite un aviz sau pentru a propune măsuri corective
durabile”. În baza rezultatelor auditului sunt definite acțiunile corective
necesare care vor identifica și elimina cauzele neconformităților constatate.
Standardele SR EN ISO 9000:2006[3] și ISO 19011/2011 definesc astfel termenii
referitori la audit:

Auditul calității este un proces sistematic, independent și documentat în scopul

obținerii de dovezi de audit și al evaluării lor cu obiectivitate pentru a
determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.

Dovezile de audit sunt înregistrări, enunțarea faptelor sau alte informații care

sunt relevante în raport cu criteriile de audit și sunt verificabile.

Criteriile de audit sunt un ansamblu de politici, proceduri sau cerințe utilizate ca

referință.

Auditul poate fi realizat:

 În scopuri interne - pentru informarea conducerii organizației și creșterea

încrederii acesteia că procesul este stăpânit și că obiectivele declarate ale
sistemului calității sunt atinse. Este un audit așa-numit „de primă parte”,
fiind efectuat de specialiștii în audit ai organizației.
  În scopuri externe -pentru informarea clienților externi și creșterea
încrederii lor în produsele și serviciile furnizate de organizație (audit „de
secundă parte”). De asemenea, auditul extern poate fi efectuat de
organisme de certificare competente, la solicitarea organizației, la
cererea unor clienți sau a unor organisme neutre, asupra cărora s-a căzut
de acord printr-un contract (audit „de terță parte”). Auditul efectuat de
organisme de certificare poate realiza certificarea independentă a
produsului, procesului sau sistemului auditat.

Auditul nu trebuie confundat cu „supravegherea calității” sau cu „inspecția”,

activități care sunt efectuate în scopul de a controla procesul sau de a
accepta produsul.

Auditurile se efectuează în toate domeniile și aspectele în relație cu calitatea.

Astfel se disting:

 Auditul de produs are rolul de a verifica dacă produsul realizat

îndeplinește cerințele prescrise de calitate. Se efectuează după ce s-au
terminat activitățile de inspecție, la produsul gata de livrare. La baza
auditului de produs stă documentația de fabricație, fișele de încercări, de
inspecție etc.

 Auditul de proces are ca scop să estimeze dacă cerințele procesului

specificate în instrucțiunile de lucru, procedurile și normele pentru
desfășurarea procesului de fabricație sunt corespunzătoare pentru
atingerea obiectivelor de calitate. La baza auditului de proces stau
procedurile/instrucțiunile de lucru, documentația tehnologică, cerințele
pentru calificarea personalului, documentele de supraveghere a
proceselor. Scopul unui audit de proces poate fi un proces unic, de
exemplu, marcare, matrițare, acoperire metalică, montare sau
instalare. Auditarea unui proces nu este o auditare de produs.

 Auditul sistemului calității are ca scop aprecierea eficacității sistemului

de management al calității în organizația respectivă, efectuat de personal
din interiorul sau exteriorul organizației. Prin auditul de sistem se
determină dacă cerințele pentru sistem (manualul calității, politicile
companiei, standardele, reglementările etc.) sunt satisfăcute.
Reprezentanții guvernamentali efectuează audituri obligatorii asupra
 centralelor nucleare, liniilor aeriene și producătorilor de dispozitive
medicale, pentru a oferi asigurarea securității pentru public.

 Auditul politicii în domeniul calității - pentru a verifica faptul că politicile

documentate promulgă cerințele standardului și obiectivele afacerii. [4]

 Auditul organizației - se verifică dacă organizația este echipată și are

resurse pentru a aplica politicile calității și a îndeplini obiectivele
declarate.

Auditurile calității se efectuează în baza unor documentații ca: proceduri,

chestionare, înregistrări etc., de aceea constituie un ansamblu de activități
„documentate”. Auditurile interne ale calității sunt de obicei planificate și
organizate de compartimentul „Asigurarea calității”. Responsabilul pentru
calitate al organizației selecționează obiectivele auditului intern și
compartimentele de auditat, în funcție de dificultățile existente. Elementele
sistemului calității trebuie auditate așa cum este stabilit în planul auditurilor
interne. Frecvența auditurilor calității, specificată în planul auditurilor va
depinde de stadiul de implementare a sistemului calității. În stadiile inițiale,
auditurile calității trebuie efectuate frecvent, de exemplu o dată pe trimestru.
După implementarea sistemului, frecvența auditurilor interne trebuie să fie de
cel puțin un audit pe an.

Organizațiile își pot realiza auditurile în două moduri:

 se programează fiecare compartiment pentru audit și apoi se verifică

toate cerințele din standardele ISO 9000 care se aplică acelui
compartiment; acesta reprezintă un audit funcțional;

 se planifică pentru audit toate cerințele standardelor ISO 9000 și apoi se

verifică compartimentele la care se aplică acea cerință; acesta reprezintă
un audit de cerințe.

Auditul poate fi efectuat de o echipă de audit condusă de un șef de

echipă sau uneori de o persoană. In primul caz, un auditor șef (șeful de
echipă) este investit cu responsabilitatea generală a conducerii auditului
în toate fazele sale. La efectuarea auditului se utilizează o listă de
verificare tipizată sub forma unui chestionar de audit, la care fiecare
răspuns al personalului auditat poate fi cuantificat gradual, de la un scor
maxim până la unul minim admisibil. Întrebările chestionarului sunt
specifice și nu generale, detaliind sistemul calității supus auditării și
ținând seama de natura produselor, de structura organizatorică a
organizației etc.

Etapele auditului calității sunt următoarele[5]:

planificarea auditului presupune inițierea auditului, stabilirea obiectului

auditului, a frecvenței lui și analiza preliminară a documentației;

pregătirea auditului implică elaborarea unui plan de audit, organizarea

echipei de audit și stabilirea documentelor de lucru ce vor fi utilizate în
timpul auditului. Planul de audit descrie activitățile și acordurile pentru
audit;

efectuarea auditului presupune: organizarea ședinței de deschidere,

examinarea sistemului de management și detectarea deficiențelor de
sistem, organizarea ședințelor intermediare, elaborarea raportului de
audit, organizarea ședinței de închidere; în efectuarea auditului se poate
apela la fișe-chestionar de audit (check list);

raportarea auditului are ca scop elaborarea raportului de audit care

urmează să fie adus la cunoștința personalului care are responsabilități în
zona auditată. Baza raportului de audit este constituită din dovezile de
audit și metodele de selectare a dovezilor. În raport se includ
neconformitățile/conformitățile, constatări, respectări/nerespectări,
defecte etc.;

urmărirea implementării acțiunilor corective - revine organizației

auditate. Principalul rezultat al auditului constă în elaborarea unui „plan
de acțiuni corective și preventive”, incluzând eventual efectuarea unor
„audituri de verificare”.

Se recomandă repetarea periodică a auditului și evidențierea scorului

global de audit, în contextul evoluției dinamice a cerințelor
pieței/clienților referitoare la calitate.
În standardul SR EN ISO 9001:2008[6] se menționează, în paragraful
8.2.2, cerințele pentru auditul intern. Acest standard specifică faptul că
în programul (planul) de audit trebuie definite criteriile, domeniul de
aplicare, frecvența și metodele auditului.